Fungsi Sekretaris Dalam Upayamenghasilkan Kinerja Yang Maksimal Pada Badan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) Kota Medan.
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Menurut Waworuntu, dalam Saiman (2002:24), kata sekretaris yang biasa kita
baca dan temui pada berbagai literatureberasal dari bahasa Latin yaitu kata
secretarium yang mempunyai arti rahasia, secretarium atau secretaries yang
mempunyai arti orang yang memegang rahasia. Sedangkan dalam bahasa
Perancis, kata sekretaris disebut dengan secretarie yang mempunyai arti
sekretaris. Dan dalam bahasa Inggris disebut dengan kata secretary yang berarti
sekretaris.Jadi dapat diartikan tugas-tugas sekretaris tidak lepas dari kerahasiaan
perusahaan. Ini disebabkan kebijakan awal yang akan dikeluarkan oleh pimpinan
atau perusahaan sedikit banyak diketahui oleh sekretaris. Karena tugas sekretaris
adalah membantu pimpinan dalam meringankan tugas-tugasnya.
Peran sekretaris di era globalisasi semakin penting dan strategis. Sekretaris
saat ini, tidak hanya berkecimpung dalam pekerjaan teknis administratif atau
mendampingi dan melayani kebutuhan pimpinan saja. Lebih jauh dari itu,
sekretaris
sudah
mempersentasikan
bertransformasi
organisasi
menjadi
maupun
sosok
yang
pimpinan.
multifungsi
Peran-peran
dan
sekretaris
konvensional yang bersifat administratif sebagian besar telah tergantikan oleh
perangkat tekhnologi dan informasi. Sekretaris saat ini bukan lagi sebagai sosok
yang diam dan hanya menerima perintah. Sekretaris sekarang ini telah berubah
menjadi
sosok
yang
profesional
dalam
bekerja,
berkompeten
dalam
Universitas Sumatera Utara
keadministrasian kantor, cerdas dalam bekerja dan menjalin hubungan dengan
orang lain, terampil dalam memberikan solusi, dan berorientasi untuk melayani
seluruh pihak-pihak yang berkepentingan dengan organisasi.Untuk itu, sekretaris
perlu dikembangkan dalam suatu program pengembangan sekretaris yang
berkesinambungan. Seorang sekretarismenjadi simbol sebuah perusahaan tempat
ia bekerja, karenanya seorang sekretaris haruslah memiliki keunggulan, keuletan
dalam bekerja serta etiket-etiket atau kepribadian perusahaan yang baik.Apalagi
dalam era global saat ini, dimana peran seorang sekretaris dituntut untuk menjadi
partners, personal assistant, dan administrative assistant bagi pimpinan atau
eksekutif atau direktur dalam melaksanakan perencanaannya sehari-hari.
Dalam hal ini, sebenarnya sekretarislah yang mengelola semua pekerjaan
atasannya dengan baik. Tanpa adanya seorang sekretaris, pimpinan tidak dapat
menjalankan peran mereka dengan baik.Kedudukan sekretaris lebih dari seorang
yang mengerjakan pekerjaan umum.Ia biasanya bekerja untuk satu orang, jarang
untuk lebih dari dua orang. Pada umumnya ia memerlukan keahlian steno dan
mengetik, tetapi ia harus melakukan lebih dari itu.
Menurut Ernawati (2006:2),sekretaris sebagai elemen dari sebuah perusahaan,
bahkan sebagai tangan kanan atasannya merupakan orang yang dipercaya untuk
memegang rahasia dan membantu menyelesaikan tugas atasannya tersebut. Untuk
itu sekretaris harus memiliki keterampilan atau keahlian kerja (skill), mempunyai
kepribadian yang menarik dan menguasai pengetahuan yang ada kaitannya dalam
fungsinya sebagai sekretaris.
Universitas Sumatera Utara
Menurut Mangkunegara (2000:67), kinerja ( prestasi kerja ) adalah hasil kerja
secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seorang pegawai dalam
melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan
kepadanya.Kinerja dalam organisasi merupakan suatu jawaban dari berhasil
atautidaknya tujuan organisasi yang telah di tetapkan. Dengan demikian
pelaksanaan kegiatan dinyatakan efisien juga pencapaian hasil kinerja dinyatakan
efektif jika hasil yang dicapai sesuai dengan tujuan seperti yang ditetapkan. Dari
uraian tersebut dapat disimpulkan bahwa bekerja efisien dan efektif adalah
bekerja dengan gerakan, usaha, waktu dan kelelahan yang sedikit mungkin dengan
memanfaatkan fasilitas yang ada.
( http://www.scribd.com/doc/22186682. Beberapa Pengertian Efektif dan efisien).
Badan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) Kota Medan adalah Bagian
Keuangan Sekretaris Daerah KotaMedan dengan tugas pokoknya mengelola
keuangan pemerintah kota Medan, dalam pengembangan dan peningkatan
pengelolaan keuangan daerah yang bertujuan penataan organisasi perangkat
daerah yang profesional dan berkualitas dalam sistem dan penyusunan Anggaran
Pendapatan dan Belanja Daerah sebagai sarana pengembangan dan peningkatan
pengelolaan keuangan daerah.Fungsi seorang sekretaris dalam
meningkatkan
kinerjapimpinanpada Badan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) kota Medan
tidak dapat terlaksana sebagaimana mestinya, begitu juga dengan tata aturan
kedisiplinan yang tidak terlaksana dengan baik, seperti : jadwal kedatangan yang
tidak tepat waktu sehingga dalam mengerjakan surat masuk terjadi keterlambatan
pendataan. Dalam hal ini, sekretaris harus dituntut untuk mempunyai sikap
Universitas Sumatera Utara
disiplin yang tinggi dan harus memperhatikan hal-hal apa saja yang bersifat detail
dan rinci untuk keperluan pimpinan. Seorang sekretarisdiharapkan memiliki skill
yang baik, terampil, profesional dan mampu mengetahui dengan tepat tugas pokok
pimpinan organisasi dan tanggung jawabnya.Guna menjamin kecermatan dan
kelancaran tugaspimpinan tersebut.
Berdasarkan uraian diatas, penulis merasa tertarik untuk mengetahui fungsi
sekretarisdalam upaya menghasilkan kinerja yang maksimal pada Badan
Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) Kota Medan, dalam penulisan tugas akhir
ini penulis memilih judul “Fungsi Sekretaris dalam upaya menghasilkan kinerja
yang maksimal pada Badan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) di Kota Medan”
B. Perumusan Masalah
Berdasarkanuraian latar belakang, permasalahan yang akan dibahas penulis
dalam tugas akhir ini adalah “Fungsi Sekretaris dalam upaya menghasilkan
kinerja yang maksimal padaBadan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) Kota
Medan?”
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian pada penyusunan Tugas Akhir ini adalah untuk
mengetahui “Bagaimana fungsi sekretaris untuk meningkatkan kinerja pada
Badan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) Kota Medan?”
Universitas Sumatera Utara
D. Manfaat Penelitian
Manfaat penelitian pada penyusunan tugas akhir ini adalah :
1. BagiBadan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD)kota Medan, sebagai bahan
masukan yang dapat digunakan untuk memperbaiki penyimpanan dan
pemeliharaan arsip-arsip di Badan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) Kota
Medan.
2. Bagi Peneliti, sebagai sumber pengetahuan yang penting bagi peneliti dimana
peneliti dapat membandingkan anatara ilmu yang diperoleh selama
perkuliahan dan kenyataan yang didapat di lingkungan pekerjaan di bidang
penyimpanan ataupun penyusunan kearsipan di Badan Pengelola Keuangan
Daerah (BPKD) Kota Medan.
3. Bagi Peneliti selanjutnya, sebagai bahan informasi dan referensi bagi peneliti
lain yang melaksanakan penelitian yang sama pada masa yang akan datang.
E. Jadwal Kegiatan
Penelitian dilaksanakan pada Badan Pengelola Keuangan Daerah Kota
Medan.Penelitian berlangsung selama 04 Minggu, yaitu dari tanggal 2April
sampai dengan2Mei. Untuk lebih jelasnya, jadwal kegiatan dapat dilihat pada
Tabel 1.1 berikut :
Universitas Sumatera Utara
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan
Kegiatan
1
Persiapan
2
Pengumpulan Data
3
Penulisan Laporan
April 2016
Mei 2016
Sumber : Penulis (2016, data diolah)
F. Sistematika Penulisan
Agar pelaksanaan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan
terarahmaka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam 4 (empat)
bab,yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap
pentingdan relevan dengan Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis,
adapunuraiannya adalah sebagai berikut :
BAB 1 : PENDAHULUAN
Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, perumusan masalah,
tujuanpenelitian dan rencana yang terdiri dari jadwal survey / observasi
dan sistematikapenulisan.
BAB 2 : PROFIL INSTANSI
Dalam bab ini penulis menguraikan tentangSejarahBadan Pengelola
Keuangan Daerah (BPKD) Kota Medan, Bagan Organisasi, Job
Universitas Sumatera Utara
Description, JaringanKegiatan, Kinerja Kegiatan Terkini, Rencana
Kegiatan Badan Pengelola Keuangan Daerah(BPKD) Kota Medan.
BAB 3 :PEMBAHASAN
Dalam bab ini penulis mencoba untuk menguraikan mengenai pengertian
Sekretaris,jenis-jenis
Sekretaris,
Sekretaris
dalam
Tugas
dan
Pekerjaannya, Tanggung Jawab Sekretaris, Pengertiankinerja, dan fungsi
Sekretaris pada Badan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) Kota
Medandalam upaya menghasilkan kinerja yang maksimal.
BAB 4 : KESIMPULAN DAN SARAN
Bab
ini
penulis
akan
memberikan
kesimpulan
berdasarkan
uraianterdahulu dan memberikan saran-saran yang tertitik tolak
daripengumpulan
datadan
pembahasan
yang
dilakukan
dimana
diharapkan dapat memberikan masukanyang bermanfaat bagi Badan
Pengelola Keuangan Daerah Kota Medan dimasa yang akan datang.
Universitas Sumatera Utara
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Menurut Waworuntu, dalam Saiman (2002:24), kata sekretaris yang biasa kita
baca dan temui pada berbagai literatureberasal dari bahasa Latin yaitu kata
secretarium yang mempunyai arti rahasia, secretarium atau secretaries yang
mempunyai arti orang yang memegang rahasia. Sedangkan dalam bahasa
Perancis, kata sekretaris disebut dengan secretarie yang mempunyai arti
sekretaris. Dan dalam bahasa Inggris disebut dengan kata secretary yang berarti
sekretaris.Jadi dapat diartikan tugas-tugas sekretaris tidak lepas dari kerahasiaan
perusahaan. Ini disebabkan kebijakan awal yang akan dikeluarkan oleh pimpinan
atau perusahaan sedikit banyak diketahui oleh sekretaris. Karena tugas sekretaris
adalah membantu pimpinan dalam meringankan tugas-tugasnya.
Peran sekretaris di era globalisasi semakin penting dan strategis. Sekretaris
saat ini, tidak hanya berkecimpung dalam pekerjaan teknis administratif atau
mendampingi dan melayani kebutuhan pimpinan saja. Lebih jauh dari itu,
sekretaris
sudah
mempersentasikan
bertransformasi
organisasi
menjadi
maupun
sosok
yang
pimpinan.
multifungsi
Peran-peran
dan
sekretaris
konvensional yang bersifat administratif sebagian besar telah tergantikan oleh
perangkat tekhnologi dan informasi. Sekretaris saat ini bukan lagi sebagai sosok
yang diam dan hanya menerima perintah. Sekretaris sekarang ini telah berubah
menjadi
sosok
yang
profesional
dalam
bekerja,
berkompeten
dalam
Universitas Sumatera Utara
keadministrasian kantor, cerdas dalam bekerja dan menjalin hubungan dengan
orang lain, terampil dalam memberikan solusi, dan berorientasi untuk melayani
seluruh pihak-pihak yang berkepentingan dengan organisasi.Untuk itu, sekretaris
perlu dikembangkan dalam suatu program pengembangan sekretaris yang
berkesinambungan. Seorang sekretarismenjadi simbol sebuah perusahaan tempat
ia bekerja, karenanya seorang sekretaris haruslah memiliki keunggulan, keuletan
dalam bekerja serta etiket-etiket atau kepribadian perusahaan yang baik.Apalagi
dalam era global saat ini, dimana peran seorang sekretaris dituntut untuk menjadi
partners, personal assistant, dan administrative assistant bagi pimpinan atau
eksekutif atau direktur dalam melaksanakan perencanaannya sehari-hari.
Dalam hal ini, sebenarnya sekretarislah yang mengelola semua pekerjaan
atasannya dengan baik. Tanpa adanya seorang sekretaris, pimpinan tidak dapat
menjalankan peran mereka dengan baik.Kedudukan sekretaris lebih dari seorang
yang mengerjakan pekerjaan umum.Ia biasanya bekerja untuk satu orang, jarang
untuk lebih dari dua orang. Pada umumnya ia memerlukan keahlian steno dan
mengetik, tetapi ia harus melakukan lebih dari itu.
Menurut Ernawati (2006:2),sekretaris sebagai elemen dari sebuah perusahaan,
bahkan sebagai tangan kanan atasannya merupakan orang yang dipercaya untuk
memegang rahasia dan membantu menyelesaikan tugas atasannya tersebut. Untuk
itu sekretaris harus memiliki keterampilan atau keahlian kerja (skill), mempunyai
kepribadian yang menarik dan menguasai pengetahuan yang ada kaitannya dalam
fungsinya sebagai sekretaris.
Universitas Sumatera Utara
Menurut Mangkunegara (2000:67), kinerja ( prestasi kerja ) adalah hasil kerja
secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seorang pegawai dalam
melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan
kepadanya.Kinerja dalam organisasi merupakan suatu jawaban dari berhasil
atautidaknya tujuan organisasi yang telah di tetapkan. Dengan demikian
pelaksanaan kegiatan dinyatakan efisien juga pencapaian hasil kinerja dinyatakan
efektif jika hasil yang dicapai sesuai dengan tujuan seperti yang ditetapkan. Dari
uraian tersebut dapat disimpulkan bahwa bekerja efisien dan efektif adalah
bekerja dengan gerakan, usaha, waktu dan kelelahan yang sedikit mungkin dengan
memanfaatkan fasilitas yang ada.
( http://www.scribd.com/doc/22186682. Beberapa Pengertian Efektif dan efisien).
Badan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) Kota Medan adalah Bagian
Keuangan Sekretaris Daerah KotaMedan dengan tugas pokoknya mengelola
keuangan pemerintah kota Medan, dalam pengembangan dan peningkatan
pengelolaan keuangan daerah yang bertujuan penataan organisasi perangkat
daerah yang profesional dan berkualitas dalam sistem dan penyusunan Anggaran
Pendapatan dan Belanja Daerah sebagai sarana pengembangan dan peningkatan
pengelolaan keuangan daerah.Fungsi seorang sekretaris dalam
meningkatkan
kinerjapimpinanpada Badan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) kota Medan
tidak dapat terlaksana sebagaimana mestinya, begitu juga dengan tata aturan
kedisiplinan yang tidak terlaksana dengan baik, seperti : jadwal kedatangan yang
tidak tepat waktu sehingga dalam mengerjakan surat masuk terjadi keterlambatan
pendataan. Dalam hal ini, sekretaris harus dituntut untuk mempunyai sikap
Universitas Sumatera Utara
disiplin yang tinggi dan harus memperhatikan hal-hal apa saja yang bersifat detail
dan rinci untuk keperluan pimpinan. Seorang sekretarisdiharapkan memiliki skill
yang baik, terampil, profesional dan mampu mengetahui dengan tepat tugas pokok
pimpinan organisasi dan tanggung jawabnya.Guna menjamin kecermatan dan
kelancaran tugaspimpinan tersebut.
Berdasarkan uraian diatas, penulis merasa tertarik untuk mengetahui fungsi
sekretarisdalam upaya menghasilkan kinerja yang maksimal pada Badan
Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) Kota Medan, dalam penulisan tugas akhir
ini penulis memilih judul “Fungsi Sekretaris dalam upaya menghasilkan kinerja
yang maksimal pada Badan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) di Kota Medan”
B. Perumusan Masalah
Berdasarkanuraian latar belakang, permasalahan yang akan dibahas penulis
dalam tugas akhir ini adalah “Fungsi Sekretaris dalam upaya menghasilkan
kinerja yang maksimal padaBadan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) Kota
Medan?”
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian pada penyusunan Tugas Akhir ini adalah untuk
mengetahui “Bagaimana fungsi sekretaris untuk meningkatkan kinerja pada
Badan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) Kota Medan?”
Universitas Sumatera Utara
D. Manfaat Penelitian
Manfaat penelitian pada penyusunan tugas akhir ini adalah :
1. BagiBadan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD)kota Medan, sebagai bahan
masukan yang dapat digunakan untuk memperbaiki penyimpanan dan
pemeliharaan arsip-arsip di Badan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) Kota
Medan.
2. Bagi Peneliti, sebagai sumber pengetahuan yang penting bagi peneliti dimana
peneliti dapat membandingkan anatara ilmu yang diperoleh selama
perkuliahan dan kenyataan yang didapat di lingkungan pekerjaan di bidang
penyimpanan ataupun penyusunan kearsipan di Badan Pengelola Keuangan
Daerah (BPKD) Kota Medan.
3. Bagi Peneliti selanjutnya, sebagai bahan informasi dan referensi bagi peneliti
lain yang melaksanakan penelitian yang sama pada masa yang akan datang.
E. Jadwal Kegiatan
Penelitian dilaksanakan pada Badan Pengelola Keuangan Daerah Kota
Medan.Penelitian berlangsung selama 04 Minggu, yaitu dari tanggal 2April
sampai dengan2Mei. Untuk lebih jelasnya, jadwal kegiatan dapat dilihat pada
Tabel 1.1 berikut :
Universitas Sumatera Utara
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan
Kegiatan
1
Persiapan
2
Pengumpulan Data
3
Penulisan Laporan
April 2016
Mei 2016
Sumber : Penulis (2016, data diolah)
F. Sistematika Penulisan
Agar pelaksanaan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan
terarahmaka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam 4 (empat)
bab,yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap
pentingdan relevan dengan Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis,
adapunuraiannya adalah sebagai berikut :
BAB 1 : PENDAHULUAN
Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, perumusan masalah,
tujuanpenelitian dan rencana yang terdiri dari jadwal survey / observasi
dan sistematikapenulisan.
BAB 2 : PROFIL INSTANSI
Dalam bab ini penulis menguraikan tentangSejarahBadan Pengelola
Keuangan Daerah (BPKD) Kota Medan, Bagan Organisasi, Job
Universitas Sumatera Utara
Description, JaringanKegiatan, Kinerja Kegiatan Terkini, Rencana
Kegiatan Badan Pengelola Keuangan Daerah(BPKD) Kota Medan.
BAB 3 :PEMBAHASAN
Dalam bab ini penulis mencoba untuk menguraikan mengenai pengertian
Sekretaris,jenis-jenis
Sekretaris,
Sekretaris
dalam
Tugas
dan
Pekerjaannya, Tanggung Jawab Sekretaris, Pengertiankinerja, dan fungsi
Sekretaris pada Badan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) Kota
Medandalam upaya menghasilkan kinerja yang maksimal.
BAB 4 : KESIMPULAN DAN SARAN
Bab
ini
penulis
akan
memberikan
kesimpulan
berdasarkan
uraianterdahulu dan memberikan saran-saran yang tertitik tolak
daripengumpulan
datadan
pembahasan
yang
dilakukan
dimana
diharapkan dapat memberikan masukanyang bermanfaat bagi Badan
Pengelola Keuangan Daerah Kota Medan dimasa yang akan datang.
Universitas Sumatera Utara