Konsep asas komunikasintentang konsep diri
CBFC 1103 – PENGENALAN KOMUNIKASI
PENGURUSAN PERNIAGAAN
SEMESTER SEPTEMBER (3) / 2014
CBFC 1103
KONSEP ASAS KOMUNIKASI
FAKULTI SAINS SOCIAL DAN KEMANUSIAAN
NO. MATRIKULASI
:
761027045206001
NO. KAD PENGNEALAN
:
761027045206
NO. TELEFON
:
0122398527
E-MEL
:
puteridelima@oum.edu.com
PUSAT PEMBELAJARAN
:
PETALING JAYA
1
CBFC 1103 – PENGENALAN KOMUNIKASI
ABSTRAK
Komunikasi adalah satu cara perhubungan yang di gunakan di dalam kehidupan seharian
manusia malah ia merupakan satu proses penting bagi mencapai objektif manusia itu
sendiri. Komunikasi telah berlaku sejak dari awal tamadun keujudan manusia dan ia telah
memberi impak yang sangat baik kepada setiap maklumat yang ingin di sampaikan
dengan menggunakan cara yang tersendiri seperti melalui tulisan dan lakaran di mana ia
merupakan permulaan awal penyampaian maklumat dari manusia kepada manusia yang
lain. Lakaran – lakaran tersebut di lakar pada dinding – dinding gua, kulit – kulit
binatang, daun – daun kayu dan sebagainya dan ia lebih berbentuk simbol bagi tujuan
menyampaikan sesuatu maksud supaya yang menerima dapat memahani maklumat yang
ingin di sampaikan. Di era moden zaman ini, komunikasi tidak lagi di sampaikan
menggunakan cara penyampaian kono atau lama tetapi ia telah di permodenkan mengikut
zaman dan tamadun manusia itu sendiri. Syed Salim Agha, 1992 telah menyatakan sistem
komunikasi ini telah di adaptasi atau di gunakan dalam perlbagai bidang seperti
perdagangan, pendidikan, perkhidmatan dan pembuatan. Di era ini manusia tidak lagi
boleh mengetepikan sistem komunikasi tradisional yang telah lama di guna pakai
sebelum ini kerana teknologi baru yang di perkenalkan bukan sebagai asbab untuk
melupakan terus sistem atau corak dan konsep komunikasi terdahulu tetapi membaik
pulih atau sebagai alternative bagi meningkatkan keupayaan sistem komunikasi sedia
ada. Komunikasi membolehkan kita mewujudkan satu perhubungan dan perkongsian
maklumat yang sempurna supaya setiap orang memahami dan mendapat segala maklumat
dengan betul, sempurna dan lebih jelas. Penyampaian maklumat atau info yang salah dan
tidak tepat akan menyebabkan golongan penerima maklumat tersebut keliru dengan apa
yang ingin di sampaikan. Komunikasi juga merupakan elemen penting dalam setiap
organisasi dan merupakan faktor utama yang mengakibatkan kejayaan atau kejayaan pada
sesebuah organisasi terutamanya yang melibatkan industri pembinaan, ini kerana
komunukasi yang di guna pakai dalam bidang ini sangat komplek dan dan unik, setiap
maklumat wajib benar dan tepat. Kegagalan dalam menyampaikan maklumat akan
mengakibatkan setiap urusan dalam bidang pembinaan ini tidak berjaya dan segalanya
akan menjadi kucar kacir apatah lagi ia melibatkan pelbagai pihak seperti arkitek,
jurutera, juruukur, kontraktor dan pelanggan.
2
CBFC 1103 – PENGENALAN KOMUNIKASI
PENGENALAN
Gambarajah 1: Komunikasi dalam organisasi
Komunikasi adalah suatu proses penyampaian maklumat dari seorang individu kepada
individu yang lain di mana maklumat yang ingin di sampaikan di fahami oleh pihak yang
lain. Komunikasi boleh terjadi melalui perbualan, gambaran, perlakuan, ”body contact”
dan sebagainya. Kebiasaannya komunikasi akan melibatkan seorang atau ramai. Setengah
pendapat menyatakan komunikasi bermaksud suatu proses interaksi dalam penyampaian
makna, pendapat atau penyampaian idea atau pertukaran idea serta perkongsian
maklumat. Komunikasi juga boleh di sampaikan dalam pelbagai bentuk seperti media
massa, pertuturan, simbol, intonasi bunyian dan sebagainya. Setiap proses komunikasi
adalah secara berterusan dan setiap proses akan berubah dari semasa ke semasa, tiada
awalan dan pengakhirannya kerana ia di pengaruhi oleh pelbagai faktor diantaranya:
(i) Tahap kandungan makna dalam mesej
(ii) Tahap hubungan makna yang ingin di sampaikan
3
CBFC 1103 – PENGENALAN KOMUNIKASI
Konsep komunikasi untuk organisasi lebih luas dan meluas kerana ia melibatkan disiplin,
pertimbangan, analisis dan kritikan terhadap peranan organisasi dalam kontek dan konsep
komunikasi. Komunikasi dalam organisasi lebih menjurus kepada apa yang di perkatakan
tentang organisasi dan ia melibatkan banyak aktiviti komunikasi seperti menghatar email,
menulis memo, berkomunikasi melalui telefon, persidangan, ucapan, persembahan dan
sebagainya. Komunikasi ini bercorak konvensional ia adalah salah satu proses
perhubungan untuk memahami hubungan antara sesama manusia dan ia memerlukan
kefahaman antara dua pihak. Setiap organisasi akan sentiasa memastikan organisasi
tersebut mempunyai jalur komunikasi yang baik kerana ia melibatkan hubungan serantau
bermula dari pekerja hingga jalinan perniagaan seluruh dunia di mana perhubungan
pelbagai pihak di wajibkan sentiasa baik agar maklumat yang ingin di sampaikan boleh di
fahami dan kerja – kerja dapat di jalankan dengan lancar bergantung pada cara dan corak
penyampaian sesuatu maklumat itu. Komunikasi ini boleh di bahagikan kepada beberapa
konsep seperti komunikasi ke bawah, komunikasi ke atas, komunikasi mendatar,
komunikasi bersilang dan ‘grapevine’. Komunikasi adalah simbolik dan menjadi simbol
kepada perkara yang ingin di sampaikan, kesimpulannya komunikasi adalah organisasi.
Apakah sebenarnya yang kita faham tentang komunikasi,apakah sebenarnya yang kita
tahu tentang komunikasi organisasi. Komunikasi adalah organisasi dan di setiap
organisasi pasti akan berlakunya komunikasi dan ia akan berlaku hingga bila – bila tiada
penghujungnya malah tanpa komunikasi, organisasi itu akan merundum dan jatuh dan ia
merupakan faktor yang penting dalam meningkatkan produktiviti dalam apa juga sektor
kerana ia mempengaruhi kelancaran perjalanan projek yang sedang dan akan di jalankan.
Komunikasi adalah maklumat dan maklumat adalah kesefahaman manakala kesefahaman
pula adalah tindakan untuk menghasilkan keputusan atau susulan tindakan demi
mencapai suatu keputusan dan kepuasan, ia juga alah perhubungan dua arah yang
melibatkan penyampai dan penerima untuk memahami maksud yang di perkatakan.
Perhatikan lima jenis komunikasi yang telah di kenal pasti di dalam sesebuah organisasi
seperti yang di tunjukkan dalam gambarajah di bawah.
4
CBFC 1103 – PENGENALAN KOMUNIKASI
Komunikasi
keatas
Komunikasi
‘grapevine’
Komunikasi
mendatar
Jenis - jenis
Komunikasi
Komunikasi
bersilang
Komunikasi
kebawah
Gambarajah 2 : Jenis – jenis Komunikasi
Jenis – jenis komunikasi yang telah di kenal pasti berlaku dalam setiap organisasi seperti
yang di tunuukkan di atas, jelaslah bahawa setiap komunikasi yang terjalin tidak boleh
tidak akan bersangkut paut dengan jenis – jenis tersebut. Oleh kerana itu tidak hairanlah
organisasi kami juga mengaplikasikan konsep yang sama. Organisasi kami juga
menyediakan sistem komunikasi yang amat baik untuk kelancaran pengurusan organisasi
kami, antara jenis – jenis komunikasi yang kami maksudkan yang telah berlaku di
organisasi kami adalah seperti berikut :-
5
CBFC 1103 – PENGENALAN KOMUNIKASI
i) Komunikasi Kebawah
Komunikasi kebawah berlaku di mana pihak pengurusan tertinggi sentiasa memastikan
pihak pengurusan bawahan sentiasa mendapat maklumat yang betul supaya setiap kerja –
kerja yang dijalankan berjalan dengan lancar selaras dengan kehendak pihak organisasi.
Pihak atasan akan sentiasa memastikan perhubungan antara kedua belah pihak sentiasa
berjalan dengan baik supaya masing-masing berasa selesa antara satu dengan lain.
Gambarajah 3: Komunikasi kebawah
Kepuasan pekerja adalah perkara paling utama yang perlu di ambil berat, pihak tertinggi
harus memastikan setiap kebajikan golongan bawahan tidak di abaikan. Oleh kerana itu,
perhubungan yang terjalin melalui komunikasi antara pihak tertinggi dan pihak bawahan
hendaklah sentiasa baik dan menepati kehendak ke dua – dua pihak. Kajian yang di
lakukan oleh Puan Sharifah Baharum dari Hospital Universiti Kebangsaan Malaysia, Mr.
Joki Perdani Sawai dan P.Balan Rathakrishnan dari Sekolah Saikologi dan Kerja Social
Universiti Malaysia Sabah telah merumuskan dari kajian tersebut bahawa telah berlaku
proses komunikasi kebawah dan ia merupakan tahap pencapaian kepuasan pekerja di
mana kepuasan pekerja akan berkurangan jika pekerja sentiasa tidak mendapat maklumat
yang mencukupi dan relevan dari golongan tertinggi. Maklumat yang tidak tepat akan
menyebabkan pemahaman tentang sesuatu kerja itu terbantut dan tidak dapat di
laksanakan dengan jayanya. Komunikasi jenis ini telah di aplikasikan di syarikat kami
telah membantu sifat kesefahaman yang tinggi antara dua pihak. Komunikasi antara
golongan tertinggi dan golongan bawah lebih terbuka dan ia menjadikan pekerja lebih
berkeyakinan dengan itu ia dapat membantu memberi sumbangan kepada organisasi.
6
CBFC 1103 – PENGENALAN KOMUNIKASI
ii) Komunikasi Ke atas
Gambarajah 4: Komunikasi keatas
Komunikasi ke atas berlaku di mana pihak bawahan, pekerja atau golongan bawahan
menyampaikan maklumat kepada pegawai tertinggi atau pihak organisasi. Komunikasi
ini bertujuan untuk penyampaian maklumat atau memperolehi maklumat tentang aktiviti
dan perlaksanaan kerja atau tugas – tugas yang di berikan kepada golongan bawahan.
Penyampaian maklumat dari golongan bawahan kepada golongan atasan boleh di
klasifikasikan sebagai penyampaian laporan dan laporan yang di sampaikan ini akan
memberikan input atau maklumat kepada pengurusan tentang perkara yang berlaku di
peringkat bawahan seperti yang di amalkan dalam sistem komuikasi di organisasi kami,
seperti berikut :a) Laporan yang di sediakan oleh sub-ordinat tentang prestasi kerja dan masalah yang di
hadapi di bahagian masing – masing serta cadangan tindakan yang harus di ambil.
b) Mendapatkan maklumat atau memperbaiki pengetahuan tentang amalan dan polisi
organisasi di mana ia merupakan salah satu saluran untuk menyampaikan rasa
ketidakpuasan hati golongan bawahan terhadap pengurusan organisasi.
c) Bertukar – tukar maklumat tentang sub-ordinat dari peringkat bawahan hingga
peringkat atasan secara terus andai berlaku salah faham dalam pengendalian kerja atau
polisi organisasi.
7
CBFC 1103 – PENGENALAN KOMUNIKASI
Pihak pengurusan organisasi hendaklah sentiasa memberikan kerjasama kepada golongan
bawahan dalam menyalurkan maklumat atau memberikan segala bentuk laporan atau
pemahaman tentang organisasi kepada peringkat bawahan supaya golongan ini lebih
memahani tentang syarat dan tindakan yang perlu di ambil oleh pihak organisasi andai
berlaku perkara-perkara yang tidak di ingini. Golongan bawahan pula hendaklah sentiasa
memastikan segala kerja yang di amanahkan di lakukan dengan baik dan sempurna
sejajar kehendak organisasi. Konsep komunikasi yang di amalkan di organisasi kami ini
dapat di lihat seperti gambarajah berikut:
iii) Komunikasi mendatar
Gambarajah 5: Komunikasi mendatar
Selain dari dua jenis komunikasi yang telah di perkatakan sebentar tadi yang telah di
aplikasikan di organisasi kami berlaku juga komunikasi mendatar. Komunikasi mendatar
bermakna komunikasi yang berlaku antara sesama bahagian seperti pekerja antara
pekerja, pihak atasan antara pihak atasan, sesama bahagian dan sebagainya . Komunikasi
ini lebih bersifat perkongsian ilmu atau maklumat, pengetahuan dan pertukaran idea
antara satu dengan lain atau erti kata lain lebih melibatkan perbincangan untuk
8
CBFC 1103 – PENGENALAN KOMUNIKASI
menyelesaikan sesuatu masalah atau mendapatkan cara atau idea lebih berkesan untuk
menyelesaikan permasalahan yang di hadapi ketika itu.
iv) Komunikasi silang salur
Gambarajah 6: Komunikasi Silang Salur
Organisasi kami juga telah mengamalkan corak komunikasi bersilang dan komunikasi ini
di katakan berlaku antara pegawai tertinggi dan pegawai tertinggi yang lain. Ia juga
berlaku antara pegawai tertinggi dan pegawai bawahan di satu – satu masa dengan
matlamat untuk menyampaikan sesuatu maklumat supaya kedua – dua pihak dapat
memahami proses organisasi dengan baik dan mengetahui apa yang berlaku di tempat
atau bahagian masing - masing.
Sebagai contoh, pekerja bawahan secara langsung
melapurkan setiap perkara kepada pihak atasan samada melalui telefon, email atau
berjumpa sendiri pegawai tertinggi di bahagian masing – masing untuk mendapatkan
informasi atau menyampaikan sesuatu maklumat . Pihak organisasi mewajibkan semua
pekerjanya ”low performing” dan high performing di setiap bahagian masing – masing
sentiasa mempunyai perhubungan komunikasi yang baik sesama sendiri agar segalan
urusan berjalan lancar dan sempurna supaya tidak ada masalah di bahagian masing –
masing.
9
CBFC 1103 – PENGENALAN KOMUNIKASI
v) Komunikasi Grapevine
Gambarajah 7: Komunikasi Grapevine
Komunikasi grapevine bermaksud komunikasi yang menjurus kepada gosip, komunikasi
ini kebiasaannya di lakukan oleh golongan bawahan dan ia lebih kepada berita atau
penyampaian maklumat yang tidak benar tentang sesuatu perkara. Sebagai contoh,
sesetengah pekerja membuat “rumourse” tentang organisasi yang akan memberikan esos
atau syer syarikat kepada pekerja sedangkan maklumat itu hanyalah maklumat yang tidak
pasti. Komunikasi grapevine ini sering berlaku di mana – mana organisasi tidak kira di
mana juga selagi ada komunikasi antara seseorang individu dan individu yang lain ia
pasti akan berlaku. Komuikasi ini juga telah berlaku di organisasi kami di mana beberapa
pekerja telah menyebarkan maklumat kononnya organisasi akan berpindah ke suatu
tempat yang baru sedangkan perkara itu tidak pernah di bincangkan atau kenyataan tidak
pernah di keluarkan oleh pihak organisasi sendiri. Oleh kerana itu haruslah di pastikan
setiap maklumat yang hendak di sampaikan haruslah betul dan tepat keran segala
maklumat yang di perkatakan pastinya akan mempengaruhi organisasi itu sendiri. Jika
berita yang di sampaikan itu baik organisasi akan di kenali dengan yang baik – baik juga
dan jika seseuatu maklumat yang di sampaikan itu tidak elok sudah pasti akan
mennjadikan organisasi itu juga buruk dan tercemar.
10
CBFC 1103 – PENGENALAN KOMUNIKASI
Pada pandangan dan pendapat saya dari pelbagai bentuk komunikasi yang telah di
praktikkan di organisasi kami, komunikasi bersilang adalah cara komunikasi yang terbaik
dan bagus kerana melalui komunikasi bersilang segala maklumat dapat di sampaikan dan
di fahami dengan lebih cepat dan pantas, sebagai contoh pihak atasan organisasi selalu
mengadakan sesi diskusi antara pihak tertinggi dan pihak bawahan supaya kedua – dua
pihak dapat memahami setiap situasi yang berlaku. Kadang kala juga pihak bawahan
akan menyampaikan segala maklumat atau perkara – perkara yang melibatkan kerja
kepada pegawai tertinggi bahagian mereka untuk di perbincangkan di masa akan datang
atau semasa siding diskusi di adakan. Konsep keterbukaan ini selalu di pandang tinggi
oleh kedua – dua pihak dan di terima dengan hati yang terbuka. Simboliknya konsep
komunikasi ini telah berjaya menjadikan organisasi kami sebuah organisasi yang masyur
di kalangan pesaing dan juga memberikan keselesaan kepada segenap lapisan pekerjanya
kerana konsep ini memberi peluang kepada pekerjanya bertukar – tukar pandangan dan
pendapat untuk memperbaiki sistem kerja di bahagian masing – masing.
Kesimpulan
Komunikasi adalah satu jaluran perhubungan atau cara menyampaikan maklumat dari
satu pihak kepada satu pihak yang lain agar maklumat yang hendak di sampaikan dapat di
terima dan di fahami oleh kedua – dua pihak. Di dalam sesebuah organisasi, komunikasi
adalah satu espek paling penting dalam fungsi organisasi seperti apa yang di perkatakan
oleh Harcourt, Krizan dan Merrier (1996), dalam jernelnya yang bertajuk komunikasi
dalam organisasi bahawa setiap para pengurus menghabiskan masa mereka sebanyak 95
peratus daripada masa bekerja mereka untuk berkomunikasi sedangkan golongan
bawahan pula menggunakan 60 peratus dari masa bekerja mereka dalam pelbagai bentuk
komunikasi. Jelaslah bahawa komunikasi dalam organisasi melibatkan semua anggota
dalam organisasi tersebut. Komunikasi organisasi di definasikan sebagai koordinasi
rasional tentang aktiviti sekumpulan manusia untuk mencapai matlamat bersama dengan
pembahagian kerja dan tanggungjawab melalui hiraki komunikasi yang sedia ada dimana
ia melibatkan penyampaian maklumat atau mesej diantara pekerja dengan pekerja,
kumpulan dengan kumpulan atau organisasi dengan organisasi. Sejumlah komponen
11
CBFC 1103 – PENGENALAN KOMUNIKASI
penting atau unsur yang menjadi pra-syarat terjadinya sebuah komunikasi dalam “bahasa
komunikasi”; komponen – komponen ini meliputi:1. Komunikator, orang yang menyampaikan pesan
2. Pesan, pernyataan yang di dukung oleh penyampai pesanan
3. Penerima, orang yang menerima pesan
4. Media, prasarana atau saluran yang membantu dalam proses penyampaian pesanan
5. Efek, kesan dari penyampaian pesan
Komunikasi dalam organisasi ini telah menarik minat ramai pengkaji seperti France
MacDonald (1974), Gemmill (1970) dan lain – lainnya untuk menjalankan kajian
berkaitan komunikasi terhadap organisasi, lebih – lebih lagi mengenai komunikasi ke atas
berbanding komunikasi ke bawah dan komunikasi mendatar. Pengkaji – pengkaji tersebut
berpendapat bahawa hubungan komunikasi, kepuasasn kerja, prestasi kerja dan komitmen
organisasi merupakan pemangkin kepada pembolehubahan hubungan dalam organisasi
tersebut dan ia menjamin kepada kejayaan sesebuah organisasi itu.
Pihak organisasi tidak dapat tidak terpaksa berhadapan dengan pelbagai permasalahan
yang biasa dimana ia merupakan salah satu masalah yang mendorong pekerja untuk
bekerja dengan lebih produktif dan meningkatkan kepuasan dan prestasi pekerja di
kalangan pekerja itu sendiri. Komunikasi grapevine umpamanya akan menyumbang
kepada prestasi kerja yang buruk kepada pekerja jika tidak di bending. Oleh kerana itu,
pelbagai usaha telah di susun dan di ambil dan di rancang untuk di laksanakan oleh pihak
organisasi dalam proses melatih, penempatan semula dan menyampaikan maklumat dan
memberi kefahaman kepada pekerja dalam melaksanakan tugas mereka dengan lebih
proaktif. Komunikasi dalam organisasi juga melibatkan semua pihak, penyampaian tidak
boleh dari sebelah pihak sahaja malah ia adalah proses untuk melatih, memahami dan
melaksanakan satu kerja kepada kerja yang lain agar setiap pekerjaan di lakukan dengan
penuh hemah dan baik serta mudah di laksanakan. Selain kepentingan dan kebaikan
dalam komunikasi pihak organisasi juga tidak lari dari pelbagai masalah yang melibatkan
12
CBFC 1103 – PENGENALAN KOMUNIKASI
komunikasi antara pekerjanya, salah faham dalam penyampaian dan penerimaan
maklumat kadang kala boleh mengakibatkan perbalahan antara pekerja dan pekerja juga
pihak tertinggi. Namun begitu ia bergantung kepada individu itu sendiri bagaimana
mereka mengaplikasikan komunikasi tersebut sesama mereka. Kominikasi yang berkesan
adalah pemangkin kepada kejayaan sesebuah organisasi di mana semua yang terlibat
harus faham apa yang ingin di sampaikan dan pihak penerima pula harus faham apa yang
telah di sampaikan dan mengambil tindakan dari apa yang di sampaikan agar tindakan
yang di ambil tidak menyeleweng dari maksud sebenar.
13
CBFC 1103 – PENGENALAN KOMUNIKASI
RUJUKAN / REFERENSI
Definisi, kamus perniagaan: 1.) 1.)
1.)http://www.businessdictionary.com/definition/organizational
2.)
Syed
Salim Alga
–
Buku
International
Development
Research
(Canada), International Development Research Centre (Canada).
3.) Organisation Communication,Harcourt, Krizan dan Merrier – Chapter 1
14
Centre
PENGURUSAN PERNIAGAAN
SEMESTER SEPTEMBER (3) / 2014
CBFC 1103
KONSEP ASAS KOMUNIKASI
FAKULTI SAINS SOCIAL DAN KEMANUSIAAN
NO. MATRIKULASI
:
761027045206001
NO. KAD PENGNEALAN
:
761027045206
NO. TELEFON
:
0122398527
E-MEL
:
puteridelima@oum.edu.com
PUSAT PEMBELAJARAN
:
PETALING JAYA
1
CBFC 1103 – PENGENALAN KOMUNIKASI
ABSTRAK
Komunikasi adalah satu cara perhubungan yang di gunakan di dalam kehidupan seharian
manusia malah ia merupakan satu proses penting bagi mencapai objektif manusia itu
sendiri. Komunikasi telah berlaku sejak dari awal tamadun keujudan manusia dan ia telah
memberi impak yang sangat baik kepada setiap maklumat yang ingin di sampaikan
dengan menggunakan cara yang tersendiri seperti melalui tulisan dan lakaran di mana ia
merupakan permulaan awal penyampaian maklumat dari manusia kepada manusia yang
lain. Lakaran – lakaran tersebut di lakar pada dinding – dinding gua, kulit – kulit
binatang, daun – daun kayu dan sebagainya dan ia lebih berbentuk simbol bagi tujuan
menyampaikan sesuatu maksud supaya yang menerima dapat memahani maklumat yang
ingin di sampaikan. Di era moden zaman ini, komunikasi tidak lagi di sampaikan
menggunakan cara penyampaian kono atau lama tetapi ia telah di permodenkan mengikut
zaman dan tamadun manusia itu sendiri. Syed Salim Agha, 1992 telah menyatakan sistem
komunikasi ini telah di adaptasi atau di gunakan dalam perlbagai bidang seperti
perdagangan, pendidikan, perkhidmatan dan pembuatan. Di era ini manusia tidak lagi
boleh mengetepikan sistem komunikasi tradisional yang telah lama di guna pakai
sebelum ini kerana teknologi baru yang di perkenalkan bukan sebagai asbab untuk
melupakan terus sistem atau corak dan konsep komunikasi terdahulu tetapi membaik
pulih atau sebagai alternative bagi meningkatkan keupayaan sistem komunikasi sedia
ada. Komunikasi membolehkan kita mewujudkan satu perhubungan dan perkongsian
maklumat yang sempurna supaya setiap orang memahami dan mendapat segala maklumat
dengan betul, sempurna dan lebih jelas. Penyampaian maklumat atau info yang salah dan
tidak tepat akan menyebabkan golongan penerima maklumat tersebut keliru dengan apa
yang ingin di sampaikan. Komunikasi juga merupakan elemen penting dalam setiap
organisasi dan merupakan faktor utama yang mengakibatkan kejayaan atau kejayaan pada
sesebuah organisasi terutamanya yang melibatkan industri pembinaan, ini kerana
komunukasi yang di guna pakai dalam bidang ini sangat komplek dan dan unik, setiap
maklumat wajib benar dan tepat. Kegagalan dalam menyampaikan maklumat akan
mengakibatkan setiap urusan dalam bidang pembinaan ini tidak berjaya dan segalanya
akan menjadi kucar kacir apatah lagi ia melibatkan pelbagai pihak seperti arkitek,
jurutera, juruukur, kontraktor dan pelanggan.
2
CBFC 1103 – PENGENALAN KOMUNIKASI
PENGENALAN
Gambarajah 1: Komunikasi dalam organisasi
Komunikasi adalah suatu proses penyampaian maklumat dari seorang individu kepada
individu yang lain di mana maklumat yang ingin di sampaikan di fahami oleh pihak yang
lain. Komunikasi boleh terjadi melalui perbualan, gambaran, perlakuan, ”body contact”
dan sebagainya. Kebiasaannya komunikasi akan melibatkan seorang atau ramai. Setengah
pendapat menyatakan komunikasi bermaksud suatu proses interaksi dalam penyampaian
makna, pendapat atau penyampaian idea atau pertukaran idea serta perkongsian
maklumat. Komunikasi juga boleh di sampaikan dalam pelbagai bentuk seperti media
massa, pertuturan, simbol, intonasi bunyian dan sebagainya. Setiap proses komunikasi
adalah secara berterusan dan setiap proses akan berubah dari semasa ke semasa, tiada
awalan dan pengakhirannya kerana ia di pengaruhi oleh pelbagai faktor diantaranya:
(i) Tahap kandungan makna dalam mesej
(ii) Tahap hubungan makna yang ingin di sampaikan
3
CBFC 1103 – PENGENALAN KOMUNIKASI
Konsep komunikasi untuk organisasi lebih luas dan meluas kerana ia melibatkan disiplin,
pertimbangan, analisis dan kritikan terhadap peranan organisasi dalam kontek dan konsep
komunikasi. Komunikasi dalam organisasi lebih menjurus kepada apa yang di perkatakan
tentang organisasi dan ia melibatkan banyak aktiviti komunikasi seperti menghatar email,
menulis memo, berkomunikasi melalui telefon, persidangan, ucapan, persembahan dan
sebagainya. Komunikasi ini bercorak konvensional ia adalah salah satu proses
perhubungan untuk memahami hubungan antara sesama manusia dan ia memerlukan
kefahaman antara dua pihak. Setiap organisasi akan sentiasa memastikan organisasi
tersebut mempunyai jalur komunikasi yang baik kerana ia melibatkan hubungan serantau
bermula dari pekerja hingga jalinan perniagaan seluruh dunia di mana perhubungan
pelbagai pihak di wajibkan sentiasa baik agar maklumat yang ingin di sampaikan boleh di
fahami dan kerja – kerja dapat di jalankan dengan lancar bergantung pada cara dan corak
penyampaian sesuatu maklumat itu. Komunikasi ini boleh di bahagikan kepada beberapa
konsep seperti komunikasi ke bawah, komunikasi ke atas, komunikasi mendatar,
komunikasi bersilang dan ‘grapevine’. Komunikasi adalah simbolik dan menjadi simbol
kepada perkara yang ingin di sampaikan, kesimpulannya komunikasi adalah organisasi.
Apakah sebenarnya yang kita faham tentang komunikasi,apakah sebenarnya yang kita
tahu tentang komunikasi organisasi. Komunikasi adalah organisasi dan di setiap
organisasi pasti akan berlakunya komunikasi dan ia akan berlaku hingga bila – bila tiada
penghujungnya malah tanpa komunikasi, organisasi itu akan merundum dan jatuh dan ia
merupakan faktor yang penting dalam meningkatkan produktiviti dalam apa juga sektor
kerana ia mempengaruhi kelancaran perjalanan projek yang sedang dan akan di jalankan.
Komunikasi adalah maklumat dan maklumat adalah kesefahaman manakala kesefahaman
pula adalah tindakan untuk menghasilkan keputusan atau susulan tindakan demi
mencapai suatu keputusan dan kepuasan, ia juga alah perhubungan dua arah yang
melibatkan penyampai dan penerima untuk memahami maksud yang di perkatakan.
Perhatikan lima jenis komunikasi yang telah di kenal pasti di dalam sesebuah organisasi
seperti yang di tunjukkan dalam gambarajah di bawah.
4
CBFC 1103 – PENGENALAN KOMUNIKASI
Komunikasi
keatas
Komunikasi
‘grapevine’
Komunikasi
mendatar
Jenis - jenis
Komunikasi
Komunikasi
bersilang
Komunikasi
kebawah
Gambarajah 2 : Jenis – jenis Komunikasi
Jenis – jenis komunikasi yang telah di kenal pasti berlaku dalam setiap organisasi seperti
yang di tunuukkan di atas, jelaslah bahawa setiap komunikasi yang terjalin tidak boleh
tidak akan bersangkut paut dengan jenis – jenis tersebut. Oleh kerana itu tidak hairanlah
organisasi kami juga mengaplikasikan konsep yang sama. Organisasi kami juga
menyediakan sistem komunikasi yang amat baik untuk kelancaran pengurusan organisasi
kami, antara jenis – jenis komunikasi yang kami maksudkan yang telah berlaku di
organisasi kami adalah seperti berikut :-
5
CBFC 1103 – PENGENALAN KOMUNIKASI
i) Komunikasi Kebawah
Komunikasi kebawah berlaku di mana pihak pengurusan tertinggi sentiasa memastikan
pihak pengurusan bawahan sentiasa mendapat maklumat yang betul supaya setiap kerja –
kerja yang dijalankan berjalan dengan lancar selaras dengan kehendak pihak organisasi.
Pihak atasan akan sentiasa memastikan perhubungan antara kedua belah pihak sentiasa
berjalan dengan baik supaya masing-masing berasa selesa antara satu dengan lain.
Gambarajah 3: Komunikasi kebawah
Kepuasan pekerja adalah perkara paling utama yang perlu di ambil berat, pihak tertinggi
harus memastikan setiap kebajikan golongan bawahan tidak di abaikan. Oleh kerana itu,
perhubungan yang terjalin melalui komunikasi antara pihak tertinggi dan pihak bawahan
hendaklah sentiasa baik dan menepati kehendak ke dua – dua pihak. Kajian yang di
lakukan oleh Puan Sharifah Baharum dari Hospital Universiti Kebangsaan Malaysia, Mr.
Joki Perdani Sawai dan P.Balan Rathakrishnan dari Sekolah Saikologi dan Kerja Social
Universiti Malaysia Sabah telah merumuskan dari kajian tersebut bahawa telah berlaku
proses komunikasi kebawah dan ia merupakan tahap pencapaian kepuasan pekerja di
mana kepuasan pekerja akan berkurangan jika pekerja sentiasa tidak mendapat maklumat
yang mencukupi dan relevan dari golongan tertinggi. Maklumat yang tidak tepat akan
menyebabkan pemahaman tentang sesuatu kerja itu terbantut dan tidak dapat di
laksanakan dengan jayanya. Komunikasi jenis ini telah di aplikasikan di syarikat kami
telah membantu sifat kesefahaman yang tinggi antara dua pihak. Komunikasi antara
golongan tertinggi dan golongan bawah lebih terbuka dan ia menjadikan pekerja lebih
berkeyakinan dengan itu ia dapat membantu memberi sumbangan kepada organisasi.
6
CBFC 1103 – PENGENALAN KOMUNIKASI
ii) Komunikasi Ke atas
Gambarajah 4: Komunikasi keatas
Komunikasi ke atas berlaku di mana pihak bawahan, pekerja atau golongan bawahan
menyampaikan maklumat kepada pegawai tertinggi atau pihak organisasi. Komunikasi
ini bertujuan untuk penyampaian maklumat atau memperolehi maklumat tentang aktiviti
dan perlaksanaan kerja atau tugas – tugas yang di berikan kepada golongan bawahan.
Penyampaian maklumat dari golongan bawahan kepada golongan atasan boleh di
klasifikasikan sebagai penyampaian laporan dan laporan yang di sampaikan ini akan
memberikan input atau maklumat kepada pengurusan tentang perkara yang berlaku di
peringkat bawahan seperti yang di amalkan dalam sistem komuikasi di organisasi kami,
seperti berikut :a) Laporan yang di sediakan oleh sub-ordinat tentang prestasi kerja dan masalah yang di
hadapi di bahagian masing – masing serta cadangan tindakan yang harus di ambil.
b) Mendapatkan maklumat atau memperbaiki pengetahuan tentang amalan dan polisi
organisasi di mana ia merupakan salah satu saluran untuk menyampaikan rasa
ketidakpuasan hati golongan bawahan terhadap pengurusan organisasi.
c) Bertukar – tukar maklumat tentang sub-ordinat dari peringkat bawahan hingga
peringkat atasan secara terus andai berlaku salah faham dalam pengendalian kerja atau
polisi organisasi.
7
CBFC 1103 – PENGENALAN KOMUNIKASI
Pihak pengurusan organisasi hendaklah sentiasa memberikan kerjasama kepada golongan
bawahan dalam menyalurkan maklumat atau memberikan segala bentuk laporan atau
pemahaman tentang organisasi kepada peringkat bawahan supaya golongan ini lebih
memahani tentang syarat dan tindakan yang perlu di ambil oleh pihak organisasi andai
berlaku perkara-perkara yang tidak di ingini. Golongan bawahan pula hendaklah sentiasa
memastikan segala kerja yang di amanahkan di lakukan dengan baik dan sempurna
sejajar kehendak organisasi. Konsep komunikasi yang di amalkan di organisasi kami ini
dapat di lihat seperti gambarajah berikut:
iii) Komunikasi mendatar
Gambarajah 5: Komunikasi mendatar
Selain dari dua jenis komunikasi yang telah di perkatakan sebentar tadi yang telah di
aplikasikan di organisasi kami berlaku juga komunikasi mendatar. Komunikasi mendatar
bermakna komunikasi yang berlaku antara sesama bahagian seperti pekerja antara
pekerja, pihak atasan antara pihak atasan, sesama bahagian dan sebagainya . Komunikasi
ini lebih bersifat perkongsian ilmu atau maklumat, pengetahuan dan pertukaran idea
antara satu dengan lain atau erti kata lain lebih melibatkan perbincangan untuk
8
CBFC 1103 – PENGENALAN KOMUNIKASI
menyelesaikan sesuatu masalah atau mendapatkan cara atau idea lebih berkesan untuk
menyelesaikan permasalahan yang di hadapi ketika itu.
iv) Komunikasi silang salur
Gambarajah 6: Komunikasi Silang Salur
Organisasi kami juga telah mengamalkan corak komunikasi bersilang dan komunikasi ini
di katakan berlaku antara pegawai tertinggi dan pegawai tertinggi yang lain. Ia juga
berlaku antara pegawai tertinggi dan pegawai bawahan di satu – satu masa dengan
matlamat untuk menyampaikan sesuatu maklumat supaya kedua – dua pihak dapat
memahami proses organisasi dengan baik dan mengetahui apa yang berlaku di tempat
atau bahagian masing - masing.
Sebagai contoh, pekerja bawahan secara langsung
melapurkan setiap perkara kepada pihak atasan samada melalui telefon, email atau
berjumpa sendiri pegawai tertinggi di bahagian masing – masing untuk mendapatkan
informasi atau menyampaikan sesuatu maklumat . Pihak organisasi mewajibkan semua
pekerjanya ”low performing” dan high performing di setiap bahagian masing – masing
sentiasa mempunyai perhubungan komunikasi yang baik sesama sendiri agar segalan
urusan berjalan lancar dan sempurna supaya tidak ada masalah di bahagian masing –
masing.
9
CBFC 1103 – PENGENALAN KOMUNIKASI
v) Komunikasi Grapevine
Gambarajah 7: Komunikasi Grapevine
Komunikasi grapevine bermaksud komunikasi yang menjurus kepada gosip, komunikasi
ini kebiasaannya di lakukan oleh golongan bawahan dan ia lebih kepada berita atau
penyampaian maklumat yang tidak benar tentang sesuatu perkara. Sebagai contoh,
sesetengah pekerja membuat “rumourse” tentang organisasi yang akan memberikan esos
atau syer syarikat kepada pekerja sedangkan maklumat itu hanyalah maklumat yang tidak
pasti. Komunikasi grapevine ini sering berlaku di mana – mana organisasi tidak kira di
mana juga selagi ada komunikasi antara seseorang individu dan individu yang lain ia
pasti akan berlaku. Komuikasi ini juga telah berlaku di organisasi kami di mana beberapa
pekerja telah menyebarkan maklumat kononnya organisasi akan berpindah ke suatu
tempat yang baru sedangkan perkara itu tidak pernah di bincangkan atau kenyataan tidak
pernah di keluarkan oleh pihak organisasi sendiri. Oleh kerana itu haruslah di pastikan
setiap maklumat yang hendak di sampaikan haruslah betul dan tepat keran segala
maklumat yang di perkatakan pastinya akan mempengaruhi organisasi itu sendiri. Jika
berita yang di sampaikan itu baik organisasi akan di kenali dengan yang baik – baik juga
dan jika seseuatu maklumat yang di sampaikan itu tidak elok sudah pasti akan
mennjadikan organisasi itu juga buruk dan tercemar.
10
CBFC 1103 – PENGENALAN KOMUNIKASI
Pada pandangan dan pendapat saya dari pelbagai bentuk komunikasi yang telah di
praktikkan di organisasi kami, komunikasi bersilang adalah cara komunikasi yang terbaik
dan bagus kerana melalui komunikasi bersilang segala maklumat dapat di sampaikan dan
di fahami dengan lebih cepat dan pantas, sebagai contoh pihak atasan organisasi selalu
mengadakan sesi diskusi antara pihak tertinggi dan pihak bawahan supaya kedua – dua
pihak dapat memahami setiap situasi yang berlaku. Kadang kala juga pihak bawahan
akan menyampaikan segala maklumat atau perkara – perkara yang melibatkan kerja
kepada pegawai tertinggi bahagian mereka untuk di perbincangkan di masa akan datang
atau semasa siding diskusi di adakan. Konsep keterbukaan ini selalu di pandang tinggi
oleh kedua – dua pihak dan di terima dengan hati yang terbuka. Simboliknya konsep
komunikasi ini telah berjaya menjadikan organisasi kami sebuah organisasi yang masyur
di kalangan pesaing dan juga memberikan keselesaan kepada segenap lapisan pekerjanya
kerana konsep ini memberi peluang kepada pekerjanya bertukar – tukar pandangan dan
pendapat untuk memperbaiki sistem kerja di bahagian masing – masing.
Kesimpulan
Komunikasi adalah satu jaluran perhubungan atau cara menyampaikan maklumat dari
satu pihak kepada satu pihak yang lain agar maklumat yang hendak di sampaikan dapat di
terima dan di fahami oleh kedua – dua pihak. Di dalam sesebuah organisasi, komunikasi
adalah satu espek paling penting dalam fungsi organisasi seperti apa yang di perkatakan
oleh Harcourt, Krizan dan Merrier (1996), dalam jernelnya yang bertajuk komunikasi
dalam organisasi bahawa setiap para pengurus menghabiskan masa mereka sebanyak 95
peratus daripada masa bekerja mereka untuk berkomunikasi sedangkan golongan
bawahan pula menggunakan 60 peratus dari masa bekerja mereka dalam pelbagai bentuk
komunikasi. Jelaslah bahawa komunikasi dalam organisasi melibatkan semua anggota
dalam organisasi tersebut. Komunikasi organisasi di definasikan sebagai koordinasi
rasional tentang aktiviti sekumpulan manusia untuk mencapai matlamat bersama dengan
pembahagian kerja dan tanggungjawab melalui hiraki komunikasi yang sedia ada dimana
ia melibatkan penyampaian maklumat atau mesej diantara pekerja dengan pekerja,
kumpulan dengan kumpulan atau organisasi dengan organisasi. Sejumlah komponen
11
CBFC 1103 – PENGENALAN KOMUNIKASI
penting atau unsur yang menjadi pra-syarat terjadinya sebuah komunikasi dalam “bahasa
komunikasi”; komponen – komponen ini meliputi:1. Komunikator, orang yang menyampaikan pesan
2. Pesan, pernyataan yang di dukung oleh penyampai pesanan
3. Penerima, orang yang menerima pesan
4. Media, prasarana atau saluran yang membantu dalam proses penyampaian pesanan
5. Efek, kesan dari penyampaian pesan
Komunikasi dalam organisasi ini telah menarik minat ramai pengkaji seperti France
MacDonald (1974), Gemmill (1970) dan lain – lainnya untuk menjalankan kajian
berkaitan komunikasi terhadap organisasi, lebih – lebih lagi mengenai komunikasi ke atas
berbanding komunikasi ke bawah dan komunikasi mendatar. Pengkaji – pengkaji tersebut
berpendapat bahawa hubungan komunikasi, kepuasasn kerja, prestasi kerja dan komitmen
organisasi merupakan pemangkin kepada pembolehubahan hubungan dalam organisasi
tersebut dan ia menjamin kepada kejayaan sesebuah organisasi itu.
Pihak organisasi tidak dapat tidak terpaksa berhadapan dengan pelbagai permasalahan
yang biasa dimana ia merupakan salah satu masalah yang mendorong pekerja untuk
bekerja dengan lebih produktif dan meningkatkan kepuasan dan prestasi pekerja di
kalangan pekerja itu sendiri. Komunikasi grapevine umpamanya akan menyumbang
kepada prestasi kerja yang buruk kepada pekerja jika tidak di bending. Oleh kerana itu,
pelbagai usaha telah di susun dan di ambil dan di rancang untuk di laksanakan oleh pihak
organisasi dalam proses melatih, penempatan semula dan menyampaikan maklumat dan
memberi kefahaman kepada pekerja dalam melaksanakan tugas mereka dengan lebih
proaktif. Komunikasi dalam organisasi juga melibatkan semua pihak, penyampaian tidak
boleh dari sebelah pihak sahaja malah ia adalah proses untuk melatih, memahami dan
melaksanakan satu kerja kepada kerja yang lain agar setiap pekerjaan di lakukan dengan
penuh hemah dan baik serta mudah di laksanakan. Selain kepentingan dan kebaikan
dalam komunikasi pihak organisasi juga tidak lari dari pelbagai masalah yang melibatkan
12
CBFC 1103 – PENGENALAN KOMUNIKASI
komunikasi antara pekerjanya, salah faham dalam penyampaian dan penerimaan
maklumat kadang kala boleh mengakibatkan perbalahan antara pekerja dan pekerja juga
pihak tertinggi. Namun begitu ia bergantung kepada individu itu sendiri bagaimana
mereka mengaplikasikan komunikasi tersebut sesama mereka. Kominikasi yang berkesan
adalah pemangkin kepada kejayaan sesebuah organisasi di mana semua yang terlibat
harus faham apa yang ingin di sampaikan dan pihak penerima pula harus faham apa yang
telah di sampaikan dan mengambil tindakan dari apa yang di sampaikan agar tindakan
yang di ambil tidak menyeleweng dari maksud sebenar.
13
CBFC 1103 – PENGENALAN KOMUNIKASI
RUJUKAN / REFERENSI
Definisi, kamus perniagaan: 1.) 1.)
1.)http://www.businessdictionary.com/definition/organizational
2.)
Syed
Salim Alga
–
Buku
International
Development
Research
(Canada), International Development Research Centre (Canada).
3.) Organisation Communication,Harcourt, Krizan dan Merrier – Chapter 1
14
Centre