ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN DAN PIUTANG PT. GRIFONE MILRIA INDONESIA - Binus e-Thesis
UNIVERSITAS BINA NUSANTARA
_________________________________________________________________________
Program Ganda Akuntansi – Sistem Informasi
Skripsi Sarjana Program Ganda Semester Ganjil 2002/2003
ANALISIS DAN PERANCANGAN
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PENJUALAN DAN PIUTANG
PT GRIFONE MILRIA INDONESIA
Aries Wijaya NIM: 0300480145
Abstrak Penjualan kredit merupakan salah satu cara yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk meningkatkan penjualannya. Dengan adanya penjualan kredit, maka munculnya piutang menjadi sesuatu yang pasti. Pelaksanaan penjualan kredit dan piutang akan sangat beresiko jika tidak didukung dengan sistem akuntansi yang memadai dan sistem pengendalian intern yang baik. Penelitian dan analisis ini ditujukan untuk mengetahui keandalan dari sistem akuntansi penjualan dan piutang dari perusahaan, juga untuk memberikan usulan perbaikan pada perusahaan dan melakukan perancangan Sistem Informasi Akuntansi yang dapat mendukung kegiatan operasional dari perusahaan sehari-hari. Untuk dapat memperoleh data-data yang diperlukan dalam melakukan penelitian, penulis melakukan metodologi penelitian lapangan dan kepustakaan. Metodologi penelitian lapangan bertujuan untuk mendapatkan data-data langsung dari perusahaan dengan mendatangi langsung perusahaan yang bersangkutan, sedangkan metodologi penelitian kepustakaan bertujuan untuk memperoleh data-data sekunder yang membantu penulis dalam penelitian lapangan dan melakukan analisis. Berdasarkan penelitian yang dilakukan, ditemukan adanya kelemahan pada sistem yang berjalan, yaitu sistem penjualan kredit yang kurang baik, karena tidak adanya record historis dari pelanggan, syarat pembayaran, limit kredit dan batas waktu retur, sehingga piutang yang seharusnya telah dapat diterima pun mejadi terlambat. Berdasarkan hasil temuan tersebut, perusahaan sebaiknya mengganti sistem yang lama dengan yang baru, sehingga kelemahan-kelemahan yang ada dapat diminimalisasi untuk dapat membantu memperlancar kegiatan penjualan kredit dan pemberian piutang ke pelanggan.
Kata kunci : Analisis, Perancangan, Sistem Informasi Akuntansi, Penjualan dan Piutang
PRAKATA
Puji Syukur saya panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmat yang dikarunikan-Nya yang telah membimbing dan membuka jalan pikiran saya dan kesehatan yang saya miliki sehingga saya dapat menyelesaikan skripsi saya dengan baik.
Penulisan skripsi ini merupakan persyaratan didalam menyelesaikan studi Strata- 1 pada Program Ganda Jurusan Akuntansi dan Sistem Informasi di Universitas Bina Nusantara.
Pada kesempatan ini, penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Ibu Dr, Ir. Th. Widia S, selaku Rektor Universitas Bina Nusantara 2. Bapak Misbahul Munir, Ak, MBA, selaku Ketua Jurusan Akuntansi.
3. Bapak Siswono, S.Kom, MM, selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi.
4. Ibu Ariefah Rachmawati, S.Kom, MM, selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan bimbingan dan arahan dalam penulisan skripsi ini.
5. Bapak Drs. E Kustaman, Ak, selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan bimbingan dan arahan dalam penulisan skripsi ini.
6. Pimpinan dan staf perusahaan PT. GRIFONE MILRIA INDONESIA khususnya kepada Ibu Melissa Limara selaku Manajer Akuntansi dan Finance yang telah memberikan kesempatan serta meluangkan waktunya untuk memberikan keterangan serta data-data yang diperlukan dalam penyusunan skripsi ini.
7. Staf perpustakaan Universitas Bina Nusantara yang telah membantu kami dengan meminjamkan buku-buku sebagai panduan kami dalam menyusun skripsi ini.
8. Kepada Ayah, Ibu, Kakak dan Adik yang telah memberikan doa restu dan dukungan moril dalam menyelesaikan penyusunan skripsi ini. vi
9. Teman-teman dari Kelas 09 PAZ Angkatan Semester Ganjil 2003/2004 yang ikut serta mendukung dalam meyusun skripsi ini.
10. Serta semua pihak yang mungkin belum disebutkan yang telah membantu penyusunan skripsi ini baik secara langsung maupun tidak langsung Akhir kata penulis mengucapkan maaf yang sebesar-besarnya apabila dalam skripsi ini terdapat kesalahan-kesalahan, baik yang disengaja maupun tidak dan bagi pihak-pihak yang memberikan kritik dan saran atas skripsi ini, penulis mengucapkan terima kasih.
Jakarta, Januari 2004 Penulis
ARIES WIJAYA
DAFTAR ISI
Halaman Halaman Judul Luar i
7
6
2.1.2 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi
6
7
7
2.2.1.1 Pengertian Penjualan Tunai
7
2.2.1.2 Pengertian Penjualan Kredit
Halaman Judul Dalam ii
2.2.2 Prosedur Penjualan
8
2.2.3 Dokumen Sistem Penjualan
9
10
10
2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
6
2.1 Sistem Informasi Akuntansi
6
Halaman Persetujuan Hardcover iii Abstrak iv
Prakata v
Daftar Gambar xi
Daftar Lampiran xv
BAB
1 PENDAHULUAN
1
1.1 Latar Belakang
1
1.2 Ruang Lingkup 2
1.3 Tujuan dan Manfaat
2
1.4 Metodologi Penelitian
3
1.5 Sistematika Penulisan
4 BAB
2 LANDASAN TEORI
2.2 Penjualan
2.2.1 Pengertian Penjualan dan Sistem Akuntansi Penjualan
2.3 Piutang
2.3.1 Pengertian Piutang dan Sistem Akuntansi Piutang
11
2.3.2 Standar Kredit
2.3.3 Fungsi-fungsi yang terkait dalam Sistem Akuntansi Piutang 12
2.3.5 Catatan Akuntansi yang digunakan dalam Sistem Akuntansi Piutang
14 Pengendalian Intern
14
2.4 Pengendalian Intern
14
2.4.1 Pengertian
15
2.4.2 Unsur dan Tujuan Pengendalian Intern Pengendalian Intern
15
2.4.3 Jenis Pengendalian Intern
17
2.4.4 Struktur
17
2.4.5 Pengendalian Intern dalam Sistem Penjualan Kredit Tahapan Pengembangan Sistem
19
2.5 Sistem 19
2.5.1 Analisis
Analisis Sistem
19
2.5.1.1 Pengertian Analisis Sistem 20
2.5.1.2 Tujuan Analisis Sistem
20
2.5.1.3 Tahapan Sistem
21
2.5.2 Perancangan
Perancangan Sistem
21
2.5.2.1 Pengertian
21
2.5.2.2 Langkah-langkah Perancangan Sistem Sistem
22
2.5.3 Implementasi
22
2.5.3.1 Pengertian Implementasi Sistem
22
2.5.3.2 Langkah-langkah Implementasi Sistem Alat Bantu Analisis dan Perancangan Sistem
23
2.6 Alir Dokumen
23
2.6.1 Bagan
23
2.6.2 Diagram Aliran Data ( DAD )
24
2.6.3 Kamus Data ( Data Dictionary )
24
2.6.4 Normalisasi
25
2.6.5 Entity Relationship Diagram ( ERD )
25
2.6.6 Bagan Terstruktur ( Structured Chart ) Proses
25
2.6.7 Spesifikasi File 26
2.6.8 Spesifikasi BAB
3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
27 Gambaran Umum Perusahaan
27 Singkat Perusahaan
27
3.1.1 Sejarah Organisasi Perusahaan
28
3.1.2 Struktur
28
3.1.2.1 Struktur Organisasi PT Grifone Milria Indonesia
30
3.1.2.2 Uraian Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab dan Misi Perusahaan
40
3.1.3 Visi
40
3.1.3.1 Visi
41
3.1.3.2 Misi Analisis Sistem yang sedang berjalan
41
3.2
41
3.2.1 Prosedur Sistem yang berjalan
Penjualan
41
3.2.1.1 Prosedur Retur Penjualan
42
3.2.1.2 Prosedur Penagihan
43
3.2.1.3 Prosedur
44
3.2.2 Diagram Alir Dokumen Sistem berjalan
3.2.3 Diagram Aliran Data ( Data Flow Diagram / DFD ) Sistem Berjalan
51 konteks
51
3.2.3.1 Diagram
53
3.2.3.2 Diagram Nol Permasalahan yang ditemukan dari system berjalan
54
3.3 BAB 4 RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN
57 Rancangan Struktur Organisasi Perusahaan
57
4.1 Diagram Alir Dokumen
59
4.2 Rancangan Diagram Data Sistem
68
4.3 Diagram Konteks
68
4.3.1 Rancangan Diagram Nol
69
4.3.2 Rancangan Diagram Rinci
70
4.3.3 Rancangan Data Sistem
75
4.4
75
4.4.1 Kamus Data
75
4.4.1.1 Kamus Data Aliran Data Data Laporan
75
4.4.1.2 Kamus
76
78
4.4.2 Normalisasi File 83
4.4.3 Spesifikasi Relational Diagram
88
4.4.4 Entity Perancangan Proses
89
4.5 Terstruktur
89
4.5.1 Bagan Proses
99
4.5.2 Spesifikasi Rancangan Masukan dan Keluaran 107
4.6 Masukan 107
4.6.1 Rancangan Menu 109
4.6.1.1 Rancangan Form 115
4.6.1.2 Rancangan Keluaran 121
4.6.2 Rancangan Formulir 122
4.6.2.1 Rancangan Laporan 129
4.6.2.2 Rancangan Rancangan Implementasi 137
4.7 137
4.7.1 Tata Laksana Sistem yang diusulkan Implementasi Sistem 139
4.7.2 Jadwal BAB
5 SIMPULAN DAN SARAN 140 Simpulan 140
5.1 Saran 141
5.2 DAFTAR PUSTAKA xvi
RIWAYAT HIDUP xviii LAMPIRAN
L1 FOTOKOPI SURAT SURVAI
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Grifone Milria Indonesia29 Gambar 3.2 Diagram Alir Dokumen Prosedur Penjualan dan Piutang Sistem Yang Berjalan
45 Gambar 3.3 Diagram Alir Dokumen Prosedur Penjualan dan Piutang Sistem Yang Berjalan (Lanjutan)
46 Gambar 3.4 Diagram Alir Dokumen Prosedur Penjualan dan Piutang Sistem Yang Berjalan (Lanjutan)
47 Gambar 3.5 Diagram Alir Dokumen Prosedur Penjualan dan Piutang Sistem Yang Berjalan (Lanjutan)
48 Gambar 3.6 Diagram Alir Dokumen Prosedur Penjualan dan Piutang Sistem Yang Berjalan (Lanjutan)
49 Gambar 3.7 Diagram Alir Dokumen Prosedur Penjualan dan Piutang Sistem Yang Berjalan (Lanjutan)
50 Gambar 3.8 Diagram Konteks Sistem Yang Berjalan
52 Gambar 3.9 Diagram Nol Sistem Yang Berjalan
53 Gambar 4.1 Struktur Organisasi Yang Diusulkan
58 Gambar 4.2 Diagram Alir Dokumen Prosedur Penjualan Sistem Yang Diusulkan
60 Gambar 4.3 Diagram Alir Dokumen Prosedur Penjualan Sistem Yang Diusulkan (Lanjutan)
61
Gambar 4.4 Diagram Alir Dokumen Prosedur Penjualan Sistem YangDiusulkan
62 Gambar 4.5 Diagram Alir Dokumen Prosedur Retur Penjualan Sistem Yang Diusulkan
63 Gambar 4.6 Diagram Alir Dokumen Prosedur Retur Penjualan Sistem Yang Diusulkan (Lanjutan)
64 Gambar 4.7 Diagram Alir Dokumen Prosedur Retur Penjualan Sistem Yang Diusulkan (Lanjutan)
65 Gambar 4.8 Diagram Alir Dokumen Prosedur Penagihan Sistem Yang Diusulkan
66 Gambar 4.9 Diagram Alir Dokumen Prosedur Penagihan Sistem Yang Diusulkan (Lanjutan)
67 Gambar 4.10 Diagram Konteks Sistem Yang Diusulkan
68 Gambar 4.11 Diagram Nol Sistem Yang Diusulkan
69 Gambar 4.12 Diagram Rinci1.0 Sistem Yang Diusulkan
70 Gambar 4.13 Diagram Rinci2.0 Sistem Yang Diusulkan
71 Gambar 4.14 Diagram Rinci3.0 Sistem Yang Diusulkan
72 Gambar 4.15 Diagram Rinci4.0 Sistem Yang Diusulkan
73 Gambar 4.16 Diagram Rinci5.0 Sistem Yang Diusulkan
74 Gambar 4.17 Entity Relational Diagram Sistem Yang Diusulkan
88 Gambar 4.18 Bagan Terstruktur SIA Penjualan dan Piutang
89 Gambar 4.19 Bagan Terstruktur Pendataan Pelanggan
90 Gambar 4.20 Bagan Terstruktur Penjualan
91 Gambar 4.21 Bagan Terstruktur Retur Barang
92
Gambar 4.22 Bagan Terstruktur Penagihan dan Penerimaan Pembayaran93 Gambar 4.23 Bagan Terstruktur Pembuatan Laporan
94 Gambar 4.24 Bagan Terstruktur Laporan Penjualan per Barang
95 Gambar 4.25 Bagan Terstruktur Laporan Penjualan per Tanggal
95 Gambar 4.26 Bagan Terstruktur Laporan Penjualan per Pelanggan
96 Gambar 4.27 Bagan Terstruktur Laporan Penjualan per Sales
96 Gambar 4.28 Bagan Terstruktur Laporan Retur Penjualan per Barang
97 Gambar 4.29 Bagan Terstruktur Laporan Analisis Piutang
97 Gambar 4.30 Bagan Terstruktur Laporan Piutang per Pelanggan
98 Gambar 4.31 Bagan Terstruktur Laporan Record Pelanggan
98 Gambar
4.32 Rancangan Tampilan Input Password 109 Gambar
4.33 Rancangan Menu Awal 109 Gambar
4.34 Rancangan Menu Pendataan 110 Gambar
4.35 Rancangan Menu Penjualan 111
Gambar 4.36 Rancangan Penjualan Faktur dan DO 112Gambar
4.37 Rancangan Menu Retur Barang 112
Gambar 4.38 Rancangan Menu Penagihan dan Penerimaan Pembayaran 113Gambar 4.39 Rancangan Menu Pembuatan Laporan 113Gambar
4.40 Rancangan Menu Laporan Penjualan 114 Gambar
4.41 Rancangan Form Pendataan Pelanggan 115 Gambar
4.42 Rancangan Form Cek Limit Kredit 116
Gambar 4.43 Rancangan Form Surat Tolakan Order 117Gambar
4.44 Rancangan Form Delivery Order 117 Gambar
4.45 Rancangan Form Faktur 118
Gambar 4.46 Rancangan Form Surat Tolakan Retur 118Gambar
4.47 Rancangan Form Nota Retur 119 Gambar
4.48 Rancangan Form Surat Tagihan 119
Gambar 4.49 Rancangan Form Tanda Terima Pembayaran 120Gambar
4.50 Rancangan Formulir Faktur 122 Gambar
4.51 Rancangan Formulir Delivery Order 123
Gambar 4.52 Rancangan Formulir Surat Tolakan Order 124Gambar 4.53 Rancangan Formulir Surat Tolakan Retur 125Gambar
4.54 Rancangan Formulir Nota Retur 126 Gambar
4.55 Rancangan Formulir Surat Tagihan 127
Gambar 4.56 Rancangan Formulir Tanda TerimaPembayaran 128Gambar 4.57 Rancangan Laporan Penjualan per Sales 129Gambar 4.58 Rancangan Laporan Penjualan per Tanggal 130Gambar 4.59 Rancangan Laporan Penjualan per Barang 131Gambar 4.60 Rancangan Laporan Penjualan per Pelanggan 132Gambar 4.61 Rancangan Laporan Retur Penjualan per Barang 133Gambar 4.62 Rancangan Laporan Piutang per Pelanggan 134Gambar
4.63 Rancangan Laporan Analisis Piutang 135
Gambar 4.64 Rancangan Laporan Record Pelanggan 136Gambar
4.60 Bagan Rencana Implementasi 139