File | Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumater Barat Modul KARIS KARSU
Modul Pembuatan Kartu Istri / Kartu Suami (KARIS/KARSU) a. Gambaran Umum Proses Administrasi
1) Kepada setiap isteri Pegawai Negeri Sipil diberikan Kartu Isteri disingkat KARIS dan kepada setiap suami Pegawai Negeri Sipil diberikan Kartu Suami disingkat KARSU; 2) KARIS/KARSU adalah kartu identitas isteri/suami Pegawai Negeri Sipil dalam arti
bahwa pemegangnya adalah isteri/suami sah dari Pegawai Negeri Sipil yang bersangkutan;
3) KARIS/KARSU berlaku selama yang bersangkutan menjadi isteri/suami sah dari Pegawai Negeri Sipil yang bersangkutan;
4) A pabila seorang Pegawai Negeri Sipil berhenti sebagai Pegawai Negeri Sipil tanpa hak pensiun, maka KARIS/KARSU yang telah diberikan kepada isteri/suami PNS tersebut dengan sendirinya tidak berlaku;
5) Apabila seorang isteri/suami Pegawai Negeri Sipil bercerai, maka KARIS/KARSU yang telah diberikan kepada istri/suami PNS tersebut dengan sendirinya tidak berlaku lagi, tetapi apabila ia rujuk/kawin kembali, maka KARIS/KARSU tersebut dengan sendirinya berlaku kembali;
6) A pabila Pegawai Negeri Sipil berhenti dengan hormat dengan hak pensiun, maka KARIS/KARSU yang telah diberikan kepada isteri/suaminya tetap berlaku, begitu juga apabila Pegawai Negeri Sipil atau pensiunan Pegawai Negeri Sipil meninggal dunia, maka KARIS/KARSU tetap berlaku selama masih ada janda/duda/anak yang berhak atas pensiun;
7) Untuk mendapatkan KARIS/KARSU ini, pegawai melalui Bagian Kepegawaian wajib mengajukan administrasi permohonan ke Badan Kepegawaian Negara dengan memenuhi sejumlah syarat yang berlaku. Karena prosesnya berjenjang dan melibatkan unit pengelola kepegawaian dan BKN maka akan dikembangkan workflow system yang akan memonitor aktivitas pengajuan KARIS/KARSU termasuk kelengkapan dokumennya sampai KARIS/KARSU diterbitkan dan direkam dalam data pribadi pegawai.
b. Proses Administrasi Melalui SIMPEG 1) Matriks Kewenangan Pihak yang Terkait
Pihak Terkait
Jenis Proses Pegawai UPK
SKPD
UPK BKD
Manual Melalui SIMPEG
1. Mengakses SIMPEG dan melaksanakan mekanisme pelaporan perkawinan pertama, kedua, atau janda/duda.
√
2. Mencetak Laporan Pernikahan Pertama (LPP), melengkapi dokumen persyaratan dan menyampaikan pada UPK SKPD √
(2)
Pihak Terkait
Jenis Proses Pegawai UPK
SKPD
UPK BKD
Manual Melalui SIMPEG
3. Melakukan penelitian dalam sistem, merekam data pasangan, ceklis kelengkapan, membuat dan mencetak surat pengantar, mengisi kekurangan atas ketidaklengkapan dokumen.
√ √
4. Melakukan prosedur penandatanganan, penomoran, dan pengiriman Surat Pengantar beserta dokumen persyaratan. √ √
5. Membuat Surat Pengantar dan Lampiran Surat Pengantar Pengusulan Karis/Karsu ke BKN
√
6. Melakukan prosedur penandatanganan, penomoran, dan pengiriman Surat Pengantar Pengusulan
Karis/Karsu ke BKN beserta dokumen persyaratan.
√
7. Merekam Nomor
Karis/Karsu √ 8. Mengirim Karis/Karsu kepada pegawai yang bersangkutan. √ 9. Menghubungi pegawai untuk melengkapi kekurangan dokumen, membuat dan mengirimkan Surat Pengantar beserta dokumen kelengkapan. √ √
(3)
2) Gambar Alur Proses
3) Contoh Penggunaan Modul
(4)
b) Bagian Umum dan Kepegawaian SKPD memonitoring permohonan pembuatan KARIS/KARSU melalui menu Daftar Pekerjaan
(5)
c) Cetak Surat Permohonan pembuatan KARIS/KARSU
d) Bagian Umum dan Kepegawaian SKPD mencek kelengkapan persyaratan pengurusan KARIS/KARSU
(6)
(7)
f) Untuk mengirim surat pengantar ke BKD klik Draft, sehingga BKD bisa memonitoring surat pengantar yang masuk
(8)
h) Staf bagian formasi dan inka dapat memonitoring surat pengantar usulan karpeg/penerbitan karpeg kembali
(9)
c. Ketentuan Yang Terkait
1) Undang-undang Nomor 8 tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian sebagaimana telah diubah dengan Undang-undang No. 43 tahun 1999;
2) Peraturan Pemerintah No. 32 Tahun 1972 tentang Badan Administrasi Kepegawaian Negara;
3) Peraturan Pemerintah No. 10 Tahun 1983 tentang Izin Perkawinan dan Perceraian Bagi Pegawai Negeri Sipil sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah No. 45 Tahun 1990;
4) Surat Edaran Kepala BAKN Nomor :08/SE/1983 tentang Izin Bagi Pegawai Negeri Sipil;
5) Surat Edaran Kepala BAKN Nomor :48/SE/1990 tentang Petunjuk Peraturan Pemerintah No. 10 Tahun 1983 tentang Izin Perkawinan dan Perceraian Bagi Pegawai Negeri Sipil sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah No. 45 Tahun 1990 Pelaksanaan Izin Bagi Pegawai Negeri Sipil.
d. Persyaratan Administrasi
1) Persyaratan Kelengkapan Dokumen
Berkas-berkas kelengkapan persyaratan KARIS/KARSU berupa: a) Pernikahan Sebelum Tanggal 21 April 1983
• Daftar Keluarga PNS yang ditandatangan mengetahui atasan langsung serendah-rendahnya pejabat eselon IV, asli rangkap 3 (tiga);
• Fotokopi akta nikah harus ada kutipan akta nikah, foto, status (perjaka/perawan, duda/janda atau beristri) dalam satu halaman dilegalisir oleh pejabat yang berwenang atau pejabat di bidang kepegawaian, rangkap 3 (tiga). Bila tidak ada status perkawinan, harus disertai surat keterangan dari Kantor Urusan Agama (KUA)/catatan sipil dilegalisir, rangkap 3 (tiga);
• Pas foto Pegawai Negeri Sipil ukuran 3 x 4 cm sebanyak 4 (empat) lembar dengan catatan di belakang foto ditulis: Nama, NIP, dan Unit Kantor PNS; • Pas foto suami atau istri Pegawai Negeri Sipil ukuran 3 x 4 cm sebanyak 4
(empat) lembar dengan catatan di belakang foto ditulis: Nama lengkap istri/suami, Nama PNS, NIP, dan Unit Kantor PNS.
b) Pernikahan Sesudah Tanggal 21 April 1983 • Perkawinan Pertama
Laporan Perkawinan Pertama ditandatangani oleh pegawai yang bersangkutan dan ditandatangan mengetahui oleh serendah-rendahnya pejabat eselon III, serta distempel dinas (asli rangkap 3 (tiga), contoh terlampir;
pas foto Pegawai Negeri Sipil ukuran 3 x 4 cm sebanyak 4 (empat) lembar dengan catatan dibelakang foto ditulis: Nama, NIP, dan Unit Kantor PNS;
Pas foto istri/suami Pegawai Negeri Sipil ukuran 3 x 4 cm sebanyak 4 (empat) lembar dengan catatan di belakang foto ditulis:Nama lengkap istri/suami, Nama PNS, NIP, dan Unit Kantor PNS;
Fotokopi akta nikah harus ada kutipan akta nikah, foto, status (perjaka/perawan, duda/janda atau beristri) dalam satu halaman dilegalisir oleh pejabat yang berwenang atau pejabat di bidang kepegawaian, rangkap 3 (tiga). Bila tidak ada status perkawinan, harus disertai surat
(10)
keterangan dari Kantor Urusan Agama (KUA)/catatan sipil dilegalisir, rangkap 3 (tiga).
• Perkawinan Kedua/Perkawinan Janda atau Duda
Laporan Perkawinan Kedua atau Laporan Perkawinan Janda/Duda bagi pegawai yang melangsungkan pernikahan lagi, ditandatangani oleh pegawai yang bersangkutan dan ditandatangani
mengetahui oleh serendah-rendahnya pejabat eselon III dan distempel dinas, asli rangkap
3 (tiga);
Fotokopi akta nikah dengan istri/suami kedua dan fotokopi akta cerai dengan istri/suami pertama (apabila bercerai) atau fotokopi surat kematian istri/suami pertama (apabila meninggal dunia) yang telah dilegalisir oleh pejabat yang berwenang atau pejabat di
bidang kepegawaian, rangkap 3 (tiga);
Pas foto Pegawai Negeri Sipil ukuran 3 x 4 cm sebanyak 4 (empat) lembar dengan catatan di belakang foto ditulis: Nama, NIP, Unit Kantor; Pas foto suami/ istri Pegawai Negeri Sipil ukuran 3 x 4 cm sebanyak 4 (empat) lembar dengan catatan di belakang foto ditulis: Nama lengkap istri/suami, Nama PNS, NIP, dan Unit Kantor PNS;
Fotokopi surat izin perceraian PNS yang telah dilegalisir oleh pejabat yang berwenang atau pejabat di bidang kepegawaian dan distempel dinas, rangkap 3 (tiga);
Fotokopi akta cerai suami/istri kedua dengan istri/suami yang pertama (apabila bercerai) atau fotokopi surat kematian istri/suami pertama dari suami/istri kedua (apabila istri pertama dari suami kedua meninggal dunia) yang telah dilegalisir oleh pejabat yang berwenang dan distempel dinas.
2) Surat Usulan Permohonan Pembuatan Kartu Istri atau Kartu Suami beserta Laporan Perkawinan dan lampirannya disampaikan kepada Badan Kepegawaian Daerah Prov. Sumatera Barat.
(1)
c) Cetak Surat Permohonan pembuatan KARIS/KARSU
d) Bagian Umum dan Kepegawaian SKPD mencek kelengkapan persyaratan pengurusan KARIS/KARSU
(2)
(3)
f) Untuk mengirim surat pengantar ke BKD klik Draft, sehingga BKD bisa memonitoring surat pengantar yang masuk
(4)
h) Staf bagian formasi dan inka dapat memonitoring surat pengantar usulan karpeg/penerbitan karpeg kembali
(5)
c. Ketentuan Yang Terkait
1) Undang-undang Nomor 8 tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian sebagaimana telah diubah dengan Undang-undang No. 43 tahun 1999;
2) Peraturan Pemerintah No. 32 Tahun 1972 tentang Badan Administrasi Kepegawaian Negara;
3) Peraturan Pemerintah No. 10 Tahun 1983 tentang Izin Perkawinan dan Perceraian Bagi Pegawai Negeri Sipil sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah No. 45 Tahun 1990;
4) Surat Edaran Kepala BAKN Nomor :08/SE/1983 tentang Izin Bagi Pegawai Negeri Sipil;
5) Surat Edaran Kepala BAKN Nomor :48/SE/1990 tentang Petunjuk Peraturan Pemerintah No. 10 Tahun 1983 tentang Izin Perkawinan dan Perceraian Bagi Pegawai Negeri Sipil sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah No. 45 Tahun 1990 Pelaksanaan Izin Bagi Pegawai Negeri Sipil.
d. Persyaratan Administrasi
1) Persyaratan Kelengkapan Dokumen
Berkas-berkas kelengkapan persyaratan KARIS/KARSU berupa: a) Pernikahan Sebelum Tanggal 21 April 1983
• Daftar Keluarga PNS yang ditandatangan mengetahui atasan langsung serendah-rendahnya pejabat eselon IV, asli rangkap 3 (tiga);
• Fotokopi akta nikah harus ada kutipan akta nikah, foto, status (perjaka/perawan, duda/janda atau beristri) dalam satu halaman dilegalisir oleh pejabat yang berwenang atau pejabat di bidang kepegawaian, rangkap 3 (tiga). Bila tidak ada status perkawinan, harus disertai surat keterangan dari Kantor Urusan Agama (KUA)/catatan sipil dilegalisir, rangkap 3 (tiga);
• Pas foto Pegawai Negeri Sipil ukuran 3 x 4 cm sebanyak 4 (empat) lembar dengan catatan di belakang foto ditulis: Nama, NIP, dan Unit Kantor PNS; • Pas foto suami atau istri Pegawai Negeri Sipil ukuran 3 x 4 cm sebanyak 4
(empat) lembar dengan catatan di belakang foto ditulis: Nama lengkap istri/suami, Nama PNS, NIP, dan Unit Kantor PNS.
b) Pernikahan Sesudah Tanggal 21 April 1983 • Perkawinan Pertama
Laporan Perkawinan Pertama ditandatangani oleh pegawai yang bersangkutan dan ditandatangan mengetahui oleh serendah-rendahnya pejabat eselon III, serta distempel dinas (asli rangkap 3 (tiga), contoh terlampir;
pas foto Pegawai Negeri Sipil ukuran 3 x 4 cm sebanyak 4 (empat) lembar dengan catatan dibelakang foto ditulis: Nama, NIP, dan Unit Kantor PNS;
Pas foto istri/suami Pegawai Negeri Sipil ukuran 3 x 4 cm sebanyak 4 (empat) lembar dengan catatan di belakang foto ditulis:Nama lengkap istri/suami, Nama PNS, NIP, dan Unit Kantor PNS;
Fotokopi akta nikah harus ada kutipan akta nikah, foto, status (perjaka/perawan, duda/janda atau beristri) dalam satu halaman dilegalisir oleh pejabat yang berwenang atau pejabat di bidang kepegawaian, rangkap 3 (tiga). Bila tidak ada status perkawinan, harus disertai surat
(6)
keterangan dari Kantor Urusan Agama (KUA)/catatan sipil dilegalisir, rangkap 3 (tiga).
• Perkawinan Kedua/Perkawinan Janda atau Duda
Laporan Perkawinan Kedua atau Laporan Perkawinan Janda/Duda bagi pegawai yang melangsungkan pernikahan lagi, ditandatangani oleh pegawai yang bersangkutan dan ditandatangani
mengetahui oleh serendah-rendahnya pejabat eselon III dan distempel dinas, asli rangkap
3 (tiga);
Fotokopi akta nikah dengan istri/suami kedua dan fotokopi akta cerai dengan istri/suami pertama (apabila bercerai) atau fotokopi surat kematian istri/suami pertama (apabila meninggal dunia) yang telah dilegalisir oleh pejabat yang berwenang atau pejabat di
bidang kepegawaian, rangkap 3 (tiga);
Pas foto Pegawai Negeri Sipil ukuran 3 x 4 cm sebanyak 4 (empat) lembar dengan catatan di belakang foto ditulis: Nama, NIP, Unit Kantor; Pas foto suami/ istri Pegawai Negeri Sipil ukuran 3 x 4 cm sebanyak 4 (empat) lembar dengan catatan di belakang foto ditulis: Nama lengkap istri/suami, Nama PNS, NIP, dan Unit Kantor PNS;
Fotokopi surat izin perceraian PNS yang telah dilegalisir oleh pejabat yang berwenang atau pejabat di bidang kepegawaian dan distempel dinas, rangkap 3 (tiga);
Fotokopi akta cerai suami/istri kedua dengan istri/suami yang pertama (apabila bercerai) atau fotokopi surat kematian istri/suami pertama dari suami/istri kedua (apabila istri pertama dari suami kedua meninggal dunia) yang telah dilegalisir oleh pejabat yang berwenang dan distempel dinas.
2) Surat Usulan Permohonan Pembuatan Kartu Istri atau Kartu Suami beserta Laporan Perkawinan dan lampirannya disampaikan kepada Badan Kepegawaian Daerah Prov. Sumatera Barat.