Pedoman WINEPSBED 2010

PENGGUNAAN

EPSBE

Direktorat Akadem

PANDUAN

AN PROGRAM APLIKASI DA

PSBED BERBASIS WINDOWS

demik, Direktorat Jenderal Pend

Kemendiknas, 2010

ATA ENTRY

S

A. PEN GAN TAR

Salam EPSBED!

Panduan ini difungsik an sebagai pat okan k erj a bagaim ana progr am aplikasi EPSBED ini digunakan dengan benar sehingga kekeliruan t ert ent u bisa dihindarj an. Penulisan panduan ini didasark an at as asum si bahw a t idak sem ua operat or m ahir dalam m en-goperasikan program kom put er, khsususnya dalam pengelolaan dat a dalam kelom pok dat abase. Oleh karena it u, alur t ulisan relat if sangat r inci dan bagi m ereka yang su-dah faham ak an t erkesan bert ele- t ele dan m em bosankan.

Tat a cara m engerj akan laporan EPSBED yang t ert uang dalam panduan ini didasarkan at as program aplikasi EPSBED versi 1.0 yang didownload dar i sit us ht t p: / / evaluasi.dikt i.go.id t anggal 23 Juli 2010. Mengingat progr am aplikasi t ersebut m asih t erus dit ingkat kan ket erandalan dan kapasit asnya, t idak t ert ut up kem ungkinan t erdapat perbedaan t am pilan at au bent uk fasilit as m enu yang belum t ert uliskan. Un-t uk iUn-t u, panduan ini j uga akan Un-t erus disem purnak an berdasarkan perkem bangan pr o-gram aplikasi EPSBED, khususnya bila t erdapat perubahan yang sangat subst ant if. Sem oga berm anfaat .

Jakart a, 24 Juli 2010 Tim EPSBED DI KTI

B. PEN D AH ULUAN

Program aplikasi EPSBED versi 1.0 ini adalah alat bant u unt uk m enyusun laporan program st udi sebagaim ana yang diat ur dalam keput usan Dirj en Pendidikan Tinggi SK 34/ DI KTI / Kep/ 2001. Sebagai alat bant u, program aplikasi ini dim aksudkan unt uk m em udahkan pergur uan t inggi dalam m enyusun laporan EPSBED, khususnya bagi m ereka yang belum m am pu m engem bangkan perangkat lunaknya sendir i dalam pen-gelolaan dat a pergur uan t inggi m asing- m asing. Bagi m ereka y ang t elah m em ilik i pe-rangkat lunak yang handal, program aplikasi ini t idak harus digunakan kecuali m engi-dent ifikasi spesifikasi basis dat a yang harus dilaporkan.

Sesuai dengan yang diat ur dalam SK Dirj en DI KTI No. 34/ DI KTI / Kep/ 2001, pelaporan program st udi pada set iap sem est er harus m enggunakan dat a elekt ronik . Oleh karena it u, sem enj ak t ahun 2002 perguruan t inggi t elah m elaksanakan kewaj ibannya dalam pelaporan k inerj a program st udinya m enggunakan st rukt ur basis dat a t ert ent u. St rukt ur basis dat a t ersebut t elah dibakukan dan dikem as dalam sebuah sist em pela-poran EPSBED, sebagaim ana yang dikenal oleh sem ua perguruan t inggi di I ndonesia sam pai saat ini.

Program aplikasi EPSBED versi 1.0 ini, yang dikem bangkan dengan operat ing syst em windows, t idak berbeda dengan program aplikasi lam a dengan operat ing syst em DOS. File dan st rukt ur basis dat a yang digunakan t idak berbeda sam a sekali, dan bahkan dar i sisi j um lah file dan field yang digunakan j auh lebih sedik it dan lebih se-derhana. Sehingga, file yang t ersim pan dan diarsipkan di set iap perguruan t inggi akan digunak an kem bali dalam program aplikasi EPSBED yang baru ini. Penyederhanaan dat a yang dilaporkan pada set iap sem est er didasarkan at as beberapa pert im -bangan. Misalnya, dat a yang relat if kurang dinam is ( direncanakan) akan difasilit asi

dalam web dan dikelola secara langsung oleh set iap perguruan t inggi; penyerahan dat a pelaporan berbisis web m enganj urkan agar dat a yang diunggah ( upload) t idak t erlalu besar, dan pr insip keefisienan lainnya.

Kesederhanaan program aplikasi EPSBED 2010 ini dapat dilihat dari sisi t am pilannya yang sangat bersahaj a, program validasi y ang rum it pada soft w are lam a dihilangkan, dat a pelaporan hanya pada sem est er yang dilaporkan dan difasilit asi dalam program , dan pengir im an laporan cukup diunggah ( upload) di lam an dar i PT m asing- m asing. Sekalipun dem ik ian, m engingat program aplikasi EPSBED Versi 1.0 ini berbeda dar i yang sebelum nya, set iap perguruan t inggi m em erlukan pem biasaan t ert ent u. Ket e-ram pilan m engoperasikan proge-ram aplikasi EPSBED yang lam a adalah bekal yang be-rart i dan m em udahkan unt uk m engoperasikan program aplikasi yang baru ini.

Terlepas dar i kebut uhan pem buat an lapor an EPSBED set iap sem est er, program apli-kasi EPSBED versi 1.0 dapat digunakan oleh perguruan t inggi unt uk m engarsipkan dat a dosen dan m ahasiswa. Dengan fasilit as yang dit am bahkan, program aplikasi ini dapat m eny im pan alam at lengkap dan fot o m ahasiswa dan dosen pada set iap pergu-ruan t inggi. Paparan lain y ang dapat dim anfaat kan adalah t am pilan profil program st udi set iap sem est er, st at ist ik dosen, dan m ahasiswa di perguruan t inggi.

C. PERSI APAN

Sebelum m engoperasikan program aplikasi EPSBED Versi 1.0, set iap pengguna per lu m enyiapkan perangkat kom put er dan dat a yang akan digunakannya.

1 . Spe sifik a si Kom pu t e r :

 OS Windows

 Modem unt uk akses int ernet

 Regional and Language Opt ion - > Unit ed St at es ( agar ident ifik asi angk a di be-lak ang t anda ‘.’ dianggap sebagai pecahan)

 Space hard disk yang cukup ( sekit ar 25 MB unt uk m ahasiswa sebanyak 1.000 orang) unt uk m eny im pan program aplikasi dan dat a.

2 . File ya n g disia pk a n :

File yang per lu disiapkan dan akan digunakan dalam program aplikasi EPSBED Versi 1.0 adalah yang m enyim pan dat a di bawah ini:

 1. Dat a m ahasiswa ( m sm hs.dbf) at au ( m sm hs.csv)  2. Dat a t ransaksi m ahasiswa ( t rak m .dbf)

 3. Dat a t ransaksi Cut i/ Keluar/ Lulus m ahasisw a ( t rlsm .dbf)  4. Dat a t ransaksi nilai m ahasiswa ( t rnlm .dbf)

 5. Dat a dosen t et ap ( m sdos1.csv)

 6. Dat a dosen t idak t et ap ( m sdos2.csv)  7. Dat a t ransaksi dosen ( t rakd.dbf)

 8. Dat a t ransaksi Cut i/ Meninggal dosen ( t rlsd.dbf)  9. Dat a t ransaksi publik asi dosen ( t rpud.dbf)  10. Dat a kur ikulum progr am st udi ( t bkm k .dbf)

 11. Dat a program st udi ( m spst .csv)

 12. Dat a fasilit as program st udi ( t rfas.dbf)

File dengan ekst ensi * .csv dibuat m elalui fasilit as unduhan (dow nload) dari lam an ht t p: / / evaluasi.dikt i.go.id/ dan yang dengan ekst ensi * .dbf diam bil dar i laporan epsbed yang sudah dikerj akan sebelum nya ( m isalnya, t ahun 20082 at au 20091) .

3 . Pr ogr a m a plik a si da n file da t a

Operasi program aplikasi EPSBED hanya m enggunakan 2 ( dua) file; yang harus diunduh dar i lam an ht t p: / / evaluasi.dikt i.go.id/ yait u:

 1. Program aplikasi epsbed ( epsbed- v1.0.exe) , dan  2. File dat a ( epsbed.m db)

4 . M e n a t a t e m pa t k e r j a

Pada hard disk kom put er, buat direkt or i c: / dat a/ , d: / dat a/ , at au kode dr ive lain-nya yang ada di kom put er t em pat k it a bekerj a. Masukkan program aplikasi Epsbed ( epsbed- v1.0.exe) , file dat a pelaporan ( epsbed.m db) , dan 13 file di at as ke direkt or i yang t elah disiapkan.

D . M EM BUAT FI LE * .csv

File dengan ekst ensi * .csv (com m a- seperat ed values) yang diperlukan unt uk program aplikasi EPSBED Versi 1.0 t erdir i at as dat a program st udi dan dat a dosen. Dat a t erse-but harus diam bil dar i lam an ht t p: / / evaluasi.dikt i.go.id dan t idak boleh dibuat m elalui t ransfer dar i dat a yang dim ilik i oleh set iap perguruan t inggi. Hal ini disebabkan kar e-na dat a yang t ersim pan di lam an t ersebut sudah dibersihkan dan t elah m engalam i perubahan berm akna; yang pada hak ikat nya, at as perm ohonan perguruan t inggi m asing- m asing.

Prosedur pem buat an file * .csv adalah yang berik ut :

1. Mem buka lam an ht t p: / / evaluasi.dikt i.go.id dan m em asukkan akun ( userid dan password) perguruan t inggi di t em pat yang t elah disediakan di lam an.

2. Pilih m enu PT dan pada sub m enu bagian paling bawah t erdapat sej um lah fasili-t as unfasili-t uk download dafasili-t a seperfasili-t i y ang fasili-t er lihafasili-t pada Gam bar 1.

Gam bar 1. Fasilit as unduh unt uk dat a dosen, program st udi, dan m ahasiswa pada lam an ht t p: / / evaluasi.dikt i.go.id

3. Buat file * .csv denga dapat pada Gam bar 1 Misalnya, unt uk m em sub m enu ‘Download seluruh program st ud lihat pada Gam bar 2.

Gam bar 2. Cont oh t Universit Selanj ut nya, sim pan j ok kir i at as dan pilih pert i pada Gam bar 3.

Gam bar 3. Cont oh t la oleh U Unt uk m enyim pan t a t ekan Ct rl+ S) sehingg Gam bar 4.

gan m engklik sub m enu sat u per sat u , se r 1.

em buat file m spst .csv ( m ast er program ad Dat a MSPST‘ dan t am pilan lay ar aka

udi yang dikelola oleh perguruan t inggi k 2.

t am pilan infor m asi t ent ang program st u sit as Borobudur .

n dat a t ersebut dengan m engklik pilihan ilih ‘Sim pan Dalam CSV‘ dan t am pilan la 3.

t am pilan dat a csv di layar unt uk pr ogra Universit as Borobudur

t am pilan dat a csv di at as, t ekan m enu gga t am pilan layar t er dapat form at sepe

sebagaim ana yang t er-m st udi) k it a er-m engk lik kan m enghasilkan dat a i k it a, sepert i yang t

er-st udi yang dikelola oleh

an sim panan pada layar akan t am pak

se-ram st udi yang dik

elo-u File| Save as .. ( at aelo-u pert i yang t erlihat pada

Gam bar 4. Tam pilan fasilit as pada browser unt uk peny im panan file

At urlah dim ana k it a m enyim pan dat a t ersebut , dan akan lebih baik disim pan di t em pat k it a m elakukan kegiat an pelaporan epsbed; yait u, di c: / dat a/ at au d: / dat a. Pada kolom ‘File nam e‘ berikan nam a file dan t ipe dat a yang k it a k e-hendaki; m isalnya, m spst .csv, dat apst .csv, pst .csv at au lainnya. Past ikan bahwa pada kolom ‘Save as t ype’ sudah diset el dengan isian ‘All files’ at au ‘Sem ua Ber-kas‘ sepert i yang t er lihat pada Gam bar 4 di at as. Bila t idak diat ur ‘All files’, m aka yang t ersim pan hany a sebagian inform asi dan t idak seluruhnya.

Selanj ut nya, t ekan t om bol ‘Save’ unt uk m enyim pan file t ersebut .

Unt uk m em buat file * .csv lainnya ( m isalny a dat a dosen t et ap, dosen t idak t et ap, dat a m ahasiswsa gunakan prosedur di at as sam pai sem ua file selesai disim pan di direkt or i t em pat k it a m engerj akan laporan EPSBED pada set iap sem est er pe-laporan.

Nam un, unt uk m engunduh dosen t idak t et ap yang akan digunakan sebagai t e-naga pengaj ar di per guruan t inggi, k it a harus m em buat daft ar NI DN dosen. Ma-sukkan NI DN t ersebut pada daft ar dosen yang akan diunduh, sepert i yang t er li-hat pada Gam bar 5.

Fasilit as m engunduh dosen t idak t et ap di at as diber i t iga pilihan unt uk m edia ke-luarannya; yait u, t am pilan layar, exel, dan csv. Unt uk kepent ingan pem buat an laporan EPSBED yang digunakan dalam aplikasi program EPSBED, yang diper lu-kan adalah file .* csv.

E. M EM BAN GUN D ATA AW AL PELAPORAN

Bila sem ua file yang diper lukan dan pr ogram aplikasi sudah berada di direkt or i ?: / dat a/ at au direkt ori t em pat m engerj akan laporan, m aka k it a sudah siap unt uk m em ulai m em bangun dat a awal.

Terdapat sej um lah pr osedur kerj a, sepert i yang t ersebut di baw ah ini:

1. Mem buka program aplikasi: k lik epsbed- v1.0.exe dan bila pert am a kali m enger-j akannya m aka t am pilan pada bagian bawah belum dit ert ulis kode dan nam a perguruan t inggi m asing- m asing, seprt i yang t erlihat pada Gam bar 6.

Gam bar 6. Tam pilan layar m uka pada program aplikasi EPSBED dan inform asi kode dan nam a perguruan t inggi.

Tam pilan layar akan m enghadir kan dat a PT yang kosong, dan akan dit am pilkan secara lengkap bila dat a perguruan t inggi sudah diisi. Tam pilan layar di t engah yang berwarna hij au j uga akan m em berikan inform asi kode dan nam a PT dan in-form asi ‘Pem asukan laporan EPSBED t ahun 20091 adalah t anggal 31 Juli 2010 ‘ bila t erdapat fasilit as int ernet pada saat m em buka program ini unt uk pelaporan. 2. Mengisi dat a perguruan t inggi: k lik m enu ‘File’ dan pilih ‘Set kode PT’ dan isikan

dat a yang diper lukan dengan benar, khususnya kode PT dan Nam a PT ( Gam bar 7) . Bila sudah t er isi, t ekan t om bol ‘Sim pan’ pada bawah sebelah kir i.

Kegiat an ini hanya diisi sekali saj a pada saat awal m em bangun dat a awal. I nform asinya d

Gam bar 7. Form at ident it as perguruan t inggi yang perlu diisi pada awal penggunaan perangkat lunak EPSBED Versi 1.0

3. Menyet el sem est er pelapor an: sem est er pelaporan diset el secara ot om at is ber-dasarkan t anggal penggunaan aplikasi pr ogram ini unt uk pelaporan. Misalnya, pada bulan Juli 2010 ini, yang t ent unya sudah wakt unya m engerj akan laporan sem est er genap t ahun 2009- 2010, m aka program m enyet elny a secara default pada 20092.

Unt uk sem est er pelaporan 20091, m aka k it a m enekan m enu ‘File’ dan m em ilih sub m enu Menyet el sem est er pelaporan harus dilakuk an set iap kali m em buka program aplikasi EPSBE

Gam bar 8. Pilihan sem est er unt uk diset el pada set iap pem bukaan program aplikasi EPSBED Versi 1.0 m ulai dar i 2002- 1 s/ d 2013- 2

4. Mengim por dat a: m em asukkan file yang t erdapat pada file * .csv dan * .dbf ke file epsbed.m db.

Tekan m enu ‘File| I m por ’ dan akan t erdapat pilihan file yang akan diim por . Ker-j akan m engim por file sat u per sat u. Pr insip kerKer-j a im por adalah:

( a) m enghapus dat a lam a dan digant i dengan dat a baru yang diim por

( b) set iap dat a yang diim por akan dikalibrasikan dengan dat a yang sudah ada, dan bila t erdapat kesam aan dat a, m ak a dat a yang diim por dibat alkan dan dilaporkan sebagai error.

( c) kegiat an selalu m em eriksa dat a yang ada m enj adikan proses im por m e-m akan wakt u yang r elat if lae-m a, khususny a bila j ue-m lah record dalae-m fole t ersebut sangat besar.

( d) set iap record yang dianggap error dit ulisk an dalam file log * dan di t am -pilkan set elah proses im por selesai.

Bila kegiat an im por selesai, m aka sem ua dat a yang berserakan di sej um lah file * .dbf dan * .csv t elah dipindahkan ke file epsbed.m db. File- file y ang diim por t er-sebut bisa dihapus at au bila t idak dihapus j uga t idak m enj adi m asalah.

F. M EN JELAJAH I D ATA PELAPORAN

Terdapat t iga kelom pok dat a yang dit am pilkan dalam progr am apk likasi EPSBED 2010; yait u, ( i) progr am st udi, ( ii) m ahasiswa dan ( iii) dosen. Kit a m encoba m enj ela-j ahi dat a pada ket iga kelom pok t ersebut sat u per sat u.

1 . Pr ogr a m St u di

Pada kelom pok progr am st udi, dit am pilkan seluruh program st udi yang dikelola oleh perguruan t inggi. Dat a program st udi t idak bisa diubah dan hanya dapat d i-lihat . Pada t am pilan t erdapat t erdapat fasilit as bagi set iap pengguna unt uk m e-nyim pan dat a program st udi t ersebut dalam bent uk file excel.

Gam bar 9. Cont oh t am pilan ident it as program st udi y ang dikelola oleh per gu-ruan t inggi.

Unt uk m elihat profil program st udi secara rinci, k it a dapat m engklik fasilit as ‘Double Click unt uk Mem ilih’ pada kanan bagian at as. Tam pilan program st udi di-lengkapi dengan sej um lah m enu yakni fasilit as, kur ikulum , kapasit as m ahasiswa baru, daft ar dosen dan daft ar m ahasiswa, sepert i yang t er lihat pada Gam bar 10 yang ber ikut .

Gam bar 10. Cont oh t am pilan ident it as sebuah program st udi dan fasilit as m enu lain unt uk penj elaj ahan inform asi lebih dalam .

Pada t am pilan set iap program st udi, k it a dapat m enj elaj ahi dat anya lebih dalam sepert i yang difasilit asi oleh program ; y ait u, m elihat fasilit as yang digunakan ( TRFAS) , kurikulum ( TBKMK) , kapasit as m ahasiswa baru ( TRKAP) , daft ar dosen dan ( MSDOS) daft ar m ahasiswa ( MSMHS) .

2 . M a h a sisw a

Dat a m ahasiswa pada saat m enu dik lik m enam pilkan t em plat e yang kosong dan kit a harus m em asukk an kat a kunci bagian kat a dar i ‘No induk m ahasiswa’ at au ‘Nam a m ahasiswa’ dan m enekan t om bol ‘Telusur’, sepert i yang t erlihat pada Gam bar 11.

Masukkan nom or induk at au bagian hurufnya pada isian ‘NO MHS’ at au nam a m ahasiswa at au bagian huruf pada isian ‘NAMA’ dan t ekan t om bol ‘Telusur’. Jika isian cocok dengan dat a yang t ersim pan, m aka akan dit am pilk an ident it as m a-hasiswa t ersebut dit am pilkan di layar. Begit u penelusuran dat a m aa-hasiswa dit e-m ukan, e-m ak a seluruh dat a pada t ee-m plat e di at as akan e-m enae-m pilkan indent it as dat a m ahasiswa secara lengkap.

Gam bar 11. Tam pilan awal pada saat m enu m ahasiswa dik lik unt uk penelusuran in-form asi t ent ang m ahasiswa

Unt uk m elanj ut kan penelusuran t erdapat sej um lah fasilit as yang t erlet ak di bagian bawah ( Gam bar 11) yang digunakan unt uk m elihat dat a ber ikut nya ( Next ) , sebelum -nya ( Prev) , m eny im pan dat a ( Sim pan) , m enghapus dat a ( Hapus) , m enam bah dat a baru ( Tam bah) , dan Refresh unt uk m elihat t am pilan inform asi set elah perubahan.

Gam bar 12. Fasilit as m enu unt uk penelusuran dat a, penam bahan, at au penghapusan dat a m ahasiswa.

Tam pilan layar t ersebut j uga difasilit asi dengan sej um lah m enu unt uk m elihat st at us dan prest asi m ahasiswa yang m eliput i t ransaksinya set iap sem est er, dan nilai set iap m at a kuliah, sepert i y ang t erlihat pada Gam bar 13.

Gam bar 13. Fasilit as m enu penelusuran lebih r inci t ent ang kegiat an dan st at us m a-hasiswa pada set iap sem est er.

Misalnya, unt uk m elihat nilai m at a kuliah yang t elah diperoleh m ahasiswa m aka k it a m asukkan nom or pok ok/ nam a yang bersangkut an, selanj ut kan k it a t ekan ‘Dat a Nilai MHS ( TRNLM) , dan inform asinya ak an dit am pilkan pada Gam bar 14 yang ber ikut .

Gam bar 14. Dat a nilai m ahasiswa yang dit am pilkan dalam kode m at a kuliah dan nilai yang diperoleh pada sem est er yang ia ikut i.

Tam pilan dat a nilai m ahasiswa sepert i yang t erlihat pada Gam bar 14 di at as pada in-t inya dapain-t diubah bila in-t erj adi kekeliruan; m isalnya, nilai yang diperoleh ain-t au m ain-t a kuliah yang diam bil. Kit a k lik dua kali (double click) pada record at au dat a yang akan diubah dan t am pilan dat a akan t er lihat sepert i y ang t er lihat pada Gam bar 15.

Gam bar 15. Tam pilan fasilit as unt uk m engubah dat a nilai at au m enghapus

records yang t idak perlu

Pada t am pilan dat a, sepert i yang t erlihat pada Gam bar 15 di at as, perbaik i dat a yang keliru dengan yang benar; m isalnya, nilai ‘A’ yang seharusnya ‘B’ at au kode m at a ku-liah yang t idak sesuai dengan t ranskr ip/ kar t u hasil st udi yang t elah dikeluarkan, dan

t ekan t om bol ‘Sim pan Perubahan’. Bisa saj a record nilai di at as harus dibuang, m ak a t ekan t om bol ‘Hapus’

3 . D ose n

Tat a cara penj elaj ahan dat a dosen secara t eknis persis sam a dengan penj elaj ahan dat a m ahasiswa yang t elah disebut kan di at as. Fit ur t am bahan unt uk penj elaj ahan dat a dosen lebih dalam yang t ersedia m eliput i dat a kegiat an m engaj ar dosen set iap sem est er ( TRAKD) , st at us keakt ifan ( TRLSD) dan karya publikasinya ( TRPUB) .

Unt uk m elihat kergiat an m engaj ar dosen pada set iap sem est er, k it a m em asukkan nom or NI DN/ NAMA at au bagian hurufny a dan k it a t ekan ‘Dat a Transaksi Dosen ( TRAKD) dan t am pilannya sepert i yang t er lihat pada Gam bar 16.

Pada layar t ersebut dit am pilkan dat a kegiat an m engaj ar dosen pada set iap sem est er, m at a kuliah yang diaj ar, dan j um lah pert em uan yang t elah dilaksanakanny a. Tam pilan dat a kegiat an dosen di at as dapat diubah bila t erj adi kekeliruan isian, m isalnya, kekelir iuan pada realisasi perkuliahan, m at a kuliah y ang diaj ar, at au kelas paralel yang diaj arkan.

Gam bar 16. Tam pilan dat a kegiat an m engaj ar dosen pada set iap sem est er, m at a kuliah yang diaj ar, dan realisasinya j um lah pert em uan.

Unt uk m engubahnya, k it a k lik dua kali (double click) pada record yang akan diperbaik i dan layar akan m enam pilkan t em plat e dat a kegiat an dosen sepert i yang t erlihat pada Gam bar 17.

Gam bar 17. Tam pilan dat a t ransaksi dosen yang akan diedit .

Selanj ut nya, perbaik i dat a yang keliru sesuai dengan fakt a y ang benar dan t ekan ‘Sim pan Perubahan. At au, bilam ana record t ersebut dianggap t idak per nah ada, m aka records t ersebut perlu dihapus dengan m enekan t om bol ‘Hapus’.

G. M EN GERJAKAN LAPORAN SEM ESTER

Unt uk m enyusun laporan EPSBED ( m isalnya, sem est er gasal t ahun 2009- 2010 at au disingkat 20091) , sem est er pelaporan harus diset el pada 20091. Begit u pula, bila in-gin m elaporan sem est er lalu yang belum dilaporkan; m isalnya, sem est er genap t ahun 2007- 2008, m aka sem est er harus diset el 20072.

Hal lain yang per lu diperhat iakn adalah bahwa ent r iasi dat a perguruan t inggi, khu-susnya kode perguruan t inggi harus dim asukkan dengan benar. Hal ini disebabkan karena kode PT t ersebut akan digunakan pada set iap record yang dit am bahkan pada file yang digunakan oleh program aplikasi EPSBED versi 1.0 ini.

Dat a EPSBED yang dilaporkan pada set iap sem est er m eliput i 3 ( t iga) unsur yait u, ( 1) program st udi, ( 2) m ahasiswa, dan ( 3) dosen. Rincian dat a unt uk ket iga unsur t erse-but adalah yang ber ik ut :

1. Program st udi:

Dat a t ent ang ident it as program st udi t idak bisa diubah dan perubahannya dilak u-kan m elalui lam an ht t p: / / www.evaluasi.dik t i.go.id. Dalam laporan EPSBED set iap sem est er dat a program st udi difungsikan sebagai m ast er yang m enj adi pangkalan bagi pelaporan dat a lainny a; yang m eliput i:

1.1. Fasilit as yang diakses 1.2. Kurikulum

2. Mahasiswa:

Dat a m ahasiswa m enam pilkan seluruh ident it as m ahasiswa yang t ercat at 1.1. Transaksi ( beban kuliah) sem est er

1.2. Nilai m at a kuliah

1.3. St at us kem ahasiswaan 3. Dosen:

1.1. Transaksi ( kegiat an m engaj ar) sem est er 1.2. St at us keakt ifan

1.3. Daft ar publikasi ilm iah yang dihasilkan

Mengerj akan laporan EPSBED dapat dilakukan m elalui dua cara; yait u, ( i) m enggun a-kan fasilit as penj elaj ahan, dan ( ii) m enggunaa-kan m enu pull down ‘Dat a EPSBED’ ( Nam un, pada program aplikasi EPSBED versi 1.0, fasilit as ini m asih belum berj alan) . Pr insip kerj a m em buat laporan EPSBED pada set iap sem est er adalah m enam bah dat a pada 9 ( sem bilan) unsur di at as. Oleh karena it u, unt uk m engerj akan laporan EPSBED m elalui sist em penj elaj ahan ini secara t eknis pekerj aannya sam a dengan m enj elaj ahi dat a laporan dan m enam bahkan dat a bar u m elalui fasilit as ‘Dat a Baru’ pada set iap halam an yang dibuka.

Prosedur dan ket ent uan ut am anya adalah yang ber ikut :

( 1) Unt uk m em buat laporan EPSBED sem est er gasal t ahun 2009- 2010, sem est ernya agar diset el 20091 set iap kali m em buk a program . Kelupaan m enyet el pada 20091, laporan secar a default akan dicat at sebagai laporan 20092.

( 2) Klik t om bol ‘Dat a Baru’ pada set iap t am pilan int erak t if yang dibuka, dan isikan set iap kolom dengan dat a yang benar. Jangan ada isian yang kosong, dan bila sem uanya t erisi t ekan t om bol ‘Sim pan’ unt uk m eny im pan, dan t ekan t om bol ‘Tu-t up’ un‘Tu-t uk keluar.

( 3) Unt uk efisiensi kerj a, siapkan daft ar daft ar dosen at au m ahasiswa yang akan di-t ransaksikan pada sem esdi-t er pelaporan. Dadi-t a dosen dilengkapi dengan NI DN m as-ing- m asing dan dat a m ahasiswa dilengkapi dengan nom or pokok. NI DN at au n o-m or pokok difungsikan sebagai kat a kunci unt uk kegiat an t elusur.

( 4) Agar t idak selalu keluar- m asuk program pada layar , kerj akan set iap t ransaksi seorang dosen/ m ahasiswa sam pai t unt as, baru pindah m engerj akan t ransaksi do-sen/ m ahasiswa berik ut nya.

( 5) I sikan set iap kolom dengan dat a/ inform asi yang rasional; m isalny a, dat a dosen yang berst at us ‘Alm arhum ’ at au ‘St udi lanj ut ’, t idak harus m em punyai kegiat an m engaj ar m at a kuliah t ert ent u. Sebalikny a, bila dosen dinyat akan ‘Akt if m enga-j ar’ harus m em punyai sekurang- kurangnya sat u m at a kuliah yang diaenga-j arkan. Be-git u pula, unt uk dat a m ahasiswa yang j uga dit unt ut rasionalit as st at us kem ah a-siswaannya.

( 6) Verifikasi dat a unt uk m em eriksa konsist ensi isian dat a belum dit em pel di peran g-kat aplikasi EPSBED versi 1.0. Unt uk it u, dat a laporan EPSBED 20091 akan diver i-fikasi oleh Tim EPSBED Kopert is Wilayah I - XI I ( bagi PTS) dan Tim Epbed DI KTI ( bagi PTN) m elalui fasilit as lam an.

( 7) Bila dat a pelaporan EPSBED yang dikerj akan oleh set iap perguruan t inggi m asih m em erlukan perbaikan dat a karena dit em ukan adanya ket idak- k onsist enan dat a, m aka inform asi pem berit ahuannya akan disam paikan m elalui lam an.

H . M EN YI APKAN LAPORAN D AN M EN GI RI M LAPORAN

Menyiapkan laporan EPSBED pada set iap sem est er pelaporan, kit a hanya m engerj a-kannya dengan m engk lik t om bol ekpor, yang t elah difasilit asi oleh program . Tekan File| Ekspor Pelaporan EPSBED dan secara int eralkt if akan m uncul isian nam a file yang dikehendaki, sepert i y ang t erlihat pada Gam bar 18.

Gam bar 18. Tam pilan int erakt if unt uk pem berian nam a file yang akan disim pan.

Berikan nam a sem est er pelaporan; m isalnya, 20091, 20092, 20071, at au sem est er lainnya sesuai dengan sem est er yang akan dilaporkan. Program aplikasi ini akan m e-nyim pannya dalam file yang dizipped dengan nam a ‘Kode PT- sem est er yang dilpaor-kan’. Misalnya, Universit as Andalas yang m elaporkan kegiat an sem st er 20091, oleh program ini file yang disim pan diber i nam a ‘001006- 20091.zip’

Bila file t ersebut dibuka ( unzipped) , m aka akan t erlihat 9 file * .csv dari dat a pelapo-ran EPSBED yang t elah k it a susun, sepert i yang t er lihat Gam bar 19.

Gam bar 19. Tam pilan dat a pelaporan EPSBED yang dikom pres dalam file * .zip

Langkah selanj ut nya adalah m engunggah file yang disim pan t ersebut ke lam an sesuai dengan prosedur pelaporan yang t elah dit ent ukan. Laporan EPSBED selesai!

I . PEN AM BAH AN TAM PI LAN UN TUK AD M I N I STRASI I N TERN AL

Program aplikasi EPSBED ini bisa digunakan unt uk pengarsipan dat a unt uk kepent in-gan perguruan t inggi at au program st udi, khususnya bila belum m em punyai sist em adm inist rasi sendir i. Dat a program st udi, m ahasiswa, dan dosen dapat disim pan, dili-hat , dan diproduksikan/ dicet ak set iap saat .

Fasilit as t am bahan yang dapat digunakan oleh set iap perguruan t inggi/ program st udi adalah kelem ngkapan ident it as m ahasiswa yang dapat dit am bah dengan dat a alam at dan fot o yang bersangkut an.

Unt uk m enam bahkan dat a alam at m ahasiswa, gunakan fasilit as ‘Telusur’ dan bila di-t em ukan di-t ekan Aldi-t + A dan akan m uncul kolom isian seperdi-t i yang di-t erlihadi-t pada Gam bar 20 yang berikut .

Gam bar 20. Kolom isian unt uk t am bahan dat a m ahasiswa yang ber isikan alam at in-form asi ker lulusan yang bersangkut an

I sikan dat a sesuai dengan yang difasilit asi dalam kolom isian secara lengkap dan t el-kan t om bol ‘Sim pan’ unt uk m eny im pan dat a t ersebut , dan t eel-kan t om bol ‘Tut up’ unt uk keluar .

Kit a j uga bisa m enam bahkan fot o m ahasiswa yang bersangkut an sebagai pelengkap dat i dat a verbal yang t ersim pan. Pada t am pilan dat a ident it as m ahasisw a t ekan Alt + F dan t am pilan layar ak an m em int a dat a fot o m ana yang akan dipasang. Bila sudah file sudah dit em ukan dan kit a k lik ‘Open’ m aka, t am pilan pada ident it as m ahasiswa t er-sebut sudah diber i fot o, sepert i yang t er lihat pada Gam bar 21.

Pem asangan fot o m ahasiswa sepert i yang t erlihat di at as t idak pert lu dit ekan ‘Sim -pan’ unt uk m enyim pannya karena secara ot om at is file t ersebut t elah t ersim pan m ela-lui program dan disim pan dalam dit ekt or i t em pat kit a bekerj a dengan nam a file se-suai dengan nom or pokok m ahasiswa.

Fasilit as penam bahan fot o ini j uga bisa digunakan unt uk m elengkapi dat a dosen gan fot o m ereka m asing- m asing. Prosedur dan t at a cara penam bahannya sam a den-gan m enam bahkan fot o pada dat a m ahasiswa. Hanya, unt uk dosen ini t idakada fasili-t as penm bahan dafasili-t a alam afasili-t , sebagaim ana yang fasili-t erdapafasili-t pada unsur m ahasiswa.

Gam bar 21. Dat a ident it as m ahasiswa yang t elah difasilit asi dengan fot o yang ber-sangkut an.

J. PEN UTUP

Panduan kerj a yang dit uliskan di at as bisa saj a t idak sam a serat us persen dengan program aplikasi yang dim ilik i oleh set iap operat or saat ini. Hal ini disebabkan pr o-gram aplikasi ini t erus dikem bangkan sesuai dengan kebut uhan pengguna dan j uga dit ingkat kan kenyam anan penggunaannya.

Sehubungan dengan it u, set iap operat or EPSBED di PT dianj urk an unt uk selalu m en-gupdat e program aplikasi yang dim ilik inya. Panduan kerj a ini j uga akan t erus diupo-dat e isinya sesuai dengan perkem bangan program aplik asi, khususnya bila dit em ukan perubahan yang sangat besar dan bisa m enyesat kan para pengguna.

Di sam ping it u, m engingat program aplikasi EPSBED ini adalah public dom ain, m aka set iap orang bisa saj a m enyusun panduannya sendir i dengan fit ur dan isi yang lebih kom plet dan lebih ber m akna. At au, m asukan baru yang sangat pent ing unt uk bisa d i-ket ahui oleh para pengguna aplikasi ini dapat dit am bahk an dalam buku panduan ini. Program aplikasi versi 1.0 ini dalam wakt u dekat akan difasilit asi dengan m enu baru; yait u, pem er iksaan dat a (dat a verificat ion) , laporan profil progr am st udi, st at ist ik da-t a dosen dan m ahasiswa, dan pilihan cara pem asukan dada-t a baru unda-t uk laporan EPSBED.

Salam Horm at , Tim EPSBED

t ekan t om bol ‘Sim pan Perubahan’. Bisa saj a record nilai di at as harus dibuang, m ak a t ekan t om bol ‘Hapus’

3 . D ose n

Tat a cara penj elaj ahan dat a dosen secara t eknis persis sam a dengan penj elaj ahan dat a m ahasiswa yang t elah disebut kan di at as. Fit ur t am bahan unt uk penj elaj ahan dat a dosen lebih dalam yang t ersedia m eliput i dat a kegiat an m engaj ar dosen set iap sem est er ( TRAKD) , st at us keakt ifan ( TRLSD) dan karya publikasinya ( TRPUB) .

Unt uk m elihat kergiat an m engaj ar dosen pada set iap sem est er, k it a m em asukkan nom or NI DN/ NAMA at au bagian hurufny a dan k it a t ekan ‘Dat a Transaksi Dosen ( TRAKD) dan t am pilannya sepert i yang t er lihat pada Gam bar 16.

Pada layar t ersebut dit am pilkan dat a kegiat an m engaj ar dosen pada set iap sem est er, m at a kuliah yang diaj ar, dan j um lah pert em uan yang t elah dilaksanakanny a. Tam pilan dat a kegiat an dosen di at as dapat diubah bila t erj adi kekeliruan isian, m isalnya, kekelir iuan pada realisasi perkuliahan, m at a kuliah y ang diaj ar, at au kelas paralel yang diaj arkan.

Gam bar 16. Tam pilan dat a kegiat an m engaj ar dosen pada set iap sem est er, m at a kuliah yang diaj ar, dan realisasinya j um lah pert em uan.

Unt uk m engubahnya, k it a k lik dua kali (double click) pada record yang akan diperbaik i dan layar akan m enam pilkan t em plat e dat a kegiat an dosen sepert i yang t erlihat pada Gam bar 17.

Gam bar 17. Tam pilan dat a t ransaksi dosen yang akan diedit .

Selanj ut nya, perbaik i dat a yang keliru sesuai dengan fakt a y ang benar dan t ekan ‘Sim pan Perubahan. At au, bilam ana record t ersebut dianggap t idak per nah ada, m aka records t ersebut perlu dihapus dengan m enekan t om bol ‘Hapus’.

G. M EN GERJAKAN LAPORAN SEM ESTER

Unt uk m enyusun laporan EPSBED ( m isalnya, sem est er gasal t ahun 2009- 2010 at au disingkat 20091) , sem est er pelaporan harus diset el pada 20091. Begit u pula, bila in-gin m elaporan sem est er lalu yang belum dilaporkan; m isalnya, sem est er genap t ahun 2007- 2008, m aka sem est er harus diset el 20072.

Hal lain yang per lu diperhat iakn adalah bahwa ent r iasi dat a perguruan t inggi, khu-susnya kode perguruan t inggi harus dim asukkan dengan benar. Hal ini disebabkan karena kode PT t ersebut akan digunakan pada set iap record yang dit am bahkan pada file yang digunakan oleh program aplikasi EPSBED versi 1.0 ini.

Dat a EPSBED yang dilaporkan pada set iap sem est er m eliput i 3 ( t iga) unsur yait u, ( 1) program st udi, ( 2) m ahasiswa, dan ( 3) dosen. Rincian dat a unt uk ket iga unsur t erse-but adalah yang ber ik ut :

1. Program st udi:

Dat a t ent ang ident it as program st udi t idak bisa diubah dan perubahannya dilak u-kan m elalui lam an ht t p: / / www.evaluasi.dik t i.go.id. Dalam laporan EPSBED set iap sem est er dat a program st udi difungsikan sebagai m ast er yang m enj adi pangkalan bagi pelaporan dat a lainny a; yang m eliput i:

1.1. Fasilit as yang diakses 1.2. Kurikulum

2. Mahasiswa:

Dat a m ahasiswa m enam pilkan seluruh ident it as m ahasiswa yang t ercat at 1.1. Transaksi ( beban kuliah) sem est er

1.2. Nilai m at a kuliah

1.3. St at us kem ahasiswaan 3. Dosen:

1.1. Transaksi ( kegiat an m engaj ar) sem est er 1.2. St at us keakt ifan

1.3. Daft ar publikasi ilm iah yang dihasilkan

Mengerj akan laporan EPSBED dapat dilakukan m elalui dua cara; yait u, ( i) m enggun a-kan fasilit as penj elaj ahan, dan ( ii) m enggunaa-kan m enu pull down ‘Dat a EPSBED’ ( Nam un, pada program aplikasi EPSBED versi 1.0, fasilit as ini m asih belum berj alan) . Pr insip kerj a m em buat laporan EPSBED pada set iap sem est er adalah m enam bah dat a pada 9 ( sem bilan) unsur di at as. Oleh karena it u, unt uk m engerj akan laporan EPSBED m elalui sist em penj elaj ahan ini secara t eknis pekerj aannya sam a dengan m enj elaj ahi dat a laporan dan m enam bahkan dat a bar u m elalui fasilit as ‘Dat a Baru’ pada set iap halam an yang dibuka.

Prosedur dan ket ent uan ut am anya adalah yang ber ikut :

( 1) Unt uk m em buat laporan EPSBED sem est er gasal t ahun 2009- 2010, sem est ernya agar diset el 20091 set iap kali m em buk a program . Kelupaan m enyet el pada 20091, laporan secar a default akan dicat at sebagai laporan 20092.

( 2) Klik t om bol ‘Dat a Baru’ pada set iap t am pilan int erak t if yang dibuka, dan isikan set iap kolom dengan dat a yang benar. Jangan ada isian yang kosong, dan bila sem uanya t erisi t ekan t om bol ‘Sim pan’ unt uk m eny im pan, dan t ekan t om bol ‘Tu-t up’ un‘Tu-t uk keluar.

( 3) Unt uk efisiensi kerj a, siapkan daft ar daft ar dosen at au m ahasiswa yang akan di-t ransaksikan pada sem esdi-t er pelaporan. Dadi-t a dosen dilengkapi dengan NI DN m as-ing- m asing dan dat a m ahasiswa dilengkapi dengan nom or pokok. NI DN at au n o-m or pokok difungsikan sebagai kat a kunci unt uk kegiat an t elusur.

( 4) Agar t idak selalu keluar- m asuk program pada layar , kerj akan set iap t ransaksi seorang dosen/ m ahasiswa sam pai t unt as, baru pindah m engerj akan t ransaksi do-sen/ m ahasiswa berik ut nya.

( 5) I sikan set iap kolom dengan dat a/ inform asi yang rasional; m isalny a, dat a dosen yang berst at us ‘Alm arhum ’ at au ‘St udi lanj ut ’, t idak harus m em punyai kegiat an m engaj ar m at a kuliah t ert ent u. Sebalikny a, bila dosen dinyat akan ‘Akt if m enga-j ar’ harus m em punyai sekurang- kurangnya sat u m at a kuliah yang diaenga-j arkan. Be-git u pula, unt uk dat a m ahasiswa yang j uga dit unt ut rasionalit as st at us kem ah a-siswaannya.

( 6) Verifikasi dat a unt uk m em eriksa konsist ensi isian dat a belum dit em pel di peran g-kat aplikasi EPSBED versi 1.0. Unt uk it u, dat a laporan EPSBED 20091 akan diver i-fikasi oleh Tim EPSBED Kopert is Wilayah I - XI I ( bagi PTS) dan Tim Epbed DI KTI ( bagi PTN) m elalui fasilit as lam an.

( 7) Bila dat a pelaporan EPSBED yang dikerj akan oleh set iap perguruan t inggi m asih m em erlukan perbaikan dat a karena dit em ukan adanya ket idak- k onsist enan dat a, m aka inform asi pem berit ahuannya akan disam paikan m elalui lam an.

H . M EN YI APKAN LAPORAN D AN M EN GI RI M LAPORAN

Menyiapkan laporan EPSBED pada set iap sem est er pelaporan, kit a hanya m engerj a-kannya dengan m engk lik t om bol ekpor, yang t elah difasilit asi oleh program . Tekan File| Ekspor Pelaporan EPSBED dan secara int eralkt if akan m uncul isian nam a file yang dikehendaki, sepert i y ang t erlihat pada Gam bar 18.

Gam bar 18. Tam pilan int erakt if unt uk pem berian nam a file yang akan disim pan.

Berikan nam a sem est er pelaporan; m isalnya, 20091, 20092, 20071, at au sem est er lainnya sesuai dengan sem est er yang akan dilaporkan. Program aplikasi ini akan m e-nyim pannya dalam file yang dizipped dengan nam a ‘Kode PT- sem est er yang dilpaor-kan’. Misalnya, Universit as Andalas yang m elaporkan kegiat an sem st er 20091, oleh program ini file yang disim pan diber i nam a ‘001006- 20091.zip’

Bila file t ersebut dibuka ( unzipped) , m aka akan t erlihat 9 file * .csv dari dat a pelapo-ran EPSBED yang t elah k it a susun, sepert i yang t er lihat Gam bar 19.

Gam bar 19. Tam pilan dat a pelaporan EPSBED yang dikom pres dalam file * .zip

Langkah selanj ut nya adalah m engunggah file yang disim pan t ersebut ke lam an sesuai dengan prosedur pelaporan yang t elah dit ent ukan. Laporan EPSBED selesai!

I . PEN AM BAH AN TAM PI LAN UN TUK AD M I N I STRASI I N TERN AL

Program aplikasi EPSBED ini bisa digunakan unt uk pengarsipan dat a unt uk kepent in-gan perguruan t inggi at au program st udi, khususnya bila belum m em punyai sist em adm inist rasi sendir i. Dat a program st udi, m ahasiswa, dan dosen dapat disim pan, dili-hat , dan diproduksikan/ dicet ak set iap saat .

Fasilit as t am bahan yang dapat digunakan oleh set iap perguruan t inggi/ program st udi adalah kelem ngkapan ident it as m ahasiswa yang dapat dit am bah dengan dat a alam at dan fot o yang bersangkut an.

Unt uk m enam bahkan dat a alam at m ahasiswa, gunakan fasilit as ‘Telusur’ dan bila di-t em ukan di-t ekan Aldi-t + A dan akan m uncul kolom isian seperdi-t i yang di-t erlihadi-t pada Gam bar 20 yang berikut .

Gam bar 20. Kolom isian unt uk t am bahan dat a m ahasiswa yang ber isikan alam at in-form asi ker lulusan yang bersangkut an

I sikan dat a sesuai dengan yang difasilit asi dalam kolom isian secara lengkap dan t el-kan t om bol ‘Sim pan’ unt uk m eny im pan dat a t ersebut , dan t eel-kan t om bol ‘Tut up’ unt uk keluar .

Kit a j uga bisa m enam bahkan fot o m ahasiswa yang bersangkut an sebagai pelengkap dat i dat a verbal yang t ersim pan. Pada t am pilan dat a ident it as m ahasisw a t ekan Alt + F dan t am pilan layar ak an m em int a dat a fot o m ana yang akan dipasang. Bila sudah file sudah dit em ukan dan kit a k lik ‘Open’ m aka, t am pilan pada ident it as m ahasiswa t er-sebut sudah diber i fot o, sepert i yang t er lihat pada Gam bar 21.

Pem asangan fot o m ahasiswa sepert i yang t erlihat di at as t idak pert lu dit ekan ‘Sim -pan’ unt uk m enyim pannya karena secara ot om at is file t ersebut t elah t ersim pan m ela-lui program dan disim pan dalam dit ekt or i t em pat kit a bekerj a dengan nam a file se-suai dengan nom or pokok m ahasiswa.

Fasilit as penam bahan fot o ini j uga bisa digunakan unt uk m elengkapi dat a dosen gan fot o m ereka m asing- m asing. Prosedur dan t at a cara penam bahannya sam a den-gan m enam bahkan fot o pada dat a m ahasiswa. Hanya, unt uk dosen ini t idakada fasili-t as penm bahan dafasili-t a alam afasili-t , sebagaim ana yang fasili-t erdapafasili-t pada unsur m ahasiswa.

Gam bar 21. Dat a ident it as m ahasiswa yang t elah difasilit asi dengan fot o yang ber-sangkut an.

J. PEN UTUP

Panduan kerj a yang dit uliskan di at as bisa saj a t idak sam a serat us persen dengan program aplikasi yang dim ilik i oleh set iap operat or saat ini. Hal ini disebabkan pr o-gram aplikasi ini t erus dikem bangkan sesuai dengan kebut uhan pengguna dan j uga dit ingkat kan kenyam anan penggunaannya.

Sehubungan dengan it u, set iap operat or EPSBED di PT dianj urk an unt uk selalu m en-gupdat e program aplikasi yang dim ilik inya. Panduan kerj a ini j uga akan t erus diupo-dat e isinya sesuai dengan perkem bangan program aplik asi, khususnya bila dit em ukan perubahan yang sangat besar dan bisa m enyesat kan para pengguna.

Di sam ping it u, m engingat program aplikasi EPSBED ini adalah public dom ain, m aka set iap orang bisa saj a m enyusun panduannya sendir i dengan fit ur dan isi yang lebih kom plet dan lebih ber m akna. At au, m asukan baru yang sangat pent ing unt uk bisa d i-ket ahui oleh para pengguna aplikasi ini dapat dit am bahk an dalam buku panduan ini. Program aplikasi versi 1.0 ini dalam wakt u dekat akan difasilit asi dengan m enu baru; yait u, pem er iksaan dat a (dat a verificat ion) , laporan profil progr am st udi, st at ist ik da-t a dosen dan m ahasiswa, dan pilihan cara pem asukan dada-t a baru unda-t uk laporan EPSBED.

Salam Horm at , Tim EPSBED