Pengelolaan Perpustakaan Digital
PENGELOLAAN
PERPUSTAKAAN DIGITAL
OLEH :
SUNDARI
198103062014092005
Universitas Sumatera Utara
A. Pendahuluan
Perkembangan mutakhir saat ini dalam dunia perpustakaan adalah munculnya perpustakaan
digital (digital library). Terminologi lain yang sering dipakai untuk maksud yang sarna
ialahperpustakaan maya (virtual library) danperpustakaan elektronik (electronic library). Dalam
dua dasawarsa yang lalu, hadir apa yang disebut dengan database katalog perpustakaan. Di Indonesia
pada waktu itu dimulai dengan adanya software CDS/ISIS dari UNESCO. Ini adalah awal dari
munculnya perpustakaan digital. Katalog ini kemudian dimunculkan secara online melalui gopher
atau yang sekarang dikenal dengan nama Internet. Sejak saat itu, dimulailah kegiatan yang mengarah
pada penyediaan sumber-sumber informasi yang dikemas langsung dalam format terkomputerisasi,
antara lain adalah penyediaan sumber informasi elektronik untuk referensi secara full-text. lni pun
awalnya dilakukan oleh penerbit dalam kemasan disket dan CD-ROM. Di Indonesia CD-ROM
menjadi populer di pertengahan tahun 90an. Dengan adanya internet di pertengahan tahun 90an
tersebut, maka penerbit juga beralih ke penyediaan sumber informasi yang dikemas secara online dan
perpustakaan pun mulai beralih pada pembelian atau langganan ke sumber informasi secara online.
Jurnal- jurnal mulai beralih ke dalam bentuk akses online atau dibuat dalam dua versi. Dan jurnaljurnal yang ditawarkan tersebut kemudian dikemas dalam apa yang disebut dengan database (berisi
kumpulan jurnal-jurnal dalam berbagai bidang) dan ditawarkan ke perpustakaan dengan harga yang
lebih murah. Tidak kalah penting adalah perkembangan dalam bentuk komunikasi ilmiah secara
online, yakni dengan semakin banyaknya orang menggunakan fasilitas online, termasuk di
dalamnya, prosiding seminar yang dapat dibaca secara online, makalah-makalah yang dapat
dibaca secara online, dan sebagainya. Dan perpustakaan juga berkembang dengan penyediaan
sumber informasi yang dapat diakses secara full-text melalui internet sehingga orang tidak harus
datang ke perpustakaan untuk dapat memperoleh sumber informasi yang diinginkan. Hal ini juga
yang menjadikan jurnlah kunjungan perpustakaan tidak hanya dihitung berdasarkan jumlah
orang yang datang ke perpustakaan secara fisik, melainkan juga jumlah akses ke situs web
perpustakaan. Di satu sisi, penerbit menyediakan sumber informasi yang dikemas dalam bentuk
database dan di sisi lain, perpustakaan juga membuat konsorsium maupun jaringan dalam bentuk
online. Dan hal ini kemudian menjadikan konten sebuah perpustakaan semakin besar karena
tidak hanya koleksinya sendiri yang dapat diakses melainkan juga koleksi yang dimiliki oleh
perpustakaan lain. Kenyataan ini menyebabkan banyak perpustakaan termotivasi untuk membuat
koleksinya sendiri (terutama yang bersifat gray literatur) dipublikasikan secara online.
B. Pengertian Perpustakaan Digital
William Arms dalam Aji (2007) mengemukakan bahwa perpustakaan digital adalah
"kumpulan informasi yang tertata dengan baik beserta layanan-layanan yang disediakannya,
yang disimpan dalam format digital dan dapat diakses melalui jaringan komputer". Pengertian
lain misalnya A. idwan Siregar (2004:5), mendefenisikan bahwa "Perpustakaan elektronik
adalah suatu lingkungan perpustakaan dimana berbagai objek informasi (dokumen, images, suara
dan video-clips) disimpan dan diakses dalam bentuk elektronik". Dari kedua definisi di atas,
dapat dimengerti bahwa perpustakaan digital merupakan perpustakaan jaringan-bukan sebuah
perpustakaan yang memiliki situs web dan berdiri sendiri. Perpustakaan digital adalah jaringan
perpustakaan yang dilayankan secara online dan dapat diakses 2417 (24 jam sehari dan 7 hari
seminggu) baik di dalam perpustakaan maupun jarak jauh tanpa harus datang ke perpustakaan
secara fisiko Perpustakaan digital sebetulnya merubah paradigma dari pengadaan koleksi yang
kasad mata, menjadi penyediaan akses. Seperti layaknya orang membeli pulsa, dimana orang
tidak pernah melihat pulsanya tetapi dapat menggunakan pulsa tersebut untuk digunakan sebagai
alat komunikasi. Demikian pula halnya dengan langganan database jurnal yang tidak dapat
2
Universitas Sumatera Utara
dilihat dan dipegang tetapi dapat dibaca secara online dan koleksi tersebut secara fisik memang
tidak ada di perpustakaan. Dengan adanya perpustakaan digital maka sumber informasi yang
hanya satu kopi dapat dibaca secara bersama-sama dalam waktu yang sarna pula sehingga tidak
ada kata 'pesan ke perpustakaan' lagi. Tidak ada kata 'menunggu' sampai koleksi tersebut
dikembalikan ke perpustakaan dan baru bisa dipinjam. Intinya, perpustakaan digital telah
merubah dari bentuk cetak ke digital, koleksi yang semula lokal (hanya ada di perpustakaan
setempat) kini dapat menjadi internasional karena adanya jaringan perpustakaan dan karena
adanya link dengan sumber informasi yang berada di kota atau negara lain. Perlu difahami
bahwa automasi perpustakaan bukan berarti membangun perpustakaan digital. Automasi adalah
pemanfaatan teknologi (informasi) untuk memudahkan pengelolaan kerumah tanggaan
perpustakaan. Sedangkan Perpustakaan digital adalah pelayanan perpustakaan dalam bentuk
koleksi digital yang dapat diakses di perpustakaan maupun dari jarak jauh. Jadi dalam automasi,
koleksi perpustakaan tidak berubah, sedangkan dalam perpustakaan digital, koleksinya pun juga
tidak lagi dalam bentuk tercetak.
Perpustakaan yang memiliki koleksi dalam bentuk cetak dan digital sering disebut
dengan perpustakaan hybrid (hibrida), bukan perpustakaan digital sepenuhnya. Koleksi cetak
dikembangkan dengan fasilitas automasi, sedangkan koleksi digital dilayankan secara online.
Secara singkat perbedaannya dapat digambarkan sebagai berikut:
• Perpustakaan Digital: Sepenuhnya dalam format digital
• Perpustakaan Hybrid: Koleksi cetak tetap ada, ditambah digital
• Perpustakaan Konvensional Terautomasi: koleksi cetak dengan layanan terautomasi
• Perpustakaan Konvensional: koleksi cetak dgn layanan manual.
C. Proses Digitalisasi Dokumen
Pengelolaan dokumen elektronik memerlukan teknik khusus yang memiliki perbedaan
dengan pengelolaan dokumen tercetak. Proses pengelolaan dokumen elektronik dan beberapa
tahapan, yang dapat kita rangkurnkan dalam proses digitalisasi, penyimpanan dan
pengaksesan/temu kembali dokumen. Pengelolaan dokumen elektronik yang baik dan terstruktur
adalah bekal penting dalam pembangunan sistem perpustakaan digital (digital library)
1. Proses Digitalisasi Dokumen
Proses perubahan dari dokumen tercetak (printed document) menjadi dokumen elektronik
sering disebut dengan proses digitalisasi dokumen. Dokumen mentah (jumal, prosiding, buku,
majalah, dsb) diproses dengan sebuah alat (scanner) untuk menghasilkan dokumen elektronik.
Proses digitalisasi dokumen ini tentu tidak diperlukan lagi apabila dokumen elektronik sudah
menjadi standar dalam proses dokumentasi sebuah organisasi.
2. Proses Penyimpanan
Pada tahap ini dilakukan proses penyimpanan dimana termasuk didalamnya adalah
pemasukan data (data entry), editing, pembuatan indeks dan klasifikasi berdasarkan subjek dari
dokumen. Klasifikasi bisa menggunakan UDC (Universal Decimal Classification) atau DDC
(Dewey Decimal Classfication) yang banyak digunakan di perpustakaan- perpustakaan di
Indonesia. Ada dua pendekatan dalam proses penyimpanan, yaitu pendekatan basis file (file base
approach) dan pendekatan basis data (database approach). Masing-masing pendekatan memiliki
kelebihan dan kelemahan, dan kita dapat memilih pendekatan mana yang akan kita gunakan
berdasarkan kebutuhan.
3
Universitas Sumatera Utara
3. Proses Pengaksesan dan Pencarian Kembali Dokumen
Inti dari proses ini adalah bagaimana kita dapat melakukan pencanan kembali terhadap
dokumen yang telah kita simpan. Metode pengaksesan dan pencarian kembali dokumen akan
mengikuti pendekatan proses penyimpanan yang kita pilih. Pendekatan database membuat proses
ini lebih fleksibe1 dan efektif dilakukan, terutama untuk penyimpanan data sekala besar. Disisi
lain, kelemahannya adalah relatif lebih rumitnya sistem dan proses yang harns kita lakukan.
4. Uploading
Uploading, adalah proses pengisian (input) metadata dan meng-upload berkas dokumen
tersebut ke digital library. Berkas yang di-upload adalah berkas PDF yang berisi full text karya
akhir dari mulai halaman judul hingga lampiran, yang telah melalui proses editing. Di bagian
akhir, ada dua buah server. Server pertama yaitu sebuah server yang berhubungan dengan
intranet, berisi seluruh metadata dan full text karya akhir yang dapat diakses oleh seluruh
pengguna di dalam Local Area Network (LAN) perpustakaan yang bersangkutan. Sedangkan
server kedua adalah sebuah server yang terhubung ke internet, berisi metadata dan abstrak karya
tersebut.
4
Universitas Sumatera Utara
D. Infrastruktur Perpustakaan Digital
Berikut ini akan dijelaskan beberapa infrastruktur perpustakaan digital. Kebutuhan dalam
perpustakaan digital adalah perangkat keras, perangkat lunak, dan jaringan computer sebagai
elemen-elemen penting infrastruktur sebuah perpustakaan digital. Perangkat utama yang
diperlukan dalam perpustakaan digital adalah computer personal (PC), internet (internetworking), dan world wide web (WWW). Ketiga hal tersebut memungkinkan adanya
perpustakaan digital. Perpustakaan digital juga memerlukan sistem informasi. Ada tiga elemen
penting yang diperlukan dalam pengembangan sistem informasi, yaitu perangkat keras
(hardware), perangkat lunak (software), dan manusia (brainware).
Perangkat keras yang dimaksud adalah sebagai berikut:
1. Web server, yaitu server yang akan melayani permintaan-permintaan layanan web page
dari para pengguna internet; (2) Database server, yaitu jantung sebuah perpustakaan
digital karena di sinilah keseluruhan koleksi disimpan;
2. FTP server, yaitu untuk melakukan kirimlterima berkas melalui jaringan komputer;
3. Mail server, yaitu server yang melayani segal a sesuatu yang berhubungan dengan surat
elektronik (e-mail);
4. Printer server, yaitu untuk menerima permintaan-permintaan pencetakan, mengatur
antriannya, dan memprosesnya;
5. Proxy server, yaitu untuk pengaturan keamanan penggunaan internet dari
pemakaipemakai
6. yang tidak berhak dan juga dapat digunakan untuk membatasi ke situs-situs yang tidak
diperkenankan.
Perangkat lunak yang paling banyak digunakan adalah Apache yang bersifat open source
(bebas terbuka-gratis). Untuk yang mengunakan Microsoft, terdapat perangkat lunak untuk web
server yaitu liS (Internet Information Sevices). Sumber daya manusia yang dibutuhkan dalam
sistem informasi ini adalah :
1. Database Administrator, yaitu penanggungjawab kelancaran basis data,
2. Network Administrator, yaitu penanggungjawab kelancaran operasional jaringan
komputer, (3) System Administrator, yaitu penanggungjawab siapa saja yang berhak
mengakses sistem,
3. Web Master, yaitu penjaga agar website beserta seluruh halaman yang ada di dalamnya
tetap beroperasi sehingga bisa diakses oleh pengguna, dan
4. Web Designer, yaitu penanggungjawab rancangan tampilan website sekaligus mengatur
isi website.
E. Fitur Perpustakaan Digital
Pengamatan terhadap perpustakaan digital Indonesia yang ditemukan di internet menunjukkan
bahwa perpustakaan digital memiliki beberapa fitur sebagai berikut:
1.Fitur Keanggotaan.
Fitur ini merupakan fitur yang membatasi pengguna terdaftar dengan Pengguna lainnya.
Pengguna yang merupakan anggota perpustakaan mendapat keuntungan dapat mengakses
semua informasi yang tersedia di perpustakaan.
2.Fitur Pencarian.
Fitur pencarian memberikan kesempatan kepada pengguna untuk memperoleh informasi
secara cepat dengan menggunakan mesin pencari yang tersedia sebagai salah satu fitur
5
Universitas Sumatera Utara
dalam perpustakaan digital. Fitur ini bermanfaat untuk mencari informasi di lingkup
perpustakaan itu sendiri atau ke lingkup global.
2.Fitur Link.
Fitur ini menghubungkan pengguna yang sedang menjadi tamu suatu perpustakaan digital
ke perpustakaan digital/situs web lainnya. Link memberikan keuntungan bagi Pengguna
karena mereka tidak perlu mencari sendiri alamat terkait yang mungkin diperlukan untuk
mendapatkan informasi sejenis.
3.Fitur Dwi Bahasa.
Fitur dwi bahasa memberikan kemudahan akses bukan saja bagi pengguna perpustakaan
domestik yang memiliki kemampuan berbahasa Indonesia, tetapi juga pengguna
internasional untuk mengakses dan memanfaatkan informasi yang tersedia dalam
perpustakaan tersebut. Bahasa yang digunakan dalam perpustakaan digital adalah bahasa
Indonesia dan Inggris. Bahasa Indonesia ditujukan untuk pengguna domestik, sedangkan
bahasa Inggris diperuntukkan bagi pengguna internasional.
4.Fitur Artikel.
Fitur artikel pada perpustakaan digital bervariasi, mulai dari artikel yang sifatnya popular
seperti warta hingga yang sifatnya ilmiah sepelti hasil penelitian. Artikel tersebut biasanya
merupakan artikel mengenai dan atau yang dihasilkan oleh lembaga yang bersangkutan.
5.Folder dan Arsip.
Dalam perpustakaan digital, folder atau arsip digunakan untuk memindahkan file atau
artikel yang biasanya bukan file terkini.
F. Keunggulan dan Kelemahan Perpustakaan Digital
Beberapa keunggulan perpustakaan digital diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Pertama, long distance service, artinya dengan perpustakaan digital, pengguna bias
menikmati layanan sepuasnya, kapanpun dan dimanapun.
2. Kedua, akses yang mudah. Akses pepustakaan digital lebih mudah dibanding dengan
perpustakaan konvensional, karena pengguna tidak perlu dipusingkan dengan mencari di
katalog dengan waktu yang lama.
3. Ketiga, murah (cost elective). Perpustakan digital tidak memerlukan banyak biaya,
mendigitalkan koleksi perpustakaan lebih murah dibandingkan dengan membeli buku.
4. Keempat, mencegah duplikasi dan plagiat. Perpustakaan digital lebih "aman", sehingga
tidak akan mudah untuh diplagiat. Bila penyimpanan koleksi perpustakaan menggunakan
format PDF, koleksi perpustakaan hanya bisa dibaca oleh pengguna, tanpa bisa
mengeditnya.
5. Kelima, publikasi karya secara global. Dengan adanya perpustakaan digital, karya-karya
dapat dipublikasikan secara global ke seluruh dunia dengan bantuan internet. Selain
keunggulan, perpustakaan digital juga memiliki kelemahan.
Pertama, tidak semua pengarang mengizinkan karyanya didigitalkan. Pastinya, pengarang
akan berpikir-pikir tentang royalti yang akan diterima bila karyanya didigitalkan. Kedua, masih
banyak masyarakat Indonesia yang buta akan teknologi. Apalagi, bila perpustakaan digital ini
dikembangkan dalam perpustakaan di pedesaan. Ketiga, masih sedikit pustakawan yang belum
mengerti tentang tata cara mendigitalkan koleksi perpustakaan. !tu artinya butuh sosialisasi dan
penyuluhan tentang perpustakaan digital.
6
Universitas Sumatera Utara
G. Pengembangan Perpustakaan
Pada umumnya perpustakaan-perpustakaan di dunia tidak berubah seratus persen menjadi
perpustakaan digital, tetapi banyak yang menyebutkan sebagai perpustakaan hybrid atau
perpustakaan dengan koleksi tercetak dan digital. Pada umumnya perpustakaan tetap membeli
bahan pustaka dalam bentu tercetak, melanggan database komersial secara online, mendigitalkan
koleksi yang ada, meminta sivitas akademika menyerahkan koleksi dalam bentuk digital (CD),
menambah layanan online delivery (layanan full-text articles), dan tetap memiliki perpustakaan
yang luas untuk pelayanan perpustakaan. Dalam rangka membangun perpustakaan hybrid atau
digital, maka digitalisasi sangat diperlukan oleh sebuah perpustakaan. Untuk itu, perpustakaan
yang sedang dalam taraf menuju perpustakaan digital maupun hybriid sebaiknya mulai membuka
satu unit di dalam perpustakaan khusus untuk scanning koleksi cetak yang sudah ada seperti:
skripsiltesis/disertasi mahasiswa, hasil penelitian dosen, makalah presentasi sivitas akademika,
prosiding, jurnal dan terbitan local lainnya.
Dengan di digitalisasikannya koleksi tersebut maka koleksi baru dan koleksi lama dapat
disatukan dengan wadah digital yang sama dan tidak terpisahkan. Tidak kalah penting adalah
untuk membuat aturan bagi para sivitas akademika agar dalam menyerahkan tugas akhir tersebut
mereka menyertakan juga bentuk digital yang dikemas dalam CD atau flashdisk. Jangan lupa
bahwa sebuah perpustakaan hybrid maupun perpustakaan digital harus memiliki situs web dan
hams ada seorang pustakawan yang khusus menangani situs web tersebut (webmaster) yang
bertugas untuk meng-update informasi terbaru dari perpustakaan; menginformasikan berbagai
kegiatan lembaga; mencari sumber-sumber informasi di internet untuk dibuat link, dan
sebagainya. Perpustakaan juga hams mulai memikirkan untuk melanggan database maupun ebooks. Database yang banyak ditawarkan publisher ke Indonesia untuk bidang kesehatan dan
kedokteran antara lain adalah: ProQuest, EBSCO, American Chemical Society (ACS),
ScienceDirect, dan lain-lain. PC/WIFI area akan sangat baik kalau bisa disediakan di
perpustakaan maupun area kampus, mengingat perpustakaan tidak akan mampu menyediakan
banyak komputer untuk seluruh sivitas akademika yang datang ke perpustakaan. Juga, karena
saat ini banyak sivitas akademika yang membawa laptop, subnote maupun PDA yang dapat
tersambung dengan koneksi nirkabel.
7
Universitas Sumatera Utara
G. Perpustakaan Digital USU (USU e-Library)
G.1. Keragaman Fitur
G.2. laringan Hotspot di Sekitar Perpustakaan USU
WiFi (wireless internet) sudah diperkenalkan sejak dua tahun yang lalu yang
penggunaanya baru pada satu titik yaitu Layanan Digital saja, sejak 21 lanuari 2006 telah
ditambah sehingga menjadi 9 titik yang dapat menjangkau seluruh gedung dan luar gedung
Perpustakaan hingga radius ± 50 meter. WiFi (Wireless fidelity) merupakan sebuah teknologi
yang memungkinkan sejumlah computer terhubung dalam sebuah jaringan tanpa kabel alias
Wireless LAN. WiFi Hotspot merupakan teknologi yang dikembangkan dari Wireless LAN ini.
Melalui WiFi Hotspot, pengguna bisa mengakses Internet dari laptop atau PDA yang berada di
WiFi Access Point tertentu. Pengguna tidak perlu melakukan instalasi apa pun. Anda cukup
datang ke lokasi misalnya perpustakaan, kafe atau hotel tertentu, nyalakan laptop/PDA Anda,
dan Anda langsung bisa terkoneksi ke Internet. Di Perpustakaan USU, layanan WiFi Hotspot ini
dikenal dengan nama USUnet.
8
Universitas Sumatera Utara
G.3. Pengelolaan Perpustakaan Digital
Perpustakaan digital pada Perpustakaan USU dikelola oleh Tim Dukungan TIK &
ELibrary. Ruang lingkup kegiatan kerja rutin dari Tim ini adalah mencakup pemeliharaan dan
pengembangan jaringan dan pangkalan data, pengembangan dan pemeliharaan situs web, serta
pemeliharaan hardware dan software. Dalam rangka percepatan publikasi USU Repository ke
dalam Web Perpustakaan dibentuk lagi dua Tim Ad Hoc yang melaksanakan digitalisasi bahan
pustaka Deposit USU di luar jam kerja rutin, yaitu Tim Pengembangan USU Repository (SK
Rektor USU No. 366/H5.1.RlSKJSDM/2009) dan Tim Pengembangan Arsip Digital (SK Rektor
USU No. 322/H5.1.RlSKJSDM/2010). Sejak dibentuk kedua Tim ini telah berhasil
mendigitalisasi bahan pustaka sejumlah ± 19.000 judul.
H. Penutup
Dalam membangun sebuah perpustakan modem, baik perpustakaan hybrid maupun
perpustakaan digital sangat penting bagi perpustakaan tersebut untuk membangun sebuah
Website Perpustakaan lengkap dengan pustakawan yang menjadi webmaster. Software automasi
pelayanan web-based sehingga katalog dan koleksi dapat dibaca ataupun ditelusur secara online.
Security system di dalam perpustakaan sebaiknya juga menyatu dengan software yang digunakan
untuk pelayanan. System librarian harus disiapkan agar perpustakaan tidak mengalami
hambatan-hambatan kecil dalam kaitannya dengan teknologi infonnasi. Digitizing unit juga
harus disiapkan untuk menyatukan koleksi lama dengan koleksi barn dalam format digital.
DAFTAR PUSTAKA
Pendit, Putu Laxman. 2008. Perpustakaan Digital Perguruan Tinggi : Tantangan Peningkatan
KualitasJasa. 20 Juli 2010
Pudjiono. 2009. Membangun Citra Perpustakaan Perguruan Tinggi di Indonesia Menuju
Perpustakaan Bertaraf Internasional. < http://www.lib.ui.ac.id/files/Pudjiono.pdf> 20
Juli 20 I O.
Septiantono,
Tri.
2008.
Sistem
informasi
Perpustakaan
Digital.
.20 Juli 2010.
Siregar, A. Ridwan. 2004. Perpustakaan Energi Pembangunan Bangsa. Medan : USU Press
Subrata,
Gatot.
2009.
Perpustakaan
Digital.
Oktober
2009.
http://library.um.ac.idiimages/stories/pustakawan/kargto/Perpustakaan%20Digital.pdf. 20
Juli
2010.
Wikipedia. 2010. Perpustakaan Digital. 27 Juni 2010. http://id.wikipedia.org/wiki/
Perpustakaan_ digital. 20 Juli 2010.
Winarko, Bambang. 2009. Perpustakaan Digital Di Indonesia Dan Fitur-Fitur Yang Tersedia.
Jurnal Perpustakaan Pertanian Vol. 18 No.2, 2009 : hal. 45-49.
Yuadi, Imam. 2009. Perpustakaan Digital: Paradigma, Konsep dan Teknologi InJormasiyang
Digunakan. < http://journal.unair.ac.id/fi/erP DF/PERPUSTAKAAN%20DIGITAL.pdf.> 20 Juli
2010.
9
Universitas Sumatera Utara
PERPUSTAKAAN DIGITAL
OLEH :
SUNDARI
198103062014092005
Universitas Sumatera Utara
A. Pendahuluan
Perkembangan mutakhir saat ini dalam dunia perpustakaan adalah munculnya perpustakaan
digital (digital library). Terminologi lain yang sering dipakai untuk maksud yang sarna
ialahperpustakaan maya (virtual library) danperpustakaan elektronik (electronic library). Dalam
dua dasawarsa yang lalu, hadir apa yang disebut dengan database katalog perpustakaan. Di Indonesia
pada waktu itu dimulai dengan adanya software CDS/ISIS dari UNESCO. Ini adalah awal dari
munculnya perpustakaan digital. Katalog ini kemudian dimunculkan secara online melalui gopher
atau yang sekarang dikenal dengan nama Internet. Sejak saat itu, dimulailah kegiatan yang mengarah
pada penyediaan sumber-sumber informasi yang dikemas langsung dalam format terkomputerisasi,
antara lain adalah penyediaan sumber informasi elektronik untuk referensi secara full-text. lni pun
awalnya dilakukan oleh penerbit dalam kemasan disket dan CD-ROM. Di Indonesia CD-ROM
menjadi populer di pertengahan tahun 90an. Dengan adanya internet di pertengahan tahun 90an
tersebut, maka penerbit juga beralih ke penyediaan sumber informasi yang dikemas secara online dan
perpustakaan pun mulai beralih pada pembelian atau langganan ke sumber informasi secara online.
Jurnal- jurnal mulai beralih ke dalam bentuk akses online atau dibuat dalam dua versi. Dan jurnaljurnal yang ditawarkan tersebut kemudian dikemas dalam apa yang disebut dengan database (berisi
kumpulan jurnal-jurnal dalam berbagai bidang) dan ditawarkan ke perpustakaan dengan harga yang
lebih murah. Tidak kalah penting adalah perkembangan dalam bentuk komunikasi ilmiah secara
online, yakni dengan semakin banyaknya orang menggunakan fasilitas online, termasuk di
dalamnya, prosiding seminar yang dapat dibaca secara online, makalah-makalah yang dapat
dibaca secara online, dan sebagainya. Dan perpustakaan juga berkembang dengan penyediaan
sumber informasi yang dapat diakses secara full-text melalui internet sehingga orang tidak harus
datang ke perpustakaan untuk dapat memperoleh sumber informasi yang diinginkan. Hal ini juga
yang menjadikan jurnlah kunjungan perpustakaan tidak hanya dihitung berdasarkan jumlah
orang yang datang ke perpustakaan secara fisik, melainkan juga jumlah akses ke situs web
perpustakaan. Di satu sisi, penerbit menyediakan sumber informasi yang dikemas dalam bentuk
database dan di sisi lain, perpustakaan juga membuat konsorsium maupun jaringan dalam bentuk
online. Dan hal ini kemudian menjadikan konten sebuah perpustakaan semakin besar karena
tidak hanya koleksinya sendiri yang dapat diakses melainkan juga koleksi yang dimiliki oleh
perpustakaan lain. Kenyataan ini menyebabkan banyak perpustakaan termotivasi untuk membuat
koleksinya sendiri (terutama yang bersifat gray literatur) dipublikasikan secara online.
B. Pengertian Perpustakaan Digital
William Arms dalam Aji (2007) mengemukakan bahwa perpustakaan digital adalah
"kumpulan informasi yang tertata dengan baik beserta layanan-layanan yang disediakannya,
yang disimpan dalam format digital dan dapat diakses melalui jaringan komputer". Pengertian
lain misalnya A. idwan Siregar (2004:5), mendefenisikan bahwa "Perpustakaan elektronik
adalah suatu lingkungan perpustakaan dimana berbagai objek informasi (dokumen, images, suara
dan video-clips) disimpan dan diakses dalam bentuk elektronik". Dari kedua definisi di atas,
dapat dimengerti bahwa perpustakaan digital merupakan perpustakaan jaringan-bukan sebuah
perpustakaan yang memiliki situs web dan berdiri sendiri. Perpustakaan digital adalah jaringan
perpustakaan yang dilayankan secara online dan dapat diakses 2417 (24 jam sehari dan 7 hari
seminggu) baik di dalam perpustakaan maupun jarak jauh tanpa harus datang ke perpustakaan
secara fisiko Perpustakaan digital sebetulnya merubah paradigma dari pengadaan koleksi yang
kasad mata, menjadi penyediaan akses. Seperti layaknya orang membeli pulsa, dimana orang
tidak pernah melihat pulsanya tetapi dapat menggunakan pulsa tersebut untuk digunakan sebagai
alat komunikasi. Demikian pula halnya dengan langganan database jurnal yang tidak dapat
2
Universitas Sumatera Utara
dilihat dan dipegang tetapi dapat dibaca secara online dan koleksi tersebut secara fisik memang
tidak ada di perpustakaan. Dengan adanya perpustakaan digital maka sumber informasi yang
hanya satu kopi dapat dibaca secara bersama-sama dalam waktu yang sarna pula sehingga tidak
ada kata 'pesan ke perpustakaan' lagi. Tidak ada kata 'menunggu' sampai koleksi tersebut
dikembalikan ke perpustakaan dan baru bisa dipinjam. Intinya, perpustakaan digital telah
merubah dari bentuk cetak ke digital, koleksi yang semula lokal (hanya ada di perpustakaan
setempat) kini dapat menjadi internasional karena adanya jaringan perpustakaan dan karena
adanya link dengan sumber informasi yang berada di kota atau negara lain. Perlu difahami
bahwa automasi perpustakaan bukan berarti membangun perpustakaan digital. Automasi adalah
pemanfaatan teknologi (informasi) untuk memudahkan pengelolaan kerumah tanggaan
perpustakaan. Sedangkan Perpustakaan digital adalah pelayanan perpustakaan dalam bentuk
koleksi digital yang dapat diakses di perpustakaan maupun dari jarak jauh. Jadi dalam automasi,
koleksi perpustakaan tidak berubah, sedangkan dalam perpustakaan digital, koleksinya pun juga
tidak lagi dalam bentuk tercetak.
Perpustakaan yang memiliki koleksi dalam bentuk cetak dan digital sering disebut
dengan perpustakaan hybrid (hibrida), bukan perpustakaan digital sepenuhnya. Koleksi cetak
dikembangkan dengan fasilitas automasi, sedangkan koleksi digital dilayankan secara online.
Secara singkat perbedaannya dapat digambarkan sebagai berikut:
• Perpustakaan Digital: Sepenuhnya dalam format digital
• Perpustakaan Hybrid: Koleksi cetak tetap ada, ditambah digital
• Perpustakaan Konvensional Terautomasi: koleksi cetak dengan layanan terautomasi
• Perpustakaan Konvensional: koleksi cetak dgn layanan manual.
C. Proses Digitalisasi Dokumen
Pengelolaan dokumen elektronik memerlukan teknik khusus yang memiliki perbedaan
dengan pengelolaan dokumen tercetak. Proses pengelolaan dokumen elektronik dan beberapa
tahapan, yang dapat kita rangkurnkan dalam proses digitalisasi, penyimpanan dan
pengaksesan/temu kembali dokumen. Pengelolaan dokumen elektronik yang baik dan terstruktur
adalah bekal penting dalam pembangunan sistem perpustakaan digital (digital library)
1. Proses Digitalisasi Dokumen
Proses perubahan dari dokumen tercetak (printed document) menjadi dokumen elektronik
sering disebut dengan proses digitalisasi dokumen. Dokumen mentah (jumal, prosiding, buku,
majalah, dsb) diproses dengan sebuah alat (scanner) untuk menghasilkan dokumen elektronik.
Proses digitalisasi dokumen ini tentu tidak diperlukan lagi apabila dokumen elektronik sudah
menjadi standar dalam proses dokumentasi sebuah organisasi.
2. Proses Penyimpanan
Pada tahap ini dilakukan proses penyimpanan dimana termasuk didalamnya adalah
pemasukan data (data entry), editing, pembuatan indeks dan klasifikasi berdasarkan subjek dari
dokumen. Klasifikasi bisa menggunakan UDC (Universal Decimal Classification) atau DDC
(Dewey Decimal Classfication) yang banyak digunakan di perpustakaan- perpustakaan di
Indonesia. Ada dua pendekatan dalam proses penyimpanan, yaitu pendekatan basis file (file base
approach) dan pendekatan basis data (database approach). Masing-masing pendekatan memiliki
kelebihan dan kelemahan, dan kita dapat memilih pendekatan mana yang akan kita gunakan
berdasarkan kebutuhan.
3
Universitas Sumatera Utara
3. Proses Pengaksesan dan Pencarian Kembali Dokumen
Inti dari proses ini adalah bagaimana kita dapat melakukan pencanan kembali terhadap
dokumen yang telah kita simpan. Metode pengaksesan dan pencarian kembali dokumen akan
mengikuti pendekatan proses penyimpanan yang kita pilih. Pendekatan database membuat proses
ini lebih fleksibe1 dan efektif dilakukan, terutama untuk penyimpanan data sekala besar. Disisi
lain, kelemahannya adalah relatif lebih rumitnya sistem dan proses yang harns kita lakukan.
4. Uploading
Uploading, adalah proses pengisian (input) metadata dan meng-upload berkas dokumen
tersebut ke digital library. Berkas yang di-upload adalah berkas PDF yang berisi full text karya
akhir dari mulai halaman judul hingga lampiran, yang telah melalui proses editing. Di bagian
akhir, ada dua buah server. Server pertama yaitu sebuah server yang berhubungan dengan
intranet, berisi seluruh metadata dan full text karya akhir yang dapat diakses oleh seluruh
pengguna di dalam Local Area Network (LAN) perpustakaan yang bersangkutan. Sedangkan
server kedua adalah sebuah server yang terhubung ke internet, berisi metadata dan abstrak karya
tersebut.
4
Universitas Sumatera Utara
D. Infrastruktur Perpustakaan Digital
Berikut ini akan dijelaskan beberapa infrastruktur perpustakaan digital. Kebutuhan dalam
perpustakaan digital adalah perangkat keras, perangkat lunak, dan jaringan computer sebagai
elemen-elemen penting infrastruktur sebuah perpustakaan digital. Perangkat utama yang
diperlukan dalam perpustakaan digital adalah computer personal (PC), internet (internetworking), dan world wide web (WWW). Ketiga hal tersebut memungkinkan adanya
perpustakaan digital. Perpustakaan digital juga memerlukan sistem informasi. Ada tiga elemen
penting yang diperlukan dalam pengembangan sistem informasi, yaitu perangkat keras
(hardware), perangkat lunak (software), dan manusia (brainware).
Perangkat keras yang dimaksud adalah sebagai berikut:
1. Web server, yaitu server yang akan melayani permintaan-permintaan layanan web page
dari para pengguna internet; (2) Database server, yaitu jantung sebuah perpustakaan
digital karena di sinilah keseluruhan koleksi disimpan;
2. FTP server, yaitu untuk melakukan kirimlterima berkas melalui jaringan komputer;
3. Mail server, yaitu server yang melayani segal a sesuatu yang berhubungan dengan surat
elektronik (e-mail);
4. Printer server, yaitu untuk menerima permintaan-permintaan pencetakan, mengatur
antriannya, dan memprosesnya;
5. Proxy server, yaitu untuk pengaturan keamanan penggunaan internet dari
pemakaipemakai
6. yang tidak berhak dan juga dapat digunakan untuk membatasi ke situs-situs yang tidak
diperkenankan.
Perangkat lunak yang paling banyak digunakan adalah Apache yang bersifat open source
(bebas terbuka-gratis). Untuk yang mengunakan Microsoft, terdapat perangkat lunak untuk web
server yaitu liS (Internet Information Sevices). Sumber daya manusia yang dibutuhkan dalam
sistem informasi ini adalah :
1. Database Administrator, yaitu penanggungjawab kelancaran basis data,
2. Network Administrator, yaitu penanggungjawab kelancaran operasional jaringan
komputer, (3) System Administrator, yaitu penanggungjawab siapa saja yang berhak
mengakses sistem,
3. Web Master, yaitu penjaga agar website beserta seluruh halaman yang ada di dalamnya
tetap beroperasi sehingga bisa diakses oleh pengguna, dan
4. Web Designer, yaitu penanggungjawab rancangan tampilan website sekaligus mengatur
isi website.
E. Fitur Perpustakaan Digital
Pengamatan terhadap perpustakaan digital Indonesia yang ditemukan di internet menunjukkan
bahwa perpustakaan digital memiliki beberapa fitur sebagai berikut:
1.Fitur Keanggotaan.
Fitur ini merupakan fitur yang membatasi pengguna terdaftar dengan Pengguna lainnya.
Pengguna yang merupakan anggota perpustakaan mendapat keuntungan dapat mengakses
semua informasi yang tersedia di perpustakaan.
2.Fitur Pencarian.
Fitur pencarian memberikan kesempatan kepada pengguna untuk memperoleh informasi
secara cepat dengan menggunakan mesin pencari yang tersedia sebagai salah satu fitur
5
Universitas Sumatera Utara
dalam perpustakaan digital. Fitur ini bermanfaat untuk mencari informasi di lingkup
perpustakaan itu sendiri atau ke lingkup global.
2.Fitur Link.
Fitur ini menghubungkan pengguna yang sedang menjadi tamu suatu perpustakaan digital
ke perpustakaan digital/situs web lainnya. Link memberikan keuntungan bagi Pengguna
karena mereka tidak perlu mencari sendiri alamat terkait yang mungkin diperlukan untuk
mendapatkan informasi sejenis.
3.Fitur Dwi Bahasa.
Fitur dwi bahasa memberikan kemudahan akses bukan saja bagi pengguna perpustakaan
domestik yang memiliki kemampuan berbahasa Indonesia, tetapi juga pengguna
internasional untuk mengakses dan memanfaatkan informasi yang tersedia dalam
perpustakaan tersebut. Bahasa yang digunakan dalam perpustakaan digital adalah bahasa
Indonesia dan Inggris. Bahasa Indonesia ditujukan untuk pengguna domestik, sedangkan
bahasa Inggris diperuntukkan bagi pengguna internasional.
4.Fitur Artikel.
Fitur artikel pada perpustakaan digital bervariasi, mulai dari artikel yang sifatnya popular
seperti warta hingga yang sifatnya ilmiah sepelti hasil penelitian. Artikel tersebut biasanya
merupakan artikel mengenai dan atau yang dihasilkan oleh lembaga yang bersangkutan.
5.Folder dan Arsip.
Dalam perpustakaan digital, folder atau arsip digunakan untuk memindahkan file atau
artikel yang biasanya bukan file terkini.
F. Keunggulan dan Kelemahan Perpustakaan Digital
Beberapa keunggulan perpustakaan digital diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Pertama, long distance service, artinya dengan perpustakaan digital, pengguna bias
menikmati layanan sepuasnya, kapanpun dan dimanapun.
2. Kedua, akses yang mudah. Akses pepustakaan digital lebih mudah dibanding dengan
perpustakaan konvensional, karena pengguna tidak perlu dipusingkan dengan mencari di
katalog dengan waktu yang lama.
3. Ketiga, murah (cost elective). Perpustakan digital tidak memerlukan banyak biaya,
mendigitalkan koleksi perpustakaan lebih murah dibandingkan dengan membeli buku.
4. Keempat, mencegah duplikasi dan plagiat. Perpustakaan digital lebih "aman", sehingga
tidak akan mudah untuh diplagiat. Bila penyimpanan koleksi perpustakaan menggunakan
format PDF, koleksi perpustakaan hanya bisa dibaca oleh pengguna, tanpa bisa
mengeditnya.
5. Kelima, publikasi karya secara global. Dengan adanya perpustakaan digital, karya-karya
dapat dipublikasikan secara global ke seluruh dunia dengan bantuan internet. Selain
keunggulan, perpustakaan digital juga memiliki kelemahan.
Pertama, tidak semua pengarang mengizinkan karyanya didigitalkan. Pastinya, pengarang
akan berpikir-pikir tentang royalti yang akan diterima bila karyanya didigitalkan. Kedua, masih
banyak masyarakat Indonesia yang buta akan teknologi. Apalagi, bila perpustakaan digital ini
dikembangkan dalam perpustakaan di pedesaan. Ketiga, masih sedikit pustakawan yang belum
mengerti tentang tata cara mendigitalkan koleksi perpustakaan. !tu artinya butuh sosialisasi dan
penyuluhan tentang perpustakaan digital.
6
Universitas Sumatera Utara
G. Pengembangan Perpustakaan
Pada umumnya perpustakaan-perpustakaan di dunia tidak berubah seratus persen menjadi
perpustakaan digital, tetapi banyak yang menyebutkan sebagai perpustakaan hybrid atau
perpustakaan dengan koleksi tercetak dan digital. Pada umumnya perpustakaan tetap membeli
bahan pustaka dalam bentu tercetak, melanggan database komersial secara online, mendigitalkan
koleksi yang ada, meminta sivitas akademika menyerahkan koleksi dalam bentuk digital (CD),
menambah layanan online delivery (layanan full-text articles), dan tetap memiliki perpustakaan
yang luas untuk pelayanan perpustakaan. Dalam rangka membangun perpustakaan hybrid atau
digital, maka digitalisasi sangat diperlukan oleh sebuah perpustakaan. Untuk itu, perpustakaan
yang sedang dalam taraf menuju perpustakaan digital maupun hybriid sebaiknya mulai membuka
satu unit di dalam perpustakaan khusus untuk scanning koleksi cetak yang sudah ada seperti:
skripsiltesis/disertasi mahasiswa, hasil penelitian dosen, makalah presentasi sivitas akademika,
prosiding, jurnal dan terbitan local lainnya.
Dengan di digitalisasikannya koleksi tersebut maka koleksi baru dan koleksi lama dapat
disatukan dengan wadah digital yang sama dan tidak terpisahkan. Tidak kalah penting adalah
untuk membuat aturan bagi para sivitas akademika agar dalam menyerahkan tugas akhir tersebut
mereka menyertakan juga bentuk digital yang dikemas dalam CD atau flashdisk. Jangan lupa
bahwa sebuah perpustakaan hybrid maupun perpustakaan digital harus memiliki situs web dan
hams ada seorang pustakawan yang khusus menangani situs web tersebut (webmaster) yang
bertugas untuk meng-update informasi terbaru dari perpustakaan; menginformasikan berbagai
kegiatan lembaga; mencari sumber-sumber informasi di internet untuk dibuat link, dan
sebagainya. Perpustakaan juga hams mulai memikirkan untuk melanggan database maupun ebooks. Database yang banyak ditawarkan publisher ke Indonesia untuk bidang kesehatan dan
kedokteran antara lain adalah: ProQuest, EBSCO, American Chemical Society (ACS),
ScienceDirect, dan lain-lain. PC/WIFI area akan sangat baik kalau bisa disediakan di
perpustakaan maupun area kampus, mengingat perpustakaan tidak akan mampu menyediakan
banyak komputer untuk seluruh sivitas akademika yang datang ke perpustakaan. Juga, karena
saat ini banyak sivitas akademika yang membawa laptop, subnote maupun PDA yang dapat
tersambung dengan koneksi nirkabel.
7
Universitas Sumatera Utara
G. Perpustakaan Digital USU (USU e-Library)
G.1. Keragaman Fitur
G.2. laringan Hotspot di Sekitar Perpustakaan USU
WiFi (wireless internet) sudah diperkenalkan sejak dua tahun yang lalu yang
penggunaanya baru pada satu titik yaitu Layanan Digital saja, sejak 21 lanuari 2006 telah
ditambah sehingga menjadi 9 titik yang dapat menjangkau seluruh gedung dan luar gedung
Perpustakaan hingga radius ± 50 meter. WiFi (Wireless fidelity) merupakan sebuah teknologi
yang memungkinkan sejumlah computer terhubung dalam sebuah jaringan tanpa kabel alias
Wireless LAN. WiFi Hotspot merupakan teknologi yang dikembangkan dari Wireless LAN ini.
Melalui WiFi Hotspot, pengguna bisa mengakses Internet dari laptop atau PDA yang berada di
WiFi Access Point tertentu. Pengguna tidak perlu melakukan instalasi apa pun. Anda cukup
datang ke lokasi misalnya perpustakaan, kafe atau hotel tertentu, nyalakan laptop/PDA Anda,
dan Anda langsung bisa terkoneksi ke Internet. Di Perpustakaan USU, layanan WiFi Hotspot ini
dikenal dengan nama USUnet.
8
Universitas Sumatera Utara
G.3. Pengelolaan Perpustakaan Digital
Perpustakaan digital pada Perpustakaan USU dikelola oleh Tim Dukungan TIK &
ELibrary. Ruang lingkup kegiatan kerja rutin dari Tim ini adalah mencakup pemeliharaan dan
pengembangan jaringan dan pangkalan data, pengembangan dan pemeliharaan situs web, serta
pemeliharaan hardware dan software. Dalam rangka percepatan publikasi USU Repository ke
dalam Web Perpustakaan dibentuk lagi dua Tim Ad Hoc yang melaksanakan digitalisasi bahan
pustaka Deposit USU di luar jam kerja rutin, yaitu Tim Pengembangan USU Repository (SK
Rektor USU No. 366/H5.1.RlSKJSDM/2009) dan Tim Pengembangan Arsip Digital (SK Rektor
USU No. 322/H5.1.RlSKJSDM/2010). Sejak dibentuk kedua Tim ini telah berhasil
mendigitalisasi bahan pustaka sejumlah ± 19.000 judul.
H. Penutup
Dalam membangun sebuah perpustakan modem, baik perpustakaan hybrid maupun
perpustakaan digital sangat penting bagi perpustakaan tersebut untuk membangun sebuah
Website Perpustakaan lengkap dengan pustakawan yang menjadi webmaster. Software automasi
pelayanan web-based sehingga katalog dan koleksi dapat dibaca ataupun ditelusur secara online.
Security system di dalam perpustakaan sebaiknya juga menyatu dengan software yang digunakan
untuk pelayanan. System librarian harus disiapkan agar perpustakaan tidak mengalami
hambatan-hambatan kecil dalam kaitannya dengan teknologi infonnasi. Digitizing unit juga
harus disiapkan untuk menyatukan koleksi lama dengan koleksi barn dalam format digital.
DAFTAR PUSTAKA
Pendit, Putu Laxman. 2008. Perpustakaan Digital Perguruan Tinggi : Tantangan Peningkatan
KualitasJasa. 20 Juli 2010
Pudjiono. 2009. Membangun Citra Perpustakaan Perguruan Tinggi di Indonesia Menuju
Perpustakaan Bertaraf Internasional. < http://www.lib.ui.ac.id/files/Pudjiono.pdf> 20
Juli 20 I O.
Septiantono,
Tri.
2008.
Sistem
informasi
Perpustakaan
Digital.
.20 Juli 2010.
Siregar, A. Ridwan. 2004. Perpustakaan Energi Pembangunan Bangsa. Medan : USU Press
Subrata,
Gatot.
2009.
Perpustakaan
Digital.
Oktober
2009.
http://library.um.ac.idiimages/stories/pustakawan/kargto/Perpustakaan%20Digital.pdf. 20
Juli
2010.
Wikipedia. 2010. Perpustakaan Digital. 27 Juni 2010. http://id.wikipedia.org/wiki/
Perpustakaan_ digital. 20 Juli 2010.
Winarko, Bambang. 2009. Perpustakaan Digital Di Indonesia Dan Fitur-Fitur Yang Tersedia.
Jurnal Perpustakaan Pertanian Vol. 18 No.2, 2009 : hal. 45-49.
Yuadi, Imam. 2009. Perpustakaan Digital: Paradigma, Konsep dan Teknologi InJormasiyang
Digunakan. < http://journal.unair.ac.id/fi/erP DF/PERPUSTAKAAN%20DIGITAL.pdf.> 20 Juli
2010.
9
Universitas Sumatera Utara