BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN - Perancangan Sistem Informasi Manajemen pada Bagian Persediaan di PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries

  

BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1. Sejarah Perusahaan

  PT. Medan Canning & Frozen Industries (PT. MTC) didirikan pada tahun 1984 berdasarkan akte pendirian No. 153 tanggal 31 Januari 1984 dibuat oleh Notaris Aniswar Yanis, S.H. di Medan dengan nama PT. Medan Canning & Frozen Industries bergerak di bidang Usaha Industri Pengolahan Hasil Perikanan untuk ekspor. Sebelumnya, pada tahun 1980-1984 pendiri aktif melakukan ekspor daging kepiting mentah melalui pesawat udara ke Penag Malaysia untuk bahan baku industry pengalengan Tropical Canning SDN-BHD Bukit Martajam Penang Malaysia.

  Pada tahun 1984 waktu pendirian PT. MTC, dengan modal kerja yang sangat terbatas perusahaan hanya menyewa 4 lokal bangunan Standard Building milik PT. KIM, dengan pemasangan mesin dan peralatan produksi pabrik pengalengan secara sederhana dari barang-barang dan mesin-mesin peralatan bekas pakai dari industri pengalengan Tropical Canning SDN-BHD Penang Malaysia. Produksi percobaan bulan Juni 1985 dan produksi komersil bulan Juli/Agustus 1985 dengan jumlah tenaga kerja 150 orangm dan ekspor perdana hasil produksi kepiting dalam kaleng (Canned Crabmeat) di bulan Oktober 1985 hanya sebanyak 1 kontainer perbulan sampai dengan bulan Mei 1986 diekspor tanpa merek ke Malaysia kemudian dari Malaysia diekspor ke Amerika Serikat dan Kanada dengan merek Tropical Brand. Tahum 1987 dengan peningkatan ekspor ke Amerika Serikat dan Kanada PT. MTC memperoleh sertifikat izin masuk produk Canned Crabmeat ke Amerika Serikat dan Kanada berdasarkan sertifikasi Food and Drug Administration (FDA) No. 08669.

  Tahun 2000 diadakan perluasan pembangunan pabrik pembekuan udang dan pabrik es batangan dengan kemudahan fasilitas pembebasan bea masuk import, perusahaan memasukkan mesin-mesin dan peralatan produksi yang bermutu untuk industri pengolahan hasil perikanan ditempatkan di lokasi pabrik kerja sebanyak 1200 orang setiap hari dengan realisasi ekspor sebanyak 15-20 kontainer setiap bulan ke manca Negara.

  Usaha strategi kedepan, perusahaan selalu melakukan kunjungan ke luar negeri seperti Uni Eropa, Amerika Serikat, Jepang, Belanda guna mengadakan temu bisnis dan pendekatan yang akrab dengan buyer indentor di luar negeri dan memperbanyak pembuatan iklan-iklan dan promosi didalam dan di luar negeri serta mengundang buyer indentor untuk mengadakan kunjungan inspeksi secara rutin di Unit Pengolahan Produksi PT. MTC dan dengan inspeksi tersebut terjamin produk ekspor pesanan pembeli ke luar negeri.

  Untuk melakukan penjualan produk ekspor bermerek dari produk hasil perikanan Indonesia untuk keperluan pasar luar negeri, perusahaan berusaha meningkatkan keterampilan Sumber Daya Manusia (SDM). Dengan peningkatan SDM karyawan yang cukup terlatih serta diversifikasi produk “VINISI” merek sendiri dan produk merek-merek pembeli luar negeri secara ototmatis realisasi ekspor ke manca Negara cukup luas merupakan suatu bukti nyata, bahwa perusahaan Indonesia sanggup memproduksi produk hasil perikanan dengan bermacam-macam produk bermerek diekspor ke luar negeri.

  2.2. Ruang Lingkup Bidang Usaha

  PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang manufaktur pengolahan hasil laut. Bidang usaha ini diklasifikasikan berdasarkan prosesnya terbagi atas dua, yaitu canning dan frozen. Canning merupakan proses dimana bahan hasil laut diolah menjadi makanan dalam kaleng sedangkan frozen merupakan proses pembekuan bahan hasil laut yang tujuan akhirnya akan diekspor untuk diproses lebih lanjut. Bahan hasil laut yang diolah pada perusahaan ini adalah cumi, sotong, gurita, kepah, ikan tuna, kepiting, udang, dan buah (cocktail).

  PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries memasarkan produknya ke luar dan dalam negeri dengan variasi brand yang ditampilkan seperti Vinisi untuk dalam negeri, sedangkan untuk luar negeri seperti Creuettes, Thon, Crab Meat, Gelsha, dan lain sebagainya. Perusahaan ini memasarkan produknya untuk dalam negeri dengan menggunakan bantuan jasa distributor sedangkan untuk produk luar negeri menggunakan agen besar.

  2.3. Lokasi Perusahaan

  PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries terletak di Kawasan Industri Medan 1 (KIM 1) Jalan Yos Sudarso KM. 10,5 Medan, Sumatera Utara dengan luas areal lahan seluas 3,2 Ha.

  2.4. Daerah Pemasaran

  PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries merupakan perusahaan berskala internasional yang selalu menjaga kualitas produk yang akan diekspornya. Adapun daerah pemasaran produk PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries ke berbagai negara seperti Korea, Amerika, Italia, Spanyol, Australia, Prancis, dan lain-lain.

  Untuk daerah lokal, pabrik ini mencakup wilayah Sumatera dan Jawa. Perusahaan ini menerapkan sistem produksi make to stock untuk memenuhi permintaan konsumen. Produk makanan kaleng seperti cumi-cumi, sotong, kepah, dan gurita lebih diutamakan sebagai produk ekspor ke luar negeri sedangkan untuk produk seperti ikan tuna, kepiting, dan cocktail dijual dalam wilayah dalam negeri.

  2.5. Organisasi dan Manajemen

2.5.1. Struktur Organisasi Perusahaan

  Organisasi merupakan sekumpulan orang yang mempunyai tujuan tertentu dan di antara mereka dilakukan pembagian tugas untuk pencapaian tujuan tersebut. Tujuan tersebut sering dituangkan dalam sebuah wadah yakni visi. Orang-orang dalam suatu organisasi, seberapa besarpun organisasi itu, pasti memiliki tujuan bersama yang ingin dicapai. Tujuan yang ingin dicapai tidak dapat dilakukan secara individual. Sehingga membentuklah organisasi.

  Struktur organisasi suatu perusahaan memperlihatkan gambaran mengenai pembagian tugas serta tanggungjawab kepada individu maupun bagian-bagian dalam suatu organisasi dari urutan tertinggi menuju urutan yang paling rendah. Dengan adanya struktur organisasi yang jelas, maka akan terlihat dalam organisasi dan juga diperoleh gambaran yang jelas antara wewenang dan tanggung jawab dalam mekanisme kerja suatu organisasi.

  Bentuk struktur organisasi yang digunakan pada PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries adalah bentuk lini dan fungsional dimana merupakan campuran struktur organisasi lini dan struktur organisasi fungsional.

  Pada struktur organisasi di PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries, komisaris membawahi direktur utama dan direktur utama membawahi direktur operasional. Direktur operasional membawahi beberapa departemen dan pimpinan departemen tersebut membawahi pekerja. Struktur organisasi PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries dapat dilihat pada Gambar 2.1.

  Managing Director Vice Managing Director

  Production Manager Frozen Secretary

Gambar 2.1. Struktur Organisasi pada PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries

  HRD Staff

  Production Assistant Frozen Production Staff Frozen

  Assistant Canning Production Staff Canning

  Cleaning Service Cleaning Staff Production

  Cashier Accounting Staff Workshop Staff

  Chief Cash Controller Auditor Staff Accounting Assistant

  Financial Manager Auditor Chief Accounting

  Purchasing Staff Export & Import Staff

  International Marketing Manager Canning National

  Marketing Canning National Marketing

  International Marketing Manager Frozen Assistant International

  Manager Frozen International Marketing Frozen

  Cleaning Service Chief International Marketing

  Chief Export & Import Chief Workshop Chief

  Purchasing Chief Raw Procurement

  Production Manager Canning HRD Manager

  Marketing Manager Finance & Audit Manager

  Universitas Sumatera Utara

2.5.2. Jumlah Tenaga Kerja

  Tenaga kerja di PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industriesdigolongkan menjadi dua jenis yang terdiri dari:

  1. Tenaga kerja tetap yaitu tenaga kerja yang mendapat upah/gaji tetap setiap bulannya sesuai dengan jabatan dan pekerjannya.

  2. Tenaga kerja tidak tetap (tenaga kerja borongan) yaitu tenaga kerja yang upah/gajinya dibayar oleh kontraktor yang mempekerjakannya.

  Industries mencapai 1200 orang. Untuk mengetahui rincian tenaga kerja tersebut secara lebih lengkap, dapat dilihat pada Tabel 2.1.

Tabel 2.1. Jabatan dan Jumlah Tenaga Kerja PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries

  Jabatan Pria (Orang) Wanita (Orang) Jumlah (Orang) Managing Director

  1

  1 Vice Managing Director

  1

  1 Secretary

  1

  1

  9

  3

  12 Manager

  Human Resources

  15

  15 Procurement

  1

  2

  3

  20

  20 Workshop

  Production

  39 1021 1060

  Financial & Accounting

  4

  2

  6 Purchasing

  10

  3

  13 Export & Import

  10

  4

  14 Supervisor

  20

  15

  35 Cleaning Service

  7

  4

  11 Security

  6

  2

  8 Total 143 1057 1200

  Sumber: PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries

  2.5.3. Jam Kerja

  PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries menetapkan hari kerja efektifnya dimulai dari hari senin sampai hari sabtu dengan jam kerja sebanyak delapan jam per hari. Apabila seorang pekerja bekerja di luar dari jam kerja tersebut, maka akan dihitung sebagai jam kerja lembur. Untuk keterangan lebih rinci mengenai jam kerja di PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries baik bagi tenaga kerja tetap maupun tenaga kerja borongan dapat dilihat pada

Tabel 2.2. Jam Kerja pada PT. Medan Tropical Canning & Frozen

  

Industries

No. Waktu Keterangan

  1 Pukul 08.00 – 12.00 WIB Kerja Aktif

  2 Pukul 12.00 – 13.00 WIB Istirahat

  3 Pukul 13.00 – 17.00 WIB Kerja Aktif

  Sumber: PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries

  2.5.4. Sistem Pengupahan dan Fasilitas Lainnya

  PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries hanya menetapkan sistem pengupahan tenaga kerja tetap dengan pembayaran pada awal bulan. Besar upah tenaga kerja ditentukan sesuai dengan jabatan, keahlian, dan prestasi kerjanya. Dengan memenuhi peraturan dan ketentuan pemerintah, PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries memberikan upah minimum sesuai dengan batas UMR (Upah Minimum Regional).

  Upah/gaji yang diterima oleh tenaga kerja di perusahaan ini terdiri dari upah/gaji pokok, tunjangan jabatan, uang transport, uang makan, premi, dan lain- lain. Upah lembur juga diberikan kepada pekerja yang bekerja di luar jam kerjaefektif. Selain tunjangan-tunjangan yang dijelaskan di atas, pekerja pada perusahaan ini juga memperoleh tunjangan lain, yaitu:

  1. Tunjangan Hari Raya (THR) Yaitu tunjangan yang diberikan untuk menyambut hari raya berupa tambahan perusahaan ini.

  2. Tunjangan selama sakit Yaitu tunjangan yang diberikan kepada tenaga kerja yang menjalani perawatan karena sakit dan tidak dapat bekerja. Tunjangan ini hanya diberikan kepada pekerja yang telah bekerja lebih dari dua tahun di perusahaan ini.

  3. Tunjangan insentif Yaitu tunjangan berupa upah tambahan yang diberikan kepada pekerja yang mempunyai prestasi baik dalam melakukan pekerjaannya. Tunjangan ini diberikan untuk meningkatkan motivasi para pekerja.

  Setiap tenaga kerja pada perusahaan ini juga mengikuti program:

  1. Jaminan Sosial Tenaga Kerja (Jamsostek) Yaitu suatu bentuk asuransi yang dibuat oleh pemerintah untuk melindungi tenaga kerja.

  2. Cuti

  PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries memberikan kesempatan kepada pekerjanya untuk mengambil cuti selama 12 hari kerja setiap tahunnya.

  Untuk kelancaran proses produksi, pihak perusahaan mengatur jadwal cuti dan jumlah karyawan yang cuti. Jika kesempatan cuti tidak digunakan karyawan, dapat diakumulasikan ke tahun berikutnya sehingga kesempatan cuti menjadi lebih panjang.

2.6. Proses Produksi

2.6.1. Standar Kualitas

  Standar kualitas yang diterapkan pada perusahaan ini adalah terhadap bahan, proses dan produk sesuai dengan HACCP (Hazard Analysis Critical

  Central Point ). HACCP atau ISO 22000 mengenai sistem manajemen keamanan

  pangan adalah proses sistem kontrol yang di desain untuk identifikasi dan mencegah mikrobia dan bahaya lainnya dalam produksi makanan dan keseluruhan rantai makanan. HACCP meliputi tahapan pendesainan untuk mencegah masalah sebelum hal ini terjadi dan untuk mengoreksi penyimpangan secara sistematis dan cepat sehingga dapat mendeteksi masalah yang ada. HACCP/ISO 22000 memungkinkan produsen, pengolah, distributor, eksportir dan lain sebagainya dari produk pangan untuk menggunakan sumber daya teknik secara efisien dan dalam cara biaya yang efektif dalam jaminan keamanan pangan. Setiap tahapan proses produksinya dilakukan quality control untuk memastikan bahwa setiap bahan yang berasal dari stasiun sebelumnya sesuai standar yang ditetapkan untuk dilanjutkan ke stasiun berikutnya. Produk yang akan diekspor ke wilayah USA dan Canada terlebih dahulu melewati pengecekan izin masuk dalam bentuk sertifikat dan hasil olahan makanan laut yang dihasilkan pada PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries memiliki sertifikasi yang berasal dari FDA (Food Drug Administration ) dengan nomor 08669.

2.6.2. Bahan yang Digunakan

  Bahan yang digunakan terbagi atas tiga, yaitu: 1. Bahan Baku

  Bahan baku adalah bahan utama yang digunakan dalam pembuatan produk (dalam proses produksi) dan memiliki persentase yang relatif besar dibandingkan bahan-bahan lainnya. Kualitas bahan baku yang digunakan sangat menentukan kualitas produk yang akan dihasilkan. Bahan baku yang digunakan pada PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries adalah ikan tuna, udang, sotong, kepiting, cumi, kepah, gurita, dan buah.

  2. Bahan Penolong Bahan penolong adalah bahan yang digunakan untuk membantu proses produksi, tetapi tidak terdapat dalam produk akhir. Adapun bahan penolong yang digunakan adalah air bersih.

  3. Bahan Tambahan Bahan tambahan merupakan bahan yang tidak ikut dalam proses produksi, tetapi ditambahkan ke produk pada saat atau setelah proses produksi, untuk meningkatkan citra produk kepada konsumen, serta untuk melindungi produk dalam transportasi. Adapun bahan tambahan yang digunakan adalah air garam (Inbrine) sebagai kuah pada hasil olahan makanan laut, kaleng, dan label.

2.6.3. Uraian Proses Produksi

  Adapun uraian proses produksi di PT. Medan Tropical Canning secara umum dapat digambarkan melalui bagan alir proses produksi yang dapat dilihat pada Gambar 2.2.

  Bahan baku _{Penyortiran Bahan Baku Penerimaan Bahan Baku}

_{Bahan baku}

_{Limbah sisa penyortiran Air Limbah cair Pencucian I}

_{Bahan baku}

Bahan baku

_{Limbah sisa pengupasan Air Limbah cair Pencucian II} Pengupasan

_{Bahan baku}

_{Air Limbah cair Pemasakan Bahan hasil olahan laut}

Bahan baku

Penyortiran Hasil Masakan _{Penimbangan Bahan hasil olahan laut yang telah disortir Air garam (Inbrine) Kaleng Pengalengan} Bahan hasil olahan laut _{Makanan laut Label} Sterilisasi _{Pelabelan Makanan laut} Makanan Kaleng

Gambar 2.2. Bagan Alir Proses Produksi di PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries

2.6.4. Mesin dan Peralatan

  Mesin yang digunakan pada PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries adalah sebagai berikut:

1. Mesin seamer 2.

  Mesin retort 3. Mesin label 4. Mesin inject printer 5. Mesin steam

  Peralatan yang digunakan pada PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries adalah sebagai berikut:

   Basket 2. Chill box 3. Hand pallet 4.

  Timbangan 5. Sendok/ sudip 6. Kuali masak 7. Basket masak 8. Alat perapi makanan

  2.6.5. Utilitas

  Energi yang digunakan untuk mendukung segala kegiatan operasional perusahaan berasal dari boiler. Boiler menggunakan cangkang kelapa sawit sebagai bahan pembakaran boiler.

  2.6.6. Waste Treatment

  Limbah yang dihasilkan pada pabrik ini terdiri atas limbah padat, limbah cair, dan limbah gas.

  1. Limbah padat Limbah padat yang dihasilkan berupa sisa hasil olahan makanan laut. Sisa tersebut berasal dari stasiun pencucian dan penyortiran bahan laut.

  2. Limbah cair Limbah cari berasal dari stasiun pencucian dan pemasakan. Pada stasiun pencucian dilakukan sebanyak dua kali. Pada stasiun pemasakan, bahan olahan laut dimasak dengan cara direbus selama 2-3 menit.

  3. Limbah gas Limbah gas berasal dari mesin boiler yang digunakan sebagai pembangkit energi dalam perusahaan.