Bahan Ajar Bahasa Indonesia.ppt | Potret Sekolah Indonesia memo dan surat

MEMO

Singkatan dari memorandum 

bentuk komunikasi tertulis yang di dalamnya berupa pesan singkat.

Merupakan jenis surat dinas yang dipakai secara intern dalam suatu instansi/ lembaga dan bersifat

informal.

Pesan-pesan yang disampaikan dalam memo singkat, dan tidak dikenal

adanya pembuka atau kalimat penutup tetapi penulis langsung

kepada pesan yang dimaksudkannya. Biasanya berupa perintah dari atasan kepada bawahannya.

Sistematika Penulisan Memo :

Keterangan

MEMO 1. kepala memo Dari : ………. 2 2. penulis memo

Untuk :. …. 3 3. pihak yang dituju

... 4 4. isi memo

...5 5. tanggal penulisan ...6 6. identitas jabatan

Contoh :

PT. BUKIT BARISAN

Jalan Hasanudin No.14 Bandung MEMO

Kepada : Kepala bagian Personalia Dari : Direktur Utama

Kami minta laporan kepegawaian secepatnya. Terima kasih.

3 April 2006

Direktur Utama, Danu Wijaya

SURAT

Sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi

tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.

Informasi itu dapat berupa : - pemberitahuan

- pernyataan - perintah

FUNGSI SURAT

1. Sebagai sarana komunikasi.

2. Sebagai alat untuk menyampaikan pemberitahuan / permintaan atau permohonan, buah pikiran

atau gagasan.

3. Sebagai alat bukti tertulis.

4. Sebagai alat untuk mengingat. 5. Sebagai bukti historis.

Dilihat dari segi bentuk, isi, dan bahasanya, surat digolongkan

atas 3 jenis, yaitu : 1. Surat pribadi

2. Surat dinas 3. Surat niaga

1. Surat Pribadi

Surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut

kepentingan pribadi.

Komunikasi antara anak dan orang tua, antarkerabat, antarsejawat,

dan antarteman.

Digunakan kartu pos, warkat pos, atau surat bersampul.

2. Surat Dinas

Segala komunikasi tertulis yang

menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi.

Salah satu alat komunikasi kedinasan yang sangat penting dalam

pengelolaan administrasi, seperti

penyampaian berita tertulis yang berisi pemberitahuan, penjelasan,

3. Surat Niaga

Surat yang dipergunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha

niaga, seperti perdagangan, perindustrian, dan usaha jasa.

Macam-macam surat niaga :

- surat penawaran - surat pengaduan - surat pesanan - surat pengiriman - surat pembayaran barang

Bagian-bagian

surat pribadi :

………..….1 …….…..2 ……...3 ……….……….4 ……….………….5 ……….……….6 1. Tempat, tanggal,bulan,tahun penulisan surat

2. Alamat surat 3. Salam pembuka 4. Kalimat pembuka 5. Isi surat

6. Kalimat penutup 7. Salam Penutup 8. Tanda tangan

Bagian-bagian surat dinas

1. Kepala surat

2. No,Lampiran ,Perihal 3. Tanggal,bulan,tahun

penulisan surat 4. Alamat surat 5. Salam pembuka 6. Kalimat pembuka 7. Isi surat

8. Kalimat penutup

9. Salam penutup

10. Tanda tangan 11. Nama pengirim 1

………. …………..3

……….2 ……….. ………..4 ………..5 ……….6 ……….7 ……….8 ………..9 ………10 ………....11

Kerangka isi surat :

1. Paragraf pembuka 2. Paragraf isi

Penulisan bagian-bagian surat

1. Kepala surat

Kepala surat yang lengkap terdiri atas :

a. nama instansi b. alamat lengkap c. nomor telepon

d. nomor kotak pos e. lambang atau logo

Dalam penulisan kepala surat hendaklah diperhatikan hal-hal sebagai berikut :

1. Nama instansi jangan disingkat, misal-nya Biro Diklat, Depdiknas, Badan

Bimas, tetapi Biro pendidikan dan

Pelatihan, Departemen Pendidikan Nasional, Badan Bimbingan

Masyarakat.

2. Kata jalan jangan disingkat Jln. Atau Jl. tetapi Jalan.

3. Kata telepon hendaklah ditulis dengan cermat, yaitu Telepon, bukan Tilpun atau Telpun dan jangan pula disingkat

Tlp.,Tilp.,Telp.

4. Kata kotak pos ditulis Kotak Pos dan jangan disingkat K. Pos, Kotpos, atau P.O. Box.

5. Logo atau lambang disertakan apabila ada.

Contoh :

PEMERINTAH KOTA DEPOK DINAS PENDIDIKAN

SMP NEGERI 11 DEPOK

Jalan Murbai Komplek Sukatani Permai Cimanggis, Kota Depok 16954 Telepon (021) 8740148

Kepala surat dapat pula seluruhnya ditulis dengan huruf kapital.

Contoh :

PEMERINTAH KOTA DEPOK DINAS PENDIDIKAN

SMP NEGERI 11 DEPOK

JALAN MURBAI KOMPLEK SUKATANI PERMAI CIMANGGIS KOTA DEPOK 16954 TELEPON (021) 8740148

2. Penulisan Nomor, Lampiran, dan Perihal

Kata nomor, lampiran, dan hal

ditulis dengan diawali huruf kapital.

Nomor, Lampiran, dan Hal diikuti oleh tanda titik dua yang ditulis secara estetik ke bawah sesuai

dengan panjang pendeknya ketiga kata itu.

Kata Nomor diikuti oleh nomor berdasarkan nomor urut surat

dengan kode yang berlaku pada instansi pengiriman surat. Nomor surat dan kode surat yang dibatasi garis miring ditulis rapat tanpa spasi dan tidak diakhiri tanda titik atau

tanda hubung.

Contoh : Nomor: 110/U/DS/2006 atau

Bila penulisan kode surat dengan

angka, penulisannya dibatasi tanda titik atau tanda hubung.

Contoh : Nomor: 10.10.3.03.90 atau Nomor: 10-10-3-03-90

Penulisan Lampiran atau disingkat Lamp.

Penulisan Hal hendaklah menggambarkan

pesan yang ada dalam isi surat. Contoh :

3. Tanggal surat

Tanggal surat ditulis secara

lengkap, yaitu tanggal ditulis

dengan angka, bulan ditulis dengan

huruf, dan tahun ditulis dengan

angka.

Untuk surat pribadi dicantumkan nama kota.

Untuk surat dinas tidak dicantumkan nama kota karena nama kota sudah tercantum pada kepala surat.

Contoh :

22 Februari 2006

4. Penulisan alamat surat ada dua bentuk, yaitu :

1. Bentuk alamat yang ditulis di sebelah kanan atas

(terletak di bawah tanggal

bulan, dan tahun surat ).

2. Bentuk alamat yang ditulis di sebelah kiri atas (terletak

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menulis alamat surat :

Penulisan nama penerima harus cermat dan lengkap, sesuai

kebiasaan yang dilakukan oleh yang bersangkutan

Nama diri penerima diawali huruf kapital pada setiap unsurnya, bukan menggunakan huruf kapital seluruhnya.

Penulisan alamat penerima surat

juga harus cermat dan lengkap

Penulisan kata kepada sebelum Yth. Tidak diperlukan karena kata kepada berfungsi sebagai penghubung antar bagian kalimat yang menyatakan

arah.

Kata sapaan hendaknya ditulis penuh seperti : Bapak, Ibu, Sdr.

Nama gelar seperti : Drs.,Dr.,dr., atau

pangkat tidak boleh mengikuti kata

sapaan.

Nama alamat yang dituju hendaklah

nama orang yang disertai nama jabatannya atau nama

jabatannya saja dan bukan nama instansinya.

Contoh :

Yth. Bapak Handoyo

Kepala Biro Tata Usaha Departemen A

Jalan Pattimura Raya 17 Jakarta

5. Penulisan salam pembuka

Penulisan salam pembuka ditulis dengan huruf awal kapital (Dengan). Huruf pertama kata hormat huruf

kecil, bukan huruf kapital

(hormat).

Pada akhir salam pembuka,

dibubuhkan tanda koma (,) bukan

Bila salam pembuka Assalamu’alaikum warohmatullahi wabarokatuh ditulis

lengkap dengan diikuti tanda koma atau disingkat Assalamu’alaikum w.w.,

Contoh ungkapan salam pembuka : - Salam sejahtera,

- Saudara….

- Saudara… yang terhormat, - Ibu… yang terhormat,

- Bapak… yang terhormat, - Salam perjuangan,

Penulisan salam penutup :

1. Huruf pertama kata Hormat,

Salam, dan Wassalam ditulis

dengan huruf kapital.

2. Pada akhir salam penutup

dibubuhkan tanda koma, bukan

tanda titik, atau tanda baca lain.

Contoh : - Hormat saya, - Salam takzim, - Hormat kami,

6. Isi Surat

Secara garis besar, isi surat terbagi atas tiga bagian, yaitu :

a. Paragraf pembuka

Paragraf pembuka mengantarkan isi surat yang akan diberitahukan,

misalnya pemberitahuan, pertanyaan,

Contoh :

1) Kami ingin memberitahukan

kepada Saudara bahwa….

2) Salah satu proyek Penelitian adalah meneliti sastra Jawa. Sehubungan

dengan itu,….

3) OSIS SMP Negeri Taruna akan

menyelenggarakan Seminar sehari

“Remaja dan Permasalahannya”, pada tanggal 31 Maret 2006, di Graha Insan Cita, Jalan RTM Cimanggis, Depok.

b. Paragraf Isi

Paragraf isi mengemukakan hal yang perlu disampaikan kepada penerima surat.

Isi surat harus singkat, lugas, dan jelas.

Contoh :

Surat Anda telah kami terima.

c. Paragraf Penutup

Paragraf penutup merupakan

simpulan dan kunci isi surat, dan

dapat mengandung harapan penulis surat atau berisi ucapan terima

Contoh :

1) Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

2) Atas perhatian dan kerja sama

Saudara yang baik selama ini, kami ucapkan terima kasih.

3) Mudah-mudahan jawaban kami dapat memuaskan Saudara.

7. Nama Pengirim

Nama pengirim surat ditulis di bawah tanda tangan dan salam

penutup. Tanda tangan diperlukan

Penulisan nama pengirim : 1) Penulisan nama tidak perlu

menggunakan huruf kapital seluruhnya tetapi menggunakan huruf awal huruf kapital pada setiap unsur nama.

2) Nama tidak perlu ditulis di dalam

kurung, tidak perlu bergaris bawah, dan tidak perlu diakhiri tanda titik.

Contoh : Hormat kami,

Drs. Doni Damari Kepala

atau

Hormat kami, Kepala,

Drs. Doni Damari NIP. 130678991

Latihan soal-soal!

1. Pembina OSIS di sekolahmu

mengirim memo kepada Ketua OSIS agar mempersiapkan diri mengikuti lomba kebersihan antar-SMP se-Kota Depok.

Isi memo yang tepat untuk ilustrasi tersebut adalah….

Jawaban :

Kepada : Ketua OSIS

Dari : Pembina OSIS

Harap segera disiapkan sekolah kita

menjadi peserta lomba kebersihan antar-SMP se-Kota Depok.

Terima kasih.

4 April 2006 Pembina OSIS,

2. (1) Kepada (2) Yth.

(3) Bapak

(4) Pimpinan PT. Perkasa (5) di Tempat

Kata yang tidak diperlukan pada alamat surat tersebut adalah….

3. Dalam rangka memperingati

HUT RI, kami akan mengadakan perlombaan olahraga voli.

Sehubungan dengan itu sudilah kiranya Bapak mengizinkan kami untuk menggunakan lapangan voli

di sekolah yang Bapak pimpin. Penggalan surat tersebut berisi…. Jawaban :

4. Kepala Sekolah akan menghadiri Rapat di Dinas Pendidikan Kota.

Beliau menulis memo yang ditujukan kepada Wakil Kepala Sekolah agar memperhatikan KBM di sekolah

sampai berakhir.

Isi memo yang tepat sesuai dengan ilustrasi tersebut adalah….

Jawaban :

Bapak Suseno, tolong perhatikan

KBM di sekolah. Saya akan rapat

di Dinas Pendidikan Kota. Terima

kasih.

5. Penutup surat untuk permohonan bantuan meminjam barang yang paling tepat adalah….

Jawaban :

Atas perhatian dan bantuan

Bapak, kami mengucapkan

6. Seorang siswa berkirim surat

kepada wali kelasnya yang berisi

permintaan untuk tidak masuk

sekolah karena mengikuti

pertandingan olahraga gerak jalan.

surat yang dikirimkannya merupakan….

Jawaban :

7. Adinda mengabarkan bahwa

penyakit jantung ayah kambuh.

Untuk itu, Adinda mohon Kak Roni pulang ke Yogyakarta. Tolong

Paman Reza di Bogor dikabari. Dinda rasa itu saja yang Adinda

sampaikan, tak lupa kita saling

berdoa untuk semuanya.

Jawaban :

Pemberitahuan penyakit

jantung

48 4. Kepala Sekolah akan menghadiri

Rapat di Dinas Pendidikan Kota.

Beliau menulis memo yang ditujukan kepada Wakil Kepala Sekolah agar memperhatikan KBM di sekolah

sampai berakhir.

Isi memo yang tepat sesuai dengan ilustrasi tersebut adalah….

Jawaban :

Bapak Suseno, tolong perhatikan

KBM di sekolah. Saya akan rapat

di Dinas Pendidikan Kota. Terima

kasih.

50 5. Penutup surat untuk permohonan

bantuan meminjam barang yang paling tepat adalah….

Jawaban :

Atas perhatian dan bantuan

Bapak, kami mengucapkan

6. Seorang siswa berkirim surat

kepada wali kelasnya yang berisi

permintaan untuk tidak masuk

sekolah karena mengikuti

pertandingan olahraga gerak jalan.

surat yang dikirimkannya merupakan….

52

7. Adinda mengabarkan bahwa

penyakit jantung ayah kambuh.

Untuk itu, Adinda mohon Kak Roni pulang ke Yogyakarta. Tolong

Paman Reza di Bogor dikabari. Dinda rasa itu saja yang Adinda

sampaikan, tak lupa kita saling

berdoa untuk semuanya.

Isi berita pada surat pribadi

Jawaban :

Pemberitahuan penyakit

jantung