Sistem Akreditasi Perguruan Tinggi Online (SAPTO)
Sistem Akreditasi Perguruan Tinggi Online
(SAPTO)
Materi diambil dari Panduan SAPTO versi 01 untuk Perguruan Tinggi. http://sapto.banpt.or.id
Pendahuluan
SAPTO adalah sistem yang dikembangkan Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi
(BAN-PT) untuk meningkatkan efisiensi dan kualitas proses akreditasi perguruan tinggi
yang diselenggarakan oleh BAN-PT
SAPTO mendukung setiap proses yang dilakukan dalam akreditasi seperti pengajuan
usulan akreditasi oleh perguruan tinggi, pemeriksaan dokumen,penugasan asesor dan
validasi yang dilakukan, proses asesmen kecukupan (AK) dan asesmen lapangan (AL)
oleh asesor
Sistem Akreditasi PT oleh BAN-PT
Tidak ada proses yang
berubah, SAPTO hanya
mengotomasi sebagian
proses melalui mode online
Kondisi Sebelum SAPTO
Pendaftaran (penyerahan
berkas) ke BAN-PT secara manual
Proses Asesmen Kecukupan
dan Asesmen Lapangan juga
secara manual
Pengolahan data hasil asesmen
oleh BAN-PT juga secara manual
Setelah Ada SAPTO
• Pendaftaran dan pengiriman berkas dilakukan
secara online
• Proses Asesmen Kecukupan dan Asesmen
Lapangan juga didukung oleh teknologi digital
• Interaksi antara BAN-PT, PT pengusul, dan Asesor
juga difasilitasi oleh SAPTO
Manfaat SAPTO
Peningkatan produktivitas
Lebih banyak PT/prodi yang dapat diakreditasi pada satu periode waktu tertentu
Asesor dapat melakukan lebih banyak penugasan asesmen
Penghematan biaya
PT Pengusul: biaya cetak dokumen dan transportasi & akomodasi dalam rangka
penyerahan dokumen ke BAN-PT
BAN-PT: biaya penyelenggaraan Asesmen Kecukupan (kesekretariatan, bahan habis
pakai, HR panitia dan asesor, transportasi dan akomodasi asesor)
Peningkatan akuntabilitas dan akurasi asesmen
Proses asesmen online dapat “memaksa” PT pengusul untuk bertanggungjawab pada
usulannya, dan asesor untuk bekerja secara akuntabel
Perhitungan data secara otomatis mengurangi resiko salah input dan salah hitung
Modul untuk Perguruan Tinggi
Mekanisme SAPTO untuk PT Pengusul
Setiap PT pengusul akan diberikan 1 akun SAPTO setelah mengirimkan surat
permohonan ke BAN-PT dengan melampirkan:
Nama penanggungjawab (officer) akun SAPTO (pemegang password akun
SAPTO)
Alamat email untuk verifikasi dan komunikasi terkait aktivitas akun SAPTO
Akun ini digunakan untuk mengelola penyampaian usulan akreditasi/
reakreditasi institusi/prodi di lingkungan PT pengusul
Jika PT pengusul memiliki banyak prodi, maka perlu dipikirkan pengaturan
tentang mekanisme pengusulan akreditasi/reakreditasi institusi/PS secara
internal
PT pengusul dapat menugaskan staf administrasi untuk melakukan proses
unggah, tapi perlu ada koordinasi dengan penanggungjawab akun
Catatan untuk Pemegang Akun SAPTO di PT
Jika PT pengusul memiliki banyak prodi, ada kecenderungan untuk
mendistribusikan informasi akun (ID dan password) ke unit-unit akademik.
Meskipun hal ini dimungkinkan, tetapi langkah ini tidak sesuai dengan desain
akun SAPTO yang memusatkan kewenangan dan tanggungjawab pengusulan
pada satu pintu.
Implikasi dari distribusi kewenangan ke pihak-pihak dengan otoritas yang lebih
rendah adalah proses-proses pengunggahan yang independen satu sama lain
menjadi terganggu. Kontrol terhadap konsistensi dan akurasi menjadi lebih sulit
dilakukan pada level PT (contoh: pemakai di unit bisa mengganti password
sehingga akun tidak bisa digunakan oleh unit lain).
Proses Pengusulan Akreditasi / Re-akreditasi
Persiapan
• Dapatkan
password
• Unduh template
& borang
• Dokumendokumen
persyaratan
Penyiapan borang
& kelengkapannya
• Dilakukan
secara offline
Unggah usulan ke
SAPTO
• Entry data
usulan
• Unggah borang
dan dokumen
• Revisi jika
masih
diperlukan
http://sapto-dev.banpt.or.id
User : 111111
Pass : kemenkes123
Halaman login
Cara mendapatkan password (akses pertama kali)
Jika email sudah terdaftar di
dalam Database BAN PT,
Maka Prodi sudah bisa
melakukan Perubahan password
Untuk mendapatkan
password pertama kali,
klik tautan ‘Lupa password’
Cara mendapatkan password
Isi dengan alamat email yang
didaftarkan. Tidak berfungsi apa-apa
jika diisi dengan email yang tidak ada
di dalam sistem SAPTO.
Cara mendapatkan password
Cara mendapatkan password
Cara mengganti password
Pastikan hanya petugas
yang berhak saja
yang bisa mengganti
password.
Halaman depan
Halaman Daftar SK Terbit dan Daftar Pengajuan Ditolak
Unduh template excel
Pastikan borang yang akan diunggah berasal
dari template-template ini.
Pengisian borang data kuantitatif
Pastikan semua sheet dalam file
Excel ini terisi dengan lengkap
dan benar.
Proses Pengajuan Akreditasi Perguruan Tinggi (APT):
isi no surat, tgl dan alamat
Proses Pengajuan Akreditasi Perguruan Tinggi (APT):
Usulan berhasil
Proses Pengajuan Akreditasi Perguruan Tinggi (APT):
Pilih & unggah berkas
Proses Pengajuan Akreditasi Perguruan Tinggi (APT):
Ubah dan hapus berkas
Gunakan tombol-tombol ini
untuk menghapus berkas yg
sudah diunggah sebelumnya
Perubahan usulan (termasuk perubahan
dokumen/berkas) dan pembatalan usulan
masih dapat dilakukan selama status masih
‘Submit dokumen’ atau ‘Revisi dokumen’.
Gunakan tombol ini untuk
membatalkan seluruh dokumen
yang sudah diunggah
Proses Pengajuan Akreditasi Perguruan Tinggi (APT):
Hasil setelah unggah
Pemeriksaan oleh SAPTO
Pesan kegagalan
Pesan kegagalan proses disertai petunjuk di sheet mana kesalahan terjadi.
Pesan
keberhasilan
Pemeriksaan manual oleh BAN-PT
Periksa kembali kelengkapan/kebenaran
usulan dan borang.
Proses Pengajuan Akreditasi Program Studi (APS): lihat status
Proses Pengajuan Akreditasi Program Studi (APS): menu data PS
Proses Pengajuan Akreditasi Program Studi (APS): pilih jenjang
Proses Pengajuan Akreditasi Program Studi (APS): pilih Prodi
Proses Pengajuan Akreditasi Program Studi (APS): pilih Bidang Ilmu
Proses Pengajuan Akreditasi Program Studi (APS):
isi no surat & alamat
Proses Pengajuan Akreditasi Program Studi (APS): periksa isian
Proses Pengajuan Akreditasi Program Studi (APS): unggah berkas
Proses Pengajuan Akreditasi Program Studi (APS): lihat status
Proses Pengajuan Akreditasi Program Studi (APS): jenis status
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Submit dokumen
Revisi dokumen
Menunggu proses AK
Proses AK
Tidak lulus AK
Tunda AL
Proses AL
Menunggu penetapan hasil AL
Menunggu penerbitan SK
SK dan sertifikat terbit
SK dan sertifikat terkirim
Tidak terakreditasi
Terima kasih atas perhatiannya
Q&A dan Praktek (Manajemen 275)
(SAPTO)
Materi diambil dari Panduan SAPTO versi 01 untuk Perguruan Tinggi. http://sapto.banpt.or.id
Pendahuluan
SAPTO adalah sistem yang dikembangkan Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi
(BAN-PT) untuk meningkatkan efisiensi dan kualitas proses akreditasi perguruan tinggi
yang diselenggarakan oleh BAN-PT
SAPTO mendukung setiap proses yang dilakukan dalam akreditasi seperti pengajuan
usulan akreditasi oleh perguruan tinggi, pemeriksaan dokumen,penugasan asesor dan
validasi yang dilakukan, proses asesmen kecukupan (AK) dan asesmen lapangan (AL)
oleh asesor
Sistem Akreditasi PT oleh BAN-PT
Tidak ada proses yang
berubah, SAPTO hanya
mengotomasi sebagian
proses melalui mode online
Kondisi Sebelum SAPTO
Pendaftaran (penyerahan
berkas) ke BAN-PT secara manual
Proses Asesmen Kecukupan
dan Asesmen Lapangan juga
secara manual
Pengolahan data hasil asesmen
oleh BAN-PT juga secara manual
Setelah Ada SAPTO
• Pendaftaran dan pengiriman berkas dilakukan
secara online
• Proses Asesmen Kecukupan dan Asesmen
Lapangan juga didukung oleh teknologi digital
• Interaksi antara BAN-PT, PT pengusul, dan Asesor
juga difasilitasi oleh SAPTO
Manfaat SAPTO
Peningkatan produktivitas
Lebih banyak PT/prodi yang dapat diakreditasi pada satu periode waktu tertentu
Asesor dapat melakukan lebih banyak penugasan asesmen
Penghematan biaya
PT Pengusul: biaya cetak dokumen dan transportasi & akomodasi dalam rangka
penyerahan dokumen ke BAN-PT
BAN-PT: biaya penyelenggaraan Asesmen Kecukupan (kesekretariatan, bahan habis
pakai, HR panitia dan asesor, transportasi dan akomodasi asesor)
Peningkatan akuntabilitas dan akurasi asesmen
Proses asesmen online dapat “memaksa” PT pengusul untuk bertanggungjawab pada
usulannya, dan asesor untuk bekerja secara akuntabel
Perhitungan data secara otomatis mengurangi resiko salah input dan salah hitung
Modul untuk Perguruan Tinggi
Mekanisme SAPTO untuk PT Pengusul
Setiap PT pengusul akan diberikan 1 akun SAPTO setelah mengirimkan surat
permohonan ke BAN-PT dengan melampirkan:
Nama penanggungjawab (officer) akun SAPTO (pemegang password akun
SAPTO)
Alamat email untuk verifikasi dan komunikasi terkait aktivitas akun SAPTO
Akun ini digunakan untuk mengelola penyampaian usulan akreditasi/
reakreditasi institusi/prodi di lingkungan PT pengusul
Jika PT pengusul memiliki banyak prodi, maka perlu dipikirkan pengaturan
tentang mekanisme pengusulan akreditasi/reakreditasi institusi/PS secara
internal
PT pengusul dapat menugaskan staf administrasi untuk melakukan proses
unggah, tapi perlu ada koordinasi dengan penanggungjawab akun
Catatan untuk Pemegang Akun SAPTO di PT
Jika PT pengusul memiliki banyak prodi, ada kecenderungan untuk
mendistribusikan informasi akun (ID dan password) ke unit-unit akademik.
Meskipun hal ini dimungkinkan, tetapi langkah ini tidak sesuai dengan desain
akun SAPTO yang memusatkan kewenangan dan tanggungjawab pengusulan
pada satu pintu.
Implikasi dari distribusi kewenangan ke pihak-pihak dengan otoritas yang lebih
rendah adalah proses-proses pengunggahan yang independen satu sama lain
menjadi terganggu. Kontrol terhadap konsistensi dan akurasi menjadi lebih sulit
dilakukan pada level PT (contoh: pemakai di unit bisa mengganti password
sehingga akun tidak bisa digunakan oleh unit lain).
Proses Pengusulan Akreditasi / Re-akreditasi
Persiapan
• Dapatkan
password
• Unduh template
& borang
• Dokumendokumen
persyaratan
Penyiapan borang
& kelengkapannya
• Dilakukan
secara offline
Unggah usulan ke
SAPTO
• Entry data
usulan
• Unggah borang
dan dokumen
• Revisi jika
masih
diperlukan
http://sapto-dev.banpt.or.id
User : 111111
Pass : kemenkes123
Halaman login
Cara mendapatkan password (akses pertama kali)
Jika email sudah terdaftar di
dalam Database BAN PT,
Maka Prodi sudah bisa
melakukan Perubahan password
Untuk mendapatkan
password pertama kali,
klik tautan ‘Lupa password’
Cara mendapatkan password
Isi dengan alamat email yang
didaftarkan. Tidak berfungsi apa-apa
jika diisi dengan email yang tidak ada
di dalam sistem SAPTO.
Cara mendapatkan password
Cara mendapatkan password
Cara mengganti password
Pastikan hanya petugas
yang berhak saja
yang bisa mengganti
password.
Halaman depan
Halaman Daftar SK Terbit dan Daftar Pengajuan Ditolak
Unduh template excel
Pastikan borang yang akan diunggah berasal
dari template-template ini.
Pengisian borang data kuantitatif
Pastikan semua sheet dalam file
Excel ini terisi dengan lengkap
dan benar.
Proses Pengajuan Akreditasi Perguruan Tinggi (APT):
isi no surat, tgl dan alamat
Proses Pengajuan Akreditasi Perguruan Tinggi (APT):
Usulan berhasil
Proses Pengajuan Akreditasi Perguruan Tinggi (APT):
Pilih & unggah berkas
Proses Pengajuan Akreditasi Perguruan Tinggi (APT):
Ubah dan hapus berkas
Gunakan tombol-tombol ini
untuk menghapus berkas yg
sudah diunggah sebelumnya
Perubahan usulan (termasuk perubahan
dokumen/berkas) dan pembatalan usulan
masih dapat dilakukan selama status masih
‘Submit dokumen’ atau ‘Revisi dokumen’.
Gunakan tombol ini untuk
membatalkan seluruh dokumen
yang sudah diunggah
Proses Pengajuan Akreditasi Perguruan Tinggi (APT):
Hasil setelah unggah
Pemeriksaan oleh SAPTO
Pesan kegagalan
Pesan kegagalan proses disertai petunjuk di sheet mana kesalahan terjadi.
Pesan
keberhasilan
Pemeriksaan manual oleh BAN-PT
Periksa kembali kelengkapan/kebenaran
usulan dan borang.
Proses Pengajuan Akreditasi Program Studi (APS): lihat status
Proses Pengajuan Akreditasi Program Studi (APS): menu data PS
Proses Pengajuan Akreditasi Program Studi (APS): pilih jenjang
Proses Pengajuan Akreditasi Program Studi (APS): pilih Prodi
Proses Pengajuan Akreditasi Program Studi (APS): pilih Bidang Ilmu
Proses Pengajuan Akreditasi Program Studi (APS):
isi no surat & alamat
Proses Pengajuan Akreditasi Program Studi (APS): periksa isian
Proses Pengajuan Akreditasi Program Studi (APS): unggah berkas
Proses Pengajuan Akreditasi Program Studi (APS): lihat status
Proses Pengajuan Akreditasi Program Studi (APS): jenis status
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Submit dokumen
Revisi dokumen
Menunggu proses AK
Proses AK
Tidak lulus AK
Tunda AL
Proses AL
Menunggu penetapan hasil AL
Menunggu penerbitan SK
SK dan sertifikat terbit
SK dan sertifikat terkirim
Tidak terakreditasi
Terima kasih atas perhatiannya
Q&A dan Praktek (Manajemen 275)