Peran Income Audit Section pada Finance & Account Deparment di Jambuluwuk Malioboro Boutique Hotel Yogyakarta Chapter III V
BAB III
GAMBARAN UMUM JAMBULUWUK MALIOBORO BOUTIQUE HOTEL
YOGYAKARTA
3.1 Sejarah Jambuluwuk Malioboro Boutique Hotel Yogyakarta
PT.ARCS house adalah perusahaan yang bergerak di bidang hospitality. Perusahaan
ini bertekad untuk menjadi sukses dalam mengembangkan setiap asset yang di
miliki dan menjadi leader dalam management pengelola setiap hotel dan resort.
Awal manajemen hotel di mulai pada tahun 2004, ketika tim ARCS membuka
ARCS guest house Riau, Menteng.
Pertengahan tahun 2005 tim ARCS mulai mengembangkan dan membangun
konsep baru
resorts kecil yang terletak
di Tapos Ciawi, Jawa Barat setahun
kemudian pada musim panas 2006 “Rumah Jambuluwuk megubah nama menjadi
“Jambuluwuk hotel and Resort “ yang di bangun di atas lahan seluas 8000 m2 yang
terdiri dari 7 villa, 1 ruang rapat dan kolam renang yang sudah beroperasi. Selama
pembukaan resort Jambuluwuk Ciawi, tim ARCS menerima tanggapan positif dari
pelanggan dan melihat masa depan yang cerah di resort .
Pertengahan tahun 2008 dan Jambuluwuk Ciawi Resort mengalami perkembangan
yang pesat terdiri dari 20 villa, 3 kolam renang, 11 ruang rapat
dan fasilitas
outbound.
Pada tahun 2009 PT.ARCS memiliki lahan 6 hektar di Batu Malang, Jawa Timur
untuk pengembangan Jambuluwuk Batu Resort untuk memulai membangun pada
26
Universitas Sumatera Utara
27
2010. PT.ARCS
juga
mengalami pengembangan
Jambuluwuk Malioboro Botique Hotel Yogyakarta
pertama
membangun
yang di rencanakan mulai
dibangun pada tahun 2010 di jalan Gajah Mada, daerah istemewa Yogyakarta Pada
tahun 2010 pembukaan resorts
of Jambuluwuk Batu.
Pada Desember 2011
Jambuluwuk Malioboro Boutique Hotel Yogyakarta mengadakan pembukaan setelah
5 bulan keterlambatan proyek. Saat ini Jambuluwuk hotel and Resorts telah berdiri
di beberapa kota lain antara lain :
a.
Jambuluwuk Ciawi Resorts, Bogor
b.
Jambuluwuk Batu Village Resorts and Convention Hall - Jawa Timur
c.
Jambuluwuk Malioboro Boutique Hotel- Yogyakarta
d.
Jambuluwuk Oceano Resort Gili Trawangan – Lombok
Dan akan segera di buka juga untuk di beberapa kota diantaranya .
a.
Jambuluwuk Hotel Seminyak-Bali
b.
Jambuluwuk Dago – Bandung
c.
Jambuluwuk Cipanas – Garut
3.2 Klasifikasi Jambuluwuk Malioboro Boutique Hotel Yogyakarta
Pengklasifikasian sebuah hotel dapat ditentukan berdasarkan
berdasarkan
keputusan
Menteri
Pariwisata
Pos
dan
No.KM/PW.304/MPPI-86 tentang penggolongan hotel, maka
kriteria yaitu
Telekomunikasi
Jambuluwuk
Malioboro Boutique Hotel Yogyakarta dapat di golongkan sebagai berikut :
Universitas Sumatera Utara
28
3.2.1 Berdasarkan Plan ( Per encanaan Penjualan Kamar )
Pembagian berdasarkan plan adalah:
a.
Continental Plan : yaitu harga sewa kamar sudah termasuk sarapan pagi.
b.
Full American Plan : yaitu harga sewa kamar sudah termasuk sarapan pagi,
makan siang dan makan malam. Plan ini disebut juga full board, karena harga
sewa kamar sudah termasuk 3 kali makan.
c.
Modified American Plan : yaitu harga sewa kamar sudah termasuk 2 kali
makan. Sarapan pagi dan 1 kali makan siang atau makan malam.
d.
European Plan : yaitu harga sewa kamar tidak termasuk sarapan pagi (room
only).
Ditinjau dari komponen harga kamar, Jambuluwuk Malioboro Boutique Hotel
Yogyakarta merupakan hotel yang menggunakan continental plan dimana hotel
tersebut menerapkan ketentuan harga kamar termasuk satu kali makan pagi.
3.2.2 Berdasarkan Number of Room (Jumlah Kamar )
Ada beberapa kategori jumlah kamar hotel yaitu :
a.
Small Hotel
: 25 kamar
b.
Average Hotel
: 26 – 100 kamar
c.
Above Average Hotel
: 101 – 299 kamar
d.
Large Hotel
: Minimun 300 kamar
Universitas Sumatera Utara
29
Berdasarkan jumlah kamar yang dimiliki oleh Jambuluwuk Malioboro Botique Hotel
Yogyakarta sebanyak 144 kamar, maka hotel ini dapat digolongkan kedalam above
average hotel. Kamar-kamar tersebut dibagi-bagi sesuai dengan tipe kamarnya, yaitu:
1.
Superior Room
Deluxe room memiliki luas 180 m2 ukuran tempat tidur queen size sudah tersedia
standing shower, meja dan kursi, hairdyer kamar superior deluxe room dan superior
twin, memiliki conecting rooms Sebanyak 34 kamar.
2.
Deluxe Room
Adalah jenis kamar yang memiliki luas 33 m2 dengan ukuran tempat tidur king size
200 cm dan kamar mandi sudah menggunakan bathtube fasilitas -fasilitas lainnya
seperti TV, meja dan kursi serta sofa untuk menonton TV. kamar ini memiliki 94
kamar.
3.
Deluxe premiere
Adalah jenis kamar yang memiliki luas kamar 42m2 dengan menggunakan tempat
tidur ukuran queen size dan sudah menggunakan bathtube dan bisa di tambah
dengan ekstra bed, tersedia
sofa untuk menonton
TV. Dan memiliki jumlah
sebanyak 8 kamar
4.
Handicap atau Disable Room
Universitas Sumatera Utara
30
Handicap atau Disable room memiliki luas 45 m2 dengan ukuran tempat tidur king
size dan tidak bisa di tambahkan dengan ektra bed sudah tersedia sofa untuk
menonton TV tidak tersedia bathup dan posisi lemari tepat di samping tempat tidur.
Jenis kamar ini dibagi lagi menjadi executive deluxe accessible room. Yakni jenis
kamar yang diperuntukkan pada tamu berkebutuhan khusus (cacat). Sehingga kamar
ini didesain dengan lantai yang sama rata dengan perlengkapan kamar yang lebih
pendek sebanyak 1 kamar.
5.
Junior Suite Room
Junior suite room memiliki luas kamar 90m2. Dilengkapi dengan fasilitas ruang
tidur, ruang televisi, ruang kerja, kamar mandi, wash basin, dinning kitchen dan meja
rias serta fasilitas lainnya. Sebanyak 5 kamar.
6.
Gajah Mada Suite Room
Gajah Mada suite room memiliki luas kamar 125 m2. Memiliki fasilitasnya yang
sangat lengkap mulai dari ruang tidur, 2 meja kerja, ruang televisi, 2 kamar mandi,
dinning kitchen dan meja rias serta fasilitas mewah lainnya dan memiliki view yang
langsung bisa melihat ke Malioboro dan hanya 1 kamar.
7.
Jambuluwuk Suite Room
Jambuluwuk suite room adalah jenis kamar termahal dan termewah menurut kelas
dan harganya serta dengan fasilitas terlengkap dan termewah dan memiliki dining
rooms, kitchen set. Memiliki luas 200 m2 dan terletak di lantai 3 dan hanya 1 kamar.
Universitas Sumatera Utara
31
3.2.3 Room Rate/Mostly Weekday Jambuluwuk Malioboro Boutique
Hotel Yogyakarta
a.
Deluxe Room
: Rp 3.500.000,-/nett
b.
Superior Room
: Rp 3.000.000,-/nett
c.
Deluxe Premier
: Rp 4.250.000,-/nett
d.
Junior Suite
: Rp 5.000.000,-/nett
e.
Gajah Mada Suite
: Rp 6.750.000,-/nett
f.
Jambuluwuk suite
: Rp 8.750.000,-/nett
3.2.4 Publish Rate Jambuluwuk Malioboro Boutique Hotel Yogyakarta.
a.
Deluxe Room
: Rp 1.400.000,-/nett
b.
Superior Room
: Rp 1.200.000,-/nett
c.
Deluxe Premier
: Rp 1.700.000,-/nett
d.
Executive Deluxe Room
: Rp 3.400.000,-/nett
e.
Junior Suite Room
: Rp2.000.000,-/nett
f.
Gajah Mada Suite Room
: Rp 2.700.000,-/nett
g.
Jambuluwuk Suite Room
: Rp 3.500.000,-/nett.
3.2 5 Berdasarkan Lokasi
Apabila dilihat dari lokasi Jambuluwuk Malioboro Boutique Hotel Yogyakarta
didirikan maka hotel tersebut diklasifikasikan sebagai city hotel, sebab hotel tersebut
terletak di jantung kota atau di tengah kota.
Universitas Sumatera Utara
32
3.2.6 Berdasarkan Lamanya Buka
Jambuluwuk Malioboro Boutique Hotel Yogyakarta mulai beroperasi sejak
tahun 2011.
3.2.7 Berdasarkan Fasilitas dan Tingkat Pelayanan
Berdasarkan fasilitas dan tingkat pelayanan, Jambuluwuk Malioboro Boutique
Yogyakarta termasuk kedalam Hotel ekonomis berbintang 4 economy class hotel
unlimited service hotel karena hotel tersebut memiliki segmentasi pasar bisnis. Selain
akomodasi, hotel ekonomis juga menawarkan layanan reservasi, restoran umum,
fasilitas pertemuan, televisi, valet dan laundry, transportasi ke bandara.
3.3
Fasilitas Yang Dimiliki Jambuluwuk Malioboro Boutique Hotel
Yogyakarta
Jambuluwuk Malioboro Boutique Hotel Yogyakarta merupakan salah satu asset
kepariwisataan di Yogyakarta yang berpredikat hotel berbintang 4 (empat ) yang
memiliki fasilitas yang lengkap. Tata letak yang stategis di pusat kota Yogyakarta
sangat menguntungkan dalam kegiatan operasionalnya. Adapun fasilitas-fasilitas
yang dimiliki oleh Jambuluwuk Malioboro Boutique
Hotel Yogyakarta adalah
sebagai berikut:
3.3.1 Room
Jambuluwuk Malioboro Boutique Hotel Yogyakarta memiliki 144 kamar, dimana
kamar-kamar tersebut memiliki tipe yang dilengkapi dengan berbagai fasilitas yaitu:
Universitas Sumatera Utara
33
AC, bathroom, telephone dengan shower dan bath up, lantai kamar yang dilapisi
karpet, LCD TV, cable TV, minibar, Telephone, map, safety box, hairdyer dan wifi
conection. Adapun tipe kamar tersebut dapat dilihat pada klasifikasi hotel menurut
ukuran kamar (size). Ke semua harga kamar tersebut belum termasuk 11% service
(pelayanan) dan 10% Government Tax ( Pajak pemerintah ).
3.3.2 Coffe Shop
Menyajikan makanan Indonesia, Eropa, oriental, dan seluruh makanan penjuru dunia
untuk breakfast, lunch dan dinner. Buka dari pukul 06.00- 23.55 WIB dengan sistem
penyajian dilaksanakan secara prasmanan, yaitu tersedianya beberapa jenis makanan
yang dapat dipilih oleh tamu sesuai dengan seleranya. Tersedia juga penyediaan
makanan secara ala carte menu dan set up untuk tamu group atau berdasarkan
reservasi.
3.3.3 Room Service
Room Service berusaha untuk melayani pemesanan makanan dan minuman kekamarkamar tamu dan operasional selama 24 jam. Dalam setiap kamar tersedia room
service menu, sehingga tamu dapat memilih makanan sesuai dengan seleranya.
3.3.4 Xixi House
Restoran ini menyediakan berbagai jenis makanan western seperti roast chiken
mushroom and beef zurich, nachos, bufallo wings, carabbean smoked salmon, meat
ball tangi sauce dan menu favorit lainnya seperti asian food, Indonesian corner,
restaurant ini sendiri biasanya di gunakan untuk barbeque dan acara malam tahun
Universitas Sumatera Utara
34
baru. Tamu-tamu dilayani dengan baik oleh waiter dan waitres restoran ini di buka
dari pukul 10.00-14.30 WIB untuk lunch, sedangkan untuk dinner buka pukul 18.00
- 22.00 WIB. Dengan kapasitas 188 kursi dan memiliki 5 ruangan privasi, membuat
restoran ini banyak di minati oleh keluarga ataupun rekan bisnis untuk menghabiskan
siang atau malam hari.
3.3.5 Batik Lounge Bar
Batik Lounge Bar adalah salah satu bagian penting dalam membentuk pengalaman
dan kepuasan tamu. Beroperasi dari pukul 06.00 - 00.00 WIB. Tempat ini
menyediakan breakfast, afternoon tea, evening cocktail dan night meals. Beberapa
fasilitas diperuntukkan tamu secara free seperti meeting room (max. kapasitas 80
orang ).
3.3.6 Lobby Lounge
Lobby lounge ini menyajikan berbagai minuman alkohol dan non alkohol serta aneka
cemilan ringan untuk mendukung penampilannya. Tempat ini menyediakan area
khusus smooking room. Terdapat 45 kursi dan tamu dapat memesan makanan dan
minumannya sambil menonton televisi dan mendengar secara langsung alunan musik
gamelan .
3.3.7 Swimming Pool
Kolam renang luar ruangan yakni dilantai 1 dasar menjadikan suasana renang yang
menyenangkan. Karena terletak di ruangan terbuka, maka para tamu dapat berenang
Universitas Sumatera Utara
35
dan merokok di area ini. Terdapat 2 ukuran kolam renang, untuk orang dewasa dan
anak-anak .
3.3.8 Quan Spa
Jambuluwuk Malioboro Boutique Hotel Yogyakarta juga
memiliki Spa dengan
layanan lengkap. Quan Spa sangat diminati oleh para tamu yang datang. Pelayan spa
yang berpengalaman dan ramah menjadi kenangan tersendiri untuk tamu. Rempahrempah asli Indonesia yang digunakan membuat rasa khas lokal yang mendalam.
Tidak hanya disediakan untuk tamu hotel sendiri, tapi Quan spa juga membuka
layanan untuk tamu luar hotel.
3.3.9 Gym dan Fitness Centre
Gym dan fitness center adalah tempat olahraga sebagai fasilitas yang disediakan
dengan alat-alat olahraga yang modern dan instruktur ramah yang selalu siap sedia
membantu dan mengajarkan penggunaan alat-alat.
3.3.10 Meeting Rooms
Jambuluwuk Malioboro boutique Hotel Yogyakarta memliki 11 meeting rooms yang
terletak di lantai II adapun diantaranya ialah :
a.
Java room berjumlah 4
b.
Sumatra room berjumlah 2
c.
Sulawesi room berjumlah 2
d.
Papua room berjumlah1
e.
Kalimantan room berjumlah 2
Universitas Sumatera Utara
36
3.3.11 Other Facilities
Adapun fasilitas lain yang di sediakan oleh Jambuluwuk Malioboro Botique Hotel
Yogyakarta adalah bussiness center, library, children the club house, free wifi, spa,
parkir area dan laundry.
3.4
Struktur Organisasi Jambuluwuk Malioboro Boutique Hotel Yogyakarta
Struktur organisasi adalah suatu bagan yang menunjukkan bagian-bagian yang ada di
dalam organisasi dan susunan orang-orang dan jabatannya masing-masing dalam
setiap bagian yang mempunyai kesepakatan bersama secara formal (dalam
organisasi
formal)
untuk
melaksanakan
kegiatan-kegiatan
dalam
rangka
mencapai tujuan organisasi dimana orang-orang tersebut berada. Adapun organisasi
itu sendiri memiliki pengertian sebagai suatu wadah orang-orang yang terdiri
dari atasan dan bawahan untuk saling bekerja sama dengan menggunakan prinsipprinsip organisasi demi mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Menurut
James
A. Bardi
(2003 : 34) : “The Organization Charts-schematic
drawings that list management positions
in a
organization.
The
goals
of
organization must be paramount in the decision-making process. However, there
must be flexibility to make the plan work. This section points out the major
organizational features of a lodging property and typical managerial duties of the
people within the organization. Flexibility is essential in providing service to
the guest and leadership to the staff”.
Universitas Sumatera Utara
37
Skema struktur organisasi menggambarkan posisi daftar manajemen dalam
sebuah organisasi. Sasaran organisasi harus tertinggi dalam proses pembuatan
keputusan. Bagaimana pun, harus ada fleksibilitas dalam membuat rencana pekerjaan.
Bagian ini merupakan keistimewaan utama organisasi dari suatu penginapan dan
tugas manajerial menyangkut orang-orang di dalam organisasi. Fleksibilitas sangat
penting dalam layanan jasa kepada tamu dan kepemimpinan.
Struktur organisasi pada suatu hotel sangat penting keberadaannya, karena
dengan adanya struktur organisasi ini karyawan dan atasan dapat mengetahui dengan
jelas apa yang menjadi tugas dan tanggungjawabnya serta dapat mengetahui
pimpinannya, rekan seprofesi dan bawahannya. Adapun prinsip-prinsip organisasi
adalah:
1.
Prinsip kesatuan komando
2.
Prinsip pembagian divisi kerja yang jelas
3.
Prinsip rentang kendali
4.
Prinsip pelimpahan wewenang dan tanggung jawab
Dengan
berpedoman
kepada
keputusan
Menteri
Pariwisata
Pos
dan
Telekomunikasi KM 94/HK 103/87 yang berisikan tentang pengelolaan hotel
yang profesional dan komersil adalah adanya wadah pengelolaan organisasi.
Berikut ini adalah struktur organisasi Jambuluwuk Malioboro Boutique Hotel
Yogyakarta.
Universitas Sumatera Utara
38
Tabel 3.4 : Struktur Organisasi Jambuluwuk Malioboro Boutique Hotel Yogyakarta
Sumber
: Human Resources Department Jambuluwuk Malioboro Boutique
Hotel
Yogyakarta
Universitas Sumatera Utara
BAB IV
PERAN INCOME AUDIT SECTION PADA FINANCE & ACCOUNT DI
JAMBULUWUK MALIOBORO BOUTIQUE HOTEL YOGYAKARTA
4.1 Peran & Prosedur Kerja Bagian Income Audit
Bagian income audit berperan penting dalam pemeriksaan dan pencatatan
seluruh penjualan baik cash maupun charge, serta membuat laporan harian atau daily
sales report sesuai dengan ketentuan, mengonfirmasi semua pembayaran untuk
komisi maupun insentif yang akan dibayar serta melaksanakan tugas-tugas lain yang
diberikan oleh assistant accounting & office manager.
Pemeriksaan pendapatan dilakukan setiap hari dengan bahan bukti atau faktur
penjualan dari masing- masing kasir misalnya bagian restaurant. Kemudian faktur
penjualan tersebut diserahkan ke bagian front office untuk memeriksa kebenarannya.
Laporan yang yang di buat oleh front office diserahkan ke bagian income audit
beserta faktur penjualan. Bagian income audit akan memeriksa kembali kebenaran
pencatatan antara faktur atau bukti penjualan dengan laporan harian yang di buat
oleh front office, apabila pencatatannya tidak benar maka
bagian income audit
berhak untuk menegur bagian front office. Bagian income audit juga berkewajiban
mengontrol penerimaan uang tunai yang terjadi selama satu hari, kemudian bagian
income audit juga harus membuat laporan income audit setiap harinya berdasarkan
laporan yang dibuat oleh front office.
39
Universitas Sumatera Utara
40
Merekapitulasi hasil penjualan kamar dalam satu hari, merekapitulasi hasil
penjualan makanan dan minuman dari restaurant dan bar berserta hasil penjualan
produk lainnya secara harian.
4.2 Bagian yang Terlibat pada Prosedur penjualan.
Bagian-bagian
yang
terkait pada prosedur penjualan
pada sebuah hotel
adalah sebagai berikut :
1.
Bagian Penjualan kamar
a.
Bagian Reservation, bertugas menerima reservasi tamu dan memberikan
informasi kepada front office, roomboy dan housekeeping serta bagian
kredit
b.
Bagian front office, bertugas menerima tamu dan menyiapkan guest bill.
c.
Bagian bellboy , bertugas membantu mengantar tamu ke kamar.
d.
Bagian roomboy, bertugas membersihkan kamar dan menyiapkan kamar.
e.
Bagian house keeping, bertugas menyiapkan perlengkapan kamar.
f.
Bagian night audit, bertugas untuk membuat laporan penjualan
harian
pada malam hari dan mencocokkan penjualan pada hari tersebut.
g.
Bagian income auditor, bertugas untuk melakukan pemeriksaan ulang
dan pencatatan atas penjualan yang terjadi dalam satu hari.
h.
Bagian kredit bertugas memberikan penjualan kredit dan menyiapkan
faktur tagihan.
Universitas Sumatera Utara
41
i.
Bagian account receivable bertugas mencatat
penjualan kredit dan
menyiapkan faktur tagihan.
2.
Bagian Penjualan Makanan dan Minuman
a.
Bagian Waiters / waitress, bertugas memberikan pelayanan kepada tamu
dan menerima order, meneruskan order kedapur dan menyajikan order
serta memberikan informasi kepasa kasir.
b.
Bagian kasir, bertugas menyiapkan bill dan menerima pembayaran dari
tamu.
c.
Bagian kitchen, bertugas untuk menyiapkan orderan .
d.
Bagian income auditor bertugas memeriksa dan mencatat penjualan.
e.
Bagian kredit, bertugas memberikan persetujuan kredit .
f.
Bagian account receivable, bertugas untuk mencatat penjualan kredit dan
menyiapkan faktur tagihan .
Setiap transaksi yang terjadi, tentunya harus didokumentasikan ke formulir
transaksi. Penggunaan dokumen ini adalah salah satu cara untuk membuat suatu
bukti transaksi yang kemudian bisa digunakan sebagai bukti (audit trail ) dari
pihak yang independen. Adapun dokumen yang digunakan adalah sebagai berikut :
1.
Dokumen Penjualan kamar
a.
Bill, digunakan untuk mencatat transaksi yang dilakukan oleh tamu selama
menginap di hotel dan sebagai bukti tagihan kepada tamu, yang terdiri dari :
1.
Master Bill untuk mencatat transaksi penjualan kamar.
Universitas Sumatera Utara
42
2.
Extra Bill untuk mencatat transaksi penjualan yang lain selain kamar,
seperti penjualan makanan dan minuman, penjualan ekstra bed dan
lain- lain.
b.
Form A, di gunakan untuk mencatat data pribadi tamu yang menginap dan
sebagai laporan pada pihak kepolisian, formulir ini biasanya digunakan
sebagai registration form.
c.
Reservation form, digunakan untuk mencatat
reservasi tamu
sebelum
kedatangan tamu.
d.
Room Count Sheet, digunakan untuk mengecek jumlah kamar yang terisi
pada hari itu.
e.
Room Sales Recapitulation, digunakan untuk mencatat penjualan kamar pada
hari itu.
f.
Remittance Of Fund, merupakan sebuah amplop yang digunakan untuk
melaporkan dan menyetor hasil penjualan pada hari itu
2.
Dokumen Penjualan Makanan dan Minuman
a.
Penjualan Restaurant and bar order, yang digunakan untuk mencatat
pesanan tamu.
b.
Restaurant and bar check/ bill, digunakan sebagai faktur penjualan..
c.
Restaurant
and bar summay of
sales, digunakan untuk mencatat
penjualaan baik tunai maupun kredit.
Universitas Sumatera Utara
43
d.
Remittance Of
Fund, merupakan amplop
yang digunakan untuk
melaporkan dan menyetor hasil penjualan pada masing-masing.
4.3
Tugas dan Tanggung Jawab Karyawan Income Audit.
Bagian income audit bertanggung jawab dalam mencatat data penerimaan
uang tunai dari hasil operasional agar dapat di kontrol jumlah uang tunai yang di
terima baik mata uang rupiah maupun mata uang asing. Penulis melakukan Praktik
Kerja Lapangan selama 4 bulan terhitung mulai tanggal 2 Februari 2016 sampai
dengan 2 Juni 2016 di Jambuluwuk Malioboro Boutique Hotel Yogyakarta untuk
jadwal atau shift kerja seorang trainee dibagian finance & accounting department
hanya morning shift, terhitung mulai pukul 08.00 WIB sampai dengan pukul 16.00
WIB setiap hari senin sampai dengan hari minggu. Seorang trainee di bagian finance
& accounting department Jambuluwuk Malioboro Boutique Hotel Yogyakarta
mendapat off 1 hari, jika sudah masuk selama 6 hari kerja jadi hari untuk libur atau
off tidak menentu. Setiap penerimaan uang tunai harus dikontrol oleh bagian income
audit setiap hari dan uang yang diterima apabila tidak akan langsung di gunakan
harus disimpan di bank. Mencatat setiap penerimaan uang tunai dari berbagai
tempat penjualan hotel, menjumlahkan semua pendapatan tunai tersebut menurut
kelompok masing- masing, melaksanakan posting dalam jurnal untuk setiap jenis
pemasukan tunai, mencatat dan memperinci
pendapatan tunai
tersebut sesuai
dengan jenis mata uang yang diterima, meneliti jumlah akhir dan harus sesuai
Universitas Sumatera Utara
44
dengan jumlah uang tunai yang diterima dan menutup jurnal tersebut setiap akhir
bulan, Pimpinan keuangan harus selalu memeriksa jumlah uang tunai yang disimpan
di bank agar dapat selalu dimonitor persediannya.
4.2.1 Prosedur Pemeriksaan Bill Outlet
1.
Setiap harinya
karyawan income audit serah terima laporan revenue
(pendapatan) selama 1 hari beserta kelengkapannya dari bagian night audit.
2.
Kelengkapan yang harus diterima oleh income audit.
a.
Room Count Sheet Report ( jumlah kamar yang terisi ).
b.
Pre Posting Report ( laporan guest name tamu permintaan kamar )
c.
Expected Arrival List (daftar kedatangan tamu)
d.
Expected Departure List (daftar tamu check out )
e.
Guest In House List. ( nama tamu yang sudah menginap di hotel )
f.
Room Status Report ( pemeriksaan status kamar )
g.
City Ledger Trans port report ( tagihan yang dikreditkan karena
mempunyai credit facilty atas perjanjian dengan marketing ).
3.
h.
Cashier Closing Report. ( laporan penutupan dari cashier )
i.
Revenue Report yang telah disisipkan :
1.
Bill Control Report ( laporan tagihan )
2.
Close Meal report ( laporan penutupan makanan )
3.
Bill Fisik.
Memisahkan pembayaran cash dengan pembayaran dengan credit card.
Universitas Sumatera Utara
45
4.
Memeriksa bill dan captain order yang digunakan untuk mencatat pesanan
tamu semua transaksi harus sama dengan bukti fisik yang diinfut oleh kasir di
sistem maupun yang ada di captain order.
5.
Sesuaikan tanggal bill dengan sistem apakah sudah berjalan dengan benar.
6.
Yang perlu diperhatikan dalam adalah jumlah barang/ menu yang di pesan .
7.
Pembayaran ( cash / credit )
8.
Total dari semua transaksi yang di sistem harus sama dengan bill outlet.
9.
Memeriksa bill control report untuk mengetahui atau memastikan postingan
transaksi dari bill. bila mana ada kesalahan maka Night audit akan segera
mengoreksi.
4.3.2 Pemeriksaan Preposting Report.
a.
Memeriksa guest name dan pesanan kamar disistem .
b.
Menelusuri transaksi tamu apakah include breakfast atau tidak.
c.
Menelusuri permintaan tamu apakah membutuhkan ektra bed atau tidak.
d.
Menulusuri metode pembayaran tamu (category transaction ).
4.3.3 Pemeriksaan Daily Revenue Report.
Daily revenue report ialah hasil pendapatan yang diterima oleh perusahaan
dalam satu hari.
a.
Memeriksa bukt i fisik
dari semua outlet yang diberikan oleh night audit
kedalam sistem apakah bukti fisik sama dengan sistem .
Universitas Sumatera Utara
46
b.
Memeriksa metode pembayaran tamu apakah sistem pembayarannya cash /
credit.
c.
Memeriksa semua total revenue dari semua outlet
apakah sudah berjalan
dengan benar.
d.
Mencatat semua hasil penjualan kamar dalam satu hari.
4.3.4 Pemeriksaan Room Count Sheet Report.
a.
Memeriksa di sistem daftar nama-nama tamu yang menginap di hotel .
b.
Memeriks rate disistem apakah sama dengan bukti fisik yang diberikan oleh
night audit.
c.
Memeriksa dan mencatat jumlah kamar yang terisi dalam satu hari.
4.3
Masalah-Masalah yang Dihadapi Bagian Income Audit
Permasalahan yang penulis hadapi selama melakukan praktek kerja lapangan
adalah permasalahan sebagai berikut :
1.
Masalah ketidaksesuain antara bill dengan captain order.
2.
Masalah pemostingan kartu kredit.
3.
Masalah sistem error sering kali terjadi.
4.
Bagian night audit kurang teliti dalam menelusuri transaksi tamu apakah
pemesanan kamar include dengan breakfast atau tidak
5.
Kurang teliti dalam memeriksa metode pembayaran tamu .
6.
Kurangnya komunikasi yang baik dari pihak reservasi
yang tidak
remaks
rate dengan benar.
Universitas Sumatera Utara
47
4.4
Upaya Pemecahan Masalah
1.
Pemeriksaan ketidaksesuain
antara bill
dengan capten order harus
Berkoordinasi dengan masing masing cashier untuk diperiksa kebenaranya .
2.
Untuk pemostingan kartu credit agar lebih teliti dan perlu diperiksa kembali
sehingga tidak adanya kesalahan .
3.
Melaporkan ke pihak IT untuk segera diperbaiki sistem yang rusak maupun
error.
4.
Melengkapi semua posting masuk, memperbaiki perbedaan status kamar
sehingga tidak ada kesalahan Melakukan balancing ( membuat jumlah yang
sama antara debet dan kredit ) pada semua outlet yang melakukan transaksi
dengan tamu serta melihat kebenaran harga kamar yang diposting ke dalam
kamar.
5.
Bagian audit malam harus sudah terbiasa dengan sumber - sumber transaksi
dan sistem pembayaran yang berlaku di kantor depan. Bagian night audit juga
menghitung jumlah keuntungan dari perolehan kamar, mencari rata - rata
tingkat hunian kamar dan standar operasional lainnya yang sesuai dengan data
statistik. Petugas ini juga harus menyiapkan ringkasan uang cash harian (daily
summery of cash), cek dan kegiatan pemakaian kartu kredit.
6.
Karyawan merupakan tulang punggung perusahaan yang akan melakukan
berbagai kegiatan dalam menjalankan perusahaan diperlukan kerja sama untuk
Universitas Sumatera Utara
48
yang diharapkan untuk mencapai tujuan bersama diperlukan suatu kerjasama
dari anggota-anggota yang ada di dalamnya. Pentingnya menjalin kerjasama
dalam organisasi akan berdampak positif terhadap kinerja yang efektif. Salah
satu hal yang mengawali lahirnya kerjasama adalah jalinan komunikasi yang
baik Komunikasi merupakan hal terpenting dalam keberhasilan suatu organisasi
atau perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Dari pembahasan pada bab-bab sebelumnya maka dapat disimpulkan bahwa
Jambuluwuk Malioboro Boutique Hotel Yogyakarta memerlukan bagian income
audit untuk melakukan pengawasan yang lebih baik terhadap transaksi perusahaan
terutama dari segi mengevaluasi kembali revenue report baik tunai maupun kredit
dari transaksi yang terjadi setiap harinya dan telah direkap sebelumnya oleh bagian
night audit sehingga tujuan perusahaan meningkatkan revenue yang sesuai dengan
target yang di tetapkan.
Sistem kerja bagian income audit di Jambuluwuk Malioboro Boutique Hotel
Yogyakarta telah berjalan cukup baik dan sesuai dengan prosedur yang telah ada.
Kelancaran kerja bagian income audit juga dibantu oleh salah satu program yaitu
sistem power pro yang membantu dalam mengevaluasi revenue report melalui
sistem. Peran atau operasional prosedur bagian income audit di Jambuluwuk
Malioboro Boutique Hotel Yogyakarta secara garis besar hampir sama dengan
teori-teori yang telah ada sebelumnya, dan operasional prosedur dapat dilaksanakan
dengan baik dan lancar. Bagian yang terlibat dalam sistem kerja bagian income
audit ini telah melaksanakan tugas dan tanggung jawab nya masing-masing dengan
baik, walaupun dalam proses pelaksanaanya menemui beberapa masalah
dikarenakan adanya sikap kurang teliti dari pihak-pihak yang terkait. Namun dari
49
Universitas Sumatera Utara
50
beberapa masalah yang timbul dapat diselesaikan dan dipecahkan dengan solusi
yang membangun agar tujuan dari bagian income audit lebih maksimal dalam
memastikan revenue yang diperoleh sudah balance atau belum agar hotel tidak
mengalami kerugian.
5.2
Saran
Adapun dari hasil pembahasan pada bab-bab sebelumnya adalah sebagai
berikut:
1. Perlunya adanya penegasan dari tiap-tiap bagi karyawan untuk kinerja
yang efektif.
2.
Agar income audit
lebih meningkatkan lagi kualitas kerja serta lebih
teliti dalam pemeriksaan revenue setiap harinya .
3. Bagian night audit harus lebih teliti dalam menelusuri setiap transaksi
dengan sistem yang berlaku di kantor depan.
4. Bagian night audit diharapkan
lebih teliti
dalam menghitung jumlah
keuntungan dari perolehan kamar, mencari rata-rata tingkat hunian kamar
dan standar operasional lainnya yang sesuai dengan data statistic.
5. Diharapkan untuk mencapai tujuan bersama diperlukan suatu kerjasama dari
anggota-anggota yang ada di dalamnya Pentingnya menjalin kerjasama
dalam organisasi akan berdampak positif terhadap kinerja yang efektif.
Salah satu hal yang mengawali lahirnya kerjasama adalah jalinan
Universitas Sumatera Utara
51
komunikasi yang baik Komunikasi merupakan hal terpenting dalam
keberhasilan suatu organisasi atau perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
GAMBARAN UMUM JAMBULUWUK MALIOBORO BOUTIQUE HOTEL
YOGYAKARTA
3.1 Sejarah Jambuluwuk Malioboro Boutique Hotel Yogyakarta
PT.ARCS house adalah perusahaan yang bergerak di bidang hospitality. Perusahaan
ini bertekad untuk menjadi sukses dalam mengembangkan setiap asset yang di
miliki dan menjadi leader dalam management pengelola setiap hotel dan resort.
Awal manajemen hotel di mulai pada tahun 2004, ketika tim ARCS membuka
ARCS guest house Riau, Menteng.
Pertengahan tahun 2005 tim ARCS mulai mengembangkan dan membangun
konsep baru
resorts kecil yang terletak
di Tapos Ciawi, Jawa Barat setahun
kemudian pada musim panas 2006 “Rumah Jambuluwuk megubah nama menjadi
“Jambuluwuk hotel and Resort “ yang di bangun di atas lahan seluas 8000 m2 yang
terdiri dari 7 villa, 1 ruang rapat dan kolam renang yang sudah beroperasi. Selama
pembukaan resort Jambuluwuk Ciawi, tim ARCS menerima tanggapan positif dari
pelanggan dan melihat masa depan yang cerah di resort .
Pertengahan tahun 2008 dan Jambuluwuk Ciawi Resort mengalami perkembangan
yang pesat terdiri dari 20 villa, 3 kolam renang, 11 ruang rapat
dan fasilitas
outbound.
Pada tahun 2009 PT.ARCS memiliki lahan 6 hektar di Batu Malang, Jawa Timur
untuk pengembangan Jambuluwuk Batu Resort untuk memulai membangun pada
26
Universitas Sumatera Utara
27
2010. PT.ARCS
juga
mengalami pengembangan
Jambuluwuk Malioboro Botique Hotel Yogyakarta
pertama
membangun
yang di rencanakan mulai
dibangun pada tahun 2010 di jalan Gajah Mada, daerah istemewa Yogyakarta Pada
tahun 2010 pembukaan resorts
of Jambuluwuk Batu.
Pada Desember 2011
Jambuluwuk Malioboro Boutique Hotel Yogyakarta mengadakan pembukaan setelah
5 bulan keterlambatan proyek. Saat ini Jambuluwuk hotel and Resorts telah berdiri
di beberapa kota lain antara lain :
a.
Jambuluwuk Ciawi Resorts, Bogor
b.
Jambuluwuk Batu Village Resorts and Convention Hall - Jawa Timur
c.
Jambuluwuk Malioboro Boutique Hotel- Yogyakarta
d.
Jambuluwuk Oceano Resort Gili Trawangan – Lombok
Dan akan segera di buka juga untuk di beberapa kota diantaranya .
a.
Jambuluwuk Hotel Seminyak-Bali
b.
Jambuluwuk Dago – Bandung
c.
Jambuluwuk Cipanas – Garut
3.2 Klasifikasi Jambuluwuk Malioboro Boutique Hotel Yogyakarta
Pengklasifikasian sebuah hotel dapat ditentukan berdasarkan
berdasarkan
keputusan
Menteri
Pariwisata
Pos
dan
No.KM/PW.304/MPPI-86 tentang penggolongan hotel, maka
kriteria yaitu
Telekomunikasi
Jambuluwuk
Malioboro Boutique Hotel Yogyakarta dapat di golongkan sebagai berikut :
Universitas Sumatera Utara
28
3.2.1 Berdasarkan Plan ( Per encanaan Penjualan Kamar )
Pembagian berdasarkan plan adalah:
a.
Continental Plan : yaitu harga sewa kamar sudah termasuk sarapan pagi.
b.
Full American Plan : yaitu harga sewa kamar sudah termasuk sarapan pagi,
makan siang dan makan malam. Plan ini disebut juga full board, karena harga
sewa kamar sudah termasuk 3 kali makan.
c.
Modified American Plan : yaitu harga sewa kamar sudah termasuk 2 kali
makan. Sarapan pagi dan 1 kali makan siang atau makan malam.
d.
European Plan : yaitu harga sewa kamar tidak termasuk sarapan pagi (room
only).
Ditinjau dari komponen harga kamar, Jambuluwuk Malioboro Boutique Hotel
Yogyakarta merupakan hotel yang menggunakan continental plan dimana hotel
tersebut menerapkan ketentuan harga kamar termasuk satu kali makan pagi.
3.2.2 Berdasarkan Number of Room (Jumlah Kamar )
Ada beberapa kategori jumlah kamar hotel yaitu :
a.
Small Hotel
: 25 kamar
b.
Average Hotel
: 26 – 100 kamar
c.
Above Average Hotel
: 101 – 299 kamar
d.
Large Hotel
: Minimun 300 kamar
Universitas Sumatera Utara
29
Berdasarkan jumlah kamar yang dimiliki oleh Jambuluwuk Malioboro Botique Hotel
Yogyakarta sebanyak 144 kamar, maka hotel ini dapat digolongkan kedalam above
average hotel. Kamar-kamar tersebut dibagi-bagi sesuai dengan tipe kamarnya, yaitu:
1.
Superior Room
Deluxe room memiliki luas 180 m2 ukuran tempat tidur queen size sudah tersedia
standing shower, meja dan kursi, hairdyer kamar superior deluxe room dan superior
twin, memiliki conecting rooms Sebanyak 34 kamar.
2.
Deluxe Room
Adalah jenis kamar yang memiliki luas 33 m2 dengan ukuran tempat tidur king size
200 cm dan kamar mandi sudah menggunakan bathtube fasilitas -fasilitas lainnya
seperti TV, meja dan kursi serta sofa untuk menonton TV. kamar ini memiliki 94
kamar.
3.
Deluxe premiere
Adalah jenis kamar yang memiliki luas kamar 42m2 dengan menggunakan tempat
tidur ukuran queen size dan sudah menggunakan bathtube dan bisa di tambah
dengan ekstra bed, tersedia
sofa untuk menonton
TV. Dan memiliki jumlah
sebanyak 8 kamar
4.
Handicap atau Disable Room
Universitas Sumatera Utara
30
Handicap atau Disable room memiliki luas 45 m2 dengan ukuran tempat tidur king
size dan tidak bisa di tambahkan dengan ektra bed sudah tersedia sofa untuk
menonton TV tidak tersedia bathup dan posisi lemari tepat di samping tempat tidur.
Jenis kamar ini dibagi lagi menjadi executive deluxe accessible room. Yakni jenis
kamar yang diperuntukkan pada tamu berkebutuhan khusus (cacat). Sehingga kamar
ini didesain dengan lantai yang sama rata dengan perlengkapan kamar yang lebih
pendek sebanyak 1 kamar.
5.
Junior Suite Room
Junior suite room memiliki luas kamar 90m2. Dilengkapi dengan fasilitas ruang
tidur, ruang televisi, ruang kerja, kamar mandi, wash basin, dinning kitchen dan meja
rias serta fasilitas lainnya. Sebanyak 5 kamar.
6.
Gajah Mada Suite Room
Gajah Mada suite room memiliki luas kamar 125 m2. Memiliki fasilitasnya yang
sangat lengkap mulai dari ruang tidur, 2 meja kerja, ruang televisi, 2 kamar mandi,
dinning kitchen dan meja rias serta fasilitas mewah lainnya dan memiliki view yang
langsung bisa melihat ke Malioboro dan hanya 1 kamar.
7.
Jambuluwuk Suite Room
Jambuluwuk suite room adalah jenis kamar termahal dan termewah menurut kelas
dan harganya serta dengan fasilitas terlengkap dan termewah dan memiliki dining
rooms, kitchen set. Memiliki luas 200 m2 dan terletak di lantai 3 dan hanya 1 kamar.
Universitas Sumatera Utara
31
3.2.3 Room Rate/Mostly Weekday Jambuluwuk Malioboro Boutique
Hotel Yogyakarta
a.
Deluxe Room
: Rp 3.500.000,-/nett
b.
Superior Room
: Rp 3.000.000,-/nett
c.
Deluxe Premier
: Rp 4.250.000,-/nett
d.
Junior Suite
: Rp 5.000.000,-/nett
e.
Gajah Mada Suite
: Rp 6.750.000,-/nett
f.
Jambuluwuk suite
: Rp 8.750.000,-/nett
3.2.4 Publish Rate Jambuluwuk Malioboro Boutique Hotel Yogyakarta.
a.
Deluxe Room
: Rp 1.400.000,-/nett
b.
Superior Room
: Rp 1.200.000,-/nett
c.
Deluxe Premier
: Rp 1.700.000,-/nett
d.
Executive Deluxe Room
: Rp 3.400.000,-/nett
e.
Junior Suite Room
: Rp2.000.000,-/nett
f.
Gajah Mada Suite Room
: Rp 2.700.000,-/nett
g.
Jambuluwuk Suite Room
: Rp 3.500.000,-/nett.
3.2 5 Berdasarkan Lokasi
Apabila dilihat dari lokasi Jambuluwuk Malioboro Boutique Hotel Yogyakarta
didirikan maka hotel tersebut diklasifikasikan sebagai city hotel, sebab hotel tersebut
terletak di jantung kota atau di tengah kota.
Universitas Sumatera Utara
32
3.2.6 Berdasarkan Lamanya Buka
Jambuluwuk Malioboro Boutique Hotel Yogyakarta mulai beroperasi sejak
tahun 2011.
3.2.7 Berdasarkan Fasilitas dan Tingkat Pelayanan
Berdasarkan fasilitas dan tingkat pelayanan, Jambuluwuk Malioboro Boutique
Yogyakarta termasuk kedalam Hotel ekonomis berbintang 4 economy class hotel
unlimited service hotel karena hotel tersebut memiliki segmentasi pasar bisnis. Selain
akomodasi, hotel ekonomis juga menawarkan layanan reservasi, restoran umum,
fasilitas pertemuan, televisi, valet dan laundry, transportasi ke bandara.
3.3
Fasilitas Yang Dimiliki Jambuluwuk Malioboro Boutique Hotel
Yogyakarta
Jambuluwuk Malioboro Boutique Hotel Yogyakarta merupakan salah satu asset
kepariwisataan di Yogyakarta yang berpredikat hotel berbintang 4 (empat ) yang
memiliki fasilitas yang lengkap. Tata letak yang stategis di pusat kota Yogyakarta
sangat menguntungkan dalam kegiatan operasionalnya. Adapun fasilitas-fasilitas
yang dimiliki oleh Jambuluwuk Malioboro Boutique
Hotel Yogyakarta adalah
sebagai berikut:
3.3.1 Room
Jambuluwuk Malioboro Boutique Hotel Yogyakarta memiliki 144 kamar, dimana
kamar-kamar tersebut memiliki tipe yang dilengkapi dengan berbagai fasilitas yaitu:
Universitas Sumatera Utara
33
AC, bathroom, telephone dengan shower dan bath up, lantai kamar yang dilapisi
karpet, LCD TV, cable TV, minibar, Telephone, map, safety box, hairdyer dan wifi
conection. Adapun tipe kamar tersebut dapat dilihat pada klasifikasi hotel menurut
ukuran kamar (size). Ke semua harga kamar tersebut belum termasuk 11% service
(pelayanan) dan 10% Government Tax ( Pajak pemerintah ).
3.3.2 Coffe Shop
Menyajikan makanan Indonesia, Eropa, oriental, dan seluruh makanan penjuru dunia
untuk breakfast, lunch dan dinner. Buka dari pukul 06.00- 23.55 WIB dengan sistem
penyajian dilaksanakan secara prasmanan, yaitu tersedianya beberapa jenis makanan
yang dapat dipilih oleh tamu sesuai dengan seleranya. Tersedia juga penyediaan
makanan secara ala carte menu dan set up untuk tamu group atau berdasarkan
reservasi.
3.3.3 Room Service
Room Service berusaha untuk melayani pemesanan makanan dan minuman kekamarkamar tamu dan operasional selama 24 jam. Dalam setiap kamar tersedia room
service menu, sehingga tamu dapat memilih makanan sesuai dengan seleranya.
3.3.4 Xixi House
Restoran ini menyediakan berbagai jenis makanan western seperti roast chiken
mushroom and beef zurich, nachos, bufallo wings, carabbean smoked salmon, meat
ball tangi sauce dan menu favorit lainnya seperti asian food, Indonesian corner,
restaurant ini sendiri biasanya di gunakan untuk barbeque dan acara malam tahun
Universitas Sumatera Utara
34
baru. Tamu-tamu dilayani dengan baik oleh waiter dan waitres restoran ini di buka
dari pukul 10.00-14.30 WIB untuk lunch, sedangkan untuk dinner buka pukul 18.00
- 22.00 WIB. Dengan kapasitas 188 kursi dan memiliki 5 ruangan privasi, membuat
restoran ini banyak di minati oleh keluarga ataupun rekan bisnis untuk menghabiskan
siang atau malam hari.
3.3.5 Batik Lounge Bar
Batik Lounge Bar adalah salah satu bagian penting dalam membentuk pengalaman
dan kepuasan tamu. Beroperasi dari pukul 06.00 - 00.00 WIB. Tempat ini
menyediakan breakfast, afternoon tea, evening cocktail dan night meals. Beberapa
fasilitas diperuntukkan tamu secara free seperti meeting room (max. kapasitas 80
orang ).
3.3.6 Lobby Lounge
Lobby lounge ini menyajikan berbagai minuman alkohol dan non alkohol serta aneka
cemilan ringan untuk mendukung penampilannya. Tempat ini menyediakan area
khusus smooking room. Terdapat 45 kursi dan tamu dapat memesan makanan dan
minumannya sambil menonton televisi dan mendengar secara langsung alunan musik
gamelan .
3.3.7 Swimming Pool
Kolam renang luar ruangan yakni dilantai 1 dasar menjadikan suasana renang yang
menyenangkan. Karena terletak di ruangan terbuka, maka para tamu dapat berenang
Universitas Sumatera Utara
35
dan merokok di area ini. Terdapat 2 ukuran kolam renang, untuk orang dewasa dan
anak-anak .
3.3.8 Quan Spa
Jambuluwuk Malioboro Boutique Hotel Yogyakarta juga
memiliki Spa dengan
layanan lengkap. Quan Spa sangat diminati oleh para tamu yang datang. Pelayan spa
yang berpengalaman dan ramah menjadi kenangan tersendiri untuk tamu. Rempahrempah asli Indonesia yang digunakan membuat rasa khas lokal yang mendalam.
Tidak hanya disediakan untuk tamu hotel sendiri, tapi Quan spa juga membuka
layanan untuk tamu luar hotel.
3.3.9 Gym dan Fitness Centre
Gym dan fitness center adalah tempat olahraga sebagai fasilitas yang disediakan
dengan alat-alat olahraga yang modern dan instruktur ramah yang selalu siap sedia
membantu dan mengajarkan penggunaan alat-alat.
3.3.10 Meeting Rooms
Jambuluwuk Malioboro boutique Hotel Yogyakarta memliki 11 meeting rooms yang
terletak di lantai II adapun diantaranya ialah :
a.
Java room berjumlah 4
b.
Sumatra room berjumlah 2
c.
Sulawesi room berjumlah 2
d.
Papua room berjumlah1
e.
Kalimantan room berjumlah 2
Universitas Sumatera Utara
36
3.3.11 Other Facilities
Adapun fasilitas lain yang di sediakan oleh Jambuluwuk Malioboro Botique Hotel
Yogyakarta adalah bussiness center, library, children the club house, free wifi, spa,
parkir area dan laundry.
3.4
Struktur Organisasi Jambuluwuk Malioboro Boutique Hotel Yogyakarta
Struktur organisasi adalah suatu bagan yang menunjukkan bagian-bagian yang ada di
dalam organisasi dan susunan orang-orang dan jabatannya masing-masing dalam
setiap bagian yang mempunyai kesepakatan bersama secara formal (dalam
organisasi
formal)
untuk
melaksanakan
kegiatan-kegiatan
dalam
rangka
mencapai tujuan organisasi dimana orang-orang tersebut berada. Adapun organisasi
itu sendiri memiliki pengertian sebagai suatu wadah orang-orang yang terdiri
dari atasan dan bawahan untuk saling bekerja sama dengan menggunakan prinsipprinsip organisasi demi mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Menurut
James
A. Bardi
(2003 : 34) : “The Organization Charts-schematic
drawings that list management positions
in a
organization.
The
goals
of
organization must be paramount in the decision-making process. However, there
must be flexibility to make the plan work. This section points out the major
organizational features of a lodging property and typical managerial duties of the
people within the organization. Flexibility is essential in providing service to
the guest and leadership to the staff”.
Universitas Sumatera Utara
37
Skema struktur organisasi menggambarkan posisi daftar manajemen dalam
sebuah organisasi. Sasaran organisasi harus tertinggi dalam proses pembuatan
keputusan. Bagaimana pun, harus ada fleksibilitas dalam membuat rencana pekerjaan.
Bagian ini merupakan keistimewaan utama organisasi dari suatu penginapan dan
tugas manajerial menyangkut orang-orang di dalam organisasi. Fleksibilitas sangat
penting dalam layanan jasa kepada tamu dan kepemimpinan.
Struktur organisasi pada suatu hotel sangat penting keberadaannya, karena
dengan adanya struktur organisasi ini karyawan dan atasan dapat mengetahui dengan
jelas apa yang menjadi tugas dan tanggungjawabnya serta dapat mengetahui
pimpinannya, rekan seprofesi dan bawahannya. Adapun prinsip-prinsip organisasi
adalah:
1.
Prinsip kesatuan komando
2.
Prinsip pembagian divisi kerja yang jelas
3.
Prinsip rentang kendali
4.
Prinsip pelimpahan wewenang dan tanggung jawab
Dengan
berpedoman
kepada
keputusan
Menteri
Pariwisata
Pos
dan
Telekomunikasi KM 94/HK 103/87 yang berisikan tentang pengelolaan hotel
yang profesional dan komersil adalah adanya wadah pengelolaan organisasi.
Berikut ini adalah struktur organisasi Jambuluwuk Malioboro Boutique Hotel
Yogyakarta.
Universitas Sumatera Utara
38
Tabel 3.4 : Struktur Organisasi Jambuluwuk Malioboro Boutique Hotel Yogyakarta
Sumber
: Human Resources Department Jambuluwuk Malioboro Boutique
Hotel
Yogyakarta
Universitas Sumatera Utara
BAB IV
PERAN INCOME AUDIT SECTION PADA FINANCE & ACCOUNT DI
JAMBULUWUK MALIOBORO BOUTIQUE HOTEL YOGYAKARTA
4.1 Peran & Prosedur Kerja Bagian Income Audit
Bagian income audit berperan penting dalam pemeriksaan dan pencatatan
seluruh penjualan baik cash maupun charge, serta membuat laporan harian atau daily
sales report sesuai dengan ketentuan, mengonfirmasi semua pembayaran untuk
komisi maupun insentif yang akan dibayar serta melaksanakan tugas-tugas lain yang
diberikan oleh assistant accounting & office manager.
Pemeriksaan pendapatan dilakukan setiap hari dengan bahan bukti atau faktur
penjualan dari masing- masing kasir misalnya bagian restaurant. Kemudian faktur
penjualan tersebut diserahkan ke bagian front office untuk memeriksa kebenarannya.
Laporan yang yang di buat oleh front office diserahkan ke bagian income audit
beserta faktur penjualan. Bagian income audit akan memeriksa kembali kebenaran
pencatatan antara faktur atau bukti penjualan dengan laporan harian yang di buat
oleh front office, apabila pencatatannya tidak benar maka
bagian income audit
berhak untuk menegur bagian front office. Bagian income audit juga berkewajiban
mengontrol penerimaan uang tunai yang terjadi selama satu hari, kemudian bagian
income audit juga harus membuat laporan income audit setiap harinya berdasarkan
laporan yang dibuat oleh front office.
39
Universitas Sumatera Utara
40
Merekapitulasi hasil penjualan kamar dalam satu hari, merekapitulasi hasil
penjualan makanan dan minuman dari restaurant dan bar berserta hasil penjualan
produk lainnya secara harian.
4.2 Bagian yang Terlibat pada Prosedur penjualan.
Bagian-bagian
yang
terkait pada prosedur penjualan
pada sebuah hotel
adalah sebagai berikut :
1.
Bagian Penjualan kamar
a.
Bagian Reservation, bertugas menerima reservasi tamu dan memberikan
informasi kepada front office, roomboy dan housekeeping serta bagian
kredit
b.
Bagian front office, bertugas menerima tamu dan menyiapkan guest bill.
c.
Bagian bellboy , bertugas membantu mengantar tamu ke kamar.
d.
Bagian roomboy, bertugas membersihkan kamar dan menyiapkan kamar.
e.
Bagian house keeping, bertugas menyiapkan perlengkapan kamar.
f.
Bagian night audit, bertugas untuk membuat laporan penjualan
harian
pada malam hari dan mencocokkan penjualan pada hari tersebut.
g.
Bagian income auditor, bertugas untuk melakukan pemeriksaan ulang
dan pencatatan atas penjualan yang terjadi dalam satu hari.
h.
Bagian kredit bertugas memberikan penjualan kredit dan menyiapkan
faktur tagihan.
Universitas Sumatera Utara
41
i.
Bagian account receivable bertugas mencatat
penjualan kredit dan
menyiapkan faktur tagihan.
2.
Bagian Penjualan Makanan dan Minuman
a.
Bagian Waiters / waitress, bertugas memberikan pelayanan kepada tamu
dan menerima order, meneruskan order kedapur dan menyajikan order
serta memberikan informasi kepasa kasir.
b.
Bagian kasir, bertugas menyiapkan bill dan menerima pembayaran dari
tamu.
c.
Bagian kitchen, bertugas untuk menyiapkan orderan .
d.
Bagian income auditor bertugas memeriksa dan mencatat penjualan.
e.
Bagian kredit, bertugas memberikan persetujuan kredit .
f.
Bagian account receivable, bertugas untuk mencatat penjualan kredit dan
menyiapkan faktur tagihan .
Setiap transaksi yang terjadi, tentunya harus didokumentasikan ke formulir
transaksi. Penggunaan dokumen ini adalah salah satu cara untuk membuat suatu
bukti transaksi yang kemudian bisa digunakan sebagai bukti (audit trail ) dari
pihak yang independen. Adapun dokumen yang digunakan adalah sebagai berikut :
1.
Dokumen Penjualan kamar
a.
Bill, digunakan untuk mencatat transaksi yang dilakukan oleh tamu selama
menginap di hotel dan sebagai bukti tagihan kepada tamu, yang terdiri dari :
1.
Master Bill untuk mencatat transaksi penjualan kamar.
Universitas Sumatera Utara
42
2.
Extra Bill untuk mencatat transaksi penjualan yang lain selain kamar,
seperti penjualan makanan dan minuman, penjualan ekstra bed dan
lain- lain.
b.
Form A, di gunakan untuk mencatat data pribadi tamu yang menginap dan
sebagai laporan pada pihak kepolisian, formulir ini biasanya digunakan
sebagai registration form.
c.
Reservation form, digunakan untuk mencatat
reservasi tamu
sebelum
kedatangan tamu.
d.
Room Count Sheet, digunakan untuk mengecek jumlah kamar yang terisi
pada hari itu.
e.
Room Sales Recapitulation, digunakan untuk mencatat penjualan kamar pada
hari itu.
f.
Remittance Of Fund, merupakan sebuah amplop yang digunakan untuk
melaporkan dan menyetor hasil penjualan pada hari itu
2.
Dokumen Penjualan Makanan dan Minuman
a.
Penjualan Restaurant and bar order, yang digunakan untuk mencatat
pesanan tamu.
b.
Restaurant and bar check/ bill, digunakan sebagai faktur penjualan..
c.
Restaurant
and bar summay of
sales, digunakan untuk mencatat
penjualaan baik tunai maupun kredit.
Universitas Sumatera Utara
43
d.
Remittance Of
Fund, merupakan amplop
yang digunakan untuk
melaporkan dan menyetor hasil penjualan pada masing-masing.
4.3
Tugas dan Tanggung Jawab Karyawan Income Audit.
Bagian income audit bertanggung jawab dalam mencatat data penerimaan
uang tunai dari hasil operasional agar dapat di kontrol jumlah uang tunai yang di
terima baik mata uang rupiah maupun mata uang asing. Penulis melakukan Praktik
Kerja Lapangan selama 4 bulan terhitung mulai tanggal 2 Februari 2016 sampai
dengan 2 Juni 2016 di Jambuluwuk Malioboro Boutique Hotel Yogyakarta untuk
jadwal atau shift kerja seorang trainee dibagian finance & accounting department
hanya morning shift, terhitung mulai pukul 08.00 WIB sampai dengan pukul 16.00
WIB setiap hari senin sampai dengan hari minggu. Seorang trainee di bagian finance
& accounting department Jambuluwuk Malioboro Boutique Hotel Yogyakarta
mendapat off 1 hari, jika sudah masuk selama 6 hari kerja jadi hari untuk libur atau
off tidak menentu. Setiap penerimaan uang tunai harus dikontrol oleh bagian income
audit setiap hari dan uang yang diterima apabila tidak akan langsung di gunakan
harus disimpan di bank. Mencatat setiap penerimaan uang tunai dari berbagai
tempat penjualan hotel, menjumlahkan semua pendapatan tunai tersebut menurut
kelompok masing- masing, melaksanakan posting dalam jurnal untuk setiap jenis
pemasukan tunai, mencatat dan memperinci
pendapatan tunai
tersebut sesuai
dengan jenis mata uang yang diterima, meneliti jumlah akhir dan harus sesuai
Universitas Sumatera Utara
44
dengan jumlah uang tunai yang diterima dan menutup jurnal tersebut setiap akhir
bulan, Pimpinan keuangan harus selalu memeriksa jumlah uang tunai yang disimpan
di bank agar dapat selalu dimonitor persediannya.
4.2.1 Prosedur Pemeriksaan Bill Outlet
1.
Setiap harinya
karyawan income audit serah terima laporan revenue
(pendapatan) selama 1 hari beserta kelengkapannya dari bagian night audit.
2.
Kelengkapan yang harus diterima oleh income audit.
a.
Room Count Sheet Report ( jumlah kamar yang terisi ).
b.
Pre Posting Report ( laporan guest name tamu permintaan kamar )
c.
Expected Arrival List (daftar kedatangan tamu)
d.
Expected Departure List (daftar tamu check out )
e.
Guest In House List. ( nama tamu yang sudah menginap di hotel )
f.
Room Status Report ( pemeriksaan status kamar )
g.
City Ledger Trans port report ( tagihan yang dikreditkan karena
mempunyai credit facilty atas perjanjian dengan marketing ).
3.
h.
Cashier Closing Report. ( laporan penutupan dari cashier )
i.
Revenue Report yang telah disisipkan :
1.
Bill Control Report ( laporan tagihan )
2.
Close Meal report ( laporan penutupan makanan )
3.
Bill Fisik.
Memisahkan pembayaran cash dengan pembayaran dengan credit card.
Universitas Sumatera Utara
45
4.
Memeriksa bill dan captain order yang digunakan untuk mencatat pesanan
tamu semua transaksi harus sama dengan bukti fisik yang diinfut oleh kasir di
sistem maupun yang ada di captain order.
5.
Sesuaikan tanggal bill dengan sistem apakah sudah berjalan dengan benar.
6.
Yang perlu diperhatikan dalam adalah jumlah barang/ menu yang di pesan .
7.
Pembayaran ( cash / credit )
8.
Total dari semua transaksi yang di sistem harus sama dengan bill outlet.
9.
Memeriksa bill control report untuk mengetahui atau memastikan postingan
transaksi dari bill. bila mana ada kesalahan maka Night audit akan segera
mengoreksi.
4.3.2 Pemeriksaan Preposting Report.
a.
Memeriksa guest name dan pesanan kamar disistem .
b.
Menelusuri transaksi tamu apakah include breakfast atau tidak.
c.
Menelusuri permintaan tamu apakah membutuhkan ektra bed atau tidak.
d.
Menulusuri metode pembayaran tamu (category transaction ).
4.3.3 Pemeriksaan Daily Revenue Report.
Daily revenue report ialah hasil pendapatan yang diterima oleh perusahaan
dalam satu hari.
a.
Memeriksa bukt i fisik
dari semua outlet yang diberikan oleh night audit
kedalam sistem apakah bukti fisik sama dengan sistem .
Universitas Sumatera Utara
46
b.
Memeriksa metode pembayaran tamu apakah sistem pembayarannya cash /
credit.
c.
Memeriksa semua total revenue dari semua outlet
apakah sudah berjalan
dengan benar.
d.
Mencatat semua hasil penjualan kamar dalam satu hari.
4.3.4 Pemeriksaan Room Count Sheet Report.
a.
Memeriksa di sistem daftar nama-nama tamu yang menginap di hotel .
b.
Memeriks rate disistem apakah sama dengan bukti fisik yang diberikan oleh
night audit.
c.
Memeriksa dan mencatat jumlah kamar yang terisi dalam satu hari.
4.3
Masalah-Masalah yang Dihadapi Bagian Income Audit
Permasalahan yang penulis hadapi selama melakukan praktek kerja lapangan
adalah permasalahan sebagai berikut :
1.
Masalah ketidaksesuain antara bill dengan captain order.
2.
Masalah pemostingan kartu kredit.
3.
Masalah sistem error sering kali terjadi.
4.
Bagian night audit kurang teliti dalam menelusuri transaksi tamu apakah
pemesanan kamar include dengan breakfast atau tidak
5.
Kurang teliti dalam memeriksa metode pembayaran tamu .
6.
Kurangnya komunikasi yang baik dari pihak reservasi
yang tidak
remaks
rate dengan benar.
Universitas Sumatera Utara
47
4.4
Upaya Pemecahan Masalah
1.
Pemeriksaan ketidaksesuain
antara bill
dengan capten order harus
Berkoordinasi dengan masing masing cashier untuk diperiksa kebenaranya .
2.
Untuk pemostingan kartu credit agar lebih teliti dan perlu diperiksa kembali
sehingga tidak adanya kesalahan .
3.
Melaporkan ke pihak IT untuk segera diperbaiki sistem yang rusak maupun
error.
4.
Melengkapi semua posting masuk, memperbaiki perbedaan status kamar
sehingga tidak ada kesalahan Melakukan balancing ( membuat jumlah yang
sama antara debet dan kredit ) pada semua outlet yang melakukan transaksi
dengan tamu serta melihat kebenaran harga kamar yang diposting ke dalam
kamar.
5.
Bagian audit malam harus sudah terbiasa dengan sumber - sumber transaksi
dan sistem pembayaran yang berlaku di kantor depan. Bagian night audit juga
menghitung jumlah keuntungan dari perolehan kamar, mencari rata - rata
tingkat hunian kamar dan standar operasional lainnya yang sesuai dengan data
statistik. Petugas ini juga harus menyiapkan ringkasan uang cash harian (daily
summery of cash), cek dan kegiatan pemakaian kartu kredit.
6.
Karyawan merupakan tulang punggung perusahaan yang akan melakukan
berbagai kegiatan dalam menjalankan perusahaan diperlukan kerja sama untuk
Universitas Sumatera Utara
48
yang diharapkan untuk mencapai tujuan bersama diperlukan suatu kerjasama
dari anggota-anggota yang ada di dalamnya. Pentingnya menjalin kerjasama
dalam organisasi akan berdampak positif terhadap kinerja yang efektif. Salah
satu hal yang mengawali lahirnya kerjasama adalah jalinan komunikasi yang
baik Komunikasi merupakan hal terpenting dalam keberhasilan suatu organisasi
atau perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Dari pembahasan pada bab-bab sebelumnya maka dapat disimpulkan bahwa
Jambuluwuk Malioboro Boutique Hotel Yogyakarta memerlukan bagian income
audit untuk melakukan pengawasan yang lebih baik terhadap transaksi perusahaan
terutama dari segi mengevaluasi kembali revenue report baik tunai maupun kredit
dari transaksi yang terjadi setiap harinya dan telah direkap sebelumnya oleh bagian
night audit sehingga tujuan perusahaan meningkatkan revenue yang sesuai dengan
target yang di tetapkan.
Sistem kerja bagian income audit di Jambuluwuk Malioboro Boutique Hotel
Yogyakarta telah berjalan cukup baik dan sesuai dengan prosedur yang telah ada.
Kelancaran kerja bagian income audit juga dibantu oleh salah satu program yaitu
sistem power pro yang membantu dalam mengevaluasi revenue report melalui
sistem. Peran atau operasional prosedur bagian income audit di Jambuluwuk
Malioboro Boutique Hotel Yogyakarta secara garis besar hampir sama dengan
teori-teori yang telah ada sebelumnya, dan operasional prosedur dapat dilaksanakan
dengan baik dan lancar. Bagian yang terlibat dalam sistem kerja bagian income
audit ini telah melaksanakan tugas dan tanggung jawab nya masing-masing dengan
baik, walaupun dalam proses pelaksanaanya menemui beberapa masalah
dikarenakan adanya sikap kurang teliti dari pihak-pihak yang terkait. Namun dari
49
Universitas Sumatera Utara
50
beberapa masalah yang timbul dapat diselesaikan dan dipecahkan dengan solusi
yang membangun agar tujuan dari bagian income audit lebih maksimal dalam
memastikan revenue yang diperoleh sudah balance atau belum agar hotel tidak
mengalami kerugian.
5.2
Saran
Adapun dari hasil pembahasan pada bab-bab sebelumnya adalah sebagai
berikut:
1. Perlunya adanya penegasan dari tiap-tiap bagi karyawan untuk kinerja
yang efektif.
2.
Agar income audit
lebih meningkatkan lagi kualitas kerja serta lebih
teliti dalam pemeriksaan revenue setiap harinya .
3. Bagian night audit harus lebih teliti dalam menelusuri setiap transaksi
dengan sistem yang berlaku di kantor depan.
4. Bagian night audit diharapkan
lebih teliti
dalam menghitung jumlah
keuntungan dari perolehan kamar, mencari rata-rata tingkat hunian kamar
dan standar operasional lainnya yang sesuai dengan data statistic.
5. Diharapkan untuk mencapai tujuan bersama diperlukan suatu kerjasama dari
anggota-anggota yang ada di dalamnya Pentingnya menjalin kerjasama
dalam organisasi akan berdampak positif terhadap kinerja yang efektif.
Salah satu hal yang mengawali lahirnya kerjasama adalah jalinan
Universitas Sumatera Utara
51
komunikasi yang baik Komunikasi merupakan hal terpenting dalam
keberhasilan suatu organisasi atau perusahaan.
Universitas Sumatera Utara