File | Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumater Barat Modul Pindah
Modul Permohonan Mutasi atas Permintaan Sendiri
a. Gambaran Umum Proses Administrasi
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
11)
12)
13)
Alasan permohonan perpindahan unit kerja adalah sebagai berikut:
a) Mendekati usia pensiun;
b) Mengikuti tempat suami bekerja;
c) Kemanusiaan, yaitu:
i. Menderita sakit yang bersifat kronis dan tidak tersedia fasilitas kesehatan serta
dokter spesialis yang ahli di bidang penyakit yang diderita dalam rangka
penyembuhan penyakit yang diderita;
ii. Merawat anggota keluarga yaitu orang tua kandung yang sudah uzur dan/atau
sakit, atau suami/istri dan/atau anak kandung yang sakit;
Pegawai yang akan mengajukan permohohan perpindahan unit kerja mengajukan
permohonan melalui SIMPEG, dengan melengkapi berkas persyaratan sesuai
dengan alasan pengajuan permohonan;
Pejabat UPK SKPD menindaklanjuti proses permohonan perpindahan unit kerja dengan
melakukan checklist berkas kelengkapan permohonan pindah unit kerja pada SIMPEG;
Pejabat UPK SKPD melakukan perekaman penilaian kinerja sesuai dengan surat
keterangan dari kepala kantor pada SIMPEG;
Pejabat UPK SKPD melakukan persetujuan/penolakan permohonan perpindahan unit
kerja dengan mencantumkan nomor surat persetujuan/penolakan pada SIMPEG;
Apabila ditolak, proses pada SIMPEG selesai, apabila disetujui, berkas
kelengkapan permohonan perpindahan unit kerja dikirimkan ke Unit Eselon II atasan;
UPK BKD melakukan proses persetujuan/penolakan permohonan perpindahan unit
kerja dengan mencantumkan nomor surat persetujuan/penolakan pada SIMPEG;
Apabila ditolak, berkas kelengkapan beserta surat penolakan dikirimkan kembali ke unit
kerja pemohon;
Apabila disetujui, berkas kelengkapan permohonan perpindahan unit kerja dikirimkan
ke,Sekretaris ;
Sekretaris menerima permohonan dan mendisposisikan ke Kepala Bagian Kepegwaian;
Apabila berkas permohonan perpindahan unit kerja telah lengkap, Petugas Bagian
Kepegawaian merekam tanggal diterimanya berkas tersebut pada SIMPEG;
Setelah proses tindak lanjut permohonan selesai, surat keputusan atau surat penolakan
direkam pada SIMPEG dan dikirimkan ke unit kerja pemohon;
Untuk permohonan perpindahan unit kerja dengan alasan kemanusiaan, apabila
dikabulkan akan menimbulkan kewajiban bagi pegawai untuk merekam perkembangan
kesehatan setiap 6 bulan pada menu SIMPEG masing-masing.
b.
Proses Administrasi Melalui SIMPEG
1. Matriks Kewenangan Pihak yang Terkait
Pihak Terkait
Jenis Proses
Manual
Pegawai
Melalui SIMPEG
1. Merekam Pengajuan
Pindah Unit Kerja,
Alasan Pindah Unit
Kerja, dan Unit Tujuan
Pindah Unit Kerja
2. Mencetak Konsep Surat:
Surat Keterangan
Surat Persetujuan/
Penolakan dari Eselon III
Surat Persetujuan/
Penolakan dari Eselon II
UPK
SKPD
UPK
BKD
√
√
3. Meminta Persetujuan dan
tanda tangan basah dari
Eselon III atasan untuk
Surat Keterangan dan
Surat Persetujuan/
Penolakan dari Eselon III
√
4. Merekam penilaian kerja
di Surat Keterangan,
Merekam surat
persetujuan/ penolakan,
Melakukan persetujuan/
penolakan pada
√
5. Meminta Persetujuan dan
tanda tangan basah untuk
Surat Persetujuan/
Penolakan dari Eselon II
(Untuk Pegawai di dan
Unit Kerja Vertikal)
√
6. Merekam surat
persetujuan/ penolakan,
Melakukan
persetujuan/penolakan
pada SIMPEG
√
√
7. Meminta berkas
kelengkapan yang kurang,
Membuat Konsep
Persetujuan/Penolakan
Permohonan Pindah Unit
Kerja
8. Merekam tanggal berkas
permohonan diterima
lengkap, Merekam Surat
Persetujuan/ Penolakan
√
2. Gambar Alur Proses
c.
Contoh Penggunaan Modul
1. Permohonan mutasi oleh Pegawai terdapat pada menu home
Permohonan Pindah Unit Kerja
2.
Pilih alasan mengajukan mutasi, lalu klik ajukan permohonan
Mutasi
4. Bagian Umum dan Kepegawaian SKPD dapat memonitoring nama pegawai yang
mengajukan permohonan pindah pada Daftar Pekerjaan
5.
Bagian Umum dan Kepegawaian SKPD memeriksa kelengkapan berkas dan
pemenuhan syarat permohonan pindah
7.
Lalu muncul form persetujuan atau penolakan
Dokumen yang harus dipenuhi untuk alasan mendekati usia pensiun:
1. Surat Permohonan kepada pejabat Eselon III atasan atau kepala unit kerja;
2. Surat Persetujuan dari pejabat Eselon III atasan atau kepala unit kerja;
4. Surat Keterangan dari pejabat Eselon III atasan atau kepala unit kerja ;
5. Surat Pernyataan sehubungan permohonan pindah dengan alasan mendekati
usia pensiun;
6. Daftar riwayat penempatan Pemohon sejak diangkat sebagai Pegawai Negeri
Sipil sampai dengan saat mengajukan permohonan;
7. Fotokopi SK CPNS;
8. Fotokopi SK PNS;
9. Fotokopi Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) 2 tahun terakhir.
Dokumen yang harus dipenuhi untuk alasan mengikuti tempat suami bekerja:
1. Surat Permohonan kepada pejabat Eselon III atasan atau kepala unit kerja;
2. Surat Persetujuan dari pejabat Eselon III atasan atau kepala unit kerja;
3. Surat Persetujuan dari pejabat Eselon II;
4. Surat Keterangan dari pejabat Eselon III atasan atau kepala unit kerja;
5. Surat Pernyataan sehubungan permohonan pindah dengan alasan mengikuti
tempat suami bekerja;
6. Fotokopi SK CPNS;
7. Fotokopi SK PNS;
8. Fotokopi Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) 2 tahun terakhir;
9. Fotokopi Akta Nikah;
10. Fotokopi Kartu Keluarga;
11. Fotokopi Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas (SPMT);
12. Surat Keterangan Pekerjaan/Penempatan Kerja Suami yang diterbitkan dan
dilegalisasi oleh institusi atau instansi tempat suami bekerja (karyawan) atau
oleh pemerintah daerah setempat (untuk wiraswasta atau professional).
Dokumen yang harus dipenuhi untuk alasan sakit:
1.
Surat Permohonan kepada pejabat Eselon III atasan atau kepala unit kerja;
2.
Surat Persetujuan dari pejabat Eselon III atasan atau kepala unit kerja;
3.
Surat Persetujuan dari pejabat Eselon II ;
4. Surat keterangan dari dokter yang ditunjuk Menteri Kesehatan yang
menerangkan penyakit yang diderita, perlunya diberikan cuti, lamanya cuti,
dan keterangan lain yang dipandang perlu;
5. Surat Keterangan dari pejabat Eselon III atasan atau kepala unit kerja ;
6. Surat Pernyataan sehubungan permohonan pindah dengan alasan pemohon
sakit bersifat menahun/kronis dan tidak tersedianya fasilitas kesehatan serta
dokter spesialis yang ahli di bidang penyakit yang diderita dalam rangka
penyembuhan penyakit yang diderita;
7. Fotokopi SK CPNS;
8. Fotokopi SK PNS;
9. Fotokopi Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) 2 tahun terakhir;
10. Fotokopi Surat Izin Cuti Sakit lebih dari 14 hari untuk penyakit yang diderita.
Dokumen yang harus dipenuhi untuk alasan merawat anggota keluarga:
1.
Surat Permohonan kepada pejabat Eselon III atasan atau kepala unit kerja;
2.
Surat Persetujuan dari pejabat Eselon III atasan atau kepala unit kerja;
3.
Surat Persetujuan dari pejabat Eselon II;
4.
Surat Keterangan dari pejabat Eselon III atasan atau kepala unit kerja ;
5.
Surat Pernyataan sehubungan permohonan pindah dengan alasan pemohon
merawat anggota keluarga yaitu orang tua kandung yang sudah uzur
dan/atau sakit, atau suami/istri dan/atau anak kandung yang sakit;
7.
8.
9.
10.
11.
Fotokopi SK PNS;
Fotokopi Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) 2 tahun terakhir;
Fotokopi AKta Nikah dalam hal suami/istri Pemohon yang menderita sakit;
Fotokopi Kartu Keluarga;
Surat Keterangan Dokter dari Rumah Sakit Pemerintah yang menerangkan
perihal penyakit yang diderita anggota keluarga Pemohon.
Semua kelengkapan sesuai dengan alasan pengajuan permohonan pindah unit
kerja telah tersedia pada SIMPEG, berupa checklist berkas kelengkapan.
Pegawai yang mengajukan permohonan harus melengkapi semua berkas untuk
dapat dilakukan approval melalui SIMPEG termasuk konsep surat
persetujuan/penolakan
dari
unit
eselon
III
atasan,
konsep
surat
persetujuan/penolakan dari unit eselon II atasan, dan konsep surat keterangan
yang berisi lembar penilaian dari atasan langsung
a. Gambaran Umum Proses Administrasi
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
11)
12)
13)
Alasan permohonan perpindahan unit kerja adalah sebagai berikut:
a) Mendekati usia pensiun;
b) Mengikuti tempat suami bekerja;
c) Kemanusiaan, yaitu:
i. Menderita sakit yang bersifat kronis dan tidak tersedia fasilitas kesehatan serta
dokter spesialis yang ahli di bidang penyakit yang diderita dalam rangka
penyembuhan penyakit yang diderita;
ii. Merawat anggota keluarga yaitu orang tua kandung yang sudah uzur dan/atau
sakit, atau suami/istri dan/atau anak kandung yang sakit;
Pegawai yang akan mengajukan permohohan perpindahan unit kerja mengajukan
permohonan melalui SIMPEG, dengan melengkapi berkas persyaratan sesuai
dengan alasan pengajuan permohonan;
Pejabat UPK SKPD menindaklanjuti proses permohonan perpindahan unit kerja dengan
melakukan checklist berkas kelengkapan permohonan pindah unit kerja pada SIMPEG;
Pejabat UPK SKPD melakukan perekaman penilaian kinerja sesuai dengan surat
keterangan dari kepala kantor pada SIMPEG;
Pejabat UPK SKPD melakukan persetujuan/penolakan permohonan perpindahan unit
kerja dengan mencantumkan nomor surat persetujuan/penolakan pada SIMPEG;
Apabila ditolak, proses pada SIMPEG selesai, apabila disetujui, berkas
kelengkapan permohonan perpindahan unit kerja dikirimkan ke Unit Eselon II atasan;
UPK BKD melakukan proses persetujuan/penolakan permohonan perpindahan unit
kerja dengan mencantumkan nomor surat persetujuan/penolakan pada SIMPEG;
Apabila ditolak, berkas kelengkapan beserta surat penolakan dikirimkan kembali ke unit
kerja pemohon;
Apabila disetujui, berkas kelengkapan permohonan perpindahan unit kerja dikirimkan
ke,Sekretaris ;
Sekretaris menerima permohonan dan mendisposisikan ke Kepala Bagian Kepegwaian;
Apabila berkas permohonan perpindahan unit kerja telah lengkap, Petugas Bagian
Kepegawaian merekam tanggal diterimanya berkas tersebut pada SIMPEG;
Setelah proses tindak lanjut permohonan selesai, surat keputusan atau surat penolakan
direkam pada SIMPEG dan dikirimkan ke unit kerja pemohon;
Untuk permohonan perpindahan unit kerja dengan alasan kemanusiaan, apabila
dikabulkan akan menimbulkan kewajiban bagi pegawai untuk merekam perkembangan
kesehatan setiap 6 bulan pada menu SIMPEG masing-masing.
b.
Proses Administrasi Melalui SIMPEG
1. Matriks Kewenangan Pihak yang Terkait
Pihak Terkait
Jenis Proses
Manual
Pegawai
Melalui SIMPEG
1. Merekam Pengajuan
Pindah Unit Kerja,
Alasan Pindah Unit
Kerja, dan Unit Tujuan
Pindah Unit Kerja
2. Mencetak Konsep Surat:
Surat Keterangan
Surat Persetujuan/
Penolakan dari Eselon III
Surat Persetujuan/
Penolakan dari Eselon II
UPK
SKPD
UPK
BKD
√
√
3. Meminta Persetujuan dan
tanda tangan basah dari
Eselon III atasan untuk
Surat Keterangan dan
Surat Persetujuan/
Penolakan dari Eselon III
√
4. Merekam penilaian kerja
di Surat Keterangan,
Merekam surat
persetujuan/ penolakan,
Melakukan persetujuan/
penolakan pada
√
5. Meminta Persetujuan dan
tanda tangan basah untuk
Surat Persetujuan/
Penolakan dari Eselon II
(Untuk Pegawai di dan
Unit Kerja Vertikal)
√
6. Merekam surat
persetujuan/ penolakan,
Melakukan
persetujuan/penolakan
pada SIMPEG
√
√
7. Meminta berkas
kelengkapan yang kurang,
Membuat Konsep
Persetujuan/Penolakan
Permohonan Pindah Unit
Kerja
8. Merekam tanggal berkas
permohonan diterima
lengkap, Merekam Surat
Persetujuan/ Penolakan
√
2. Gambar Alur Proses
c.
Contoh Penggunaan Modul
1. Permohonan mutasi oleh Pegawai terdapat pada menu home
Permohonan Pindah Unit Kerja
2.
Pilih alasan mengajukan mutasi, lalu klik ajukan permohonan
Mutasi
4. Bagian Umum dan Kepegawaian SKPD dapat memonitoring nama pegawai yang
mengajukan permohonan pindah pada Daftar Pekerjaan
5.
Bagian Umum dan Kepegawaian SKPD memeriksa kelengkapan berkas dan
pemenuhan syarat permohonan pindah
7.
Lalu muncul form persetujuan atau penolakan
Dokumen yang harus dipenuhi untuk alasan mendekati usia pensiun:
1. Surat Permohonan kepada pejabat Eselon III atasan atau kepala unit kerja;
2. Surat Persetujuan dari pejabat Eselon III atasan atau kepala unit kerja;
4. Surat Keterangan dari pejabat Eselon III atasan atau kepala unit kerja ;
5. Surat Pernyataan sehubungan permohonan pindah dengan alasan mendekati
usia pensiun;
6. Daftar riwayat penempatan Pemohon sejak diangkat sebagai Pegawai Negeri
Sipil sampai dengan saat mengajukan permohonan;
7. Fotokopi SK CPNS;
8. Fotokopi SK PNS;
9. Fotokopi Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) 2 tahun terakhir.
Dokumen yang harus dipenuhi untuk alasan mengikuti tempat suami bekerja:
1. Surat Permohonan kepada pejabat Eselon III atasan atau kepala unit kerja;
2. Surat Persetujuan dari pejabat Eselon III atasan atau kepala unit kerja;
3. Surat Persetujuan dari pejabat Eselon II;
4. Surat Keterangan dari pejabat Eselon III atasan atau kepala unit kerja;
5. Surat Pernyataan sehubungan permohonan pindah dengan alasan mengikuti
tempat suami bekerja;
6. Fotokopi SK CPNS;
7. Fotokopi SK PNS;
8. Fotokopi Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) 2 tahun terakhir;
9. Fotokopi Akta Nikah;
10. Fotokopi Kartu Keluarga;
11. Fotokopi Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas (SPMT);
12. Surat Keterangan Pekerjaan/Penempatan Kerja Suami yang diterbitkan dan
dilegalisasi oleh institusi atau instansi tempat suami bekerja (karyawan) atau
oleh pemerintah daerah setempat (untuk wiraswasta atau professional).
Dokumen yang harus dipenuhi untuk alasan sakit:
1.
Surat Permohonan kepada pejabat Eselon III atasan atau kepala unit kerja;
2.
Surat Persetujuan dari pejabat Eselon III atasan atau kepala unit kerja;
3.
Surat Persetujuan dari pejabat Eselon II ;
4. Surat keterangan dari dokter yang ditunjuk Menteri Kesehatan yang
menerangkan penyakit yang diderita, perlunya diberikan cuti, lamanya cuti,
dan keterangan lain yang dipandang perlu;
5. Surat Keterangan dari pejabat Eselon III atasan atau kepala unit kerja ;
6. Surat Pernyataan sehubungan permohonan pindah dengan alasan pemohon
sakit bersifat menahun/kronis dan tidak tersedianya fasilitas kesehatan serta
dokter spesialis yang ahli di bidang penyakit yang diderita dalam rangka
penyembuhan penyakit yang diderita;
7. Fotokopi SK CPNS;
8. Fotokopi SK PNS;
9. Fotokopi Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) 2 tahun terakhir;
10. Fotokopi Surat Izin Cuti Sakit lebih dari 14 hari untuk penyakit yang diderita.
Dokumen yang harus dipenuhi untuk alasan merawat anggota keluarga:
1.
Surat Permohonan kepada pejabat Eselon III atasan atau kepala unit kerja;
2.
Surat Persetujuan dari pejabat Eselon III atasan atau kepala unit kerja;
3.
Surat Persetujuan dari pejabat Eselon II;
4.
Surat Keterangan dari pejabat Eselon III atasan atau kepala unit kerja ;
5.
Surat Pernyataan sehubungan permohonan pindah dengan alasan pemohon
merawat anggota keluarga yaitu orang tua kandung yang sudah uzur
dan/atau sakit, atau suami/istri dan/atau anak kandung yang sakit;
7.
8.
9.
10.
11.
Fotokopi SK PNS;
Fotokopi Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) 2 tahun terakhir;
Fotokopi AKta Nikah dalam hal suami/istri Pemohon yang menderita sakit;
Fotokopi Kartu Keluarga;
Surat Keterangan Dokter dari Rumah Sakit Pemerintah yang menerangkan
perihal penyakit yang diderita anggota keluarga Pemohon.
Semua kelengkapan sesuai dengan alasan pengajuan permohonan pindah unit
kerja telah tersedia pada SIMPEG, berupa checklist berkas kelengkapan.
Pegawai yang mengajukan permohonan harus melengkapi semua berkas untuk
dapat dilakukan approval melalui SIMPEG termasuk konsep surat
persetujuan/penolakan
dari
unit
eselon
III
atasan,
konsep
surat
persetujuan/penolakan dari unit eselon II atasan, dan konsep surat keterangan
yang berisi lembar penilaian dari atasan langsung