ANALISIS SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN SU

ANALISIS SISTEM INFORMASI
PENGELOLAAN SURAT MASUK
DI HUMAS PT LEN INDUSTRI
(Program Magang di PT Len Industri)

Disusun Untuk Memenuhi Syarat Mata Kuliah kerja Praktek
Di Universitas Pasundan Bandung
Disusun Oleh :
Hanura Eka Santika
Nrp. 123040125

Prodi Teknik Informatika
Fakultas Teknik Universitas Pasundan
Bandung
2016

LEMBAR PENGESAHAN

ANALISIS SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN SURAT MASUK
DI HUMAS PT LEN INDUSTRI”

Laporan Kerja Praktek
Untuk Memenuhi Syarat Kelulusan Mata Kuliah Kerja Praktek
Jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknik
Universitas Pasundan Bandung

Hanura Eka Santika
Nrp. 123040125

Telah disetujui dan disahkan
Di Bandung Tanggal : Februari 2015

Pembimbing Internal

Pembimbing Lapangan

(Ade Sukendar, S.T)

(Ais Lukmanudin, S.T)

i

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT atas segala karunia-Nya sehingga penulis dapat
menyelesaikan penyusunan laporan ini guna memenuhi tugas laporan kerja praktek yang
berjudul “Analisis Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk di Humas PT Len Industri”.
Tak lupa penulis ucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada pihak yang
membantu dan memberikan dukungan dalam pengerjaan tugas maupun dalam
penyusunan laporan akhir ini. Penulis menyadari penulisan laporan ini masih jauh dari
kesempurnaan. Oleh karena itu, penulis mengharapkan saran dan kritik yang bersifat
membangun untuk pekerjaan yang lebih baik lagi dimasa yang akan datang.
Akhir kata, semoga laporan ini dapat memberikan manfaat bagi Penulis yang
menyusun laporan ini pada khususnya dan bagi pembaca pada umumnya serta menjadi
tambahan referensi di bidang ilmu Sistem Informasi di masa yang akan datang.
Dalam lembar ini penulis mengucapkan terimakasih kepada :
1. Kedua orang tua yang selalu mendukung baik moril maupun material dan selalu
senantiasa mendoakan.
2. Bapak Sali Alas Majapahit, S.ST, M.kom. Selaku koordinator kerja praktek.
3. Bapak Sandhika Galih Amalga .Selaku dosen wali.
4. Bapak Ade Sukendar S.T. Selaku dosen pembimbing.

5. Bapak Ais Lukmanuddin S.T. Selaku pembimbing lapangan di PT Len Industri
(persero).
6. Ibu Ririn Dwi Agustin, S.T, M.T. Selaku ketua jurusan Teknik Informatika
Universitas Pasundan Bandung.
7. Teman – teman HMTIF kabinet satujua yang selalu memberi semangat.
8. Teman – teman Teknik Informatika 2012 yang selalu memberi semangat.

ii

9. Adik – adik Teknik Informatika angkatan 2013-2015 yang selalu memberi
semangat
10. Kakak – kakak angkatan yang selalu membantu menjelaskan serta memberikan
pengalaman.

Bandung, 05 Agustus 2015

Penulis

iii

ABSTRAK

Humas adalah praktek mengelola penyebaran informasi antara individu atau
organisasi dan masyarakat. Humas dapat mencakup sebuah organisasi atau individu yang
mendapatkan eksposur ke khalayak mereka menggunakan topik kepentingan publik dan
berita yang tidak memerlukan pembayaran langsung. Tujuan dari hubungan masyarakat
(humas) oleh perusahaan sering untuk membujuk masyarakat, investor , mitra ,karyawan,
dan pemangku kepentingan lainnya untuk mempertahankan sudut pandang tertentu
tentang hal itu, kepemimpinannya, produk, atau keputusan politik. Kegiatan umun
termasuk berbicara di konferensi, memenangkan penghargaan industri, bekerja sama
dengan pers, dan komunikasi karyawan.
Sebagai sebuah profesi seorang Humas bertanggung jawab untuk memberikan
informasi, mendidik,meyakinkan, meraih simpati, dan membangkitkan ketertarikan
masyarakat akan sesuatu atau membuat masyarakat mengerti dan menerima sebuah
situasi.
Sistem Informasi Layanan Humas di PT Len Industri yang dirancang dalam laporan
ini dapat membantu mengefektifkan pekerjaan dari semua pelaku.

iv

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN .................................................................................................... i
KATA PENGANTAR ............................................................................................................ii
ABSTRAK............................................................................................................................iv
DAFTAR ISI......................................................................................................................... v
DAFTAR TABEL ................................................................................................................ vii
DAFTAR GAMBAR ........................................................................................................... viii
DAFTAR SIMBOL ...............................................................................................................ix
BAB I PENDAHULUAN ..................................................................................................... I-1
I.1. Latar Belakang ........................................................................................................ I-1
I.2. Lingkup KP .............................................................................................................. I-2
I.3. Tujuan KP ............................................................................................................... I-2
I.4. Tempat KP .............................................................................................................. I-2
I.5. Metode Pengumpulan Data .................................................................................... I-3
I.6. Sistematika Penulisan laporan ................................................................................ I-3
BAB II PROFIL TEMPAT KERJA PRAKTEK ................................................................... II-1
II.1. Sejarah Perusahaan ............................................................................................. II-1
II.2. Visi dan Misi Perusahaan ..................................................................................... II-2
II.3. Kebijakan Mutu Perusahaan ................................................................................. II-2

II.4. Profil GCG ............................................................................................................. II-3
II.5. Kebijakan K3L ....................................................................................................... II-5
II.6. Struktur Organisasi ............................................................................................... II-6
II.7. Struktur Organisasi Humas ................................................................................... II-7
BAB III KEGIATAN MAGANG ......................................................................................... III-1
III.1. Jadwal Kerja Praktek .......................................................................................... III-1
III.2. Deskripsi Pekerjaan Secara Spesifik .................................................................. III-1
III.3. Posisi Pekerjaan Secara Spesifik ....................................................................... III-1
III.4. Penugasan Kerja Praktek ................................................................................... III-1

v

III.5. Kegiatan Selama Kerja Praktek .......................................................................... III-2
III.6. Suasana Magang ................................................................................................ III-6
III.7. Kesulitan Magang ................................................................................................ III-6
BAB IV USULAN PROSPEK PENERAPAN IT .............................................................. IV-1
IV.1. Judul Sistem ...................................................................................................... IV-1
IV.2. Definisi Sistem ................................................................................................... IV-1
IV.3. Profil Objek Pengamatan ................................................................................... IV-1
IV.3.1. Prosedur Kerja ............................................................................................ IV-1

IV.3.2. Pelaku Pada Prosedur Kerja....................................................................... IV-3
IV.3.3. Refresentasi Alur Kerja ............................................................................... IV-4
IV.3.4. Dokumen Terkait ......................................................................................... IV-7
IV.4. Lingkup Dan Batasan Sistem Informasi............................................................. IV-7
IV.4.1. Lingkup Sistem Informasi............................................................................ IV-7
IV.4.2. Batasan dan Asumsi Sistem Informasi ....................................................... IV-9
IV.5. Investigasi Komponen Sistem ........................................................................... IV-9
IV.5.1. Identifikasi Data .......................................................................................... IV-9
IV.5.2. Proses Sistem Informasi ........................................................................... IV-10
IV.5.3. Produk Sistem Informasi ........................................................................... IV-12
IV.5.4. Identifikasi Data pada Sistem Informasi ................................................... IV-20
IV.5.5. Skema Keterkaitan Makna Data dalam Sistem Informasi ........................ IV-28
IV.6. Analisis Sistem Informasi ................................................................................. IV-29
IV.6.1. Hasil Analisis Sistem Informasi ................................................................. IV-29
IV.6.2. Kesimpulan Hasil Analisis dan Identifikasi Masalah ................................. IV-32
IV.6.3. Usulan Perbaikan Sistem .......................................................................... IV-33
IV.6.4. Usulan Penerapan IT ................................................................................ IV-34
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN................................................................................ V-1
V.1. Kesimpulan .......................................................................................................... V-1
V.2. Saran.................................................................................................................... V-3

DAFTAR PUSTAKA ..........................................................................................................xiv

vi

DAFTAR TABEL

Tabel III.1 Kegiatan Magang ........................................................................................... III-2
Tabel IV.1 Prosedur Kerja ...............................................................................................IV-1
Tabel IV.2 Pelaku Kerja ..................................................................................................IV-3
Tabel IV.3 Dokumen Terkait ...........................................................................................IV-7
Tabel IV.4 Daftar Nama Data ..........................................................................................IV-9
Tabel IV.5 Proses Sistem Informasi ..............................................................................IV-10
Tabel IV.6 Produk Sistem Informasi ............................................................................IV-12
Tabel IV.7 Deskripsi Input / Output ...............................................................................IV-13
Tabel IV.8 Daftar Dokumen dan Form ..........................................................................IV-20
Tabel IV.9 Identitas Objek-Objek Baru .........................................................................IV-21
Tabel IV.10 Pengelompokan Data ................................................................................IV-22
Tabel IV.11 Identity Entity .............................................................................................IV-23
Tabel IV.12 Identify Relationship ..................................................................................IV-25

vii

DAFTAR GAMBAR

Gambar II.1 Struktur Organisasi PT LEN ......................................................................... II-6
Gambar II.2 Struktur Organisasi Humas .......................................................................... II-7
Gambar IV.1 Workflow All .............................................................................................. IV-4
Gambar IV.2 Workflow Prosedur 1................................................................................. IV-5
Gambar IV.3 Workflow Prosedur 2................................................................................. IV-5
Gambar IV.4 Workflow Prosedur 3................................................................................. IV-5
Gambar IV.5 Workflow Prosedur 4................................................................................. IV-5
Gambar IV.6 Workflow Prosedur 5................................................................................. IV-6
Gambar IV.7 Diagram Konteks ...................................................................................... IV-8
Gambar IV.8 Hierarki Proses ....................................................................................... IV-13
Gambar IV.9 DFD Level 1 ............................................................................................ IV-17
Gambar IV.10 DFD Level 2 Proses Utama 3 ............................................................... IV-18
Gambar IV.11 DFD Level 2 Proses Utama 5 ............................................................... IV-19
Gambar IV.12 Penggambaran Entity dan Relasinya ................................................... IV-27
Gambar IV.13 LDS ....................................................................................................... IV-28

viii

DAFTAR SIMBOL

Berikut ini adalah daftar simbol yang di gunakan dalam menggambarkan representasi
sistem dalam laporan kerja praktek
WORKFLOW

SIMBOL

KETERANGAN
Menggambarkan Pengirim

Menggambarkan Petugas Penerima Surat

Menggambarkan Administrasi

Menggambarkan Manager

Menggambarkan Staff Humas

Menggambarkan Staff Keuangan

ix

Menggambarkan Surat

Menggambarkan Buku Catatan Surat Masuk

Menggambarkan Laporan Arsip Surat Masuk
Perbulan

x

DIAGRAM KONTEKS

SIMBOL

KETERANGAN

Menggambarkan sistem
XXXX

XXXX : Menyatakan nama sistem

Menyatakan entitas luar
XXXX

XXXX : Menyatakan nama entitas luar

Menyatakan aliran data atau informasi
XXXX

XXXX : Menyatakan nama aliran data atau
informasi

xi

LDS (LOGICAL DATA STRUCTURE)

SIMBOL

KETERANGAN

Menggambarkan entitas
XXXX

XXXX : Menyatakan nama entitas

Menyatakan relasi antar entitas

xxxx
xxxx

XXXX : Menyatakan nama relasi

xii

DFD (DATA FLOW DIAGRAM)

SIMBOL

KETERANGAN

Menggambarkan entitas luar
XXXX

XXXX : Menyatakan nama entitas luar

XXXX

Menyatakan sistem sacara global
XXXX : Menyatakan nama sistem

Menyatakan tempat peyimpanan data atau data
store pada sistem
XXXX

XXXX : Menyatakan nama data store

Menyatakan aliran data atau informasi
XXXX : Menyatakan nama aliran data atau
XXXX

informasi
Menyatakan proses yang ada pada sistem

N

XXXX

N : Menyatakan nomor proses dan nomor level
XXXX : Menyatakan nama proses

xiii

BAB I
PENDAHULUAN

Dalam bab ini berisi penjelasan mengenai Latar Belakang, Lingkup KP, Tujuan KP,
Tempat KP, Metode Pengumpulan data dan Sistematika Penulisan Laporan.
I.1. Latar Belakang
Pengelolaan surat merupakan hal yang penting bagi sebuah organisasi. Melalui
surat setiap bagian dari organisasi baik yang berada didalam maupun diluar
organisasi bisa melakukan komunikasi.Surat yang terdapat pada organisasi tersebut
berupa surat masuk dan surat keluar . Berbagai informasi penting mengenai kegiatan
organisasi disampaikan kepada pihak – pihak yang membutuhkan melalui surat.
Surat adalah sebuah alat komunikasi tertulis yang digunakan oleh pengirim untuk
mengirimkan berita atau informasi kepada penerima. Surat juga memiliki fungsi
dokumentasi yang berisi rekaman tentang aktivitas suatu organisasi . Surat pula dapat
dijadikan sebuah bukti atau dasar untuk melakukan tindakan tertentu karena memiliki
tanda keabsahan perintah yang kuat, yaitu tanda tangan pembuatnya. Oleh karena
itu, penanganan pengelolaan surat perlu mendapatkan perhatian yang tinggi,
terutama pada kegiatan pengarsipan untuk menjaga agar surat dapat digunakan
kapan saja.
PT.Len Industri

merupakan suatu perusahann BUMN yang perkembangan

perusahaannya sangat pesat sehingga membutuhkan komunikasi yang baik antar
perusahaan yang lain. Sinergi yang baik ini diupayakan dengan adanya komunikasi,
terutama melalui surat.
Mengingat pentingnya surat bagi suatu organisasi maka penulis ingin mengalisa
bagaimana pengelolaan surat yang ada di PT.Len Industri (persero) apakah telah di
kelola dengan baik atau belum di kelola dengan baik,jika belum di kelola dengan baik

I-1

I-2

maka penulis akan mengusulkan berupa usulan teknologi yang dapat memperbaiki
pengelolalan surat tersebut.
I.2. Lingkup KP
Lingkup dari Kerja praktek ini berada dikantor PT Len Industri (persero) pada
komunikasi korporasi (humas) untuk menganalisis sistem informasi pengeloaan surat
masuk di humas PT Len Industri. Adapun surat yang dikelola berupa :
1. Surat permintaan sponsor
2. Surat permintaan kunjungan
3. Surat permintaan pengadaan ATK
Yang dijadikan lingkup disini pada pengelolaan surat masuk,kemudian akan dianalisis
dan diusulkan prospek IT yang dimiliki oleh PT Len Industri untuk membantu proses
bisnis dari setiap bagian organisasi di PT Len Industri (persero)
I.3. Tujuan KP
Tujuan dari pelaksaaan KP ini adalah menghasilkan usulan berdasarkan
hasil analisis dari sistem informasi pengelolaan surat masuk di humas PT Len Industri
(persero)

I.4. Tempat KP
Berikut merupakan keterangan mengenai tempat kerja praktek :
Nama Perusahaan

: PT.Len Industri (Persero)

Lokasi Perusahaan

: Jl. Soekarno Hatta 442 Bandung 40254,

Indonesia
Bidang Bisnis

: Elektronika untuk industry dan prasarana

I-3

I.5. Metode Pengumpulan Data
Metode dalam mengumpulkan data-data yang dibutuhkan menyusun laporan adalah:
1) Wawancara
Wawancara merupakan metode pengumpulan data dengan cara komunikasi
langsung dengan yang bersangkutan memberikan informasi, wawancara
biasanya berupa tanya jawab.
2) Observasi
Obserfasi merupakan metode pengumpulan data dengan cara melihat dan
menyimpulkan seperti apa pekerjaan yang dilakukan.
3) Dokumentasi
Dokumentasi

merupakan

metode

pengumpulan

data

dimana

penulis

memperoleh data yang dibutuhkan berupa bagan, gambar, laporan/dokumen
yang dianggap penting atau perlu untuk penulis.
4) Praktek lapangan
Praktek lapangan merupakan pengaplikasian teoti-teori yang disampaikan pada
saat wawancara.

I.6. Sistematika Penulisan laporan
Sistematika penulisan laporan magang terdiri dari 5 (lima) bab dengan rincian sebagai
berikut :
BAB I

: PENDAHULUAN
Bab ini membahas latar belakang, pemilihan tempat magang, tujuan
dan manfaat magang, serta sistematika penulisan laporan magang.

BAB II

: PELAKSANAAN MAGANG KERJA
Bab ini membahas mengenai sejarah singkat perusahaan, visi dan misi
perusahaan, bidang usaha, struktur organisasi secara keseluruhan

I-4

perusahaan dan departemen penempatan magang, lingkup unit
magang, peran unit tempat magang serta target perusahaan.
BAB III

: KEGIATAN MAGANG
Bab ini membahas mengenai kegiatan yang dilakukan ditempan
magang selama magang berlangsung.

BAB IV

: USULAN PROSPEK PENERAPAN TEKNOLOGI INFORMASI
Bab ini membahas mengenai usulan IT yang diajukan oleh penulis
yang akan memantu kinerja perusahaan.

BAB V

: KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini membahas mengenai kesimpulan dan saran selama
pelaksanaan magang.

BAB II
PROFIL TEMPAT KERJA PRAKTEK

Dalam bab ini membahas mengenai Sejarah Perusahaan, Visi dan Misi Perusahaan,
Bidang Usaha, Struktur Organisasi, Unit Tempat Magang dan Peran Unit Tempat Magang
Bagi Perusahaan.
II.1. Sejarah Perusahaan
Didirikan sejak tahun 1965, LEN (Lembaga Elektronika Nasional) kemudian
bertransformasi menjadi sebuah Badan Usaha Milik Negara (BUMN) pada tahun 1991.
Sejak saat itu, Len bukan lagi merupakan kepanjangan dari Lembaga Elektronika
Nasional (LEN), tetapi telah menjadi sebuah entitas bisnis profesional dengan nama PT Len
Industri. Saat ini Len berada di bawah koordinasi Kementrian Negara BUMN. Selama ini,
Len telah mengembangkan bisnis dan produk-produk dalam bidang elektronika untuk
industri dan prasarana, serta telah menunjukkan pengalaman dalam bidang:
Broadcasting, selama lebih dari 30 tahun, dengan ratusan Pemancar TV dan Radio
yang telah terpasang di berbagai wilayah di Indonesia.
Jaringan infrastruktur telekomunikasi yang telah terentang baik di kota besar maupun
daerah terpencil. Elektronika untuk pertahanan, baik darat, laut, maupun udara.
Sistem Persinyalan Kereta Api di berbagai jalur kereta api di Pulau Jawa dan Sumatera.
Sistem Elektronika Daya untuk kereta api listrik Pembangkit Listrik Tenaga Surya.

II-1

II-2

II.2. Visi dan Misi Perusahaan
Visi :
Menjadi perusahaan elektronika kelas dunia.

Misi :
Meningkatkan kesejahteraan stakeholder melalui inovasi produk elektronika industri dan
prasarana.
II.3. Kebijakan Mutu Perusahaan
Kebijakan Mutu PT Len Industri (Persero) mempunyai komitmen untuk senantiasa
menyediakan produk yang memuaskan dan menyenangkan pelanggan. (1) Untuk
memenuhi komitmen tersebut, perusahaan melakukan upaya perbaikan secara terus
menerus dalam hal :





Pemenuhan order tepat waktu
Peningkatan mutu produk
Peningkatan kompetensi
Peningkatan ketepatan dan kecepatan aliran informasi dan dokumentasi Manajemen
menjamin ditetapkannya sasaran mutu di setiap kerja unit kerja
Sebagai metode dasar sistem manajemen mutu, perusahaan mengacu pada

standar ISO 9001.

II-3

II.4. Profil GCG

Good Corporate Governance (GCG) merupakan hal penting, mengingat risiko dan
tantangan yang dihadapi oleh perusahaan semakin meningkat. Penerapan prinsip GCG
secara konsisten akan memperkuat daya saing, akan mengokohkan kepercayaan
pemegang saham dan stakeholders, sehingga perusahaan dapat beroperasi dan tumbuh
secara berkelanjutan.
Sudah menjadi komitmen Len untuk menerapkan prinsip Good Corporate
Governance secara konsisten dan berkesinambungan. Penerapan Good Corporate
Governance, tidaklah semata-mata untuk memenuhi kepatuhan terhadap peraturan, akan
tetapi bersungguh-sungguh menerapkannya untuk mewujudkan perusahaan yang besar
dan terpercaya.
Transparancy,

accountability,

responsibility,

independency

dan

fairness

merupakan prinsip yang dipegang teguh. Len sangat menyadari akan pentingnya hubungan
kerja yang harmonis diantara organ-organ tata kelola perusahaan dalam meningkatkan
kualitas penerapan GCG untuk mewujudkan Len sebagai world class company.
GCG dibangun di atas lima prinsip dasar; transparency, accountability,
responsibility, independency dan fairness.
1) Transparency (Keterbukaan Informasi)
dimaknai sebagai keterbukaan informasi, baik dalam proses pengambilan
keputusan maupun dalam mengungkapkan informasi material dan relevan mengenai
perusahaan.Keterbukaan informasi menjadikan para stakeholder dapat menilai kinerja
berikut dan mengetahui risiko yang mungkin terjadi dalam melakukan transaksi dengan
perusahaan.

II-4

2) Accountability (Akuntabilitas)
Merupakan kejelasan fungsi, struktur, sistem dan pertanggungjawaban organ
perusahaan sehingga pengelolaan perusahaan terlaksana secara efektif.permasalahan
yang sering ditemukan adalah kurang efektifnya fungsi pengawasan Dewan Komisaris.
Atau bahkan sebaliknya, Komisaris mengambil alih peran berikut wewenang yang
seharusnya dijalankan Direksi. Oleh karena itu diperlukan kejelasan mengenai tugas
serta fungsi organ perusahaan agar tercipta suatu mekanisme checks and balances
kewenangan dan peran dalam mengelola perusahaan.
3) Responsibility (Pertanggung jawaban)
Kesesuaian (kepatuhan) di dalam pengelolaan perusahaan terhadap prinsip
korporasi yang sehat serta peraturan perundangan yang berlaku.Diharapkan dapat
membuat perusahaan menyadari bahwa dalam kegiatan operasionalnya seringkali
menghasilkan eksternalitas negatif yang harus ditanggung oleh masyarakat.
4) Independency (Kemandirian)
Merupakan prinsip penting dalam penerapan GCG di Indonesia.Kemandirian
merupakan keadaan dimana perusahaan dikelola secara profesional tanpa benturan
kepentingan dan tekanan dari pihak manapun yang bertentangan dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku dan prinsip-prinsip korporasi yang sehat.
5) Fairness (Kesetaraan dan Kewajaran)
Secara sederhana kesetaraan dan kewajaran (fairness)dipandang sebagai
perlakuan yang adil dan setara di dalam memenuhi hak-hak stakeholder yang timbul
berdasarkan perjanjian serta peraturan perundangan yang berlaku. Fairness juga
mencakup adanya kejelasan hak-hak stakeholder berdasarkan sistem hukum dan
penegakan peraturan untuk melindungi hak-hak investor khususnya pemegang saham
minoritas dari berbagai bentuk kecurangan.Bentuk kecurangan ini bisa berupa insider

II-5

trading (transaksi yang melibatkan informasi orang dalam), fraud (penipuan), dilusi
saham (nilai perusahaan berkurang), korupsi-kolusi-nepotisme (KKN). Esensi dari Good
Corporate Governanceadalah peningkatan kinerja perusahaan melalui pemantauan
kinerja manajemen, adanya akuntabilitas manajemen terhadap pemangku kepentingan
lainnya, berdasarkan kerangka aturan dan peraturan
yang berlaku.

Seluruh elemen perusahaan, penting untuk memahami dengan baik dan terlibat
dalam penerapan Good Corporate Governance (GCG), mengingat risiko dan tantangan
yang dihadapi oleh perusahaan semakin meningkat. Penerapan prinsip GCG secara
konsisten di Len akan memperkuat daya saing, sehingga dapat terus tumbuh secara
berkelanjutan.

II.5. Kebijakan K3L

KEBIJAKAN K3L KESELAMATAN DAN KESEHATAN KERJA SERTA LINGKUNGAN
PT Len Industri (Persero) mempunyai komitmen untuk menjamin terpenuhinya aspek
Keselamatan dan Kesehatan Kerja serta Lingkungan mengacu pada standar OHSAS 18001
dan ISO 14001 Untuk memenuhi komitmen tersebut, dalam operasinya perusahaan
melakukan upaya dalam hal :


Perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian Keselamatan Kesehatan Kerja dan
Lingkungan



Penaatan terhadap persyaratan peraturan perundang-undangan dan persyaratan
lainnya yang relevan






Pencegahan kecelakaan dan penyakit akibat kerja
Pencegahan pencemaran lingkungan
Peningkatan keterampilan, kesadaran dan kepedulian K3L
Peningkatan kinerja secara berkesinambungan.

II-6

II.6. Struktur Organisasi

Gambar II.1 Struktur Organisasi PT LEN

II-7

II.7. Struktur Organisasi Humas

Gambar II.2 Struktur Organisasi Humas

BAB III
KEGIATAN MAGANG

Dalam bab ini membahas mengenai Uraian Kegiatan Magang, Waktu Pelaksanaan
Kegiatan Magang, Suasana Magang, Kesulitan Magang dan Penggambaran Alur
Dokumen yang ditugaskan Perusahaan beserta deskripsinya.
III.1. Jadwal Kerja Praktek
Pelaksanaan kerja praktek di PT Len Industri (Persero) selama kurang lebih
4 minggu, tepatnya dimulai tanggal 3 Agustus 2015 sampai dengan 4 September
2015.
III.2. Deskripsi Pekerjaan Secara Spesifik
Pekerjaan yang dilakukan selama kegiatan magang berlansung yaitu
melakukan pekerjaan yang hampir sama dengan karyawan humas lainnya serta
menganalisis sistem yang sudah ada di bagian humas tersebut.
III.3. Posisi Pekerjaan Secara Spesifik
Posisi pekerjaan berada pada bagian Komunikasi korporasi yang biasa di
sebut humas (hubungan masyarakat).
III.4. Penugasan Kerja Praktek
Pada kegiatan kerja praktek ini penulis mendapat tugas yang tidak selamanya
bersifat IT yakni seperti mengirim dan menerima surat, membuat agresso, menjadi
admin website perusahaan, membuat bulletin, serta menerima tamu dari luar
perusahaan.

III-1

III-2

III.5. Kegiatan Selama Kerja Praktek
Dibawah ini merupakan table yang mendeskipsikan kegiatan-kegiatan yang
dilakukan selama melaksanakan kegiatan magang di PT Len Industri (Persero).
Tabel III.1 Kegiatan Magang
MInggu ke

Tanggal

Hari

03/08/2015

Senin

Kegiatan
-

Mencatat dan menerima surat

-

Mengantarkan surat

-

Mendokumentasikan kegiatan

-

Menganalisis sistem yang telah
ada

04/08/2015

Selasa

-

Mencatat dan menerima surat

-

Mengantarkan surat

-

Mendokumentasikan kegiatan

-

Menganalisis sistem yang telah
ada

05/08/2015

Rabu

1

-

Membuat memorandum

-

Mencatat dan menerima surat

-

Mengantarkan surat

-

Menganalisis sistem yang telah
ada

06/08/2015

Kamis

-

Mengupdate web PT.Len Industri

-

Menganalisis sistem yang telah
ada

07/08/2015

Jumat

-

Membuat agresso

-

Menganalisis sistem yang telah
ada

10/08/2015

Senin

-

Membuat agresso

-

Mencatat dan menerima surat

III-3

MInggu ke

Tanggal

Hari

Kegiatan
-

Menganalisis sistem yang telah
ada

11/08/2015

Selasa

-

Menerima tamu dari SMK Islam
Pemalang

2

Menganalisis sistem yang telah
ada

12/08/2015

Rabu

-

Menerima tamu dari Banyumas

-

Menyebarkan surat tugas kepada
karyawan

-

Menganalisis sistem yang telah
ada

13/08/2015

Kamis

-

Menerima tamu dari Kementerian
Perdagangan

-

Mengarsipkan memo

-

Menganalisis sistem yang telah
ada

14/08/2015

Jumat

-

Mendata

peserta

acara

17

Agustus
-

Mendata peserta jalan sehat

-

Menganalisis sistem yang telah
ada

19/08/2015

Rabu

-

Membuat agresso

-

Menganalisis sistem yang telah
ada

20/08/2015
3

Kamis

-

Membuat agresso

-

Mencatat dan menerima surat

III-4

MInggu ke

Tanggal

Hari

Kegiatan
-

Menganalisis sistem yang telah
ada

21/08/2015

Jumat

-

Menerima tamu dari TNI AL

-

Mengarsipkan surat

-

Menganalisis sistem yang telah
ada

24/08/2015

Senin

-

Mengantarkan surat

-

Mencatat dan menerima surat

-

Menganalisis sistem yang telah
ada

25/08/2015

Selasa

-

Membuat

agresso

pembelian

ATK (humas)
-

Menganalisis sistem yang telah
ada

26/08/2015

Rabu

-

Membuat

agresso

pembelian

ATK (sekper)
-

Menganalisis sistem yang telah
ada

27/08/2015

Kamis

-

4

Membuat

agresso

pembelian

ATK (legal)
-

Menganalisis sistem yang telah
ada

28/08/2015

Jumat

-

Membuat

agresso

pembelian

ATK(PKBL)
-

Menganalisis sistem yang telah
ada

III-5

MInggu ke

Tanggal

Hari

31/08/2015

Senin

Kegiatan
-

Menerima

tamu

dari

China

Prof.Yang Xianzin
-

Menganalisis sistem yang telah
ada

01/09/2015

Selasa

-

Mengupdate web PT.Len Industri

-

Menganalisis sistem yang telah
ada

02/09/2015

Rabu

-

Mencatat dan menerima surat

-

Membuat memorandum

-

Menganalisis sistem yang telah
ada

03/09/2015

Kamis

-

Ikut serta dalam seminar “Public
Relation Engagement Sharing
Experience

wit

Pentahelix

Synergy”
-

Menganalisis sistem yang telah
ada

04/09/2015

Jumat

-

Mencatat dan menerima surat

-

Menganalisis sistem yang telah
ada

-

Evaluasi Magang

-

Penyelesaian
Magang

Administrasi

III-6

III.6. Suasana Magang
Suasana magang di bagian Humas PT Len Industri relatif sibuk pada pagi
hari serta sore hari dan santai pada siang hari. Para pegawai memakai pakaian
formal sehingga penulis harus menyesuaikan dengan pegawai yang lain untuk
berpakaian formal. Selain penulis, terdapat beberapa mahasiswa universitas lain
pula yang melaksanakan kerja praktek, baik yang di divisi yang sama ataupun
berbeda. Para pegawai begitu ramah kepada penulis, mereka dengan ramah dan
sabar membantu penulis dalam menyelesaikan tugas dari pembimbing lapangan.
Suasana tempat magang kurang begitu nyaman karena menghadap kejalan
sehingga terdengar jelas suara kendaraan berlalu lalang karena tempat magang itu
terletak di tengah kota maka kendaraan yang lewat pun terbilang cukup banyak.
III.7. Kesulitan Magang

Kesulitan magang dirasakan penulis yaitu pekerjaan yang terbilang cukup
banyak karena kebetulan diruangan humas itu yang magang hanya ada dua orang
saja sehingga pekerjaan menjadi menumpuk dan bingung harus lebih dahulu
menyelesaikan yang mana sebab pekerjaan yang diberikan kepada penulis
kebanyakan bukan dari bidang yang telah dikuasai penulis melainkan pekerjaan –
pekerjaan baru yang menuntut penulis untuk lebih kreatif dan mencari tahu
bagaimana mengerjakan pekerjaan tersebut serta penulis juga di berikan tugas
tambahan oleh pembimbing lapangan untuk menganalisis sistem yang terdapat di
humas serta untuk acuan dalam pengerjaan laporan.
Sistem yang dianalisis oleh penulis pada pelaksanaan kerja praktek di PT
Len Industri (Persero) berupa sistem yang menangani pelayann humas yang
meliputi pencatatan dan penerimaan surat masuk, pengelolaan surat keluar,
pembuatan bulletin per tiga bulan,pembelian ATK, serta penerimaan tamu undangan
yang mengunjungi PT Len Industri.Sistem ini digunakan oleh pegawai humas di PT

III-7

Len Industri (persero), sebagai salah satu penunjang kinerja pegawai, karena peran
humas dalan perusahaan sangat penting.

BAB IV
USULAN PROSPEK PENERAPAN IT

Pada bab ini berisi tentang usulan prospek penerapan IT yang perlu ditambahkan
atau diterapkan pada Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk di Humas PT.Len
Industri (persero)
IV.1. Judul Sistem
Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk di Humas PT Len Industri (persero)
IV.2. Definisi Sistem
Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk di Humas PT.Len Industri
merupakan sekumpulan aktivitas pengelolaan yang terdiri dari penerimaan surat
masuk, pengelompokan surat masuk, penyortiran surat masuk, pengarsipan surat.
Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk di Humas PT Len Industri
diawali dengan Adminsitrasi menerima surat masuk sampai dengan surat diarsipkan
dan diakhiri sistem menghasilkan spesifikasi pengarsipan surat untuk di catat oleh
administrasi.
IV.3. Profil Objek Pengamatan
IV.3.1. Prosedur Kerja
Dibawah ini merupakan bagian yang mendeskripsikan tentang prosedur
kerja pengelolaan surat masuk.
Tabel IV.1 Prosedur Kerja
No

Prosedur

Deskripsi

1

Penerimaan surat masuk

Dalam

prosedur

ini

administrasi

menerima surat yang masuk.

IV-1

IV-2

No

Prosedur

2

Pengelompokan

Deskripsi
surat

masuk

Dalam prosedur ini surat di kelompok
sesuai

kategori

dan

di

cap

menggunakan kode sesuai kategori
yang

kemudian

diberikan

kepada

manager untuk disortir (diterima/tidak).
3

Penyortiran surat

Dalam

prosedur

ini

surat

disortir

berdasarkan kategori dan dibaca serta
diamati untuk memberikan balasan
kepada pengirim yang suratnya di acc.
4

Pengarsipan surat

Dalam prosedur ini surat diarsipkan
sesuai kategori surat dan sesuai status
surat serta di catat agar data tidak
hilang.

5

Pembuatan

laporan

Dalam prosedur ini pembuatan laporan

pengelolaan surat masuk

yang dimulai dari perhitungan jumlah

perbulan

surat yang masuk serta dihitung berapa
surat yang diterima atau ditolak dan di
catat berupa laporan serta laporan
tersebut diserahkan kepada manager.

IV-3

IV.3.2. Pelaku Pada Prosedur Kerja
Dibawah ini merupakan bagian yang mendeskripsikan pelakupelaku yang terdapat dalam prosedur kerja pengelolaan surat masuk.
Tabel IV.2 Pelaku Kerja
No

Pelaku

Deksripsi Pelaku

1

Manager Humas

Merupakan pelaku yang mempunyai
kekuasaan dalam memilih surat yang di
terima dan mengesahkan surat.

2

Administrasi

Merupakan pelaku yang bertugas untuk
melakukan

penerimaan

pengelompokan

serta

pengarsipan

surat.
3

Staff Keuangan

Merupakan pelaku yang bertugas untuk
mengelola keuangan.

4

Staff Humas 1

Merupakan

pelaku

yang

bertugas

melakukan pengkonfirmasian status
surat masuk kepada pengirim.

IV-4

IV.3.3. Refresentasi Alur Kerja

Gambar IV.1 Workflow All

IV-5

Gambar IV.2 Workflow Prosedur 1

Gambar IV.3 Workflow Prosedur 2

Gambar IV.4 Workflow Prosedur 3

Gambar IV.5 Workflow Prosedur 4

IV-6

Gambar IV.6 Workflow Prosedur 5

IV-7

IV.3.4. Dokumen Terkait
Dibawah ini merupakan dokumen – dokumen yang terkait dalam
sistem informasi pengelolaan surat masuk.
Tabel IV.3 Dokumen Terkait
No.

Nama Dokumen

Deskripsi Dokumen
Merupakan

1.

Surat Masuk

surat

yang

masuk

dan

memiliki kategori yaitu surat permintaan
ATK, surat sponsorship, surat kunjungan.
Merupakan suatu catatan berupa buku

2.

Catatan arsip surat
besar dalam pengrasipan surat.
Merupakan

3.

Laporan arsip surat

suatu

dokumen

yang

digunakan untuk monitoring surat masuk
dan keluar setiap bulan.

IV.4. Lingkup Dan Batasan Sistem Informasi
Dibawah ini merupakan bagian yang mendefinisikan lingkup dan batasan
dari Sistem Informasi yang dianalisis.
IV.4.1. Lingkup Sistem Informasi

Dibawah ini merupakan lingkup dari Sistem Informasi Pengelolaan Surat
Masuk :
1. Sistem menangani penerimaan surat kunjungan.
2. Sistem menangani penerimaan surat sponsorship.
3. Sistem menangani penerimaan surat permintaan pengadaan ATK.
4. Sistem menangani penyortiran surat masuk yang di terima atau ditolak.
Dibawah ini merupakan gambar diagram konteks dari Sistem Informasi
Pengelolaan Surat Masuk, digunakan untuk lingkup dan batasan sistem

IV-8

yang dianalisis beserta digunakan untuk menggambarkan interaksi sistem
dengan entitas yang berada diluar sistem.

Gambar IV.7 Diagram Konteks

Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dipicu dari adanya
surat yang masuk dari pengirim yang diterima oleh administrasi kemudian
administrasi mengelompokkan surat masuk tersebut berdasarkan kategori
surat yang dilihat dari isi surat tersebut.
Setelah

surat

tersebut

di

kelompokkan

berdasarkan

kategori,maka administrasi memberikan data surat tersebut kepada
manager untuk di lakukan penyortiran / pemilihan surat mana saja yang
akan diterima ataupun ditolak berdasarkan spesifikasi surat yang diterima
yang telah ditetapkan dan berdasarkan dana yang masih tersedia.
Setelah surat tersebut di sortir, manager memberikan kembali
data surat yang telah di kelompokkan berdasarkan kategori dan

IV-9

berdasarkan diterima atau tidaknya surat tersebut kepada administrasi
yang kemudian akan di arsipkan.
Setelah administrasi menerima data surat tersebut, administrasi
memberikan data surat yang diterima kepada Staff Humas untuk
kemudian staff humas melakukan konfirmasi kepada pengirim bahwa
surat yang telah dikirimkan diterima oleh pihak humas PT.Len Industri.
Kemudian administrasi mengkopi surat untuk di lakukan pengarsipan, dan
administrasi membuat laporan arsip surat masuk perbulan yang akan di
berikan kepada manager.
IV.4.2. Batasan dan Asumsi Sistem Informasi

Dibawah ini merupakan batasan – batasan yang terdapat dalam Sistem
Informasi Pengelolaan Surat Masuk :
1. Sistem tidak menangani pengadaan ATK.
2. Sistem tidak melayani pengelolaan surat ijin karyawan.
IV.5. Investigasi Komponen Sistem
IV.5.1. Identifikasi Data
Dibawah ini merupakan data-data yang terdapat dalam Sistem
Informasi Pengelolaan Surat Masuk.
Tabel IV.4 Daftar Nama Data
No.

Nama Data

1.

Data Surat Masuk

Deskripsi Data
Merupakan data-data surat yang masuk ke
bagian humas dan di terima oleh administrasi
Merupakan data surat masuk yang telah di

Data Surat yang Sudah
tetapkan statusnya,baik diterima ataupun

2.
Memiliki Status

ditolak.

IV-10

Merupakan
3.

data

yang

berisi

informasi

mengenai surat yang telah di lakukan

Laporan Konfirmasi Surat

konfirmasi kepada pengirim.
Merupakan data yang berisi informasi dana
4.

Data Agresso
tersedia yang ada di humas.
Merupakan data yang berisi informasi surat
Laporan Arsip Surat Masuk
masuk

5.

yang

telah

diarsipkan

Perbulan
administrasi.

IV.5.2. Proses Sistem Informasi
Dibawah ini merupakan identifikasi proses – proses utama yang
terdapat dalam Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk.
Tabel IV.5 Proses Sistem Informasi
Deskripsi Proses
No

Nama Proses

Pelaku
Utama
Dalam proses ini

Penerimaan surat

Administrasi

administrasi

1.
masuk

menerima

surat

yang masuk
Dalam proses ini
surat di kelompok
sesuai kategori dan
di

cap

Pengelompokan
menggunakan kode

2.
surat masuk

sesuai
yang

kategori
kemudian

diberikan

kepada

manager

untuk

Administrasi

oleh

IV-11

Deskripsi Proses
No

Nama Proses

Pelaku
Utama
disortir
(diterima/tidak).
Dalam proses ini

- Manager

surat

- Administrasi

disortir

berdasarkan

- Staff Keuangan

kategori dan dibaca

- Staff Humas 1

Penyortiran surat
serta diamati untuk

3.

memberikan
balasan

kepada

pengirim

yang

suratnya di acc.
Dalam proses ini
surat

diarsipkan

sesuai
4.

Pengarsipan surat

surat

- Administrasi

kategori
dan

sesuai

status surat serta di
catat

agar

data

tidak hilang.
Dalam prosedur ini

- Adminstrasi

pembuatan laporan

- Manager

yang dimulai dari
Pembuatan
perhitungan jumlah
laporan
5

surat yang masuk
pengelolaan surat
serta

dihitung

masuk perbulan
berapa surat yang
diterima

atau

ditolak dan di catat

IV-12

Deskripsi Proses
No

Nama Proses

Pelaku
Utama
berupa

laporan

serta

laporan

tersebut diserahkan
kepada manager.

IV.5.3. Produk Sistem Informasi
Produk yang dihasilkan dari Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk ini
yaitu :
Tabel IV.6 Produk Sistem Informasi
Nama Informasi

Penerima Informasi

Deskripsi
Merupakan informasi
yang berisi :
- Jumlah

Surat

Masuk
Laporan Pengelolaan
- Kategori
Surat Masuk

surat

Manager Humas
masuk

Perbulan
- Jumlah

surat

yang diterima
- Jumlah

surat

yang ditolak

Hirarki Proses dan Deskripsi Input/Output
Dibawah ini merupakan hirarki proses dan deskripsi Input / Output yang
terdapat dalam Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk.

IV-13

IV.5.3.1.1. Hirarki Proses
Dibawah ini merupakan gambar struktur proses dari Sistem Informasi
Pengelolaan Surat Masuk.

Gambar IV.8 Hierarki Proses

IV.5.3.1.2. Deskripsi Input / Output
Dibawah ini merupakan deskripsi Input dan Output dari Sistem
Informasi Pengelolaan Surat Masuk.
Tabel IV.7 Deskripsi Input / Output

IV-14

Deskripsi Input Output Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk
Level

Proses
Penerimaan surat

1

Masukan


Keluaran


Surat

masuk

Data

surat

masuk


Data

surat



masuk

Data

surat

masuk

yang

Pengelompokan
2

sudah
surat masuk
dipisahkan
sesuai kategori


Data

surat



Data

surat

masuk yang

masuk

yang

sudah

telah

dipisahkan

perhitungkan

sesuai

sesuai

kategori

tersedia

Penghitungan
3.1

dana yang
tersedia



Data

surat



dana

Data surat yang

masuk yang

sudah

telah

ditetapkan

perhitungkan

statusnya

Pengambilan
3.2

keputusan status
surat
sesuai dana
tersedia


Data

surat



Data surat yang

Pengesahan

yang sudah

telah

status surat

ditetapkan

berdasarkan

statusnya

status

disahkan

3.3

Penyortiran surat
3



Data

surat

masuk yang
masuk
sudah



Data surat yang
telah

disahkan

IV-15

Deskripsi Input Output Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk
Level

Proses

Masukan

Keluaran

dipisahkan

berdasarkan

sesuai

status

kategori


4

Pengarsipan surat

Data

surat

yang

telah



Data surat yang
telah diarsipkan

disahkan
berdasarkan
status

Penghitungan
5.1



jumlah surat yang
masuk

Penghitungan

Data

surat

yang

telah



jumlah

surat masuk

diarsipkan


Data jumlah



surat masuk
5.2

Data

Data

jumlah

surat

masuk

jumlah surat yang
yang diterima /
diterima / ditolak
ditolak

5.3

Pengiriman



Data jumlah



Laporan

laporan

surat masuk

pengelolaan

pengelolaan surat

yang

surat

masuk perbulan

diterima

/

masuk

perbulan

ditolak
5

Pembuatan



Data

surat

laporan

yang

telah

pengelolaan surat

diarsipkan

masuk perbulan



Laporan
pengelolaan
surat
perbulan

masuk

IV-16

IV-17

Representasi Aliran data
Dibawah ini merupakan representasi dari aliran data yang terdapat dalam Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk.
Data Flow Diagram Level 1

Gambar IV.9 DFD Level 1

IV-18

Data Flow Diagram Level 2 Proses Utama 3

Gambar IV.10 DFD Level 2 Proses Utama 3

IV-19

Data Flow Diagram Level 1 Proses Utama 5

Gambar IV.11 DFD Level 2 Proses Utama 5

IV-20

IV.5.4. Identifikasi Data pada Sistem Informasi
Dibawah ini merupakan daftar dokumen dan form yang terdapat
dalam Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk.
Daftar Dokumen dan Form
Dibawah ini merupakan daftar dokumen dan form yang
terdapat dalam Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk.
Tabel IV.8 Daftar Dokumen dan Form
Nama Dokumen /
No

Fungsi Dokumen / Form

Item Dokumen

Form


Dokumen yang dikirimkan
oleh pengirim yang memiliki
1.

Surat

tujuan
diberikan

tertentu

yang

kepada

bagian

Humas.






Kop
No surat
Perihal
Lampiran
Isi
Identitas
Pengirim





Tanggal
Tanggal
surat
diterima

Digunakan oleh administrasi
Buku Catatan

untuk mencatat surat yang

Surat Masuk

masuk

2.
yang

maupun ditolak.



diterima

Identitas
Surat



Kategori
Surat



No surat

IV-21

Nama Dokumen /
No

Fungsi Dokumen / Form

Item Dokumen

Form


Tanda
tangan
penerima

Dibuat

oleh

yang



administrasi

diberikan

kepada

surat masuk


manager untuk mengetahui
Laporan Arsip
3.

Jumlah

Jumlah

jumlah surat yang masuk,

surat

julah

diterima

Surat Masuk
surat

yang

terima,

Perbulan



jumlah surat yang ditolak
beserta

identitas

Jumlah
surat ditolak

pengirimnya

Identifikasi Objek – Objek Baru
Dibawah ini merupakan objek – objek baru yang terdapat dalam Sistem
Informasi Pengelolaan Surat Masuk.
Tabel IV.9 Identitas Objek-Objek Baru
No

Nama Objek

Sumber

Deskripsi Objek
Administrasi melakukan

Konfirmasi
1

Pengelompokan

konfirmasi
Administrasi

Surat

kepada

manager bahwa surat
telah

dikelompokkan

sesuai kategori.
Manager
konfirmasi

Konfirmasi
2

melakukan
kepada

Manager
Penyortiran Surat

administrasi

bahwa

surat telah disortir,ada

IV-22

No

Nama Objek

Sumber

Deskripsi Objek
yang diterima dan ada
yang ditolak.
Staff Humas melakukan
konfirmasi

kepada

Konfirmasi surat
3

Staff Humas

pengirim bahawa surat

yang diterima
yang telah dikirimnya
diterima.

Pengelompokkan Data
Dibawah ini merupakan pengelompokan data yang terdapat dalam
Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk.
Tabel IV.10 Pengelompokan Data
No.

Nama Data

1

Daftar surat masuk

Daftar surat masuk yang
2
telah dikelompokkan

Item Data







Daftar surat masuk yang
3
diterima






Daftar surat masuk yang
4
ditolak





Tanggal diterima
Pengirim
Tanggal diterima
Pengirim
Kategori
Tanggal diterima
Pengirim
Kategori
Status
Tanggal diterima
Pengirim
Kategori
Status

IV-23

No.

Nama Data

Item Data



Jumlah surat masuk
Jumlah surat yang
diterima

5



Rekapitulasi surat masuk

Jumlah surat yang
ditolak

Identify Entity dan Relationship
Pada bagian ini akan dilakukan identifikasi entity dan relationship yang
terdapat dalam Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk.
IV.5.4.4.1. Identify Entity
Dibawah ini merupakan table identifikasi entity yang terdapat dalam
Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk.
Tabel IV.11 Identity Entity
No

Nama Entity

Deskripsi
Merupakan

1

Pegawai

digunakan

entitas
untuk

yang

menampung

informasi pegawai
Merupakan
2

Surat

digunakan

entitas
untuk

yang

menampung

informasi surat
Merupakan
3

Data surat masuk

digunakan

entitas
untuk

yang

menampung

informasi daftar surat yang masuk
Merupakan
4

entitas

yang

Data surat dikelompokkan
digunakan

untuk

menampung

IV-24

No

Nama Entity

Deskripsi
informasi daftar surat yang masuk
yang telah dikelompokan
Merupakan
digunakan

5

entitas
untuk

yang

menampung

Data surat diterima
informasi daftar surat yang masuk
yang diterima
Merupakan
digunakan

6

entitas
untuk

yang

menampung

Data surat ditolak
informasi daftar surat yang masuk
yang ditolak
Merupakan
digunakan

7

entitas
untuk

yang

menampung

Rekapitulasi surat masuk
informasi rekapitulasi surat yang
masuk

IV-25

IV.5.4.4.2. Identify Relationship
Dibawah ini merupakan table identifikasi entity yang terdapat dalam Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk.
Tabel IV.12 Identify Relationship
Data
Pegaw
Nama Entity

Data Surat

Data surat

Data surat

Surat
ai

Rekapitulasi
surat

Masuk

dikelompokan

diterima

surat masuk
ditolak

Pegawai

X

Surat

X

Data Surat Masuk

X

X

X

X

X

X

X

X

X
X

X

Data surat
X
dikelompokan
Data surat diterima

X

X

Data surat ditolak

X

X

Rekapitulasi surat
X
masuk

X

X

IV-26

Penggambaran entity dan relasinya

IV-27

Gambar IV.12 Penggambaran Entity dan Relasinya

IV-28

IV.5.5. Skema Keterkaitan Makna Data dalam Sistem Informasi
Dibawah ini merupakan skema keterkaitan makna data dlaam
Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk yang digambarkan dalam
pemodelan LDS ( Logical Data Structure).

Gambar IV.13 LDS

IV-29

IV.6. Analisis Sistem Informasi
IV.6.1. Hasil Analisis Sistem Informasi
Analisis Prosedur Kerja
a. Penilaian
Kurang Baik
b. Alasan
Prosedur

kerja

baiknya

diperbaiki

seperti

prosedur

pengarsipan surat agar lebih di tata dengan baik agar
penyimpanan surat menjadi tertata rapid an perncarian surat
jika dibutuhkan pun tidak memakan waktu yang lama.
Analisis Pelaku
a. Penilaian
Kurang Baik
b. Alasan
Pelaku yang berperan dalam pengelolaan surat masuk ini
sudah berperan sesuai dengan tugas masing – masing akan
tetapi jumlah pelaku masih kurang sehingga jika satu orag
pelaku berhalangan hadir tidak ada yang menggantikan dan
bisa menghambat pekerjaan pelaku lainnya.
Analisis Data
a. Penilaian
Baik
b. Alasan
Semua data yang terdapat didalam sistem sudah lengkap da
sudah sesuai dengan yang dibutuhkan untuk dilakukan
pemrosesan

sehingga

dapat

memenuhi

pemrosesan yang ada didalam sistem.

kebutuhan

IV-30

IV-31

Analisis Proses
a. Penilaian
Baik
b. Alasan
Prosesnya sudah baik karena semua proses dilaksanakan
sesuai dengan prosedur kerja yang sudah ditetapkan.
Analisis Informasi
a. Penilaian
Baik
b. Alasan
Informasi yang dihasilkan sudah cukup baik karena informasi
yang dihasilkan sudah cukup jelas dan tersampaikan karena
sesuai dengan apa yang dibutuhkan oleh organisasi,
sehingga proses bisnis organisasi bisa berjalan dengan
lancar.
Analisis Dokumen
a. Penilaian
Kurang Baik
b. Alasan
Dokumen diarsipkan tetapi terkadang penyimpanannya
kurang jelas sehingga dalam melakukan pencarian agak sulit,
seharusnya penyimpanan dokumen itu tertata dengan baik
agar tidak terjadi kehilangan dokumen dan agar dalam
melakukan pencarian tidak membutuhkan waktu yang lama.

IV-32

IV.6.2. Kesimpulan Hasil Analisis dan Identifikasi Masalah
Kesimpulan
Berdasarkan hasil analisis dari sistem yang diamati,
secara k