BAB I PENDAHULUAN - SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN BAHAN MAKANAN DI INSTALASI GIZI RSU Dr. WAHIDIN SUDIROHUSODO MOJOKERTO Repository - UNAIR REPOSITORY
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
RSU Dr. Wahidin Sudiro Husodo adalah Instalasi Pemerintah Mojokerto yang bergerak dalam bidang jasa pelayanan kesehatan yang berdiri dan diresmikan pada Desember 2012 berlokasi di Jalan Surodinawan, Mojokerto. Rumah sakit ini mulai beroperasi dengan grade sebagai rumah sakit tipe B dengan kapasitas 278 bed rawat inap yang saat ini memiliki fasilitas lebih lengkap serta pelayanan yang lebih kompleks yakni Poliklinik Spesialis, Laboratorium Medis, Farmasi, Gizi, Radiologi, Endoscopy Center, Forensik, USG 4 Dimensi, EEG, Rehabilitasi Medik, Treadmill,
ICU/ICCU, NICU/PICU, Hemodialis, serta Gedung Bedah Sentral yang di dalamnya terdapat segala fasilitas dan kebutuhan untuk penanganan kasus bedah, sehingga lebih cepat, akurat, dan efisien. Rumah sakit ini juga mengoptimalkan pelayanan BPJS selaku pelaksana sistem jaminan kesehatan yang dibentuk oleh pemerintah guna memberikan jaminan kesehatan kepada seluruh warga negara Indonesia. Sesuai dengan motto RSU. DR. Wahidin Sudiro Husodo "Kepuasan Pasien Dambaan Kami" dalam menjalankan pelayanan kesehatan serta pengabdian kepada negara, rumah sakit
1
2 ini mengedepankan integritas, SDM yang berkualitas serta profesional, nilai-nilai etika, dan menjalin komunikasi baik dengan seluruh elemen.
Dalam prosesnya untuk memberikan pelayanan maksimal guna menjaga asupan gizi seluruh pasien dalam seluruh instalasi rawat inap sesuai kondisi dan kebutuhan rumah sakit ini menyediakan fasilitas intansi gizi. Instalasi gizi ini dipimpin oleh seorang ketua yang membawahi tiga bidang ahli yakni AHLI GIZI MSPM, LITBANG, dan KOORDINATOR AHLI GIZI KLINIK. Untuk bidang AHLI GIZI MSPM membawahi tiga bidang lain yaitu petugas gudang, juru masak, dan pramusaji. Sedangkan untuk KOORDINATOR AHLI GIZI KLINIK membawahi dua bidang lain yaitu koordinator ahli gizi rawat jalan dan koordinator ahli gizi rawat inap. Dua bidang tersebut tergabung menjadi bidang ahli gizi klinik yang menangani konsultasi rawat jalan.
Proses bisnis yang terjadi di dalam instalasi gizi ini yaitu dimulai dengan pembuatan menu yang dirinci dengan bahan baku beserta standar porsinya. Standar porsi adalah aturan gizi yang digunakan dalam penyajian makanan yang bergantung pada jenis makanan. Jenis makanan sendiri dibedakan menjadi makanan biasa, lunak, saring, dan cair. Menu ini disusun setiap empat bulan sekali oleh pihak ahli gizi. Setelah proses tersebut selesai maka dilanjutkan dengan proses pembelian bahan
3 baku oleh pihak terkait kepada supplier. Awalnya ahli gizi akan mencatat semua kebutuhan bahan baku yang dibutuhkan selama satu bulan tetapi untuk bahan makanan basah pembelian dilakukan oleh pihak yang terkait setiap hari via telepon kepada supplier, setelah itu daftar tersebut diserahkan ke koperasi rumah sakit untuk diteruskan ke bagian keuangan rumah sakit guna mendapatkan dana belanja. Setelah mendapat dana tersebut pihak koperasi rumah sakit yang akan memesankan bahan baku tersebut kepada supplier yang terkait. Setelah itu bahan baku tersebut akan dikirimkan langsung ke instalasi gizi. Setelah bahan baku tersebut sampai, pihak ahli gizi yang bertugas akan melakukan pengecekan apakah bahan baku tersebut sesuai dengan pesanan. Jika tidak sesuai akan dikembalikan ke pihak supplier. Proses yang terjadi selanjutnya adalah proses pengeluaran bahan makanan sesuai dengan standar porsi yang dibuat. Di sini akan dihitung semua bahan baku makanan yang telah digunakan untuk pembuatan menu makanan. Perhitungan tersebut didasarkan pada standar porsi yang belaku dan bergantung pada jenis kelas kamar pasien. Di sini jenis kelas ruangan pasien dibedakan menjadi paviliun, kelas 1, kelas 2, dan sal. Perbedaan tersebut dipengaruhi oleh fasilitias setiap jenis ruangan yang akan didapatkan. Seiring berjalannya proses bisnis yang terjadi tersebut banyak ditemukan masalah-masalah yang terjadi pada proses bisnis tersebut seperti pada
4 proses pengelolaan menu makanan mengalami kesulitan pada bagian perincian berdasarkan bahan baku dan standar porsinya. Pada proses penyusunan menu makanan yang dibuat dengan jangka waktu empat bulan sekali juga mengalami kesulitan pada perputaran menu makanan dengan ketentuan menu akan diputar selama sepuluh hari sekali. Dalam proses pengadaan dan pemeriksaan stok bahan makanan yang tersedia dan bahan makanan yang harus dibelanjakan memiliki prosedur yang cukup rumit sehingga dibutuhkan ketelitian. Selanjutnya, proses perhitungan bahan makanan sesuai dengan standar porsi yang ditentukan rawan terjadi kesalahan
- – kesalahan akibat keterbatasan manusia. Dalam penyimpanan dokumen seperti nota belanja masih belum tersimpan dengan baik sehingga meyusahkan pihak terkait dalam melakukan pencarian dan pembuatan laporan.
Rumusan Masalah
Dari obeservasi yang dilakukan maka permasaahan tersebut dapat dirumuskan sebagai berikut :
1. Bagaimana membangun sebuah sistem informasi yang dapat menangani proses pengelolaan menu dan bahan makanan di RSU Dr. Wahidin Sudirohusodo?
2. Bagaimana menghasilkan sebuah laporan pengadaan bahan makanan, penerimaan bahan makanan, dan pengeluaran bahan makanan sehingga dapat
5 memudahkan pengawasan dan pemantauan oleh kepala instalasi gizi rumah sakit Dr. Wahidin Sudirohusodo Mojokerto?
1.3 Tujuan dan Manfaat
Adapun tujuan dan manfaat dari perancangan dan pembuatan sistem informasi pengelolaan bahan makanan berbasis web adalah sebagai berikut : Tujuan :
Adapun tujuan dibuatnya sistem informasi pengelolaan bahan makanan berbasis web untuk pihak terkait adalah sebagia berikut : a) Membangun sebuah sistem informasi yang dapat menangani proses penyusunan menu makanan, pengadaan bahan makanan, dan pengeluaran bahan makanan yang akan digunakan di instalasi gizi RSU Dr. Wahidin Sudirohusodo Mojokerto
b) Menghasilkan sebuah sistem informasi untuk untuk menangani proses pengadaan bahan makanan yang akan digunakan untuk pembuatan menu makanan bulan depan.
6 Manfaat :
Pembuatan sistem informasi pengelolaan bahan makanan berbasis web dapat memberikan manfaat-manfaat sebagai berikut: a) Dapat mengatasi kesulitan perincian menu makanan berdasarkan bahan makanan dan standart porsi pada proses penyusunan menu makanan.
b) Dapat mengatasi permasalahan pada proses pengadaan dan pemeriksaan penerimaan bahan makanan karena dalam proses ini terdapat banyak form dan dokumen yang dipegang oleh berbagai pihak sehingga memungkinkan terjadinya kehilangan atau kerusakan data.
c) Dapat mengatasi permasalahan pada proses perhitungan bahan makanan sesuai standar porsi yang ditentukan rawan terjadi kesalahan d) Dapat mengatasi masalah penyimpanan dokumen yang masih manual sehingga terjadi kesulitan saat pencarian dan pembuatan laporan
1.4 Batasan Masalah
Batasan masalah dalam pembuatan sistem informasi pengelolaan bahan makanan berbasis web antara lain :
1. Proses penyusunan menu makanan.
7
2. Proses penentuan bahan makanan berdasarkan menu makanan
3. Proses pengadaan bahan makanan
4. Proses pengeluaran bahan makanan
5. Proses pembuatan laporan pengadaan bahan makanan, pengeluaran bahan makanan, dan penerimaan bahan makanan Adapun sistem informasi pengelolaan bahan makanan ini dibuat untuk menangani pengelolaan bahan makanan di Instalasi Gizi RSU Dr. Wahidin
Sudirohusodo Mojokerto berdasarkan jenis makanan dan jenis kelas pasien rawat inap tanpa mempertimbangkan diit pasien yang bergantung pada penyakit yang diderita.
BAB II ANALISIS SISTEM Tahap analisis sistem ini merupakan awal dalam membangun sistem
informasi pengelolaan bahan makanan di rumah sakit umum . Dalam analisis sistem dibutuhkan suatu metode untuk menganalisis dan desain sistem yang digunakan dalam sebuah perancangan dan pembuatan aplikasi. Untuk menganalisis kebutuhan sistem, metode survei yang dilakukan yaitu dengan wawancara dan analisis dokumen. Wawancara dilakukan dengan pi hak Ahli Gizi MSPM. Tujuan wawancara untuk mengetahui permasalahan dan kendala pada sistem saat ini yang sedang berjalan, untuk mengetahui proses atau prosedur kerja dan untuk mendapatkan data yang ada dalam proses sistem tersebut. Sehingga dapat menghasilkan suatu output berupa kebutuhan fungsional untuk membentuk sistem proses kerja yang akan datang.
2.1. Profil Organisasi
RSU. Dr Wahidin Sudiro Husodo adalah Instalasi Pemerintah Mojokerto yang bergerak dalam bidang jasa pelayanan kesehatan yang berdiri dan diresmikan pada Desember 2012 berlokasi di Jalan Surodinawan, Mojokerto. Rumah sakit ini mulai beroperasi dengan grade sebagai rumah sakit tipe B dengan kapasitas 278 bed rawat inap yang saat ini memiliki fasilitas lebih lengkap serta pelayanan yang lebih kompleks yakni Poliklinik Spesialis, Laboratorium Medis, Farmasi, Gizi, Radiolo gi, Endoscopy Center, Forensik, USG 4 Dimensi, EEG, Rehabilitasi Medik, Treadmill, ICU/ICCU, NICU/PICU, Hemodialis, serta
8 Gedung Bedah Sentral yang di dalamnya terdapat segala fasilitas dan kebutuhan untuk penanganan kasus bedah, sehingga lebih cepat, akurat, dan efisien. Rumah sakit ini juga mengoptimalkan pelayanan BPJS selaku pelaksana sistem jaminan kesehatan yang dibentuk oleh pemerintah guna memberikan jaminan kesehatan kepada seluruh warga negara Indonesia. Sesuai dengan motto RSU. DR. Wahidin Sudiro Husodo "Kepuasan Pasien Dambaan Kami" dalam menjalankan pelayanan kesehatan serta pengabdian kepada negara, rumah sakit ini mengedepankan integritas, SDM yang berkualitas serta profesional, nilai-nilai etika, dan menjalin komunikasi baik dengan seluruh elemen.
Dalam prosesnya untuk memberikan pelayanan maksimal guna menjaga asupan gizi seluruh pasien dalam seluruh instalasi rawat inap sesuai kondisi dan kebutuhan rumah sakit ini menyediakan fasilitas intalasi gizi.
2.1.1 Visi dan Misi
Sebagai Unit Pelayanan Kesehatan Masyarakat di Kota Mojokerto, Rumah Sakit Umum Dr. Wahidin Sudirohusodo mempunyai visi “Pilihan Utama Masyarakat”.
Untuk mendukung visi yang telah ditetapkan terdapat beberapa misi yang perlu dicapai, yaitu :
- Mewujudkan pelayanan kesehatan yang aman, cepat, tepat akurat, dan terjangkau
- Menjadikan RS sebagai unit pelayanan kesehatan yang memenuhi standart pelayanan medis terkini
- Menciptakan berbagai produk layanan kesehatan unggulan sebagai rujukan wilayah
2.1.2 Struktur Organisasi
Berikut adalah struktur organisasi Instalasi Gizi RSU Dr. Wahidin Sudirohusodo, digambarkan pada struktur organisasi perusahaan gambar di bawah ini
Gambar 2. 1 Struktur Organisasi Instalasi Gizi RSU Dr. Wahidin Sudirohusodo Mojokerto
Keterangan : Bagian yang akan terlibat dalam sistem Deskripsi Struktur Organisasi Instalasi Gizi Rumah Sakit Umum Dr.
Wahidin Sudirohusodo Mojokerto dapat dilihat dari masing
- – masing jabatan yang ada pada struktur organisasi dengan peran sebagai berikut :
1. Kepala Instalasi Gizi
Kepala Instalasi gizi ini bertanggung jawab atas semua aktifitas yang ada di instalasi gizi RSU Dr. Wahidin Sudirohusodo. Dalam sistem pengelolaan bahan makanan di rumah sakit ini, kepala instalasi bertugas untuk mengawasi dan memantau jalannya setiap proses yang ada .
2. Administrasi Bertanggung jawab dan mempunyai wewenang untuk melaksanakan kegiatan administrasi di Instalasi Gizi.
3. Ahli Gizi MSPM (Manajemen Sistem Penyelenggaraan Makanan) Bertugas melakukan koordinasi tugas dalam pengawasan dan pengendalian proses penyelenggaraan makanan untuk menunjang kegiatan pelayanan di Instalasi Gizi.
4. Litbang Melakukan penelitian dan pengembangan gizi terapan dalam rumah sakit yang berhubungan dengan pelayanan gizi di ruang rawat inap dan rawat jalan, penyelenggaraan makanan rumah sakit, penyuluhan, konsultasi, konseling dan rujukan gizi.
5. Koordinator Ahli Gizi Klinik
Bertugas untuk mengkoordinasikan dan melaksanakan kegiatan pelayanan asuhan gizi terpadu pada pasien rawat inap dan rawat jalan untuk menunjang kegiatan pelayanan di Instalasi Gizi.
6. Petugas Gudang Bertanggung jawab atas keluar masuknya bahan makanan yang ada di gudang rumah sakit.
7. Juru Masak Mengelola dan melaksanakan proses produksi makanan, dimulai dari persiapan hingga makanan siap untuk disajikan.
8. Pramusaji Mengelola dan melaksanakan penyelenggaraan makanan meliputi membantu proses pemorsian, melakukan pendistribusian makanan di ruang rawat inap rumah sakit, dan membersihkan peralatan makan.
9. Koordinator Ahli Gizi Rawat Jalan Melaksanakan kegiatan pelayanan asuhan gizi terpadu pada pasien rawat inap dan rawat jalan untuk menunjang kegiatan pelayanan di Instalasi Gizi
10. Koordinator Ahli Gizi Rawat Inap Bertugas mengkoordinasikan dan melaksanakan kegiatan pelayanan asuhan gizi terpadu pada pasien rawat inap untuk menunjang kegiatan pelayanan di Instalasi Gizi.
11. Ahli Gizi Klinik Melaksanakan kegiatan pelayanan asuhan gizi terpadu pada pasien rawat inap dan rawat jalan untuk menunjang kegiatan pelayanan Instalasi Gizi.
2.2 Sistem Kerja Saat ini
Sistem kerja saat ini menceritakan bagian proses dan prosedur kerja dan permasalahan sistem saat ini.
Sistem yang berjalan saat ini terdiri dari empat proses besar yaitu proses penyusunan menu makanan, pengadaan bahan makanan, pengeluaran bahan makanan, dan proses pembuatan laporan.
Bagian-bagian yang terlibat dalam sistem informasi proses pengelolaan bahan makanan di Instlasi Gizi RSU Dr. Wahidin sudirohusodo Mojokerto adalah sebagai berikut:
1. Tim Pembuat Menu Tim pembuat menu makanan ini terdiri dari ahli gizi, kepala masak, dan pengawas makanan. Bertugas untuk membuat daftar menu makanan yang akan digunakan untuk selama empat bulan ke depan dengan ketentuan menu makanan diputar selama 7 hari sekali.
2. Ahli Gizi MSPM Membuat laporan bahan makanan untuk pasien rawat inap. Melakukan pemesanan bahan makanan yang dibutuhkan ke supplier. Melakukan perhitungan bahan makanan yang keluar setiap harinya
3. Petugas Gudang Bertanggung jawab atas keluar masuknya bahan makanan yang ada di gudang bahan makanan Instalasi Gizi RSU Dr. Wahidin Sudirohusodo Mojokerto.
Membuat laporan bahan makanan basah dan bahan makanan kering setiap bulannya.
4. Kepala Instalasi Gizi Kepala Instalasi gizi ini bertanggung jawab atas semua aktifitas yang ada di instalasi gizi RSU Dr. Wahidin Sudirohusodo. Dalam sistem pengelolaan bahan makanan di rumah sakit ini, kepala instalasi bertugas untuk mengawasi dan memantau jalannya setiap proses yang ada.
2.2.1. Proses dan Prosedur Kerja Sistem Saat Ini
Proses dan prosedur kerja sistem yang ada di Sistem Informasi Pengelolaan Bahan Makanan RSU Dr. Wahidin Sudirohusodo Mojokerto adala sebagai berikut :
2.2.2.1 Proses Penyusunan Menu Makanan
Proses penyusunan menu makanan adalah proses yang digunakan untuk menyusun menu makanan selama 4 bulan ke depan dengan ketentuan menu makanan diputar dalam kurun waktu 10 hari. Penyusunan menu makanan ini dilakukan oleh Tim Pembuat Menu dan menu makanan yang sudah jadi akan diuji coba oleh Tim Penilai. Prosedur dari Proses Penyusunan Menu Makanan saat ini adalah sebagai berikut :
1. Tim pembuat menu yang terdiri dari ahli gizi, kepala masak, dan pengawas makanan menetapkan macam menu yang akan dibuat.
2. Tim pembuat menu menetapkan lama siklus menu dan kurun waktu menu akan digunakan,
3. Tim pembuat menu menetapkan pola menu.
4. Tim pembuat menu menentukan besar porsi.
5. Tim pembuat menu merancang format menu.
6. Setelah menu makanan yang terdiri menu makanan biasa, lunak, dan halus jadi maka diadakan pengujian menu oleh tim penguji apakah menu layak digunakan atau tidak, jika disetujui maka langsung diadakan uji coba menu jika tidak maka akan dilakukan revisi.
7. Setelah di revisi, hasil revisi tersebut akan diuji coba kelayakannya sehingga akan dihasilkan menu makanan yang akan digunakan selama empat bulan ke depan.
8. Setelah menu makanan tersebut jadi, menu makanan tersebut diserahkan kepada Juru Masak untuk dilakukan proses produksi makanan.
Penjelasan mengenai prosedur penyusunan menu makanan dapat dilihat pada gambar 2.2. Gambar 2. 2 Document Flow Diagram Proses Penyusunan Menu Makanan
2.2.2.2 Proses Pengadaan Bahan Makanan
Proses pengadaan bahan makanan dilakukan oleh Ahli Gizi MSPM. Proses pengadaan bahan makanan ini terbagi menjadi 2 jenis yaitu pengadaan kebutuhan bahan makanan basah dan kering. Pengadaan bahan makanan kering dilakukan 1 bulan sekali, sedangkan untuk pengadaan kebutuhan bahan makanan basah dilakukan sehari sebelum proses produksi makanan. Setiap bahan makanan yang telah dibeli akan diterima dan dicek oleh petugas gudang. Jika bahan makanan sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan, maka bahan makanan dapat disimpan di gudang penyimpanan bahan makanan, tapi jika tidak sesuai bahan makanan tersebut akan ditukar ke supplier dengan bahan makanan yang sesuai.
Masalah yang ada dalam proses ini adalah terdapat banyak form yang dipegang oleh banyak pihak sehingga memungkinkan terjadinya kerusakan form atau kehilangan data.
Prosedur dari Pengadaan Bahan Makanan saat ini adalah sebagai berikut :
1. Ahli Gizi MSPM RSU Dr. Wahidin Sudirohusodo Mojokerto menentukan jumlah pemesanan kebutuhan bahan makanan yang akan dibeli berdasarkan jumlah pasien
2. Selanjutnya Ahli Gizi MSPM RSU Dr. Wahidin Sudirohusodo Mojokerto melakukan rekapitulasi kebutuhan bahan makanan.
3. Dari prosedur penentuan jumlah pemesanan dan rekapitulasi kebutuhan bahan makanan, akan di hasilkan sebuah form yang berisi tentang kebutuhan bahan makanan basah dan kering rangkap 3. Dua form yang berisi kebutuhan bahan makanan basah dan kering akan diserahkan kepada supplier, sedangkan yang lainnya akan diserhkan ke petugas gudang.
4. Form kebutuhan bahan makanan basah dan kering akan diserahkan kepada
supplier untuk dilakukan proses pengadaan bahan makanan terkait kebutuhan yang ada di dalam form tersebut.
5. Supplier akan melakukan pengiriman bahan makanan sesuai dengan yang tertera di dalam form tersebut. Untuk pengiriman bahan makanan kering dilakukan setiap bulannya sedangkan untuk bahan makanan basah dilakukan setiap hari.
6. Supplier memberikan bukti nota dan akan mengirimkannya bersamaan dengan bahan makanan kepada petugas gudang instalasi gizi.
7. Petugas gudang melakukan pengecekan terhadap barang yang telah dikirim
supplier dengan cara mencocokkan nota yang dikirimkan oleh supplier dengan form kebutuhan bahan makanan basah dan kering, apakah bahan makanan
tersebut telah sesuai dengan pesanan atau tidak.
8. Jika bahan makanan belum sesuai dengan pemesanan, maka bahan makanan tersebut akan dikembalikan ke supplier untuk dilakukan penukaran, sedangkan jika bahan makanan telah sesuai maka petugas gudang akan melakukan penyimpanan bahan makanan tersebut ke dalam gudang.
9. Petugas gudang akan membuat rekapan berita acara penerimaan bahan makanaan dan nota belanja bahan makanan selama 1 bulan Penjelasan mengenai prosedur pengadaan bahan makanan dapat dilihat pada gambar 2.3.
2.2.2.3 Proses Pengeluaran Bahan Makanan
Proses pengeluaran bahan makanan ini yaitu proses pengeluaran bahan makanan dari gudang untuk diolah menjadi makanan yang akan disajikan untuk pasien rawat inap. Pada proses ini ditemukan masalah rawan terjadinya kesalahan dalam pencatatan bahan makanan yang diminta oleh Ahli Gizi MSPM dengan yang dikeluarkan oleh Petugas Gudang.
Prosedur dari Pengeluaran Bahan Makanan saat ini adalah sebagai berikut :
1. Ahli Gizi MSPM RSU Dr. Wahidin Sudirohusodo Mojokerto melakukan konfirmasi jumlah pasien hari tersebut.
2. Data pasien pada hari tersebut akan dijadikan acuan untuk beraa banyak bahan makanan yang dibutuhkan untuk proses pengolahan bahan makanan menjadi makanan siap saji.
3. Ahli Gizi MSPM mengisi form bukti barang keluar untuk melakukan permintaan pengeluaran bahan makanan sesuai dengan kebutuhan kepada petugas gudang.
4. Form bukti barang keluar tersebut diberikan kepada petugas gudang untuk dilakukan proses pengeluaran bahan makanan.
5. Petugas gudang melakukan pengeluaran bahan makanan serta mengisi form bahan bukti barang keluar.
6. Form bukti barang keluar tersebut dikembalikan lagi kepada Ahli Gizi MSPM untuk dijadikan arsip sebagai laporan dan bahan makanan yang dikeluarkan dari gudang tadi diberikan kepada juru masak untuk dilakukan pengolahan bahan makanan menjadi makanan yang akan disajikan untuk pasien rawat inap.
7. Ahli Gizi MSPM melakukan perhitungan bahan makanan yang telah dikeluarkan berdasarkan standart porsi dan jenis kelas pasien sehingga menghasilkan data jumlah bahan makanan yang telah digunakan.
Penjelasan mengenai prosedur pengeluaran bahan makanan dapat dilihat pada gambar 2.4. Gambar 2. 3 Document Flow Diagram Proses Pengadaan Bahan Makanan
Gambar 2. 4 Document Flow Diagram Proses Pengeluaran Bahan Makanan2.2.2.4 Proses Pembuatan Laporan
Terdapat 3 laporan yang dibuat setiap bulannya yaitu laporan pengadaan bahan makanan, laporan pengeluaran bahan makanan, dan laporan penerimaan bahan makanan. Laporan pengadaan bahan makanan dan pengeluaran bahan makanan dibuat oleh Ahli Gizi MSPM sedangkan laporan penerimaan bahan makanan dibuat oleh Petugas Gudang.
Prosedur proses pembuatan laporan adalah sebagai berikut :
1. Ahli Gizi MSPM merekap dan mengolah data kebutuhan bahan makanan basah dan kering yang di dapat dari proses pengadaan bahan makanan, ahli gizi MSPM juga merekap dan mengolah data jumlah bahan makanan yang keluar yang didapat dari proses pengeluaran bahan makanan. Petugas Gudang merekap dan mengolah data berita acara pemeriksaan bahan makanan dan hasil rekap nota belanja dari aktifitas penerimaan bahan makanan.
2. Ahli Gizi MSPM mencetak laporan yang dibuat. Petugas Gudang juga mncetak laporan yang dibuat. Laporan dibuat rangkap 2
3. Laporan yang dibuat Ahli Gizi dan Petugas Gudang diberikan kepada Kepala Instalasi Gizi untuk ditandatangani.
4. Kepala Instalasi Gizi mengembalikan laporan yang telah ditandatangani kepada Ahli Gizi MSPM dan Petugas Gudang untuk disimpan.
Document Flow Diagram Proses Pembuatan Laporan dapat dilihat pada gambar 2.5
Gambar 2. 5 Document Flow Diagram Proses Pembuatan Laporan Dokumen yang digunakan dalam Sistem Informasi Pengelolaan Bahan
Makanan di Instalasi Gizi Rumah Sakit Umum Dr. Wahidin Sudirohusodo saat ini antara lain (Lihat pada Halaman Lampiran) :
1. Form Kebutuhan Bahan Basah
Form ini digunakan untuk mencatat semua data bahan makanan basah
yang dibutuhkan untuk proses produksi makanan harian. Terdapat berat pesan dan berat terima bahan makanan yang dibutuhkan dalam form ini. Berat pesan merupakan perkiraan berat bahan makanan yang dibutuhkan dalam proses produksi makanan, sedangkan berat terima merupakan hasil realisasi dari berat bahan makanan yng dibutuhkan pada hari tersebut. (Lampiran I)
2. Berita Acara Pemeriksaan dan Penerimaan Bahan Makanan Berita Acara ini digunakan untuk merekap semua bahan makanan baik basah maupun kering yang telah dikirim oleh supplier. Bahan makanan ini diperiksa apakah sudah sesuai dengan spesifikasi bahan makanan yang telah ditentukan atau belum.(Lampiran II)
3. Form Bukti Barang Keluar
Form ini digunakan untuk mencatat semua bahan makanan yang keluar
dari gudang untuk proses produksi makanan setiap harinya.(Lampiran III)
4. Data Standard Porsi Menu Makanan Biasa
Form ini digunakan untuk melihat standard porsi bahan makanan yang
telah ditentukan untuk menu makanan yang berjenis biasa. Dalam form ini standard menu makanan juga ditentukan berdasarkan dengan kelas ruangan kamar pasien yang terdiri dari Kelas III, Kelas II, Kelas I, dan PAV. (Lampiran IV).
5. Data Standard Porsi Menu Makanan Lunak
Form ini digunakan untuk melihat standard porsi bahan makanan
yang telah ditentukan untuk menu makanan lunak. Makanan lunak diberikan kepada pasien ketika pasien tidak dapat makan jenis menu makanan biasa karena kondisi kesehatan tubuh yang tidak memungkinkan. Pembagian standard porsi dalam menu makanan ini juga dikategorikan berdasarkan kelas ruangan kamar pasien yang terdiri dari Kelas III, Kelas II, Kelas I, dan PAV. Dalam form ini juga disertakan nilai gizi makanan lunak yang wajib terkandung dalam bahan makanan tersebut. (lampiran V)
6. Menu Makanan Lunak Form menu makanan lunak ini berisi tentang semua daftar menu makanan untuk makanan berjenis lunak mulai dari tanggal 1 sampai 30 untuk setiap bulannya. Di dalam form ini juga terdapat snack yang harus diberikan untuk pasien rawat inap yang diperbolehkan memakan makanan berjenis ini. (Lampiran
VI).
7. Menu Makanan Biasa
Form menu makanan biasa ini berisi tentang semua daftar menu makanan untuk makanan berjenis biasa mulai dari tanggal 1 sampai 30 untuk setiap bulannya. Di dalam form ini juga terdapat snack yang harus diberikan untuk pasien rawat inap yang diperbolehkan memakan makanan berjenis ini. (Lampiran
VII).
8. Menu Makanan Halus
Form menu makanan halus ini berisi tentang semua daftar menu
makanan untuk makanan berjenis halus mulai dari tanggal 1 sampai 30 untuk setiap bulannya. Di dalam form ini juga terdapat snack yang harus diberikan untuk pasien rawat inap yang diperbolehkan memakan makanan berjenis ini. (Lampiran VIII).
9. Nota Bahan Makanan Nota ini adalah tanda bukti transaksi pengadaan bahan makanan yang diberikan oleh supplier kepada petugas gudang. Nota bahan makanan ini digunakan untuk proses pengecekan bahan makanan ketika bahan makanan akan dimasukkan ke dalam gudang selain itu nota ini digunakan untuk membuat rekapan belanja bulanan. (Lampiran IX).
2.2.2 Permasalahan sistem saat ini
Pengelolaan bahan makanan di instalasi gizi RSU Dr. Wahidin Sudirohusodo Mojokerto masih dilakukan secara manual. Permasalahan yang sering muncul di sini adalah penyusunan menu makanan yang dibuat secara manual menyebabkan data tidak terorganisir dengan baik.
Untuk penggambaran permasalahan digunakan Fishbone diagram yang bisa dilihat pada gambar 2.6 Gambar 2. 6 Fishbone diagram Sistem Informasi Pengelolaan Bahan Makanan di Instalasi Gizi RSU Dr. Wahidin Sudirohusodo Mojokerto
Berikut adalah deskripsi tentang permasalahan terkait fishbone diagram di atas yang ada di setiap proses :
1. Proses Pengadaan Bahan Makanan Sistem kerja proses pengadaan bahan makanan di Instalasi Gizi RSU Dr.
Wahidin Sudirohusodo Mojokerto ini juga masih menggunakan proses yang manual. Misalnya untuk proses pengadaan bahan makanan masih menggunakan
form
- – form kebutuhan bahan makanan basah dan kering yang berjumlah masing-
masing 3 lembar yang dipegang oleh ahli gizi, supplier, dan petugas gudang yang akan digunakan untuk proses penerimaan bahan makanan juga. Hal ini memungkinkan terjadinya kerusakan atau hilangnya form pada pihk – pihak terkait. Proses pengadaan bahan makanan ini juga memakan waktu karena untuk mengetahui berapa banyak bahan makanan yang akan dibeli, ahli gizi harus bertanya pada petugas rawat inap berapa jumlah pasien pada hari tersebut. Karena pengadaan bahan makanan juga bergantung ada jumlah pasien.
2. Proses Pengeluaran Bahan Makanan Proses pengeluaran bahan baku makanan ini juga masih dilakukan dengan proses yang manual sehingga permasalahan yang sering timbul adalah rawan terjadinya kesalahan perhitungan yang diakibatkan oleh perhitungan yang cukup rumit. Tidak menutup kemungkinan terjadinya human error akibat perhitungan yang rumit tersebut.
3. Pengawasan dan Pemantauan Kepala Instalasi Gizi Pengawasan dan Pemantauan oleh Kepala Instalasi Gizi RSU Dr. Wahidin
Sudirohusodo selama ini belum maksimal dikarenakan keterbatasan waktu dan
Kepala Instalasi Gizi harus datang ke kantor dahulu untuk memantau proses bisnis yang terjadi dikarenakan tidak ada sistem yang memadai untuk diakses di mana saja.
4. Dokumen dan Laporan Masalah yang sering terjadi dalam proses penyimpanan dokumen dan pembuatan laporan adalah pencarian dokumen membutuhkan waktu lama karena data yang telah dibuat tidak terdokumentasi dengan baik. Selain itu terdapat masalah lain yaitu daya rawan hilang diakibatkan karena data tidak beraturan atau tidak tersimpan dengan baik.
2.3 Sistem kerja baru Sistem kerja baru yang akan dibuat tidak akan merubah banyak prosesnya.
Sistem kerja baru ini akan difungsikan untuk menunjang dan mengoptimalkan proses bisnis yang ada dengan efektif dan efisien. Sehingga dengan adanya sistem kerja baru proses pengelolaan bahan makanan di Instalasi Gizi Rumah Sakit Umum Dr. Wahidin Sudirohusodo yang terdiri dari proses penyusunan menu makanan, proses pengadaan bahan makanan, proses pengeluaran bahan makanan, dan proses pembuatan laporan, masalah
- – masalah yang ada dalam sistem sebelumnya dapat terselesaikan dengan baik
2.3.1. Proses dan Prosedur Penyusunan Menu Makanan
Proses ini digunakan untuk menyusun menu makanan yang akan digunakan untuk 4 bulan ke depan. Dengan ketentuan menu makanan akan diputar selama 10 hari sekali. Hak akses ini diberikan kepada Tim Pembuat Menu untuk menyusun menu makanan dan Tim Penguji untuk memberikan persetujuan menu makanan yang telah dibuat oleh Tim Pembuat Menu
Dari usulan proses baru tersebut maka dapat dihasilkan prosedur dari proses penyusunan menu makanan sebagai berikut :
1. Tim pembuat menu memasukkan data menu makanan beserta bahan makanan .
2. Tim pembuat menu memasukkan data penyusunan menu makanan dan jadwal menu makanan untuk kapan menu tersebut akan digunakan.
3. Tim pembuat menu mencetak menu dan jadwal makanan yang akan digunakan selama 4 bulan ke depan.
Setelah melihat proses dan prosedur sistem kerja baru dari proses penyusunan menu makanan, maka dapat ditentukan analisa kebutuhan sistem baru yang akan digunakan untuk menunjang jalannya sistem yaitu sebagai berikut :
1. Tim pembuat menu menginputkan data menu makanan dan bahan makanan.
2. Tim Pembuat Menu memasukkan data penyusunan menu makanan beserta jadwal yang akan digunakan.
2.3.2 Proses dan Prosedur Penentuan Bahan Makanan Berdasarkan Menu Makanan
Proses ini digunakan untuk menentukan bahan makanan disertai dengan jumlahnya ketika akan dilakukan proses produksi bahan makanan. Proses ini terdiri dari proses input data pasien dan input penentuan bahan makanan yang akan digunakan berdasarkan menu makanan yang telah terjadwal.
Dari usulan proses baru tersebut maka dapat dihasilkan prosedur dari proses penentuan bahan makanan berdasrkan menu makanan sebagai berikut :
1. Petugas rawat inap menginputkan data pasien yang terdiri dari jumlah pasien di setiap kelas ruangan.
2. Ahli Gizi MSPM menginputkan data bahan makanan beserta dengan jumlahnya terkait dengan menu makanan yang telah dijadwalkan.
Setelah melihat proses dan prosedur sistem kerja baru dari proses penentuan bahan makanan berdasarkan menu makanan, maka dapat ditentukan analisa kebutuhan sistem baru yang akan digunakan untuk menunjang jalannya sistem yaitu sebagai berikut :
1. Petugas rawat inap menginputkan data pasien yang terdiri dari jumlah pasien di setiap kelas ruangan.
2. Ahli Gizi MSPM menginputkan data bahan makanan beserta dengan jumlahnya terkait dengan menu makanan yang telah dijadwalkan.
2.3.3 Proses dan Prosedur Pengadaan Bahan Makanan
Proses ini digunakan untuk mencatat semua kebutuhan bahan makanan yang dibutuhkan untuk proses produksi makanan. Proses pengadaan bahan makanan terdiri dari proses input kebutuhan pemesanan, proses cetak kebutuhan pemesanan, dan proses penerimaan bahan makanan. Untuk proses input kebutuhan pemesanan dan cetak kebutuhan pemesanan dilakukan oleh Ahli Gizi MSPM, sedangkan untuk proses penerimaan bahan makanan dilakukan oleh Petugas Gudang.
Dari usulan proses baru tersebut maka dapat dihasilkan prosedur dari proses pengadaan bahan makanan sebagai berikut :
1. Ahli Gizi MSPM memasukkan data pengadaan bahan makanan yang dibutuhkan berdasarkan menu makanan yang terdapat di dalam jadwal menu makanan
2. Ahli Gizi MSPM melakukan cetak kebutuhan bahan makanan yang telah diinputkan.
3. Petugas Gudang melakukan penerimaan dan pengecekan terhadap barang yang telah dikirim oleh supplier apakah telah sesuai dengan pemesanan yang dilakukan Ahli Gizi MSPM atau tidak.
Setelah melihat proses dan prosedur sistem kerja baru dari proses pengadaan bahan makanan, maka dapat ditentukan analisa kebutuhan sistem baru yang akan digunakan untuk menunjang jalannya sistem yaitu sebagai berikut :
1. Ahli Gizi MSPM menginputkan data kebutuhan pemesanan bahan makanan.
2. Ahli Gizi mencetak kebutuhan bahan makanan.
3. Petugas Gudang melakukan pengecekan terhadap bahan yang telah dikirim supplier .
2.3.4 Proses dan Prosedur Pengeluaran Bahan Makanan
Proses ini digunakan untuk menghitung jumlah keseluruhan bahan makanan yang digunakan untuk proses produksi pada hari itu. Proses ini menggunakan jenis kelas dan standard porsi sebagai variabel. Di mana perhitungan bahan makanan dilakukan berdasarkan standard porsi dalam jenis kelas dan jenis makanan yang berlaku. Proses yang akan dibangun meliputi proses
input jumlah pasien, proses perhitungan bahan baku yang dikeluarkan, dan proses cetak pengeluaran bahan baku.
Dari usulan proses baru tersebut maka dapat dihasilkan prosedur dari proses pengeluaran bahan makanan sebagai berikut :
1. Kepala Instalasi Gizi menginputkan data pasien pada hari tersebut
2. Ahli Gizi menginputkan data pengeluaran bahan makanan yang digunakan pada hari tersebut
3. Sistem akan menghitung jumlah bahan makanan yng keluar hari itu dengan otomatis
4. Ahli Gizi mencetak data pengeluaran bahan makanan pada hari tersebut Setelah melihat proses dan prosedur sistem kerja baru dari proses pengeluaran bahan makanan, maka dapat ditentukan analisa kebutuhan sistem baru yang akan digunakan untuk menunjang jalannya sistem yaitu sebagai berikut :
1. Ahli Gizi MSPM memasukkan data pasien pada hari tersebut
2. Ahli Gizi menginputkan data pengeluaran bahan makanan yang digunakan pada hari tersebut
3. Ahli Gizi mencetak bahan makanan beserta dengan jumlahnya yang digunakan pada hari tersebut.
2.3.5 Proses dan Prosedur Pembuatan Laporan
Proses ini digunakan untuk mengenerate laporan pengadaan bahan makanan, laporan penerimaan bahan makanan, dan laporan pengeluaran bahan makanan. Yang dapat mengakses fitur ini adalah petugas gudang dan ahli gizi MSPM
Dari usulan proses baru tersebut maka dapat dihasilkan prosedur dari proses pembuatan laporan sebagai berikut :
1. Ahli Gizi MSPM memilih jenis laporan yang akan dibuat yaitu laporan pengadaan bahan makanan dan laporan pengeluaran bahan makanan. Petugas Gudang memilih jenis laporan penerimaan bahan makanan.
2. Ahli Gizi MSPM dan Petugas Gudang memilih periode laporan yang akan dicetak
3. Petugas Gudang dan Ahli Gizi MSPM melakukan pencetakan laporan Setelah melihat proses dan prosedur sistem kerja baru dari proses pengeluaran bahan makanan, maka dapat ditentukan analisa kebutuhan sistem baru yang akan digunakan untuk menunjang jalannya sistem yaitu sebagai berikut :
1. Petugas Gudang dan Ahli Gizi MSPM dapat mengelola laporan yang akan dibuat dengan memasukkan periode laporan kemudian sistem akan mengenerate data yang akan dilaporkan sesuai rekapan data yang telah disimpan oleh sistem dan sistem juga akan mencetak data laporan.
2. Kepala Instalasi Gizi melihat laporan yang dikelola oleh Petugas Gudang dan Ahli Gizi MSPM
BAB III DESAIN SISTEM Desain sistem adalah tahap setelah analisa kebutuhan dari siklus
pengembangan sistem yang mendefinisikan dari kebutuhan-kebutuhan fungsional, persiapan untuk rancang bangun implementasi, menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk yang dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi, termasuk menyangkut mengkonfigurasi dari komponen- komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem.
3.1 Desain Proses
Desain proses yaitu mempresentasikan secara grafis proses-proses untuk mengumpulkan, memanipulasi, menyimpan, dan mendistribusikan data antara sistem dengan lingkungannya, dan diantara komponen sistem lainnya. Memodelkan proses di dalam sistem bertujuan memfasilitasi upaya untuk mengumpulkan informasi selama proses identifikasi kebutuhan. Hasilnya berupa sekumpulan diagram tentang keterhubungan antar data seperti, DFD sistem saat ini dan DFD sistem yang akan dibangun, CDM, dan PDM.
3.1.1 Hierarchy Process Output
Diagram berjenjang (HIPO) pada Sistem Informai Pengelolaan Bahan Makanan RSU Dr. Wahidin Sudirohusodo Mojokerto memiliki lima proses utama yaitu proses penyusunan menu makanan, proses penentuan bahan makanan berdasarkan menu makanan, pengadaan bahan makanan, proses pengeluaran bahan makanan, dan proses pembuatan laporan
Diagram jenjang untuk Sistem Informasi Pengelolaan Bahan Makanan RSU Dr. Wahidin Sudirohusodo Mojokerto dapat dilihat pada gambar 3.1.
Gambar 3.1 Diagram Jenjang Sistem Informasi Pengelolaan Bahan Makanan di Instalasi Gizi RSU Dr. Wahidin Sudirohusodo Mojokerto3.1.2 Data Flow Diagram (DFD)
Desain model dari aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Bahan Makanan RSU Dr. Wahidin Sudirohusodo Mojokerto ini disajikan dalam bentuk model logika yang digambarkan dengan menggunakan Data Flow Diagram (DFD), yang sering digunakan untuk menggambarkan aliran data melalui sebuah sistem dan tugas atau pengolahan yang dilakukan oleh sistem.
3.1.2.1 Context diagram
Context diagram adalah tingkatan tertinggi dalam diagram aliran data dan
memuat satu proses, menunjukkan sistem secara keseluruhan. Sistem Informasi Pengelolaan Bahan Makanan RSU Dr. Wahidin Sudirohusodo Mojokerto ini mempunyai lima entitas pelaku dengan hak akses pada masing-masing bagian.
Berikut ini adalah penjelasannya:
a. Tim Pembuat Menu :Berhak untuk meng input kan data penyusunan menu makanan yang akan digunakan untuk empat bulan ke depan dengan ketentuan menu makanan dapat diulang dengan rentan waktu 10 hari sekali.
b. Ahli Gizi MSPM : Berhak untuk menginputkan data kebutuhan bahan makanan secara bulanan untuk bahan makanan kering dan secara harian unuk bahan makanan basah. Selain iu Ahli Gizi MSPM juga bertugas untuk melakukan perhitungan pengeluaran bahan makanan yang digunakan untuk proses produksi makanan untuk pasien rawat inap setiap harinya.
c. Petugas Gudang :Berhak untuk melakukan pengecekan terhadap bahan makanan yang dikirim oleh supplier. Jika bahan makanan tersebut sesuai dengan apa yang telah dipesan oleh Ahli Gizi MSPM dengan spesifikasi dan jumlah yang telah ditentukan maka bahan makanan tersebut akan disimpan di gudang, tetapi jika tidak petugas gudang akan mengembalikannya ke supllier untuk ditukar dengan bahan makanan yang sesuai.
d. Kepala Instalasi Gizi : Berhak melihat semua laporan yang telah dibuat oleh Ahli Gizi MSPM dan Petugas Gudang meliputi laporan pengadaan bahan makanan, laporan penerimaan bahan makanan, dan laporan pengeluaran bahan makanan.
e. Petugas Rawat Inap : Berhak menginputkan data jumlah pasien ke dalam sistem dalam proses penentuan bahan makanan berdasakan menu makanan.
Context diagram aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Bahan Makanan RSU Dr.
Wahidin Sudirohusodo Mojokerto dapat dilihat pada gambar 3.2.
Pembuat Tim Data Jenis Kebutuhan Data Jenis Makanan Data Bahan Makanan Data Jenis Menu Data Satuan Data Jenis Ruangan Input Data Pasien Data Jenis Kelas Petugas Rawat Inap Menu Periode Jadwal Menu Makanan Data Penerimaan Bahan Makanan Bulanan Data Penyusunan Menu Makanan Data Menu Makanan Jadwal Menu Makanan Data Penerimaan Bahan Makanan Harian Petugas Gudang Daftar Menu Makanan SI Pengelolaan Bahan Makanan Input Data Penentuan Bahan Data Penentuan Bahan Data Detail Pemberian Bahan Makanan Data Pemberian Bahan Makanan Ahli Gizi MSPM Data Pengadaan Bahan Makanan Bulanan Data Pengadaan Bahan Makanan Harian Cetak Pengadaan Bahan Makanan Periode Tanggal Periode Bulan laporan peng eluaran bahan makanan laporan peng adaan bahan makanan laporan penerimaan bahan makanan Kepala Instalasi Gizi
- Detail Data Pengeluaran Bahan Makanan Data Pengeluaran Bahan Makanan
Instalasi Gizi RSU Dr. Wahidin Sudirohusodo Mojokerto
3.1.2.2 DFD Level 0
DFD level 0 adalah pengembangan dari context diagram. Pada DFD level 0 terdapat gambaran aliran data dari proses penyusunan menu makanan, proses pengadaan bahan makanan, proses penentuan bahan makanan berdasrkan menu makanan, proses pengeluaran bahan makanan, dan proses pembuatan laporan.
DFD level 0 diagram Sistem Informasi Pengelolaan Bahan Makanan RSU Dr. Wahidin Sudirohusodo Mojokerto dapat dilihat pada gambar 3.3.
Gambar 3.3 DFD level 0 Sistem Informasi Pengelolaan Bahan MakananInstalasi Gizi RSU Dr. Wahidin Sudirohusodo Mojokerto
3.1.2.3 DFD level 1 Proses Penyusunan Menu Makanan
DFD level 1 proses penyusunan menu makanan adalah proses decompose dari DFD level 0. Pada DFD level 1 proses penyusunan menu makanan terdapat 4 proses yaitu input proses pengelolaan menu makanan, input menu makanan, input penyusunan menu makanan, persetujuan menu makanan, dan pengelolaan jadwal menu makanan. DFD level 1 proses penyusunan menu makanan Sistem Informasi Pengelolaan Bahan Makanan RSU Dr. Wahidin Sudirohusodo Mojokerto dapat dilihat pada gambar 3.4. [Data Bahan Makanan] [Data Satuan] Proses Pengelolaan 1.1 [Data Jenis Kebutuhan] [Data Satuan] [Data Bahan Makanan] [Data Jenis Kebutuhan] [Data Jenis Makanan] [Data Jenis Menu] [Data Jenis Makanan] [Data Jenis Menu] + Menu Makanan 4 Jenis Menu Tim Pembuat Menu [Data Menu Makanan] [Daftar Menu Makanan] Proses Input Menu [Jenis Menu Makanan] Makanan
1.2 3 Jenis Makanan Kebutuhan [Data Detail Bahan] 5 [Data Satuan] Jenis [Data Bahan] [Data Penyusunan Menu Makanan] [Data Menu Makanan] [Data Menu Makanan] 6 Menu Makanan 7 Bahan Menu Detail 2 Satuan 1 Bahan Makanan 1.4 Proses Input Penyusunan Menu Makanan [Data Detail Menu Makanan]