ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN DAN PIUTANG USAHA PADA PT. MARGA BHARATA - Binus e-Thesis
UNIVERSITAS BINA NUSANTARA
Program Ganda Akuntansi-Sistem Informasi
2004-2005 Skripsi Sarjana Program Ganda
Semester Genap 2004/2005
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PENJUALAN DAN PIUTANG USAHA
PADA PT. MARGA BHARATARima Octaviani Dwi Arti NIM : 0400527843
Abstrak Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisa, mengidentifikasi permasalahan dan memberi usulan serta merancang sistem informasi akuntansi
(SIA) penjualan dan piutang usaha yang sesuai dengan kebutuhan PT. Marga Bharata.
Dalam melakukan metode penelitian di PT. Marga Bharata, penulis menggunakan metode penelitian lapangan, yaitu: melakukan inquiries of the client, analisis terhadap prosedur seperti yang telah disebutkan pada ruang lingkup penelitian dan documentation atas dokumen-dokumen yang terkait. Data hasil penelitian lapangan kemudian dibandingkan dengan hasil kepustakaan untuk mengetahui penyimpangan yang terjadi, sebab, akibatnya serta solusi yang dapat diusulkan.
Hasil yang diperoleh dari penelitian ini dapat disimpulkan bahwa perusahaan mengalami kesulitan dalam penelusuran informasi pesanan penjualan yang pernah dilakukannya di masa lalu dan proses pengolahan informasi akuntansi penjualan dan piutang usaha masih dilakukan secara tradisional (non-
computerized ).
Sehingga dibutuhkan pengembangan sistem yang dapat menyelesaikan berbagai permasalahan tersebut, seperti mengadakan dokumen sales order untuk mencatat pesanan penjualan yang diterima oleh perusahaan dan mempertimbangkan rancangan sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang usaha yang diusulkan pada bab 4. Penulis berharap agar sistem yang dirancang mampu meningkatkan tingkat efisiensi dan efektivitas dari kegiatan penjualan dan piutang usaha PT. Marga Bharata. Selain itu aplikasi yang telah dikembangkan harus didukung oleh kredibilitas sumber daya manusia sehingga dapat mencapai hasil yang optimal. Kata kunci: Sistem informasi, akuntansi, sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang usaha
KATA PENGANTAR Sebelumnya penulis mengucapkan puji syukur dan terima kasih kepada Tuhan Yang Maha Esa sehingga dapat menyelesaikan Skripsi ini.
Walaupun tugas membuat Skripsi ini terasa berat, namun berkat bimbingan dari para dosen, akhirnya penulis dapat menyelesaikan Skripsi ini walaupun masih sangat jauh dari kesempurnaan.
Penulis menyusun Skripsi ini berdasarkan data-data dalam melakukan penelitian ditambah dengan penjelasan dari para dosen pembimbing dan buku-buku yang ada hubunganya dengan pembuatan Skripsi ini.
Penulis menyadari bahwa Skripsi ini masih banyak kekurangan-kekurangan, dengan demikian penulis mengharapkan bantuan berupa kritik dan saran serta cara- cara yang baik untuk menyusun karya ilmiah di masa yang akan datang.
Penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada para pembimbing yang telah meluangkan waktu untuk memberikan petunjuk dalam penyelesaian Skripsi ini, terutama kepada : 1.
Bapak Envermy Vem, MSc,selaku Pj. Rektor Universitas Bina Nusantara, yang telah memberikan kesempatan untuk menuntut ilmu di Universitas Bina Nusantara.
2. Bapak Once Kurniawan, S.Kom, MM, selaku Pjs. Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Bina Nusantara.
3. Bapak Misbahul Munir, Ak, MBA, selaku Ketua Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Bina Nusantara.
4. Ibu Rindang Widuri, S.Kom, MM, selaku Sekretaris Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi Universaitas Bina Nusantara.
5. Bapak Siswono, S.Kom, MM, selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Bina Nusantara.
6. Bapak Johan, S.Kom, MM, selaku Sekretaris Jurusan Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Bina Nusantara.
7. Ibu Ariefah Rachmawati, S.Kom, selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan waktu, pikiran, dan perhatiannya serta kesabarannya dalam membimbing membimbing penulis selama proses penyusunan dan penyelesaian skripsi ini.
8. Bapak Suparto Darudiarto, S.Kom, MM , selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan waktu, pikiran, dan perhatiannya. Serta kesabarannya dalam membimbing penulis selama proses penyusunan dan penyelesaian skripsi ini.
9. Bapak Yanri Sali selaku Direktur PT. Marga Bharata, dan Bapak Asmono selaku Manajer Operasional PT. Marga Bharata.
10. Seluruh Bapak dan Ibu Dosen Universitas Bina Nusantara, yang telah memberikan ilmu pengetahuan kepada penulis.
11. Yang tercinta, Papa, Mama, dan keluargaku tercinta yang senantiasa memberikan semangat dan dukungan moral maupun material kepada penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan kuliah dan skripsi ini.
12. Yang Tersayang Mas Trie, yang selalu mencurahkan perhatian, waktu dan selalu memberikan semangat serta doanya, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.
13. Rekan-rekan terutama untuk Diwan dan Eko serta rekan lainnya yang tidak dapat penulis sebutkan namanya satu-persatu, yang telah memberikan dukungan moril dan doa dalam penyusunan skripsi ini.
Semoga Tuhan senatiasa memberikan karuniaNya kepada semua pihak yang telah membantu penulisan skripsi ini.
Penulis sangat menyadari bahwa skripsi ini jauh dari kesempurnaan, karena keterbatasan waktu dan ilmu pengetahuan serta kemampuan yang penulis miliki.Lain daripada itu penulis sangat mengharapkan segala kritik dan saran yang sifatnya membangun, sebagai penyempurnaan skripsi ini. Akhir kata, semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca termasuk penulis sendiri. Terima kasih.
Jakarta, 31 Juli 2005 Penulis Rima Octaviani Dwi Arti
DAFTAR ISI
Halaman Halaman Judul luar i
Halaman Judul Dalam ii
Halaman Persetujuan Softcover iii
Abstrak iv
Kata Pengantar v
Daftar Isi viii Daftar Tabel vix
Daftar Gambar vxi
BAB 1 PENDAHULUAN
1.2 Ruang Lingkup Penelitian
7
1.1 Latar Belakang Penelitian
10
2.3.2 Sistem Informasi Penjualan Kredit
8
Kredit
8 2.3.1. Penjualan
2.3 Sistem informasi Akuntansi Penjualaan
2.2 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
2
7
2.1 Pengertian Sistem Informasi
5 BAB 2 LANDASAN TEORI
1.5 Sistematika penulisan
1
1.4 Metodologi Penelitian
3
1.3 Tujuan Dan Manfaat Penelitian
3
2.3.2.1 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit
10
2.3.2.2 Fungsi-fungsi yang terkait dalam penjualan kredit
11
2.3.2.3 Dokumen yang digunakan dalam Sistem Informasi Penjualan Kredit 13
14
2.4 Sistem Informasi Akuntansi Piutang
2.4.1 Piutang Dagang
15
2.4.2 Dokumen yang digunakan dalam Sistem Informasi Akuntansi Piutang
15
2.4.3 Catatan akuntansi yang digunakan dalam Sistem Informasi Akuntansi Piutang
16 Pengertian Sistem Pengendalian Intern 17
2.5.1 Elemen-elemen Sistem Pengendalian Intern 17
2.6 Pengertian Metode Analisis Dan Desain Berorientasi Objek 20
2.6.2 The FACTOR Criterion
2.6.3 Rich Picture
21
2.6.4 Problem domain analysis
22
2.6.4.1 Class
22
2.6.4.2 Structure
24
2.6.4.3 Behavior
28
2.6.5 Application domain analysis
29
2.6.1 Pengertian Define system 20
20
2.6.5.1 Usage 29
2.6.5.2 Function 30
2.6.5.3 Interface 32
2.6.6
33 Architecture design
2.6.6.1 Criteria 34
2.6.6.2 Component Architecture 36
2.6.6.3
40 Process architecture
2.6.7 Component design 42
2.6.7.1 Model component 43
2.6.7.2
44 Function component
BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI BERJALAN PT. MARGA BHARATA
3.2 Visi dan Misi Perusahaan 45
3.3 Stuktur Organisasi 46
3.4 Pembagian Tugas, Tanggung Jawab Dan Wewenang
47
3.5 Produk Perusahaan 50
3.6 Gambaran Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Dan Piutang Usaha Berjalan 52
3.7 Permasalahan Yang Dihadapi Dalam Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Dan Piutang Usaha 58
3.8 Usulan Untuk Mengatasi Permasalahan 60
BAB 4 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PT. MARGA BHARATA
4.1
61 Analysis Document
4.1.1
61 The task
4.1.1.1 Purpose
61
4.1.1.2
61 System definition
4.1.1.3
63 Context
4.1.1.3.1
64 Problem domain
4.1.1.3.2
70 Application domain
4.1.2
70 The problem domain
4.1.2.1
70 Clusters
4.1.2.2
71 Stucture Classes
4.1.2.4
91 Events 4.1.3 application domain
93 The
4.1.3.1
93 Usages
4.1.3.1.1
93 Overview
4.1.3.1.2
95 Actors
4.1.3.1.3
99 Usecases
4.1.3.2 Function list 121
4.1.3.3 User interfaces 122
4.1.3.3.1 Dialogue style 122
4.1.3.3.2 Overview 124
4.1.3.3.3 Examples 126
4.1.3.4 161
The Technical platform
4.1.4 Recommendation 161
4.1.4.1 The system’s usefulness and feasibility 161
4.1.4.2 Strategy 161
4.1.4.3 Development economy 162
4.2 Design Document 162
4.2.1 162
The task
4.2.1.1 162
Purpose
4.2.1.2 162
Corection to the analysis
4.2.1.3 163
Quality goal 4.2.2 platfom 165
Technical Equipment
4.2.2.2 166
System software
4.2.2.3 166
System interface
4.2.2.4 166
Design Language
4.2.3 166
Architecture
4.2.3.1 166
Component architecture
4.2.3.2 168
Process architecture
4.2.3.3 171
Standard
4.2.4 172
Model component
4.2.4.1 172
Structure
4.2.4.2 174
Classes
4.2.5 192
User interface component
4.2.5.1 192
Structure
4.2.6 194
Recommendations
4.2.6.1 194
The system usefulness
4.2.6.2 195
Plan for initiating user
4.2.6.3 195
Implementation plan
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN
5.1 Simpulan 197
5.2 Saran 198 Daftar Pustaka Riwayat Hidup Surat Keterangan Survey
DAFTAR TABEL
Tabel 4.25 Usecase specification “Surat Retur Barang” 10295 Tabel 4.17 Spesifikasi aktor “Karyawan Gudang”
96 Tabel 4.18 Spesifikasi aktor “Karyawan Finance”
97 Tabel 4.19 Spesifikasi aktor “Kepala Bagian Penjualan”
97 Tabel 4.20 Spesifikasi aktor “Kepala Bagian Finance”
98 Tabel 4.21 Usecase specification “Registrasi Pelanggan” 100
Tabel 4.22 Usecase specification “Terima Pesanan” 101Tabel 4.23 Usecase specification “Pengeluaran Barang” 101Tabel 4.24 Usecase specification “Pengiriman” 102Tabel 4.26 Usecase specification “Nota Kredit” 102Tabel 4.15 Aktor sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang usahaTabel 4.27 Usecase specification “Penagihan” 103Tabel 4.28 Usecase specification “Bukti Kas Masuk” 103Tabel 4.29 Usecase specification “Cetak Laporan Penjualan” 104Tabel 4.30 Usecase specification “Cetak Laporan Retur” 104Tabel 4.31 Usecase specification “Cetak Laporan Piutang” 105Tabel 4.32 Usecase specification “Cetak Analisis Umur Piutang” 105Tabel 4.33 Usecase specification “Daftar Penagihan” 105Tabel 4.34 Usecase specification “Exceptional Report” 10694 Tabel 4.16 Spesifikasi aktor “Karyawan Counter Sales”
91 Tabel 4.14 Event Table sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang usaha 92
Halaman
62 Tabel 4.2 Keterangan behavioral pattern kelas “Karyawan Counter Sales”
Table 2.1 Kerangka Analysis Problem Domain 22Tabel 2.2 Contoh Event Table24 Tabel 2.3 Kerangka Application Domain 29
Tabel 2.4 Kerangka Architecture design34 Tabel 2.5 Kriteria
36 Tabel 2.6 Form distributed pada client server architecture 39
Tabel 2.7 Kerangka Component Design 43Tabel 4.1 System Definition dendan kriteria FACTOR77 Tabel 4.3 Keterangan behavioral pattern kelas “Karyawan Gudang”
90 Tabel 4.13 Keterangan behavioral pattern kelas “Bukti Kas Masuk”
78 Tabel 4.4 Keterangan behavioral pattern kelas “Karyawan Finance”
79 Tabel 4.5 Keterangan behavioral pattern kelas “Barang”
80 Tabel 4.6 Keterangan behavioral pattern kelas “Pelanggan”
82 Tabel 4.7 Keterangan behavioral pattern kelas “Sales Order”
84 Tabel 4.8 Keterangan behavioral pattern kelas “Bukti Pengeluaran Barang”
85 Tabel 4.9 Keterangan behavioral pattern kelas “Delivery Order”
86 Tabel 4.10 Keterangan behavioral pattern kelas “Surat Retur Barang”
87 Tabel 4.11 Keterangan behavioral pattern kelas “Nota Kredit”
88 Tabel 4.12 Keterangan behavioral pattern kelas “Faktur”
Tabel 4.35 Function List lengkap sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang usaha 122Tabel 4.36 Daftar Window user interface dan print out 124Tabel 4.37 Kriteria sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang usaha 164Tabel 4.38 Spesifikasi peralatan untuk sistem 165Tabel 4.39 Function Component Analisis Umur Piutang 179Tabel 4.40 Function Component Laporan Penjualan 180Tabel 4.41 Function Component Laporan Retur 185Tabel 4.42 Function Component Laporan Piutang 188Tabel 4.43 Function Component Exceptional Report 191Tabel 4.44 Kriteria sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang usaha 194Tabel
4.45 Jadwal Implementasi 196
DAFTAR GAMBAR
79 Gambar 4.19 Behavioral Pattern kelas “Barang”
75 Gambar 4.11 Kelas “Karyawan”
76 Gambar 4.12 Kelas “Karyawan Counter Sales”
76 Gambar 4.13 Behavioral Pattern kelas “Karyawan Counter Sales”
77 Gambar 4.14 Kelas “Karyawan Gudang”
78 Gambar 4.15 Behavioral Pattern kelas “Karyawan Gudang”
78 Gambar 4.16 Kelas “Karyawan Finance”
78 Gambar 4.17 Behavioral Pattern kelas “Karyawan Finance”
78 Gambar 4.18 Kelas “Barang”
80 Gambar 4.20 Kelas “Pelanggan”
73 Gambar 4.9 Struktur dari “Retur”
81 Gambar 4.21 Behavioral Pattern kelas “Pelanggan”
81 Gambar 4.22 Kelas “Sales Order”
83 Gambar 4.23 Behavioral Pattern kelas “Sales Order”
83 Gambar 4.24 Kelas “Bukti Pengeluaran Barang”
84 Gambar 4.25 Behavioral Pattern kelas “Bukti Pengeluaran Barang”
84 Gambar 4.26 Kelas “Delivery Order”
85 Gambar 4.27 Behavioral Pattern kelas “Delivery Order”
86 Gambar 4.28 Kelas “Surat Retur Barang”
73 Gambar 4.10 Class Diagram Lengkap Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Piutang Usaha
73 Gambar 4.8 Struktur dari “Penerimaan Pembayaran”
Halaman
39 Gambar 2.9 Centralize Pattern
Gambar 2.1 Generalization Structure25 Gambar 2.2 Cluster Structure 26
Gambar 2.3 Aggregation Structure 26Gambar 2.4 Association Structure27 Gambar 2.5 Contoh State Diagram
28 Gambar 2.6 Layered Architecture Pattern
37 Gambar 2.7 Generic architecture pattern
38 Gambar 2.8 Client server architecture pattern
40 Gambar 2.10 Distributed Pattern
72 Gambar 4.7 Struktur dari “Penjualan”
41 Gambar 2.11 Decentralized Pattern
42 Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Marga Bharata
46 Gambar 3.2 Rich Picture Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Piutang Usaha
57 Gambar 4.1 Rich Picture berjalan SistemYang Diusulkan
63 Gambar 4.2 Model sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang usaha
71 Gambar 4.3 Struktur dari “Karyawan“
71 Gambar 4.4 Struktur dari “Pelanggan”
72 Gambar 4.5 Struktur dari “Pemesanan”
72 Gambar 4.6 Struktur dari “Pengeluaran Barang”
86
Gambar 4.29 Behavioral Pattern kelas “Surat Retur Barang”Gambar 4.64 Window “Search Surat Retur Barang” 132128
Gambar 4.56 Window “Barang”128
Gambar 4.57 Window “Sales Order” 129Gambar 4.58 Window “Search Sales Order” 129Gambar 4.59 Window “Bukti Pengeluaran Barang” 130Gambar 4.60 Window “Search Bukti Pengeluaran Barang” 130Gambar 4.61 Window “Delivery Order” 131Gambar 4.62 Window “Search Delivery Order” 131Gambar 4.63 Window “Surat Retur Barang” 132Gambar 4.65 Window “Nota Kredit”127
133
Gambar 4.66 Window “Search Nota Kredit” 133Gambar 4.67 Window “Faktur”134
Gambar 4.68 Window “Search Faktur”134
Gambar 4.69 Window “Bukti Kas Masuk” 135Gambar 4.70 Window “Search Bukti Kas Masuk” 135Gambar 4.71 Window “Laporan Penjualan” 136Gambar 4.72 Window “Laporan Retur”137
Gambar 4.55 Window “Pelanggan”Gambar 4.54 Window “Karyawan”87 Gambar 4.30 Kelas “Nota Kredit”
Gambar 4.42 Sequence untuk usecase “Nota Kredit” 11288 Gambar 4.31 Behavioral Pattern kelas “Nota Kredit”
88 Gambar 4.32 Kelas “Faktur”
89 Gambar 4.33 Behavioral Pattern kelas “Faktur”
89 Gambar 4.34 Kelas “Bukti Kas Masuk”
90 Gambar 4.35 Behavioral Pattern kelas “Bukti Kas Masuk”
90 Gambar 4.36 Usecase diagram untuk sistem penjualan dan piutang usaha PT.Marga Bharata
99 Gambar 4.37 Sequence untuk usecase “Registrasi” 107
Gambar 4.38 Sequence untuk usecase “Terima Pesanan” 108Gambar 4.39 Sequence untuk usecase “Pengeluaran Barang” 109Gambar 4.40 Sequence untuk usecase “Pengiriman Barang” 110Gambar 4.41 Sequence untuk usecase “Surat Retur Barang” 111Gambar 4.43 Sequence untuk usecase “Penagihan” 113127
Gambar 4.44 Sequence untuk usecase “Penerimaan Pembayaran” 114Gambar 4.45 Sequence untuk usecase “Cetak Laporan Penjualan” 115Gambar 4.46 Sequence untuk usecase “Cetak Laporan Retur” 116Gambar 4.47 Sequence untuk usecase “Cetak Laporan Piutang” 117Gambar 4.48 Sequence untuk usecase “Analisis Umur Piutang” 118Gambar 4.49 Sequence untuk usecase “Daftar Penagihan” 119Gambar 4.50 Sequence untuk usecase “Exceptional Report” 120Gambar 4.51 Navigation Diagram 125Gambar 4.52 (a) Window “Login” 126(b) Window “Maintenance Password” 126
Gambar 4.53 Window “Menu Utama”Gambar 4.73 Window “Laporan Piutang” 137Gambar 4.74 Window “Analisis Umur Piutang” 138Gambar 4.90 Formulir “Laporan Retur Per Barang” 153176 Gambar 4.104 Function Component “Analisis Umur Piutang” 177 Gambar 4.105 Function Component “Laporan Penjualan” 180 Gambar 4.106 Function Component “Laporan Retur” 183 Gambar 4.107 Function Component “Laporan Piutang” 186 Gambar 4.108 Function Component“Exceptional Report” 189 Gambar 4.109 User Interface Component
173 Gambar 4.103 Class Placement
170 Gambar 4.101 Beberapa contoh gambar“Error Message” 172 Gambar 4.102 Revise Class Diagram
169 Gambar 4.100 Arsitektur Jaringan
Gambar 4.99 Deployment Diagram168
Gambar 4.98 Component DiagramGambar 4.97 Formulir “Exceptional Report” 160Gambar 4.96 Formulir “Daftar Penagihan” 159Gambar 4.95 Formulir “Analisis Umur Piutang” 158Gambar 4.94 Formulir “Laporan Piutang” 157Gambar 4.93 Formulir “Laporan Retur Keseluruan Pelanggan” 156Gambar 4.92 Formulir “Laporan Retur Per Pelanggan” 155Gambar 4.91 Formulir “Laporan Retur Keseluruhan Barang” 154Gambar 4.89 Formulir “Laporan Penjualan Keseluruhan Pelanggan” 152Gambar 4.75 Window “Daftar Penagihan” 138Gambar 4.82 Formulir “Surat Retur Barang” 145Gambar 4.76 Window “Exceptional Report” 139Gambar 4.77 Formulir “Sales Order” 140Gambar 4.78 Formulir “Picking Ticket” 141Gambar 4.79 Formulir “Bukti Pengeluaran Barang” 142Gambar 4.80 Formulir “Delivery Order” 143Gambar 4.81 Formulir “Packing Slip” 144Gambar 4.83 Formulir “Nota Kredit”Gambar 4.88 Formulir “Laporan Penjualan Per Pelanggan” 151146
Gambar 4.84 Formulir “Faktur”147
Gambar 4.85 Formulir “Bukti Kas Masuk” 148Gambar 4.86 Formulir “Laporan Penjualan Per Barang” 149Gambar 4.87 Formulir “Laporan Penjualan Keseluruhan Barang” 150193