TATA KEARSIPAN GAMBAR UKUR (GU) DI BAGIAN SEKSI SURVEY PENGUKURAN DAN PEMETAAN KANTOR PERTANAHAN KABUPATEN BOYOLALI.
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
TATA KEARSIPAN GAMBAR UKUR (GU) DI BAGIAN SEKSI
SURVEY PENGUKURAN DAN PEMETAAN KANTOR
PERTANAHAN KABUPATEN BOYOLALI
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh
Sebutan Vokasi Ahli Madya (A.Md.) Dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh:
DESKA LUQMAN AGE PRADANA
D1511027
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2015
i
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ii
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
SURAT PERNYATAAN
Nama : Deska Luqman Age Pradana
NIM
: D 1511027
M
Tata Kearsipan
Gambar Ukur (GU) di Bagian Seksi Survey Pengukuran dan Pemetaan Kantor Pertanahan
Kabupaten Boyolali
-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya
saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda sitasi dan ditunjukkan dalam daftar
pustaka.
Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya
bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang
saya peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta, 13 Januari 2015
Yang Membuat Pernyataan,
Deska Luqman Age Pradana
SURAT PERNYATAAN
iii
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Nama : Deska Luqman Age Pradana
NIM
: D 1511027
Tata Kearsipan
Gambar Ukur (GU) di Bagian Seksi Survey Pengukuran dan Pemetaan Kantor Pertanahan
Kabupaten Boyolali
-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya
saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda sitasi dan ditunjukkan dalam daftar
pustaka.
Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya
bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang
saya peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta, 13 Januari 2015
Yang Membuat Pernyataan,
Deska Luqman Age Pradana
iv
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
MOTTO
(Q.S Ar Rahman)
atas dan kadang pula
berada di bawah. Orang yang hebat adalah seorang yang bisa bersikap
sederhana kala berada di atas dan bisa bersikap dewasa kala di
(Penulis)
tersebut akan sangat tajam dan bisa menebas apapun yang menghadang. Namun
jika pedang tersebut jarang diasah, maka yang akan kita dapati adalah pedang
yang tumpul, berkarat dan mudah patah. Hal ini sama dengan hidup kita, jika kita
bisa menggunakan sebaik mungkin hidup kita untuk terus belajar, maka yang
akan kita dapat adalah pribadi yang matang dan berguna. Namun apabila kita
menyia-nyiakan hidup kita hanya untuk berdiam diri dan berhura-hura, maka
(Penulis)
arang siapa yang berjalan untuk menuntut ilmu, maka Allah akan
(HR. Bukhari-Muslim)
v
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERSEMBAHAN
Karya tulis ini penulis persembahkan untuk :
1. Papa dan Mama tercinta, yang selalu mendukung, mendoakan dan
memberikan motivasi dengan sepenuh dan setulus hati.
2. Saudara sepupu yang senantiasa memberikan masukan dan saran untuk
penulis sehingga bisa selalu mendapat pencerahan untuk bisa menyelesaikan
Tugas Akhir ini.
3. Teman-teman sepermainan yang tiada hentinya selalu memberikan
semangat dan motivasi lebih kepada penulis untuk tetap gigih berjuang
menyelesaikan Tugas Akhir ini.
4. Seseorang yang selalu memberiku semangat serta bantuannya dalam
menyelesaikan Tugas Akhir ini.
vi
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum Wr. Wb
Segala puji bagi Allah SWT penulis panjatkan karena telah melimpahkan
rahmat dan hidayah-Nya kepada penulis, sehingga dapat menyelesaikan Tugas
Akhir ini dengan baik yang berjudul TATA KEARSIPAN GAMBAR UUKUR (GU)
DI BAGIAN SEKSI SURVEY PENGUKURAN DAN PEMETAAN KANTOR
PERTANAHAN
KABUPATEN
BOYOLALI
untuk
memenuhi
persyaratan
memperoleh gelar vokasi Ahli Madya (A.Md) dalam bidang Manajemen
Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas
Maret Surakarta.
Dalam penyusunan laporan Tugas Akhir ini, penulis dibantu oleh beberapa
pihak yang telah memberikan dukungan dalam berbagai hal. Untuk itu, penulis
mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1.
Ibu Dra. Lestariningsih, M.Si selaku Dosen Pembimbing penulis yang
dengan sabar membimbing penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.
2.
Drs. Sudarto, M. Si selaku Ketua Program Diploma III Manajemen
Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas
Maret Surakarta sekaligus Pembimbing Akademik yang telah banyak
memberikan pengarahan selama penulis menjalankan studi di Fakultas Ilmu
sosial Dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.
3.
Bp. Wahyu Setyoko selaku Kepala Sub. Bagian Tata Usaha dan
pembimbing magang dari Kantor Pertanahan Kabupaten Boyolali, yang
telah berkenan memberikan waktu, tenaga, pikiran, dan dukungan bagi
penulis.
4.
Bp. Marwadi, SH. Selaku Bagian Kepala Urusan Umum dan Kepegawaian
Kantor Pertanahan Kabupaten Boyolali yang telah membantu dan
membimbing penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir.
5.
Mas Riyadi selaku pegawai gudang arsip Gambar Ukur Seksi Survey
Pengukuran dan Pemetaan Kantor Pertanahan Kabupaten Boyolali yang
telah memberikan penjelasan materi serta memberikan data-data yang
vii
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
dibutuhkan penulis sehingga penulis mampu menyelesaikan Tugas Akhir
ini.
6.
Papa dan Mama tercinta, yang selalu memberikan segala waktunya untuk
mengasuh, membimbing dan memberi dukungan sepenuhnya baik secara
moriil, materiil, maupun doa restu kepada penulis, sehingga penulis dapat
menyelesaikan pendidikan di Program Studi Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
7.
Semua pihak yang tidak dapat penulis sebut satu persatu, terima kasih telah
membantu dalam penyusunan Tugas Akhir ini.
Penyusunan Tugas Akhir ini masih jauh dari kesempurnaan dan banyak
kekurangan, maka dari itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang
bermanfaat dari pembaca untuk lebih sempurnanya dan dapat diterima semua
kalangan.
Semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat dan wawasan bagi
para pembaca pada umumnya dan penulis pada khususnya.
Wassalamualaikum Wr. Wb
Surakarta, 13 Januari 2015
viii
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL............................................................................................ i
PERSETUJUAN .................................................................................................. ii
PENGESAHAN .................................................................................................. iii
PERNYATAAN .................................................................................................. iv
MOTTO................................................................................................................ v
PERSEMBAHAN ............................................................................................... vi
KATA PENGANTAR ........................................................................................ vii
DAFTAR ISI ....................................................................................................... ix
DAFTAR GAMBAR .......................................................................................... xi
DAFTAR BAGAN.............................................................................................. xii
ABSTRAK ......................................................................................................... xiii
Pendahuluan....................................................................................... 1
BAB I
A.
Latar Belakang Masalah ................................................................. 1
B.
Perumusan Masalah ........................................................................ 5
C.
Tujuan Pengamatan......................................................................... 5
D.
Manfaat Pengamatan....................................................................... 5
BAB II
Tinjauan Pustaka dan Metode Pengamatan ................................... 7
A.
Tinjauan Pustaka ............................................................................. 7
B.
Gambar Ukur ................................................................................. 28
1. Arsip Gambar Ukur ............................................................ 28
2. Tata Kearsipan Gambar Ukur ............................................ 28
C.
Metode Pengamatan....................................................................... 29
1. Lokasi Pengamatan ............................................................ 29
2. Jenis Pengamatan ............................................................... 29
3. Sumber Data....................................................................... 29
a. Informan ...................................................................... 29
ix
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
b. Dokumen ..................................................................... 30
c. Riset Pustaka ............................................................... 30
4. Teknik Pengumpulan Data................................................. 30
a. Observasi Langsung .................................................... 31
b. Teknik Wawancara ..................................................... 31
c. Dokumentasi ............................................................... 31
5. Analisis Data ...................................................................... 31
BAB III Deskripsi Instansi ............................................................................. 33
A. Profil Instansi ................................................................................ 33
B. Visi dan Misi ................................................................................. 34
C. Struktur Organisasi ....................................................................... 35
D. Fungsi dan Tugas Masing-Masing Bidang ................................... 36
BAB IV Pembahasan ...................................................................................... 42
A. Penerimaan dan Pencatatan Arsip Gambar Ukur ......................... 42
B. Penyimpanan Arsip Gambar Ukur ............................................... 47
C. Pemeliharaan Arsip Gambar Ukur ............................................... 50
D. Peminjaman Gambar Ukur ........................................................... 52
E. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip Gambar Ukur ....................... 54
F. Fasilitas Kearsipan ........................................................................ 55
G. Pegawai Kearsipan ....................................................................... 57
BAB V
Penutup ............................................................................................ 59
A. Kesimpulan .................................................................................... 59
B. Saran .............................................................................................. 62
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
x
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1: Struktur Organisasi Kantor Pertanahan Kabupaten Boyolali......... 36
Gambar 4.1: Kartu Kendali Petugas Ukur .......................................................... 46
xi
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR BAGAN
Bagan 4.1: Alur Permohonan Pengukuran Hingga Pembuatan Gambar Ukur ... 45
Bagan 4.2: Proses Penyimpanan Arsip Gambar Ukur ........................................ 50
Bagan 4.3: Proses Penemuan Kembali Arsip Gambar Ukur............................... 55
xii
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ABSTRAK
Deska Luqman Age Pradana, D1511027, Tata Kearsipan Gambar Ukur
(GU) di Bagian Seksi Survey Pengukuran dan Pemetaan Kantor Pertanahan
Kabupaten Boyolali. Program Studi D3 Manajemen Administrasi Fakultas
Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
Tata kearsipan adalah suatu proses pengelolaan arsip yang sebelumnya
direncanakan terlebih dahulu dengan suatu metode maupun sistem tertentu guna
mempermudah dalam proses penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang
dibutuhkan, sehingga kegiatan operasional suatu organisasi bisa berjalan dengan
lancar dan baik. Tata kearsipan Gambar Ukur di Seksi Survey Pengukuran dan
Pemetaan Kantor Pertanahan Kabupaten Boyolali meliputi penerimaan,
pencatatan, penyimpanan, pemeliharaan, peminjaman, penyusutan dan
pemusnahan. Tujuan dilakukannya pengamatan untuk mengetahui tata kearsipan
Gambar Ukur yang berjalan di Seksi Survey Pengukuran dan Pemetaan Kantor
Pertanahan Kabupaten Boyolali. Sebab, penataan arsip yang sesuai prosedur
pelaksanaan dapat memperlancar proses kegiatan administrasi secara efektif dan
efisien. Arsip Gambar Ukur sendiri merupakan salah satu arsip Negara yang
penting karena merupakan data ukuran disertai gambar yang diambil dari
lapangan sebagai salah satu syarat oembuatan sertifikat tanah.
Jenis pengamatan menggunakan deskriptif kualitatif dengan tujuan untuk
mendapatkan data dan informasi yang jelas dan lengkap mengenai kegiatan
operasional di Kantor Pertanahan yang sebenarnya. Untuk sumber data penulis
menggunakan tiga langkah yaitu wawancara dengan para informan yang
berkompeten dalam bidang pengarsipan Gambar Ukur, dokumen-dokumen yang
menjelaskan mengenai prosedur pengarsipan Gambar Ukur dan riset pustaka
terhadap buku-buku pedoman dalam tata kearsipan. Sedangkan dalam Tehnik
pengumpulan data, penulis menggunakan beberapa metode, diantaranya observasi
langsung, wawancara dan dokumentasi.
Tata kearsipan Gambar Ukur di bagian Seksi Survey Pengukuran dan
Pemetaan sudah dikelola oleh pegawai khusus arsip. Dalam pengelolaan
penyimpanan arsip Gambar Ukur menggunakan sistem numerik/nomor. Proses
penyimpanan meliputi pemisahaan berdasar tahun, meneliti apakah sudah diberi
tanda bukti telah dicatat di kartu kendali, mengklasifikasi sesuai daftar isian 302
berurutan selanjutnya dimasukkan ke dalam filling cabinet dan disusun ke dalam
rak-rak yang telah tersedia. Pemeliharaan mencakup pemeliharaan, pembersihan
dan pengaturan suhu ruangan. Proses peminjaman arsip dalam penemuan kembali
arsip sudah terklasifikasi sesuai periode tahun dan daftar isian 302, namun masih
disayangkan dalam proses peminjaman arsip belum dikelola dengan baik. Arsip
Gambar Ukur merupakan arsip abadi, sehingga tidak dilakukan prosedur
pemusnahan maupun penyusutan. Fasilitas kearsipan meliputi alat penunjang
menyimpan arsip dan ruangan arsip masih perlu ditingkatkan lagi dan pegawai
kearsipan yang masih harus terus diperbaiki kinerjanya supaya pengelolaan bisa
berjalan dengan seharusnya.
xiii
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ABSTRAK
Deska Luqman Age Pradana, D1511027, Record Keeping System of
Measuring Picture in Measuring Survey and Mapping Section in Land
Affairs Office of Boyolali Regency. Administrative Management
Undergraduate Study of Social and Political Sciences Faculty of Surakarta
Sebelas Maret University.
Record keeping system is a process of archives management that have
been planned with a method or system to make it easier in the keeping process and
archives recovery, so that operational activity of organization will be running
well. Record Keeping System of Measuring Picture in Measuring Survey and
Mapping Section in Land Affairs Office of Boyolali Regency including receiving,
recording, storage, maintenance, borrowing, shrinkage and extermination. The
purpose of this observation is to know about record keeping system of measuring
picture that used in Measuring Survey and Mapping Section in Land Affairs
Office of Boyolali Regency. Because of the right procedure of archives regulation
can make the administration process running well, effectively and efficiently.
Measuring picture is the one of country archives which is important because it is a
measuring data with picture which taken directly as one of the requirements to
make land certificate.
Types of observations is descriptive qualitative to get clear and complete
data and information about the real operational activities in Land Affairs Office of
Boyolali Regency. There are three data sources, first, interview with competent
informant in the case of record keeping system, documents which explain about
the procedure of record keeping system, and library research to guidance books of
record keeping system. While the data collections technique, the writer use some
method, including direct observation, interview and documentation.
Record keeping system of Measuring Picture in Measuring Survey and
Mapping Section has been managed by archives employee. In management of
measuring picture archive storage use numerical system. Storage process
have been noted in control card, clarify the appropriate 302 checklist (daftar isian
302), then included in filling cabinet and prepared in shelf. The maintenance
archives borrowing process in archives recovery have been clarified appropriate
the year of period and 302 checklist (daftar isian 302), but unfortunately this
archives borrowing system is not managed well yet. Measuring picture archives is
an everlasting archives, so there is no extermination or shrinkage procedure. The
facilities of archives including supporting tools of archives storage and the room
archives still needs to be improved and archives employee that also need to be
improved about their work to make the management running well as it should.
xiv
commit to user
digilib.uns.ac.id
TATA KEARSIPAN GAMBAR UKUR (GU) DI BAGIAN SEKSI
SURVEY PENGUKURAN DAN PEMETAAN KANTOR
PERTANAHAN KABUPATEN BOYOLALI
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh
Sebutan Vokasi Ahli Madya (A.Md.) Dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh:
DESKA LUQMAN AGE PRADANA
D1511027
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2015
i
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ii
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
SURAT PERNYATAAN
Nama : Deska Luqman Age Pradana
NIM
: D 1511027
M
Tata Kearsipan
Gambar Ukur (GU) di Bagian Seksi Survey Pengukuran dan Pemetaan Kantor Pertanahan
Kabupaten Boyolali
-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya
saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda sitasi dan ditunjukkan dalam daftar
pustaka.
Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya
bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang
saya peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta, 13 Januari 2015
Yang Membuat Pernyataan,
Deska Luqman Age Pradana
SURAT PERNYATAAN
iii
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Nama : Deska Luqman Age Pradana
NIM
: D 1511027
Tata Kearsipan
Gambar Ukur (GU) di Bagian Seksi Survey Pengukuran dan Pemetaan Kantor Pertanahan
Kabupaten Boyolali
-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya
saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda sitasi dan ditunjukkan dalam daftar
pustaka.
Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya
bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang
saya peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta, 13 Januari 2015
Yang Membuat Pernyataan,
Deska Luqman Age Pradana
iv
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
MOTTO
(Q.S Ar Rahman)
atas dan kadang pula
berada di bawah. Orang yang hebat adalah seorang yang bisa bersikap
sederhana kala berada di atas dan bisa bersikap dewasa kala di
(Penulis)
tersebut akan sangat tajam dan bisa menebas apapun yang menghadang. Namun
jika pedang tersebut jarang diasah, maka yang akan kita dapati adalah pedang
yang tumpul, berkarat dan mudah patah. Hal ini sama dengan hidup kita, jika kita
bisa menggunakan sebaik mungkin hidup kita untuk terus belajar, maka yang
akan kita dapat adalah pribadi yang matang dan berguna. Namun apabila kita
menyia-nyiakan hidup kita hanya untuk berdiam diri dan berhura-hura, maka
(Penulis)
arang siapa yang berjalan untuk menuntut ilmu, maka Allah akan
(HR. Bukhari-Muslim)
v
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERSEMBAHAN
Karya tulis ini penulis persembahkan untuk :
1. Papa dan Mama tercinta, yang selalu mendukung, mendoakan dan
memberikan motivasi dengan sepenuh dan setulus hati.
2. Saudara sepupu yang senantiasa memberikan masukan dan saran untuk
penulis sehingga bisa selalu mendapat pencerahan untuk bisa menyelesaikan
Tugas Akhir ini.
3. Teman-teman sepermainan yang tiada hentinya selalu memberikan
semangat dan motivasi lebih kepada penulis untuk tetap gigih berjuang
menyelesaikan Tugas Akhir ini.
4. Seseorang yang selalu memberiku semangat serta bantuannya dalam
menyelesaikan Tugas Akhir ini.
vi
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum Wr. Wb
Segala puji bagi Allah SWT penulis panjatkan karena telah melimpahkan
rahmat dan hidayah-Nya kepada penulis, sehingga dapat menyelesaikan Tugas
Akhir ini dengan baik yang berjudul TATA KEARSIPAN GAMBAR UUKUR (GU)
DI BAGIAN SEKSI SURVEY PENGUKURAN DAN PEMETAAN KANTOR
PERTANAHAN
KABUPATEN
BOYOLALI
untuk
memenuhi
persyaratan
memperoleh gelar vokasi Ahli Madya (A.Md) dalam bidang Manajemen
Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas
Maret Surakarta.
Dalam penyusunan laporan Tugas Akhir ini, penulis dibantu oleh beberapa
pihak yang telah memberikan dukungan dalam berbagai hal. Untuk itu, penulis
mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1.
Ibu Dra. Lestariningsih, M.Si selaku Dosen Pembimbing penulis yang
dengan sabar membimbing penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.
2.
Drs. Sudarto, M. Si selaku Ketua Program Diploma III Manajemen
Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas
Maret Surakarta sekaligus Pembimbing Akademik yang telah banyak
memberikan pengarahan selama penulis menjalankan studi di Fakultas Ilmu
sosial Dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.
3.
Bp. Wahyu Setyoko selaku Kepala Sub. Bagian Tata Usaha dan
pembimbing magang dari Kantor Pertanahan Kabupaten Boyolali, yang
telah berkenan memberikan waktu, tenaga, pikiran, dan dukungan bagi
penulis.
4.
Bp. Marwadi, SH. Selaku Bagian Kepala Urusan Umum dan Kepegawaian
Kantor Pertanahan Kabupaten Boyolali yang telah membantu dan
membimbing penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir.
5.
Mas Riyadi selaku pegawai gudang arsip Gambar Ukur Seksi Survey
Pengukuran dan Pemetaan Kantor Pertanahan Kabupaten Boyolali yang
telah memberikan penjelasan materi serta memberikan data-data yang
vii
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
dibutuhkan penulis sehingga penulis mampu menyelesaikan Tugas Akhir
ini.
6.
Papa dan Mama tercinta, yang selalu memberikan segala waktunya untuk
mengasuh, membimbing dan memberi dukungan sepenuhnya baik secara
moriil, materiil, maupun doa restu kepada penulis, sehingga penulis dapat
menyelesaikan pendidikan di Program Studi Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
7.
Semua pihak yang tidak dapat penulis sebut satu persatu, terima kasih telah
membantu dalam penyusunan Tugas Akhir ini.
Penyusunan Tugas Akhir ini masih jauh dari kesempurnaan dan banyak
kekurangan, maka dari itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang
bermanfaat dari pembaca untuk lebih sempurnanya dan dapat diterima semua
kalangan.
Semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat dan wawasan bagi
para pembaca pada umumnya dan penulis pada khususnya.
Wassalamualaikum Wr. Wb
Surakarta, 13 Januari 2015
viii
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL............................................................................................ i
PERSETUJUAN .................................................................................................. ii
PENGESAHAN .................................................................................................. iii
PERNYATAAN .................................................................................................. iv
MOTTO................................................................................................................ v
PERSEMBAHAN ............................................................................................... vi
KATA PENGANTAR ........................................................................................ vii
DAFTAR ISI ....................................................................................................... ix
DAFTAR GAMBAR .......................................................................................... xi
DAFTAR BAGAN.............................................................................................. xii
ABSTRAK ......................................................................................................... xiii
Pendahuluan....................................................................................... 1
BAB I
A.
Latar Belakang Masalah ................................................................. 1
B.
Perumusan Masalah ........................................................................ 5
C.
Tujuan Pengamatan......................................................................... 5
D.
Manfaat Pengamatan....................................................................... 5
BAB II
Tinjauan Pustaka dan Metode Pengamatan ................................... 7
A.
Tinjauan Pustaka ............................................................................. 7
B.
Gambar Ukur ................................................................................. 28
1. Arsip Gambar Ukur ............................................................ 28
2. Tata Kearsipan Gambar Ukur ............................................ 28
C.
Metode Pengamatan....................................................................... 29
1. Lokasi Pengamatan ............................................................ 29
2. Jenis Pengamatan ............................................................... 29
3. Sumber Data....................................................................... 29
a. Informan ...................................................................... 29
ix
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
b. Dokumen ..................................................................... 30
c. Riset Pustaka ............................................................... 30
4. Teknik Pengumpulan Data................................................. 30
a. Observasi Langsung .................................................... 31
b. Teknik Wawancara ..................................................... 31
c. Dokumentasi ............................................................... 31
5. Analisis Data ...................................................................... 31
BAB III Deskripsi Instansi ............................................................................. 33
A. Profil Instansi ................................................................................ 33
B. Visi dan Misi ................................................................................. 34
C. Struktur Organisasi ....................................................................... 35
D. Fungsi dan Tugas Masing-Masing Bidang ................................... 36
BAB IV Pembahasan ...................................................................................... 42
A. Penerimaan dan Pencatatan Arsip Gambar Ukur ......................... 42
B. Penyimpanan Arsip Gambar Ukur ............................................... 47
C. Pemeliharaan Arsip Gambar Ukur ............................................... 50
D. Peminjaman Gambar Ukur ........................................................... 52
E. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip Gambar Ukur ....................... 54
F. Fasilitas Kearsipan ........................................................................ 55
G. Pegawai Kearsipan ....................................................................... 57
BAB V
Penutup ............................................................................................ 59
A. Kesimpulan .................................................................................... 59
B. Saran .............................................................................................. 62
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
x
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1: Struktur Organisasi Kantor Pertanahan Kabupaten Boyolali......... 36
Gambar 4.1: Kartu Kendali Petugas Ukur .......................................................... 46
xi
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR BAGAN
Bagan 4.1: Alur Permohonan Pengukuran Hingga Pembuatan Gambar Ukur ... 45
Bagan 4.2: Proses Penyimpanan Arsip Gambar Ukur ........................................ 50
Bagan 4.3: Proses Penemuan Kembali Arsip Gambar Ukur............................... 55
xii
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ABSTRAK
Deska Luqman Age Pradana, D1511027, Tata Kearsipan Gambar Ukur
(GU) di Bagian Seksi Survey Pengukuran dan Pemetaan Kantor Pertanahan
Kabupaten Boyolali. Program Studi D3 Manajemen Administrasi Fakultas
Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
Tata kearsipan adalah suatu proses pengelolaan arsip yang sebelumnya
direncanakan terlebih dahulu dengan suatu metode maupun sistem tertentu guna
mempermudah dalam proses penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang
dibutuhkan, sehingga kegiatan operasional suatu organisasi bisa berjalan dengan
lancar dan baik. Tata kearsipan Gambar Ukur di Seksi Survey Pengukuran dan
Pemetaan Kantor Pertanahan Kabupaten Boyolali meliputi penerimaan,
pencatatan, penyimpanan, pemeliharaan, peminjaman, penyusutan dan
pemusnahan. Tujuan dilakukannya pengamatan untuk mengetahui tata kearsipan
Gambar Ukur yang berjalan di Seksi Survey Pengukuran dan Pemetaan Kantor
Pertanahan Kabupaten Boyolali. Sebab, penataan arsip yang sesuai prosedur
pelaksanaan dapat memperlancar proses kegiatan administrasi secara efektif dan
efisien. Arsip Gambar Ukur sendiri merupakan salah satu arsip Negara yang
penting karena merupakan data ukuran disertai gambar yang diambil dari
lapangan sebagai salah satu syarat oembuatan sertifikat tanah.
Jenis pengamatan menggunakan deskriptif kualitatif dengan tujuan untuk
mendapatkan data dan informasi yang jelas dan lengkap mengenai kegiatan
operasional di Kantor Pertanahan yang sebenarnya. Untuk sumber data penulis
menggunakan tiga langkah yaitu wawancara dengan para informan yang
berkompeten dalam bidang pengarsipan Gambar Ukur, dokumen-dokumen yang
menjelaskan mengenai prosedur pengarsipan Gambar Ukur dan riset pustaka
terhadap buku-buku pedoman dalam tata kearsipan. Sedangkan dalam Tehnik
pengumpulan data, penulis menggunakan beberapa metode, diantaranya observasi
langsung, wawancara dan dokumentasi.
Tata kearsipan Gambar Ukur di bagian Seksi Survey Pengukuran dan
Pemetaan sudah dikelola oleh pegawai khusus arsip. Dalam pengelolaan
penyimpanan arsip Gambar Ukur menggunakan sistem numerik/nomor. Proses
penyimpanan meliputi pemisahaan berdasar tahun, meneliti apakah sudah diberi
tanda bukti telah dicatat di kartu kendali, mengklasifikasi sesuai daftar isian 302
berurutan selanjutnya dimasukkan ke dalam filling cabinet dan disusun ke dalam
rak-rak yang telah tersedia. Pemeliharaan mencakup pemeliharaan, pembersihan
dan pengaturan suhu ruangan. Proses peminjaman arsip dalam penemuan kembali
arsip sudah terklasifikasi sesuai periode tahun dan daftar isian 302, namun masih
disayangkan dalam proses peminjaman arsip belum dikelola dengan baik. Arsip
Gambar Ukur merupakan arsip abadi, sehingga tidak dilakukan prosedur
pemusnahan maupun penyusutan. Fasilitas kearsipan meliputi alat penunjang
menyimpan arsip dan ruangan arsip masih perlu ditingkatkan lagi dan pegawai
kearsipan yang masih harus terus diperbaiki kinerjanya supaya pengelolaan bisa
berjalan dengan seharusnya.
xiii
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ABSTRAK
Deska Luqman Age Pradana, D1511027, Record Keeping System of
Measuring Picture in Measuring Survey and Mapping Section in Land
Affairs Office of Boyolali Regency. Administrative Management
Undergraduate Study of Social and Political Sciences Faculty of Surakarta
Sebelas Maret University.
Record keeping system is a process of archives management that have
been planned with a method or system to make it easier in the keeping process and
archives recovery, so that operational activity of organization will be running
well. Record Keeping System of Measuring Picture in Measuring Survey and
Mapping Section in Land Affairs Office of Boyolali Regency including receiving,
recording, storage, maintenance, borrowing, shrinkage and extermination. The
purpose of this observation is to know about record keeping system of measuring
picture that used in Measuring Survey and Mapping Section in Land Affairs
Office of Boyolali Regency. Because of the right procedure of archives regulation
can make the administration process running well, effectively and efficiently.
Measuring picture is the one of country archives which is important because it is a
measuring data with picture which taken directly as one of the requirements to
make land certificate.
Types of observations is descriptive qualitative to get clear and complete
data and information about the real operational activities in Land Affairs Office of
Boyolali Regency. There are three data sources, first, interview with competent
informant in the case of record keeping system, documents which explain about
the procedure of record keeping system, and library research to guidance books of
record keeping system. While the data collections technique, the writer use some
method, including direct observation, interview and documentation.
Record keeping system of Measuring Picture in Measuring Survey and
Mapping Section has been managed by archives employee. In management of
measuring picture archive storage use numerical system. Storage process
have been noted in control card, clarify the appropriate 302 checklist (daftar isian
302), then included in filling cabinet and prepared in shelf. The maintenance
archives borrowing process in archives recovery have been clarified appropriate
the year of period and 302 checklist (daftar isian 302), but unfortunately this
archives borrowing system is not managed well yet. Measuring picture archives is
an everlasting archives, so there is no extermination or shrinkage procedure. The
facilities of archives including supporting tools of archives storage and the room
archives still needs to be improved and archives employee that also need to be
improved about their work to make the management running well as it should.
xiv
commit to user