Analisis Mekanisme Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara (Bappedasu)

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM DIPLOMA III MEDAN

Diajukan oleh :

K

GUNA MEMENUHI SALAH SATU SYARAT UNTUK MENYELESAIKAN PENDIDIKAN PADA PROGRAM DIPLOMA III FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM DIPLOMA III MEDAN

LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI MINOR

NAMA : SUPRI ANGGI

NIM : 052103019

JURUSAN : KESEKRETARIATAN

JUDUL SKRIPSI MINOR : ANALISIS MEKANISME SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA KANTOR BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH SUMATERA UTARA

(BAPPEDASU)

Tanggal : 26 Mei 2008

Dosen Pembimbing

(Dra. Lisa Marlina, MSi)

NIP. 131 460 767

Tanggal : 26 Mei 2008

Ketua Jurusan

(Dr. Endang Sulistya Rini, SE, MSi)

NIP. 132 010 480

Tanggal : 26 Mei 2008

Dekan

(Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc)

NIP. 131 285 986

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan karunianya kepada penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan Skripsi Minor ini dengan baik.

Adapun tujuan penulisan Skripsi minor ini adalah untuk memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya pada Fakultas Ekonomi Program Diploma III Universitas Sumatera Utara. Adapun judul Skripsi Minor yang dipilih penulis adalah “Mekanisme Pengagendaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara”.

Sebagai manusia yang tidak luput dari kesalahan, penulis menyadari sepenuhnya bahwa penulisan Skripsi Minor ini masih memiliki kelemahan dan kesalahan yang jauh dari sempurna. Oleh karena itu apabila banyak terdapat kekurangan penulis mohon maaf yang sebesar-besarnya dan penulis dengan rendah hati menerima kritik dan saran yang membangun dan berguna bagi kesempurnaan Skripsi Minor ini.

Dalam Penyusunan Skripsi Minor ini penulis dibantu oleh berbagai pihak. Untuk itu dengan segala kerendahan hati penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah turut membantu / berpartisipasi atas terselesaikannya Skripsi Minor ini dan dalam kesempatan ini penulis juga ingin mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc. Selaku Dekan Fakultas Ekonomi USU.

3. Ibu Dra. Lisa Marlina, MSi. Selaku Dosen Pembimbing dalam menyelesaikan Skripsi Minor ini.

4. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA. Selaku Sekretaris Jurusan Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

5. Bapak Drs. Mhd. Simba Sembiring. Selaku Kasubbag Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

6. Seluruh Dosen pengajar dan Staf pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

7. Bapak Kepala BAPPEDASU dan Wakil Kepala BAPPEDASU beserta seluruh staf dan pegawai BAPPEDASU terutama Ayah (Bapak Amiruddin Ambarita), Pak Bahri dan Pak Paino.

8. Yang paling teristimewa kepada Ayah dan Ibu penulis yang tercinta, yang telah berusaha keras untuk membiayai kuliah penulis, memberikan bantuan, doa dan semangat kepada penulis dalam penyusunan Skripsi Minor ini. Penulis ucapkan terima kasih yang tiada terbatas semoga Ayah dan Ibu selalu dalam lindungan dan rahmat allah SWT.

9. Penulis ucapkan banyak terima kasih kepada adik-adikku Riska, Triwan, Nanang tersayang dan sepupuku (Ervi) yang telah memberikan bantuan baik moril maupun materil kepada penulis semoga menjadi anak sholeh/sholehah dan dapat berguna bagi seluruh ummat.

10.Semua teman-teman yang telah membantu dalam penyusunan Skripsi Minor terutama Bu’Echa (Erna) dan Anak Kecil (Lia) yang menjadi sahabat setia penulis baik itu dalam suka maupun duka, Gendut (Susan)

yang sedikit keras kepala tapi menyenangkan, Makibo (Nany) yang aga’ lemot dan Kincit (Tari) yang tomboy tapi selalu ngangenin, Inyonk (Rara) jangan lupa ma temen ya, Kopek (Cris) dan Ndi (Fedi) yang selalu menjadi teman berbagi, dan teman-teman yang tidak dapat disebutkan namanya satu persatu disini.

11.Buat A’Rico yang paling special (zhe shi wo gei nin de liwu), yang selalu membuat aku menjadi lebih sabar dalam menghadapi segala hal. Thank’s for all your support every day,your attention for me and always hold me closed.

12.Seluruh temen-teman Jurusan Kesekretariatan Stambuk 2005 : Runi, Weni, Pizza, Kiki, Indri, Anggi dan teman-teman lainnya yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.

Semoga seluruh kebaikan yang mereka berikan mendapat balasan dari Allah SWT. Akhir kata, penulis berharap semoga segala hal yang telah dipelajari dan didapatkan selama dalam penyusunan Skripsi Minor ini dapat berguna dan dimanfaatkan dengan sebaiknya. Amin.

Medan, 26 Mei 2008

NIM : 052103019 Supri Anggi

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang ... 1

B. Perumusan Masalah ... 4

C. Tujuan Dan Manfaat Penelitian ... 4

D. Metodologi Penelitian ... 5

BAB II ANALISIS MEKANISME SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA KANTOR BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH SUMATERA UTARA (BAPPEDASU) ... 7

A. Profil Perusahaan ... 7

1. Sejarah Singkat Berdirinya BAPPEDASU ... 7

2. Struktur Organisasi, Job Description BAPPEDASU... 11

3. Tugas, Fungsi, Logo dan makna BAPPEDASU ... 24

B. Pengertian dan Fungsi Surat... 28

C. Jenis-Jenis Surat ... 30

D. Bagian-Bagian Surat ... 37

E. Analisis Mekanisme Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Kantor BAPPEDASU ... 42

F. Prosedur Pengarsipan Surat dan Pemusnahan Arsip Pada Kantor BAPPEDASU ... 52

BAB III ANALISA DAN EVALUASI ... 57

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 61

A. Kesimpulan ... 61

B. Saran ... 62

DAFTAR PUSTAKA ... 63 LAMPIRAN

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Surat merupakan sarana yang dapat memberikan informasi secara panjang lebar, jelas, terperinci, dapat dipertangggung jawabkan dan sebagai dokumen penting yang sewaktu-waktu dapat dijadikan bukti tertulis. Bagi perusahaan/kantor surat merupakan citra, cermin, mentalitas jiwa serta penunjuk kondisi intern perusahaan/kantor yang bersangkutan. Oleh karena itu pembuatan surat harus dilakukan dengan hati-hati sehingga citra yang baik dari perusahaan/kantor dapat tercermin lewat surat tersebut.

Kegiatan pengurusan surat termasuk suatu kegiatan penting yang harus dilakukan oleh suatu perusahaan/kantor. Pengurusan surat masuk mempunyai pengaruh yang sangat penting terhadap pekerjaan kantor karena diperlukan suatu ketelitian : mulai dari pembukuan surat sampai pendistribusian surat. Begitu juga dengan surat keluar sangat penting pengaruhnya terhadap perusahaan/kantor karena surat keluar merupakan data perusahaan/kantor yang dapat memberikan reputasi yang baik kepada perusahaan/kantor bila surat itu sampai tepat pada waktunya. Kecermatan dan ketepatan waktu merupakan keharusan yang paling utama dalam pengelolaan surat dan dokumen kantor.

Mengelola surat dalam suatu kantor merupakan kegiatan yang sangat penting. Pengelolaan surat-surat dalam suatu kantor bukanlah aktifitas yang sederhana, tetapi membutuhka suatu pengetahuan dan keterampilan yang cukup baik. Dalam hal ini meliputi surat-surat masuk dan surat-surat keluar sampai

yang keluar biasanya dibuatkan buku agenda sendiri-sendiri, jadi suatu organisasi biasanya mempunyai buku agenda surat keluar dan buku agenda surat masuk yang biasanya berisi tentang sistem kearsipan pola baru.

Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provinsi Sumatera Utara (Bappedasu) sebagai objek penelitian adalah suatu instansi pemerintah yang mempunyai tugas membantu Gubernur Sumatera Utara dalam bidang Perencanaan Pembangunan daerah Sumatera Utara. Dimana proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada kantor Bappedasu berada pada Bagian Sekretariat.

Bagian Sekretariat setiap harinya menerima 20-25 surat masuk dengan jenis yang berbeda, baik berupa surat dinas, brosur, surat keputusan dan surat edaran. Dimana dalam 3 tahun terakhir (2005-2007) jumlah surat masuk ke Bappedasu semakin meningkat. Dengan jumlah surat masuk tahun 2005 = 3039, tahun 2006 = 3960 ,dan tahun 2007 = 5901. Sedangkan jumlah surat keluar setiap harinya 10-15 surat, dimana dalam 3 tahun terakhir (2005-2007) jumlah surat keluar pada Bappedasu juga meningkat. Pada tahun 2005 jumlah surat keluar = 1056, tahun 2006= 1848, dan tahun 2007 = 2376. Berjalan atau tidaknya proses pekerjaan kantor Bappedasu tergantung pada keefektifan surat-surat masuk tersebut sampai pada bidang-bidang dan surat-surat keluar yang dikirim kepada pihak yang bersangkutan. Dengan melihat peningkatan jumlah surat masuk dan surat keluar dalam setiap tahunnya, maka pada bidang sekretariat dituntut untuk bekerja lebih cermat agar surat-surat yang masuk dan keluar dapat sampai ke bidang-bidang / pihak yang bersangkutan dengan tepat dan cepat.

Namun tidak jarang surat-surat masuk dari bagian Sekretariat terlambat sampai ke bidang-bidang sehingga banyak surat-surat langsung diambil oleh Staf Bidang yang akan menangani surat tersebut. Begitu juga dengan surat keluar, apabila terlambat sampai pada pihak yang bersangkutan maka akan menghambat semua pekerjaan yang telah direncanakan. Hal ini disebabkan oleh kesibukan Kepala Bappedasu dalam mendisposisi surat karena sedang dinas keluar / berada diluar kota (Sumber : Bagian Sekretariat Bappedasu). Tidak hanya persoalan itu saja yang timbul dalam proses surat masuk dan surat keluar pada kantor Bappedasu, ketidaktelitian Staf Sekretariat dalam memproses surat juga menimbulkan masalah karena surat dapat masuk berulang kali kepada Sekretaris. Oleh sebab itu dalam menangani surat-surat masuk dan surat-surat keluar yang berasal dari perusahaan diperlukan suatu “ANALISIS MEKANISME SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR”, sehingga dalam hal ini perlu dilakukan penelitian di Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah.

B. Perumusan Masalah

Setelah melihat kurangnya kemampuan pegawai dalam menangani surat-surat masuk dan surat-surat-surat-surat keluar, maka penulis menemukan suatu masalah yaitu “Apakah mekanisme surat masuk dan surat keluar yang dilakukan Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara (BAPPEDASU) cukup efektif”.

C. Tujuan Dan Manfaat Penelitian Tujuan Penelitian

Sudah sewajarnya setiap usaha yang dilakukan memiliki suatu tujuan sebagai titik akhir dari usaha tersebut. Berdasarkan uraian diatas penulis dapat mengemukakan bahwa tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui dan menganalisis keefektifan mekanisme surat masuk dan surat keluar yang ditetapkan didalam instansi tersebut.

Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari penelitian ini adalah :

1. Bagi peneliti, dengan adanya penelitian ini penulis mendapat masukan mengenai penanganan surat masuk dan surat keluar yang ada pada Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara.

2. Bagi perusahaan, penelitian ini dapat dipergunakan sebagai bahan masukan dan pertimbangan antara teori dan kenyataannya.

3. Bagi pihak lain, dalam hal ini penelitian dapat dipergunakan oleh masyarakat sebagai pengetahuan tambahan yang mungkin dapat berguna bagi yang

D. Metodologi Penelitian 1. Lokasi Penelitian

Penulis mengadakan penelitian pada instansi pemerintah : Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara (BAPPEDASU), Jl. P. Diponegoro No. 21 A Medan.

2. Jenis dan Sumber Data a. Data Primer

Data primer adalah data yang bersumber dari wawancara langsung dengan bagian kesekretariatan yang mengurusi masalah surat masuk dan surat keluar pada kantor Bappedasu.

b. Data Sekunder

Data sekunder adalah data yang diambil dari instansi tersebut dalam bentuk struktur organisasi, job description, contoh lembar pengantar, yang hasilnya dapat membantu penulis dalam mengolah data yang telah dikumpulkan dari instansi tersebut.

3. Teknik Pengumpulan Data a. Quesioner

Quesioner adalah teknik pengumpulan data dengan jalan membuat / mengajukan daftar pertanyaan guna memperoleh keterangan mengenai objek yang diteliti.

b. Study Dokumentasi

Study dokumentasi adalah teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan menganalisis dokumen-dokumen yang berkaitan dengan objek yang diteliti.

4. Metode Analisis

Dengan penganalisaan tersebut, maka penulis akan menggunakan Metode Deskriptif.

• Metode Deskriptif adalah suatu proses/cara menganalisis, menafsirkan, mengklasifikasikan dan menginterprestasikan data sehingga data dapat memberikan gambaran umum yang jelas mengenai fakta yang dihadapi.

BAB II

ANALISIS MEKANISME SURAT MASUK DAN SURAT

KELUAR PADA KANTOR BADAN PERENCANAAN

PEMBANGUNAN DAERAH SUMATERA UTARA

A. PROFIL PERUSAHAAN

1. Sejarah Singkat Berdirinya BAPPEDASU Periode BAKOPDA

Setelah pemerintah orde lama digantikan oleh pemerintah orde baru yang secara konkrit berusaha meningkatkan pembangunan daerah agar kesejahteraan rakyat lebih diutamakan sesuai dengan amanat penderitaan rakyat, maka pemerintah melihat pentingnya suatu lembaga yang dapat menyusun program-program pembangunan yang menyeluruh dengan menitik beratkan pembangunan terutama pembangunan prasarana umum seperti membuat jalan, jembatan, dan prasarana pertanian rakyat untuk menyusun program-program pembangunan nasional dibentuk Badan Perencanaan Pembangunan Nasional (BAPPENAS) di pusat, BAPPEDA Tingkat I penyusun suplemen perencanaan Nasional ditingkat provinsi dan BAPPEDA Tingkat II penyusun komplementer di tingkat Kabupaten/Kotamadya.

Pada tahun 1963 di Sumatera Utara di bentuk suatu Badan Koordinasi Pembangunan Sumatera Utara (BKPDSU) yang langsung diketuai Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Sumatera Utara dan Sekretaris Residen P.R Telaubanua yang merupakan badan yang mengkoordinir pembangunan di daerah yang selanjutnya diganti menjadi BAKOPDASU (Badan Koordinasi Pembangunan Daerah Sumatera Utara) yang diketuai oleh Gubernur Sumatera Utara dengan

Ketua Harian Residen P. R Telaubanua dan Sekretaris Sutan Sitompul, kemudian Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara (BAKODASU) yang merupakan badan pertama kali mengkoordinir Perencanaan Pembangunan di Daerah Sumatera Utara dengan ketua oleh Ir. M. Sipahutar dan Sekretaris oleh Netap Bukit. Pada periode ini telah disusun draft Repelita I Provinsi Sumatera Utara.

BAKODASU berperan sebagai lembaga yang pertama menangani masalah-masalah yang menyangkut Program Pembangunan di daerah dari tahun 1969 sampai pada tahun 1974 (PELITA I). Pada periode ini telah diberlakukan Inpres Tingkat I yang menyangkut Program Pembangunan Jalan dan Jembatan di Daerah Tingkat II se Sumatera Utara.

Periode Keppres No. 15 Tahun 1974

Dengan terbitnya Keputusan Presiden RI No. 15 Tahun 1974 tentang pembentukan Badan Perencanaan Pembangunan Daerah disusul dengan Keputusan Menteri Dalam Negeri No. 142 Tahun 1974 tentang susunan organisasi dan tata kerja BAPPEDA, maka melalui keputusan Gubernur KDH Tingkat I Sumatera Utara No. 43/XXIV/GSU tanggal 18 November 1974 ditetapkan pembentukan Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara (BAPPEDASU). Ketua BAPPEDASU yang pertama adalah Bapak Prof. DR. H. S. Hadibroto, MA yang juga merangkap sebagai kepala Biro Pembangunan.

bagian-bagian yang telah dapat dilaksanakan tugasnya antara lain dalam penyusunan Repelita II Sumatera Utara, penyusun RAPBN setiap tahunnya dengan bekerja sama dengan Biro Keuangan dan Pembangunan. Fungsi Perencanaan Pembangunan Daerah baru diatur di DaerahTingkat I, sedangkan penyusun Rencana Pembangunan Daerah Tingkat II belum diatur, walaupun kepentingannya telah dirasakan. Oleh karena itu Daerah Tingkat II melalui keputusan Kepala Daerah yang bersangkutan telah membentuk Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Tingkat II seperti Deli Serdang, Labuhan Batu, Simalungun, Langkat dan Asahan. Namun demikian pembentukan BAPPEDA Tingkat II ini belum mempunyai dasar hukum yang kuat sebagaimana pembentukan BAPPEDA Tingkat I.

Periode Keppres No. 27 Tahun 1980

Keputusan Presiden RI No. 27 Tahun 1980 tentang pembentukan Badan Perencanaan Pembangunan Daerah dilatarbelakangi oleh beberapa pertimbangan yaitu dalam rangka usaha peningkatan keserasian Pembangunan di Daerah antara Pembangunan sektoral dan pembangunan daerah menjadi perkembangan, keseimbangan dan berkesinambungan pembangunan di daerah yang lebih menyeluruh, terarah dan terpadu sehingga diperlukan peninjauan kembali Keppres No. 15 Tahun 1974. Selanjutnya atas dasar Keppres No. 27 Tahun 1980 ini, Menteri Dalam Negeri dengan keputusan No. 185 Tahun 1980 menetapkan Pedoman Organisasi dan Tata Kerja Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Tingkat I & Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Tingkat II.

Sesuai dengan ketentuan dalam keputusan Menteri Dalam Negeri No. 185 Tahun 1980 tersebut, pembentukan BAPPEDA Tingkat I Sumatera Utara telah ditetapkan dengan peraturan Daerah Provinsi Daerah Tingkat I Sumatera Utara (PERDASU) No. 2 Tahun 1981, tentang susunan Organisasi dan Tata Kerja Badan Perencanan Pembangunan Daerah Tingkat I Sumatera Utara disahkan Menteri Dalam Negeri dengan No. 061. 134. 2281 tanggal 20 April Tahun 1981. Susunan Organisasi BAPPEDA Tingkat I Sumatera Utara pada periode tersebut berdasarkan kepala PERDASU No. 2 Tahun 1981.

Periode Kepmendagri & Otonomi Daerah No. 50 Tahun 2000

Sesuai era reformasi dan otonomi Daerah yang mengacu kepada UU No. 22 Tahun 1999 tentang pemerintahan daerah dan Keputusan Menteri Dalam Negeri dan OTDA No. 50 Tahun 2000 tentang pedoman Organisasi dan Tata Kerja perangkat Daerah Provinsi Sumatera Utara maka ditetapkanlah Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Utara, tugas pokok dan fungsi pembentukan BAPPEDA Provinsi Sumatera Utara disahkan dengan Keputusan Gubernur Sumatera Utara No. 061. 1 – 433. K/Tahun 2002.

Dengan terbitnya Keputusan Gubernur Sumatera Utara No. 061. 1 – 433. K/Tahun 2002 tanggal 18 Juni 2002. Tugas, fungsi dan tata kerja BAPPEDASU telah berubah, perubahan susunan Organisasi dan Tata Kerja BAPPEDA Tingkat I Sumatera Utara antara Lain: BAPPEDA Tingkat I dipimpin oleh Ketua dan Wakil Ketua berubah menjadi BAPPEDA Provinsi Sumatera Utara dipimpin oleh Kepala dan Wakil Kepala, dan seterusnya.

2. Struktur Organisasi dan Job Description BAPPEDASU Struktur Organisasi BAPPEDASU

BAPPEDA adalah instansi pemerintah yang bertugas untuk membantu Gubernur Kepala Daerah Sumatera Utara dalam menentukan kebijaksanaan dibidang Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara serta penilaian atas pelaksanaannya. Badan ini berada dan baertanggung jawab kepada Gubernur Kepala Daerah Sumatera Utara melalui Sekretaris Daerah sesuai dengan Perda No. 4 Tahun 2001 dan Keputusan Gubernur Sumatera Utara No. 061. 1 – 433 K Tahun 2002 dan SK Gubernur Sumatera Uatara No. 061 – 433 K Tahun 1980. Untuk melaksanakan tugas-tugas diatas maka diperlukan sistem organisasi dan manajemen yang sangat mantap.

Struktur Organisasi Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara (BAPPEDASU) terdiri dari:

a. Kepala b. Wakil Kepala

c. Sekretariat, terdiri dari: 1. Sub Bagian Umum 2. Sub Bagian Keuangan

3. Sub Bagian Organisasi dan Hukum 4. Sub Bagian Kepegawaian

d. Bidang Perencanaan Ekonomi dan Keuangan, terdiri dari: 1. Sub Bidang Pertanian.

2. Sub Bidang Keuangan, Pembangunan Dunia Usaha dan Pariwisata. 3. Sub Bidang Koperasi dan Jasa.

4. Sub Bidang Industri, Sumber Daya Alam dan Kelautan.

e. Bidang Perencanaan Sumber Daya Manusia dan Sosial Budaya, terdiri dari: 1. Sub Bidang Kependudukan, Tenaga Kerja dan Pemberdayaan Perempuan. 2. Sub Bidang Pemerintahan, Hukum dan Komunikasi.

3. Sub Bidang Pendidikan, Mental Spiritual dan Budaya. 4. Sub Bidang Kesehatan dan Kesejahteraan Masyarakat. f. Bidang Perencanaan Sarana dan Prasarana, terdiri dari:

1. Sub Bidang Perhubungan.

2. Sub Bidang Tata Ruang dan Lingkungan Hidup. 3. Sub Bidang Pengairan dan Sumber Daya Air. 4. Sub Bidang Pengembangan Wilayah pembangunan.

g. Bidang Perencanaan Kerjasama Pembangunan & Pengembangan Teknologi, terdiri dari:

1. Sub Bidang Kerjasama Luar Negeri

2. Sub Bidang Kerjasama Antar Daerah dan Lembaga Masyarakat 3. Sub Bidang Teknologi dan Informasi

h. Bidang Pengendalian, Evaluasi dan Monitoring, terdiri dari: 1. Sub Bidang Pengumpulan Data Statistik

2. Sub Bidang Evaluasi 3. Sub Bidang Informasi 4. Sub Bidang Peragaan

Job Description BAPPEDASU Kepala Badan

1. Kepala badan Perencanaan Pembangunan Daerah, mempunyai tugas membantu Gubernur dalam bidang Perencanaan Pembangunan Daerah.

2. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Kepala Badan menyelenggaarakan fungsi:

a. Pengkoordinasian Penyusunan Program Pembangunan Daerah (PROPEDA). Rencana Strategis, Rencana Pembangunan Tahunan Daerah (REPETADA) dan Anggaran Belanja Pembangunan dan pembuatan kajian / studi pembangunan yang relevan, sesuai ketentuan dan standard yang ditetapkan.

b. Penyelenggaraan kerjasama dan Koordinasi Perencanaan Pembangunan dengan Daerah Kabupaten / Kota serta koordinasi dan kerjasama perencanaan dengan pihak lainnya, sesuai ketentuan standar yang ditetapkan.

c. Pelaksanaan Evaluasi terhadap pelaksanaan Program Pembangunan Daerah, untuk penyiapan bahan dan konsep kebijakan pelaksanaan program selanjutnya, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.

d. Pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi program dan Proyek Anggaran Pendapatan Belanja Negara (APBN), sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.

e. Penyusunan konsep kebijakan Gubernur tentang standar / ketentuan Teknis Perencanaan dan kebijakan Perencanaan lainnya serta pengendalian atas pelaksanaannya.

f. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Gubernur dan Sekretaris Daerah, sesuai bidang tugas, dan fungsinya.

g. Pemberian masukan yang perlu kepala Gubernur dan Sekretaris Daerah, sesuai bidang tugas dan fungsinya.

h. Pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepala Gubernur melalui Sekretaris Daerah, sesuai standar yang ditetapkan.

3. Untuk melaksanakan tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud pada.ayat (1) dan (2), maka Kepala Badan dibantu oleh:

a. Wakil Kepala Badan b. Sekretaris Badan

c. Kepala Bidang Perencanaan Ekonomi dan Keuangan.

d. Kepala Bidang Perencanaan Sumber Daya Manusia dan Sosial Budaya. e. Kepala Bidang Perencanaan Sarana dan Prasarana.

f. Kepala Bidang Perencanaan Kerjasama Pembangunan dan Pengembangan Teknologi.

g. Kepala Bidang Perencanaan Pengendalian, Evaluasi dan Monitoring.

Wakil Kepala Badan

1. Wakil Kepala Badan mempunyai tugas membantu Kepala Badan dalam melaksanakan tugas dan fungsi Badan Perencanaan Pembangunan Daerah 2. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat 1, Wakil Kepala

a. Pengkoordinasian penyempurnaan, penyusunan dan penerapan standar pelaksanaan Kewenangan Daerah Kabupaten / Kota dibidang perencanaan, dan standar pelaksanaan tugas-tugas Badan, perencanaan kegiatan serta kebutuhan peningkatan kapasitas personil, kinerja, disiplin pegawai dan sistem kerja.

b. Pengkoordinasian pelaksanaan evaluasi pembangunan dari masing-masing Bidang pada Badan, pengkoordinasian pengumpulan data-data pembangunan dan pengkoordinasian penyusunan laporan, sesuai ketentuan dan standard yang ditetapkan.

c. Pelaksanaan tugas dan funsi Kepala Badan, apabila Kepala Badan berhalangan , sesuai standard prosedur yang ditetapkan.

d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan olek Kepala Badan, sesuai bidang tugas dan fungsinya.

e. Pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Badan, sesuai bidang tugas dan fungsinya.

f. Pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Kepala Badan, sesuai standard yang ditetapkan.

Sekretaris Badan

1. Sekretaris Badan Perencanaan Pembangunan Daerah, mempunyai tugas Kepala Badan di Bidang Umum, Keuangan, Kepegawaian, Organisasi dan Hukum.

2. Untuk pelaksanaan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat 1 pasal ini, Sekretaris Badan Perencanaan Pembangunan Daerah, menyelenggarakan fungsi:

a. Perencanaan kebutuhan Internal dan kegiatan administrasi Badan Perencanaan Pembangunan daerah, serta pengelolaan dan pengendalian penggunaannya. Perencanaan, pengelolaan dan pengurusan pertanggungjawaban keuangan dan pengajuan usul Pimpinan Proyek serta Bendaharawan Proyek pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah, sesuai ketentuan standar yang ditetapkan.

b. Perencanaan pengelolaan dan pendayagunaan kepegawaian, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan

c. Perencanaan dan peningkatan system kerja serta pengelolaan produk Hukum Badan Perencanaan Pembangunan Daerah, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan

d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan dan Wakil Kepala Badan, sesuai bidang tugas dan fungsinya.

e. Pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepala Badan melalui Wakil Kepala Badan, sesuai standar yang ditetapkan.

3. Untuk melaksanakan tugas dan fungsinya sebagaimana dimaksud pada ayat 1 dan 2, sekretaris Badan Perencanaan Pembangunan Daerah dibantu oleh: a. Kepala Sub Bagian Umum

c. Kepala sub Bagian Kepegawaian

d. Kepala Sub Bagian Organisasi dan Hukum

Kepala Bidang Perencanaan Ekonomi dan Keuangan

1. Kepala Bidang Perencanaan Ekonomi dan Keuangan mempunyai tugas membantu Kepala Badan di Bidang Perencanaan Ekonomi, Keuangan dan Industri.

2. Untuk melaksanakan tugas dimaksud pada ayat (1), Kepala Bidang Perencanaan Ekonomi dan Keuangan menyelanggarakan fungsi:

a. Pengkoordinasian penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan Perencanaan dan Peningkatan Kapasitas Perencanaan serta program pembangunan jangka menengah dan tahunan dibidang Pertanian, Perkebunan, Peternakan, Perikanan, Kehutanan, Keuangan, Pengembangan Dunia Usaha, Pariwisata, Perdagangan, Koperasi, Jasa, Industri, Sumber daya Alam dan Kelautan, Sosialisasi, Evaluasi, dan melakukan kajian dan studi pembangunan serta pengendalian atas pelaksanaannya.

b. Pelaksanaan evaluasi hasil-hasil Pembangunan Daerah di bidang Ekonomi dan Keuangan, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.

c. Pelasanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan dan Wakil Kepala Badan, sesuai tugas dan fungsinya.

d. Pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Badan dan Wakil Kepala Badan, sesuai bidang tugas dan fungsinya.

e. Pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Kepala Badan melalui Wakil Kepala Badan, sesuai ketentuan dan standard yang ditetapkan.

3. Untuk melaksanakan tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2), Kepala Bidang Perencanaan Ekonomi dan Keuangan dibantu oleh:

a. Kepala Sub Bidang Pertanian,

b. Kepala Sub Bidang Keuangan, Pengembangan Dunia Usaha dan Pariwisata,

c. Kepala Sub Bidang Perdagangan, Koperasi dan Jasa,

d. Kepala Sub Bidang Indutri, Sumber Daya Alam dan Kelautan.

Kepala Bidang Perencanaan Sumber Daya Manusia dan Sosial Budaya 1. Kepala Bidang Perencanaan Sumber Daya Manusia dan Sosial Budaya

mempunyai tugas membantu Kepala Badan dibidang Perencanaan Sumber Daya Manusia dan Sosial Budaya.

2. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan (2), kepala Bidang Perencanaan Sumber Daya Manusia dan Sosial Budaya menyelanggarakan fungsi:

a. Pengkoordinasian penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan Perencanaan dan Peningkatan Kapasitas Perencanaan di Bidang Kependudukan, Tenaga Kerja, Pemberdayaan Perempuan, Pemerintahan Umum, Informasi dan Komunikasi, Pendidikan, Pembinaan Mental

Spritual dan Budaya, Kesehatan dan Kesejahteraan Masyarakat serta Sosialisasi, Evaluasi dan Pengendalian atas pelaksanaannya.

b. Pengkoordinasian perumusan rencana pembangunan jangka menengah dan tahunan serta melakukan kajian dan studi pembangunan di bidang Kependudukan, Tenaga Kerja, Pemberdayaan Perempuan, Pemerintahan Umum, Informasi, dan Komunikasi, Pendidikan Pembinaan Mental Spritual dan Budaya, Kesehatan dan Kesejahteraan Masyarakat, sesuai standard yang ditetapkan.

c. Pelaksanaan evaluasi hasil-hasil pembangunan daerah di bidang Perencanaan Sumber Daya Manusia dan Sosial Budaya, sesuai ketentuan dan standard yang ditetapkan.

d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan dan Wakil Kepala Badan, sesuai tugas dan fungsinya.

e. Pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Badan dan Wakil Kepala Badan, sesuai bidang tugas dan fungsinya.

f. Pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Kepala Badan melalui Wakil Kepala Badan, sesuai standar yang ditetapkan.

3. Untuk melaksanakan tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan (2), Kepala Bidang Perencanaan Sumber Daya Manusia dan Sosial Budaya, dibantu oleh:

a. Kepala Sub Bidang Kependudukan, Tenaga Kerja, Pemberdayaan Perempuan,

c. Kepala Sub Bidang Pendidikan, Pembinaan Mental Spiritual dan Budaya, d. Kepala Sub Bidang Kesehatan dan Kesejahteraan Masyarakat.

Kepala Bidang Perencanaan Sarana dan Prasarana

1. Kepala Bidang Perencanaan Sarana dan Prasarana mempunyai tugas membantu Kepala Badan di Bidang Perencanaan Sarana dan Prasarana.

2. Untuk melaksanakan tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Kepala Bidang Perencanaan Sarana dan Prasarana menyelenggarakan fungsi: a. Pengkoordinasian penyempurnaan dan penyusunan standard pelaksanaan

Perencanaan dan Peningkatan Kapasitas Perencanaan di bidang Penata Ruang dan Pemukiman, Jalan dan Jembatan, Sumber Daya Air dan Pendayagunaan Sumber Daya Alam lainnya, Pengembangan Lingkungan Hidup, dan Wilayah Pembangunan serta Sosialisai, Evaluasi dan Pengendalian atas pelaksanaannya.

b. Pengkoordinasian perumusan rencana pembangunan jangka menengah dan tahunan serta melakukan kajian dan studi pembangunan dibidang Penataan Ruang dan Pemukiman, Jalan dan Jembatan, Sumber Daya Air dan Sumber Daya Alam lainnya, Pengembangan Lingkungan Hidup dan Wilayah Pembangunan, sesuai standar yang ditetapkan.

c. Pelaksanaan evaluasi hasil-hasil Pembangunan Daerah di bidang Perencanaan Sarana dan Prasarana sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.

e. Pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Badan dan Wakil Kepala Badan, sesuai bidang tugas dan fungsinya.

f. Pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Kepala Badan melalui Wakil Kepala Badan, sesuai standar yang ditetapkan.

3. Untuk melaksanakan tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan (2), kepala Bidang Sarana dan Prasarana dibantu oleh:

a. Kepala Sub Bidang Perhubungan,

b. Kepala Sub Bidang Tata Ruang dan Lingkungan Hidup, c. Kepala Sub Bidang Pengairan dan Sumber Daya Air, d. Kepala Sub Bidang Pengembangan Wilayah Pembangunan.

Kepala Bidang Perencanaan Kerjasama Pembangunan dan Pengembangan Teknologi

1. Kepala Bidang Perencanaan Kerjasama Pembanguna dan Pengembangan Teknologi mempunyai tugas membantu Kepala Badan dibidang Evaluasi Perencanaan Pembangunan, Kerjasama dan Pengembangan Teknologi.

2. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Kepala Bidang Perencanaan Kerjasama Pembangunan dan Pengembangan Teknologi, menyelenggarakan fungsi:

a. Pengkoordinasian penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi, standar pelaksanaan Pengumpulan, Pengelolaan dan Penyajian Data, standar Pelaporan Program Pembangunan, standar pelaksanaan Penelitian Lembaran Kerja Proyek serta standar pelaksanaan

Perencanaan Kerjasama dan Pengembangan Teknologi standar pelaksanaan kerjasama kemitraan dengan swasta dan masyarakat serta Sosialisasi, Evaluasi dan Pengendalian atas pelaksanaannya.

b. Penyelenggaraan koordinasi pelaksanaan kegiatan konsultasi perencanaan dan kerjasama, sesuai standar yang ditetepkan.

c. Penyelenggaraan upaya-upaya Pengembangan dan Pemanfaatan Teknologi, sesuai standar yang ditetepkan.

d. Pelaksanaan Evalusi hasil-hasil pelaksanaan Pembangunan dan kerjasama Pembangunan dan Pengembangan Teknologi, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.

e. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan da Wakil Kepala Badan, sesuai bidang tugas dan fungsinya.

f. Pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Badan dan Wakil Kepala Badan, sesuai bidang tugas dan fungsinya.

g. Pelaporan dan pertangung jawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Kepala Badan melalui Wakil Kepala Badan, sesuai standar yang ditetapkan.

3. Untuk melaksanakan tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan (2), Kepala Bidang Perencanaan Kerjasama Pembangunan dan Pengembangan Teknologi, dibantu oleh:

a. Kepala Sub Bidang Kerjasama Luar Negeri,

b. Kepala Sub Bidang Kerjasama Antar Daerah dan Lembaga Masyarakat, c. Kepala Sub Bidang Kerjasama Teknologi dan Informasi.

Kepala Bidang Pengendalian, Evaluasi dan Monitoring

1. Mengumpulkan data mengenai pelaksanaan program Pembangunan Sumatera Utara dan mengolah data tersebut untuk menyusun statistik Sumatera Utara. 2. Melakukan evaluasi atas bahan-bahan dan laporan pelaksanaan pembangunan

untuk digunakan menjadi bahan penyusunan LPJ Gubernur Sumatera Utara.

3. Melakukan pemantauan pelaksanaan proyek / program dan penyusunan laporan pelaksanaan program / proyek pembangunan untuk dilaporkan kepada instansi terkait.

4. Menyusun dan memelihara Data Statistik hasil pelaksanaan program / proyek Sumatera Utara serta mempersiapkan bahan peragaannya.

5. Untuk melaksanakan tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan (2), Kepala Bidang Pengendalian, Evaluasi dan Monitoring, dibantu oleh : a. Sub Bidang Pengumpulan Data Statistik

b. Sub Bidang Evaluasi c. Sub Bidang Informasi d. Sub Bidang Peragaan

Struktur Organisasi dan Job Description pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provinsi Sumatera Utara adalah berbentuk garis dan staf (line and staf organization) secara formal yang berhak memberikan perintah hanya pimpinan sehingga menciptakan kekuasaan aliran yang jelas, dimana Kepala BAPPEDASU berkuasa penuh dalam memberikan tugas kapada Sekretaris maupun Kepala Bidang dan Staf dapat membantu dalam mengatasi berbagai

masalah yang timbul guna meringankan pekerjaan dan meningkatkan efesiensi kerja.

3. Tugas BAPPEDASU

Membantu Gubernur Sumatera Utara dalam menentukan kebijakan di bidang Perencanaan Pembangunan di Daerah, memonitor pelaksanaan penyusunan perencanaan program / proyek dan melakukan penilaian / evaluasi atas pelaksanaannya serta melakukan penjajakan kerjasama antar Provinsi maupun kerjasama dengan Provinsi yang berada di negara lain.

Fungsi BAPPEDASU

Instansi BAPPEDA ini merupakan lembaga yang bergerak di bidang Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara. Adapun fungsi kantor BAPPEDA Provinsi Sumatera Utara adalah:

1. Menyiapkan bahan dalam perumusan Kebijakan teknis dalam bidang perencanaan.

2. Mengkoordinasikan penyusunan rencana pembangunan daerah dalam jangka 5 tahun yang dan menjabarkannya lebih lanjut menjadi program pembangunan tahunan daerah dari berbagai program baik dekonsentrasi maupun otonomi serta menjaring berbagai prioritas dan aspirasi masyarakat.

3. Menyusun, merekomendasikan dan mengevaluasi pemenfaatan Rencana Tata Ruang Wilayah Provinsi.

4. Melakukan koordinasi perencanaan program/kegiatan dari Dinas/Instansi/Swasta; dan melakukan monitoring dan penilaian/evaluasi

pembangunan daerah lima tahunan dan satu tahunan serta membantu memecahkan masalah program/kegiatan pada tahun berjalan.

5. Melaksanakan koordinasi dan sinkronisasi perencanaan pembangunan Kabupaten/Kota terutama pada perencanaan program lintas batas untuk mencapai keserasian pembangunan daerah sesuai dengan tujuan rencana pembangunan jangka panjang dan menengah serta tahunan.

6. Melakukan penilaian/evaluasi menyeluruh terhadap keberhasilan dan perkembangan pelaksanaan rencana pembangunan di daerah untuk bahan perencanaan selanjutnya.

7. Menyusun rencana kerjasama perencanaan dan pembangunan antar instansi/lembaga, antar Provinsi dan kerjasama luar negeri sesuai dengan kebijakssanaan pembangunan di daerah.

8. Melaksanakan kegiatan pembiayaan dan peningkatan/pengembangan aparatur perencanaan serta ketatausahaan Bappeda Provsu.

9. Menyusun Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (RAPBD) bersama-sama denagn Biro Keuangan dengan Koordinasi Sekda.

10. Melaksanakan dan mempersiapkan perumusan kebijaksanaan/kegiatan untuk studi perencanaan pembangunan dalam berbagai baidang.

11. Melakukan kegiatan lain dalam rangka perencanaan sesuai dengan petunjuk Gubsu.

Logo dan Makna BAPPEDASU

Logo atau lambang adalah suatu tanda (seperti lukisan perkataan, lencana dan sebagainya) yang menyatakan sesuatu hal atau maksud tertentu. Logo BAPPEDA sama dengan logo pemerintahan Sumut seperti logo kantor Gubernur, jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut:

Berikut ini akan dijelaskaan makna dari logo:

Warna utama yang dipakai adalah Biru, Merah, Putih, Hijau, dan Kuning Emas yang terdiri dari:

1. Padi dan kapas menggambarkan lemabaga pemerintahan yang berupa mengisi kemerdekaan dengan daerah untuk mewujudkan masyarakat yang adil dan makmur.

2. Bintang menggambarkan bahwa PEMPROPSU dalam melaksanakan tugas tidak ditujukan hanya terhadap kehidupan duniawi saja tetapi tidak terlepas dari ibadah kepada Tuhan Yang Maha Esa.

3. Gunung menggambarkan posisi Sumatera Utara yang dikelilingi oleh Bukit Barisan dan juga menggambarkan pertahanan dan pondasi pemerintah yang

4. Rantai menggambarkan bahwa pemerintah dan rakyat bersatu saling tolong menolong melaksanakan pembangunan di Sumatera Utara.

5. Tangan menggambarkan bahwa pemerintah selalu siap untuk melindungi rakyat dan membantu rakyat.

6. Warna hijau melambangkan daerah Sumatera Utara yang subur dan kaya dengan hasil pertaniannya.

7. Pita Kuning menggambarkan semangat dan cita-cita Pemerintahan dalam pita tersebut tertulis: Tekun berkarya, Hidup sejahtera, dan Mulia berbudaya.

B. Pengertian Dan Fungsi Surat 1. Pengertian Surat

Surat adalah sejenis karangan (komposisi) paparan. Didalam paparan pengarang menemukan maksud dan tujuannya, menjelaskan apa yang dipikirkan dan diserahkannya. Komunikasi tertulis dapat dilakukan dengan macam-macam cara, salah satunya adalah dengan surat.

Menurut O. Setiawan Djuharie, Suharie, Teddy Sutandi Komaruddin dalam bukunya ”Surat Menyurat Serbaguna” mengatakan bahwa :

”Surat merupakan komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi pernyataan, pesan kepada pihak lain yang mempunyai keperluan kegiatan dengan berbagai pihak tertentu”.(1

1

O. Setiawan Djuharie, Suharie, Teddy Sutandi Komaruddin, Surat Menyurat Serbaguna,

)

Menurut Dra. Sedarmayanti M. Pd dalam bukunya ”Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran” mengatakan bahwa:

”Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan berita”.(2

”Surat adalah sejenis warkat yang dipergunakan sebagai sarana komunikasi tertulis antara pihak pertama dengan pihak lain dengan mempergunakan kertas berukuran tertentu”.(

)

Menurut I. G. Warsanto, dalam bukunya ”Kearsipan I” mengatakan bahwa:

3

Ditinjau dari fungsinya surat adalah suatu alat/sarana komunikasi tertulis. Surat dipandang sebagai alat komunikasi paling efisien, efektif, ekonomis, dan praktis. Dibandingkan dengan alat komunikasi lisan, surat mempunyai kelebihan.

)

Dari berbagai defenisi diatas dapat ditarik garis besar mengenai surat: a. Surat merupakan salah satu bentuk komunikasi tertulis yang dilaksanakan

dengan menggunakan sehelai kertas/lebih.

b. Surat berisikan informasi yang berasal dari satu pihak kepada pihak lainnya, antar pribadi, kedudukannya, dalam organisasi/badan pemerintahan.

c. Surat dapat menghubungkan seseorang dengan kelompok atau menghubungkan kelompok dengan seseorang yang berjauhan.

d. Surat memiliki bagian-bagian tertentu seperti ukuran kertas surat, bahasa surat, bentuk-bentuk surat, dan jenis-jenis surat.

e. Surat merupakan citra, cermin, mentalitas jiwa serta petunjuk intern dari perusahaan/kantor yang bersangkutan.

Apa yang dikomunikasikan kepada pihak lain secara tertulis, misalnya berupa pengumuman, pemberitahuan, keterangan dan sebagainya akan sampai pada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya.

Dari uraian diatas dapat diketahui beberapa fungsi surat antara lain :

a. Sebagai bukti tertulis karena surat merupakan sarana komunikasi secara tertulis yang dapat dijadikan bukti yang mempunyai kekuatan hukum.

b. Sebagai wakil lembaga atau pribadi dari pembuat surat yang membawa pesan, misi atau informasi yang hendak disampaikan kepada penerima.

c. Sebagai pegangan untuk bertindak dan titik tolak untuk kegiatan

d. Sebagai catatan/dokumentasi historis dan bahan pengingat seseorang dalam kegiatan atau aktifitasnya dimasa lalu yang bisa dipergunakannya untuk melakukan kegiatan selanjutnya.

C. Jenis-Jenis Surat

Surat menyurat yang ada dalam masyarakat banyak ragamnya baik dilihat dari sisi dan tujuan maupun wujud dan sifatnya, maka untuk memudahkan mengetahui macam/jenis surat kita dapat meninjau dari berbagai segi misalnya: 1. Menurut Wujudnya

a. Kartu Pos adalah surat yang ditulis pada secarik kartu yang dapat diposkan dan biasanya berukuran 10 x 15cm.

b. Warkat Pos adalah surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas cetakan yang dapat dilipat manjadi amplop. Surat ini berguna untuk menyampaikan berita yang sedikit panjang dalam sehelai kertas, namun pesannya tidak layak untuk diketahui oleh orang lain.

c. Surat Bersampul adalah surat yang isinya dibuat pada kertas-kertas terpisah dan untuk mengirimkannya kita menggunakan amplop dengan memasukkan kertas surat tersebut kedalamnya.

d. Memorandum & Nota adalah surat yang dipakai untuk keperluan intern suatu organisasi. Surat ini berguna untuk meminta atau memberi informasi serta petunjuk antara pejabat kantor.

e. Telegram adalah tanda berita yang tercetak dari jarak jauh dengan bantuan pesawat telegram dalam waktu tertentu dan pesan yang relatif singkat.

2. Menurut Tujuannya

a. Surat Pemberitahuan adalah surat yang berisi pemberitahuan kepada semua anggota dalam suatu lingkungan yang merupakan bagian dari suatu perusahaan atau instansi.

b. Surat Perintah adalah surat yang dikeluarkan oleh instansi atau pihak yang lebih tinggi kepada instansi atau pihak yang berada dibawahnya agar melakukan sesuatu.

c. Surat Permintaan adalah surat yang dikirim oleh perusahaan atau badan usaha yang isinya meminta informasi lebih rinci atau selengkapnya mengenai suatu produk atau jasa yang ditawarkan kepadanya.

d. Surat Peringatan adalah surat yang bermaksud mengingatkan kesalahan karyawan/pegawai pada suatu kantor atau instansi pemerintah.

e. Surat Panggilan adalah surat yang berisikan suatu bentuk panggilan kepada seseorang baik secara pribadi maupun ikatan dinas.

f. Surat Susulan merupakan surat penegasan dari pada surat yang pertama atau ada suatu perubahan didalam surat tersebut.

g. Surat Keputusan adalah surat yang berisi keputusan dan atas dasar pertimbangan yang dipergunakan untuk pengambilan keputusan.

h. Surat Laporan adalah surat yang berisikan laporan kerja yaitu untuk memberitahukan kepada pihak lain.

i. Surat Perjanjian adalah surat kesepakatan tentang hak dan kewajiban masing-masing pihak yang saling mengikatkan diri untuk melakukan sesuatu serta tidak melakukan sesuatu sesuai kesepakatan diantara mereka. j. Surat Penawaran adalah surat jual yang tidak hanya dikirimkan kepada calon pembeli yang telah mengirimkan surat permintaan penawaran tetapi juga kepada calon pembeli lainnya yang tidak mengirimkan surat permintaan penawaran.

3. Menurut Sifat Isi dan Asalnya

a. Surat Dinas adalah surat yang digunakan oleh instansi-instansi pemerintah baik sipil maupun militer untuk kepentingan tugas dinas.

b. Surat Niaga/Bisnis adalah surat yang digunakan di kalangan lembaga-lembaga usaha.

c. Surat Pribadi adalah surat yang dikirimkan oleh sesorang secara pribadi kepada seseorang pribadi atau seorang petugas lembaga.

d. Surat yang isinya masalah sosial adalah surat yang dibuat oleh lembaga-lembaga sosial.

4. Menurut Jumlah Penerima

a. Surat Biasa adalah surat yang ditujukan kepada satu orang atau satu petugas lembaga.

b. Surat Edaran adalah surat yang ditujukan kepada banyak orang atau banyak lembaga, bahkan dapat ditujukan kepada khalayak masyarakat. c. Surat Pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada sekelompok orang

atau sejumlah lembaga yang namanya sulit ditulis satu persatu.

5. Menurut Keamanan Isinya

a. Surat Sangat Rahasia adalah surat yang karena isi dan alamat yang dituju, kerahasiannya harus dijaga ekstra ketat, jangan sampai ada orang lain mengetahuinya.

b. Surat Rahasia adalah surat yang isinya tidak dimaksudkan untuk diketahui oleh orang-orang diluar pihak yang saling berkontak surat / pihak-pihak yang berkepentingan.

c. Surat Biasa adalah surat yang dari segi isinya tidak menyangkut hal yang perlu dirahasiakan, hanya berisi hal-hal yang biasa.

6. Menurut Jangkauannya

a. Surat Intern adalah surat yang berasal dari dalam kantor/instansi itu sendiri yang ditujukan kepada bidang yang bersangkutan.

b. Surat Ekstern adalah surat yang berasal dari luar kantor/perusahaan, misalnya surat yang masuk melalui pos.

Beberapa Jenis Surat Yang Digunakan Oleh Kantor Bappedasu : 1. Menurut Wujudnya

Memorandum dan Nota adalah surat yang dipakai untuk keperluan intern Bappedasu dalam melakukan dinas keluar kota.

2. Menurut Tujuannya

a. Surat Pemberitahuan adalah surat yang berisi pemberitahuan kepada semua pegawai dalam Bappedasu.

b. Surat Perintah adalah surat yang dikeluarkan oleh pihak yang lebih tinggi kepada pihak yang berada dibawahnya agar melakukan sesuatu.

c. Surat Peringatan adalah surat yang bermaksud mengingatkan kesalahan pegawai dalam instansi tersebut.

d. Surat Panggilan adalah surat yang berisikan suatu bentuk panggilan kepada pegawai baik secara pribadi maupun ikatan dinas.

e. Surat Keputusan adalah surat yang berisi keputusan dan atas dasar pertimbangan yang dipergunakan untuk pengambilan keputusan.

3. Menurut Sifat Isi dan Asalnya

a. Surat Dinas adalah surat yang digunakan oleh Bappedasu untuk kepentingan tugas dinas.

b. Surat Pribadi adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang secara pribadi kepada seorang pegawai Bappedasu.

4. Menurut Jumlah Penerima

a. Surat Edaran adalah surat yang ditujukan kepada seluruh staf/pegawai Bappedasu agar dapat dilaksanakan / dihadiri.

b. Surat Pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada sejumlah instansi pemerintah yang namanya sulit ditulis satu persatu.

5. Menurut Keamanan Isinya

Surat Biasa adalah surat yang dari segi isinya tidak menyangkut hal yang perlu dirahasiakan, hanya berisi hal-hal yang biasa.

6. Menurut Jangkauannya

Surat Intern adalah surat yang berasal dari dalam instansi itu sendiri yang ditujukan kepada bidang yang bersangkutan.

Contoh Surat Keputusan Bappedasu

PEMERINTAH PROVINSI SUMATERA UTARA

BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH

Jalan P. Diponegoro No.21A Telp.(061) 4538045, 4571306, Fax.(061) 4513830

E-mail :

MEDAN – 20152 PO BOX – 1054

KEPUTUSAN KEPALA BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH PROVINSI SUMATERA UTARA

Nomor : Tentang

PIMPINAN KEGIATAN PADA UNIT KERJA

BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH SUMATERA UTARA

KEPALA BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH PROVINSI SUMATERA UTARA

Menimbang :... Mengingat :...

MEMUTUSKAN Menetapkan :...

:... :...

di...,tgl...

An. GUBERNUR SUMATERA UTARA Badan Perencanaan Pembangunan Daerah

Provinsi Sumatera Utara Kepala

D. Bagian-Bagian Surat

Setiap surat dinas resmi yang lengkap, baik surat niaga maupun surat dinas pemerintah terdiri atas beberapa bagian :

1. Kepala Surat (Kop Surat)

Biasanya kepala surat sudah tercetak pada kertas surat. Kepala surat berguna untuk menunjukkan nama, alamat surat / telepon / teleks / fax / e-mail, dan bidang kegiatan lembaga.

2. Nomor Surat

Nomor surat adalah ibarat nama bagi manusia. Oleh karena itu setiap surat keluar hendaknya diberi nomor dan kode tertentu. Nomor surat bermanfaat untuk memudahkan pengarsipan, menghitung jumlah surat yang sudah dikeluarkan dan sebagai penunjukkan pada balasan atas surat itu.

3. Tanggal Surat

Biasanya tanggal surat diketik atau bisa juga menggunakan sistem stempel. Pemberian tanggal surat berguna untuk catatan tentang lama perjalanan surat, catatan umur surat, dan pedoman dalam filing (sistem nomor).

4. Lampiran

Surat yang melampirkan sesuatu, misalnya kwitansi, brosur atau foto copy, dalam bagian surat perlu dituliskan kata ”Lampiran”, yang diikuti jumlah yang dilampirkan.

5. Hal / Perihal

Hal atau perihal adalah pokok isi surat. Hal / perihal berfungsi petunjuk isi surat, petunjuk filing, dan memudahkan pembaca mengetahui yang

6. Nama dan Alamat Orang yang Dituju

Penulisan alamat dalam surat ini berfungsi sebagai petunjuk alamat yang dituju, petunjuk filinif (sistem wilayah), dan petunjuk kepada siapa akan dituju.

7. Salam Pembuka

Penulisan salam pembuka berfungsi sebagai tanda hormat penulis sebelum memulai pembicaraan, karena surat mewakili sesuatu pihak kepada pihak lain, seperti salam sejahtera, dengan hormat dll.

8. Isi Surat

Isi surat merupakan uraian atau pesan mengenai maksud surat atau inti dari maksud surat tersebut dituliskan.

9. Salam Penutup

Salam penutup berguna untuk menunjukkan rasa hormat dan keakraban pengirim terhadap penerima surat. Biasanya memakai istilah ”Hormat Kami”. 10. Tanda Tangan dan Cap Lembaga

Tanda tangan ditandatangani oleh pimpinan lembaga. Jika pimpinan tidak berada di tempat, dapat digantikan orang yang mewakilinya. Setelah ditandatangani, sekretaris membubuhkan cap lembaga.

11. Nama Terang

Nama terang berfungsi sebagai pengenal pembuat surat 12. Tembusan

Tembusan dibuat apabila ada pihak yang dianggap perlu atau harus mengetahui isi surat tersebut. Tujuannya untuk memberitahukan penerima surat bahwa surat tersebut juga dikirim kepada pihak lain.

13. Inisial

Inisial adalah singkatan nama pembuat konsep surat dan pengetik surat. Tujuannya apabila ada masalah atau problem dapat diketahui siapa yang bertanggung jawab.

Bagian-Bagian Surat Yang Digunakan Oleh Kantor Bappedasu seperti : 1. Kepala Surat / Kop Surat yaitu bagian dari surat yang menunjukkan

identitas instansi pemerintah / Bappedasu.

2. Nomor Surat yaitu bagian dari surat yang berguna untuk mempermudah pencarian surat serta mengetahui jumlah surat yang keluar dalam satu periode tertentu.

3. Tanggal Surat yaitu bagian yang menunjukkan kapan saat surat tersebut dibuat.

4. Lampiran yaitu bagian surat yang berfungsi sebagai petunjuk tentang dokumen yang disertakan bersama surat.

5. Hal / Perihal yaitu bagian dari surat yang berfungsi untuk intisari pokok permasalahan agar diketahui penerima surat.

6. Nama dan Alamat Orang Yang Dituju yaitu harus ditulis lengkap dan sejelas mungkin, sehingga kemungkinan salah nama dan alamat dapat dicegah.

7. Salam Pembuka merupakan kalimat pendahuluan / penghormatan di awal surat.

9. Salam Penutup yaitu penutup surat yang merupakan tanda penghormatan penulis surat terhadap penerima surat.

10. Tanda Tangan dan Cap Lembaga merupakan identitas resmi dari pembuat surat tersebut.

11. Nama Terang merupakan identitas resmi sekaligus penanggung jawab dari pembuat surat tersebut.

12. Tembusan yaitu apabila ada pihak yang dianggap perlu atau harus mengetahui isi surat tersebut.

Hanya saja di dalam Kantor Bappedasu tidak menggunakan inisial seperti yang ada di teori, karena bagi Kantor Bappedasu dengan melihat nama dan tanda tangannya saja pegawai dapat mengetahui bidang mana yang membuat surat tersebut.

Contoh Surat Dinas Biasa Bappedasu

PEMERINTAH PROVINSI SUMATERA UTARA

BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH

Jalan P. Diponegoro No.21A Telp.(061) 4538045, 4571306, Fax.(061) 4513830

E-mail :

MEDAN – 20152 PO BOX – 1054

Medan, 15 Maret 2008 Nomor : 1847/J05.1.12/BPSU/2008 Kpd Yth :

Lampiran : Bapak/Ibu Rektor Perihal : Balasan Surat Research

di-

Tempat

Sehubungan dengan Surat Bapak Nomor 1847/J05/KM/2008 tanggal 7 Maret 2008 Perihal Permohonan Research Mahasiswa pada Bappedasu.

Nama : Nim : Program : Jurusan : Alamat : Judul :

Pada prinsipnya Research tersebut telah selesai dilaksanakan yang dimulai dari tanggal 20 s/d 30 Maret 2008 untuk selanjutnya kami kembalikan. Perlu diketahui bahwa research dimaksud semata-mata hanya dipergunakan untuk kepentingan ilmiah guna menyelesaikan pendidikannya.

Demikian disampaikan untuk urusan selanjutnya.

Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provinsi Sumatera Utara

Kasubbag Umum,

Amiruddin Ambarita, ST Penata Tk. I

E. Analisis Mekanisme Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara (Bappedasu)

Mekanisme surat-surat masuk dan surat-surat keluar dalam sutau kantor/perusahaan dapat mempunyai pengaruh yang penting terhadap pekerjaan kantor. Oleh karena itu perlu diperhatikan cara-cara penanganan surat-surat yang baik sebelum pekerjaan kantor dimulai, sehingga penyampaian surat tersebut lebih efektif.

• Mekanisme Surat Masuk

Adapun mekanisme surat masuk yang baik dimulai dari: 1. Penerimaan Surat

Surat-surat dinas yang masuk diterima oleh petugas penerima surat di bagian sekretariat, baik surat yang datang melalui pos maupun melalui kurir dan lain-lain. Hal yang pertama sekali dilakukan adalah membaca sampul surat untuk memastikan bahwa surat itu benar-benar ditujukan kepada instansi atau kantor yang bersangkutan.

2. Pembukaan Surat

Semua surat yang masuk disortir oleh pegawai untuk menentukan dan mengelompokkan surat yang boleh dibuka dan yang tidak boleh dibuka (surat rahasia) dan surat-surat pribadi. Jika surat tidak jelas alamatnya bahkan tidak ada, maka amplop dijadikan satu dengan suratnya.

3. Pencatatan Waktu Penerimaan Surat

Setelah isi amplop dikeluarkan, maka surat-surat tersebut sebelum dicatat dalam buku agenda pertama-tama harus dilakukan pembubuhan sebuah cap atau

stempel untuk memberi tanggal masuk dan kode pengarsipannya. Pencatatan surat-surat masuk dilakukan setelah surat di stempel atau dicap.

4. Penyortiran Surat

Setelah surat distempel dengan stempel waktu penerimaan, memeriksa lampiran dan pencatatan dalam buku agenda, maka selanjutnya dilakukan penyortiran dengan membaca surat satu persatu.

5. Pendistribusian Surat

Bila semua surat telah dibaca, maka tahap selanjutnya adalah menyampaikan surat kepada yang bersangkutan seperti:

a. Penyampaian surat kepada pimpinan b. Penyampaian surat kepada bagian lain

Secara umum penyampaian surat antara suatu bagian disuatu kantor dilakukan dengan cara sebagai berikut:

• Dengan buku ekspedisi intern

Catat surat yang akan disampaikan ke bagian lain didalam buku ekspedisi intern. Pegawai/pesuruh akan mengantarkan surat dengan membawa buku tersebut. Setelah surat diserahkan, maka sipenerima harus memberi paraf dibuku tersebut. Kemudian buku dikembalikan kepada pegawai/pesuruh untuk diserahkan ke bagian sekretariat.

• Dengan tembusan

Bila tembusan surat harus disampaikan kepada pejabat lain dalam lingkungan kantor sendiri, nama-nama mereka biasanya dicantumkan disudut sebelah kiri bagian bawah surat. Nama penerima tembusan ini

• Dengan lembar disposisi

Disposisi adalah catatan-catatan yang dihubungkan kepada bagian lain yang mempunyai wewenang khusus dalam menentukan tindak lanjut surat tersebut. Lembar disposisi dilampirkan bersamaan dengan surat yang bersangkutan.

Demikianlah mekanisme surat masuk yang baik, berikut ini adalah mekanisme surat masuk pada Kantor Bappedasu :

1. Penerimaan Surat Masuk

Pertama kali surat yang masuk dibaca untuk memastikan bahwa surat-surat tersebut benar-benar ditujukan kepada Bappedasu. Kemudian menggarisbawahi kalimat / kata-kata yang penting. Surat masuk pertama kali diterima di Subbag Umum / Bagian Sekretariat.

2. Pemberian Lembar Disposisi dan Kartu Kendali

Surat yang masuk dibuka, kemudian dicatat dalam kartu kendali dan diberi lembar disposisi. Kartu kendali dan lembar disposisi terdiri dari 1 rangkap saja. Surat yang diterima tersebut diberi kartu kendali dan lembar disposisi dengan cara dihecter.

Contoh Kartu Kendali Surat Masuk BAD AN PER EN C AN AAN P EMBAN G U N AN D A ER AH SU MAT ER A U T AR A KAR T U SU R A T MASU K

Index Kode Nomor Urut

Isi Ringkas

Dari

Tanggal Surat Nomor Surat Lampiran :

Pengolah Tgl. Diteruskan Tanda Terima :

Catatan :

Contoh Lembar Disposisi

Indeks Kode Nomor Urut Tanggal Penyelesaian

Perihal Isi Ringkas

Asal Surat Tanggal Lampiran :

Diajukan / Instrukasi / Informasi

3. Penyortiran dan Pendistribusian Surat

Surat yang telah diberi lembar disposisi dan kartu kendali, kemudian didisposisikan kekasubbag umum yaitu Sekretaris. Sekretaris memberikan arah dan petunjuk kepada kepala untuk ditujukan ke masing-masing bidang kemana surat tersebut didistribusikan dan surat masuk tersebut dikembalikan lagi kepada subbag umum untuk dicatat didalam lembar pengantar / buku ekspedisi intern dan diserahkan ke masing-masing bidang sesuai dengan tujuan yang dimaksud / sesuai dengan disposisi yang diberikan oleh Kepala/Sekretaris.

Contoh Lembar Pengantar (Buku Ekspedisi Intern)

BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH PROVINSI SUMATERA UTARA

LEMBAR PENGANTAR Kepada Yth.

4. Meneruskan Surat Sesuai Perintah Sekretaris

Untuk surat yang disampaikan kepada pribadi maka surat tersebut langsung diberikan kepada yang bersangkutan tanpa dibuka/ditunda. Untuk surat yang disampaikan kepada pimpinan diserahkan dengan segera dan surat diletakkan dalam map dan disusun menurut kepentingannya.

Demikian mekanisme surat masuk pada kantor Bappedasu dan secara lebih ringkas lagi dapat diuraikan sesuai dengan bagan dibawah ini :

BAGAN SURAT MASUK PADA KANTOR BAPPEDASU

Surat Masuk Subbag

Umum

Sekretaris

Diarsip Kepala/Wakil Kepala Subbag Umum; surat

dicatat dilembar pengantar

Dibagikan ke bidang-bidang

Diproses ditiap Bidang

• Mekanisme Surat Keluar

Adapun langkah-langkah yang diperlukan dalam menyusun surat keluar yaitu : 1. Penyiapan Konsep

Dalam pembuatan konsep surat harus memperhatikan syarat-syarat sebagai berikut :

a. Surat bersifat formal b. Objektif

c. Ringkas dan jelas maksudnya d. Sopan dan ramah dalam bahasanya e. Rapi dalam pengetikannya

2. Persetujuan Konsep

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam tahap ini yaitu :

a. Teliti lebih dahulu konsep surat sebelum sampai kepada pejabat yang berhak menandatangani untuk diminta persetujuannya.

b. Jika isi surat menyangkut lebih dari unit kerja, maka konsep terlebih dahulu harus diedarkan kepada pejabat dari unit yang bersangkutan.

c. Sebagai tanda persetujuan terhadap konsep tesebut, maka pejabat yang berkepentingan atas konsep tersebut membubuhi parafnya.

3. Registrasi Penomoran

Setelah konsep disetujui oleh pejabat yang berwenang, selanjutnya surat harus diregister. Dalam hal ini registrasi memberi nomor / kode pada konsep biasanya ditentukan oleh kebijaksanaan perusahaan sesuai dengan kebutuhan masing-masing.

Setelah pemberian nomor surat, konsep surat tersebut lebih dahulu diteliti oleh Sekretaris atau bagian pengetikan untuk kemudian diketik. Organisasi atau kantor biasanya telah menetapkan bentuk yang dipergunakan dalam konsep suratnya.

5. Penandatanganan surat

Setelah surat selesai diketik, kemudian surat diserahkan kembali kepada pejabat yang bersangkutan untuk ditandatangani dan diberi stempel.

6. Pencatatan Surat Keluar

Setelah surat ditandatangani dan distempel, maka selanjutnya surat dicatat didalam buku agenda surat keluar.

7. Pengiriman Surat

Surat yang telah selesai dicatat dalam buku agenda surat keluar, kemudian diserahkan kepada petugas pengantar surat dan surat siap untuk dikirimkan ke tempat tujuan.

Demikianlah mekanisme penyusunan surat keluar yang baik, berikut ini adalah mekanisme penyusunan surat keluar pada Kantor Bappedasu :

1. Penyiapan Dan Persetujuan Konsep

Surat yang dikonsep dengan sebaik-baiknya, dibuat pada blanko konsep yang telah tersedia. Jika konsep surat tersebut telah disetujui, maka konsep surat tersebut diparaf oleh pejabat yang bersangkutan.

2. Pengetikan Konsep Surat

3. Pemberian Nomor Surat

Surat yang telah disetujui akan diberi nomor oleh pihak yang berwenang yaitu subbag umum. Penomoran surat dibuat sesuai dengan singkatan dari jenis surat yang dikeluarkan sehingga memudahkan pemantauan jumlah surat yang digunakan pada Bappedasu.

Contoh Kartu Kendali Surat Keluar

BAD AN PER EN C AN AAN P EMBAN G U N AN D A ER AH SU MAT ER A U T AR A K A RT U S URA T K E LUA R

Index Kode. Nomor Urut.

Isi Ringkas :

Kepada :

Pengolah : Tgl. Surat : Lampiran :

Catatan :

4. Penandatanganan / Pemberian Stempel

Surat yang telah diberi nomor disubbag umum akan ditandatangani oleh pejabat yang bersangkutan dan diberi stempel organisasi sehingga surat tersebut sah.

5. Pencatatan Surat

Setelah surat distempel, surat akan dicatat didalam buku ekspedisi extern oleh subbag umum.

Contoh Buku Ekspedisi extern

6. Pengiriman Surat

Kemudian surat dikembalikan ke masing-masing bidang untuk dikirim oleh kurir / pegawai dengan cara diantar langsung ke alamat tujuan..

Demikian mekanisme surat keluar pada kantor Bappedasu dan secara lebih ringkas lagi dapat diuraikan sesuai dengan bagan dibawah ini :

BAGAN SURAT KELUAR PADA KANTOR BAPPEDASU

F. Prosedur Pengarsipan Surat dan Pemusnahan Arsip Pada Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (BAPPEDASU)

1. Prosedur Pengarsipan Surat

Arsip sebagai salah satu alat manajemen merupakan rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi yang bersifat lengkap, faktual dan aktual. Informasi arsip sangat berguna dalam perencanaan, pengendalian dan pengawasan organisasi. Surat Keluar Dikonsep Dimasing-masing Bidang Diteliti Oleh Pihak Yang Bersangkutan Salinan Surat Keluar Diarsipkan Pengetikan Subbag Umum; Untuk Pemberian Nomor Subbag Umum ; Untuk Distempel Dikembalikan ke Bidangnya Untuk Dikirimkan Kepala / Wakil

Kepala ; Untuk Penandatanganan

Berdasarkan fungsinya, arsip dapat digolongkan menjadi 2 bagian yaitu : a. Arsip Dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perencanaan, pelaksanaan administrasi negara. Arsip dinamis dapat dibedakan menjadi 3 macam seperti :

• Arsip Aktif yaitu arsip yang masih dipergunakan bagi kelangsungan kerja.

• Arsip Inaktif yaitu arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam kegiatan kerja sehari-hari.

• Arsip Semi Aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya mulai menurun.

b. Arsip Statis

Arsip Statis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perencanaan, pelaksanaan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

Adapun prosedur pengarsipan surat seperti :

a. Penerimaan, dalam penerimaan ini arsip dapat berbentuk arsip aktif dan arsip inaktif.

b. Pencatatan, setelah arsip aktif atau arsip inaktif diterima kemudian semua arsip dicatat dalam buku agenda surat masuk dan surat keluar oleh penyimpan sesuai dengan kartu kendalinya.

c. Pengarsipan, kemudian arsip aktif atau arsip inaktif dapat disimpan di dalam filling cabinet atau folder secara terpisah sesuai dengan jenis

arsipnya, agar dapat mempermudah pekerjaan pegawai dalam menemukan kembali arsip-arsip tersebut.

Prosedur Pengarsipan Surat pada Kantor Bappedasu meliputi :

a. Penerimaan, dalam penerimaan ini arsip dapat berbentuk arsip aktif dan arsip inaktif.

b. Pencatatan, setelah arsip aktif atau arsip inaktif diterima tata usaha bidang pengolah menyampaikan arsip inaktif kepada bidang pengolah masing-masing berikut kartu kendali warna putih dan arsip aktif berikut kartu kendali warna merah.

c. Pengarsipan, kemudian arsip aktif dan arsip inaktif disimpan dan dipelihara oleh masing-masing bidang sesuai dengan disposisi kepala, dengan menggunakan filling cabinet sesuai dengan jenis arsipnya. Sehingga Bappedasu menggunakan Azas Desentralisasi dalam penyimpanan arsip yaitu setiap masing-masing bidang mempunyai wewenang untuk menyimpan arsip yang menjadi tanggung jawab masing-masing bidang tersebut. Untuk penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan mengetahui masalah dan perihal surat melalui nomor urut, kode klasifikasi indeks surat yang tersimpan di masing-masing bidang.

2. Pemusnahan Arsip

Pemusnahan arsip merupakan tugas dari unit kearsipan. Sebelum melaksanakan pemusnahan perlu dibuat daftar arsip secara lengkap, daftar ini dikirim kepada arsip nasional yang mendapatkan penelahaan.

Pemusnahan yang dapat dilakukan oleh satuan kerja (unit kerja pengolah) dalam lingkungan satuan organisasi ialah yang menyangkut arsip-arsip yang tidak penting bagi kegunaan unit pengolah tersebut antara lain menyangkut surat-surat rutin, undangan dan sejenisnya yang telah lewat masa berlakunya. Kemudian pemusnahan dilakukan dengan dibakar.

Ada beberapa cara yang digunakan untuk menghindari terjadinya kerusakan dan pemusnahan arsip, seperti :

a. Konstruksi bangunan harus kuat, jangan menggunakan kayu yang langsung menyentuh tanah untuk menghindari serangan rayap.

b. Tempat untuk menyimpan arsip harus dilengkapi listrik dan AC.

c. Ruangan harus selalu bersih dari debu, kertas berkas, puntung rokok ataupun sisa makanan yang dapat mengandung timbulnya serangga / binatang yang dapat merusak arsip.

d. Alat menyimpan arsip seperti lemari / filling cabinet dan rak harus terbuat dari logam yang tahan karat dan mencegah masuknya serangga.

e. Usahakan lemari dan rak tidak menempel pada tembok (merenggang) agar tidak menimbulkan udara yang lembab.

f. Melakukan penyemprotan setiap 6 bulan sekali dan usahakan penyemprotan tidak mengenai kertas arsip.

g. Meletakkan kapur barus pada laci, lemari, rak dan sudut-sudut tumpukkan arsip serta Sodium Arsinete di celah-celah lantai.

Beberapa cara yang digunakan Bappedasu untuk menghindari kerusakan dan pemusnahan arsip yaitu :

a. Lemari / filling cabinet tempat penyimpanan arsip ada yang terbuat dari kayu dan ada juga yang terbuat dari logam.

b. Ruangan tempat penyimpanan arsip dilengkapi dengan listrik dan AC. c. Lemari tidak menempel pada tembok agar tidak menimbulkan udara yang

lembab.

Hanya saja didalam Bappedasu dalam menghindari kerusakan dan pemusnahan arsip tidak pernah dilakukan penyemprotan di dalam ruangan dan tidak ada diletakkan kapur barus pada laci, lemari dan di setiap sudut ruangan.

Dalam pemusnahan arsip pada kantor Bappedasu, setiap unit kerja pengolah dalam masing-masing bidang harus memisahkan antara arsip-arsip penting dengan arsip-arsip tidak penting. Kemudian pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara dibakar, dilebur ataupun dicacah.

BAB III

ANALISA DAN EVALUASI

Setelah menguraikan bagaimana mekanisme surat masuk dan surat keluar baik secara teori maupun prakteknya pada Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara (Bappedasu), maka pada bab ini penulis akan menganalisa dan mengevaluasi hasil-hasil penelitian pada Bidang Sekretariat mengenai mekanisme surat masuk dan surat keluar yang diperoleh dari Kantor Bappedasu.

• ANALISA DAN EVALUASI MEKANISME SURAT MASUK PADA KANTOR BAPPEDASU

Pada dasarnya mekanisme surat masuk pada kantor Bappedasu sudah memenuhi persyaratan yaitu penerimaan surat masuk, pemberian lembar disposisi dan kartu kendali, penyortiran dan pendistribusian surat, dan meneruskan surat sesuai perintah sekretaris. Hanya saja didalam Bappedasu tidak ada pencatatan waktu penerimaan surat seperti yang ada diteori.

Pada langkah penerimaan surat masuk, dimana setiap surat masuk diterima oleh bagian sekretariat. Bagian sekretariat harus memastikan bahwa surat-surat tersebut benar-benar ditujukan kepada Bappedasu. Bagian sekretariat setiap harinya menerima 20-25 surat masuk dengan jenis yang berbeda. Dalam 3 tahun terakhir yaitu 2005-2007 jumlah surat masuk semakin meningkat, dengan jumlah surat masuk tahun 2005 = 3039, tahun 2006 = 3960, dan tahun 2007 = 5901.

Setelah surat dibuka, surat tersebut diberi lembar disposisi yang terdiri dari indeks, kode, nomor urut, tangggal penyelesaiannya, perihal/isi ringkas, asal surat, tanggal, lampiran, diajukan dan instruksi. Lembar disposisi berguna bagi Sekretaris dalam memberikan arah dan petunjuk pada Kepala untuk ditujukan ke masing-masing bidang. Serta kartu kendali yang terdiri dari indeks, kode, nomor urut, isi ringkas, dari, tanggal surat, nomor surat, lampiran, pengolah, tangggal diteruskan, tanda terima dan catatan. Kartu kendali berguna sebagai buku agenda Bappedasu.

Selanjutnya surat disortir untuk didistribusikan ke masing-masing bidang dengan menggunakan lembar pengantar/buku ekspedisi intern yang terdiri dari asal surat, tanggal, nomor surat dan uraian. Lembar pengantar berguna sebagai bukti bagian sekretariat telah menyerahkan surat tersebut ke bidangnya sesuai dengan tujuan yang dimaksud / sesuai dengan disposisi yang diberikan oleh Kepala/Sekretaris.

Dan yang terakhir meneruskan surat sesuai perintah Sekretaris yaitu apabila surat bersifat pribadi maka surat tersebut langsung diberikan kepada yang bersangkutan dan apabila surat untuk pimpinan maka harus diletakkan didalam map dan disusun menurut kepentingannya.

Secara keseluruhan mekanisme surat masuk pada Kantor Bappedasu sudah dikatakan cukup efektif. Namun bilamana pimpinan / kepala sedang dinas diluar kota, ini mengakibatkan lamanya surat dikirim ke bidang-bidang sehingga ada beberapa Bidang yang langsung mengambil surat tersebut sebelum surat tersebut di agenda.

• ANALISA DAN EVALUASI MEKANISME SURAT KELUAR PADA KANTOR BAPPEDASU

Mekanisme surat keluar pada Kantor Bappedasu pada dasarnya sudah memenuhi persyaratan yaitu penyiapan dan persetujuan konsep, pengetikan konsep surat, pemberian nomor surat, penandatanganan dan pemberian stempel, pencatatan surat dan pengiriman surat.

Jumlah surat keluar pada Kantor Bappedasu setiap harinya 10-15 surat. Dimana dalam 3 tahun terakhir yaitu 2005-2007 jumlah surat keluar pada Kantor Bappedasu juga meningkat. Pada tahun 2005 jumlah surat keluar = 1056, tahun 2006 = 1848, dan tahun 2007 = 2376. dalam penyusunan surat keluar, surat keluar terlebih dahulu harus dikonsep. Setelah dikonsep dan disetujui maka selanjutnya surat diketik.

Setelah selesai diketik, kemudian surat diberi nomor dengan menggunakan kartu kendali yang terdiri dari index, kode nomor urut, isi ringkas, kepada, pengolah, tanggal surat, lampiran, dan catatan. Kartu kendali berguna untuk mengetahui jumlah surat yang keluar.

Setelah itu surat ditandatangani dan diberi stempel oleh orang yang bersangkutan. Kemudian surat dikirim disertai dengan buku ekspedisi extern yang terdiri dari tanggal, dikirim kepada, jenis kiriman dan tanda terima. Buku ekspedisi extern berguna sebagai bukti bahwa Bagian Sekretariat telah mengirim surat tersebut kepada orang yang bersangkutan. Cara pengirimannya bisa melalui pos, kurir dan titipan kilat.

Jadi mekanisme surat keluar pada Kantor Bappedasu sudah cukup efektif yaitu dengan membandingkan antara teori dengan hasil penelitian yang penulis lakukan, namun dalam mekanisme surat masuk didalam Kantor Bappedasu kurang berjalan lancar / kurang efektif. Hal ini disebabkan kesibukan Pimpinan / Kepala Bappedasu yang sering dinas diluar kota.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

• KESIMPULAN

1. Bappedasu telah menorehkan sejarah panjang dalam pengabdiannya kepada masyarakat Sumatera Utara, terutama dalam kaitannya dengan perencanaan pembangunan di Sumatera Utara. Setelah malalui beberapa kali perubahan, pergantian kepemimpinan, pergantian UU dan serta dalam rangka mewujudkan tatanan penyelenggaraan pemerintahan sesuai dengan UU No. 32 Tahun 2004 tentang Pemerintah Daerah.

2. Struktur organisasi dan Job Description di Bappedasu adalah berbentuk garis dan staf secara formal yang berhak memberikan perintah hanya pimpinan sehingga menciptakan kekuasaan aliran yang jelas, dimana Kepala Bappedasu berkuasa penuh dalam memberikan tugas kepada Sekretaris maupun Kepala Bidang dan Staf dapat membantu dalam mengatasi berbagai masalah yang timbul guna meringankan pekerjaan dan meningkatkan efisiensi kerja.

3. Mekanisme surat masuk dan surat keluar dapat berjalan sesuai dengan yang diterapkan, karena tata usaha menjalankan sistem administrasinya memakai agenda tanda terima yang diparaf oleh staf atau kassubid. Sehingga jika ada surat masuk atau keluar yang dibutuhkan Kepala Badan, Sekretaris atau bidang-bidang lain di Bappedasu, cukup hanya bertanya

kepada tata usaha, dan tata usaha bidang akan membuka agenda tanda terima surat tersebut.

4. Pada Kantor Bappedasu memperoleh surat baik dari pihak intern maupun pihak extern dengan menggunakan azas Desentralisasi.

5. Menurut penulis pengaruh dari pelaksanaan surat masuk dan keluar terhadap perusahaan adalah sangat besar, karena dapat menciptakan manajemen kearsipan dan pengagendaan surat yang lebih baik.

• SARAN

1. Karena surat yang masuk dan surat yang keluar bermacam-macam menurut jaminannya dan segi keamanannya, sebaiknya mekanisme surat masuk dan surat keluar tidak terlalu bertele-tele. Hal ini berguna agar efesiensi kerja dapat lebih ditingkatkan.

2. Didalam memperlancar kegiatan penanganan surat masuk dan surat keluar maka diperlukan orang-orang yang cakap dibidang surat menyurat.

3. Pegawai harus lebih cekatan dan teliti dalam memproses surat masuk dan surat keluar.

DAFTAR PUSTAKA

1. Azlin, Zuhrina, (2002), Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar, PT. PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara.

2. Sedarmayanti, DR, M.Pd, Manajemen Perkantoran, Edisi Revisi, Bandung : Mandar Jaya, 2001.

3. Wiyasa Thomas, Drs, MBA, Tugas Sekretaris Dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis, Cetakan Kedua, PT. Pradnya Paramita, Jakarta, 2005. 4. O.Setiawan, Djuharie, Suharie, Surat Menyurat Serba Guna, Penerbit

Djambatan, Jakarta, 2001.

5. Wursanto.I.G, Kearsipan I, Cetakan Ketiga, Kanisius, Jakarta, 1997.

6. Ratnawati Eti, SSi, Sunarto, SE, MM, Sekretaris Profesional, Penerbit Amus Yogyakarta, 2006.

7. Azahari Azril, Karya Tulis Ilmiah, Penerbit Universitas Trisakti, Jakarta, 2001.

8. Wursanto Ignatus, Drs, Kompetensi Sekretaris Profesional, Penerbit ANDI Yogyakarta, Yogyakarta, 2004.

9. Silmi Sikka Mutiara, Panduan Menulis Surat Lengkap, Penerbit Absolut Yogyakarta, 2003.

Setelah surat dibuka, surat tersebut diberi lembar disposisi yang terdiri dari indeks, kode, nomor urut, tangggal penyelesaiannya, perihal/isi ringkas, asal surat, tanggal, lampiran, diajukan dan instruksi. Lembar disposisi berguna bagi Sekretaris dalam memberikan arah dan petunjuk pada Kepala untuk ditujukan ke masing-masing bidang. Serta kartu kendali yang terdiri dari indeks, kode, nomor urut, isi ringkas, dari, tanggal surat, nomor surat, lampiran, pengolah, tangggal diteruskan, tanda terima dan catatan. Kartu kendali berguna sebagai buku agenda Bappedasu.

Selanjutnya surat disortir untuk didistribusikan ke masing-masing bidang dengan menggunakan lembar pengantar/buku ekspedisi intern yang terdiri dari asal surat, tanggal, nomor surat dan uraian. Lembar pengantar berguna sebagai bukti bagian sekretariat telah menyerahkan surat tersebut ke bidangnya sesuai dengan tujuan yang dimaksud / sesuai dengan disposisi yang diberikan oleh Kepala/Sekretaris.

Dan yang terakhir meneruskan surat sesuai perintah Sekretaris yaitu apabila surat bersifat pribadi maka surat tersebut langsung diberikan kepada yang bersangkutan dan apabila surat untuk pimpinan maka harus diletakkan didalam map dan disusun menurut kepentingannya.

Secara keseluruhan mekanisme surat masuk pada Kantor Bappedasu sudah dikatakan cukup efektif. Namun bilamana pimpinan / kepala sedang dinas diluar kota, ini mengakibatkan lamanya surat dikirim ke bidang-bidang sehingga ada beberapa Bidang yang langsung mengambil surat tersebut sebelum surat tersebut di agenda.

• ANALISA DAN EVALUASI MEKANISME SURAT KELUAR PADA KANTOR BAPPEDASU

Mekanisme surat keluar pada Kantor Bappedasu pada dasarnya sudah memenuhi persyaratan yaitu penyiapan dan persetujuan konsep, pengetikan konsep surat, pemberian nomor surat, penandatanganan dan pemberian stempel, pencatatan surat dan pengiriman surat.

Jumlah surat keluar pada Kantor Bappedasu setiap harinya 10-15 surat. Dimana dalam 3 tahun terakhir yaitu 2005-2007 jumlah surat keluar pada Kantor Bappedasu juga meningkat. Pada tahun 2005 jumlah surat keluar = 1056, tahun 2006 = 1848, dan tahun 2007 = 2376. dalam penyusunan surat keluar, surat keluar terlebih dahulu harus dikonsep. Setelah dikonsep dan disetujui maka selanjutnya surat diketik.

Setelah selesai diketik, kemudian surat diberi nomor dengan menggunakan kartu kendali yang terdiri dari index, kode nomor urut, isi ringkas, kepada, pengolah, tanggal surat, lampiran, dan catatan. Kartu kendali berguna untuk mengetahui jumlah surat yang keluar.

Setelah itu surat ditandatangani dan diberi stempel oleh orang yang bersangkutan. Kemudian surat dikirim disertai dengan buku ekspedisi extern yang terdiri dari tanggal, dikirim kepada, jenis kiriman dan tanda terima. Buku ekspedisi extern berguna sebagai bukti bahwa Bagian Sekretariat telah mengirim surat tersebut kepada orang yang bersangkutan. Cara pengirimannya bisa melalui pos, kurir dan titipan kilat.

Jadi mekanisme surat keluar pada Kantor Bappedasu sudah cukup efektif yaitu dengan membandingkan antara teori dengan hasil penelitian yang penulis lakukan, namun dalam mekanisme surat masuk didalam Kantor Bappedasu kurang berjalan lancar / kurang efektif. Hal ini disebabkan kesibukan Pimpinan / Kepala Bappedasu yang sering dinas diluar kota.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

• KESIMPULAN

1. Bappedasu telah menorehkan sejarah panjang dalam pengabdiannya kepada masyarakat Sumatera Utara, terutama dalam kaitannya dengan perencanaan pembangunan di Sumatera Utara. Setelah malalui beberapa kali perubahan, pergantian kepemimpinan, pergantian UU dan serta dalam rangka mewujudkan tatanan penyelenggaraan pemerintahan sesuai dengan UU No. 32 Tahun 2004 tentang Pemerintah Daerah.

2. Struktur organisasi dan Job Description di Bappedasu adalah berbentuk garis dan staf secara formal yang berhak memberikan perintah hanya pimpinan sehingga menciptakan kekuasaan aliran yang jelas, dimana Kepala Bappedasu berkuasa penuh dalam memberikan tugas kepada Sekretaris maupun Kepala Bidang dan Staf dapat membantu dalam mengatasi berbagai masalah yang timbul guna meringankan pekerjaan dan meningkatkan efisiensi kerja.

3. Mekanisme surat masuk dan surat keluar dapat berjalan sesuai dengan yang diterapkan, karena tata usaha menjalankan sistem administrasinya memakai agenda tanda terima yang diparaf oleh staf atau kassubid. Sehingga jika ada surat masuk atau keluar yang dibutuhkan Kepala Badan, Sekretaris atau bidang-bidang lain di Bappedasu, cukup hanya bertanya

kepada tata usaha, dan tata usaha bidang akan membuka agenda tanda terima surat tersebut.

4. Pada Kantor Bappedasu memperoleh surat baik dari pihak intern maupun pihak extern dengan menggunakan azas Desentralisasi.

5. Menurut penulis pengaruh dari pelaksanaan surat masuk dan keluar terhadap perusahaan adalah sangat besar, karena dapat menciptakan manajemen kearsipan dan pengagendaan surat yang lebih baik.

• SARAN

1. Karena surat yang masuk dan surat yang keluar bermacam-macam menurut jaminannya dan segi keamanannya, sebaiknya mekanisme surat masuk dan surat keluar tidak terlalu bertele-tele. Hal ini berguna agar efesiensi kerja dapat lebih ditingkatkan.

2. Didalam memperlancar kegiatan penanganan surat masuk dan surat keluar maka diperlukan orang-orang yang cakap dibidang surat menyurat.

3. Pegawai harus lebih cekatan dan teliti dalam memproses surat masuk dan surat keluar.

DAFTAR PUSTAKA

1. Azlin, Zuhrina, (2002), Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar, PT. PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara.

2. Sedarmayanti, DR, M.Pd, Manajemen Perkantoran, Edisi Revisi, Bandung : Mandar Jaya, 2001.

3. Wiyasa Thomas, Drs, MBA, Tugas Sekretaris Dalam Mengelola Surat dan

Arsip Dinamis, Cetakan Kedua, PT. Pradnya Paramita, Jakarta, 2005.

4. O.Setiawan, Djuharie, Suharie, Surat Menyurat Serba Guna, Penerbit Djambatan, Jakarta, 2001.

5. Wursanto.I.G, Kearsipan I, Cetakan Ketiga, Kanisius, Jakarta, 1997.

6. Ratnawati Eti, SSi, Sunarto, SE, MM, Sekretaris Profesional, Penerbit Amus Yogyakarta, 2006.

7. Azahari Azril, Karya Tulis Ilmiah, Penerbit Universitas Trisakti, Jakarta, 2001.

8. Wursanto Ignatus, Drs, Kompetensi Sekretaris Profesional, Penerbit ANDI Yogyakarta, Yogyakarta, 2004.

9. Silmi Sikka Mutiara, Panduan Menulis Surat Lengkap, Penerbit Absolut Yogyakarta, 2003.