Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Pada Pt Herfinta Farm And Plantation Medan Chapter III IV
BAB III
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN PADA
PT HERFINTA FARM AND PLANTATION
MEDAN
A. Pengertian Persediaan dan Jenis Persediaan
Berikut beberapa defenisi persediaan menurut beberapa ahli :
Persediaan adalah aktiva yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha
normal, dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan, atau dalam
bentuk bahan atau perlengkapan (supplies) untuk digunakan dalam proses
produksi atau pemberian jasa (Sigit Hermawan, 2008:82).
Persediaan adalah barang-barang yang dimiliki atau disimpan di
perusahaan yang terdiri dari produk jadi, produk dalam proses, bahan
baku, bahan penolong, bahan habis pakai, suku cadang, dsb yang
dimaksudkan untuk dijual kembali (Mulyadi, 2001:553).
Persediaan dapat diartikan sebagai barang-barang yang disimpan untuk
digunakan atau dijual pada masa atau periode yang akan datang (Agus
Ristono, 2009:1).
Persediaan merupakan sejumlah bahan-bahan, bagian-bagian yang
disediakan dan bahan-bahan dalam proses yang terdapat dalam perusahaan
untuk proses produksi, serta barang-barang jadi/produk yang disediakan
untuk memenuhi permintaan dari konsumen atau langganan setiap waktu
(Freddy Rangkuti 1996:2).
Universitas Sumatera Utara
Dari definisi tersebut persediaan dapat diartikan sebagai suatu aktiva yang
dimiliki suatu perusahaan untuk dijual kembali maupun untuk digunakan dalam
suatu proses produksi menjadi barang yang siap untuk dijual.
Menurut Mulyadi, (2001:554) ada beberapa tipe persediaan yaitu
persediaan produk jadi, persediaan produk dalam proses, persediaan bahan baku,
persediaan bahan penolong, persediaan bahan habis pakai pabrik serta persediaan
suku cadang. Adapun jenis-jenis persediaan yang ada pada PT Herfinta Farm and
Plantation adalah sebagai berikut :
a. Persediaan produk jadi yang terdiri dari persediaan minyak kelapa sawit
(CPO), persediaan inti sawit (kernel), persediaan cangkang, persediaan
abu janjang.
b. Persediaan bahan baku yang terdiri dari persediaan TBS (Tanda Buah
Segar).
c. Persediaan bahan penolong seperti persediaan bahan pengolah TBS dan
persediaan bahan kimia.
d. Persediaan suku cadang seperti persediaan sparepart gergaji mesin,
persediaan instalasi listrik dan air, persediaan sparepart kendaraan dan alat
berat, persediaan minyak pelumas kendaraan dan alat berat, dan persediaan
material pabrik.
e. Persediaan bahan habis pakai seperti persediaan peralatan kantor.
PT Herfinta Farm and Plantation tidak memiliki persediaan produk dalam
proses karena perusahaan ini memiliki mesin pengolah yang mana saat bahan
baku berupa TBS dan bahan pengolah TBS dimasukkan ke dalam mesin, mesin
Universitas Sumatera Utara
tersebut langsung mengolah dan memisahkan bagian CPO, kernel, abu janjang,
dan cangkang yang merupakan persediaan produk jadi yang siap dijual di pasaran
melalui sistem tender.
B. Sistem Pencatatan Persediaan Pada Perusahaan
Persediaan memegang peranan yang sangat penting untuk menentukan
hasil usaha atau pendapatan. Persediaan merupakan salah satu unsur yang paling
aktif dalam operasi perusahaan baik itu perusahaan dagang maupun perusahaan
manufaktur yang secara continue diperoleh atau diproduksi dan dijual untuk
menghasilkan laba, oleh karenanya akuntansi persediaan harus dilakukan sebaik
mungkin agar perusahaan tidak mengalami hambatan dan gangguan operasi. Ada
dua metode pencatatan persediaan, yaitu metode mutasi persediaan (perpetual
inventory method) dan metode fisik (physical inventory method). Dalam metode
mutasi persediaan, setiap mutasi persediaan dicatat dalam kartu persediaan
(Mulyadi, 2001:556). Sedangkan metode persediaan fisik, hanya tambahan
persediaan dari pembelian saja yang dicatat, sedangkan mutasi berkurangnya
persediaan karena pemakaian tidak dicatat dalam kartu persediaan (Mulyadi,
2001:556).
PT Herfinta Farm and Plantation Medan menggunanakan metode mutasi
persediaan (perpetual inventory method) dalam pencatatan persediaannya. Dalam
metode ini pencatatan mengenai jumlah persediaan dilakukan secara terus
menerus, sehingga jumlah persediaan yang ada setiap saat dapat diketahui. Harga
pokok persediaan dan harga pokok penjualan dapat diketahui setiap saat, sehingga
Universitas Sumatera Utara
pada akhir periode tidak perlu dibuat jurnal penyesuaian. Metode mutasi
persediaan (perpetual) diperlukan buku pembantu persediaan untuk mencatat
kuantitas harga dan barang yang dibeli dan dijual. Dengan buku pembantu
persediaan setiap saat dapat diketahui sisa persediaan dengan cepat dan mudah.
Adapun dokumen yang terkait dalam pencatatan persediaan pada PT Herfinta
Farm and Plantation Medan adalah PO (Purchasing Order), DO (Delivery
Order),blanco A, bukti pembelian, bukti penerimaan, invoice, faktur pajak,
kwitansi, kontrak penjualan dan lain sebagainya.
Menurut penulis sistem akuntansi persediaan pada PT Herfinta Farm and
Plantation
Medan
sudah
efektif
karena
setiap
terjadi
transaksi
yang
mempengaruhi persediaan dicatat dalam rekening persediaan sehingga perusahaan
menjadi lebih teliti dan dapat meminimalisir terjadinya kehilangan barang
persediaan, dan apabila terjadi kehilangan barang persediaan maka akan lebih
mudah untuk dilacak.
C. Metode Penilaian Persediaan Pada Perusahaan
Terdapat tiga metode penilaian persedian yaitu FIFO (First In First Out),
LIFO (Last In Last Out) dan Average. Asumsi yang digunakan dalam metode
FIFO adalah barang yang pertama kali masuk akan menjadi barang yang pertama
kali keluar sedangkan dalam metode LIFO barang yang terakhir masuk akan
menjadi barang yang pertama kali keluar.
Universitas Sumatera Utara
Metode average dalam sistem pencatatan perpetual disebut metode ratarata bergerak (moved average method) dalam metode ini memerlukan penilaian
harga perolehan pada setiap transaksi (Sigit Hermawan, 2008:68).
Metode averagedalam sistem pencatatan periodik disebut metode rata-rata
tertimbang (weighted average method) dalam metode ini memerlukan
pengalokasian harga perolehan barang yang tersedia untuk dijual dilakukan atas
dasar harga perolehan rata-rata, biaya rata-rata tertimbang per unit ditentukan
dengan membagi total biaya barang yang tersedia untuk dijual dengan jumlah unit
barang yang tersedia. Selanjutnya biaya rata-rata per unit dikalikan dengan jumlah
unit barang yang terjual (Sigit Hermawan, 2008:72).
Metode penilaian persediaan pada PT Herfinta Farm and Plantation Medan
menggunakan metode rata-rata bergerak (moved average method). Menurut
penulis metode ini sudah sesuai untuk digunakan dalam penilaian persediaan yang
ada pada perusahaan mengingat perusahaan ini merupakan perusahaan yang
bergerak dalam bidang perkebunan dan perdagangan yang memiliki beberapa
jenis persediaan.
D. Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Perusahaan
Sistem akuntansi persediaan merupakan sebuah sistem yang memelihara
catatan persediaan dan memberitahu manajer apabila jenis barang tertentu
memerlukan penambahan. Sehingga pengertian dari sistem informasi akuntansi
persediaan adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna
menghasilkan informasi yang bermanfaat terkait persediaan untuk merencanakan,
Universitas Sumatera Utara
mengendalikan dan mengoperasikan bisnis. Dengan sistem informasi akuntansi
persediaan, dapat diketahui aktivitas dari pembelian atau penerimaan dan
penjualan barang jadi oleh perusahaan sebagai manajemen kontrol bagi
perusahaan, sehingga perusahaan dapat mengetahui jenis barang yang sedang laku
di pasaraan.
Sistem informasi akuntansi yang terkait dengan persediaan pada PT
Herfinta Farm and Plantation Medan adalah sebagai berikut :
1. Sistem Informasi Akuntansi Pemesanan Persediaan
Pada PT Herfinta Farm and Plantation Medan proses pemesanan barang
diawali dengan mengetahui kebutuhan untuk mengisi kembali stok persediaan
melalui pengamatan terhadap catatan persediaan di buku besar persediaan. Proses
pemesanan barang dilakukan atas dasar reorder point (batas/titik pemesanan
kembali) dan minimumnya stock level atau kebutuhan barang, maka bagian
gudang membuat surat permintaan barang (blanco A) ke bagian pembelian
(purchasing). Lalu bagian pembelian akan membuat PO (Purchasig Order)yang
diotorisasi oleh manager jika transaksi dibawah satu juta dan jika di atas satu juta
akan diotirisasi oleh direktur perusahaan. Sebelum PO diajukan ke manager atau
direksi, PO tersebut terlebih dahulu diperiksa oleh internal audit.
Menurut penulis sistem informasi akuntansi pemesanan persediaan pada
PT Herfinta Farm and Plantation Medan sudah memadai dimana terdapat
dokumen seperti surat permintaan barang yang dibuat oleh bagian gudang dan PO
yang dibuat oleh bagian pembelian yang harus diotorisasi oleh manager ataupun
direktur terlebih dahulu sebelum melakukan pembelian. Dalam sistem informasi
Universitas Sumatera Utara
akuntansi pada pemesanan persediaan ini terdapat pengendalian internal yaitu
adanya struktur organisasi yang memisahkan tugas dan tanggung jawab (bagian
gudang, bagian pembelian, internal audit, manager atau direktur), sistem otorisasi
(PO harus diotorisasi manager atau direktur) dan praktik yang sehat(terdapat
dokumen surat permintaan barang dan PO) sehingga informasi akuntansi
pemesanan persediaannya jelas dan akurat
2. Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Persediaan
Proses pembelian dilakukan ketika persediaan dikurangi oleh penjualan ke
pelanggan telah sampai pada titik pemesanan kembali. Pada tahap ini setelah
POdiotorisasi oleh manager ataupun direktur, bagian pembelian akan melakukan
pembelian. Adapun proses pembelian persediaan adalah sebagai berikut :
a. Bagian pembelian membuat permintaan penawaran harga ke beberapa
vendor (pemasok).
b. Bagian pembelian menerima penawaran dari beberapa vendor lalu
membuat perbandingan harga.
c. Atas dasar harga yang telah disetujui, bagian pembelian menyiapkan order
pembelian (DO) yang dibuat rangkap tiga yang didistribusikan kepada :
1. Order pembelian pertama untuk bagian Vendor
2. Order pembelian kedua untuk bagian Gudang
3. Order pembelian ketiga untuk bagian Pembukuan (Accounting)
Menurut penulis sistem informasi akuntansi pembelian pada PT Herfinta
Farm and Plantation Medan sudah berjalan sesuai dengan bagian unit kerja yang
ada dengan menggunakan dokumen yang dibutuhkan seperti PO dan DO sehingga
Universitas Sumatera Utara
dapat mengantisipasi hal-hal yang dapat mengarah pada kerugian yang
ditimbulkan sehubungan dengan pembelian persediaan.
3. Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Persediaan
Peristiwa berikutnya setelah pembelian barang adalah penerimaan
persediaan barang sebagai berikut :
a. Bagian gudang menerima barang dan slip pengepakan dari vendor.
Sewaktu menerima barang bagian gudang harus mencocokkan dengan
order pembelian atas barang tersebut. Barang yang diterima direkonsiliasi
dengan blind copy dari order pembelian. Blind copy ini mengharuskan
petugas penerimaan (bagian gudang) memeriksa dan menghitung
persediaan untuk menyelesaikan laporan penerimaan.
b. Bagian gudang membuat laporan penerimaan barang yang dibuat rangkap
empat yang didistribusikan kepada :
1. Laporan penerimaan barang pertama dikirim ke bagian pembelian
(purchasing).
2. Laporan penerimaan barang kedua untuk bagian pembukuan
(accounting).
3. Laporan penerimaan yang keempat untuk internal audit.
4. Laporan penerimaan barang ketiga untuk arsip gudang.
c. Selama transaksi berlangsung, bagian accounting telah menerima dan
menyimpan sementara salinan PO (Purchasing Order), DO (Delivery
Order), invoice, faktur pajak dan bukti penerimaan barang. Perusahaan
Universitas Sumatera Utara
telah menerima persediaan dari vendor dan berkewajiban untuk membayar
barang tersebut.
d. Bagaian accounting merekonsiliasi informasi keuangan, mencatat dan
memposkan setiap transaksi dalam buku besar. Setelah mencatat, bagian
accounting mengarsip semua dokumen (PO, DO, bukti penerimaan
barang, faktur, invoice) dan mentransfer salinan DO, faktur dan invoice ke
bagian internal audit.
e. Bagian internal audit menerima dan menyimpan PO, DO, bukti
penerimaan barang, faktur, invoice yang kemudian semua dokumen
tersebut dicatat dalam buku besar pembantu persediaan.
Menurut penulis sistem informasi akuntansi penerimaan persediaan pada
PT Herfinta Farm and Plantation Medan sudah baik dilihat dari penerimaan
barang yang menggunakan invoice, faktur dan laporan penerimaan barang
sehingga informasi cukup akurat. Bagian yang terkait juga sudah menjalankan
tugasnya sesuai dengan ketetapan yang telah ditentukan.
4. Sistem Informasi Akuntansi Retur Pembelian
Sistem informasi akuntansi retur pembelian pada PT Herfinta Farm and
Plantation Medan dimulai dari bagian gudang membuat surat pengembalian yang
diserahkan ke bagian pembelian untuk mengembalikan persediaan kepada
pemasok (vendor) dan mencatat persediaan tersebut dalam buku gudang.
Kemudian bagian pembelian akan menerbitkan faktur/nota retur yang ditujukan
kepada pemasok. Setelah dikembalikan maka bagian accounting akan mencatat
Universitas Sumatera Utara
pengembalian barang dan mengarsip semua dokumen yang terkait dengan retur
pembelian dan kemudian akan diperiksa oleh internal audit.
Menurut penulis sistem akuntansi retur pembelian pada PT Herfinta Farm
and Plantation Medan sudah memadai dengan dokumen-dokumen dan
pengawasan dari internal audit, sehingga informasi yang dihasilkan cukup akurat.
5. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Persediaan
Pada PT Herfinta Farm and Plantation Medan penjualan persediaan
dimulai dari bagian penjualan (GA and Sales) melakukan tender kepada calon
pembeli. Adapun proses transaksi tersebut sebagai berikut :
a. Bagian penjualan menyiapkan dokumen-dokumen seperti :
1. Kontrak penjualan rangkap dua
2. Delivery Order (DO) setelah menerima pembayaran dari pembeli
3. Invoice, kwitansi dan faktur pajak
b. Bagian keuangan membuat memo yang ditujukan ke manager pabrik
disertai nomor DO untuk memberikan persetujuan bagi petugas untuk
mengambil barang dan mengirimnya ke bagian pengiriman serta membuat
laporan pengiriman.
c. Bagian penjualan memeriksa dokumen-dokumen penjualan dan menagih
ke pelanggan dengan tagihan penjualan berdasarkan pesanan penjualan
tersebut.
d. Bagian penjualan membuat laporan hasil penjualan.
e. Dokumen dokumen yang terkait dengan transaksi penjualan kemudian
diberikan kepada bagian accounting untuk melakukan pencatatan atas
Universitas Sumatera Utara
penjualan persediaan. Setelah proses posting, dokumen penjualan
persediaan tersebut diarsipkan dan diperiksa oleh internal audit.
Menurut penulis sistem informasi akuntansi penjualan persediaan pada PT
Herfinta and Plantation Medan telah menggunakan dokumen-dokumen yang
memadai untuk mengetahui informasi akuntansi persediaan. Bagian-bagian yang
terkait juga telah melaksanakan tugasnya sesuai dengan ketetapan yang telah
ditentukan.
E. Pengendalian Internal Persediaan Perusahaan
Pengendalian internal atas persediaan yang ada pada PT Herfinta Farm and
Plantation Medan adalah sebagai berikut :
1. Struktur organisasi yang memisahkan tugas dan tanggung jawab
Adanya pemisahan tugas dan tanggung jawab bagian yang mencatat
jumlah barang masuk maupun keluar yang ditangani oleh bagian gudang dengan
bagian yang mencatat harga pokok tiap jenis persediaan yang masuk atau keluar
yang ditangani oleh staff accounting. Pemisahan tugas juga terjadi antara bagian
gudang dengan bagian pembelian, bagian pembelian bertanggung jawab untuk
melakukan pembelian barang yang telah disetujui oleh bagian manageratau
direktur dan bagian gudang. Untuk menghindari ketidak sesuaian antara barang
yang dipesan dengan yang diterima, maka bagian gudang sebagai penerima
barang
mencocokkan
dengan
permintaan
pembelian,
sedangkan
bagian
accounting akan menyesuaikan faktur atau nota dari pemasok dengan surat
pembelian.
Universitas Sumatera Utara
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan
Setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otoritas dari pejabat yang
memiliki wewenang (manager/direksi) untuk menyetujui terjadinya sebuah
transaksi. Selain itu penggunaan formulir harus diawasi sedemikian rupa guna
mengawasi pelaksanaan otoritas.
3. Perhitungan fisik
Perhitungan fisik dilakukan setiap sebulan sekali oleh bagian gudang dan
accounting, tiga bulan sekali bersama internal audit, dan setahun sekali bersama
audit eksternal. Perhitungan fisik dilakukan dengan maksud untuk mengetahui
jumlah persediaan fisik barang yang ada di gudang. Dengan perhitungan fisik
dapat diketahui keandalan catatan-catatan yang dilakukan oleh bagian gudang
maupun staff accounting sebagai pencatat persediaan, Selain itu juga untuk
mengetahui kehilangan maupun kerusakan persediaan yang ada. Adapun unsur
pengendalian internal persediaan berdasarkan perhitungan fisik adalah sebagai
berikut :
a. Organisasi
•
Penghitungan fisik dilakukan oleh tim penghitungan fisik persediaan
•
Tim ini beranggotakan tiga orang, satu orang sebagai ketua penghitungan
fisik, satu orang penghitung, dan satu orang pengecek. Ketua
penghitungan fisik ditunjuk oleh bagian accounting yang berasal dari
bagian produksi, penghitung berasal dari bagian gudang, pengecek berasal
dari bagian internal audit.
b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
Universitas Sumatera Utara
•
Laporan hasil penghitungan fisik ditanda tangani oleh ketua penghitungan
fisik
•
Laporan hasil penghitungan fisik berdasarkan kartu penghitungan fisik,
yang oleh ketua penghitung telah dibandingkan antara hasil penghitungan
yang dilakukan oleh penghitung dan pengecek
•
Harga pokok tiap persediaan yang ada dalam laporan hasil penghitungan
fisik diisi oleh staff accounting, berdasarkan data yang ada pada buku
persediaan.
•
Penyesuaian untuk buku gudang dan buku persediaan berdasarkan pada
hasil penghitungan fisik
c. Praktik Yang Sehat
•
Kartu penghitungan fisik bernomor urut dan penggunaanya dipertanggung
jawabkan oleh ketua penghitungan fisik
•
Ketua penghitungaan fisik membandingkan hasil penghitungan yang
dilakukan oleh penghitung dan pengecek sebelum mencatat hasil
penghitungan tersebut kedalam laporan hasil penghitungan fisik.
•
Peralataan yang digunakan untuk menghitung dan mengukur jumlah
persediaan dijamin ketelitiannya.
Universitas Sumatera Utara
BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan apa yang telah penulis uraikan dalam bab-bab sebelumnya,
maka penulis akan memberikan beberapa kesimpulan.
1. Persediaan merupakan aktiva yang dimiliki suatu perusahaan untuk dijual
maupun untuk digunakan dalam suatu proses produksi menjadi barang
yang siap untuk dijual.
2. PT. Herfinta Farm and Plantation adalah perusahaan yang bergerak
dibidang perkebunan dan perdagangan (agrobisnis). Adapun jenis
persediaan yang ada pada PT Herfinta Farm and Plantation terdiri dari
persediaan barang jadi, persediaan bahan baku, persediaan bahan
penolong, persediaan suku cadang, dan persediaan bahan habis pakai.
3. Sistem akuntansi persediaan yang digunakan pada PT Herfinta Farm and
Plantation Medanadalah sistem perpetual, sistem ini sudah efektif karena
setiap terjadi transaksi yang mempengaruhi persediaan dicatat dalam
rekening persediaan sehingga perusahaan menjadi lebih teliti dan dapat
meminimalisir terjadinya kehilangan barang persediaan, dan apabila
terjadi kehilangan barang persediaan maka akan lebih mudah untuk
dilacak.
4.
Metode penilaian persediaan yang digunakan pada PT Herfinta Farm and
Plantation Medan adalah metode rata-rata bergerak (moved average
Universitas Sumatera Utara
method) dan metode ini sudah sesuai untuk digunakan dalam penilaian
persediaan yang ada pada perusahaan.
5. Sistem informasi akuntansi persediaan pada PT Herfinta Farm and
Plantation Medan sudah sesuai dengan Standart Operational Procedure
perusahaan dan mengandung unsur pengendalian internal sehingga
informasi akuntansi persediaannya jelas dan akurat.
6. Pengendalian internal persediaan pada PT Herfinta Farm and Plantation
Medan yaitu adanya struktur organisasi yang memisahkan tugas dan
tanggung jawab, setiap transaksi harus atas dasar otorisasi pihak yang
berwenang, dilakukannya perhitungan fisik setiap bulan dengan unsur
organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, serta praktik yang
sehat.
B. Saran
Dalam kesempatan ini penulis akan mengemukakan saran kepada
perusahaan sekiranya bermanfaat bagi perusahaan.
1. Sebaiknya perusahaan dapat mempertahankan dan lebih meningkatkan
sistem pencatatan akuntansi persediaan dengan dokumen dan bukti-bukti
yang dapat dipertanggung jawabkan.
2. Pihak-pihak yang berwenang dalam perusahaan sebaiknya lebih tegas
terhadap bawahannya agar tidak terjadi kesalahan maupun keterlambatan
dalam pencatatan transaksi akuntansi.
Universitas Sumatera Utara
3. Kepada karyawan accounting perusahaan harus lebih teliti dalam
melakukan pencatatan karena selama penulis riset dan melakukan magang
di perusahaan ini penulis melihat banyak terjadi kesalahan dalam
pencatatan.
4. Sistem informasi akuntansi persediaan pada perusahaan sebaiknya dapat
dipertahankan dan ditingkatkan untuk mengetahui informasi persediaan
agar dapat memenuhi keinginan konsumen maupun untuk keperluan
produksi.
5. Pengendalian
internal
perusahaan
sebaiknya
dipertahankan
dan
ditingkatkan secara teratur untuk mencegah timbulnya kerugian pada
perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN PADA
PT HERFINTA FARM AND PLANTATION
MEDAN
A. Pengertian Persediaan dan Jenis Persediaan
Berikut beberapa defenisi persediaan menurut beberapa ahli :
Persediaan adalah aktiva yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha
normal, dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan, atau dalam
bentuk bahan atau perlengkapan (supplies) untuk digunakan dalam proses
produksi atau pemberian jasa (Sigit Hermawan, 2008:82).
Persediaan adalah barang-barang yang dimiliki atau disimpan di
perusahaan yang terdiri dari produk jadi, produk dalam proses, bahan
baku, bahan penolong, bahan habis pakai, suku cadang, dsb yang
dimaksudkan untuk dijual kembali (Mulyadi, 2001:553).
Persediaan dapat diartikan sebagai barang-barang yang disimpan untuk
digunakan atau dijual pada masa atau periode yang akan datang (Agus
Ristono, 2009:1).
Persediaan merupakan sejumlah bahan-bahan, bagian-bagian yang
disediakan dan bahan-bahan dalam proses yang terdapat dalam perusahaan
untuk proses produksi, serta barang-barang jadi/produk yang disediakan
untuk memenuhi permintaan dari konsumen atau langganan setiap waktu
(Freddy Rangkuti 1996:2).
Universitas Sumatera Utara
Dari definisi tersebut persediaan dapat diartikan sebagai suatu aktiva yang
dimiliki suatu perusahaan untuk dijual kembali maupun untuk digunakan dalam
suatu proses produksi menjadi barang yang siap untuk dijual.
Menurut Mulyadi, (2001:554) ada beberapa tipe persediaan yaitu
persediaan produk jadi, persediaan produk dalam proses, persediaan bahan baku,
persediaan bahan penolong, persediaan bahan habis pakai pabrik serta persediaan
suku cadang. Adapun jenis-jenis persediaan yang ada pada PT Herfinta Farm and
Plantation adalah sebagai berikut :
a. Persediaan produk jadi yang terdiri dari persediaan minyak kelapa sawit
(CPO), persediaan inti sawit (kernel), persediaan cangkang, persediaan
abu janjang.
b. Persediaan bahan baku yang terdiri dari persediaan TBS (Tanda Buah
Segar).
c. Persediaan bahan penolong seperti persediaan bahan pengolah TBS dan
persediaan bahan kimia.
d. Persediaan suku cadang seperti persediaan sparepart gergaji mesin,
persediaan instalasi listrik dan air, persediaan sparepart kendaraan dan alat
berat, persediaan minyak pelumas kendaraan dan alat berat, dan persediaan
material pabrik.
e. Persediaan bahan habis pakai seperti persediaan peralatan kantor.
PT Herfinta Farm and Plantation tidak memiliki persediaan produk dalam
proses karena perusahaan ini memiliki mesin pengolah yang mana saat bahan
baku berupa TBS dan bahan pengolah TBS dimasukkan ke dalam mesin, mesin
Universitas Sumatera Utara
tersebut langsung mengolah dan memisahkan bagian CPO, kernel, abu janjang,
dan cangkang yang merupakan persediaan produk jadi yang siap dijual di pasaran
melalui sistem tender.
B. Sistem Pencatatan Persediaan Pada Perusahaan
Persediaan memegang peranan yang sangat penting untuk menentukan
hasil usaha atau pendapatan. Persediaan merupakan salah satu unsur yang paling
aktif dalam operasi perusahaan baik itu perusahaan dagang maupun perusahaan
manufaktur yang secara continue diperoleh atau diproduksi dan dijual untuk
menghasilkan laba, oleh karenanya akuntansi persediaan harus dilakukan sebaik
mungkin agar perusahaan tidak mengalami hambatan dan gangguan operasi. Ada
dua metode pencatatan persediaan, yaitu metode mutasi persediaan (perpetual
inventory method) dan metode fisik (physical inventory method). Dalam metode
mutasi persediaan, setiap mutasi persediaan dicatat dalam kartu persediaan
(Mulyadi, 2001:556). Sedangkan metode persediaan fisik, hanya tambahan
persediaan dari pembelian saja yang dicatat, sedangkan mutasi berkurangnya
persediaan karena pemakaian tidak dicatat dalam kartu persediaan (Mulyadi,
2001:556).
PT Herfinta Farm and Plantation Medan menggunanakan metode mutasi
persediaan (perpetual inventory method) dalam pencatatan persediaannya. Dalam
metode ini pencatatan mengenai jumlah persediaan dilakukan secara terus
menerus, sehingga jumlah persediaan yang ada setiap saat dapat diketahui. Harga
pokok persediaan dan harga pokok penjualan dapat diketahui setiap saat, sehingga
Universitas Sumatera Utara
pada akhir periode tidak perlu dibuat jurnal penyesuaian. Metode mutasi
persediaan (perpetual) diperlukan buku pembantu persediaan untuk mencatat
kuantitas harga dan barang yang dibeli dan dijual. Dengan buku pembantu
persediaan setiap saat dapat diketahui sisa persediaan dengan cepat dan mudah.
Adapun dokumen yang terkait dalam pencatatan persediaan pada PT Herfinta
Farm and Plantation Medan adalah PO (Purchasing Order), DO (Delivery
Order),blanco A, bukti pembelian, bukti penerimaan, invoice, faktur pajak,
kwitansi, kontrak penjualan dan lain sebagainya.
Menurut penulis sistem akuntansi persediaan pada PT Herfinta Farm and
Plantation
Medan
sudah
efektif
karena
setiap
terjadi
transaksi
yang
mempengaruhi persediaan dicatat dalam rekening persediaan sehingga perusahaan
menjadi lebih teliti dan dapat meminimalisir terjadinya kehilangan barang
persediaan, dan apabila terjadi kehilangan barang persediaan maka akan lebih
mudah untuk dilacak.
C. Metode Penilaian Persediaan Pada Perusahaan
Terdapat tiga metode penilaian persedian yaitu FIFO (First In First Out),
LIFO (Last In Last Out) dan Average. Asumsi yang digunakan dalam metode
FIFO adalah barang yang pertama kali masuk akan menjadi barang yang pertama
kali keluar sedangkan dalam metode LIFO barang yang terakhir masuk akan
menjadi barang yang pertama kali keluar.
Universitas Sumatera Utara
Metode average dalam sistem pencatatan perpetual disebut metode ratarata bergerak (moved average method) dalam metode ini memerlukan penilaian
harga perolehan pada setiap transaksi (Sigit Hermawan, 2008:68).
Metode averagedalam sistem pencatatan periodik disebut metode rata-rata
tertimbang (weighted average method) dalam metode ini memerlukan
pengalokasian harga perolehan barang yang tersedia untuk dijual dilakukan atas
dasar harga perolehan rata-rata, biaya rata-rata tertimbang per unit ditentukan
dengan membagi total biaya barang yang tersedia untuk dijual dengan jumlah unit
barang yang tersedia. Selanjutnya biaya rata-rata per unit dikalikan dengan jumlah
unit barang yang terjual (Sigit Hermawan, 2008:72).
Metode penilaian persediaan pada PT Herfinta Farm and Plantation Medan
menggunakan metode rata-rata bergerak (moved average method). Menurut
penulis metode ini sudah sesuai untuk digunakan dalam penilaian persediaan yang
ada pada perusahaan mengingat perusahaan ini merupakan perusahaan yang
bergerak dalam bidang perkebunan dan perdagangan yang memiliki beberapa
jenis persediaan.
D. Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Perusahaan
Sistem akuntansi persediaan merupakan sebuah sistem yang memelihara
catatan persediaan dan memberitahu manajer apabila jenis barang tertentu
memerlukan penambahan. Sehingga pengertian dari sistem informasi akuntansi
persediaan adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna
menghasilkan informasi yang bermanfaat terkait persediaan untuk merencanakan,
Universitas Sumatera Utara
mengendalikan dan mengoperasikan bisnis. Dengan sistem informasi akuntansi
persediaan, dapat diketahui aktivitas dari pembelian atau penerimaan dan
penjualan barang jadi oleh perusahaan sebagai manajemen kontrol bagi
perusahaan, sehingga perusahaan dapat mengetahui jenis barang yang sedang laku
di pasaraan.
Sistem informasi akuntansi yang terkait dengan persediaan pada PT
Herfinta Farm and Plantation Medan adalah sebagai berikut :
1. Sistem Informasi Akuntansi Pemesanan Persediaan
Pada PT Herfinta Farm and Plantation Medan proses pemesanan barang
diawali dengan mengetahui kebutuhan untuk mengisi kembali stok persediaan
melalui pengamatan terhadap catatan persediaan di buku besar persediaan. Proses
pemesanan barang dilakukan atas dasar reorder point (batas/titik pemesanan
kembali) dan minimumnya stock level atau kebutuhan barang, maka bagian
gudang membuat surat permintaan barang (blanco A) ke bagian pembelian
(purchasing). Lalu bagian pembelian akan membuat PO (Purchasig Order)yang
diotorisasi oleh manager jika transaksi dibawah satu juta dan jika di atas satu juta
akan diotirisasi oleh direktur perusahaan. Sebelum PO diajukan ke manager atau
direksi, PO tersebut terlebih dahulu diperiksa oleh internal audit.
Menurut penulis sistem informasi akuntansi pemesanan persediaan pada
PT Herfinta Farm and Plantation Medan sudah memadai dimana terdapat
dokumen seperti surat permintaan barang yang dibuat oleh bagian gudang dan PO
yang dibuat oleh bagian pembelian yang harus diotorisasi oleh manager ataupun
direktur terlebih dahulu sebelum melakukan pembelian. Dalam sistem informasi
Universitas Sumatera Utara
akuntansi pada pemesanan persediaan ini terdapat pengendalian internal yaitu
adanya struktur organisasi yang memisahkan tugas dan tanggung jawab (bagian
gudang, bagian pembelian, internal audit, manager atau direktur), sistem otorisasi
(PO harus diotorisasi manager atau direktur) dan praktik yang sehat(terdapat
dokumen surat permintaan barang dan PO) sehingga informasi akuntansi
pemesanan persediaannya jelas dan akurat
2. Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Persediaan
Proses pembelian dilakukan ketika persediaan dikurangi oleh penjualan ke
pelanggan telah sampai pada titik pemesanan kembali. Pada tahap ini setelah
POdiotorisasi oleh manager ataupun direktur, bagian pembelian akan melakukan
pembelian. Adapun proses pembelian persediaan adalah sebagai berikut :
a. Bagian pembelian membuat permintaan penawaran harga ke beberapa
vendor (pemasok).
b. Bagian pembelian menerima penawaran dari beberapa vendor lalu
membuat perbandingan harga.
c. Atas dasar harga yang telah disetujui, bagian pembelian menyiapkan order
pembelian (DO) yang dibuat rangkap tiga yang didistribusikan kepada :
1. Order pembelian pertama untuk bagian Vendor
2. Order pembelian kedua untuk bagian Gudang
3. Order pembelian ketiga untuk bagian Pembukuan (Accounting)
Menurut penulis sistem informasi akuntansi pembelian pada PT Herfinta
Farm and Plantation Medan sudah berjalan sesuai dengan bagian unit kerja yang
ada dengan menggunakan dokumen yang dibutuhkan seperti PO dan DO sehingga
Universitas Sumatera Utara
dapat mengantisipasi hal-hal yang dapat mengarah pada kerugian yang
ditimbulkan sehubungan dengan pembelian persediaan.
3. Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Persediaan
Peristiwa berikutnya setelah pembelian barang adalah penerimaan
persediaan barang sebagai berikut :
a. Bagian gudang menerima barang dan slip pengepakan dari vendor.
Sewaktu menerima barang bagian gudang harus mencocokkan dengan
order pembelian atas barang tersebut. Barang yang diterima direkonsiliasi
dengan blind copy dari order pembelian. Blind copy ini mengharuskan
petugas penerimaan (bagian gudang) memeriksa dan menghitung
persediaan untuk menyelesaikan laporan penerimaan.
b. Bagian gudang membuat laporan penerimaan barang yang dibuat rangkap
empat yang didistribusikan kepada :
1. Laporan penerimaan barang pertama dikirim ke bagian pembelian
(purchasing).
2. Laporan penerimaan barang kedua untuk bagian pembukuan
(accounting).
3. Laporan penerimaan yang keempat untuk internal audit.
4. Laporan penerimaan barang ketiga untuk arsip gudang.
c. Selama transaksi berlangsung, bagian accounting telah menerima dan
menyimpan sementara salinan PO (Purchasing Order), DO (Delivery
Order), invoice, faktur pajak dan bukti penerimaan barang. Perusahaan
Universitas Sumatera Utara
telah menerima persediaan dari vendor dan berkewajiban untuk membayar
barang tersebut.
d. Bagaian accounting merekonsiliasi informasi keuangan, mencatat dan
memposkan setiap transaksi dalam buku besar. Setelah mencatat, bagian
accounting mengarsip semua dokumen (PO, DO, bukti penerimaan
barang, faktur, invoice) dan mentransfer salinan DO, faktur dan invoice ke
bagian internal audit.
e. Bagian internal audit menerima dan menyimpan PO, DO, bukti
penerimaan barang, faktur, invoice yang kemudian semua dokumen
tersebut dicatat dalam buku besar pembantu persediaan.
Menurut penulis sistem informasi akuntansi penerimaan persediaan pada
PT Herfinta Farm and Plantation Medan sudah baik dilihat dari penerimaan
barang yang menggunakan invoice, faktur dan laporan penerimaan barang
sehingga informasi cukup akurat. Bagian yang terkait juga sudah menjalankan
tugasnya sesuai dengan ketetapan yang telah ditentukan.
4. Sistem Informasi Akuntansi Retur Pembelian
Sistem informasi akuntansi retur pembelian pada PT Herfinta Farm and
Plantation Medan dimulai dari bagian gudang membuat surat pengembalian yang
diserahkan ke bagian pembelian untuk mengembalikan persediaan kepada
pemasok (vendor) dan mencatat persediaan tersebut dalam buku gudang.
Kemudian bagian pembelian akan menerbitkan faktur/nota retur yang ditujukan
kepada pemasok. Setelah dikembalikan maka bagian accounting akan mencatat
Universitas Sumatera Utara
pengembalian barang dan mengarsip semua dokumen yang terkait dengan retur
pembelian dan kemudian akan diperiksa oleh internal audit.
Menurut penulis sistem akuntansi retur pembelian pada PT Herfinta Farm
and Plantation Medan sudah memadai dengan dokumen-dokumen dan
pengawasan dari internal audit, sehingga informasi yang dihasilkan cukup akurat.
5. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Persediaan
Pada PT Herfinta Farm and Plantation Medan penjualan persediaan
dimulai dari bagian penjualan (GA and Sales) melakukan tender kepada calon
pembeli. Adapun proses transaksi tersebut sebagai berikut :
a. Bagian penjualan menyiapkan dokumen-dokumen seperti :
1. Kontrak penjualan rangkap dua
2. Delivery Order (DO) setelah menerima pembayaran dari pembeli
3. Invoice, kwitansi dan faktur pajak
b. Bagian keuangan membuat memo yang ditujukan ke manager pabrik
disertai nomor DO untuk memberikan persetujuan bagi petugas untuk
mengambil barang dan mengirimnya ke bagian pengiriman serta membuat
laporan pengiriman.
c. Bagian penjualan memeriksa dokumen-dokumen penjualan dan menagih
ke pelanggan dengan tagihan penjualan berdasarkan pesanan penjualan
tersebut.
d. Bagian penjualan membuat laporan hasil penjualan.
e. Dokumen dokumen yang terkait dengan transaksi penjualan kemudian
diberikan kepada bagian accounting untuk melakukan pencatatan atas
Universitas Sumatera Utara
penjualan persediaan. Setelah proses posting, dokumen penjualan
persediaan tersebut diarsipkan dan diperiksa oleh internal audit.
Menurut penulis sistem informasi akuntansi penjualan persediaan pada PT
Herfinta and Plantation Medan telah menggunakan dokumen-dokumen yang
memadai untuk mengetahui informasi akuntansi persediaan. Bagian-bagian yang
terkait juga telah melaksanakan tugasnya sesuai dengan ketetapan yang telah
ditentukan.
E. Pengendalian Internal Persediaan Perusahaan
Pengendalian internal atas persediaan yang ada pada PT Herfinta Farm and
Plantation Medan adalah sebagai berikut :
1. Struktur organisasi yang memisahkan tugas dan tanggung jawab
Adanya pemisahan tugas dan tanggung jawab bagian yang mencatat
jumlah barang masuk maupun keluar yang ditangani oleh bagian gudang dengan
bagian yang mencatat harga pokok tiap jenis persediaan yang masuk atau keluar
yang ditangani oleh staff accounting. Pemisahan tugas juga terjadi antara bagian
gudang dengan bagian pembelian, bagian pembelian bertanggung jawab untuk
melakukan pembelian barang yang telah disetujui oleh bagian manageratau
direktur dan bagian gudang. Untuk menghindari ketidak sesuaian antara barang
yang dipesan dengan yang diterima, maka bagian gudang sebagai penerima
barang
mencocokkan
dengan
permintaan
pembelian,
sedangkan
bagian
accounting akan menyesuaikan faktur atau nota dari pemasok dengan surat
pembelian.
Universitas Sumatera Utara
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan
Setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otoritas dari pejabat yang
memiliki wewenang (manager/direksi) untuk menyetujui terjadinya sebuah
transaksi. Selain itu penggunaan formulir harus diawasi sedemikian rupa guna
mengawasi pelaksanaan otoritas.
3. Perhitungan fisik
Perhitungan fisik dilakukan setiap sebulan sekali oleh bagian gudang dan
accounting, tiga bulan sekali bersama internal audit, dan setahun sekali bersama
audit eksternal. Perhitungan fisik dilakukan dengan maksud untuk mengetahui
jumlah persediaan fisik barang yang ada di gudang. Dengan perhitungan fisik
dapat diketahui keandalan catatan-catatan yang dilakukan oleh bagian gudang
maupun staff accounting sebagai pencatat persediaan, Selain itu juga untuk
mengetahui kehilangan maupun kerusakan persediaan yang ada. Adapun unsur
pengendalian internal persediaan berdasarkan perhitungan fisik adalah sebagai
berikut :
a. Organisasi
•
Penghitungan fisik dilakukan oleh tim penghitungan fisik persediaan
•
Tim ini beranggotakan tiga orang, satu orang sebagai ketua penghitungan
fisik, satu orang penghitung, dan satu orang pengecek. Ketua
penghitungan fisik ditunjuk oleh bagian accounting yang berasal dari
bagian produksi, penghitung berasal dari bagian gudang, pengecek berasal
dari bagian internal audit.
b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
Universitas Sumatera Utara
•
Laporan hasil penghitungan fisik ditanda tangani oleh ketua penghitungan
fisik
•
Laporan hasil penghitungan fisik berdasarkan kartu penghitungan fisik,
yang oleh ketua penghitung telah dibandingkan antara hasil penghitungan
yang dilakukan oleh penghitung dan pengecek
•
Harga pokok tiap persediaan yang ada dalam laporan hasil penghitungan
fisik diisi oleh staff accounting, berdasarkan data yang ada pada buku
persediaan.
•
Penyesuaian untuk buku gudang dan buku persediaan berdasarkan pada
hasil penghitungan fisik
c. Praktik Yang Sehat
•
Kartu penghitungan fisik bernomor urut dan penggunaanya dipertanggung
jawabkan oleh ketua penghitungan fisik
•
Ketua penghitungaan fisik membandingkan hasil penghitungan yang
dilakukan oleh penghitung dan pengecek sebelum mencatat hasil
penghitungan tersebut kedalam laporan hasil penghitungan fisik.
•
Peralataan yang digunakan untuk menghitung dan mengukur jumlah
persediaan dijamin ketelitiannya.
Universitas Sumatera Utara
BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan apa yang telah penulis uraikan dalam bab-bab sebelumnya,
maka penulis akan memberikan beberapa kesimpulan.
1. Persediaan merupakan aktiva yang dimiliki suatu perusahaan untuk dijual
maupun untuk digunakan dalam suatu proses produksi menjadi barang
yang siap untuk dijual.
2. PT. Herfinta Farm and Plantation adalah perusahaan yang bergerak
dibidang perkebunan dan perdagangan (agrobisnis). Adapun jenis
persediaan yang ada pada PT Herfinta Farm and Plantation terdiri dari
persediaan barang jadi, persediaan bahan baku, persediaan bahan
penolong, persediaan suku cadang, dan persediaan bahan habis pakai.
3. Sistem akuntansi persediaan yang digunakan pada PT Herfinta Farm and
Plantation Medanadalah sistem perpetual, sistem ini sudah efektif karena
setiap terjadi transaksi yang mempengaruhi persediaan dicatat dalam
rekening persediaan sehingga perusahaan menjadi lebih teliti dan dapat
meminimalisir terjadinya kehilangan barang persediaan, dan apabila
terjadi kehilangan barang persediaan maka akan lebih mudah untuk
dilacak.
4.
Metode penilaian persediaan yang digunakan pada PT Herfinta Farm and
Plantation Medan adalah metode rata-rata bergerak (moved average
Universitas Sumatera Utara
method) dan metode ini sudah sesuai untuk digunakan dalam penilaian
persediaan yang ada pada perusahaan.
5. Sistem informasi akuntansi persediaan pada PT Herfinta Farm and
Plantation Medan sudah sesuai dengan Standart Operational Procedure
perusahaan dan mengandung unsur pengendalian internal sehingga
informasi akuntansi persediaannya jelas dan akurat.
6. Pengendalian internal persediaan pada PT Herfinta Farm and Plantation
Medan yaitu adanya struktur organisasi yang memisahkan tugas dan
tanggung jawab, setiap transaksi harus atas dasar otorisasi pihak yang
berwenang, dilakukannya perhitungan fisik setiap bulan dengan unsur
organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, serta praktik yang
sehat.
B. Saran
Dalam kesempatan ini penulis akan mengemukakan saran kepada
perusahaan sekiranya bermanfaat bagi perusahaan.
1. Sebaiknya perusahaan dapat mempertahankan dan lebih meningkatkan
sistem pencatatan akuntansi persediaan dengan dokumen dan bukti-bukti
yang dapat dipertanggung jawabkan.
2. Pihak-pihak yang berwenang dalam perusahaan sebaiknya lebih tegas
terhadap bawahannya agar tidak terjadi kesalahan maupun keterlambatan
dalam pencatatan transaksi akuntansi.
Universitas Sumatera Utara
3. Kepada karyawan accounting perusahaan harus lebih teliti dalam
melakukan pencatatan karena selama penulis riset dan melakukan magang
di perusahaan ini penulis melihat banyak terjadi kesalahan dalam
pencatatan.
4. Sistem informasi akuntansi persediaan pada perusahaan sebaiknya dapat
dipertahankan dan ditingkatkan untuk mengetahui informasi persediaan
agar dapat memenuhi keinginan konsumen maupun untuk keperluan
produksi.
5. Pengendalian
internal
perusahaan
sebaiknya
dipertahankan
dan
ditingkatkan secara teratur untuk mencegah timbulnya kerugian pada
perusahaan.
Universitas Sumatera Utara