II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Arsip Statis

BAB

II TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Arsip Statis

Dalam paradigma daur hidup arsip, arsip berfungsi sebagai records dan akan beralih menjadi archives (arsip yang menurut penilaian teknik dan hukum yang berlaku harus disimpan dan dikelola oleh Lembaga Kearsipan karena memiliki nilai guna pertanggungjawaban nasional). Lembaga Kearsipan memiliki kewajiban melestarikan dan mengaktualisasikan arsip statis sebagai bahan pertanggungjawaban nasional atau warisan budaya bangsa dalam rangka pembentukan jati diri bangsa.

Menurut Walne (1988: 128) “Arsip sebagai informasi terekam (recorded information) merupakan endapan informasi kegiatan administrasi/bukti transaksi pelaksanaan fungsi unit-unit kerja yang terekam dalam berbagai media”.

Arsip dapat dilihat sebagai informasi terekam tentang pelaksanaan kegiatan sesuai fungsi-fungsi dan tugas unit kerja suatu instansi. Walne mengatakan sebenarnya membuktikan bahwa arsip merupakan bagian dari memori kolektif bangsa yang berfawal dari memori organisasi (corporate memory) tentang bagaimana organisasi itu dibangun, dijalankan, dan dikembangkan.

Umumnya arsip statis yang disimpan berupa arsip kertas. Tetapi tidak semua arsip statis yang disimpan terbatas pada arsip kertas saja karena arsip yang mencerminkan perkembangan historis sebuah badan korporasi terdiri atas berbagai jenis arsip. Walt Disney Production menyimpan tiga jenis arsip yang dibagi menjadi arsip bisnis, kreatif, dan produk.

Arsip statis disimpan, dilestarikan, diolah, dan didayagunakan dalam memenuhi fungsi kultural dalam rangka kehidupan kebangsaan dan tidak melepaskan arsip dari ikatan provenance dann original ordernya.

2.1.1 Pengertian Arsip Statis

Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

Menurut Martono (1994: 28) “Arsip statis adalah arsip yang tidak berlaku lagi bagi suatu organisasi atau lembaga yang dipelihara karena nilai yang berkelanjutan”.

Selanjutnya menurut Rusidi (2010: 1) “Arsip statis merupakan arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perencanaan kehidupan bangsa pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara, namun tetap harus dikelola/disimpan berdasarkan pada pertimbangan nilai guna yang terkandung di dalamnya.”

Sedangkan berdasarkan Undang – Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

Dari beberapa pengertian diatas maka dapat dikemukakan bahwa arsip statis merupakan arsip yang tidak digunakan secara langsung namun masih memiliki nilai guna yang dipermanenkan oleh lembaga kearsipan.

2.1.2 Fungsi Arsip Statis

Arsip statis dapat dijadikan sebagai bukti otentik dan bukti sejarah yang terpercaya dari suatu kegiatan serta berfungsi sebagai memori kolektif yang menjadi simpul-simpul pemersatu bangsa seiring dengan melemahnya nilai-nilai nasionalisme dan batas-batas wilayah bangsa pada era reformasi dan globalisasi.

Pelestarian dan penyempurnaan pemerintahan, institusi, dan organisasi, perhimpunan dan peradaban tergantung pada pelestarian dan pemanfaatan yang efisien akan arsip statis.

Fungsi arsip statis adalah: 1.

Sebagai memori perusahaan atau perorangan Arsip statis merupakan memori badan korporasi maupun perorangan.

Badan korporasi tidak dapat mengandalkan pada ingatan karyawannya karena ingatan manusia tidak sama. Arsip statis digunakan untuk merekam kegiatan badan dalam proses pearsip dinarnis itu sehingga instansi atau perusahaan dapat menggugah kembali “ingatannya”.

Misalnya dapat mengetahui kapan restruktur organisasi perpustakaan dikeluarkan, distribusi produk tertentu, tindakan untuk melakukan sesuatu, serta dapat menyajikan dokumentasi tentang fakta yang diperlukan. Melalui arsip statis, orang dapat menggali kembali peristiwa masa lampau.

2. Untuk pembuktian

Bagian hukum seringkali memerlukan arsip dinamis historis untuk mendudukkan posisi mereka. Dalam proses pengadilan yang mengadili perkara pidana maupun perkara perdata, semua pihak memerlukan arsip dinamis untuk pembuktian dan penunjang tuntutan maupun pembelaan.

Sebagai contoh dalam perkara gugatan tanah, masing-masing pihak yang bersengketa berlomba-lomba mencari arsip, bila mungkin arsip yang tertua, sehingga dapat membantu litigasi. Bukti otentik ini dicari dari arsip terutama arsip statis.

3. Sesuai dengan ketentuan perundang-undangan Berdasarkan ketentuan hukum, perusahaan harus menyimpan arsipnya selama waktu tertentu. Untuk Indonesia menurut ketentuan KUH Dagang pasal 6, arsip dinamis keuangan harus disimpan selama 30 tahun. Untuk lembaga instansi pemerintah, arsip dinamis personalia harus disimpan sampai personalia tersebut pensiun, sampai yang bersangkutan meninggal dunia.

4. Sebagai Sumber Penelitian, khususnya penelitian sejarah Arsip statis digunakan untuk kepentingan penelitian, tuntutan, maupun kegiatan yang merujuk pada masa lampau. Hal ini terutama berlaku untuk arsip statis artinya arsip yang disimpan permanen. Peneliti memerlukan sumber informasi terekam dan kadang-kadang tidak terekam, mislanya sumber lisan yang digunakan dalam sejarah lisan.

Sumber informasi yang paling utama bagi sejarahwan adalah arsip asli, peneliti mengandalkan pada desas desus, tradisi, ingatan, dan dokumentasi ringkasan. Arsip statis menyediakan informasi yang tepat yang dapat diakses oleh pemakai dan dilestarikan sehingga informasi yang terekam tersedia bagi pemakai.

5. Untuk keselamatan manusia Arsip dapat digunakan untyuk keselamatan fisik maupun rohani manusia pada kasus tertentu.

6. Untuk kepentingan masyarakat Para peneliti kedokteran dengan menggunakan rekam medis dan arsip kedokteran dapat melacak simpton (gejala) dan pola penyakit dalam upaya mencari penyembuhan dan pencegahan. Peneliti cuaca menggunakan arsip dinamis cuaca guna membuat ramalan cuaca.

7. Untuk kepentingan pendidikan dan hiburan Arsip statis digunakan untuk memantau kemajuan anak didik mulai dari awal sampai akhir pendidikan. Dengan melihat arsip anak dapat kembali ke masa lampau serta menggunakannya sebagai inspirasi.

Di beberapa lembaga pendidikan yang menyimpan arsip statis orangtua dapat menunjukkan prestasi orangtua dan nenek mereka sehingga si anak terpacu untuk mengikutinya. Jadi arsip statis berfungsi sebagai inspirator. Buku, program televisi, film menggunakan arsip untuk memperoleh cerita yang otentik.

8. Memelihara aktivitas hubungan masyarakat Adanya arsip statis yang lengkap akan bermanfaat bagi hubungan masyarakat. Bukti arsip statis keberhasilan, kontinuitas operasional, dan usia perusahaan membantu mengembangkan tugas kehubungan masyarakatan. Arsip statis juga digunakan untuk kepentingan politik dan keamanan arsip statis digunakan untuk mendukung kawan politik ataupun menjatuhkan lawan politik.

9. Mempersiapkan sejarah peringatan lembaga atau perorangan Untuk memperoleh gambaran tentang kejadian pada tahun-tahun pertama perkembangan sebuah lembaga, maka diperlukan suatu arsip.

Demikian juga dalam peringatan - peringatan penting suatu

lembaga/instansi diperlukan kilas balik perjalanan sejarah sebuah organisasi.

10. Perubahan status yang berada di tingkat unit kerja.

11. Arsip statis juga digunakan untuk kepentingan politik dan keamanan.

12. Usaha menelusur silsilah Dengan menelusur silsilah, seseorang dapat mengklaim dirinya keturunan bangsawan ataupun mengklaim gerlar. Mempersiapkan sejarah peringatan lembaga atau perorangan perusahaan maupun lembaga pemerintah seringkali menyelenggarakan upacara peringatan suatu peristiwa.

Secara singkat, arsip statis menyediakan dasar untuk memahami umat manusia, memberikan pengarahan tujuan, dan menyediakan bimbingan bagi kemajuan manusia. Karena arsip statis penting bagi masyarakat, arsiparis memiliki peranan penting dalam masyarakat. Dengan melestarikan dan menyediakan arsip, arsiparis memberikan jasa penting bagi keseluruhan arsip dinamis. Mempersiapkan sejarah peringatan lembaga atau perorangan.

13. Arsip memberikan sumbangan dalam pembinaan kepribadian nasional serta bermanfaat dalam melindungi warga, hak pribadi maupun hak lainnya. Sulistyo-Basuki (2003: 10).

14. Arsip memberikan sumbangan dalam pembinaan kepribadian nasional Arsip statis sebagai penyedia data dan juga sebagai penyedia dasar umat manusia, memberikan pengarahan tujuan, menyediakan bimbingan bagi kemajuan manusia, memberikan informasi yang bermanfaat bagi masyarakat luas.

2.1.3 Tujuan dan peranan arsip statis Tujuan arsip

Tujuan kearsipan untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. Tujuan arsip statis pada umumnya sebgai arsip yang dirawat dipelihara sehingga mudah untuk ditemukan kembali yang bermanfaat bagi organisasi dan masyarakat, serta bagi peneliti dan pengguna arsip dalm upaya melaksanakan suatu kegiatan penelitian.

Menurut Novyanti (2010: 2) Arsip statis bagi Pemerintah memiliki tujuan untuk menjamin keselamatan atas bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan bangsa dan negara sesuai dengan kegiatan pemerintah.

Peran arsip

Peranan kearsipan sebenarnya sangatlah potensial dan tidak mungkin dapat dihapus dalam menunjang kelancaran kegiatan administrasi sehari-hari disegala bidang kegiatan. Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat kegiatan, sebagai sumber informasi, dan sebagai alat pengawas yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan, kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.

2.1.4 Strategi pengaturan Arsip Statis

Lembaga kearsipan sebagai institusi yang bertanggungjawab terhadap penyelenggaraan kearsipan statis harus menyadari sejak awal, bahwa untuk memnuhi fungsi kultural arsip statis, pengaturan arsip statis sangat dipengaruhi oleh kearsipan lingkungan internal oleh lembaga kearsipan.

Schellenberg (1961:17) menyebutkan dua tujuan utama dari pengaturan arsip statis, yakni melestarikan arsip yang bernilai guna kebuktian (to preserve their evidential value) dan mendayagunakannya agar dapat diakses dan dimanfaatkan secara optimal oleh masyarakat/public (making them accessible for use).

Untuk mencapai tujuan pengaturan arsip statis, maka lembaga kearsipan perlu memiliki konsep atau strategi pengaturan arsip statis. Alur pikir strategi pengaturan arsip statis menurut Azmi (2010: 4) adalah: 1.

Ilmu Kearsipan 2. Standar Deskripsi

3. Ruang Pengolahan 4.

Peralatan 5. SDM yng profesional 6. Koordinasi

2.1.4.1 Ilmu Kearsipan

Ilmu kearsipan berperan sebagai unsur kontrol pelaksanaan pengaturan arsip statis. Pengaturan arsip statis tanpa didasari ilmu kearsipan akan menjadikan informasi arsip statis sebagai informasi pada umumnya (pustaka/museum), bukan lagi sebagai informasi yang unik. Pemahaman akan konsep, teori dan prinsip-prinsip kearsipan statis dapat diolah.

Dari sisi kultural, arsip memiliki karakteristik yang berlainan dengan produk pustaka. Schellenberg (1956:20) menyebutkan dua perbedaan mendasar, yaitu cara keduanya tercipta dan cara bagaimana keduanya dikelola. Kekhasan arsip yang tercipta atau terakumulasi sebagai akibat langsung dari kegiatan fungsional, sehingga arti pentingnya terletak pada keterkaitan organisasi dalam hubungannya dengan instansi pencipta (creating agency) dan naskah lainnya.

2.1.4.2 Standar Deskripsi

Arsip yang disimpan di lembaga kearsipan merupakan informasi yang tidak begitu saja dapat diakses, tetapi harus diolah trlebih dahulu sehingga dapat dimanfaatkan untuk berbagai kepentingan oleh publik atau masyarakat. Pengaturan arsip yang telah diserahkan oleh lembaga penciptanya ke lembaga kearsipan hingga menjadi sumber informasi yang senantiasa dapat diakses dilakukan melalui kegiatan penataan fisik dan informasi arsip statis.

Azmi (2010: 6) deskripsi arsip dimaksudkan agar dapat memberikan akses informasi mengenai asal-usul, isi dan sumber dari berbagai kumpulan arsip, struktur pemberkasannya, dengan arsip lain, cara bagaimana arsip tersebut dapat ditemukan dan hubungannya digunakan.

2.1.4.3 Ruang Pengolahan

Ruang pengolahan yang ada harus menjadi efisiensi, efektivitas, perlindungan keamanan arsip, serta kenyamanan serta kreativitas bekerja Arsiparis. Selain itu ruang pengolahan juga harus mempertimbangkan karakter atau jenis media arsip. Kegiatan mengolah arsip merupakan proses kegiatan kinerja kearsipan yang sangat panjang, mulai dari survei, identifikasi, deskripsi, labeling, hingga penyusunan finding aid. Sehingga kegiatan mengolah arsip dibutuhkan suatu ruang yang khusus sebagai untur pendukung dalam pelaksanaan pengaturan arsip statis.

Azmi (2010: 8) mengatakan beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan berkaitan dengan perwujudan ruang pengolahan seperti: volume arsip, jenis arsip, fasilitas, kualitas akuisisi, keamanan dan pelestarian arsip.

Dengan adanya studi kelayakan akan dapat diambil tepat apakah suatu Lembaga Kearsipan sudah memerlukan ruang pengolahan arsip yang menyatu dengan ruang penyimpanan/depo atau terpisah dengan depo tetapi dalam satu area.

Dari keterangan diatas maka dinyatakan bahwa ruang pengolahan sangatlah penting dalam melakukan kegiatan pengaturan terhadap arsip agar dapat menciptakan perlindungan, keamanan serta kenyamanan bagi arsiparis.

2.1.4.4 Peralatan

Umumnya pengaturan arsip statis memberikan peralatan kearsipan, seperti lemari atau rak arsip (stacks), boks, map/folder, amplop, can, dan pembungkus lainnya. Peralatan maupun sarana kearsipan secara umum harus memperhitungkan dua hal, yakni bebas asam (acid free) dan sesuai dengan kebutuhan karakteristik fisik arsipnya.

Menurut Azmi (2010: 8) ada empat jenis peralatan kearsipan, yakni peralatan untuk arsip berbasis kertas (paper based), berbasis audio-visual (film, video, foto, rekaman suara), berbas elektronik (magnetik, optik), dan arsip tanpa ukuran (nonstandard size).

Peralatan yang dipergunakan dalam bidang kearsipan pada dasarnya sebahagian besar sama dengan alat-alat yang dipergunakan dalam bidang ketatausahaan pada umumnya, Peralatan yang dipergunakan terutama untuk penyimpanan arsip, minimal terdiri dari: a. Map, yaitu berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan untuk menyimpan arsip. Jenisnya terdiri dari map biasa yang sering disebut stopmap folio, Stopmap bertali (portapel), map jepitan (snelhechter), map tebal yang lebih dikenal dengan sebutan ordner atau brieforner. Penyimpanan ordner lebih baik dirak atau lemari, bukan di dalam filing cabinet dan posisi penempatannya bisa tegak. Sedangkan Stopmap folio dan snelhechter penyimpanannya dalam posisi mendatar, atau tergantung (bila yang dipakai snelhechter gantung) di dalam filing cabinet, sedangkan portapel sebaiknya disimpan dalam almari karena dapat memuat banyak lembaran arsip.

b. Folder, merupakan lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat panjang yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau satu kelompok arsip di dalam filing cabinet. Bentuk folder mirip seperti stopmap folio, tetapi tidak dilengkapi daun penutup, atau mirip seperti snelhechter tetapi tidak dilengkapii dengan jepitan. Biasanya folder dilengkapi dengan tab, yaitu bagian yang

menonjol dari folder yang berfungsi untuk menempatkan kode-kode, atau indeks yang menunjukkan isi folder yang bersangkutan.

c. Guide, adalah lembaran kertas tebal tau karton manila yang dipergunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari dua bagian, yaitu tab guide yang berguna untuk mencantumkan kodekode, tanda- tanda atau indeks klasifikasi (pengelompokan) dan badan guide itu sendiri.

Jumlah guide yang diperlukan dalam sistem filing adalah sebanyak pembagian pengelompokan arsip menurut subyeknya. Misalnya guide pertama untuk menempatkan tajuk (heading) subyek utama (main subyek), guide kedua untuk menempatkan sub-subyek, guide ketiga untuk yang lebih khusus lagi, demikian seterusnya.

d. Filing Cabinet (file cabinet), adalah perabot kantor berbentuk persegi empat panjang yang diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Filing cabinet mempunyai sejumlah laci yang memiiki gawang untuk tempat rnenyangkutkan folder gantung (bila arsip ditampung dalam folder gantung). Filing cabinet terdiri berbagai jenis, ada yang berlaci tunggal, berlaci ganda, horizontal plan file cabinet, drawer type filing cabinet, lateral filing cabinet, dsb.

e. Almari Arsip, adalah almari yang khusus digunakan untuk menyimpan arsip. Bentuk dan jenisnya bervariasi, namun berkas atau arsip yang disimpan dalam almari arsip sebaiknya disusun/ditata secara vertical lateral (vertikal berderet kesamping), sehingga susunan arsip di dalam almari arsip sama dengan susunan arsip yang disusun ditata di dalam rak arsip.

f. Berkas Kotak (Box file), adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai arsip (warkat). Setiap berkas kotak sebaiknya dipergunakan untuk menyimpan arsip yang sejenis, atau yang berisi hal-hal yang sama. Selanjutnya

berkas kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip, disusun secara vertikal (vertikal berderet ke samping).

g. Rak Arsip, adalah sejenis almari tak berpintu, yang merupakan tempat untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Arsip ditempatkan dirak susun secara vertikal lateral yang dimulai selalu dari posisi kiri paling atas menuju kekanan, dan seterusnya kebawah h. Rotary Filling, adalah peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip (terutama berupa kartu). i. Cardex (Card Index), adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip yang berupa kartu dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Kartu-kartu yang akan disimpan disebelah atas kartu diberi kode agar lebih mudah dilihat.

2.1.4.5 Sumber Daya Manusia

Dalam menjamin efisiensi dan efektivitas pengaturan arsip statis diperlukan unsur pendukung kerja, yakni SDM kearsipan yang profesional. Dalam hal ini dapat dimanfaatkan Arsiparis - Pegawai Negeri Sipil yang diberi tugas, tanggung-jawab, wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwewenang dalam melaksanakan kegiatan kearsipan yang telah dipersiapkan sebagai tenaga profesional untuk mengolah arsip sebagaimana diatur dalam Surat Keputusan Menteri Negara Nomor 09/KEP/M.PAN/2/2002 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya.

2.1.4.6 Koordinasi

Koordinasi merupakan suatu istilah singkat/pendek yang terkadang mudah untuk diverbalkan tetapi sulit di implementasikan. Kegiatan pengolahan arsip dalam lingkup archives management, arsip merupakan salah satu bagian dari sub sistem pengelolaan arsip statis (akuisisi, pengolahan, pelestarian, akses dan layanan, pemanfaatan dan pendayagunaan).

Selain itu kegiatan pelaksanaan pengolahan arsip tidak mungkin dapat berjalan secara optimal tanpa adanya koordinasi kerja yang baik dari unit kerja yang lain, misalnya seperti pada Kegiatan Unit Kerja Pelestarian (Penyimpanan dan Reproduksi) serta Unit Kerja Layanan Informasi.

Handoko (2003: 195) menyatakan bahwa koordinasi (coordination) merupakan suatu proses kegiatan pengintegrasian, tujuan, serta fungsi pada satuan- satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisiensi.

Dari pertanyaan di atas maka dapat dikatakan bahwa koordinasi sangat dibutuhkan dalam kegiatan pengolahan arsip pada suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang efisien.

2.1.5 Lingkup Arsip Statis

Arsip statis menyimpan warkat-warkat vital yang dapat disimpan sampai batas waktu yang tidak ditentukan atau untuk selama-lamanya. Oleh karena itu arsip ini justru mempunyai nilai informasi yang abadi. Dalam suatu penilitian di Australia dan Amerika Serikat yang diadakan oleh Masyarakat Arsiparis , diperkirakan bahwa arsip statis yang layak dipelihara dan dilestarikan tidak kurang dari 10%.

Betty Ricks (1992: 101-102) yang menggambarkan komposisi volume arsip suatu organisasi sebagai berikut: 10% arsip yang akan dilestarikan (statis), 25% arsip dalam kategori aktif, 30% arsip memasuki masa inaktif, 35% arsip yang musnah.

Dari penjelasan di atas dapat dilihat bahwa arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai informasi yang tinggi dan dapat diabadikan, karena memiliki peran yang sangat penting dalam tujuan kegiatan suatu organisasi.

2.2 Manajemen Arsip

2.2.1 Pengertian Manajemen Arsip

Secara umum manajemen arsip merupakan suatu proses kegiatan dimana sebuah organisasi mengelola semua aspek arsip baik yang diciptakan maupun yang diterimanya dalam berbagai format dan jenis media yang digunakan, mulai dari penciptaan, penggunaan, penyimpanan sampai dengan penyusutan.

Menurut Wursanto (1991:216) “Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha, baik badan usaha pemerintah maupun badan usaha swasta, kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat atau dokumen-dokumen kantor lainnya.

Selanjutnya Menurut Ricks (1992: 14) “manajemen kearsipan merupakan sistem tersendiri yang mencakup keseluruhan aktivitas dan daur hidup arsip (lifecyle of a records)”.

Sedangkan Menurut Amsyah (1992: 4) “pekerjaan pengurusan arsip yang pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Jadi pekerjaan tersebut meliputi suatu siklus “kehidupan”warkat sejak lahir sampai mati”.

Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa manajemen arsip merupakan pendekatan terhadap sistem penciptaan sampai kepada sistem pemusnahan arsip dalam suatu organisasi yang dilakukan secara permanen dan dapat menjadi sumber daya informasi.

2.2.2 Manajemen Arsip Statis

Arsip statis umumnya bersifat terbuka dan dapat di baca oleh umumnya (terbuka untuk umum). Karena arsip statis akan menjadi sumber informasi yang memiliki nilai otentik sebagai bahan bukti maupun untuk bahan pertanggungjawaban nasional.

Menurut Sedarmayanti (2003: 98) Arsip statis memiliki nilai yang sangat penting bagi generasi mendatang, karena itu keberadaan arsip statis harus senantiasa dilestarikan di lembaga kearsipan. Namun demikian, pengelolaan arsip statis bukanlah hal yang mudah dan murah, karena itu akuisis arsip statis sangat menentukan efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip statis pada lembaga-lembaga kerasipan.

Manajemen arsip statis mencakup beberapa kegiatan antara lain sebagai berikut:

1. Akuisisi dan Penilaian Arsip (Acquisition and Records Appraisal) Akuisisi merupakan suatu proses kegiatan yang telah dilakukan dalam upaya pengembangan jumlah koleksi arsip yang telah dilakukan oleh sebuah lembaga arsip. Awalnya akuisisi dapat dilakukan dengan melalui donasi (sumbangan), transfer (pemindahan), atau pembelian (purchases) (Reed, 1993: 137), Ketiga cara ini masing-masing berada pada isi dan hubungan kerja yang berbeda. Penilaian arsip (record appraisal) merupakan suatu pengujian terhadap sekelompok arsip melalui daftar arsip dalam nilai guna setiap sejarah arsip.

2.Pengolahan Arsip Pengolahan arsip merupakan kegiatan yang sangat penting dari seluruh bagian kegiatan manajemen arsip statis. Kegiatan ini sering disebut sebagai tahap inventarisasi arsip statis. Dalam pengelolaan arsip dikenal tiga azas yakni azas

sentralisasi, azas desentralisasi dan azas kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi.

Azas Sentralisasi dalam pengelolaan arsip berarti penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit kerja khusus yang lazim disebut Sentral Arsip atau Pusat Arsip. Dengan sentralisasi arsip maka semua surat-surat kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan di Sentral Arsip.

Azas kombinasi dalam pengelolaan berarti menggabungkan azas sentralisasi dan desentralisasi sekaligus. Azas ini diterapkan dalam rangka mengatasi kelemahan yang ada pada azas sentralisasi dan azas desentralisasi yang sering dijumpai dalam pengelolaan arsip di perkantoran. Dalam penerapan azas kombinasi, pengelolaan arsip aktif dilakukan secara desentralisasi, sedangkan aktif inaktif dikelola secara sentralisasi.

2. Deskripsi Arsip

Pendeskripsian arsip dapat dilakukan pada tingkat berkas (perberkas) bagi arsip yang lengkap dan tertata baik atau bisa juga dilakukan pada tingkat lembaran (perlembar) bagi arsip lepas dan tidak utuh (Ismiatun, 2001: 16).

Deskripsi pada kartu fitches minimal memuat unsur-unsur sebagai berikut: a.

Bentuk redaksi (surat laporan, notulen, dan sebagainya) b.

Isi berkas (memuat informasi apa, dari siapa, kapan, di mana) c. Tingkat perkembangan (konsep, tembusan, asli, turunan, dan sebagainya) d.

Tanggal surat dibuat e. Bentuk luar (lembar, berkas, sampul, yang menunjukkan volume arsip) f. Kondisi arsip dan nomor berkas dan nomor identitas pembuat

2.2.3 Daur Hidup Arsip Statis

Daur hidup arsip merupakan konsep yang penting untuk dipahami. banyak bagian yang saling berhubungan yang harus bekerja sama untuk membentuk suatu program manajemen kearsipan yang efektif, Sedarmayanti, 2003: 100). Dengan memahami makna dan pentingnya tiap bagian dari seluruh daur hidup, seseorang akan mampu memahami apa yang diperlukan untuk mengelola semua arsip yang di atas kertas dan yang terekam pada media lain seperti mikrofilm atau media magenetik.

Untuk dapat mengelola arsip dengan baik dibutuhkan pengetahuan tentang daur hidup arsip statis agar dapat dipelajari pada setiap tahapan. Daur hidup mencakup proses penciptaan. Pendistribusian, penggunaan, penyimpanan arsip aktif, pemindahan arsip, pemindahan arsip inaktif, pemusnahan dan penyimpanan arsip permanen

2.3 Nilai Guna Arsip

Penentuan nilai guna arsip dilakukan untuk menentukan jangka waktu penyimpanan/retensi arsip yang didasarkan atas pengkajian terhadap isi arsip, penataannya dan hubungannya dengan arsip-arsip lainnya. Menurut Sedarmayanti (2003: 104) nilai guna arsip nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip. Maka dapat dikatakan bahwa nilai guna arsip itu berdasarkan kepentingan pengguna arsip dalam membutuhkan suatu informasi.

Berdasarkan Surat Edaran kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor: SE/02/1983 tentang pedoman umum untuk menetukan nilai guna arsip, bahwa arsip dapat dibedakan menjadi dua atas dasar nilai kegunaan arsip bagi pengguna arsip, yaitu nilai guna primer dan nilai guna sekunder.

1. Nilai Guna Primer

Nilai guna primer merupakan arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan instansi pencipta, yaitu meliputi nilai guna ilmiah dan guna teknologi. Nilai guna primer meliputi: a. Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip.

Nilai guna hukum, yaitu arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.

Nilai guna keuangan, yaitu arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.

Nilai guna ilmiah dan teknologi, yaitu arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan

2. Nilai Guna Sekunder

Nilai Guna Sekunder merupakan nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban nasional. Nilai guna sekunder meliputi nilai guna kebuktian dan nilai guna informasional.

Nilai guna sekunder,meliputi: a. Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/instansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan- kegiatan yang dilaksanakan, serta apa hasil/akibat dari kegiatan itu.

Nilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitkan dengan lembaga/instansi penciptanya. Dari beberapa pendapat di atas maka dapat dinyatakan bahwa nilai guna arsip adalah nilai guna yang didasarkan pada kegunaan pengguna arsip yang berfungsi sebgai penentu jangka waktu arsip serta nilai guna arsip dibagi menjadi dua bagian yaitu nilai guna primer dan nilai guna sekunder.

2.4 Penyebab Kerusakan Arsip

Kerusakan yang terjadi pada arsip dapat mengurangi kualitas yang dimiliki oleh suatu arsip, maka arsip yang tersedia tidak dapat digunakan secara maksimal, dimana penyebab kerusakan arsip disebabkan oleh faktor eksternal dan internal.

Menurut Rusidi (2010: 1) penyebab kerusakan arsip sebelum mempersiapkan rencana preservasi, seorang arsiparis harus dapat mengetahui dan memahami penyebab kerusakan arsip. Adapun unsur penyebab kerusakan arsip secara eksternal antara lain:

1. Faktor Biologis Kategori penyebab kerusakan arsip menurut faktor biologis adalah: mikroba, lumut, jamur dan serangga. Unsur-unsur biologis tersebut umumnya dapat hidup subur dengan menumpang pada arsip dan peralatan lain yang digunakan.

2. Faktor Fisika Kategori penyebab kerusakan arsip terjadi karena adanya cahaya, panas matahari dan air yang dapat menyebabkan perubahan, photochemical, hydrolytic/oxidatic pada kertas. Di dalam ruang penyimpanan energi menyebabkan arsip menjadi rapuh. Sinar ultraviolet dari cahaya lampu taupun matahari dan energi radiasiyang mengenai arsip akan menyebabkan kerusakan arsip.

4. Faktor Lingkungan Seperti banjir, kebakaran dan kerusakan lain akibat perbuatan manusia.

3. Faktor Kimia zat kimia yang masuk di ruang penyimpanan dan mengenai arsip menyebabkan kerusakan kertas, seperti gas asidik, pencemaranatmosfer, debu dan tinta. Gas asidik menyebabkan kertas luntur dan getah.

Dengan mengetahui faktor-faktor penyebab kerusakan tersebut, arsiparis menjadi tahu rencana atau langkah-langkah apa yang seharusnya dilakukan untuk kegiatan preservasi. Sedangkan menurut Susetyo (1993: 3) yang dimaksud dengan kerusakan arsip oleh faktor internal adalah sebagai berikut:

1. Kertas Arsip yang dsimipan dalam kertas sangat mudah sekali mengalami kerusakan, beberapa penyebab kerusakan arsip dari kertas yaitu: a.

Sifat keasaman dari beberapa jenis kertas dan sifat dari lapisan penghasil gambar halida perak dari suatu foto yng sensitif dengan cahaya, b. Kekuatan panas, kelembapan, cahaya, senyawa (substansi biologi (asa renik/ mikroorganisme seperti jamur, serangga dan binatang pengerat), c.

Manusia dan polutan atmosfir, d.

Bencana 2. Optical Disc

Jenis dari Optical Disc adalah: videodisc, compact disc, disket, kelangsungan opticaldisc belum dapat ditentukan. Pada tahun 1989 kelangsungan arsip dari disk optik diperkirakan oleh pembuatnya setidak-tidaknya selama 10 tahun, walaupun beberapa diantaranya disiapkan untuk menjamin disc mereka lebih lama dari ini.

3. Sound Disc Sound Disc atau sering kita katakan sebagai perekam suara juga mudah mengalami kerusakan diantaranya disebabkan oleh:

Tujuan penyusutan arsip akan tercapai jika setiap organisasi memiliki program dan rencana pengurangan arsip. Program meliputi penetapan jangka simpan arsip (retensi arsip) beserta penetapan simpan permanen dan musnah. Program tersebut perlu dituangkan pada apa yang dinamakan jadwal retensi arsip (recods retention schedule).

Penetapan simpan permanen.

Jangka simpan atau usia arsip baik aktif maupun inaktif.

Judul subjek utama yang merupakan gambaran dari seluruh seri berkas yang dimiliki organisasi.

Jadwal retensi arsip tersebut berupa suatu daftar yang berisi tentang kebijakan jangka penyimpanan arsip dan penetapan simpan permanen dan musnah. Pada jadwal retensi arsip akan terkandung unsur-unsur: a.

Pengaruh magnet. Dari penjelasan diatas maka dapat dilihat bahwa faktor-faktor penyebab kerusakan arsip dapat mengurangi kualitas dari arsip tersebut, sehingga arsiparis harus dapat melakukan kegiatan perawatan untuk mengurangi kerusakan arsip.

Tekanan fisik: a.

Debu c. Goresan d.

Fluktuasi pada temperatur dan kelembapan relatif.

Jenis Magnetic Media adalah: diseket, reel-to reeltape, kaset penyebab dari kerusakan magnetic media antara lain adalah: a.

Jamur c. Debu 4. Magnetic Media

Temperatur b.

2.5 Jadwal Retensi Arsip (JRA)

Jadwal retensi arsip ini diperlukan sebagai pedoman untuk penyelenggaraan penyusutan arsip, yang sekaligus sebagai sarana pengendalian arsip yang tercipta. Untuk jadwal retensi arsip diperlukan data dan informasi tentang seluruh berkas yang dimiliki organisasi. Data yang diperlukan bukan saja tentang isi keterangannya (nonfisik) tetapi juga fisik arsipnya. Secara keseluruhan kegiatan yang dilakukan untuk menyusun jadwal retensi arsip adalah inventarisasi, pengolahan hasil inventarisasi dan penjadwalan.

A. Inventarisasi arsip

Inventarisasi arsip adalah upaya pendataan atau pencatatan arsip yang ada dalam organisasi. Pendataan dilakukan baik yang berkaian dengan fisik arsip nonfisik. Data fisik arsip berkaitan dengan jenis dan tipe fisik arsip, sedangkan nonfisik meliputi isi keterangan seri berkas, kegunaan, kurun waktu, volume, sistem dan sebagainya.

Keberhasilan inventarisasi akan merupakan kunci dari keberhasilan dalam menyusun jadwal retensi arsip.inventarisasi yang tidak lengkap mengakibatkan jadwal retensi arsip tidak efektif. Agar inventarisasi dapat mencapai hasil yang lengkap dan baik kiranya beberapa hal ini dapat membantu kelengkapan inventarisasi tersebut.

1. Penyelenggaraan inventarisasi perlu mendapat dukungan semua kalangan pimpinan.

2. Inventarisasi labih baik dilakukan langsung di lapangan daripada melalui kuesioner. Melalui kuesioner kemungkinan responden tidak memberikan data ytang akurat dengan semua detil yang diperlukan.

3. Tenaga yang melakukan inventarisasi disyaratkan memiliki pengetahuan dan keterampilan tentang manajemen kearsipan. Termasuk pengetahuan tentang fungsi organisasi dengan segala aspeknya. Apabila semua bekal ini telah dimiliki akan dapat merupakan petunjuk bagi eksistensi arsip dalam organisasi.

4. Inventarisasi dilakukan terhadap seluruh unit kerja yang ada dalam suatu organisasi. Termasuk pada lingkingan cabangnya, jika ada. Apabila

organisasi mempunyai cabang yang menunjukkan fungsi dasar yang sama, serta menyimpan arsip serupa, inventarisasi dilakukan hanya pada satu atau dua cabang yang sama . ini agar tidak menimbulkan pemborosan baik waktu maupun tenaga dan biaya.

5. Pendataan tidak berarti mencatat setiap lembar arsip atau folder per folder.

Tetapi dilakukan atas rangkaian berkas (file series).

6. Inventarisasi tidak hanya dilakukan terhadap arsip yang berada pada tempat peyimpanan seperti filling cabinet, rak, tetapi juga terhadap arsip yang berada di meja kerja. Bagi arsip yang masih digunakan digunakan untuk memproses pekerjaan tidak perlu, karena akan mengganggu pekerjaan.

7. Perlu dibuatkan jadwal kegiatan dan urutan kerja penanggung jawab arsip pada unit kerja harus senantiasa berada di tempat jika gilirannya untuk didata.

8. Perlu memastikan perbedaan antara bahan arsip dan bukan arsip. Ini perlu agar tidak banyak membuang waktu untuk mencatat hal-hal yang tidak perlu, termasuk bahan arsip. Yang termasuk arsip ialah yang memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

Bahan tercipta sebagai akibat pelaksanaan fungsi organisasi.

Bahan telah diciptakan dan dihimpun guna penyelesaian suatu urusan.
Untuk menjadi arsip bahan harus dipelihara sebagai sumber informasi
organisasi.
yang bersangkutan. Bahan yang tidak termasuk arsip di antaranya adalah:

Arti penting arsip tergantung dari hubungan organik dengan organisasi

Buku

Bahan cetakan seperti peraturan perundangan, majalah, surat kabar,
dan sejenisnya.

Film yang bukan merupakan hasil samping proses kegiatan (misalnya yang diproduksi oleh perusahaan film).
Kertas kerja
Formulir kosong dan sejenisnya yang tidak digunakan.
Bahan publikasi yang diterima dari organisasi lain yang tidak memerlukan tindakan.

Ada beberapa kegunaan Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah: 1.

Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip in aktif.

2. Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip aktif 3. Menghemat ruangan, perlengkapan, dan biaya.

4. Menjamin pemeliharaan arsip in-aktif yang bersifat permanen 5.

Membutuhkan pemindahan arsip ke Arsip Nasioanl. Petugas mampu menetapkan copy atau salinan yang bernilai arsip. Bentuk dan jenis salinan yang bernilai arsip. Bentuk dan jenis selain bermacam-macam. Sebagian memiliki nilai sebagai arsip, sebagian lagi tidak. Sering dijumpai suatu arsip memilki beberapa copy. Dalam keadaan demikian tidak semua copy bernilai arsip . untuk menetapkan apakah copy mempunyai nilai arsip atau tidak, tidak ada patokan yang pasti. Namun kriteria di bawah ini membantu penetapannya, yakni:

1. Jika dalam unit organisasi menyimpan aslinya copy tidak bernilai arsip.

2. Apabila aslinya tidak berada pada unit organisasi yang bersangkutan dan copy diperlukan untuk memproses suatu pekerjaan atau urusan, copy tersebut bernilai arsip.

3. Copy yang merupakan kelengkapan berkas asli, bernilai asli.

4. Apabila kesulitan menentukan kelengkapannya, copy harus ditetapkan sebagai bahan arsip. Hal ini untuk menghindari bahan-bahan yang sebenarnya yang memiliki nilai arsip tidak hilang.

Pendataan non fisik

Pendataan non fisik meliputi hal-hal yang berkaitran dengan isi keterangan seri berkas, kurun waktu, volume, kegunaan, frekuensi kegunaa, sistem penyimpanan dan sebagainya meliputi hal-hal yang berkaitan dengan isi keterangan seri berkas, kurun waktu, volume, kegunaan, frekuensi kegunaan, sistem penyimpanan dan sebagainya.

1. Isi Keterangan Arsip

Sebagaimana telah dikemukakan bahwa pendataan tidak berarti mencatat lembar perlembar atau folder per folder, tetapi dilakukan atas dasar seri berkas. Seri berkas yang dimaksud adalah kelompok berkas yang diatur berdasarkan suatu sistem pemberkasan yang sama dan diperlakukan sebagai satu unit tunggal untuk tujuan penyusutan arsip. Ciri-ciri berkas adalah: 1.

Diatur berdasarkan atas suatu sistem pemberkasan yang sama atau tunggal.

2. Tercipta karena aktivitas yang sama.

3. Merupakan dokumentasi dari suatu jenis transaksi tertentu.

4. Berkaitan dengan subyek yang sama. Dalam melaksanakan pendataan, yang dicatat adalah judul seri berkas secara singkat. Adapun tata cara pembuatan judul dapat dilakukan sebagai berikut:

1. Judul dapat dibuat berdasarkan nama atau sebutan yang lazim digunakan dalam aktivitas sehari-hari, misalnya voucher, berkas personal, laporan pemeriksaan, dan sebagainya.

2. Dibuat sendiri dengan menyimpulkan seluruh titel berkas. Judul seri berkas judul keseluruhan seri berkas, misalnya adopsi, berkas pasien dan sebagainya.

3. Dapat juga dibuat dari judul formulir yang dapat mewakili berkas secara keseluruhan, misalnya: pendaftaran penduduk, distribusi barang dan sebagainya.

4. Pembuatan judul seyogyanya tidak menggunakan nomor formulir, khususnya jika digunakan untuk berkas-berkas transaksi, seperti berkas kasus (case file) atau berkas proyek (project file), seperti penyidikan dan sebagainya.

5. Judul atau titel hendaknya menggambarkan fungsi seri berkas secara keseluruhan

6. Apabila terdapat duplikat seri berkas yang disimpan pada lebih satu unit kerja, perlu dipastikan agar judul yang sama digunakan secara tetap.

Masing-masing judul dibuatkan diskripsi atau rincian secara singkat. Ini diperlukan untuk menjelaskan judul seri berkas. Dikripsi secara jelas dan benar akan merupakan dasar keberhasilan inventarisasi, yang selanjutnya akan mempermudah upaya penilaiannya.

2. Kurun Waktu

Pendataan kurun waktu penting artinya untuk mendapat gambaran tentang tingkat pertumbuhan arsip. Tanggal pertama terciptanya arsip dan tanggal berakhir setiap berkas merupakan aspek penting. Bagi seri berkas yang bersifat notulen atau keputusan, dimana antara arsip yang satu dengan yang lainnya saling bersambungan, tanggal secara tepat perlu dicantumkan. Tetapi untuk berkas transaksi dan kumpulan arsip berupa surat-surat yang tidak saling berkaitan isinya yang dicatat hanya tahun.

Kurun waktu ini berkaitan erat dengan volume arsip yang tercipta (akumulasi). Selama lima tahun beberapa volume berkas “penjualan” khususnya untuk arsip aktif. Semakin besar arsip yang tercipta untuk setiap tahunnya, retensi arsipnya pendek. Ini untuk menghindari penumpukan arsip pada setiap unit kerja.

3. Jumlah atau Volume Berkas

Volume lebih tepat jika dinyatakan dalam meter kubik. Meter kubik akan menggambarkan tinggi, lebar, dan panjang, yang dapat menyajikan gambaran geometris yang nyata dari ruangan yang sesungguhnya dipergunakan. Untuk keperluan inventarisasi arsip, isi semua laci rak ataupun arsip yang dibungkus, dikonversirkan menjadi meter kubik. Sebagai contoh :

0,42 m3. Jika yang diguanakan filling cabinet berlaci empat, maka seluruh isi satu filling cabinet = 0,42m3 x 4 = 1,68 m3.

Satu laci filling cabinet ukuran surat jika penuh akan memuat sekitar

Adapun filling cabinet dengan tipe legal size setiap laci berisi 0,56 m3.

Volume untuk setiap seri berkas tidak perlu dihitung dengan ketetapan
mutlak, cukup dengan ukuran rata-rata.

4. Kegunaan Berkas

Pendataan atas seri berkas berkaitan dengan tingkat kepentingan informasi bagi keperluan pekerjaan. Untuk kegunaan apa berkas disimpan. Penetapan kegunaaan ini dilakukan setelah proses kegiatan penciptaan selesai. Setelah transaksinya/kegiatannya selesai untuk keperluan apa disimpan. Selama arsip masih belum selesai pertumbuhan karena kegiatannya belum selesai, otomatis arsip akan tetap disimpan (karena diperlukan dalam proses pelaksanaan pekerjaan).

Menentukan kegunaan arsip terkandung unsur analisis. Yakni unsur pengolahan dan penyimpulan melalui suatu proses intelek secara logis. Setiap seri berkas terkadang memilki lebih dari satu kegunaan. Nilai kegunaan meliputi nilai administrasi, hukum, keuangan, penelitian, dan sebagainya. Tetapi pada

pencatatannya harus secara rinci dan jelas disebutkan kegunaannya misalnya, kegunaan untuk pengawasan, perencanaan, bahan pembuktian, dan sebagainya

5. Tingkat Akumulasi

Tingkat Akumulasi ditentukan untuk jangka waktu satu tahun, melalui penafsiran yang diperhitungkan. Pada jenis arsip tertentu tingkat akumulasi dapat ditafsirkan secara akurat. Misalnya tentang jenis arsip kontrak, tingkat akumulsinya akan diketahui setelah kontrak ditutup. Akan sukar jika yang dihadapi arsip transaksi karena tidak diketahui suatu transaksi selesai. Tingkat akumulasi arsip diperlukan untuk membantu menetukan jangka simpan. Ini berkaitan dengan efisiensi dan penghematan.

6. Frekuensi Kegunaan

Frekuensi kegunaan agak sukar diperoleh denagn tepat. Namun dengan demikian upaya ini harus tetap dilakukan. Karena ini penting untuk menetapkan lamanya arsip sebagai arsip aktif dan inaktif. Di samping itu frekuensi kegunaan dapat dipakai untuk mangungkapkan penting dan tidaknya berkas yang bersangkutan.

Apabila diperlukan angka-angka yang khusus untuk pendataan frekuensi kegunaan harus meliputi: Jumlah permintaan terhadap berkas untuk periode tertentu.

Periode ini tidak melebihi waktu tiga bulan.
Untuk mendapatkan data dapat dilakukan dengan rasio antara jumlah
permintaan dan jumlah seri berkas secara keseluruhan. Rumusnya adalah: Jumlah permintaan = Jumlah seri berkas x 100 %
jarang diguankan, dalam arti frekuensi kegunaannya sebagai berkas aktif telah menurun. Namun cara perhitungan ini hanya efektif jika arsip telah tertata secraa teratur.

Apabila hasilnya kurang dari 20 % berarti arsip yang bersangkutan

7. Sistem Penataan Berkas

II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Arsip Statis