11. Anjab Kasubbag Kemahasiswaan dan Alumni

DEKAN

PD I PD II PD III FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN JABATAN

BAGIAN I

1. Kode Jabatan & Unit Kerja: (Tidak Perlu diisi)

2. Nama Jabatan/Pekerjaan Anda: Kepala Sub Bagian Kemahasiswaan dan

Alumni

3. Nama Unit Kerja Dimana Jabatan ini berada: Universitas Diponegoro

4. Satuan Kerja / instansi (Departemen/ Meneg/ Menko/ LPND/ Sekretariat/ Direktorat/ Badan, Dinas dll) tempat Unit Kerja tersebut :

Fakultas Hukum

5. Nama Jabatan Atasan Langsung Anda: Kabag. TU

6. Lokasi Kerja (lokasi geografis tempat kerja

anda): Semarang, Jawa Tengah, Indonesia

A. IDENTITAS JABATAN

B. KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI

Kepala Bagian Tata Usaha

Ka. Sub. Bagian Kepegawaian dan Keuangan

Ka. Sub. Bagian Umum dan Pemeliharaan

Aset

Ka. Sub. Bagian Kemahasiswaan

dan Alumni Ka. Sub. Bagian

Memimpin, mengoordinasikan dan mengelola kegiatan subbagian kemahasiswaan dan alumni serta urusan layanan administrasi kemahasiswaan sehingga tercapai kelancaran kegiatan kemahasiswaan dan alumni di lingkunagan fakultas hokum undip.

TUGAS POKOK

1. Menyusun rencana dan program kerja subbagian

1.1. Mengevaluasi rencana dan realisasi program kerja tahun sebelumnya 1.2. Menyusun konsep kerja subbagian kemahasiswaan

1.3. Mengajukan konsep program kerja kepada Kepala Tata Usaha untuk di koreksi 1.4. Menyempurnakan konsep program kerja berdasarkan hasil koreksi

1.5. Menetapkan program kerja sub bagian Peranan/wewenang

- Penyusun Konsep

Indikator Prestasi

- Tersusunnya rencana dan program subbagian kemahasiswaan tepat waktu

2. Menghimpun, mengklasifikasikan dan menyimpan peraturan di bidang kemahasiswaan 2.1. Menghimpun peraturan bidang kemahasiswaan

2.2. Mengklasifikasikan peraturan bidang kemahasiswaan 2.3. Menyimpan peraturan bidang kemahasiswaan

Peranan/wewenang

- Koordinator

Indikator Prestasi

- Tersedianya peraturan bidang kemahasiswaan yang tepat waktu

3. Mengumpulkan, mengolah dan menganalisa data di bidang kemahasiswaan dan alumni

3.1. Mengkoorinir data kemahasiswaan yang dikumpulkan oleh staf dari unit terkait

3.2. Mengkoordinir pengolahan datakemahasiswaan

3.3. Memverifikasi data kemahasiswaan

C. TUGAS POKOK DAN FUNGSI JABATAN

3.4. Menyajikan pengolahan data kemahasiswaan kepada unit kerja lain yang membutuhkan

3.5. Melaporkan hasil pengolahan data kemahasiswaan kepada Kepala Tata Usaha untuk

divalidasi Peranan/wewenang

- Koordinator

- Verifikator

Indikator Prestasi

- Tersedianya data kemahasiswaan yang valid

4. Melakukan urusan pemberian ijin/rekomendasi kepada mahasiswa yang mengikuti kegiatan kemahasiswaan

4.1 Membuat konsep surat ijin/rekomendasi untuk mahasiswa yang mengikuti kegiatan kemahasiswaan

4.2 Mengajukan konsep surat ijin/rekomendasi kepada Kepala Tata Usaha untuk di koreksi 4.3 Menyempurnakan konsep surat ijin/rekomendasi berdasarkan hasil koreksi

4.4. Memberi paraf surat ijin/rekomendasi kepada mahasiswa yang mengikuti kegiatan kemahasiswaan

Peranan/wewenang

- Konseptor

Indikator Prestasi

- Terlaksananya pemberian ijin kepada mahasiswa yang mengikuti kegiatan

kemahasiswaan secara tepat waktu

5. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi

5.1. Sosialisai program Pemilihan Mahasiswa Berprestasi

5.2. Penggandaan Pedoman Umum Pemilihan Mahasiswa Berprestasi

5.3. Pengumpulan berkas Pemilihan Mahasiswa berprestasi Tingkat Fakultas

5.4. Membuat konsep surat keputusan untuk panitia penyelenggara Pemilihan Mahasiswa

Berprestasi Tingkat Fakultas

5.5. Mengajukan konsep surat keputusan kepada Kepala Tata Usaha untuk dikoreksi

5.6. Memperbaiki konsep surat keputusan yang sudah diperbaiki

5.7. Menyerahkan konsep surat keputusan yang sudah diperbaiki untuk ditetapkan oleh

Dekan

5.8. Mengkoordinir pendistribusian surat keputusan kepada panitia yang ditunjuk

5.9. Melakukan rapat persiapan seleksi pemilihan mahasiswa berprestasi tingkat fakultas

5.10. Menyelenggarakan seleksi pemilihan mahasiswa berprestasi tingkat fakultas meliputi presentasi dan penilaian kemampuan bahasa inggris

5.11. Pengiriman nama pemenang pemilihan mahasiswa berprestasi tingkat fakultas kepada universitas

Peranan/wewenang

- Koordinator

Indikator Prestasi

- Terlaksananya pemilihan mahasiswa berprestasi tingkat fakultas yang tepat waktu

6. Mempersiapkan seleksi penelitian unggulan mahasiswa

6.2. Pengumpulan proposal penelitian unggulan mahasiswa

6.3. Membuat konsep surat keputusan untuk panitia penelitian unggulan mahasiswa

6.4. Mengajukan konsep surat keputusan kepada Kepala Tata Usaha untuk dikoreksi

6.5. Memperbaiki konsep surat keputusan yang sudah dikoreksi

6.6. Menyerahkan konsep surat keputusan yang sudah diperbaiki untuk ditetapkan oleh

Dekan

6.7. Mengkoordinir pendistribusian surat keputusan kepada panitia yang ditunjuk

6.8. Melakukan rapat persiapan seleksi proposal penelitian unggulan mahasiswa

6.9. Menyelenggarakan seleksi pemilihan mahasiswa berprestasi tingkat fakultas meliputi presentasi dan wawancara

Peranan/wewenang

- Koordinator

Indikator Prestasi

- Terlaksananya penelitian unggulan mahasiswa yang tepat waktu

7. Melakukan administrasi kegiatan kemahasiswaan 7.1. Mencatat proposal kegiatan mahasiswa

7.2. Melakukan konseling/bimbingan kepada mahasiswa mengenai kegiatan kemahasiswaan 7.3. Memberi paraf proposal kegiatan mahasiswa yang di ajukan oleh mahasiswa atau unit

organisasi kemahasiswaan

7.4. Menghimpun proposal kegiatan kemahasiswaan

7.5. Menghimpun laporan pertanggungjawaban kegiatan kemahasiswaan 7.6. Mengkonsep laporan kegiatan kemahasiswaan

7.7. Menyusun laporan kegiatan kemahasiswaan Peranan/wewenang

- Koordinator

- Penyusun Konsep

Indikator Prestasi

- Terselenggaranya kegiatan kemahasiswaan dan tersedianya laporan kegiatan

kemahasiswaan yang tepat waktu

8. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karier dan layanan kesejahteraan mahasiswa

8.1. Sosialisai program beasiswa

8.2. Penggandaan formulir beasiswa

8.3. Pengumpulan berkas beasiswa

8.4. Seleksi berkas beasiswa

8.5. Penyusunan daftar usulan beasiswa

8.6. Pengiriman daftar usulan beasiswa ke universitas Peranan/wewenang

- Koordinator

Indikator Prestasi

- Terselenggaranya seleksi beasiswa yang tepat waktu

9. Mempersiapkan bahan penyusunan rencana dan program Kerja bidang Kemahasiswaan :

9.1. Mengumpulkan bahan-bahan pendukung penyusunan rencana dan program Kerja

9.2. Menyeleksi bahan-bahan pendukung penyusunan rencana dan program Kerja bidang Kemahasiswaan

9.3. Mengevaluasi rencana dan realisasi program tahun sebelumnya

9.4. Menyusun konsep program Kerja bidang kemahasiswaan

9.5. Mengkonsultasikan konsep program kerja kemahasiswaan kepada Pembantu Dekan

III untuk dikoreksi

9.6. Memperbaiki konsep program kerja bidang kemahasiswaan berdasar hasil koreksi

Peranan/wewenang

- Koordinator

- Penyedia bahan/data

Indikator Prestasi

- Tersedianya bahan penyusunan rencana dan program Kerja bidang Kemahasiswaan

10. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kemahasiswaan 10.1. Menghimpun dokumen dan surat bidang kemahasiswaan

10.2. Mengklasifikasikan dokumen dan surat bidang kemahasiswaan 10.3. Menyimpan dokumen dan surat bidang kemahasiswaan

Peranan/wewenang

- Koordinator

- Penyedia data

Indikator Prestasi

Tersimpannya dokumen dan surat bidang kemahasiswaan yang tepat waktu 11. Menyelenggarakan Pembekalan Calon Wisudawan

11.1. Sosialisai program Pembekalan Calon Wisudawan

11.2. Menyampaikan undangan dan jadwal acara pelaksanaan Pembekalan Calon Wisudawan

11.3. Mengirim undangan kepada nara sumber dari institusi/ stakeholder khususnya dari Alumni

11.4. Membuat konsep surat keputusan untuk panitia Pembekalan Calon Wisudawan

11.5. Mengajukan konsep surat keputusan kepada Kepala Tata Usaha untuk dikoreksi

11.6. Memperbaiki konsep surat keputusan yang sudah dikoreksi

11.7. Menyerahkan konsep surat keputusan yang sudah diperbaiki untuk ditetapkan

oleh Dekan

11.8. Mengkoordinir pendistribusian surat keputusan kepada panitia yang ditunjuk

11.9. Melaksanakan Pembekalan Calon Wisudawan sesuai susunan acara

Peranan/wewenang

- Koordinator

Indikator Prestasi

Terlaksananya Pembekalan Calon Wisudawan yang tepat waktu

12. Tracer Alumni Mahasiswa Fakutas Hukum. 12.1. Mengumpukan data alumni Fakultas 12.2. Persiapan administrasi Temu Alumni

12.3. Menghimpun data alumni melalui alumni yang mengajukan legalisir 12.4. menyusun data aumni

Peran/ wewenang :

- Koordinator

Indikator/ Prestasi

- Tersedianya data alumni yang memadai

TUGAS TAMBAHAN

-Peranan/wewenang :

- Sebagai Pembina UKM mahasiswa

Indikator Prestasi :

- Program UKM mahasiswa dapat berjalan dengan baik

TUGAS LAIN-LAIN

-Peranan/wewenang :

-Indikator Prestasi :

-TUGAS-TUGAS BERKALA (PERIODIK)

Peranan/wewenang :

-Indikator Prestasi :

-JABATAN YANG DIHUBUNGI

NAMA UNIT KERJANYA

MAKSUD/TUJUAN HUBUNGAN

JABATAN YANG LEBIH TINGGI

Kabag. Kesejahteraan

Mahasiswa

Bagian Kesejahteraan Mahasiswa

Konsultasi dan pelaporan pelaksanaa tugas

E. HUBUNGAN KERJA

(Hubungan-hubungan terkait dengan pelaksanaan tugas-tugas dalam pekerjaan ini.

JABATAN YANG DIHUBUNGI

NAMA UNIT KERJANYA

MAKSUD/TUJUAN HUBUNGAN

JABATAN YANG DIHUBUNGI

NAMA UNIT KERJANYA

MAKSUD/TUJUAN HUBUNGAN JABATAN YANG SETARA

Ka. Subbagian Pendidikan Ka. Subbagian Keuangan dan Kepegawaian

Ka. Subbagian Umum dan Pengelolaan Aset

Bagian Pendidikan Bagian Keuangan dan Kepegawaian

Bagian Umum dan Pengelolaan Aset

Koordinasi data mahasiswa Monitoring usulan proposan kegiatan kemahasiswaan

Peminjaman ruang untuk kegiatan kemahasiswaan

JABATAN YANG LEBIH RENDAH

Pengadministrasi

kemahasiswaan Bagian kemahasiswaan danalumni Memberi arahan dan memantau pelaksanaan program dan

kegiatan sub bagian Monitoring dan evaluasi

F. TANGGUNG JAWAB JABATAN

Tugas yang diawasi Pengawasan Oleh Frekuensi Pengawasan

Kegiatan Mahasiswa Pembantu Dekan

III

Per tahun

PEMBERIAN PENGAWASAN

Jabatan yang diawasi Jumlah Pejabat Pekerjaan yang

diawasi PengawasanFrekuensi

Pengadministrasi kemahasiswaan

Bagian kemahasiswaan dan alumni

Kegiatan kemahasiswaan

ADMINISTRASI

Nama Formulir/ Surat/Keputusan/ dll Waktu untuk Menemukan Kesalahan

Waktu untuk Memperbaiki

SK Penetapan Penerima Beasiswa Legalisir Ijazah

5 Menit 5 Menit

5 Menit 5 Menit

KEUANGAN/BULAN

Jumlah Uang Untuk Keperluan

PERALATAN/MESIN/BAHAN

Nama Alat/Mesin/Bahan Akibat Kesalahan

Komputer Mesin ketik Peralatan tulis

RAHASIA

Jenis Kerahasiaan Akibat jika terjadi kebocoran (bagi instansi)

G. LINGKUNGAN KERJA

1. Akibat jika terjadi kecelakaan : Tidak ada

1. Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi

: Tidak ada

2. Kegiatan pemegang jabatan ini.

a. Duduk : 60%

b. Berdiri : 15 %

c. Berjalan : 25 %

3. Tempat kerja

a. Di dalam gedung : 90 %

4. Kondisi Lingkungan

Kondisi Kurang Cukup Baik

a. Suhu Baik

b. Penerangan Baik

c. Ventilasi Baik

d. Ketenangan Baik

e. Kebersihan Baik

f. Keleluasaan - luas ruang - luas meja

Baik Baik 5. Alat Keselamatan Kerja (Bila tidak ada, kosongkan saja)

Alat Pemadam kebakaran

BAGIAN II

Apakah ada yang ingin ditambahkan atau diubah dari tiap butir informasi yang diberikan oleh bawahan anda? Bila Ya, tulislah dibawah ini (Bila tidak ada koreksi/tambahan tulis TIDAK ADA):

BAGIAN A. TIDAK ADA

BAGIAN B. TIDAK ADA

BAGIAN C. TIDAK ADA

BAGIAN D. TIDAK ADA

BAGIAN E. TIDAK ADA

BAGIAN F.

BAGIAN G.

B. PERSYARATAN JABATAN & KOMPETENSI PENJELASAN TENTANG PERSYARATAN JABATAN/ KOMPETENSI 1. Pendidikan Formal Minimal

SI

2. Pendidikan/Pelatihan Spesialisasi/Khusus.

Brevet/Sertifikat

Diklatpim IV ya

3. Pengalaman Kerja.

Diperlukan Pengalaman Kerja yang relevan/terkait sebagai:

Apa/Dalam Jabatan apa? Ya, minimal pengadministrasi kemahasiswaan

Berapa lama minimum? Minimal 2 tahun

4. Persyaratan fisik : sehat jasmani dan rohani

5. Persyaratan Umur minimal dan maksimal: minimal 29 tahun, maksimal 50 tahun

Tanda Tangan Atasan Yang Memverifikasi & Mengisi.

Tanda Tangan : ______________________

Nama Jelas :

9.2. Menyeleksi bahan-bahan pendukung penyusunan rencana dan program Kerja bidang Kemahasiswaan

9.3. Mengevaluasi rencana dan realisasi program tahun sebelumnya 9.4. Menyusun konsep program Kerja bidang kemahasiswaan

9.5. Mengkonsultasikan konsep program kerja kemahasiswaan kepada Pembantu Dekan III untuk dikoreksi

9.6. Memperbaiki konsep program kerja bidang kemahasiswaan berdasar hasil koreksi Peranan/wewenang

- Koordinator

- Penyedia bahan/data Indikator Prestasi

- Tersedianya bahan penyusunan rencana dan program Kerja bidang Kemahasiswaan 10. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kemahasiswaan

10.1. Menghimpun dokumen dan surat bidang kemahasiswaan 10.2. Mengklasifikasikan dokumen dan surat bidang kemahasiswaan 10.3. Menyimpan dokumen dan surat bidang kemahasiswaan

Peranan/wewenang - Koordinator - Penyedia data Indikator Prestasi

Tersimpannya dokumen dan surat bidang kemahasiswaan yang tepat waktu 11. Menyelenggarakan Pembekalan Calon Wisudawan

11.1. Sosialisai program Pembekalan Calon Wisudawan

11.2. Menyampaikan undangan dan jadwal acara pelaksanaan Pembekalan Calon Wisudawan

11.3. Mengirim undangan kepada nara sumber dari institusi/ stakeholder khususnya dari Alumni

11.4. Membuat konsep surat keputusan untuk panitia Pembekalan Calon Wisudawan 11.5. Mengajukan konsep surat keputusan kepada Kepala Tata Usaha untuk dikoreksi 11.6. Memperbaiki konsep surat keputusan yang sudah dikoreksi

11.7. Menyerahkan konsep surat keputusan yang sudah diperbaiki untuk ditetapkan oleh Dekan

11.8. Mengkoordinir pendistribusian surat keputusan kepada panitia yang ditunjuk 11.9. Melaksanakan Pembekalan Calon Wisudawan sesuai susunan acara

Peranan/wewenang - Koordinator Indikator Prestasi

Terlaksananya Pembekalan Calon Wisudawan yang tepat waktu 12. Tracer Alumni Mahasiswa Fakutas Hukum.

12.1. Mengumpukan data alumni Fakultas 12.2. Persiapan administrasi Temu Alumni

Peran/ wewenang : - Koordinator

Indikator/ Prestasi

- Tersedianya data alumni yang memadai

TUGAS TAMBAHAN

-Peranan/wewenang :

- Sebagai Pembina UKM mahasiswa Indikator Prestasi :

- Program UKM mahasiswa dapat berjalan dengan baik

TUGAS LAIN-LAIN

-Peranan/wewenang :

-Indikator Prestasi :

-TUGAS-TUGAS BERKALA (PERIODIK)

Peranan/wewenang :

-Indikator Prestasi :

-JABATAN YANG DIHUBUNGI

NAMA UNIT KERJANYA

MAKSUD/TUJUAN HUBUNGAN JABATAN YANG LEBIH TINGGI

Kabag. Kesejahteraan Mahasiswa

Bagian Kesejahteraan Mahasiswa

Konsultasi dan pelaporan pelaksanaa tugas

E. HUBUNGAN KERJA

(Hubungan-hubungan terkait dengan pelaksanaan tugas-tugas dalam pekerjaan ini.

JABATAN YANG DIHUBUNGI

NAMA UNIT KERJANYA

MAKSUD/TUJUAN HUBUNGAN

JABATAN YANG DIHUBUNGI

NAMA UNIT KERJANYA

MAKSUD/TUJUAN HUBUNGAN JABATAN YANG SETARA

Ka. Subbagian Pendidikan Ka. Subbagian Keuangan dan Kepegawaian

Ka. Subbagian Umum dan Pengelolaan Aset

Bagian Pendidikan Bagian Keuangan dan Kepegawaian

Bagian Umum dan Pengelolaan Aset

Koordinasi data mahasiswa Monitoring usulan proposan kegiatan kemahasiswaan

Peminjaman ruang untuk kegiatan kemahasiswaan

JABATAN YANG LEBIH RENDAH Pengadministrasi

kemahasiswaan Bagian kemahasiswaan danalumni Memberi arahan dan memantau pelaksanaan program dan kegiatan sub bagian

Monitoring dan evaluasi

F. TANGGUNG JAWAB JABATAN

Tugas yang diawasi Pengawasan Oleh Frekuensi Pengawasan

Kegiatan Mahasiswa Pembantu Dekan

III

Per tahun

PEMBERIAN PENGAWASAN

Jabatan yang diawasi Jumlah Pejabat Pekerjaan yang

diawasi PengawasanFrekuensi Pengadministrasi

kemahasiswaan

Bagian kemahasiswaan dan alumni

Kegiatan kemahasiswaan

ADMINISTRASI

Nama Formulir/ Surat/Keputusan/ dll Waktu untuk Menemukan Kesalahan

Waktu untuk Memperbaiki SK Penetapan Penerima Beasiswa

Legalisir Ijazah

5 Menit 5 Menit

5 Menit 5 Menit KEUANGAN/BULAN

Jumlah Uang Untuk Keperluan PERALATAN/MESIN/BAHAN

Nama Alat/Mesin/Bahan Akibat Kesalahan Komputer

Mesin ketik Peralatan tulis

RAHASIA

Jenis Kerahasiaan Akibat jika terjadi kebocoran (bagi instansi)

G. LINGKUNGAN KERJA

1. Akibat jika terjadi kecelakaan : Tidak ada 1. Gangguan kesehatan yang mungkin

terjadi

: Tidak ada

2. Kegiatan pemegang jabatan ini. a. Duduk : 60% b. Berdiri : 15 % c. Berjalan : 25 % 3. Tempat kerja

a. Di dalam gedung : 90 % b. Di luar gedung : 10 %

4. Kondisi Lingkungan

Kondisi Kurang Cukup Baik

a. Suhu Baik

b. Penerangan Baik

c. Ventilasi Baik

d. Ketenangan Baik

e. Kebersihan Baik

f. Keleluasaan - luas ruang - luas meja

Baik Baik 5. Alat Keselamatan Kerja (Bila tidak ada, kosongkan saja)

Alat Pemadam kebakaran

BAGIAN II

Apakah ada yang ingin ditambahkan atau diubah dari tiap butir informasi yang diberikan oleh bawahan anda? Bila Ya, tulislah dibawah ini (Bila tidak ada koreksi/tambahan tulis TIDAK ADA):

BAGIAN A. TIDAK ADA

BAGIAN B. TIDAK ADA

BAGIAN C. TIDAK ADA

BAGIAN D. TIDAK ADA

BAGIAN E. TIDAK ADA

BAGIAN F.

B. PERSYARATAN JABATAN & KOMPETENSI PENJELASAN TENTANG PERSYARATAN JABATAN/ KOMPETENSI 1. Pendidikan Formal Minimal

SI

2. Pendidikan/Pelatihan Spesialisasi/Khusus.

Brevet/Sertifikat

Diklatpim IV ya

3. Pengalaman Kerja.

Diperlukan Pengalaman Kerja yang relevan/terkait sebagai:

Apa/Dalam Jabatan apa? Ya, minimal pengadministrasi kemahasiswaan Berapa lama minimum? Minimal 2 tahun

4. Persyaratan fisik : sehat jasmani dan rohani

5. Persyaratan Umur minimal dan maksimal: minimal 29 tahun, maksimal 50 tahun Tanda Tangan Atasan Yang Memverifikasi & Mengisi.

Tanda Tangan : ______________________ Nama Jelas :