Institutional Repository | Satya Wacana Christian University: Penerapan Teknologi Workflow Pada Sistem Penerbitan Surat Keputusan Pengangkatan Pegawai UKSW

  

Penerapan Teknologi Workflow

Pada Sistem Penerbitan Surat Keputusan

Pengangkatan Pegawai UKSW

  

Artikel Ilmiah

Peneliti :

Agus Wuryanto (672008200)

  

Kristoko Dwi Hartomo, M.Kom.

Magdalena A. Ineke Pakereng, M.Kom.

  

Program Studi Teknik Informatika

Fakultas Teknologi Informasi

Universitas Kristen Satya Wacana

Salatiga

  

Desember 2014

  

Penerapan Teknologi Workflow

Pada Sistem Penerbitan Surat Keputusan

Pengangkatan Pegawai UKSW

  

Artikel Ilmiah

Diajukan kepada

Fakultas Teknologi Informasi

Untuk memperoleh gelar Sarjana Komputer

  

Peneliti :

Agus Wuryanto (672008200)

Kristoko Dwi Hartomo, M.Kom.

Magdalena A. Ineke Pakereng, M.Kom.

  

Program Studi Teknik Informatika

Fakultas Teknologi Informasi

Universitas Kristen Satya Wacana

Salatiga

  

Desember 2014

  

Penerapan Teknologi Workflow

Pada Sistem Penerbitan Surat Keputusan

Pengangkatan Pegawai UKSW

  1) 2) 3)

Agus Wuryanto Kristoko Dwi Hartomo Magdalena A. Ineke Pakereng

  

Fakultas Teknologi Informasi

Universitas Kristen Satya Wacana

Jl. Diponegoro 52-60, Salatiga 50711, Indonesia

  

Abstract

Satya Wacana Christian University (SWCU) Human Resource Departement

when published the issuance of Decree Hiring still use manual way, namely by doing the

writing of the decree every time company need to use Microsoft Word, this is problematic

in terms of delay in making the Decree Hiring, so will impact on Payroll System for the

employee. Based on that, we need a system that can assist in the process of making the

Decree Hiring automatically and informative. System generated in this study, was built

using existing workflow technology on Microsoft Sharepoint 2010. The results of the

study conducted shows that the workflow technology, the resulting system can display

information quickly with the notification received by the user

Keywords: Issuance of Decision Systems, Microsoft Sharepoint 2010, Workflow

  Technology

Abstrak

  Personalia Universitas Kristen Satya Wacana (UKSW) dalam penerbitan Surat

Keputusan Pengangkatan Pegawai masih menggunakan cara manual, yaitu dengan

melakukan penulisan Surat Keputusan tersebut setiap waktu dibutuhkan, dengan

menggunakan Microsoft Word. Hal ini menimbulkan masalah dalam hal keterlambatan

pada proses pembuatan Surat Keputusan Pengangkatan Pegawai sehingga berdampak

pada Sistem Penggajian bagi pegawai yang bersangkutan. Berdasarkan hal tersebut,

dibutuhkan sebuah sistem yang dapat membantu dalam proses pembuatan Surat

Keputusan Pengangkatan Pegawai secara otomatis dan informatif. Sistem yang dihasilkan

dalam penelitian ini, dibangun dengan menggunakan teknologi workflow yang terdapat

pada Microsoft Sharepoint 2010. Hasil dari penelitian yang dilakukan menunjukkan

bahwa dengan teknologi workflow, sistem yang dihasilkan dapat menampilkan informasi

secara cepat melalui notifikasi yang dikirimkan pada user.

  

Kata Kunci: Sistem Penerbitan Surat Keputusan, Microsoft Sharepoint 2010, Teknologi

Workflow

  1)

Mahasiswa Program Studi Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas

₂₎ Kristen Satya Wacana ₃₎ Staf Pengajar Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana Staf Pengajar Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana

  1. Pendahuluan

  Teknologi yang berkembang di era sekarang ini menuntut setiap orang untuk selalu mengikutinya, sehingga tidak ketinggalan jaman. Begitu juga dalam perkembangannya, Universitas Kristen Satya Wacana sebagai lembaga perguruan tinggi swasta terkemuka di Jawa Tengah selalu meningkatkan teknologi yang digunakan dalam menjalankan proses belajar mengajar termasuk dalam sistem administrasi personalianya.

  Proses penerbitan Surat Keputusan (SK) Pengangkatan Pegawai di UKSW, pada saat ini masih menggunakan cara manual yang dibuat oleh staff personalia, dengan menggunakan aplikasi Microsoft Word, sehingga data SK yang ada masih berada di komputer masing-masing pembuat SK tersebut, dalam arti bahwa data SK tersebut belum terpusat. Pada prakteknya, pembuatan SK Pengangkatan Pegawai ini masih menunggu usulan dari unit kerja masing-masing, dan menunggu persetujuan dari Kepala Unit, Pembantu Rektor, Rektor dan Ketua YPTKSW, sehingga hal ini membutuhkan waktu yang panjang dalam penerbitan SK tersebut. Karena waktu yang lama dalam proses penerbitan SK maka berdampak pula pada terlambatnya penggajian bagi pegawai yang bersangkutan. Berdasarkan masalah tersebut, diperlukan sistem yang berbasis web, yang dapat membantu proses pembuatan penerbitan SK Pengangkatan Pegawai, yang dimulai dari usulan melalui unit, persetujuan kepala unit, wakil rektor, rektor, persetujuan Ketua Yayasan Perguruan Tinggi UKSW, yang dibangun dengan menggunakan teknologi Workflow.

  Sistem informasi dalam penelitian ini dikembangkan dengan menggunakan teknologi Workflow [1]. Penerapan teknologi workflow dalam sistem informasi menyebabkan setiap user dan stake holder dapat memantau proses usulan pengangkatan kepegawaiannya, karena dalam teknologi ini memungkinkan setiap aktifitas usulan, persetujuan dan penerbitan SK dapat dipantau oleh user yang terkait dengan sistem ini.

  Berdasarkan latar belakang tersebut, maka dilakukan penelitian yang membahas tentang “Penerapan Teknologi Workflow Pada Sistem Penerbitan Surat

  Keputusan Pengangkatan Pegawai UKSW ”, yang bertujuan menghasilkan sistem informasi yang cepat dan informatif, dan diharapkan dapat membantu bagian

  Personalia dalam melakukan proses penerbitan SK Pengangkatan Pegawai UKSW.

  2. Tinjauan Pustaka

  Pada penelitian terdahulu yang dikembangkan oleh Abdullah (2001) tentang Sistem Edaran Surat Online berbasis web menggunakan bahasa pemrograman PHP, penelitian tersebut menghasilkan sistem informasi yang menekankan pendistribusian surat edaran secara online [3], dan juga penelitian Pengembangan Sistem Alur Kerja Dokumen (Workflow) Prosedur Pengajuan Proposal Skripsi Dengan Alfresco Enterprise Content Managemen (ECM) (Studi Kasus : Program Studi Teknik Informatika UIN Jakarta, yang menghasilkan sistem informasi dengan sistem alur kerja (workflow) yang diterapkan pada proses pengajuan proposal skripsi [4].

  Berdasarkan penelitian-penelitian yang telah dilakukan mengenai sistem informasi, dan pengunaan teknologi workflow, maka dilakukan penelitian yang membahas tentang sistem informasi penerbitan SK pengangkatan pegawai UKSW, dengan menggunakan Teknologi Workflow. Sistem informasi penerbitan SK pengangkatan pegawai UKSW dikembangkan dalam bentuk website dengan memanfaatkan teknologi Workflow yang terdapat pada Microsoft Sharepoint 2010 dengan bahasa pemrograman ASP.Net [5] , dengan tujuan menghasilkan sistem informasi yang cepat dan informatif, dan diharapkan dapat membantu bagian Personalia dalam melakukan proses penerbitan Surat Keputusan Pengangkatan Pegawai UKSW. Sistem yang dihasilkan juga memberikan kemudahan akses bagi

  

user terkait, karena data yang diolah terpusat, dan tidak perlu dilakukan proses

  instalasi pada komputer user. Penelitian ini diimplementasikan pada Bagian Personalia di Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga.

  Penelitian yang dilakukan membahas tentang sistem penerbitan Surat Keputusan Pengangkatan Pegawai. Surat Keputusan Pengangkatan Pegawai adalah suatu surat keputusan dari pihak yang berwenang menerbitkannya, untuk keperluan legalitas hukum atas diangkatnya seorang pegawai dalam suatu badan usaha.

  Sistem yang dihasilkan dalam penelitian ini, dibangun dengan memanfaatkan teknologi Workflow pada Microsoft Sharepoint 2010 [1]. Workflow merupakan sebuah proses kerja dalam suatu aktifitas. Teknologi Workflow digunakan untuk menjalankan suatu proses bisnis secara elektronik, dimana di dalamnya terdapat proses/fungsi yang menjalankan tugas-tugas ke bagian terkait untuk dikerjakan [2]. Teknologi Workflow adalah salah satu teknologi yang ada pada fitur Microsoft Sharepoint yang berguna untuk memberikan dokumentasi alur kerja dan dapat memberikan notifikasi kepada user melalui proses kerja yang sedang berjalan pada sebuah aplikasi di dalam lingkungan kerja Microsoft Sharepoint. Keunggulan teknologi Workflow ini adalah: 1) Dapat mendokumentasikan proses kerja yang sedang berjalan pada suatu proses kerja dalam sebuah aplikasi; 2) Memudahkan pihak-pihak terkait dalam menelusuri proses kerja dalam sebuah aplikasi; dan 3) Mudah dipelajari. Workflow dalam Microsoft Sharepoint mudah untuk dipahami dan diimplementasikan.

  Faktor keamanan sistem ini menggunakan sistem login ke dalam sistem dengan lebih dahulu mendaftarkan user ke dalam server Active Directory yang kemudian didaftarkan juga melalui sistem yang ada pada Microsoft Sharepoint 2010. Pada segi keamanan, database user tersimpan di dalam server active

  

directory yang terpisah yang kemudian akan disinkronisasikan dengan fitur

keamanan yang terdapat pada Microsoft Sharepoint 2010.

  

Gambar 1 Workflow Dalam Microsoft Sharepoint

  Gambar 1 menunjukkan alur kerja suatu proses persetujuan dokumen di mana dimulai dengan permohonan persetujuan, apabila dokumen disetujui maka sistem akan melakukan pemberitahuan melalui email bahwa dokumen disetujui dan sebaliknya bila dokumen ditolak maka sistem akan memberikan pemberitahuan melalui email kalau dokumen ditolak.

  Penelitian yang dilakukan, diselesaikan melalui tahapan penelitian yang terbagi dalam empat tahapan, yaitu: (1) Analisis kebutuhan dan pengumpulan data; (2) Perancangan sistem, meliputi perancangan proses menggunakan diagram UML, dan perancangan teknologi workflow dalam sistem; (3) Implementasi Sistem; dan (4) Pengujian sistem, dan analisis hasil pengujian.

  

Gambar 2 Tahapan Penelitian

  Tahapan penelitian pada Gambar 2, dijelaskan sebagai berikut. Tahap

  

pertama : analisis kebutuhan dan pengumpulan data dilakukan dengan observasi dan wawancara. Kebutuhan sistem didefinisikan sebagai berikut: (1) Dibutuhkannya sebuah sistem untuk melakukan permohonan usulan pengangkatan calon pegawai menjadi pegawai UKSW yang digunakan secara

  

online oleh unit; (2) Dibutuhkannya sebuah sistem untuk melakukan permohonan

  pengangkatan pegawai UKSW menjadi Pegawai Yayasan Perguruan Tinggi UKSW yang digunakan secara online oleh unit; (3) Dibutuhkannya sistem yang dapat melakukan persetujuan usulan pengangkatan pegawai baik calon pegawai ataupun pegawai yayasan yang digunakan secara online oleh Kepala Unit, Pembantu Rektor, Rektor, dan Ketua Yayasan; (4) Dibutuhkannya sistem yang dapat menampilkan progress proses usulan pengangkatan pegawai; (5) Dibutuhkannya sistem yang dapat memberikan notifikasi kepada pihak terkait dengan penerbitan surat keputusan pengangkatan pegawai; (6) Dibutuhkannya SK Pengangkatan Pegawai yang dikeluarkan secara otomatis sebagai hasil akhir

  

output dari sistem. Berdasarkan hasil observasi tersebut, maka dihasilkan

gambaran proses bisnis penerbitan SK pengangkatan pegawai UKSW.

  Gambar 3 Proses Bisnis Penerbitan SK Pengangkatan Pegawai UKSW

  Gambar 3 menunjukkan bahwa proses penerbitan SK pengangkatan pegawai UKSW dimulai dari usulan unit/fakultas yang kemudian disetujui oleh kepala unit/fakultas, usulan tersebut kemudian dibawa ke dalam rapat pimpinan UKSW untuk kemudian dilakukan persetujuan oleh Pembantu Rektor 1, jika usulan tersebut untuk pegawai akademik, dan dilakukan persetujuan oleh Pembantu Rektor 2, jika usulan tersebut untuk pegawai non akademik. Apabila persetujuan dinyatakan disetujui maka Rektor melakukan persetujuan untuk kemudian diterbitkannya SK pengangkatan pegawai oleh personalia UKSW.

  Berdasarkan proses bisnis sistem sebelumnya pada Gambar 3, dapat dilihat adanya kelemahan pada sistem yang lama, dimana proses penerbitan SK pengangkatan pegawai dilakukan secara manual dengan mengirimkan surat usulan tersebut ke setiap pejabat dengan menunggu surat balasan dari hasil usulan tersebut, hal ini menyebabkan adanya keterlambatan dalam proses penerbitan SK pengangkatan pegawai.

  Untuk mengatasi kelemahan yang terjadi dalam sistem yang sudah ada, maka dirancang proses yang dapat mengakomodasi keperluan dan meminimalisasi waktu proses penerbitan SK pengangkatan pegawai UKSW.

  Gambar 4 Proses Bisnis Penerbitan SK Pengangkatan Pegawai UKSW Dengan Teknologi Workflow

  Gambar 4 menunjukkan proses bisnis penerbitan SK pengangkatan pegawai UKSW dengan teknologi workflow, dijelaskan sebagai berikut. Proses dimulai dari usulan Unit/Fakultas melalui sistem berbasis web, setelah usulan dilakukan maka sistem akan memberikan peringatan melalui email ke Kepala Unit/Fakultas untuk melakukan validasi persetujuan penerbitan SK pengangkatan pegawai. Setelah Kepala Unit/Fakultas melakukan validasi persetujuan maka secara otomatis sistem akan memberikan peringatan melalui email ke Pembantu Rektor 1 untuk jenis pegawai akademik, dan memberikan peringatan melalui

  

email ke Pembantu Rektor 2 untuk jenis pegawai non akademik. Setelah

  Pembantu Rektor 1 atau Pembantu Rektor 2 mendapatkan peringatan usulan penerbitan SK, maka diadakan Rapat Pimpinan untuk menentukan persetujuan penerbitan SK pengangkatan pegawai. Berdasarkan hasil rapat pimpinan maka dilakukan validasi persetujuan oleh Pembantu Rektor 1 dan Pembantu Rektor 2, setelah validasi dilakukan maka sistem akan memberikan peringatan melalui

  

email ke Rektor, setelah itu Rektor akan melakukan validasi persetujuan

  penerbitan surat keputusan dan sistem akan memberikan peringatan melalui email ke personalia untuk dilakukan penerbitan surat keputusan pengangkatan pegawai.

  Berdasarkan hasil analisis dan observasi tersebut, maka perlu adanya database yang menampung semua informasi tersebut. Tahap kedua: merancang proses dengan menggunakan diagram UML, dan merancang alur kerja sistem menggunakan teknologi workflow. Pada tahap ini sistem dikembangkan dalam bentuk web, dengan memanfaatkan teknologi ASP.Net dan Workflow Microsoft Sharepoint 2010; Tahap ketiga: yaitu mengimplementasikan hasil perancangan aplikasi; Tahap keempat : yaitu menguji sistem dengan menggunakan blackbox

  testing serta user acceptance testing (UAT).

  Perancangan proses dalam sistem penerbitan SK pengangkatan pegawai UKSW yang dibangun, dilakukan menggunakan diagram UML, yaitu use case

  

diagram, activity diagram, sequence diagram, class diagram, dan deployment

diagram .

  

Gambar 5 Use Case Diagram Sistem

  Gambar 5 menunjukkan use case diagram sistem, yang terdiri dari 7 aktor yaitu Staff Unit, Kepala Unit, Pembantu Rektor 1, Pembantu Rektor 2, Rektor, Ketua Yayasan dan Staff Personalia. Staff Unit memiliki peran dalam melakukan

  

input data pegawai baru, melakukan usulan pengangkatan pegawai, dan melihat

progress status usulan SK. Kepala Unit memiliki peran untuk melakukan validasi

  persetujuan pengangkatan pegawai dan melihat progress status usulan pengangkatan pegawai. Pembantu Rektor 1 memiliki peran untuk melakukan validasi persetujuan pengangkatan pegawai akademik. Pembantu Rektor 2 memiliki peran untuk melakukan validasi persetujuan pengangkatan pegawai non akademik. Rektor memiliki peran melakukan validasi persetujuan pengangkatan pegawai non akademik dan akademik. Ketua Yayasan memiliki peran melakukan validasi persetujuan pengangkatan pegawai non akademik dan akademik. Staff Personalia memiliki peran melihat progress data usulan pengangkatan pegawai, menerbitkan SK pengangkatan pegawai sesuai data status usulan yang siap untuk diterbitkan SK-nya, dan mencetak SK pengangkatan pegawai.

  

Gambar 6 Activity Diagram Sistem Informasi Penerbitan SK Pengangkatan Pegawai UKSW

  Gambar 6 menunjukkan activity diagram untuk proses penerbitan SK pengangkatan pegawai. Proses diawali dengan staff Unit/Fakultas melakukan sesuai unitnya masing-masing, kemudian melakukan usulan pengangkatan

  login

  pegawai, jika jenis usulan untuk pegawai baru, maka staff Unit/Fakultas melakukan input data pegawai baru, jika jenis usulan untuk pengangkatan pegawai menjadi pegawai kontrak yayasan, maka data diambil dari database personalia. Kemudian staff Unit/Fakultas melakukan input usulan SK pengangkatan. Setelah itu kepala Unit/Fakultas melakukan login sesuai unit masing-masing, kemudian melakukan validasi sebagai persetujuan, sistem akan melakukan penyimpanan data dan memberikan notifikasi berupa email ke Pembantu Rektor 1 jika jenis pegawai adalah pegawai akademik, jika jenis pegawai non akademik, maka sistem akan memberikan notifikasi ke email Pembantu Rektor 2. Setelah itu Pembantu Rektor 1 atau Pembantu Rektor 2 melakukan login ke dalam sistem, untuk melakukan validasi persetujuan usulan SK yang telah disetujui Kepala Unit/Fakultas, setelah itu sistem akan menyimpan data dan memberikan notifikasi berupa email ke Rektor, kemudian Rektor melakukan login dan memberikan persetujuan usulan SK pengangkatan pegawai. Setelah itu sistem akan melakukan penyimpanan data dan melakukan notifikasi

  

email ke staff personalia untuk diterbitkannya SK pengangkatan pegawai dan

  mencetaknya apabila yang disetujui adalah usulan untuk pengangkatan pegawai baru, jika yang disetujui untuk pegawai kontrak yayasan, maka sistem akan melakukan notifikasi email ke Ketua Yayasan. Kemudian Ketua Yayasan melakukan login dan melakukan persetujuan untuk usulan SK pengangkatan pegawai kontrak yayasan, setelah itu sistem akan menyimpan data dan memberikan notifikasi ke staff personalia untuk dapat diterbitkan SK pengangkatan pegawai dan mencetaknya.

  

Gambar 7 Sequence Diagram Sistem Informasi Penerbitan SK Pengangkatan Pegawai UKSW

  Gambar 7 menunjukkan alur pengiriman pesan antar komponen dalam sistem, dalam bentuk sequence diagram. P roses dimulai dari bagian view, yaitu halaman yang diakses oleh pengguna, kemudian data berupa data usulan SK dikirimkan ke controller. Oleh controller data diolah dalam bentuk obyek SK, kemudian dikirimkan ke model SK. Oleh model SK, obyek tersebut disimpan ke dalam tabel Usulan SK di database.

  

Gambar 8 Class Diagram Sistem

  Gambar 8 menunjukkan class diagram sistem, dimana demi kebutuhan sistem yang aman maka diperlukan pemisahan resource User Interface,

  Controller , dan database.

  

Gambar 9 Deployment Diagram Sistem Gambar 9 menunjukkan model deployment diagram sistem yang akan diimplementasikan ke dalam server, dijelaskan sebagai berikut. Aplikasi yang dibangun diletakkan pada server MS Sharepoint Server, kemudian untuk

  

component library dari aplikasi yang merupakan controller dari sistem diletakkan

  pada Component Server, dan untuk menampung data dari hasil sistem yang dibangun akan diletakkan pada Database Server.

  

Gambar 10 Rancangan Penerapan Teknologi Workflow dalam Sistem

  Gambar 10 menunjukkan rancangan penerapan teknologi workflow dalam sistem, terdiri dari 4 (empat) jenis SK dengan status kepegawaian yang berbeda. Sebagai contoh dapat dijelaskan sebagai berikut. Jika ada usulan jenis SK dengan jenis SK untuk pengangkatan pegawai UKSW dengan status pegawai non akademik, maka diperlukan persetujuan dari Kepala Unit, Pembantu Rektor 2, dan Rektor, dan dilanjutkan proses notifikasi dari setiap proses validasi sampai ke dalam proses penerbitan SK pengangkatan pegawai, dan jika status pengangkatan pegawai yayasan maka diperlukan persetujuan dari Ketua Yayasan untuk dapat diterbitkannya SK pengangkatan pegawai.

  Sistem Penerbitan SK Pengangkatan Pegawai yang dihasilkan terbagi menjadi dua kelompok, yaitu sistem penerbitan SK pengangkatan calon pegawai baru menjadi pegawai UKSW, dan penerbitan SK pengangkatan pegawai UKSW menjadi pegawai Yayasan Perguruan Tinggi UKSW. Sistem penerbitan SK pengangkatan pegawai ini, memiliki keunggulan sebagai berikut: (1) Dengan teknologi workflow, usulan yang dikirim dan diterima oleh level manajemen di atasnya, dapat diketahui secara langsung melalui notifikasi email yang dikirim secara berkala setiap kali update status usulan dilakukan; (2) Unit dapat melakukan pengusulan pegawai baru melalui sistem yang berjalan secara online; (3) Mengurangi biaya sumber daya manusia; (4) Efisiensi dalam waktu dibandingkan usulan yang dilakukan melalui pengiriman surat atau email; (5) Aktifitas status usulan dapat dipantau oleh pihak-pihak terkait; (6) Data dapat digunakan untuk perangkat lunak lainnya; (7) Dengan terpangkasnya waktu berakibat juga tidak terlambatnya bagian penggajian pegawai dalam memenuhi hak-hak pegawai yang bersangkutan; dan (8) Semua kegiatan mulai dari usulan sampai terbitnya SK dapat terdokumentasi secara baik.

  Tools dan teknologi yang digunakan untuk membangun sistem informasi

  penerbitan SK pengangkatan pegawai, adalah Microsoft Sharepoint 2010 dengan bahasa pemrograman ASP.Net dan database Microsoft SQL Server 2008. Pemilihan teknologi ini dikarenakan untuk mempermudah penggunaan teknologi

  

workflow yang akan diimplementasikan dalam sistem informasi ini, dimana

teknologi workflow sudah terintegrasi dengan Microsoft Sharepoint 2010.

  Rancangan penerapan teknologi workflow dalam sistem pada Gambar 10, menjadi dasar pembuatan workflow ke dalam Microsoft Sharepoint 2010, seperti yang ditunjukkan pada Gambar 11 a, b, c dan d.

  

Gambar 11a Penerapan Workflow Dalam Microsoft Sharepoint 2010

Untuk Proses Penerbitan Jenis SK Pegawai Non Akademik UKSW

  

Gambar 11b Penerapan Workflow Dalam Microsoft Sharepoint 2010

Untuk Proses Penerbitan Jenis SK Pegawai Akademik UKSW

  

Gambar 11c Penerapan Workflow Dalam Microsoft Sharepoint 2010

Untuk Proses Penerbitan Jenis SK Pegawai Non Akademik Yayasan

  

Gambar 11d Penerapan Workflow Dalam Microsoft Sharepoint 2010

Untuk Proses Penerbitan Jenis SK Pegawai Akademik Yayasan

  Gambar 11 bagian a, b, c, dan d, menunjukkan setiap proses yang dilakukan sistem berdasarkan workflow, sesuai dengan jenis SK yang ditunjukkan dengan kode 001 untuk jenis SK pegawai non akademik UKSW, kode 002 untuk jenis SK pegawai akademik UKSW, kode 003 untuk jenis SK pegawai non akademik yayasan, dan kode 004 untuk jenis SK pegawai akademik yayasan. Berdasarkan Gambar 11, terlihat bahwa untuk setiap proses validasi persetujuan, sistem akan mengirimkan notifikasi ke setiap user validator.

  Setelah implementasi sistem selesai dilakukan, selanjutnya dilakukan proses pengujian sistem, yaitu proses untuk menguji fungsi-fungsi pada sistem yang dihasilkan. Pengujian yang dilakukan dengan metode blackbox menggunakan parameter user acceptance test.

  Hasil dari user acceptance test sistem inf o rmasi penerbitan SK pengangkatan pegawai ini dapat dilihat pada Gambar 10.

  Gambar 10 Grafik Hasil Pengujian

  User Acceptance Test

  Grafik hasil pengujian user acceptance test pada Gambar 10, menerangkan hasil pengujian dari penerimaan sistem penerbitan SK pengangkatan pegawai, dimana terdapat 5 pertanyaan yang digambarkan pada sumbu x dan nilai jawaban diskalakan pada sumbu y. Berdasarkan grafik pada Gambar 10, penerimaan sistem paling rendah pada skala 80, yang berarti sistem dapat diterima dengan baik oleh user/pengguna.

  Berdasarkan penelitian, pengujian dan analisis terhadap sistem, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: (1) Sistem informasi penerbitan SK pengangkatan pegawai dapat memotong waktu dalam proses usulan sampai penerbitan SK; (2) Sistem informasi yang telah dirancang dapat merekam dan mendokumentasikan SK pengangkatan pegawai sehingga dapat digunakan pula sebagai arsip digital; (3) Sistem informasi yang telah dibangun dapat membantu proses penerbitan SK pengangkatan pegawai dengan cepat; (4) Dengan menggunakan teknologi workflow maka dapat dimaksimalkannya sistem notifikasi bagi user yang terkait dalam sistem penerbitan SK ini; dan (5) Berdasarkan backbox testing dan user acceptance test, maka dapat disimpulkan bahwa sistem dapat diterima oleh user untuk dapat diimplementasikan pada bagian personalia UKSW. Saran untuk pengembangan selanjutnya adalah Sistem dapat dikembangkan dengan menambah jenis usulan SK yang lain, sehingga semua penerbitan SK dapat dilakukan melalui sistem secara online.

  [1]. Collins, M. J., 2010. Office 2010 Workflow (Developing Collaborative

  Solution) . Apress

  [2]. Dun & Bradstreet Software Services, 1993. Workflow Technology. Smart Stream. [3]. Abdullah, Z., 2001. Sistem Edaran Surat Online. Politeknik Negeri Sembilan Malaysia. [4]. Bahaweres, R. B., 2012. Pengembangan Sistem Alur Kerja Dokumen

  (Workflow) Prosedur Pengajuan Proposal Skripsi Dengan Alfresco

  Enterprise Content Managemen (ECM) (Studi Kasus : Program Studi

  Teknik Informatika UIN Jakarta). Yang menghasilkan sistem informasi dengan sistem alur kerja (workflow) yang diterapkan pada proses pengajuan proposal skripsi. UIN Syarif Hidayatullah [5]. Microsoft. ASP.Net Overview [Online]. Viewed 2014 August 10. Available:http://msdn.microsoft.com/en- us/library/4w3ex9c2(v=vs.140).aspx