Fungsi Komputer Sebagai Pengolah Data Dalam Sistem Informasi Akuntansi Pada PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Medan

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM DIPLOMA III AKUNTNASI

MEDAN

FUNGSI KOMPUTER SEBAGAI PENGOLAH DATA

DALAM SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

PADA PT. JAMSOSTEK (PERSERO) KANTOR CABANG MEDAN

DIAJUKAN OLEH :

Sri Wahyuni

052 102 052

AKUNTANSI

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk menyelesaikan

Pendidikan Pada Program Diploma III

Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara

Lembar Persembahan

(Dengan Menyebut Nama Allah Yang Maha Pengasih Lagi Maha Penyayang)

“Sesungguhnya sesudah kesulitan itu ada kemudahan Maka apabila kamu telah selesai (dalam satu urusan) Kerjakanlah dengan sungguh-sungguh urusan yang lainnya

Kepada Tuhanmulah kamu berharap”

(Q.S. Al Insyirah Ayat 6-8)

“Pelajarilah olehmu akan ilmu : sebab mempelajari ilmu akan memberikan rasa takut kepada Allah, menuntutnya merupakan ibadah, mengulang-ulangnya merupakan tasbih, membahasnya

merupakan jihad, mengajarkannya kepada orang lain yang belum mengetahuinya merupakan sedekah, dan menyerahkannya kepada ahlinya merupakan pendekatan diri kepada Allah”

(H.R. Ibnu Abdul)

Terima Kasih Ya Allah

Hari Ini Engkau Telah Memberikan Secercah Karunia_Mu Berkahilah Aku Ya Allah Sehingga Aku Dapat Menggapai Impianku

Dan Memuliakan Orang Tuaku Ayahanda Dan Ibunda

Apa Yang Ananda Akan Berikan Kepada Kalian Tidaklah Sebanding Dengan Kasih Sayang Dan Pengorbanan Yang Kalian Pamirkan

Meskipun Seumur Hidup Ananda Baktikan Kepada Ayah Dan Bunda Dengan Tetesan keringat Ayahanda Dan Keteguhan Hati Bunda

Ananda Dibesarkan Dan di Didik Hingga Tak Dapat terhitung Berapa Besar Kasih Sayang Yang Telah Tercurah Untuk Ananda

Tapi Ijinlakanlah Ananda

Untuk memberikan Yang Terbaik Dalam Hidup Ini

Untuk Berbakti Dengan Segenap Jiwa Dan Raga, Untukmu Wahai Ayahanda Dan Ibunda…

Kupersembahkan Buat Orang-Orang Yang Kusayangi Dan Kucintai: Ayahanda : Tupan

Ibunda : Sulastri Adik-adikku : Sri Astuti

Leo Agustian

(Sri wahyuni )

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang senantisa memberikan kesehatan dan kemampuan pada penulis untuk dapat menyelesaikan skripsi minor ini. Sholawat dan salam disampaikan pula kepada nabi besar Muhammad SAW sebagai rosul terakhir yang sangat diharapkan syafa’atnya di yaumil akhir kelak.

Skripsi minor ini merupakan karya ilmiah yang ditulis oleh penulis yang berjudul “ Fungsi Komputer Sebagai Pengolah Data Dalam Sistem Informasi Akuntansi

Pada PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Medan”. Sebagai salah satu syarat

untuk memperoleh gelar ahli madya (Amd) pada program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Segala daya dan upaya telah penulis curahkan, tetapi keterbatasan hanyalah milik manusia yang tak luput dari kekurangan. Dengan kerendahan hati penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam penulisan skripsi minor ini karena keterbatasan kemampuan dan pengalaman yang dimiliki oleh penulis. Oleh karena itu saran dan kritik yang bersifat konstruktif sangat diharapkan untuk perbaikan penulisan ini, semoga skripsi minor ini bermanfaat bagi pihak yang memerlukan.

Medan. 2008

Ucapan Terimakasih

Penulisan skripsi minor tidak lepas dari bimbingan, bantuan dan dukungan dari semua pihak. Untuk itu pada kesempatan ini penulis mengucapkan banyak terimakasih kepada :

1. Kedua Orang Tua ku yang telah bersusah payah dalam memenuhi kebutuhan ku saat menyelesaikan perkuliahan ini, memberikan motivasi baik secara material maupun nonmaterial. Juga kepada adik-adik ku terimakasih atas cinta, kasih sayang dan doa yang telah diberikan selama ini.

2. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M. Ec., selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak Drs. Hasan Sakti Siregar, M. Si, Ak., selaku ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Bapak Iskandar Muda, SE, M. Si, Ak., selaku sekretaris Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

5. Bapak Drs. Wahidin Yasin, Ak., selaku pembimbing yang telah bersedia mengarahkan penulis dalam menyelesaikan skripsi minor ini.

6. Bapak Mhd. Simba Sembiring, SE., selaku Ka subag Pendidikan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

7. Bapak dan Ibu Dosen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, khususnya dosen Program Studi Diploma III Akuntansi yang dengan sabar, teliti dan profesionalitas tinggi yang telah mendidik, membimbing serta memberikan ilmu

senantiasa melimpahkan karunia_Nya, sebagai balasan atas bakti Bapak/Ibu sekalian yang tidak ternilai.

8. Kepada seluruh staf pegawai dan administrasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yang telah banyak membantu penulis di bangku perkuliahan. 9. Bapak kepala PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Medan, Arena

Trijaya, SE, MM., yang telah memberi izin riset kepada penulis.

10. Seluruh staf karyawan PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Medan, yang telah banyak membantu penulis dalam penelitian dan memenuhi segala kebutuhan penulis dalam memperoleh data-data yang penulis butuhkan.

11. Keluarga Ibu Anisma, terimakasih yang telah bersedia menjadi tonggak bagi penuolis dalam mengawali perkuliahan ini. nasehat Ibu, Bapak dan Kak Rina selalu penulis ingat hingga akhirnya penulis berhasil meraih gelar Amd. Jasa serta kepedulian keluarga Ibuk akan menjadi kenangan terindah serta hutang budi bagi penulis yang akan penulis bawa mati. Kepada Allah lah penulis berharap rahmat atas keluarga Ibu...dan balasan kasih sayang_Nya.

12. Keluarga Bapak Drs. Syarbaini Zain dan Ibu, yang telah memberikan segenap kasih dan perhatiannya baik moril maupun materil kepada penulis selama menjalani perkuliahan.

13. Sahabat-sahabat ku yang sangat ku sayangi : Yeni, Ilas, Manah, serta seluruh sahabat seperjuangan ku di Kamboja 41, Terimakasih atas dukungannya. Kakak-kakak ku : Kak Lela, kak Risda, Kak Nigsih, terimakasih atas kesediaannya menjadi tempat mengadu bagi penulis.

14. Teman-teman sejawat D III Akuntansi : Nelvi, Pariani, Selvi dan semua group A, B dan C, yang tak dapat penlis uraikan satu persatu.

15. Kak Nita, Kak Lela, Ida dan Desi, semoga kita tetap dalam ukhwah yang sejati dan apa yang kita dambakan dalam hidup dapat menjadi nyata atas izin Allah SWT. Amin.

Penulis mencintai kalian karena Allah SWT dan cukuplah Allah menjadi saksi, semoga kita selalu mendapatkan ridho_Nya, Amin..

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR... i

DAFTAR ISI... v

BAB I : PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1

B. Perumusan Masalah... 3

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 3

D. Metode Penelitian ... 3

E. Sistematika Pembahasan ... 5

BAB II : FUNGSI KOMPUTER SEBAGAI PENGOLAH DATA DALAM SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA PT. JAMSOSTEK (PERSERO) KANTOR CABANG MEDAN A. Sejarah Singkat Perusahaan ... 7

B. Struktur Organisasi Perusahaan ... 11

C. Akuntansi dan Sistem Informasi Akuntansi... 24

D. Komputer sebgai Pengolah Data Akuntansi ... 29

E. Pemrosesan Data Akuntansi Secara Komputer ... 32

F. Pungsi Komputer dalam Sistem Informasi Akuntansi... 40

BAB III : ANALISA DAN EVALUASI A. Analisa dan Evaluasi Fungsi Komputer sebagai Pengolah Data .... 46

B. Fungsi Komputer Dalam Sistem Informasi Akuntansi ... 49

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 58

B. Saran... 60

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Akuntansi dalam dunia usaha memegang peranan penting karena akuntansi dapat memberikan informasi mengenai data ynag dinyatakan dalam satuan uang. Untuk dapat mengumpulkan data keuangan yang baik diperlukan suatu sistem akuntansi yang baik pula.

Perkembangan teknologi informasi membawa dampak terhadap hampir seluruh aspek dan pengolahan bisnis. Pada saat ini pemanfaatan teknologi informasi sudah tidak dapat diabaikan lagi. Sistem informasi akuntansi menghasilkan dan menyediakan informasi-informasi keungan yang menjadi dasar pemikiran utama dan pengambilan keputusan secara ekonomis dan yuridis serta dapat mempengaruhi kelangsungan hidup, seperti manager, karyawan serta pihak ekstern perusahaan seperti pemerintah, investor dan kreditor. Informasi keuangan yang tidak relevan akan menghasilkan keputusan ynag salah. Keputusan yang salah akan mengakibatkan kebijakan-kebijakan yang diterapkan pada perusahaan atau organisasi juga akan salah. Kesalahan juga akan mengganggu kegiatan opersional organisasi termasuk kelangsungan hidup perusahaan di masa yang akan datang. Oleh sebab itu, setiap organisasi atau perusahaan baik besar maupun kecil dituntut harus memiliki sistem informasi yang baik dan handal, sehingga menghasilkan informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu. Dengan demikian perusahaan dituntut untuk menghasilkan informasi yang baik demi kelangsungan hidup perusahaan.

Salah satu perkembangan tekhnologi yang digunakan oleh manusia adalah komputeR karena kemampuan komputer dalam mengolah data sangat cepat dan tepat, ini merupakan salah satu keuntungan dalam memberikan informasi yang dibutuhkan. Penggunaan komputer akan lebih efektif dan efesien dalam pengolahan data dan menghindari terjadinya sesalahn-kesalahan yang terkontrol oleh manusia.

Pengoperasian komputer berbeda pada setiap perusahaan karena perbedaan aktivitas perusahaan dan kebijakan serta tujuan perusahaan. Saat ini perkembangan dan kemampuan komputer yang semakin canggih dan maju mengakibatkan pengolahan data, pencatatan serta penyimpanan data semakin cepat dan akurat.

Perkembangan ini memepermudah perusahaan khususnya manajemen dan pimpinan perusahaan dalam menyusun rencana-rencana dan pengambilan keputusan yang cepat, relevan, dan akurat. Pihak manajemen dan pimpinan perusahaan semakin dituntut untuk memanfaatkan tekhnologi sebagai upaya peningkatan kualitas informasi yang dihasilkan.

Hal ini dapat dilaksanakan sebagai salah satu paya untuk pengolahan data dan informassi secara elektronik (komputer) yang dapat berperan penting dalam perusahaan. Salah satu hal yang berperan penting dalam suatu perusahaan adalah pengolahan data dan informasi secara elektronik. Alasan inilah yang mendorong penulis untuk memilih judul

”FUNGSI KOMPUTER SEBAGAI PENGOLAH DATA DALAM SISTEM INFORMASI AKUNTANSI”

B. Perumusan Masalah in

Sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan, yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi, dimana informasi tersebut dikomunikasikan pada beragam pengambil keputusan, yang menjadi permasalahannya adalah ”bagaimana fungsi komputer sebagai pengolah data dalam

sistem informasi akuntansi didalam perusahaan”.

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

Suatu penelitian pada umumnya dilaksanakan untuk menghasilkan atau memenuhi beberapa tujuan yang hendak dicapai. Agar penelitian itu menggambarkan yang sebenarnya maka perlu dibatasi pembahasannya agar lebih terarah, sehingga tujuan penelitian dapat sejalan dan konsisten dengan permasalahan penelitian.

Adapun tujuan dari penelitian ini adalah :

1. Untuk mengetahui sejauh mana fungsi komputer sebagai pengolah data dalam sistem informasi akuntansi yang berguna bagi perencanaan dan pengambilan keputusan yang digunakan oleh PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Medan untuk meninakatkan kinerja.

2. Untuk mendapatkan gambaran mengenai manajemen PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Medan dalam memanfaatkan informasi yang diperoleh melealui pengolahan data secara elektronik.

Manfaat penelitian ini adalah :

1. Bagi penulis sendiri penelitian ini sebagai bahan untuk membandingkan teori-teori yang dipelajari selama perkuliahan dengan masalah yang dihadapi PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Medan.

2. Untuk meningkatkan dan mengembangkan wawasan, kemampuan berfikir penulis tentang fungsi komputer sebagai pengolah data dalam sistem informasi akuntansi.

D. Metode Penelitian

Adapun tekhnik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah : 1. Sumber data

a. Data Primer adalah data yang diperoleh secara langsung oleh peneliti dari perusahaan yang dihubungkan dengan objek penelitian.

b. Data Sekunder ialah data yang diperoleh dari buku-buku bacaan sebagai bahan pendukung penelitian.

2. Tekhnik Pengumpulan Data

a. Library Risearch yaitu kegiatan yang dilakukan untuk menghimpun data dari berbagai literatur baik yang berasal dari perpustakaan umum maupun literatur yang diperoleh dari tempat penelitian.

b.

Field Risaearch yaitu kegiatan yang dilakukan dengan cara meninjau langsung ke;lapangan, dalam hal ini penelitian mengadakan observasi atau suvey dengan mengadakan wawancara dengan puhak yang terkait dalam objek penelitian guna memperoleh data-data yang diperlukan dalam penyusunan paper ini.

BAB II

FUNGSI KOMPUTER SEBAGAI PENGOLAH DATA

DALAM SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

PADA PT. JAMSOSTEK (PERSERO) KANTOR CABANG MEDAN

A.SEJARAH SINGKAT PERUSAHAAN

Dengan adanya kerjasama ekonomi antar negara Association of South East Asian Nation (ASEAN) maka akan diberlakukan liberalisasi dibidang perdagangan barang atau jasa serta investasi pada tahun 2003, industri asuransi nasional dituntut untuk mampu meningkatkan daya saingnya melalui upaya efesiensi dan profesionalisme. Langkah partisipatif yang dilakukan oleh perusahaan asuransi antara lain dengan membenahi sistem manajemen, meningkatkan produktifitas dan meningkatkan kualitas sumber daya manusia. Perbaikan ini diharapkan akan berdampak positif pada kualitas atau jasa pelayanan dan tigkat efesiensi yang dicapai perusahaan, sehingga pada gilirannya peningkatan efesiensi ini meningkatkan daya saing produk asuransi nasional baik dipasar domestik maupun dipasar internasional.

Hal tersebut berarti bahwa harus dilakukan reformasi jaminan sosial. Keadaan ini berkaitan erat dengan aspek kependudukan serta perekonomian. Karena jaminan sosial merupakan tanggungjawab masyarakat, bangsa dan negara. Disamping jaminan sosial itu sendiri mempengaruhi banyak orang, perkembangan sebagai suatu proses disamping membawa berbagai perubahan, disisi lain memunculkan berbagai tuntutan dan harapan baru. Perubahan struktur ekonomi agraris kestruktur ekonomi industri secara langsug memperbesar jumlah angkatan kerja yang bekerja disektor industri dengan ketergantungan terhadap upah dan gaji.

Sementara disisi lain mereka dihadapkan pada resiko yang berkaitan dengan pekerjaannya seperti bahaya mesin, alat-alat, suasana kerja dan lain-lain.

Untuk itulah perlu perlindungan jaminan sosial yang dapat diandalkan pada setiap pekerjaan dalam menanggulangi akibat-akibat resiko sosial ekonomi yang ditimbulkannya. Dengan kata lain, tenaga kerja membutuhkan jaminan sosial sebagai alat perlindungan untuk menjaga harkat dan martabat serta kemandiriannya disaat mengalami gangguan atau hilangnya penerimaan upah sebagai sumber penghasilan karena musibah tersebut.

Di Indonesia, perkembangan jaminan sosial tenaga kerja sesungguhnya sudah mulai dirintis sejak tahun 1947 ketika Undang-Undang No. 33 tahun 1947 tentang Kecelakaan Kerja dan Undang-Undang No. 34 tahun 1947 tentang Kecelakaan Perang diberlakukan. Undang-Undang ini mengatur tentang usia tenaga kerja, jam kerja, tempat kerja, perumahan dan kesehatan buruh. Perlindungan tentang tenaga kerja diatur lagi tahun 1951 tentang Kecelakaan Kerja. Pada tahun 1952 diberlakukan Perturan Mentri Perburuhan No. 48 tahun 1952 dan kemudian dibuat lagi dengan Peraturan Mentri Perburuhan No. 8 tahun 1956. Ketentuan mengenai penyelenggara kesehatan buruh itu kemudian dilengkapi lagi dengan Peraturan Mentri Perburuhan No.15 tahun 1957. Peraturan tersebut menguraikan tentang bantuan kepada badan yang menyelenggarakan usaha jaminan sosial buruh lewat Keputusan Mentri Perburuhan No. 5 tahun 1964 maka lahirlah Yayasan Dana Jaminan Sosial (YDJS). Yayasan inilah antara lain berfungsi sebagai penghimpun iyuran dan membayar ganti rugi pada buruh dan keluarganya yang terkena resiko kerja. Program yang diselenggarakan adalah program kecelakaan, kesehatan dan kematian.

Setelah melalui kajian dan pembahasan yang pajang, pemerintah dengan mengeluarkan Peraturan Pemerintah No. 33 tahun 1977 memutuskan menyelenggarakan program Auransi Kecelakaan Kerja (AKK), Tabungan Hari Tua (THT) yang berkaitan dengan Asuransi Kematian (AK) sebagai program yang bersifat wajib. Pada tahun 1977 pemerintah dengan mengeluarkan Peraturan Pemerintah No. 34 tahun 1977 tentang pendirian status Perusahaan Umum Asuransi Tenaga Kerja (Perum ASTEK). Modal Perusahaan pada saat status Perum ASTEK tersebut adalah Rp. 2.800.000.000,- dan penyelenggaraan modal eks YDJS sebesar Rp. 275.800.000,- dan penyelenggaraan modal pemeintah sebesar Rp. 2.500.000.000.-

Tuntutan kearah yang berkembang seiring dengan kemajuan yang dialami oleh Perum ASTEK maka mendorong pihak manajemen untuk mengambil langkah-langkah koalidasi terstrukturisasi untuk menjadikan Perum ASTEK lebih elastis untuk menjawab tantangan yang dihadapi. Dalam periode ini tercatat peningkatan aset peusahaan yang berjalan cepat seiring jumlah peserta yang semakin meningkat. Akhirnya pemerintah dengan mengeluarkan Peraturan Pemerintah No. 19 tahun 1990 mengubah bentuk usaha dari Perum ASTEK menjadi Perseroan.

Sesuai Keputusan Mentri Keuangan No. 1450/KMK.103 tahun 1990 tanggal 16 November 1990 modal dasar PT. ASTEK sebesar Rp. 75.000.000.000,- dan disetor penuh sebesar Rp. 50.000.000.000,- yang dikonversi dari dana pembangunan semesta, cadangan umum, cadangan tujuan, modal awal Perum ASTEK sehingga jumlah asset saat itu sebesar Rp. 195.000.000.000,- dengan prinsip keseimbangan pencapaian misi sosial dan tujuan ekonomi dituntut dari bentuk usaha perseroan sehingga dalam waktu relatif singkat telah berhasil melipat gandakan asset perusahaan, sementara disisi lain pelaksaan

tugas pokok memberikan perlindungan tenaga kerja berhasil mencapai kemajuan besar. Hal ini ditandai dengan lonjakan kepesertaan yang tinggi dan peningkatan kualitas layanan yang semakin baik.

Pada tahun 1990 terjadi perkembangan program ketika Mentri Tenaga Kerja mengeluarkan Peraturan Mentri No.4 tahun 1990 tentang Jaminan Pemeliharaan Kesehatan Tenaga Kerja yang disingkat dengan JPKTK yang akhirnya JPKTK ini kemudian dikukuhkan dalam suatu Undang-undang Jaminan Pemeliharaan Kesehatan . Undang-Undang ini mulai berlaku efektif tanggal 1 Juli 1992 yang mewajibkan perusahaan menyelenggarakan 4 (empat) program Jamsostek yaitu : Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK), Jaminan Hari Tua (JHT), Jaminan Kematian (JK), Jaminan Pemeliharaan Kesehatan (JPK).

Dengan lahirnya Undang-Undang No. 3 tahun 1992 tentang jaminan Sosial Tenaga Kerja (Jamsostek) Pelaksanan Perlindungan Jaminan Sosial memasuki babak baru. Perkembangan yang lebih fundamental tercatat dalam bentuk peningkatan landasan hukum dari semula berdasarkan Peraturan Pemerintah menjadi Undang-Undang sehingga mempunyai kekuatan landasan hukum yang lebih tinggi. Penetapan PT. Jamsostek sebagai badan penyelenggara Jaminan Sosial Tenaga Kerja tertuang dalam Peraturan Pemerintah No. 36 tahun 1995.

B. STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN

Organisasi merupakan sekumpulan orang yang memiliki tujuan yang sama, dengan mewujudkan tujuan tersebut di adakan ciri atau sifat hubungan kerja yang ditentukan oleh metode pembagian kerja. Sedangkan struktur merupakan kerangka

pembagian tugas, tanggung jawab dan wewenang yang dimiliki oleh unit-unit organisasi untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan, dengan adanya garis wewenang dan tanggungjawab pada strutur organisasi dapat diketahui kepada siapa seseorang harus bertanggungjawab atas tugas yang dikerjakan.

Struktur organisasi merupakan peran dalam tanggungjawab karyawan yang dipekerjakan oleh perusahaan. Tujuan struktur organisasi adalah untuk mendapatkan sistem kerja yang baik dan berguna bagi perusahaan agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan sebaik-baiknya. Maka dalam pelaksanaan karyawan harus ada koordinasi yaitu kontak dan keselarasan diantara karyawan maupun diantara kegiatan-kegiatannya sehingga semuanya berlangsung secara tertib dan seirama kearah tercapainya tujuan organisasi.

Struktur organisasi mempunyai peran yang sangat penting dalam upaya pencapaian tujuan perusahaan. Untuk itulah strutur organisasi dibuat sesuai dengan tingkat kebutuhan dan keadaan perusahaan. Struktur organisasi harus memperihatkan situasi kerja dalam suatu pekerjaan dan hubungan yang baik dan saling terkait antara atasan dengan bawahan, dan dari struktur organisasi ini dapat dilihat fungsi dari masing-masing devisi. Dengan demikian struktur organisasi harus menggunakan sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan secara optimal. Struktur organisasi itu harus mampu mengatur tata hubungan yang harmonis antara unit-unit organisasi didalamnya. Karena itu struktur organisasi haruslah memberikan kejelasan fungsi yang mudah dimengerti oleh semua pihak yang terlibat dalam organisasi sehingga mempermudah untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Bentuk struktur organisasi tergantung pada besar kecilnya perusahaan tersebut. Bagi perusahaan kecil cukup dipilih struktur organisasi yang sederhana untuk mempermudah pengelolaannya dan perusahaan besar akan memilih struktur organisasi yang kompleks dan luas. Adanya struktur organisasi yang mapan sangat menjamin agar rencana manajer dapat dilaksanakan. Manajer harus menyusun suatu organisasi yang formal yang artinya sistem tugas, wewenang tanggungjawab dan pertanggungjawaban yang dirancang oleh manajemen agar pekerjaan dapat dilakukan oleh orang-orang, serta sumber-sumber fisiknya dipersiapkan dengan baik untuk melaksanakan rencana dan mencapai tujuan perusahaan.

Sesuai dengan keputusan Direksi PT. Jamsostek (Persero) No. KEP/97/08/2001 tanggal 20 Agustus 2001 tentang organisasi perusahaan dan tata kerja PT. Jamsostek (Persero) merupakan unit kerja dibawah kantor wilayah.

Kantor cabang berada di tingkat daerah dimana Kantor Kabang Medan bertanggungjawab kepada Kantor Wilayah Operasional Nanggroe Aceh Darussalam, Sumatera Utara dan Sumatera Barat.

Kantor cabang mempunyai tugas merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasi kegiatan kantor cabang, untuk menyelenggarakan tugas tersebut maka kantor cabang mempunyai fungsi, yaitu :

1. Menetapkan kebijaksanaan kantor cabang

2. Mengarahkan dan mengendalikan pencapaian target peningkatan pelayanan kepada peserta

3. Mengarahkan dan mendukung terselenggaranya sistem tekhnologi informasi 4. Mengarahkan dan mengendalikan fungsi keuangan

5. Memastikan pelaksanaan sistem kepersonaliaan dan umum

6. Mengarahkan pembinaan hubungan kemiteraan dan instansi terkait

Kantor cabang dipimpin oleh Kepala Kantor Cabang yang didalam melaksanakan tugasnya dibantu oleh kepala bidang masing-masing. Setiap kepala bidang dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya dibantu oleh staf pada bidang masing-masing.

Perusahaan menggunakan sistem organisasi berbentuk garis dan staf, dimana pelimpahan wewenang berlangsung secara vertikal dari pimpinan tertinggi sampai kepada unit-unit dibawahnya sehingga tercipta satu kesatuan perintah dan satu kesatuan komando. Di bawah ini dijelaskan tugas dari masing-masing bagian pada perusahaan yang tentunya disesuaikan dengan struktur organisasi perusahaan yang bersangkutan.

1. Kepala Kantor Cabang Tugas :

a. Mengkoordinasikan Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan di unit kerjanya.

b. Merencanakan dan menetapkan kebijakan operasional di Kantor Cabang. c. Merencanakan dan mengarahkan penyusunan peta potensi kepesertaan dan

penyebaran PPK untuk tercapainya target pemasaran.

d. Mengarahkan dan memastikan peningkatan pelayanan kepada peserta. e. Mengkoordinasikan dan mengendalikan kebijakan terhadap personil,

sarana dan prasarana kerja untuk kelancaran usaha.

f. Mengarahkan dan mengendalikan kebijakan terhadap personil, sarana dan prasarana kerja untuk kelancaran usaha.

h. Melaksanakan fungsi sistem tekhnologi informasi, mengarahkan dan mengendalikan fungsi keuangan.

i. Menyusun laporan kegiatan secara tepat waktu.

2. Kepala Bidang Pemasaran Tugas :

a. Menghimpun informasi dari berbagai istansi dan organisasiterkait untuk mendapatkan data perusahaan sebagai dasar untuk menyusun data potensi dan menetapkan target kepesertaan.

b. Merencanakan strategi untuk menindak lanjuti PWBD

c. Melakukan pembinaan terhadap AO untuk tercapainya tertib organisasi

d. Mengendalikan pelayanan administrasi kepesertaan serta keluhan peserta untuk meningkatkan kepuasan peserta.

e. Memonitor penyampaian data upah secara bulanan dari peusahaan.

f. Melakukan kerja sama dengan mitra kerja dalam bentuk Kerja Sama Operasional (KSO) untuk mendukung tercapainya target kepesertaan dan iyuran.

g. Mengoordinasikan kegiatan penyuluhan kepada peserta dan pihak-pihak terkait lainnya.

h. Menyusun laporan kegiatan secara tepat waktu.

Kepala Bidang Pemasaraan mempunyai 7 (tujuh) staf yang masing-masing bertugas :

Tugasnya : Melakukan perluasan kepesertaan dan pemerosesan data informasi

dari perusahaan binaan guna tercapainya target kepesertaan dan tertip administrasi kepesertaan. Masing-masing AO 1 sampai 6 saling mendukung untuk dipertanggungjawabkan kepada kepala bidang pemasaran.

• Petugas Administrasi Pemasaran

Tugasnya : Melaksanakan administrasi kegiatan bidang pemasaran untuk

kelancaran kegiatan bidang pemasaran.

3. Kepala Bidang Program Khusus

Tugas :

a. Menyimpan, memproses dan mengajukan program PKP/PKBL

b. Merencanakan strategi pemasaran untuk sektor informal, TKI, jasa kontruksi dan program PKP/PKBL

c. Menghimpun data dan informasi dari berbagai sumber yang relevan untuk mendapatkan potensi kepesertaan.

d. Menetapkan target kepesertaan untuk program jasa kontruksi dan sektor informal.

e. Melakukan monitoring kinerja AO program khusus dan pembinaan terhadap AO program khusus untuk tercapainya tertib administrasi.

f. Memprosedan mengusulkan penghapus bukuan piutang iyuran macet non aktif.

g. Menetujui penerbitan KPJ khusus berdasarkan permintaan AO program khusus.

• Account Officer Program Khusus

Tugasnya : Melakukan pendaftaran pembinaan kepesertaan guna

tercapainya target kepesertaan, iyuran dan peningkatan pelayanan program khusus.

• Petugas Administrasi Pemasaran Program Khusus

Tugasnya : Melakukan administrasi kegiatan bidang pemasaran untuk

melancarkan kegiatan bidang pemasaran.

4. Kepala Bidang Pelayanan Tugas :

a. Mengembangkan dan mengevaluasi sistem pelayanan yang diberikan di Kantor Cabang.

b. Mengoordinasikan penyelesaian kliam tepat waktu dan mengendalikan pelayanan jaminan serta menanggapi keluhan peserta untuk mewujudkan kepuasan peserta.

c. Mengoordinasikan kegiatan verifikasi berkas Penetapan Jaminan. d. Melakukan penetapan besarnya jaminan sesuai batas kewenangan.

e. Mengendalikan penyelesaian kasus klaim yang belum/ tidak ditindak lanjuti oleh peserta untuk menyelesaikan klaim pending.

f. Melakukan pembinaan terhadap bawahannya untuk meningkatkan kualitas pelayanan.

Kepala Bidang Pelayanan mempunyai 2 (dua) staf yang masing-masing bertugas : • Verifikator Jaminan

Tugasnya : Melakukan verifikasi penetapan khusus dan penetapan klaim

JHT, JK, JKK.

• Customer Servise Offiser

Tugasnya : Melakukan verifikasi dokumen kepesertaan, iyuran, jaminan,

dan memberikan pelayanan, meliputi pelayanan kepesertaan, iyuran pengajuan jaminan serta memberikan iformasi dalam menangani keluhan peserta.

5. Kepala Bidang JPK Tugasnya :

a. Menerbitkan surat konfirmasi dan pengecekan data atau kasus yang dianggap meragukan sebagai bahan penyelesaian penetapan jaminan.

b. Melakukan verifikasi, merekam dan mengajukan klaim JPK baik kapitasi maupun free for service serta menetapkan dan membuat Buku Monitor (BM).

c. Membuat voucerdan BPJ klaim JPK (pembayaran transfer).

d. Menyajikan laporan bulanan kasus dan jaminan yang dibayarkan.

e. Membuat laporan kegiatan secara tepat waktu.

Kepala Bidang JPK mempunyai 3 (tiga) staf yang masing-masing bertugas • Provider Service Officer

Tugasnya : Melakukan perhitungan biaya perkapita, pembinaan dan

koordinasi dengan PTK dalam memberikan pelayanan JPK • Verifikator Jaminan JPK

Tugasnya : Melakukan verifikasi, meneliti kasus dan menetapkan klaim

• Administrator DNT dan Pelaporan

Tugasnya : Mengonsolidasikan, menyusun, menyajikan dan memonitor

data statistik serta laporan mengenai data Daftar Nama Tertanggung (DNT), kepesertaan, iyuran dan jaminan program JPK.

6. Kepala Bidang Tekhnologi Informasi Tugasnya :

a. Merencanakan dan menyusun kebutuhan sarana pengolahan data.

b. Mengendalikan pemeliharaan peralatan dan fasilitas komputer, meliputi perangkat lunak, perangkat keras berikut jaringannya.

c. Memastikan tersdianya data saldo JHT untuk tenaga kerja non aktif. d. Mengirim data kepesertaan secara periodik untuk data warehouse.

e. Menentukan verifikasi penetapan bunga JHT bulana sebagaimana ditetapkan oleh kantor pusat.

f. Memonitor perkembangan pemakaian storage database dengan mengevaluasi kapasitas server untuk kelancaran pengolahan database.

Kepala Bidang Tekhnologi Informasi mempunyai 3 (tiga) staf yang masing-masing bertugas :

• Data Administrator

Tugasnya : Melakukan pemeliharaan dan mengatur kewenangan sistem

dan database.

• Technical Support

Tugasnya : Melaksanakan kebijakan dan kegiatan administrasi personil

• Data Operator

Tugasnya : Melakukan pengolahan data dan pencetakan sertifikat KPJ,

KPK, SPA, SPI, DUTK, KPJ duplikat, D/P PSJHT, Listing KPJ, Listing KPK. Daftar Tertanggung.

7. Kepala Bidang Keuangan Tugasnya :

a. Merencanakan cashflow berdasarkan RKAP yang telah disetujui untuk digunakan sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan Kantor Cabang.

b. Melakukan verifikasi terhadap bukti penerimaaan dan pengeluaran keuangan untuk pengendalian anggaran.

c. Memberikan otorisasi pengeluaran kas atau bank sesuai dengan batas kewenangannya.

d. Mengendalikan Saldo Rekening Koran dan melakukan rekonsiliasi bank untuk mengendalikan keuangan sesuai dengan perjanjian kerja sama dengan bank. e. Melakukan cah opname secara periodik maupun insidentil sebagai bahan

pertanggungjawaban

f. Melakukan investasi sesuai dengan kebijakan perusahaan untuk mendapatkan hasil investasi yang maksimal.

g. Pengendalian laporan pertanggungjawaban keuangan, pengendalian anggaran, pajak, cashflow dan investasi.

h. Menerbitkan neraca percobaan secara periodik.

i. Menyelenggarakan dan mengendalikan administrasi keuangan DPKP/PUKK. j. Mengendalikan rekening antara untuk tertib administrasi keuangan.

k. Melaukan koordinasi atas tindak lanjut temuan hasil pemeriksaan intern maupun ekstern.

l. Menyusun laporan kegiatan secara tepat waktu.

Kepala Bidang Keuangan mempunyai 4 (empat) staf yang masing-masing bertugas:

• Verifikator Akuntansi

Tugasnya : Melaksanakan pencatatan semua transaksi dengan tertib dan

benar guna penerbitan neraca percobaan. • Verifikator Anggaran dan Perpajakan

Tugasnya : Memonitor penggunaan anggaran dan melaksanakan

administrasi perpajakan. • Pembukuan

Tugasnya : Membukukan, merekapitulasi, dan mengajukan transaksi

secara harian. • Kasir

Tugasnya : Melaksanakan pembayaran dan penerimaan uang tunai secara

benar dan akurat.

8. Kepala Bidang Umumdan Sumber Daya Manusia Tugasnya :

a. Merencanakan dan mengusulkan kebutuhan karyawan serta pengembangannya untuk optimalisasi kegiatan Kantor Cabang.

b. Mempersiapkan pelaksanaan diklat sesuai batas kewenangan untuk meningkatkan keterampilan dan wawasan karyawan.

c. Melakukan pembianaan terhadap karyawan untuk meningkatkan kualitas pelayanan dan kinerja karyawan.

d. Memastikan terlaksananya pemberian hukuman dan usulan penghargaan untuk menegakkan disiplin karyawan dan meningkatkan motivasi kerja.

e. Memastikan, memonitor dan mengevaluasi kegiatan pengadaan, pemeliharaan sarana dan prasarana kerja, administrasi aktiva tetap dan kerumahtanggaan untuk kelancaran pelaksanaan tugas.

f. Memastikan terlaksnanya penghapus bukuan peserta.

g. Memastikan tersedianya formulir induk jamsostek untuk kelancaran pelayanan peserta

h. Memastikan dan memantau terlaksananya kegiatan kesekretriatan dan kearsipan

i. Mengendalikan pelaksanaan pengumpulan laporan bulanan tiap bidang guna kelancaran pengiriman ke Kantor Wilayah

j. Membuat laporan kegiatan tepat waktu.

Kepala Bidang Umum dan SDM mempunyai 6 (enam) staf yang masing-masing bertugas :

• Petugas Umum

Tugasnya : Menata dan melaksanakan administrasi karyawan, Rumah

Tangga pemeliharaan serta keprotokolan. • Petugas Pengadaan

Tuasnya : Melaksanakan kegiatan pengadaan serta menata administrasi

• Arsiparis

Tugasnya : Memelihara dan mengelola arsip aktif secara baik dan benar

sesuai ketentuan pengarsipan. • Pengemudi

Tugasnya : Mengemudi dan memelihara kendaraan dinas dalam rangka

kepentingan dinas. • Satpam

Tugasnya : Melaksanakan kegiatan pemeliharaan, pemeriksaan dan

menjaga keamanan gedung kantor, rumah dinas, sarana dan prasarana kerja serta lingkungan kerja.

• Pesuruh

Tugasnya : Melaksanakan tugas merawat, membersihkan dan

menyiapakan keperluan rumah tangga perusahaan.

C. AKUNTANSI DAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

1.

Pengertian Akuntansi.

Akuntansi telah berkembang sejalan dengan ilmu ilmu lainnya dan tuntutan sosial ekonomi masyarakat. Akuntansi mampu menyajikan informasi keuangan yang merupakan hal yang sangat penting untuk mencapai operasi yang efesien dan untuk mengevaluasi prestasi dari suatu unit ekonomi masyarakatnya.

Dalam sebuah perusahaan besar, informasi yang diperlukan sangat banyak dan bervariasi. Informasi sangat penting sekali dalam menentukan keputusan yang akan diambil. Dalam era dimana pertanggungjawaban (accountability) merupakan titik

perhatian dalam masyarakat, kegunaan akuntansi menjadi semakin penting bagi setiap unit dalam masyarakat. Dalam sistem pertanggungjawaban terlihat adanya arus informasi dari yang mempertanggungkan kepada yang menerima pertanggungjawaban. Akuntansi dapat dibantu dalam menghasilkan informasi yang perlu. Informasi yang dihasilkan disebut informasi akuntansi (accounting Information).

Uraian diatas menyimpulkan bahwa akuntansi akan menghasilkan informasi yang berguna baik bagi pihak pihak lain yang menyelenggarakan maupun pihak pihak luar. Kegunaan tersebut terutama berhubungan dengan proses pengambilan keputusan dan pertanggungjawaban.

Menurut PT Jamsostek (Persero) akuntansi adalah proses pencatatan, pengklasifikasian dan pengiktisaran suatu data yang nantinya akan diproses menjadi sebuah laporan yang bersifat financial yang menghasilkan seuatu perusahaan karena akuntansi dapat memberuikan gambaran tentang keadaan suatu perusahaan apakah kondisi perusahaan tersebut bonafit atau tidak.

1. Siklus Akuntansi.

Siklus akuntansi merupakan rangkaian kegiatan yang dilakukan dalam suatu perusahaan, dimana kita dapat melihat adanya proses penyediaan laporan keuangan perusahaan suatu periode waktu tetentu. Pada PT Jamsostek (Persero) Siklus akuntansi dimulai dari pencatatan bukti bukti asli pada program program yang telah dikhususkan oleh perusahaan, kemudian diklasifikasikan dan pengintiksaran laporan keuangan yang diproses di General Ledger.

Proses tersebut berjalan terus menerus dan berulang kembali sehingga merupakan suatu arus perputaran yang dinamakan siklus. Siklus akuntansi dapat digambarkan seperti dibawah ini.

Laporan keuangan

Transaksi

Pencatatan

Penggolongan Pengikhtisaran

2. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Akuntansi merupakan salah satu media untuk mendapatkan informasi. Peran akuntansi dalan suatu perusahaan semakin meningkat yang semakin meningkat sejalan dengan semakin besarnya skala informasi dan kompleksnya kegiatan. Selain untuk mencatat, mengikhtisarkan, melaporkan laporan keuangan, akuntansi juga menginterprestasikan dari dasar ekonomi untuk kepentingan manajemen.

Oleh karena itu informasi akuntansi merupakan kegiatan terpenting dari seluruh informasi yang diperlukan oleh perusahaan. Informasi akuntansi terutama berhubungan dengan data keuangan dari suatu perusahaan dan agar data keuangan dapat dimanfaatkan dengan baik oleh manajemen maupun pihak luarperusahaan, maka data tersebut perlu disusun dalam bentuk yang sesuai, dan diperlukan suatu sistem yang mengatur arus data akuntansi dalam perusahaan. Dalam hal ini, akuntansi merupakan suatu kegiatan yang menghubungkan sumber data tersebut dengan pemakaian informasi.

Sistem infomasi akuntansi yterdiri dari tiga kata yuaitu: sistem, informasi dan akuntansi. Dimana setiap kata memiliki arti tersendiri, dan apabila ketiga kata tersebut dagabungkan akan menghasilkan sebuah defenisi yang baru. Berikut ini akan dijelaskan defenisi dari ketiga kata tersebut.

Suatu sistem dapat dijelaskan secara sederhana sebagai perangkat elemen yang digabungkan satu dengan yang lainnya untuk suatu tujuan bersama. James, A. Hall menyatakan bahwa :

”Sitem adalah sekelompok, dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan ”interelated” atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama ”commom purpose”

Adapun unsur-unsur yang merupakan bagian dari sebuah sistem adalah : 1. Komponen Ganda

Sebuah sistem harus terdiri lebih dari satu bagian 2. keterkaitan

Suatu tujuan bersama menghubungkan semua bagian dalam suatu sistem. 3. Sistem Versus Subsistem

Sebuah sistem disebut subsistem ketika ia melihat kaitannya dalam sistem yang lebih besar dimana ia menjadi bagiannya.

4. Tujuan

Setiap sistem harus dapat melayani setidaknya satu tujuan, tapi ia dapat melayani beba\erapa tujuan.

Informasi berasal dari data yang dapat didefenisikan sebagai berikut :

”Data adalah fakta dan angka yang tidak sedang digunakan pada proses pengambilan keputusan, dan biasanya berbentuk cacatan historis yang dicatat dan diarsipkan tanpa maksud untuk segera diambil kembali demi pengambilan keputusan.”

Informasi merupakan sumber daya bisnis yang vital bagi kelangsungan hidup organisasi. Setiap saat arus informasi dalam jumlah yang sangat besar mengalir kepengambil keputusan dan kepemakai lainnya untuk memnuhi berbagai kebutuhan internal.

Dalam mentransformasi data menjadi informasi dibuthkan langkah-langkah sebagai berikut, Pengumpulan (Capturing), Memilah Verifying), Pengelompokan (

Classifying), Penyeleksian Sorting), Meringkas (Summarizing), Perhitungan ( Calculating), Penyimpanan (Storing), Pengambilan kembali (Reteriving), Memperbanyak (Reproducing), mengkomunikasikan (Communicating).

Pada kegiatan pengolahan data diatas mungkin saja tidak terjadi seluruhnya pada perusahaan, karena tergantung dari pengolahan informasi yang dipakai. Dengan kemajuan tekhnologi yang terjadi maka ada banyak cara dalam memproses data yang berguna dan dapat menghasilkan informasi yang berguna bagi pemakainya, dan komputerpun sangat berperan, sesuai dengan pengertian informasi yang telah didefenisikan oleh MC Leod dari buku (hartono Jogianto; 2000, 53)

”Informasi adalah salah satu jenis utama sumber daya yang tersedia bagi manajer yang pengolahannya menggunakan peralatan komputer yang digunakan unutk memudahkan memecahkan masalah yang sedang yang sedang dihadapi dengan segera.”

Dari defenisi diatas dapat kita defenisikan sistem informasi akuntansi secara keseluruhan. Menurut Bodnar H Willian S. Hopwoods (3003;1)

”Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi.”

Istilah SIA meliputi pemanfaatan tekhnologi informasi untuk menyediakan informasi bagi para pemakainya. Fungsi informasi bertanggungjawab untuk mengolah data (DP). Pengolahan data merupakan aplikasi sistem informasi akuntansi yang paling mendasar bagi setiap perusahaan.

Adapun SIA yang digunakan oleh perusahaan adalah : Lingkungan Eksternal Sistem

Informasi

Sumber Pemakai

Data Akhir

Eksternal Eksternal

Umpan Balik

Sumber Data Pemakai Akhir

Internal eksternel

Organisasi Bisnis Umpan Balik Manajemen dan

Database Pengumpulan

Data

Pemerosesan Data

Penghasil Data

Sumber : Sistem Informasi Akuntansi (James, A. Hall)

D. KOMPUTER SEBAGAI PENGOLAH DATA AKUNTANSI

(softwere), komunikasi, sumber daya manusia, sumber daya informasi dan prosedur-prosedur pemerosesan.

Pengolahan data akuntansi merupakan bahan baku informasi yang dapat diolah untuk menghasilkan suatu laporan keuangan kepada pihak yamg berkepentingan. Berikut ini dapat dijabarkan pengolahan data yang dilakukan oleh PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Medan :

1. Data Entry

Seluruh data yang di input komputer dialihkan kemedia komputer.

2. Validasi Data

Hasil data entry didalam komputer di validasi kebeberapa tahap :

a. Clean Data (hasil data bersih) yang disimpan sebagai file bersih untuk digunakan pada proses lanjutan.

b. Error Data (kesalahan data) yang tersimpan sebagai data yang salah untuk dibetulkan pada hari itu juga.

c. Pembetulan kesalahan. d. Pengiriman input.

e. Pengiriman input kekantor pusat dilakukan di kantor cabang setiap bulan. Dalam SIA secara manual pengolahan data dimana CP (Central Processor) dilakukan oleh tangan manusia dan untuk menyimpan data digunakan arsip yang banyak dan menghasilkan informasi akuntansi dari siklus akuntansi yang akhirnya menghasilkan laporan keuangan. Kegiatan iniakan menghabiskan waktu yang lama dan itu tidak efisien

bagi perusahaan. Jika terjadi kesalahan maka akan sulit untuk mencari kesalahannya karena harus mencari di arsip-arsip yang telah tersimpan dalam tempat penyimpanan.

Pada saat ini perusahaan sudah meninggalkan cara manual dengan beralih pada alat elektronik yaitu komputer, kecepatan dan ketepatan komputer dalam memproses data dapat dijamin dan komputer dapat dengan mudah mendeteksi kesalahan yang ada, dibawah ini dijelaskan proses pengolahan data yang dilakukan oleh komputer.

Dokumen Sumber Data

Data memasukkan data

Proses Perhitungan, posting dan laporan keuangan Pengolahan Data Diadakan dengan komputer dan memasukkan program

Laporan keuangan dikeluarkan melalui printer Menampilakan Laporan Keuangan

Sumber : Pengenalan Komputer, Jogianto, Harton. 2000, Edisi 3, Cetakan dua Andi, Yogyakarta, Hal. 23

Kegiatan dalam proses yang berlangsung dalam sistem pengolahan data adalah : 1. Menerima data masuk terdiri dari pekejaan pengumpulan dan pencatatan

dokumen tansaksi, agar transaksi dapat diolah oleh komputer data akan direkam dalam penyimpanan data komputer dengan format tertentu. Alat yang dipakai untuk kegiatan ini seperti, keyboard, disk, scanner dan lain-lain.

2. Storing, aktivitas storing adalah menyimpan data dalam media penyimpanan agar dapat digunakan lagi. Data yang disimpan adalah data yang sudah diklasifikasikan sebagai data yang valid.

3. Processing, Pengolahan data adalah sebuah proses perubahan bentuk atas data masuk yang dikerjakan sedemikian rupa untuk bisa menghasilkan keluaran.

4. Out put, menghasilkan informasi yang beguna bagi PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Medan.

E. PEMEROSESAN DATA AKUNTANSI SECARA KOMPUTER

Dalam mengelola serta menciptakan akuntansi sebagai sistem informasi yang akurat, relevan serta dapat dipercaya, PT (Jamsostek) Kantor Cabang Medan telah memakai komputer sebagai sarana untuk mewujudkan Sistem Informasi Akuntansi yang akurat, relevan serta dapat dipercaya. Dalam sistem akuntansi yang dilaksanakan pada PT Jamsostek (Persero) adalah melakukan proses yang dimulai dari TI ( Tekhnikal Informasi) yang terbagi menjadi tiga yaitu :

1. Tekhnikal Support, yang bertugas menghendel data transaksi

2. Data Operator, yang berhubungan dengan pengolahan data baik clean data maupun error data.

3. Administrator, berperan untuk mengisi data

TI diproses dari AO (Account Officer) data entry dalam bidang jaminan, untuk memproses data AO diambil dari CS (Cleaning Servise) kemudian dilasifikasikan pada mutasi harian yang disebut pencatatan, penggolongan sampai terciptanya laporan keuangan.

Penggunaan komputer dalam SIA pada perusahaan menunjang kecepatan proses penyelesaian transaksi keuangan yang dilakukan oleh perusahaan, semakin tekhnologi bergerak kearah otomatisasi, semakin cepat proses penyelesaian transaksi dapat dibandingkan dengan manual atau semi otomatis. Selain itu, pengguna tekhnologi akan memperluas jaringan pemasaran produk-produk jasa perusahaan

Untuk mengaktifkan dan berfungsinya suatu komputer pada perusahaan ada lima unsur yaitu : Hardwere, Softwere, Database, Prosedur, Personel. Untuk memproses data agar menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh pihak perusahaan diperlukan suatu softwere atau program aplikasi yang khusus. Program yang digunakan oleh PT Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Medan adalah :

1. General Ledger

General Ledger adalah suatu program yang disusun untuk menangani transaksi-transaksi akuntansi dalam suatu siklus akuntansi. Operator komputer hanya memasukkan jurnal-jurnal yang bersumber dari bukti asli dan selanjutya komputer akan memposting dari jurnal kebuku besar, neraca saldo, neraca lajur, arus kas, daftar lampiran dan menusu laporan keuangan. Dan dalam program ini digunakan suatu password yang telah ditentukan. Adapun bagian dari program ini adalah :

a. Master File

Sehubungan dengan pemerosesan data-data akuntansi, maka perusahaan menyusun Cahrt of Accounts. Master file ini merupakan file induk dari cahrt of accounts, jadi setiap perkiraan yang di isi kedua jurnal harus dimasukkan ke cahrt of accounts terlebih dahulu agar komputer dapat mengenal perkiraan-perkiraan yang dimasukkan oleh operator.

Master file tediri atas : Entry Voucher, Entry Voucher Biaya, Entry Voucher Pengambilan Prestasi Kerja, Entry Voucher Lainnya, Set Up sub Ledger, Set Up Anggaran, Set Up Nomor Pokok Pegawai (NPP) dan Set Up Data Pendukug.

b. Proses

Data-data yang akan diproses pada program ini antara lain : verifikasi, posting, konsolidasi kirim data, konsolidasi anggaran, rekonsiliasi antar rekening bank, transfer uang dari Sistem Informasi Pelayanan Terpadu (SIPT) , transfer untuk peserta jamsostek, approval pergeseran anggaran, kirim surat dan data pergeseran anggaran, approval voucher biaya, approval voucher lainnya, ambil voucher keuangan, tutup buku sementara dan tutup buku permanen.

Update Transaction

Pada proses ini komputer akan memposting secara otomatis semua perkiraan yang sudah ada di buku besar dari tanggal tertentu sampai dengan tanggal tertentu (biasanya satu bulan) keneraca saldo dan sekaligus menyusun laporan keuangannya.

Tutup Buku Bulanan

Pada proses bulanan ini, komputer akan melakukan tugas memindahkan saldo akhir kesaldo awal suatu perkiraan. Setelah menjalankan proses ini data harus terlebih dahulu diback up dan dicetak.

Di back up artinya kita merekam semua data yang ada dalam program General

Ledger kedalam sebuah diskette. Adapun guna back up adalah sebagai cadangan apabila data yang ada pada komputer hilang atau rusak. Jadi, berdasarkan back up tersebut seorang programer dapat mengisi data-data yang ada diprogram general ledger sesuai dengan back up tersebut.

Proses Tahunan

Pada proses ini komputer akan melakukan tugas sebagai berikut : 1. Memidahkan sado akhir kesaldo awal untuk perkiraan tetap. 2. Menambahkan Laba/Rugi tahun berjalan keperkiraan laba ditahan. 3. Untuk perkiraan sementara saldo awal akan dinolkan.

4. Semua buku besar akan diapus.

c. Laporan

Laporan yang dihasilkan dari program ini adalah 1. Listing Voucher

Merupakan kumpulan voucher yang mencakup semua kegiatan transaksi yang nantinya berguna bagi pihak perusahaan untuk melakukan pengauditan.

2. Neraca Percobaan

Berguna untuk mengantisipasi adanya kesalahan pada neraca, dari neraca percobaan dapat dilihat aliran dari neraca saldo kepenyesuaian tahunan, sehingga menghasilkan neraca saldo dissesuaikan.

3. Buku Harian Rekapitulasi

Merupakan pencatatan transaksi secara rekap untuk mengantisipasi hilangnya data transaksi harian.

4. Rekapitulasi Memorial

Rekap dari transaksi yang disimpan dalam komputer. 5. Kartu Buku Besar

Merupakan buku besar untuk penggolongan setiap transaksi, yang berguna untuk penyusunan laporan keuangan.

6. Neraca Lajur

Merupakan kegiatan yang dilakukan untuk menggolongkan mana yang termasuk laporan laba/rugi dan neraca sehingga mempermudah proses pembuatan laporan keuangan.

7. Realisasi anggaran

Untuk membandingkan anggaran dan realisasinya dan menilai kemampuan perusahaan dalam merealisasikan anggaran tersebut.

8. Bunga Jaminan Hari Tua

Untuk mengetahui berapa besar biaya bunga yang harus dibayar oleh perusahaan. 9. Daftar Saldo Deposito

Untuk mempermudah mengetahui daftar saldo kapanpun kita membutuhkannya. 10. MIS Keuangan, Akuntansi dan Investasi

Menilai keuangan perusahaan dan mengetahi prosedur akuntansi yang digunakan oleh perusahan serta berapa besar investasi perusahaan yang telah ditanam oleh perusahaan.

11. Lampiran Laporan

Untuk melihat prosedur dari laporan keuangan yang dibuat oleh perusahaan. Pada saat kita membuka salah satu dari laporan diatas, maka komputer akan menanyakan ”cetak dilayar atau printer?” Jika dicetak pada layar maka komputer akan

menanyakan tanggal laporan yang akan kita lihat, kemudian komputer akan memunculkan data tersebut pada layar komputer. Jika kita mencetak pada printer, maka komputer akan mencetak langsung dikertas dan tidak akan muncul di layar.

Set Up Perkiraan

Proses posting disediakan untuk menghubungkan program integrated system dengan program general ledger. Dengan menjalankan proses ini data transaksi di integrated system secara otomatis akan di posting ke general ledger sehingga tidak perlu menginput ulang.

2. Program Integrated System

Integrated System adalah suatu program komputer yang berfungsi menangani transaksi-transaksi yang berkaitan dengan Kepesertaan, Iyuran, Klaim dan Jaminan sampai Informasi dan Laporan.

a. Kepesertaan

Di gunakan untuk mengisi data-data yang berhubungan dengan kepesertaan perusahaan pada program jamsostek. Pada program ini data-data yang harus diisi dan disesuaikan antara lain :

1. Potensi Kepesertaan / Perusahaan Wajib Belum Daftar (PWBD) 2. Administrasi Kepesertaan

3. Rekapitulasi Kapitasi Jaminan Pemeliharaan Kesehatan (JPK)

4. Penerbitan Kartu Peserta Jamsostek (KPJ) dan Daftar Saldo Jaminan Hari Tua (DSJHT)

6. Penerbitan Daftar Saldo Jaminan HariTua (DSJHT) tahun berjalan b. Iyuran

pada program ini, terdapat beberapa data yang disediakan yang berhubungan dengan pembayaran iyuran dari peserta Jamsostek. Data-data tersebut antara lain :

1. Rincian Iyuran dan Tagihan 2. Administrasi Pembayaran Iyuran 3. Kartu Iyuran

4. Piutang Iyuran

5. Penerbitan Kwitansi dan Voucher 6. Informasi Pembayaran Iyuran

c. Klaim dan Jaminan

Pada program ini disediakan data-data sebagai berikut : 1. Agenda Jaminan

2. Administrasi Kemajuan Klaim

3. Penerbitan Kwitansi dan Voucher penerbitan PPh pasal 21 4. Tindak Lanjut Klaim dan Surat Penetapan Koreksi Saldo 5. Penetapan Jaminan Hari Tua (JHT)

d. Informasi dan Laporan.

Pada program ini disediakan beberapa iformasi dan laporan keuangan, laporan tersebut antara lain :

1. Perusahaan Wajib Belum Daftar 2. Iyuran Perusahaan

3. Kepesertaan 4. Iyuran 5. Jaminan

Selain program diatas ada beberapa program yang di khususkan untuk beberapa pelayanan yaitu :

̇ SIPT (Sistem Informasi Pelayanan Terpadu) di gunakan khusus yang behubungan dengan tenaga kerja dan perusahaan baru.

̇ KBL (Kemitraan Bina Lingkungan) Digunakan untuk pembiayaan UKM (Usaha Kecil Menengah).

̇ DPKP (Dana Peningkata Kesejahteraan Peserta) digunakan untuk pembiayaan-pembiayaan bagi peserta dalam bentuk tunjangan Jamsostek, beasiswa, pinjaman koperasi dan uang muka perumahan.

̇ SITKM (Sisten Informasi Tenaga Kerja Mandiri) digunakan khusus untuk tenaga kerja diluar tenaga kerja (tenaga kerja informal).

̇ Data Analiger, digunakan untuk melihat rafik balance clean data dan error data.

Memonitoring Kinerja Kantor Cabang dan Posting Data

Pada bagian ini disediakan informasi mengenai kinerja kantor cabang yang menyangkut mengenai beberapa hal antara lain :

̇ Pencapaian Target Pemasaran

̇ Penyelesaian Klaim dan Jaminan serta prestasi kantor cabang dalam hal Pelayanan

F. FUNGSI KOMPUTER DALAM SISTEM IMFORMASI AKUNTANSI

Komputer dalam Sistem Informasi Akuntansi memegang peranan penting, dimana proses akuntansi dilakukan sepenuhnya oleh komputer. Karena cara kerja komputer yang cepat dan hasil yang diperoleh sangat memuaskan menjadikan komputer merupakan bagian paling terpenting dalam perusahaan. Peranan komputer pada PT.Jamsostek dapat kita lihat pada pembahasan sebagai berikut :

1. Sebagai Alat Pengolahan Data (Transaksi Elektronic Data Processing/EDP)

Sistem informasi merupakan salah satu subsistem kehidupan manusia yang paling banyak memanfaatkan perkembangan tekhnologi komputer sehingga perkembangan sistem informasi sejalan dengan perkembangan teknologi komputer. Fungsi sistem informasi sering manjadi lebih menonjol jika kita memperhatikan peranan komputer dalam sisitem informasi secara umum.

Sistem akuntansi membagi atas dua cara dalam penglohan data yaitu secara manual dan secara komputer. Sebagai suatu perusahaan yang kompleks PT. Jamsostek (Persero) yang mempekerjakan beberapa karyawan dengan tugas yang berbeda untuk melakukan pengumpulan data yang pada akhirnya menghasilkan berbagai informasi yang berguna baik bagi internal dan eksternal perusahaan tidak memungkinka lagi mengunakan sistem akuntansi secara manual.

Untuk itu dibutuhkan suatu perangkat elektronik yang dapat membantu mempercepat proses pengolahan transaksi secara komputer terdapat dua cara pengolahannya yaitu secara langsung dan bacht. Pemerosesan langsung adalah pemerosesan diatandai dengan

adanya pemindahan transaksi individu langsung kebuku besar dan bukan dikumpulkan sebagai berkas transaksi.

Sedangkan pemerosesan bacht adalah pemerosesa secara konseptual hampir sama dengan sistem akuntansi manual secara tradisional dimana berkas transaksi sama dengan jurnal yang serupa dikumpulkan terlebih dahulu dan tidak langsung diproses.

Dengan menggunakan EDP system sangat menghemat waktu, karena satu persatu dari jurnal tersebut di posting (dipindah) buku besar dan neraca lajur sehingga menghasilkan laporan keuangan seperti, jika kita mengolah data akuntansi secara manual. Tetapi dengan EDP sistem ini kita hanya memasukkan data jurnal melalui bukti transksi dan untuk proses selanjutnya tinggal menghasilkan laporan keuangan yang akan dilakukan sendiri oleh komputer. Jdi dengan menggunakan EDP sistem ini kita menjadi lebih efisien dalan mengasilkan laporan keuangan.

2. Sebagai Alat Pengumpul Data

Pada program-program yang dimiliki oleh perusahaan seperti program General Ledger dan Integrated System, komputer dapat berperan sebagai alat pengumpul data.

Aktivitas pengumpulan data terdiri dari penyimpanan sementara hasil pemerosean data pada media penyimpanan skunder seperti pada pita magnetik (magnetic tape) atau disk magnetik. Hardwere yang digunakan untuk pengumpulan data ini terdiri dari pengiriman kode tombol kedisk, sistem tombol kedisk, membaca kartu file scanner optik, terminal date, terminal reproduksi, unit sarana dan peralatan komunikasi data yang berhubungan dengan server.

Seerver dapat diartikan sebagai suatu komputer dalam jaringan yang membuat fasilitas tersedia bagi komputer lain dalam jaringan yang terhubung dengan jaringan komunikasi data. Komputer penerimaan fasilitas diistilahkan dengan clien server. Ada dua model clien server :

• Two – Trie Model

Server ini menangani aplikasi dan tugas-tugas basis data. Komputer penerima atau clien server bertanggungjawab untuk menghadirkan data kepengguna kembali keserver. Biasanya pengguna server ini terbatas pada pengguna dalam populasi yang relatif kecil.

• Three – Tier Server

Basis data aplikasi dipisahkan fungsinya dalam three – tier model yang susunannya ini biasanya digunakan untuk sistem komunikasi data dalam jarak yang relatif luas yang menggunakan WAN. Pengguna dapat memakai dua atau lebih jaringan koneksi dan pada mulanya komputer penerima membangun komunikasi dengan server aplikasi, server aplikasi kemudian memulai sambungan atau dengan koneksi kedua basis data server.

3. Sebagai Tempat Pemrosesan Data

Kemapuan didalam melakukan perhitungan-perhitungan dengan sangat cepat yang memproses ratusan transaksi dalam waktu tertentu, membuat komputer sangat diperlukan

dalam pemerosesan data. Selain hal tersebut, komputer dapat melakukan pembedaan terhadap ratusan angka dan simbol lainnya. Ada dua cara alternatif yang dapat dilakukan oleh komputer dalam aktivitas pemerosesan data adalah sebagai berikut :

a. Pendekata Tumpuk (Bacht)

Pendekatan ini terdiri dari seri-seri operasi (run) dan setiap operasi melaksanakan satu atau lebih tahapan pemerosesan untuk setiap transaksi dibawah pengendalian suatu progran komputer juga setiap operasi pada umumnya diselesaikan tanpa istirahat sebelum operasi yang sebelumnya dimulai. Setelah operasi selesai operator komputer menset file-file untuk operasi berikutnya.

b. Pendekatan Online

Pemerosesan online dapat dilakukan ditempat yang secara geografis jauh dari operasi sentral, juga data dapat dimasukkan keterminal-terminal jarak jauh dikirimkan keoprasi sentral, dan diproses terhadap file-file secara online. Tahap pemerosesan secara online meliputi pemasukan data, perubahan (edit) data, pembaharuan data, penyelidikan file serta pembuatan laporan.

Secara garis besar aktivitas pemerosesan data yang dilakukan oleh komputer pada PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Medan antara lain :

1. Carculating (menghitung), melakukan proses secara otomatis.

2. Compari (membandingkan), melakukan pembandingan dua data atau lebih, misalnya membandingkan laporan keuangan tahun lalu dengan tahun sekarang. 3. Sumarizing (Meringkas), merangkum hasil dari semua pemerosesan data yang

4. Mengakses dan mengambil data serta file untuk diproses lebih lanjut, mengambil hasil dipengolahan data tersebut untuk diolah.

4. Sebagai Tempat Penyimpanan Data

Komputer dapat melakukan penyimpanan data dalam kapasitas besar dan tersusun rapi dalam file-file tertentus sehingga apabila dibutuhkan akan mudah bagi pengguna untuk menemukannya. Jenis alat penyimpanan data ada dua didalam sistem konputer yaitu data primer dan data skunder.

Penyimpanan data primer dalam sistem komputer biasanya memiliki kapasitas yang terbatas, maka dipilih penyimpanan data skunder sebagai alternatif. Penyimpanan data ini memiliki media berupa pita magnetik dengan kepadatan kapasitas 1600 byte untuk sartu gulungan sebagai tempat penyimpanan yang dapat memuat data yang direkam sebagai bintik (spot) atau pita magnetik.

5. Sebagai Alat untuk Memonitoring (Mengawasi) dan Pengamanan Data

Komputer dapat melakukan pengawasan dan pengamanan atas data, dimana data yang disimpan dalam komputer dapat dievaluasi apakah ada kesalahannya atau tidak, jika data yang disimpan mengalami gangguan, komputer dapat mencari dimana letak kesalahannya, agar data dapat terjaga maka diperlukan password, dimana password tersebut diciptakan sendiri oleh perusahaan yang bersangkutan agar keamanan data dapat terjaga dan orang lain tidak dapat mengetahuinya.

Komputer dapat memproses data menjadi informasi dimana proses pengolahan data telah dijelaskan sebelumnya. Informasi yang dibuat melalui komputer dapat dijamin keakuratannya, dan sangat kecil resiko kesalahannya. Informasi yang dihasilkan adalah informasi keuangan yaitu berupa laporan keuangan yang terdiri dari : laporan Neraca, Laporan Laba/Rugi, Laporan Perubahan Equitas dan Laporan Arus Kas, informasi kinerja karyaswan dsb.

BAB III

ANALISA DAN EVALUASI

A. ANALISA DAN EVALUASI FUNGSI KOMPUTER SEBAGAI PENGOLAH DATA

1. Akuntansi Sebagai Sitem Informasi

Informasi atau laporan yang dihasilkan melalui proses komputer jelas lebih cepat jika dibandingkan dengan informasi keuangan yang dikerjakan secara manual. Keakuratan suatu informasi berhubungan dengan pengukuran terhadap ketepatan informasi tersebut yang mencerminkan realitasnya. Informasi dikatakan tepat waktu apabila informasi tersebut aktual dan mutakhir. Tenggang waktu berhubungan dengan kecepatan untuk mendapatkan kembali informasi tesebut. Informasi dikataka relevan apabila informasi yang tersedia sesuai dengan kebutuhan dalam pengambilan keputusan.

Dalam mendefenisikan sistem informasi James A Hall, (2002;7), memberikan pengertian :

“sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data yang dikumpulkan dan diproses menjadi informasi, didistribusikan kepada para pemakai”.

Defenisi yang dikelurkan oleh American Institute of Certified Public Accounts (AICPA) adalah sebagai berikut :

“Akutansi adalah suatu aktifitas jasa, fungsinya adalah menyediakan informasi kuantitati, terutama yang bersifat keuangan, tentang satuan-satuan ekonomis dalam menetapkan pilihan-pilihan yang logis diantara berbagai alternatif. (tunggal, 1993;35)”.

dari : pencatatan data transaksi, pengolahan data, penganalisaan data, penyusunan laporan-laporan tertentu dan pemakaian data akuntansi untuk pengambilan keputusan berbagai tujuan.

Sistem informasi akuntansi mempunyai kharakteristik dan elemen-elemen yang sama dengan sistem akuntansi yang dikemukakan oleh Bodnar George H dan William S Hopwoods, 2003 :

“Sistem informasi akuntansi adalah sekumpulan sumber daya seperti Sumber Daya Manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi”.

2. Komputer Sebagai Alat Pengolah Data

Untuk mengaktifkan dan berfungsinya suatu komputer pada perusahaan ada lima unsur yaitu : hardwere, softwere, database, prosedure dan personel. Komputer telah menjadi unsur yang sangat diperlukan untuk informasi kebanyakan perusahaan dan merupakan alat pengolah data yang bekerja secara elektronis dan otomatis yang mengikuti serangkaian perintah dalam bentuk program. Dilihat dari fungsi pokok yang dilakukan didalam suatu sistem komputer maka dapat dinyatakan bahwa suatu komputer adalah alat yang berfungsi sebagai pengolah informasi. Jadi, apa yang disampaikan oleh sistem komputer adalah informasi atau data, dimana inormasi tersebut didalam sistem komputer akan mengalami transformasi dalam artinya dan selanjutnya dapat disimpan dalam sistem komputer atau dapat juga dikeluarkan dalam bentuk informasi lain yaitu informasi yang telah terolah.

Dengan digunakannya komputer dalam proses pengolahan data, siklus pengolahan data dapat dipisahkan menjadi tiga, yaitu : Input, Proses, dan Output.

Input Proses Output

Bukti Transaksi

Buku Besar Jurnal

File Transaksi

Laporan Keuangan dan Laporan lain lain

Dari siklus diatas dapat kita lihat pengolahan data yaitu : • Input adalah suatu tahap dimana data sudah dientry

• Proses adalah suatu tahap data setelah dimasukkan akan diolah oleh komputer • Output adalah tahap akhir dimana data yang sudah diolah, dikeluarkan oleh

komputer yang berupa informasi

B. ANALISA DAN EVALUASI PERANAN KOMPUTER DALAM SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Pengolahan data akuntansi pada umumnya dilakukan secara manual yaitu seluruhnya dilakukan dengan tangan manusia. Namun sejalan dengan perkembangan tekhnologi serta perkembangan dunia usaha, maka saat ini pengolahan data akuntansi sudah dapat diolah secara elektronik dengan memakai alat bantu elektronik. Majunya dunia usaha mengakibatkan pengelolahan data akuntansi semakin kompleks. Alat Bantu yang digunakan adalah berbagai perangkat computer.

Sejalan dengan bahwa komputer berperan sebagai alat pengolahan data yang bekerja dengan alat elektronik dan otomatis, berikut defenisi yang diberikan oleh Donald

“ Komputer adalah system elektronik untuk memanipulasi data yang cepat dan tepat serta dirancang serta diorganisasikan supaya secara otomatis menerima dan menyimpan data input, memprosesnya dan menghasilkan input dibawah pengawasan suatu langkah-langkah intruksi program yang tersimpan dimemori”.

Informasi yang paling berkualitas adalah informasi yang mengandung ketidak pastian yang paling rendah. Namun demikian, informasi merupakan salah satu sumber daya bagi perusahaan yang tidak terlepas dari unsur ketidakpastian tersebut. Yang bisa dilakukan adalah meminimalisasi kesalahan yang terjadi dengan melakukan proses seakurat mungkin.

Komputer memiliki berbagai kelebihan, seperti memiliki kecepatan proses yang tinggi, ketepatan dalam melaksanakan intruksi, mampu melaksanakan operasi logika dengan baik dan juga memiliki kestabilan dalam pemerosesan data, karena inilah muncul istilah komputerisasi.

Pengolahan data Pengumpulan Data

Prosedur Simpan Data

Kegiatan Operasional Perusahaan

Prosedur Hitung

Neraca L/R Lain-Lain Laporan Keuangan

Kegiatan Perusahaan Penyimpanan Hasil

Proses Komputerisasi Akuntansi

Gambar diatas menjelaskan bagaimana cara kerja komputer yang meliputi tiga tahapan yaitu pengumpulan data, memanipulasi dan mendistribusikan data sebagai informasi untuk tujuan tertentu.

Fungsi komputer dalam sistem informasi akuntansi yang disebut Electronic Data Processing (EDP) adalah pengolahan data dengan peralatan dan program yang digabung menjadi satu instansi komputer yang lengkap atau satu kumpulan program dan prosedur yang berhubungan untuk melaksanakan satu tugas tertentu yaitu tugas yang berkaitan dengan komputer. Perusahaan menggunakan sistem ini apabila dalam proses pengelolaan laporan keuangannya terdapat terdapat komputer dari tipe dan jenis tertentu.

EDP memberikan pengaruh yang positif kepada perusahaan dalam memproses data, terutama dalam memperbaiki pengawasan alat pemerosesan data, meningkatkan kepercayaan terhadap data, meningkatkan keefektifitasan system pemerosesan data, serta meningkatkan efesiensi system pemerosesan data.

Adapun komponen fisik dari suatu system informasi akuntansi yang berbasis computer adalah :

1. Perangkat Keras atau hardware

Perangkat keras merupakan perlengkapan fisik yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan system informasi akuntansi berbasis computer. Tidak hanya berupa computer saja tetapi juga menyangkut komponen-komponen pelengkapnya. Komponen hardware termasuk seluru peralatan elektronik yang digunakan dalam proses memasukkan, menyimpan dan mengeluarkan data.

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam memilih perangkat keras dapat diketahui berdasarkan pemakaiannya yaitu kemampuan atau kapabilitas, kapasitas, keadaan, biaya dan kompatibilitas.

Spesifikasi hardware minimal yang dipakai pada PT. Jamsostek Kantor Cabang Medan adalah sebagai berikut :

1. Computer / Processor

Program yang ada dapat dijalankan pada computer personal dengan processor kelas Pentium.

2. Memory

RAM minimum 64 Mega Byte atau yang lebih tinggi. 3. Hardisk

4. Drive

Tempat penyimpanan data yang harus memiliki CD ROM drive untuk mempermudah instalasi update program.

5. Display

Super FGA yang lebih tinggi atau resolusi monitornya. 6. Operating System

Yang digunakan Microsoft Widows 2003 atau versi sesudahnya. 7. Peripheral

Mikrosoft Mouse atau pointing devise yang kompatibel.

Kemajuan tekhnologi perangkat keras yang ada sekarang ini memang lebih dari cukup untuk mengimplementasikan system-sistem berbasis computer. Yang perlu dipikirkan adalah analisis biaya dan manfaat yang dihasilkan agar pemilihan perangkat keras dapat sejalan dengan situasi dan kondisi yang ada.

2. Perangkat Lunak atau Software

perangkat lunak merupakan program yang bekerja didalam computer, berisi prosedur-prosedur atau sekumpulan intruksi untuk mengolah data yang dimasukkan. Komponen software merupakan suatu set intruksi-intruksi yang menjalankan dan mengontrol hardware computer tersebut.

Berbicara tentang perangkat lunak berarti kita harus membahas banyak hal, yaitu :

a. Program Sistem ( Sistem atau Programer)

Merupakan program yang digunakan untuk melakukan fungsi-fungsi yang digeneralisir untuk lebih dari satu aplikasi. Program ini kadang disebut “supervisory programe” secara tipikal termasuk system operasi yang mengendalikan, menjadwalkan, memaksimumkan penggunaan yang efesien perangkat keras. System manajemen data, yang melakukan funsi penanganan data

yang distandalisir untuk satu atau lebih program aplikasi “utility programe” yang dapat dilakukan untuk melaksanakan operasi EDP.

b. Program Aplikasi (Aplication atau Userr Programe)

Merupakan kumpulan intruksi yang digunakan untuk melaksanakan tugas-tugas pemerosesan data, program ini biasanya dibuat didalam perusahaan atau pemasok luar. Selain melibatkan manusia dan computer, komputerisasi juga memerlukan sebuah program aplikasi yang secara khusus mengenai pengolahan data yang dimasukkan hingga kemudian menjadi informasi. Program aplikasi tersebut disesuaikan dengan keperluan masing-masing bagian seperti yang digunakan oleh PT. Jamsostek Kantor Cabang Medan adalah :

1. Program General Ledger 2. Program Integrated System

3. Program SIPT, KBL, DPKP, SITKM dan Data Analiger

c. Dokumentasi (Documentation)

Merupakan suatu uraian system dan pengendaliannya sehubungan dengan, masukan pemerosesan data, keluaran, pemerosesan laporan, logika dan instruksi operator.

d. Personel

Merupakan organ-organ yang mengelola, mendesain, memprogram, mengoperasikan atau melaksanakan mengendalikan atas system pengolahan data.

Transaksi dan informasi yang berhubungan dimasukkan, disimpan atau dihasilkan oleh system. Jumlah data yang diolah software berhubungan erat dengan spesifikasi perangkat keras yang akan dipakai, karena jika tidak sesuai akan menimbulkan waktu pemerosesan yang relatif lama.

f. Pengendali (Conntrol)

Merupakan prosedur-prosedur yang didesain untuk menjamin pencatatan transaksi yang tepat dan untuk mencegah atau mendeteksi kesalahan dan penyalahgunaan.

Tekhnik pemrograman berkaitan dengan pengaturan logika program atau software dalam bahasa pemrograman. Beberapa jenis prosedur dan system pengolahan data yang sering digunakan dalam suatu pemrograman yaitu :

1. Sistem On Line Input With Batch Processing

Merupakan suatu system pengolahan data transaksi dengan kecepatan tinggi. Data transaksi tersebut harus diperoleh pada saat yang sama karena merupakan bagian dari pengendalian system secara keseluruhan. Pengolahan data berpusat pada CPU (Central Processing Unit) yang relatif besar. Karena sistem ini didukung oleh sistem aplikasi yang panjang dan kompleks.

File Induk atau Master File harus di update dan harus tersedia setiap saat. Oleh sebab itu keperluan sentralisasi dalam pengorganisasian file agar system bisa lebih efektif dan efisien. Sesuai penggunaan file-file tersebut harus disimpan pada input, output device yang bisa diakses secara langsung.

Merupakan tekhnik pengolahan data dengan menumpuk data terlebih dahulu dan data tersebut diatur dalam kelompok-kelompok yang disebut batch.

Dalam system ini setumpuk dokumen dikumpulkan dan diubah kedalam file-file input yang bisa dibaca computer. File tersebut kemudian diproses dalam CPU untuk menghasilkan file-file output baik dalam bentu hard copy maupun file dalam media penyimpanan eksternal lain.

3. Sistem Database

Merupakan hasil pengembangan system penyelenggaraan file dimana pemrogram dapat mengembangkan aplikasi yang terlepas dari struktur data. Artinya program aplikasi dapat membentuk dan menyelenggarakan file untuk menangani menumpuknya data. Database merupakan suatu pengumpulan data yang tidak berganda yang saling berhubungan yang siap digunakan sebagai input program-program aplikasi pemakai.

Berikut adalah beberapa hal yang diketahui mengenai sisten informasi akuntansi yang dihasilkan oleh computer yang digunakan oleh PT. Jamsostek Kantor Cabang Medan, yaitu :

• Database yang digunakan diperusahaan ini adalah Oracle General Ledger.

• Pemasukan data dilakukan dikantor cabang kemudian kantor cabang on line ke pusat.

• System pengolahan data ynag digunakan oleh perusahaan adalah On Line Input With Batch Processing.

• System jaringan yang dimiliki adalah jaringan yang terhubung dengan jaringan komunikasi data. Jaringan ini terkoneksi dengan Server Three Tier Model yang

menjadikan semakin sempitnya jarak tempuh hingga waktu pengolahan data menjadi lebih cepat.

• Komunikasi antar cabang kepusat berjalan lancar karena memiliki system yang sama.

Dengan adanya Server Three Tier Model ini, mulai dari proses input data sampai kepada hasil dari pengolahan semua terawasi pada server, sehingga sulit untuk melakukan manipulasi data, selain itu computer juga terhubung dengan komunikasi data serta terkait dengan peran sebagai tempat pemrosesan data secara On Line sehingga perusahaan cabang dapat melaporkasn pertanggungjawabannya kepada Kantor Wilayah Operasional.

Fungsi computer sebagai pembuat informasi adalah memastikan transaksi-transaksi, yaitu transaksi pembayaran terhadap klien, transaksi penerimaan dan transfer dari perusahaan yang harus dicatat secara terperinci di general ledger yang dapat menghasilkan transasi keuangan yang berupa laporan keuangan yang disajikan oleh computer secara terperinci dan selektif sehingga menghasilkan informasi yang dibutuhkan serta tepercaya (akurat).

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

Berdasarkan uraian-uraian yang dikemukakan pada bab-bab sebelumnya maka pada bab ini penulis merangkumkan pokok-pokok pemikiran yang telah dikemukakan tersebut dalam kesimpulan dan saran.

A.

Kesimpulan

1. PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Medan menganut struktur organisasi garis dan staf dimana pelimpahan wewenang berlangsung secara vertical dari pimpinan tertinggi yaitu Kepala Cabang sampai unit-unit dibawahnya sehingga tercipta satu kesatuan komando, secara umum struktur organisasi tersebut telah memberikan dukungan yang memadai dalam melaksanakan system informasi akuntansi terkomputerisasi untuk mengantisipasi terhadap perkembangan perusahaan dimasa yang akan datang.

2. Dalam system informasi akuntansi berbasis computer, laporan keuangan dan laporan lainnya dapat diperoleh sesuai dengan keinginan karena computer dapat memposting data dengan segera sehingga informasi selalu actual dan berguna bagi pemakainya.

3. Computer yang digunakan untuk menghasilkan suatu informasi akuntansi dapat melakukan aktivitas-aktivitas yang harus dilakukan untuk melakukan suatu informasi akuntansi yang relevan, seperti mencatat data transaksi, mengolah data transaksi dan menyusun laporan-laporan yang diperlukan, serta memakai data

akuntansi untuk mengawasi dan pengamanan data serta sebagai alat pembuat informasi.

4. Pada tingkat efektifitas perusahaan seperti pada saat ini, pemerosesan data dengan alat elektronik yaitu computer ternyata memberikan hasil yang efektif dan efesien dibandingkan dengan pemrosesan data secara manual.

Adapun keuntungan-keuntungan yang diperoleh dalam system komputerisasi antara lain adalah :

a. informasi yang diperoleh lebih akurat, relevan dan dapat dipercaya.

b. Peningkatan efektivitas diberbagai kegiatan baik internal maupun eksternal, dan

c. Pengambilan keputusan oleh piminan dapat lebih cepat dan tepat karena didukung oleh analisa data dan informasi terpercaya.

5. Program-program yang ada PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Medan adalah :

a. Program General Ledger b. Program Integrated Sistem

c. SIPT (Sistem Informasi Pelayanan Terpadu) d. KBL (Kemitraan Bina Lingkungan)

e. DPKP (Dana Peningkatan Kesejahteraan Peserta) f. SITKM (Sistem Informasi Tenaga Kerja Mandiri) g. Data Analiger

6. Pengolahan data elektronik akuntansi meliputi pengumpulan dan pemrosesan data yang telah ditetapkan perusahaan mampu berjalan secara efektif. Pendekatan

proses yang digunakan adalah system batch approach. Kelemahannya adalah informasi yang dihasilkan tidak up todate lagi karena datanya dikumpul hingga batas waktu tertentu.

7. Informasi yang dihasilkan oleh Pt. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Medan adalah informasi yang berkaitan dengan keuangan yakni Lapora Keuangan, yaitu : Laporan Neraca, Laporan Laba/Rugi, Laporan Perubahan Ekuitas dan Laporan Arus Kas. Selain dari informasi tersebut ada beberapa informasi yang dihasilkan antara lain :

a. Listing Voucher b. Neraca Percobaan

c. Bkui Harian Rekapitulasi d. Rekapitulasi Memorial e. Kartu Buku Besar f. Neraca Lajur

g. Realisasi Anggaran h. Bunga JHT

i. Daftar Saldo Deposito

j. MIS Keuangan, Akuntansi dan Investasi k. Lampiran Laporan

B.

Saran

1. Aktivitas Perusahaan yang terus berkembang, hendaknya diikuti dengan perkembangan kemampuan alat yang ada yaitu computer. Kecepatan dalam

mengolah data dan kemampuan memori computer harus menjadi perhatian bagi pihak manajemen perusahaan untuk menghasilkan informsi yang tepat dan akurat juga untuk menjaga eksistensi perusahaan dimasa yang akan datang.

2. Computer mempunyai peranan yang sangat penting dalam mengolah data transaksi pada PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Medan, oleh karena itu disarankan agar dilakukan pengecekan secara terpadu dan rutin terhadap computer perusahaan untuk mencegah terjadinya kerusakan yang menyebabkan rusak atau hilangnya data-data penting.

3. Sumber Daya Manusia yang ada harus senantiasa mengiuti perkembangan system komputerisasi yang semakin hari semakin maju dan berkembang. Salah satu caranya adalah dengan meningkatkan mutu pendidikan dan latihan yang tepat dan secara continue agar perusahan dapat mengikuti perkembangan pada masa yang akan datang.

4. Kerjasama dan koordinasi yang baik sangat mendukung dalam pengolahan data demi menjaga kelancaran tugas pelaksanaan pengolahan data.

5. Kerjasama dan koordinasi yang baik dengan perusahaan-perusahaan Software perlu tetap dipelihara dan ditingkatkan dalam kelancaran pelaksanaan tugas pengolahan data elektronik.

6. Dalam pembuatan password ataupun penggunaan kata sandi untuk data-data penting yang digunakan oleh PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Medan haruslah hati-hati demi menjaga kerahasiaan perusahaan.

akuntansi untuk mengawasi dan pengamanan data serta sebagai alat pembuat informasi.

4. Pada tingkat efektifitas perusahaan seperti pada saat ini, pemerosesan data dengan alat elektronik yaitu computer ternyata memberikan hasil yang efektif dan efesien dibandingkan dengan pemrosesan data secara manual.

Adapun keuntungan-keuntungan yang diperoleh dalam system komputerisasi antara lain adalah :

a. informasi yang diperoleh lebih akurat, relevan dan dapat dipercaya.

b. Peningkatan efektivitas diberbagai kegiatan baik internal maupun eksternal, dan

c. Pengambilan keputusan oleh piminan dapat lebih cepat dan tepat karena didukung oleh analisa data dan informasi terpercaya.

5. Program-program yang ada PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Medan adalah :

a. Program General Ledger b. Program Integrated Sistem

c. SIPT (Sistem Informasi Pelayanan Terpadu) d. KBL (Kemitraan Bina Lingkungan)

e. DPKP (Dana Peningkatan Kesejahteraan Peserta) f. SITKM (Sistem Informasi Tenaga Kerja Mandiri) g. Data Analiger

6. Pengolahan data elektronik akuntansi meliputi pengumpulan dan pemrosesan data yang telah ditetapkan perusahaan mampu berjalan secara efektif. Pendekatan

proses yang digunakan adalah system batch approach. Kelemahannya adalah informasi yang dihasilkan tidak up todate lagi karena datanya dikumpul hingga batas waktu tertentu.

7. Informasi yang dihasilkan oleh Pt. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Medan adalah informasi yang berkaitan dengan keuangan yakni Lapora Keuangan, yaitu : Laporan Neraca, Laporan Laba/Rugi, Laporan Perubahan Ekuitas dan Laporan Arus Kas. Selain dari informasi tersebut ada beberapa informasi yang dihasilkan antara lain :

a. Listing Voucher b. Neraca Percobaan

c. Bkui Harian Rekapitulasi d. Rekapitulasi Memorial e. Kartu Buku Besar f. Neraca Lajur

g. Realisasi Anggaran h. Bunga JHT

i. Daftar Saldo Deposito

j. MIS Keuangan, Akuntansi dan Investasi k. Lampiran Laporan

B.

Saran

mengolah data dan kemampuan memori computer harus menjadi perhatian bagi pihak manajemen perusahaan untuk menghasilkan informsi yang tepat dan akurat juga untuk menjaga eksistensi perusahaan dimasa yang akan datang.

2. Computer mempunyai peranan yang sangat penting dalam mengolah data transaksi pada PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Medan, oleh karena itu disarankan agar dilakukan pengecekan secara terpadu dan rutin terhadap computer perusahaan untuk mencegah terjadinya kerusakan yang menyebabkan rusak atau hilangnya data-data penting.

3. Sumber Daya Manusia yang ada harus senantiasa mengiuti perkembangan system komputerisasi yang semakin hari semakin maju dan berkembang. Salah satu caranya adalah dengan meningkatkan mutu pendidikan dan latihan yang tepat dan secara continue agar perusahan dapat mengikuti perkembangan pada masa yang akan datang.

4. Kerjasama dan koordinasi yang baik sangat mendukung dalam pengolahan data demi menjaga kelancaran tugas pelaksanaan pengolahan data.

5. Kerjasama dan koordinasi yang baik dengan perusahaan-perusahaan Software perlu tetap dipelihara dan ditingkatkan dalam kelancaran pelaksanaan tugas pengolahan data elektronik.

6. Dalam pembuatan password ataupun penggunaan kata sandi untuk data-data penting yang digunakan oleh PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Medan haruslah hati-hati demi menjaga kerahasiaan perusahaan.

DAFTAR PUSTAKA

Baridwan, Zaki, 1992, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi ketiga, Penerbit BPFE UGM, Yogyakarta.

Belkaoui,Ahmed Riahi, 2000, Teori Akuntansi, Buku 1, Penerbit Salemba Empat, Yogyakarta.

Bodnar, george H dan Willian S Hopwood, 2003 Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Kedelapan, Jilid 1, Penerbit Indeks, Jakarta.

Hall, James A, 2001, Sistem Informasi Akuntansi, Penerbit Salemba empat, Jakarta. Jogianto, Hartono, 2000, Pengenalan Sistem Komputer, Edisi Ketiga, Cetakan Kedua

Andi, Yogykarta.

Jogianto, hartono, 2000, Sistem Informasi Berbasis Komputer, BPFE, Yogyakarta. Kadir, Abdul, 2002, Pengenalan Sistem Informasi, Buku 1, Edisi Kelima, Penerbit

Salemba empat, jakarta.

S.R, Soemarso, 2002, Suatu Pengantar Akuntansi, buku 1, Edisi Kelima, Penerbi Salemba Empat, Jakarta.

Wahyono, teguh, 2004, Sistem Informasi Akuntansi Analisis Desain dan Pemrograman Komputer, Penerbit Andi, Yogyakarta.

Ikatan Akuntan Indonesia, 2002, Standart Profesional Akuntan Publik, Penerbit STIE YKPN, Jakarta.

Jurusan Akuntansi, 2004, Buku Petunjuk Teknis Penulisan Proposal Penenelitian, Penerbit FE USU, Medan.

Sekretasris 3 (Kacab kls 1) Sekretasris 4 (Kacab kls 2) Sekretasris 5 (Kacab kls 3) Kepala Kantor Cabang

Kepala Bidang Pemasar Account Officer 1 Account Officer 2 Account Officer 3 Account Officer 4 Account Officer 6 Account Officer 5 Petugas Adm. Pemasar Kepala Bidang Program Khusus Account Officer Program Khusus Petugas Adm Pema- saran Program Khusus Kepala bidang pelayanan Customer Service Verivikator Jaminan Kepala bidang JPK Provider Servicer officer Verivika tor Jaminan JPK Kepala bidang teknologi informasi Data Adminis trator Technica l support Kepala keua ngan Verivi kator Akuntansi Kasir Pembukuan Verivikator anggaran dan perpajakan Kepala bidang umum dan SDM Pesuruh Satpam Pengemu di Arsiparis Petugas Pengada an Petugas Umum

PEMROSESAN DATA AKUNTANSI DENGAN KOMPUTER

DATA-DATA AKUNTANSI

Data disusun, dikelompokan dan dfimasukkan melalui keybord PENGELOMPOKAN DATA AKUNTANSI

DATA DIOLAH DALAM CPU DENGAN MENGGUNAKAN PROGRAM APLIKASI

Dalam Flopy disk atau hardisk

Memulai Monitor Dan Printer PENAMPILAN DATA PENYIMPANAN DATA

INFORMASI KEUANGAN

Laporan Keuangan, Saldo Perkiraan, Rasio Keuangan dan lain-lain

Pimpinan Perusahaan Internal Perusahaan

Pihak ketiga diluar Perusahaan