sk standar pelayanan e-complaint

KEPUTUSAN
REKTOR UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Nomor :
/SK/2013
tentang
PENETAPAN STANDAR PELAYANAN
PADA JENIS PELAYANAN E-COMPLAINT UNIVERSITAS BRAWIJAYA
REKTOR UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Menimbang

: a. bahwa dalam rangka mewujudkan penyelenggaraan pelayanan publik sesuai
dengan asas penyelenggaraan pemerintahan yang baik, dan guna mewujudkan
kepastian hak dan kewajiban berbagai pihak yang terkait dengan penyelenggaraan
pelayanan, setiap penyelenggara pelayanan publik wajib menetapkan standar
pelayanan;
b. bahwa untuk memberikan acuan dalam penilaian ukuran kinerja dan kualitas
penyelenggaraan pelayanan dimaksud huruf a, maka perlu ditetapkan standar
pelayanan untuk jenis pelayanan e-complaint Universitas Brawijaya dengan
Keputusan Kepala PIDK UB;

Mengingat


:
1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan
Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 112, Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5038); Undang-Undang Republik
Indonesia Nomor 25 Tahun 2009
2. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor
36 Tahun 2012, tentang Petunjuk Teknis Penyusunan, Penetapan, dan Penerapan
Standar Pelayanan;
3. Peraturan Menteri/Kepala Lembaga yang bersangkutan/terkait;
4. Perda (yang terkait langsung);
5. Pergub/Perbup/Perwako (yang terkait langsung).
MEMUTUSKAN

Menetapkan
Pertama
Kedua

Ketiga


Keempat

:
: Standar pelayanan pada Satker Pelayanan E-Complaint UB sebagaimana tercantum
dalam Lampiran Keputusan ini.
: Standar pelayanan pada Satuan Kerja PIDK UB meliputi ruang lingkup pelayanan:
a. barang,
b. jasa, dan
c. administratif.
: Standar pelayanan sebagaimana terlampir dalam Lampiran Keputusan ini wajib
dilaksanakan oleh penyelenggara/pelaksana dan sebagai acuan dalam penilaian
kinerja pelayanan oleh
pimpinan penyelenggara, aparat pengawasan, dan
masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik.
: Keputusan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.
Ditetapkan di :
Pada Tanggal :

M a l a n g


Rektor,

Prof.Dr.Ir. Yogi Sugito
NIP. 195101221979031002

LAMPIRAN
NOMOR
TANGGAL

: KEPUTUSAN REKTOR
UNIVERSITAS RAWIJAYA
:
:

A. PENDAHULUAN
Memuat gambaran umum secara singkat tentang tugas dan fungsi serta keberadaan unit
Penyelenggara pelayanan sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku.
B. STANDAR PELAYANAN
Jenis Pelayanan E-Complaint Universitas Brawijaya
No

1

KOMPONEN
Dasar
Hukum

2

Persyaratan

URAIAN
1.Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14
2.Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun
3.Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 96 Tahun 2012
4.Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI Nomor 50 Tahun 2011
5.Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2010
6.Keputusan Rektor Universitas Brawijaya Nomor:478/SK/2012
Persyaratan dalam Layanan E-Complaint di Lingkungan Universitas Brawijaya,
adalah:
1. Bagi Pengeluh/Pengguna Jasa:

Pengeluh harus mencantumkan data diri lengkap, yaitu:
Nama
:
Pekerjaan
:
NIP/NIM/NIK
:
Unit Kerja/Instansi
:
Alamat E-mai :
Nomor HP
:
2. Bagi Operator Layanan E-Complaint
1. Mengetahui manual penggunaaan aplikasi E-Complaint http://ecomplaint.ub.ac.id
2. Telah mendapat persetujuan dari Pemimpin unit terkait dengan SK
penunjukan

3

Sistem,

mekanisme,
dan prosedur

A. Pengguna jasa layanan menyampaikan keluhan dengan cara:
1. mengisi borang keluhan dan memasukkan ke dalam drop box; atau
2. mengirim keluhan melalui e-mail ke alamat e-mail keluhan pengguna
jasa layanan; atau
3. mengisi dan mengirim borang keluhan pengguna jasa layanan pada
menu Keluhan Pengguna jasa layanan di laman UB; atau
4. Menulis surat pembaca melalui media cetak
5. Menyampaikan Keluhan dengan datang langsung ke Sekretariat
PIDK/loket
B. Keluhan yang disampaikan harus mencantumkan : (1)Subyek keluhan ; (2)
Uraian mengenai keluhan dan informasi mengenai peristiwa layanan yang
dikeluhkan serta pihak yang memberikan layanan; (3) Usulan solusi ; (4)
Identitas pengguna jasa layanan ; (5)Alamat e-mail
C. Apabila diperlukan, kerahasiaan identitas pengguna jasa layanan yang
menyampaikan keluhan dijamin oleh PIDK.
D. PIDK setiap hari memeriksa dan mendata serta mengumpulkan keluhan
yang diterima.

E. PIDK setiap hari menyerahkan hasil kompilasi keluhan pengguna jasa
layanan kepada PPID.
F. PPID memeriksa dan mengklasifikasikan keluhan yang lengkap dan layak
ditindaklanjuti, dan keluhan yang tidak lengkap serta tidak layak
ditindaklanjuti, serta memberitahu kepada pengguna jasa layanan melalui email, bahwa keluhan telah diterima dan segera ditindaklanjuti.
G. PIDK setiap hari menyampaikan keluhan kepada unit-unit terkait di

lingkungan UB.
H. Kepala Unit terkait melakukan klarifikasi tertulis dengan format borang yang
ada (dengan menggunakan aplikasi e-complaint) tentang keluhan tersebut
dan menyampaikannya kepada PPID, paling lambat 4 hari kerja. Apabila
diperlukan perbaikan secara fisik, dalam klarifikasi tersebut disebutkan waktu
penyelesaiannya.
I. PPID mengevaluasi hasil perbaikan, dan jika diperlukan melakukan visitasi
ke unit kerja yang dikeluhkan, serta menyampaikan hasil perbaikan keluhan
dari masing-masing Kepala Unit kepada PIDK.
J. PIDK menyampaikan hasil perbaikan keluhan selambat-lambatnya 2 hari
kerja kepada pengguna jasa layanan
4


Jangka
Keluhan pengguna jasa UB mempunyai waktu perbaikan keluhan sebagai berikut
waktu
:
penyelesaian
1) Pengguna jasa layanan :Menyampaikan keluhan, melalui:laman: http://ecomplaint.ub.ac.id, email: [email protected], Drop box, Datang ke
PIDK, Call Center (1 Jam)
2) PIDK: Setiap hari memeriksa dan mendata serta mengumpulkan keluhan
yang diterima
3) (3 Jam)
4) PIDK: Setiap hari menyerahkan hasil kompilasi keluhan pengguna jasa
layanan kepada PPID
5) (1 Jam)
6) PPID: Setiap hari memeriksa dan mengklasifikasikan keluhan yang
lengkap dan layak ditindaklanjuti, serta keluhan yang tidak lengkap dan
tidak layak ditindak lanjuti (3 Jam)
7) PIDK: Setiap hari menyampaikan keluhan kepada unit-unit terkait di
lingkungan UB via Sistem e-complaint (1 Jam)
8) Dekan/Ka. Program/Kepala Unit: Melakukan klarifikasi dan
menyampaikannya kepada PPID, bisa melalui aplikasi e-complaint

selambat-lambatnya 4 hari kerja. Apabila diperlukan perbaikan secara
fisik, dalam klarifikasi tersebut disebutkan waktu penyelesaiannya.
9) PIDK: Mengevaluasi hasil perbaikan, dan jika diperlukan melakukan
visitasi ke unit kerja yang dikeluhkan (1 Hari)
10) PIDK:Menyampaikan hasil perbaikan keluhan selambat-lambatnya 2 hari
kerja dari PPID kepada pengguna jasa layanan
11) PIDK: Melakukan Rekapitulasi Daftar Keluhan pengguna Jasa UB untuk
dijadikan laporan (5 Hari)

5

Biaya/tarif,

Layanan E-Complaint UB tidak dikenakan biaya atau gratis. Pengguna Jasa
Universitas Brawijaya atau masyarakat dapat menyampaikan keluhan melalui
http://e-complaint.ub.ac.id

6

Produk

pelayanan

Produk layanan e-complaint adalah sebagai berikut :
1. Laporan Penanganan Keluhan Pengguna Jasa Layanan per Tahun
2. Rekapitulasi keluhan per unit jika diminta oleh unit yang bersangkutan
3. Bahan dalam Laporan Tahunan Rektor

7

Sarana,
prasarana,
dan/atau
fasilitas

1.
2.
3.
4.
5.


6 Buah PC ACER Veriton M2610
1 Buah Printer HP Laserjet MFP M1132
PABX dan Pesawat Telepon
Server E-Complaint UB
Aplikasi E-Complaint UB : http://e-complaint.ub.ac.id

8

Kompetensi
pelaksana

Pelaksana E-Complaint UB dibagi 2 bagian yaitu: divisi teknis dan divisi operator
1. Divisi Teknis
Divisi Teknis harus mempunya beberapa kompetensi yaitu:
1. Menguasai bahasa pemrograman aplikasi web/ php
2. Menguasai manajemen database sql
3. Menguasai cara maintenance suatu aplikasi web
2. Divisi Operator
Divisi operator tingkat universitas dan Divisi operator tingkat fakultas
mempunyai kompetensi sebagai berikut:
1. Mengawali senyum, salam dan sapa terhadap pengguna jasa
2. Selalu berpedoman pada UU KIP no. 4 tahun 2008
3. Selalu berpedoman pada Manual Prosedur Keluhan pengguna Jasa di
Lingkungan Universitas Brawijaya
4. Menguasai instruksi kerja penggunaan aplikasi e-complaint

9

Pengawasan
internal

Layanan E-complaint UB selalu dilakukan audit secara periodic, yaitu:
1. Audit 3 bulan sekali berupa: rekapitulasi keluhan, pembuatan laporan
keluhan per 3 bulan, serta perbaikan system
2. Audit oleh Pusat Jaminan Mutu (PJM) UB berupa pelaksanaan Audit
Internal Mutu (AIM) terhadap PIDK UB

10

Penanganan
pengaduan,
saran, dan
masukan
Jumlah
pelaksana

Penanganan pengaduan, saran, dan masukan untuk Layanan E-Complaint UB
bisa melalui Email ke: [email protected], aplikasi e-complaint UB: http://ecomplaint.ub.ac.id, Ke Kantor PIDK, dan melalui Drop Box Keluhan.

12

Jaminan
pelayanan

Jaminan pelayanan E-Complaint UB yaitu berupa adanya UU KIP No. 14 tahun 2008
serta surat keputusan rector tentang pengangkatan PPID UB

13

Jaminan
keamanan
dan
keselamatan
pelayanan

Jaminan keamanan dan keselamatan pelayanan berupa
1. asuransi pegawai yang terdapat di UB.
2. Pengobatan dengan prosedur yang mudah dan murah bagi pegawai UB di
Polilklinik UB
3. Layanan E-Complaint terdiri beberapa data yang bersifat confidential sehingga
PIDK untuk meningkatkan keamanan data selalu menggunakan Software OS
yang resmi dan original, melakukan update antivirus, melakukan password
berlapis untuk setiap PC dan folder/file yang rahasia

14

Evaluasi
kinerja
pelaksana,

Evaluasi kinerja pelaksana dilakukan dalam MONEV setiap bulan dan diawasi atau
dipimpin oleh ketua PIDK selaku Koordinator Lapangan Layanan E-Complaint UB.

11

Pelaksana atau Operator Keluhan pengguna Jasa UB dibagi menjadi 2, yaitu:
1. Operator Keluhan Tingkat Universitas berjumlah 6 orang
2. Operator Keluhan Tingkat Fakultas berjumlah 72 orang.

Ketua PIDK UB

Dr. Tjahjanulin Domai, MS
NIP. 19531222 198010 1 001