Fungsi Sekretaris Dalam Upayamenghasilkan Kinerja Yang Maksimal Pada Badan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) Kota Medan. Chapter III IV
BAB III
PEMBAHASAN
A. Pengertian Sekretaris
Menurut Rosidah dan Ambar (2005:12), kata sekretaris berasal dari bahasa
latin, yaitu sectrum yang artinya rahasia dan orang yang memegang rahasia.
Dalam bahasa Perancis disebut secretaire, dalam bahasa Belanda disebut
secretraries dan dalam bahasa Inggris disebut secretary yang berasal dari kata
secret yang artinya rahasia. Oleh karena itu sekretaris dalam kerjanya harus
dapat menyimpan rahasia kantor maupun rahasia pimpinan untuk melakukan
pekerjaan kesekrertariatan.
Menurut Lawalata (2012:1), sekretaris berasal dari kata secretum dalam
bahasa latin yang artinya something bidden atau rahasia. Dalam bahasa latin,
orang yang memegang rahasia disebut dengan secretarium atau secretarius,
dalam bahasa perancis disebut secretarie, dalam bahasa belanda disebut
secretares, dan dalam bahasa inggris disebut secretary. Berdasarkan arti katanya
maka seorang seorang sekretaris dihubungkan dengan secret atau rahasia, yaitu
seseorang yang bisa menyimpan rahasia.Tetapi karena keadaan semakin pesat
perkembangannya dan keadaan organisasi makin rumit, seorang sekretaris
(secretaries/secretaries/secretary) maka tugas dan kegiatannya bukan hanya
bertugas menyimpan rahasia pimpinan, tetapi lebih luas dari menyimpan rahasia.
Dalam kamus Besar Bahasa Indonesia, Edisi Baru (2010:767), sekretaris adalah
orang, pegawai, anggota pengurus yang diserahi pekerjaantulis-menulis, penulis,
Universitas Sumatera Utara
paniteraan. Sekretaris pribadi adalah orang yang menjadi pembantu orang lain
untuk mengerjakan tulis-menulis surat-menyurat, mencatat pembicaraan dan
sebagainya: dalam rapat bidang, dan sebagainya.
Dari beberapa pengertiansekretaris diatas,maka dapat disimpulkan bahwa
pengertian sekretaris pada hakikatnya adalah seseorang yang membantu pimpinan
dalam menjalankan tugas-tugasnya, yang meliputi kegiatan mencatat dan menulis
dari suatu kegiatan perkantoran serta mengonsep surat atau korespondensi,
menerima tamu, memeriksa atau mengingatkan pimpinan mengenai kewajibannya
untuk meningkatkan efektifitas kerja pimpinannya. Untuk memenuhi tugas dan
tanggung jawab yang sedemikian besar maka syarat sebagai seorang sekretaris
menjadi sangat harus di perhatikan.Seorang sekretaris harus memiliki kepribadian
yang baik yakni penyabar, simpatik, bijaksana, pandai bergaul, dapat dipercaya
dan memegang teguh rahasia.Seorang sekretaris juga harus memiliki wawasan
yang luas dan pengetahuan mengenai tugas dan fungsinya sebagai sekretaris.Hal
yang tak kalah penting juga, seorang sekretaris harus memiliki penampilan yang
baik dan menarik.Penampilan ini sangat penting karena sitra pimpinan dan
perusahaan dapat dilihat dari penampilan sekretarisnya. Penampilan ini mecakup
tata cara berpakaian, tata caramenggunakan tata rias, tata cara menggunakan
aksesoris, tata cara berjalan, tatacara berdiri dan tata cara duduk.
B. Jenis-jenis Sekretaris
Menurut Ernawati (2004:13-16), jenis sekretaris dapat dikelompokkan
berdasarkan :
Universitas Sumatera Utara
1.
Berdasarkan luas lingkup tanggung jawab
a)
Sekretaris Organisasi
Sekretaris organisasi adalah seorang office manager yang memimpin suatu
sekretariat dari suatu perusahaan atau instansi pemerintah tertentu.Sekretaris
organisasi disebut juga sekretaris instansi atau executive secretary.Ia bekerja tidak
hanya atas perintah atasannya, tetapi juga memiliki wewenang untuk
merencanakan sendiri rencana organisasinya, menyusun struktur kerja organisasi,
membuat keputusan, pengarahan koordinasi, pengendalian. Contoh sekretaris
organisasi adalah sekretaris jendral di Departemen Sekretaris Wilayah Daerah.
b) Sekretaris Pimpinan (Private Secretary)
Sekretaris pimpinan adalah tangan kanan pimpinan yang bertugas
melaksanakan pekerjaan kantor untuk pimpinannya. Sekretaris pimpinan adalah
pegawai atau staff dari suatu organisasi atau perusahaan, karena ia diangkat dan
digaji oleh organisasi atau perusahaan. Sekretaris pimpinan bekerja tidak hanya
untuk kepentingan pribadi pimpinan, namun bersifat kedinasan. Adapun ciri-ciri
sekretaris pimpinan adalah :
1. Ia bukan pimpinan suatu unit organisasi dan belum tentu mempunyai
anak buah.
2. Ia tidak memiliki wewenang untuk membuat kebijakan organisasi atau
perusahaan, juga tidak berwenang mewakili pimpinannya membuat suatu
kebijaksanaan. Jadi ia bukan termasuk kelompok policy.
Universitas Sumatera Utara
Maka tugasnya adalah meringankan beban kerja pimpinannya, yang terbatas
pada masalah bisnis dan kedinasan. Ia bekerja untuk seorang pimpinan tertentu.
Jadi di sini dimaksudkan bahwa ia hanya memiliki seorang atau beberapa atasan
langsung. Apabila atasan lain yang bukan pimpinannya ingin meminta bantuan si
sekretaris maka terlebih dahulu harus meminta izin pada atasan langsung si
sekretaris.
c)
Sekretaris Pribadi (Personal Secretary)
Sekretaris pribadi adalah seseorang yang melaksanakan aktivitas kantor untuk
membantu kepentingan seorang tertentu dan bersifat pribadi. Jadi ia bukanlah
pegawai atau staf dari organisasi atau perusahaan, tetapi ia diangkat dan digaji
secara perorangan. Contohnya : sekretaris pribadi seorang artis.
2.
Berdasarkan kemampuan kerja dan pengalaman kerja
a)
Sekretaris Junior
Yaitu sekretaris yang baru memulai meniti karir sebagai sekretaris. Biasanya
belum berpengalaman kerja sehingga ia masih harus belajar dan memerlukan
bimbingan. Yang termasuk sekretaris junior ini adalah mahasiswa yang baru lulus
kuliah. Umumnya ditempatkan sebagai assisten sekretaris senior agar dapat
belajar dariya.Biasanya hanya diberi tugas-tugas yang bersifat rutin.
b) Sekretaris Senior
Yaitu sekretaris yang sudah memiliki kemampuan bekerja yang baik, karena
telah berpengalaman bekerja.Oleh karena itu, iadiharapkan mampu bekerja
mandiri, mampu mengatur pekerjaannya sesuai prosedur.
Universitas Sumatera Utara
3.
Berdasarkan Spesialisasi dalam Pekerjaan
a)
The Legal Secretary (sekretaris yang bekonsentrasi dalam bidang hukum)
yaitu sekretaris yang membantu ahli hukum seperti konsultan hukum,
pengacara, notaris, dan sebagainya. Ia sendiri bukan ahli hukum, tetapi hanya
membantu pimpinannya yang ahli hukum dalam melaksanakan tugas
kesekretarisannya.
b) The Medical Secretary (sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang medis)
yaitu sekretaris yang membantu seorang dokter atau ahli medis. Sama halnya
dengan The Legal Secretary, ia bukanlah seorang dokter, paramedis ataupun
ahli medis lainnya.
c)
The Technical Secretary (sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang teknik
tertentu) yaitu sekretaris yang membantu seorang insinyur dalam bidang
teknik tertentu.
d) The Accounting Secretary (sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang
akuntansi) yaitu sekretaris yang membantu seorang akuntan.
Berdasarkan pengamatan yang dilakukan penulis, maka jenis sekretaris di
Badan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) Kota Medan adalah sekretaris
pimpinan yang bertugas melaksanakan perkerjaan kantor untuk pimpinannya, dan
bertindak sebagai penghubung, pengendalian dalam pengelolaan surat masuk dan
surat keluar, Administrasi umum keuangan dan pemyusunan program.
Universitas Sumatera Utara
C. Sekretaris dalam Tugas dan Pekerjaannya
Tugas seorang sekretaris tidak hanya membantu meringankan tugas seorang
pimpinan, namun seorang sekretaris juga dituntut untuk mampu dan berkompeten
dalam
mengerjakan
tugas-tugas
kesekretariatannya.Seperti
dalam
hal
korespondensi, kearsipan, dan penyelenggaraan rapat.Semua itu juga merupakan
tugas sekretaris. Menurut Saiman (2002:40) Tugas sekretaris dalam arti sempit
adalah sebagai orang yang dipercaya oleh pimpinan untuk menyimpan rahasia
pimpinan. Sedangkan tugas sekretaris dalam arti luas adalah pelaksanaan tugastugas yang bersifat membantu manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda
organisasi, lembaga, maupun kantor.
Menurut Nuraeni (http://www.greatsecretary.wordpress.com) menjelaskan
bahwa sekretaris dibanding dengan posisi lain, termasuk karyawan yang memiliki
multi tugas, di antaranya :
1. Menurut wewenangnya
a)
Tugas
rutin.
Meliputi
pengetikan,
making
call,
menerima
tamu,
korespondensi, filling, surat menyurat.
b) Tugas
instruksi.
Meliputi
penyusunan
jadwal
perjalanan,
making
appointment, pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat,
arrange schedule.
c)
Tugas kreatif. Meliputi pembuatan formulir telepon, dokumentasi, mengirim
ucapan kepada klien, mengatur ruang kantor pimpinan.
2. Menurut jenis tugasnya
Universitas Sumatera Utara
a. Tugas administrasi perkantoran meliputi surat menyurat, pembuatan laporan,
filling.
b. Tugas resepsionis. Meliputi making call, melayani tamu, menyusul jadwal
pertemuan pimpinan
c. Tugas sosial. Meliputi mengatur rumah tangga kantor, mengirim ucapan
selamat kepada relasi, mempersiapkan respsi/jamuan, acararesmi kantor.
d.
Tugas insidentil. Meliputi mempersiapkan rapat,mempersiapkan pidato,
presentasi, dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.
Sedangkan menurut Ratnawati dan Sunarto (2006:16-18), tugas sekretaris
dapat dibagi menjadi tiga kelompok : tugas rutin, tugas pelaksanaan instruksi, dan
tugas kreatif.
1.
Tugas Rutin
Kata rutin berasal dari kata Perancis la routine yang berarti kebiasaan,
praktek yang sudah lazim, prosedur yang sudah mapan, hal-hal yang dilakukan
sehari-hari.Tugas rutin adalah tugas yang dilakukan setiap hari sesuai dengan
prosedur yang sudah mapan atau praktek yang sudah lazim, tanpa perlu menunggu
perintah atau mencari waktu khusus untuk melaksanakannya.Tugas rutin
sekretaris mencakup pembuatan surat-surat keluar, pengurusan surat-surat masuk,
arsip, tamu, telepon, acara kegiatan pimpinan, laporan, rapat rutin, dan lain-lain.
2.
Tugas Pelaksanaan Instruksi
Tugas pelaksanaan instruksi adalah tugas yang diperintahkan oleh
pimpinan.Tugas itu diperintahkan karena tidak termasuk ke dalam kelompok
Universitas Sumatera Utara
tugas rutin dan harus dikerjakan di tengah–tengah kerja rutin. Tugas-tugas itu
antara lain berkaitan dengan rapat yang tidak rutin, perjalanan dinas, proyek
khusus, dan lain-lain.
3.
Tugas Kreatif
Tugas kreatif tidak termasuk ke dalam tugas rutin dan tugas instruksi.Tugas
ini muncul terinspirasi dalam diri sekretaris sendiri dan dimaksudkan agar bantuan
yang diberikan kepada pimpinan lebih berarti dan bermutu. Tugas kreatif dapat
berkaitan dengan efisiensi kerja, seperti perencanaan kerja, pengelolaan waktu,
dapat berhubungan dengan pengaturan menyangkut ruang dan penyediaan
peralatan kerja, dapat menyangkut peningkatan kepribadian, pengetahuan, atau
kecakapan yang diperlukan agar kualitas, peran, fungsi,dan tugas keseluruhannya
makin meningkat.
Dari beberapa pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa tugas sekretaris
sangat kompleks dan tidak hanya berhubungan dengan tugas pimpinan
saja.Sekretaris
juga
memiliki
tugas-tugas
yang
berhubungan
dengan
kesekretariatan, meliputi tugas rutin, tugas pelaksanaan instruksi, tugas kreatif,
tugas insidentil dan tugas sosial.
Berdasarkan data yang diberikan kepada penulis, maka tugas sekretaris
diBadan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) Kota Medan ialah mengerjakan
tugas rutin yangmeliputi :
1. Mengambil alihkan dalam penandatangan surat masuk dan surat keluar yang
akan diproses dan dihubungan kebagian sub lain jika pimpinan tidak ada.
2. Mewakilkan posisi pimpinan dalam rapat yang tidak bisa dihadiri pimpinan
Universitas Sumatera Utara
3. Mengkoordinasi penyusunan perencanaan program BPKD
4. Menyusun rencana, program dan kegiatan Sub bagian
5. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kepala bagian sesuai dengan
tugas dan fungsinya.
6. pengelolaan surat masuk dan surat keluar, administrasi umum, keuangan.
Menurut Saiman (2002:40) tugas sekretaris dalam arti sempit adalah sebagai
orang yang dipercayai oleh pimpinan untuk menyimpan rahasia pemimpin.
Sedangkan tugas sekretaris dalam arti yang luas adalah pelaksanaan tugas-tugas
yang bersifat membantu manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda
organisasi, lembaga, maupun kantor.
Secara umum tugas-tugas sekretaris adalah sebagai berikut:
a.
Menerima dikte dari pimpinan
b.
Melaksanakan korespondensi ( menerima dan mengirim surat-surat,
termasuk telepon dan telegram bagi sekretaris pribadi )
c.
Menyimpan arsip-asrip yang dinilai penting
d.
Menerima tamu-tamu pimpinan
e.
Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian pimpinan dengan
teman maupun kegiatan lainnya
f.
Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan
kebutuhan pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainnya
g.
Bertindak sebagai perantara antara pemimpin dan bawahan
h.
Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan
Universitas Sumatera Utara
i.
Menemani pinpinan dalam pertemun penting
j.
Menyusun pidato-pidato untuk pimpinan
D. Tanggung Jawab Sekretaris
a.
Personal Responsibility (tangung jawab individu)
1.
Mempermudah dan mempelancar kerja pimpinan melalui pengaturan
waktu dan distribusi informasi yang efesien.
2.
Mendistribusikan informasi dari kantor pimpinan secara jelas dan akurat.
3.
Mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan dengan bagianbagian lainnya.
4.
Memberikan peluang kerja kepada pimpinan untuk lebih berfokus pada
hal-hal strategis dan memiliki dampak jangka panjang.
5.
Memberikan masukan positif dan insiatif untuk perbaikan perusahaan.
b. Internal Responsibility(tanggung jawab dalam)
1.
Mengelola sumber daya kantor termasuk keuangan.
2.
Menciptakan suasana (fisik dan mental) yang mendukung kelancaran
kerja.
3.
Mendukung penciptaan budaya kerja yang positif.
4.
Membantu menciptakan “kelompok informal positif” di lingkungan
perusahaan.
5.
Mengelola anak buah untuk meningkatkan efektifitas dan efesiensi kerja
di kantor.
c.
Networking Responsibility (tanggung jawab cabang perusahaan)
Universitas Sumatera Utara
Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan
dengan tujuan peningkatan daya saing. Perwujudannya adalah melalui upaya
memperluas network perusahaan, mengatur dan mengawasi pelaksanaan acaraacara formal dan informal yang diselenggarakan oleh kantor dalam kaitannya
dengan upaya mempertahankan dan berpartisipasi dalam mengembangkan citra
perusahaan.
d. Tanggung jawab hukum
1.
Sekeretaris tidak boleh melakukan jual beli dengan perusahaan demi
keuntungan pribadi, kecuali bila perusahaan memberi ijin.
2.
Sekretaris tidak boleh membocorkan rahasia usaha pimpinan baiks masa
bekerja atau masa kerja berakhir.
3.
Sekretaris tidak dapat berkecimpung dalam suatu usaha saingan kecuali
mendapat ijin dari pimpinan.
4.
Sekretaris harus mengikuti secara cermat dan tepat semua instruksi
pimpinan dalam melaksanakan tugas rutin.
5.
Keterangan dari pimpinan mengenai batas-batasyang jelas dan pasti
mengenai wewenang sekretaris sangat diperlukan dan jangan sekali-kali
bertindak melampaui batas-batas tersebut.
Tanggung Jawab Sekretaris di Badan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD)
Kota Medan pada bagian Umum adalah :
1. Mempermudah dan melancarkan kinerja pimpinan dalam mengurusi
pekerjaan-pekerjaan yang ada dikantor.
Universitas Sumatera Utara
2. Mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan dengan bagianbagian lain.
3. Sebagai sekretaris harus mengikuti semua instruksi yang diberikan oleh
pimpinan.
4. Tidak boleh keluar ataupun pergi dari ruangan selama masih jam kerja
ataupun diperbolehkan keluar ruangan jika atas ijin pimpinan
5. Membantu menciptakan linkungan kerja lebih efektif agar terciptanya
suatu kinerja yang efesien.
E. Pengertian Kinerja
Menurut Tika (2006:120) Performance sering diartikan sebagai kinerja, hasil
kerja atau prestasi kerja. Kinerja mempunyai makna lebih luas, bukan hanya
menyatakan sebagai hasil kerja, tetapi juga bagaimana proses kerja berlangsung.
Menurut Wibowo (2007:2). Kinerja adalah tentang melakukan pekerjaan dan hasil
yang dicapai dari pekerjaan tersebut. Kinerja adalah hasil kerja seorang
pegawai/karyawan selama periode tertentu dibandingkan dengan berbagai
kemungkinan, misalnya standar target, sasaran atau kriteria yang telah ditentukan
terlebih dahulu dan disepakati bersama, jika karyawan tidak melakukan
pekerjaannya maka suatu organisasi akan mengalami kegagalan.
Menurut Mangkunegara (2006:9) kinerja adalah hasil kerja secara kualitas
dan kuantitas yang dicapai oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya
sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya.Menurut Suntoro
(2006:121) mendefinisikan kinerja sebagai hasil kerja yang dapat dicapai
Universitas Sumatera Utara
seseorang atau sekelompok orang dalam suatu organisasi dalam rangka mencapai
tujuan organisasi dalam periode waktu tertentu.
Menurut Tika (2006:121), kinerja adalah hasil-hasil fungsi pekerjaan/kegiatan
seseorang atau sekelompok dalam suatu organisasi yang dipengaruhi oleh
berbagai faktor untuk mencapai tujuan organisasi dalam periode waktu
tertentu.Fungsi pekerjaan atau kegiatan yang dimaksudkan disini adalah
pelaksanaan hasil pekerjaan atau kegiatan seseorang atau kelompok yang menjadi
wewenang dan tanggung jawabnya dalam suatu organisasi. Sedangkan faktorfaktor yang berpengaruh terhadap hasil pekerjaan seseorang atau kelompok terdiri
dari faktor intern yaitu kecerdasan, keterampilan, kestabilan emosi, karateristik
kelompok kerja dan sebagainya, sedangkan faktor ekstern terdiri dari peraturan
ketenagakerjaan, pesaing, kondisi ekonomi dan sebagainya.
Menurut Sedarmayanti (2003:147) kinerja adalah hasil kerja yang dapat
dicapai seseorang atau sekelompok orang dalam suatu organisasi, sesuai dengan
wewenang dan tanggung jawab masing-masing dalam upaya mencapai tujuan
organisasi bersangkutan secara legal, tidak melanggar hukum dan sesuai dengan
moral maupun etika, yang paling penting dari pengertian itu adalah prestasi yang
dicapai oleh individu ataupun kelompok kerja sesuai dengan aturan yang berlaku
yang telah ditetapkan oleh organisasi. Sedangkan menurut Simanjuntak (2005:1)
memberikan gambaran bahwa kinerja suatu organisasi atau perusahaan adalah
akumulasi kinerja semua individu yang bekerja di dalamnya, dengan kata lain
upaya peningkatan kinerja organisasi dilakukan melalui peningkatan kinerja
masing-masing individu.
Universitas Sumatera Utara
Berdasarkan pengertian para ahli diatas, maka dapat disimpulkan pengertian
kinerja adalah kesediaan seseorang atau karyawan untuk mengikuti perbandingan
hasil kerja karyawan yang dipengaruhi oleh berbagai faktor dengan standar yang
telah ditentukan.
F. Fungsi Sekretaris
Menurut (Saiman, 2002: 35) pada dasarnya fungsi sekretaris sesuai bidang
kerjanya, maka mencakup kegiatan dalam administrasi (dalam arti luas) pada
sebuah organisasi atau perkantoran. Sedangkan sekretaris lain berkaitan dengan
kegiatan ketatausahaan yakni kegiatan administrasi dalam arti sempit yang
meliputi:
a.
Adanya orang-orang yang bekerja
b.
Penerimaan dan pengiriman surat-surat
c.
Penerimaan telepon
d.
Penyelesaian surat-surat yang berkaitan dengan kegiatan organisasi
sehari-hari
Menurut Ernawati, (2004:9) ada beberapa fungsi sekretaris yaitu :
a.
Membantu
meningkatkan
tugas-tugas
pimpinan Sekretaris
harus
mengambil alih tugas-tugas yang bersifat detail dari pimpinan,sehingga
pimpinan tidak perlu memikirkan hal-hal kecil yang telah didelegasikan
kepada sekretaris. Begitu pula keputusan-keputusan yang akan dibuat
oleh pimpinan sebagai besar harus ditindaklanjuti oleh sekretaris.
Universitas Sumatera Utara
b. Menangani informasi untuk pimpinan yaitu, semua keputusan yang
diambil oleh pimpinan banyak terngantung kepada sekretaris dalam
mengumpulkan,
menyeleksi,
mengelola,
dan
menyampaikan
informasi.
c. Menjadi jambatan penghubung yaitu, harus membina dan memelihara
hubungan baik dengan berbagai pihak yang terkait dalam hubungan
kerja dengan pimpinan.
Fungsi sekretaris di Badan Pengelola Keuangan Daerah Kantor Pemerintahan
Kota Madya Medan adalah
1.
Penyusunan rencana, program, dan kegiatan kesekretariatan dan peng
koordinasi penyelenggaraan tugas-tugas BPKD;
2.
Pelaksanaan dan penyelenggaraan pelayanan administrasi kesekretariatan
yang
meliputi administrasi umum, kepegawaian, keuangan dan
kerumahtanggaan BPKD
3.
Pengelolaan dan pemberdayaan sumber daya manusia, pengembangan
organisasi, dan ketatalaksanaan
G. Fungsi Sekretaris pada Badan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD)
dalam upaya menghasilkan kinerja yang maksimal
Berdasarkan pengamatan dari penulis maka Fungsi Sekretaris di Badan
Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) dalam upaya mengahsilkan kinerja yang
maksimaladalah :
Universitas Sumatera Utara
1.
Membantu meringankan tugas – tugas pimpinan (BPKD) juga sebagai
alat pelaksana pusat ketatausahan.
2.
Sebagai penggerak (manajerial) dan Memberi perintah atau intruksi
kepada bawahan (pegawai BPKD) secara resmi, baik secara lisan
maupun tertulis untuk melakukan pekerjaan atas intruksi pimpinan.
Sekretaris BPKD mempunyai wewenang penuh dalam pengelolaan dan
pengendalian tugas dinas.
3.
Mengadakan pengawasan secara langsung pada saat – saat tertentu
kepada bawahan (pegawai BPKD) yang sedang melaksanakan tugasnya,
yaitu pengawasan yang bersifat positif. Bila terjadi kesalahan diberi
petunjuk dan pembinaan.
4.
Memotivasi pegawai, Seorang sekretaris BPKD harus mampu memberi
motivasi kepada pegawai dalam menjalankantugas – tugas dinas.
5.
Sebagai filter (penyaring) kegiatan kesekretariatan. Setiap kegiatan
kesekretariatan yang berhubungan dengan pimpinan terlebih dahulu di
seleksi oleh sekretaris BPKD seperti: surat masuk yang telah di disposisi
terlebih dahulu di koreksi kebenarannya oleh sekretaris BPKD, lalu di
hubungkan kepada pimpinan dan disalurkan kepada sub bagian – bagian
di Badan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD).
6.
Melaksanakan pelayanan administrasi kesekretariaan Dinas yang
meliputi
administrasi
umum,
kepegawaian,
keuangan,
dan
kerumahtanggaan Dinas.
Universitas Sumatera Utara
7.
Pengelolaan dan pemberdayaan sumber daya manusia, pengembangan
organisasi, dan ketatalaksanaan.
8.
Menyusun rencana, program, dan kegiatan kesekretarian.
9.
Melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kesekretariatan.
Universitas Sumatera Utara
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan uraian pada bab-bab terdahulu yang bersumber pada Badan
Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) Pemerintah Kota Madya Medan, maupun
dari teori yang bersumber dari buku - buku yang didapat oleh penulis dapat
mengambil kesimpulan yaitu:
1.
SekretarisBadanPengelolaKeuangan Daerah (BPKD) Kota Medan sudah
terlaksana dengan baik dan berjalan sesuai dengan fungsinya dan
sekretarispimpinan yang tugasnyamembantuKepala BPKD
dalammelaksanakanfungsiKepersonaliaan,
administrasidandokumentasisertamelakukanpendataansurat yang
masukdansuratkeluar.
B.
Saran
Pada akhir penulisan Tugas Akhir ini, penulis ingin memberikan beberapa saran
yang mungkin dapat menjadi bahan pertimbangan dan bahan evaluasi bagi Badan
Pengelola Keuangan Daerah(BPKD) Pemerintah Kota Madya Medan. Adapun
saran - saran tersebut adalah sebagai berikut:
1.
Sekretarisharusdapatmengetahuikedudukannya,
sehinggaseorangsekretarisdapatmenjaga agar
bersikapbaikdidalammaupundiluarperusahaan, agar citraseorangsekretaris
yang baiktetapterpeliharasertadapatmenjagakerahasiaanperusahaan demi
kebaikanbersama.
Universitas Sumatera Utara
PEMBAHASAN
A. Pengertian Sekretaris
Menurut Rosidah dan Ambar (2005:12), kata sekretaris berasal dari bahasa
latin, yaitu sectrum yang artinya rahasia dan orang yang memegang rahasia.
Dalam bahasa Perancis disebut secretaire, dalam bahasa Belanda disebut
secretraries dan dalam bahasa Inggris disebut secretary yang berasal dari kata
secret yang artinya rahasia. Oleh karena itu sekretaris dalam kerjanya harus
dapat menyimpan rahasia kantor maupun rahasia pimpinan untuk melakukan
pekerjaan kesekrertariatan.
Menurut Lawalata (2012:1), sekretaris berasal dari kata secretum dalam
bahasa latin yang artinya something bidden atau rahasia. Dalam bahasa latin,
orang yang memegang rahasia disebut dengan secretarium atau secretarius,
dalam bahasa perancis disebut secretarie, dalam bahasa belanda disebut
secretares, dan dalam bahasa inggris disebut secretary. Berdasarkan arti katanya
maka seorang seorang sekretaris dihubungkan dengan secret atau rahasia, yaitu
seseorang yang bisa menyimpan rahasia.Tetapi karena keadaan semakin pesat
perkembangannya dan keadaan organisasi makin rumit, seorang sekretaris
(secretaries/secretaries/secretary) maka tugas dan kegiatannya bukan hanya
bertugas menyimpan rahasia pimpinan, tetapi lebih luas dari menyimpan rahasia.
Dalam kamus Besar Bahasa Indonesia, Edisi Baru (2010:767), sekretaris adalah
orang, pegawai, anggota pengurus yang diserahi pekerjaantulis-menulis, penulis,
Universitas Sumatera Utara
paniteraan. Sekretaris pribadi adalah orang yang menjadi pembantu orang lain
untuk mengerjakan tulis-menulis surat-menyurat, mencatat pembicaraan dan
sebagainya: dalam rapat bidang, dan sebagainya.
Dari beberapa pengertiansekretaris diatas,maka dapat disimpulkan bahwa
pengertian sekretaris pada hakikatnya adalah seseorang yang membantu pimpinan
dalam menjalankan tugas-tugasnya, yang meliputi kegiatan mencatat dan menulis
dari suatu kegiatan perkantoran serta mengonsep surat atau korespondensi,
menerima tamu, memeriksa atau mengingatkan pimpinan mengenai kewajibannya
untuk meningkatkan efektifitas kerja pimpinannya. Untuk memenuhi tugas dan
tanggung jawab yang sedemikian besar maka syarat sebagai seorang sekretaris
menjadi sangat harus di perhatikan.Seorang sekretaris harus memiliki kepribadian
yang baik yakni penyabar, simpatik, bijaksana, pandai bergaul, dapat dipercaya
dan memegang teguh rahasia.Seorang sekretaris juga harus memiliki wawasan
yang luas dan pengetahuan mengenai tugas dan fungsinya sebagai sekretaris.Hal
yang tak kalah penting juga, seorang sekretaris harus memiliki penampilan yang
baik dan menarik.Penampilan ini sangat penting karena sitra pimpinan dan
perusahaan dapat dilihat dari penampilan sekretarisnya. Penampilan ini mecakup
tata cara berpakaian, tata caramenggunakan tata rias, tata cara menggunakan
aksesoris, tata cara berjalan, tatacara berdiri dan tata cara duduk.
B. Jenis-jenis Sekretaris
Menurut Ernawati (2004:13-16), jenis sekretaris dapat dikelompokkan
berdasarkan :
Universitas Sumatera Utara
1.
Berdasarkan luas lingkup tanggung jawab
a)
Sekretaris Organisasi
Sekretaris organisasi adalah seorang office manager yang memimpin suatu
sekretariat dari suatu perusahaan atau instansi pemerintah tertentu.Sekretaris
organisasi disebut juga sekretaris instansi atau executive secretary.Ia bekerja tidak
hanya atas perintah atasannya, tetapi juga memiliki wewenang untuk
merencanakan sendiri rencana organisasinya, menyusun struktur kerja organisasi,
membuat keputusan, pengarahan koordinasi, pengendalian. Contoh sekretaris
organisasi adalah sekretaris jendral di Departemen Sekretaris Wilayah Daerah.
b) Sekretaris Pimpinan (Private Secretary)
Sekretaris pimpinan adalah tangan kanan pimpinan yang bertugas
melaksanakan pekerjaan kantor untuk pimpinannya. Sekretaris pimpinan adalah
pegawai atau staff dari suatu organisasi atau perusahaan, karena ia diangkat dan
digaji oleh organisasi atau perusahaan. Sekretaris pimpinan bekerja tidak hanya
untuk kepentingan pribadi pimpinan, namun bersifat kedinasan. Adapun ciri-ciri
sekretaris pimpinan adalah :
1. Ia bukan pimpinan suatu unit organisasi dan belum tentu mempunyai
anak buah.
2. Ia tidak memiliki wewenang untuk membuat kebijakan organisasi atau
perusahaan, juga tidak berwenang mewakili pimpinannya membuat suatu
kebijaksanaan. Jadi ia bukan termasuk kelompok policy.
Universitas Sumatera Utara
Maka tugasnya adalah meringankan beban kerja pimpinannya, yang terbatas
pada masalah bisnis dan kedinasan. Ia bekerja untuk seorang pimpinan tertentu.
Jadi di sini dimaksudkan bahwa ia hanya memiliki seorang atau beberapa atasan
langsung. Apabila atasan lain yang bukan pimpinannya ingin meminta bantuan si
sekretaris maka terlebih dahulu harus meminta izin pada atasan langsung si
sekretaris.
c)
Sekretaris Pribadi (Personal Secretary)
Sekretaris pribadi adalah seseorang yang melaksanakan aktivitas kantor untuk
membantu kepentingan seorang tertentu dan bersifat pribadi. Jadi ia bukanlah
pegawai atau staf dari organisasi atau perusahaan, tetapi ia diangkat dan digaji
secara perorangan. Contohnya : sekretaris pribadi seorang artis.
2.
Berdasarkan kemampuan kerja dan pengalaman kerja
a)
Sekretaris Junior
Yaitu sekretaris yang baru memulai meniti karir sebagai sekretaris. Biasanya
belum berpengalaman kerja sehingga ia masih harus belajar dan memerlukan
bimbingan. Yang termasuk sekretaris junior ini adalah mahasiswa yang baru lulus
kuliah. Umumnya ditempatkan sebagai assisten sekretaris senior agar dapat
belajar dariya.Biasanya hanya diberi tugas-tugas yang bersifat rutin.
b) Sekretaris Senior
Yaitu sekretaris yang sudah memiliki kemampuan bekerja yang baik, karena
telah berpengalaman bekerja.Oleh karena itu, iadiharapkan mampu bekerja
mandiri, mampu mengatur pekerjaannya sesuai prosedur.
Universitas Sumatera Utara
3.
Berdasarkan Spesialisasi dalam Pekerjaan
a)
The Legal Secretary (sekretaris yang bekonsentrasi dalam bidang hukum)
yaitu sekretaris yang membantu ahli hukum seperti konsultan hukum,
pengacara, notaris, dan sebagainya. Ia sendiri bukan ahli hukum, tetapi hanya
membantu pimpinannya yang ahli hukum dalam melaksanakan tugas
kesekretarisannya.
b) The Medical Secretary (sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang medis)
yaitu sekretaris yang membantu seorang dokter atau ahli medis. Sama halnya
dengan The Legal Secretary, ia bukanlah seorang dokter, paramedis ataupun
ahli medis lainnya.
c)
The Technical Secretary (sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang teknik
tertentu) yaitu sekretaris yang membantu seorang insinyur dalam bidang
teknik tertentu.
d) The Accounting Secretary (sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang
akuntansi) yaitu sekretaris yang membantu seorang akuntan.
Berdasarkan pengamatan yang dilakukan penulis, maka jenis sekretaris di
Badan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) Kota Medan adalah sekretaris
pimpinan yang bertugas melaksanakan perkerjaan kantor untuk pimpinannya, dan
bertindak sebagai penghubung, pengendalian dalam pengelolaan surat masuk dan
surat keluar, Administrasi umum keuangan dan pemyusunan program.
Universitas Sumatera Utara
C. Sekretaris dalam Tugas dan Pekerjaannya
Tugas seorang sekretaris tidak hanya membantu meringankan tugas seorang
pimpinan, namun seorang sekretaris juga dituntut untuk mampu dan berkompeten
dalam
mengerjakan
tugas-tugas
kesekretariatannya.Seperti
dalam
hal
korespondensi, kearsipan, dan penyelenggaraan rapat.Semua itu juga merupakan
tugas sekretaris. Menurut Saiman (2002:40) Tugas sekretaris dalam arti sempit
adalah sebagai orang yang dipercaya oleh pimpinan untuk menyimpan rahasia
pimpinan. Sedangkan tugas sekretaris dalam arti luas adalah pelaksanaan tugastugas yang bersifat membantu manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda
organisasi, lembaga, maupun kantor.
Menurut Nuraeni (http://www.greatsecretary.wordpress.com) menjelaskan
bahwa sekretaris dibanding dengan posisi lain, termasuk karyawan yang memiliki
multi tugas, di antaranya :
1. Menurut wewenangnya
a)
Tugas
rutin.
Meliputi
pengetikan,
making
call,
menerima
tamu,
korespondensi, filling, surat menyurat.
b) Tugas
instruksi.
Meliputi
penyusunan
jadwal
perjalanan,
making
appointment, pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat,
arrange schedule.
c)
Tugas kreatif. Meliputi pembuatan formulir telepon, dokumentasi, mengirim
ucapan kepada klien, mengatur ruang kantor pimpinan.
2. Menurut jenis tugasnya
Universitas Sumatera Utara
a. Tugas administrasi perkantoran meliputi surat menyurat, pembuatan laporan,
filling.
b. Tugas resepsionis. Meliputi making call, melayani tamu, menyusul jadwal
pertemuan pimpinan
c. Tugas sosial. Meliputi mengatur rumah tangga kantor, mengirim ucapan
selamat kepada relasi, mempersiapkan respsi/jamuan, acararesmi kantor.
d.
Tugas insidentil. Meliputi mempersiapkan rapat,mempersiapkan pidato,
presentasi, dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.
Sedangkan menurut Ratnawati dan Sunarto (2006:16-18), tugas sekretaris
dapat dibagi menjadi tiga kelompok : tugas rutin, tugas pelaksanaan instruksi, dan
tugas kreatif.
1.
Tugas Rutin
Kata rutin berasal dari kata Perancis la routine yang berarti kebiasaan,
praktek yang sudah lazim, prosedur yang sudah mapan, hal-hal yang dilakukan
sehari-hari.Tugas rutin adalah tugas yang dilakukan setiap hari sesuai dengan
prosedur yang sudah mapan atau praktek yang sudah lazim, tanpa perlu menunggu
perintah atau mencari waktu khusus untuk melaksanakannya.Tugas rutin
sekretaris mencakup pembuatan surat-surat keluar, pengurusan surat-surat masuk,
arsip, tamu, telepon, acara kegiatan pimpinan, laporan, rapat rutin, dan lain-lain.
2.
Tugas Pelaksanaan Instruksi
Tugas pelaksanaan instruksi adalah tugas yang diperintahkan oleh
pimpinan.Tugas itu diperintahkan karena tidak termasuk ke dalam kelompok
Universitas Sumatera Utara
tugas rutin dan harus dikerjakan di tengah–tengah kerja rutin. Tugas-tugas itu
antara lain berkaitan dengan rapat yang tidak rutin, perjalanan dinas, proyek
khusus, dan lain-lain.
3.
Tugas Kreatif
Tugas kreatif tidak termasuk ke dalam tugas rutin dan tugas instruksi.Tugas
ini muncul terinspirasi dalam diri sekretaris sendiri dan dimaksudkan agar bantuan
yang diberikan kepada pimpinan lebih berarti dan bermutu. Tugas kreatif dapat
berkaitan dengan efisiensi kerja, seperti perencanaan kerja, pengelolaan waktu,
dapat berhubungan dengan pengaturan menyangkut ruang dan penyediaan
peralatan kerja, dapat menyangkut peningkatan kepribadian, pengetahuan, atau
kecakapan yang diperlukan agar kualitas, peran, fungsi,dan tugas keseluruhannya
makin meningkat.
Dari beberapa pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa tugas sekretaris
sangat kompleks dan tidak hanya berhubungan dengan tugas pimpinan
saja.Sekretaris
juga
memiliki
tugas-tugas
yang
berhubungan
dengan
kesekretariatan, meliputi tugas rutin, tugas pelaksanaan instruksi, tugas kreatif,
tugas insidentil dan tugas sosial.
Berdasarkan data yang diberikan kepada penulis, maka tugas sekretaris
diBadan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) Kota Medan ialah mengerjakan
tugas rutin yangmeliputi :
1. Mengambil alihkan dalam penandatangan surat masuk dan surat keluar yang
akan diproses dan dihubungan kebagian sub lain jika pimpinan tidak ada.
2. Mewakilkan posisi pimpinan dalam rapat yang tidak bisa dihadiri pimpinan
Universitas Sumatera Utara
3. Mengkoordinasi penyusunan perencanaan program BPKD
4. Menyusun rencana, program dan kegiatan Sub bagian
5. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kepala bagian sesuai dengan
tugas dan fungsinya.
6. pengelolaan surat masuk dan surat keluar, administrasi umum, keuangan.
Menurut Saiman (2002:40) tugas sekretaris dalam arti sempit adalah sebagai
orang yang dipercayai oleh pimpinan untuk menyimpan rahasia pemimpin.
Sedangkan tugas sekretaris dalam arti yang luas adalah pelaksanaan tugas-tugas
yang bersifat membantu manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda
organisasi, lembaga, maupun kantor.
Secara umum tugas-tugas sekretaris adalah sebagai berikut:
a.
Menerima dikte dari pimpinan
b.
Melaksanakan korespondensi ( menerima dan mengirim surat-surat,
termasuk telepon dan telegram bagi sekretaris pribadi )
c.
Menyimpan arsip-asrip yang dinilai penting
d.
Menerima tamu-tamu pimpinan
e.
Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian pimpinan dengan
teman maupun kegiatan lainnya
f.
Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan
kebutuhan pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainnya
g.
Bertindak sebagai perantara antara pemimpin dan bawahan
h.
Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan
Universitas Sumatera Utara
i.
Menemani pinpinan dalam pertemun penting
j.
Menyusun pidato-pidato untuk pimpinan
D. Tanggung Jawab Sekretaris
a.
Personal Responsibility (tangung jawab individu)
1.
Mempermudah dan mempelancar kerja pimpinan melalui pengaturan
waktu dan distribusi informasi yang efesien.
2.
Mendistribusikan informasi dari kantor pimpinan secara jelas dan akurat.
3.
Mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan dengan bagianbagian lainnya.
4.
Memberikan peluang kerja kepada pimpinan untuk lebih berfokus pada
hal-hal strategis dan memiliki dampak jangka panjang.
5.
Memberikan masukan positif dan insiatif untuk perbaikan perusahaan.
b. Internal Responsibility(tanggung jawab dalam)
1.
Mengelola sumber daya kantor termasuk keuangan.
2.
Menciptakan suasana (fisik dan mental) yang mendukung kelancaran
kerja.
3.
Mendukung penciptaan budaya kerja yang positif.
4.
Membantu menciptakan “kelompok informal positif” di lingkungan
perusahaan.
5.
Mengelola anak buah untuk meningkatkan efektifitas dan efesiensi kerja
di kantor.
c.
Networking Responsibility (tanggung jawab cabang perusahaan)
Universitas Sumatera Utara
Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan
dengan tujuan peningkatan daya saing. Perwujudannya adalah melalui upaya
memperluas network perusahaan, mengatur dan mengawasi pelaksanaan acaraacara formal dan informal yang diselenggarakan oleh kantor dalam kaitannya
dengan upaya mempertahankan dan berpartisipasi dalam mengembangkan citra
perusahaan.
d. Tanggung jawab hukum
1.
Sekeretaris tidak boleh melakukan jual beli dengan perusahaan demi
keuntungan pribadi, kecuali bila perusahaan memberi ijin.
2.
Sekretaris tidak boleh membocorkan rahasia usaha pimpinan baiks masa
bekerja atau masa kerja berakhir.
3.
Sekretaris tidak dapat berkecimpung dalam suatu usaha saingan kecuali
mendapat ijin dari pimpinan.
4.
Sekretaris harus mengikuti secara cermat dan tepat semua instruksi
pimpinan dalam melaksanakan tugas rutin.
5.
Keterangan dari pimpinan mengenai batas-batasyang jelas dan pasti
mengenai wewenang sekretaris sangat diperlukan dan jangan sekali-kali
bertindak melampaui batas-batas tersebut.
Tanggung Jawab Sekretaris di Badan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD)
Kota Medan pada bagian Umum adalah :
1. Mempermudah dan melancarkan kinerja pimpinan dalam mengurusi
pekerjaan-pekerjaan yang ada dikantor.
Universitas Sumatera Utara
2. Mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan dengan bagianbagian lain.
3. Sebagai sekretaris harus mengikuti semua instruksi yang diberikan oleh
pimpinan.
4. Tidak boleh keluar ataupun pergi dari ruangan selama masih jam kerja
ataupun diperbolehkan keluar ruangan jika atas ijin pimpinan
5. Membantu menciptakan linkungan kerja lebih efektif agar terciptanya
suatu kinerja yang efesien.
E. Pengertian Kinerja
Menurut Tika (2006:120) Performance sering diartikan sebagai kinerja, hasil
kerja atau prestasi kerja. Kinerja mempunyai makna lebih luas, bukan hanya
menyatakan sebagai hasil kerja, tetapi juga bagaimana proses kerja berlangsung.
Menurut Wibowo (2007:2). Kinerja adalah tentang melakukan pekerjaan dan hasil
yang dicapai dari pekerjaan tersebut. Kinerja adalah hasil kerja seorang
pegawai/karyawan selama periode tertentu dibandingkan dengan berbagai
kemungkinan, misalnya standar target, sasaran atau kriteria yang telah ditentukan
terlebih dahulu dan disepakati bersama, jika karyawan tidak melakukan
pekerjaannya maka suatu organisasi akan mengalami kegagalan.
Menurut Mangkunegara (2006:9) kinerja adalah hasil kerja secara kualitas
dan kuantitas yang dicapai oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya
sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya.Menurut Suntoro
(2006:121) mendefinisikan kinerja sebagai hasil kerja yang dapat dicapai
Universitas Sumatera Utara
seseorang atau sekelompok orang dalam suatu organisasi dalam rangka mencapai
tujuan organisasi dalam periode waktu tertentu.
Menurut Tika (2006:121), kinerja adalah hasil-hasil fungsi pekerjaan/kegiatan
seseorang atau sekelompok dalam suatu organisasi yang dipengaruhi oleh
berbagai faktor untuk mencapai tujuan organisasi dalam periode waktu
tertentu.Fungsi pekerjaan atau kegiatan yang dimaksudkan disini adalah
pelaksanaan hasil pekerjaan atau kegiatan seseorang atau kelompok yang menjadi
wewenang dan tanggung jawabnya dalam suatu organisasi. Sedangkan faktorfaktor yang berpengaruh terhadap hasil pekerjaan seseorang atau kelompok terdiri
dari faktor intern yaitu kecerdasan, keterampilan, kestabilan emosi, karateristik
kelompok kerja dan sebagainya, sedangkan faktor ekstern terdiri dari peraturan
ketenagakerjaan, pesaing, kondisi ekonomi dan sebagainya.
Menurut Sedarmayanti (2003:147) kinerja adalah hasil kerja yang dapat
dicapai seseorang atau sekelompok orang dalam suatu organisasi, sesuai dengan
wewenang dan tanggung jawab masing-masing dalam upaya mencapai tujuan
organisasi bersangkutan secara legal, tidak melanggar hukum dan sesuai dengan
moral maupun etika, yang paling penting dari pengertian itu adalah prestasi yang
dicapai oleh individu ataupun kelompok kerja sesuai dengan aturan yang berlaku
yang telah ditetapkan oleh organisasi. Sedangkan menurut Simanjuntak (2005:1)
memberikan gambaran bahwa kinerja suatu organisasi atau perusahaan adalah
akumulasi kinerja semua individu yang bekerja di dalamnya, dengan kata lain
upaya peningkatan kinerja organisasi dilakukan melalui peningkatan kinerja
masing-masing individu.
Universitas Sumatera Utara
Berdasarkan pengertian para ahli diatas, maka dapat disimpulkan pengertian
kinerja adalah kesediaan seseorang atau karyawan untuk mengikuti perbandingan
hasil kerja karyawan yang dipengaruhi oleh berbagai faktor dengan standar yang
telah ditentukan.
F. Fungsi Sekretaris
Menurut (Saiman, 2002: 35) pada dasarnya fungsi sekretaris sesuai bidang
kerjanya, maka mencakup kegiatan dalam administrasi (dalam arti luas) pada
sebuah organisasi atau perkantoran. Sedangkan sekretaris lain berkaitan dengan
kegiatan ketatausahaan yakni kegiatan administrasi dalam arti sempit yang
meliputi:
a.
Adanya orang-orang yang bekerja
b.
Penerimaan dan pengiriman surat-surat
c.
Penerimaan telepon
d.
Penyelesaian surat-surat yang berkaitan dengan kegiatan organisasi
sehari-hari
Menurut Ernawati, (2004:9) ada beberapa fungsi sekretaris yaitu :
a.
Membantu
meningkatkan
tugas-tugas
pimpinan Sekretaris
harus
mengambil alih tugas-tugas yang bersifat detail dari pimpinan,sehingga
pimpinan tidak perlu memikirkan hal-hal kecil yang telah didelegasikan
kepada sekretaris. Begitu pula keputusan-keputusan yang akan dibuat
oleh pimpinan sebagai besar harus ditindaklanjuti oleh sekretaris.
Universitas Sumatera Utara
b. Menangani informasi untuk pimpinan yaitu, semua keputusan yang
diambil oleh pimpinan banyak terngantung kepada sekretaris dalam
mengumpulkan,
menyeleksi,
mengelola,
dan
menyampaikan
informasi.
c. Menjadi jambatan penghubung yaitu, harus membina dan memelihara
hubungan baik dengan berbagai pihak yang terkait dalam hubungan
kerja dengan pimpinan.
Fungsi sekretaris di Badan Pengelola Keuangan Daerah Kantor Pemerintahan
Kota Madya Medan adalah
1.
Penyusunan rencana, program, dan kegiatan kesekretariatan dan peng
koordinasi penyelenggaraan tugas-tugas BPKD;
2.
Pelaksanaan dan penyelenggaraan pelayanan administrasi kesekretariatan
yang
meliputi administrasi umum, kepegawaian, keuangan dan
kerumahtanggaan BPKD
3.
Pengelolaan dan pemberdayaan sumber daya manusia, pengembangan
organisasi, dan ketatalaksanaan
G. Fungsi Sekretaris pada Badan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD)
dalam upaya menghasilkan kinerja yang maksimal
Berdasarkan pengamatan dari penulis maka Fungsi Sekretaris di Badan
Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) dalam upaya mengahsilkan kinerja yang
maksimaladalah :
Universitas Sumatera Utara
1.
Membantu meringankan tugas – tugas pimpinan (BPKD) juga sebagai
alat pelaksana pusat ketatausahan.
2.
Sebagai penggerak (manajerial) dan Memberi perintah atau intruksi
kepada bawahan (pegawai BPKD) secara resmi, baik secara lisan
maupun tertulis untuk melakukan pekerjaan atas intruksi pimpinan.
Sekretaris BPKD mempunyai wewenang penuh dalam pengelolaan dan
pengendalian tugas dinas.
3.
Mengadakan pengawasan secara langsung pada saat – saat tertentu
kepada bawahan (pegawai BPKD) yang sedang melaksanakan tugasnya,
yaitu pengawasan yang bersifat positif. Bila terjadi kesalahan diberi
petunjuk dan pembinaan.
4.
Memotivasi pegawai, Seorang sekretaris BPKD harus mampu memberi
motivasi kepada pegawai dalam menjalankantugas – tugas dinas.
5.
Sebagai filter (penyaring) kegiatan kesekretariatan. Setiap kegiatan
kesekretariatan yang berhubungan dengan pimpinan terlebih dahulu di
seleksi oleh sekretaris BPKD seperti: surat masuk yang telah di disposisi
terlebih dahulu di koreksi kebenarannya oleh sekretaris BPKD, lalu di
hubungkan kepada pimpinan dan disalurkan kepada sub bagian – bagian
di Badan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD).
6.
Melaksanakan pelayanan administrasi kesekretariaan Dinas yang
meliputi
administrasi
umum,
kepegawaian,
keuangan,
dan
kerumahtanggaan Dinas.
Universitas Sumatera Utara
7.
Pengelolaan dan pemberdayaan sumber daya manusia, pengembangan
organisasi, dan ketatalaksanaan.
8.
Menyusun rencana, program, dan kegiatan kesekretarian.
9.
Melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kesekretariatan.
Universitas Sumatera Utara
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan uraian pada bab-bab terdahulu yang bersumber pada Badan
Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) Pemerintah Kota Madya Medan, maupun
dari teori yang bersumber dari buku - buku yang didapat oleh penulis dapat
mengambil kesimpulan yaitu:
1.
SekretarisBadanPengelolaKeuangan Daerah (BPKD) Kota Medan sudah
terlaksana dengan baik dan berjalan sesuai dengan fungsinya dan
sekretarispimpinan yang tugasnyamembantuKepala BPKD
dalammelaksanakanfungsiKepersonaliaan,
administrasidandokumentasisertamelakukanpendataansurat yang
masukdansuratkeluar.
B.
Saran
Pada akhir penulisan Tugas Akhir ini, penulis ingin memberikan beberapa saran
yang mungkin dapat menjadi bahan pertimbangan dan bahan evaluasi bagi Badan
Pengelola Keuangan Daerah(BPKD) Pemerintah Kota Madya Medan. Adapun
saran - saran tersebut adalah sebagai berikut:
1.
Sekretarisharusdapatmengetahuikedudukannya,
sehinggaseorangsekretarisdapatmenjaga agar
bersikapbaikdidalammaupundiluarperusahaan, agar citraseorangsekretaris
yang baiktetapterpeliharasertadapatmenjagakerahasiaanperusahaan demi
kebaikanbersama.
Universitas Sumatera Utara