A. JADWAL RETENSI ARSIP REKAM MEDIS

A. JADWAL RETENSI ARSIP REKAM MEDIS
Untuk pertama kalinya sebelum melakukan proses pemusnahan harus terlebih
dahulu ditetapkan jadual Retensi Arsip Rekam Medis sebagaimana berikut :
1. UMUM

2. Anak : di retensi menurut kebutuhan tertentu
3. KIUP+Register+Indek, disimpan permanen/abadi
4. Retensi berkas-berkas Rekam Medis berdasarkan penggolongan penyakit.
Rumah Sakit harus membuat ketentuan sendiri bila retensinya lebih lama dari ketentuan
umum yang ada, antara lain untuk :















Riset dan edukasi
Kasus-kasus terlibat hukum ( legal aspek) minimal 23 tahun setelah ada ketetapan
hukum
Untuk kepentingan tertentu
Penyakit jiwa, ketergantungan obat, Orthopaedi, kusta,
Mata
Perkosaan
HIV
Penyesuaian kelamin
Pasien orang asing
Kasus adopsi
Bayi Tabung
Cangkok Organ
Plastik Rekontruksi

5. Retensi berdasarkan diagnosa




Masing-masing Rumah Sakit berdasarkan keputusan Komite Rekam Medis/
Komite Medis menetapkan jadual Retensi dari diagnosis tertentu, bila lebih dari
ketentuan umum dengan pertimbangan nilai guna.
INDIKATOR NILAI GUNA

Primer :
1. Adminstrsi
2. Hukum
3. Keuangan
4. IPTEK
Sekunder :
5. Pembuktian
6. Sejarah
B. TATA CARA PENILAIAN BERKAS REKAM MEDIS DALAM PROSES
PEMUSNAHAN
1. ALUR PROSES

B. TATA CARA PEMINDAHAN BERKAS RM AKTIF MENJADI BERKAS RM
INAKTIF
a. Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir .
b. Setelah 5 (lima) tahun dari kunjungan terakhir tersebut berkas dipisahkan di ruang
lain/terpisah dari berkas RM aktif

c. Berkas rekam medis
kunjungan

inaktif dikelompokkan sesuai dengan tahun terakhir

3. TATA CARA PENILAIAN
a. Berkas rekam medis yang dinilai adalah berkas rekam medis yang telah 2 tahun
inaktif
b. Indikator yang digunakan untuk menilai berkas rekam medis inaktif :
1)

Seringnya rekam medis digunakan untuk pendidikan dan penelitian

2)

Nilai guna :

a) Primer :





Administrasi
Hukum
Keuangan
Iptek

b). Sekunder :



Pembuktian
Sejarah

c. Lembar rekam medis yang dipilah :
1) Ringkasan masuk dan keluar
2) Resume
3) Lembar operasi
4) Identifikasi bayi
5) Lembar persetujuan
6) Lembar kematian
d. Berkas rekam medis tertentu disimpan diruang berkas rekam medis inaktif
e. Lembar rekam medis sisa dan berkas rekam medis rusak tidak terbaca disiapkan
untuk dimusnahkan

f. Tim penilai dibentuk dengan SK Direktur beranggotakan Komite Rekam
Medis/Komite Medis, petugas rekam medis senior, perawat senior dan tenaga lain
yang terkait.
4. TATA CARA PEMUSNAHAN
a. Pembentukan Tim Pemusnah dari unsur Rekam Medis dan Tata Usaha dengan
SK Direktur RS
b. Tim pembuat pertelaan
c. Pelaksanaan pemusnahan :



Dibakar :

- menggunakan incenerator
- dibakar biasa



Dicacah, dibuat bubur
Pihak ke III disaksikan Tim Pemusnah

d. Tim Pemusnah membuat Berita Acara Pemusnahan yang ditandatangani Ketua
dan Sekretaris dan diketahui Direktur Rumah Sakit
e. Berita Acara Pemusnahan RM, yang asli disimpan di Rumah Sakit, lembar ke 2
dikirim kepada pemilik RS (RS, Vertikal kepada Dirjen. Pelayanan Medik)
f. Khusus untuk arsip Rekam Medis yang sudah rusak/tidak terbaca dapat
langsung dimusnahkan dengan terlebih dahulu membuat pernyataan diatas kertas
segel oleh Direktur Rumah Sakit.
Pelaksanaan pemusnahan melalui prosedur sesuai butir 4 c