Gambar Teknik Dengan Microsoft Visio 2003, Wahana Komputer, Elex Media
08/09/2011
Ayuningtyas
[email protected]
Tujuan & Penilaian
Tujuan Umum
• Mahasiswa
mampu
memanfaatkan email dan
manajemen
jadwal,
protable document format,
serta diagramming software
yang mendukung bidang
kesekretariatan
dan
perkantoran modern.
Penilaian
• UTS
:
30%
• UAS
:
30%
• Tugas/Quiz/Lain-lain : 40%
Digitally signed by Ayuningtyas
Date: 2011.09.08 22:12:45 +07'00'
1
08/09/2011
Kepustakaan
• Buku Mini PC Media : More Organized with
Outlook 2007, Joko Nurjadi, pdf file
• Microsoft Visio 2007 ; Panduan Praktis,
Wahana Komputer
• Portable Document Format,
http://en.wikipedia.org/wiki/Portable_Document_Format
Kepustakaan
• Panduan Praktis Membuat Diagram &
Gambar Teknik Dengan Microsoft Visio
2003, Wahana Komputer, Elex Media
Komputindo, 2003, Jakarta
• Diagramming software,
http://en.wikipedia.org/wiki/Diagramming_software
• http://en.wikipedia.org/wiki/Organization
2
08/09/2011
Kepustakaan
• Anjuran:
– Microsoft Office Outlook 2003 : Seri Panduan
Lengkap, Madcoms, Penerbit Andi, 2004, Yogyakarta
– Tip Dan Trik Mengelola Beban Email dengan Microsoft
Outlook 2002, Rudy Siahaan,Elex Media Komputindo,
2003, Jakarta
– Teknik Jitu Mengelola Kreativitas Menggunakan
Mindmanager, Wiwit Siswoutomo, Elex Media
Komputindo, 2005, Jakarta
– Teori Organisasi Dan Pengorganisasian, J. Winardi, Pt.
Raja Grafindo Persada, 2003, Jakarta
Pokok Bahasan
•
•
•
•
Pengenalan email dan penjadwalan
Pengelolaan email
Pengelolaan kalender
Pengelolaan file data email dan pencetakan
email
• Really Simple Syndication (RSS) dengan email
• Konsep file PDF
• Pembuatan File PDF
3
08/09/2011
Pokok Bahasan
• Security dan bookmark file PDF
• Diagramming software
• Struktur organisasi bisnis dan membuat
diagram organisasi
• Manajemen proyek
• Bisnis proses
• Pembuatan peta jalan 2D dan 3D
• Pembuatan diagram brainstorming
Pengenalan email
&
Penjadwalan
Pertemuan I
4
08/09/2011
Tujuan
Materi
• Mahasiswa dapat
menggunakan aplikasi email
dan penjadwalan
• Pengenalan & setting
• Address book & contact
• Mengirim email
Pendahuluan
• Manajemen Jadwal Scheduling
• Manajemen Jadwal
Pengaturan waktu
menyelesaikan pekerjaan sesuai waktu
yang ditentukan
dipengaruhi tingkat kedewasaan
seseorang profesionalitas
5
08/09/2011
Pendahuluan
• Pengaturan waktu :
– Manusia semakin lama semakin sibuk
– Kebanyakan tuntutan dihadapi oleh seorang yang
bertanggung jawab
Pendahuluan
• Penjadwalan MS Outlook pengaturan
secara online e-mail (internet)
• Perlu suatu koneksi internet
• Koneksi :
– Discontinuous dial - up
– Continous Lease line / dedicated line
6
08/09/2011
Pendahuluan
Pendahuluan
Internet
Internet
Internet Service Provider (ISP)
PSTN / Selular
Kabel Langsung
/ Antena
Client
Client
Discontinuous
Continuous
7
08/09/2011
Pendahuluan
Internet
Internet
protocol
protocol
protocol
protocol
protocol
Server
Server
protocol
protocol
protocol
Server
protocol
protocol
Client
Client
Client
Client
Protocol : http, ftp, smtp, pop3, imap, dll…
Pendahuluan
Internet
Internet
Server
Web Based Mail
Server
Server
Server
Server
Mail Server
Browser
Mail Client
Mail Client
Mail Client
PC Client
8
08/09/2011
Pendahuluan
IP (SMTP)
Mail Server
Mail Server
POP3
SMTP
POP3
SMTP
Mail Client
Mail Client
Pendahuluan
• SMTP : Simple Mail Transfer Protocol suatu
protokol aplikasi yang merupakan sistem pengiriman
message/pesan atau
e-mail.
• POP3 : Post Office Protocol ver 3
suatu protokol aplikasi yang digunakan untuk
mengambil pesan yang berada di Mail Server
9
08/09/2011
Pendahuluan
Email Ethics
• Dalam dunia e-mail, teks yang diketik dengan
huruf besar berarti TERIAKAN (SHOUTING) dan
beberapa pembaca mengartikannya sangat kasar.
• Gunakan huruf besar hanya untuk menekankan
hal penting.
• Penekanan dilakukan dengan bold atau *asterik*
• Memforward:Tuliskan referensi sumbernya dan
bagaimana memperoleh kopian-nya.
10
08/09/2011
Email Ethics
• Jangan melakukan forward ke mailing list
tanpa seijin penulis asalnya
• Tindakan tidak layak via email (dan tidak
hanya terbatas kepada hal berikut):
– Memposting sesuatu yang melanggar hukum
dalam sebuah sistem
Email Ethics
– Pemakaian bahasa/pesan yang kasar baik untuk
pesan pribadi maupun untuk umum,
– Mengirimkan pesan yang memungkinkan
kerusakan di tempat penerima
– Pengiriman surat berantai atau menyebarkan
surat pribadi
– Tindakan-tindakan yang menyebabkan
terganggunya jaringan komputer
11
08/09/2011
Pendahuluan
• Web Mail yahoo,gmail,hotmail,dll
• Mail Client MS Outlook, Outlook
Express, Eudora dll.
• MS Outlook Mail Client +
Groupware(Scheduling, Organizer dll)
Web Mail
• Ada beberapa layanan web mail yang juga
menyediakan layanan untuk penjadwalan,
diantaranya yaitu :
– Yahoo (mail.yahoo.com)
– Hotmail (hotmail.com)
– Gmail (mail.goole.com)
12
08/09/2011
Yahoo mail
13
08/09/2011
Hotmail
Gmail
14
08/09/2011
Yahoo Mail
• Webmail yahoo versi terbaru tampilannya
sudah lebih baik
• Tersedia layanan yang umumnya terdapat
pada Aplikasi Mail Client
• Layanan yang disediakan:
– Mail : Inbox, Draft, Sent, Deleted/Trash,
Junk/Spam
– Contact
– Calendar
Web Mail
• Penjadwalan pada yahooMail hampir sama
dengan penjadwalan pada Microsoft Outlook
• Terdapat range waktu, isian nama kegiatan,
reminder
• Hanya sebagai pengingat awal kegiatan
• Dapat berbagi jadwal dengan contact yang
terdaftar pada Friend List
15
08/09/2011
Penjadwalan pada webmail
16
08/09/2011
Penjadwalan pada webmail
Task
• Kegiatan yang harus dilakukan
17
08/09/2011
Contacts
Mengenal Microsoft Office
Outlook 2007
• MS Outlook sarana komunikasi
online melalui jaringan internet dengan
menggunakan email sarana untuk
membantu pengaturan jadwal (scheduling
+ to do list + jurnal)
18
08/09/2011
Memulai MS Outlook 2007
Menu Bar
Standard Toolbar
Advanced Toolbar
Web Toolbar
Toolbar Options
Calendar
Folder List
Navigation Pane
19
08/09/2011
Navigation Pane
• Navigasi Pane terletak di bagian kiri jendela
outlook yang berisi beberapa shortcuts,
seperti Mail, Calendar, Contacts, Tasks,
Notes, Folder Lists, dan shortcuts today.
• Navigasi Pane ini berfungsi sebagai “pusat”
navigasi pada bagian utama MS Outlook
sehingga memudahkan pengguna / user
untuk melihat / mendapatkan informasi
yang diinginkan
Favorites Folders
• Folder e-mail yang sering digunakan bisa di
tambahkan dalam Favorite Folders guna
mempermudah pembacaan e-mail
• Selain Favorite Folders terdapat fasilitas lain yang
digunakan untuk mempermudah pembacaan email, yaitu Search Folders
• Search Folders merupakan tempat untuk
menampung beberapa folder yang menampilkan
seluruh item e-mail yang sesuai dengan kriteria
pencarian tertentu
20
08/09/2011
To Do Bar Pane
• Dari Jendela ini dapat ditampilkan
Tanggal, Jadwal kegiatan, Tasks
(tugas-tugas) yang telah dibuat
sebelumnya.
Calendar Window
• Dari calendar window (jendela calendar),
anda dapat menampilkan jadwal – jadwal
kegiatan yang telah anda buat sebelumnya
dan anda juga bisa melakukan pembuatan
suatu jadwal kerja melalui menu ini
• Di sini anda juga bisa menampilkan calendar
rekan kerja anda dengan menggukan Share
Calendar
21
08/09/2011
Tampilan Calendar
• Secara umum terdapat 4 macam tampilan
Calendar :
– Tampilan 1 bulan penuh (31 hari)
– Tampilan 1 minggu (7 hari)
– Tampilan 1 minggu kerja (disesuaikan dengan hari
kerja kita bisa 5 – 6 – atau 7 hari, sesuai dengan
setting pada Tools – Option –Calendar Option )
– Tampilan 1 hari
Tampilan Calendar
22
08/09/2011
Contacts Window
• Contacts Window merupakan
tempat penyimpanan data (nama,
alamat, email, dll.) rekan kerja anda /
contact person.
Contacts Window
Option untuk merubah
tampilan Contact Window
23
08/09/2011
Menu Go
• Menu Go berfungsi seperti
pada Jendela Navigasi.
Dalam menu ini juga
ditampilkan shortcut key
untuk memanggil menu –
menu tersebut, contoh :
Ctrl+1 utk memanggil mail;
Ctrl+2 utk Calendar, dll.
Reading Window
• Reading Window merupakan jendela yang
digunakan untuk melihat isi dari suatu mail yang
masuk ke account kita
24
08/09/2011
Reading Window
• Tampilan Reading Window dapat di rubah ke dalam
3 macam view, melalui
menu View Reading Pane
Reading Pane
Right
Bottom
Off
25
08/09/2011
Tampilan Multi-Line (Sorting)
• Penampilan pesan / message yang masuk ke
dalam account kita dapat dikelompokkan / di”sorting”, sehingga memudahkan kita dalam
membaca / mencari pesan yang masuk. Cara
melakukan sorting adalah dengan cara mengklik judul dari kolom yang yang kita inginkan
(lihat gambar)
Tampilan Multi-Line (Sorting)
• “Form”, “Subject”, dll. Merupakan judul kolom
yang bisa di-klik untuk mengelompokkan
26
08/09/2011
Arrangements
• Arrangements yang dimaksud di sini adalah
pengelompokkan view. Pengaturannya
dilakukan dari menu View - Arrange by.
• Terdapat 13 macam pengaturan / kategori
pengelompokan yang bisa dilakukan dari
menu ini.
Arrangements
27
08/09/2011
Setting E-mail Account
• Sebelum email client yang kita gunakan dapat
menerima atau mengirimkan email, maka
harus dilakukan pengaturan terlebih dahulu
• Setting email account dilakukan dari menu
Tools Email Accounts
Pembuatan Email Account
• E-mail Account berfungsi sebagai identitas untuk
mengakses e-mail server atau e-mail provider
• Hasil akses ini dapat digunakan untuk menampilkan,
menerima, dan mengirim pesan e-mail.
• Pembacaan e-mail dapat dilakukan secara :
– Web (senantiasa online) web based mail
– Offline download e-mail dengan suatu mail client
8 September 2011
[email protected]
28
08/09/2011
Pembuatan Email Account
• Salah satu kelebihan MS Outlook Office 2007
adalah dapat dijalankan dengan dua account
atau lebih pada satu program
• Jika user memiliki mail account lebih dari satu,
dapat dijalankan secara bersama-sama dalam 1
MS Outlook Offic 2007
8 September 2011
[email protected]
Pembuatan Email Account
• Pada saat kita menjalankan suatu mail client
diminta untuk memasukkan suatu mail account
dan dapat diisi lebih dari satu (other profile /
user)
• Mail Account didapat dari suatu mail server
• User harus memiliki suatu mail account terlebih
dahulu sebelum mengisinya pada suatu mail
client
8 September 2011
[email protected]
29
08/09/2011
Pembuatan Email Account
• Pembuatan suatu mail account bisa dilakukan
pada saat anda melakukan koneksi dengan
internet pada situs-situs provider email.
• Contoh : www.telkom.net, www.hotmail.com,
www.yahoo.com, mail.google.com, dll.
8 September 2011
[email protected]
Pembuatan Email Account
• Setelah anda memiliki suatu e-mail account,
hendaknya untuk dicatat / diingat kelengkapan
dari mail account anda yang meliputi :
– User & Password
– Alamat e-mail anda
– Nama Protokol yang digunakan (SMTP, POP3, IMAP,
dll)
8 September 2011
[email protected]
30
08/09/2011
Pembuatan Email Account
• Prosedur account setting pada MS
Outlook 2007 adalah sebagai berikut :
– Pilih perintah pada menu Tools –Account
Settings
– Pilih Pilihan “Add a new e-mail account”
– Tekan tombol Next dan lakukan setting
terhadap koneksi mail client dengan
server, dan klik Next
– Lakukan prosedur setting accounts yang
terakhir yang meliputi user, password, email address, alamat POP3 dan SMTP-nya
8 September 2011
[email protected]
Pembuatan Email Account
8 September 2011
[email protected]
31
08/09/2011
Pembuatan Email Account
8 September 2011
[email protected]
Pembuatan Email Account
• Microsoft Exchange Server digunakan sebagai
penghubung server exchange untuk membaca
e-mail, mengakses folder, dan membagi
dokumen
• POP3 (Post Office Protocol version 3) adalah
sebuah protokol yang digunakan untuk
menerima kembali pesan e-mail dari mailserver.
8 September 2011
[email protected]
32
08/09/2011
Pembuatan Email Account
• IMAP (Internet Message Acces Protocol) tidak
seperti POP3, IMAP membuat folder di dalam
server untuk menyimpan atau mengatur pesan
untuk diambil informasinya pada komputer lain.
Anda dapat membaca hanya pada judul pesan
dan memilih hanya pada pesan yang di
download.
8 September 2011
[email protected]
Pembuatan Email Account
• HTTP (Hypertext Transfer Protocol) protocol
yang digunakan ketika anda mengakses Web
Page dari internet. Outlook menggunakannya
sebagai protocol email.
• Additional Server Type untuk menghubungkan
workgroup lainnya atau 3rd party mail server.
8 September 2011
[email protected]
33
08/09/2011
Pembuatan Email Account
8 September 2011
[email protected]
Pembuatan Email Account
• Pada bagian User Information, ketik nama Anda
pada kotak Your Name
• Ketik Alamat E-mail anda pada kotak e-mail
address. Alamat e-mail ini harus sesuai dengan
alamat yang diberikan oleh ISP / mail provider
ketika anda membuat membuat suatu mail
account di internet.
8 September 2011
[email protected]
34
08/09/2011
Pembuatan Email Account
• Pada bagian “Logon Information”, klik “User Name”
untuk mengisi nama user anda. Biasanya bagian ini
akan terisi secara otomatis dengan text yang anda ketik
pada bagian e-mail address. Contoh : e-mail
addressnya [email protected] , maka pada
bagian user akan dituliskan secara otomatis =
ayuningtyas atau [email protected]
8 September 2011
[email protected]
Pembuatan Email Account
• Ketik password anda pada kotak password harus
sesuai dengan password pada mail account yang anda
buat pada suatu mail provider.
• Pada bagian server information, klik kotak Incoming
Mail Server (POP3) yang digunakan untuk menentukan
alamat protokol pada mail server isikan alamat yang
diberikan / didapat dari mail provider
8 September 2011
[email protected]
35
08/09/2011
Pembuatan Email Account
• Klik kotak Outgoing Mail Server (SMTP) yang digunakan
untuk mengaktifkan keluarnya e-mail pada mail server.
Isilah kotak ini sesuai dengan alamat SMTP yang
diberikan oleh mail provider
• Mail Client siap dipakai
• Jika anda ingin melakukan setting lebih lanjut, klik pada
tombol More Setting
8 September 2011
[email protected]
Pembuatan Email Account
• Jika setting sudah selesai anda bisa melakukan Test
Account Setting untuk melihat apakan setting yang
anda lakukan sudah benar atau belum.
Tampilan Test Account Setting
8 September 2011
[email protected]
36
08/09/2011
Pembuatan Email Account
8 September 2011
[email protected]
Pembuatan Email Account
• Setelah semuanya selesai, tekan tombol Next
dan setelah itu tekan tombol Finish
• Untuk menambahkan e-mail account yang baru
lakukan dengan cara yang sama seperti
prosedur diatas.
8 September 2011
[email protected]
37
08/09/2011
Penambahan Email Account
8 September 2011
[email protected]
Penambahan Email Account
8 September 2011
[email protected]
38
08/09/2011
Penambahan Email Account
8 September 2011
[email protected]
Penambahan Email Account
Tampilan Navigation Window
Folder baru yang otomatis
dibuat oleh outlook
8 September 2011
[email protected]
39
08/09/2011
Manajemen Email Account
• Mail Account yang telah dibuat dapat diatur
kembali (dihapus dan / atau dirubah)
• Cara untuk manajemen ini terdapat pada menu
Tools E-mail account pilih View or Change
Existing e-mail Account
8 September 2011
[email protected]
Manajemen Email Account
• Tombol Change digunakan untuk merubah
setting mail account yang sudah dilakukan
• Tombol Remove digunakan untuk menghapus
setting mail account
• Tombol New digunakan untuk menambahkan
sebuah setting mail account yang baru
8 September 2011
[email protected]
40
08/09/2011
Manajemen Email Account
• Tombol Set as Default merupakan tombol yang
membuat suatu setting mail account sebagai
default (sebagai suatu setting yang aktif untuk
dijalankan / yang diikuti – berguna jika anda
memiliki lebih dari satu setting mail account)
8 September 2011
[email protected]
41
Ayuningtyas
[email protected]
Tujuan & Penilaian
Tujuan Umum
• Mahasiswa
mampu
memanfaatkan email dan
manajemen
jadwal,
protable document format,
serta diagramming software
yang mendukung bidang
kesekretariatan
dan
perkantoran modern.
Penilaian
• UTS
:
30%
• UAS
:
30%
• Tugas/Quiz/Lain-lain : 40%
Digitally signed by Ayuningtyas
Date: 2011.09.08 22:12:45 +07'00'
1
08/09/2011
Kepustakaan
• Buku Mini PC Media : More Organized with
Outlook 2007, Joko Nurjadi, pdf file
• Microsoft Visio 2007 ; Panduan Praktis,
Wahana Komputer
• Portable Document Format,
http://en.wikipedia.org/wiki/Portable_Document_Format
Kepustakaan
• Panduan Praktis Membuat Diagram &
Gambar Teknik Dengan Microsoft Visio
2003, Wahana Komputer, Elex Media
Komputindo, 2003, Jakarta
• Diagramming software,
http://en.wikipedia.org/wiki/Diagramming_software
• http://en.wikipedia.org/wiki/Organization
2
08/09/2011
Kepustakaan
• Anjuran:
– Microsoft Office Outlook 2003 : Seri Panduan
Lengkap, Madcoms, Penerbit Andi, 2004, Yogyakarta
– Tip Dan Trik Mengelola Beban Email dengan Microsoft
Outlook 2002, Rudy Siahaan,Elex Media Komputindo,
2003, Jakarta
– Teknik Jitu Mengelola Kreativitas Menggunakan
Mindmanager, Wiwit Siswoutomo, Elex Media
Komputindo, 2005, Jakarta
– Teori Organisasi Dan Pengorganisasian, J. Winardi, Pt.
Raja Grafindo Persada, 2003, Jakarta
Pokok Bahasan
•
•
•
•
Pengenalan email dan penjadwalan
Pengelolaan email
Pengelolaan kalender
Pengelolaan file data email dan pencetakan
• Really Simple Syndication (RSS) dengan email
• Konsep file PDF
• Pembuatan File PDF
3
08/09/2011
Pokok Bahasan
• Security dan bookmark file PDF
• Diagramming software
• Struktur organisasi bisnis dan membuat
diagram organisasi
• Manajemen proyek
• Bisnis proses
• Pembuatan peta jalan 2D dan 3D
• Pembuatan diagram brainstorming
Pengenalan email
&
Penjadwalan
Pertemuan I
4
08/09/2011
Tujuan
Materi
• Mahasiswa dapat
menggunakan aplikasi email
dan penjadwalan
• Pengenalan & setting
• Address book & contact
• Mengirim email
Pendahuluan
• Manajemen Jadwal Scheduling
• Manajemen Jadwal
Pengaturan waktu
menyelesaikan pekerjaan sesuai waktu
yang ditentukan
dipengaruhi tingkat kedewasaan
seseorang profesionalitas
5
08/09/2011
Pendahuluan
• Pengaturan waktu :
– Manusia semakin lama semakin sibuk
– Kebanyakan tuntutan dihadapi oleh seorang yang
bertanggung jawab
Pendahuluan
• Penjadwalan MS Outlook pengaturan
secara online e-mail (internet)
• Perlu suatu koneksi internet
• Koneksi :
– Discontinuous dial - up
– Continous Lease line / dedicated line
6
08/09/2011
Pendahuluan
Pendahuluan
Internet
Internet
Internet Service Provider (ISP)
PSTN / Selular
Kabel Langsung
/ Antena
Client
Client
Discontinuous
Continuous
7
08/09/2011
Pendahuluan
Internet
Internet
protocol
protocol
protocol
protocol
protocol
Server
Server
protocol
protocol
protocol
Server
protocol
protocol
Client
Client
Client
Client
Protocol : http, ftp, smtp, pop3, imap, dll…
Pendahuluan
Internet
Internet
Server
Web Based Mail
Server
Server
Server
Server
Mail Server
Browser
Mail Client
Mail Client
Mail Client
PC Client
8
08/09/2011
Pendahuluan
IP (SMTP)
Mail Server
Mail Server
POP3
SMTP
POP3
SMTP
Mail Client
Mail Client
Pendahuluan
• SMTP : Simple Mail Transfer Protocol suatu
protokol aplikasi yang merupakan sistem pengiriman
message/pesan atau
e-mail.
• POP3 : Post Office Protocol ver 3
suatu protokol aplikasi yang digunakan untuk
mengambil pesan yang berada di Mail Server
9
08/09/2011
Pendahuluan
Email Ethics
• Dalam dunia e-mail, teks yang diketik dengan
huruf besar berarti TERIAKAN (SHOUTING) dan
beberapa pembaca mengartikannya sangat kasar.
• Gunakan huruf besar hanya untuk menekankan
hal penting.
• Penekanan dilakukan dengan bold atau *asterik*
• Memforward:Tuliskan referensi sumbernya dan
bagaimana memperoleh kopian-nya.
10
08/09/2011
Email Ethics
• Jangan melakukan forward ke mailing list
tanpa seijin penulis asalnya
• Tindakan tidak layak via email (dan tidak
hanya terbatas kepada hal berikut):
– Memposting sesuatu yang melanggar hukum
dalam sebuah sistem
Email Ethics
– Pemakaian bahasa/pesan yang kasar baik untuk
pesan pribadi maupun untuk umum,
– Mengirimkan pesan yang memungkinkan
kerusakan di tempat penerima
– Pengiriman surat berantai atau menyebarkan
surat pribadi
– Tindakan-tindakan yang menyebabkan
terganggunya jaringan komputer
11
08/09/2011
Pendahuluan
• Web Mail yahoo,gmail,hotmail,dll
• Mail Client MS Outlook, Outlook
Express, Eudora dll.
• MS Outlook Mail Client +
Groupware(Scheduling, Organizer dll)
Web Mail
• Ada beberapa layanan web mail yang juga
menyediakan layanan untuk penjadwalan,
diantaranya yaitu :
– Yahoo (mail.yahoo.com)
– Hotmail (hotmail.com)
– Gmail (mail.goole.com)
12
08/09/2011
Yahoo mail
13
08/09/2011
Hotmail
Gmail
14
08/09/2011
Yahoo Mail
• Webmail yahoo versi terbaru tampilannya
sudah lebih baik
• Tersedia layanan yang umumnya terdapat
pada Aplikasi Mail Client
• Layanan yang disediakan:
– Mail : Inbox, Draft, Sent, Deleted/Trash,
Junk/Spam
– Contact
– Calendar
Web Mail
• Penjadwalan pada yahooMail hampir sama
dengan penjadwalan pada Microsoft Outlook
• Terdapat range waktu, isian nama kegiatan,
reminder
• Hanya sebagai pengingat awal kegiatan
• Dapat berbagi jadwal dengan contact yang
terdaftar pada Friend List
15
08/09/2011
Penjadwalan pada webmail
16
08/09/2011
Penjadwalan pada webmail
Task
• Kegiatan yang harus dilakukan
17
08/09/2011
Contacts
Mengenal Microsoft Office
Outlook 2007
• MS Outlook sarana komunikasi
online melalui jaringan internet dengan
menggunakan email sarana untuk
membantu pengaturan jadwal (scheduling
+ to do list + jurnal)
18
08/09/2011
Memulai MS Outlook 2007
Menu Bar
Standard Toolbar
Advanced Toolbar
Web Toolbar
Toolbar Options
Calendar
Folder List
Navigation Pane
19
08/09/2011
Navigation Pane
• Navigasi Pane terletak di bagian kiri jendela
outlook yang berisi beberapa shortcuts,
seperti Mail, Calendar, Contacts, Tasks,
Notes, Folder Lists, dan shortcuts today.
• Navigasi Pane ini berfungsi sebagai “pusat”
navigasi pada bagian utama MS Outlook
sehingga memudahkan pengguna / user
untuk melihat / mendapatkan informasi
yang diinginkan
Favorites Folders
• Folder e-mail yang sering digunakan bisa di
tambahkan dalam Favorite Folders guna
mempermudah pembacaan e-mail
• Selain Favorite Folders terdapat fasilitas lain yang
digunakan untuk mempermudah pembacaan email, yaitu Search Folders
• Search Folders merupakan tempat untuk
menampung beberapa folder yang menampilkan
seluruh item e-mail yang sesuai dengan kriteria
pencarian tertentu
20
08/09/2011
To Do Bar Pane
• Dari Jendela ini dapat ditampilkan
Tanggal, Jadwal kegiatan, Tasks
(tugas-tugas) yang telah dibuat
sebelumnya.
Calendar Window
• Dari calendar window (jendela calendar),
anda dapat menampilkan jadwal – jadwal
kegiatan yang telah anda buat sebelumnya
dan anda juga bisa melakukan pembuatan
suatu jadwal kerja melalui menu ini
• Di sini anda juga bisa menampilkan calendar
rekan kerja anda dengan menggukan Share
Calendar
21
08/09/2011
Tampilan Calendar
• Secara umum terdapat 4 macam tampilan
Calendar :
– Tampilan 1 bulan penuh (31 hari)
– Tampilan 1 minggu (7 hari)
– Tampilan 1 minggu kerja (disesuaikan dengan hari
kerja kita bisa 5 – 6 – atau 7 hari, sesuai dengan
setting pada Tools – Option –Calendar Option )
– Tampilan 1 hari
Tampilan Calendar
22
08/09/2011
Contacts Window
• Contacts Window merupakan
tempat penyimpanan data (nama,
alamat, email, dll.) rekan kerja anda /
contact person.
Contacts Window
Option untuk merubah
tampilan Contact Window
23
08/09/2011
Menu Go
• Menu Go berfungsi seperti
pada Jendela Navigasi.
Dalam menu ini juga
ditampilkan shortcut key
untuk memanggil menu –
menu tersebut, contoh :
Ctrl+1 utk memanggil mail;
Ctrl+2 utk Calendar, dll.
Reading Window
• Reading Window merupakan jendela yang
digunakan untuk melihat isi dari suatu mail yang
masuk ke account kita
24
08/09/2011
Reading Window
• Tampilan Reading Window dapat di rubah ke dalam
3 macam view, melalui
menu View Reading Pane
Reading Pane
Right
Bottom
Off
25
08/09/2011
Tampilan Multi-Line (Sorting)
• Penampilan pesan / message yang masuk ke
dalam account kita dapat dikelompokkan / di”sorting”, sehingga memudahkan kita dalam
membaca / mencari pesan yang masuk. Cara
melakukan sorting adalah dengan cara mengklik judul dari kolom yang yang kita inginkan
(lihat gambar)
Tampilan Multi-Line (Sorting)
• “Form”, “Subject”, dll. Merupakan judul kolom
yang bisa di-klik untuk mengelompokkan
26
08/09/2011
Arrangements
• Arrangements yang dimaksud di sini adalah
pengelompokkan view. Pengaturannya
dilakukan dari menu View - Arrange by.
• Terdapat 13 macam pengaturan / kategori
pengelompokan yang bisa dilakukan dari
menu ini.
Arrangements
27
08/09/2011
Setting E-mail Account
• Sebelum email client yang kita gunakan dapat
menerima atau mengirimkan email, maka
harus dilakukan pengaturan terlebih dahulu
• Setting email account dilakukan dari menu
Tools Email Accounts
Pembuatan Email Account
• E-mail Account berfungsi sebagai identitas untuk
mengakses e-mail server atau e-mail provider
• Hasil akses ini dapat digunakan untuk menampilkan,
menerima, dan mengirim pesan e-mail.
• Pembacaan e-mail dapat dilakukan secara :
– Web (senantiasa online) web based mail
– Offline download e-mail dengan suatu mail client
8 September 2011
[email protected]
28
08/09/2011
Pembuatan Email Account
• Salah satu kelebihan MS Outlook Office 2007
adalah dapat dijalankan dengan dua account
atau lebih pada satu program
• Jika user memiliki mail account lebih dari satu,
dapat dijalankan secara bersama-sama dalam 1
MS Outlook Offic 2007
8 September 2011
[email protected]
Pembuatan Email Account
• Pada saat kita menjalankan suatu mail client
diminta untuk memasukkan suatu mail account
dan dapat diisi lebih dari satu (other profile /
user)
• Mail Account didapat dari suatu mail server
• User harus memiliki suatu mail account terlebih
dahulu sebelum mengisinya pada suatu mail
client
8 September 2011
[email protected]
29
08/09/2011
Pembuatan Email Account
• Pembuatan suatu mail account bisa dilakukan
pada saat anda melakukan koneksi dengan
internet pada situs-situs provider email.
• Contoh : www.telkom.net, www.hotmail.com,
www.yahoo.com, mail.google.com, dll.
8 September 2011
[email protected]
Pembuatan Email Account
• Setelah anda memiliki suatu e-mail account,
hendaknya untuk dicatat / diingat kelengkapan
dari mail account anda yang meliputi :
– User & Password
– Alamat e-mail anda
– Nama Protokol yang digunakan (SMTP, POP3, IMAP,
dll)
8 September 2011
[email protected]
30
08/09/2011
Pembuatan Email Account
• Prosedur account setting pada MS
Outlook 2007 adalah sebagai berikut :
– Pilih perintah pada menu Tools –Account
Settings
– Pilih Pilihan “Add a new e-mail account”
– Tekan tombol Next dan lakukan setting
terhadap koneksi mail client dengan
server, dan klik Next
– Lakukan prosedur setting accounts yang
terakhir yang meliputi user, password, email address, alamat POP3 dan SMTP-nya
8 September 2011
[email protected]
Pembuatan Email Account
8 September 2011
[email protected]
31
08/09/2011
Pembuatan Email Account
8 September 2011
[email protected]
Pembuatan Email Account
• Microsoft Exchange Server digunakan sebagai
penghubung server exchange untuk membaca
e-mail, mengakses folder, dan membagi
dokumen
• POP3 (Post Office Protocol version 3) adalah
sebuah protokol yang digunakan untuk
menerima kembali pesan e-mail dari mailserver.
8 September 2011
[email protected]
32
08/09/2011
Pembuatan Email Account
• IMAP (Internet Message Acces Protocol) tidak
seperti POP3, IMAP membuat folder di dalam
server untuk menyimpan atau mengatur pesan
untuk diambil informasinya pada komputer lain.
Anda dapat membaca hanya pada judul pesan
dan memilih hanya pada pesan yang di
download.
8 September 2011
[email protected]
Pembuatan Email Account
• HTTP (Hypertext Transfer Protocol) protocol
yang digunakan ketika anda mengakses Web
Page dari internet. Outlook menggunakannya
sebagai protocol email.
• Additional Server Type untuk menghubungkan
workgroup lainnya atau 3rd party mail server.
8 September 2011
[email protected]
33
08/09/2011
Pembuatan Email Account
8 September 2011
[email protected]
Pembuatan Email Account
• Pada bagian User Information, ketik nama Anda
pada kotak Your Name
• Ketik Alamat E-mail anda pada kotak e-mail
address. Alamat e-mail ini harus sesuai dengan
alamat yang diberikan oleh ISP / mail provider
ketika anda membuat membuat suatu mail
account di internet.
8 September 2011
[email protected]
34
08/09/2011
Pembuatan Email Account
• Pada bagian “Logon Information”, klik “User Name”
untuk mengisi nama user anda. Biasanya bagian ini
akan terisi secara otomatis dengan text yang anda ketik
pada bagian e-mail address. Contoh : e-mail
addressnya [email protected] , maka pada
bagian user akan dituliskan secara otomatis =
ayuningtyas atau [email protected]
8 September 2011
[email protected]
Pembuatan Email Account
• Ketik password anda pada kotak password harus
sesuai dengan password pada mail account yang anda
buat pada suatu mail provider.
• Pada bagian server information, klik kotak Incoming
Mail Server (POP3) yang digunakan untuk menentukan
alamat protokol pada mail server isikan alamat yang
diberikan / didapat dari mail provider
8 September 2011
[email protected]
35
08/09/2011
Pembuatan Email Account
• Klik kotak Outgoing Mail Server (SMTP) yang digunakan
untuk mengaktifkan keluarnya e-mail pada mail server.
Isilah kotak ini sesuai dengan alamat SMTP yang
diberikan oleh mail provider
• Mail Client siap dipakai
• Jika anda ingin melakukan setting lebih lanjut, klik pada
tombol More Setting
8 September 2011
[email protected]
Pembuatan Email Account
• Jika setting sudah selesai anda bisa melakukan Test
Account Setting untuk melihat apakan setting yang
anda lakukan sudah benar atau belum.
Tampilan Test Account Setting
8 September 2011
[email protected]
36
08/09/2011
Pembuatan Email Account
8 September 2011
[email protected]
Pembuatan Email Account
• Setelah semuanya selesai, tekan tombol Next
dan setelah itu tekan tombol Finish
• Untuk menambahkan e-mail account yang baru
lakukan dengan cara yang sama seperti
prosedur diatas.
8 September 2011
[email protected]
37
08/09/2011
Penambahan Email Account
8 September 2011
[email protected]
Penambahan Email Account
8 September 2011
[email protected]
38
08/09/2011
Penambahan Email Account
8 September 2011
[email protected]
Penambahan Email Account
Tampilan Navigation Window
Folder baru yang otomatis
dibuat oleh outlook
8 September 2011
[email protected]
39
08/09/2011
Manajemen Email Account
• Mail Account yang telah dibuat dapat diatur
kembali (dihapus dan / atau dirubah)
• Cara untuk manajemen ini terdapat pada menu
Tools E-mail account pilih View or Change
Existing e-mail Account
8 September 2011
[email protected]
Manajemen Email Account
• Tombol Change digunakan untuk merubah
setting mail account yang sudah dilakukan
• Tombol Remove digunakan untuk menghapus
setting mail account
• Tombol New digunakan untuk menambahkan
sebuah setting mail account yang baru
8 September 2011
[email protected]
40
08/09/2011
Manajemen Email Account
• Tombol Set as Default merupakan tombol yang
membuat suatu setting mail account sebagai
default (sebagai suatu setting yang aktif untuk
dijalankan / yang diikuti – berguna jika anda
memiliki lebih dari satu setting mail account)
8 September 2011
[email protected]
41