Pengaruh Sistem Komputerisasi Terhadap Efektivitas Kerja Pegawai Pada Kantor Dinas Perpustakaan Arsip dan Dokumen Daerah Kabupaten Padang Lawas
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan ilmu dan teknologi yang sangat pesat dewasa ini membawa
pengaruh terhadap seluruh kegiatan yang dilakukan oleh organisasi baik itu di sektor
pemerintahan maupun swasta. Salah satu teknologi yang dapat membantu dalam
pekerjaan di dalam lingkungan organisasi adalah dengan menggunakan sistem
komputerisasi. Dengan menggunakan sistem komputerisasi, maka setiap unit
pekerjaan kantor dapat meninggkatkan efektivitas kerja serta efesiensi waktu.
Komputer merupakan rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan
pekerjaan secara sistematis berdasarkan instruksi/program yang diberikan. Serta dapat
menyimpan dan menampilkan keterangan bila diperlukan kemudian. Sistem
komputerisasi merupakan sistem elektronik untuk memanipulasi data input,
memperosesnya dan menghasilkan output dibawah pengawasan suatu langkah
instruksi program yang tersimpan di memori. Dengan bantuan komputer pekerjaan
dapat dikerjakan lebih cepat, bervariasi, bahkan pekerjaan-pekerjaan yang rumit
dalam
organisasi
banyak
mengalami
perubahan
dan
kemudahan
dengan
menggunakan komputer.
Munculnya teknologi komputer dan perkembangan pemakainya, maka setiap
unit pekerjaan kantor menggunakan bantuan komputer. Penggunaan komputer juga
dapat meningkatkan produktifitas dan efektivitas kerja serta efesiensi waktu. Namun
didalam propsal ini penulisis lebih memfokuskan kegunaan komputer kepada
efektivitas kerja. Efektivitas merupakan unsur pokok dalam mencapai tujuan atau
1
Universitas Sumatera Utara
sasaran yang telah ditentukan tepat pada waktunya dengan menggunakaan sumbersumber tertentu yang telah di alokasikan untuk melakukan berbagai kegiataan. Suatu
pekerjaaan dapat dikatakaan efektif apabila hasil yang telah dicapai sesuai dengan
tujuan yaang telaah ditetapkan sebelumya dan tepat pada waktu yang telah
ditentukan. Secara sederhana efektivitas kerja dapat didefinisikan kemampuan dapat
melakukan sesuatu tepat pada sasaran.
Dengan efektifnya kerja para pegawai dapat menjadikaan organisasi semakin
tangguh mencapai tujuaannya dan berbagai sasarannya. Dengan adanya penggunaan
komputerisasi, maka suatu organisasi akan mampu berperan dengan tingkat
efektivitasyang tinggi dan dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhan data dan informasi
untuk unit-unit fungsional organisasi pemerintah, serta menetapkan berbagai
kebijakan pemerintah dan perencanaan pembangunan, baik dalam tingkat konseptual
maupun pada tingkan operasional diperlukan adanya berbagai pendataan informasi
yang akurat, tepat dan cepat guna pengambilan keputusan sejalan dengan tingkat
perkembangan yang semakin maju. Dalam rangka pencapaian aktivitas tersebut, ada
berbagai kendala-kendala yang dihadapi oleh para pegawai dalam pelaksanaan
pekerjaannya yang tidak mendukung terciptanya efektivitas tersebut, misalnya
beragammya suatu pekerjaan yang diemban setiap seksi yang menyebabkan
beragamnya prosedur penyelesaian masing masing tugas tersebut, disamping itu
kurangnya sarana dan prasaranayang mendukung dalam pelaksanaan pekerjaan. Agar
semua aktivitasnya berjalan lancar dan tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai
dengan mudah dan efektif,maka suatu organisasi harus harus mampu menyediakan
informasi yang lepkap dan benar dan aktual. Untuk itu diperlukan suatu informasi
2
Universitas Sumatera Utara
yang praktis yang dapat diandalkan dalam mengolah data menjadi informasi yang
bermanfaat dalam pelaksanaan tugas-tugas organisasi.
Pada kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumen Daerah Kab. padang lawas
merupakan suatu instansi pemerintah yang mempunyai tugas pokok yakni
melaksanakan urusan pemerintah daerah padang lawas dibidang penyusunan
dokumen-dokumen daerah baik itu berupa berbentuk surat maupun dokumentasi
kegiatan pemerintah untuk menyokong kerja pemerintah. Kantor Arsip dan
DokumenDaerah Daerah mempunyai tugas menyelenggarakan pembinaan dan
penyelenggaraan akusisi, pengolahan dan pelestarian serta pelayanan arsip sebagai
sumber informasi dan mempunyai tugas pokok melaksanakan urusan pemerintah
daerah bidang arsip daerah berdasarkan azas otonomi dan tugas pembantu. Berdasar
Peraturan Bupati Padang lawas nomor 35 tahun 2010 tentang Uraian Tugas dan
Fungsi Tata Kerja kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumen Daerah Kab. padang
lawas merupakan unsur pendukung penyelenggara Pemerintah Kabupaten Padang
lawas.
1. Perumusan kebijakan teknis di bidang arsip daerah
2. Memberikan dukungan terhadap penyelenggaraan pemerintah daerah dibidang
perpustakaan arsip dan dokumen daerah
3. Menyelenggarakan pembinaan dan pelaksaan tugas dibidang dokumen daerah
4. Pengelolaan katatausahaan kantor
Arsip dan dokemen merupakan pusat ingatan bagi setiap organisasi atau
instansi, apabila pengolahannya kurang baik akibatnya akan mempengaruhi reputasi
suatu organisasi atau instansi tersebut. Salah satu permasalahan yang dihadapi kantor
3
Universitas Sumatera Utara
kearsipa Kab.Padang lawas diantaranya terdapat pada sub bagian umum, dimana
proses sistem pencatatan surat rmasuk dan surat keluar tersebut masih menggunakan
proses manual akibatnya sulit menemukan kembali arsip yang diperlukan untuk
proses pelaksanaan kegiatan, sehingga terjadi salah komunikasi dan terdapatnya
duplikasi arsip serta menumpuknya data yang memenuhi ruangan sub bagian umum
sehingga menghambatnya aktifitas kerja dan belum adanya laporan surat masuk dan
surat serta tembusan keluar yang akaan diberikan kepada kepala dinas.
Oleh karena itu komputer sangat di perlukan untuk mengatasi masalah dalam
hal pencatatan arsip dokumen dan surat-surat penting yang sewaktu-waktu diperlukan
dengan tujuan mengefektifkan suatu pekerjaan, sistem komputerisasi dapat menekan
kesalahan atau keliruan yang terjadi, sehingga tidak terjadi penumpukan data dan
pencarian data yang di perlukan akan sangat mudah ditemukan apabila suda
terkomputersasi.
Dengan melihat kenyataan yang terjadi pada kantor kearsipan, penulis tertarik
untuk mengtahui permasalahan lebih dalam dan mencoba mencari pemecahannya dan
penulis tuangkan dengan judul “Pengaruh Sistem Komputerisasi Terhadap
Efektivitas Kerja Pegawai pada Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumen
Daerah Kab. padang lawas”.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang diatas maka yang menjadi rumusan
masalah dari peneltian ini adalah:
1. Bagaimana
pelaksanaan
sistem
komputerisasi
pada
kantor
Perpustakaaan Arsip dab Dokumen Daerah Kab. Padang lawas
4
Universitas Sumatera Utara
2. Bagaimana
tingkat
efektifitas
kerja
pegawai
pada
kantor
Perpustakaaan Arsip dab Dokumen Daerah Kab. Padang lawas
3. Apakah Sistem Komputerisasi Berpengaruh Terhadap Efektivitas
Kerja Pegawai pada Kantor Kearsipan Kab. Padang Lawas
1.3 Tujuan Penelitian
Adapun yang menjadi tujuan dalam penelitian ini adalah:
1.
Untuk mengetahui bagaimana penerapan sistem komputersasi di kantor
Perpustakaaan Arsip dan Dokumen Daerah Kab. Padang lawas
2.
Untuk mengetahui tingkat efektifitas kerja pegawai pada kantor Perpustakaaan
Arsip dan Dokumen Daerah Kab. Padang lawas
3.
Untuk mengetahui bagaimana pengaruh sistem komputersasi pengaruh
terhadap efektivitas kerja pegawai di kantor Perpustakaaan Arsip dan
Dokumen Daerah Kab. Padang lawas
1.4 Manfaat Penelitian
Dari hasil penelitian penulis berharap bisa membantu dan berguna:
1. Bagi Kantor
Memberikan tambahan informasi untuk para pegawai tentang apa itu sistem
komputersasi dan bagaimana lebih mengektifkan suatu pekerjaan dengan
menggunakan alat bantu komputer agar suatu pekerjaan itu lebih cepat selesai
dan efesien.
2. Bagi Pihak Lain
5
Universitas Sumatera Utara
Bahan tambahan bacaan khususnya untuk mengembangkan ilmu-ilmu
pengetahuan yang berkaitan dengan komputerisasi dan upaya lebih
mengefektivkan kerja pegawai. Dan hasil penelitian ini diharapkan bisa
menjadi sumber informasi yang selanjutnya dapat dijadikan dasar masukan
penelitian selanjutnya.
3. Bagi Penulis
Penelitian ini di harapkan bermanfaat bagi penulis untuk meningkatkan dan
mengembangkan kemampuan pengetahuan,wawasan, serta kemampuan
berpikir khususnya untuk menyelesaikan tugas akhir mahasiswa.
1.5 Kerangka Teori
Kerangka teori adalah seperangkap keterkaitan konstrak atau konsep, definisi,
dan proposisi yang mencerminkan pandngan sistematik mengenai fenomena melalui
penentuan hubungan antar variabel secara sepesifik, dengan tujuan menjelaskan dan
memprediksi suatu fenomena (Singarimbun, 1989 :87)
1.5.1 Sistem komputerisasi
1.5.1.1. Pengertian Sistem
Beberapa ahli mencoba mengemukakan uraian serta defenisi tentang sistem,
antara lain menurut Pengertian Sistem Menurut Indrajit (2001: 2) mengemukakan
bahwa sistem mengandung arti kumpulan-kumpulan dari komponen-komponen yang
dimiliki unsur keterkaitan antara satu dengan lainnya.
Menurut Menurut Jogianto (2005: 2) mengemukakan bahwa sistem adalah
kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan
tertentu. sistem ini menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata
6
Universitas Sumatera Utara
adalah suatu objek nyata, seperti tempat, benda, dan orang-orang yang betul-betul ada
dan terjadi.
Hal ini juga sesuai dengan pendapat Menurut Murdick, R.G, (1991 : 27) Suatu
sistem adalah seperangkat elemen yang membentuk kumpulan atau procedureprosedure/bagan-bagan pengolahan yang mencari suatu tujuan bagian atau tujuan
bersama dengan mengoperasikan data dan/atau barang pada waktu rujukan tertentu
untuk menghasilkan informasi dan/atau energi dan/atau barang.
Henry Prat Fairchild dan Eric Kohler, Sistem adalah sebuah rangkaian yang
saling terkait antara beberapa bagian dari yang terkecil, jika suatu bagian/sub bagian
terganggu, maka bagian yang lainnya ikut merasakan ketergangguan tersebut.
Menurut S.Prajudi Atmosudirjo (2005 : 15) mengemukakan pendapatnya
sebagai berikut:
“suatu sistem terdiri atas objek-objek atau unsur-unsur atau komponenkomponen yang berkaitan dan terhubung satu sama lain sedemikian rupa sehingga
unsur-unsurtersebut merupakan suatu kesatuan pemrosesan atau pengolahaan
tertentu.”
Menurut davis (Gordon, 2002 :6) sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian
yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau
maksud.
Berdasarkan pendapat diatas, menunjukkan bahwa sistem merupakan
kumpulan dari beberapa bagaian yang memiliki keterkaitan dan saling bekerja sama
serta membentuk suatu kesatuan untuk mencapai suatu tujuan dari sistem tersebut.
maksud dari suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan dan sasaran dalam
7
Universitas Sumatera Utara
ruang lingkup yang sempit dan satu kestuan bagian-biagian yang saling berhubungan
yang berada dalam suatu wilayah serta memiliki item-item penggerak terdiri aras
empat elemen yaitu :
a.
Objek, yang dapat berupa bagian, eleme, ataupun variael. Ia dapat benda fisik,
abstrak, ataupun keduanya sekaligus, tergantung sistemnya.
b.
Atribut, yang menentukan kualitas atau sipat kepemilikan sistem dan
objeknya.
c.
Hubungan internal, diantara objek-objek di dalamnya.
d.
Lingkungan, tempat di manan sistem itu berada.
1.5.1.2. Pengertian Komputerisasi
Perkataan komputer /computer berasal dari perkataan asing to compute artinya
hitung. Dengan demikian, maka komputer dapat diartikan sebagai alat hitung atau
mesin hitung. Akan tetapi, apa bila istilah itu diartikan kedalam bahasa indonesia
menjadi mesin hitung. Maka imajinasi kita akan lain makna dan tujuannya, artinya
seolah-olah komputer itu disamakan dengan kalkulator.
Komputerisasi merupakan proses revolusi penggunaan komputer. Menurut
Teguh Wahyono (2004:49) mendefinisikan arti komputerisasi adalah kegiatan
pengelolaan data yang dilakukan sebagian besarnya menggunakan komputer sebagai
alat bantu.
Sedangkan menurut Mohammad Faisal Amir (2006:10) menjelaskan bahwa
komputerisasi merupakan satu metode pengolahan data dengan komputer sebagai alat
utama.
8
Universitas Sumatera Utara
Nana Mulyana (2004:5) mempertegas definisi computer adalah suatu sistem
elektronika yang bekerja secara otomatis untuk mengolah data secara cepat, tepat dan
akurat serta dapat menerima, menyimpan data dan menghasilkan suatu informasi
berdasarkan instruksi atau program yang diberikan.
Menurut computer today (sanders, 1985 :29) komputer merupakan sistem
elektronik yang memanipulasi data dengan cepat dan tepat serta dirancang dan di
organisasikan supaya secara otomatis dapat menerima dan menyimpan data imput,
memprosesnya, dan menghasilkan output di bawah pengawasan suatu langkahlangkah, instruksi-instruksi program yang tersimpan di memori (stored program)
Menurut Zulkifli Amsyah dalam bukunya Manajemen Sistem Informasi (2003
:117) komputerisasi adalah alat pengolah data elektronik tidak bersipat mekanis
(mesin) dan dapat mengolah dan merekam data yang sederhana sampai data yang
sangat rumit menjadi suatu informasi.
Menurut pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa komputerisasi merupakan
pekerjaan manusia yang mempunyai arti penting sebagai alat bantu dalam
menyelesaikan suatu pekerjaan
secara cepat dan tepat dan mampu memberikan
kontribusi yang baik bagi organisasi atau perusahaan
Moekijat (1989:23) menyebutkan keuntungan dari mesin kantor (komputer)
diantaranya :
1. Menghemat tenaga manusia.
2. Menghemat waktu.
3. Meningkatkan ketelitian dan memperbaiki mutu pekerjaan.
9
Universitas Sumatera Utara
4. Mengurangi kelelahan karyawan kantor.
5. Memberikan informasi yang lebih cepat dan lebih banyak.
Sedangkan Sanyoto Gondodinoto (1988:72) menegaskan manfaat dari
penggunaan komputer, antara lain :
1. Kecepatan (speed).
2. Kecermatan (accuracy).
3. Pelaksanaan pekerjaan rutin secara terus-menerus.
4. Kemampuan menyimpan data.
5. Kemampuan untuk memanfaatkan teknologi lain.
1.5.1.3. Sistem Komputerisasi
Perkembangan teknologi yang semakin canggih dibidang elektronik
khususnya komputer sangat cepat. Penggunaan komputer bahkan tidak hanya sebatas
perusahaan bahkan sampai merambah ke rumah-rumah penduduk. Penggunaan
komputer disegala bidang memungkinkan terjadi dikarenakan program-program
komputer tersebut mendukung aktivitas publik dan pribadi. Penggunaannya beragam
sekali, dari urusan produksi pabrik, kesehatan, administrasi publik, pendidikan dan
lainnya.
Begitu pula dalam bidang admnistrasi baik administrasi dalam arti luas
maupun pengertian administrasi dalam arti sempit sebagai kegiatan ketatausahaan,
kegiatan kearsipan, penggunaan arsip media komputer sudah menjadi tulang
punggung suatu kantor. Dapat dipastikan jika pasokan listrik menuju komputer
10
Universitas Sumatera Utara
terputus maka banyak sekali kegiatan kantor yang berhenti hanya karena
komputer/laptop tidak berfungsi. Maka dari itu sistem komputerisasi merupakan hal
mutlak yang harus ada dalam sebuah perangkat komputer. Dalam sistem tersebut
dikendalikan oleh beberapa perangkat yang sudah dirancang sedemikian rupa untuk
bekerja secara sinergis antara satu perangkat dengan perangkat yang lain sehingga
menciptakan sebuah kinerja komputer yang baik dan optimal.
Menurut Tata Sutabri dalam bukunya Sistem Informasi Manajemen (2003 :
106) sistem komputerisasi adalah suatu sistem elektronik untuk memanipulasi data
dengan cepat dan tepat serta dirancang dan diorganisasikan secara otomatis menerima
dan menyimpan data imput, memprosesnya dan menhasilan uotput dibawah
pengawasan suatu langkah instruksi program yang tersimpaan di memori (stored
program).
Berdasarkan pendapat diatas maka yang dimaksud dengan Sistem komputer
adalah elemen-elemen yang terkait untuk menjalankan suatu aktifitas dengan
menggunakan komputer. Elemen dari sistem komputer terdiri dari manusianya
(brainware), perangkat unak (software), set instruksi (instruction set), dan perangkat
keras hardware).
1.5.1.4. Komponen Sistem Komputerisasi
Penggunaan komputer dapat meningkatkan efektivitas kerja dalam rangka
menunjang kegiatan organisasi. Berikut ini akan dijelaskan mengenai bagian atau
komponen dari sistem komputerisasi menurut Zulkifli Amsyah (2003 : 163) dalam
bukunya Sistem Informasi Manajemen, yaitu :
1) Perangkat Keras ( Hardware)
11
Universitas Sumatera Utara
Perangkat keras atau Hardware adalah peralatan dalam bentuk fisik yang
menjalankan sistem komputer. Hardware digunakan sebagai media untuk
menjalankan software dan peralatan ini berfungsi untuk menjalankan instruksiinstruksi yang diberikan dan mengeluarkannya dalam bentuk informasi yang
digunakan oleh manusia untuk laporan. Perangkat keras terdiri dari :
a) Input device
Merupakan alat yang digunakan untuk memasukkan data atau isntruksi ke
dalam komputer. Input device sesuai dengan namanya hanya digunakan untuk
memasukkan data atau instruksi ke dalam CPU (process device). Contoh : keyboard,
mouse, lightpen, dan joystick.
b) Process device
Merupakan alat yang digunakan untuk melaksanakan kumpulan instruksi yang
akan ditujukan untuk menghasilkan suatu hasil tertentu yang dikehendaki. Process
device dapat melakukan tugasnya jika ada masukan dari input device baik berupa data
atau instruksi. Alat ini disebut Central Processing Unit (CPU).
c) Output device
Merupakan alat yang digunakan untk menampilkan laporan atau informasi
hasil pengolahan dari input, baik ditampilkan pada layar monitor maupun dicetak
pada media lain. Contoh : monitor, printer, dan plotter.
2) Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak atau Software adalah rangkaian prosedur dan dokumentasi
program yang berfungsi untuk menyelesaikan berbagai masalah yang dikehendaki.
Perangkat lunak ini dijalankan pada processing device jika mendapatkan respon
12
Universitas Sumatera Utara
masukan dari input device dan hasil proses yang dilakukan oleh perangkat lunak
dikeluarkan dengan output device. Contoh : DOS, Microsoft Windows, Unix, dan
Linux.
3) Database
Data yang berisi program dan data yang dibutuhkan dengan adanya media
penyimpanan secara fisik seperti disket, harddisk, magnetic tape, dan sebagainya.
Data juga meliputi pengeluaran dan catatan lain di atas kertas, micro film dan
sebagainya.
4) Prosedur
Merupakan komponen fisik karena prosedur disediakan dalam bentuk fisik
seperti buku panduan dan instruksi. Ada tiga jenis prosedur yang dibutuhkan yaitu :
a. Instruksi untuk pemakai.
b. Instruksi untuk penyiapan masukan.
c. Instruksi pengoperasian karyawan pusat komputer.
5) Perangkat Pikir (Brainware)
Perangkat pikir atau Brainware adalah orang yang menggunakan komputer.
Orang tersebut harus mempunyai kemampuan minimal dapat memasukkan data dan
mengeluarkan informasi. Perangkat pikir sangat menentukan berhasil atau tidaknya
suatu proses yang dilakukan pada process device, karena komputer hanya akan
bekerja jika mendapatkan instruksi yang diberikan oleh perangkat pikir. Perangkat
pikir terdiri dari :
a) Operator Komputer
13
Universitas Sumatera Utara
Petugas
mengoperasikan
secara
langsung
sistem
komputer,
seperti
menyiapkan perangkat keras dan perangkat lunak serta menyiapkan media untuk
perekaman data dan pencetakan dokumen.
b) Analisis Sistem
Bertugas mempelajari dan menganalisis permasalahan yang tumbuh pada
suatu organisasi/organisasi, baik organisasi bisnis maupun ilmiah serta arah yang baik
bagi pembangunan atau pengembangan suatu informasi.
c) Programmer
Merupakan staf EDP (Electronic Data Processing) yang menangani
pembuatan program dengan menggunakan bahasa program atau package program
yang dikuasainya.
d) Personil Data Entry
Bertugas memasukkan data atau merekam data ke dalam komputer
(Secondary storage) sesuai instruksi yang ada.
e) Manajer Sistem Informasi/EDP
Merupakan jabatan tertinggi di dalam bidang komputer. Dalam rangka
menjalankan tugasnya, ia harus menyiapkan rencana jangka panjang maupun janga
pendek dan menyiapakan anggaran setiap tahunnya untuk keperluan pemeliharaan
hardware, software, training, maintenance dan lain-lain.
1.5.1.5. Siklus Pengolahan Data
Suatu proses pengolahan data terdiri dari 3 (tiga) tahap dasar yang disebut
dengan siklus pengolahan data (data processing cycle), yaitu input, processing dan
output.
14
Universitas Sumatera Utara
INPUT
OUTPUT
PROCESSI
Gambar 1. 1 Siklus Pengolahan Data (Hartono, 2004 : 344)
Tiga tahap dasar dari siklus pengolahan data tersebut dapat dikembangkan
lebih lanjut. Siklus pengolahan data yang dikembangkan dapat ditambahkan tiga atau
lebih tahapan lagi, yaitu organization, storage dan distribution.
ORGANIZATION
INPUT
PROCESSING
OUTPUT
DISTRIBUTION
STORAGE
Gambar 1.2 Siklus pengolahan data yang dikembangkan
(Hartono, 2004 : 346)
Organization, tahap ini berhubungan dengan proses dari pengumpulan data
yang biasanya merupakan proses pencatatan (recording) data ke dokumen dasar.
Input, tahap ini merupakan proses pengolahan dari data yang sudah dimasukkan yang
dilakukan
oleh
alat
pemproses,
yang
dapat
berupa
proses
menghitung,
membandingkan, mengurutkan, mengendalikan atau mencari di storage.
Output, tahap ini merupakan proses menghasilkan output dari hasil
pengolahan data ke alat output yaitu berupa informasi. Distribution, tahap ini
merupakan proses dari distribusi output diberikan kepada pihak yang berhak dan
membutuhkan informasi.
15
Universitas Sumatera Utara
Storage, tahap ini merupakan proses perekaman dari distribusi pengolahan ke
simpanan luar. Hasil dari pengolahan yang disimpan di storage dapat dipergunakan
sebagai bahan input untuk proses selanjutnya.
1.5.1.6. Tujuan dan Keuntungan Penerapan Sistem Komputerisasi
Adapun tujuan dari penerapan sistem komputerisasi menurut
Sedarmayanti (2001 : 69) sebagai berikut :
1. Dapat meningkatkan efektivitas dan efesiensi kerja dalam rangka menunjang
kegiatan organisasi.
2. Menunjang pengelolaan informasi secara terpadu.
3. Dapat menyimpan data dan informasi lebih baik, aman, rapi dan dapat
menghemat ruangan.
Sedangkan keuntungan diterapkan sistem komputerisasi menurut Zulkifli Amsyah
(2003 : 130), antara lain adalah sebagai berikut :
1.
Efektivitas dan efesiensi lebih tinggi.
2.
Pengawasan kegiatan dapat dilakukan lebih tertib.
3.
Biaya lebih rendah.
4.
Kesalahan lebih sedikit.
5.
Meningkatkan pelayanan pelanggan.
6.
Memudahkan perencanaan dan pengorganisasian kegiatan operasional dan
distribusi.
7.
Keputusan yang berdasarkan informasi akan lebih mudah dibuat.
8.
Mengurangi pemakaian ketatausahaan.
16
Universitas Sumatera Utara
1.5.2 Efektivitas Kerja
1.5.2.1. Pengertian Efektivitas Kerja
Pengertian Efektivitas adalah suatu kosa kata dalam Bahasa Indonesia yang
berasal dari bahasa inggris yaitu: “Efective” yang berarti berhasil ditaati,
mengesahkan, mujarab
dan mujur. Dari sederetan arti di atas, maka yang paling
tepat adalah berhasil dengan baik. Jika seseorang dapat bekerja dengan baik maka ia
dapat dikatakan bekerja dengan efektif. Dalam pelaksanaan kerja selalu memakai 5
sumber usaha yaitu Pikiran, Tenaga, Waktu, Uang, dan Benda. Walaupun gabungan
yang berbeda untuk masing-masing jenis pekerjaan pada umumnya orang melakukan
kegiatan tertentu ingin memeperoleh hasil yang maksimal. Tetapi permasalahan
efektivitas itu menyangkut banyak hal, oleh karena itu para ahli memberikan defenisi
yang beragam untuk menjelaskan apa arti batasan dari pengertian efektivitas itu.
Menurut
Steers
(1985:87)
mengemukakan
bahwa: Efektivitas
adalah
jangkauan usaha suatu program sebagai suatu sistem dengan sumber daya dan sarana
tertentu untuk memenuhi tujuan dan sasarannya tanpa melumpuhkan cara dan sumber
daya itu serta tanpa memberi tekanan yang tidak wajar terhadap pelaksanaannya
Adapun Martoyo (1998:4) memberikan definisi sebagai berikut Efektivitas dapat pula
diartikan sebagai suatu kondisi atau keadaan, dimana dalam memilih tujuan yang
hendak dicapai dan sarana yang digunakan, serta kemampuan yang dimiliki adalah
tepat, sehingga tujuan yang diinginkan dapat dicapai dengan hasil yang memuaskan.
Menurut Widjaya (1993:32) mengemukakan: “Efektivitas adalah hasil
membuat keputusan yang mengarahkan melakukan sesuatu dengan benar, yang
membantu memenuhi misi suatu perusahaan atau pencapaian tujuan”. Selanjutnya
17
Universitas Sumatera Utara
Permata Wesha (1992:148) mengatakan : Efektivitas adalah keadaan atau
kemampuan berhasilnya suatu kerja yang dilakukan oleh manusia untuk membrikan
guna yang diharapakan untuk melihat efektivitas kerja pada umumnya dipakai empat
macam pertimbangan yaitu : Pertimbangan ekonomi, Pertimbangan fisiologi,
Pertimbangan Psikologi dan Pertimbangan Sosial.
Menurut Zulkifli Amsyah (2003 : 130) bahwa efektifitas adalah kegiatan
dengan adanya fakta kegiatan sehingga menjadi data, baik berasal dari hubungan dan
interaksi internal dan eksternal baik berasal dari hubungan antar unit dan dalam unit
itu sendiri.
Chester I. Barnard (Gibson, 1995 : 27) mendefinisikan efektifitas sebagai
pencapain sasaran yang telah disepakati atas usaha bersama
Ditinjau dari ketetapan waktu maka menurut siagian (2000 : 171) efektifitas
adalah tercapainya sasaran yang telah ditentukan sebelumnya tepat pada waktunya
dengan menggunakan sumber-sumber tertentu yang telah dialokasikan untuk
melakukan berbagai kegiatan.
Berdasarkan pendapat yang dikemukakan ahli di atas maka dapat disimpulkan
bahwa efektivitas kerja berhubungan dengan hasil yang telah ditentukan sebelumnya.
Satu hal yang perlu digarisbawahi efektivitas kerja tidak dapat dipisahkan dengan
efisiensi kerja. Efesiensi kerja berhubungan dengan biaya, tenaga, mutu dan
pemikiran. Jadi efektivitas kerja adalah kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat
dalam mencapai suatu tujuan tertentu atau efektivitas kerja dapat juga diartikan
dengan hasil guna penekannya pada efeknya, atau hasil tanpa kurang memperdulikan
pengorbanan yang perlu diberikan oleh hasil tersebut.
18
Universitas Sumatera Utara
1.5.2.2. Indikator Efektifitas Kerja
Dalam penelitian ini untuk mengukur efektivitas kerja pegawai. Peneliti
menggunaka kriteria ukuran yang dikemukan oleh Richard M.Steers (1995 : 134-135)
yaitu dalam usaha membina pengertian efektifitas kerja yang semua bersipat abstrak
itu menjadi sedikit banyak lebih konkrit dan dapat diukur. Kriteria yang paling
banyak dipakaai adalah:
1) TepatWaktu
Dengan adanya sistem komputerisasi, maka pegawai dapat menyelesaikan
tugas atau pekerjaan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan
2) Tepat Guna
Dengan adanya sistem komputerisasi, maka sangat tepat gunanya bagi
pegawai dalam menyelesaikan tugas pekerjaan.
3) Tepat Sasaran
Dengan adanya sistem komputerisasi, maka tugas atau pekerjaan pegawai
menjadi tepat sasaran.
1.5.2.3. Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Efektivitas Kerja
Ada empat faktor yang mempengaruhi efektivitas kerja, seperti yang
dikemukakan oleh Richard M. Steers (1980:9), yaitu:
1. Karakteristik Organisasi
Karakteristik organisasi terdiri dari struktur dan tehnologi organisasi yang
dapat mempengaruhi segi-segi tertentu dari efektivitas dengan berbagai cara. Yang
dimaksud struktur adalah hubungan yang relatif tepat sifatnya, seperti dijumpai dalam
organisasi, sehubungan dengan susunan sumber daya manusia struktur meliputi
19
Universitas Sumatera Utara
bagaimana cara organisasi menyusun orang-orangnya dalam menyelesaikan
pekerjaan, sedangkan yang dimaksud tehnologi adalah mekanisme suatu organisasi
umtuk mengubah masukan mentah menjadi keluaran.
2. Karakteristik Lingkungan
Lingkungan luar dan lingkungan dalam juga telah dinyatakan berpengaruh
atas efektivitas, keberhasilan hubungan organisasi lingkungan tampaknya amat
tergantung pada tingkat variabel kunci yaitu tingkat keterdugaan keadaan lingkungan,
ketepatan persepsi atas keadaan lingkungan,tingkat rasionalisme organisasi. Ketiga
faktor ini mempengaruhi ketepatan tanggapan organisasi terhadap perubahan
lingkungan.
3. Karakteristik Pekerja
Pada kenyataannya para anggota organisasi merupakan faktor pengaruh yang
paling penting karena perilaku merekalah yang dalam jangka panjang akan
memperlancar atau merintangi tercapainya tujuan organisasi. Pekerja merupakan
sumber daya yang langsung berhubungan dengan pengelolaan semua sumber daya
yang ada di dalam organisasi, oleh sebab itu perilaku pekerja sangat berpengaruh
terhadap pencapaian tujuan organisasi.
Pekerja merupakan modal utama di dalam organisasi yang akan berpengaruh besar
terhadap efektivitas, karena walaupun tehnologi yang digunakan merupakan
tehnologi yang canggih dan didukung oleh adanya struktur yang baik, namun tanpa
adanya pekerja maka semua itu tidak ada gunanya.
4.Karakteristik Kebijaksanaan dan Praktek Manajemen
20
Universitas Sumatera Utara
Dengan makin rumitnya proses teknologi dan perkembangannya lingkungan
maka peranan manajemen dalam mengkoordinasi orang dan proses demi keberhasilan
organisasi
Apabila keempat hal tersebut telah dilaksanakan sesuai standar yang
ditetapakan oleh organisasi, maka kualitas yang akan dicapai terpenuhi sesuai dengan
apa yang diinginkan oleh organisasi.
1.5.2.4. Syarat-syarat dalam Pencapaian Kinerja secara Efektif
Berikut ini syarat dalam pencapaian Kinerja secara Efektif menurut Richard
M.Steers (1985 : 135) adalah:
1) Spesifik dan jelas, sehingga dapat dipahami dan tidak ada kemungkinan kesalahan
dalam interprestasi penyelesaian kerja.
2) Dapat diukur secara obyektif baik yang bersifat kualitatif dan kuantitatif
3) Pencapaian tugas penting dan berguna untuk menunjukkan keberhasilan
memasukkan , serta mengeluarkan hasil dan manfaat.
4) Harus cukup fleksibel dan sensitive terhadap perubahan atau penyesuaian terhadap
pelaksanaan dan hasil pelaksanaan kegiatan kerja dalam organisasi.
5) Relevensi terhadap tugas dan kegiatan.
6) Efektif, data atau informasi yang berkaitan dengan indikator kinerja yang
bersangkutan.
1.5.3 Hubungan Antara Komputerisasi dengan Efektifitas Kerja
Hampir semua inut organisasi memerlukan alat pengolah informasi yaitu
komputer, seperti akuntansi, penjualan, teknik, personalia, distribusi, pemasaran
keungan, pada unit-unit kerja tersebut pengolahan data digunakan untuk mendukung
21
Universitas Sumatera Utara
kegiatan transaksi rutin dan proses pekerjaan manajeman dalam memecahkan
masalah dan pembuatan keputusan. Penerapan sistem komputerisasi sangat berperan
besar dan memberikan pengaruh besar terhadap efektivitas kerja pegawai.
Komputerisasi sebagai alat elektronik yang dapat menyediakan informasi
yang akurat dan tepat waktu kepada manajemen yang diperlukan untuk
mempermudah proses pekerjaan, pengendalian dan operasi secara efektif. Peranan
komputer dapat membantu secara maksimal, karena output komputer memang
menghasilkan informasi secaara terotomatis dan dapat diinformasikan.
Penggunaan komputer yang menjamin
bahwa tugas-tugas spesifik dapat
dilakukan secara efektif dan efesien. Komputer dapat menyediakan informasi yang
sangat banyak yang tepat waktu dan rinci yang diambil dari operasi sehari-hari.
Komputerisasi dapat membuat rencana stragis dan pengendalian manajemen sehingga
tujuan organisasi dapat dicapai dengan efektif.
1.6 Hipotesis
Menurut Sugiono (2009:96) mengatakan bahwa hipotesis adalah pernyataan
yang masih lemah tingkat kebenarannya sehingga masih harus diuji menggunakan
teknik tertentu. Hipotesis dirumuskan berdasarakan teori, dugaan, pengalaman
pribadi/orang lain, kesan umum, kesimpulan yang masih sangat sementara. Hipotesis
adalah pernyataan keadaan populasi yang akan diuji kebenarannya menggunakan
data/informasi yang dikumpulkan melalui sampel.
Berdasarkan latar belakang masalah dan telah dikemukakan, maka hipotesis
didalam penelitian ini adalah :
Ho : sistem komputerisasi tidak berpengaruh terhadap efektivitas kerja pegawai.
22
Universitas Sumatera Utara
Ha : sistem komputerisasi berpengaruh terhadap efektivitas kerja pegawai.
1.7 Defenisi konsep
Menurut Bahri (2008:30) pengertian konsep adalah satuan arti yang mewakili
sejumlah objek yang mempunyai ciri yang sama. Orang yang memiliki konsep
mampu mengadakan abstraksi terhadap objek-objek yang dihadapi, sehingga objekobjek ditempatkan dalam golongan tertentu. Objek-objek dihadirkan dalam kesadaran
orang dalam bentuk representasi mental tak berperaga. Konsep sendiri pun dapat
dilambangkan dalam bentuk suatu kata (lambang bahasa).
Atas dasar itu dalam penelitian ini penulis memberikan batasan atau defenisi
dari beberapa konsep yang digunakan yaitu:
1. Sistem komputerisasi merupakan sistem elektronik untuk memanipulasi data
yang cepat dan tepat seta dirancang dan diorganisasikan secara otomatis
menerima dan menyimpan data output, memprosesnya dan menghasilkan
output di bawah pengawasan suatu instruksi program yang tersimpan di
memori (stored program).
2. Efektifitas merupakan tercapainya berbagai sasaran dan tujuan yang telah
ditentukan tepat pada waktunya dengan menggunakan sumber-sumber tertentu
yang dialokasikan memalalui berbagai kegiatan
1.8 Defenisi operasional
Masri Singarimbun dan Sofyan Efendi (1989 : 23) menyebutkan defenisi
operasional adalah unsur-unsur penelitian yang memberitahukan bagaimana cara
23
Universitas Sumatera Utara
mengukur suatu variabel, sehingga pengukuran ini dapat di ketahui indikatorindikator apa saja yang mendukung untuk di analisa dari variabel tersebut.
Adapun yang menjadi
Variabel bebas (X) adalah Sistem Komputerisasi
dengan indikator-indikator seebagai berikut:
1. Perangkat keras (hardware)adalah peralatan secara fisik terlihat dan bisa
dijamah. Adapun dimensi-dimensi hardware yaitu:
a. Jumlah hardware yang dimiliki organisasi
b. Hardware yang dapat berfungsi
c. Hardware yang sering digunakan
2. Perangkat
lunak
atau
(sofware)
adalah
program
yang
berisi
instruksi/perintah pengolahan data. Adapun dimensi-dimensi sofware
yaitu:
a. Jenis sofware yang dimiliki organisasi
b. Sofware yang sering digunakan
c. Sofware yang sesuai dan benar-benar mendukung pekerjaan
3. Perangkat
pikir
(Brainware)
adalah
orang
mengoperasikan
dan
mengendalikan komputer. Adapun dimensi Brainware yaitu kemampuan
pegawai dan mengoperasikan komputer.
Sedangkan yang menjadi variabel Terikat (Y) adalah Efektifitas kerja
dengan indikator-indikator sebagai berikut:
1.
Tepat Waktu
24
Universitas Sumatera Utara
Dengan adanya sistem komputerisasi, maka pegawai dapat menyelesaikan
tugas atau pekerjaannya sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.
2.
Tepat Guna
Dengan adanya sistem komputerisasi, maka sangaat tepat guna bagi para
pegawai dalam mrnyelesaikan tugas dan pekerjaannya.
3.
Tepat Sasaran
Dengan adanya sistem komputerisasi, makaa tugas dan pekerjaan pegawai
menjadi tepat sasaran.
1.9 Sistematika Penulisan
BAB I
: PENDAHULUAN
Dalam bab ini menguraikan latar belakang, perumusan masalah,
tujuan penelitian, manfaat penelitian, kerengka teori, defenisi konsep,
defenisi operasional dan sistematika penulisan.
BAB II
: METODE PENELITIAN
Bab ini secara umum menguraikan tentang bentuk penelitian, lokaasi
penelitian, populasi dan sampel, teknik pengumpulan data, teknik
penentuan skor dan teknik analisa data.
BAB III
: DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN
Dalam bab inimenguraikan tentang gambaran umum lokasi penelitian
di kantor Arsip Daerah Kabupaten Padang Lawas sejarah singkat,
visi dan misi, sturuktur organisasi tugas dan fungsi pokok, jumlah
dan komposisi pegawai.
BAB IV
: PENYAJIAN DATA
25
Universitas Sumatera Utara
Bab ini berisikan penyajian data yang diperoleh dari lapangan atau
berupa dokumen yang akan dianalisa.
BAB V
: ANALISIS DATA
Bab ini memuat tentang pembahasan dan interpensi dari data-data
yang disajikan pada bab sebelumnya atau bab IV.
BAB VI
: KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini menguraikan kesimpulan dan saran dari penulis mengenai
hasil-hasil penelitian yang telah dilakukan.
26
Universitas Sumatera Utara
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan ilmu dan teknologi yang sangat pesat dewasa ini membawa
pengaruh terhadap seluruh kegiatan yang dilakukan oleh organisasi baik itu di sektor
pemerintahan maupun swasta. Salah satu teknologi yang dapat membantu dalam
pekerjaan di dalam lingkungan organisasi adalah dengan menggunakan sistem
komputerisasi. Dengan menggunakan sistem komputerisasi, maka setiap unit
pekerjaan kantor dapat meninggkatkan efektivitas kerja serta efesiensi waktu.
Komputer merupakan rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan
pekerjaan secara sistematis berdasarkan instruksi/program yang diberikan. Serta dapat
menyimpan dan menampilkan keterangan bila diperlukan kemudian. Sistem
komputerisasi merupakan sistem elektronik untuk memanipulasi data input,
memperosesnya dan menghasilkan output dibawah pengawasan suatu langkah
instruksi program yang tersimpan di memori. Dengan bantuan komputer pekerjaan
dapat dikerjakan lebih cepat, bervariasi, bahkan pekerjaan-pekerjaan yang rumit
dalam
organisasi
banyak
mengalami
perubahan
dan
kemudahan
dengan
menggunakan komputer.
Munculnya teknologi komputer dan perkembangan pemakainya, maka setiap
unit pekerjaan kantor menggunakan bantuan komputer. Penggunaan komputer juga
dapat meningkatkan produktifitas dan efektivitas kerja serta efesiensi waktu. Namun
didalam propsal ini penulisis lebih memfokuskan kegunaan komputer kepada
efektivitas kerja. Efektivitas merupakan unsur pokok dalam mencapai tujuan atau
1
Universitas Sumatera Utara
sasaran yang telah ditentukan tepat pada waktunya dengan menggunakaan sumbersumber tertentu yang telah di alokasikan untuk melakukan berbagai kegiataan. Suatu
pekerjaaan dapat dikatakaan efektif apabila hasil yang telah dicapai sesuai dengan
tujuan yaang telaah ditetapkan sebelumya dan tepat pada waktu yang telah
ditentukan. Secara sederhana efektivitas kerja dapat didefinisikan kemampuan dapat
melakukan sesuatu tepat pada sasaran.
Dengan efektifnya kerja para pegawai dapat menjadikaan organisasi semakin
tangguh mencapai tujuaannya dan berbagai sasarannya. Dengan adanya penggunaan
komputerisasi, maka suatu organisasi akan mampu berperan dengan tingkat
efektivitasyang tinggi dan dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhan data dan informasi
untuk unit-unit fungsional organisasi pemerintah, serta menetapkan berbagai
kebijakan pemerintah dan perencanaan pembangunan, baik dalam tingkat konseptual
maupun pada tingkan operasional diperlukan adanya berbagai pendataan informasi
yang akurat, tepat dan cepat guna pengambilan keputusan sejalan dengan tingkat
perkembangan yang semakin maju. Dalam rangka pencapaian aktivitas tersebut, ada
berbagai kendala-kendala yang dihadapi oleh para pegawai dalam pelaksanaan
pekerjaannya yang tidak mendukung terciptanya efektivitas tersebut, misalnya
beragammya suatu pekerjaan yang diemban setiap seksi yang menyebabkan
beragamnya prosedur penyelesaian masing masing tugas tersebut, disamping itu
kurangnya sarana dan prasaranayang mendukung dalam pelaksanaan pekerjaan. Agar
semua aktivitasnya berjalan lancar dan tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai
dengan mudah dan efektif,maka suatu organisasi harus harus mampu menyediakan
informasi yang lepkap dan benar dan aktual. Untuk itu diperlukan suatu informasi
2
Universitas Sumatera Utara
yang praktis yang dapat diandalkan dalam mengolah data menjadi informasi yang
bermanfaat dalam pelaksanaan tugas-tugas organisasi.
Pada kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumen Daerah Kab. padang lawas
merupakan suatu instansi pemerintah yang mempunyai tugas pokok yakni
melaksanakan urusan pemerintah daerah padang lawas dibidang penyusunan
dokumen-dokumen daerah baik itu berupa berbentuk surat maupun dokumentasi
kegiatan pemerintah untuk menyokong kerja pemerintah. Kantor Arsip dan
DokumenDaerah Daerah mempunyai tugas menyelenggarakan pembinaan dan
penyelenggaraan akusisi, pengolahan dan pelestarian serta pelayanan arsip sebagai
sumber informasi dan mempunyai tugas pokok melaksanakan urusan pemerintah
daerah bidang arsip daerah berdasarkan azas otonomi dan tugas pembantu. Berdasar
Peraturan Bupati Padang lawas nomor 35 tahun 2010 tentang Uraian Tugas dan
Fungsi Tata Kerja kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumen Daerah Kab. padang
lawas merupakan unsur pendukung penyelenggara Pemerintah Kabupaten Padang
lawas.
1. Perumusan kebijakan teknis di bidang arsip daerah
2. Memberikan dukungan terhadap penyelenggaraan pemerintah daerah dibidang
perpustakaan arsip dan dokumen daerah
3. Menyelenggarakan pembinaan dan pelaksaan tugas dibidang dokumen daerah
4. Pengelolaan katatausahaan kantor
Arsip dan dokemen merupakan pusat ingatan bagi setiap organisasi atau
instansi, apabila pengolahannya kurang baik akibatnya akan mempengaruhi reputasi
suatu organisasi atau instansi tersebut. Salah satu permasalahan yang dihadapi kantor
3
Universitas Sumatera Utara
kearsipa Kab.Padang lawas diantaranya terdapat pada sub bagian umum, dimana
proses sistem pencatatan surat rmasuk dan surat keluar tersebut masih menggunakan
proses manual akibatnya sulit menemukan kembali arsip yang diperlukan untuk
proses pelaksanaan kegiatan, sehingga terjadi salah komunikasi dan terdapatnya
duplikasi arsip serta menumpuknya data yang memenuhi ruangan sub bagian umum
sehingga menghambatnya aktifitas kerja dan belum adanya laporan surat masuk dan
surat serta tembusan keluar yang akaan diberikan kepada kepala dinas.
Oleh karena itu komputer sangat di perlukan untuk mengatasi masalah dalam
hal pencatatan arsip dokumen dan surat-surat penting yang sewaktu-waktu diperlukan
dengan tujuan mengefektifkan suatu pekerjaan, sistem komputerisasi dapat menekan
kesalahan atau keliruan yang terjadi, sehingga tidak terjadi penumpukan data dan
pencarian data yang di perlukan akan sangat mudah ditemukan apabila suda
terkomputersasi.
Dengan melihat kenyataan yang terjadi pada kantor kearsipan, penulis tertarik
untuk mengtahui permasalahan lebih dalam dan mencoba mencari pemecahannya dan
penulis tuangkan dengan judul “Pengaruh Sistem Komputerisasi Terhadap
Efektivitas Kerja Pegawai pada Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumen
Daerah Kab. padang lawas”.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang diatas maka yang menjadi rumusan
masalah dari peneltian ini adalah:
1. Bagaimana
pelaksanaan
sistem
komputerisasi
pada
kantor
Perpustakaaan Arsip dab Dokumen Daerah Kab. Padang lawas
4
Universitas Sumatera Utara
2. Bagaimana
tingkat
efektifitas
kerja
pegawai
pada
kantor
Perpustakaaan Arsip dab Dokumen Daerah Kab. Padang lawas
3. Apakah Sistem Komputerisasi Berpengaruh Terhadap Efektivitas
Kerja Pegawai pada Kantor Kearsipan Kab. Padang Lawas
1.3 Tujuan Penelitian
Adapun yang menjadi tujuan dalam penelitian ini adalah:
1.
Untuk mengetahui bagaimana penerapan sistem komputersasi di kantor
Perpustakaaan Arsip dan Dokumen Daerah Kab. Padang lawas
2.
Untuk mengetahui tingkat efektifitas kerja pegawai pada kantor Perpustakaaan
Arsip dan Dokumen Daerah Kab. Padang lawas
3.
Untuk mengetahui bagaimana pengaruh sistem komputersasi pengaruh
terhadap efektivitas kerja pegawai di kantor Perpustakaaan Arsip dan
Dokumen Daerah Kab. Padang lawas
1.4 Manfaat Penelitian
Dari hasil penelitian penulis berharap bisa membantu dan berguna:
1. Bagi Kantor
Memberikan tambahan informasi untuk para pegawai tentang apa itu sistem
komputersasi dan bagaimana lebih mengektifkan suatu pekerjaan dengan
menggunakan alat bantu komputer agar suatu pekerjaan itu lebih cepat selesai
dan efesien.
2. Bagi Pihak Lain
5
Universitas Sumatera Utara
Bahan tambahan bacaan khususnya untuk mengembangkan ilmu-ilmu
pengetahuan yang berkaitan dengan komputerisasi dan upaya lebih
mengefektivkan kerja pegawai. Dan hasil penelitian ini diharapkan bisa
menjadi sumber informasi yang selanjutnya dapat dijadikan dasar masukan
penelitian selanjutnya.
3. Bagi Penulis
Penelitian ini di harapkan bermanfaat bagi penulis untuk meningkatkan dan
mengembangkan kemampuan pengetahuan,wawasan, serta kemampuan
berpikir khususnya untuk menyelesaikan tugas akhir mahasiswa.
1.5 Kerangka Teori
Kerangka teori adalah seperangkap keterkaitan konstrak atau konsep, definisi,
dan proposisi yang mencerminkan pandngan sistematik mengenai fenomena melalui
penentuan hubungan antar variabel secara sepesifik, dengan tujuan menjelaskan dan
memprediksi suatu fenomena (Singarimbun, 1989 :87)
1.5.1 Sistem komputerisasi
1.5.1.1. Pengertian Sistem
Beberapa ahli mencoba mengemukakan uraian serta defenisi tentang sistem,
antara lain menurut Pengertian Sistem Menurut Indrajit (2001: 2) mengemukakan
bahwa sistem mengandung arti kumpulan-kumpulan dari komponen-komponen yang
dimiliki unsur keterkaitan antara satu dengan lainnya.
Menurut Menurut Jogianto (2005: 2) mengemukakan bahwa sistem adalah
kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan
tertentu. sistem ini menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata
6
Universitas Sumatera Utara
adalah suatu objek nyata, seperti tempat, benda, dan orang-orang yang betul-betul ada
dan terjadi.
Hal ini juga sesuai dengan pendapat Menurut Murdick, R.G, (1991 : 27) Suatu
sistem adalah seperangkat elemen yang membentuk kumpulan atau procedureprosedure/bagan-bagan pengolahan yang mencari suatu tujuan bagian atau tujuan
bersama dengan mengoperasikan data dan/atau barang pada waktu rujukan tertentu
untuk menghasilkan informasi dan/atau energi dan/atau barang.
Henry Prat Fairchild dan Eric Kohler, Sistem adalah sebuah rangkaian yang
saling terkait antara beberapa bagian dari yang terkecil, jika suatu bagian/sub bagian
terganggu, maka bagian yang lainnya ikut merasakan ketergangguan tersebut.
Menurut S.Prajudi Atmosudirjo (2005 : 15) mengemukakan pendapatnya
sebagai berikut:
“suatu sistem terdiri atas objek-objek atau unsur-unsur atau komponenkomponen yang berkaitan dan terhubung satu sama lain sedemikian rupa sehingga
unsur-unsurtersebut merupakan suatu kesatuan pemrosesan atau pengolahaan
tertentu.”
Menurut davis (Gordon, 2002 :6) sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian
yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau
maksud.
Berdasarkan pendapat diatas, menunjukkan bahwa sistem merupakan
kumpulan dari beberapa bagaian yang memiliki keterkaitan dan saling bekerja sama
serta membentuk suatu kesatuan untuk mencapai suatu tujuan dari sistem tersebut.
maksud dari suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan dan sasaran dalam
7
Universitas Sumatera Utara
ruang lingkup yang sempit dan satu kestuan bagian-biagian yang saling berhubungan
yang berada dalam suatu wilayah serta memiliki item-item penggerak terdiri aras
empat elemen yaitu :
a.
Objek, yang dapat berupa bagian, eleme, ataupun variael. Ia dapat benda fisik,
abstrak, ataupun keduanya sekaligus, tergantung sistemnya.
b.
Atribut, yang menentukan kualitas atau sipat kepemilikan sistem dan
objeknya.
c.
Hubungan internal, diantara objek-objek di dalamnya.
d.
Lingkungan, tempat di manan sistem itu berada.
1.5.1.2. Pengertian Komputerisasi
Perkataan komputer /computer berasal dari perkataan asing to compute artinya
hitung. Dengan demikian, maka komputer dapat diartikan sebagai alat hitung atau
mesin hitung. Akan tetapi, apa bila istilah itu diartikan kedalam bahasa indonesia
menjadi mesin hitung. Maka imajinasi kita akan lain makna dan tujuannya, artinya
seolah-olah komputer itu disamakan dengan kalkulator.
Komputerisasi merupakan proses revolusi penggunaan komputer. Menurut
Teguh Wahyono (2004:49) mendefinisikan arti komputerisasi adalah kegiatan
pengelolaan data yang dilakukan sebagian besarnya menggunakan komputer sebagai
alat bantu.
Sedangkan menurut Mohammad Faisal Amir (2006:10) menjelaskan bahwa
komputerisasi merupakan satu metode pengolahan data dengan komputer sebagai alat
utama.
8
Universitas Sumatera Utara
Nana Mulyana (2004:5) mempertegas definisi computer adalah suatu sistem
elektronika yang bekerja secara otomatis untuk mengolah data secara cepat, tepat dan
akurat serta dapat menerima, menyimpan data dan menghasilkan suatu informasi
berdasarkan instruksi atau program yang diberikan.
Menurut computer today (sanders, 1985 :29) komputer merupakan sistem
elektronik yang memanipulasi data dengan cepat dan tepat serta dirancang dan di
organisasikan supaya secara otomatis dapat menerima dan menyimpan data imput,
memprosesnya, dan menghasilkan output di bawah pengawasan suatu langkahlangkah, instruksi-instruksi program yang tersimpan di memori (stored program)
Menurut Zulkifli Amsyah dalam bukunya Manajemen Sistem Informasi (2003
:117) komputerisasi adalah alat pengolah data elektronik tidak bersipat mekanis
(mesin) dan dapat mengolah dan merekam data yang sederhana sampai data yang
sangat rumit menjadi suatu informasi.
Menurut pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa komputerisasi merupakan
pekerjaan manusia yang mempunyai arti penting sebagai alat bantu dalam
menyelesaikan suatu pekerjaan
secara cepat dan tepat dan mampu memberikan
kontribusi yang baik bagi organisasi atau perusahaan
Moekijat (1989:23) menyebutkan keuntungan dari mesin kantor (komputer)
diantaranya :
1. Menghemat tenaga manusia.
2. Menghemat waktu.
3. Meningkatkan ketelitian dan memperbaiki mutu pekerjaan.
9
Universitas Sumatera Utara
4. Mengurangi kelelahan karyawan kantor.
5. Memberikan informasi yang lebih cepat dan lebih banyak.
Sedangkan Sanyoto Gondodinoto (1988:72) menegaskan manfaat dari
penggunaan komputer, antara lain :
1. Kecepatan (speed).
2. Kecermatan (accuracy).
3. Pelaksanaan pekerjaan rutin secara terus-menerus.
4. Kemampuan menyimpan data.
5. Kemampuan untuk memanfaatkan teknologi lain.
1.5.1.3. Sistem Komputerisasi
Perkembangan teknologi yang semakin canggih dibidang elektronik
khususnya komputer sangat cepat. Penggunaan komputer bahkan tidak hanya sebatas
perusahaan bahkan sampai merambah ke rumah-rumah penduduk. Penggunaan
komputer disegala bidang memungkinkan terjadi dikarenakan program-program
komputer tersebut mendukung aktivitas publik dan pribadi. Penggunaannya beragam
sekali, dari urusan produksi pabrik, kesehatan, administrasi publik, pendidikan dan
lainnya.
Begitu pula dalam bidang admnistrasi baik administrasi dalam arti luas
maupun pengertian administrasi dalam arti sempit sebagai kegiatan ketatausahaan,
kegiatan kearsipan, penggunaan arsip media komputer sudah menjadi tulang
punggung suatu kantor. Dapat dipastikan jika pasokan listrik menuju komputer
10
Universitas Sumatera Utara
terputus maka banyak sekali kegiatan kantor yang berhenti hanya karena
komputer/laptop tidak berfungsi. Maka dari itu sistem komputerisasi merupakan hal
mutlak yang harus ada dalam sebuah perangkat komputer. Dalam sistem tersebut
dikendalikan oleh beberapa perangkat yang sudah dirancang sedemikian rupa untuk
bekerja secara sinergis antara satu perangkat dengan perangkat yang lain sehingga
menciptakan sebuah kinerja komputer yang baik dan optimal.
Menurut Tata Sutabri dalam bukunya Sistem Informasi Manajemen (2003 :
106) sistem komputerisasi adalah suatu sistem elektronik untuk memanipulasi data
dengan cepat dan tepat serta dirancang dan diorganisasikan secara otomatis menerima
dan menyimpan data imput, memprosesnya dan menhasilan uotput dibawah
pengawasan suatu langkah instruksi program yang tersimpaan di memori (stored
program).
Berdasarkan pendapat diatas maka yang dimaksud dengan Sistem komputer
adalah elemen-elemen yang terkait untuk menjalankan suatu aktifitas dengan
menggunakan komputer. Elemen dari sistem komputer terdiri dari manusianya
(brainware), perangkat unak (software), set instruksi (instruction set), dan perangkat
keras hardware).
1.5.1.4. Komponen Sistem Komputerisasi
Penggunaan komputer dapat meningkatkan efektivitas kerja dalam rangka
menunjang kegiatan organisasi. Berikut ini akan dijelaskan mengenai bagian atau
komponen dari sistem komputerisasi menurut Zulkifli Amsyah (2003 : 163) dalam
bukunya Sistem Informasi Manajemen, yaitu :
1) Perangkat Keras ( Hardware)
11
Universitas Sumatera Utara
Perangkat keras atau Hardware adalah peralatan dalam bentuk fisik yang
menjalankan sistem komputer. Hardware digunakan sebagai media untuk
menjalankan software dan peralatan ini berfungsi untuk menjalankan instruksiinstruksi yang diberikan dan mengeluarkannya dalam bentuk informasi yang
digunakan oleh manusia untuk laporan. Perangkat keras terdiri dari :
a) Input device
Merupakan alat yang digunakan untuk memasukkan data atau isntruksi ke
dalam komputer. Input device sesuai dengan namanya hanya digunakan untuk
memasukkan data atau instruksi ke dalam CPU (process device). Contoh : keyboard,
mouse, lightpen, dan joystick.
b) Process device
Merupakan alat yang digunakan untuk melaksanakan kumpulan instruksi yang
akan ditujukan untuk menghasilkan suatu hasil tertentu yang dikehendaki. Process
device dapat melakukan tugasnya jika ada masukan dari input device baik berupa data
atau instruksi. Alat ini disebut Central Processing Unit (CPU).
c) Output device
Merupakan alat yang digunakan untk menampilkan laporan atau informasi
hasil pengolahan dari input, baik ditampilkan pada layar monitor maupun dicetak
pada media lain. Contoh : monitor, printer, dan plotter.
2) Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak atau Software adalah rangkaian prosedur dan dokumentasi
program yang berfungsi untuk menyelesaikan berbagai masalah yang dikehendaki.
Perangkat lunak ini dijalankan pada processing device jika mendapatkan respon
12
Universitas Sumatera Utara
masukan dari input device dan hasil proses yang dilakukan oleh perangkat lunak
dikeluarkan dengan output device. Contoh : DOS, Microsoft Windows, Unix, dan
Linux.
3) Database
Data yang berisi program dan data yang dibutuhkan dengan adanya media
penyimpanan secara fisik seperti disket, harddisk, magnetic tape, dan sebagainya.
Data juga meliputi pengeluaran dan catatan lain di atas kertas, micro film dan
sebagainya.
4) Prosedur
Merupakan komponen fisik karena prosedur disediakan dalam bentuk fisik
seperti buku panduan dan instruksi. Ada tiga jenis prosedur yang dibutuhkan yaitu :
a. Instruksi untuk pemakai.
b. Instruksi untuk penyiapan masukan.
c. Instruksi pengoperasian karyawan pusat komputer.
5) Perangkat Pikir (Brainware)
Perangkat pikir atau Brainware adalah orang yang menggunakan komputer.
Orang tersebut harus mempunyai kemampuan minimal dapat memasukkan data dan
mengeluarkan informasi. Perangkat pikir sangat menentukan berhasil atau tidaknya
suatu proses yang dilakukan pada process device, karena komputer hanya akan
bekerja jika mendapatkan instruksi yang diberikan oleh perangkat pikir. Perangkat
pikir terdiri dari :
a) Operator Komputer
13
Universitas Sumatera Utara
Petugas
mengoperasikan
secara
langsung
sistem
komputer,
seperti
menyiapkan perangkat keras dan perangkat lunak serta menyiapkan media untuk
perekaman data dan pencetakan dokumen.
b) Analisis Sistem
Bertugas mempelajari dan menganalisis permasalahan yang tumbuh pada
suatu organisasi/organisasi, baik organisasi bisnis maupun ilmiah serta arah yang baik
bagi pembangunan atau pengembangan suatu informasi.
c) Programmer
Merupakan staf EDP (Electronic Data Processing) yang menangani
pembuatan program dengan menggunakan bahasa program atau package program
yang dikuasainya.
d) Personil Data Entry
Bertugas memasukkan data atau merekam data ke dalam komputer
(Secondary storage) sesuai instruksi yang ada.
e) Manajer Sistem Informasi/EDP
Merupakan jabatan tertinggi di dalam bidang komputer. Dalam rangka
menjalankan tugasnya, ia harus menyiapkan rencana jangka panjang maupun janga
pendek dan menyiapakan anggaran setiap tahunnya untuk keperluan pemeliharaan
hardware, software, training, maintenance dan lain-lain.
1.5.1.5. Siklus Pengolahan Data
Suatu proses pengolahan data terdiri dari 3 (tiga) tahap dasar yang disebut
dengan siklus pengolahan data (data processing cycle), yaitu input, processing dan
output.
14
Universitas Sumatera Utara
INPUT
OUTPUT
PROCESSI
Gambar 1. 1 Siklus Pengolahan Data (Hartono, 2004 : 344)
Tiga tahap dasar dari siklus pengolahan data tersebut dapat dikembangkan
lebih lanjut. Siklus pengolahan data yang dikembangkan dapat ditambahkan tiga atau
lebih tahapan lagi, yaitu organization, storage dan distribution.
ORGANIZATION
INPUT
PROCESSING
OUTPUT
DISTRIBUTION
STORAGE
Gambar 1.2 Siklus pengolahan data yang dikembangkan
(Hartono, 2004 : 346)
Organization, tahap ini berhubungan dengan proses dari pengumpulan data
yang biasanya merupakan proses pencatatan (recording) data ke dokumen dasar.
Input, tahap ini merupakan proses pengolahan dari data yang sudah dimasukkan yang
dilakukan
oleh
alat
pemproses,
yang
dapat
berupa
proses
menghitung,
membandingkan, mengurutkan, mengendalikan atau mencari di storage.
Output, tahap ini merupakan proses menghasilkan output dari hasil
pengolahan data ke alat output yaitu berupa informasi. Distribution, tahap ini
merupakan proses dari distribusi output diberikan kepada pihak yang berhak dan
membutuhkan informasi.
15
Universitas Sumatera Utara
Storage, tahap ini merupakan proses perekaman dari distribusi pengolahan ke
simpanan luar. Hasil dari pengolahan yang disimpan di storage dapat dipergunakan
sebagai bahan input untuk proses selanjutnya.
1.5.1.6. Tujuan dan Keuntungan Penerapan Sistem Komputerisasi
Adapun tujuan dari penerapan sistem komputerisasi menurut
Sedarmayanti (2001 : 69) sebagai berikut :
1. Dapat meningkatkan efektivitas dan efesiensi kerja dalam rangka menunjang
kegiatan organisasi.
2. Menunjang pengelolaan informasi secara terpadu.
3. Dapat menyimpan data dan informasi lebih baik, aman, rapi dan dapat
menghemat ruangan.
Sedangkan keuntungan diterapkan sistem komputerisasi menurut Zulkifli Amsyah
(2003 : 130), antara lain adalah sebagai berikut :
1.
Efektivitas dan efesiensi lebih tinggi.
2.
Pengawasan kegiatan dapat dilakukan lebih tertib.
3.
Biaya lebih rendah.
4.
Kesalahan lebih sedikit.
5.
Meningkatkan pelayanan pelanggan.
6.
Memudahkan perencanaan dan pengorganisasian kegiatan operasional dan
distribusi.
7.
Keputusan yang berdasarkan informasi akan lebih mudah dibuat.
8.
Mengurangi pemakaian ketatausahaan.
16
Universitas Sumatera Utara
1.5.2 Efektivitas Kerja
1.5.2.1. Pengertian Efektivitas Kerja
Pengertian Efektivitas adalah suatu kosa kata dalam Bahasa Indonesia yang
berasal dari bahasa inggris yaitu: “Efective” yang berarti berhasil ditaati,
mengesahkan, mujarab
dan mujur. Dari sederetan arti di atas, maka yang paling
tepat adalah berhasil dengan baik. Jika seseorang dapat bekerja dengan baik maka ia
dapat dikatakan bekerja dengan efektif. Dalam pelaksanaan kerja selalu memakai 5
sumber usaha yaitu Pikiran, Tenaga, Waktu, Uang, dan Benda. Walaupun gabungan
yang berbeda untuk masing-masing jenis pekerjaan pada umumnya orang melakukan
kegiatan tertentu ingin memeperoleh hasil yang maksimal. Tetapi permasalahan
efektivitas itu menyangkut banyak hal, oleh karena itu para ahli memberikan defenisi
yang beragam untuk menjelaskan apa arti batasan dari pengertian efektivitas itu.
Menurut
Steers
(1985:87)
mengemukakan
bahwa: Efektivitas
adalah
jangkauan usaha suatu program sebagai suatu sistem dengan sumber daya dan sarana
tertentu untuk memenuhi tujuan dan sasarannya tanpa melumpuhkan cara dan sumber
daya itu serta tanpa memberi tekanan yang tidak wajar terhadap pelaksanaannya
Adapun Martoyo (1998:4) memberikan definisi sebagai berikut Efektivitas dapat pula
diartikan sebagai suatu kondisi atau keadaan, dimana dalam memilih tujuan yang
hendak dicapai dan sarana yang digunakan, serta kemampuan yang dimiliki adalah
tepat, sehingga tujuan yang diinginkan dapat dicapai dengan hasil yang memuaskan.
Menurut Widjaya (1993:32) mengemukakan: “Efektivitas adalah hasil
membuat keputusan yang mengarahkan melakukan sesuatu dengan benar, yang
membantu memenuhi misi suatu perusahaan atau pencapaian tujuan”. Selanjutnya
17
Universitas Sumatera Utara
Permata Wesha (1992:148) mengatakan : Efektivitas adalah keadaan atau
kemampuan berhasilnya suatu kerja yang dilakukan oleh manusia untuk membrikan
guna yang diharapakan untuk melihat efektivitas kerja pada umumnya dipakai empat
macam pertimbangan yaitu : Pertimbangan ekonomi, Pertimbangan fisiologi,
Pertimbangan Psikologi dan Pertimbangan Sosial.
Menurut Zulkifli Amsyah (2003 : 130) bahwa efektifitas adalah kegiatan
dengan adanya fakta kegiatan sehingga menjadi data, baik berasal dari hubungan dan
interaksi internal dan eksternal baik berasal dari hubungan antar unit dan dalam unit
itu sendiri.
Chester I. Barnard (Gibson, 1995 : 27) mendefinisikan efektifitas sebagai
pencapain sasaran yang telah disepakati atas usaha bersama
Ditinjau dari ketetapan waktu maka menurut siagian (2000 : 171) efektifitas
adalah tercapainya sasaran yang telah ditentukan sebelumnya tepat pada waktunya
dengan menggunakan sumber-sumber tertentu yang telah dialokasikan untuk
melakukan berbagai kegiatan.
Berdasarkan pendapat yang dikemukakan ahli di atas maka dapat disimpulkan
bahwa efektivitas kerja berhubungan dengan hasil yang telah ditentukan sebelumnya.
Satu hal yang perlu digarisbawahi efektivitas kerja tidak dapat dipisahkan dengan
efisiensi kerja. Efesiensi kerja berhubungan dengan biaya, tenaga, mutu dan
pemikiran. Jadi efektivitas kerja adalah kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat
dalam mencapai suatu tujuan tertentu atau efektivitas kerja dapat juga diartikan
dengan hasil guna penekannya pada efeknya, atau hasil tanpa kurang memperdulikan
pengorbanan yang perlu diberikan oleh hasil tersebut.
18
Universitas Sumatera Utara
1.5.2.2. Indikator Efektifitas Kerja
Dalam penelitian ini untuk mengukur efektivitas kerja pegawai. Peneliti
menggunaka kriteria ukuran yang dikemukan oleh Richard M.Steers (1995 : 134-135)
yaitu dalam usaha membina pengertian efektifitas kerja yang semua bersipat abstrak
itu menjadi sedikit banyak lebih konkrit dan dapat diukur. Kriteria yang paling
banyak dipakaai adalah:
1) TepatWaktu
Dengan adanya sistem komputerisasi, maka pegawai dapat menyelesaikan
tugas atau pekerjaan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan
2) Tepat Guna
Dengan adanya sistem komputerisasi, maka sangat tepat gunanya bagi
pegawai dalam menyelesaikan tugas pekerjaan.
3) Tepat Sasaran
Dengan adanya sistem komputerisasi, maka tugas atau pekerjaan pegawai
menjadi tepat sasaran.
1.5.2.3. Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Efektivitas Kerja
Ada empat faktor yang mempengaruhi efektivitas kerja, seperti yang
dikemukakan oleh Richard M. Steers (1980:9), yaitu:
1. Karakteristik Organisasi
Karakteristik organisasi terdiri dari struktur dan tehnologi organisasi yang
dapat mempengaruhi segi-segi tertentu dari efektivitas dengan berbagai cara. Yang
dimaksud struktur adalah hubungan yang relatif tepat sifatnya, seperti dijumpai dalam
organisasi, sehubungan dengan susunan sumber daya manusia struktur meliputi
19
Universitas Sumatera Utara
bagaimana cara organisasi menyusun orang-orangnya dalam menyelesaikan
pekerjaan, sedangkan yang dimaksud tehnologi adalah mekanisme suatu organisasi
umtuk mengubah masukan mentah menjadi keluaran.
2. Karakteristik Lingkungan
Lingkungan luar dan lingkungan dalam juga telah dinyatakan berpengaruh
atas efektivitas, keberhasilan hubungan organisasi lingkungan tampaknya amat
tergantung pada tingkat variabel kunci yaitu tingkat keterdugaan keadaan lingkungan,
ketepatan persepsi atas keadaan lingkungan,tingkat rasionalisme organisasi. Ketiga
faktor ini mempengaruhi ketepatan tanggapan organisasi terhadap perubahan
lingkungan.
3. Karakteristik Pekerja
Pada kenyataannya para anggota organisasi merupakan faktor pengaruh yang
paling penting karena perilaku merekalah yang dalam jangka panjang akan
memperlancar atau merintangi tercapainya tujuan organisasi. Pekerja merupakan
sumber daya yang langsung berhubungan dengan pengelolaan semua sumber daya
yang ada di dalam organisasi, oleh sebab itu perilaku pekerja sangat berpengaruh
terhadap pencapaian tujuan organisasi.
Pekerja merupakan modal utama di dalam organisasi yang akan berpengaruh besar
terhadap efektivitas, karena walaupun tehnologi yang digunakan merupakan
tehnologi yang canggih dan didukung oleh adanya struktur yang baik, namun tanpa
adanya pekerja maka semua itu tidak ada gunanya.
4.Karakteristik Kebijaksanaan dan Praktek Manajemen
20
Universitas Sumatera Utara
Dengan makin rumitnya proses teknologi dan perkembangannya lingkungan
maka peranan manajemen dalam mengkoordinasi orang dan proses demi keberhasilan
organisasi
Apabila keempat hal tersebut telah dilaksanakan sesuai standar yang
ditetapakan oleh organisasi, maka kualitas yang akan dicapai terpenuhi sesuai dengan
apa yang diinginkan oleh organisasi.
1.5.2.4. Syarat-syarat dalam Pencapaian Kinerja secara Efektif
Berikut ini syarat dalam pencapaian Kinerja secara Efektif menurut Richard
M.Steers (1985 : 135) adalah:
1) Spesifik dan jelas, sehingga dapat dipahami dan tidak ada kemungkinan kesalahan
dalam interprestasi penyelesaian kerja.
2) Dapat diukur secara obyektif baik yang bersifat kualitatif dan kuantitatif
3) Pencapaian tugas penting dan berguna untuk menunjukkan keberhasilan
memasukkan , serta mengeluarkan hasil dan manfaat.
4) Harus cukup fleksibel dan sensitive terhadap perubahan atau penyesuaian terhadap
pelaksanaan dan hasil pelaksanaan kegiatan kerja dalam organisasi.
5) Relevensi terhadap tugas dan kegiatan.
6) Efektif, data atau informasi yang berkaitan dengan indikator kinerja yang
bersangkutan.
1.5.3 Hubungan Antara Komputerisasi dengan Efektifitas Kerja
Hampir semua inut organisasi memerlukan alat pengolah informasi yaitu
komputer, seperti akuntansi, penjualan, teknik, personalia, distribusi, pemasaran
keungan, pada unit-unit kerja tersebut pengolahan data digunakan untuk mendukung
21
Universitas Sumatera Utara
kegiatan transaksi rutin dan proses pekerjaan manajeman dalam memecahkan
masalah dan pembuatan keputusan. Penerapan sistem komputerisasi sangat berperan
besar dan memberikan pengaruh besar terhadap efektivitas kerja pegawai.
Komputerisasi sebagai alat elektronik yang dapat menyediakan informasi
yang akurat dan tepat waktu kepada manajemen yang diperlukan untuk
mempermudah proses pekerjaan, pengendalian dan operasi secara efektif. Peranan
komputer dapat membantu secara maksimal, karena output komputer memang
menghasilkan informasi secaara terotomatis dan dapat diinformasikan.
Penggunaan komputer yang menjamin
bahwa tugas-tugas spesifik dapat
dilakukan secara efektif dan efesien. Komputer dapat menyediakan informasi yang
sangat banyak yang tepat waktu dan rinci yang diambil dari operasi sehari-hari.
Komputerisasi dapat membuat rencana stragis dan pengendalian manajemen sehingga
tujuan organisasi dapat dicapai dengan efektif.
1.6 Hipotesis
Menurut Sugiono (2009:96) mengatakan bahwa hipotesis adalah pernyataan
yang masih lemah tingkat kebenarannya sehingga masih harus diuji menggunakan
teknik tertentu. Hipotesis dirumuskan berdasarakan teori, dugaan, pengalaman
pribadi/orang lain, kesan umum, kesimpulan yang masih sangat sementara. Hipotesis
adalah pernyataan keadaan populasi yang akan diuji kebenarannya menggunakan
data/informasi yang dikumpulkan melalui sampel.
Berdasarkan latar belakang masalah dan telah dikemukakan, maka hipotesis
didalam penelitian ini adalah :
Ho : sistem komputerisasi tidak berpengaruh terhadap efektivitas kerja pegawai.
22
Universitas Sumatera Utara
Ha : sistem komputerisasi berpengaruh terhadap efektivitas kerja pegawai.
1.7 Defenisi konsep
Menurut Bahri (2008:30) pengertian konsep adalah satuan arti yang mewakili
sejumlah objek yang mempunyai ciri yang sama. Orang yang memiliki konsep
mampu mengadakan abstraksi terhadap objek-objek yang dihadapi, sehingga objekobjek ditempatkan dalam golongan tertentu. Objek-objek dihadirkan dalam kesadaran
orang dalam bentuk representasi mental tak berperaga. Konsep sendiri pun dapat
dilambangkan dalam bentuk suatu kata (lambang bahasa).
Atas dasar itu dalam penelitian ini penulis memberikan batasan atau defenisi
dari beberapa konsep yang digunakan yaitu:
1. Sistem komputerisasi merupakan sistem elektronik untuk memanipulasi data
yang cepat dan tepat seta dirancang dan diorganisasikan secara otomatis
menerima dan menyimpan data output, memprosesnya dan menghasilkan
output di bawah pengawasan suatu instruksi program yang tersimpan di
memori (stored program).
2. Efektifitas merupakan tercapainya berbagai sasaran dan tujuan yang telah
ditentukan tepat pada waktunya dengan menggunakan sumber-sumber tertentu
yang dialokasikan memalalui berbagai kegiatan
1.8 Defenisi operasional
Masri Singarimbun dan Sofyan Efendi (1989 : 23) menyebutkan defenisi
operasional adalah unsur-unsur penelitian yang memberitahukan bagaimana cara
23
Universitas Sumatera Utara
mengukur suatu variabel, sehingga pengukuran ini dapat di ketahui indikatorindikator apa saja yang mendukung untuk di analisa dari variabel tersebut.
Adapun yang menjadi
Variabel bebas (X) adalah Sistem Komputerisasi
dengan indikator-indikator seebagai berikut:
1. Perangkat keras (hardware)adalah peralatan secara fisik terlihat dan bisa
dijamah. Adapun dimensi-dimensi hardware yaitu:
a. Jumlah hardware yang dimiliki organisasi
b. Hardware yang dapat berfungsi
c. Hardware yang sering digunakan
2. Perangkat
lunak
atau
(sofware)
adalah
program
yang
berisi
instruksi/perintah pengolahan data. Adapun dimensi-dimensi sofware
yaitu:
a. Jenis sofware yang dimiliki organisasi
b. Sofware yang sering digunakan
c. Sofware yang sesuai dan benar-benar mendukung pekerjaan
3. Perangkat
pikir
(Brainware)
adalah
orang
mengoperasikan
dan
mengendalikan komputer. Adapun dimensi Brainware yaitu kemampuan
pegawai dan mengoperasikan komputer.
Sedangkan yang menjadi variabel Terikat (Y) adalah Efektifitas kerja
dengan indikator-indikator sebagai berikut:
1.
Tepat Waktu
24
Universitas Sumatera Utara
Dengan adanya sistem komputerisasi, maka pegawai dapat menyelesaikan
tugas atau pekerjaannya sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.
2.
Tepat Guna
Dengan adanya sistem komputerisasi, maka sangaat tepat guna bagi para
pegawai dalam mrnyelesaikan tugas dan pekerjaannya.
3.
Tepat Sasaran
Dengan adanya sistem komputerisasi, makaa tugas dan pekerjaan pegawai
menjadi tepat sasaran.
1.9 Sistematika Penulisan
BAB I
: PENDAHULUAN
Dalam bab ini menguraikan latar belakang, perumusan masalah,
tujuan penelitian, manfaat penelitian, kerengka teori, defenisi konsep,
defenisi operasional dan sistematika penulisan.
BAB II
: METODE PENELITIAN
Bab ini secara umum menguraikan tentang bentuk penelitian, lokaasi
penelitian, populasi dan sampel, teknik pengumpulan data, teknik
penentuan skor dan teknik analisa data.
BAB III
: DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN
Dalam bab inimenguraikan tentang gambaran umum lokasi penelitian
di kantor Arsip Daerah Kabupaten Padang Lawas sejarah singkat,
visi dan misi, sturuktur organisasi tugas dan fungsi pokok, jumlah
dan komposisi pegawai.
BAB IV
: PENYAJIAN DATA
25
Universitas Sumatera Utara
Bab ini berisikan penyajian data yang diperoleh dari lapangan atau
berupa dokumen yang akan dianalisa.
BAB V
: ANALISIS DATA
Bab ini memuat tentang pembahasan dan interpensi dari data-data
yang disajikan pada bab sebelumnya atau bab IV.
BAB VI
: KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini menguraikan kesimpulan dan saran dari penulis mengenai
hasil-hasil penelitian yang telah dilakukan.
26
Universitas Sumatera Utara