Panduan siMAYA

Administrasi Perkantoran Maya
siMAYA

Dirgantara Manurung
Pranata Komputer
Direktorat e-Government

Seputar siMAYA
•  Aplikasi Perkantoran yang ditujukan memberikan
kemudahan bagi PNS untuk dapat berkerja dimana saja
•  Aplikasi yang di design sebagai portal aplikasi generik
•  Landasan Kebijakan
•  UU ITE ( UU Informasi dan Tanda Tangan Elektronik)
•  PP PSTE (Penyelenggaraan Sistem Transaksi
Elektronik)
•  Permen PAN dan RB No 80 Tahun 2012 tentang Tata
Naskah Dinas
•  SE Menpan No .05 Tahun 2013 tentang Sistem
Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) pada
instansi pemerintah

Transisi Perubahan Budaya
Konvensional
  Bekerja harus dikantor
  Proses Disposisi lama
  Memakan banyak cost seperti

kertas, tinta dll
  Butuh Storage untuk

penyimpanan dokumen/arsip
  Arsip fisik dapat rusak
  Kebergantungan fasilitas

kantor

siMAYA
  Efisisien, Efektif bekerja

dimana saja
  Disposisi bersifat real time

  Hemat pembiayaan atk
  Penyimpanan bersifat

elektronik
  Teknologi mobile aplikasi

VISI siMAYA

Grand Design siMAYA
Citizent Tracking System
Melalui Inter-relasi identitas
NIP
- Verifikasi user
-  Biodata

Update data PNS

NPWP

Keterangan :

Existing/Online
Direncanakan

NPWP

-  User account
-  Profile

Govt Service Bus

BKN

siMAYA

Kode
Surat

ArNas
NIK

eKTP

Statistik Pengguna siMAYA
120
100
Kementerian

80

Provinsi
Kabupaten

60

Kota

40

Lembaga Dll

20
0
Kementerian

16

Category 1
Provinsi
Kabupaten
15

107

Kota

Lembaga Dll

35

9

Total : 182 Instansi Pemerintah

Fitur siMAYA
  Managemen Surat Masuk
  Managemen Surat Keluar
  Disposisi Surat
  Kalender Kegiatan
  Lini Masa
  Penyimpanan Berkas

Klasifikasi Pengguna
  4 Jenis klasifikasi tipe pengguna di

siMAYA :
1. 

Pimpinan Instansi/Satker/Unitkerja

2. 

Tata Usaha / Administrasi Surat

3. 

Pengguna Biasa

4. 

Admin / Lokal Admin

PIMPINAN

Fungsi Pimpinan :
 Menerima Surat
Masuk

 Men disposisi Surat
 Tanda Tangan Surat

Fungsi
TataUsaha :
 Scan Surat
Masuk Fisik

TATA USAHA

 Menerima dan

Menggagendakan Surat Masuk
 Mengirim dan Menggagendakan

Surat Keluar

PENGGUNA
BIASA

Fungsi Pengguna
Biasa :
 Menerima

Disposisi
 Mengirim Disposisi
 Membuat Konsep Surat
 Memeriksa Konsep Surat

LOKAL ADMIN

Fungsi Lokal
Admin :
 Membuat
Struktur
Organisasi
 Membuat Nama Jabatan
 Membuat Pengguna
 Mengatur Pengguna

Korelasi Antar Pengguna
Scan Surat
Administrasi
Tata Usaha

Surat

Disposisi Surat
Approval Surat
Pimpinan

Penerima Disposisi
Konseptor Surat
Pengguna
Biasa

Adminisrasi Surat Masuk

SURAT MASUK

  Surat Masuk terbagi menjadi:
1. 

Surat Masuk Manual adalah surat fisik yang

dikonversikan menjadi elektronik

2. 

Surat Masuk siMAYA adalah surat yang
diterima dari instansi yang terintegrasi siMAYA

Alur Surat Masuk
Tata Usaha

Pimpinan

Pejabat

- 
- 

Scan Surat
Administrasi Surat

- 

Disposisi Surat

Pejabat

Alur Kerja Surat
Masuk Manual

Surat Masuk Fisik

Scan Surat
(ext .pdf)

AdministrasiInput
surat (.pdf) ke
siMAYA

Surat Masuk
Pimpinan

Pimpinan Disposisi
Surat

Disposisi Masuk

Alur Kerja Surat
Masuk antar
siMAYA

Surat Masuk
siMAYA

Surat Masuk
Pimpinan

Penomoran
Agenda Surat

Disposisi
Surat

Disposisi
Masuk ke
Penerima

Ket : Surat Keluar dikirim melalui
siMAYA

Adminisrasi Surat Keluar

SURAT KELUAR
Surat Keluar terbagi menjadi :
1. 

Surat Keluar Manual adalah Surat yang dibuat melalui
aplikasi dan dikirim secara manual

2.  Surat Keluar siMAYA adalah Surat yang dibuat melalui

aplikasi siMAYA dan dikirimkan ke instansi pengguna
aplikasi siMAYA

Alur Surat Keluar

Staff /
Pejabat
•  Pembuat
Konsep

Pejabat

Pimpinan

•  Pemeriksa
berjenjang

•  Approval
Suratl

Tata
Usaha

SURAT KELUAR siMAYA
GUBERNUR
TATA USAHA
GUBERNUR
TATA USAHA
SEKRETARIAT
DAERAH

TATA USAHA
DINAS A

TATA USAHA
DINAS B

TATA USAHA
DINAS C

ALUR SURAT
KELUAR MANUAL

Pembuatan
Konsep Surat

Pemeriksaan
Konsep

Pemeriksaan
Konsep oleh
Pimpinan

Administrasi
Surat

Cetak/Print
Surat

Pengiriman
secara Manual

ALUR SURAT
KELUAR siMAYA

Pembuatan
Konsep Surat

Pemeriksaan
Konsep

Approval
Konsep oleh
Pimpinan

Penomoran/
Administrasi
Surat

Surat dikirim

TERIMA KASIH
  Mulai Menggunakan siMAYA
  Tahap Awal Surat Masuk Manual dan Disposisi
  Mari bergabung di FB siMAYA
  Bantuan, kontak kami via:
 

Email : monika.suharko@kominfo.go.id (08118899700)
dirgantara.manurung@kominfo.go.id (081310072233)