Sosialisasi Permenkes No.14 Th 2017 Tentang TND Di Lingkungan Kemenkes
PEDOMAN
TATA NASKAH
DINAS
Biro Umum – Sekretariat Jenderal
Kementerian Kesehatan
DASAR
HUKUM
v Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
v Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan
v Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 2
Tahun 2014 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas
v Peraturan Menteri Kesehatan No 64 tahun 2015 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Kesehatan
v Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 14
Ta h un 2 0 1 7 te nt an g P ed oma n Ta t a N a sk ah D in as d i
Lingkungan Kementerian Kesehatan Pengganti Peraturan
Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1538 Tahun
2011
LATAR
BELAKANG
v Tata naskah dinas mengatur tentang jenis dan format, teknik penyusunan, kewenangan penandatangan,
serta pengamanan naskah dinas yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
v Tata Naskah Dinas digunakan sebagai pedoman bagi pejabat di lingkungan Kemenkes dalam
pengelolaan persuratan
v T
ata Naskah Dinas bertujuan untuk menciptakan kelancaran komunikasi tulis
intern maupun ekstern yang efektif dan efisien dalam rangka mendukung
tertib administrasi pelaksanaan tugas dan fungsi di lingkungan Kemenkes
PENGERTIAN
v Komunikasi Intern adalah tata hubungan dalam penyampaian
informasi kedinasan yang dilakukan antar pejabat dalam satuan kerja
secara vertikal atau horisontal
v Komunikasi Ekstern adalah tata hubungan dalam penyampaian
informasi kedinasan yang dilakukan oleh satuan kerja dengan pihak
lain di luar lingkungan satuan kerja yang bersangkutan
v Naskah dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi
kedinasan yang dibuat dan diterima oleh pejabat yang berwenang di
lingkungan Kemenkes d alam rangka penyelenggaraan tugas
pemerintahan dan pembangunan
PENGERTIAN
v Kewenangan penandatangan naskah dinas adalah hak dan kekuasaan yang ada pada seorang pejabat
untuk menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada
jabatannya.
v Tembusan surat adalah hasil penggandaan dari suatu naskah dinas yang jumlahnya sesuai dengan
jumlah pejabat atau satuan kerja yang dipandang perlu untuk mengetahui isi surat dan disebut dalam
naskah asli sebagai penerima tembusan.
v Verbal konsep surat adalah rancangan surat yang ditulis dalam bentuk verbal oleh staf atau pejabat
yang terkait dengan substansi isi surat yang kemudian diperiksa dan disetujui oleh pejabat yang akan
menetapkan dan berwenang menandatangani surat tersebut.
JENIS DAN FORMAT
NASKAH DINAS
a. Peraturan
Pengertian Peraturan adalah naskah dinas yang berlaku
dan mengikat secara umum, bersifat mengatur dan
memuat kebijakan pokok. Yang masuk dalam peraturan
adalah Peraturan Menteri dan Peraturan Pimpinan Unit
Eselon I, termasuk Pedoman, Petunjuk Pelaksanaan,
dan Petunjuk Teknis.
Tata Naskah Dinas untuk peraturan dilaksanakan sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
b. Instruksi
Instruksi adalah naskah dinas yang
memuat perintah berupa petunjuk/
arahan tentang pelaksanaan suatu
kebijakan yang diatur dalam peraturan
perundang-undangan.
c. Standar Operasional Prosedur (SOP)
Tata Naskah Dinas untuk Standar Operasional
Prosedur (SOP) di lingkungan Kementerian Kesehatan
dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan.
d. Surat Edaran
Pe nge rti a n S urat eda ra n ad al ah n aska h d in as ya ng m emu at
pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan
mendesak.
Surat Edaran
Yang ditandatangani oleh Menteri
Yang ditandatangani oleh Pejabat Eselon I ke bawah
Keputusan
Yang ditandatangan oleh Menteri
Keputusan
Yang ditandatangan oleh Pejabat Eselon I a.n. Menteri
Yang ditandatangan oleh Pejabat Eselon I
a. Surat Perintah
Surat Perintah adalah naskah dinas yang dibuat oleh atasan atau pejabat
yang berwenang kepada bawahan atau pejabat lain yang diperintah, yang
memuat apa yang harus dilakukan. Surat perintah digunakan untuk
penunjukkan sebagai pejabat pelaksana tugas maupun pelaksana harian.
Surat Perintah
b. Surat Tugas
Surat Tugas dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau pejabat yang
berwenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.
Apabila atasan yang berwenang menandatangani lokasinya terletak jauh,
maka dapat menggunakan atas nama pejabat tersebut
Surat Tugas
Surat Tugas
Apabila pegawai yang bertugas berkelompok
KORESPONDENSI
NASKAH DINAS
KORESPONDENSI
INTERNAL
a. Nota Dinas
Nota Dinas adalah naskah dinas intern yang dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan
tugas guna menyampaikan laporan pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau
penyampaian kepada pejabat lain. Nota Dinas memuat hal yang bersifat rutin, berupa
catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang, dan dapat langsung
dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju.
Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Nota Dinas dibuat oleh:
a. Antar pejabat struktural secara horizontal dalam lingkungan internal satuan kerja; atau
b. Pejabat secara vertikal dalam satu lingkungan satuan kerja atau unit kerja sesuai
dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.
Nota Dinas
b. Disposisi
Disposisi adalah petunjuk tertulis
mengenai tidak lanjut/tanggapan
terhadap surat masuk, ditulis secara
jelas pada lembar disposisi, tidak
pada suratnya. Ketika disposisikan,
lembar disposisi merupakan satu
kesatuan dengan surat masuk.
NASKAH DINAS
KORESPONDENSI
EKSTERNAL
a. Surat Dinas
Surat Dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat dalam
menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan,
permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang, atau hal kedinasan
lainnya kepada pihak lain di luar Satuan Kerja dan di luar Kementerian
Kesehatan.
Surat Dinas
Yang ditandatangan oleh Menteri
Yang ditandatangan oleh Pejabat Eselon I ke bawah
b. Surat Undangan
Surat Undangan adalah surat dinas yang memuat undangan kepada
pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri
suatu acara kedinasan tertentu, seperti rapat, upacara, dan pertemuan.
Kartu Undangan
Undangan
a. Surat Perjanjian
Surat Perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama
tentang objek yang mengikat antar kedua belah pihak atau lebih untuk
melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati
bersama.
Perjanjian Dalam Negeri
Surat Perjanjian Antar Lembaga Dalam Negeri Untuk Non Pejabat Negara
Perjanjian
Luar Negeri
MAP
Perjanjian
Internasional
b. Surat Kuasa
Surat kuasa terdiri dari dua jenis, yaitu surat kuasa biasa dan surat kuasa
untuk penandatanganan perjanjian internasional (full powers).
Surat Kuasa
Surat Kuasa (full power)
c. Berita Acara
Berita acara adalah naskah dinas
yang berisi tentang pernyataan
ba hwa mema ng telah terjadi
suatu proses pelaksanaan
kegiatan pada waktu tertentu
yang harus ditandatangani oleh
para pihak dan para saksi.
d. Surat Keterangan
Surat Keterangan adalah naskah dinas yang berisi informasi mengenai hal
atau seseorang untuk kepentingan kedinasan.
Surat Keterangan
Surat Keterangan tentang seseorang
Surat Keterangan tentang kejadian
e. Surat Pengantar
Surat Pengantar adalah naskah
dinas yang di gunakan untuk
m e n ga n t a r / m e n y a m p a i k a n
barang atau naskah.
f. Pengumuman
Pengumuman adalah naskah dinas
yang memuat pemberitahuan
tentang suatu hal yang ditujukan
kepada semua pejabat/
pegawai/perseorangan/instansi
ba ik di dalam m aupun di luar
instansi.
Laporan
Telaahan Staf
Telaahan Staf adalah bentuk uraian
yang disampaikan oleh pejabat atau
staf yang memuat analisis singkat
dan jelas mengenai suatu persoalan
dengan memberikan jalan
keluar/pemecahan yang disarankan.
SERTIFIKAT
Sertifikat adalah surat penghargaan atau surat keterangan tertulis yang
tercetak dan dikeluarkan oleh instansi dan ditandatangani oleh pejabat
yang berwenang sebagai bukti telah mengikuti suatu kegiatan atau telah
memenuhi standar/prosedur/syarat telah ditetapkan.
Tata naskah dinas untuk sertifikat dilaksanakan sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan.
PENYUSUNAN
NASKAH DINAS
PENYUSUNAN KONSEP
à Setiap naskah dinas yang akan ditindaklanjuti wajib dilakukan dengan penyusunan konsep yang harus
memenuhi persyaratan sbb:
a. Konsep naskah dinas disusun oleh pejabat dengan menggunakan verbal konsep
b. Setiap verbal konsep yang diajukan kepada pimpinan wajib terlebih dahulu diteliti oleh pejabat TU
mengenai:
q Isi, sesuai dengan kebijakan yang digariskan pimpinan dan dapat dipertanggungjawabkan
q Redaksi, sesuai dengan penggunaan bahasa indonesia yang baik dan benar
q Bentuk, sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
c. Konsep naskah dinas dicetak di balik verbal, jika konsep naskah dinas lebih dari satu halaman
dapat menggunakan lembar berikutnya.
d. Net dan verbal diarsipkan oleh TU pejabat yang menandatangani
• Verbal konsep naskah dinas yang berkaitan dengan pembentukan peraturan terlebih
PERSETUJUAN
KONSEP
dahulu diajukan dan disetujui oleh Kepala Biro Hukum dan Organisasi, kecuali dalam
hal pengangkatan pegawai.
• Sebagai tanda persetujuan, pejabat yang berwenang menandatangani naskah dinas,
membubuhkan paraf dan tanggal pada verbal konsep naskah dinas.
• Pada setiap lembar draft dan net naskah dinas verbal wajib dibubuhi paraf oleh
pemeriksa di pojok kanan bawah.
• Naskah dinas tentang keuangan dan kebijakan yang telah disetujui oleh pejabat
penandatangan eselon I dan II, pada setiap halaman naskah dinas dan lampiran
diparaf oleh pejabat tata usaha dari pejabat penandatangan tersebut.
• Naskah Dinas yang dikirimkan adalah naskah dinas net yang tidak ada paraf
persetujuan dari pejabat
VERBAL
Naskah Dinas yang
ditandatangani
Menteri Kesehatan
VERBAL
Naskah Dinas yang
ditandatangani
Pejabat Eselon I
VERBAL
Naskah Dinas yang
ditandatangani
Pejabat Eselon II
REGISTRASI
NASKAH
DINAS
•
Setelah naskah dinas mendapat persetujuan dari pejabat yang berwenang,
konsep tersebut diregistrasi dan diberi nomor naskah dinas dan tanggal.
•
Penomoran naskah dinas berupa peraturan perundang-undangan hanya
menggunakan nomor urut dan tahun berjalan.
•
Net asli setiap ver ba l pembentukan per aturan kec uali dalam ha l
pengangkatan pegawai, dilakukan oleh Biro Hukum dan Organisasi.
•
Setiap arsip net asli peraturan perundang-undangan disimpan oleh Biro
Hukum dan Organisasi.
PENGETIKAN
NASKAH
DINAS
Bentuk naskah dinas di lingkungan Kementerian Kesehatan terdiri
dari 2 (dua) bentuk, yaitu:
• Naskah dinas dalam bahasa Indonesia menggunakan bentuk
setengah lurus atau setengah balok (semi block style)
• Naskah dinas dalam bahasa Inggris menggunakan bentuk lurus
atau bentuk balok (block style).
Untuk keseragaman tata naskah dinas, ukuran kertas yang
digunakan sebagai berikut :
• Naskah dinas arahan menggunakan kertas F4 berukuran 210 x
330 mm ;
• Naskah dinas korespondensi
• Naskah dinas khusus
• Laporan dan
• Telaahan staf
menggunakan kertas A4
yang berukuran 297 x 210 mm
PENGETIKAN
NASKAH
DINAS
Jenis Kertas
• Untuk naskah dinas, digunakan jenis kertas HVS putih 80 gram.
• Untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh menteri menggunakan
kertas Conqueror.
Bentuk Huruf (fonts)
• Setiap tulisan naskah dinas menggunakan bentuk huruf Arial ukuran 11
(sebelas) atau 12 (dua belas) kecuali pembentukan peraturan
perundang-undangan menggunakan Bookman Old Style dan spasi 1
(satu) sampai dengan 1,5 (satu setengah).
• Ruang tepi atas: apabila menggunakan kop naskah dinas, 2 spasi di bawah
kop, dan apabila tanpa kop naskah dinas, sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi
atas kertas;
• Ruang tepi bawah : sekurang-kurangnya 2,5 cm dari tepi bawah
kertas;
• Ruang tepi kiri
: sekurang-kurangnya 3 cm dari tepi kiri kertas;
• Ruang tepi kanan : sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi kanan
kertas.
PEMBUBUHAN
PARAF
MENTERI KESEHATAN
Naskah dinas yang ditandatangani oleh Menteri di lingkungan
Sekretariat Jenderal
Sebelum:
Paraf
Sesjen
Sesudah:
Paraf
Eselon II
Menteri Kesehatan,
Nila Farid Moeloek
Paraf
Eselon II
Menteri Kesehatan,
Nila Farid Moeloek
Paraf
Sesjen
* sesuai dengan Perka ANRI No. 2 tahun 2014 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas
PEMBUBUHAN
PARAF
MENTERI KESEHATAN
Naskah dinas yang ditandatangani oleh Menteri di lingkungan
Direktorat Jenderal, Inspektorat Jenderal, dan Badan
Sebelum:
Paraf
Sesjen
Menteri Kesehatan,
Nila Farid Moeloek
Sesudah:
Paraf
Eselon I
Menteri Kesehatan,
Nila Farid Moeloek
Paraf
Eselon I
Paraf
Sesjen
* sesuai dengan Perka ANRI No. 2 tahun 2014 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas
PEMBUBUHAN
PARAF
ESELON I
Naskah dinas yang ditandatangani oleh pejabat Eselon I di lingkungan
Direktorat Jenderal, Inspektorat Jenderal, dan Badan
Sebelum:
Paraf
Ses Es I
Sesudah:
Paraf
Eselon II
Kepala Badan PPSDM Kesehatan,
Paraf
Eselon II
Nama Pejabat
NIP
Kepala Badan PPSDM Kesehatan,
Nama Pejabat
NIP
Paraf
Ses Es I
PEMBUBUHAN
PARAF
ESELON II
Naskah dinas yang ditandatangani oleh pejabat Eselon II di
lingkungan Direktorat Jenderal, Inspektorat Jenderal, dan Badan
Sebelum:
Paraf
Es. III
Sekretaris Kepala Badan PPSDM Kesehatan,
Paraf
Es. IV
Nama Pejabat
NIP
Sesudah:
Paraf
Es IV
Sekretaris Kepala Badan PPSDM Kesehatan,
Nama Pejabat
NIP
Paraf
Es III
PENOMORAN
NASKAH
DINAS
Naskah Dinas yang
ditandatangani
Menteri Kesehatan
Naskah Dinas yang
ditandatangani
Pejabat Eselon I
PENOMORAN
NASKAH
Naskah Dinas yang
ditandatangani Pejabat Eselon II
DINAS
Penomoran Peraturan Menteri Kesehatan
Format: NOMOR ….. TAHUN …..
PEMBUBUHAN
PARAF DAN TANDA TANGAN
Tinta yang digunakan untuk penulisan surat berwarna hitam, sedangkan
untuk warna tinta yang digunakan dalam pembubuhan paraf dan tanda
tangan berwarna biru
tua.
PENULISAN
ALAMAT
SURAT
EKSTERNAL
Surat eksternal Kementerian Kesehatan:
Sebelum:
Yang terhormat,
Presiden Republik Indonesia
Jalan Medan Merdeka Utara No. ...
Sesudah:
Yth. Presiden Republik Indonesia
Jalan Medan Merdeka Utara No. ...
Penulisan nama jabatan tidak menggunakan sebutan bapak
atau ibu.
Untuk perhatian (u.p.) digunakan atau ditujukan
PENULISAN
ALAMAT SURAT
kepada seseorang atau pejabat teknis yang menangani
suatu kegiatan atau suatu pekerjaan tanpa
memerlukan kebijakan langsung dari pimpinan pejabat
yang bersangkutan.
Sebelum:
Sesudah:
Yang terhormat,
Yth. Kepala Biro Kepegawaian
Kepala Biro Kepegawaian
Setjen Kementerian Kesehatan
Setjen Kementerian Kesehatan
u.p. Kepala Bagian Mutasi
u.p. Kepala Bagian Mutasi
LOGO
• Logo adalah tanda pengenal atau identitas berupa simbol atau
huruf yang digunakan dalam tata naskah dinas instansi pemerintah
sebagai identitas agar publik lebih mudah mengenalnya.
• Logo Kementerian Kesehatan diletakan di sebelah kiri kop surat.
• Unit Utama menggunakan logo GERMAS disebelah kanan kepala
surat.
• Unit Pelaksana Teknis (UPT) menggunakan logo disebelah kanan
kepala surat.
• Logo akreditasi, sertifikasi, atau sejenisnya dapat dicantumkan di
bawah naskah dinas.
LOGO
Tiga bidang warna Biru turqoise
Lima ujung bidang yang membulat
Melambangkan tiga pilar program Indonesia Sehat yaitu
Penerapan Paradigma Sehat, Penguatan Pelayanan
Mewakili nilai-nilai Kemenkes yaitu Pro rakyat, Inklusif,
Responsif, Efektif, dan Bersih serta berlandaskan pancasila
Kesehatan, dan Jaminan Kesehatan Nasional
Garis busur panah
Bidang warna hijau terang berbentuk
hati
Melambangkan
semangat
universal
yang
tulus
Mewakili target dan tujuan institusi Kementerian Kesehatan
yakni mewujudkan Indonesia Sehat sesuai dengan Pancasila dan Undang
dalam
Undang Dasar 45
mewujudkan seluruh warga negara Indonesia yang sehat tanpa
membedakan suku bangsa, ras, sosial dan budaya.
Palet Warna
Inisial K
Mewakili betuk sederhana dari singkatan dari kata “kesehatan”,
makna verbal dari bidang yang ditangani oleh institusi
Kementerian ini.
Biru Turqoise
C: 75 M: 0 Y: 45 K: 0
Warna Biru Turqoise:
Melambangkan unsur sehat, kepercayaan, dan integritas
Hijau Terang
C: 20 M: 0 Y: 100 K: 0
Warna Hijau Terang
Hitam
C: 0 M: 0 Y: 0 K:100
Memberikan
melayani.
efek
ramah,
hangat,
semangat
dalam
Hitam (warna logotype):
Melambangkan makna tegas dan formal selaku badan resmi negara
dalam pembuat regulasi.
KEPALA
NASKAH
DINAS
• Pada kepala surat dinas kementerian, dicantumkan logo kementerian, nama
kementerian, alamat lengkap tanpa singkatan disertai kode pos, telepon,
faksimile, surat elektronik (e-mail) apabila ada, logo germas, serta garis
penutup tebal.
• Kop surat ini digunakan untuk Naskah dinas yang ditandatangani pejabat
eselon I atas nama Menteri
KEPALA
NASKAH
DINAS
• Pada kepala surat dinas Direktorat dan Badan, dicantumkan Logo kementerian,
nama kementerian, nama Badan, alamat lengkap tanpa singkatan disertai kode
pos, telepon, faksimile, surat elektronik (e-mail), apabila ada, Logo Germas,
serta garis penutup tebal.
• Surat yang ditandatangani pejabat eselon I atas nama sendiri, pejabat eselon II
atas nama pejabat eselon I dan pejabat eselon II atas nama sendiri
• Nama unit kerja yang dipimpin oleh pejabat eselon II di
KEPALA
NASKAH DINAS
lingkungan Kementerian Kesehatan tidak dicantumkan pada
kepala surat, kecuali Satuan Kerja/UPT yang alamatnya berbeda
dengan alamat Kantor Unit Utama seperti Rumah Sakit Vertikal,
Kantor Kesehatan Pelabuhan, Balai Besar, Balai dan Politeknik
Kesehatan, yaitu menggunakan kepala surat dinas nama
kementerian, eselon I, dan Satuan Kerja/UPT yang bersangkutan.
KEPALA
NASKAH DINAS
Penggunaan kop surat dinas hanya pada lembar pertama naskah
dinas.
CAP
DINAS
CAP INSTANSI
CAP DINAS
CAP JABATAN
Warna Cap/stempel dinas menggunakan tinta berwarna
ungu.
PENGGUNAAN
JABATAN
C ap Ment eri Kes ehat an di gunak an hany a u nt u k
menyertai tanda tangan Menteri Kesehatan atau Menteri
ad. Intern apabila Menteri Kesehatan sedang
berhalangan/tidak ada.
PENGGUNAAN
INSTANSI
Cap/stempel instansi Kementerian Kesehatan
digunakan untuk menyertai tanda tangan pejabat
eselon I atas nama Menteri Kesehatan.
PENGGUNAAN
DINAS
Bahasa Inggris
Penggunaan Cap Dinas berbahasa Inggris sudah tidak
dipergunakan lagi.
PENGGUNAAN
Cap Instansi
Cap Jabatan
DINAS
1.
Cap Jabatan hanya digunakan untuk menyertai tanda tangan pejabat eselon I yang
bersangkutan dan Pejabat sementara (pjs) yang ditunjuk selama pejabat eselon I yang
bersangkutan sedang berhalangan/tidak ada.
2. Cap Unit Kerja di Lingkungan Kementerian Kesehatan (setingkat Eselon I) digunakan untuk
menyertai tanda tangan pejabat struktural selain pejabat Eselon I di Lingkungan Unit Kerja
tsb.
HALAMAN
NASKAH DINAS
Nomor halaman ditulis dengan menggunakan nomor urut angka
Arab dan dicantumkan secara simetris di tengah atas dengan
membubuhkan tanda hubung (-) sebelum dan setelah nomor, kecuali
halaman pertama naskah dinas yang menggunakan kop naskah dinas
tidak perlu mencantumkan nomor halaman.
PENCANTUMAN
GELAR
PADA
Untuk Naskah Dinas Arahan yang
NASKAH bersifat Pengaturan dan Penetapan
DINAS
(Keputusan) tidak lagi
mencantumkan gelar dan NIP
MATRIKS
KEWENANGAN
PENANDATANGANAN
Catt:
Untuk Eselon III hanya dapat
menandatangani:
- Surat Perintah,
- Surat Tugas bagi Es IV
dan Staf
- Surat Pengantar
- Laporan
- Telaahan Staf
*) Ruang lingkup surat undangan yang ditandatangani staf ahli
menteri hanya diperuntukan di lingkungan internal
Kementerian Kesehatan.
**) Kepala Sub Bagian Tata Usaha di lingkungan Direktorat dan
P u s at d a p a t m e n a n d a t a n ga n i s u r a t t u ga s u n t u k
bawahannya
***) Staf Khusus Menteri, Komite, Komisi dan Dewan akan
dibuatkan Surat Keputusan oleh Sekretaris Jenderal
MATRIKS
KEWENANGAN
Catatan :
Untuk Staf Khusus
Menteri, Ketua Komite,
Ketua Komisi dan Ketua
Dewan akan dibuatkan
Surat Keputusan oleh
Sekretaris Jenderal
Penggunaan
Garis
Kewenangan
Pimpinan organisasi instansi pemerintah bertanggung jawab
atas segala kegiatan yang dilakukan di dalam organisasi atau
instansinya.
Tanggung jawab tersebut tidak dapat dilimpahkan atau
diserahkan kepada seseorang yang bukan pejabat berwenang.
Garis kewenangan digunakan jika surat dinas ditandatangani
oleh pejabat yang mendapat pelimpahan dari pejabat yang
berwenang.
MATRIKS
KEWENANGAN
PENANDATANGANAN
Bentuk pelimpahan wewenang penandatanganan Naskah dinas adalah sebagai
berikut:
Atas nama (a.n.)
• Atas na ma di gunakan ji ka yang berwenang menandat ang ani
surat/dokumen melimpahkan wewenang kepada pejabat di bawahnya.
• Pelimpahan wewenang tersebut dalam bentuk tertulis dalam surat
kuasa, keputusan, mandat, instruksi, disposisi;
• Materi wewenang yang dilimpahkan benar-benar menjadi tugas dan
tanggung jawab pejabat yang melimpahkan;
• Rentang pelimpahan paling banyak hanya dua tahap dihitung dari
pelimpahan jenjang pertama, kecuali urusan kepegawaian;
MATRIKS
KEWENANGAN
PENANDATANGANAN
•Tanggung jawab sebagai akibat
penandatanganan surat berada pada pejabat
yang diatasnamakan.
• Contoh :
a.n. Menteri Kesehatan
Sekretaris Jenderal,
Nama Pejabat
NIP
MATRIKS
KEWENANGAN
PENANDATANGANAN
Untuk beliau (u.b.)
Untuk beliau yang disingkat (u.b.) digunakan jika pejabat yang diberi
kuasa memberi mandat kepada bawahannya. Oleh sebab itu, u.b.
digunakan setelah a.n.
Contoh:
a.n. Menteri Kesehatan
Sekretaris Jenderal,
u.b.
Kepala Biro Umum
Nama Pejabat
NIP
MATRIKS
KEWENANGAN
PENANDATANGANAN
Plt.
Pelaksana Tugas (Plt.)
Ketentuan penandatanganan pelaksana tugas yang disingkat (Plt.) adalah sebagai
berikut.
• Pelaksana tugas (Plt.) digunakan apabila pejabat yang berwenang
menandatangani naskah dinas belum ditetapkan karena menunggu
ketentuan bidang kepegawaian lebih lanjut.
• Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan pejabat yang
definitif ditetapkan.
• Untuk Naskah dinas keluar NIP pejabat dapat ditambahkan
Contoh:
Plt. Kepala Biro Umum,
Nama lengkap
MATRIKS
KEWENANGAN
PENANDATANGANAN
Plh.
Ketentuan penandatanganan pelaksana harian yang disingkat (Plh.) adalah sebagai
berikut:
• Pelaksana harian (Plh.) digunakan apabila pejabat yang berwenang
menandatangani naskah dinas tidak berada di tempat sehingga untuk
kelancaran pelaksanaan pekerjaan sehari-hari perlu ada pejabat sementara
yang menggantikannya.
• Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan pejabat yang
definitif kembali ke tempat.
• Untuk Naskah dinas keluar NIP pejabat dapat ditambahkan
Contoh :
Plh. Kepala Biro Umum,
Nama lengkap
Mengelola Arsip
berarti menjaga
sejarah dan
menata masa
depan
TERIMA KASIH
TATA NASKAH
DINAS
Biro Umum – Sekretariat Jenderal
Kementerian Kesehatan
DASAR
HUKUM
v Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
v Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan
v Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 2
Tahun 2014 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas
v Peraturan Menteri Kesehatan No 64 tahun 2015 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Kesehatan
v Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 14
Ta h un 2 0 1 7 te nt an g P ed oma n Ta t a N a sk ah D in as d i
Lingkungan Kementerian Kesehatan Pengganti Peraturan
Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1538 Tahun
2011
LATAR
BELAKANG
v Tata naskah dinas mengatur tentang jenis dan format, teknik penyusunan, kewenangan penandatangan,
serta pengamanan naskah dinas yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
v Tata Naskah Dinas digunakan sebagai pedoman bagi pejabat di lingkungan Kemenkes dalam
pengelolaan persuratan
v T
ata Naskah Dinas bertujuan untuk menciptakan kelancaran komunikasi tulis
intern maupun ekstern yang efektif dan efisien dalam rangka mendukung
tertib administrasi pelaksanaan tugas dan fungsi di lingkungan Kemenkes
PENGERTIAN
v Komunikasi Intern adalah tata hubungan dalam penyampaian
informasi kedinasan yang dilakukan antar pejabat dalam satuan kerja
secara vertikal atau horisontal
v Komunikasi Ekstern adalah tata hubungan dalam penyampaian
informasi kedinasan yang dilakukan oleh satuan kerja dengan pihak
lain di luar lingkungan satuan kerja yang bersangkutan
v Naskah dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi
kedinasan yang dibuat dan diterima oleh pejabat yang berwenang di
lingkungan Kemenkes d alam rangka penyelenggaraan tugas
pemerintahan dan pembangunan
PENGERTIAN
v Kewenangan penandatangan naskah dinas adalah hak dan kekuasaan yang ada pada seorang pejabat
untuk menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada
jabatannya.
v Tembusan surat adalah hasil penggandaan dari suatu naskah dinas yang jumlahnya sesuai dengan
jumlah pejabat atau satuan kerja yang dipandang perlu untuk mengetahui isi surat dan disebut dalam
naskah asli sebagai penerima tembusan.
v Verbal konsep surat adalah rancangan surat yang ditulis dalam bentuk verbal oleh staf atau pejabat
yang terkait dengan substansi isi surat yang kemudian diperiksa dan disetujui oleh pejabat yang akan
menetapkan dan berwenang menandatangani surat tersebut.
JENIS DAN FORMAT
NASKAH DINAS
a. Peraturan
Pengertian Peraturan adalah naskah dinas yang berlaku
dan mengikat secara umum, bersifat mengatur dan
memuat kebijakan pokok. Yang masuk dalam peraturan
adalah Peraturan Menteri dan Peraturan Pimpinan Unit
Eselon I, termasuk Pedoman, Petunjuk Pelaksanaan,
dan Petunjuk Teknis.
Tata Naskah Dinas untuk peraturan dilaksanakan sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
b. Instruksi
Instruksi adalah naskah dinas yang
memuat perintah berupa petunjuk/
arahan tentang pelaksanaan suatu
kebijakan yang diatur dalam peraturan
perundang-undangan.
c. Standar Operasional Prosedur (SOP)
Tata Naskah Dinas untuk Standar Operasional
Prosedur (SOP) di lingkungan Kementerian Kesehatan
dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan.
d. Surat Edaran
Pe nge rti a n S urat eda ra n ad al ah n aska h d in as ya ng m emu at
pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan
mendesak.
Surat Edaran
Yang ditandatangani oleh Menteri
Yang ditandatangani oleh Pejabat Eselon I ke bawah
Keputusan
Yang ditandatangan oleh Menteri
Keputusan
Yang ditandatangan oleh Pejabat Eselon I a.n. Menteri
Yang ditandatangan oleh Pejabat Eselon I
a. Surat Perintah
Surat Perintah adalah naskah dinas yang dibuat oleh atasan atau pejabat
yang berwenang kepada bawahan atau pejabat lain yang diperintah, yang
memuat apa yang harus dilakukan. Surat perintah digunakan untuk
penunjukkan sebagai pejabat pelaksana tugas maupun pelaksana harian.
Surat Perintah
b. Surat Tugas
Surat Tugas dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau pejabat yang
berwenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.
Apabila atasan yang berwenang menandatangani lokasinya terletak jauh,
maka dapat menggunakan atas nama pejabat tersebut
Surat Tugas
Surat Tugas
Apabila pegawai yang bertugas berkelompok
KORESPONDENSI
NASKAH DINAS
KORESPONDENSI
INTERNAL
a. Nota Dinas
Nota Dinas adalah naskah dinas intern yang dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan
tugas guna menyampaikan laporan pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau
penyampaian kepada pejabat lain. Nota Dinas memuat hal yang bersifat rutin, berupa
catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang, dan dapat langsung
dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju.
Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Nota Dinas dibuat oleh:
a. Antar pejabat struktural secara horizontal dalam lingkungan internal satuan kerja; atau
b. Pejabat secara vertikal dalam satu lingkungan satuan kerja atau unit kerja sesuai
dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.
Nota Dinas
b. Disposisi
Disposisi adalah petunjuk tertulis
mengenai tidak lanjut/tanggapan
terhadap surat masuk, ditulis secara
jelas pada lembar disposisi, tidak
pada suratnya. Ketika disposisikan,
lembar disposisi merupakan satu
kesatuan dengan surat masuk.
NASKAH DINAS
KORESPONDENSI
EKSTERNAL
a. Surat Dinas
Surat Dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat dalam
menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan,
permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang, atau hal kedinasan
lainnya kepada pihak lain di luar Satuan Kerja dan di luar Kementerian
Kesehatan.
Surat Dinas
Yang ditandatangan oleh Menteri
Yang ditandatangan oleh Pejabat Eselon I ke bawah
b. Surat Undangan
Surat Undangan adalah surat dinas yang memuat undangan kepada
pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri
suatu acara kedinasan tertentu, seperti rapat, upacara, dan pertemuan.
Kartu Undangan
Undangan
a. Surat Perjanjian
Surat Perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama
tentang objek yang mengikat antar kedua belah pihak atau lebih untuk
melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati
bersama.
Perjanjian Dalam Negeri
Surat Perjanjian Antar Lembaga Dalam Negeri Untuk Non Pejabat Negara
Perjanjian
Luar Negeri
MAP
Perjanjian
Internasional
b. Surat Kuasa
Surat kuasa terdiri dari dua jenis, yaitu surat kuasa biasa dan surat kuasa
untuk penandatanganan perjanjian internasional (full powers).
Surat Kuasa
Surat Kuasa (full power)
c. Berita Acara
Berita acara adalah naskah dinas
yang berisi tentang pernyataan
ba hwa mema ng telah terjadi
suatu proses pelaksanaan
kegiatan pada waktu tertentu
yang harus ditandatangani oleh
para pihak dan para saksi.
d. Surat Keterangan
Surat Keterangan adalah naskah dinas yang berisi informasi mengenai hal
atau seseorang untuk kepentingan kedinasan.
Surat Keterangan
Surat Keterangan tentang seseorang
Surat Keterangan tentang kejadian
e. Surat Pengantar
Surat Pengantar adalah naskah
dinas yang di gunakan untuk
m e n ga n t a r / m e n y a m p a i k a n
barang atau naskah.
f. Pengumuman
Pengumuman adalah naskah dinas
yang memuat pemberitahuan
tentang suatu hal yang ditujukan
kepada semua pejabat/
pegawai/perseorangan/instansi
ba ik di dalam m aupun di luar
instansi.
Laporan
Telaahan Staf
Telaahan Staf adalah bentuk uraian
yang disampaikan oleh pejabat atau
staf yang memuat analisis singkat
dan jelas mengenai suatu persoalan
dengan memberikan jalan
keluar/pemecahan yang disarankan.
SERTIFIKAT
Sertifikat adalah surat penghargaan atau surat keterangan tertulis yang
tercetak dan dikeluarkan oleh instansi dan ditandatangani oleh pejabat
yang berwenang sebagai bukti telah mengikuti suatu kegiatan atau telah
memenuhi standar/prosedur/syarat telah ditetapkan.
Tata naskah dinas untuk sertifikat dilaksanakan sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan.
PENYUSUNAN
NASKAH DINAS
PENYUSUNAN KONSEP
à Setiap naskah dinas yang akan ditindaklanjuti wajib dilakukan dengan penyusunan konsep yang harus
memenuhi persyaratan sbb:
a. Konsep naskah dinas disusun oleh pejabat dengan menggunakan verbal konsep
b. Setiap verbal konsep yang diajukan kepada pimpinan wajib terlebih dahulu diteliti oleh pejabat TU
mengenai:
q Isi, sesuai dengan kebijakan yang digariskan pimpinan dan dapat dipertanggungjawabkan
q Redaksi, sesuai dengan penggunaan bahasa indonesia yang baik dan benar
q Bentuk, sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
c. Konsep naskah dinas dicetak di balik verbal, jika konsep naskah dinas lebih dari satu halaman
dapat menggunakan lembar berikutnya.
d. Net dan verbal diarsipkan oleh TU pejabat yang menandatangani
• Verbal konsep naskah dinas yang berkaitan dengan pembentukan peraturan terlebih
PERSETUJUAN
KONSEP
dahulu diajukan dan disetujui oleh Kepala Biro Hukum dan Organisasi, kecuali dalam
hal pengangkatan pegawai.
• Sebagai tanda persetujuan, pejabat yang berwenang menandatangani naskah dinas,
membubuhkan paraf dan tanggal pada verbal konsep naskah dinas.
• Pada setiap lembar draft dan net naskah dinas verbal wajib dibubuhi paraf oleh
pemeriksa di pojok kanan bawah.
• Naskah dinas tentang keuangan dan kebijakan yang telah disetujui oleh pejabat
penandatangan eselon I dan II, pada setiap halaman naskah dinas dan lampiran
diparaf oleh pejabat tata usaha dari pejabat penandatangan tersebut.
• Naskah Dinas yang dikirimkan adalah naskah dinas net yang tidak ada paraf
persetujuan dari pejabat
VERBAL
Naskah Dinas yang
ditandatangani
Menteri Kesehatan
VERBAL
Naskah Dinas yang
ditandatangani
Pejabat Eselon I
VERBAL
Naskah Dinas yang
ditandatangani
Pejabat Eselon II
REGISTRASI
NASKAH
DINAS
•
Setelah naskah dinas mendapat persetujuan dari pejabat yang berwenang,
konsep tersebut diregistrasi dan diberi nomor naskah dinas dan tanggal.
•
Penomoran naskah dinas berupa peraturan perundang-undangan hanya
menggunakan nomor urut dan tahun berjalan.
•
Net asli setiap ver ba l pembentukan per aturan kec uali dalam ha l
pengangkatan pegawai, dilakukan oleh Biro Hukum dan Organisasi.
•
Setiap arsip net asli peraturan perundang-undangan disimpan oleh Biro
Hukum dan Organisasi.
PENGETIKAN
NASKAH
DINAS
Bentuk naskah dinas di lingkungan Kementerian Kesehatan terdiri
dari 2 (dua) bentuk, yaitu:
• Naskah dinas dalam bahasa Indonesia menggunakan bentuk
setengah lurus atau setengah balok (semi block style)
• Naskah dinas dalam bahasa Inggris menggunakan bentuk lurus
atau bentuk balok (block style).
Untuk keseragaman tata naskah dinas, ukuran kertas yang
digunakan sebagai berikut :
• Naskah dinas arahan menggunakan kertas F4 berukuran 210 x
330 mm ;
• Naskah dinas korespondensi
• Naskah dinas khusus
• Laporan dan
• Telaahan staf
menggunakan kertas A4
yang berukuran 297 x 210 mm
PENGETIKAN
NASKAH
DINAS
Jenis Kertas
• Untuk naskah dinas, digunakan jenis kertas HVS putih 80 gram.
• Untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh menteri menggunakan
kertas Conqueror.
Bentuk Huruf (fonts)
• Setiap tulisan naskah dinas menggunakan bentuk huruf Arial ukuran 11
(sebelas) atau 12 (dua belas) kecuali pembentukan peraturan
perundang-undangan menggunakan Bookman Old Style dan spasi 1
(satu) sampai dengan 1,5 (satu setengah).
• Ruang tepi atas: apabila menggunakan kop naskah dinas, 2 spasi di bawah
kop, dan apabila tanpa kop naskah dinas, sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi
atas kertas;
• Ruang tepi bawah : sekurang-kurangnya 2,5 cm dari tepi bawah
kertas;
• Ruang tepi kiri
: sekurang-kurangnya 3 cm dari tepi kiri kertas;
• Ruang tepi kanan : sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi kanan
kertas.
PEMBUBUHAN
PARAF
MENTERI KESEHATAN
Naskah dinas yang ditandatangani oleh Menteri di lingkungan
Sekretariat Jenderal
Sebelum:
Paraf
Sesjen
Sesudah:
Paraf
Eselon II
Menteri Kesehatan,
Nila Farid Moeloek
Paraf
Eselon II
Menteri Kesehatan,
Nila Farid Moeloek
Paraf
Sesjen
* sesuai dengan Perka ANRI No. 2 tahun 2014 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas
PEMBUBUHAN
PARAF
MENTERI KESEHATAN
Naskah dinas yang ditandatangani oleh Menteri di lingkungan
Direktorat Jenderal, Inspektorat Jenderal, dan Badan
Sebelum:
Paraf
Sesjen
Menteri Kesehatan,
Nila Farid Moeloek
Sesudah:
Paraf
Eselon I
Menteri Kesehatan,
Nila Farid Moeloek
Paraf
Eselon I
Paraf
Sesjen
* sesuai dengan Perka ANRI No. 2 tahun 2014 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas
PEMBUBUHAN
PARAF
ESELON I
Naskah dinas yang ditandatangani oleh pejabat Eselon I di lingkungan
Direktorat Jenderal, Inspektorat Jenderal, dan Badan
Sebelum:
Paraf
Ses Es I
Sesudah:
Paraf
Eselon II
Kepala Badan PPSDM Kesehatan,
Paraf
Eselon II
Nama Pejabat
NIP
Kepala Badan PPSDM Kesehatan,
Nama Pejabat
NIP
Paraf
Ses Es I
PEMBUBUHAN
PARAF
ESELON II
Naskah dinas yang ditandatangani oleh pejabat Eselon II di
lingkungan Direktorat Jenderal, Inspektorat Jenderal, dan Badan
Sebelum:
Paraf
Es. III
Sekretaris Kepala Badan PPSDM Kesehatan,
Paraf
Es. IV
Nama Pejabat
NIP
Sesudah:
Paraf
Es IV
Sekretaris Kepala Badan PPSDM Kesehatan,
Nama Pejabat
NIP
Paraf
Es III
PENOMORAN
NASKAH
DINAS
Naskah Dinas yang
ditandatangani
Menteri Kesehatan
Naskah Dinas yang
ditandatangani
Pejabat Eselon I
PENOMORAN
NASKAH
Naskah Dinas yang
ditandatangani Pejabat Eselon II
DINAS
Penomoran Peraturan Menteri Kesehatan
Format: NOMOR ….. TAHUN …..
PEMBUBUHAN
PARAF DAN TANDA TANGAN
Tinta yang digunakan untuk penulisan surat berwarna hitam, sedangkan
untuk warna tinta yang digunakan dalam pembubuhan paraf dan tanda
tangan berwarna biru
tua.
PENULISAN
ALAMAT
SURAT
EKSTERNAL
Surat eksternal Kementerian Kesehatan:
Sebelum:
Yang terhormat,
Presiden Republik Indonesia
Jalan Medan Merdeka Utara No. ...
Sesudah:
Yth. Presiden Republik Indonesia
Jalan Medan Merdeka Utara No. ...
Penulisan nama jabatan tidak menggunakan sebutan bapak
atau ibu.
Untuk perhatian (u.p.) digunakan atau ditujukan
PENULISAN
ALAMAT SURAT
kepada seseorang atau pejabat teknis yang menangani
suatu kegiatan atau suatu pekerjaan tanpa
memerlukan kebijakan langsung dari pimpinan pejabat
yang bersangkutan.
Sebelum:
Sesudah:
Yang terhormat,
Yth. Kepala Biro Kepegawaian
Kepala Biro Kepegawaian
Setjen Kementerian Kesehatan
Setjen Kementerian Kesehatan
u.p. Kepala Bagian Mutasi
u.p. Kepala Bagian Mutasi
LOGO
• Logo adalah tanda pengenal atau identitas berupa simbol atau
huruf yang digunakan dalam tata naskah dinas instansi pemerintah
sebagai identitas agar publik lebih mudah mengenalnya.
• Logo Kementerian Kesehatan diletakan di sebelah kiri kop surat.
• Unit Utama menggunakan logo GERMAS disebelah kanan kepala
surat.
• Unit Pelaksana Teknis (UPT) menggunakan logo disebelah kanan
kepala surat.
• Logo akreditasi, sertifikasi, atau sejenisnya dapat dicantumkan di
bawah naskah dinas.
LOGO
Tiga bidang warna Biru turqoise
Lima ujung bidang yang membulat
Melambangkan tiga pilar program Indonesia Sehat yaitu
Penerapan Paradigma Sehat, Penguatan Pelayanan
Mewakili nilai-nilai Kemenkes yaitu Pro rakyat, Inklusif,
Responsif, Efektif, dan Bersih serta berlandaskan pancasila
Kesehatan, dan Jaminan Kesehatan Nasional
Garis busur panah
Bidang warna hijau terang berbentuk
hati
Melambangkan
semangat
universal
yang
tulus
Mewakili target dan tujuan institusi Kementerian Kesehatan
yakni mewujudkan Indonesia Sehat sesuai dengan Pancasila dan Undang
dalam
Undang Dasar 45
mewujudkan seluruh warga negara Indonesia yang sehat tanpa
membedakan suku bangsa, ras, sosial dan budaya.
Palet Warna
Inisial K
Mewakili betuk sederhana dari singkatan dari kata “kesehatan”,
makna verbal dari bidang yang ditangani oleh institusi
Kementerian ini.
Biru Turqoise
C: 75 M: 0 Y: 45 K: 0
Warna Biru Turqoise:
Melambangkan unsur sehat, kepercayaan, dan integritas
Hijau Terang
C: 20 M: 0 Y: 100 K: 0
Warna Hijau Terang
Hitam
C: 0 M: 0 Y: 0 K:100
Memberikan
melayani.
efek
ramah,
hangat,
semangat
dalam
Hitam (warna logotype):
Melambangkan makna tegas dan formal selaku badan resmi negara
dalam pembuat regulasi.
KEPALA
NASKAH
DINAS
• Pada kepala surat dinas kementerian, dicantumkan logo kementerian, nama
kementerian, alamat lengkap tanpa singkatan disertai kode pos, telepon,
faksimile, surat elektronik (e-mail) apabila ada, logo germas, serta garis
penutup tebal.
• Kop surat ini digunakan untuk Naskah dinas yang ditandatangani pejabat
eselon I atas nama Menteri
KEPALA
NASKAH
DINAS
• Pada kepala surat dinas Direktorat dan Badan, dicantumkan Logo kementerian,
nama kementerian, nama Badan, alamat lengkap tanpa singkatan disertai kode
pos, telepon, faksimile, surat elektronik (e-mail), apabila ada, Logo Germas,
serta garis penutup tebal.
• Surat yang ditandatangani pejabat eselon I atas nama sendiri, pejabat eselon II
atas nama pejabat eselon I dan pejabat eselon II atas nama sendiri
• Nama unit kerja yang dipimpin oleh pejabat eselon II di
KEPALA
NASKAH DINAS
lingkungan Kementerian Kesehatan tidak dicantumkan pada
kepala surat, kecuali Satuan Kerja/UPT yang alamatnya berbeda
dengan alamat Kantor Unit Utama seperti Rumah Sakit Vertikal,
Kantor Kesehatan Pelabuhan, Balai Besar, Balai dan Politeknik
Kesehatan, yaitu menggunakan kepala surat dinas nama
kementerian, eselon I, dan Satuan Kerja/UPT yang bersangkutan.
KEPALA
NASKAH DINAS
Penggunaan kop surat dinas hanya pada lembar pertama naskah
dinas.
CAP
DINAS
CAP INSTANSI
CAP DINAS
CAP JABATAN
Warna Cap/stempel dinas menggunakan tinta berwarna
ungu.
PENGGUNAAN
JABATAN
C ap Ment eri Kes ehat an di gunak an hany a u nt u k
menyertai tanda tangan Menteri Kesehatan atau Menteri
ad. Intern apabila Menteri Kesehatan sedang
berhalangan/tidak ada.
PENGGUNAAN
INSTANSI
Cap/stempel instansi Kementerian Kesehatan
digunakan untuk menyertai tanda tangan pejabat
eselon I atas nama Menteri Kesehatan.
PENGGUNAAN
DINAS
Bahasa Inggris
Penggunaan Cap Dinas berbahasa Inggris sudah tidak
dipergunakan lagi.
PENGGUNAAN
Cap Instansi
Cap Jabatan
DINAS
1.
Cap Jabatan hanya digunakan untuk menyertai tanda tangan pejabat eselon I yang
bersangkutan dan Pejabat sementara (pjs) yang ditunjuk selama pejabat eselon I yang
bersangkutan sedang berhalangan/tidak ada.
2. Cap Unit Kerja di Lingkungan Kementerian Kesehatan (setingkat Eselon I) digunakan untuk
menyertai tanda tangan pejabat struktural selain pejabat Eselon I di Lingkungan Unit Kerja
tsb.
HALAMAN
NASKAH DINAS
Nomor halaman ditulis dengan menggunakan nomor urut angka
Arab dan dicantumkan secara simetris di tengah atas dengan
membubuhkan tanda hubung (-) sebelum dan setelah nomor, kecuali
halaman pertama naskah dinas yang menggunakan kop naskah dinas
tidak perlu mencantumkan nomor halaman.
PENCANTUMAN
GELAR
PADA
Untuk Naskah Dinas Arahan yang
NASKAH bersifat Pengaturan dan Penetapan
DINAS
(Keputusan) tidak lagi
mencantumkan gelar dan NIP
MATRIKS
KEWENANGAN
PENANDATANGANAN
Catt:
Untuk Eselon III hanya dapat
menandatangani:
- Surat Perintah,
- Surat Tugas bagi Es IV
dan Staf
- Surat Pengantar
- Laporan
- Telaahan Staf
*) Ruang lingkup surat undangan yang ditandatangani staf ahli
menteri hanya diperuntukan di lingkungan internal
Kementerian Kesehatan.
**) Kepala Sub Bagian Tata Usaha di lingkungan Direktorat dan
P u s at d a p a t m e n a n d a t a n ga n i s u r a t t u ga s u n t u k
bawahannya
***) Staf Khusus Menteri, Komite, Komisi dan Dewan akan
dibuatkan Surat Keputusan oleh Sekretaris Jenderal
MATRIKS
KEWENANGAN
Catatan :
Untuk Staf Khusus
Menteri, Ketua Komite,
Ketua Komisi dan Ketua
Dewan akan dibuatkan
Surat Keputusan oleh
Sekretaris Jenderal
Penggunaan
Garis
Kewenangan
Pimpinan organisasi instansi pemerintah bertanggung jawab
atas segala kegiatan yang dilakukan di dalam organisasi atau
instansinya.
Tanggung jawab tersebut tidak dapat dilimpahkan atau
diserahkan kepada seseorang yang bukan pejabat berwenang.
Garis kewenangan digunakan jika surat dinas ditandatangani
oleh pejabat yang mendapat pelimpahan dari pejabat yang
berwenang.
MATRIKS
KEWENANGAN
PENANDATANGANAN
Bentuk pelimpahan wewenang penandatanganan Naskah dinas adalah sebagai
berikut:
Atas nama (a.n.)
• Atas na ma di gunakan ji ka yang berwenang menandat ang ani
surat/dokumen melimpahkan wewenang kepada pejabat di bawahnya.
• Pelimpahan wewenang tersebut dalam bentuk tertulis dalam surat
kuasa, keputusan, mandat, instruksi, disposisi;
• Materi wewenang yang dilimpahkan benar-benar menjadi tugas dan
tanggung jawab pejabat yang melimpahkan;
• Rentang pelimpahan paling banyak hanya dua tahap dihitung dari
pelimpahan jenjang pertama, kecuali urusan kepegawaian;
MATRIKS
KEWENANGAN
PENANDATANGANAN
•Tanggung jawab sebagai akibat
penandatanganan surat berada pada pejabat
yang diatasnamakan.
• Contoh :
a.n. Menteri Kesehatan
Sekretaris Jenderal,
Nama Pejabat
NIP
MATRIKS
KEWENANGAN
PENANDATANGANAN
Untuk beliau (u.b.)
Untuk beliau yang disingkat (u.b.) digunakan jika pejabat yang diberi
kuasa memberi mandat kepada bawahannya. Oleh sebab itu, u.b.
digunakan setelah a.n.
Contoh:
a.n. Menteri Kesehatan
Sekretaris Jenderal,
u.b.
Kepala Biro Umum
Nama Pejabat
NIP
MATRIKS
KEWENANGAN
PENANDATANGANAN
Plt.
Pelaksana Tugas (Plt.)
Ketentuan penandatanganan pelaksana tugas yang disingkat (Plt.) adalah sebagai
berikut.
• Pelaksana tugas (Plt.) digunakan apabila pejabat yang berwenang
menandatangani naskah dinas belum ditetapkan karena menunggu
ketentuan bidang kepegawaian lebih lanjut.
• Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan pejabat yang
definitif ditetapkan.
• Untuk Naskah dinas keluar NIP pejabat dapat ditambahkan
Contoh:
Plt. Kepala Biro Umum,
Nama lengkap
MATRIKS
KEWENANGAN
PENANDATANGANAN
Plh.
Ketentuan penandatanganan pelaksana harian yang disingkat (Plh.) adalah sebagai
berikut:
• Pelaksana harian (Plh.) digunakan apabila pejabat yang berwenang
menandatangani naskah dinas tidak berada di tempat sehingga untuk
kelancaran pelaksanaan pekerjaan sehari-hari perlu ada pejabat sementara
yang menggantikannya.
• Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan pejabat yang
definitif kembali ke tempat.
• Untuk Naskah dinas keluar NIP pejabat dapat ditambahkan
Contoh :
Plh. Kepala Biro Umum,
Nama lengkap
Mengelola Arsip
berarti menjaga
sejarah dan
menata masa
depan
TERIMA KASIH