ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGENDALIAN BIAYA DAN KUANTITAS PRODUKSI PADA PT. BIGINUSINDO PERMAI - Binus e-Thesis
UNIVERSITAS BINA NUSANTARA
________________________________________________________
Program Studi Ganda
Sistem Informasi – Akuntansi
Skripsi Sarjana Komputer – Sarjana Ekonomi
Semester Genap 2003/2004
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
PENGENDALIAN BIAYA DAN KUANTITAS PRODUKSI
PADA PT. BIGINUSINDO PERMAI
Dian Arianti W.NIM : 0300457161
Abstrak
Akuntansi biaya untuk perusahaan produksi memegang peranan penting untuk kemajuan perusahaan. Kesalahan perhitungan biaya akan berdampak kepada besarnya harga pokok produksi sehingga harga jual akan semakin mahal untuk menutup ongkos produksi. Dengan demikian dalam produksi perlu dilakukan pengendalian. Perusahaan yang bergerak di bidang konveksi, setiap model baju memiliki karakteristik yang berbeda. Penulis merasa tertarik untuk melakukan analisa dan memberikan usulan perancangan Sistem Informasi Pengendalian Produksi pada PT. BIGINUSINDO PERMAI dengan menggunakan Job Order Costing.
Metode yang penulis gunakan dalam skripsi ini adalah studi kepustakaan, survey lapangan, analisis terhadap sistem yang berjalan, identifikasi permasalahan, dan perancangan sistem usulan dengan menggunakan alat bantu perancangan sistem.
Dari penelitian yang dilakukan penulis menemukan beberapa kelemahan antara lain : penghitungan harga pokok produksi yang sangat sederhana, kuantitas permintaan bahan baku ke gudang dilakukan berdasarkan pengalaman historis dan tidak dibatasi, tidak adanya pengontrolan terhadap bahan baku sisa, dan tidak ada keterangan yang dapat diperoleh jika terjadi perbedaan kuantitas barang yang berpindah dari satu departemen ke departemen lain.
Bedasarkan kelemahan yang ditemukan, penulis menyarankan agar perusahaan melakukan perbaikan-perbaikan meliputi perubahaan sistem harga pokok produksi, pembuatan anggaran biaya produksi, dan pemanfaatan teknologi informasi untuk menghasilkan informasi yang cepat dan aktual.
Kata Kunci : pengendalian biaya, pengendalian kuantitas, biaya anggaran, biaya aktual,order produksi, raw material, work in process, finished good, progres produksi
PRAKATA
Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah membimbing, memberikan berkat, dan kekuatan sehingga skripsi ini dapat terselesaikan.
Penulis menyadari bahwa skripsi ini jauh dari sempurna karena keterbatasan pengalaman, pengetahuan, dan waktu. Untuk itu, dengan segala kerendahan hati penulis sangat menghargai segala saran dan kritik yang membangun untuk menyempurakan skripsi ini.
Pada kesempatan ini, penulis ingin menyampaikan terimakasih yang sedalam- dalamnya kepada:
1. Ibu Dr. Theresia Widia S. selaku Rektor Universitas Bina Nusantara.
2. Bapak Misbahul Munir, Ak., MBA., dan Ibu Rindang Widuri, S.Kom., MM, selaku Ketua dan Sekretaris Jurusan Program Studi Akuntansi yang telah memberikan pengarahan selama penulis menjalankan studi di Universitas Bina Nusantara.
3. Bapak Siswono, S.Kom,MM., dan Bapak Johan, S.Kom., MM, selaku Ketua dan Sekretaris Jurusan Program Studi Sistem Informasi yang telah memberikan pengarahan selama penulis menjalankan studi di Universitas Bina Nusantara.
4. Bapak Suparto Darudiato, S.Kom., MM. dan Bapak Sri Yanto, Ak., sebagai dosen pembimbing yang telah bersedia meluangkan waktu dalam memberikan bimbingan dan pengarahan bagi penulis selama penyusunan skripsi.
5. Bapak Eddy Susanto, segenap manajemen, dan karyawan PT. Biginusindo Permai yang telah memberikan kesempatan, ijin, dan dukungan selama proses penyelesaian skripsi ini.
6. Kedua orangtua, ci Dewi, Desy, om Daniel, tante Lian, dan Inge yang telah senantiasa mendoakan dan terus memberikan semangat di setiap saat.
7. Iwan atas perhatian, dorongan, dan yang bersama-sama memberi saran dan pendapat.
8. Teman-teman di kelas Ganda MI Akuntansi ’99 atas keceriaannya.
9. Teman-teman di PDC, khususnya kepada Ko Hanny, Ko Eas, dan otoJoseph, atas bimbingannya, serta Lydiawati, Julia Loisa, Maria, atas pengertiannya dan kerjasamanya.
10. Ci Anny Tandyo, Pak Hery H.M., Pak Dafris Arifin, dan Pak Sugito atas bimbingan yang diberikan.
11. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu per satu, yang telah memberikan bantuan dalam berbagai bentuk guna penyelesaian skripsi ini.
Semoga Tuhan senantiasa melimpahkan berkat-Nya kepada semua pihak.
Akhir kata, penulis berharap agar skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan pihak-pihak yang membutuhkan, sehingga hasil yang diperoleh dapat lebih sempurna dan berguna di masa yang akan datang.
Jakarta, Juli 2004 Penulis
DAFTAR ISI
Halaman Halaman Judul Luar i
Halaman Judul Dalam ii
Halaman Persetujuan Hardcover iii
Halaman Pernyataan Dewan Penguji iv
Abstrak v
Prakata vi
Daftar Isi viii
Daftar Gambar xi
Daftar Tabel xiv
Daftar Lampiran xv
BAB 1 PENDAHULUAN
1
1.1 Latar Belakang
1
1.2 Ruang Lingkup
2
1.3 Tujuan dan Manfaat
3
1.4 Metodologi Penelitian
4
1.5 Sistematika Penulisan
5 BAB 2 LANDASAN TEORI
7
2.1 Sistem Informasi
7
2.1.1 Pengertian Sistem
7
2.1.2 Definisi Informasi
7
2.1.3 Definisi Sistem Informasi
8
2.1.4 Komponen Utama Sistem Informasi
8
2.1.5 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
10
2.2 Analisis Sistem
11
2.2.1 Pengertian Analisis Sistem
11
2.2.2 Langkah Analisis Sistem
11
2.3 Perancangan Sistem
12
2.3.1 Pengertian Perancangan Sistem
12
2.3.2 Tahap Perancangan Sistem
12
2.3.3 Alat Bantu Perancangan Sistem
13
2.3.3.1 Bagan Alir Dokumen
13
2.3.3.2 Diagram Aliran Data
13
2.3.3.3 Kamus Data
14
2.3.3.4 Normalisasi
15
2.3.3.5 ERD
16
2.3.3.6 Spesifikasi Proses
16
2.3.3.7 Bagan Terstruktur
17
2.4 Pengertian dan Tujuan Akuntansi Biaya
17
2.4.1 Pengertian Akuntansi Biaya
17
2.4.2 Tujuan Akuntansi Biaya
3.5.3 Diagram Rinci
63
3.6.2 Evaluasi atas Struktur Organisasi
63
3.6.1 Evaluasi atas Infrastruktur Teknologi Informasi
63
3.6 Evaluasi Sistem Pengendalian Produksi PT. Biginusindo Permai
62
61
64
3.5.2 Diagram Nol
61
3.5.1 Diagram Konteks
61
3.5 Diagram Aliran Data
58
3.4.6 Prosedur Penghitungan HPP Berjalan
56
3.6.3 Evaluasi atas Formulir
3.7 Kelemahan Sistem Informasi PT. Biginusindo Permai
52
4.2.2 Prosedur Permintaan Bahan Baku Usulan
99
4.2.5 Prosedur Pencatatan Pembiayaan Lain-Lain Usulan
94
4.2.4 Prosedur Pencatatan BTKL Usulan
81
4.2.3 Prosedur Produksi Usulan
79
77
65
4.2.1 Prosedur Order Produksi Usulan
77
4.2 Bagan Alir Dokumen Usulan
68
4.1 Perhitungan Harga Pokok Produksi Menggunakan Job Order Costing
68
67 BAB 4 RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN
3.8 Solusi yang Diusulkan
3.4.5 Prosedur Pembiayaan Lain-Lain Berjalan
3.4.4 Prosedur Pencatatan BTKL Berjalan
17
21
2.6.5 Selisih Biaya Overhead
25
2.6.4 Metode Kalkulasi Biaya
24
2.6.3 Tarif Overhead Ditetapkan di Muka
23
2.6.2 Tarif Biaya Overhead Pabrik Departemental
2.6.1 Harga Pokok Produksi (HPP)
2.6.6 Biaya Pesanan (Job Order Costing)
21
2.6 Sistem Biaya Berdasarkan Pesanan
19
2.5.2 Klasifikasi Biaya
18
2.5.1 Pengertian Biaya
18
2.5 Pengertian dan Klasifikasi Biaya
25
26
42
3.3 Pembagian Tugas dan Wewenang
3.4.3 Prosedur Produksi Berjalan
40
3.4.2 Prosedur Permintaan Bahan Baku Berjalan
37
3.4.1 Prosedur Order Produksi Berjalan
37
3.4 Prosedur Sistem Berjalan
32
32
2.6.7 Pendekatan Umum Terhadap Job Order Costing
3.2 Struktur Organisasi
31
3.1 Sejarah Perusahaan
29
2.7 Pengendalian Produksi
28
2.6.8 Metode Penentuan HPP
27
4.2.6 Prosedur Pencatatan BOP Usulan 102
4.2.7 Prosedur Pengembalian Bahan Baku Usulan 105
4.2.8 Prosedur Penghitungan HPP Usulan 107
4.3 Diagram Aliran Data yang Diusulkan 109
4.3.1 Diagram Konteks 109
4.3.2 Diagram Nol 110
4.3.3 Diagram Rinci 111
4.4 Data Sistem 115
4.4.1 Kamus Data 115
4.4.1.1 Kamus Data Aliran Data 115
4.4.1.2 Kamus Data untuk Data Store 116
4.4.1.3 Kamus Data Laporan 118
4.4.2 Normalisasi Data 121
4.4.3 Spesifikasi Tabel 130
4.4.4 ERD 143
4.5 Perancangan Proses 144
4.5.2 Spesifikasi Proses 162
4.6 Rancangan Masukan 203
4.6.1 Formulir 203
4.6.2 Layar 207
2.7 Rancangan Keluaran 227
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 228
5.1 Simpulan 228
5.2 Saran 242
DAFTAR PUSTAKA 243
RIWAYAT HIDUP 245
LAMPIRAN 246 FOTOKOPI SURAT SURVAI 249
DAFTAR GAMBAR
91 Gambar 4.8 DAD Prosedur Produksi Usulan (Lanjutan)
64 Gambar 4.1 Kaos Felix the Cat
68 Gambar 4.2 DAD Prosedur Order Produksi Usulan
79 Gambar 4.3 DAD Prosedur Permintaan Bahan Baku Usulan
81 Gambar 4.4 DAD Prosedur Produksi Usulan
88 Gambar 4.5 DAD Prosedur Produksi Usulan (Lanjutan)
89 Gambar 4.6 DAD Prosedur Produksi Usulan (Lanjutan)
90 Gambar 4.7 DAD Prosedur Produksi Usulan (Lanjutan)
92 Gambar 4.9 DAD Prosedur Produksi Usulan (Lanjutan)
62 Gambar 3.19 Diagram Rinci 2.2 Berjalan
93 Gambar 4.10 DAD Prosedur Produksi Usulan (Lanjutan)
94 Gambar 4.11 DAD Prosedur Pencatatan BTKL (Bulanan) Usulan
96 Gambar 4.12 DAD Prosedur Pencatatan BTKL (Upah) Usulan
98 Gambar 4.13 DAD Prosedur Pencatatan Pembiayaan Lain-Lain Usulan 101
Gambar 4.14 DAD Prosedur Pencatatan BOP Usulan 104Gambar 4.15 DAD Prosedur Pengembalian Bahan Baku Usulan 106Gambar 4.16 DAD Prosedur Perhitungan HPP Usulan 108Gambar 4.17 Diagram Konteks Usulan 10962 Gambar 3.20 Struktur Organisasi Usulan
Halaman
Gambar 2.1 Rumus Tarif Ditetapkan di Muka48 Gambar 3.7 DAD Prosedur Produksi Berjalan (Lanjutan)
25 Gambar 2.2 Pendekatan Pengendalian Produksi
30 Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Biginusindo Permai
32 Gambar 3.2 Garis Besar Proses Produksi PT. Biginusindo Permai
37 Gambar 3.3 DAD Prosedur Order Produksi Berjalan
39 Gambar 3.4 DAD Prosedur Permintaan Bahan Baku Berjalan
41 Gambar 3.5 DAD Prosedur Produksi Berjalan
47 Gambar 3.6 DAD Prosedur Produksi Berjalan (Lanjutan)
49 Gambar 3.8 DAD Prosedur Produksi Berjalan (Lanjutan)
61 Gambar 3.17 Diagram Rinci 1.0 Berjalan
50 Gambar 3.9 DAD Prosedur Produksi Berjalan (Lanjutan)
51 Gambar 3.10 DAD Prosedur Produksi Berjalan (Lanjutan)
52 Gambar 3.11 DAD Prosedur Pencatatan BTKL (Bulanan) Berjalan
54 Gambar 3.12 DAD Prosedur Pencatatan BTKL (Upahan) Berjalan
56 Gambar 3.13 DAD Prosedur Pencatatan Pembiayaan Lain-Lain Berjalan
58 Gambar 3.14 DAD Prosedur Penrhitungan HPP Berjalan
60 Gambar 3.15 Diagram Konteks Sistem Berjalan
61 Gambar 3.16 Diagram Nol Sistem Berjalan
62 Gambar 3.18 Diagram Rinci 2.0 Berjalan
Gambar 4.18 Diagram Nol UsulanGambar 4.53 Rancangan Layar Menu untuk Manajer 208Gambar 4.44 Rancangan Bagan Terstruktur Usulan (Lanjutan) 161Gambar 4.45 Rancangan Formulir Order Produksi 204Gambar 4.46 Rancangan Formulir Daftar Biaya Produksi Aktual 204Gambar 4.47 Rancangan Surat Permohonan Pembiayaan Lain 205Gambar 4.48 Rancangan Formulir Reimburse 205Gambar 4.49 Rancangan Formulir Desain 206Gambar 4.50 Rancangan Layar Login 207Gambar 4.51 Rancangan Layar Menu untuk PPC 207Gambar 4.52 Rancangan Layar Menu untuk Produksi 208Gambar 4.54 Rancangan Layar Menu untuk Marketing 209Gambar 4.42 Rancangan Bagan Terstruktur Usulan (Lanjutan) 159Gambar 4.55 Rancangan Layar Menu untuk Gudang Bahan Baku 209Gambar 4.56 Rancangan Layar Menu untuk Gudang Finished Good 210Gambar 4.57 Rancangan Layar menu untuk Kasir 210Gambar 4.58 Rancangan Layar Inventarisasi Raw Material 211Gambar 4.59 Rancangan Layar Inventarisasi WIP 211Gambar 4.60 Rancangan Layar Inventarisasi Finished Good 212Gambar 4.61 Rancangan Layar Formula Bahan Baku 213Gambar 4.62 Rancangan Layar Formula Tarif BTKL dan BOP 214Gambar 4.63 Rancangan Layar Order Produksi 215Gambar 4.43 Rancangan Bagan Terstruktur Usulan (Lanjutan) 160Gambar 4.41 Rancangan Bagan Terstruktur Usulan (Lanjutan) 158110
Gambar 4.27 Rancangan Bagan Terstruktur Usulan 144Gambar 4.19 Diagram Rinci 1.0 Usulan 111Gambar 4.20 Diagram Rinci 2.0 Usulan 111Gambar 4.21 Diagram Rinci 3.0 Usulan 112Gambar 4.22 Diagram Rinci 4.0 Usulan 112Gambar 4.23 Diagram Rinci 5.0 Usulan 113Gambar 4.24 Diagram Rinci 6.0 Usulan 113Gambar 4.25 Diagram Rinci 7.0 Usulan 114Gambar 4.26 ERD143
Gambar 4.28 Rancangan Bagan Terstruktur Usulan (Lanjutan) 145Gambar 4.40 Rancangan Bagan Terstruktur Usulan (Lanjutan) 157Gambar 4.29 Rancangan Bagan Terstruktur Usulan (Lanjutan) 146Gambar 4.30 Rancangan Bagan Terstruktur Usulan (Lanjutan) 147Gambar 4.31 Rancangan Bagan Terstruktur Usulan (Lanjutan) 148Gambar 4.32 Rancangan Bagan Terstruktur Usulan (Lanjutan) 149Gambar 4.34 Rancangan Bagan Terstruktur Usulan (Lanjutan) 151Gambar 4.35 Rancangan Bagan Terstruktur Usulan (Lanjutan) 152Gambar 4.36 Rancangan Bagan Terstruktur Usulan (Lanjutan) 153Gambar 4.37 Rancangan Bagan Terstruktur Usulan (Lanjutan) 154Gambar 4.38 Rancangan Bagan Terstruktur Usulan (Lanjutan) 155Gambar 4.39 Rancangan Bagan Terstruktur Usulan (Lanjutan) 156Gambar 4.64 Rancangan Layar Biaya Anggaran – Bahan Baku 216Gambar 4.65 Rancangan Layar Biaya Anggaran – BTKL – BOP 217Gambar 4.78 Rancangan Layar Input Kode Order 226Gambar 4.88 Rancangan Laporan HPP Anggaran per Order 236Gambar 4.87 Rancangan Laporan HPP Aktual per Order 235Gambar 4.86 Rancangan Laporan Varians Overhead Pabrikasi per Order 234Langsung Pabrikasi per Order 233
Gambar 4.85 Rancangan Laporan Varians Pemakaian Tenaga KerjaOrder 232
Gambar 4.84 Rancangan Laporan Varians Pemakaian Bahan Baku perOrder 231
Gambar 4.83 Rancangan Laporan Pemakaian Overhead Pabrikasi per230
Gambar 4.82 Rancangan Laporan Pemakaian Tenaga Kerja Langsung per OrderGambar 4.81 Rancangan Laporan Pemakaian Bahan Baku per Order 229Gambar 4.80 Rancangan Laporan Order Produksi Selesai 228Gambar 4.79 Rancangan Laporan Order Produksi 227Gambar 4.77 Rancangan Layar Input Range Tanggal Laporan 226Gambar 4.66 Rancangan Layar Biaya Aktual – Permintaan Bahan Baku 218Gambar 4.76 Rancangan Layar Cek Progress Produksi 226Gambar 4.74 Rancangan Layar Pemindahan – Kirim 224Barang 223
Gambar 4.73 Rancangan Layar Pemindahan Barang – Cek PemindahanAktual 222
Gambar 4.72 Rancangan Layar Biaya Aktual – Catat BTKL – BOPAktual 221
Gambar 4.71 Rancangan Layar Biaya Aktual – Cek BTKL – BOPGambar 4.70 Rancangan Layar Biaya Aktual – Penerimaan SPkB 221Baku Lebih 220
Gambar 4.69 Rancangan Layar Biaya Aktual – Pengembalian BahanGambar 4.68 Rancangan Layar Biaya Aktual – Penerimaan SPaB 220(Lanjutan) 219
Gambar 4.67 Rancangan Layar Biaya Aktual – Permintaan Bahan BakuGambar 4.89 Rancangan Laporan Varians HPP per Order 237DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 4.1 Indeks Pemakaian Bahan Baku Kaos Felix the Cat68 Tabel 4.2 Formula Kaos Felix the Cat
69 Tabel 4.3 Informasi Total Gaji dan Volume Produksi Tahun 2003
71 Tabel 4.4 Biaya Gaji Departemen Produksi tahun 2003
71 Tabel 4.5 Tarif BTKL Departemen Produksi
72 Tabel 4.6 Biaya Overhead Pabrik PT. Biginusindo Permai
73 Tabel 4.7 Tarif Biaya Overhead Pabrik
76 Tabel 4.8 Informasi Pendukung Dasar Alokasi
77