11. Kasubag Kemahasiswaan dan Alumni

FORMULIR KUESIONER
PENYUSUNAN URAIAN JABATAN
BAGIAN I

A. IDENTITAS JABATAN
1. Kode Jabatan & Unit Kerja:
(Tidak Perlu diisi)
2. Nama Jabatan/Pekerjaan Anda:

Kasubbag. Kemahasiswaan dan Alumni

3. Nama Unit Kerja Dimana Jabatan ini berada:
4. Satuan Kerja / instansi (Departemen/ Meneg/
Menko/ LPND/ Sekretariat/ Direktorat/
Badan, Dinas dll) tempat Unit Kerja tersebut :
5. Nama Jabatan Atasan Langsung Anda:
6. Lokasi Kerja (lokasi geografis tempat kerja
anda):

Fakultas
Universitas Diponegoro

Kepala Bagian Tata Usaha
Kota: Semarang
Provinsi: Jawa Tengah

B. KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI

Dekan/PD III

Kepala Tata Usaha
Kepala Subbag
Alumni & Kemahasiswaan

Staff

Staff

Staff

C. TUGAS POKOK DAN FUNGSI JABATAN
Memimpin dan mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan urusan administrasi Sub Bagian

Kemahasiswaan dan Alumni agar terwujud pelayanan administrasi kemahasiswaan yang baik
sehingga diperoleh hasil yang optimal dan maksimal untuk mendukung tugas pokok Fakultas.

D. RINCIAN TUGAS
TUGAS POKOK
Tugas Manajerial
1. Memimpin dan Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan Sub Bagian
1.1. Menyusun rencana dan program kerja Sub Bagian;
1.2. Menghimpun an mengkaji peraturan perundang-undangan di bidang kemahasiswaan;
1.3. Mengumpulkan, mengolah dan menganalisis data di Bidang Kemahasiswaan dan
Alumni;
1.4. Melakukan urusan pemberian izin/ rekomendasi kegiatan kemahasiswaan;
1.5. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi;
1.6. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan;
1.7. Melakukan administrasi kegiatan kemahasiswaan;
1.8. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan kesejahteraan
mahasiswa;
1.9. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan;
1.10. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan;
1.11. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kemahasiswaan;

1.12. Menyusun laporan Sub Bagian
1.13. Mengkoordinir tugas kepada para staf sesuai dengan bidang tugas masing-masing;
1.14. Memberi arahan kepada para staf untuk kelancaran pelaksanaan tugas;
1.15. Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan di Sub Bagian Kemahasiswaan ;
1.16. Melaksanakan pembinaan staf di lingkungan Sub Bagian Kemahasiswaan dalam
melaksanakan tugas;
1.17. Memonitor, mengevaluasi dan menilai pelaksanaan tugas di bidang Kemahasiswaan
Peranan/wewenang :
 Pembagi tugas, pemberi arahan, pengkoordinir, pembina, pemonitor, pengevaluasi,
dan penilai pelaksanaan kegiatan;
 Mengingatkan dan menegur bawahan yang lalai dalam melaksanakan tugas.
Indikator Prestasi :
 Tercapainya kegiatan sesuai dengan rencana/ target;
 Terlaksananya kegiatan secara efektif dan efisien;
 Meningkatkan kemampuan pegawai dalam melaksanakan tugas;
 Terwujudnya keterpaduan pelaksanaan tugas.

TUGAS TAMBAHAN
1. Melaksanakan prosesi Penerimaaan Mahasiswa Baru (PMB)
1.1.

Mempersiapkan upacara penerimaan mahasiswa baru di Fakultas
1.2. Melaksanakan urusan administrasi yang berkaitan dengan pelaksanaan Penerimaan
Mahasiswa Baru
Peranan/ Wewenang :
 Sebagai Koordinator kegiatan prosesi penerimaan mahasiswa baru
 Melakukan urusan administrasi Penerimaan Mahasiswa Baru
Indikator Prestasi :
2

 Lancarnya Pelaksanaan kegiatan Penerimaan Mahasiswa Baru
 Tercapainya kegiatan Penerimaan Mahasiswa Baru sesuai dengan rencana/ target
2. Pendampingan tugas-tugas Program Kreativitas Mahasiswa
2.1.
Mengumpulkan berkas-berkas calon peserta Program Kreativitas Mahasiswa;
Mempersiapkan data calon peserta Program Kreativitas Mahasiswa;
2.2.
Melaksanakan pengiriman berkas peserta Program Kreativitas Mahasiswa;
2.3.
Memonitor proses lanjut usulan Program Kreativitas Mahasiswa
Peranan/ Wewenang :

 Sebagai koordinator kesekretariatan tugas pendampingan Program Kreativitas
Mahasiswa
 Melakukan administrasi Program Kreativitas Mahasiswa
 Memberi masukan terhadap pelaksanaan kegiatan Program Kreativitas Mahasiswa
Indikator Prestasi :
 Lancarnya pelaksanaan kegiatan pendampingan Program Kreativitas Mahasiswa
 Tercapainya kegiatan Program Kreativitas Mahasiswa sesuai rencana/ target
3. Membuat TOR dan RBA bidang Kemahasiswaan
3.1.
Menyiapkan berkas-berkas usulan TOR dan RBA di bidang Kemahasiswaan
3.2.
Menyusun data usulan TOR dan RBA dibidang Kemahasiswaan
Peranan/ Wewenang :
 Sebagai wakil koordinator dalam penyusunan usulan TOR dan RBA di Bidang
Kemahasiswaan;
Indikator Prestasi :
 Tersusunnya TOR dan RBA bidang Kemahasiswaan dengan baik sesuai peraturan dan
tepat waktu
TUGAS LAIN-LAIN
1. Melaksanakan tugas sebagai panitia dan pengawas ujian Mid Semester dan UAS

1.1.
Mengkoordinir pelaksanaan penerimaan hasil ujian Mid Semester dan UAS
1.2.
Melaksanakan monitoring dan evaluasi kehadiran pengawas
Peranan/ Wewenang :
 Sebagai koordinator penerima hasil ujian Mid Semester dan UAS
 Melakukan monitoring kehadiran pengawas

Indikator Prestasi :
 Lancarnya pelaksanaan kegiatan penerimaan hasil ujian Mid Semester dan UAS
 Tercapainya kegiatan pengawasan sesuai rencana/ target
2. Melaksanakan pengelepasan lulusan Fakultas dan Universitas
2.1.
Mengkoordinir data lulusan yang akan diwisuda di Universitas
2.2.
Menyiapkan prosesi pelaksanaan penglepasan lulusan di Fakultas
Peranan/ Wewenang :
 Sebagai koordinator prosesi upacara penglepasan lulusan di Fakultas dan Universitas
 Sebagai pendamping wisudawan di tingkat Universitas
3

Indikator Prestasi :
 Lancarnya pelaksanaan kegiatan prosesi upacara penglepasan lulusan di Fakultas dan
Universitas
 Tercapainya kegiatan prosesi penglepasan sesuai rencana/ target
3. Melakukan urusan administrasi yang berkaitan dengan klaim asuransi jiwa bagi mahasiswa
yang mengalami kecelakaan/ meninggal
 Mengumpulkan berkas yang berkaitan dengan klaim asuransi mahasiswa
 Mengajukan klaim asuransi ke Universitas
 Memonitor pengajuan klaim asuransi mahasiswa
Peranan/ Wewenang :
 Mengoreksi berkas pengajuan klaim asuransi mahasiswa
 Mengingatkan dan memonitor pengajuan klaim asuransi mahasiswa
Indikator Prestasi :
 Tercapainya kepuasan pelayanan klaim asuransi mahasiswa bagi orang tua mahasiswa
 Terpenuhinya pengajuan klaim asuransi mahasiswa bagi mahasiswa yang mengalami
kecelakaan/ meninggal
TUGAS-TUGAS BERKALA (PERIODIK)
1. Melaksanakan kegiatan Dies Natalis Fakultas
 Mengumpulkan data-data alumni sesuai dengan permintaan Panitia Dies Natalis di

Fakultas
 Melaksanakan rapat koordinasi dengan panitia Dies Natalis
Peranan/wewenang :
 Sebagai wakil koordinator panitia kegitan Dies Natalis
 Melakukan urusan Administrasi yang berkaitan dengan kepanitiaan kegiatan Dies
Natalis
 Memberi masukan terhadap panitia Dies Natalis
Indikator Prestasi :
 Lancarnya pelaksanaan kegiatan Dies Natalis Fakultas
 Tercapainya pelaksanaan kegiatan Dies Natalis
2. Kegiatan pengawasan penerimaan calon mahasiswa baru melaui jalur SNMPTN ujian tulis
 Melaksanakan verifikasi data calon mahasiswa baru
 Melakukan pengawasan
Peranan/wewenang :
 Sebagai pengawas
 Melakukan administrasi yang berkaitan dengan pelaksanaan ujian SNMPTN
 Memberi masukan apabila terjadi kecurangan dalam pelaksanaan ujian SNMPTN
4

Indikator Prestasi :

 Lancarnya pelaksanaan kegiatan pengawasan ujian SNMPTN
 Tercapainya kegiatan sesuai rencana/ target

E. HUBUNGAN KERJA (Hubungan-hubungan terkait dengan
pelaksanaan tugas-tugas dalam pekerjaan ini.
JABATAN YANG
DIHUBUNGI

NAMA UNIT
KERJANYA

JABATAN YANG LEBIH TINGGI
Intern Instansi
1. Pembantu Dekan III
1. Fakultas
2. KTU
2. Fakultas
3. Kajur/ Ka prodi /
3. Fakultas
Kepala Bag

Ekstern Instansi
1. Pembantu Rektor III
2. KBAK
3. Kabag Kesma/ Kabag
Minarik

1. Konsultasi Tugas
2. Konsultasi Tugas
3. Konsultasi Tugas

1. UNDIP
2. UNDIP
3. UNDIP

JABATAN YANG
DIHUBUNGI

MAKSUD/TUJUAN
HUBUNGAN

1. Konsultasi/ Koordinasi Tugas
2. Konsultasi/ Koordinasi Tugas
3. Konsultasi/ Koordinasi Tugas

NAMA UNIT
KERJANYA

MAKSUD/TUJUAN
HUBUNGAN

JABATAN YANG SETARA
1. Kasubbag Keu dan Kepeg
1.
2. Kasubbag UPA
2.
3. Kasubbag Akademik
3.
4. Kasubbag Lain
4.
JABATAN YANG LEBIH RENDAH
Staf

Fakultas
Fakultas
Fakultas
Universitas

Fakultas

1.
2.
3.
4.

Koordinasi Tugas
Koordinasi Tugas
Koordinasi Tugas
Koordinasi Tugas

Pembagian Tugas

F. TANGGUNG JAWAB JABATAN
Tugas yang diawasi
Pelaksanaan tugas rutin
Penyusunan rencana kerja
Penyusunan laporan

Pengawasan Oleh
KTU
KTU
KTU

Frekuensi Pengawasan
Setiap hari
Setiap periode
Setiap periode

PEMBERIAN PENGAWASAN

Jabatan yang diawasi

Jumlah Pejabat

Pekerjaan yang
diawasi

Frekuensi
Pengawasan
5

Staf

3 Orang

Pelaksanaan tugas

Setiap hari

ADMINISTRASI

Nama Formulir/ Surat/Keputusan/ dll

Waktu untuk
Menemukan
Kesalahan
5 menit per surat
5 -10 menit

Konsep surat
Konsep Surat Keputusan
KEUANGAN/BULAN
Jumlah Uang
-

Waktu untuk
Memperbaiki
5 menit
10 – 20 menit

Untuk Keperluan
-

PERALATAN/MESIN/BAHAN

Nama Alat/Mesin/Bahan
Komputer dan printer

Akibat Kesalahan
Kesalahan hasil/ data hilang

RAHASIA

Jenis Kerahasiaan

Akibat jika terjadi kebocoran
(bagi instansi)
Bila rahasia bocor akan merugikan
negara

Segala sesuatu yang bersifat rahasia dan
perlu dirahasiakan

G. LINGKUNGAN KERJA
1. Akibat jika terjadi kecelakaan

:

Tidak ada

Gangguan kesehatan yang mungkin
terjadi

:

Gangguan penglihatan dan radiasi
komputer

2. Kegiatan pemegang jabatan ini.
a. Duduk
: 70 %
b. Berdiri
: 10 %
c. Berjalan
: 20 %
3. Tempat kerja
a. Di dalam gedung
b. Di luar gedung
4. Kondisi Lingkungan
Kondisi
a. Suhu
b. Penerangan
c. Ventilasi
d. Ketenangan
e. Kebersihan
f. Keleluasaan
- luas ruang
- luas meja

: 75 %
: 25 %
Kurang

Cukup

Baik







6


5. Alat Keselamatan Kerja : Fire Extinguisher dan APAR
BAGIAN II
A. VERIFIKASI OLEH ATASAN PEMEGANG JABATAN
Apakah ada yang ingin ditambahkan atau diubah dari tiap butir informasi yang diberikan oleh
bawahan anda? Bila Ya, tulislah dibawah ini (Bila tidak ada koreksi/tambahan tulis TIDAK ADA):
BAGIAN A.

Tidak Ada

BAGIAN B.

Tidak Ada

BAGIAN C.

Tidak Ada

BAGIAN D.

Tidak Ada

BAGIAN E.

Tidak Ada

BAGIAN F.

Tidak Ada

BAGIAN G.

Tidak Ada
B. PERSYARATAN JABATAN & KOMPETENSI

PENJELASAN TENTANG PERSYARATAN JABATAN/ KOMPETENSI
1. Pendidikan Formal Minimal

: Sarjana

2. Pendidikan/Pelatihan Spesialisasi/Khusus.
Nama Pendidikan/Pelatihan Khusus
- Diklat Prajabatan
- Diklat Pim IV

Brevet/Sertifikat
ya
ya

3. Pengalaman Kerja.
Diperlukan Pengalaman Kerja yang relevan/terkait sebagai:
Apa
: Kasubbag
Dalam Jabatan apa
: di Bidang Kemahasiswaan dan Alumni
Berapa lama minimum : 4 Tahun
4. Persyaratan fisik : Sehat Jasmani dan rohani
5. Persyaratan Umur minimal dan maksimal:
Umur Minimal
: 29 tahun
Umur maksimal
: 50 tahun
Tanda Tangan Atasan Yang Memverifikasi & Mengisi.
Tanda Tangan : ______________________
7

Nama Jelas
Tanggal

: KTU
: 30 Juni 2011

8