Prosedur Perencanaan Pengadaan

PR

OS

ED

UR

PE

RE

NC

AN

AA

N

PE

NG

AD

AA

N

D

I S

A

M

PA

I K

A

N

O

L E

H

:

K

H

A

L I

D

M

U

S

TA

FA

BIODATA NARASUMBER

Nama Lengkap: Khalid Mustafa, S.T.

Tempat/Tgl Lahir: Ujung Pandang, 17 Juni 1977 Pekerjaan: Procurement Consultant

Riwayat Pekerjaan:

- NV. Hadji Kalla (1995-1998)

- Makassar Perkasa Computer (1998-2000) - SMK Panca Marga (2000-2002)

- SMK Tritunggal 45 (2002-2004)

- Balai Penataran Guru/Lembaga Penjamin Mutu Pendidikan (LPMP) Sulawesi Selatan (2002-2006)

- Biro Perencanaan & KLN Setjen Kemdiknas (2006-2008) - SEAMEO SEAMOLEC (2008-2010)

- Biro Umum Setjen Kemdikbud (2010-2012) - Keluar dari PNS TMT – 1 Maret 2012

Sertifikat dan Pelatihan PBJ

- Sertifikat Ahli Pengadaan Barang/Jasa (L4) – 2007 - Sertifikat TOT Tingkat Dasar (2011)

- Sertifikat TOT Peningkatan Kompetensi (2011, 2012, dan 2013) - Sertifikat TOT Tingkat Menengah (2012)

- Sertifikat Pelatihan Internasional – Supply Chain Management – International Trade Centre (2012)

- Sertifikat Pelatihan Keterangan Ahli PBJ – 2012

- Sertifikat TOT Jabatan Fungsional Pengelola PBJ - 2013 2

E-mail: email@khalidmustafa.info Blog: www.khalidmustafa.info

HP: 08170909035 Pin BB: 2AF759E2

PROSEDUR PENYUSUNAN

RUP

PROSEDUR PENYUSUNAN

RUP

# PA menyusun Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa sesuai kebutuhan K/L/D/I masing-masing untuk tahun anggaran berikutnya atau tahun anggaran yang akan datang, dan rencana umum ini harus diselesaikan

pada tahun anggaran yang berjalan.

# Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa masing-masing K/L/D/I, diumumkan secara terbuka kepada

masyarakat luas, setelah Rencana Kerja dan Anggaran K/L/D/I disetujui oleh DPR/DPRD, serta dilakukan di

website K/L/D/I masing-masing dan papan

pengumuman resmi untuk masyarakat, serta Portal Pengadaan Nasional melalui LPSE.

PERENCANAAN PENGADAAN & PP

21/2004 SERTA PP 90/2010 (APBN)

PERENCANAAN PENGADAAN & PP

58/2005 (APBD)

TAHAPAN PENYUSUNAN

RUP

TAHAPAN PENYUSUNAN

RUP

1.

Identifikasi kebutuhan barang dan jasa

2.

Penyusunan dan penetapan rencana

penganggaran

3.

Penetapan kebijakan umum tentang pemaketan

pekerjaan

4.

Penetapan kebijakan umum tentang cara

pengadaan

5.

Penetapan kebijakan umum tentang

pengorganisasian pengadaan

6.

Penyusunan KAK

7.

Penyusunan jadwal Pengadaan

IDENTIFIKASI

KEBUTUHAN

IDENTIFIKASI

KEBUTUHAN

•

_{Identifikasi kebutuhan dilakukan}

secara rutin sebelum tahun

anggaran dengan memperhatikan

perkembangan organisasi dan

usulan dari unit kerja

•

_{Dokumen yang dihasilkan:}

•

_{Usulan kebutuhan setiap unit kerja}

•

_{Rekapitulasi usulan kebutuhan}

Nee

d

Wan

t

LANJUTAN...

Apa saja yang harus diidentifikasi:

1. Identifikasi Kebutuhan Barang yang

dilakukan berdasarkan rencana kegiatan

yang ada di dalam Renja K/L/D/I

2. Identifikasi Pasokan (

supply) Barang/Jasa

3.

Identifikasi Ketersediaan Barang (yang telah

tersedia/dimiliki)

4. Identifikasi Kebutuhan Pekerjaan Konstruksi

5. Identifikasi Kebutuhan Jasa Konsultansi

YANG HARUS DICERMATI

YANG HARUS DICERMATI

• Sumber Dana Untuk Penganggaran

• Rencana Pembiayaan Untuk Pengadaan Barang/Jasa

• Biaya administrasi untuk kegiatan/pekerjaan yang akan dilaksanakan pada tahun anggaran yang akan datang namun pengadaannya dilaksanakan pada

tahun anggaran berjalan, harus disediakan pada tahun anggaran berjalan.

• K/L/D/I dapat mengusulkan besaran Standar Biaya Umum (SBU) terkait honorarium bagi personil

organisasi pengadaan, sebagai masukan dalam

penetapan SBU oleh Menteri Keuangan/Kepala Daerah.

PAKET PEKERJAAN

1 2

Memaksimalka

n penggunaan

produksi dlm

negeri

Memaksimalka

n penggunaan

produksi dlm

negeri

Menetapkan sebanyak-banyaknya paket yg bisa dilaksanakan unt Usaha Mikro

& Usaha Kecil serta koperasi kecil dgn tetap memperhatikan prinsip efisiensi,

persaingan sehat, kesatuan

sist, & kualitas kemampuan

teknis.

Menetapkan sebanyak-banyaknya paket yg bisa dilaksanakan unt Usaha Mikro

& Usaha Kecil serta koperasi kecil dgn tetap memperhatikan prinsip efisiensi,

persaingan sehat, kesatuan

sist, & kualitas kemampuan

teknis.

Nilai paket pek sampai dgn Rp2.500.000.000

,00 (dua miliar lima ratus juta

rupiah)

diperuntukkan bagi Usaha Mikro & Usaha

Kecil serta koperasi kecil, dgn syarat kompetensi teknis yg dibutuhkan unt menyelesaikan pek dpt dipenuhi

Nilai paket pek sampai dgn Rp2.500.000.000

,00 (dua miliar lima ratus juta

rupiah)

diperuntukkan bagi Usaha Mikro & Usaha

Kecil serta koperasi kecil, dgn syarat kompetensi teknis yg dibutuhkan unt menyelesaikan pek dpt dipenuhi

KETENTUAN UMUM

PEMAKETAN

KETENTUAN UMUM

PEMAKETAN

Menyatukan atau memusatkan beberapa keg yg tersebar dibeberapa

daerah/lokasi yg menurut sifat pek & tingkat efisiensinya seharusnya dilakukan di daerah/lokasi

masing-masing

Menyatukan atau memusatkan beberapa keg yg tersebar dibeberapa

daerah/lokasi yg menurut sifat pek & tingkat efisiensinya seharusnya dilakukan di daerah/lokasi

masing-masing

Menyatukan/menggabungkan beberapa paket pengad yg bila dipisah seharusnya

bisa dilaksanakan oleh Usaha Mikro & Usaha Kecil serta koperasi kecil;

Menyatukan/menggabungkan beberapa paket pengad yg bila dipisah seharusnya

bisa dilaksanakan oleh Usaha Mikro & Usaha Kecil serta koperasi kecil;

Memecah Pengadaan Brg/Jasa menjadi beberapa paket unt menghindari

pelelangan

Memecah Pengadaan Brg/Jasa menjadi beberapa paket unt menghindari

pelelangan

Menentukan kriteria, persyaratan atau prosedur pengad yg diskriminatif dan/atau dgn pertimbangan yg tdk

obyektif

Menentukan kriteria, persyaratan atau prosedur pengad yg diskriminatif dan/atau dgn pertimbangan yg tdk

obyektif

13

LARANGAN

PEMAKETAN

Melalui

Penye

dia

brg/jas

a

Melalui

Penye

dia

brg/jas

a

Melalui

Swakel

ola

Melalui

Swakel

ola

Semua

Pengadaan

Brg/Jasa Dapat

Dilakukan

Melalui

Penyedia

Brg/Jasa

Semua

Pengadaan

Brg/Jasa Dapat

Dilakukan

Melalui

Penyedia

Brg/Jasa

PENGADAAN

BARANG/JASA :

PENETAPAN KEBIJAKAN

UMUM TENTANG CARA

DOKUMEN YANG

DIHASILKAN

•

Kebijakan Umum pengadaan meliputi

pemaketan pekerjaan, cara pengadaan

barang barang/jasa, dan

pengorganisasian pengadaan barang/jasa

•

Dokumen yang dihasilkan:

•

_{Surat Penetapan Kebijakan Umum}

Pengadaan

(Dok

. 1)

•

SK PA/KPA, PPK, ULP/Panitia Pengadaan,

dan PPHP

• _{Uraian keg yg akan dilaksanakan}

• _{Waktu pelaksanaan yg diperlukan}

serinci mungkin dgn memperhatikan batas-batas tahun anggaran

• _{Spesifikasi teknis Brg/Jasa yg akan}

diadakan

• _{Besarnya total perkiraan biaya pek}

Kerangka

acuan

kerja

memuat:

Kerangka Acuan K

erja merupakan do

k yg

memuat uraian tt

g acuan-acuan yg

harus

dipedomani dlm p

elaksanaan penga

d brg/jasa

Ketentuan Menyusun KAK

Ketentuan Menyusun KAK

4 W- 1H

KERANGKA ACUAN KERJA

•

_{Dokumen yang}

dihasilkan:

•

_{Kerangka Acuan}

Kerja (KAK)

per-kegiatan (Dok. 2)

PENGUMUMAN RUP

•

_{Pengumuman sekurang-kurangnya memuat:}

•

_{Nama dan Alamat PA}

•

_{Paket pekerjaan yang akan dilaksanakan}

•

_{Lokasi Pekerjaan}

•

_{Perkiraan Nilai Pekerjaan}

•

_{Pengumuman dilaksanakan melalui:}

•

_{Website institusi}

•

_{Papan Pengumuman Resmi untuk Masyarakat}

•

_{Portal pengadaan melalui LPSE}

LANJUTAN...

•

_{Dokumen yang dihasilkan:}

•

_{Bukti pengumuman pada}

website dan portal

pengadaan melalui LPSE

(screenshoot)

•

_{Lembar pengumuman RUP}

₍

Dok. 3)

LANJUTAN

•

_{PA/KPA selanjutnya menyerahkan Rencana}

Umum Pengadaan kepada PPK dan

ULP/Panitia Pengadaan untuk ditindaklanjuti

PPK dan ULP/Pejabat Pengadaan

melaksanakan Rapat Koordinasi Pengkajian

RUP untuk membahas RUP yang telah

ditetapkan oleh PA/KPA.

•

_{Rapat membahas hal-hal yang meliputi:}

•

_{Pengkajian ulang kebijakan umum}

pengadaan

•

_{Pengkajian ulang rencana penganggaran}

•

_{Pengkajian ulang KAK}

DOKUMEN YANG

DIHASILKAN

Dokumen yang dihasilkan:

Surat penyerahan RUP dari PA/KPA ke PPK

(Dok. 4)

Undangan Rapat Koordinasi Pengkajian

RUP

(Dok. 5)

Berita acara rapat koordinasi pengkajian

RUP

(Dok. 6)

Usulan PPK kepada PA/KPA terhadap

perubahan RUP (apabila ada)

(Dok. 7)

Ketetapan PA/KPA terhadap perubahan

RUP (apabila ada)

•_Rencana Umum Pengadaan •_Rencana Umum Pengadaan PA/ KPA menetapkan PA/ KPA menetapkan •_Rencana Pelaksanaan Pengadaan Brg/Jasa •_Rencana Pelaksanaan Pengadaan Brg/Jasa

PPK menyusun & menetapkan

PPK menyusun & menetapkan

•_{Dok Ketetapan}

Rencana Pelaksanaan Pengadaan

•Kerangka Acuan Kerja

•Harga Perkiraan Sendiri

•Rancangan Kontrak

•Dok Ketetapan Rencana

Pelaksanaan Pengadaan

•_{Kerangka Acuan}

Kerja

•Harga Perkiraan Sendiri

•_{Rancangan Kontrak}

ULP/Pjb Pengadaan menerima & melaksanakan pemil penyedia brg/jasa ULP/Pjb Pengadaan menerima & melaksanakan pemil penyedia brg/jasa

PROSES SETELAH RUP

ME

NY

US

UN

KAK ?

Kerangka Acuan Kegiatan merupakan

gambaran

umum

dan

penjelasan

mengenai

kegiatan

yang

akan

dilaksanakan sesuai dengan tugas dan

fungsi Kementerian Negara/Lembaga.  

UNTUK APA ?

Menjamin

efisiensi,

efektifitas,

kelancaran dan keseragaman tata urut

dan  materi kegiatan serta menentukan

thema, merumuskan masalah kemudian

mencari

jawaban

atas

permasalan

4 W

1 H

KAK

1.

Apa

yang

akan di

hasilkan

2.

mengapa

dilaksan

akan

perlukan

3.

Siapa

yang

melaksan

akan

4.

Kapan

Akan

dilaksan

akan

5.

Dimana

dilaksana

kan

6.

Bagaima

na

Kegiatan

tersebut

diaksana

kan

7.

Berapa

Aggaran

yang di

butuhka

n

7.

Berapa

Aggaran

yang di

butuhka

n

KELENGKAPAN KAK

1. Rincian Anggaran Biaya (RAB) adalah suatu dokumen yang berisi rincian komponen-komponen masukan (input) dari sebuah kegiatan serta besaran biaya dari

masing-masing komponen. RAB merupakan

penjabaran lebih lanjut dari unsur perkiraan biaya (how much) dalam KAK.

2. Data Pendukung Lainnya adalah dokumen yang mendukung KAK dan RAB, dapat berupa keterangan mengenai spesifikasi barang berikut harganya, analisis biaya satuan, Gambar, dan sebagainya yang dapat dipertanggungjawabkan oleh K/L.

FORMAT KAK

Kementerian Negara/Lembaga :……… Unit Organiasi : ………

Program : ……… Kegiatan : ……… Sub Kegiatan : ……… Detail Kegiatan : ……… 1. Lata Belakang

a. Dasar Hukum

b. Gambaran Umum

c. Alasan Kegiatan Dilaksanakan 2. Kegiatan Yang Dilaksanakan (what)

a. Uraian Kegiatan b. Batasan Kegiatan 3. Maksud dan Tujuan

a. Maksud Kegiatan b. Tujuan Kegiatan

LANJUTAN...

4.

IndikaKAK Keluaran dan Keluaran

a. IndikaKAK Keluaran (kualitatif)

b. Keluaran (kuantitatif)

5.

Cara Pelaksanaan Kegiatan (how)

a. Metode Pelaksanaan

b. Tahapan Kegiatan

6.

Tempat Pelaksanaan Kegiatan (where)

7.

Pelaksana dan Penanggung Jawab Kegiatan (who) .

a. Pelaksana Kegiatan

b. Penangggung Jawab Kegiatan

c. Penerima Manfaat Kegiatan

LANJUTAN...

8.

Jadwal Kegiatan

a. Waktu Pelaksanaan Kegiatan

b. Matrik Pelaksanaan Kegiatan (time table)

9.

Biaya : total biaya yg diperlukan dalam kegiatan

………….., ...…………...

Pejabat Penanggung Jawab

TATA CARA PENGISIAN

FORMAT KAK

1. Kementerian

Negara/Lembaga,

diisi

dengan

nomenklatur K/L.

2. Unit Organisasi, diisi dengan nomenklatur Unir

Eselon I yang bersangkutan (satuan kerja).

3. Program, diisi dengan nama program (sesuai

referensi RKA).

4. Kegiatan, diisi dengan nama kegiatan (sesuai

referensi RKA).

5. Sub Kegiatan, diisi dengan nama sub kegiatan

(sesuai referensi RKA.

LANJUTAN ....

7. Latar Belakang, menjelaskan dasar hukum yang terkait dan kebijakan K/L yang merupakan dasar keberadaan kegiatan berkenaan berupa peraturan perundangan yang berlaku, Rencana Strategis K/L dan Tupoksi K/L, sedangkan gambaran umum merupakan penjelasan secara singkat mengapa (why) kegiatan tersebut dilaksanakan dan alasan penting kegiatan tersebut dilaksanakan serta keterkaitan kegiatan yang dipilih dengan keluaran (output) dalam mendukung pencapaian sasaran dan kinerja program, yang pada akhirnya akan mendukung pencapaian tujuan kebijakan.

8. Kegiatan Yang Dilaksanakan, menjelaskan uraian kegiatan apa (what) yang akan dilaksanakan dan batasan kegiatan.

LANJUTAN...

9. Maksud dan Tujuan, menjelaskan mengapa (why) kegiatan harus dilaksanakan dan berisikan hasil akhir yang diharapkan dari suatu kegiatan (bersifat kualitatif) serta manfaat (outcome) kegiatan.

10. Indikator Keluaran dan Keluaran, menjelaskan indikator keluaran berupa target yang ingin dicapai (bersifat kualitatif) dan keluaran (output) yang terukur dalam suatu kegiatan (bersifat kuantitatif), misalnya : 50 km, 40 m2, 20 orang, 1 LHP, dan lain-lain.

11. Cara Pelaksanaan Kegiatan, menjelasakan bagaimana (how) cara pelaksanaan kegiatan baik berupa metode pelaksanaan, komponen, tahapan dalam mendukung pencapaian keluaran (output) kegiatan.

12. Tempat Pelaksanaan Kegiatan, menjelaskan di mana (where) kegiatan tersebut akan dilaksanakan.

LANJUTAN...

13. Pelaksana dan Penanggung Jawab Kegiatan,

menjelaskan siapa (who) saja yang terlibat dan bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan serta penerima manfaat kegiatan.

14. Jadwal Kegiatan, menjelaskan berapa lama dan kapan

(when) kegiatan tersebut dilaksanakan, dengan

dilengkapi time table kegiatan.

15. Biaya, berisikan total biaya (how much) kegiatan, sebesar nilai nominal tertentu yang dirinci dalam RAB sebagai lampiran KAK.

16. Tempat dan Tanggal, diisi tempat dan tanggal pembuatan KAK.

17. Penandatangan KAK, diisi pejabat yang bertanggung jawab pada kegiatan yang akan dilaksanakan

KAK PENGADAAN

BARANG

PADA PRINSIPNYA SEMUA KAK BAIK

UNTUK KEGIATAN , PENGADAAN

BARANG, PEMBANGUNAN / JASA

KONSTRUKSI .

YANG MEMBEDAKAN ADALAH DATA

DUKUNG YANG DIBUTUHKAN UNTUK

DATA DUKUNG KAK PENGADAAN

BARANG



_{Di perlukan Spesifikasi Teknis barang yang akan diadakan.}



_{Spesifikasi Teknis tidak boleh mengarah ke satu merek tertentu,}

kecuali :

a) untuk pengadaan suku cadang,

b) Pengadaan Kendaraan dengan cara pengadaan langsung,

c) hanya ada satu penyedia yang sanggup mengadakan barang yang dibutuhkan (barang Khusus), setelah dialkukan jutifikasi dan identifikasi yang telah dilakukan



_{Untuk Barang yang menyebutkan Merk disertai Brosur Barang}



_{Pelatihan pengunaan / Pengoperasian barang (bila diperlukan)}

Penanggung jawab Kegiatan ...

KAK PEMBANGUNAN GEDUNG/

KONSTUKSI

Data Dukung Untuk

Pengadaan Konstruksi

harus di lengkapi dengan

Gambar Rencana.

KOMPONEN BIAYA PEMBANGUNAN/

KONSTRUKSI

1.

Biaya Pembangunan Fisik Gedung

2.

Biaya Perencanaan

3.

Biaya Pengawasan

4.

Biaya Pengelolaan

Komposisi Anggaran tersebut harus mengacu

pada Peraturan Menteri PU no 45 Tahun 2007

Tentang Pedoman Teknis Pembangunan

INTERPOLASI BIAYA PEMBANGUNAN GEDUNG

DIPA pembangunan gedung Rp325.000.000,00

1. Biaya konstruksi fisik

325.000.000 - 319.000.000

--- X (275.000.000 -

250.000.000) + 250.000.000 =

349.200.500 - 319.000.000

6.000.000

---X (25.000.000) + 250.000.000

30.200.500

= 4.966.805,19 + 250.000.000

INTERPOLASI BIAYA PEMBANGUNAN GEDUNG

DIPA pembangunan gedung Rp325.000.000,00

2. Biaya Konsultan Perencanaan 325.000.000-319.000.000

--- X (22.291.500 – 20.625.000) + 20.625.000 =

349.200.500-319.000.000 6.000.000

--- x (1.666.500) + 20.625.000 30.200.500

= 331.087,23 + 20.625.000

INTERPOLASI BIAYA PEMBANGUNAN GEDUNG

DIPA pembangunan gedung Rp325.000.000,00

3. Biaya Konsultan Pengawasan 325.000.000 – 319.000.000

--- X (14.509.000 – 13.375.000) + 13.375.000 =

349.200.500 – 319.000.000 6.000.000

--- X (1.134.000) + 13.375.000 30.200.500

=225.294,28 + 13.375.000

INTERPOLASI BIAYA PEMBANGUNAN GEDUNG

DIPA pembangunan gedung Rp325.000.000,00

4. Biaya Administrasi/ Pengelolaan

325.000.000 – 319.000.000

--- X (37.400.000 – 35.000.000) + 35.000.000 =

349.200.500 – 319.000.000

6.000.000

--- X (2.400.000) + 35.000.000 30.200.500

=476.813,30 + 35.000.000

TERIMA KASIH

KOMPONEN BIAYA PEMBANGUNAN/

KONSTRUKSI

1.

Biaya Pembangunan Fisik Gedung

2.

Biaya Perencanaan

3.

Biaya Pengawasan

4.

Biaya Pengelolaan

Komposisi Anggaran tersebut harus mengacu

pada Peraturan Menteri PU no 45 Tahun 2007

Tentang Pedoman Teknis Pembangunan

INTERPOLASI BIAYA PEMBANGUNAN GEDUNG

DIPA pembangunan gedung Rp325.000.000,00

1. Biaya konstruksi fisik

325.000.000 - 319.000.000

--- X (275.000.000 -

250.000.000) + 250.000.000 =

349.200.500 - 319.000.000

6.000.000

---X (25.000.000) + 250.000.000

30.200.500

= 4.966.805,19 + 250.000.000

INTERPOLASI BIAYA PEMBANGUNAN GEDUNG

DIPA pembangunan gedung Rp325.000.000,00 2. Biaya Konsultan Perencanaan

325.000.000-319.000.000

--- X (22.291.500 – 20.625.000) + 20.625.000 =

349.200.500-319.000.000 6.000.000

--- x (1.666.500) + 20.625.000 30.200.500

= 331.087,23 + 20.625.000

INTERPOLASI BIAYA PEMBANGUNAN GEDUNG

DIPA pembangunan gedung Rp325.000.000,00 3. Biaya Konsultan Pengawasan

325.000.000 – 319.000.000

--- X (14.509.000 – 13.375.000) + 13.375.000 =

349.200.500 – 319.000.000 6.000.000

--- X (1.134.000) + 13.375.000 30.200.500

=225.294,28 + 13.375.000

INTERPOLASI BIAYA PEMBANGUNAN GEDUNG

DIPA pembangunan gedung Rp325.000.000,00 4. Biaya Administrasi/ Pengelolaan

325.000.000 – 319.000.000

--- X (37.400.000 – 35.000.000) + 35.000.000 =

349.200.500 – 319.000.000 6.000.000

--- X (2.400.000) + 35.000.000 30.200.500

=476.813,30 + 35.000.000 = 35.476.813,30

TERIMA KASIH