Sistem Akuntansi Penerimaan Dan Pengeluaran Kas Pada PT Sarana Agro Nusantara Medan Chapter III IV
BAB III
SISTEM AKUNTANSI PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS PADA
PT SARANA AGRO NUSANTARA MEDAN
A. Pengertian Kas
Kas merupakan alat pertukaran yang baku serta menjadi dasar pengukuran dan
akuntansi untuk semua perkiraan.
Menurut Warren, Reeve dan Fees, dalam buku Pengantar Akuntansi
(2008:320) pengertian kas adalah:
“Kas (cash) meliputi uang receh, uang kertas, cek, wesel (money order
atau kiriman uang melalui pos yang lazim berbentuk draft bank atau cek
bank; hal ini untuk selanjutnya diistilahkan wesel), dan uang yang
disimpan di bank yang dapat ditarik tanpa pembatasan dari bank
bersangkutan.”
Sedangkan menurut Kieso dan Weygandt dalam buku Akuntansi Intermediate
(2008:342) yang menyebutkan bahwa kas adalah sebagai berikut:
“Kas yaitu aktiva yang paling likuid, merupakan media pertukaran standar
dan dasar pengukuran serta akuntansi untuk semua pos – pos lainnya. Pada
umumnya, kas diklasifikasikan sebagi aktiva lancar. Kas terdiri dari uang
logam, uang kertas dan dana yang tersedia pada deposito bank. Instrument
yang dapat dinegosiasikan seperti pos wesel (money order), cek yang
disahkan (certified check), cek kasir (chasier check), cek pribadi dan wesel
bank (bank draft) juga dipandang sebagai kas.
26
Universitas Sumatera Utara
27
Dari defenisi kas diatas dapat disimpulkan bahwa kas adalah segala sesuatu
yang dapat segera dikeluarkan untuk membiayai kegiatan sehari-hari perusahaan.
Yang termasuk sebagai kas adalah uang logam dan uang logam yang ada di
perusahaan dan rekening giro yang ada di bank.
Kas adalah aktiva lancar yang sifatnya sangat likuid dibandingkan aktiva
lancar lainnya. Likuiditas merupakan salah satu indikasi kemampuan perusahaan
untuk memenuhi kewajiban pada saat jatuh tempo. Penting bagi perusahaan untuk
mempertahankaan posisi likuiditas yang memadai, perusahaan yang memiliki
tingkat likuiditas yang memadai umumnya memiliki fleksibilitas keuangan yang
lebih besar untuk menerima peluang investasi baru yang tidak terduga. Selain itu,
kas merupakan aktiva yang tidak produktif, karena kas tidak dapat dikembangkan
atau ditambah kecuali diubah menjadi aktiva lainnya.
Kas juga mudah untuk diselewengkan oleh siapa saja. Oleh karena itu,
perusahaan harus merancang sistem akuntansi kas yang didalamnya terdapat
prosedur-prosedur penerimaan dan pengeluaran kas yang dapat digunakan sebagai
sarana untuk pengendalian kas.
B. Pengertian Sistem Akuntansi
Sistem adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang
lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem
akuntansi yang digunakan berguna untuk mencapai suatu tujuan perusahaan, agar
terciptanya suatu efisiensi dari efektivitas.
Universitas Sumatera Utara
28
Menurut Warren, Reeve, Fees (2005:234) yang diterjemahkan oleh Aria
Farahwati dalam bukunya, sistem akuntansi adalah metode dan prosedur untuk
mengumpulkan, mengklarifikasikan, mengikhtisarkan dan melaporkan informasi
operasi dan keuangan sebuah perusahaan.
Sedangkan sistem akuntansi menurut Mulyadi (2008:163) dalam bukunya,
Sistem akuntansi adalah organisasi formulir , catatan dan laporan yang
dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan untuk
manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.
Dari defenisi diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi dibuat untuk
memberikan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen sebuah
perusahaan atau instansi pemerintahan guna memudahkan pengelolaan perusahaan
tersebut.
C. Unsur-Unsur Sistem Akuntansi
Fungsi umum sistem akuntansi adalah mendorong seoptimal mungkin kinerja
manajemen agar sistem tersebut dapat menghasilkan berbagai informasi yang
terstruktur yaitu tepat waktu, relevan dan dapat dipercaya. Unsur-unsur yang
terdapat suatu sistem akuntansi saling berkaitan satu sama lain, sehingga dapat
dilakukan pengolahan data mulai dari awal transaksi sampai dengan pelaporan
yang dapat dijadikan sebagai informasi akuntansi.
Terdapat 5 (lima) unsur sistem akuntansi. Menurut Mulyadi (2008:78) tersebut
unsur sistem akuntansi pokok adalah sebagai berikut :
Universitas Sumatera Utara
29
1. Formulir, merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam
terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen,
karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi
direkam (didokumentasikan) diatas secarik kertas. Formulir sering pula
disebut dengan istilah media, karena formulir merupakan media untuk
mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan.
Dengan formulir ini, data yang bersangkutan dengan transaksi direkam
pertama kalinya sebagai dasar pencatatan dalam catatan. Dalam sistem
akuntansi secara manual (manual system), media yang digunakan untuk
merekam pertama kali data transaksi keuangan adalah formulir yang
dibuat dari kertas (paper form). Dalam sistem akuntansi dengan komputer
(computerized
system)
digunakan
berbagai
macam
media
untuk
memasukkan data kedalam sistem pengolahan data seperti : papan ketik
(keyboard), optical and magnetic characters and code, mice, voice, touch
sensor and cats.
2. Jurnal, merupakan catatan akuntasi pertama yang digunakan untuk
mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data
lainnya. Seperti telah disebutkan diatas, sumber informasi pencatatan
dalam jurnal ini adalah formulir. Dalam jurnal ini, data keuangan untuk
pertama kalinya diklasifikan menurut penggolongan yang sesuai dengan
informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Dalam jurnal ini
pula terdapat kegiatan peringkasan data, yang hasil peringkasannya
Universitas Sumatera Utara
30
(berupa jumlah rupiah transaksi tertentu) kemudian di posting ke rekening
yang bersangkutan dalam buku besar.
3. Buku Besar (general ledger), terdiri dari rekening-rekening yang
digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya
dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai
dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan
keuangan. Rekening buku besar ini disatu pihak dapat dipandang sebagai
wadah untuk menggolongkan data keuangan, di pihak lain juga dapat
dipandang pula sebagai sumber informasi keuangan untuk penyajian
laporan keuangan.
4. Buku Pembantu (subsidiary ledger), terdiri dari rekening-rekening
pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening
tertentu dalam buku besar. Buku besar dan buku pembantu merupakan
catatan akuntansi akhir (books of final entry), yang berarti tidak ada
catatan akuntansi lain lagi sesudah data akuntansi diringkas dan
digolongkan dalam rekening buku besar dan buku besar pembantu. Buku
besar dan buku besar pembantu disebut sebagai catatan akuntansi akhir
juga, karena setelah data akuntansi keuangan dicatat dalam buku-buku
tersebut, proses akuntansi selanjutnya adalah penyajian laporan keuangan,
bika pencatatan lagi ke dalam catatan akuntansi.
5. Laporan, merupakan hasil akhir proses akuntansi yang berupa neraca,
laporan laba rugi, laporan perubahan laba ditahan, laporan harga pokok
produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar
Universitas Sumatera Utara
31
umur piutang, daftar utang yang akan dibayar dan daftar saldo persediaan
yang lambat penjualannya.
Laporan keuangan adalah ringkasan dari suatu proses pencatatan, merupakan
suatu ringkasan dari transaksi-transaksi keuangan yang terjadi selama tahun buku
yang bersangkutan menurut Baridwan(2012:154).
Tujuan sistem akuntansi dalam mewujudkan sistem akuntansi yang baik, pada
dasarnya harus mengetahui pembangun sistem akuntansi itu sendiri. Sistem
akuntansi erat hubungannya dengan kerjasama manusia dengan sumber daya
lainnya didalam suatu perusahaan untuk mewujudkan tujuan perusahaan. Sistem
akuntansi merupakan suatu tujuan yang berdasarkan tujuan yang inginyang
berdasarkan dari tujuan yang ingin dicapai perusahaan.
Dari setiap sistem akuntansi terdiri dari berbagai sistem yang mempunyai
tujuan yang sama. Sistem akuntansi sendiri dibuat oleh manajemen dalam
mengelola perusahaannya, maka dari itu untuk lebih jelasnya, tujuan sistem
akutansi dapat dikemukakan dibawah ini.
Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi mempunyai tujuan utama yang
dikemukakan oleh Mulyadi (2008:96) adalah :
1) Usaha menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru
2) Untuk meningkatkan informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah
ada, baik mengenai mutu, ketetapan penyajian, maupun struktur
informasinya.
3) Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu
memperbaiki tingkat keandalan (realibility) informasi akuntansi dan untuk
meyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan
perlindungan kekayaan perusahaan.
4) Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaran catatan akuntansi
Universitas Sumatera Utara
32
Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi merupakan
faktor utama pendorong agar manajemen perusahaan dapat menghasilkan
informasi akuntansi yang terstruktur dan mengandung arti.
D. Sistem Pengendalian Internal Kas
Pengendalian Internal Kas merupakan alat pengendalian yang sangat
membantu seorang pemimpin perusahaan dalam melaksanakn tugas sehinnga
mempunyai peran yang sangat penting bagi perusahaan . Sistem akuntansi
penerimaan dan pengeluaran kas menjadi bagian dari sistem pengendalian intern
kas.
Menurut Mulyadi (2008:163), pengertian sistem pengendalian internal adalah
“Sistem pengendalian internal meliputi struktur organisasi, metode dan ukuranukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek
ketelitian dan keandalan akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong
dipatuhinya kebijakan manajemen untuk mendorong tercapainya hal-hal tersebut
diperlukan syarat-syarat tertentu yang merupakan unsur dari pengendalian itu
sendiri, yang apabila syarat ini dipenuhi maka tujuan perusahaan dapat dicapai
secara maksimal dengan menggunakan fasilitas yang ada secara efektif dan
efisien.”
Pengendaian internal meliputi organisasi serta semua metode ketentuan yang
terkoordinir yang dianut dalam suatu perusahaan untuk menjaga kekayaan
organisasi, mengecek ketelitian keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi
dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Universitas Sumatera Utara
33
Unsur Sistem Pengendalian Intern:
a. Organisasi yang memisahkan tanggung jawab dan wewenang secara tegas
b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
c. Praktik yang sehat
d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya
Pengendalian Penerimaan Kas
Dalam upaya mengusahakan adanya pengeluaran kas secara berhari-hari PT.
Sarana Agro Nusantara melakukan pengawasan antara kas masuk dana kas
keluar. Adapun pengawasan intern yang dilakukan PT. Sarana Agro Nusantara
terhadap penerimaan kas yaitu dengan cara:
a) Semua penerimaan kas yang berhubungan dengan penerimaan anggaran
harus diterima oleh pemegang kas
b) Setiap saldo uang kas harus diperiksa oleh pejabat yang berwewenang
c) Pada waktu tertentu, perusahaan membuat rekonsiliasi bank untuk
membandingkan saldo yang ada di bank
d) Perusahaan hanya menyimpan sejumlah uang kas sehubungan dengan
yang digunakan untuk kebutuhan sehari-hari
e) Pada waktu tutup kas, kebenaran buku kas, bukti-bukti pendukung, serta
saldo kas yang ada akan diperiksa
Pengendalian Pengeluaran Kas
Pengawasan intern terhadap pengeluaran kas yang dilakukan oleh PT. Sarana
Agro Nusantara adalah sebagai berikut
Universitas Sumatera Utara
34
a) Seluruh bukti pengeluaran kas bank ditandatangani oleh pemegang kas
dan atasan langsung pemegang kas sebagai bukti bahwa pengeluaran kas
diketahui dan disetujui oleh perusahaan
b) Seluruh transaksi harus dicatat tepat waktu
c) Melakukan cek silang oleh pemegang kas dan bidang keuangan untuk
melihat apakah ada perbedaan dalam pencatatan
d) Semua cek yang dibayar mempunyai nomor, yang umumnya ditetapkan
oleh bank
E. Prosedur Penerimaan Kas
Sistem Akuntansi Penerimaan Kas adalah suatu catatan yang dibuat untuk
melaksanakan kegiatan penerimaan uang dari penjualan tunai atau dari piutang
yang siap dan bebas digunakan untuk kegiatan umum perusahaan. Sistem
Akuntansi Kas adalah proses aliran kas yang terjadi di perusahaan adalah terus
menerus sepanjang hidup perusahaan yang bersangkutan masih beroperasi. Aliran
kas terdiri dari aliran kas masuk dan aliran kas keluar.
Sistem Akuntansi Penerimaan Kas
a. Prosedur penerimaan kas dilakukan melalui dua cara yaitu melalui
penagihan perusahaan dan melalui transfer bank. Penerimaan kas
disamping berupa cek dan giro, juga berupa uang tunai.
b. Bagian-bagian yang terkait dalam sistem penerimaan kas yaitu : bagian
perbendaharaan, bagian penagihan, bagian kasir, sub bagian umum/tata
usaha dan bagian akuntansi
Universitas Sumatera Utara
35
c. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penerimaan kas yaitu :
kwitansi, surat perintah tagih, bukti penerimaan kas/bank, rekening koran,
bukti transfer bank dan surat pemberitahuan dari bank.
d. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penerimaan kas
yaitu : jurnal penerimaan kas, buku kas kasir, buku harian, buku besar dan
buku piutang.
Berdasarkan pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem
akuntansi penerimaan kas adalah suatu kesatuan untuk mengumpulkan,
mencatat transaksi yang dapat mem bantu pimpinan unutk menangani
penerimaan perusahaan.
F. Prosedur Pengeluaran Kas
Sistem akuntansi pengeluaran kas adalah suatu catatan yang dibuat untuk
melaksanakan kegiatan pengeluaran, baik dengan cek maupun dengan uang tunai
yang digunakan untuk kegiatan umum perusahaan. Menurut Depdiknas, Sistem
akuntansi pengeluaran kas adalah suatu proses, cara, perbuatan mengeluarkan alat
pertukaran yang diterima untuk pelunasan utang dan dapat diterima untuk
pelunasan utang dan dapat diterima sebagai suatu setoran ke bank dengan jumlah
sebesar nominalnya, juga simpanan dalam bank atau tempat lainnya yang dapat
diambil sewaktu-waktu.
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pengeluaran kas yaitu:
1. Fungsi Utang
Universitas Sumatera Utara
36
Fungsi ini menerima dokumen-dokumen dari bagian lain yang nantinya
kan digunakan sebagai dokumen pendukung bukti pengeluaran uang dan
menyiapkan bukti pengeluaran uang.
2. Fungsi Kasir
Fungsi ini menerima bukti pengeluaran utang, menuliskan besarnya uang
yang harus dikeluarkan dalam cek dan memintakan tandatangannya
kepada pejabat yang berwewenang, serta memberikan cek kepada pihak
yang namanya tercantum dalam cek.
3. Fungsi Akuntansi
Bagian akuntansi yang terkait dalam pengeluaran uang ini adalah bagian
kartu persediaan dan kartu biaya serta bagian buku jurnal, buku besar dan
pelaporan. Tugasnya yaitu menerima dari bagian utang lembar pertama
bukti pengeluaran kas beserta bukti-bukti pendukung. Selain itu, tugasnya
menyimpan bukti-bukti pengeluaran uang beserta bukti-bukti pendukung
ke dalam suatu file yang disebut dengan file bukti pengeluaran uang yang
telah dibayar. Dalam menyimpan bukti-bukti pengeluaran ini, sebelumnya
diurutkan menurut nomor urut bukti pengeluaran uang.
4. Bagian Pengawasan Intern
Bagian ini bertugas memverifikasi pengeluaran-pengeluaran uang,
termasuk mengecek penanggung jawab dari pejabat-pejabat yang
berwewenang atas dan selama proses pengeluaran uang tersebut.
Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas
Universitas Sumatera Utara
37
Sistem akuntansi pengeluaran kas adalah suatu proses yang dijalankan untuk
melaksanakan pengeluaran kas, baik dengan cek maupun uang tunai untu
kegiatan perusahaan. Sistem akuntansi pokok yang digunakan untuk
melaksanakan pengeluaran kas yaitu sistem akuntansi pengeluaran kas dengan
cek dan sistem akuntansi pengeluaran kas melalui dana kas kecil.
Prosedur pengeluaran kas
a. Prosedur pengeluaran kas dilakukan menggunakan cek, giro dan uang
tunai
b. Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pengeluaran yaitu bagian
akuntansi, bagian kasir dan pengawas intern yaitu kepala bagian keuangan
dan kepala cabang.
c. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas yaitu :
bukti pengeluaran kas/bank, cek/giro dan bukti transfer bank.
d. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas
yaitu : jurnal pengeluaran kas, register cek dan buku kas kasir.
G. Pelaksanaan Dan Prosedur Penerimaan Dan Pengeluaran Kas Pada PT.
Sarana Agro Nusantara
Permintaan Uang
PT Sarana Agro Nusantara Unit Belawan dan Unit Dumai membuat
permohonan transfer uang ke Kantor Pusat dengan berpedoman pada Rencana
Kerja Operasional (RKO) dan Realisasi RKO bulan berjalan.
Prosedur Penerimaan Uang
Universitas Sumatera Utara
38
Penerimaan uang berasal dari penarikan dana yang ada di rekening giro
Bank Mandiri Cabang Belawan dan Cabang Dumai yang berasal dari Kantor
Direksi. Penarikan dilakukan melalui warkat cheque yang akan digunakan
untuk memenuhi kebutuhan operasional PT SAN
Prosedur Pengeluaran Uang
a. PT SAN Unit Belawan dan Unit Dumai mempersiapkan Memo
Permintaan Pembayaran yang dilengkapi dokumen pendukung.
b. Surat Perintah Pembayaran (SPP) yang telah disetujui oleh Kepala Unit
diperiksa pajak-pajak yang dikenakan sesuai peraturan yang berlaku.
c. SPP tersebut diteruskan ke kasir dan urursan keuangan untuk persiapan
pembayaran dan diinput dalam sistem akuntansi di komputer dan dicetak.
d. Pembayaran dilakukan dengan 2 (dua) cara :
1) Pembayaran melalui tunai
a) Untuk potongan gaji karyawan
b) Untuk hak karyawan dibawah Rp 2.000.000,00/orang
c) Untuk biaya operasional yang bersifat urgent
d) Untuk biaya pemeliharaan
2) Pembayaran melalui transfer
a) Untuk gaji bersih
b) Untuk hak karyawan diatas Rp 2.000.000,00/orang
c) Untuk Pihak III ( Rekanan, Rumah sakit, Apotik dll)
Penerimaan Kas
Universitas Sumatera Utara
39
Penerimaan kas di kantor Direksi adalah jumlah uang yang diterima yang
sumber dananya berasal dari pihak ketiga untuk pembiayaan operasional dan
pembayaran dari diluar kegiatan utama perusahaan. Penerimaan kas di Unit
Kerja Belawan dan Dumai adalah jumlah uang yang diterima yang sumber
dananya berasal dari Kantor Direksi untuk pembiayaan operasional dan
pembayaran dari diluar kegiatan utama perusahaan.
Berikut ini adalah prosedur penulisan penerimaan kas
a. Tulis tanda checklist (√) pada kotak kas atau bank pada Bukti Masuk
(Kwitansi)
b. Terima bukti/nota pembayaran dari Bank/Pihak Pembayar atau fax
pengiriman uang kerja dari Kantor Direksi
c. Tulis nomor bukti masuk, contoh : 123/VIII/2015
123
: Nomor Urut Penerimaan
VIII
: Bulan Bukti Penerimaan
2015
: Tahun Bukti Penerimaan
d. Tulis nama “ Diterima Dari” pada kolom
e. Tulis jumlah uang dengan angka dan huruf
f. Tulis untuk transaksi penerimaan apa (pelunasan nota, jasa giro, dll)
g. Tulis nomor rekening sesuai dengan rekening akuntansi perusahaan
h. Tulis nama rekening dan uraian transaksi secara terpisah (masing-masing
rekening) sesuai dengan administrasi keuangan pada Daftar Perincian
Pengeluaran Uang dari Bank dan Permohonan Transfer Uang beserta
lampiran daftar permintaan uang
Universitas Sumatera Utara
40
i. Tulis jumlah biaya transaksi
j. Tulis tanda checklist (√) bentuk penerimaan kas, bila kas, bila cek/giro
tulis nomornya
k. Diparaf oleh Kerani Kepala dan ditandatangani oleh staf Kepala Tata
Usaha pada kolom “diperiksa oleh”
l. Diparaf oleh Waka Unit dan ditandatangani oleh Kepala Unit pada kolom
“disetujui oleh”
m. Ditandatangani oleh kasir pada kolom “dibukukan/diverifikasi oleh” dan
diisi “tanggal penerimaan”
Prosedur penulisan penerimaan kas ini
Dibuat oleh : Waka Bag. Keuangan; Bpk. Welman Panjaitan
Diperiksa oleh : Kepala Bag. Keuangan; Bpk. Sehatmin
Disetujui oleh : Direktur Operasional; Tua Doli Manurung
Pada 2 November 2015
Prosedur Pengeluaran Kas
Berikut adalah prosedur pengeluaran kas :
1. Terima SPP yang telah ditandatangani oleh staf masing-masing bidang,
Waka Unit dan ditandatangani oleh Kepala Unit bersama bukti pendukung
(kwitansi, nota, faktur/bon, dll)
2. Beri tanda checklist pada “kas” di bukti pengeluaran bila pengeluaran
diatas atau sama dengan Rp 100.000,00
3. Beri tanda checklist pada “bank” di bukti pengeluaran bila pengeluaran
melalui bank
Universitas Sumatera Utara
41
4. Tulis nomor, contoh :123/VIII/2015
5. Tulis nama penerima
6. Tulis alamat penerima
7. Paraf kasir pada tempat “dibuat oleh” dan isi tanggal
8. Tulis nomor rekening berdasarkan bukti Jurnal
9. Tulis uraian transaksi berdasarkan SPP
10. Tulis jumlah biaya transaksi berdasarkan SPP
11. Tulis total dengan angka dan huruf
12. Isi nomor account, cek/giro pada tempat “AC/Cek/Giro No.” Apabila
pengeluaran melalui bank
13. Paraf oleh Kerani Kepala Keuangan dan Tandatangan staf tata usaha pada
kolom “diperiksa oleh”
14. Paraf oleh Waka Unit dan ditandatangani oleh Kepala Unit pada kolom
“disetujui oleh”
15. Paraf oleh Kerani pada kolom “dibukukan oleh”
16. Tandatangan penerima dan isi tanggal pada kolom “Jumlah tersebut diatas
dan diterima oleh”
17. Kandir/Unit membuat Bukti Pengeluaran Kas/Bank dan si penerima harus
membubuhkan
tandatangan
dan
nama
terang
(dibubuhi
materai
secukupnya, stempel perusahaan jika penerima adalah pihak ketiga)
18. Penyetoran pajak dilakukan melalui transfer ke bank dengan menggunakan
bilyet giro dilakukan di kantor direksi Medan
Universitas Sumatera Utara
42
19. Pembayaran tertentu dalam jumlah relatif besar seperti Bonus/Tantiem,
SHT dll diupayakan melalui transfer rekening yang bersangkutan
dilakukan di Kantor Direksi Medan
20. Untuk pembayaran kepada Pihak Ketiga dilakukan melalui transfer setelah
bukti pengeluaran kas/Bank disetujui Direktur dan Kepala Unit, kemudian
bilyet giro dan surat pengantar bilyet giro ke Kandir/Unit yang
ditandatangani oleh Direktur dan Kepala Unit
21. Setiap pembayaran kepada pihak ketiga dilakukan giro dan wajib
mencantumkan nama dan nomor rekening perusahaan atau dengan kata
lain tidak diperkenankan mengeluarkan giro mencantumkan nama dan
nomor rekening perorangan, sedangkan pengeluaran melalui penarikan
tunai dengan Cek hanya di perkenankan untuk gaji karyawan dan
pengeluaran rutin di Kandir/Unit
22. Dalam hal pengeluaran bank dilakukan bilyet giro transfer, si penerima
pembayaran wajib mengajukan surat permohonan dengan melampirkan
kwitansi tanda terima yang sudah ditandatangani dan dibubuhi materai
(kwitansi dianggap sah apabila dilampiri bukti transfer bank)
23. Dokumen
pendukung
pembayaran
agar
distempel
“Asli”
untuk
menyatakan bahwa dokumen tersebut asli dan stempel “Copy” pada
dokumen hasil fotocopy
24. Direksi dan Kepala Unit berkewajiban memaraf buku kas/bank dengan
mengecek ulang ke bukti kas/bank yang telah disetujui sebagai tindakan
Universitas Sumatera Utara
43
kontrol atas saldo kas/bank bulan berjalan dan kontrol atas kelengkapan
bukti pendukung pembayaran
25. Blanko giro serta buku kas dan buku bank harus disimpan oleh kasir dalam
brankas yang terkunci
26. Pengambilan blanko giro ke bank harus dihitung jumlah lembaran dan
nomor urutnya
27. Setiap penerbitan giro dan cek. Kandir/Unit menyampaikan pemberitahuan
penggunaan gir dan cek kepada bank untuk menghindari pengeluaran yang
tidak sah “ilegal”
28. Bukti pengeluaran kas/bank sesuai dengan Administrasi keuangan
perusahaan pada bukti pengeluaran yang telah dibayar berikut dokumen
pendukungnya telah dicap “TELAH DIBAYAR” dalam bentuk stempel
untuk menghindari penggunaan ganda
29. Bukti pengeluaran kas/bank dan dokumen pendukungnya dicatat kedalam
buku kas/bank dan dibukukan kedalam kartu rekening buku besar sesuai
kode posting.
Prosedur penulisan pengeluaran kas ini
Dibuat oleh : Waka Bag. Keuangan; Bpk. Welman Panjaitan
Diperiksa oleh : Kepala Bag. Keuangan; Bpk. Sehatmin
Disetujui oleh : Direktur Operasional; Tua Doli Manurung
Pada 2 November 2015
Universitas Sumatera Utara
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Dari pembahasan bab-bab sebelumnya serta menganalisa data-data yang
diperoleh dari PT Sarana Agro Nusantara Medan, maka dapat disimpulkan:
1. Penerapan sistem akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas pada PT
Sarana Agro Nusantara telah sesuai dengan ketentuan yang berlaku
2. Pelaksanaan prosedur penerapan penerimaan dan pengeluaran kas telah
dilaksanakan dengan cukup baik dan cukup efisien
3. Prosedur penerimaan kas telah dilaksanakan dengan cukup baik karena
pengecekan dilakukan oleh pemegang kas dan atasan langsung
4. Prosedur pengeluaran kas juga telah dilaksanakan dengan cukup baik oleh
PT Sarana Agro Nusantara karena didukung bukti-bukti dan dokumendokumen terkait dilakukan secara berlapis mulai dari staf sampai dengan
atasan
B. Saran
1. Hendaknya sistem penerimaan dan pengeluaran kas lebih ditingkatkan lagi
untuk memastikan tidak terjadi kecurangan dimasa yang akan datang
2. Dalam penempatan pegawai harus sesuai dengan kompetensi bidang yang
dibutuhkan agar kinerja perusahaan bisa lebih ditingkatkan menjadi lebih
baik lagi
44
Universitas Sumatera Utara
45
3. Sistem penerimaan dan pengeluaran kas yang telah diterapkan hendaknya
dijadikan pedoman dan pengalaman dimasa yang akan datang untuk
menjadi referensi apakah jika akan dibuat sistem yang baru
Universitas Sumatera Utara
SISTEM AKUNTANSI PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS PADA
PT SARANA AGRO NUSANTARA MEDAN
A. Pengertian Kas
Kas merupakan alat pertukaran yang baku serta menjadi dasar pengukuran dan
akuntansi untuk semua perkiraan.
Menurut Warren, Reeve dan Fees, dalam buku Pengantar Akuntansi
(2008:320) pengertian kas adalah:
“Kas (cash) meliputi uang receh, uang kertas, cek, wesel (money order
atau kiriman uang melalui pos yang lazim berbentuk draft bank atau cek
bank; hal ini untuk selanjutnya diistilahkan wesel), dan uang yang
disimpan di bank yang dapat ditarik tanpa pembatasan dari bank
bersangkutan.”
Sedangkan menurut Kieso dan Weygandt dalam buku Akuntansi Intermediate
(2008:342) yang menyebutkan bahwa kas adalah sebagai berikut:
“Kas yaitu aktiva yang paling likuid, merupakan media pertukaran standar
dan dasar pengukuran serta akuntansi untuk semua pos – pos lainnya. Pada
umumnya, kas diklasifikasikan sebagi aktiva lancar. Kas terdiri dari uang
logam, uang kertas dan dana yang tersedia pada deposito bank. Instrument
yang dapat dinegosiasikan seperti pos wesel (money order), cek yang
disahkan (certified check), cek kasir (chasier check), cek pribadi dan wesel
bank (bank draft) juga dipandang sebagai kas.
26
Universitas Sumatera Utara
27
Dari defenisi kas diatas dapat disimpulkan bahwa kas adalah segala sesuatu
yang dapat segera dikeluarkan untuk membiayai kegiatan sehari-hari perusahaan.
Yang termasuk sebagai kas adalah uang logam dan uang logam yang ada di
perusahaan dan rekening giro yang ada di bank.
Kas adalah aktiva lancar yang sifatnya sangat likuid dibandingkan aktiva
lancar lainnya. Likuiditas merupakan salah satu indikasi kemampuan perusahaan
untuk memenuhi kewajiban pada saat jatuh tempo. Penting bagi perusahaan untuk
mempertahankaan posisi likuiditas yang memadai, perusahaan yang memiliki
tingkat likuiditas yang memadai umumnya memiliki fleksibilitas keuangan yang
lebih besar untuk menerima peluang investasi baru yang tidak terduga. Selain itu,
kas merupakan aktiva yang tidak produktif, karena kas tidak dapat dikembangkan
atau ditambah kecuali diubah menjadi aktiva lainnya.
Kas juga mudah untuk diselewengkan oleh siapa saja. Oleh karena itu,
perusahaan harus merancang sistem akuntansi kas yang didalamnya terdapat
prosedur-prosedur penerimaan dan pengeluaran kas yang dapat digunakan sebagai
sarana untuk pengendalian kas.
B. Pengertian Sistem Akuntansi
Sistem adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang
lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem
akuntansi yang digunakan berguna untuk mencapai suatu tujuan perusahaan, agar
terciptanya suatu efisiensi dari efektivitas.
Universitas Sumatera Utara
28
Menurut Warren, Reeve, Fees (2005:234) yang diterjemahkan oleh Aria
Farahwati dalam bukunya, sistem akuntansi adalah metode dan prosedur untuk
mengumpulkan, mengklarifikasikan, mengikhtisarkan dan melaporkan informasi
operasi dan keuangan sebuah perusahaan.
Sedangkan sistem akuntansi menurut Mulyadi (2008:163) dalam bukunya,
Sistem akuntansi adalah organisasi formulir , catatan dan laporan yang
dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan untuk
manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.
Dari defenisi diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi dibuat untuk
memberikan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen sebuah
perusahaan atau instansi pemerintahan guna memudahkan pengelolaan perusahaan
tersebut.
C. Unsur-Unsur Sistem Akuntansi
Fungsi umum sistem akuntansi adalah mendorong seoptimal mungkin kinerja
manajemen agar sistem tersebut dapat menghasilkan berbagai informasi yang
terstruktur yaitu tepat waktu, relevan dan dapat dipercaya. Unsur-unsur yang
terdapat suatu sistem akuntansi saling berkaitan satu sama lain, sehingga dapat
dilakukan pengolahan data mulai dari awal transaksi sampai dengan pelaporan
yang dapat dijadikan sebagai informasi akuntansi.
Terdapat 5 (lima) unsur sistem akuntansi. Menurut Mulyadi (2008:78) tersebut
unsur sistem akuntansi pokok adalah sebagai berikut :
Universitas Sumatera Utara
29
1. Formulir, merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam
terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen,
karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi
direkam (didokumentasikan) diatas secarik kertas. Formulir sering pula
disebut dengan istilah media, karena formulir merupakan media untuk
mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan.
Dengan formulir ini, data yang bersangkutan dengan transaksi direkam
pertama kalinya sebagai dasar pencatatan dalam catatan. Dalam sistem
akuntansi secara manual (manual system), media yang digunakan untuk
merekam pertama kali data transaksi keuangan adalah formulir yang
dibuat dari kertas (paper form). Dalam sistem akuntansi dengan komputer
(computerized
system)
digunakan
berbagai
macam
media
untuk
memasukkan data kedalam sistem pengolahan data seperti : papan ketik
(keyboard), optical and magnetic characters and code, mice, voice, touch
sensor and cats.
2. Jurnal, merupakan catatan akuntasi pertama yang digunakan untuk
mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data
lainnya. Seperti telah disebutkan diatas, sumber informasi pencatatan
dalam jurnal ini adalah formulir. Dalam jurnal ini, data keuangan untuk
pertama kalinya diklasifikan menurut penggolongan yang sesuai dengan
informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Dalam jurnal ini
pula terdapat kegiatan peringkasan data, yang hasil peringkasannya
Universitas Sumatera Utara
30
(berupa jumlah rupiah transaksi tertentu) kemudian di posting ke rekening
yang bersangkutan dalam buku besar.
3. Buku Besar (general ledger), terdiri dari rekening-rekening yang
digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya
dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai
dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan
keuangan. Rekening buku besar ini disatu pihak dapat dipandang sebagai
wadah untuk menggolongkan data keuangan, di pihak lain juga dapat
dipandang pula sebagai sumber informasi keuangan untuk penyajian
laporan keuangan.
4. Buku Pembantu (subsidiary ledger), terdiri dari rekening-rekening
pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening
tertentu dalam buku besar. Buku besar dan buku pembantu merupakan
catatan akuntansi akhir (books of final entry), yang berarti tidak ada
catatan akuntansi lain lagi sesudah data akuntansi diringkas dan
digolongkan dalam rekening buku besar dan buku besar pembantu. Buku
besar dan buku besar pembantu disebut sebagai catatan akuntansi akhir
juga, karena setelah data akuntansi keuangan dicatat dalam buku-buku
tersebut, proses akuntansi selanjutnya adalah penyajian laporan keuangan,
bika pencatatan lagi ke dalam catatan akuntansi.
5. Laporan, merupakan hasil akhir proses akuntansi yang berupa neraca,
laporan laba rugi, laporan perubahan laba ditahan, laporan harga pokok
produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar
Universitas Sumatera Utara
31
umur piutang, daftar utang yang akan dibayar dan daftar saldo persediaan
yang lambat penjualannya.
Laporan keuangan adalah ringkasan dari suatu proses pencatatan, merupakan
suatu ringkasan dari transaksi-transaksi keuangan yang terjadi selama tahun buku
yang bersangkutan menurut Baridwan(2012:154).
Tujuan sistem akuntansi dalam mewujudkan sistem akuntansi yang baik, pada
dasarnya harus mengetahui pembangun sistem akuntansi itu sendiri. Sistem
akuntansi erat hubungannya dengan kerjasama manusia dengan sumber daya
lainnya didalam suatu perusahaan untuk mewujudkan tujuan perusahaan. Sistem
akuntansi merupakan suatu tujuan yang berdasarkan tujuan yang inginyang
berdasarkan dari tujuan yang ingin dicapai perusahaan.
Dari setiap sistem akuntansi terdiri dari berbagai sistem yang mempunyai
tujuan yang sama. Sistem akuntansi sendiri dibuat oleh manajemen dalam
mengelola perusahaannya, maka dari itu untuk lebih jelasnya, tujuan sistem
akutansi dapat dikemukakan dibawah ini.
Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi mempunyai tujuan utama yang
dikemukakan oleh Mulyadi (2008:96) adalah :
1) Usaha menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru
2) Untuk meningkatkan informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah
ada, baik mengenai mutu, ketetapan penyajian, maupun struktur
informasinya.
3) Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu
memperbaiki tingkat keandalan (realibility) informasi akuntansi dan untuk
meyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan
perlindungan kekayaan perusahaan.
4) Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaran catatan akuntansi
Universitas Sumatera Utara
32
Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi merupakan
faktor utama pendorong agar manajemen perusahaan dapat menghasilkan
informasi akuntansi yang terstruktur dan mengandung arti.
D. Sistem Pengendalian Internal Kas
Pengendalian Internal Kas merupakan alat pengendalian yang sangat
membantu seorang pemimpin perusahaan dalam melaksanakn tugas sehinnga
mempunyai peran yang sangat penting bagi perusahaan . Sistem akuntansi
penerimaan dan pengeluaran kas menjadi bagian dari sistem pengendalian intern
kas.
Menurut Mulyadi (2008:163), pengertian sistem pengendalian internal adalah
“Sistem pengendalian internal meliputi struktur organisasi, metode dan ukuranukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek
ketelitian dan keandalan akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong
dipatuhinya kebijakan manajemen untuk mendorong tercapainya hal-hal tersebut
diperlukan syarat-syarat tertentu yang merupakan unsur dari pengendalian itu
sendiri, yang apabila syarat ini dipenuhi maka tujuan perusahaan dapat dicapai
secara maksimal dengan menggunakan fasilitas yang ada secara efektif dan
efisien.”
Pengendaian internal meliputi organisasi serta semua metode ketentuan yang
terkoordinir yang dianut dalam suatu perusahaan untuk menjaga kekayaan
organisasi, mengecek ketelitian keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi
dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Universitas Sumatera Utara
33
Unsur Sistem Pengendalian Intern:
a. Organisasi yang memisahkan tanggung jawab dan wewenang secara tegas
b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
c. Praktik yang sehat
d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya
Pengendalian Penerimaan Kas
Dalam upaya mengusahakan adanya pengeluaran kas secara berhari-hari PT.
Sarana Agro Nusantara melakukan pengawasan antara kas masuk dana kas
keluar. Adapun pengawasan intern yang dilakukan PT. Sarana Agro Nusantara
terhadap penerimaan kas yaitu dengan cara:
a) Semua penerimaan kas yang berhubungan dengan penerimaan anggaran
harus diterima oleh pemegang kas
b) Setiap saldo uang kas harus diperiksa oleh pejabat yang berwewenang
c) Pada waktu tertentu, perusahaan membuat rekonsiliasi bank untuk
membandingkan saldo yang ada di bank
d) Perusahaan hanya menyimpan sejumlah uang kas sehubungan dengan
yang digunakan untuk kebutuhan sehari-hari
e) Pada waktu tutup kas, kebenaran buku kas, bukti-bukti pendukung, serta
saldo kas yang ada akan diperiksa
Pengendalian Pengeluaran Kas
Pengawasan intern terhadap pengeluaran kas yang dilakukan oleh PT. Sarana
Agro Nusantara adalah sebagai berikut
Universitas Sumatera Utara
34
a) Seluruh bukti pengeluaran kas bank ditandatangani oleh pemegang kas
dan atasan langsung pemegang kas sebagai bukti bahwa pengeluaran kas
diketahui dan disetujui oleh perusahaan
b) Seluruh transaksi harus dicatat tepat waktu
c) Melakukan cek silang oleh pemegang kas dan bidang keuangan untuk
melihat apakah ada perbedaan dalam pencatatan
d) Semua cek yang dibayar mempunyai nomor, yang umumnya ditetapkan
oleh bank
E. Prosedur Penerimaan Kas
Sistem Akuntansi Penerimaan Kas adalah suatu catatan yang dibuat untuk
melaksanakan kegiatan penerimaan uang dari penjualan tunai atau dari piutang
yang siap dan bebas digunakan untuk kegiatan umum perusahaan. Sistem
Akuntansi Kas adalah proses aliran kas yang terjadi di perusahaan adalah terus
menerus sepanjang hidup perusahaan yang bersangkutan masih beroperasi. Aliran
kas terdiri dari aliran kas masuk dan aliran kas keluar.
Sistem Akuntansi Penerimaan Kas
a. Prosedur penerimaan kas dilakukan melalui dua cara yaitu melalui
penagihan perusahaan dan melalui transfer bank. Penerimaan kas
disamping berupa cek dan giro, juga berupa uang tunai.
b. Bagian-bagian yang terkait dalam sistem penerimaan kas yaitu : bagian
perbendaharaan, bagian penagihan, bagian kasir, sub bagian umum/tata
usaha dan bagian akuntansi
Universitas Sumatera Utara
35
c. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penerimaan kas yaitu :
kwitansi, surat perintah tagih, bukti penerimaan kas/bank, rekening koran,
bukti transfer bank dan surat pemberitahuan dari bank.
d. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penerimaan kas
yaitu : jurnal penerimaan kas, buku kas kasir, buku harian, buku besar dan
buku piutang.
Berdasarkan pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem
akuntansi penerimaan kas adalah suatu kesatuan untuk mengumpulkan,
mencatat transaksi yang dapat mem bantu pimpinan unutk menangani
penerimaan perusahaan.
F. Prosedur Pengeluaran Kas
Sistem akuntansi pengeluaran kas adalah suatu catatan yang dibuat untuk
melaksanakan kegiatan pengeluaran, baik dengan cek maupun dengan uang tunai
yang digunakan untuk kegiatan umum perusahaan. Menurut Depdiknas, Sistem
akuntansi pengeluaran kas adalah suatu proses, cara, perbuatan mengeluarkan alat
pertukaran yang diterima untuk pelunasan utang dan dapat diterima untuk
pelunasan utang dan dapat diterima sebagai suatu setoran ke bank dengan jumlah
sebesar nominalnya, juga simpanan dalam bank atau tempat lainnya yang dapat
diambil sewaktu-waktu.
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pengeluaran kas yaitu:
1. Fungsi Utang
Universitas Sumatera Utara
36
Fungsi ini menerima dokumen-dokumen dari bagian lain yang nantinya
kan digunakan sebagai dokumen pendukung bukti pengeluaran uang dan
menyiapkan bukti pengeluaran uang.
2. Fungsi Kasir
Fungsi ini menerima bukti pengeluaran utang, menuliskan besarnya uang
yang harus dikeluarkan dalam cek dan memintakan tandatangannya
kepada pejabat yang berwewenang, serta memberikan cek kepada pihak
yang namanya tercantum dalam cek.
3. Fungsi Akuntansi
Bagian akuntansi yang terkait dalam pengeluaran uang ini adalah bagian
kartu persediaan dan kartu biaya serta bagian buku jurnal, buku besar dan
pelaporan. Tugasnya yaitu menerima dari bagian utang lembar pertama
bukti pengeluaran kas beserta bukti-bukti pendukung. Selain itu, tugasnya
menyimpan bukti-bukti pengeluaran uang beserta bukti-bukti pendukung
ke dalam suatu file yang disebut dengan file bukti pengeluaran uang yang
telah dibayar. Dalam menyimpan bukti-bukti pengeluaran ini, sebelumnya
diurutkan menurut nomor urut bukti pengeluaran uang.
4. Bagian Pengawasan Intern
Bagian ini bertugas memverifikasi pengeluaran-pengeluaran uang,
termasuk mengecek penanggung jawab dari pejabat-pejabat yang
berwewenang atas dan selama proses pengeluaran uang tersebut.
Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas
Universitas Sumatera Utara
37
Sistem akuntansi pengeluaran kas adalah suatu proses yang dijalankan untuk
melaksanakan pengeluaran kas, baik dengan cek maupun uang tunai untu
kegiatan perusahaan. Sistem akuntansi pokok yang digunakan untuk
melaksanakan pengeluaran kas yaitu sistem akuntansi pengeluaran kas dengan
cek dan sistem akuntansi pengeluaran kas melalui dana kas kecil.
Prosedur pengeluaran kas
a. Prosedur pengeluaran kas dilakukan menggunakan cek, giro dan uang
tunai
b. Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pengeluaran yaitu bagian
akuntansi, bagian kasir dan pengawas intern yaitu kepala bagian keuangan
dan kepala cabang.
c. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas yaitu :
bukti pengeluaran kas/bank, cek/giro dan bukti transfer bank.
d. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas
yaitu : jurnal pengeluaran kas, register cek dan buku kas kasir.
G. Pelaksanaan Dan Prosedur Penerimaan Dan Pengeluaran Kas Pada PT.
Sarana Agro Nusantara
Permintaan Uang
PT Sarana Agro Nusantara Unit Belawan dan Unit Dumai membuat
permohonan transfer uang ke Kantor Pusat dengan berpedoman pada Rencana
Kerja Operasional (RKO) dan Realisasi RKO bulan berjalan.
Prosedur Penerimaan Uang
Universitas Sumatera Utara
38
Penerimaan uang berasal dari penarikan dana yang ada di rekening giro
Bank Mandiri Cabang Belawan dan Cabang Dumai yang berasal dari Kantor
Direksi. Penarikan dilakukan melalui warkat cheque yang akan digunakan
untuk memenuhi kebutuhan operasional PT SAN
Prosedur Pengeluaran Uang
a. PT SAN Unit Belawan dan Unit Dumai mempersiapkan Memo
Permintaan Pembayaran yang dilengkapi dokumen pendukung.
b. Surat Perintah Pembayaran (SPP) yang telah disetujui oleh Kepala Unit
diperiksa pajak-pajak yang dikenakan sesuai peraturan yang berlaku.
c. SPP tersebut diteruskan ke kasir dan urursan keuangan untuk persiapan
pembayaran dan diinput dalam sistem akuntansi di komputer dan dicetak.
d. Pembayaran dilakukan dengan 2 (dua) cara :
1) Pembayaran melalui tunai
a) Untuk potongan gaji karyawan
b) Untuk hak karyawan dibawah Rp 2.000.000,00/orang
c) Untuk biaya operasional yang bersifat urgent
d) Untuk biaya pemeliharaan
2) Pembayaran melalui transfer
a) Untuk gaji bersih
b) Untuk hak karyawan diatas Rp 2.000.000,00/orang
c) Untuk Pihak III ( Rekanan, Rumah sakit, Apotik dll)
Penerimaan Kas
Universitas Sumatera Utara
39
Penerimaan kas di kantor Direksi adalah jumlah uang yang diterima yang
sumber dananya berasal dari pihak ketiga untuk pembiayaan operasional dan
pembayaran dari diluar kegiatan utama perusahaan. Penerimaan kas di Unit
Kerja Belawan dan Dumai adalah jumlah uang yang diterima yang sumber
dananya berasal dari Kantor Direksi untuk pembiayaan operasional dan
pembayaran dari diluar kegiatan utama perusahaan.
Berikut ini adalah prosedur penulisan penerimaan kas
a. Tulis tanda checklist (√) pada kotak kas atau bank pada Bukti Masuk
(Kwitansi)
b. Terima bukti/nota pembayaran dari Bank/Pihak Pembayar atau fax
pengiriman uang kerja dari Kantor Direksi
c. Tulis nomor bukti masuk, contoh : 123/VIII/2015
123
: Nomor Urut Penerimaan
VIII
: Bulan Bukti Penerimaan
2015
: Tahun Bukti Penerimaan
d. Tulis nama “ Diterima Dari” pada kolom
e. Tulis jumlah uang dengan angka dan huruf
f. Tulis untuk transaksi penerimaan apa (pelunasan nota, jasa giro, dll)
g. Tulis nomor rekening sesuai dengan rekening akuntansi perusahaan
h. Tulis nama rekening dan uraian transaksi secara terpisah (masing-masing
rekening) sesuai dengan administrasi keuangan pada Daftar Perincian
Pengeluaran Uang dari Bank dan Permohonan Transfer Uang beserta
lampiran daftar permintaan uang
Universitas Sumatera Utara
40
i. Tulis jumlah biaya transaksi
j. Tulis tanda checklist (√) bentuk penerimaan kas, bila kas, bila cek/giro
tulis nomornya
k. Diparaf oleh Kerani Kepala dan ditandatangani oleh staf Kepala Tata
Usaha pada kolom “diperiksa oleh”
l. Diparaf oleh Waka Unit dan ditandatangani oleh Kepala Unit pada kolom
“disetujui oleh”
m. Ditandatangani oleh kasir pada kolom “dibukukan/diverifikasi oleh” dan
diisi “tanggal penerimaan”
Prosedur penulisan penerimaan kas ini
Dibuat oleh : Waka Bag. Keuangan; Bpk. Welman Panjaitan
Diperiksa oleh : Kepala Bag. Keuangan; Bpk. Sehatmin
Disetujui oleh : Direktur Operasional; Tua Doli Manurung
Pada 2 November 2015
Prosedur Pengeluaran Kas
Berikut adalah prosedur pengeluaran kas :
1. Terima SPP yang telah ditandatangani oleh staf masing-masing bidang,
Waka Unit dan ditandatangani oleh Kepala Unit bersama bukti pendukung
(kwitansi, nota, faktur/bon, dll)
2. Beri tanda checklist pada “kas” di bukti pengeluaran bila pengeluaran
diatas atau sama dengan Rp 100.000,00
3. Beri tanda checklist pada “bank” di bukti pengeluaran bila pengeluaran
melalui bank
Universitas Sumatera Utara
41
4. Tulis nomor, contoh :123/VIII/2015
5. Tulis nama penerima
6. Tulis alamat penerima
7. Paraf kasir pada tempat “dibuat oleh” dan isi tanggal
8. Tulis nomor rekening berdasarkan bukti Jurnal
9. Tulis uraian transaksi berdasarkan SPP
10. Tulis jumlah biaya transaksi berdasarkan SPP
11. Tulis total dengan angka dan huruf
12. Isi nomor account, cek/giro pada tempat “AC/Cek/Giro No.” Apabila
pengeluaran melalui bank
13. Paraf oleh Kerani Kepala Keuangan dan Tandatangan staf tata usaha pada
kolom “diperiksa oleh”
14. Paraf oleh Waka Unit dan ditandatangani oleh Kepala Unit pada kolom
“disetujui oleh”
15. Paraf oleh Kerani pada kolom “dibukukan oleh”
16. Tandatangan penerima dan isi tanggal pada kolom “Jumlah tersebut diatas
dan diterima oleh”
17. Kandir/Unit membuat Bukti Pengeluaran Kas/Bank dan si penerima harus
membubuhkan
tandatangan
dan
nama
terang
(dibubuhi
materai
secukupnya, stempel perusahaan jika penerima adalah pihak ketiga)
18. Penyetoran pajak dilakukan melalui transfer ke bank dengan menggunakan
bilyet giro dilakukan di kantor direksi Medan
Universitas Sumatera Utara
42
19. Pembayaran tertentu dalam jumlah relatif besar seperti Bonus/Tantiem,
SHT dll diupayakan melalui transfer rekening yang bersangkutan
dilakukan di Kantor Direksi Medan
20. Untuk pembayaran kepada Pihak Ketiga dilakukan melalui transfer setelah
bukti pengeluaran kas/Bank disetujui Direktur dan Kepala Unit, kemudian
bilyet giro dan surat pengantar bilyet giro ke Kandir/Unit yang
ditandatangani oleh Direktur dan Kepala Unit
21. Setiap pembayaran kepada pihak ketiga dilakukan giro dan wajib
mencantumkan nama dan nomor rekening perusahaan atau dengan kata
lain tidak diperkenankan mengeluarkan giro mencantumkan nama dan
nomor rekening perorangan, sedangkan pengeluaran melalui penarikan
tunai dengan Cek hanya di perkenankan untuk gaji karyawan dan
pengeluaran rutin di Kandir/Unit
22. Dalam hal pengeluaran bank dilakukan bilyet giro transfer, si penerima
pembayaran wajib mengajukan surat permohonan dengan melampirkan
kwitansi tanda terima yang sudah ditandatangani dan dibubuhi materai
(kwitansi dianggap sah apabila dilampiri bukti transfer bank)
23. Dokumen
pendukung
pembayaran
agar
distempel
“Asli”
untuk
menyatakan bahwa dokumen tersebut asli dan stempel “Copy” pada
dokumen hasil fotocopy
24. Direksi dan Kepala Unit berkewajiban memaraf buku kas/bank dengan
mengecek ulang ke bukti kas/bank yang telah disetujui sebagai tindakan
Universitas Sumatera Utara
43
kontrol atas saldo kas/bank bulan berjalan dan kontrol atas kelengkapan
bukti pendukung pembayaran
25. Blanko giro serta buku kas dan buku bank harus disimpan oleh kasir dalam
brankas yang terkunci
26. Pengambilan blanko giro ke bank harus dihitung jumlah lembaran dan
nomor urutnya
27. Setiap penerbitan giro dan cek. Kandir/Unit menyampaikan pemberitahuan
penggunaan gir dan cek kepada bank untuk menghindari pengeluaran yang
tidak sah “ilegal”
28. Bukti pengeluaran kas/bank sesuai dengan Administrasi keuangan
perusahaan pada bukti pengeluaran yang telah dibayar berikut dokumen
pendukungnya telah dicap “TELAH DIBAYAR” dalam bentuk stempel
untuk menghindari penggunaan ganda
29. Bukti pengeluaran kas/bank dan dokumen pendukungnya dicatat kedalam
buku kas/bank dan dibukukan kedalam kartu rekening buku besar sesuai
kode posting.
Prosedur penulisan pengeluaran kas ini
Dibuat oleh : Waka Bag. Keuangan; Bpk. Welman Panjaitan
Diperiksa oleh : Kepala Bag. Keuangan; Bpk. Sehatmin
Disetujui oleh : Direktur Operasional; Tua Doli Manurung
Pada 2 November 2015
Universitas Sumatera Utara
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Dari pembahasan bab-bab sebelumnya serta menganalisa data-data yang
diperoleh dari PT Sarana Agro Nusantara Medan, maka dapat disimpulkan:
1. Penerapan sistem akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas pada PT
Sarana Agro Nusantara telah sesuai dengan ketentuan yang berlaku
2. Pelaksanaan prosedur penerapan penerimaan dan pengeluaran kas telah
dilaksanakan dengan cukup baik dan cukup efisien
3. Prosedur penerimaan kas telah dilaksanakan dengan cukup baik karena
pengecekan dilakukan oleh pemegang kas dan atasan langsung
4. Prosedur pengeluaran kas juga telah dilaksanakan dengan cukup baik oleh
PT Sarana Agro Nusantara karena didukung bukti-bukti dan dokumendokumen terkait dilakukan secara berlapis mulai dari staf sampai dengan
atasan
B. Saran
1. Hendaknya sistem penerimaan dan pengeluaran kas lebih ditingkatkan lagi
untuk memastikan tidak terjadi kecurangan dimasa yang akan datang
2. Dalam penempatan pegawai harus sesuai dengan kompetensi bidang yang
dibutuhkan agar kinerja perusahaan bisa lebih ditingkatkan menjadi lebih
baik lagi
44
Universitas Sumatera Utara
45
3. Sistem penerimaan dan pengeluaran kas yang telah diterapkan hendaknya
dijadikan pedoman dan pengalaman dimasa yang akan datang untuk
menjadi referensi apakah jika akan dibuat sistem yang baru
Universitas Sumatera Utara