Tiga Fungsi Dasar Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
TINJAUAN PROSES BISNIS N. Tri Suswanto Saptadi
3/29/2016 nts/sia 1 Tiga Fungsi Dasar
Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
mengenai kegiatan bisnis organisasi secara efisien dan efektif.
- Menangkap data transaksi pada dokumen- dokumen sumber.
- Mencatat data transaksi kedalam jurnal-
jurnal, dimana catatan tersebut dibuat secara kronologis dari apa yang telah terjadi.
- Posting data dari jurnal-jurnal ke buku besar, yang menyingkat data dengan jenis rekening.
- Dalam sistem manual, informasi ini disediakan dalam bentuk laporan kedalam dua kategori utama:
- Laporan keuangan
- Laporan manajerial
3/29/2016 nts/sia 3
- – Memastikan bahwa informasi yang dihasilkan oleh sistem adalah handal.
- – Memastikan bahwa aktivitas bisnis yang
dilakukan efisien dan sesuai dengan tujuan manajemen.
Tiga Fungsi Dasar Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
- – Mengamankan (menjaga) kekayaan organisasi, termasuk data.
1. Siklus pendapatan : mencakup kegiatan
penjualan dan penerimaan dalam bentuk uang tunai.
2. Siklus pengeluaran : mencakup kegiatan
pembelian dan pembayaran dalam bentuk uang tunai.
3. Siklus penggajian sumber daya manusia :
mencakup kegiatan mengontrak dan menggaji pegawai. 3/29/2016 nts/sia 5
4. Siklus produksi : mencakup kegiatan
mengubah bahan mentah (baku) dan buruh menjadi produk jadi.
5. Siklus keuangan : mencakup kegiatan
untuk mendapatkan dana dari investor dan kreditor dan membayar mereka kembali.
Subsistem dasar dalam SIA
Subsistem dasar dalam SIA Siklus Siklus Sumber daya keuangan pengeluaran manusia
Buku besar & Sistem pelaporan Siklus Siklus 3/29/2016 nts/sia produksi pendapatan 7 Siklus Pemrosesan Data
Siklus pemrosesan data terdiri dari empat langkah
1. Memasukan (Input) Data
2. Simpan (Storage) Data
3. Proses (Processing) Data
4. Hasil (Output) Information
Siklus Pemrosesan Data
■ Pemicu input data biasanya adalah pelaksanaan beberapa aktivitas bisnis. ■ Data tentang tiga sisi tiap aktivitas bisnis yang harus dikumpulkan adalah :
1. Tiap kegiatan yang menjadi perhatian.
2. Sumber daya-sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap kegiatan. 3/29/2016 nts/sia 3. Para pelaku yang terlibat di dalam setiap kegiatan. 9 Siklus pemrosesan data : Input data
■ Dahulu, perusahaan kebanyakan menggunakan dokumen sumber untuk mengumpulkan data awal tentang aktivitas bisnis, dan kemudian memindahkan data tersebut ke komputer. ■ Akan tetapi sekarang, sebagian besar data tentang aktivitas bisnis langsung dicatat oleh komputer melalui tampilan untuk entry data.
Siklus pemrosesan data : Input data
■ Pengendalian atas pengumpulan data dapat diperbaiki dengan :
- – Sebelum penomoran setiap dokumen sumber dan penggunaan dokumen turnaround.
- – Perbaikan pengendalian muncul baik dengan
membeli dokumen sumber yang sudah dicetak nomornya atau dengan mengatur sistemnya agar secar otomatis memberikan nomor urut pada transaksi baru.
- – Sumber data yang bekerja secara otomatis 3/29/2016 nts/sia 11 Fungsi (kegiatan) bisnis yang umum dan dokumen sumber.
- – Piutang dagang
- – Persediaan – Hutang dagang 3/29/2016 nts/sia 23 Posting Transaksi ke buku besar
- – Rekening pengendali ■ Rekening pengendali terdiri jumlah total dari semua rekening individu dalam buku besar pembantu.
- – Rekening pengendali ■ Rekening pengendali terdiri jumlah total dari semua rekening individu dalam buku besar pembantu.
- – Laporan keuangan
- – Laporan manajerial
- – Anggaran – Laporan Kinerja
- – Pengesahan transaksi
- – Pencatatan transaksi 3/29/2016 nts/sia
- – Penjagaan aset (harta) 37
Dokumen sumber Kegiatan (fungsi) bisnis Pesanan penjualan Menerima pesanan pelanggan Tanda pengiriman Mengirim pesanan Daftar pembayaran Menerima uang tunai Slip penyimpanan Menyimpan tanda terima tunai Memo kredit Menyesuaikan akun pelanggan
Siklus Pendapatan Fungsi (kegiatan) bisnis yang umum dan dokumen sumber.
Siklus Pengeluaran Dokumen sumber Fungsi Daftar permintaan barang Permintaan atas barang Pesanan pembelian Pesanan atas barang Laporan penerimaan Penerimaan atas barang Cek Pembayaran atas barang 3/29/2016 nts/sia 13 Fungsi (kegiatan) bisnis yang umum dan dokumen sumber.
Dokumen Sumber Fungsi
Siklus Sumber Daya Manusia Form
Formulir pajak ( W4) Kumpulan data iuran pegawai Kartu jam kerja Catat jam kerja pegawai Catatan waktu kerja Catat waktu yang dihabiskan untuk pekerjaan tertentu.
Fungsi (kegiatan) bisnis yang umum dan dokumen sumber.
Buku Besar Dan Sistem Pelaporan Voucer jurnal Catat posting ke buku besar
Dokumen sumber Fungsi
3/29/2016 nts/sia 15 Siklus Pemrosesan Data :
Pemrosesan Data ■ Proses batch adalah proses pembaruan secara periodik atas data yang disimpan tentang sumber daya dan pelaku yang terlibat.
■ Proses On-line atau real time adalah Proses pembaruan yang dilakukan secara langsung setelah terjadinya transaksi.
Siklus Pemrosesan Data: Penyimpanan Data
■ Entitas adalah sesuatu yang disimpan informasinya.
atribut atau
■ Setiap entitas memiliki karakteristik khusus yang harus disimpan.
3/29/2016 nts/sia 17 Pencatatan Data Transaksi
dalam Jurnal ■ Setelah data transaksi ditangkap dalam dokumen sumber, langkah selanjutnya adalah mencatat data tersebut kedalam jurnal. ■ Ayat jurnal dibuat untuk tiap-tiap transaksi yang menunjukkan rekening dan jumlah debit dan kredit.
Pencatatan DataTransaksi dalam Jurnal ■ Pencatatan kedalam jurnal umum dilakukan apabila transaksi jarang terjadi atau tidak rutin. ■ Proses pencatatan ke jurnal khusus dilakukan apabila jumlah transaksi besar atau terjadinya transaksi berulang-ulang. ■ Ada empat jenis transaksi yang paling umum digunakan untuk mencatat transaksi kedalam 3/29/2016 nts/sia jurnal khusus, yaitu : 19 Pencatatan Data Transaksi dalam Jurnal
1 Penjualan Kredit
2 Penerimaan Kas
3 Pembelian Kredit
4 Pengeluaran Kas Pencatatan DataTransaksi dalam Jurnal Halaman 5 Jurnal Penjualan No Rek No Post Tgl Faktur Debit Rek Ref. Jumlah
Dec. 1 201 Lee Co. 120-122 3 800.00 Dec. 1 202 May Co. 120-033 3 700.00 Dec. 1 203 DLK Co. 120-111 3 900.00 TOTAL: 2,400.00 3/29/2016 nts/sia 120/502 21 Posting Transaksi ke Buku Besar
■ Buku besar digunakan untuk meringkas status keuangan, termasuk saldo lancar, dari rekening individu. ■ Buku besar terdiri dari aktiva, hutang, kekayaan
(modal), pendapatan, dan rekening biaya dari organisasi. Posting Transaksi ke Buku Besar ■ Semua catatan buku besar pembantu didata secara terperinci bagi rekening buku besar yang mempunyai banyak sub rekening individu. ■ Rekening apakah yang biasa digunakan dalam buku besar pembantu ?
■ Disebut apakah rekening buku besar yang berhubungan ke buku besar pembantu ?
■ Disebut apakah rekening buku besar yang berhubungan ke buku besar pembantu ?
3/29/2016 nts/sia 25 Posting Transaksi ke buku besar
Jurnal Penjualan Page 5
Date Invoice Number Account Debited
Account Number Post Ref.
Amount Dec 1 203 DLK Co. 120-111 3 900.00 Total
120/502 2,400.00 Buku Besar Account: Accounts Receivable Account Number: 120
Date Description Post Ref. Debit Credit Balance Dec 1 Sales SJ5 2,400 2,400
Apakah bagan perkiraan itu?
■ Bagan perkiraan adalah daftar dari semua rekening buku besar yang digunakan oleh organisasi. ■ Pentingnya bagan perkiraan yang memadai
(cukup rinci) untuk memenuhi kebutuhan informasi organisasi.
3/29/2016 nts/sia 27 Menyediakan Informasi Untuk
Pengambilan Keputusan ■ Fungsi kedua SIA adalah menyediakan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan bagi manajemen. ■ Informasi yang disediakan SIA terbagi dalam dua kategori utama, yaitu :
Laporan Keuangan
3/29/2016 nts/sia 29 Laporan Manajerial
■ Menyiapkan neraca percobaan ■ Membuat jurnal penyesuaian ■ Menyiapkan neraca percobaan setelah penyesuaian ■ Menghasilkan laporan rugi laba ■ Membuat jurnal penutup ■ Menghasilkan neraca saldo ■ Menyiapkan laporan aliran kas
■ SIA juga harus mampu menyediakan bagi para manajernya dengan rinci tentang informasi operasional yang dilaksanakan organisasi. ■ Ada dua jenis laporan manajerial yang penting, yaitu :
■ Anggaran adalah ungkapan formal tujuan dalam istilah keuangan. ■ Salah satu jenis anggaran yang paling umum dan penting adalah anggaran kas.
3/29/2016 nts/sia 31 Laporan Manajerial
Apakah laporan kinerja itu ? ■ Laporan kinerja adalah sebuah laporan yang mendaftar jumlah anggaran dan jumlah sesungguhnya atas pendapatan dan biaya dan juga menunjukkan selisih atau perbedaan diantara kedua jumlah tersebut.
Laporan Manajerial Magic Co. Monthly Performance Report
Anggaran Sesungguhnya Selisih
Penjualan $32,400 $31,500 ($900) HPP 12,000 14,000 (2,000) Laba Kotor $20,400 $17,500 ($2,900) Biaya Lain-lain 9,000 7,000 2,000 Laba Operasi $11,400 $10,500 ($900) 3/29/2016 nts/sia 33 Pertimbangan-PertimbanganPengendalian Internal ■ Fungsi ketiga SIA adalah menyediakan pengendalian internal yang memadai untuk mencapai tiga tujuan dasar berikut :
1. Memastikan bahwa informasi yang dihasilkan oleh sistem adalah handal.
2. Memastikan bahwa aktivitas bisnis yang dilakukan efisien dan sesuai dengan tujuan manajemen.
3. Mengamankan (menjaga) kekayaan organisasi, termasuk data. Pertimbangan-Pertimbangan Pengendalian Internal ■ Dua metode penting untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut, yaitu:
1 Menyediakan dokumentasi yang memadai atas seluruh aktivitas bisnis.
2 Memastikan pemisahan tugas yang efektif.
3/29/2016 nts/sia 35 Dokumentasi yang memadai
(cukup) ■ Dokumentasi memungkinkan para manajer memverifikasi bahwa tanggung jawab yang diberikan telah dilakukan dengan benar. ■ Ashton menjumpai saat bekerja sebagai pemeriksa, yang memberikan pandangan langsung atas jenis-jenis masalah yang dapat muncul karena dokumentasi yang tidak memadai (tidak cukup). ■ Gagal menagih tagihan untuk jasa perbaikan.
Apakah Pemisahan Tugas Itu ?
■ Pemisahan tugas berkenaan dengan pembagian tanggung jawab ke beberapa pegawai atas bagian-bagian dari sebuah transaksi. ■ Fungsi-fungsi yang seharusnya dilakukan oleh orang yang berbeda adalah :