PERENCANAAN DAN PENGADAAN SDM

PERENCANAAN DAN

  COMPETENCY: Competency: The combination of observable and measurable knowledge, skills, abilities and personal attributes that contribute to enhanced employee performance and ultimately result in organizational success.

  ASKERA = Attitude, Skill, Knowledge, Experience,

  HR alignment with business Future/strategic focus

Strategic partner Change Agent

(Management of Strategic (Management of

  Human Resources) Transformation and change) s Peo se p es le Proc

  

Administrative expert Employee champion

(Management of (Management of

Organisation infrastructure) Employee contribution)

  KOMPETENSI PRAKTISI HR Penguasaan Bisnis Penguasaan Pengelolaan Penguasaan Pengelolaan Kredibilitas Personal

  Know the business Master HR practices

  

Manage change

processes Demonstrate personal credibility

  Create cultures

PERENCANAAN KEBUTUHAN SDM

  Memastikan jumlah dan kualifikasi pekerja pada saat dan 1. tempat yang tepat, dan mampu mensukseskan strategi

pencapaian tujuan organisasi secara efektif dan efisien.

  Menetapkan kebutuhan pekerja dengan tepat dan 2. tersedianya sistem atau sarana guna mensukseskan

pelaksanaan tugas-tugas pencapaian tujuan organisasi.

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI

  

Lingkungan

PERENCANAAN

  Strategi Teknologi

  

& PENGADAAN

Bisnis

  

SDM The Big Role of HR

Strategic Plan

for Future

  How do we fill this gap?

MENGIDENTIFIKASI KEBUTUHAN SDM

PENGADAAN SDM

  

Program ini berisikan kegiatan Pengadaan SDM

1. mencakup tahapan rekrutmen dan proses seleksi hingga program orientasi karyawan yang dilakukan di organisasi.

  

Beberapa teori yang mendasari tentang prinsip-

2. prinsip Pengadaan Sumber Daya Manusia juga akan

diuraikan dalam program ini meliputi definisi,

filosofi, kajian dari beberapa buku teks.

  Untuk menjadikan praktisi Manajemen SDM 3. kompeten dalam bidang Pengadaan SDM, program ini akan dilengkapi dengan tahapan kegiatan

  Kompetensi Pengadaan Pekerja Peserta mampu:

   Membuat rencana pencarian sumber calon pekerja;

   Melaksanakan pencarian sumber calon pekerja (rekrutmen);

   Melaksanakan proses seleksi calon pekerja;

   Melakukan penilaian hasil seleksi;

   Melakukan penawaran kerja terhadap calon pekerja;

   Melakukan penempatan pekerja;

   Melaksanakan Program Orientasi.

PENGADAAN SDM

FILOSOFI REKRUTMEN DAN SELEKSI

• • Memberikan organisasi, SDM yang ‘match’, memiliki ‘skills’,

  ‘knowledge’, dan ‘attitude’ yang sesuai dengan kebutuhan organisasi, sehingga organisasi dapat mencapai tujuannya dengan optimal;

• • Memastikan bahwa orang yang tepat berada di tempat yang

  tepat dan waktu yang tepat. (To ensure that the right people will be in the right place at the right time).

   CAPABILITY REQUIREMEN

  

Matching

T

  Knowledge

  Recruitment

  Skill Knowledge

  &

  Attitude Skill

  Selection

  Attitude

  INDIVIDUAL ORGANIZATION

  REKRUTMEN SELEKSI

  PENCARIAN & LAMARAN MENGANALISA/ MENEMUKAN SEORANG

  MENARIK YANG MELAKUKAN YANG TERBAIK PELAMAR DITERIMA TES KEPADA PELAMAR UNTUK PENEMPATAN PROSES MENEMUKAN & PROSES MENYARING & MENARIK MINAT

MEMILIH CALON CALON KARYAWAN YG

KARYAWAN/ PELAMAR DIBUTUHKAN AGAR

UNTUK DITERIMA DI MELAMAR MENJADI

• Website Perusahaan • Website Jobs DB.com
• Career Development Center – Universitas/Institut

REKRUTMEN (PENARIKAN CALON KARYAWAN)

  Serangkaian kegiatan yang dilakukan secara terencana, guna memperoleh calon karyawan yang sesuai dengan tuntutan jabatan (job requirement), yang terurai secara rinci dalam uraian jabatan (job description), spesifikasi jabatan (job specification), dan standar kinerja jabatan (job performance standard)

  JOB DESCRIPTION Menguraikan apa-apa yang harus dikerjakan oleh pemegang jabatan (a profile of the job)

JOB SPECIFICATION Menguraikan syarat-syarat,

kompetensi dari pemegang jabatan (a profile of human characteristics, demographic, competency, psychological)

  

JOB PERFORMANCE Merupakan target, kriteria

STANDARD yang dapat mengukur keberhasilan

PROSES REKRUTMEN

  Dimulai sejak mencari pelamar dan diakhiri dengan diterimanya surat lamaran. Hasil dari

proses rekrutmen adalah sekelompok pelamar yang akan dipilih (short-listed) melalui proses seleksi menjadi pegawai baru surplus demand Organizational Recruitment policy

  Identifikasi Sumber Rekrutmen

Rekrutmen Internal Rekrutmen Eksternal

  Keuntungan :

  Keuntungan

• Imbalan bagi karyawan yang bekerja dengan baik
• Meningkatkan moral karyawan
• Kinerja masa lalu dapat diketahui
• Suksesi kepemimpinan
• Membawa ide-ide baru
• Membawa kompetensi yang dibutuhkan perusahaan
• Pengetahuan dari perusahaan lain
• Merekrut yang berpengalaman dapat mengurangi biaya training

  Kerugian :

  Kerugian :

• Pengetahuan terbatas yang telah dipelajari dari perusahaan.
• Biaya training atau pengembangan tinggi
• Menimbulkan politik kantor
>Karyawan yang didapat tidak cocok
• Biaya rekrutmen tinggi
• Menimbulkan masalah moral pada kandidat internal

PENGADAAN SDM

PROSES SELEKSI

  Rangkaian kegiatan yang dilakukan - oleh perusahaan/organisasi untuk dapat mengambil keputusan tentang siapa-siapa dari calon pegawai yang paling tepat (memenuhi syarat) untuk bisa diterima menjadi pegawai dan siapa-siapa yang seharusnya ditolak untuk diterima menjadi pegawai

CHR. JIMMY L. GAOL 2014

  SELEKSI Tujuan Seleksi :

• • Memastikan perusahaan memperoleh karyawan sesuai

  persyaratan yang dibutuhkan serta memilih kandidat terbaik melalui persaingan uji kompetensi (Aprianto,2013);

• • Merupakan proses penyaringan karyawan untuk

  menduduki suatu jabatan baik pada „entry level‟ hingga seluruh tingkatan manajerial maupun untuk promosi jabatan (Aprianto, 2013);

• • Seleksi merupakan proses „matching‟ antara kualifikasi

  calon karyawan dengan persyaratan jabatan.

INFORMASI YANG DIBUTUHKAN DALAM PROSES

  SELEKSI

  1. Informasi tentang visi, misi, strategi bisnis, iklim organisasi , dan budaya kerja

  2. Informasi tentang posisi, jumlah, dan waktu pemenuhan tenaga kerja

  3. Informasi tentang tugas dan tanggung jawab

  4. Standar kualifikasi tenaga kerja yang dibutuhkan

  5. Informasi tentang kecakapan yang diperlukan untuk suatu posisi (job specification), serta informasi tentang kompetensi yang harus dimiliki untuk posisi tersebut (man specification)

  Job specification dan Man specification disebut juga sebagai dasar menentukan metode dan Kriteria inti ,

TAHAPAN SELEKSI

  Ditolak Menawarkan kandidat berikutnya yang cocok

METODE SELEKSI

   Pemilihan metode seleksi bertujuan untuk memperoleh

karyawan dengan kualitas sesuai persyaratan seseorang untuk

menduduki suatu suatu lowongan jabatan

  

Metode seleksi yang paling baik adalah mendekati penggunaan

keahlian pada jabatan yang akan diisi guna memperoleh karyawan sesuai kebutuhan jabatan dan perusahaan (Aprianto,2013)

  METODE SELEKSI EXTERNAL SELECTION Assessment Methods :

  INTERNAL SELECTION Assessment Methods :

• Talent Management
• Personality Test • Cognitive Ability Test • Physical Ability Test • Work Samples • Structured Interview

  (pengalaman dan lama kerja)

• Job Knowledge (penguasaan

  terhadap konsep yang diperlukan untuk ‘perform’ di pekerjaan tertentu

• Performance Appraisal

  (sepanjang reliable & unbiased)

• Assessment Center

  Contoh Alur Rekrut/Seleksi PELAMAR Admin. Screening (ELIGIBILITY) Step 1 Test – Personality/Cognitive/Teknis (SUITABILITY) Step 3 Interview – Behavioral/HR Step 4 Interview - USER Medical Test + Compensation Step 5

ALAT SELEKSI

  RELIABEL : hasilnya konsisten meski  individu di tes pada waktu dan tempat yang berbeda

  

  VALID :keberhasilan tes pada proses seleksi benar-benar akan menggambarkan keberhasilan pada pekerjaannya

METODE ASSESSMENT

  1. ASSESSMENT CENTER : mengungkap kompetensi, yaitu memotret perilaku yang muncul secara langsung tanpa perlu mengungkap apa yang

mendasari seseorang berperilaku tertentu dengan

menggunakan simulasi-simulasi.

  

Assessment Center menggunakan pendekatan multi

methods/tools, multi Assessee, dan multi Assessor.

  2. PSIKOTES : mengungkap potensi yang ada serta meramalkan kecenderungan perilaku yang akan muncul kemudian. Psikotes juga dapat mengungkap

  Asesmen Psikologis (Psikotes)

  Asesmen Psikologis

  Aspek Kemampuan Kognitif

Aspek

Kepribadian

  Aspek Sikap Kerja Aspek

Kepemim-

pinan

  Tes Psikologi (Psikotes) Kemampuan Sikap Kerja Kepribadian Kepemimpinan Umum (Kognitif)

• Kecerdasaan • Kecermatan • Dorongan • Kemampuan berprestasi dalam mengambil
• Daya Analisa • Kesigapan Kerja

  keputusan

• Penalaran • Inisiatif angka
• Ketekunan • Kerja sama
• Prioritas • Penyesuaian tugas diri terh
• perubahan
• Daya tahan

  Stres

• Keterampilan Interpersonal • Daya tahan kerja

ALAT SELEKSI

  (Contoh : Tes Kognitif)

TES KEMAMPUAN KOGNITIF , merupakan tes yang

mencakup kegiatan mental (otak), Segala upaya yang

menyangkut aktivitas otak, meliputi :

• –

  1.Kemampuan pemahaman verbal Verbal

  Comprehension mengacu pada kemampuan seseorang

  

untuk memahami serta menggunakan bahasa dan

tulisan

  

2.Kemampuan Kuantitatif – Quantitative Ability

meliputi kecepatan dan ketepatan seseorang dalam

memecahkan masalah aritmatika .

  

3.Kemampuan Penalaran mengacu

• – Reasoning ability

  

pada kemampuan seseorang untuk menemukan

berbagai solusi terhadap beragam masalah.

  Konsep

Memilih orang untuk berkinerja.

  Kinerja orang = Kinerja Perusahaan.

  “Capeek deh

  “Ini dia yang

  kita cari”

  Bujukin- nya”

• Mampu sih…

   ? Mampu dan Mau

  U tapi Gak Mau

  DO MAMP

  “Capek deh “Biang Kerok,

  CAN

  Training- nya” Nyeseel Deh”

• Tidak Mampu Sudah Tidak Mampu, tapi Mau Tidak Mau pula

  Faktor Suitability = Kepribadian Kepribadian faktor penting penentu kecocokan dengan pekerjaan. Personality tertentu cocok utk pekerjaan tertentu Tuntutan Pekerjaan

  ≈ Kepribadian => Enjoy => Perform

• Motivasi
• Sikap/Prilaku
• Interaksi
• Motivasi
• Sikap/Prilaku
• Interaksi

PREFERENSI KERJA

• Minat
• Lingkungan kerja
• Typikal tugas
• Minat
• Lingkungan kerja
• Typikal tugas

  Harrison, 2002 KEPRIBADIAN

  SUIT ABIL

  ITY PENDIDIKAN PENGALAMAN KETERAMPILAN PELATIHAN KEPRIBADIAN

  SUIT ABIL

  ITY PENDIDIKAN PENGALAMAN KETERAMPILAN PELATIHAN

PREFERENSI KERJA

  Bagaimana Mengetahui Suitability

   Psikotes => tes psikologi untuk mengetahui tipe-tipe kepribadian

   Wawancara perilaku (Behavioral Interview) =>untuk menggali fakta/evidence sikap/perilaku dan respons yang pernah ditunjukkan saat berhadapan dengan situasi kondisi tertentu.

   Cross check referensi kerja (jika sudah bekerja dapat di cek ke Atasan/HR

ALAT SELEKSI

• ALAT SELEKSI

  (Contoh : Tes Kepribadian) (contoh)

  

TES KEPRIBADIAN , digunakan untuk mengukur sifat, karakteristik

pekerja yang cenderung konsisten dan bertahan lama

  Terdapat 5 kategori aspek kepribadian yang umumnya saat ini diukur adalah:

  1. Kepercayaan Diri : Keyakinan pada kemampuan diri sendiri untuk

  menyelesaikan suatu tugas/tantangan

  2. Komunikasi : Kemampuan mengekspresikan isi pikiran secara jelas, lancar,

  mudah dipahami orang lain

  3. Kontrol Diri : Kemampuan mengendalikan & mengontrol emosi

  

4. Stabilitas emosi : tingkatan emosi seseorang, tenang, mandiri dan otonomi

dalam menghadapi masalah.

  5. Motivasi Berprestasi : tingkatan/kemampuan seseorang untuk mendorong &

  memotivasi diri sendiri untuk berprestasi lebih tinggi

  Kepribadian dan Kompetensi Fenomena

  JOB COMPETENCY

  Gunung Es Skill Mudah dilihat, dan

  HARD

  Perlu tapi Knowledge

  Lebih mudah

  COMPETENCY

  tidak cukup dikembangkan

  (“Eligibility”) SOFT

  Lebih susah dilihat, Karakteristik dasar Attitude

  COMPETENCY

  dan lebih susah yang perlu untuk Values

  (“Suitability”)

  dirubah keberhasilan Self Image Traits/Motive

  Kepribadian adalah dasar ukuran s

  Suitability. Keberhasilan penguasaan Soft Competency dipengaruhi oleh kepribadian.

  Personality KUALITAS

  Assessment

  WAWANCARA

   Merupakan salah satu metode seleksi yang bertujuan melihat kesesuaian calon karyawan terhadap pekerjaan maupun organisasi yang akan dimasuki

   Adalah suatu proses dimana pewawancara menggali pemahaman spesifik dari ‘knowledge, skills’ dan yang ada pada berbagai karakteristik seorang kandidat/ interviewee

  

TIPE PERTANYAAN (TYPES of QUESTIONS)

   THE TRADITIONAL INTERVIEW : biasanya pertanyaan didasarkan pada ‘resume’ pelamar dg menggunakan teknik

  ‘open- ended questions . Contoh : ’

• Ceritakan tentang pekerjaan terakhir anda!
• Mengapa anda keluar dari pekerjaan terakhir?
• Mengapa anda tertarik dengan pekerjaan ini?

  

 BEHAVIORAL INTERVIEW : didasarkan pada pandangan bahwa

prilaku individu di pekerjaan sebelumnya merupakan indikator terbaik untuk meramalkan kinerja ybs dimasa mendatang (mengacu pada Job Description)

STRUCTURED INTERVIEW

   ADA STANDARISASI  SEMUA KANDIDAT DIBERI

STRUCTURED INTERVIEW UN

  PERTANYAAN YANG SAMA  JOB-RELATED

   TIDAK TERENCANA, DILAKUKAN  SETIAP JAWABAN DI BERI SKOR

  SECARA TEPAT, DAN INFORMAL  HASIL WAWANCARA SECARA

   DETIL DICATAT, FOKUS PADA BIASANYA UNTUK DILIHAT PRILAKU KESESUAIAN PSIKOLOGIS

  DIDASARKAN PADA „INTUISI‟,

   PAST BEHAVIOR IS GOOD  CASUAL, PERTANYAAN TERBUKA PREDICTOR OF FUTURE

  DAN BERSIFAT SUBJEKTIF BEHAVIOR  RELIABITIY LOW, TIDAK BISA

  MEMPREDIKSI KEBERHASILAN KERJA YANG AKAN DATANG  PENILAIAN BIASANYA

BIAS DIDALAM WAWANCARA HALLO EFFECT 1.

  Informasi tertentu tentang kandidat mempengaruhi evaluasi karakteristis calon yang lain

2. PERTANYAAN YANG MENJURUSKAN

  Pertanyaan yang mengarahkan jawaban yang diinginkan dan biasanya meggunakan pertanyaan tertutup.

BIAS PRIBADI 3.

  Prasangka /rasa suka tidak suka terhadap kelompok tertentu karena pengalaman interviewer.

4. DOMINASI WAWANCARA

  Pewawancara menguasai dan mendominasi proses

wawancara dan bukan untuk menggali info interviewee.

  JIKA SESEORANG BELUM MEMILIKI

PENGALAMAN KERJA, ISI PERTANYAAN

DIHUBUNGKAN DENGAN KEGIATAN

SEKOLAH DAN KEGIATAN SOSIAL LAINNYA

  

Penawaran Kerja (Job Offering)

Surat tawaran pekerjaan adalah dokumen yang disediakan oleh

perusahaan memberikan tawaran pekerjaan kepada karyawan pada

seleksi melalui perekrutan.

Umumnya berisikan ‘ term & condition ’ mengenai gambaran

pekerjaan, posisi, jabatan, kompensasi dan tunjangan secara terinci,

jangka waktu kerja, dan lain-lain

  

Aspek-aspek Penawaran

Kerja

1. Jabatan 2.

  Tugas dan Penempatan 3. Waktu Kerja 4. Status Karyawan (PKWT atau PKWTT) 5. Besaran Gaji 6. Besaran Kompensasi 7. Benefit yang Ditawarkan 8. Hak dan Kewajiban 9. Penyebab Kontrak Berakhir

PENGADAAN SDM

  

PENEMPATAN PEGAWAI (Placement)

Adalah suatu pengaturan awal atau pengaturan kembali dari

seorang atau lebih pegawai pada suatu jabatan baru ataupun

jabatan yang berlainan (Gaol, Jimmy, 2014)

   Untuk pegawai baru : penempatan artinya pengaturan awal pada suatu jabatan bagi pegawai yang baru bekerja;

  

Untuk pegawai lama : penempatan dalam bentuk demosi,

promosi, dan transfer.

  Semuanya tetap melalui proses rekrutmen, seleksi serta orientasi

  FILLED JOB JUDGEMENT RATE = Jumlah Kandidat yang Lolos Proses Seleksi Jumlah Kandidat yang Diproses dalam Seleksi ACHIEVEMENT RATE = Jumlah Kandidat yang Lulus Wawancara User Jumlah Kandidat yang Diberikan kepada User FULLFILMENT RATIO = Jumlah Kandidat yang Berhasil Direkrut Jumlah Kandidat yang Diminta RESPONS TIME = Waktu sejak Permintaan masuk sampai berkas Kandidat pertama masuk ke LEAD TIME

TIME PER FILL

PENGADAAN SDM

PROGRAM ORIENTASI

  

“Program orientasi untuk membiasakan karyawan baru dengan

peran mereka, organisasi, kebijakan, dan karyawan lainnya ” (Davis,1996)

  Tujuan Program Orientasi

Bertujuan agar karyawan sebagai karyawan baru dapat

beradaptasi dengan baik dan cepat pada pekerjaannya,

juga pada lingkungan sosialnya, budaya organisasi, dan

keseluruhan organisasi.

  

Hari-hari di awal kerja adalah saat yang kritis untuk

pekerjaan ataupun perusahaan Hasil

  ‘GOOD INDUCTION’ :

• menghilangkan kecemasan
• Tingkat ketergantungan karyawan menjadi kecil
• menurunkan ratio turn over
• good image bagi perusahaan

  Tahap Orientasi Perkenalan 1. Penjelasan Tujuan Perusahaan (Misi, Visi, nilai- 2. nilai , budaya organisasi dan struktur organisasi) Sosialisasi Kebijakan 3. Jalur Komunikasi 4. Proses Monitoring 5.

  Bahan Orientasi Pekerja Sejarah Perusahaan 1. Norma dan budaya perusahaan 2. Peraturan dan Kebijakan perusahaan 3.

4. Kondisi kerja perusahaan 5. Benefit yang ada di perusahaan.

  Deskripsi produk dan jasa yang dihasilkan (Product 6. Knowledge) Struktur, Otoritas dan Tanggung Jawab

  7. Standart Operation Procedure perusahaan dan bagian 8. tertentu yang relevan Iklim kerja termasuk hubungan dengan sesama

  9. karyawan dan atasan

MELIHAT-LIHAT PROSES PEKERJAAN MEMPERKENALKAN KEPADA SUPERVISOR (USER) MENJAWAB PERTANYAAN YANG DIAJUKAN PEGAWAI BARU BUDDY SYSTEM

  BUDDY SYSTEM (menetapkan 1 orang pekerja yg berpengalaman untuk pendamping) untuk :

• PERSIAPAN MASUK (SEBELUM DAY 1)
• HUBUNGI NEW COMER
• – JELASKAN JAM KERJA, DRESS CODE, DLL
• ASSIGN PENDAMPING – UNTUK MENYAMBUT
• SIAPKAN JOB-DESC, JOB PERFORMANCE STANDARD, ORGANIZATION CHART
• WARM WELCOME
• TOUR DAN PERKENALKAN KE BAGIAN-BAGIAN TERKAIT
• JELASKAN KESELURUHAN FASILITAS
• KENALKAN PADA MENTOR/BUDDY

• • REVIEW JOB-DESC, KEBIJAKAN & PROSEDUR PERUSAHAAN, ETHICS

• COORDINATION WITH IT TEAM
• – TO INTRODUCE ALL COMPANY’S SYSTEM
• ALREADY HAVE INTERNAL SOCIAL NETWORK? – INVITE THE NEW EMPLOYEE
• INVITE NEW EMPLOYEES FOR LUNCH

  TIP 3

  SO NEW COMER CAN FEEL COMFORTABLE FRIENDLY ATMOSPHERE & INTRODUCE TO COLLEAGUES TIP 2 FIRST DAY :

  TIP 1

  & DEPATMENT CHART TIP 4

• INVEST IN TRAINING
• TEST NEW COMER’S KNOWLEDGE – CREATE INDIVIDUAL
• TRAINING PROGRAM BY E-LEARNING (OR DLM BTK GAME)
• PROVIDE SOME BRANDED GIFTS

Oooops ….. Waktu sudah habis..