Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 di PPSI (Pusat Pengembangan Sistem Informasi) Universitas Kristen Maranatha.

iii

ABSTRAK

PPSI (Pusat Pengembangan Informasi) merupakan suatu organisasi yang dibentuk oleh Universitas Kristen Maranatha Bandung. PPSI bergerak dalam bidang pembuatan sistem aplikasi untuk semua bagian dalam Universitas Kristen Maranatha di luar akademik. Misalnya dalam pembuatan sistem aplikasi keuangan mahasiswa, penggajian karyawan, perpustakaan, parkir dan lain sebagainya. Sejauh ini, PPSI belum mempunyai dokumentasi yang jelas dalam setiap proses bisnis nya. Proses bisnis dilakukan dengan tindakan informal. ISO 9001:2008 merupakan standar internasional tentang sistem manajemen mutu, telah terbukti sebagai sebuah sistem yang secara efektif dan efisien dapat menjaga dan meningkatkan mutu sebuah organisasi. Adapun tujuan dari penulisan laporan ini adalah mengetahui proses bisnis dalam pengembangan sistem aplikasi yang ada pada PPSI (Pusat Pengembangan Sistem Informasi) Universitas Kristen Maranatha, mengetahui proses bisnis dalam maintenance software yang ada pada PPSI (Pusat Pengembangan Sistem Informasi) Universitas Kristen Maranatha, mengetahui komitmen manajemen terkait penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 pada PPSI (Pusat Pengembangan Sistem Informasi) Universitas Kristen Maranatha, mengetahui penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 di setiap unit kerja pada PPSI (Pusat Pengembangan Sistem Informasi) Universitas Kristen Maranatha, adanya dokumentasi sebagai pedoman dalam melakukan kegiatan di setiap unit kerja pada PPSI (Pusat Pengembangan Sistem Informasi) Universitas Kristen Maranatha.

iv

ABSTRACT

PPSI (Center for Information Development) is an organization formed by Maranatha Christian University. PPSI engaged in the manufacture of application systems for all parts of the Maranatha Christian University, outside of academics. For example in the manufacture of student financial application systems, payroll, library, parking and so forth. So far, PPSI not yet have a clear documentation in all its business processes. Business process is done by informal action. ISO 9001:2008 is an international standard on quality management systems, has proven to be a system that effectively and efficiently maintain and improve the quality of an organization. The purpose of writing this report is to know the business process in the development of application systems that existed at the PPSI (Center for Information System Development), Maranatha Christian University, knows the business process in the maintenance of existing software on PPSI (Center for Information System Development), Maranatha Christian University, knows the commitment management related to the implementation of ISO 9001:2008 quality management system in PPSI (Center for Information Systems Development) Maranatha Christian University, knows the application of ISO 9001:2008 quality management system in each unit at PPSI (Center for Information Systems Development) Maranatha Christian University, the documentation as guidelines in conducting the activities in each work unit on PPSI (Center for Information Systems Development) Maranatha Christian University.

v

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... i

ABSTRAK ... iii

ABSTRACT ...iv

DAFTAR ISI ... v

DAFTAR GAMBAR ... vii

DAFTAR TABEL ... viii

DAFTAR LAMPIRAN ... ix

DAFTAR ISTILAH ...x

BAB I PENDAHULUAN ... 1

I.1 Latar Belakang ... 1

I.2 Rumusan Masalah ... 2

I.3 Tujuan... 2

I.4 Ruang Lingkup Kajian ... 3

I.5 Sumber Data ... 5

I.6 Sistematika Penyajian ... 5

BAB II KAJIAN TEORI ... 6

II.1 Pengertian Standar ... 6

II.2 Pengertian SOP ... 8

II.2.1 Tujuan SOP ... 8

II.2.2 Fungsi SOP ... 9

II.2.3 Penggunaan SOP ... 9

II.2.4 Keuntungan adanya SOP ... 10

II.3 Sejarah ISO ... 10

II. 3.1 Pengertian ISO 9001:2008 ... 12

II.5 Sistem Manajemen Mutu ... 14

II.5.1 Langkah – langkah membangun dan mengembangkan sistem manajemen mutu ... 15

II.5.2 Persyaratan Standar Dari Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001:2008 ... 17

II.5.3 Sistem Manajemen Mutu (Klausal 4 dari ISO 9001:2008) ... 19

II.5.3 Manfaat Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 ... 20

vi

II.6 Pengertian Flowchart ... 21

II.7 Pengertian Formulir ... 24

II.7.1 Manfaat Formulir ... 24

II.7.2 Prinsip-Prinsip Perancangan Formulir ... 25

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN ... 25

III.1 Gambaran Organisasi ... 26

III.1.1 Sejarah PPSI (Pusat Pengembangan Sistem Informasi) Universitas Kristen Maranatha ... 26

III.1.2 Tujuan Organisasi ... 28

III.1.3 Kebijakan Mutu PPSI ... 28

III.1.4 Struktur Organisasi di PPSI (Pusat Pengembangan Sistem Informasi) .. 29

III.2 Deskripsi Kerja ... 30

III.2.1 Deskripsi Kerja Kepala PPSI ... 30

III.2.2 Deskripsi Kerja Programmer I ... 39

III.2.3 Deskripsi Kerja Programmer II ... 45

III.3 List Process ... 51

III.4 Manual Mutu ... 52

BAB IV HASIL TERCAPAI... 53

IV.1 Prosedur ... 53

IV.2 Instruksi Kerja ... 54

IV.2.1 Instruksi Kerja Backup Data ... 54

IV.2.2 Intruksi Kerja Restore Data ... 55

IV.3 Formulir ... 58

BAB V SIMPULAN DAN SARAN ... 59

V.1 Simpulan ... 59

V.2 Saran ... 60

DAFTAR PUSTAKA ... 61

vii

DAFTAR GAMBAR

Gambar II.1 Model Proses Sistem Manajemen Mutu ISO 9001: 2008...14 Gambar III.2 Struktur Organisasi PPSI (Pusat Pengembangan Sistem Informasi). 28

viii

DAFTAR TABEL

ix

DAFTAR LAMPIRAN

A. Manual Mutu...62

B. Prosedur...67

C. Formulir...145

C.1 Formulir Pengajuan Pengembangan Sistem...147

C.2 Formulir Rapat PPSI...148

C.3 Formulir Perencanaan Kebutuhan...149

C.4 Surat Permohonan PAB (Pengajuan Anggaran Biaya)...150

C.5 Formulir Laporan Pembelian Kebutuhan...151

C.6 Formulir Rencana Kerja...152

C.7 Formulir Penyelesaian Pengembangan Sistem...153

C.8 Formulir Pelaksanaan Maintenance Sistem...154

C.9 Formulir Backup Sistem...155

C.10 Formulir Penundaan Pengembangan Sistem...156

C.11 Formulir Perubahan Jadwal Maintenance Sistem...157

C.12 Formulir Perubahan Jadwal Training...158

C.13 Formulir Presensi...159

C.14 Formulir Evaluasi Kinerja Karyawan...160

x

DAFTAR ISTILAH

BSI : British Standard Institute CASCO : Council Comitee on Conformity CIA : Chemical Industry Association CMA : Chemical Manufacturer Association EMAS : Eco Management and Audit Scheme HS&E : Health, Safety and Environment IEC : International Electronic Comission IER : Initial Environment Review

ISO : International Standardization Organisation

NACCB : National Acreditation Council for Certification Bodies

SMM : Sistem Manajemen Mutu

1

Universitas Kristen Maranatha - Bandung

BAB I PENDAHULUAN

I.1 Latar Belakang

Seiring dengan berjalannya era globalisasi, sumber daya manusia Indonesia semakin dituntut untuk memiliki keunggulan dan daya saing. Dunia pendidikan, sebagai institusi yang memiliki peran peningkatan sumber daya manusia memegang fungsi penting dalam merealisasikan hal tersebut. Untuk mendukung adanya peningkatan mutu, memerlukan sistem informasi yang terus berkembang. Pemerintah yang merupakan stakeholder dominan dunia pendidikan, menyadari tentang pentingnya peran tersebut dengan mengeluarkan kebijakan-kebijakan yang bersifat peningkatan mutu dunia pendidikan. Sehingga dengan adanya sistem informasi yang baik diharapkan dapat terus meningkatkan mutu pendididkan.

ISO 9001:2008 merupakan standar internasional tentang sistem manajemen mutu, telah terbukti sebagai sebuah sistem yang secara efektif dan efisien dapat menjaga dan meningkatkan mutu sebuah organisasi. Implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 di Perguruan Tinggi perlu direncanakan dengan baik karena kegiatan ini merupakan suatu investasi yang sangat besar baik dari sisi pendanaan maupun dari sisi waktu. Rencana yang baik adalah kunci kesuksesan pelaksanaan. Rencana merupakan jembatan penghubung masa kini dan masa depan atau posisi saat ini dengan posisi yang akan datang yang diharapkan. Melalui perencanaan, manajemen mengkoordinasikan strategi-strategi dan upaya,

mempersiapkan perubahan dan mengelola perkembangan agar

memudahkan dan memperlancar implementasi dari sistem manajemen mutu ISO 9001:2008.

PPSI (Pusat Pengembangan Sistem Informasi) merupakan suatu organisasi dibawah naungan Universitas Kristen Maranatha yang bergerak

2

Universitas Kristen Maranatha - Bandung dalam bidang pembuatan software untuk semua bagian dalam Universitas Kristen Maranatha di luar akademik. Misalnya dalam pembuatan software keuangan, penggajian, dan lain sebagainya. PPSI (Pusat Pengembangan

Sistem Informasi) menyadari pentingnya SOP (Standard Operating

Procedure) dalam pemeliharaan dan pengembangan sistem.

I.2 Rumusan Masalah

PPSI (Pusat Pengembangan Sistem Informasi) Universitas Kristen Maranatha menyadari pentingnya SOP (Standard Operating Procedure) dalam pemeliharaan dan pengembangan sistem. Berdasarkan latar belakang masalah diatas, berikut merupakan rumusan masalah penelitian, yaitu :

 Proses bisnis apa saja yang ada pada PPSI (Pusat Pengembangan Sistem Informasi) Universitas Kristen Maranatha?

 Bagaimana komitmen manajemen terkait penerapan sistem

manajemen mutu ISO 9001:2008 pada PPSI (Pusat Pengembangan Sistem Informasi) Universitas Kristen Maranatha?

 Bagaimana penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 di setiap unit kerja pada PPSI (Pusat Pengembangan Sistem Informasi) Universitas Kristen Maranatha?

 Bagaimana anggota PPSI dapat melakukan pekerjaan sesuai dengan prosedur serta penerapan SOP dalam PPSI (Pusat Pengembangan Sistem Informasi) Universitas Kristen Maranatha?

I.3 Tujuan

Tujuan penulisan laporan ini :

 Mengetahui proses bisnis dalam pengembangan sistem yang ada pada PPSI (Pusat Pengembangan Sistem Informasi) Universitas Kristen Maranatha.

3

Universitas Kristen Maranatha - Bandung

 Mengetahui proses bisnis dalam maintenance sistem yang ada pada PPSI (Pusat Pengembangan Sistem Informasi) Universitas Kristen Maranatha.

 Mengetahui komitmen manajemen terkait penerapan sistem

manajemen mutu ISO 9001:2008 pada PPSI (Pusat Pengembangan Sistem Informasi) Universitas Kristen Maranatha.

 Mengetahui penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 di setiap unit kerja pada PPSI (Pusat Pengembangan Sistem Informasi) Universitas Kristen Maranatha.

 Adanya dokumentasi atau SOP sebagai pedoman dalam melakukan kegiatan di setiap unit kerja pada PPSI (Pusat Pengembangan Sistem Informasi) Universitas Kristen Maranatha.

I.4 Ruang Lingkup Kajian

 Implementasi sistem manajemen mutu mengacu pada ISO

9001:2008.

 Implementasi sistem manajemen mutu berfokus pada proses bisnis yang ada di PPSI (Pusat Pengembangan Sistem Informasi) Universitas Kristen Maranatha.

 Implementasi sistem manajemen mutu berfokus pada pengembangan

dan maintenance sistem.

 Berikut ini langkah-langkah perencanaan implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 :

 Membangun Komitmen Manajemen

Komitmen manajemen merupakan hal sangat penting dan utama

dalam membangun sistem manajemen mutu ISO 9001:2008.

Karena mereka yang bertanggungjawab dan harus

merencanakan strategi bisnis, kebijakan, sasaran dan ukurannya, serta mereka harus meninjaunya pula. Komitmen manajemen ditetapkan sebelum melangkah lebih jauh dalam rencana menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008.

4

Universitas Kristen Maranatha - Bandung

 Penunjukkan Wakil Manajemen

Bukti komitmen yang besar dari pimpinan puncak dan jajaran manajemen untuk benar-benar menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 pada Perguruan Tinggi dibuktikan dengan menugaskan atau mengangkat secara resmi seorang wakil manajemen (management representative). Peranan dari Wakil Manajemen (WM) adalah menjamin bahwa sistem manajemen mutu yang didokumentasikan secara teknik benar dan sesuai dengan persyaratan standar dari sistem manajemen mutu yang telah ditetapkan.

 Pelatihan Pemahaman sistem menejemen mutu bagi manajemen dan Karyawan

Pelatihan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 ini bertujuan untuk memberikan kesadaran mutu dan memberikan pemahaman persyaratan. Pelatihan itu antara lain meliputi pelatihan kesadaran mutu (quality awareness).

 Menyusun Dokumen SMM (Sistem Manajemen Mutu)

Dokumen adalah dasar penerapan sistem manajemen mutu, dokumen harus tertulis dengan jelas dan dapat dimengerti dengan mudah oleh setiap orang yang memerlukannya. Tanpa adanya dokumen yang teratur dan rapih, penerapan sistem manajemen mutu tidak dapat dilaksanakan dengan baik dan tidak dapat dijamin konsistensinya. Untuk keperluan pembuatan analisis untuk perbaikan berkelanjutan (continual improvement) memerlukan dokumentasi sistem manajemen mutu yang lengkap dan tersusun dengan baik sesuai dengan kebutuhan perbaikan proses kerja di Perguruan Tinggi. Penyusunan dokumen tersebut meliputi:

1. Manual Mutu, adalah dokumen sistem manajemen mutu (SMM) level-1 yang menggambarkan kegiatan bisnis Perguruan Tinggi secara umum dalam penerapannya memenuhi persyaratan

5

Universitas Kristen Maranatha - Bandung SMM, termasuk kebijakan mutu dan sasaran mutu yang telah ditetapkan oleh Kepala Perguruan Tinggi.

2. Prosedur, adalah dokumen SMM level-2 yang menjelaskan langkah-langkah kegiatan yang harus dilakukan dalam suatu proses tertentu yang terkait dengan penerapan SMM Perguruan Tinggi. Prosedur SMM merupakan penjabaran yang lebih jelas terhadap pemenuhan persyaratan SMM yang terkait dengan fungsi-fungsi kegiatan bisnis Perguruan Tinggi.

3. Instruksi Kerja, adalah dokumen SMM level-3 yang sifatnya untuk memberikan petunjuk pada pengoperasian suatu proses kerja yang harus dilakukan oleh satu orang atau satu unit yang terlibat atau yang fungsi tugasnya dapat mempengaruhi kegiatan SMM di Perguruan Tinggi. Instruksi kerja pada umumnya dibuat untuk menghindari atau mengurangi potensi kesalahan terhadap suatu pekerjaan.

 Sosialisasi Dokumen SMM

Suatu strategi yang harus dikembangkan dalam penerapan SMM adalah untuk mengetahui cara pencapaian kebijakan dengan menentukan sasaran yang hendak dicapai untuk menerapkan SMM secara sempurna. Strategi meliputi suatu program yang dijadwalkan untuk mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan, tanggung-jawab dan wewenang personil, cara meninjau ulang poin-poin, prioritas dan sistem pelaporan.

I.5 Sumber Data

1. Sumber data diambil dari yang bersangkutan, yang dalam hal ini adalah PPSI (Pusat Pengembangan Sistem Informasi) Universitas Kristen Maranatha.

2. Wawancara langsung dengan pihak terkait. 3. Buku dan internet.

6

Universitas Kristen Maranatha - Bandung

I.6 Sistematika Penyajian

Sistematika penulisan laporan tugas akhir ini terdiri dari lima bab yang didalamnya mencangkup hal-hal sebagai berikut :

 Bab I Pendahuluan

Pada bab ini berisikan latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan pembahasan, ruang lingkup kajian, sistematika penyajian, metode dan teknik penelitian.

 Bab II Kajian teori

Pada bab ini berisikan teori-teori yang berhubungan dengan materi penulisan yang diambil dari beberapa referansi baik buku, jurnal maupun internet. Materi penulisan adalah mengenai ISO 9001:2008 dan penjelasan mengenai proses-proses yang ada.

 Bab III Analisis Dan Perancangan

Bab ini berisikan proses implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001 : 2008

 Bab IV Hasil Tercapai

Pada Bab ini menjelaskan bagaimana proses yang dilakukan untuk menilai kepatuhan terhadap kontrol yang sudah ditetapkan. Apakah sistem yang telah diterapkan saat ini sudah sesuai dengan standar dari ISO 9001:2008.

 Bab V Simpulan dan Saran

Pada bab ini berisikan kesimpulan dan saran dari penulis berasal dari pembahasan sebelumnya.

59

Universitas Kristen Maranatha - Bandung

BAB V SIMPULAN DAN SARAN

Berdasarkan hasil pengumpulan data dan analisis, penulis menarik kesimpulan sebagai berikut :

V.1 Simpulan

Tidak terdokumentasinya setiap kegiatan pengembangan dan maintenance sistem dalam PPSI (Pusat Pengembangan Sistem Informasi) merupakan salah satu penghalang untuk melakukan sistem manajemen mutu . PPSI (Pusat Pengembangan Sistem Informasi) memiliki suatu kendala dalam melakukan sistem manajemen mutu, yaitu tidak terdokumentasinya kegiatan pengembangan dan maintenance sistem.

Oleh karena itu, dalam tugas akhir ini untuk melakukan sistem manajemen mutu dan mutu pelayanan PPSI dibuatlah dokumentasi terhadap prosedur-prosedur berdasarkan standard ISO 9001:2008.

Standar ISO 9001:2008 adalah suatu standar internasional untuk sistem manajemen mutu. Selain itu ISO 9001:2008 juga menetapkan persyaratan-persyaratan dan rekomendasi untuk desain dan penilaian dari suatu sistem manajemen mutu, yang bertujuan untuk menjamin bahwa organisasi akan memberikan produk (sistem aplikasi) yang memenuhi persyaratan yang ditetapkan. Persyaratan-persyaratan yang ditetapkan ini dapat merupakan kebutuhan spesifik dari user.

Dengan menerapkan sistem manajemen mutu berdasarkan ISO 9001:2008, maka PPSI :

 Mengetahui dengan jelas alur proses bisnis dalam melakukan kegiatan pengembangan sistem.

60

Universitas Kristen Maranatha - Bandung

 Mengetahui dengan jelas alur proses bisnis dalam melakukan maintenance sistem.

 Mempunyai komitmen manajemen terkait penerapan sistem

manajemen mutu ISO 9001:2008.

 Mengetahui penerapan siistem manajemen mutu ISO 9001:2008 di setiap unit kerja dalam PPSI.

 Mempunyai manual mutu, prosedur, instruksi kerja serta formulir berdasarkan standar ISO 9001:2008, sehingga setiap unit kerja dalam PPSI dapat meminimalisir kesalahan dalam melakukan kegiatan pengembangan dan maintenance sistem.

V.2 Saran

Setelah membuat prosedur dan dokumentasi tehadap prosedur baik yang sudah dilakukan dan yang di sarankan, pihak-pihak yang bersangkutan atau terlibat akan melaksanakan kegiatan dan menghasilkan dokumentasi sesuai dengan yang tertera dalam prosedur.

Selain itu, proses pembaharuan atau peningkatan secara terus menerus dan melakukan revisi terhadap prosedur adalah perlu untuk dilakukan untuk memelihara keberlangsuangan prosedur secara terus-menerus.

Harapan yang ada jika SOP yang dibuat dilaksanakan secara konsisten, dokumen atau formulir yang ada terus diperbaharui oleh pihak top management, dalam hal ini para pejabat struktural, terus melakukan evaluasi terhadap setiap komponen dalam PPSI, niscaya maka mutu, atau kualitas yang diharapkan dapat tercapai.

61

Universitas Kristen Maranatha - Bandung

DAFTAR PUSTAKA

Suardi, Rudi.(2001).ISO 9001:2008 and Continual Quality Improvement

TUV International Indonesia.(2001).Seminar Sehari Pengenalan dan Pemahanan ISO 9001:2008

Gasper, Vincent.(2002).Quality Management System ISO 9001:2008(Vols.1-2) Romney, Steinbart.(2001).Accounting Information System

Brown,G.G.(1994).Implementation SOP ISO 9001:2008 Novack. L, Janet.(1995). The ISO 9000 Documentation Toolkit

Universitas Kristen Maranatha - Bandung  Penunjukkan Wakil Manajemen

Bukti komitmen yang besar dari pimpinan puncak dan jajaran manajemen untuk benar-benar menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 pada Perguruan Tinggi dibuktikan dengan menugaskan atau mengangkat secara resmi seorang wakil manajemen (management representative). Peranan dari Wakil Manajemen (WM) adalah menjamin bahwa sistem manajemen mutu yang didokumentasikan secara teknik benar dan sesuai dengan persyaratan standar dari sistem manajemen mutu yang telah ditetapkan.

 Pelatihan Pemahaman sistem menejemen mutu bagi manajemen dan Karyawan

Pelatihan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 ini bertujuan untuk memberikan kesadaran mutu dan memberikan pemahaman persyaratan. Pelatihan itu antara lain meliputi pelatihan kesadaran mutu (quality awareness).

 Menyusun Dokumen SMM (Sistem Manajemen Mutu)

Dokumen adalah dasar penerapan sistem manajemen mutu, dokumen harus tertulis dengan jelas dan dapat dimengerti dengan mudah oleh setiap orang yang memerlukannya. Tanpa adanya dokumen yang teratur dan rapih, penerapan sistem manajemen mutu tidak dapat dilaksanakan dengan baik dan tidak dapat dijamin konsistensinya. Untuk keperluan pembuatan analisis untuk perbaikan berkelanjutan (continual improvement) memerlukan dokumentasi sistem manajemen mutu yang lengkap dan tersusun dengan baik sesuai dengan kebutuhan perbaikan proses kerja di Perguruan Tinggi. Penyusunan dokumen tersebut meliputi:

1. Manual Mutu, adalah dokumen sistem manajemen mutu (SMM) level-1 yang menggambarkan kegiatan bisnis Perguruan Tinggi secara umum dalam penerapannya memenuhi persyaratan

Universitas Kristen Maranatha - Bandung

SMM, termasuk kebijakan mutu dan sasaran mutu yang telah ditetapkan oleh Kepala Perguruan Tinggi.

2. Prosedur, adalah dokumen SMM level-2 yang menjelaskan langkah-langkah kegiatan yang harus dilakukan dalam suatu proses tertentu yang terkait dengan penerapan SMM Perguruan Tinggi. Prosedur SMM merupakan penjabaran yang lebih jelas terhadap pemenuhan persyaratan SMM yang terkait dengan fungsi-fungsi kegiatan bisnis Perguruan Tinggi.

3. Instruksi Kerja, adalah dokumen SMM level-3 yang sifatnya untuk memberikan petunjuk pada pengoperasian suatu proses kerja yang harus dilakukan oleh satu orang atau satu unit yang terlibat atau yang fungsi tugasnya dapat mempengaruhi kegiatan SMM di Perguruan Tinggi. Instruksi kerja pada umumnya dibuat untuk menghindari atau mengurangi potensi kesalahan terhadap suatu pekerjaan.

 Sosialisasi Dokumen SMM

Suatu strategi yang harus dikembangkan dalam penerapan SMM adalah untuk mengetahui cara pencapaian kebijakan dengan menentukan sasaran yang hendak dicapai untuk menerapkan SMM secara sempurna. Strategi meliputi suatu program yang dijadwalkan untuk mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan, tanggung-jawab dan wewenang personil, cara meninjau ulang poin-poin, prioritas dan sistem pelaporan.

I.5 Sumber Data

1. Sumber data diambil dari yang bersangkutan, yang dalam hal ini adalah PPSI (Pusat Pengembangan Sistem Informasi) Universitas Kristen Maranatha.

2. Wawancara langsung dengan pihak terkait. 3. Buku dan internet.

Universitas Kristen Maranatha - Bandung

I.6 Sistematika Penyajian

Sistematika penulisan laporan tugas akhir ini terdiri dari lima bab yang didalamnya mencangkup hal-hal sebagai berikut :

 Bab I Pendahuluan

Pada bab ini berisikan latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan pembahasan, ruang lingkup kajian, sistematika penyajian, metode dan teknik penelitian.

 Bab II Kajian teori

Pada bab ini berisikan teori-teori yang berhubungan dengan materi penulisan yang diambil dari beberapa referansi baik buku, jurnal maupun internet. Materi penulisan adalah mengenai ISO 9001:2008 dan penjelasan mengenai proses-proses yang ada.

 Bab III Analisis Dan Perancangan

Bab ini berisikan proses implementasi sistem manajemen mutu ISO

9001 : 2008

 Bab IV Hasil Tercapai

Pada Bab ini menjelaskan bagaimana proses yang dilakukan untuk menilai kepatuhan terhadap kontrol yang sudah ditetapkan. Apakah sistem yang telah diterapkan saat ini sudah sesuai dengan standar dari ISO 9001:2008.

 Bab V Simpulan dan Saran

Pada bab ini berisikan kesimpulan dan saran dari penulis berasal dari pembahasan sebelumnya.

Universitas Kristen Maranatha - Bandung

BAB V SIMPULAN DAN SARAN

Berdasarkan hasil pengumpulan data dan analisis, penulis menarik kesimpulan sebagai berikut :

V.1 Simpulan

Tidak terdokumentasinya setiap kegiatan pengembangan dan maintenance sistem dalam PPSI (Pusat Pengembangan Sistem Informasi) merupakan salah satu penghalang untuk melakukan sistem manajemen mutu . PPSI (Pusat Pengembangan Sistem Informasi) memiliki suatu kendala dalam melakukan sistem manajemen mutu, yaitu tidak terdokumentasinya kegiatan pengembangan dan maintenance sistem.

Oleh karena itu, dalam tugas akhir ini untuk melakukan sistem manajemen mutu dan mutu pelayanan PPSI dibuatlah dokumentasi terhadap prosedur-prosedur berdasarkan standard ISO 9001:2008.

Standar ISO 9001:2008 adalah suatu standar internasional untuk sistem manajemen mutu. Selain itu ISO 9001:2008 juga menetapkan persyaratan-persyaratan dan rekomendasi untuk desain dan penilaian dari suatu sistem manajemen mutu, yang bertujuan untuk menjamin bahwa organisasi akan memberikan produk (sistem aplikasi) yang memenuhi persyaratan yang ditetapkan. Persyaratan-persyaratan yang ditetapkan ini dapat merupakan kebutuhan spesifik dari user.

Dengan menerapkan sistem manajemen mutu berdasarkan ISO 9001:2008, maka PPSI :

 Mengetahui dengan jelas alur proses bisnis dalam melakukan kegiatan pengembangan sistem.

Universitas Kristen Maranatha - Bandung  Mengetahui dengan jelas alur proses bisnis dalam melakukan

maintenance sistem.

 Mempunyai komitmen manajemen terkait penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008.

 Mengetahui penerapan siistem manajemen mutu ISO 9001:2008 di setiap unit kerja dalam PPSI.

 Mempunyai manual mutu, prosedur, instruksi kerja serta formulir berdasarkan standar ISO 9001:2008, sehingga setiap unit kerja dalam PPSI dapat meminimalisir kesalahan dalam melakukan kegiatan pengembangan dan maintenance sistem.

V.2 Saran

Setelah membuat prosedur dan dokumentasi tehadap prosedur baik yang sudah dilakukan dan yang di sarankan, pihak-pihak yang bersangkutan atau terlibat akan melaksanakan kegiatan dan menghasilkan dokumentasi sesuai dengan yang tertera dalam prosedur.

Selain itu, proses pembaharuan atau peningkatan secara terus menerus dan melakukan revisi terhadap prosedur adalah perlu untuk dilakukan untuk memelihara keberlangsuangan prosedur secara terus-menerus.

Harapan yang ada jika SOP yang dibuat dilaksanakan secara konsisten, dokumen atau formulir yang ada terus diperbaharui oleh pihak top management, dalam hal ini para pejabat struktural, terus melakukan evaluasi terhadap setiap komponen dalam PPSI, niscaya maka mutu, atau kualitas yang diharapkan dapat tercapai.

Universitas Kristen Maranatha - Bandung

DAFTAR PUSTAKA

Suardi, Rudi.(2001).ISO 9001:2008 and Continual Quality Improvement

TUV International Indonesia.(2001).Seminar Sehari Pengenalan dan Pemahanan ISO 9001:2008

Gasper, Vincent.(2002).Quality Management System ISO 9001:2008(Vols.1-2) Romney, Steinbart.(2001).Accounting Information System

Brown,G.G.(1994).Implementation SOP ISO 9001:2008 Novack. L, Janet.(1995). The ISO 9000 Documentation Toolkit