ANALISIS SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN kred
ANALISIS SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN
BAHAN BAKU SECARA TUNAI & KREDIT KAITANNYA DENGAN
PENGAMBILAN KEPUTUSAN MANAJEMEN PEMBELIAN PADA
PT. VIGANO CIPTAPERDANA
Mia Susmiyanti
Fakultas Ekonomi, Program Studi Akuntansi, Universitas Gunadarma
Jl. Margonda Raya 100 Depok
ABSTRAK
Sistem Akuntansi (SA) diterapkan hampir diseluruh aktivitas bisnis perusahan.
Salah satu aktivitas bisnis perusahaan manufaktur yang paling pokok adalah
aktivitas pembelian bahan baku, karena bahan baku merupakan bahan yang
akan digunakan untuk membuat barang jadi yang akan dijual oleh perusahaan.
Sehingga tujuan penulis adalah menganalisis SA pembelian bahan baku secara
kredit pada PT. Vigano CiptaPerdana, mengetahui peranan SA terhadap
pengambilan keputusan manajemen dalam melakukan pembelian bahan baku
dan mengetahui pengendalian internal padafungsi pembelian apakah telah
terorganisir dengan baik. Dalam penelitiannya penulis mengunakan analisis
deskriptif dengan menggambarkan melalui penggunaan Bagan Alir Dokumen,
Diagram Alir Data (DFD), Bagan Alir Sistem dan Bagan Alir Keputusan. Hasil
analisis SA yang diterapkan PT. Vigano CiptaPerdana, masih memiliki kelemahankelemahan terutama dalam penyediaan formulir-formulir yang mencerminkan
praktek yang sehat belum diterapkan dengan baik dan sumber daya manusia
yang kurang memahami sistem, sehingga pengendalian internal pun belum
terorganisir dengan baik. Dalam memutuskan pembelian bahan baku baik itu
secara tunai ataupun secara kredit dibutuhkan informasi yang handal dan akurat
yang akan digunakan bagi para manajer untuk pengambilan keputusan.
Keputusan yang diambil disesuaikan oleh situasi atau
kondisi yang akan dilanjutkan oleh tindakan manajemen.
PENDAHULUAN
Dalam SIA siklus-siklus pemprosesan transaski salah satunya adalah siklus
pengeluaran yaitu kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan barang
dan jasa dari entitas-entitas lain dan pelunasan kewajiban-kewajiban yang
berkaitan. Salah satu bagian dari siklus pengeluaran adalah pembelian. Baik itu
pembelian bahan baku untuk jenis perusahaan manufaktur atau pembelian
produk untuk jenis perusahaan dagang. Transaksi pembelian melibatkan bagianbagian permintaan (gudang), pembelian, penerimaan, hutang dagang dan
pengeluaran kas Sistem aplikasi pembelian mencakup prosedur permintaan
pembelian, prosedur order pembelian, prosedur penerimaan barang, prosedur
pencatatan penerimaan barang dan prosedur pencatatan pembayaran. Semua
prosedur harus dijalankan secara efektif dan efisien untuk melaksanakan suatu
sistempembelian yang baik. Sistem akuntansi dalam transaksi pembelian yang
baik pada suatu perusahaan sangat berguna sebagai informasi baik untuk
manajer sebagai pemakai informasi pihak internal maupun pengguna informasi
pihak eksternal. Semakin handal dan akurat informasi yang diperoleh, maka
semakin tepat keputusan yang akan dihasilkan. Setiap departemen dipimpin oleh
seorang menajer, dimana salah satu tugas manajemen yang paling fundamental
adalah menjaga eksistensi serta mengembangkan organisasi yang dipimpinnya.
Untuk menjalan kan kedua misi tersebut, manajemen seringkali dihadapkan
pada persoalan pemilihan alternatif tindakan. Proses inilah yang disebut
pengambilan keputusan. Pengambilan keputusan merupakan aktivitas utama
manajemen yang sangat menentukan keberadaan suatu organisasi. Kesalahan
dalam pengambilan keputusan dapat
mengakibatkan kehancuran suatu organisasi. Adapun tujuan penulisan skripsi ini
adalah :
1. Menganalisis SIA fungsi pembelian bahan baku secara tunai yang diterapkan
PT. Vigano CiptaPerdana.
2. Untuk mengetahui peranan SIA terhadap pengambilan keputusan manajemen
dalam
melakukan pembelian bahan baku secara tunai.
3. Untuk mengetahui pengendalian internal pada fungsi pembelian apakah telah
terorganisir dengan baik
TINJAUAN PUSTAKA
Pengertian Sistem Akuntansi
Sistem Akuntansi merupakan suatu prosedur yang tersusun yang berkaitan satu
sama lain yang digunakan untuk mencapai tujuan. perusahaan. Meskipun tidak
ada dua organisasi yang identik, tetapi sebagian besar mengalami jenis kejadian
ekonomi yang serupa”. Beragam aktivitas yang berkaitan dengan siklus-siklus
pemrosesan transaksi Siklus-siklus Pemprosesan Transaksi
1. Siklus pendapatan. Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian
barang dan jasa ke entitas-entitas lain dan pengumpulan pembayaranpembayaran
yang berkaitan.
2 Siklus pengeluaran. Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan
barang dan
jasa dari entitas-entitas lain dan pelunasan kewajiban- kewajiban yang berkaitan.
3. Siklus produksi. Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pengubahan
sumberdaya
menjadi barang dan jasa.
4. Siklus Keuangan. Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan dan
manajemen dana-dana modal, termasuk kas.
Aplikasi Siklus Pembelian
1. Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian.
2. Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari pemasok.
3. Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan
melakukan
pemilihan pemasok.
4. Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
5. Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh
pemasok.
6. Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang
untuk
disimpan.
7. Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan barang kepada fungsi akuntansi.
8. Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktur
dari
pemasok tersebut, fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari
transaksi
pembelian.
Aktivitas Pengambilan Keputusan
Pengambilan keputusan merupakan aktivitas manajemen berupa pemilihan
tindakan
dari sekumpulan alternatif yang telah dirumuskan sebelumnya untuk
memecahkan suatu
masalah atau suatu konflik dalam manajemen. Teknik pengambilan keputusan
meliputi,
menelusuri akar permasalahan, perumusan berbagai skenario pemecahan
masalah dan
pemilihan alternatif.
Pengendalian Internal
Definisi pengendalian internal pertama kali diperkenalkan oleh ( Comite On
Auditing
Procedures Of American Institute Of serfied Publik Accountants (AICPA)),
mendefinisikan sebagai berikut :
“Sistem pengendalian internal meliputi struktur organisasi, semua metode dan
ketentuan-ketentuan yang terkoordinasi yang dianut dalam perusahaan untuk
melindungi
harta kekayaan, memeriksa penelitian dan seberapa jauh meningkatkan efisiensi
usaha
dan mendorong ditaatinya kebijakan perusahaan telah ditetapkan”.
Pengendalian intern itu sendiri, mempunyai beberapa elemen pokok yang akan
mendukung keluasan desain sistem tersebut.
Elemen pokok dari sistem pengendalian intern adalah:
1. Struktur organisasi yang memisahkan wewenang dan tanggung jawab secara
jelas.
2. Adanya tingkatan otoritas dan prosedur pencatatan transakasi yang memadai.
3. Praktek yang sehat.
4. Personal yang memiliki kualifikasi sesuai dengan tanggung jawabnya dan jujur.
METODE PENELITIAN
Jenis Data
Jenis data yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah data primer yang
terdiri
dari :
• Sejarah singkat PT. Vigano Cipta Perdana
• Struktur organisasi PT. Vigano Cipta Perdana
• Dokumen-dokumen pendukung pembelian PT.Vigano Cipta Perdana
• File-file yang digunakan dalam sistem komputerisasi pembelian
• Prosedur pembelian PT.Vigano CiptaPerdana dan Teknik Pengambilan
Keputusan
manajemen pembelian
Metode Analisis Data
Metode analisis data yang digunakan dalam menganalisis masalah dan
mengembangkan data pada penulisan skripsi ini adalah analisis deskriptif
dengan
menggambarkan melalui penggunaan Diagram Alir Dokumen, Diagram Alir Data
(DFD), Diagram Alir Sistem dan Bagan Alir Keputusan.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Dokumen-dokumen :
1. Memo Permintaan Pembelian (MPP) 2 lembar
2. Surat Order Pembelian (SOP) 3 lembar
3. Laporan Penerimaan Barang (LPB) 2 lembar
4. Surat Tanda Terima Pembayaran (STTP) 2 lembar
5. Faktur Barang (FB) 1 lembar dari supplier
6. Surat Jalan Barang (SJB) 1 lembar dari supplier
File-file :
1. File Induk
a. File Induk Bahan b. File Induk Supplier
2. File Transaksi
a. File PO Bahan b. File Penerimaan PO
c. File Pembayaran d. File Jurnal
e. File Perkiraan
Prosedur Sistem Pembelian Bahan Baku Secara Tunai Yang Berjalan PT. Vigano
CiptaPerdana :
1. Bagian Gudang / Bagian Yang Membutuhkan Barang
Kepala gudang memerikasa stok barang (pada kartu gudang), jika persediaan
menunjukan batas minimal maka bagian gudang membuat Memo Permintaan
Pembelian (MPP) sebanyak 2 lembar, MPP lembar 1 diserahkan ke bagian
pembelian dan MPP lembar 2 diarsip tetap.
2. Bagian Pembelian
Berdasarkan surat permintaan pembelian yang diberikan oleh bagian gudang,
maka bagian gudang membuat Surat Order Pembelian (SOP) sebanyak 3 lembar,
SOP lembar 1 dikirim ke supplier, SOP lembar 2 ke bagian penerimaan barang
dan SOP lembar 3 diarsip tetap.
3. Bagian Penerimaan Barang
Menerima SOP lembar 2 dari bagian pembelian. Menerima Faktur Barang (FB
dan Surat Jalan Barang (SJB) bersama barang dari supplier. Kemudian
mencocokan SOP lembar 2, FB, SJB dan barang. Membuat Laporan Penerimaan
Barang sebanyak 2 lembar. Menyerahkan LPB lembar 1, FB, SJB dan SOP
lembar 2 kebagian keuangan, sedangkan LPB lembar 2 diarsip tetap.
4. Bagian Keuangan
Setelah menerima SOP lembar 2, LPB, FB, SJB dari bagian penerimaan barang
yang akan ditandatangani sebagai otorisasi pembayaran yang selanjutnya
bagian
keuangan akan membuat Surat Tanda Terima Pembayaran (STTP) sebanyak 2
lembar. STTP lembar 1 bersana SOP, LPB, FB dan SJB dikirim ke bagian
akuntansi, sedangkan STTP lembar 2 dikirim ke pemasok.
5. Bagian Akuntansi
Setelah menerima STTP lembar 1, SOP, LPB, FB, SJB dari bagian keuangan
maka selanjutnya bagian akuntansi akan melakukan penjurnalan.
Pengendalian Internal Bagian Pembelian
No. Unsur-unsur SPI Bentuk Penyimpangan Kegiatan
1. Wewenang dan Prosedur - Tidak adanya kejelasan bagian apa yangPencatatan
seharusnya melakukan pencatatan persedian. Karena antara kartu gudang
dengan file induk bahan tidak ada kecocokan.
2. Praktik Yang Sehat - Bagian Pembelian tidak membuat Surat Permintaan
Penawaran Harga (SPPH).- Pembuatan formulir Laporan Penerimaan Barang oleh
bagian penerimaan barang
masih kurang lengkap- Pembuatan formulir Surat Tanda Terima Pembayaran
(STTP) oleh bagian keuangan masih kurang lengkap.
3. Mutu Karyawan - Masih banyak sumber daya manusia yang kurang sesuai
dengan tanggung jawabnya.
KESIMPULAN DAN SARAN
Dari hasil analisis dan pengumpulan data yang telah penulis lakukan, maka
penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) pembelian bahan baku secara tunai yang
dijalankan PT.Vigano CiptaPerdana masih memiliki beberapa kelemahan yaitu:
a. Pada bagian gudang kurang memanfaatkan sistem yang ada dikarenakan
pembuatan formulir permintaan pembelian masih dilakukan secara manual.
b. Tidak dimanfaatkannya kartu gudang secara baik, terbukti adanya ketidak
cocokan antara kartu gudang dengan file induk bahan.
c. Bagian pembelian tidak membuat Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH),
PT. Vigano CiptaPerdana langsung memilih supplier yang ditentukan oleh bagian
pembelian.
d. Sumber daya manusia yang kurang memiliki kualifikasi sehingga SIA kurang
bejalan dengan baik.
2. SA sangat membantu dalam pengambilan keputusan manajemen pembelian
PT.Vigano CiptaPerdana, khususnya dalam memberikan informasi-informasi
akuntansi yang digunakan dalam menentukan apakah pembelian bahan baku
dilakukan secara tunai atau kredit.
3. Unsur pengendalian intrenal perusahaan belum terorganisir dengan baik
terlihat pada kurang memadainya formulir-formulir pada beberapa bagian,
praktek yang sehat belum belum diterapkan secara baik dan sumber daya
manusia yang kurang mendukung Penulis memiliki beberapa saran yang dapat
dipertimbangkan untuk perbaikan dan kemajuan perusahaan diantaranya :
1. Agar SIA pembelian bahan baku seraca tunai berjalan dengan baik, sebaiknya
perusahaan membuat Surat Permintaan Pembelian (SPP) dengan memanfaatkan
sistem yang ada. Sebagai dasar bagian pembelian untuk melakukan pengadaan
barang
yang dibutuhkan oleh perusahaan secara lebih efektif dan efisien. Bagian
gudang
selain mencatat penerimaan barang pada file induk bahan, harus diikuti dengan
pencatatan pada kartu gudang. Dibuatnya Surat Permintaan Penawaran Harga
(SPPH)
untuk meminta panawaran barang sehingga pengadaan barang dengan harga
yang
tinggi dapat dihindari.
2. Agar SIA pembelian dapat menghasilkan informasi yang handal dan akurat
yang akan
digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan yang tepat sebaiknya PT.
Vigano
Ciptaperdana memaksimalkan penerapan SIA pada setiap bagian yang terkait
dalam
SIA pembelian bahan baku secara tunai.
3. Agar pengendalian intrenal terorganisir dengan baik sebaiknya perusahaan
menerapkan unsur-unsur pengendalian intrenal dengan baik mulai dari
pemisahan
tugas dan tanggung jawab yang jelas,melengkapi formulir-formulir, prosedur dan
praktek yang sehat benar-benar diterapkan dalam setiap sistem serta pemilihan
sumber daya manusia yang memilik kualifikasi yang mendukung sehingga tujuan
perusahaan akan dapat dicapai secara efektif dan efisien.
DAFTAR PUSTAKA
Baridwan, Zaki.2000. Intermedite Accounting. BPFE: Yogyakarta
Daihani, Umar, Dadan. 2001. Komputerisasi Pengambilan Keputusan. PT. Alex
Media Komputindo: Jakarta
George H. Bodnar dan William S. Hopwood ; alih bahasa : Amir Abadi Jusuf dan
Rudi
M. Tambunan. 2002. Sistem Informasi Akuntansi. Salemba Empat: Jakarta
Harahap, S.Sofyan. 2005. Teori Akuntansi. Edisi Revisi. PT. RajaGrafindo
Persada: Jakarta
Hartono, Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Andi: Yogyakarta
Marom, Chairul.2002. Sistem Akuntansi Perusahaan Dagang. PT. Grasindo
Gramedia
Widiasarana Indonesia: Jakarta
Marshall B, Romney dan Paul J. Steinbart. 2006. Sistem Informasi Akuntansi. Buku
ke-1.
Salemba Empat: Jakarta
Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Edisi ke-3. Salemba Empat: Jakarta
Mulyadi. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. FE-UGM. Salemba Empat : Jakarta
Narko. 2004. Sistem Akuntansi. Cetakan ke-4. Yayasan Pustaka Nusatama
: Yogyakarta
Raymond, Mcleod, Jr. 2001. Sistem Informasi Manajemen. Jilid-2. Salemba Empat
: Jakarta
Riasetiawan, Mardhani. 2006. Tinjauan Teoritis Sistem Informasi Akuntansi. Jurnal
Sistem Informasi Akuntansi. UGM. Yogyakarta
Soeparlan, Soetojo. 1996. Sistem Informasi Akuntansi. Gunadarma: Jakarta
Suryadi, Kadarsah dan M. Ali Ramdhani. 2002. Sistem Pendukung Keputusan.
PT. Remaja Rosdakarya: Bandung
BAHAN BAKU SECARA TUNAI & KREDIT KAITANNYA DENGAN
PENGAMBILAN KEPUTUSAN MANAJEMEN PEMBELIAN PADA
PT. VIGANO CIPTAPERDANA
Mia Susmiyanti
Fakultas Ekonomi, Program Studi Akuntansi, Universitas Gunadarma
Jl. Margonda Raya 100 Depok
ABSTRAK
Sistem Akuntansi (SA) diterapkan hampir diseluruh aktivitas bisnis perusahan.
Salah satu aktivitas bisnis perusahaan manufaktur yang paling pokok adalah
aktivitas pembelian bahan baku, karena bahan baku merupakan bahan yang
akan digunakan untuk membuat barang jadi yang akan dijual oleh perusahaan.
Sehingga tujuan penulis adalah menganalisis SA pembelian bahan baku secara
kredit pada PT. Vigano CiptaPerdana, mengetahui peranan SA terhadap
pengambilan keputusan manajemen dalam melakukan pembelian bahan baku
dan mengetahui pengendalian internal padafungsi pembelian apakah telah
terorganisir dengan baik. Dalam penelitiannya penulis mengunakan analisis
deskriptif dengan menggambarkan melalui penggunaan Bagan Alir Dokumen,
Diagram Alir Data (DFD), Bagan Alir Sistem dan Bagan Alir Keputusan. Hasil
analisis SA yang diterapkan PT. Vigano CiptaPerdana, masih memiliki kelemahankelemahan terutama dalam penyediaan formulir-formulir yang mencerminkan
praktek yang sehat belum diterapkan dengan baik dan sumber daya manusia
yang kurang memahami sistem, sehingga pengendalian internal pun belum
terorganisir dengan baik. Dalam memutuskan pembelian bahan baku baik itu
secara tunai ataupun secara kredit dibutuhkan informasi yang handal dan akurat
yang akan digunakan bagi para manajer untuk pengambilan keputusan.
Keputusan yang diambil disesuaikan oleh situasi atau
kondisi yang akan dilanjutkan oleh tindakan manajemen.
PENDAHULUAN
Dalam SIA siklus-siklus pemprosesan transaski salah satunya adalah siklus
pengeluaran yaitu kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan barang
dan jasa dari entitas-entitas lain dan pelunasan kewajiban-kewajiban yang
berkaitan. Salah satu bagian dari siklus pengeluaran adalah pembelian. Baik itu
pembelian bahan baku untuk jenis perusahaan manufaktur atau pembelian
produk untuk jenis perusahaan dagang. Transaksi pembelian melibatkan bagianbagian permintaan (gudang), pembelian, penerimaan, hutang dagang dan
pengeluaran kas Sistem aplikasi pembelian mencakup prosedur permintaan
pembelian, prosedur order pembelian, prosedur penerimaan barang, prosedur
pencatatan penerimaan barang dan prosedur pencatatan pembayaran. Semua
prosedur harus dijalankan secara efektif dan efisien untuk melaksanakan suatu
sistempembelian yang baik. Sistem akuntansi dalam transaksi pembelian yang
baik pada suatu perusahaan sangat berguna sebagai informasi baik untuk
manajer sebagai pemakai informasi pihak internal maupun pengguna informasi
pihak eksternal. Semakin handal dan akurat informasi yang diperoleh, maka
semakin tepat keputusan yang akan dihasilkan. Setiap departemen dipimpin oleh
seorang menajer, dimana salah satu tugas manajemen yang paling fundamental
adalah menjaga eksistensi serta mengembangkan organisasi yang dipimpinnya.
Untuk menjalan kan kedua misi tersebut, manajemen seringkali dihadapkan
pada persoalan pemilihan alternatif tindakan. Proses inilah yang disebut
pengambilan keputusan. Pengambilan keputusan merupakan aktivitas utama
manajemen yang sangat menentukan keberadaan suatu organisasi. Kesalahan
dalam pengambilan keputusan dapat
mengakibatkan kehancuran suatu organisasi. Adapun tujuan penulisan skripsi ini
adalah :
1. Menganalisis SIA fungsi pembelian bahan baku secara tunai yang diterapkan
PT. Vigano CiptaPerdana.
2. Untuk mengetahui peranan SIA terhadap pengambilan keputusan manajemen
dalam
melakukan pembelian bahan baku secara tunai.
3. Untuk mengetahui pengendalian internal pada fungsi pembelian apakah telah
terorganisir dengan baik
TINJAUAN PUSTAKA
Pengertian Sistem Akuntansi
Sistem Akuntansi merupakan suatu prosedur yang tersusun yang berkaitan satu
sama lain yang digunakan untuk mencapai tujuan. perusahaan. Meskipun tidak
ada dua organisasi yang identik, tetapi sebagian besar mengalami jenis kejadian
ekonomi yang serupa”. Beragam aktivitas yang berkaitan dengan siklus-siklus
pemrosesan transaksi Siklus-siklus Pemprosesan Transaksi
1. Siklus pendapatan. Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian
barang dan jasa ke entitas-entitas lain dan pengumpulan pembayaranpembayaran
yang berkaitan.
2 Siklus pengeluaran. Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan
barang dan
jasa dari entitas-entitas lain dan pelunasan kewajiban- kewajiban yang berkaitan.
3. Siklus produksi. Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pengubahan
sumberdaya
menjadi barang dan jasa.
4. Siklus Keuangan. Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan dan
manajemen dana-dana modal, termasuk kas.
Aplikasi Siklus Pembelian
1. Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian.
2. Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari pemasok.
3. Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan
melakukan
pemilihan pemasok.
4. Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
5. Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh
pemasok.
6. Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang
untuk
disimpan.
7. Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan barang kepada fungsi akuntansi.
8. Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktur
dari
pemasok tersebut, fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari
transaksi
pembelian.
Aktivitas Pengambilan Keputusan
Pengambilan keputusan merupakan aktivitas manajemen berupa pemilihan
tindakan
dari sekumpulan alternatif yang telah dirumuskan sebelumnya untuk
memecahkan suatu
masalah atau suatu konflik dalam manajemen. Teknik pengambilan keputusan
meliputi,
menelusuri akar permasalahan, perumusan berbagai skenario pemecahan
masalah dan
pemilihan alternatif.
Pengendalian Internal
Definisi pengendalian internal pertama kali diperkenalkan oleh ( Comite On
Auditing
Procedures Of American Institute Of serfied Publik Accountants (AICPA)),
mendefinisikan sebagai berikut :
“Sistem pengendalian internal meliputi struktur organisasi, semua metode dan
ketentuan-ketentuan yang terkoordinasi yang dianut dalam perusahaan untuk
melindungi
harta kekayaan, memeriksa penelitian dan seberapa jauh meningkatkan efisiensi
usaha
dan mendorong ditaatinya kebijakan perusahaan telah ditetapkan”.
Pengendalian intern itu sendiri, mempunyai beberapa elemen pokok yang akan
mendukung keluasan desain sistem tersebut.
Elemen pokok dari sistem pengendalian intern adalah:
1. Struktur organisasi yang memisahkan wewenang dan tanggung jawab secara
jelas.
2. Adanya tingkatan otoritas dan prosedur pencatatan transakasi yang memadai.
3. Praktek yang sehat.
4. Personal yang memiliki kualifikasi sesuai dengan tanggung jawabnya dan jujur.
METODE PENELITIAN
Jenis Data
Jenis data yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah data primer yang
terdiri
dari :
• Sejarah singkat PT. Vigano Cipta Perdana
• Struktur organisasi PT. Vigano Cipta Perdana
• Dokumen-dokumen pendukung pembelian PT.Vigano Cipta Perdana
• File-file yang digunakan dalam sistem komputerisasi pembelian
• Prosedur pembelian PT.Vigano CiptaPerdana dan Teknik Pengambilan
Keputusan
manajemen pembelian
Metode Analisis Data
Metode analisis data yang digunakan dalam menganalisis masalah dan
mengembangkan data pada penulisan skripsi ini adalah analisis deskriptif
dengan
menggambarkan melalui penggunaan Diagram Alir Dokumen, Diagram Alir Data
(DFD), Diagram Alir Sistem dan Bagan Alir Keputusan.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Dokumen-dokumen :
1. Memo Permintaan Pembelian (MPP) 2 lembar
2. Surat Order Pembelian (SOP) 3 lembar
3. Laporan Penerimaan Barang (LPB) 2 lembar
4. Surat Tanda Terima Pembayaran (STTP) 2 lembar
5. Faktur Barang (FB) 1 lembar dari supplier
6. Surat Jalan Barang (SJB) 1 lembar dari supplier
File-file :
1. File Induk
a. File Induk Bahan b. File Induk Supplier
2. File Transaksi
a. File PO Bahan b. File Penerimaan PO
c. File Pembayaran d. File Jurnal
e. File Perkiraan
Prosedur Sistem Pembelian Bahan Baku Secara Tunai Yang Berjalan PT. Vigano
CiptaPerdana :
1. Bagian Gudang / Bagian Yang Membutuhkan Barang
Kepala gudang memerikasa stok barang (pada kartu gudang), jika persediaan
menunjukan batas minimal maka bagian gudang membuat Memo Permintaan
Pembelian (MPP) sebanyak 2 lembar, MPP lembar 1 diserahkan ke bagian
pembelian dan MPP lembar 2 diarsip tetap.
2. Bagian Pembelian
Berdasarkan surat permintaan pembelian yang diberikan oleh bagian gudang,
maka bagian gudang membuat Surat Order Pembelian (SOP) sebanyak 3 lembar,
SOP lembar 1 dikirim ke supplier, SOP lembar 2 ke bagian penerimaan barang
dan SOP lembar 3 diarsip tetap.
3. Bagian Penerimaan Barang
Menerima SOP lembar 2 dari bagian pembelian. Menerima Faktur Barang (FB
dan Surat Jalan Barang (SJB) bersama barang dari supplier. Kemudian
mencocokan SOP lembar 2, FB, SJB dan barang. Membuat Laporan Penerimaan
Barang sebanyak 2 lembar. Menyerahkan LPB lembar 1, FB, SJB dan SOP
lembar 2 kebagian keuangan, sedangkan LPB lembar 2 diarsip tetap.
4. Bagian Keuangan
Setelah menerima SOP lembar 2, LPB, FB, SJB dari bagian penerimaan barang
yang akan ditandatangani sebagai otorisasi pembayaran yang selanjutnya
bagian
keuangan akan membuat Surat Tanda Terima Pembayaran (STTP) sebanyak 2
lembar. STTP lembar 1 bersana SOP, LPB, FB dan SJB dikirim ke bagian
akuntansi, sedangkan STTP lembar 2 dikirim ke pemasok.
5. Bagian Akuntansi
Setelah menerima STTP lembar 1, SOP, LPB, FB, SJB dari bagian keuangan
maka selanjutnya bagian akuntansi akan melakukan penjurnalan.
Pengendalian Internal Bagian Pembelian
No. Unsur-unsur SPI Bentuk Penyimpangan Kegiatan
1. Wewenang dan Prosedur - Tidak adanya kejelasan bagian apa yangPencatatan
seharusnya melakukan pencatatan persedian. Karena antara kartu gudang
dengan file induk bahan tidak ada kecocokan.
2. Praktik Yang Sehat - Bagian Pembelian tidak membuat Surat Permintaan
Penawaran Harga (SPPH).- Pembuatan formulir Laporan Penerimaan Barang oleh
bagian penerimaan barang
masih kurang lengkap- Pembuatan formulir Surat Tanda Terima Pembayaran
(STTP) oleh bagian keuangan masih kurang lengkap.
3. Mutu Karyawan - Masih banyak sumber daya manusia yang kurang sesuai
dengan tanggung jawabnya.
KESIMPULAN DAN SARAN
Dari hasil analisis dan pengumpulan data yang telah penulis lakukan, maka
penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) pembelian bahan baku secara tunai yang
dijalankan PT.Vigano CiptaPerdana masih memiliki beberapa kelemahan yaitu:
a. Pada bagian gudang kurang memanfaatkan sistem yang ada dikarenakan
pembuatan formulir permintaan pembelian masih dilakukan secara manual.
b. Tidak dimanfaatkannya kartu gudang secara baik, terbukti adanya ketidak
cocokan antara kartu gudang dengan file induk bahan.
c. Bagian pembelian tidak membuat Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH),
PT. Vigano CiptaPerdana langsung memilih supplier yang ditentukan oleh bagian
pembelian.
d. Sumber daya manusia yang kurang memiliki kualifikasi sehingga SIA kurang
bejalan dengan baik.
2. SA sangat membantu dalam pengambilan keputusan manajemen pembelian
PT.Vigano CiptaPerdana, khususnya dalam memberikan informasi-informasi
akuntansi yang digunakan dalam menentukan apakah pembelian bahan baku
dilakukan secara tunai atau kredit.
3. Unsur pengendalian intrenal perusahaan belum terorganisir dengan baik
terlihat pada kurang memadainya formulir-formulir pada beberapa bagian,
praktek yang sehat belum belum diterapkan secara baik dan sumber daya
manusia yang kurang mendukung Penulis memiliki beberapa saran yang dapat
dipertimbangkan untuk perbaikan dan kemajuan perusahaan diantaranya :
1. Agar SIA pembelian bahan baku seraca tunai berjalan dengan baik, sebaiknya
perusahaan membuat Surat Permintaan Pembelian (SPP) dengan memanfaatkan
sistem yang ada. Sebagai dasar bagian pembelian untuk melakukan pengadaan
barang
yang dibutuhkan oleh perusahaan secara lebih efektif dan efisien. Bagian
gudang
selain mencatat penerimaan barang pada file induk bahan, harus diikuti dengan
pencatatan pada kartu gudang. Dibuatnya Surat Permintaan Penawaran Harga
(SPPH)
untuk meminta panawaran barang sehingga pengadaan barang dengan harga
yang
tinggi dapat dihindari.
2. Agar SIA pembelian dapat menghasilkan informasi yang handal dan akurat
yang akan
digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan yang tepat sebaiknya PT.
Vigano
Ciptaperdana memaksimalkan penerapan SIA pada setiap bagian yang terkait
dalam
SIA pembelian bahan baku secara tunai.
3. Agar pengendalian intrenal terorganisir dengan baik sebaiknya perusahaan
menerapkan unsur-unsur pengendalian intrenal dengan baik mulai dari
pemisahan
tugas dan tanggung jawab yang jelas,melengkapi formulir-formulir, prosedur dan
praktek yang sehat benar-benar diterapkan dalam setiap sistem serta pemilihan
sumber daya manusia yang memilik kualifikasi yang mendukung sehingga tujuan
perusahaan akan dapat dicapai secara efektif dan efisien.
DAFTAR PUSTAKA
Baridwan, Zaki.2000. Intermedite Accounting. BPFE: Yogyakarta
Daihani, Umar, Dadan. 2001. Komputerisasi Pengambilan Keputusan. PT. Alex
Media Komputindo: Jakarta
George H. Bodnar dan William S. Hopwood ; alih bahasa : Amir Abadi Jusuf dan
Rudi
M. Tambunan. 2002. Sistem Informasi Akuntansi. Salemba Empat: Jakarta
Harahap, S.Sofyan. 2005. Teori Akuntansi. Edisi Revisi. PT. RajaGrafindo
Persada: Jakarta
Hartono, Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Andi: Yogyakarta
Marom, Chairul.2002. Sistem Akuntansi Perusahaan Dagang. PT. Grasindo
Gramedia
Widiasarana Indonesia: Jakarta
Marshall B, Romney dan Paul J. Steinbart. 2006. Sistem Informasi Akuntansi. Buku
ke-1.
Salemba Empat: Jakarta
Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Edisi ke-3. Salemba Empat: Jakarta
Mulyadi. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. FE-UGM. Salemba Empat : Jakarta
Narko. 2004. Sistem Akuntansi. Cetakan ke-4. Yayasan Pustaka Nusatama
: Yogyakarta
Raymond, Mcleod, Jr. 2001. Sistem Informasi Manajemen. Jilid-2. Salemba Empat
: Jakarta
Riasetiawan, Mardhani. 2006. Tinjauan Teoritis Sistem Informasi Akuntansi. Jurnal
Sistem Informasi Akuntansi. UGM. Yogyakarta
Soeparlan, Soetojo. 1996. Sistem Informasi Akuntansi. Gunadarma: Jakarta
Suryadi, Kadarsah dan M. Ali Ramdhani. 2002. Sistem Pendukung Keputusan.
PT. Remaja Rosdakarya: Bandung