ANALISIS SISTEM DAN PROSEDUR PEMBELIAN PADA HOTEL BEST WESTERN KUTA BEACH.
ANALISIS SISTEM DAN PROSEDUR PEMBELIAN PADA HOTEL
BEST WESTERN KUTA BEACH
Oleh:
MEGA AYU TRI SUSANTI
NIM : 1306013042
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS UDAYANA
DENPASAR
2016
ANALISIS SISTEM DAN PROSEDUR PEMBELIAN PADA HOTEL
BEST WESTERN KUTA BEACH
Oleh:
MEGA AYU TRI SUSANTI
NIM : 1306013042
Tugas Akhir Studi untuk memenuhi sebagai persyaratan
menyelesaikan studi Program Studi Diploma III Akuntansi
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Udayana
Denpasar
2016
Tugas Akhir Studi ini telah diuji oleh tim penguji dan disetujui oleh Pembimbing,
serta diuji pada tanggal: ………………………
Tim Penguji:
Tanda Tangan
1. Ketua
:………………………..
…………………
2. Sekretaris
:………………………..
…………………
Mengetahui,
Ketua Program
Pembimbing
………………………………….
NIP.
………………………………….
NIP.
ii
KATA PENGANTAR
Pertama-tama perkenankanlah saya memanjatkan puji syukur kehadapan Allah
SWT Yang Maha Esa, karena berkah dan rahmat-Nya Tugas Akhir Studi yang
berjudul “Analisis Sistem dan Prosedur Pembelian pada Hotel Best Western”
dapat diselesaikan.
Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir Studi ini tidak akan berhasil tanpa
bimbingan dan pengarahan dari berbagai pihak yang telah meluangkan waktunya
dalam penyusunan Tugas Akhir Studi ini. Dalam kesempatan ini, penulis
menyampaikan terima kasih kepada:
1. Bapak Dr. I Nyoman Mahaendra Yasa, SE.,M.Si. selaku Dekan Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Udayana.
2. Ibu Prof. Dr. Ni Nyoman Kerti Yasa, SE.,M.S. selaku pembantu Dekan 1
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Udayana.
3. Bapak Drs. Komang Ardana, MM. selaku Ketua Program Diploma III
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Udayana.
4. Bapak Dr. I Made Sadha Suardhika, SE., M.Si.,AK. Selaku Dosen
Pembimbing Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) yang meluangkan
waktu untuk memberikan bimbingan.
5. Bapak Dr. I Gde Ary Wirajaya, SE., M.Si. selaku Pembimbing Akademik
(PA) selama penulis menjalankan kuliah pada Program Studi Diploma III
Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Udayana.
iii
6. Bapak dan Ibu Dosen yang mengajar dan membimbing penulis selama
mengikuti perkuliahan pada Progra Studi Diploma III Akuntansi Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Udayana.
7. Bapak Wayan Suarmika, selaku Accounting Manager hotel Best Western
Kuta Beach yang telah memberikan penulis melaksanakan Praktek Kerja
Lapangan (PKL).
8. Bapak Dwi, Bapak Artha, Bapak Gustia, Bapak Komang dan Ibu Desi
serta staff dan karyawan di hotel Best Western Kuta Beach yang telah
mendampingi serta memberikan pengarahan saat PKL.
Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir Studi ini masih jauh dari sempurna,
karena keterbatasan kemampuan serta pengalaman penulis. Namun demikian
Tugas Akhir Studi ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi yang
berkepentingan.
iv
Judul : Analisis Sistem dan Prosedur Pembelian pada Hotel Best Western
Nama : Mega Ayu Tri Susanti
NIM : 1306013042
ABSTRAK
Bagian pembelian merupakan bagian yang sangat penting bila dikaitkan
dengan masalah efisiensi pengendalian jumlah biaya yang harus dikeluarkan
untuk kegiatan operasional hotel, sehingga perlu dilakukan pengaturan tata
laksana atau prosedur pembelian barang yang diperlukan oleh hotel. Pengaturan
tata laksana atau prosedur pembelian menjadi suatu hal yang sangat penting,
bukan hanya kekhawatiran kehabisan barang atau mencegah kelebihan barang,
tetapi juga mencegah pemborosan karena membeli barang-barang yang
sebenarnya tidak diperlukan, mencegah permainan harga yang merugikan
perusahaan, mencegah pembelian-pembelian fiktif dan juga untuk memperpendek
masa transaksi dari mulai proses pemesanan sampai barang datang.
Pada penelitian yang dilakukan, jenis data yang digunakan adalah data
kualitatif. Sumber data yang digunakan adalah data primer dan sekunder. Semua
data tersebut dikumpulkan dengan menggunakan metode wawancara, observasi
dan studi pustaka. Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini
adalah teknik analisis deskritif.
Berdasarkan penelitian dapat disimpulkan bahwa Pada prosedur pembelian
Hotel Best Western belum sepenuhnya sesuai dengan teori. Prosedur pemilihan
pemasok pada teori berbeda dengan prosedur pembelian pada Hotel Best western.
Hotel Best Western sudah melakukan sistem pembelian sesuai teori. Peneliti
melakukan analisis pada sistem pembelian pada Hotel Best Western dengan teori
dari fungsi atau bagian yang terkait dengan prosedur pembelian tidak adanya
gabungan fungsi satu dengan yang lain.
Kata Kunci : Sistem, Prosedur, Pembelian
v
DAFTAR ISI
LEMBAR JUDUL .................................................................................................. i
LEMBAR PENGESAHAN .................................................................................... ii
KATA PENGANTAR ........................................................................................... iii
ABSTRAK .............................................................................................................. v
DAFTAR ISI .......................................................................................................... vi
DAFTAR TABEL ................................................................................................ viii
DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... ix
DAFTAR LAMPIRAN .......................................................................................... x
BAB I
PENDAHULUAN
1.1
LatarBelakang ....................................................................................... 1
1.2
Rumusan Masalah ................................................................................. 3
1.3
Tujuan Penelitian .................................................................................. 3
1.4
Manfaat Penelitian ............................................................................... 3
1.5
SistematikaPenulisan ............................................................................ 4
BAB II KAJIAN PUSTAKA
2.1
Landasan Teori ...................................................................................... 5
2.1.1 Pembelian .......................................................................................5
2.1.2 Sistem dan Prosedur ...................................................................... 5
2.1.3 Akuntansi ...................................................................................... 6
2.1.4 Sistem Akuntansi ........................................................................... 6
2.1.5 Sistem dan Prosedur Pembelian ................................................... 7
2.1.6 Sistem Pengendalian Intern ........................................................ 15
2.2
Pembahasan Hasil Penelitian Sebelumnya......................................... 17
vi
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1
Lokasi dan Obyek Penelitian ............................................................. 18
3.2
Identifikasi Variabel ........................................................................... 18
3.3
Definisi Operasional Variabel ............................................................ 18
3.4
Jenis dan Sumber Data ....................................................................... 18
3.5
Metode Pengumpulan Data ................................................................. 19
3.6
Teknik Analisis Data .......................................................................... 19
BAB IV
PEMBAHASAN
4.1
Gambaran Umum Perusahaan ............................................................ 21
4.2
Pembahasan ........................................................................................ 23
4.2.1 Analisis Sistem dan Prosedur Pembelian .....................................24
4.2.2 Sistem Pengendalian Intern ..........................................................34
2.1.1 Perbandingan Sistem dan Prosedur Pembelian pada Hotel dengan
Teori .....................................................................................................36
4.3
Manfaat bagi Perusahaan ................................................................... 38
BAB V SIMPULAN DAN SARAN
5.1
Simpulan ............................................................................................ 39
5.2
Saran ................................................................................................... 40
DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................... 41
LAMPIRAN ........................................................................................................ 42
vii
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Penelitian Sebelumnya .......................................................................... 17
viii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Flowchart Pembelian Tunai .............................................................. 11
Gambar 2.1 Flowchart Pembelian Kredit ............................................................. 14
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Departemen Akuntansi ...................................... 22
Gambar 4.2 Flowchart Pembelian Tunai .............................................................. 28
Gambar 4.3 Flowchart Pembelian Kredit ............................................................. 30
ix
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Kartu Stock Barang .......................................................................... 42
Lampiran 2 Patty Cash Payment Voucher ........................................................... 43
Lampiran 3 Purchase Requesition ........................................................................ 44
Lampiran 4 Purchase Order ................................................................................. 45
Lampiran 5 Cash Advance Payment .................................................................... 46
Lampiran 6 Market Lish........................................................................................ 47
Lampiran 7 AP Jurnal Lish .................................................................................. 48
Lampiran 8 AP Lish ............................................................................................. 49
Lampiran 9 Receiving Record ............................................................................. 50
Lampiran 10 Invoice ............................................................................................ 51
Lampiran 11 AP Payment Voucher ..................................................................... 52
x
BEST WESTERN KUTA BEACH
Oleh:
MEGA AYU TRI SUSANTI
NIM : 1306013042
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS UDAYANA
DENPASAR
2016
ANALISIS SISTEM DAN PROSEDUR PEMBELIAN PADA HOTEL
BEST WESTERN KUTA BEACH
Oleh:
MEGA AYU TRI SUSANTI
NIM : 1306013042
Tugas Akhir Studi untuk memenuhi sebagai persyaratan
menyelesaikan studi Program Studi Diploma III Akuntansi
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Udayana
Denpasar
2016
Tugas Akhir Studi ini telah diuji oleh tim penguji dan disetujui oleh Pembimbing,
serta diuji pada tanggal: ………………………
Tim Penguji:
Tanda Tangan
1. Ketua
:………………………..
…………………
2. Sekretaris
:………………………..
…………………
Mengetahui,
Ketua Program
Pembimbing
………………………………….
NIP.
………………………………….
NIP.
ii
KATA PENGANTAR
Pertama-tama perkenankanlah saya memanjatkan puji syukur kehadapan Allah
SWT Yang Maha Esa, karena berkah dan rahmat-Nya Tugas Akhir Studi yang
berjudul “Analisis Sistem dan Prosedur Pembelian pada Hotel Best Western”
dapat diselesaikan.
Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir Studi ini tidak akan berhasil tanpa
bimbingan dan pengarahan dari berbagai pihak yang telah meluangkan waktunya
dalam penyusunan Tugas Akhir Studi ini. Dalam kesempatan ini, penulis
menyampaikan terima kasih kepada:
1. Bapak Dr. I Nyoman Mahaendra Yasa, SE.,M.Si. selaku Dekan Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Udayana.
2. Ibu Prof. Dr. Ni Nyoman Kerti Yasa, SE.,M.S. selaku pembantu Dekan 1
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Udayana.
3. Bapak Drs. Komang Ardana, MM. selaku Ketua Program Diploma III
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Udayana.
4. Bapak Dr. I Made Sadha Suardhika, SE., M.Si.,AK. Selaku Dosen
Pembimbing Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) yang meluangkan
waktu untuk memberikan bimbingan.
5. Bapak Dr. I Gde Ary Wirajaya, SE., M.Si. selaku Pembimbing Akademik
(PA) selama penulis menjalankan kuliah pada Program Studi Diploma III
Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Udayana.
iii
6. Bapak dan Ibu Dosen yang mengajar dan membimbing penulis selama
mengikuti perkuliahan pada Progra Studi Diploma III Akuntansi Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Udayana.
7. Bapak Wayan Suarmika, selaku Accounting Manager hotel Best Western
Kuta Beach yang telah memberikan penulis melaksanakan Praktek Kerja
Lapangan (PKL).
8. Bapak Dwi, Bapak Artha, Bapak Gustia, Bapak Komang dan Ibu Desi
serta staff dan karyawan di hotel Best Western Kuta Beach yang telah
mendampingi serta memberikan pengarahan saat PKL.
Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir Studi ini masih jauh dari sempurna,
karena keterbatasan kemampuan serta pengalaman penulis. Namun demikian
Tugas Akhir Studi ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi yang
berkepentingan.
iv
Judul : Analisis Sistem dan Prosedur Pembelian pada Hotel Best Western
Nama : Mega Ayu Tri Susanti
NIM : 1306013042
ABSTRAK
Bagian pembelian merupakan bagian yang sangat penting bila dikaitkan
dengan masalah efisiensi pengendalian jumlah biaya yang harus dikeluarkan
untuk kegiatan operasional hotel, sehingga perlu dilakukan pengaturan tata
laksana atau prosedur pembelian barang yang diperlukan oleh hotel. Pengaturan
tata laksana atau prosedur pembelian menjadi suatu hal yang sangat penting,
bukan hanya kekhawatiran kehabisan barang atau mencegah kelebihan barang,
tetapi juga mencegah pemborosan karena membeli barang-barang yang
sebenarnya tidak diperlukan, mencegah permainan harga yang merugikan
perusahaan, mencegah pembelian-pembelian fiktif dan juga untuk memperpendek
masa transaksi dari mulai proses pemesanan sampai barang datang.
Pada penelitian yang dilakukan, jenis data yang digunakan adalah data
kualitatif. Sumber data yang digunakan adalah data primer dan sekunder. Semua
data tersebut dikumpulkan dengan menggunakan metode wawancara, observasi
dan studi pustaka. Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini
adalah teknik analisis deskritif.
Berdasarkan penelitian dapat disimpulkan bahwa Pada prosedur pembelian
Hotel Best Western belum sepenuhnya sesuai dengan teori. Prosedur pemilihan
pemasok pada teori berbeda dengan prosedur pembelian pada Hotel Best western.
Hotel Best Western sudah melakukan sistem pembelian sesuai teori. Peneliti
melakukan analisis pada sistem pembelian pada Hotel Best Western dengan teori
dari fungsi atau bagian yang terkait dengan prosedur pembelian tidak adanya
gabungan fungsi satu dengan yang lain.
Kata Kunci : Sistem, Prosedur, Pembelian
v
DAFTAR ISI
LEMBAR JUDUL .................................................................................................. i
LEMBAR PENGESAHAN .................................................................................... ii
KATA PENGANTAR ........................................................................................... iii
ABSTRAK .............................................................................................................. v
DAFTAR ISI .......................................................................................................... vi
DAFTAR TABEL ................................................................................................ viii
DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... ix
DAFTAR LAMPIRAN .......................................................................................... x
BAB I
PENDAHULUAN
1.1
LatarBelakang ....................................................................................... 1
1.2
Rumusan Masalah ................................................................................. 3
1.3
Tujuan Penelitian .................................................................................. 3
1.4
Manfaat Penelitian ............................................................................... 3
1.5
SistematikaPenulisan ............................................................................ 4
BAB II KAJIAN PUSTAKA
2.1
Landasan Teori ...................................................................................... 5
2.1.1 Pembelian .......................................................................................5
2.1.2 Sistem dan Prosedur ...................................................................... 5
2.1.3 Akuntansi ...................................................................................... 6
2.1.4 Sistem Akuntansi ........................................................................... 6
2.1.5 Sistem dan Prosedur Pembelian ................................................... 7
2.1.6 Sistem Pengendalian Intern ........................................................ 15
2.2
Pembahasan Hasil Penelitian Sebelumnya......................................... 17
vi
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1
Lokasi dan Obyek Penelitian ............................................................. 18
3.2
Identifikasi Variabel ........................................................................... 18
3.3
Definisi Operasional Variabel ............................................................ 18
3.4
Jenis dan Sumber Data ....................................................................... 18
3.5
Metode Pengumpulan Data ................................................................. 19
3.6
Teknik Analisis Data .......................................................................... 19
BAB IV
PEMBAHASAN
4.1
Gambaran Umum Perusahaan ............................................................ 21
4.2
Pembahasan ........................................................................................ 23
4.2.1 Analisis Sistem dan Prosedur Pembelian .....................................24
4.2.2 Sistem Pengendalian Intern ..........................................................34
2.1.1 Perbandingan Sistem dan Prosedur Pembelian pada Hotel dengan
Teori .....................................................................................................36
4.3
Manfaat bagi Perusahaan ................................................................... 38
BAB V SIMPULAN DAN SARAN
5.1
Simpulan ............................................................................................ 39
5.2
Saran ................................................................................................... 40
DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................... 41
LAMPIRAN ........................................................................................................ 42
vii
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Penelitian Sebelumnya .......................................................................... 17
viii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Flowchart Pembelian Tunai .............................................................. 11
Gambar 2.1 Flowchart Pembelian Kredit ............................................................. 14
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Departemen Akuntansi ...................................... 22
Gambar 4.2 Flowchart Pembelian Tunai .............................................................. 28
Gambar 4.3 Flowchart Pembelian Kredit ............................................................. 30
ix
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Kartu Stock Barang .......................................................................... 42
Lampiran 2 Patty Cash Payment Voucher ........................................................... 43
Lampiran 3 Purchase Requesition ........................................................................ 44
Lampiran 4 Purchase Order ................................................................................. 45
Lampiran 5 Cash Advance Payment .................................................................... 46
Lampiran 6 Market Lish........................................................................................ 47
Lampiran 7 AP Jurnal Lish .................................................................................. 48
Lampiran 8 AP Lish ............................................................................................. 49
Lampiran 9 Receiving Record ............................................................................. 50
Lampiran 10 Invoice ............................................................................................ 51
Lampiran 11 AP Payment Voucher ..................................................................... 52
x