Pelaksanaan Korespondensi Bagi Seorang Sekretaris Pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

BAB II PROFIL INSTANSI A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir tidak di kota Medan atau dengan kata lain diluar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kota Kutaraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar. Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di

  kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden Universitas Sumatera Utara (Istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

  Fakultas Ekonomi Unversitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiah Kuala, maka memperoleh status negeri dengan surat keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Univeristas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 1 Oktober 1961.

  Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No. 0535/0/1983, tanggal 8 Desember 1983, Keputusan Dirjen, Pendidikan Tinggi No. 131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 dan Program Diploma Pendidikan D-III.

  Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu : a.

  Departemen Ekonomi Pembangunan b. Departemen Manajemen c. Depatemen Akuntansi

  Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari : a.

  Kesekretariatan b. Keuangan c. Akuntansi

  Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

  Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

  Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi Terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

  Misi Fakultas Ekonomi Unversitas Sumatera Utara

  Misi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah sebagai berikut : a.

  Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu Ekonomi Pembangunan, Manajemen, dan Akuntansi yang berorientasi pasar.

  b.

  Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan peningkatan kulifikasi dan kualitas dosen.

  c.

  Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas.

  d.

  Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.

  e.

  Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain yang terkait bertaraf nasional dan internasional.

  Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

  Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara : a.

  Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional. b.

  Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/perubahan.

B. Jenis Usaha/Kegiatan

  Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

  Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, selain itu melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yakni: 1.

  Penyelenggaraan Pendidikan 2. Pengabdian Penelitian, dan 3. Pengabdian kepada Masyarakat

  Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

C. Struktur Organisasi

  Dalam berorganisasi, diketahui struktur organisasi. Struktur organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya.

  Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi. Struktur organisasi yang baik akan mengatur pelaksanaan kegiatan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerjasama dan koordinasi yang baik dengan demikian tujuan organisasi dapat dicapai. Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dikelola dan berfungsi untuk melakukan serangkaian kegiatan tertentu. Struktur organisasi mempunyai 3 (tiga) fungsi yaitu : 1.

  Menciptakan kesuksesan bagi suatu lembaga, dengan memiliki struktur organisasi kita telah berimajinasi seperti apa diinginkan di masa mendatang.

  2. Memudahkan pengembangan sumber daya manusia, dengan struktur organisasi kita mampu melihat bagian-bagian yang membutuhkan SDM dan menempatkannya sesuai dengan keahliannya.

3. Melalui struktur organisasi dapat dilakukan pelimpahan pekerjaan atau wewenang kepada orang yang tepat.

  Struktur organisasi yang digunakan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah struktur organisasi lini dan staf, dimana secara vertikal jenjang wewenang dan tanggung jawab. Mengalir dari atas ke bawah yang berupa perintah dan dari bawah ke atas berupa laporan pertanggungjawaban, sedangkan secara horizontal terdapat koordinasi diantara para pegawai setingkat. Untuk lebih jelasnya, struktur organisasi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1

  Sumber : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara (2013)

Gambar 2.1 : Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi

  

Universitas Sumatera Utara

Dekan dan Pembantu Dekan

  Dewan Pertimbangan Fakultas Ketua dan Sekretaris Departemen

  Kepala Bagian Tata Usaha Unit Penunjang Fakultas

  Ketua Program Studi Inter Departemen Kepala Sub Bagian Tata Usaha

  Departemen Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua Program

  Studi Intra Departemen Ketua Lab/Studio/Bengkel

PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

  Dekan : Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor SE,Ak, MAcc.

  Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, M.si

DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

  Ketua : Drs.M.Lian Dalimunthe , M.Ec, Ac Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo , SE , M.Ec Anggota : Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA,MAFIS

  Prof. Dr. Ritha Dalimunthe ,SE,M.Si Prof. Dr. Azhar Maksum, MEc.Acc

  Prof. Dr. Robinson Tarigan , MRP Prof. Dr. Ramli, MS Drs. Arifin Hamzah,MM, Ak Ami Dilham, SE, M.si Drs. Arifin Akhmad , Msi,Ak Drs. Bongsu Hutagalung, M.Si.

  Departemen Ekonomi Pembangunan

  Ketua : Wahyu Ario Pratomo , SE , M.Ec Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si Ketua program studi : Irsyad Lubis , SE,M.Soc.Sc, Phd Sekretaris : Paidi Hidayat ,SE ,M.si

  Departemen Manajemen

  Ketua : Dr.Isfenti Sadalia , SE ,ME Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.si Ketua program studi : Dr. Endang Sulystia Rini, SE,M.Si Sekretaris program studi : Dra. Friska Sipayung, M.Si

  Departemen Akuntansi

  Ketua : Dr. Syafruddin Ginting, SE,Ak,MAFIS,CPA Sekretaris : Drs. Hotmal Jafar, MM,Ak Ketua program studi : Drs. Firman Syarif,M.Si,Ak Sekretaris program studi : Dra. Mutia Ismail, M.Si, Ak

  Program Studi Diploma Keuangan

  Ketua : Dr. Yeni Absah,SE, M.Si Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si

  Akuntansi

  Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, AK

  Kesekretariatan

  Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM Sekretaris : Magdalena Linda Leonita S, SE,MSi

  Bagian Tata Usaha

  Kep.Bag Tata Usaha : Ridwan Saleh, SH, CN Kasub. Kepegawaian : Maslan, SE, M.Si Kasub. Keuangan : Ahmad Faizul,SE, M.Si Kasub. Perlengkapan : Sodali, SE Kasub. Akademik : Dra. Cut Nilawati Kasub. Kemahasiswaan : Zailina, S.Sos

  Bagian Perpustakaan

  Kepala Perpustakaan : Mylita, S

  D.

   Job Description

  Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

  Adapun uraian tugas dari setiap bagian pada struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :

  1. Dekan

  Tugasnya umun dari Dekan adalah : a.

  Memimpin penyelenggaraan dan pengembangan pendidikan dan pengajaran, penelitian, pengabdian kepada masyarakat b.

  Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi, dan administrasi fakultas c.

  Bertanggung jawab kepada Rektor d. Menandatangani ijazah, transkip nilai, surat keterangan dan skripsi mahasiswa e.

  Menetapkan tanggal ujian skripsi/komperhensif dan panitia penguji f. Menghadiri wisuda mahasiswa Fakultas Ekonomi.

  2. Pembantu Dekan a.

  Pembantu Dekan I Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan akademik atau pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. b.

  Pembantu Dekan II Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang administrasi umum dan keuangan.

  c.

  Pembantu Dekan III Tugasnya adalah membantu Dekan dalam pelaksanaan kegiatan di bidang pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa, alumni dan kerja sama.

3. Sekretaris Dekan

  Adapun tugas dari Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah : a.

  Memasukkan surat masuk untuk Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ke buku agenda b. Membuat/menulis nomor surat keluar c. Menjadwal kegiatan Dekan d.

  Menstempel surat dan membuat tanggal surat keluar e. Menerima Skripsi dan Tugas Akhir Mahasiswa yang akan ditandatangani

  Dekan f. Mengantarkan surat masuk ke bagian lain yang sudah diproses Dekan g.

  Mengarsip surat masuk dan surat keluar h. Mengarsip tanda terima surat masuk yang telah dikirim ke bagian lain i. Mengetik surat keluar j.

  Menerima telepon k.

  Menerima fax l. Memproses kerja Dekan dan tim m.

  Memantau kenyamanan, keserasian, dan kelengkapan ruang kerja Dekan, Sekretaris dan ruang rapat Dekan.

4. Kepala Tata Usaha

a. Bagian Tata Usaha

  Tugasnya adalah : 1.

  Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

  2. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

  3. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

  4. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan.

  5. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan Fakultas.

  6. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian atau pelayanan kepada masyarakat.

  7. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni Fakultas.

  8. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan Fakultas.

  9. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

  10. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan Fakultas.

  11. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Fakultas.

b. Sub Bagian Akademik

  Tugasnya adalah : 1.

  Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

  2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian atau pelayanan kepada masyarakat

  3. Melakukan administrasi akademik.

  4. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.

  5. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum.

  6. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan Fakultas.

  7. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian atau pelayanan pada masyarakat di lingkungan Fakultas.

c. Sub Bagian Umum dan Keuangan

  Tugasnya adalah : 1.

  Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

  2. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan.

  3. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan Fakultas 4.

  Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan Fakultas.

  5. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

  6. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan.

  7. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya 8. Mempersiapkan sistem informasi keuangan 9. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan 10.

  Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian

d. Sub Bagian Kepegawaian

  Tugasnya adalah : 1.

  Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagain 2. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai 3. Melaksanakan urusan mutasi pegawai 4. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional 5. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, izin dan cuti

6. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai 7.

  Memproses SK jabatan struktural dan fungsional 8. Memproses pelanggaran displin pegawai 9. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan laporan

  Bagian

e. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni

  Tugasnya adalah : 1.

  Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian 2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni

3. Melakukan administrasi kemahasiswaan 4.

  Melakukan urusan pemberian izin atau rekomendasi kegiatan kemahasiswaan

  5. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi 6.

  Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas

  7. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswa

  8. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan mahasiswa

  9. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni 10.

  Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni

  11. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan laporan Bagian

f. Sub Bagian Perlengkapan

  Tugasnya adalah : 1.

  Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian 2. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan 3. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan

  4. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan

  5. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan

6. Melakukan pengurusan pengelolaan barang perlengkapan 7.

  Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian

E. Kinerja Usaha Terkini

  Setiap organisasi/perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan. Dibutuhkan waktu untuk mencapai itu semua.

  Demikian juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud.

  Tidak mudah dalam mewujudkan itu karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

  Untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Dengan demikian kinerja usaha terkini yang dijalankan fakultas adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

  Sedangkan kinerja usaha terkini yang dilakukan Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi USU adalah : a) Melaksanakan urusan registrasi dan stasistik mahasiswa yang meliputi data pribadi mahasiswa, kemajuan belajar mahasiswa, jumlah SKS (Satuan

  Kredit Semester) yang di ambil oleh mahasiswa, jumlah lulusan, putus kuliah dan mutasi mahasiswa.

  b) Mengevaluasi pelaksanaan administrasi akademik, statistik, dan sarana akademik serta registrasi mahasiswa.

  c) Mengevaluasi pelaksanaan registrasi pencatatan perkembangan kemajuan belajar mahasiswa dan penyusunan statistik mahasiswa.

  d) Mempersiapkan saran/rekomendasi penyelesaian masalah administrasi akademik.

e) Menghimpun data mutasi mahasiswa per semester/jurusan/program studi.

  f) Mempersiapkan bahan penyusunan dan penyajian data/informasi perkembangan pelaksanaan program pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat.

  g) Mempersiapkan bahan/mengurus penyelenggaraan kegiatan seminar, lokakarya, penataran, wisuda, dies natalis, dan kegiatan lainnya di bidang pendidikan dan pengajaran dan pengabdian masyarakat.

F. Rencana Kegiatan 1.

  Rencana kegiatan di Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah : a.

  Menyusun jadwal perkuliahan semester ganjil/genap Tahun Ajaran 2013/2014. b.

  Merancang kegiatan Ujian Akhir Semester (UAS) ganjil/genap Tahun Ajaran 2013/2014.

  c.

  Penyusunan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS) semester ganjil/genap.

  d.

  Pelaksanaan Wisuda Mahasiswa.

2. Rencana kegiatan Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi Universitas

  Sumatera Utara antara lain : a.

  Menyimpan dan menyebarluaskan peraturan perundang-undangan di bidang akademik, sarana akademik, registrasi dan statistik.

  b.

  Melaksanakan pendataan ijazah dan penyusunan buku/nomor induk mahasiswa.

  c.

  Menyusun dan menyajikan data/informasi perkembangan pelaksanaan administrasi program akademik dan sarana akademik.

  d.

  Mempersiapkan bahan evaluasi pelaksanaan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat.

  e.

  Mempersiapkan bahan pelaksanaan kegiatan perkuliahan dan ujian.

  f.

  Mempersiapkan bahan penyusunan kalender pendidikan dan pengajaran.