PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA STUDI KASUS: PERUSAHAAN DISTRIBUTOR SEPEDA MOTOR
Seminar Nasional Informatika 2014
PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA
MANUSIA
STUDI KASUS: PERUSAHAAN DISTRIBUTOR SEPEDA MOTOR
Fandi Halim1, Gunawan2, Linda3
1,2,3
Program Studi S-1 Sistem Informasi, STMIK Mikroskil
Jl. Thamrin No. 140, Sei Rengas II, Medan Area, Medan 20212, Sumatera Utara, Indonesia
1
fandi@mikroskil.ac.id, 2gunawan@mikroskil.ac.id, 3lindachin92@gmail.com
Abstrak
Salah satu unsur penting dalam menentukan keberhasilan suatu perusahaan adalah Sumber Daya Manusia
(SDM). SDM memiliki kekuatan sebagai penggerak suatu perusahaan. Tanpa adanya suatu koordinasi SDM
secara efektif dan efisien, maka tujuan organisasi tidak akan tercapai. Sehubungan dengan adanya kemajuan
teknologi komputer saat ini, maka sistem informasi yang terkomputerisasi dirasakan sangatlah penting
keberadaannya dalam sebuah perusahaan dengan tujuan dapat mempermudah proses pembuatan laporan
karyawan, mempercepat proses perhitungan gaji karyawan, dan sebagainya. Bagi perusahaan yang
berkecimpung di dunia bisnis otomotif, dalam mengelola data sumber daya manusia, umumnya masih
menggunakan sistem semi-terkomputerisasi. Seiring berjalannya waktu, jumlah data yang diolah semakin
banyak sehingga sistem semi-terkomputerisasi dianggap tidak lagi memenuhi kebutuhan perusahaan. Melalui
penelitian ini diusulkan sebuah sistem informasi untuk menyelesaikan permasalahan yang dihadapi
perusahaan dengan menggunakan metodologi pengembangan sistem Systems Development Life Cycle
(SDLC). Hasil penelitian berupa aplikasi sistem informasi yang dapat digunakan untuk meningkatkan
efektifitas dan efisiensi dalam pengolahan data yang dapat digunakan sebagai penunjang pengambilan
keputusan.
Kata kunci : SDM, Sistem informasi, SDLC
1. PENDAHULUAN
Sebuah perusahaan terdiri dari sejumlah
sumber daya yang disatukan untuk menghasilkan
suatu produk dengan tujuan mencapai keuntungan
sebesar-besarnya
demi
mempertahankan
kelangsungan hidup perusahaan. Salah satu unsur
penting dalam menentukan keberhasilan suatu
perusahaan adalah Sumber Daya Manusia (SDM).
Sebagai kekuatan penggerak suatu perusahaan,
maka perlu adanya koordinasi SDM secara efektif
dan efisien, serta diperlukan kualitas SDM yang
baik agar tujuan organisasi tercapai. Untuk
mengembangkan dan mengarahkan SDM yang
berkualitas diperlukan pendidikan dan pelatihan
dari organisasi yang bersangkutan.
Komputer dalam hal ini dalam bentuk sistem
informasi yang terkomputerisasi dirasakan
sangatlah penting keberadaannya dalam sebuah
perusahaan. Penerapan sistem informasi yang
terkomputerisasi dapat mempermudah proses
pembuatan laporan karyawan, mempercepat
proses perhitungan gaji karyawan, serta
menghemat waktu kerja, tenaga, dan pikiran,
khususnya dalam memproses data karyawan.
Perusahaan distributor, terutama yang bergerak di
bidang otomotif khususnya sepeda motor,
umumnya akan memiliki jumlah karyawan yang
banyak. Akan tetapi, hingga saat ini umumnya
302
segala bentuk data sumber daya manusia masih
diolah secara semi-terkomputerisasi. Pada awal
didirikannya perusahaan, karena jumlah SDM
masih sangat sedikit, tentu belum menimbulkan
masalah. Akan tetapi, dengan bertambahnya
jumlah SDM dalam perusahaan, akan membuat
data yang akan diolah menjadi informasi secara
tidak langsung juga bertambah banyak. Dengan
adanya suatu sistem informasi berbasis komputer
dalam menangani masalah karyawan, maka hasil
yang diperoleh juga dapat lebih cepat dan akurat.
Laporan juga dapat dihasilkan dan dapat diformat
dalam berbagai bentuk sesuai dengan keperluan
manajerial atau user yang menggunakannya.
Berdasarkan hal tersebut, penelitian ini
bertujuan untuk mengembangkan sebuah sistem
informasi SDM untuk mempermudah pengolahan
data guna menghasilkan laporan yang dapat
dipergunakan
dalam
pengambilan
suatu
keputusan.
Penelitian
dalam
bentuk
pengembangan sistem informasi ini difokuskan
pada proses-proses SDM yang meliputi proses
Perencanaan SDM, Perekrutan dan Seleksi SDM,
Pelatihan dan Pengembangan SDM, Penilaian
Prestasi Kerja, Pemindahan SDM, dan Pemutusan
Hubungan Kerja.
Seminar Nasional Informatika 2014
2. TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Pengertian Manajemen
Manusia (SDM)
Sumber
Daya
3)
Manajemen
SDM
merupakan
proses
mendayagunakan manusia sebagai tenaga kerja
secara manusiawi agar potensi fisik dan psikis
yang dimilikinya berfungsi maksimal bagi
pencapaian tujuan organisasi atau perusahaan [3].
Sebagaimana disebutkan sebagai sebuah proses,
maka tentu saja memiliki tahapan dalam kegiatan
pengelolaannya. Proses tersebut meliputi proses
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan
pengawasan
kegiatan-kegiatan
pengadaan,
pengembangan,
pemberian
kompensasi,
pengintegrasian, pemeliharaan, dan pelepasan
SDM sehingga berbagai tujuan individu,
organisasi, dan masyarakat dapat dicapai [4].
4)
5)
2.2. Fungsi Manajemen SDM
Fungsi operasional manajemen SDM dapat dibagi
menjadi 5 (lima), yakni [7]:
1) Fungsi Perencanaan (Planning)
Merupakan fungsi manajemen SDM yang
sangat esensial. Hal ini karena menyangkut
rencana pengelolaan SDM organisasi /
perusahaan, baik dalam jangka pendek maupun
jangka panjang. Perencanaan SDM perlu diawali
dengan kegiatan inventarisasi terkait SDM yang
terdapat dalam perusahaan. Inventarisasi tersebut
meliputi:
a) Jumlah karyawan yang ada
b) Berbagai kualifikasinya
c) Masa kerja masing-masing karyawan
d) Pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki,
baik pendidikan formal maupun program
pelatihan kerja yang pernah diikuti
e) Bakat yang masih perlu dikembangkan
f) Minat karyawan, terutama yang berkaitan
dengan kegiatan di luar tugas pekerjaan
Hasil inventarisasi tersebut selain berguna
untuk pemanfaatan SDM dalam melaksanakan
tugas-tugas sekarang, juga berhubungan dengan
kegiatan di masa depan, yakni:
a) Promosi karyawan tertentu untuk mengisi
lowongan jabatan yang lebih tinggi, jika
karena berbagai sebab terjadi kekosongan
b) Peningkatan kemampuan melaksanakan tugas
yang sama
c) Dalam hal terjadinya alih wilayah kerja, yang
berarti seseorang ditugaskan ke lokasi baru,
tetapi sifat tugas jabatannya tidak mengalami
perubahan.
2) Fungsi Pengadaan (Procurement)
Merupakan fungsi manajemen SDM dalam
usaha untuk memperoleh jenis dan jumlah
SDM yang tepat, melalui proses pemanggilan,
6)
seleksi, penempatan, orientasi, dan induksi
untuk mendapatkan SDM yang diperlukan
sesuai dengan tujuan organisasi dan
perusahaan.
Fungsi Pengembangan (Development)
Merupakan fungsi manajemen SDM dalam
proses peningkatan keterampilan teknis,
teoritis, konseptual, dan moral SDM melalui
pendidikan dan pelatihan. Pendidikan dan
pelatihan yang diberikan harus sesuai dengan
kebutuhan masa kini dan masa mendatang.
Fungsi Kompensasi
Merupakan fungsi manajemen SDM dalam
proses pemberian balas jasa langsung dan
tidak langsung kepada SDM sebagai imbal
jasa (output) yang diberikan kepada organisasi
atau perusahaan.
Fungsi Pengintegrasian
Merupakan fungsi manajemen SDM dalam
mempersatukan
kepentingan
organisasi/
perusahaan dengan kebutuhan SDM, sehingga
akan dapat tercipta kerja sama yang saling
menguntungkan.
Fungsi Pemeliharaan
Merupakan fungsi manajemen SDM untuk
memelihara dan meningkatkan kondisi fisik,
mental, dan loyalitas SDM agar tercipta
hubungan jangka panjang.
2.3. Proses Manajemen SDM
Gambaran proses manajemen SDM [6] dapat
dilihat pada Gambar 1 berikut ini.
PROSES MANAJEMEN SDM DALAM ORGANISASI
PRENCANAAN SUMBER
DAYA MANUSIA
REKRUTMEN
PELATIHAN DAN
PENGEMBANGAN
PENILAIAN PRESTASI
KERJA
SELEKSI
SOSIALISASI
PROMOSI, MUTASI, DEMOSI, DAN PHK
Gambar 1. Proses Manajemen SDM
1) Perencanaan SDM
Perencanaan kebutuhan personel sebuah
organisasi perlu memperhatikan aktivitas
internal dan berbagai faktor dalam lingkungan
eksternal dengan memperhatikan 4 (empat)
aspek dasar [6], yaitu:
a) Perencanaan untuk kebutuhan masa depan
dengan memutuskan berapa banyak orang
dengan keterampilan tertentu yang
dibutuhkan organisasi
b) Perencanaan keseimbangan masa depan
dengan membandingkan jumlah karyawan
yang dibutuhkan dengan jumlah karyawan
303
Seminar Nasional Informatika 2014
2)
3)
4)
5)
6)
yang ada sekarang yang dapat diharapkan
masih tetap bekerja
c) Perencanaan
untuk
merekrut
atau
memberhentikan karyawan
d) Perencanaan pengembangan karyawan
Rekrutmen
Yaitu mengalokasikan, mengidentifikasikan,
dan menarik para pelamar kerja yang
kompeten [5].
Seleksi
Yaitu menyaring pelamar agar memastikan
bahwa kandidat yang paling layaklah yang
diterima. Seleksi melibatkan perkiraan
pelamar mana yang akan berhasil jika
diterima. Keputusan seleksi apapun dapat
memberikan 4 (empat) kemungkinan hasil –
dua hasil yang benar dan dua kesalahan (error)
[5].
Pelatihan Karyawan
Merupakan aktivitas manajemen SDM yang
penting. Ketika permintaan pekerjaan
berubah, kemampuan karyawan pun harus
berubah. Terdapat beberapa metode pelatihan,
meliputi [5]:
a) Metode Pelatihan Tradisional, biasanya
meliputi on-the-job, rotasi kerja, mentoring
dan coaching, latihan pengalaman, manual/
buku kerja, dan kelas pelatihan
b) Metode Pelatihan Berbasis Teknologi,
biasanya
meliputi
CDROM/DVD/rekaman video/audio/podcast,
videoconference/tele
conference/TV
satelit, dan e-learning.
Manajemen Kinerja Karyawan
Manajer
harus
mengetahui
apakah
karyawannya
telah
melaksanakan
pekerjaannya secara efisien dan efektif, atau
apakah ada yang perlu diperbaiki. Inilah yang
dilakukan sistem manajemen kinerja. Sistem
ini menetapkan standar kinerja yang
digunakan dalam mengevaluasi kinerja
karyawan. Terdapat beberapa metode dalam
melakukan evaluasi kinerja, seperti menulis
esai, peristiwa penting, skala penilaian grafis,
Behaviorally Anchored Rating Scale (BARS),
perbandingan multi karyawan, MBO, dan
penilaian 360 derajat [5].
Promosi, Mutasi, Demosi, dan Pemutusan
Hubungan Kerja
Promosi (kenaikan jabatan), yakni menerima
kekuasaan dan tanggung jawab lebih besar
dari kekuasaan dan tanggung jawab
sebelumnya. Mutasi, yaitu memindahkan
karyawan dari suatu jabatan yang lain dalam
satu tingkatan organisasi secara horizontal
tanpa adanya peningkatan tanggung jawab,
kekuasaan, maupun gaji. Demosi atau dikenal
dengan penurunan jabatan, yakni menerima
kekuasaan dan tanggung jawab lebih kecil dari
kekuasaan dan tanggung jawab sebelumnya
304
[6]. Pemberhentian adalah pemutusan
hubungan kerja seseorang dengan suatu
organisasi perusahaan. Dengan pemberhentian
berarti berakhirnya keterikatan kerja karyawan
terhadap perusahaan [1].
3. METODOLOGI PENELITIAN
Metodologi penelitian yang digunakan mengacu
pada tahapan pengembangan sistem Systems
Development Life Cycle (SDLC) [2] dengan
tahapan seperti Gambar 2 berikut ini.
Gambar 2. Proses Manajemen SDM
Tahapan-tahapan penelitian yang dilakukan
adalah:
1. Mengidentifikasi Masalah, Peluang, dan
Tujuan
a) Merumuskan masalah yang dihadapi
b) Mendefinisikan tujuan yang ingin dicapai
2. Menentukan Syarat-Syarat Informasi
a) Mewawancarai
beberapa
perusahaan
sejenis untuk mengetahui informasi yang
diperlukan
3. Menganalisis Kebutuhan-Kebutuhan Sistem
a) Menganalisis proses bisnis sistem berjalan
b) Menganalisis contoh dokumen-dokumen
keluaran dan masukan
Mengidentifikasi kebutuhan sistem usulan
4. Merancang Sistem Yang Direkomendasikan
a) Merancang proses bisnis sistem usulan
b) Merancang format laporan (output),
masukan (input), dan struktur menu sistem
usulan
c) Merancang basis data yang akan
digunakan oleh sistem usulan
5. Mengembangkan dan Mendokumentasikan
Perangkat Lunak
Pengembangan sistem menggunakan bahasa
pemrograman Microsoft Visual Basic 2012,
DBMS Microsoft SQL Server 2008, dan
Business Objects Crystal Report 11 untuk
pembuatan laporan.
Seminar Nasional Informatika 2014
4. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Analisis Kebutuhan Sistem
Kebutuhan sistem meliputi kebutuhan fungsional
dan kebutuhan non fungsional. Kebutuhan
fungsional merupakan jenis kebutuhan yang
berisikan proses-proses apa saja yang diberikan
oleh perangkat lunak yang akan dikembangkan.
Analisis kebutuhan non fungsional dilakukan
untuk mengetahui spesifikasi kebutuhan untuk
sistem.
Gambar 3 berikut ini merupakan use case
diagram yang menggambarkan kebutuhan
fungsional sistem usulan.
2. Penyediaan informasi lebih
akurat
Biaya yang dikeluarkan relatif
lebih rendah karena kesalahan
pencetakan
laporan
dapat
diminimalkan
1. Keamanan data terjaga
2. Adanya
batasan
sistem
sehingga akses data hanya
dapat dilakukan oleh bagian
yang berwenang
Efisiensi penggunaan waktu
dalam
peng-input-an
data,
pencarian data, maupun dalam
penyediaan
laporan-laporan
yang dibutuhkan
Penyajian data lebih cepat
Ekonomi
Kontrol
Efisiensi
Servis
4.2. Rancangan Sistem Usulan
Rancangan sistem usulan meliputi rancangan
proses, rancangan basis data, dan rancangan
struktur menu.
Gambar 4 berikut ini merupakan Data Flow
Diagram (DFD) yang menggambarkan rancangan
proses sistem usulan.
Laporan Karyawan
Laporan
Kebutuhan Pelatihan
Manajer HR
Karyawan
Surat
Pengangkatan
Laporan
Permintaan Karyawan
Surat
Pemindahan
Laporan Hasil
Penilaian Prestasi Kerja
Data
Karyawan
Data
Jabatan
Data
Jenis
PHK
Data
Data Pelatihan
Departemen
Data
Pengunduran Diri
0
Surat Referensi
Sistem Informasi
Manajemen Sumber Daya Manusia
Data Performance
Apraissal
Data Permintaan
Karyawan
Laporan
Rekomendasi
Peserta
Pelatihan
Data Kebutuhan
Pelatihan
Data Pemindahan
Karyawan
Manajer Divisi
Laporan
Hasil
Penilaian
Prestasi Kerja
Gambar 4. Diagram Konteks Sistem Usulan
Gambar 3. Kebutuhan Fungsional Sistem
Usulan
Tabel 1 berikut ini merupakan daftar kebutuhan
non
fungsional
sistem
usulan
yang
dikelompokkan berdasarkan klasifikasi PIECES.
Tabel 2. Kebutuhan Non Fungsional Sistem
Usulan
Performan-si 1. Pengelolaan data dapat
ditangani oleh 1 (satu)
administrator
2. Pencarian
data
hanya
membutuhkan waktu 1 (satu)
menit
1. Data karyawan diperbaharui
Informasi
senantiasa
Sedangkan basis data yang dirancang memiliki 18
tabel dengan rincian sebagai berikut:
1. Tabel
Department:
menyimpan
data
departemen
2. Tabel Position: menyimpan data jabatan
3. Tabel Training: menyimpan data pelatihan
4. Tabel Termination Type: menyimpan data
jenis pemutusan hubungan kerja
5. Tabel Employee Request: menyimpan data
permintaan karyawan
6. Tabel Employee Request Details: menyimpan
data detil permintaan karyawan
7. Tabel Employee: menyimpan data karyawan
8. Tabel Employee Dependent: menyimpan data
relasi karyawan
9. Tabel Employee Job: menyimpan data histori
pekerjaan karyawan
305
Seminar Nasional Informatika 2014
10. Tabel Employee Qualification Working
Experience: menyimpan data latar belakang
pekerjaan karyawan
11. Tabel Employee Qualification Education:
menyimpan data latar belakang pendidikan
karyawan
12. Tabel
Employee
Qualification
Courses/Trainings:
menyimpan
data
kursus/pelatihan yang pernah diikuti karyawan
13. Tabel Employee Qualification Languages:
menyimpan data penguasaan bahasa asing
karyawan
14. Tabel Training Request: menyimpan data
permintaan pelatihan
15. Tabel Training Request Details: menyimpan
data detil permintaan pelatihan
16. Tabel Performance Appraisal: menyimpan
data penilaian kinerja karyawan
17. Tabel Transfer: menyimpan data pemindahan
karyawan
18. Tabel
Termination:
menyimpan
data
pemutusan hubungan kerja
Gambar 5 berikut ini merupakan relasi antar tabel
dari rancangan basis data sistem usulan.
4.3. Tampilan Interface Aplikasi
Sistem informasi SDM dikembangkan
berdasarkan hasil rancangan sebelumnya dengan
menggunakan aplikasi Microsoft Visual Basic
2012.
Gambar 7 merupakan tampilan utama dari
sistem informasi yang dikembangkan. Terdapat
beberapa menu yang dirancang yang disesuaikan
dengan proses SDM sesuai dengan tinjauan
pustaka yang telah dijabarkan sebelumnya. Menu
Master dan Employee adalah bagian dari fungsi
sistem yang digunakan untuk mengelola data
master karyawan, daftar karyawan, termasuk
permintaan karyawan.
Gambar 8 merupakan tampilan form yang
digunakan untuk merekam rincian data karyawan,
meliputi identitas, pendidikan, pengalaman kerja,
hingga bahasa yang dikuasai, serta training yang
pernah diikuti karyawan.
Gambar 9 merupakan tampilan form yang
digunakan untuk merekam permintaan training
karyawan pada unit kerja tertentu dalam
perusahaan.
Gambar 7. Tampilan Utama
Gambar 5. Relasi Antar Tabel Basis Data
Sistem Usulan
Gambar 6 berikut ini merupakan rancangan
struktur menu dari aplikasi yang dikembangkan,
dimana terdiri dari 7 (tujuh) menu utama, yaitu
Master, Employee, Training, Performance
Appraisal, Transfer, Termination, dan Settings.
MENU
MASTER
EMPLOYEE
Department
Employee Request
Position
Employee List
TRAINING
PERFORMANCE
APPRAISAL
TRANSFER
TERMINATION
SETTINGS
Employee Request Reports
Employee Reports
Training
Training Request Reports
Termination Type
Training Member
Recommendation Reports
Performance Appraisal
Reports
Gambar 6. Struktur Menu Sistem Usulan
306
Gambar 8. Tampilan Form Karyawan
Seminar Nasional Informatika 2014
Gambar 12. Tampilan Form Termination
Gambar 9. Tampilan Form Permintaan
Pelatihan
Gambar
10
merupakan
tampilan
form
performance appraisal yang digunakan untuk
merekam hasil evaluasi kinerja karyawan.
Dengan adanya aplikasi sistem informasi SDM ini
diharapkan permasalahan yang ada pada
perusahaan sebelumnya dapat diatasi, serta dapat
membantu sistem kerja manajemen perusahaan.
Kelebihan dari sistem yang dikembangkan adalah
sebagai berikut:
1. Pengelolaan
data
baik
penambahan,
pengubahan, maupun penyajian laporan lebih
cepat sehingga lebih hemat waktu.
2. Pengaturan departemen, jabatan, pelatihan,
dan jenis pemutusan kerja dibuat masingmasing kodenya agar tidak ada penggunaan
kata yang berbeda dengan makna yang sama.
Gambar 10. Tampilan Form Performance
Appraisal
Gambar 11 merupakan tampilan form transfer
yang digunakan untuk merekam data pemindahan
karyawan.
Gambar 11. Tampilan Form Transfer
Gambar 12 merupakan tampilan form termination
yang digunakan untuk merekam data pemutusan
hubungan kerja karyawan.
Sedangkan kelemahan dari sistem yang
dikembangkan adalah sebagai berikut:
1. Segala jenis informasi dalam aplikasi ini
masih harus di-input manual oleh staf HR
berdasarkan form-form yang diisi terlebih
dahulu oleh karyawan, manajer HR, maupun
manajer departemen.
2. Sistem yang dikembangkan masih termasuk
dalam kategori Transaction Processing System
(TPS) sehingga informasi yang disajikan
dalam laporan masih terbatas.
3. Belum lengkapnya proses manajemen SDM
dalam sistem ini, yaitu absensi, lembur, dan
penggajian.
4. Belum adanya kaitan antara penentuan jabatan
dengan departemen, sehingga pengguna
sistem tidak dapat mengetahui jumlah jabatan
kosong dalam suatu departemen dalam
periode tertentu.
5. KESIMPULAN
Adapun kesimpulan yang dapat ditarik dari
penelitian ini adalah:
1. Rancangan sistem usulan ini merupakan hasil
analisis terhadap permasalahan yang timbul
pada perusahaan distributor sepeda motor
serta identifikasi kebutuhan dan solusi dari
permasalahan yang timbul sehingga rancangan
sistem ini dapat mendukung perusahaan dalam
307
Seminar Nasional Informatika 2014
mengolah proses bisnis perusahaan dengan
baik.
2. Adanya fitur untuk mengelola data master
sehingga mengurangi perulangan penggunaan
kata yang memiliki makna sama.
3. Telah terdapat basis data untuk menyimpan
data. Dengan adanya basis data, sistem
informasi ini sangat membantu user dalam
pencarian data.
Daftar Pustaka
Hasibuan, H. dan Malayu, S. P., 2001,
Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta,
PT Bumi Aksara.
[2] Kendall, K. E. and Kendall, J. E., 2011,
Systems Analysis and Design, New Jersey,
Pearson Education.
[1]
308
[3]
[4]
[5]
[6]
[7]
Paulus, Khrisbianto, A., dan Setiawan, E. B.,
2005, Sistem Informasi, Bandung, Penerbit
Informatika.
Rachmawati, I. K., 2008, Manajemen Sumber
Daya Manusia, Yogyakarta, Penerbit Andi.
Robins, S. P. dan Coulter, M., 2010,
Management, Jakarta, Penerbit Erlangga.
Stoner, J. A. F., Freeman, R. E., and Gilbert,
D. R., 1995, Management, New Jersey,
Prentice Hall Inc.
Yani, M., 2012, Manajemen Sumber Daya
Manusia, Jakarta, Mitra Wacana Media.
PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA
MANUSIA
STUDI KASUS: PERUSAHAAN DISTRIBUTOR SEPEDA MOTOR
Fandi Halim1, Gunawan2, Linda3
1,2,3
Program Studi S-1 Sistem Informasi, STMIK Mikroskil
Jl. Thamrin No. 140, Sei Rengas II, Medan Area, Medan 20212, Sumatera Utara, Indonesia
1
fandi@mikroskil.ac.id, 2gunawan@mikroskil.ac.id, 3lindachin92@gmail.com
Abstrak
Salah satu unsur penting dalam menentukan keberhasilan suatu perusahaan adalah Sumber Daya Manusia
(SDM). SDM memiliki kekuatan sebagai penggerak suatu perusahaan. Tanpa adanya suatu koordinasi SDM
secara efektif dan efisien, maka tujuan organisasi tidak akan tercapai. Sehubungan dengan adanya kemajuan
teknologi komputer saat ini, maka sistem informasi yang terkomputerisasi dirasakan sangatlah penting
keberadaannya dalam sebuah perusahaan dengan tujuan dapat mempermudah proses pembuatan laporan
karyawan, mempercepat proses perhitungan gaji karyawan, dan sebagainya. Bagi perusahaan yang
berkecimpung di dunia bisnis otomotif, dalam mengelola data sumber daya manusia, umumnya masih
menggunakan sistem semi-terkomputerisasi. Seiring berjalannya waktu, jumlah data yang diolah semakin
banyak sehingga sistem semi-terkomputerisasi dianggap tidak lagi memenuhi kebutuhan perusahaan. Melalui
penelitian ini diusulkan sebuah sistem informasi untuk menyelesaikan permasalahan yang dihadapi
perusahaan dengan menggunakan metodologi pengembangan sistem Systems Development Life Cycle
(SDLC). Hasil penelitian berupa aplikasi sistem informasi yang dapat digunakan untuk meningkatkan
efektifitas dan efisiensi dalam pengolahan data yang dapat digunakan sebagai penunjang pengambilan
keputusan.
Kata kunci : SDM, Sistem informasi, SDLC
1. PENDAHULUAN
Sebuah perusahaan terdiri dari sejumlah
sumber daya yang disatukan untuk menghasilkan
suatu produk dengan tujuan mencapai keuntungan
sebesar-besarnya
demi
mempertahankan
kelangsungan hidup perusahaan. Salah satu unsur
penting dalam menentukan keberhasilan suatu
perusahaan adalah Sumber Daya Manusia (SDM).
Sebagai kekuatan penggerak suatu perusahaan,
maka perlu adanya koordinasi SDM secara efektif
dan efisien, serta diperlukan kualitas SDM yang
baik agar tujuan organisasi tercapai. Untuk
mengembangkan dan mengarahkan SDM yang
berkualitas diperlukan pendidikan dan pelatihan
dari organisasi yang bersangkutan.
Komputer dalam hal ini dalam bentuk sistem
informasi yang terkomputerisasi dirasakan
sangatlah penting keberadaannya dalam sebuah
perusahaan. Penerapan sistem informasi yang
terkomputerisasi dapat mempermudah proses
pembuatan laporan karyawan, mempercepat
proses perhitungan gaji karyawan, serta
menghemat waktu kerja, tenaga, dan pikiran,
khususnya dalam memproses data karyawan.
Perusahaan distributor, terutama yang bergerak di
bidang otomotif khususnya sepeda motor,
umumnya akan memiliki jumlah karyawan yang
banyak. Akan tetapi, hingga saat ini umumnya
302
segala bentuk data sumber daya manusia masih
diolah secara semi-terkomputerisasi. Pada awal
didirikannya perusahaan, karena jumlah SDM
masih sangat sedikit, tentu belum menimbulkan
masalah. Akan tetapi, dengan bertambahnya
jumlah SDM dalam perusahaan, akan membuat
data yang akan diolah menjadi informasi secara
tidak langsung juga bertambah banyak. Dengan
adanya suatu sistem informasi berbasis komputer
dalam menangani masalah karyawan, maka hasil
yang diperoleh juga dapat lebih cepat dan akurat.
Laporan juga dapat dihasilkan dan dapat diformat
dalam berbagai bentuk sesuai dengan keperluan
manajerial atau user yang menggunakannya.
Berdasarkan hal tersebut, penelitian ini
bertujuan untuk mengembangkan sebuah sistem
informasi SDM untuk mempermudah pengolahan
data guna menghasilkan laporan yang dapat
dipergunakan
dalam
pengambilan
suatu
keputusan.
Penelitian
dalam
bentuk
pengembangan sistem informasi ini difokuskan
pada proses-proses SDM yang meliputi proses
Perencanaan SDM, Perekrutan dan Seleksi SDM,
Pelatihan dan Pengembangan SDM, Penilaian
Prestasi Kerja, Pemindahan SDM, dan Pemutusan
Hubungan Kerja.
Seminar Nasional Informatika 2014
2. TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Pengertian Manajemen
Manusia (SDM)
Sumber
Daya
3)
Manajemen
SDM
merupakan
proses
mendayagunakan manusia sebagai tenaga kerja
secara manusiawi agar potensi fisik dan psikis
yang dimilikinya berfungsi maksimal bagi
pencapaian tujuan organisasi atau perusahaan [3].
Sebagaimana disebutkan sebagai sebuah proses,
maka tentu saja memiliki tahapan dalam kegiatan
pengelolaannya. Proses tersebut meliputi proses
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan
pengawasan
kegiatan-kegiatan
pengadaan,
pengembangan,
pemberian
kompensasi,
pengintegrasian, pemeliharaan, dan pelepasan
SDM sehingga berbagai tujuan individu,
organisasi, dan masyarakat dapat dicapai [4].
4)
5)
2.2. Fungsi Manajemen SDM
Fungsi operasional manajemen SDM dapat dibagi
menjadi 5 (lima), yakni [7]:
1) Fungsi Perencanaan (Planning)
Merupakan fungsi manajemen SDM yang
sangat esensial. Hal ini karena menyangkut
rencana pengelolaan SDM organisasi /
perusahaan, baik dalam jangka pendek maupun
jangka panjang. Perencanaan SDM perlu diawali
dengan kegiatan inventarisasi terkait SDM yang
terdapat dalam perusahaan. Inventarisasi tersebut
meliputi:
a) Jumlah karyawan yang ada
b) Berbagai kualifikasinya
c) Masa kerja masing-masing karyawan
d) Pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki,
baik pendidikan formal maupun program
pelatihan kerja yang pernah diikuti
e) Bakat yang masih perlu dikembangkan
f) Minat karyawan, terutama yang berkaitan
dengan kegiatan di luar tugas pekerjaan
Hasil inventarisasi tersebut selain berguna
untuk pemanfaatan SDM dalam melaksanakan
tugas-tugas sekarang, juga berhubungan dengan
kegiatan di masa depan, yakni:
a) Promosi karyawan tertentu untuk mengisi
lowongan jabatan yang lebih tinggi, jika
karena berbagai sebab terjadi kekosongan
b) Peningkatan kemampuan melaksanakan tugas
yang sama
c) Dalam hal terjadinya alih wilayah kerja, yang
berarti seseorang ditugaskan ke lokasi baru,
tetapi sifat tugas jabatannya tidak mengalami
perubahan.
2) Fungsi Pengadaan (Procurement)
Merupakan fungsi manajemen SDM dalam
usaha untuk memperoleh jenis dan jumlah
SDM yang tepat, melalui proses pemanggilan,
6)
seleksi, penempatan, orientasi, dan induksi
untuk mendapatkan SDM yang diperlukan
sesuai dengan tujuan organisasi dan
perusahaan.
Fungsi Pengembangan (Development)
Merupakan fungsi manajemen SDM dalam
proses peningkatan keterampilan teknis,
teoritis, konseptual, dan moral SDM melalui
pendidikan dan pelatihan. Pendidikan dan
pelatihan yang diberikan harus sesuai dengan
kebutuhan masa kini dan masa mendatang.
Fungsi Kompensasi
Merupakan fungsi manajemen SDM dalam
proses pemberian balas jasa langsung dan
tidak langsung kepada SDM sebagai imbal
jasa (output) yang diberikan kepada organisasi
atau perusahaan.
Fungsi Pengintegrasian
Merupakan fungsi manajemen SDM dalam
mempersatukan
kepentingan
organisasi/
perusahaan dengan kebutuhan SDM, sehingga
akan dapat tercipta kerja sama yang saling
menguntungkan.
Fungsi Pemeliharaan
Merupakan fungsi manajemen SDM untuk
memelihara dan meningkatkan kondisi fisik,
mental, dan loyalitas SDM agar tercipta
hubungan jangka panjang.
2.3. Proses Manajemen SDM
Gambaran proses manajemen SDM [6] dapat
dilihat pada Gambar 1 berikut ini.
PROSES MANAJEMEN SDM DALAM ORGANISASI
PRENCANAAN SUMBER
DAYA MANUSIA
REKRUTMEN
PELATIHAN DAN
PENGEMBANGAN
PENILAIAN PRESTASI
KERJA
SELEKSI
SOSIALISASI
PROMOSI, MUTASI, DEMOSI, DAN PHK
Gambar 1. Proses Manajemen SDM
1) Perencanaan SDM
Perencanaan kebutuhan personel sebuah
organisasi perlu memperhatikan aktivitas
internal dan berbagai faktor dalam lingkungan
eksternal dengan memperhatikan 4 (empat)
aspek dasar [6], yaitu:
a) Perencanaan untuk kebutuhan masa depan
dengan memutuskan berapa banyak orang
dengan keterampilan tertentu yang
dibutuhkan organisasi
b) Perencanaan keseimbangan masa depan
dengan membandingkan jumlah karyawan
yang dibutuhkan dengan jumlah karyawan
303
Seminar Nasional Informatika 2014
2)
3)
4)
5)
6)
yang ada sekarang yang dapat diharapkan
masih tetap bekerja
c) Perencanaan
untuk
merekrut
atau
memberhentikan karyawan
d) Perencanaan pengembangan karyawan
Rekrutmen
Yaitu mengalokasikan, mengidentifikasikan,
dan menarik para pelamar kerja yang
kompeten [5].
Seleksi
Yaitu menyaring pelamar agar memastikan
bahwa kandidat yang paling layaklah yang
diterima. Seleksi melibatkan perkiraan
pelamar mana yang akan berhasil jika
diterima. Keputusan seleksi apapun dapat
memberikan 4 (empat) kemungkinan hasil –
dua hasil yang benar dan dua kesalahan (error)
[5].
Pelatihan Karyawan
Merupakan aktivitas manajemen SDM yang
penting. Ketika permintaan pekerjaan
berubah, kemampuan karyawan pun harus
berubah. Terdapat beberapa metode pelatihan,
meliputi [5]:
a) Metode Pelatihan Tradisional, biasanya
meliputi on-the-job, rotasi kerja, mentoring
dan coaching, latihan pengalaman, manual/
buku kerja, dan kelas pelatihan
b) Metode Pelatihan Berbasis Teknologi,
biasanya
meliputi
CDROM/DVD/rekaman video/audio/podcast,
videoconference/tele
conference/TV
satelit, dan e-learning.
Manajemen Kinerja Karyawan
Manajer
harus
mengetahui
apakah
karyawannya
telah
melaksanakan
pekerjaannya secara efisien dan efektif, atau
apakah ada yang perlu diperbaiki. Inilah yang
dilakukan sistem manajemen kinerja. Sistem
ini menetapkan standar kinerja yang
digunakan dalam mengevaluasi kinerja
karyawan. Terdapat beberapa metode dalam
melakukan evaluasi kinerja, seperti menulis
esai, peristiwa penting, skala penilaian grafis,
Behaviorally Anchored Rating Scale (BARS),
perbandingan multi karyawan, MBO, dan
penilaian 360 derajat [5].
Promosi, Mutasi, Demosi, dan Pemutusan
Hubungan Kerja
Promosi (kenaikan jabatan), yakni menerima
kekuasaan dan tanggung jawab lebih besar
dari kekuasaan dan tanggung jawab
sebelumnya. Mutasi, yaitu memindahkan
karyawan dari suatu jabatan yang lain dalam
satu tingkatan organisasi secara horizontal
tanpa adanya peningkatan tanggung jawab,
kekuasaan, maupun gaji. Demosi atau dikenal
dengan penurunan jabatan, yakni menerima
kekuasaan dan tanggung jawab lebih kecil dari
kekuasaan dan tanggung jawab sebelumnya
304
[6]. Pemberhentian adalah pemutusan
hubungan kerja seseorang dengan suatu
organisasi perusahaan. Dengan pemberhentian
berarti berakhirnya keterikatan kerja karyawan
terhadap perusahaan [1].
3. METODOLOGI PENELITIAN
Metodologi penelitian yang digunakan mengacu
pada tahapan pengembangan sistem Systems
Development Life Cycle (SDLC) [2] dengan
tahapan seperti Gambar 2 berikut ini.
Gambar 2. Proses Manajemen SDM
Tahapan-tahapan penelitian yang dilakukan
adalah:
1. Mengidentifikasi Masalah, Peluang, dan
Tujuan
a) Merumuskan masalah yang dihadapi
b) Mendefinisikan tujuan yang ingin dicapai
2. Menentukan Syarat-Syarat Informasi
a) Mewawancarai
beberapa
perusahaan
sejenis untuk mengetahui informasi yang
diperlukan
3. Menganalisis Kebutuhan-Kebutuhan Sistem
a) Menganalisis proses bisnis sistem berjalan
b) Menganalisis contoh dokumen-dokumen
keluaran dan masukan
Mengidentifikasi kebutuhan sistem usulan
4. Merancang Sistem Yang Direkomendasikan
a) Merancang proses bisnis sistem usulan
b) Merancang format laporan (output),
masukan (input), dan struktur menu sistem
usulan
c) Merancang basis data yang akan
digunakan oleh sistem usulan
5. Mengembangkan dan Mendokumentasikan
Perangkat Lunak
Pengembangan sistem menggunakan bahasa
pemrograman Microsoft Visual Basic 2012,
DBMS Microsoft SQL Server 2008, dan
Business Objects Crystal Report 11 untuk
pembuatan laporan.
Seminar Nasional Informatika 2014
4. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Analisis Kebutuhan Sistem
Kebutuhan sistem meliputi kebutuhan fungsional
dan kebutuhan non fungsional. Kebutuhan
fungsional merupakan jenis kebutuhan yang
berisikan proses-proses apa saja yang diberikan
oleh perangkat lunak yang akan dikembangkan.
Analisis kebutuhan non fungsional dilakukan
untuk mengetahui spesifikasi kebutuhan untuk
sistem.
Gambar 3 berikut ini merupakan use case
diagram yang menggambarkan kebutuhan
fungsional sistem usulan.
2. Penyediaan informasi lebih
akurat
Biaya yang dikeluarkan relatif
lebih rendah karena kesalahan
pencetakan
laporan
dapat
diminimalkan
1. Keamanan data terjaga
2. Adanya
batasan
sistem
sehingga akses data hanya
dapat dilakukan oleh bagian
yang berwenang
Efisiensi penggunaan waktu
dalam
peng-input-an
data,
pencarian data, maupun dalam
penyediaan
laporan-laporan
yang dibutuhkan
Penyajian data lebih cepat
Ekonomi
Kontrol
Efisiensi
Servis
4.2. Rancangan Sistem Usulan
Rancangan sistem usulan meliputi rancangan
proses, rancangan basis data, dan rancangan
struktur menu.
Gambar 4 berikut ini merupakan Data Flow
Diagram (DFD) yang menggambarkan rancangan
proses sistem usulan.
Laporan Karyawan
Laporan
Kebutuhan Pelatihan
Manajer HR
Karyawan
Surat
Pengangkatan
Laporan
Permintaan Karyawan
Surat
Pemindahan
Laporan Hasil
Penilaian Prestasi Kerja
Data
Karyawan
Data
Jabatan
Data
Jenis
PHK
Data
Data Pelatihan
Departemen
Data
Pengunduran Diri
0
Surat Referensi
Sistem Informasi
Manajemen Sumber Daya Manusia
Data Performance
Apraissal
Data Permintaan
Karyawan
Laporan
Rekomendasi
Peserta
Pelatihan
Data Kebutuhan
Pelatihan
Data Pemindahan
Karyawan
Manajer Divisi
Laporan
Hasil
Penilaian
Prestasi Kerja
Gambar 4. Diagram Konteks Sistem Usulan
Gambar 3. Kebutuhan Fungsional Sistem
Usulan
Tabel 1 berikut ini merupakan daftar kebutuhan
non
fungsional
sistem
usulan
yang
dikelompokkan berdasarkan klasifikasi PIECES.
Tabel 2. Kebutuhan Non Fungsional Sistem
Usulan
Performan-si 1. Pengelolaan data dapat
ditangani oleh 1 (satu)
administrator
2. Pencarian
data
hanya
membutuhkan waktu 1 (satu)
menit
1. Data karyawan diperbaharui
Informasi
senantiasa
Sedangkan basis data yang dirancang memiliki 18
tabel dengan rincian sebagai berikut:
1. Tabel
Department:
menyimpan
data
departemen
2. Tabel Position: menyimpan data jabatan
3. Tabel Training: menyimpan data pelatihan
4. Tabel Termination Type: menyimpan data
jenis pemutusan hubungan kerja
5. Tabel Employee Request: menyimpan data
permintaan karyawan
6. Tabel Employee Request Details: menyimpan
data detil permintaan karyawan
7. Tabel Employee: menyimpan data karyawan
8. Tabel Employee Dependent: menyimpan data
relasi karyawan
9. Tabel Employee Job: menyimpan data histori
pekerjaan karyawan
305
Seminar Nasional Informatika 2014
10. Tabel Employee Qualification Working
Experience: menyimpan data latar belakang
pekerjaan karyawan
11. Tabel Employee Qualification Education:
menyimpan data latar belakang pendidikan
karyawan
12. Tabel
Employee
Qualification
Courses/Trainings:
menyimpan
data
kursus/pelatihan yang pernah diikuti karyawan
13. Tabel Employee Qualification Languages:
menyimpan data penguasaan bahasa asing
karyawan
14. Tabel Training Request: menyimpan data
permintaan pelatihan
15. Tabel Training Request Details: menyimpan
data detil permintaan pelatihan
16. Tabel Performance Appraisal: menyimpan
data penilaian kinerja karyawan
17. Tabel Transfer: menyimpan data pemindahan
karyawan
18. Tabel
Termination:
menyimpan
data
pemutusan hubungan kerja
Gambar 5 berikut ini merupakan relasi antar tabel
dari rancangan basis data sistem usulan.
4.3. Tampilan Interface Aplikasi
Sistem informasi SDM dikembangkan
berdasarkan hasil rancangan sebelumnya dengan
menggunakan aplikasi Microsoft Visual Basic
2012.
Gambar 7 merupakan tampilan utama dari
sistem informasi yang dikembangkan. Terdapat
beberapa menu yang dirancang yang disesuaikan
dengan proses SDM sesuai dengan tinjauan
pustaka yang telah dijabarkan sebelumnya. Menu
Master dan Employee adalah bagian dari fungsi
sistem yang digunakan untuk mengelola data
master karyawan, daftar karyawan, termasuk
permintaan karyawan.
Gambar 8 merupakan tampilan form yang
digunakan untuk merekam rincian data karyawan,
meliputi identitas, pendidikan, pengalaman kerja,
hingga bahasa yang dikuasai, serta training yang
pernah diikuti karyawan.
Gambar 9 merupakan tampilan form yang
digunakan untuk merekam permintaan training
karyawan pada unit kerja tertentu dalam
perusahaan.
Gambar 7. Tampilan Utama
Gambar 5. Relasi Antar Tabel Basis Data
Sistem Usulan
Gambar 6 berikut ini merupakan rancangan
struktur menu dari aplikasi yang dikembangkan,
dimana terdiri dari 7 (tujuh) menu utama, yaitu
Master, Employee, Training, Performance
Appraisal, Transfer, Termination, dan Settings.
MENU
MASTER
EMPLOYEE
Department
Employee Request
Position
Employee List
TRAINING
PERFORMANCE
APPRAISAL
TRANSFER
TERMINATION
SETTINGS
Employee Request Reports
Employee Reports
Training
Training Request Reports
Termination Type
Training Member
Recommendation Reports
Performance Appraisal
Reports
Gambar 6. Struktur Menu Sistem Usulan
306
Gambar 8. Tampilan Form Karyawan
Seminar Nasional Informatika 2014
Gambar 12. Tampilan Form Termination
Gambar 9. Tampilan Form Permintaan
Pelatihan
Gambar
10
merupakan
tampilan
form
performance appraisal yang digunakan untuk
merekam hasil evaluasi kinerja karyawan.
Dengan adanya aplikasi sistem informasi SDM ini
diharapkan permasalahan yang ada pada
perusahaan sebelumnya dapat diatasi, serta dapat
membantu sistem kerja manajemen perusahaan.
Kelebihan dari sistem yang dikembangkan adalah
sebagai berikut:
1. Pengelolaan
data
baik
penambahan,
pengubahan, maupun penyajian laporan lebih
cepat sehingga lebih hemat waktu.
2. Pengaturan departemen, jabatan, pelatihan,
dan jenis pemutusan kerja dibuat masingmasing kodenya agar tidak ada penggunaan
kata yang berbeda dengan makna yang sama.
Gambar 10. Tampilan Form Performance
Appraisal
Gambar 11 merupakan tampilan form transfer
yang digunakan untuk merekam data pemindahan
karyawan.
Gambar 11. Tampilan Form Transfer
Gambar 12 merupakan tampilan form termination
yang digunakan untuk merekam data pemutusan
hubungan kerja karyawan.
Sedangkan kelemahan dari sistem yang
dikembangkan adalah sebagai berikut:
1. Segala jenis informasi dalam aplikasi ini
masih harus di-input manual oleh staf HR
berdasarkan form-form yang diisi terlebih
dahulu oleh karyawan, manajer HR, maupun
manajer departemen.
2. Sistem yang dikembangkan masih termasuk
dalam kategori Transaction Processing System
(TPS) sehingga informasi yang disajikan
dalam laporan masih terbatas.
3. Belum lengkapnya proses manajemen SDM
dalam sistem ini, yaitu absensi, lembur, dan
penggajian.
4. Belum adanya kaitan antara penentuan jabatan
dengan departemen, sehingga pengguna
sistem tidak dapat mengetahui jumlah jabatan
kosong dalam suatu departemen dalam
periode tertentu.
5. KESIMPULAN
Adapun kesimpulan yang dapat ditarik dari
penelitian ini adalah:
1. Rancangan sistem usulan ini merupakan hasil
analisis terhadap permasalahan yang timbul
pada perusahaan distributor sepeda motor
serta identifikasi kebutuhan dan solusi dari
permasalahan yang timbul sehingga rancangan
sistem ini dapat mendukung perusahaan dalam
307
Seminar Nasional Informatika 2014
mengolah proses bisnis perusahaan dengan
baik.
2. Adanya fitur untuk mengelola data master
sehingga mengurangi perulangan penggunaan
kata yang memiliki makna sama.
3. Telah terdapat basis data untuk menyimpan
data. Dengan adanya basis data, sistem
informasi ini sangat membantu user dalam
pencarian data.
Daftar Pustaka
Hasibuan, H. dan Malayu, S. P., 2001,
Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta,
PT Bumi Aksara.
[2] Kendall, K. E. and Kendall, J. E., 2011,
Systems Analysis and Design, New Jersey,
Pearson Education.
[1]
308
[3]
[4]
[5]
[6]
[7]
Paulus, Khrisbianto, A., dan Setiawan, E. B.,
2005, Sistem Informasi, Bandung, Penerbit
Informatika.
Rachmawati, I. K., 2008, Manajemen Sumber
Daya Manusia, Yogyakarta, Penerbit Andi.
Robins, S. P. dan Coulter, M., 2010,
Management, Jakarta, Penerbit Erlangga.
Stoner, J. A. F., Freeman, R. E., and Gilbert,
D. R., 1995, Management, New Jersey,
Prentice Hall Inc.
Yani, M., 2012, Manajemen Sumber Daya
Manusia, Jakarta, Mitra Wacana Media.