BAB II PROSES tenaga KERJA
BAB II
PROSES KERJA
II.1 Flow Chart Proses Kerja
Pada bagian ini akan dibahas mengenai prosedur restitusi perawatan
kesehatan pegawai PT. PLN (Persero) Area Cimahi. Adapun yang akan dibahas
meliputi kegiatan umum, fungsi yang terkait, dokumen yang digunakan, catatan
akuntansi yang digunakan, daftar simbol, bagan alir dokumen (flowchart),
prosedur restitusi perawatan kesehatan pegawai PT. PLN (Persero) Area Cimahi.
Lebih jelasnya adalah sebagai berikut:
II.1.1 Kegiatan Umum
PT. PLN merupakan perusahaan yang mengutamakan kesehatan para
pegawainya, sehingga PT.PLN memberikan jaminan kesehatan untuk pegawai.
Pegawai PT.PLN diberikan kartu jaminan kesehatan sebagai jaminan pengobatan
gratis pada lembaga-lembaga kesehatan tertentu. Akan tetapi terkadang pegawai
PT.PLN tidak berobat pada lembaga-lembaga kesehatan tersebut, sehingga
pegawai membayar biaya pengobatan tersebut menggunakan uang pribadinya.
Meskipun terjadi hal seperti ini, PT. PLN tetap mengganti biaya pengobatan
pegawai tersebut sesuai dengan formularium obat, Daftar Obat Perseroan (DOP),
untuk rumah sakit, dokter spesialis, dokter umum, dan apotik diberi penggantian
sesuai tarif PT.PLN. Proses penggantian biaya pengobatan tersebut dimulai dari
Bagian SDM Administrasi Umum menerima formulir permohonan restitusi
kesehatan , lampiran restitusi dan data rekening dari pegawai, kemudian lampiran
restitusi di verifikasi sesuai dengan ketentuan lampiran restitusi yang selanjutnya
akan di entry ke dalam aplikasi SAP yang kemudian menghasilkan daftar
permohonan pembayaran restitusi perawatan kesehatan. Selanjutnya Bagian
Keuangan menjurnal ke dalam aplikasi SAP dan membuat surat permohonan
pembayaran yang akan diserahkan kepada Kantor Distribusi (KD). Dan yang
terakhir, bagian akuntansi mengecek proses pembayaran Kantor Distribusi (KD)
ke rekening pegawai.
II.1.2 Fungsi yang Terkait
Berikut ini bagian-bagian yang terkait dalam prosedur restitusi perawatan
kesehatan pegawai PT. PLN (Persero) Area Cimahi adalah sebagai berikut:
1. Bagian SDM Administrasi Umum
Bagian ini bertugas untuk:
a. Memverifikasi lampiran restitusi.
b. Entry data ke dalam aplikasi SAP.
c. Mencetak daftar permohonan pembayaran
restitusi
perawatan
kesehatan.
d. Mengirimkan lampiran restitusi dan daftar permohonan pembayaran
restitusi perawatan kesehatan ke Bagian Keuangan.
2. Bagian Keuangan
Bagian ini bertugas untuk:
a. Menjurnal ke dalam aplikasi SAP.
b. Membuat surat permohonan pembayaran.
c. Mengirimkan surat permohonan pembayaran ke Kantor Distribusi
(KD).
3. Bagian Akuntansi
Bagian ini bertugas untuk mengecek proses pembayaran Kantor
Distribusi (KD) ke rekening pegawai melalui aplikasi SAP.
II.1.3 Dokumen yang Digunakan
Adapun dokumen yang digunakan pada saat proses kerja adalah sebagai
berikut:
1. Data rekening pegawai
Merupakan data yang berisikan nomor rekening dan nama bank pegawai.
2. Lampiran restitusi
Merupakan dokumen yang berisikan persyaratan untuk melakukan
restitusi berdasarkan ketentuan lampiran restitusi. Isi dokumen ini seperti
kwitansi, lampiran pemeriksaan atau diagnosa, hasil pemeriksaan, resep,
dan daftar nama obat.
3. Formulir permohonan restitusi kesehatan
Merupakan formulir yang harus diisi oleh pegawai untuk melakukan
restitusi sebagai formulir untuk mendapatkan persetujuan dari atasan.
Dokumen ini berisikan nama pegawai, tanggal berobat, jumlah
penggantian uang, dan keterangan pengobatan.
4. Daftar permohonan pembayaran restitusi perawatan kesehatan
Merupakan daftar data pegawai-pegawai yang melakukan permohonan
restitusi perawatan kesehatan. Dokumen ini berisikan nama pegawai,
Nomor Induk Pegawai (NIP), nomor rekening dan nama bank yang dituju
serta nilai restitusi kesehatan yang akan diganti rugi dari pegawai-pegawai
yang bersangkutan.
5. Surat permohonan pembayaran tagihan
Merupakan surat yang dikirimkan ke Kantor Distribusi (KD) sebagai
permohonan pembayaran tagihan restitusi. Dokumen ini berisi jumlah
tagihan yang akan diganti rugi oleh Kantor Distribusi (KD).
II.1.4 Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam prosedur restitusi perawatan
kesehatan. Sebelum PT.PLN (Persero) Area Cimahi membayarkan restitusi maka
jurnal yang digunakan adalah sebagai berikut :
Kas
XXX
Bank (KD)
XXX
Setelah PT. PLN (Persero) Area Cimahi membayarkan restitusi maka
jurnal yang digunakan adalah sebagai berikut :
Beban lain-lain
Kas
XXX
XXX
Pencatatan ini dilakukan oleh Bagian Keuangan PT. PLN (Persero) Area
Cimahi dengan menggunakan aplikasi SAP.
II.1.5 Daftar Simbol
Dalam membuat sistem dan prosedur diperlukannya simbol bagan alir
untuk membentuk komponen-komponen yang saling berkaitan untuk mencapai
satu tujuan. Mulyadi (2010:60) menjelaskan dalam membuat bagan alir digunakan
simbol-simbol sebagai berikut :
Simbol
Nama
Dokumen
Keterangan
Digunakan untuk semua jenis
Dokumen rangkap
dokumen
yang
merupakan
formulir
untuk
merekam
transaksi.
Menggambarkan dokumen asli
dan tembusannya.
Penghubung
pada Menggambarkan alir dokumen
halaman yang sama
dibuat mengalir dari atas ke
bawah dan dari kiri ke kanan.
Simbol
penghubung
yang
memungkinkan aliran dokumen
berhentidi suatu lokasi pada
halaman tertentu dan kembali
berjalan pada halaman yang
Penghubung
sama
pada Untuk menggambarkan bagan
halaman
yang alir
dokumen
suatu
lebih
sistem
berbeda
diperlukan
dari
suatu
Kegiatan manual
halaman.
Untuk menggambarkan kegiatan
manual seperti : meneriman
order,
Keterangan, komentar
mengisi
membandingkan dll.
Memungkinkan ahli
formulir,
sistem
menambahkan keterangan untuk
memperjelas
pesan
yang
disampaikan dalam bagan alir.
Arsip permanen
Menunjukkan
temoat
penyimpanan dokumen secara
oermanen
Arsip sementara
yang
tidak
diproses lagi.
Menunjukkan
akan
tempat
penyimpanan dokumen, seperti
On-line
computer
almari arsip, dan kotak arsip.
Menggambarkan
pengolahan
process
data dengan komputer secara on-
Catatan
line.
Menggambarkan
akuntansi
untuk
catatatn
yang
digambarkan
mencatat
data
yang
direkam sebelumnya di dalam
Keying, Typing
dokumen.
Menggambarkan
pemasukan
data ke dalam komputer melalui
On-line storage
online terminal
Menggambarkan arsip komputer
yang
Keputusan
Ya
Tidak
berbentuk
on-line
(di
dalam memory komputer).
Menggambarkan keputusan yang
harus
dibuat
pengolahan
yang
dibuat
dalam
data.
proses
Keputusan
ditulis
dalam
simbol.
Garis alir
Menggambarkan
arah
proses
pengolahan data
Mulai/berakhir
Menggambarkan awal dan akhir
suatu sistem akuntansi.
Tabel 2.1 Simbol Bagan Alir
Sumber : Mulyadi (2010:60-63)
II.1.6 Bagan Alir Dokumen (Flowchart)
Prosedur restitusi pengobatan pegawai PT.PLN (Persero) Area Cimahi
II.1.7 Prosedur Kerja
Prosedur restitusi pengobatan pegawai PT. PLN (Persero) Area Cimahi
dimulai dari pegawai memberikan data rekening, lampiran restitusi, dan formulir
permohonan restitusi kesehatan ke Bagian SDM Administrasi Umum. kemudian
melewati beberapa bagian hingga proses pembayaran tersebut masuk ke rekening
pegawai. Untuk lebih jelasnya adalah sebagai berikut:
1. Bagian SDM Administrasi Umum menerima data rekening pegawai,
lampiran restitusi, dan formulir permohonan restitusi kesehatan. Kemudian
bagian ini memverifikasi lampiran restitusi sesuai dengan ketentuan
lampiran restitusi dan menginput, memvalidasi, dan memposting data
restitusi ke dalam aplikasi SAP. Setelah itu bagian SDM Administrasi
Umum mencetak daftar permohonan pembayaran restitusi perawatan
kesehatan yang selanjutnya akan diserahkan ke Bagian Keuangan beserta
lampiran restitusi.
2. Bagian Keuangan menerima lampiran restitusi beserta daftar permohonan
pembayaran restitusi perawatan kesehatan dari bagian SDM Administrasi
Umum. Selanjutnya bagian ini menjurnal ke dalam aplikasi SAP. Setelah
itu bagian ini membuat surat permohonan pembayaran 2 rangkap, satu
rangkap diarsipakan sesuai tanggal dan satu rangkap lagi diserahkan ke
Kantor Distribusi (KD).
3. Bagian Akuntansi melakukan pengecekan proses pembayaran Kantor
Distribusi (KD) ke rekening pegawai melalui aplikasi SAP.
II.2 Ruang Lingkup Magang
Pada PT. PLN (Persero) Area Cimahi terdapat dua bagian yang pertama
ada bagian pelayanan pelanggan dan yang kedua ada bagian akuntansi dan
keuangan. Penulis melakukan kegiatan Internship di bagian administrasi dan
umum. Dalam bagian administrasi dan umum penulis melakukan berbagai macam
pekerjaan, seperti mengedit teks perawatan kesehatan, memverifikasi kode akun
smartone, rekap biaya pemakaian bahan bakar minyak (BBM), mengarsipkan
faktur pajak sesuai dengan bulannya, menginput sertifikat diklat pegawai sesuai
dengan pendidikannya.
II.3 Deskripsi Magang
Penulis telah melaksanakan seluruh kegiatan internship pada PT. PLN
(Persero) Area Cimahi yang beralamat di jalan Jend. H. Amir Machmud No. 675
Cimahi selama kurang lebih 3 bulan, terhitung sejak tanggal 1 oktober 2015
sampai dengan 31 desember 2015. Dengan jam kerja Senin-Kamis: 07.30 – 16.30
WIB dan Jumat: 07.30 – 15.00 WIB.
Teknik pelaksanaan internship pada PT. PLN (Persero) Area Cimahi
adalah mengerjakan semua pekerjaan yang diberikan oleh pembimbing
perusahaan dibagian seksi Administrasi Umum. Adapun kegiatan yang penulis
kerjakan yaitu:
1. Mengikuti COC (Code of Conduct) bersama manager dan seluruh
karyawan sebelum dimulainya aktivitas di PT. PLN (Persero) Area
Cimahi.
2. Mengedit teks perawatan kesehatan karyawan PT. PLN (Persero) Area
Cimahi pada aplikasi SAP.
3. Memverifikasi kode akun SmartOne.
4. Merekap biaya pemakaian Bahan Bakar Minyak (BBM).
5. Menginput sertifikat diklat sesuai dengan pendidikannya.
Dari pelaksanaan Intership ini, penulis mendapatkan ilmu dan pengalaman
baru yang berharga. Adapun ilmu yang penulis peroleh selama pelaksanaan
internship di PT. PLN (Persero) Area Cimahi , salah satunya adalah pengetahuan
mengenai prosedur restitusi perawatan kesehatan pegawai PT. PLN (Persero) Area
Cimahi.
PROSES KERJA
II.1 Flow Chart Proses Kerja
Pada bagian ini akan dibahas mengenai prosedur restitusi perawatan
kesehatan pegawai PT. PLN (Persero) Area Cimahi. Adapun yang akan dibahas
meliputi kegiatan umum, fungsi yang terkait, dokumen yang digunakan, catatan
akuntansi yang digunakan, daftar simbol, bagan alir dokumen (flowchart),
prosedur restitusi perawatan kesehatan pegawai PT. PLN (Persero) Area Cimahi.
Lebih jelasnya adalah sebagai berikut:
II.1.1 Kegiatan Umum
PT. PLN merupakan perusahaan yang mengutamakan kesehatan para
pegawainya, sehingga PT.PLN memberikan jaminan kesehatan untuk pegawai.
Pegawai PT.PLN diberikan kartu jaminan kesehatan sebagai jaminan pengobatan
gratis pada lembaga-lembaga kesehatan tertentu. Akan tetapi terkadang pegawai
PT.PLN tidak berobat pada lembaga-lembaga kesehatan tersebut, sehingga
pegawai membayar biaya pengobatan tersebut menggunakan uang pribadinya.
Meskipun terjadi hal seperti ini, PT. PLN tetap mengganti biaya pengobatan
pegawai tersebut sesuai dengan formularium obat, Daftar Obat Perseroan (DOP),
untuk rumah sakit, dokter spesialis, dokter umum, dan apotik diberi penggantian
sesuai tarif PT.PLN. Proses penggantian biaya pengobatan tersebut dimulai dari
Bagian SDM Administrasi Umum menerima formulir permohonan restitusi
kesehatan , lampiran restitusi dan data rekening dari pegawai, kemudian lampiran
restitusi di verifikasi sesuai dengan ketentuan lampiran restitusi yang selanjutnya
akan di entry ke dalam aplikasi SAP yang kemudian menghasilkan daftar
permohonan pembayaran restitusi perawatan kesehatan. Selanjutnya Bagian
Keuangan menjurnal ke dalam aplikasi SAP dan membuat surat permohonan
pembayaran yang akan diserahkan kepada Kantor Distribusi (KD). Dan yang
terakhir, bagian akuntansi mengecek proses pembayaran Kantor Distribusi (KD)
ke rekening pegawai.
II.1.2 Fungsi yang Terkait
Berikut ini bagian-bagian yang terkait dalam prosedur restitusi perawatan
kesehatan pegawai PT. PLN (Persero) Area Cimahi adalah sebagai berikut:
1. Bagian SDM Administrasi Umum
Bagian ini bertugas untuk:
a. Memverifikasi lampiran restitusi.
b. Entry data ke dalam aplikasi SAP.
c. Mencetak daftar permohonan pembayaran
restitusi
perawatan
kesehatan.
d. Mengirimkan lampiran restitusi dan daftar permohonan pembayaran
restitusi perawatan kesehatan ke Bagian Keuangan.
2. Bagian Keuangan
Bagian ini bertugas untuk:
a. Menjurnal ke dalam aplikasi SAP.
b. Membuat surat permohonan pembayaran.
c. Mengirimkan surat permohonan pembayaran ke Kantor Distribusi
(KD).
3. Bagian Akuntansi
Bagian ini bertugas untuk mengecek proses pembayaran Kantor
Distribusi (KD) ke rekening pegawai melalui aplikasi SAP.
II.1.3 Dokumen yang Digunakan
Adapun dokumen yang digunakan pada saat proses kerja adalah sebagai
berikut:
1. Data rekening pegawai
Merupakan data yang berisikan nomor rekening dan nama bank pegawai.
2. Lampiran restitusi
Merupakan dokumen yang berisikan persyaratan untuk melakukan
restitusi berdasarkan ketentuan lampiran restitusi. Isi dokumen ini seperti
kwitansi, lampiran pemeriksaan atau diagnosa, hasil pemeriksaan, resep,
dan daftar nama obat.
3. Formulir permohonan restitusi kesehatan
Merupakan formulir yang harus diisi oleh pegawai untuk melakukan
restitusi sebagai formulir untuk mendapatkan persetujuan dari atasan.
Dokumen ini berisikan nama pegawai, tanggal berobat, jumlah
penggantian uang, dan keterangan pengobatan.
4. Daftar permohonan pembayaran restitusi perawatan kesehatan
Merupakan daftar data pegawai-pegawai yang melakukan permohonan
restitusi perawatan kesehatan. Dokumen ini berisikan nama pegawai,
Nomor Induk Pegawai (NIP), nomor rekening dan nama bank yang dituju
serta nilai restitusi kesehatan yang akan diganti rugi dari pegawai-pegawai
yang bersangkutan.
5. Surat permohonan pembayaran tagihan
Merupakan surat yang dikirimkan ke Kantor Distribusi (KD) sebagai
permohonan pembayaran tagihan restitusi. Dokumen ini berisi jumlah
tagihan yang akan diganti rugi oleh Kantor Distribusi (KD).
II.1.4 Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam prosedur restitusi perawatan
kesehatan. Sebelum PT.PLN (Persero) Area Cimahi membayarkan restitusi maka
jurnal yang digunakan adalah sebagai berikut :
Kas
XXX
Bank (KD)
XXX
Setelah PT. PLN (Persero) Area Cimahi membayarkan restitusi maka
jurnal yang digunakan adalah sebagai berikut :
Beban lain-lain
Kas
XXX
XXX
Pencatatan ini dilakukan oleh Bagian Keuangan PT. PLN (Persero) Area
Cimahi dengan menggunakan aplikasi SAP.
II.1.5 Daftar Simbol
Dalam membuat sistem dan prosedur diperlukannya simbol bagan alir
untuk membentuk komponen-komponen yang saling berkaitan untuk mencapai
satu tujuan. Mulyadi (2010:60) menjelaskan dalam membuat bagan alir digunakan
simbol-simbol sebagai berikut :
Simbol
Nama
Dokumen
Keterangan
Digunakan untuk semua jenis
Dokumen rangkap
dokumen
yang
merupakan
formulir
untuk
merekam
transaksi.
Menggambarkan dokumen asli
dan tembusannya.
Penghubung
pada Menggambarkan alir dokumen
halaman yang sama
dibuat mengalir dari atas ke
bawah dan dari kiri ke kanan.
Simbol
penghubung
yang
memungkinkan aliran dokumen
berhentidi suatu lokasi pada
halaman tertentu dan kembali
berjalan pada halaman yang
Penghubung
sama
pada Untuk menggambarkan bagan
halaman
yang alir
dokumen
suatu
lebih
sistem
berbeda
diperlukan
dari
suatu
Kegiatan manual
halaman.
Untuk menggambarkan kegiatan
manual seperti : meneriman
order,
Keterangan, komentar
mengisi
membandingkan dll.
Memungkinkan ahli
formulir,
sistem
menambahkan keterangan untuk
memperjelas
pesan
yang
disampaikan dalam bagan alir.
Arsip permanen
Menunjukkan
temoat
penyimpanan dokumen secara
oermanen
Arsip sementara
yang
tidak
diproses lagi.
Menunjukkan
akan
tempat
penyimpanan dokumen, seperti
On-line
computer
almari arsip, dan kotak arsip.
Menggambarkan
pengolahan
process
data dengan komputer secara on-
Catatan
line.
Menggambarkan
akuntansi
untuk
catatatn
yang
digambarkan
mencatat
data
yang
direkam sebelumnya di dalam
Keying, Typing
dokumen.
Menggambarkan
pemasukan
data ke dalam komputer melalui
On-line storage
online terminal
Menggambarkan arsip komputer
yang
Keputusan
Ya
Tidak
berbentuk
on-line
(di
dalam memory komputer).
Menggambarkan keputusan yang
harus
dibuat
pengolahan
yang
dibuat
dalam
data.
proses
Keputusan
ditulis
dalam
simbol.
Garis alir
Menggambarkan
arah
proses
pengolahan data
Mulai/berakhir
Menggambarkan awal dan akhir
suatu sistem akuntansi.
Tabel 2.1 Simbol Bagan Alir
Sumber : Mulyadi (2010:60-63)
II.1.6 Bagan Alir Dokumen (Flowchart)
Prosedur restitusi pengobatan pegawai PT.PLN (Persero) Area Cimahi
II.1.7 Prosedur Kerja
Prosedur restitusi pengobatan pegawai PT. PLN (Persero) Area Cimahi
dimulai dari pegawai memberikan data rekening, lampiran restitusi, dan formulir
permohonan restitusi kesehatan ke Bagian SDM Administrasi Umum. kemudian
melewati beberapa bagian hingga proses pembayaran tersebut masuk ke rekening
pegawai. Untuk lebih jelasnya adalah sebagai berikut:
1. Bagian SDM Administrasi Umum menerima data rekening pegawai,
lampiran restitusi, dan formulir permohonan restitusi kesehatan. Kemudian
bagian ini memverifikasi lampiran restitusi sesuai dengan ketentuan
lampiran restitusi dan menginput, memvalidasi, dan memposting data
restitusi ke dalam aplikasi SAP. Setelah itu bagian SDM Administrasi
Umum mencetak daftar permohonan pembayaran restitusi perawatan
kesehatan yang selanjutnya akan diserahkan ke Bagian Keuangan beserta
lampiran restitusi.
2. Bagian Keuangan menerima lampiran restitusi beserta daftar permohonan
pembayaran restitusi perawatan kesehatan dari bagian SDM Administrasi
Umum. Selanjutnya bagian ini menjurnal ke dalam aplikasi SAP. Setelah
itu bagian ini membuat surat permohonan pembayaran 2 rangkap, satu
rangkap diarsipakan sesuai tanggal dan satu rangkap lagi diserahkan ke
Kantor Distribusi (KD).
3. Bagian Akuntansi melakukan pengecekan proses pembayaran Kantor
Distribusi (KD) ke rekening pegawai melalui aplikasi SAP.
II.2 Ruang Lingkup Magang
Pada PT. PLN (Persero) Area Cimahi terdapat dua bagian yang pertama
ada bagian pelayanan pelanggan dan yang kedua ada bagian akuntansi dan
keuangan. Penulis melakukan kegiatan Internship di bagian administrasi dan
umum. Dalam bagian administrasi dan umum penulis melakukan berbagai macam
pekerjaan, seperti mengedit teks perawatan kesehatan, memverifikasi kode akun
smartone, rekap biaya pemakaian bahan bakar minyak (BBM), mengarsipkan
faktur pajak sesuai dengan bulannya, menginput sertifikat diklat pegawai sesuai
dengan pendidikannya.
II.3 Deskripsi Magang
Penulis telah melaksanakan seluruh kegiatan internship pada PT. PLN
(Persero) Area Cimahi yang beralamat di jalan Jend. H. Amir Machmud No. 675
Cimahi selama kurang lebih 3 bulan, terhitung sejak tanggal 1 oktober 2015
sampai dengan 31 desember 2015. Dengan jam kerja Senin-Kamis: 07.30 – 16.30
WIB dan Jumat: 07.30 – 15.00 WIB.
Teknik pelaksanaan internship pada PT. PLN (Persero) Area Cimahi
adalah mengerjakan semua pekerjaan yang diberikan oleh pembimbing
perusahaan dibagian seksi Administrasi Umum. Adapun kegiatan yang penulis
kerjakan yaitu:
1. Mengikuti COC (Code of Conduct) bersama manager dan seluruh
karyawan sebelum dimulainya aktivitas di PT. PLN (Persero) Area
Cimahi.
2. Mengedit teks perawatan kesehatan karyawan PT. PLN (Persero) Area
Cimahi pada aplikasi SAP.
3. Memverifikasi kode akun SmartOne.
4. Merekap biaya pemakaian Bahan Bakar Minyak (BBM).
5. Menginput sertifikat diklat sesuai dengan pendidikannya.
Dari pelaksanaan Intership ini, penulis mendapatkan ilmu dan pengalaman
baru yang berharga. Adapun ilmu yang penulis peroleh selama pelaksanaan
internship di PT. PLN (Persero) Area Cimahi , salah satunya adalah pengetahuan
mengenai prosedur restitusi perawatan kesehatan pegawai PT. PLN (Persero) Area
Cimahi.