BAB 1 Sistem Informasi Manajemen - Kelompok 8b – Managing Information
BAB 1 Sistem Informasi Manajemen
1.1 Definisi Sistem
Sistem dapat abstrak maupun fisik. Sebuah sistem abstrak adalah suatu susunan teratur gagasan atau konsepsi yang saling tergantung. Sebagai contoh sebuah sistem teologi adalah sebuah susunan gagasan mengenai Tuhan, manusia, dan sebagainya. Sebuah sistem terdiri dari bagian yang saling berkaitan dan beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud. Berarti, sebuah sistem bukanlah seperangkat unsur yang tersusun secara tak teratur, tetapi terdiri dari unsur yang dapat saling melengkapi dan memiliki satu maksud, tujuan, atau sasaran.
Pembatasan lebih lanjut atas jenis sistem yang perlu dipelajari dalam analisis sistem informasi adalah sistem harus berada di bawah pengendalian manusia. Hal ini dapat dijalankan dengan mengatur beberapa unsur sistem atau dalam aturan operasi sistemnya. Pembatasan ini tidak berlaku pada sistem fisik seperti sistem tata surya dan alam hewan yang tidak berada di bawah pengendalian manusia.
1.1.1 Model Umum Sebuah Sistem Model umum sebuah sistem terdiri dari input, process, dan output.
Tentu saja ini adalah bentuk yang sederhana karena sebuah sistem memiliki beberapa input dan beberapa output (Gambar 1). Sistem berada dalam sebuah batasan, dan lingkungan berada di luar batasan tersebut.
Seperti contohnya produksi, batasan produksi adalah mesin produksi, penyediaan produksi barang setengah jadi, para karyawan produksi, prosedur produksi, dan sebagainya membentuk sistem.
Sistem Input Output
Model Sistem Sederhana Input 1 Output 1
Sistem Input 2 Output 2 Input n Output n
Gambar 1. Model Umum Sebuah Sistem Setiap sistem terdiri dari subsistem, dan subsistem terdiri dari pula atas beberapa sub-subsistem. Masing-masing subsistem dibatasi oleh batasannya. Saling keterkaitan dan interaksi antara sub sistem disebut “interface”. Interface terjadi pada batasan sistem dan berbentuk input atau output (materi, energi, atau informasi).
Sistem Subsistem Interface Komputer
1. Unit pengolah pusat Saluran
2. Unit input
3. Unit output
4. Penyimpan tambahan Unit Pengolah Pusat
1. Unit penghitung Kawat
2. Unit pengendali penghubung
3. Unit penyimpan Pengolahan batch
1. Kerja edit Pengalihan data
dengan kerja
2. Kerja sortir pekerjaan satu
terpisah (separate
3. Kerja update dengan yang run)
4. Kerja output lainnya.
Tabel 1.1 Sistem, subsistem, interface1.1.2 Subsistem
a. Factoring
Factoring adalah konsep sebuah sistem menurut perancangnya
untuk mempertimbangkan sistem sebagai suatu keseluruhan. Tetapi keseluruhan sistem mungkin terlalu besar untuk dianalisis secara terperinci. Oleh karena itu, sistem dibagi lagi menjadi sub sistem. Batasan dan interface ditelaah secara cermat untuk menjamin bahwa hubungan antar subsistem didefinisikan secara jelas dan bahwa jumlah semua sub sistem adalah keseluruhan sistem.
Sebuah contoh proses factoring adalah sistem pengolahan informasi. Walaupun sistem yang akan ditelaah adalah sistem informasi, tetapi ada terlalu banyak detail di dalam sistem yang harus dipelajari seluruhnya sekaligus secara cermat.
1) Sistem Informasi dibagi atas subsistem seperti :
a) Penjualan dan pemasukan pesanan
b) Sediaan barang
c) Produksi d) Personalia dan daftar gaji
e) Pembelian
f) Accounting dan pengendalian
g) Perencanaan
h) Kecerdasan lingkungan 2) Setiap subsistem dibagi atas subsistem lagi. Sebagai contoh, subsistem personalia dan daftar gaji dapat dibagi menjadi subsistem lebih kecil sebagai berikut :
a) Penyiapan data masukan catatan personalia
b) Penyesuaian file daftar gaji personalia
c) Laporan personalia
d) Penyiapan data masukan daftar gaji
e) Daftar gaji harian
f) Daftar gaji bulanan
g) Laporan daftar gaji untuk manajemen
h) Laporan daftar gaji untuk yang berwenang / pemerintah i) Audit personalia dan daftar gaji 3) Bila tugasnya adalah merancang dan memprogram sebuah sistem baru, maka subsistem dalam (2) dapat dibagi lebih lanjut menjadi menjadi modul pengolahan seperti edit masukan, perhitungan pembayaran kotor, perhitungan pemotongan dan pembayaran bersih, pencetakan cek, pencatatan daftar gaji dan penyiapan pengendalian audit, dan keluaran daftar.
b. Simplification (penyederhanaan)
c. Decoupling (pemisahan)
1.1.3 Konsep Sistem Diterapkan pada Sistem Informasi Manajemen
Sebagai sebuah sistem, SIM dan subsistemnya dapat ditelaah dan dipahami dalam lingkup konsep sistem.
a. Sistem Informasi Sebagai Sebuah Sistem Sistem informasi menerima input data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Model dasar sistem yaitu input, pengolahan, dan output cocok bagi kasus sistem pengolahan informasi yang paling sederhana seperti semua input tiba pada saat bersamaan walaupun hal ini jarang terjadi. Fungsi pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya. Oleh karena itu, ada penambahan sebuah penyimpanan data file (data file storage) ke dalam model sistem informasi. Dengan begitu kegiatan pengolahan tersedia baik bagi data baru maupun data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya.
Setelah ditambah penyimpanan data, fungsi pengolah informasi bukan hanya mengubah data menjadi informasi tetapi juga menyimpan data untuk penggunaannya kelak. Model dasar pengolahan informasi berguna dalam memahami sistem pengolahan informasi bukan hanya secara keseluruhan, tetapi juga untuk penerapan pengolahan informasi secara tersendiri. Setiap penerapan dapat dianalisis menjadi masukan, penyimpanan, pengolahan, dan keluaran.
Sistem pengolahan informasi memiliki subsistem fungsional seperti sistem perangkat keras, sistem pengoperasian, sistem komunikasi, dan sistem data base. Selain itu juga memiliki subsistem seperti masukan pesanan dan penagihan, dan daftar gaji serta personalia.
Penerapan subsistem memanfaatkan subsistem fungsional
1.2 Definisi Informasi
Informasi memperkaya penyajian, mempunyai nilai kejutan, atau mengungkapkan sesuatu yang penerimanya tidak tahu atau tidak tersangka.
Dalam dunia yang tidak menentu, informasi mengurangi ketidakpastian. Informasi mengubah kemungkinan hasil yang diharapkan dalam sebuah situasi keputusan dan karena itu mempunyai nilai dalam proses keputusan.
Definisi umum untuk “informasi” dalam pemakaian sistem informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang. Berikut adalah definisi informasi berdasarkan berbagai sumber.
Informasi merupakan suatu hasil dari pemrosesan data menjadi sesuatu yang bermakna bagi yang menerimanya, sebagaimana dikemukakan oleh Vercellis (2009: 7)
Information is the outcome of extraction and processing activities carried
out on data, and it appears meaningful for those who receive it in a specific
domain.Selain merupakan hasil dari pengolahan data, informasi juga menggambarkan sebuah kejadian, sebagaimana dikemukakan oleh Wawan dan Munir (2006:1) bahwa informasi merupakan hasildari pengolahan data dalam suatu bentuk yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) dengan lebih berguna dan lebih berarti. Dengan demikian informasi dapat dijelaskan kembali sebagai sesuatu yang dihasilkan dari pengolahan data menjadi lebih mudah dimengerti dan bermakna yang menggambarkan suatu kejadian dan fakta yang ada.
Hubungan antara data dengan informasi adalah seperti bahan baku sampai barang jadi. Dengan perkataan lain sistem pengolahan informasi mengolah data menjadi informasi. Atau lebih tepatnya, sistem pengolahan mengolah data dari bentuk tak berguna menjadi bentuk berguna atau informasi bagi penerimanya.
Analogi bahan baku terhadap barang jadi memperlihatkan konsep bahwa informasi bagi seseorang mungkin dipandang sebagai data mentah oleh orang lain, sebagaimana barang jadi sebuah divisi manufaktur menjadi bahan baku bagi divisi lainnya. Sebagai contoh perintah pengiriman adalah informasi bagi staf bagian pengiriman, tetapi menjadi bahan mentah bagi wakil direktur yang menangani sediaan barang. Dengan adanya hubungan antara data dan informasi ini maka kedua kata tersebut seharusnya tidak dapat saling ditukar pemakaiannya.
Nilai informasi berhubungan dengan keputusan. Bila tidak ada pilihan atau keputusan, informasi menjadi kurang bernilai. Keputusan dapat berkisar dari keputusan berulang sederhana sampai keputusan strategis jangka panjang. Nilai informasi dilukiskan paling berarti dalam konteks sebuah keputusan. Sebagai contoh, angka 3109,49 tidak dapat dianggap bernilai kecuali diketahui mengakibatkan sebuah keputusan. Informasi, dalam lingkup sistem informasi memiliki beberapa ciri :
1. Benar atau salah. Ini dapat berhubungan dengan realitas atau tidak. Bila penerima informasi yang salahmempercayainya, akibatnya sama seperti yang benar.
2. Baru. Informasi dapat benar-benar baru atau segar bagi penerimanya.
3. Tambahan. Informasi dapat memperbaharui atau memberikan tambahan baru pada informasi yang telah ada.
4. Korektif. Informasi dapat menjadi sutu koreksi atau informasi salah atau palsu sebelumnya.
5. Penegas. Informasi dapat mempertegas informasi yang sudah ada. Ini masih berguna karena meningkatkan persepsi penerimanya atas kebenaran informasi tersebut.
Singkatnya, istilah “data” dan “informasi” sering saling tukar pemakaiannya. Tetapi ada perbedaan yaitu bahwa data adalah bahan baku yang diolah untuk memberikan informasi. Informasi dihubungkan dengan pengambilan keputusan. Oleh karena itu informasi dapat dianggap memiliki tingkat lebih tinggi dan aktif dari pada data.
1.2.1 Definisi Data
Data atau bahan baku informasi, didefinisikan sebagai kelompok teratur banyak simbol yang mewakili kuantitas, tindakan, benda, dan sebagainya. Data terbentuk dari karakter, dapat berupa alphabet, angka, maupun simbol khusus seperti *, $, dan /. Data disusun untuk diolah dalam bentuk struktur data, struktur file, dan data base.
Data merupakan salah satu hal utama yang dikaji dalam masalah TIK. Penggunaan dan pemanfaatan data sudah mencakup banyak aspek.
Berikut adalah pembahasan definisi data berdasarkan berbagai sumber.
Data menggambarkan sebuah representasi fakta yang tersusun secara terstruktur, dengan kata lain dalam Vercellis (2009:7),
Generally, data represent a structured codification of single primary entities, as well as of transactions involving two or more primary entities.
Selain deskripsi dari sebuah fakta, data dapat merepresentasikan suatu objek sebagaimana dikemukakan oleh Wawan dan Munir (2006: 1)
“Data adalah nilai yang merepresentasikan deskripsi dari suatu objek atau kejadian (event)”.
Dengan demikian dapat dijelaskan kembali bahwa data merupakan suatu objek, kejadian, atau fakta yang terdokumentasikan dengan memiliki kodifikasi terstruktur untuk suatu atau beberapa entitas. Setelah kita mengerti akan pengertian tentang data maka dari hasil data tersebut akan menghasilkan informasi. Informasi merupakan sesuatu yang dihasilkan dari pengolahan data. Data yang sudah ada dikemas dan diolah sedemikian rupa sehingga menjadi sebuah informasi yang berguna.
Dibawah ini adalah klasifikasi, jenis, dan macam data pembagian data dalam ilmu eksak sains statistika beserta contohnya.
A. Jenis Data Menurut Cara Memperolehnya
1. Data Primer Data primer adalah secara langsung diambil dari objek atau objek penelitian oleh peneliti perorangan maupun organisasi.
Contoh : Mewawancarai langsung penonton bioskop 21 untuk meneliti preferensi konsumen bioskop.
2. Data Sekunder
Data sekunder adalah data yang didapat tidak secara langsung dari objek penelitian. Peneliti mendapatkan data yang sudah jadi yang dikumpulkan oleh pihak lain dengan berbagai cara atau metode baik secara komersial maupun non komersial. Contohnya adalah pada peneliti yang menggunakan data statistik hasil riset dari surat kabar atau majalah.
B. Macam-Macam Data Berdasarkan Sumber Data
1. Data Internal Data internal adalah data yang menggambarkan situasi dan kondisi pada suatu organisasi secara internal. Misal : data keuangan, data pegawai, data produksi, dsb.
2. Data Eksternal Data eksternal adalah data yang menggambarkan situasi serta kondisi yang ada di luar organisasi. Contohnya adalah data jumlah penggunaan suatu produk pada konsumen, tingkat preferensi pelanggan, persebaran penduduk, dan lain sebagainya.
1.2.2 Perbedaan Data dan Informasi
Data Informasi Nilai yang mempresentasikan Hasil pengolahan dari data deskripsi dari suatu objek atau kejadian Tidak akan dianggap bernilai Tidak akan dianggap bernilai apabila tidak diolah menjadi apabila tidak diolah untuk sebuah informasi menghasilkan keputusan
Tabel 1.2 Perbedaan data dan informasi1.3 Pengertian Manajemen
Lither Gulick menyatakan manajemen sebagai ilmu yang memungkinkan manusia saling bekerja sama secara sistematis sehingga bermanfaat bagi manusia. Peter Drucker (2007), seorang ahli teori manajemen yang terkemuka, menjelaskan bahwa manajer memberikan arah pada organisasi mereka, memimpin, dan memutuskan. Berkaitan dengan penggunaan sumberdaya organisasi untuk mencapai sasaran.
Manajemen adalah pencapaian berbagai sasaran organisasi dengan cara yang efektif dan efisien melalui perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian sumberdaya organisasi (Richard L. Daft, 2000). Manajemen adalah proses mengambil keputusan yang terbaik untuk sumber daya bisnis (termasuk pekerja, peraltan, dan dana) untuk memproduksi barang atau layanan jasa (L. W. Rue & L. L. Byars, 2005). Manajemen juga dapat didefinsisikan sebagai ‘person’. Seperti diungkapkan oleh Mary Parker Follett menggambarkan manajemen sebagai seni membereskan segala hal melalui orang lain.
Manajemen bukan hanya merupakan ilmu atau seni tetapi kombinasi dari keduanya dengan proporsi yang bermacam-macam. Pendekatan yang bersifat keilmuan terjadi dalam hal perencanaan, pembuatan keputusan, perancangan struktur organisasi, pembuatan kebijakan, dan sebagainya. Seni digambarkan melalui proses keterampilan memimpin, mengelola, pengarahan, komunikasi pada komponen organisasi, dan lain sebagainya.
Kesimpulan : Manajemen sebagai ilmu dan seni berguna untuk memberikan arah pada organisasi, memimpin, dan memutuskan. Manajemen adalah proses mengambil keputusan yang terbaik untuk sumber daya bisnis (termasuk pekerja, peraltan, dan dana) untuk memproduksi barang atau layanan jasa.
1.4 Definisi Sistem Informasi Manajemen
Sebuah organisasi mengadakan transaksi yang harus diolah agar bisa menjalankan kegiatan organisasi. Daftar gaji harus disiapkan, penjualan dan pembayaran atas perkiraan harus dibutuhkan. Semua ini dan hal lainnya adalah kegiatan pengolahan data dan harus dianggap bersifat pekerjaan juru tulis, yang mengikuti suatu prosedur standar tertentu.
Komputer bermanfaat untuk tugas pengolahan data semacam ini, tetapi sebuah sistem informasi manajemen juga melaksanakan tugas lain dan lebih dari sekedar sistem pengolahan data. Sistem pengolahan informasi menerapkan kemampuan komputer untuk menyajikan informasi bagi manajemen dan bagi pengambilan keputusan. Sistem manajemen informasi digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida (Gambar 2) dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi untuk pengolahan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya.
Lapisan berikutnya terdiri dari sumber informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-hari, lapisan ketiga terdiri dari sumber daya sistem informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen, dan lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi untuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat puncak manajemen.
Definisi sebuah sistem informasi manajemen, istilah yang umum adalah sebuah sistem manusia atau mesin yang terpadu (integrated), untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan, dan sebuah database. Gambar 2. Sistem Informasi Manajemen. (Diambil dari Robert V. Head, “Management Information Systems: A Critical Appraisal”, Datamation, Mei 1967, hal. 23)
1. Sistem Manusia atau Mesin Berdasarkan Komputer Persoalannya komputer untuk membentuk sebuah SIM bukan pada digunakan atau tidaknya komputer dalam SIM, tetapi sejauh mana berbagai proses akan dikomputerkan. Gagasan suatu sistem informasi atau keputusan
Konsep sistem manusia atau mesin menyiratkan bahwa sebagian tugas sebaiknya dilaksanakan oleh manusia, dan lainnya lebih baik oleh mesin.
Dalam sebagian besar persoalan, manusia dan mesin membentuk sebuah sistem gabungan dengan hasil yang diperoleh melalui serangkaian dialog dan interaksi antara komputer dan manusia sebagai pengolah.
Kenyataan bahwa SIM dijalankan berdasarkan komputer berarti bahwa manusia sebagai pengolah harus mempunyai pengetahuan yang cukup mengenai komputer dan penggunaannya dalam pengolahan informasi. Konsep manusia atau mesin berarti bahwa pengolah atau perancang sebuah SIM harus memahami kemampuan manusia sebagai pengolah informasi dan perilaku manusia dalam mengambil keputusan.
2. Sistem Terpadu dengan “Data Base” Sistem terpadu dengan “Data Base” adalah sebuah sistem terpadu yang berdasarkan pada anggapan bahwa harus ada integrasi antara data dan pengolahan. Sebuah sistem pengolahan informasi “data base” terdiri dari semua data yang dapat dijangkau oleh sistem. Namun pada SIM yang berdasarkan pada komputer, istilah data base dipakai khusus untuk data yang dapat dijangkau secara langsung oleh komputer. Manajemen sebuah data base adalah sebuah sistem perangkat lunak komputer yang disebut sebagai sebuah sistem manajemen data base.
Sistem pengolahan informasi yang mutakhir masih harus melayani proses transaksi. Pada prakteknya, pengolahan transaksi (daftar gaji, yang vital untuk penerapan selanjutnya. Kecenderungan dalam pengolahan transaksi pada banyak sistem mutakhir adalah menuju pengumpulan data secara online dan permintaan informasi (inquiry) secara online pula.
3. Pemanfaatan Manajemen dan Model Keputusan Bagi seorang pengolah data, menerima data mentah atau ikhtisar data sekali saja tidak cukup. Harus ada suatu cara untuk mengolah dan menyajikan data sedemikian rupa sehingga hasilnya mengarah pada keputusan yang akan diambil. Metode untuk melaksanakan hal ini adalah mengolah data dalam bentuk sebuah model keputusan. Sebagai contoh, sebuah keputusan investasi dibandingkan pengeluaran modal baru harus diolah dalam bentuk sebuah model pembelanjaan modal berdasarkan tingkat laba yang dipengaruhi kendala-kendala sehubungan dengan kendala dan risikonya.
Model pembantu keputusan yang dipakai dalam sistem dapat berupa model cerdas (intelligence model) untuk menemukan persoalan, model keputusan (decision model) untuk mengenali dan menganalisis penyelesaian yang mungkin, dan berbagai model pilihan seperti seperti model optimisasi (optimization model) yang memberikan suatu penyelesaian optimal untuk memutuskan sebuah penyelesaian yang memuaskan. Dengan perkataan lain, diperlukan berbagai ancangan analitis dan permodelan untuk memenuhi berbagai situasi yang memerlukan keputusan. Berikut ini adalah contoh persoalan dan jenis model yang dapat diikutsertakan dalam sebuah SIM untuk memenuhi kebutuhan tersebut :
No. Persoalan Contoh Model
1. Banyaknya sediaan barang Model sediaan yang menghitung yang aman sediaan barang yang aman
2. Pemilihan personalia Model pencarian dan pemilihan personalia
3. Penetapan harga produk Model pengenalan produk baru baru
4. Pengendalian pembelanjaan Model pengendalian anggaran
Tabel 1.3 Pemanfaatan Manajemen dan Model KeputusanBanyaknya model keputusan yang dibutuhkan menunjukkan bahwa SIM memiliki seperangkat model keputusan umum yang bermanfaat untuk banyak jenis situasi analisis dan keputusan serta seperangkat model yang sangat khusus untuk jenis keputusan tertentu pula. Di samping model keputusan, juga diperlukan adanya model perencanaan dan perangkat lunak model perencanaan untuk membantu manajer dalam fungsi perencanaan.
Model pengendalian diiukutsertakan untuk memberikan laporan prestasi nyata dibandingkan dengan prestasi yang direncanakan atau prestasi standar, selain itu juga untuk menganalisis banyak alasan atas penyimpangan yang mencolok.
4. SIM Minimum SIM adalah sebuah sistem informasi keorganisasian yang mendukung bukan hanya operasi tetapi juga mendukung proses manajemen. Oleh karena
SIM akan melaksanakan pengolahan transaksi sebagai salah satu unsurnya, maka sebuah sistem pengolahan data yang sederhana dapat disebut sebagai SIM apabila disertai dengan suatu data base yang sederhana, kemampuan menemukan kembali (retrieval capabilities), dan satu atau dua model perencanaan atau keputusan.
Berbagai model analitis dan pengambilan keputusan perlu agar manajemen dapat menerima informasi yang berguna. Namun hal yang perlu diingat adalah sebuah SIM tidak boleh diukur berdasarkan kerumitan dan kemutakhiran landasan modelnya. Model yang cukup sederhana kerap lebih berguna dan lebih banyak dipakai, tergantung pada organisasi dan pengalaman para eksekutifnya dalam menggunakan model tersebut.
5. SIM di Mata Pemakai Kebanyakan pemakai SIM berdasarkan komputer adalah sebagai berikut :
No. Pemakai Penggunaan
1. Petugas Administrasi Mengerjakan transaksi, mengolah data, dan menjawab pertanyaan.
2. Manaje Tingkat Bawah Mendapatkan data operasi. Membantu perencanaan, penjadwalan, mengetahui situasi yang tak terkendali, dan mengambil keputusan.
3. Staf Ahli Informasi untuk analisis. Membantu dalam analisis, perencanaan, dan pelaporan.
Tabel 1.4 SIM di mata pemakai Petugas administrasi dapat merasakan bertambahnya kebutuhan akan masukan (input) pada saat upaya SIM dimulai dan sebuah data base sedang disusun. Prosedur baru untuk mengendalikan data akan ditetapkan. Proses administrasi akan berubah dengan memakai alat online seperti unit peraga, alat pencetak, dan alat untuk memasukkan data. Para petugas di seluruh bagian organisasi akan diminta melaporkan informasi yang sebelumnya mereka simpan dalam arsip atau “catatan rahasia” mereka sendiri.Para manajer tingkat bawah akan membutuhkan lebih banyak masukan data tetapi akan merasakan peningkatan besar dalam memperoleh informasi.
Informasi keadaan juga akan dicapai secara lebih mudah. Model keputusan dapat membantu perkiraan pertama dalam pemecahan persoalan misalnya penjadwalan. Laporan cenderung menjadi lebih informatif dan cepat. Analisis dan laporan khusus lebih mudah diperoleh. Umpan balik berbagai prestasi menjadi lebih besar frekuensinya.
Staf ahli yang membantu manajemen tingkat lebih tinggi mendapat manfaat besar dari kemampuan SIM. Data base diselidiki untuk kemungkinan suatu persoalan. Data tersebut dianalisis untuk menemukan pemecahan yang mungkin. Model perencanaan dipakai untuk menghasilkan pendekatan pertama rencana yang akan diperiksa manajer. Model dasar tersebut merumuskan data untuk kebutuhan manajerial.
Manajer pada semua tingkat mempunyai kemampuan baru untuk memperoleh informasi yang relevan dengan fungsi mereka. Untuk pengambilan keputusan, sistem tersebut dapat memberikan saran pemecahan yang optimal secara langsung atau dapat memberikan analisis manusia / mesin dan prosedur keputusan untuk membantu pencapaian sebuah keputusan yang baik. Sebagai contoh, seorang manajer untuk suatu sediaan barang akan memprogram pengambilan keputusan dalam banyak kasus, misalnya perihal jumlah pesanan.
Seperti halnya dalam situasi rumit seperti pesanan sebuah tempat muatan kendaraan untuk mencapai pembelian yang ekonomis. Mungkin algoritma optimisasi tidak dipakai, tetapi sebuah prosedur keputusan diadakan untuk membantu manajer dalam mencapai sebuah pemecahan yang memuaskan. Perencanaan dibantu oleh model perencanaan disertai sebuah dialog manusia / mesin untuk mengadakan percobaan pemecahan.
Manajemen tingkat lebih tinggi terpengaruh oleh SIM melalui perbaikan tanggapan atas permintaan informasi, monitoring yang berkesinambungan dan bukan sekedar pelaporan periodik, serta peningkatan kemampuan mengenali persoalan atau peluang. Pengendalian manajemen dibantu oleh model perencanaan dan model analitis. Bagi manajemen tingkat puncak, perencanaan strategis dibantu oleh model perencanaan strategis dan analisis yang mendukung penggunaannya. Manajer puncak dalam kebanyakan pada para staf ahlinya untuk melakukan interaksi manusia / mesin tersebut.
Secara ringkas, pengolahan rutin paling sedikit terpengaruh oleh penerapan pendekatan SIM. Petugas administrasi akan menyiapkan data yang kurang lebih sama, tetapi terdapat persyaratan data tambahan, dan semakin banyak alat online dipakai. Persyaratan data pada semua tingkat personalia akan berkembang, tetapi akan terjadi peningkatan tersedianya informasi terbaru yang akurat. Laporan, jawaban atas permintaan informasi, analisis, perencanaan dan pengambilan keputusan akan mendapat pengolahan data dan dukungan informasi yang lebih baik.
6. Sistem Informasi Kesehatan Sistem informasi kesehatan, seperti halnya sistem informasi manajemen, berfungsi untuk menyediakan informasi namun memiliki ruang lingkup pelayanan kesehatan. Sistem Informasi Kesehatan (SIK) merupakan sebuah sarana sebagai penunjang pelayanan kesehatan yang diberikan kepada masyarakat. Sistem informasi kesehatan yang efektif memberikan dukungan informasi bagi proses pengambilan keputusan di semua jenjang, bahkan di puskesmas atau rumah sakit kecil sekalipun. Bukan hanya data, namun juga informasi yang lengkap, tepat, akurat, dan cepat yang dapat disajikan dengan adanya sistem informasi kesehatan yang tertata dan terlaksana dengan baik.
1.5 Manfaat Sistem Informasi Manajemen
Pada dasarnya, sistem informasi manajemen merupakan tahapan awal dari informasi manajemen bukan merupakan hal yang baru di dunia pengorganisasian yang identik dengan komputerisasinya, namun sebelum adanya komputer, teknik Sistem Informasi Manajemen telah ada untuk memberikan manajer informasi yang memungkinkan para manajer untuk merencanakan serta mengendalikan organisasi.
Seiring dengan daya saing yang meningkat, komputer telah menambah satu atau dua tingkat seperti kecepatan, ketelitian, meningkatnya volume data yang memungkinkan pertimbangan alternatif yang lebih banyak dalam suatu keputusan. Manfaatnya yang dapat ditawarkan oleh Sistem Informasi Manajemen untuk menunjang kinerja manajer dalam organisasi adalah sebagai berikut.
a. Merencanakan dengan menetapkan strategi, tujuan dan memilih arah tindakan yang terbaik untuk mencapai yang telah direncanakan.
b. Mengorganisasikan berbagai tugas yang diperlukan untuk rencana operasional, menyusun tugas kedalam bentuk kelompok yang homogen dan menetapkan pendelegasian wewenang.
c. Mengendalikan prestasi kerja dengan menentukan norma prestasi kerja dan menghindari penyimpangan terhadap norma atau standar yang telah ditentukan. Pada masa lalu, efektivitas organisasi bisnis sedikit berada di bawah optimum karena para manajer tidak berhasil menghubungkan bagian atau fungsi satu dengan yang lainnya. Fungsi penjualan dilakukan tanpa banyak integrasi dengan desain atau produksi sehingga pengendalian produksi sering kali tidak informasi manajemen yang klasik sebagian besar menangani laporan perihal varian (penyimpangan) atas dasar historis dan dibangun hanya disekitar perkiraan tanpa terlalu banyak memperhatikan kebutuhan organisasi atas dasar informasi. Menurut Robert G. Murdick prinsip dasar teori sistem bahwasanya tiap sistem diikat bersama oleh pertukatan informasi yang benar adanya sangat dibutuhkan oleh sistem bisnis atau sistem organisasi.
1.6 Tujuan Sistem Informasi Manajemen
Menurut Murdick, Ross, dan Calgget Sistem Informasi Manajemen bertujuan untuk meminimalisir kerumitan manajemen dan organisasi serta mempermudah pekerjaan manajemen karena manajer modern identik dengan kemampuan untuk memperoleh, menyimpan, mengolah, mengambil kendali dan menyajikan informasi untuk suatu keputusan yang tepat.
1.7 Subsistem dalam Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen didukung oleh kesatuan subsistem dalam menjalankan peran dan fungsinya, baik dari segi tugaspun subsistem sistem informasi manajemen saling mempengaruhi satu dengan lainnya. Beberapa subsistem yang dimiliki oleh Sistem Informasi Manajemen berupa: a. Data
Data merupakan salah persyaratan yang harus terpenuhi dalam sistem informasi manajemen. Data yang bersifat tunggal umumnya disebut datum, sedangkan data merupakan kumpulan datum. Data sudah ada sejak ribuan tahun lalu sejak manusia sudah melakukan usaha bisnis (Robert dalam ingatan manusia ketika melakukan kegiatan usaha.
Beberapa tulisan yang paling pertama ditemukan adalah daftar dari transaksi dagang (database). Data dari pemikiran, dalam bentuk buku atau lembaran, merupakan hal yang umum pada zaman Plato dan Aristoteles. Bangsa Romawi telah memelihara berbagai jenis data tentang hukum dan perpajakan. Menurut Robert Murdick, data digunakan dalam arti sebagai suatu himpunan simbol atau stimulan pengalaman yang tidak mempunyai arti atau nilai apapun secara tersendiri.
Database merupakan kumpulan data yang disusun secara logis dan
dikendalikan secara terpusat (Robert Murdick.1984). Database itu secara sendirian tidak mengandung arti atau nilai apapun, dengan adanya tambahan penjelasan tentang arti data tersebut dan beberapa peraturan untuk mengolahnya maka akan dihasilkan informasi dari database tersebut.
Manajemen dapat bertindak atas informasi. Oleh karena itu, penggunaan database secara tepat dapat menjadi sarana yang tepat untuk menghasilkan informasi untuk mengambil keputusan.
b. Hardware (Perangkat Keras) Perangkat keras identik dengan kemajuan pengelolaan sistem informasi manajemen dalam bidang komputerisasi. Menurut Jane & Kenneth
Laudon, perangkat keras komputer merupakan perlengkapan fisik yang digunakan untuk aktivitas input, proses, output dalam sebuah sistem informasi manajemen. Banyak manajer yang merasa tertolong dengan adanya komputer, untuk dapat menguasainya, walaupun manajer dan para ahli tersebut tidak perlu menjadi ahli komputer namun harapannya dapat memiliki pemahaman mengenai perangkat keras.
Komputer dapat menjalankan peran dan tugasnya dibantu dengan subsistem komputer berupa mouse, keyboard, printer, CPU (Central
Processing Unit) sehingga manfaat menggunakan komputer bertambah dalam
penggunaanya yakni, untuk mengolah data, menyimpan data dan mengkonversikan data.
c. Software (Perangkat Lunak) Perangkat keras berupa komputer dapat berfungsi apabila didukung oleh komponen perangkat lunak yang berada di dalam komponan perangkat keras. Menurut Jane & Kenneth Laudon, perangkat lunak merupakan sekumpulan rincian instruksi praprogram yang mengendalikan dan mengkoordinasi perangkat keras komponen komputer di dalam sebuah sistem informasi manajemen.
Berbagai jenis perangkat lunak saling berhubungan satu dengan lainnya dan dapat dianalogikan sebagai sekumpulan kotak yang saling terjalin, setiap kotak harus berinteraksi erat dengan kotak lain di sekelilingnya. Contoh perangkat lunak seperti Microsoft dan Linux.
d. Brainware (Perangkat Otak) Perangkat otak yang dimaksud ini adalah orang yang menjalankan dan menggunakan perangkat keras dan lunak. Penggunan perangkat keras dan juga jajaran atas seperti manajer tengah dan manajer atas juga harus bisa menggunakan perangkat keras dan lunak sesuai teknologi pada saat ini, tidak perlu menjadi seorang ahli komputer tetapi memilki kemampuan untuk menggunakan dan mengoperasikannya.
Banyak yang menganggap bahwa kedepannya kemampuan seorang manajer untuk merancang aplikasi manajemen akan tergantikan oleh kemampuan komputer untuk mengolah dan menyimpan informasi organisasi. Hal ini disebabkan kegagalan yang dilakukan pekerja untuk mencari dan mengelola data yang dilakukan perorangan. Data yang diambil secara sembarangan, pada akhirnya data yang dihasilkan tidak berguna bagi organisasi karena tidak terolah dengan secara tepat dan tidak adanya alat untuk menyimpan banyak data tersebut, karena keterbatasan manusia zaman sebelum ada komputer.
e. Network (jaringan) Terdapat berbagai cara untuk mengorganisir berbagai komponen telekomunikasi untuk membentuk jaringan, tanpa adanya jaringan data
(informasi), jaringan keras, jaringan lunak, dan perangkat otak akan tidak berguna apabila satu individu dengan lainnya tidak dapat saling berbagi informasi di dalam organisasi.
Jaringan berguna untuk meghubungkan komputer utama dengan komputer lainnya yang biasanya disebut terminal. Hal ini merupakan contoh komputer utama dan komputer terminal membagi tanggung jawab pengolahan, terlepas dari intelegensia tiap terminal. Contohnya adalah komputer utama merupakan komputer yang dimiliki oleh manajer atas sedangkan komputer terminal merupakan komputer yang dimiliki oleh jajaran middle manager dan first-line manager.
Menurut Robert Murdick, jaringan komputer merupakan penghubung antara “majikan dengan budak”, maksudnya komputer utama memberikan tanggung jawab kepada komputer terminal melalui jaringan di dalam organisasi. Contohnya adalah pemilik perusahan menginginkan mengenai informasi keuangan perusahaan baik dari pendapatan hingga pengeluaran produksi kepada manajer keuangan perusahaan, dengan adanya jaringan akan mempermudah dalam memberi informasi satu dengan lainnya baik dari segi waktu dan efisiensi serta efektivitas kerja.
Gambar 3. Jaringan Komputer Utama dengan Komputer Terminal
1.8 Langkah Menyusun Sistem Informasi Manajemen
Menurut Robbins, tidak ada satupun yang paling benar mengenai bentuk susunan langkah Sistem Informasi Manajemen karena berbagai bentuk susunan langkah Sistem Informasi Manajemen asal dapat diterapkan dengan tepat maka hal tersebut yang paling benar pada kondisi tersebut. Susunan langkah penyusunan Sistem Informasi Manajemen sebagai berikut.
1. Analyze the decision system. Setiap keputusan yang dibuat oleh manajer seharusnya disesuaikan dengan Sistem Informasi Manajemen.
Langkah yang pertama adalah mengidentifikasi setiap infromasi yang dibutuhkan guna membantu manajer mengambil setiap keputusan baik dari tingkat manajer terendah (first-line manager) hingga tingkatan tertinggi (top manager). Langkah yang kedua adalah menentukan setiap keputusan telah dibuat oleh orang dan divisi yang tepat, misalnya divisi pemasaran obat antasida, untuk memutuskan daerah yang membutuhkan obat antasida terbanyak maka divisi ini membutuhkan data yang menerangkan jumlah angka kesakitan maag di tiap daerah, sehingga obat yang didistribusikan tepat sasaran baik dari segi kuantitas dan kulitas.
2. Analyze information requirements. Untuk dapat mengambil setiap
mengetahui informasi yang tepat dan bersifat efektif. Setiap informasi yang dibutuhkan harus dibedakan sesuai dengan fungsi manajer di dalam organisasi, misalnya informasi yang dibutuhkan manajer pemasaran pasti berbeda dengan informasi yang dibutuhkan manajer keuangan.
3. Aggregate the decisions. Untuk mendapatkan keputusan yang tepat
guna maka setiap informasi yang tidak sesuai dengan tujuan awal harus segera dialihkan supaya tidak mengganggu keputusan yang akan diambil. Misalnya sales membutuhkan data umpan balik mengenai tingkatan kulitas produk yang akan dijual sedangkan divisi produksi membutuhkan umpan balik mengenai kepastian kepuasan konsumen dan mengendalikan pemborosan dalam proses produksi.
4. Design information processing. Pada langkah ini, apabila informasi
yang telah didapat dirasa telah cukup tepat maka, proses pembentukan informasi menjadi sebuah keputusan dapat dilakukan. Beberapa hal yang dibutuhkan untuk menjalankan proses ini diantaranya adalah sumber dan tipe data, lokasi sample, biaya yang dibutuhkan serta
hardware dan software. Setelah beberapa hal yang dibutuhkan telah
terkumpul dan dirasa telah cukup, maka dapat digabungkan menjadi satu kesatuan yakni Sistem Informasi Manajemen yang digunakan untuk mengambil keputusan dalam organisasi.
Gambar 4. Designing MIS
Kontroversi SIM
Penerapan teknologi komputer dan konsep SIM telah membuahkan beberapa keberhasilan luar biasa di samping beberapa kegagalan yang agak mahal.
Alasan kegagalan pada umumnya dihubungkan dengan kekurangan perangkat keras / lunak (penerapan dipaksakan), kekurangan tenaga dan prosedur perkembangan SIM, atau kurang siapnya tenaga pemakai dan fungsi pemakai bagi sistem baru tersebut. Evolusi sistem berdasarkan komputer telah menyebabkan beberapa gagasan yang saling bertentangan. Beberapa bidang kontroversi adalah : Sistem total dibandingkan dengan gabungan subsistem.
1. Sumber sistem informasi terpusat dibandingkan dengan pengolahan terpencar.
Pengenalan kontroversi ini menunjukkan kenyataan bahwa SIM adalah sebuah konsep yang masih dalam tahap pertumbuhan. Banyak usulan yang masih harus diubah dalam pelaksanaannya pada dunia organisasi yang tidak sempurna ini. Penerapan teknologi pada pengolahan informasi telah memberikan hasil berbeda tergantung pada kesiapan organisasi dan fungsi yang dilibatkan untuk memakainya.
Akan timbul sebuah masa penyesuaian berat bila teknologi maju diterapkan pada sebuah bidang dengan proses sangat sederhana atau tidak dikembangkan secara baik.
Ada penyesuaian yang perlu bagi sistem informasi maupun sistem pemakainya. Sebuah analogi historis yang berguna adalah dengan pengalaman dengan penerangan pertama komputer dalam pengolahan data, yaitu pengolahan daftar gaji di pabrik.
Penerapannya mengalami persoalan-persoalan berat karena sistem penggajian tidak didefinisikan dengan baik dan karena rutin pengolahan komputer dipaksakan menangani terlalu banyak kelainan. Tetapi dalam waktu singkat pengolahan daftar gaji telah menjadi suatu penerapan yang mudah.
1.9 Efektivitas Sistem Informasi Manajemen
Manajemen informasi adalah istilah umum yang mencakup semua sistem dan prosedur dalam sebuah organisasi untuk penciptaan dan penggunaan informasi perusahaan.
Sistim informasi manajemen yang efektif tidak mudah. Ada banyak sistim untuk mengintegrasikan, besar kebutuhan yang harus dipenuhi dan kompleks organisasi (dan budaya) untuk mengatasi masalah. Efektivitas sistem informasi manajemen harus memperhatikan faktor organisasi , budaya dan strategis untuk meningkatkan manajemen informasi dalam organisasi.
Informasi Manajemen bukan sekedar teknologi tapi juga mencakup proses bisnis dan praktek yang mendukung penciptaan dan penggunaan informasi. Hal ini karena struktur informasi termasuk meta data, kualitas konten dan lainnya. Semua harus dapat diatasi jika menginginkan keberhasilan informasi manajemen.
Menurut James Robertson 10 kunci prinsip untuk memastikan bahwa kegiatan informasi manajemen bisa efektif dan sukses.
1. Mengakui (dan mengelola) kompleksitas (Recognise (and manage) complexity)
Organisasi adalah lingkungan yang sangat kompleks untuk memberikan solusi. Ada banyak tantangan yang perlu diatasi ketika merencanakan dan melaksanakan informasi manajemen. Harapannya adalah kompleksitas dapat dibatasi atau dihindari ketika merencanakan dan menyebarkan solusi. Oleh karena itu pendekatan baru yang mengakui (dan mengelola) kompleksitas ini harus ditemukan.
2. Fokus pada Adopsi (focus on adoption)
Sistim informasi manajemen hanya berhasil jika digunakan oleh staf dengan sesungguhnya. Hal ini karena sistim informasi manajemen membutuhkan partisipasi aktif dari staf di perusahaan. Sebagai contoh :
a. Staf harus menyimpan semua file kunci ke dokumen atau sistim catatan manajemen.
b. Dosen harus menggunakan sistim manajemen konten pembelajaran untuk mengirimkan paket e-learning untuk siswa.
c. Staf yang berada di garis depan harus menangkap rincian panggilan
dalam sistim manajemen hubungan pelanggan (customer relationship
management system)
Dalam semua kasus ini, tantangannya adalah untuk mendapatkan adopsi yang cukup untuk memastikan bahwa informasi yang diperlukan dalam sistim telah ditangkap. Dalam prakteknya, setiap proyek harus dirancang dari awal untuk memastikan bahwa adopsi diperoleh dengan cukup.
benefits)
Dalam banyak kasus, informasi manajemen awalnya berfokus pada produktivitas penerbit atau manajer informasi. Menyampaikan manfaat yang nyata melibatkan identifikasi kebutuhan yang harus dipenuhi. Misalnya, meningkatkan informasi yang tersedia untuk memanggil staf pusat dapat memiliki dampak yang sangat terlihat dan nyata pada layanan pelanggan. Pada dasarnya semua pihak harus bermitra pada perubahan yang lebih terlihat.
4. Menentukan prioritas menurut kebutuhan bisnis (prioritise according to
business needs)Informasi manajemen ditargetkan pada kebutuhan bisnis atau masalah yang paling mendesak. Pada gilirannya berasal dari strategi bisnis secara keseluruhan dan arah bagi organisasi secara keseluruhan. Sebagai contoh, tingkat kesalahan dalam aplikasi pinjaman rumah mungkin diidentifikasi sebagai isu strategis bagi organisasi. Sebuah sistem baru sehingga dapat diletakkan di tempat (bersama dengan kegiatan lainnya) untuk mengelola informasi lebih baik yang mendukung pemrosesan aplikasi ini
5. Mengambil perjalanan seribu langkah (take a journey of a thousand steps)
Semua masalah manajemen informasi di dalam sebuah organisasi tidak bisa diselesaikan jika hanya menggunakan aplikasi tunggal. Saat organisasi yang besar dan mahal. Dengan asumsi hasil dari perencanaan strategis, mereka biasanya menggambarkan visi jangka panjang tetapi juga memberikan beberapa petunjuk yang jelas untuk tindakan segera. Dalam prakteknya, orang yang mencari untuk merancang solusi manajemen informasi akan terjebak oleh ketidakmampuan untuk melarikan diri dari proses perencanaan.
6. Menyediakan kepemimpinan yang kuat (provide strong leadership)
Informasi manajemen yang sukses adalah tentang perubahan organisasi dan budaya, hal ini dapat dicapai melalui kepemimpinan yang kuat. Titik awalnya adalah untuk menciptakan visi yang jelas dari hasil yang diinginkan dari sistim informasi manajemen.
Kepemimpinan mendasari berbagai kegiatan komunikasi yang memastikan bahwa organisasi memiliki pemahaman yang jelas serta manfaat yang akan diberikan.
7. Mengurangi resiko (mitigate risks)
Karena kompleksitas yang melekat dari lingkungan dalam organisasi , ada banyak risiko dalam menerapkan solusi informasi manajemen yaitu: