Prosedur Pelaksanaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Di Kantor Wilayah Kementrian Agama Provinsi Sumatera Utara
TUGAS AKHIR
PROSEDUR PELAKSANAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR
DI KANTOR WILAYAH KEMENTRIAN AGAMA
PROVINSI SUMATERA UTARA
OLEH :
PUTRI MASRURO
122103054
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2015
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah Subhanahu Wa
Ta’ala karena atas segala rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis mampu
melaksanakan dan menyelesaikan Tugas Akhir ini.
Maksud dan tujuan dari pelaksanaan Tugas Akhir ini adalah sebagai titik
akhir dari sebuah proses pembelajaran di Program Studi Diploma III
Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan Tugas Akhir ini
masih
banyak kekurangan dan jauh dari kata sempurna, maka dengan segala kerendahan
hati penulis mengharapkan saran dan kritik yang bersifat membangun dari semua
pihak demi perbaikan dan penyempurnaan Tugas Akhir ini.
Pada kesempatan ini, penulis juga menyadari bahwa pembuatan Tugas
Akhir ini tidak lepas dari bantuan dan doa restu dari semua pihak yang telah
memberikan dukungannya . Oleh karena itu dalam kesempatan ini dengan segala
kerendahan hati, penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya
kepada :
1. Prof. Subhilhar, Ph.D selaku Plt Rektor Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, MEc, Ac, Ak selaku Dekan Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, selaku Ketua Program
Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara sekaligus Dosen Pembimbing penulis yang telah memberikan
kesediaan waktunya untuk memberikan pengarahan dan saran dalam
penyelesaian Tugas Akhir ini.
4. Ibu Magdalena Linda Leonita Sibarani SE,MSi , selaku Sekretaris Program
Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
Sumatera Utara.
5. Seluruh Dosen pengajar dan pegawai Fakultas Ekonomi Dan Bisnis, Program
Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
Sumatera Utara yang telah membantu penulis mendapatkan informasi dan
menyelesaikan urusan kampus.
6. Bapak/ibu pegawai Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara
yang telah membantu dan memberikan informasi kepada penulis untuk
menyelesaikan Tugas Akhir.
7. Terima kasih yang teristimewa untuk kedua orang tua tercinta, ayahanda
Suriadi dan ibunda Juliani yang telah membesarkan penulis, membimbing
penulis dengan kasih sayang yang tak terhingga. Terima kasih atas do’a,
perhatian dan dukungan yang diberikan tiada hentinya. Semoga Allah SWT
membalas semua kebaikan kalian, Amin ya Allah.
8. Terima kasih spesial buat kakak dan adik tersayang yang telah memberi
dukungan moril ataupun materil penulis selama ini.
9. Terima kasih buat teman seperjuangan Program Studi Diploma III
Kesekretariatan Stambuk 2012 Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
Sumatera Utara.
10. Terima kasih untuk kedua sahabat tercinta yang telah mendukung penulis
selama ini Suci Ramadona dan Elly Ony Satriany.
Akhir kata, penulis berharap agar upaya ini dapat mencapai maksud yang
diinginkan dan dapat menjadi tulisan yang berguna bagi semua pihak.
Medan,
Juli 2015
Penulis
Putri Masruro
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ...................................................................................i
DAFTAR ISI ...................................................................................................iii
DAFTAR TABEL ..........................................................................................vi
DAFTAR GAMBAR .....................................................................................vii
BAB I PENDAHULUAN ..............................................................................1
A. Latar Belakang .................................................................................1
B. Perumusan Masalah .........................................................................2
C. Tujuan Penelitian .............................................................................3
D. Manfaat Penelitian ...........................................................................3
E. Jadwal Kegiatan Penelitian ..............................................................4
F. Sistematika Penelitian ......................................................................4
BAB II PROFIL INSTANSI .........................................................................7
A. Sejarah Singkat Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara......7
B. Struktur Organisasi ..........................................................................18
C. Job Description ................................................................................21
D. Jaringan Kegiatan ............................................................................25
E. Kinerja Kegiatan Terkini .................................................................26
F. Rencana Kegiatan ............................................................................27
BAB III PEMBAHASAN ..............................................................................29
A. Pengertian Prosedur Pelaksanaan Surat ..........................................30
Halaman
1. Pengertian Surat....... ......................................................... ..30
2. Fungsi Surat ...................................................................... ..31
3. Kriteria dan Penulisan Surat................................................32
4. Penggolongan Surat......... ...................................................33
5. Bentuk Surat ......................................................................35
6. Bagian-Bagian Surat.......................... .................................37
B. Prosedur Pelaksanaan Surat di Kementerian Agama .................... 41
A. Azas Pengurusan Surat ......................................................41
B. Tugas Unit Kearsipan .......................................................42
C. Tugas Unit Pengolah ........................................................42
D. Jenis Surat Masuk di Kemenag .........................................43
E. Penerimaan Surat ................................ ..............................43
F. Pengarahan Surat ...............................................................44
G. Pencatatan dan Penyampaian Surat .................................. 45
C. Analisis dan Evaluasi ................................................................... 50
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN .................................................... 51
A. Kesimpulan .................................................................................. .51
B. Saran ............................................................................................ .52
DAFTAR PUSTAKA.................................................................................. 53
DAFTAR GAMBAR
No
Judul
Halaman
Gambar 2.1
Struktur Organisasi Kementerian Agama..............
20
Gambar 3.1
Kartu Kendali..........................................................
45
Gambar 3.2
Kartu Kendali yang telah diisi.................................. 47
Gambar 3.3
Lembar Pengantar Surat Rahasia............................ 49
DAFTAR TABEL
No
Judul
Halaman
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan...................................................
4
Tabel 2.1
Rencana Kegiatan................................................
27
PROSEDUR PELAKSANAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR
DI KANTOR WILAYAH KEMENTRIAN AGAMA
PROVINSI SUMATERA UTARA
OLEH :
PUTRI MASRURO
122103054
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2015
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah Subhanahu Wa
Ta’ala karena atas segala rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis mampu
melaksanakan dan menyelesaikan Tugas Akhir ini.
Maksud dan tujuan dari pelaksanaan Tugas Akhir ini adalah sebagai titik
akhir dari sebuah proses pembelajaran di Program Studi Diploma III
Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan Tugas Akhir ini
masih
banyak kekurangan dan jauh dari kata sempurna, maka dengan segala kerendahan
hati penulis mengharapkan saran dan kritik yang bersifat membangun dari semua
pihak demi perbaikan dan penyempurnaan Tugas Akhir ini.
Pada kesempatan ini, penulis juga menyadari bahwa pembuatan Tugas
Akhir ini tidak lepas dari bantuan dan doa restu dari semua pihak yang telah
memberikan dukungannya . Oleh karena itu dalam kesempatan ini dengan segala
kerendahan hati, penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya
kepada :
1. Prof. Subhilhar, Ph.D selaku Plt Rektor Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, MEc, Ac, Ak selaku Dekan Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, selaku Ketua Program
Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara sekaligus Dosen Pembimbing penulis yang telah memberikan
kesediaan waktunya untuk memberikan pengarahan dan saran dalam
penyelesaian Tugas Akhir ini.
4. Ibu Magdalena Linda Leonita Sibarani SE,MSi , selaku Sekretaris Program
Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
Sumatera Utara.
5. Seluruh Dosen pengajar dan pegawai Fakultas Ekonomi Dan Bisnis, Program
Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
Sumatera Utara yang telah membantu penulis mendapatkan informasi dan
menyelesaikan urusan kampus.
6. Bapak/ibu pegawai Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara
yang telah membantu dan memberikan informasi kepada penulis untuk
menyelesaikan Tugas Akhir.
7. Terima kasih yang teristimewa untuk kedua orang tua tercinta, ayahanda
Suriadi dan ibunda Juliani yang telah membesarkan penulis, membimbing
penulis dengan kasih sayang yang tak terhingga. Terima kasih atas do’a,
perhatian dan dukungan yang diberikan tiada hentinya. Semoga Allah SWT
membalas semua kebaikan kalian, Amin ya Allah.
8. Terima kasih spesial buat kakak dan adik tersayang yang telah memberi
dukungan moril ataupun materil penulis selama ini.
9. Terima kasih buat teman seperjuangan Program Studi Diploma III
Kesekretariatan Stambuk 2012 Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
Sumatera Utara.
10. Terima kasih untuk kedua sahabat tercinta yang telah mendukung penulis
selama ini Suci Ramadona dan Elly Ony Satriany.
Akhir kata, penulis berharap agar upaya ini dapat mencapai maksud yang
diinginkan dan dapat menjadi tulisan yang berguna bagi semua pihak.
Medan,
Juli 2015
Penulis
Putri Masruro
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ...................................................................................i
DAFTAR ISI ...................................................................................................iii
DAFTAR TABEL ..........................................................................................vi
DAFTAR GAMBAR .....................................................................................vii
BAB I PENDAHULUAN ..............................................................................1
A. Latar Belakang .................................................................................1
B. Perumusan Masalah .........................................................................2
C. Tujuan Penelitian .............................................................................3
D. Manfaat Penelitian ...........................................................................3
E. Jadwal Kegiatan Penelitian ..............................................................4
F. Sistematika Penelitian ......................................................................4
BAB II PROFIL INSTANSI .........................................................................7
A. Sejarah Singkat Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara......7
B. Struktur Organisasi ..........................................................................18
C. Job Description ................................................................................21
D. Jaringan Kegiatan ............................................................................25
E. Kinerja Kegiatan Terkini .................................................................26
F. Rencana Kegiatan ............................................................................27
BAB III PEMBAHASAN ..............................................................................29
A. Pengertian Prosedur Pelaksanaan Surat ..........................................30
Halaman
1. Pengertian Surat....... ......................................................... ..30
2. Fungsi Surat ...................................................................... ..31
3. Kriteria dan Penulisan Surat................................................32
4. Penggolongan Surat......... ...................................................33
5. Bentuk Surat ......................................................................35
6. Bagian-Bagian Surat.......................... .................................37
B. Prosedur Pelaksanaan Surat di Kementerian Agama .................... 41
A. Azas Pengurusan Surat ......................................................41
B. Tugas Unit Kearsipan .......................................................42
C. Tugas Unit Pengolah ........................................................42
D. Jenis Surat Masuk di Kemenag .........................................43
E. Penerimaan Surat ................................ ..............................43
F. Pengarahan Surat ...............................................................44
G. Pencatatan dan Penyampaian Surat .................................. 45
C. Analisis dan Evaluasi ................................................................... 50
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN .................................................... 51
A. Kesimpulan .................................................................................. .51
B. Saran ............................................................................................ .52
DAFTAR PUSTAKA.................................................................................. 53
DAFTAR GAMBAR
No
Judul
Halaman
Gambar 2.1
Struktur Organisasi Kementerian Agama..............
20
Gambar 3.1
Kartu Kendali..........................................................
45
Gambar 3.2
Kartu Kendali yang telah diisi.................................. 47
Gambar 3.3
Lembar Pengantar Surat Rahasia............................ 49
DAFTAR TABEL
No
Judul
Halaman
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan...................................................
4
Tabel 2.1
Rencana Kegiatan................................................
27