analisi pengembangan sistem informasi

BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang
Di Era Globalisasi yang pertumbuhan teknologinya semakin cepat membuat manusia
ingin melakukan semua kegiatan atau aktifitas kesehariannya se-efektif mungkin, dalam
artian meminimalisir atau mereduksi kegiatan manusia yang dulunya dilakukan secara
manual

dan

menggantinya

dengan

menggunakan

pengembangan

teknologi

atau

menggunakan bantuan mesin yang sudah modern.

1.2 Sejarah Singkat PT.Jalur Nugraha Ekakurir
PT.Jalur Nugraha Ekakurir (JNE) cabang Bandung berdiri pada tahun 1990, merupakan
perusahaan jasa yang bergerak pada bidang jasa pengiriman barang dan dokumen dengan
jenis jasa pelayanan yang melayani pengiriman cepat, efektif dan fleksibel. PT.Jalur Nugraha
Ekakurir Cabang Bandung beralamat Jln Soekarno-Hatta No 452 Bandung. PT.

Jalur

Nugraha Ekakurir Cabang Bandung telah mempunyai perijinan diantaranya: Akta Pendirian
Perusahaan yang berkedudukan di Jakarta yang dibuat pada tanggal 26 November 1990
No.89 dihadapan Notaris Adlan Yulizar, SH dan diperbaiki dengan akta tertanggal 1 Maret
1991 No.1, akta tertanggal 23 Juli 1991 N0.99 yang dibuat di hadapan Notaris itu juga serta
akta tertanggal 25 April 1994 N0.94 yang dibuat dihadapan Notaris soekaimi, SH di Jakarta.

1.3 Visi PT.Jalur Nugraha Ekakurir
PT JNE menjadi perusahaan terdepan di Dunia dan menjadi perusahaan dibidang jasa
distribusi yang mampu melayani kebutuhan segenap lapisan masyarakat .
1.4 Misi PT.Jalur Nugraha Ekakurir
-

Memberi Pengalaman Terbaik kepada Pelanggan Secara Konsisten.

-

Memadukan jasa pengiriman, kepabeanan, pergudangan, pendistribusian dalam satu
sistem yang terintegrasi secara efektif dan fleksibel.

-

Memanfaatkan perkembangan teknologi informasi secara tepat guna.

1.4.1

Nilai-Nilai Dasar

Jujur
Disiplin
Tanggung Jawab
Visioner

1.5 Struktur Organisasi
Direktur
utama
Legal
Advisor

Sales
Manager

Traffic
Manager

Acc
Manager

HR & GA
Manager

IT
Manager

CSM
Manager

Deputy
Manager
GA
supervisor
Ka. HRD
Security
Staff

HR
Supervisor
Ka. GA
Vehicle
Staff

Ka.CS
phone opr
Staff

Sekretaris

Staff

Ka. HRD
GA Ka
Cord

training co

Staff

Mark
Manager

OPS
Manager

1.6 Metode Penelitian
Metode yang kami gunakan dalam penelitian ini adalah metode observasi, dan wawancara
secara langsung.

1.7 Rumusan Masalah
• Apa tujuan adanya pengiriman barang di JNE?
• Teknologi apa saja yang di pakai ?
• Apa saja istilah yang di pakai?
• Apa kegunaan sistem pengiriman yang digunakan?
• Apa saja yang di lakukan petugas dan customer ?
• Apa saja yang di simpan di data base ?
• Apa saja input yang di masukan ?
• Proses apa yang di lakukan pada pengiriman oleh pengguna , petugas , penerima dan
Pimpinan?
• Apa saja output yang di keluarkan ?
• Keamanan seperti apa yang di gunakan ?
• Bagai mana struktur organisasi dan job des nya ?
• Kendala / masalah apa saja yang sering di hadapi perusahaan ?
• Apa saja VISI/MISI perusahaan ?
• Apa saja dokumen yang di hasilkan ?
• Hadware apa saja yang di gunakan ?
• Baigian bagian yang terkait di perusahaan ?

BAB II
PEMBAHASAN

1. Pendahuluan
1.1 Tujuan
Tujuan dari pengiriman barang di PT. JNE adalah mempermudah dan mempercepat
pengiriman barang antar kota , dan biaya yang dibutuhkan untuk pengiriman barang
relatif lebih murah dan terjamin dibandingkan mengirimkan barang yang akan dikirimkan
ke angkutan umum atau bus.
1.2 Ruang Lingkup
Ruang Lingkup dalam pengembangan system ini menggunakan perangkat lunak
berupa sistem database.
1.3 Definisi
Definisi dari istilah yang digunakan dalam dokumen ini antara lain :
Admin

: Pengguna dari perangkat lunak.

Database : Basis data, tempat penyimpanan data - data yang berhubungan dengan
perangkat lunak.
Actor

: Sesuatu yang berhubungan langsung dengan system.

Password : Kata kunci rahasia untuk dapat mengakses system.
Interface : Tampilan antar muka pengguna.
S/W

: Software

Manifest : Barang baru didaftarkan di kantor JNE asal pengiriman
On-Process : Barang sedang dalam proses pengiriman/perjalanan
On-Transit : Barang sedang transit di kota tertentu
Received On Destination : Barang telah sampai di kota tujuan dan akan dikirim ke alamat
tujuan
Delivered : Barang telah diterima di alamat yang dituju dan biasanya tertera nama
penerima barang tersebut
Criss Cross : Barang tertukar
Cnee Unknown : Nama penerima tidak dikenal saat dilakukan pengantaran ke alamat
tujuan

AU to OPS : Antar ulang/serah terima dari bagian undelivery (bagian yang menangani
kiriman yang bermasalah) ke bagian operasional untuk dilakukan pengantaran ulang ke
alamat tujuan yang lebih lengkap dan jelas
AU (Antar Ulang) : Barang diantar ulang, karena tidak sempat terantar pada hari
sebelumnya
Redelivery : Antar ulang.
BA (Bad Address) : Alamat tidak lengkap/jelas, kurang RT/RW, kelurahan, nomor
rumah, gang, dsb.
R (misroute) : Salah antar, salah kirim, salah jalur
Closed Once Delivery Attempt : Kurir telah datang tetapi rumah alamat penerima tutup/
kosong
TH (Not At Home?) : Penerima tidak ada di rumah(sedang keluar).
1.3.1

Job Description PT. Jalur Nugraha Ekakurir Cabang Bandung

A. Branch Manager
Bertanggungjawab perusahaan, yang mempunyai wewenang atas perusahaan,
serta yang mengeluarkan kebijakan-kebijakan perusahaan.
B. Operation Jr Spv
Tugas dan tanggungjawab Operation Jr Spv:
1. Melakukan perencanaan, pengawasan, pengorganisasian, dan evaluasi terhadap
pelaksanaan kegiatan dijajarannya.
2. Paham, mengetahui dan mengerti produk.
3. Memastikan system operasi dan instruksi kerja dijalankan dengan baik,
benar, disiplin dan bertanggungjawab.
4. Melakukan pengawasan terhadap proses kiriman outbound/inbound.
5. Memastikan keamanan penyimpanan terhadap kiriman
bermasalah/pending.
Kepala Operation mempunyai bawahan langsung yaitu:
1. Kord. Outbound
Tugas dan tanggungjawab Kord. Outbound:
a.

Melakukan penerimaan (receiving) hasil pick up dari petugas pick up.

b.

Memastika data dan barang yang akan dikirim telah sesuai.

c.

Melakukan pemeriksaan dan penyegelan atas kiriman Hvs dan packing
bila diperlukan.

d.

Memastikan kembali kiriman tidak bermasalah dan layak kirim
(penimbangan, kemasan, dan lain-lain).

e.

Menandatangani pick up order sebagai bukti serah terima barang dari
petugas pick up kepada petugas outbound.

2. Kord. Inbound
Tugas dan tanggungjawab Kord. Inbound:
a. Memeriksa dan memastikan kiriman yang diterima dari petugas bandara.
b. Melakukan pengecekan data atau barang yang akan dikirim dengan
memastikan bagian atau kemasan dalam keadaan utuh dan baik.
c. Bertanggungjawab terhadap kiriman selama dalam perjalanan.
d. Melakukan langkah-langkah antisipasi bila terjadi masalah dalam
perjalanan.
3. Kord. Pick Up
Tugas dan tanggungjawab Kord. Pick Up:
a. Menyiapkan sarana untuk proses pengambilan kiriman pengiriman
dengan baik dan benar.
b. Memastikan pengisian dan penulisan bukti pengiriman dengan baik dan
benar.
c. Memastikan jenis layanan dan pembayaran yang diminta oleh customer.
d. Menanyakan dan memeriksa isi kiriman dihadapan pengirim.
e. Memastikan kiriman tidak bermasalah dan layak kirim.
C. Sales dan Marketing
Mempunyai keterkaitan dalam satu departemen untuk bertanggungjawab dan
bekerjasama dalam memasarkan sutu produk perusahaan.
Sales dan Marketing mempunyai bawahan langsung yaitu:
1. Sales
Tugas dan tanggungjawab Sales:
a. Bertanggungjawab jawab dalam pengembangan konter di lokasi strategis
yang ditetapkan kantor cabang.

b. Monitoring

aktivitas

konter

meliputi

target

penjualan,

pelaksanaan

penerimaan barang, ketetapan pembayaran konter, informasi pelayanan.
c. Membantu aktivitas di departemennya.
2. Marketing
Tugas dan tanggungjawab Marketing:
a. Bertanggungjawab dalam memasarkan suatu produk perusahaan.
b. Melakukan dan menganalisa suatu product atau potensi pasar di suatu daerah.
c. Mencari potensi atau pengembangan jaringan (konter / keagenan).
d. Aktif dalam melakukn promosi atau sponsorship.
e. Bertanggungjawab dalam kenyamanan ruang cash conter dan branding
disetiap konter.
f. Bertanggungjawab langsung kepada Jr Spv Sales dan kepala cabang.
3. Customer Service
Tugas dan tanggungjawab Customer Service:
a. Bertugas menerima telepon masuk atau keluar.
b. Melakukan tracing / traking.
c. Sebagai customer consultan.
d. Menerima order pick up customer.
4. Finance & Adm Jr Spv
Tugas dan tanggungjawab Finance & Adm Jr Spv:
a. Bertanggungjawab dalam aktivitas kerja staffnya di departemen keuangan
atau Accounting dan bertanggung jawab langsung kepada kepala cabang.
b. Bertanggungjawab dan membuat seluruh laporan Adm keuangan cabang ke
kepala cabang dan kantor pusat, sesuai dengan jadwal yang ditentukan.
c. Membantu kepala cabang dalam mengatur anggaran biaya serta efisiensi
d. Memaksimalkan efisiensi biaya.
Finance & Adm Jr Spv mempunyai bawahan langsung yaitu:
4.1. Accounting
Tugas dan tanggungjawab Accounting:
a. Bertanggungjawab dalam semua laporan keuangan cabang.

b. Melaksanakan verifikasi atas keabsahan bukti-bukti pendukung dalam proses
pengesahan jurnal, penerimaan/pengeluaran barang.
c. Bertanggungjawab dalam pencapaian target penjualan yng ditetapkan oleh Jr
Spv sales dan kepala cabang.
d. Membuat laporan atas penerimaan dan pengeluaran kas.
4.2. Adm Personnel
Tugas dan tanggungjawab Adm Personnel:
a. Bertanggungjawab dalam pengontrolan pembayaran invoice kredit sesuai
dengan batas waktu pembayaran yang telah ditetapkan.
b. Melakukan pengecekan invoice sebelum ditagihkan serta membuat laporan
outstanding invoice/bulan ke accounting dan kepala cabang.
c. Menerima setoran pembayaran invoice credit, cash operational dari kolektor
beserta data pendukungnya.
d. Melakukan penyetoran hasil penagihan ke kasir besera data pendukungnya.
e. Berwenang untuk berkoordinasi dengan department terkait di kantor pusat.
f. Bertanggungjawab langsung kepada accounting dan Jr Spv finance.
1.4 Referensi
http://www.google.com
Referensi yang kami dapatkan dengan cara observasi dan wawancara secara langsung
kepada pihak JNE.
1.5 Sistematika
Dokumen SRS ini dibagi menjadi tiga bagian utama, yaitu :
• Pendahuluan yang berisi penjelasan tentang tujuan pembuatan perangkat lunak,
lingkup

masalah

yang

dipengaruhi

oleh

perangkat

lunak

yang

dikembangkan,definisi, referensi, dan sistematika.
• Deskripsi umum yang berisi penjelasan secara umum mengenai perangkat
lunak yang akan di kembangkan, meliputi perspektif deskripsi umum system,
karateristik pengguna, batasan- batasan dan asumsi penggunaan.
• Spesifikasi kebutuhan yang berisi uraian kebutuhan perangkat lunak secara lebih
rinci.

2. Deskripsi Umum
2.1 Perspektif
Dalam rangka pengefisienan waktu para karyawan JNE membuat sistem pengiriman
baru, yang mana dalam sistem pengiriman ini para karyawan JNE mengambil langsung
barang yang akan di kirim oleh konsumen sehingga konsumen tidak perlu membawa
barang yang akan di kirim ke kantor JNE. Untuk itu di butuhkan aplikasi yang
mendukung sistem pengiriman ini.
2.2 Kegunaan
Cara ini memiliki kegunaan yang nantinya dapat membantu para karyawan dalam
melaksanakan kegiatan oprasionalnya. Selain membantu karyawan yang bekerja di
perusahaan JNE tersebut, cara ini juga dapat mempermudah para konsumen dalam
melakukan transaksi pengiriman barang sehingga waktu pengiriman barang menjadi lebih
efisien.
2.3 Karateristik Pengguna
Karateristik pengguna dari Aplikasi ini adalah semua yang ingin mengunakan jasa
perusahaan JNE seperti

karyawan, pimpinan, dan masyarakat umum. Yang

membedakannya yaitu karyawan JNE datang di tempat konsumen dan melakukan
transaksi pengiriman dan pembayaran barang di tempat konsumen.
2.4 Batasan-Batasan
Pengembangan aplikasi ini sangat singkat dan sederhana sehingga tidak semua sistem
dapat berjalan dengan lancar serta kebutuhan konsumen tidak berjalan dengan maksimal
di samping itu terdapat keterbatasan waktu. Di samping itu terdapat batasan jenis barang
yang akan di kirim oleh konsumen misalnya : biaya pengiriman barang electronik lebih
besar dari pada yang lainnya.
2.5 Asumsi dan Ketergantungan
Semua konsumen dari berbagai daerah bisa melakukan pengiriman dengan sistem ini,
dan akan di proses oleh pihak JNE apakah wilayah tersebut dapat di jangkau oleh pihak
JNE. Apabila pihak JNE menyetujui alamat pengirim maka, pihak JNE dan pengirim
akan melakukan registrasi. Registrasi dilakukan dengan melakukan pendataan terhadap
konsumen serta melakukan pendataan terhadap barang yang akan di kirim. Setiap biaya

pengiriman barang tidak selalu sama karena di sesuaikan dengan alamat registrasi yang di
tuju serta ukuran barang yang akan dikirim.
3. Spesifikasi Kebutuhan
3.1. Kebutuhan Fungsional
3.1.1. Pendahuluan
Kebutuhan fungsional adalah kebutuhan

yang harus dipenuhi agar suatu

system dapat berjalan atau dapat dikatakan kebutuhan tambahan yang memiliki input,
proses, dan output. Kebutuhan fungsional yang harus ada pada system yang akan
dikembangkan ini adalah sebagai berikut :
1.

System harus dapat menyediakan informasi mengenai aturan ataupun batasanbatasan yang terdapat di perusahaan JNE.

2.

System

harus bisa mempermudah

para konsumen

yang khususnya

membutuhkan informasi mengenai pengiriman di perusahaan JNE.
3.

System harus bisa mengatur jumlah konsumen yang menggunakan sistem ini
dalam melakukan pengiriman barang baik perhari, minggu, bulan dan tahunan
guna mengetahui persentase konsumen yang menggunakan jasa pengiriman ini.

4.

System harus bisa menampilkan , dan mencetak struk hasil transaksi yang sudah
dilakukan.

5.

System harus bisa menampilkan besarnya pemasukan dan pengeluaran yang
dikeluarkan setiap harinya.

6.

System harus mampu menghitung labarugi setiap periodenya.

7.

System harus mudah untuk dioprasikan,(tidak sulit untuk dipelajari).

3.1.2. Input
 Input / masukan pada proses pengiriman barang
Field data konsumen

: untuk entri nama konsumen

Field data barang

: untuk jenis barang

Field data pembayaran

: untuk jumlah pembayaran

 Input / masukan pada proses pendaftaran secara online.
Field nama

: untuk nama konsumen.

Field alamat

: untuk alamat konsumen.

Field data barang

: untuk jenis barang pengiriman

Field data pembayaran

: untuk jumlah pembayaran

Field save

: untuk menyimpan data konsumen

 Input / masukan pada proses cetak struk transaksi.
Field nama

: untuk menerangkan konsumen yang
melakukan transaksi.

Field alamat

: untuk menerangkan alamat konsumen yang
melakukan transaksi

Field nabar

: untuk menyatakan barang apa yang dikirim.

Field jumlah Pembayaran : untuk menyatakan besarnya transaksi yang
dilakukan.
3.1.3 Proses
 Melakukan perencanaan, pengawasan, pengorganisasian, dan evaluasi
terhadap pelaksanaan kegiatan dijajarannya.
 Paham, mengetahui dan mengerti produk.
 Memastikan system operasi dan instruksi kerja dijalankan dengan baik,
benar, disiplin dan bertanggungjawab.
 Melakukan pengawasan terhadap proses kiriman outbound/inbound
3.1.4 Output
Hasil dari transaksi segala hal yang ada pada pemasukan biasanya pihak JNE
biasanya mengeluarkan output dari setiap transaksinya. Soalnya itu untuk laporan ke
bagian Manager pusat.

BAB III
KONDISI EKSISTING SISTEM

3.1. Identifikasi Dokumen yang terlibat
Dokumen yang digunakan sistem informasi akuntansi laporan keuangan arus
kas adalah :
BKM

: Bukti Kas Masuk
Adalah tanda bukti transaksi bahwa perusahaan telah menerima uang secara
cash atau secara tunai atas pelunasan penjualan tunai.

BKK

: Bukti Kas Keluar
Adalah tanda bukti transaksi bahwa perusahaan telah mengeluarkan uang
tunai seperti pembelian dengan tunai atau pembayaran gaji dan pengeluaran
lainnya.

JU

: Jurnal Umum
Adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat setiap transaksi dalam
perusahaan secara terperinci.

BB

: Buku Besar
Adalah sebuah buku yang memuat kumpulan akun atau kumpulan rekening
yang sumbernya dari seluruh bukti transaksi keuangan yang sudah tercatat
dalam buku jurnal baik jurnal umum maupun jurnal khusus.

Resi

: Bukti pengriman dan Pembayaran
Adalah kode tertentu (biasanya 13 digit) yang digunakan oleh perusahaan
jasa pengiriman barang sebagai kode unik untuk setiap pengiriman barang
dan sifatnya rahasia.

Invoice

: Bukti tagihan kredit
Adalah dokumen yang digunakan sebagai pernyataan tagihan yang harus
dibayar oleh customer.

3.2 Prosedur dan Flowmap
Konsumen

Administrasi

Kurir

Manager

Data dan

Start

Data
dan barang
barang
Laporan

Data dan
barang

Input
data dan
Bukti
transaksi

Kwitansi
pembayaran

Data dan
Kwitansi
barang
pembayaran

Data dan
barang

Pengirim
an
barang
Data dan

Start

Input
data
transaksi
Pem. Lap
pengirim
an
Data dan
Lap pengiriman
barang
barang
Tanda terima
barang

Data
dan barang
barang

3.3. ERD

Kurir

Petugas

Mela
kuka
n

Mel
aku
kan

Mem
puny
ai

Transak
si

Mel
aku
kan

Pelanggan

Keterangan :
1. Satu pegawai/petugas bisa melakukan banyak transaksi
2. Satu pelanggan dapat melakukan banyak transaksi
3. Satu kurir dapat melakukan banyak transaksi
4. Satu transaksi dapat memiliki banyak barang
5. Banyak barang hanya memiliki satu detail barang.

Barang

Me
lak
uk
an

Detail
Barang

3.4 DFD Fisik

BAB IV
RANCANGAN SISTEM
4.1 DFD Logic
Asuransi Barang
Konsumen

Paket Barang
Paket Barang

1

2

Cek BPIK

Buat
Asuransi
Barang

ID Paket Barang HVS
Resi Pengiriman Paket
3

ID Paket Barang

Input paket
barang HVS
dan non HVS

4
Buat resi
pengiriman
barang HVS dan
non HVS

Resi Pengiriman

4.2 Database
4.3 Kamus Data
4.4 Rancangan Antar Muka

Laporan
BSTB
5
Buat laporan
pengiriman
barang dan
BSTB

BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
5.2 Saran

DAFTAR PUSTAKA


Dokumen baru

PENGARUH PENERAPAN MODEL DISKUSI TERHADAP KEMAMPUAN TES LISAN SISWA PADA MATA PELAJARAN ALQUR’AN HADIS DI MADRASAH TSANAWIYAH NEGERI TUNGGANGRI KALIDAWIR TULUNGAGUNG Institutional Repository of IAIN Tulungagung

58 1234 16

PENGARUH PENERAPAN MODEL DISKUSI TERHADAP KEMAMPUAN TES LISAN SISWA PADA MATA PELAJARAN ALQUR’AN HADIS DI MADRASAH TSANAWIYAH NEGERI TUNGGANGRI KALIDAWIR TULUNGAGUNG Institutional Repository of IAIN Tulungagung

21 346 43

PENGARUH PENERAPAN MODEL DISKUSI TERHADAP KEMAMPUAN TES LISAN SISWA PADA MATA PELAJARAN ALQUR’AN HADIS DI MADRASAH TSANAWIYAH NEGERI TUNGGANGRI KALIDAWIR TULUNGAGUNG Institutional Repository of IAIN Tulungagung

21 285 23

PENGARUH PENERAPAN MODEL DISKUSI TERHADAP KEMAMPUAN TES LISAN SISWA PADA MATA PELAJARAN ALQUR’AN HADIS DI MADRASAH TSANAWIYAH NEGERI TUNGGANGRI KALIDAWIR TULUNGAGUNG Institutional Repository of IAIN Tulungagung

4 197 24

PENGARUH PENERAPAN MODEL DISKUSI TERHADAP KEMAMPUAN TES LISAN SISWA PADA MATA PELAJARAN ALQUR’AN HADIS DI MADRASAH TSANAWIYAH NEGERI TUNGGANGRI KALIDAWIR TULUNGAGUNG Institutional Repository of IAIN Tulungagung

16 268 23

KREATIVITAS GURU DALAM MENGGUNAKAN SUMBER BELAJAR UNTUK MENINGKATKAN KUALITAS PEMBELAJARAN PENDIDIKAN AGAMA ISLAM DI SMPN 2 NGANTRU TULUNGAGUNG Institutional Repository of IAIN Tulungagung

25 363 14

KREATIVITAS GURU DALAM MENGGUNAKAN SUMBER BELAJAR UNTUK MENINGKATKAN KUALITAS PEMBELAJARAN PENDIDIKAN AGAMA ISLAM DI SMPN 2 NGANTRU TULUNGAGUNG Institutional Repository of IAIN Tulungagung

18 331 50

KREATIVITAS GURU DALAM MENGGUNAKAN SUMBER BELAJAR UNTUK MENINGKATKAN KUALITAS PEMBELAJARAN PENDIDIKAN AGAMA ISLAM DI SMPN 2 NGANTRU TULUNGAGUNG Institutional Repository of IAIN Tulungagung

6 190 17

KREATIVITAS GURU DALAM MENGGUNAKAN SUMBER BELAJAR UNTUK MENINGKATKAN KUALITAS PEMBELAJARAN PENDIDIKAN AGAMA ISLAM DI SMPN 2 NGANTRU TULUNGAGUNG Institutional Repository of IAIN Tulungagung

11 343 30

KREATIVITAS GURU DALAM MENGGUNAKAN SUMBER BELAJAR UNTUK MENINGKATKAN KUALITAS PEMBELAJARAN PENDIDIKAN AGAMA ISLAM DI SMPN 2 NGANTRU TULUNGAGUNG Institutional Repository of IAIN Tulungagung

18 385 23