ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN DAN PIUTANG DAGANG PADA PT SAAG UTAMA
UNIVERSITAS BINA NUSANTARA
Jurusan Ilmu Komputer Program Studi Komputerisasi Akuntansi
Skripsi Sarjana Komputer Semester Genap tahun 2005 / 2006
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
AKUNTANSI PENJUALAN DAN PIUTANG DAGANG PADA
PT SAAG UTAMA
Ratna Levina S 0500555021
Kelas / Kelompok : 07PBA / 11
Abstrak
Tujuan penelitian adalah untuk membantu memecahkan permasalahan yang dihadapi oleh PT. SAAG Utama, khususnya pada sistem akuntansi penjualan dan piutang dagang yang sedang berjalan dengan merancang sistem informasi terkomputerisasi. Dalam melakukan penelitian, penulis menggunakan metode analisis dan metode perancangan. Adapun metode analisis dilakukan dengan studi kepustakaan terutama mempelajari buku-buku literatur yang berkaitan dengan sistem informasi penjualan dan piutang dagang pada pada perpustakaan, survei pada sistem yang sedang berjalan, meliputi wawancara dengan manajemen puncak, dan staff PT. SAAG Utama dan observasi langsung pada objek penelitian untuk mengumpulkan hasil penelitian kemudian dilanjutkan dengan mempelajari dan menganalisis hasil penelitian terhadap sistem akuntansi penjualan dan piutang dagang yang lama untuk mencari solusi pengembangan sistem yang lebih baik. Pada perancangan sistem informasi yang baru digunakan metode perancangan terstruktur yang meliputi pembuatan DFD, kamus data, spesifikasi file, ERD, dan perancangan masukan dan keluaran. Dari hasil penelitian, dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem pengendalian intern pada PT. SAAG Utama terdapat beberapa kelemahan, sistem pencatatan transaksi penjualan dan piutang dagang yang dijalankan secara manual masih kurang efisien, terjadinya kesalahan-kesalahan, dan lemahnya pengendalian manajemen terhadap piutang dagang. Penulis menyarankan PT. SAAG Utama menggunakan suatu sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang dagang yang terkomputerisasi ini untuk membantu manajemen mengendalikan transaksi piutang usaha melalui perbaikan struktur informasi pada laporan, penerapan manajemen kredit yang disertai pengawasan teratur dan membantu karyawan PT. SAAG Utama melaksanakan pekerjaannya dengan efisien dan efektif.
Kata Kunci Sistem Informasi Akuntansi, Penjualan, Sistem Pengendalian Intern, Piutang dagang.
PRAKATA
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah Bapa atas rahmatNya yang melindungi, memberkati, memberikan kekuatan, dan semangat dalam penyusunan skripsi ini sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul “ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN DAN PIUTANG DAGANG PADA PT SAAG UTAMA “ semaksimal mungkin.
Dalam kesempatan ini penulis juga ingin menyampaikan ucapan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah memberikan dukungan moril maupun materiil sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Ucapan terima kasih penulis berikan kepada :
1. Ibu Dr. Ir. Theresia Widia Soeryaningsih, MM (alm), selaku Rektor Universitas Bina Nusantara.
2. Bapak Envermy Vem, M.Sc., selaku Pejabat Rektor Universitas Bina Nusantara.
3. Bapak Idris Gautama S.E., S.Kom, MM, MBA, selaku Ketua Program Studi Komputerisasi Akuntansi atas segala saran, bantuan, dan masukan yang telah diberikan sehingga penulis dapat menyusun skripsi dengan kreatif dan lebih baik lagi.
4. Ibu Noerlina, S.Kom, MM, sebagai dosen pembimbing yang menyediakan waktu untuk memberikan masukan, bimbingan dan dukungan yang positif selama penyusunan skripsi.
5. Bapak Petrus Indratjuaja, pemilik dan Presiden Direktur PT. SAAG Utama yang telah mengijinkan penulis melakukan survei dan pengumpulan data untuk skripsi, Ibu. Rully Andalusia, Direktur PT. SAAG Utama dan Ibu Melati, Accounting
Manager, serta karyawan PT. SAAG UTAMA lainnya yang tak dapat penulis
sebutkan namanya satu-persatu turut membantu penulis untuk memperoleh data untuk analisis penelitian skripsi.
5. Teman-teman dekat penulis yang telah memberikan dukungan untuk menyelesaikan skripsi seperti Efa Defi, Jenny, Sioe, Mimi Lea, Vivi Liornadi, William, Diny, dan lainnya yang tidak dapat penulis sebutkan namanya satu persatu.
6. Bpk Rudy Hadi Salim dan Kel. Effendy Salim yang membangkitkan semangat penulis sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini di bawah tekanan dan terima kasih banyak atas segala dukungan baik bersifat material dan immaterial yang diberikan kepada penulis untuk menyelesaikan skripsi ini.
Ada pepatah yang mengatakan tak ada gading yang tidak retak, di akhir kata, penulis menyadari bahwa skripsi yang dibangun masih terdapat beberapa kekurangan baik yang disadari atau tidak. Oleh karena itu, dengan segala kerendahan hati, penulis berharap agar pembaca turut serta memberikan kritik dan masukan yang dapat memperbaiki kelemahan skripsi ini ke arah penyempurnaan yang lebih baik lagi. Sekian dan terima kasih atas perhatiannya.
Jakarta, 15 Maret 2006 Ratna Levina Sari.S
DAFTAR ISI
Halaman Judul Luar Halaman Judul Dalam i
Halaman Persetujuan Hardcover ii
Abstrak iii
Prakata iv
Daftar Isi vi
Daftar Gambar xi
Daftar Tabel xiv
BAB 1 PENDAHULUAN
1
1.1 Latar Belakang
1
1.2 Ruang Lingkup
2
1.3 Tujuan dan Manfaat
3
1.3.1 Tujuan
3
1.3.2 Manfaat
4
1.4 Metodologi Penelitian
4
1.4.1 Metode Analisis
4
1.4.2 Metode Perancangan
5
1.5 Sistematika Penulisan
6 BAB 2 LANDASAN TEORI
7
2.1 Sistem dan Informasi
7
2.1.1 Pengertian Sistem
7
2.1.2 Pengertian Informasi
7
2.1.3 Kualitas Informasi
8
2.1.4 Pengertian Sistem Informasi
9
2.1.5 Tujuan Sistem Informasi
9
2.1.6 Pengertian SIA
10
2.1.7 Komponen Utama Sistem Informasi
10
2.2 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi
11
2.2.1 Pengertian Analisis Sistem
11
2.2.2 Pengertian Perancangan Sistem
12
2.3 Tools yang Digunakan
12
2.3.2 Isi Kamus Data
13
2.3.3 Entity Relationships Diagram 14
2.3.4 Bagan Terstruktur
15
2.4 Normalisasi
15
2.4.1 Pengertian Normalisasi
15
2.4.2 Langkah-langkah Normalisasi
16
2.5 Penjualan Kredit
16
2.5.1 Standar Pemberian Kredit
17
2.5.2 Fungsi yang terkait
18
2.5.3 Informasi yang diperlukan oleh Manajemen
19
2.5.4 Dokumen yang digunakan
19
2.5.5 Catatan Akuntansi yang digunakan
20
2.5.6 Jaringan Prosedur yang membentuk Sistem
21
2.5.7 Unsur Pengendalian Intern
22
2.6 Piutang Dagang
24
2.6.1 Pengertian Piutang Dagang
24
2.6.2 Pengendalian Internal atas Piutang Usaha
24
2.6.3 Dokumen untuk Pencatatan Piutang Dagang
24
2.6.4 Informasi yang diperlukan Manajemen
25
2.6.5 Catatan Akuntansi dalam Pencatatan Transaksi Piutang Usaha
25
2.7 Sistem Retur Penjualan
26
2.7.1 Fungsi terkait
26
2.7.2 Informasi yang diperlukan Manajemen
27
2.7.3 Dokumen yang digunakan
27
2.8 JIT ( Just in Time )
28
2.8.1 Pengertian JIT
28
2.8.2 Dampak penerapan JIT
28
2.8.3 Manfaat JIT
29 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
34
3.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan
40
3.13 Uraian Tanggung Jawab
40
3.1.4 Prosedur Sistem yang berjalan
40
3.1.4.1 Prosedur Sistem Penjualan yang sedang berjalan
45
3.1.4.2 Prosedur Penerimaan Pembayaran dari Pelanggan
49
3.1.4.3 Prosedur Sistem Retur Penjualan
50
3.1.4.4 Prosedur Sistem Penggantian Barang
53
3.2 Diagram Aliran Dokumen pada Sistem yang Berjalan
55
3.2.1 Prosedur Transaksi Penawaran Barang Melalui Tender
55
3.2.2 Prosedur Transaksi Penawaran Barang Melalui Inquiry
56
3.2.3 Prosedur Sistem Penjualan Kredit
57
3.2.4 Prosedur Sistem Penerimaan Pembayaran Pelanggan
60
3.2.5 Prosedur Sistem Retur Penjualan
62
3.2.6 Prosedur Sistem Penggantian Barang
65
3.3 Diagram Aliran Data
67
3.3.1 Diagram Hubungan Sistem yang Sedang Berjalan
67
3.4 Diagram Nol Sistem yang Sedang Berjalan
68
3.5 Analisa Permasalahan dan Identifikasi Kebutuhan Informasi
69
80 BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI YANG DIUSULKAN
4.1 Prosedur yang diusulkan pada Sistem yang Baru
80
4.1.1 Prosedur Penerimaan Order Penjualan yang diusulkan
80
4.1.2 Prosedur Evaluasi Kredit yang diusulkan
81
4.1.3 Prosedur Pengendalian Pengiriman Barang yang diusulkan
81
4.1.4 Prosedur Merekam Transaksi Penerimaan Barang yang diusulkan
82
4.1.5 Prosedur Penerimaan Kas
82
4.1.6 Prosedur Retur Penjualan yang diusulkan
83
4.1.7 Usulan Prosedur Transaksi Penggantian Barang yang telah diretur
83
4.2 Diagram Aliran Data
85
4.2.1 Diagram Hubungan
85
4.2.3 Diagram Rinci Proses 1.0
87
4.2.4 Diagram Rinci Proses 2.0
88
4.2.5 Diagram Rinci Proses 3.0
89
4.2.6 Diagram Rinci Proses 4.0
90
4.2.7 Diagram Rinci Proses 5.0
91
4.2.8 Diagram Rinci Proses 6.0
92
4.2.9 Diagram Rinci Proses 7.0
93
4.2.10 Diagram Rinci Proses 8.0
94
4.2.10 Diagram Rinci Proses 8.0 ( Lanjutan )
95
4.3 Data Sistem
96
4.3.1 Kamus Data untuk Aliran Data
96
4.3.2 Kamus Data untuk Penyimpanan Data 100
4.3.3 Kamus Data untuk Laporan 101
4.3.4 Kamus Data untuk Jurnal 104
4.4 Normalisasi 105
4.5 Spesifikasi File 117
4.6 Entity Relationship Diagram 132
4.7 Bagan Terstruktur 133
4.8 Spesifikasi Proses 158
4.9 Rancangan Layar Masukan ( Input ) 176
4.10 Rancangan Layar Keluaran ( Output ) 190
4.11 Rencana Implementasi 194
4.11.1 Tata Laksana Sistem yang diusulkan 194
4.11.2 Struktur Organisasi yang diusulkan 195
4.11.3 Jadwal Rencana Pengembangan dan Implementasi Sistem 196
BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan 197
5.2 Saran 199
DAFTAR PUSTAKA RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN-LAMPIRAN FOTOCOPY SURAT SURVEI
DAFTAR GAMBAR
68 Gambar 4.1 Diagram Hubungan Sistem Informasi yang Diusulkan
Gambar 4.14 Bagan Terstruktur untuk Modul Master 133Gambar 4.13 Bagan Terstruktur untuk Modul Utama 13395 Gambar 4.12 Diagram Hubungan Entitas 132
94 Gambar 4.11 Diagram Rinci Proses 8.0 ( Lanjutan )
93 Gambar 4.10 Diagram Rinci Proses 8.0
92 Gambar 4.9 Diagram Rinci Proses 7.0
91 Gambar 4.8 Diagram Rinci Proses 6.0
90 Gambar 4.7 Diagram Rinci Proses 5.0
89 Gambar 4.6 Diagram Rinci Proses 4.0
88 Gambar 4.5 Diagram Rinci Proses 3.0
87 Gambar 4.4 Diagram Rinci Proses 2.0
86 Gambar 4.3 Diagram Rinci Proses 1.0
85 Gambar 4.2 Diagram Nol Sistem Informasi yang Diusulkan
67 Gambar 3.15 Diagram Nol Sistem yang sedang berjalan
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan66 Gambar 3.14 Diagram Hubungan Sistem yang sedang berjalan
65 Gambar 3.13 Sistem Prosedur Penggantian Barang ( Lanjutan )
64 Gambar 3.12 Sistem Prosedur Penggantian Barang
63 Gambar 3.11 Sistem Prosedur Retur Penjualan ( Lanjutan )
62 Gambar 3.10 Sistem Prosedur Retur Penjualan ( Lanjutan )
61 Gambar 3.9 Sistem Prosedur Retur Penjualan
60 Gambar 3.8 Sistem Prosedur Penerimaan Kas ( Lanjutan )
59 Gambar 3.7 Sistem Prosedur Penerimaan Kas
58 Gambar 3.6 Sistem Prosedur Penjualan Kredit ( Lanjutan )
57 Gambar 3.5 Sistem Prosedur Penjualan Kredit ( Lanjutan )
56 Gambar 3.4 Sistem Prosedur Penjualan Kredit
55 Gambar 3.3 Transaksi Permintaan Penawaran Barang Melalui Inquiry
40 Gambar 3.2 Transaksi Permintaan Penawaran Barang Melalui Tender
Gambar 4.15 Bagan Terstruktur untuk Modul File 134Gambar 4.16 Bagan Terstruktur untuk Pendataan Pelanggan 134Gambar 4.33 Bagan Terstruktur untuk Cetak Laporan Status Order Penjualan 147Gambar 4.47 Rancangan Layar Masukan Menu Transaksi 176Gambar 4.46 Rancangan Layar Masukan Menu Master 176Gambar 4.45 Rancangan Layar Masukan Login 176Gambar 4.44 Bagan Terstruktur untuk Jurnal Penerimaan Kas 157Gambar 4.43 Bagan Terstruktur untuk Jurnal Penjualan 156Gambar 4.42 Bagan Terstruktur untuk Laporan Retur dan Penggantian barang 156Gambar 4.41 Bagan Terstruktur untuk Laporan Mutasi Kredit Pelanggan 155Gambar 4.40 Bagan Terstruktur untuk Laporan Pembayaran 154Gambar 4.39 Bagan Terstruktur untuk Laporan Saldo Piutang 153Gambar 4.38 Bagan Terstruktur untuk Cetak Laporan Umur Piutang 152Gambar 4.37 Bagan Terstruktur untuk Cetak Laporan Kredibilitas Pelanggan 151Gambar 4.36 Bagan Terstruktur Cetak Laporan Penjualan daerah Pemasaran 150Gambar 4.35 Bagan Terstruktur untuk Cetak Laporan Penjualan Produk 149Gambar 4.34 Bagan Terstruktur untuk Cetak Laporan Status Pengiriman barang 148Gambar 4.32 Bagan Terstruktur untuk Laporan Piutang 146Gambar 4.17 Bagan Terstruktur untuk Pendataan Principal 135Gambar 4.31 Bagan Terstruktur untuk Laporan Penjualan 146Gambar 4.30 Bagan Terstruktur untuk Laporan Status Pengiriman Barang 145Gambar 4.29 Bagan Terstruktur untuk Laporan Status Order Penjualan 145Gambar 4.28 Bagan Terstruktur untuk Proses pembuatan BPB 144Gambar 4.27 Bagan Terstruktur untuk Proses pembuatan Memo Kredit 144Gambar 4.26 Bagan Terstruktur untuk Proses pembuatan TTB 143Gambar 4.25 Bagan Terstruktur untuk Proses pembuatan BKM 142Gambar 4.24 Bagan Terstruktur untuk Proses merekam Penjualan 141Gambar 4.23 Bagan Terstruktur untuk Proses pembuatan Invoice 140Gambar 4.22 Bagan Terstruktur untuk Proses pembuatan Surat Jalan 139Gambar 4.21 Bagan Terstruktur untuk Proses Evaluasi Kredit Pelanggan 138Gambar 4.20 Bagan Terstruktur untuk Pembuatan S.O ( lanjutan ) 137Gambar 4.19 Bagan Terstruktur untuk Pembuatan S.O 136Gambar 4.18 Bagan Terstruktur untuk Pendataan Barang 135Gambar 4.48 Rancangan Layar Masukan Master Pelanggam 177Gambar 4.49 Rancangan Layar Masukan Master Barang 178Gambar 4.63 Rancangan Layar Menu Cetak Laporan Status Order PenjualanGambar 4.74 Rancangan Layar Menu Cetak Jurnal Penerimaan KasGambar 4.73 Rancangan Layar Menu Cetak Jurnal PenjualanPenggantian Barang
Gambar 4.72 Rancangan Layar Menu Cetak Laporan Retur Penjualan &Gambar 4.71 Rancangan Layar Menu Cetak Laporan Mutasi Kredit PelangganGambar 4.70 Rancangan Layar Menu Cetak Laporan Pembayaran PelangganGambar 4.69 Rancangan Layar Menu Cetak Laporan Saldo PiutangGambar 4.68 Rancangan Layar Menu Cetak Laporan Umur PiutangGambar 4.67 Rancangan Layar Menu Cetak Laporan Kredibilitas PelangganGambar 4.66 Rancangan Layar Menu Cetak Laporan Penjualan Daerah PemasaranGambar 4.65 Rancangan Layar Menu Cetak Laporan Penjualan Kelompok ProdukGambar 4.64 Rancangan Layar Menu Cetak Laporan Pengiriman BarangGambar 4.62 Rancangan Layar Menu Laporan PiutangGambar 4.50 Rancangan Layar Masukan Master Principal 179Gambar 4.61 Rancangan Layar Menu Laporan Penjualan 190Gambar 4.60 Rancangan Layar View Transaksi Piutang Pelanggan 189Gambar 4.59 Rancangan Layar Penambahan / Pengurangan Limit Kredit 188187
Gambar 4.58 Rancangan Layar Masukan BPBGambar 4.57 Rancangan Layar Masukan Memo Kredit 186185
Gambar 4.56 Rancangan Layar Masukan TTBGambar 4.55 Rancangan Layar Masukan BKM 184Gambar 4.54 Rancangan Layar View Status Invoice 183Gambar 4.53 Rancangan Layar Masukan Invoice 182Gambar 4.52 Rancangan Layar Masukan Surat Jalan 181Gambar 4.51 Rancangan Layar Masukan Sales Order 180190 191 191 191 192 192 192 193 193 193 194 194 194
DAFTAR TABEL
Tabel 4.1 File Master Pelanggan117
Tabel 4.2 File Master Barang119
Tabel 4.4 File Master Principal120
Tabel 4.5 File Sales Order122
Tabel 4.6 File Sales Order Detail122
Tabel 4.7 File Surat Jalan Header122
Tabel 4.8 File Surat Jalan Detail123
Tabel 4.9 File Invoice Header124
Tabel 4.10 File Invoice Detail124
Tabel 4.11 File Transaksi Piutang Pelanggan Header 125Tabel 4.12 File Transaksi Piutang Pelanggan Detail 125Tabel 4.13 File BKM126
Tabel 4.14 File TTB Header127
Tabel 4.15 File TTB Detail128
Tabel 4.16 File Memo Kredit Header129
Tabel 4.17 File Memo Kredit Detail130
Tabel 4.18 File BPB Header131
Tabel 4.19 File BPB Detail131