Prosedur Pelaksanaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Di Kantor Wilayah Kementrian Agama Provinsi Sumatera Utara

TUGAS AKHIR

PROSEDUR PELAKSANAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI KANTOR WILAYAH KEMENTRIAN AGAMA

PROVINSI SUMATERA UTARA

OLEH : PUTRI MASRURO

122103054

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah Subhanahu Wa Ta’ala karena atas segala rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis mampu melaksanakan dan menyelesaikan Tugas Akhir ini.

Maksud dan tujuan dari pelaksanaan Tugas Akhir ini adalah sebagai titik akhir dari sebuah proses pembelajaran di Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan Tugas Akhir ini masih banyak kekurangan dan jauh dari kata sempurna, maka dengan segala kerendahan hati penulis mengharapkan saran dan kritik yang bersifat membangun dari semua pihak demi perbaikan dan penyempurnaan Tugas Akhir ini.

Pada kesempatan ini, penulis juga menyadari bahwa pembuatan Tugas Akhir ini tidak lepas dari bantuan dan doa restu dari semua pihak yang telah memberikan dukungannya . Oleh karena itu dalam kesempatan ini dengan segala kerendahan hati, penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Prof. Subhilhar, Ph.D selaku Plt Rektor Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, MEc, Ac, Ak selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sekaligus Dosen Pembimbing penulis yang telah memberikan

kesediaan waktunya untuk memberikan pengarahan dan saran dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.

4. Ibu Magdalena Linda Leonita Sibarani SE,MSi , selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

5. Seluruh Dosen pengajar dan pegawai Fakultas Ekonomi Dan Bisnis, Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara yang telah membantu penulis mendapatkan informasi dan menyelesaikan urusan kampus.

6. Bapak/ibu pegawai Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara yang telah membantu dan memberikan informasi kepada penulis untuk menyelesaikan Tugas Akhir.

7. Terima kasih yang teristimewa untuk kedua orang tua tercinta, ayahanda Suriadi dan ibunda Juliani yang telah membesarkan penulis, membimbing penulis dengan kasih sayang yang tak terhingga. Terima kasih atas do’a, perhatian dan dukungan yang diberikan tiada hentinya. Semoga Allah SWT membalas semua kebaikan kalian, Amin ya Allah.

8. Terima kasih spesial buat kakak dan adik tersayang yang telah memberi dukungan moril ataupun materil penulis selama ini.

9. Terima kasih buat teman seperjuangan Program Studi Diploma III Kesekretariatan Stambuk 2012 Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

10.Terima kasih untuk kedua sahabat tercinta yang telah mendukung penulis selama ini Suci Ramadona dan Elly Ony Satriany.

Akhir kata, penulis berharap agar upaya ini dapat mencapai maksud yang diinginkan dan dapat menjadi tulisan yang berguna bagi semua pihak.

Medan, Juli 2015

Penulis Putri Masruro

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ...i

DAFTAR ISI ...iii

DAFTAR TABEL ...vi

DAFTAR GAMBAR ...vii

BAB I PENDAHULUAN ...1

A. Latar Belakang ...1

B. Perumusan Masalah ...2

C. Tujuan Penelitian ...3

D. Manfaat Penelitian ...3

E. Jadwal Kegiatan Penelitian ...4

F. Sistematika Penelitian ...4

BAB II PROFIL INSTANSI ...7

A. Sejarah Singkat Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara...7

B. Struktur Organisasi ...18

C. Job Description ...21

D. Jaringan Kegiatan ...25

E. Kinerja Kegiatan Terkini ...26

F. Rencana Kegiatan ...27

BAB III PEMBAHASAN ...29

Halaman

1. Pengertian Surat... ... ..30

2. Fungsi Surat ... ..31

3. Kriteria dan Penulisan Surat...32

4. Penggolongan Surat... ...33

5. Bentuk Surat ...35

6. Bagian-Bagian Surat... ...37

B. Prosedur Pelaksanaan Surat di Kementerian Agama ... 41

A. Azas Pengurusan Surat ...41

B. Tugas Unit Kearsipan ...42

C. Tugas Unit Pengolah ...42

D. Jenis Surat Masuk di Kemenag ...43

E. Penerimaan Surat ... ...43

F. Pengarahan Surat ...44

G. Pencatatan dan Penyampaian Surat ... 45

C. Analisis dan Evaluasi ... 50

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 51

A. Kesimpulan ... .51

B. Saran ... .52

DAFTAR GAMBAR

No Judul Halaman

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Kementerian Agama... 20

Gambar 3.1 Kartu Kendali... 45

Gambar 3.2 Kartu Kendali yang telah diisi... 47

DAFTAR TABEL

No Judul Halaman

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan... 4 Tabel 2.1 Rencana Kegiatan... 27

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Seiring dengan berkembang nya zaman, teknologi komunikasi berkembang begitu pesat dengan banyak bermunculan alat komunikasi yang canggih, seperti: e-mai atau memo, telepon, seluler, televisi, radio, telegram, faximile, dan lain sebagainya. Masih ada komunikasi tertulis yang tidak dapat dilupakan keberadaannya bahkan masih tetap kokoh terpakai, komunikasi tertulis tersebut adalah surat.

Surat merupakan sarana yang dapat merekam informasi secara panjang lebar, jelas, terperinci, dan dapat dipertanggung jawabkan ataupun sebagai dokumen penting yang sewaktu-waktu dapat digunakan bukti tertulis atau disebut dengan perjanjian atau bukti hitam di atas putih. Surat masih digunakan sampai saat ini karena surat memiliki kelebihan dibandingkan dengan sarana komunikasi lainnya. Kelebihan tersebut adalah karena surat lebih praktis, efektif dan ekonomis. Apa yang dikomunikasikan ataupun yang akan disampaikan ke pihak lain secara tertulis, misalnya pengumuman, pemberitahuan, akan sampai pada alamat yang akan dituju sesuai dengan sumber aslinya.

Pentingnya surat bagi penunjang kegiatan bisnis karena dalam suatu organisasi surat merupakan citra, jiwa serta penunjuk kondisi intern organisasiyang bersangkutan. Dalam pembuatan surat harus dilakukan dengan hati-hati, agar citra yang baik dari organisasi dapat tercermin lewat surat.

Dalam suatu instansi/perusahaan, surat menurut prosedur pengurusannya dibedakan menjadi dua, yaitu surat masuk dan surat keluar. Surat yang masuk dan surat yang keluar dikerjakan disuatu bagian khusus. Pengurusan surat masuk mempunyai pengharuh yang sangat penting terhadap pekerjaan kantor secara menyeluruh, yaitu mulai dari memeriksa kebenaran surat, menyortir surat dan sebagainya. Begitu juga dengan surat keluar, merupakan data organisasi yang dapat memberikan reputasi yang baik kepada organisasi bila surat tersebut sampai ketujuan tepat pada waktunya.

Berdasarkan uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa menjalankan kegiatan surat menyurat yaitu haruslah dilakukan dengan baik dan benar berdasarkan kaidah yang telah ditetapkan oleh organisasi maupun perusahaan sesuai dengan peyunjuk pelaksanaan tata laksana surat dan kearsipan. Surat yang dikoordinasi/dikelola dengan baik akan membuat perusahaan dapat mencapai tujuan yang telah direncakan.

Mengingat pentingnya peranan surat dalam organisasi atau instansi perusahaan, maka penulis memilih judul “ PROSES PELAKSANAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA PROVINSI SUMATERA UTARA.

B. Perumusan Masalah

Perumusan masalah dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah “Bagaimana proses pelaksanaan surat masuk dan surat keluar di Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara?

C. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui proses pelaksanaan surat masuk dan surat keluar di Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara.

D. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat penulisan Tugas Akhir ini, antara lain:

1. Menambah pengetahuan dan memperluas wawasan penulis dalam hal penanganan surat khususnya surat masuk dan surat keluar baik secara teori maupun praktek.

2. Untuk mengaplikasikan ilmu yang telah diperoleh selama menempuh pendidikan di Diploma III Kesekretariatan dengan membuat laporan penelitian secara ilmiah dan sistematis.

3. Dapat melakukan pengembangan media aplikasi sistem informasi, guna kebutuhan masyarakat.

4. Untuk memperluas wawasan dan pandangan mahasiswa/i terhadap prospek kemajuan teknologi dan perkembangan informasi.

E. Jadwal Kegiatan

Penelitian ini dilakukan di Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara Jalan Jend.Gatot Subroto No 261 Medan Sumatera Utara. Untuk lebih jelasnya, jadwal kegiatan penelitian dapat dilihat pada Tabel 1.1

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

No Kegiatan

Bulan

Mei 2015 Mei 2015 Juni 2015

1 Persiapan

2 Pengumpulan Data

3 Penulisan Laporan

Sumber : Penulis (2015)

Dalam kegiatan pengumpulan data, dilakukan penelitian selama 2 bulan pada Mei dan Juni 2015 di Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara.

F. Sistematika Penelitian

Tugas akhir ini dibagi atas 4 (empat) bab, dimana setiap babnya dibagi atas beberapa sub bab antara lain :

Bab I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini dijelaskan latar belakang penelitian, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian.

Dalam bab ini dijelaskan secara ringkas Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara, struktur organisasi dan job description, jenis kegiatan, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan.

Bab III : PEMBAHASAN

Dalam bab ini, dijelaskan tentang metode dan prosedur Bab IV: KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini memuat kesimpulan yang dihasilkan dari penelitian yang dilakukan di Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara, dan saran penulis, serta daftar pustaka yang mencantumkan semua referensi yang digunakan.

BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Kanwil Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara

Pada saat berdirinya Kementrian Agama tahun 1946, Sumatera masih merupakan satu Provinsi dengan Gubernurnya waktu itu Mr.Tengku Moch.Hasan, berasal dari Aceh. Jawatan Agama Sumatera oleh Pemerintah dipercayakan kepada H.Muchtar Yahya, kedudukannya masih berada di bawah Gubernur.Pada tahun 1946 Sumatera dibagi menjdi 3 provinsi, yakni Provinsi Sumatera Utara, Sumatera Tengah dan Sumatera Selatan, H.Muchtar Yahya ditunjuk menjadi koordinator Jawatan-jawatan agama tersebut, bertempat di Bukit Tinggi.Kepala-Kepala Jawatan Agama di ketiga wilayah Sumatera waktu itu, Tengku Moch,Daud Beureuh Provinsi Sumatera Utara, Nazaruddin Thoha Sumatera Tengah dan K.Azhari Sumatera Selatan. Mereka diangkat oleh Gubernur Sumatera Utara yang mewakili Presiden untuk mengurus Pemerintahan di wilayahnya. Sesudah kantor-kantor Jawatan Agama Provinsi Sumatera ada hubungan dengan Kementrian Agama, yang berkedudukan di Yogyakarta, H.Muchtar Yahya dipindahkan ke pusat bertindak sebagai Kepala Urusan Keagamaan Wilayah Sumatera.

Sementara itu pada tahun 1953, Provinsi Sumatera Utara merupakan gabungan dari daerah Aceh, Sumatera Timur dan Tapanuli berkedudukan di Kotaraja (Banda Aceh). Jawatan Agama Provinsi Sumatera Utara dipimpin oleh Tengku Abdul Wahab Silimeun, sedang koordinator untuk Keresidenan Sumatera

Utara H.M. Bustami Ibrahim. Pada tahun 1956 struktur Pemerintahan berubah lagi, Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, sebagai gabungan dari Keresidenan Sumatera Timur dan Tapanuli berkedudukan di Medan dan Daerah Aceh dijadikan Daerah Istimewa Aceh berkedudukan di Kotaraja (Banda Aceh). Untuk memimpin Jawatan Agama Provinsi Sumatera Utara ditunjuk K.H.Muslich dan Pimpinan Jawatan Agama daerah istimewa Aceh tetap ditangan Tengku Wahab Silimeun. Sejak saat itulah Jawatan Agama kedua Provinsi tersebut berdiri sendiri-sendiri dan untuk perkembangan selanjutnya diatur berdasarkan peraturan-peratuaran yang ditetapkan Kementrian Pusat.Sejak Provinsi Sumatera Utara berdiri sendiri, pernah menjabat Kepala (dengan beberapa kali mengalami perubahan struktur) adalah :

1. K.H. Muchlis

2. H. Miskudin H Hamid 3. H.M. Arsyad Talib Lubis 4. PROF.DR. T.H. Yafizham, SH 5. DR.H.A. Djalili Muhammad 6. DRS.H.A.Gani

7. DRS.H.M. Adnan Harahap 8. DRS.H.A. Bidawi Zubir 9. DRS. Nurdin Nasution 10.PROF.DR.H. Mohd. Hatta

11.DRS.H.Z. Arifin Nurdin,SH, MKn 12.DRS.H. Syariful Mahya Bandar, MAP

Kiranya perlu diketahui situasi keagamaan di Keresidenan Sumatera Timur dan Tapanuli sebelum digabung menjadi satu Jawatan Agama Provinsi Sumatera Utara :

1. Pimpinan Keagamaan Kepresidenan Sumatera Timur pada waktu dipegang oleh raja-raja yang jumlahnya tidak sedikit dan mempunyai daerah-daerah yang ditaklukkannya, dengan peraturan-peraturan masing-masing sesuai dengan kondisi masyarakat pada waktu itu. Setelah Indonesia merdeka di setiap Keresidenan dibentuk Komite Nasional daerah Sumatera Timur, yang merupakan Lembaga Legislatif. Badan-badan agama saat itu sudah ada, seperti Kadhi. Sebelum terbentuknya `Dewan Agama` Partai Masyumi mempunyai inisiatif yang membentuk Badan yang mengurus soal-soal keagamaan. Ide tersebut diusulkan pada Sidang KNI secara aklamasi, usul tersebut diterima oleh anggota KNI, akhirnya berdirilah Dewan Agama Keresidenan Sumatera Timur.

2. Sebelum adanya Dewan Agama di daerah Tapanuli, maslah-masalah yang berhubungan dengan agama, ditangani oleh Kuria, didampingi oleh Kadhi, merekalah pelaksana tugas yang berhubungan dengan masalah-masalah agama seperti pernikahan, perceraian, pengurusan mesjid-mesjid, ibadah social dan lain sebagainya. Lahirnya Dewan Agama di Keresidenan Tapanuli ini, agak berbeda dengan proses lahirnya Dewan Agama di daerah Sumatera Timur, ide dan gagasan mula-mula lahir ditingkat Kewedanan Mandailing Tapanuli Selatan.Berita tentang Indonesia

merdeka pada tanggal 17 Agustus 1945, disambut masyarakat dengan penuh gembira dan rasa syukur kepada Tuhan, bahwa bangsa dan negaranya sudah lepas dari belenggu penjajahan.Yang dirasakan akibatnya sangat menyedihkan, terutama dibidang keagamaan, karena seringnya diperlakukan dengan tidak berperikemanusiaan oleh Belanda maka untuk memenuhi tuntutan agama yang dipeluknya masyarakat menghendaki dibentuknya Jawatan tersendiri yang mengurusi masalah agama.Pada tahun 1946, diadakan Konfrensi Masyumi bertempat di Mandailing Tapanuli Selatan, yang memutuskan untuk mendesak Pemerintah (Karisidenan) membentuk Jawatan Agama, yang akan mengelola masalah-masalah agama pada tingkat Keresidenan, Kewedanaan dan Kecamatan, yang selama ini masalah-masalah tersebut diurusi oleh Kuria-Kuria dan dibantu oleh Kadhi-kadhi. Dalam konprensi tersebut telah disepakati secara bulat, untuk membentuk Jawatan Agama yang bernama `Dewan Agama. Pada waktu itu mereka belum mengetahui berita tentang berdirinya Kementrian Agama di Pusat.Usul tersebut oleh Residen Tapanuli mendapat tanggapan positif, yang kemidian dibahas oleh KNI sebagai lembaga yang berwenang, pada akhirnya disetujui pembentukannya. Selanjutnya dewan yang baru dibentuk itu, sangat besar jasanya dalam membantu pemerintah, melaksanakan tugasnya terutama dalam kegiatan penerangan, karena pendekatan melalui agama lebih mudah diterima masyarakat.Pada awal pembentukan kedua Dewan Agama di kedua Keresidenan tersebut, struktur organisasinya masih berdiri

sendiri-sendiri, belum ada hubungan dengan Kementrian Agama Pusat. Hubungan dengan Pusat baru diadakan, setelah diberitahu, bahwa di Pusat sudah berdiri Kementrian Agama.

a. Struktur Ketatanegaraan berubah maka kedua Keresidenan yaitu Sumatera Timur dan Tapanuli, digabung menjadi satu Provinsi Sumatera Utara, sehingga Jawatan Agama berangsur-angsur disempurnakan dan pelaksanannya baru bisa disesuaikan dengan Peraturan Menteri Agama Nomor 10 Tahun 1952 dengan Susunan Organisasi sebagai berikut :

1. Jawatan Urusan Agama, terdiri atas : – Kantor Urusan Agama Provinsi; – Kantor Urusan Agama Daerah; – Kantor Urusan Agama Kabupaten; – Kantor Urusan Agama Kecamatan;

2. Jawatan Pendidikan Agama, terdiri atas: – Kantor Pendidikan Agama Provinsi; – Inspeksi Wilayah; – Kantor Pendidikan Agama Kabupaten;

3. Jawatan penerangan Agama terdiri atas : – Kantor Penerangan Agama Provinsi; – Pegawai Penerangan Agama;

4. Biro Pengadilan Agama, terdiri atas : – Mahkamah Islam Tinggi; – Pengadilan Agama. Biro Pengadilan Agama kemudian berubah menjadi Jawatan Peradilan Agama (Permenag No. 10 Tahun 1962). Berdasarkan Peraturan Pemerintah omor 1 Tahun 1963, Jawatan berubah menjadi Direktorat :

- Jawatan Urusan Agama menjadi Direktorat Urusan Agama – Jawatan Pendidikan Agama menjadi Direktorat Pendidikan Agama – Jawatan

Penerangan Agama menjadi Direktorat Penerangan Agama – Jawatan Peradilan Agama menjadi Direktorat Peradilan Agama

b. Perkembangan Organisasi Departemen Agama pada tahun 1965 sampai dengan 1974.

Berdasarkan Keputusan Menteri Agama Nomor 91 Tahun 1967, tentang Struktur Organisasi, Tugas dan Wewenang Instansi Departemen Agama di Daerah ; terdiri dari :1) Perwakilan Departemen Agama Provinsi2) Perwakilan Departemen Agama Kabupaten/Kota3) Kantor Urusan Agama Kecamatan

Perwakilan Departemen Agama Provinsi Sumatera Utara terdiri dari :

Jawatan Urusan Agama;Jawatan Pendidikan Agama;Jawatan Penerangan Agama;Jawatan Peradilan Agama dan Pengadilan Agama;Jawatan Perguruan Tinggi Agama dan Pesantren Luhur;Jawatan Urusan Haji;Jawatan Agama Kristen;Jawatan Agama Katholik;Jawatan Agama Hindu dan Budha

Perwakilan Departemen Agama Kabupaten/Kota terdiri dari :

Dinas Urusan Agama;Dinas Pendidikan Agama;Dinas Penerangan Agama; Pengadilan Agama;Dinas Urusan Haji;Dinas Urusan Agama Kristen; Dinas Urusan Agama Katholik;Dinas Urusan Agama Hindu dan Budha.

Kantor Urusan Agama kecamatan meliputi :

Urusan Ketatausahaan, Keuangan dan Kepegawaian – Urusan Pencatatan Nikah, Talak dan Rujuk serta Bimbingan Kesejahteraan Keluarga; – Urusan Rumah Peribadatan, Ibadah Sosial dan Urusan Haji; – Urusan Penerangan dan Penyuluhan Agama

Selanjutnya berdasrkan Keputusan Menteri Agama Nomor 53 Tahun 1971 tentang pembentukan Kantor Perwakilan Departemen Agama Provinsi serta Kantor Departemen Agama Kabupaten dan Inspektorat Perwakilan, susunannya terdiri dari :

1) Perwakilan Departemen Agama Provinsi;2) Perwakilan Departemen Agama Kabupaten;3) Kantor Urusan Agama Kecamatan;4) Urusan Pengawas adalah Inspektorat Perwakilan.

Perwakilan Departemen Agama Provinsi Sumatera Utara terdiri dari : 1) Unsur Pimpinan adalah Kepala Perwakilan;2) Unsur Pembantu Pimpinan adalah Sekretariat Perwakilan;3) Unsur Pelaksana ialah :

- Inspeksi Urusan Agama; – Inspeksi Pendidikan Agama; – Inspeksi Penerangan Agama; – Inspeksi Peradilan Agama.

c. Perkembangan pada tahun 1975 sampai dengan 1981

1. Keputusan Menteri Agama Nomor 18 Tahun 1975 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama Provinsi Sumatera Utara terdiri atas :

Kantor Wilayah Departemen Agama Provinsi; – Kantor Departemen Agama Kabupaten/Kota; – Kantor Urusan Agama Kecamatan.

2. Keputusan Menteri Agama Nomor 18 Tahun 1975 (Disempurnakan) tanggal 16 April 1975, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama Provinsi Sumatera Utara sesuai dengan Typologi IV, maka Kantor Wilayah Departemen Agama Provinsi Sumatera Utara tediri dari :

- Bagian Tata Usaha; – Bagian Urusan Agama Islam; – Bidang Pendidikan Agama Islam; – Bidnag Penerangan Agama Islam; – Bidang Urusan Haji; – Pembimbing Masyarakat (Kristen) Protestan; – Pembimbing Masyarakat Katholik; – Pembimbing Masyarakat Hindu dan Buddha; – Kantor Departemen Agama Kabupaten/Kota; – Kantor Urusan Agama Kecamatan.

Selanjutnya berdasarkan Keputusan Menteri Agama Nomor 45 Tahun1981 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja kantor Wilayah Departemen Agama Provinsi Sumatera Utara termasuk pada Typologi I terdiri atas : - Bagian Sekretariat; – Bidang Urusan Agama Islam; – Bidang Penerangan Agama Islam; – Bidang Urusan Haji; – Bidang Pembinaan Kelembagaan Agama Islam; – Bidang Bimbingan Masyarakat (Kristen)Protestan; – Pembimbing Masyarakat Katholik; – Pembimbing Masyarakat Hindu; – Pembimbing Masyarakat Buddha.

Selanjutnya terjadi perubahan struktur sesuai Keputusan Menteri Agama Nomor 373 Tahun 2002. Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kanwil Departemen Agama Provinsi Sumatera Utara termasuk pada Typologi I.B. dengan bagan seperti dibawah ini :

Struktur Typologi Kanwil Departemen Agama Provinsi Sumatera Utara : 1. Bagian Tata Usaha; 2. Bidang Urusan Agama Islam; 3. Bidang Penyelenggaraan Haji, Zakat dan Wakaf; 4. Bidang Madrasah dan Pendidikan Agama Islam pada sekolah umum; 5. Bidang Pendidikan keagamaan, pondok

pesantren, pendidikan agama Islam pada masyarakat dan pemberdayaan mesjid; 6. bidang bimbingan Masyarakat Kristen; 7. Pembimbing Masyarakat Katholik; 8. Pembimbing Masyarakat Hindu; 9. Pembimbing Masyarakat Buddha; 10. Kelompok jabatan fungsional.

Tugas dan Fungsi Kanwil Departemen Agama

1. Perumusan visi, misi dan kebijakan teknis dibidang pelayanan dan bimbingan kehidupan beragama kepada masyarakat di Provinsi.

2. Pembinaan, pelayanan dan bimbingan masyarakat islam, pelayanan haji dan umroh, pengembangan zakat dan wakaf, pendidikan dan keagamaan, pondok pesantren, pendidikan agama islam pada masyarakat dan pemberdayaan mesjid serta urusan agama, pendidikan agama, bimbingan masyarakat kristen, katolik, hindu serta budha sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

3. Perumusan kebijakan teknis dibidang pengelolaan administrasi dan informasi.

4. Pembinaan kerukunan beragama.

5. Pengkoordinasian perencanaan, pengendalian dan pengawasan program daerah, instansi terkait lembaga masyarakat dalam rangka pelaksanaan tugas departemen di provinsi.

6. Pelaksanaan hubungan dengan pemerintah daerah, instansi terkait dan lembaga masyarakat dalam rangka pelaksanaan tugas departemen di provinsi.

Pokok-pokok Kebijakan Strategis Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara

1. Menciptakan iklim kondusif bagi proses pemantapan peran, fungsi dan kedudukan agama sebagai landasan moral spiritual dalam pembangunan di daerah Sumatera Utara.

2. Mengupayakan peningkatan kualitas pelayanan kehidupan beragama sebagai usaha memberikan kemudahan bagi umat beragama melaksanakan ibadah dan mendorong peningkatan partisipasi masyarakat dalam penyelenggaraan kegiatan pelayanan kehidupan beragama.

3. Mengupayakan peningkatan pelayanan dan mutu pendidikan agama dan pendidikan keagamaan dengan menitikberatkan kepada peningkatan partisipasi masyarakat.

4. Mengupayakan pemberdayaan lembaga-lembaga sosial keagamaan dan lembaga pendidikan keagamaan untuk semakin memantapkan kehidupan beragama serta meningkatkan partisipasi masyarakat dalam penyelenggaraan pendidikan dalam kehidupan beragama.

5. Mengupayakan peningkatan kualitas pemahaman penghayatan dan pengamalan agama dan kerukunan umat beragama sebagai upaya meningkatkan harmonis sosial dan integrasi bangsa.

6. Menata organisasi keagamaan dilingkungan Kanwil Departemen Agama Provinsi Sumatera Utara sebagai respon terhadap adanya perubahan struktural di tingkat pusat.

7. Meningkatan kualitas sumber daya dilingkungan Kanwil Departemen Agama Provinsi Sumatera Utara sehingga dapat meningkatkan kinerja untuk menghasilkan output dan outcome sesuai dengan yang diharapkan. 8. Efisiensi pemanfaatan sumber daya dilingkungan Kanwil Departemen

Agama Provinsi Sumatera Utara sebagia respon terhadap berbagai keterbatasan sehingga dapat dilakukan antisipasi kemungkinan terjadinya inefisiensi.

9. Menjalin koordinasi dan kerjasama dengan instansi-instansi baik dilingkungan pemerintah maupun di swasta serta umat beragama.

10.Meningkatkan kehidupan kerukunan umat beragama baik intern, antar dan antara umat beragama dengan pemerintah.

11.Memberdayakan forum kerukunan umat beragama dalam rangka memelihara kerukunan dan kesejahteraan.

Kondisi Ideal

1. Kadar keimanan dan ketaqwaan umat beragama yang makin tinggi mantap serta ideal dan tata niat umat yang sedemikian kokoh sesuai dengan keyakinan dan ajaran agama. Dengan demikian umat tidak akan mudah goyah menghadapi berbagai ujian dan tantangan sebagai konsekuensi dari kemajuan ilmu dan teknologi serta dampak negatif modernisasi.

2. Pengertian dan pemahaman umat tentang agamanya telah sedemikian matang, luas, segar dan berkembang sehingga agama dapat lebih berperan sebagai motivator dan dinamisator kemajuan. Sejalan dengan itu agama

berperan pula sebagai pengarah dalam mewujudkan manusia Indonesia seutuhnya yang memiliki keseimbangan antara perkembangan dan kemajuan lahir serta kesejahteraan batin.

3. Hubungan intern umat, hubungan antar umat serta hubungan antara umat beragama sengan pemerintah telah sedemikian serasi, sehingga dalam mengahadapi masalah nasional semua unsur dapat berpikir dan bertindak sebagai utuh kesatuan yang utuh serta dengan tekad yang tunggal untuk mensukseskan pembangunan.

Sementara itu pada tahun 1953, Provinsi Sumatera Utara merupakan gabungan dari daerah Aceh, Sumatera Timur dan Tapanuli berkedudukan di Kotaraja (Banda Aceh). Jawatan Agama Provinsi Sumatera Utara dipimpin oleh Tengku Abdul Wahab Silimeun, sedang koordinator untuk Keresidenan Sumatera Utara dipimpin oleh H.M. Bustami Ibrahim. Pada tahun 1956 struktur Pemerintahan berubah lagi, Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, sebagai gabungan dari Keresidenan Sumatera Timur dan Tapanuli berkedudukan di Medan dan daerah Aceh dijadikan Daerah Istimewa Aceh berkedudukan di Kotaraja (Banda Aceh).

Untuk memimpin Jawatan Agama Provinsi Sumatera Utara ditunjuk K.H.Muslich dan Pimpinan Jawatan Agama daerah istimewa Aceh tetap ditangan Tengku Wahab Silimeun. Sejak saat itulah Jawatan Agama kedua Provinsi tersebut berdiri sendiri-sendiri dan untuk perkembangan selanjutnya diatur berdasarkan peraturan-peraturan yang ditetapkan Kementerian Pusat.Berdasarkan Peraturan Menteri Agama Republik Indonesia nomor 1 tahun 2010

(disempurnakan) tanggal 28 Januari 2010, penyebutan departemen agama berubah menjadi kementerian agama. Sejak Provinsi Sumatera Utara berdiri sendiri, sudah 12 orang yang pernah menjabat kepala (dengan beberapa kali mengalami perubahan struktur) yang terakhir sekarang Dra.H.Tohar Bayoangin, M.Ag.

Visi dan Misi Perusahaan

Visi : “Terwujudnya masyarakat Agamais yang berakhlak mulia rukun dan damai.

Misi : “Meningkatkan bimbingan dan pelayanan kehidupan beragama, Meningkatkan pemahaman, penghayatan, pengamalan dan pengembangan nilai-nilai agama, Memperkokokoh kerukunan umat beragama, Mengembangkan lembaga sosial kegamaan dan lembaga pendidikan keagamaan.Meningkatkan kualitas penyelenggaraan Haji.

B. Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi adalah bentuk mencapai tujuan atas dasar kerjasama yang mempunyai bentuk susunan secara jelas dan format merumuskan bidang tugasnya masing – masing untuk menegaskan gubungan yang satu dengan yang lain.

Agar sebuah perusahaan dapat berjalan dengan baik maka sangatlah diperlukan adanya struktur organisasi di dalam keorganisasian dimaksud. Struktur organisasi adalah suatu bentuk atau wadah tertentu dari sekelompok manusia di dalam usahanya mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu.

Struktur organisasi dibentuk untuk menciptakan suatu pola yang dapat mempertinggi efesiensi kerja, sedangkan organisasi bertujuan untuk memiliki hubungan yang baik antara tiap – tiap bagian kerja yaitu dengan adanya kesatuan perintah dan tanggung jawab serta dapat menjamin pengawasan. Melalui struktur organisasi para pegawai akan tahu akan tugas, wewenang, dan tanggung jawab sehingga para pegawai tersebut dengan sendirinya akan mengerjakan tugas yang dibebankan kepada mereka dengan baik.

Suatu lembaga/instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok yang bersifat melaksanakan kegiatan tertentu juga mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Berdasarkan Keputusan Menteri Agama RI nomor 18 tahun 1975 (disempurnakan) tanggal 16 April 1975, susunan organisasi dan tata kerja Departemen Agama Provinsi Sumatera Utara termasuk typologi I terdiri atas Bagian Sekretariat, Bidang Urusan Agama Islam, Bidang Penerangan Agama Islam, Bidang Bimbingan Masyarakat (Kristen) Protestan, Pembimbing Masyarakat Khatolik, Pembimbing Masyrakat Hindu dan Pembimbing Masyarakat Budha. Perubahan struktur terjadi kembali sesuai dengan Keputusan Menteri Agama Republik Indonesia nomor 13 tahun 2012. Struktur Organisasi Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1 berikut:

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara(2015)

C. Job Description

1. Bagian Tata Usaha mempunyai tugas yaitu :

a) Melaksanakan penyiapan koordinasi dan penyusunan rencana, program dan anggaran serta evaluasi dan penyusunan laporan di lingkungan Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Utara

b) Melaksanakan penyiapan penyusunan organisasi dan tata laksana di lingkungan Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Utara

c) Melaksanakan penyiapan pengelolaan urusan kepegawaian di lingkungan Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Utara

d) Melaksanakan penyiapan penyusunan peraturan perundang-undangan dan bantuan hukum di lingkungan Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Utara e) Melaksanakan penyiapan pelaksanaan bimbingan kerukunan umat

beragama serta pelayanan masyarakat Khonghucu di lingkungan Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Utara

f) Melaksanakan penyiapan pelaksanaan urusan pelayanan informasi dan hubungan masyarakat di lingkungan Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Utara

g) Melaksanakan penyiapan ketatausahaan, rumah tangga, dan perlengkapan di lingkungan Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Utara.

2. Sub Bagian Perencanaan dan Keuangan mempunyai tugas yaitu :

a) Melakukan penyiapan urusan penyusunan rencana, program dan anggaran di lingkungan Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Utara

lingkungan Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Utara

c) Melakukan penyiapan pelaksanaan urusan keuangan di lingkungan Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Utara

d) Mewakili atasan langsung menghadiri undangan kegiatan atau rapat dinas yang berhubungan maupun tidak berhubungan langsung dengan tugas pokok dan fungsi serta di luar tanggung jawab sehari-hari sesuai arahan/disposisi.

e) Melaksanakan rapat pada Kepala Subbagian Perencanaan dan Keuangan intern bulanan/semesteran/tahunan Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Utara.

3. Sub Bagian Ortapeg dan Kepegawaian

a) Melakukan penyiapan urusan penyusunan organisasi di lingkungan Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Utara

b) Melakukan penyiapan urusan penyusunan tata laksana pada Subbag Ortala dan Kepegawaian Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Utara

c) Melakukan penyiapan urusan pengelolaan kepegawaian di lingkungan Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Utara

d) Mewakili atasan langsung menghadiri undangan kegiatan atau rapat dinas yang berhubungan maupun tidak berhubungan langsung dengan tugas pokok dan fungsi serta di luar tanggung jawab sehari-hari sesuai arahan/disposisi.

e) Memberikan laporan (tahunan/semesteran/triwulanan) tertulis pelaksanaan tugas Kepala Subbagian Organisasi, Tata Laksana, dan Kepegawaian

Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Utara kepada pimpinan atau atasan langsung.

f) Mengevaluasi kegiatan dan kinerja bawahan langsung melalui penilaian hasil pelaksanaan tugas dan prestasi kerja ke dalam DP3.

4. Sub Bagian Hukum dan KUB mempunyai tugas yaitu :

a) Melakukan penyiapan urusan penyusunan peraturan perundang-undangan di lingkungan Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Utara.

b) Melakukan penyiapan urusan bantuan hukum di lingkungan Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Utara

c) Melakukan penyiapan urusan pelaksanaan urusan kerukunan umat beragama Serta Pelayanan Masyarakat khonghucu di lingkungan Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Utara

d) Mewakili atasan langsung menghadiri undangan kegiatan atau rapat dinas yang berhubungan maupun tidak berhubungan langsung dengan tugas pokok dan fungsi serta di luar tanggung jawab sehari-hari sesuai arahan/disposisi.

e) Memberikan laporan (tahunan/semesteran/triwulanan) tertulis pelaksanaan tugas Kepala Subbagian Hukum dam KUB Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Utara kepada pimpinan atau atasan langsung.

5. Sub Bagian Informasi dan HUMAS mempunyai tugas yaitu :

a) Melakukan penyiapan pelaksanaan urusan pengelolaan informasi di lingkungan Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Utara

b) Melakukan penyiapan pelaksanaan urusan hubungan masyarakat di lingkungan Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Utara

c) Mewakili atasan langsung menghadiri undangan kegiatan atau rapat dinas yang berhubungan maupun tidak berhubungan langsung dengan tugas pokok dan fungsi serta di luar tanggung jawab sehari-hari sesuai arahan/disposisi.

d) Menjadi panitia/narasumber suatu kegiatan.

e) Melaksanakan rapat pada Kepala Subbagian Informasi dan Humas intern bulanan/semesteran/tahunan Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Utara. 6. Sub Bagian Umum mempunyai tugas yaitu :

a) Melakukan penyiapan pelaksanaan urusan pengelolaan ketatausahaan pada Subbag Umum di lingkungan Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Utara b) Melakukan penyiapan pelaksanaan urusan rumah tangga pada Subbag

Umum di lingkungan Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Utara

c) Melakukan penyiapan pelaksanaan urusan perlengkapan pada Subbag Umum di lingkungan Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Utara

d) Melakukan penyiapan pelaksanaan urusan pemeliharaan dan pengelolaan barang milik/kekayaan negara di lingkungan Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Utara

e) Mewakili atasan langsung menghadiri undangan kegiatan atau rapat dinas yang berhubungan maupun tidak berhubungan langsung dengan tugas pokok dan fungsi serta di luar tanggung jawab sehari-hari sesuai arahan/disposisi.

f) Melaksanakan rapat pada Subbag umum secara intern bulanan/semesteran/tahunan Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Utara.

D. Jaringan Kegiatan

Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara adalah instansi pemerintah yang berkedudukan di Provinsi Sumatera Utara, berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Menteri Agama.Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara melaksanakan tugas dan fungsi Kementerian Agama dalam wilayah provinsi berdasarkan kebijakan Menteri Agama dan ketentuan peraturan perundang-undangan. Pembangunan bidang agama sesuai dengan kebijakan pembangunan nasional adalah untuk menciptakan manusia berakhlak, berbudi pekerti luhur, beriman dan bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, selain itu kehadiran Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi adalah memberikan jaminan hukum dan pelayanan kehidupan beragama bagi masyarakat sesuai dengan amanah Pancasila dan Undang Undang Dasar 1945. Berdasarkan Keputusan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 13Tahun 2012 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Instansi Vertikal Kementerian Agama, Dalam melaksanakan tugas tersebut, bidang Kepegawaian menyelenggarakan fungsi:

1. Melaksanakan identifikasi dan analisis permasalahan

2. Menugaskan pelaksana untuk menyiapkan konsep bahan penyusunan tata laksana di lingkungan Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Utara

3. Membahas bersama pelaksana mengenai konsep bahan penyusunan tata laksana di lingkungan Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Utara

4. Menugaskan pelaksana untuk menyusun konsep bahan penyusunan tata laksana di lingkungan Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Utara sesuai hasil pembahasan beserta konsep surat atau nota dinasnya.

5. Meneliti dan mengoreksi konsep bahan rancangan penyusunan tata laksana di lingkungan Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Utara beserta konsep surat/nota dinasnya dan menyampaikannya kepada Kepala Bagian Tata Usaha.

E. Kinerja Kegiatan Terkini

Setiap instansi tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tugas dan fungsi instansi, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga halnya pada bidang Kepegawaian Kantor wilayah Kementerian Agama. Bidang Kepegawaian terus berupanya agar setiap rencana kegiatan dapat terlaksana dan menghasilkan kerja yang maksimal, selektif dan efisien yang dilandasi dengan bersikap amanah, jujur, disiplin, bertanggung jawab dan tidak berpengaruh terhadap perbuatan KKN dan melanggar hukum yang dapat merusak citra Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara, sekaligus mampu menjadi pengawal moral bangsa.

Untuk mendorong tercapainya hasil kerja yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu berupa peningkatan kompetensi dan tanggung jawab. Kinerja terkini yang dijalankan Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi

Sumatera Utara adalah pembinaan kerukunan umat beragama, pelayanan dan bimbingan masyarakat islam, pelayanan haji dan umrah, pelaksananaan hubungan dengan pemerintah daerah, pengembangan zakat dan wakaf, bimbingan masyarakat Kristen, katholik, hindu dan budha.

F. Rencana Kegiatan

Program atau rencana kegiatan dari bagian Kepegawaian di Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara adalah sebagai berikut:

Tabel 2.1 Rencana Kegiatan Sub Bagian Kepegawaian

Rencana Pelaksanaan Kegiatan Bulan Ke

4 5 6 7 8 9 10 11 12 Penataan Aparatur Sipil Negara (ASN) dan

Asesmen Kompetensi di Lingkungan Kementerian Agama Angkatan I

Penataan Aparatur Sipil Negara (ASN) dan Asesmen Kompetensi di Lingkungan Kementerian Agama Angkatan II

Penataan Aparatur Sipil Negara (ASN) dan Asesmen Kompetensi di Lingkungan Kementerian Agama Angkatan III

Penataan Aparatur Sipil Negara (ASN) dan Asesmen Kompetensi di Lingkungan Kementerian Agama Angkatan IV

Penataan Aparatur Sipil Negara (ASN) dan Asesmen Kompetensi di Lingkungan Kementerian Agama Angkatan V

Penataan Aparatur Sipil Negara (ASN) dan Asesmen Kompetensi di Lingkungan Kementerian Agama Angkatan VI

Bina Mindset dan Disiplin ASN Kanwil Gelombang I

Bina Mindset dan Disiplin ASN Kanwil Gelombang II

Bina Mindset dan Disiplin ASN Kanwil Gelombang III

Penyelesaian Laporan Tindak Lanjut Hasil Pemeriksaan Audit Satuan Kerja Gelombang I

Penyelesaian Laporan Tindak Lanjut Hasil Pemeriksaan Audit Satuan Kerja Gelombang II Rapat Tata Laksana Program Kerja Organisasi Kanwil

Rapat Penyelesaian Hasil Tindak Lanjut Audit Kanwil

Rapat Kesiapan ASN Kanwil Menjalankan 5 Nilai Budaya Kerja Kementerian Agama

Reformasi ASN dan Organisasi Kanwil Menuju Wilayah Birokrasi Bersih dan Melayani

Kesiapan ASN Kanwil Melaksanakan Zona Integritas Bersih dan Melayani

Musyawarah Kerja Pimpinan dan Evaluasi Program Kementerian Agama Sumatera Utara

Sumber : Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara(2015)

Medan, Januari 2015

Ka. Subbag Ortala dan Kepegawaian

Mashudi, S.Sos, M.AP. NIP. 197207141993031

BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Prosedur Pelaksanaan Surat masuk dan Keluar

Menurut Amin Widjaja (1995 : 83) “Prosedur adalah sekumpulan bagian yang saling berkaitan misalnya : orang, jaringan gudang yang harus dilayani dengan cara yang tertentu oleh sejumlah pabrik dan pada gilirannya akan mengirimkan pelanggan menurut proses tertentu.

Menurut Kamaruddin (1992 : 836) “Prosedur pada dasarnya adalah suatu susunan yang teratur dari kegiatan yang berhubungan satu sama lainnya dan prosedur-prosedur yang berkaitan melaksanakan dan memudahkan kegiatan utama dari suatu organisasi”.

Berdasarkan pendapat beberapa ahli di atas maka penulis dapat menyimpulkan yang dimaksud dengan prosedur adalah suatu tata cara kerja atau kegiatan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan urutan waktu dan memiliki pola kerja yang tetap yang telah ditentukan.

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia disebutkan pengertian surat adalah kertas yang bertulis, secarik kertas sebagai tanda atau keterangan, sesuatu yang ditulis atau tertulis. Menurut S. Hidajat Surat adalah sehelai kertas atau lebih di mana dituliskan suatu pernyataan atau berita atau sesuatu yang hendak orang nyatakan, beritakan, atau tanyakan pada orang lain.

Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun dari perorangan, baik yang diterima melalui pos ( kantor pos ) maupun

yang diterima dari kurir dengan mempergunakan buku pengiriman( Wursanto, 1991: 108).

Surat keluar adalah segala komunikasi tertulis yang diterima oleh suatu badan usaha dari instansi lain atau perorangan ( Wursanto, 1991 :144 ).

Dari pendapat para ahli tersebut penulis mengambil kesimpulan bahwa prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar adalah pekerjaan surat menyurat yang harus dilakukan secara tertata dan berurutan dengan kegiatan yang utama yaitu mengelola, mengatur, dan mengurus surat menyurat agar dapat mempelancar administrasi instansi tersebut.

1. Pengertian Surat

Dalam rangka mencapai tujuan organisasi, maka kerjasama kedalam maupun keluar sangatlah penting. Agar kerjasama tersebut dapat terlaksanakan dengan baik perlu adanya komunikasi, salah satu cara berkomunikasi yang digunakan dalam organisasi yaitu dengan cara tertulis misalnya surat. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia disebutkan pengertian surat adalah kertas yang bertulis, secarik kertas sebagai tanda atau keterangan, sesuatu yang ditulis atau tertulis.

Menurut Finoza(2009), dalam bukunya “Aneka Surat Sekretaris & Bisnis Surat adalah alat bantu untuk menyampaikan suatu maksud dan tujuan secara tertulis. Batasan tersebut mengandung pengertian yang sangat luas karena banyak sekali maksud yang dapat dituangkan secara tertulis, misalnya karangan berupa artikel , makalah, skripsi dan buku. Oleh karenanya, batasan itu perlu diperjelas

lagi dengan penekanan bahwa maksud yang disampaikan melalui surat dapat berupa permintaan, pertanyaan, pertimbangan lamaran dan sebagainya.

Dari berbagai definisi diatas penulis dapat menyimpulkan bahwa :

1. Surat adalah salah satu bentuk komunikasi tertulis yang dilaksanakan dengan menggunakan kertas.

2. Informasi yang disampaikan dapat berupa permintaan , pernyataan, pertimbangan dan sebagainya.

2. Fungsi Surat

Fungsi surat sebagai wakil organisasi sudah pasti sangat penting. Dengan jasa surat suatu organisasi dapat berhubungan dengan organisasi yang sangat jauh letaknya tanpa harus menghadirkan orang yang dimaksud. Dengan surat seseorang baik selaku pribadi maupun wakil organisasi dapat bertindak dengan pasti, sebab didalam surat terdapat maksud dan tujuan yang dimaksud. Karena apa yang dikomunikasikan kepada pihak lain secara tertulis misalnya berupa pengumuman, pemberitahuan, pernyataan, akan sampai pada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya.

Menurut Lamuddin Finoza (2009) fungsi surat adalah : 1. Sebagai alat komunikasi tulis

2. Sebagai tanda bukti tertulis 3. Sebagai alat pengingat

4. Sebagai pedoman untuk bertindak 5. Sebagai keterangan keamanan

6. Sebagai duta/wakil organisasi

7. Sebagai dokumentasi historis dari suatu kegiatan.

3. Kriteria Surat dan Penulisan Surat yang Baik

Dalam pembukaan diatas penulis telah menerangkan bahwa surat yang bagus dan penampilannnya akan memancarkan citra yang baik bagi lembaga yang mengeluarkannya. Tetapi kenyataan yang sering terjadi dilapangan menunjukkan betapa masih banyak kesalahan yang terjadi dalam penulisan surat. Kesalahan yang terjadi biasanya banyak ditemukan umunya sebagai berikut, Menurut Finoza(2009) :

1. Penulisan huruf besar dan kecil serta penulisan kata, banyak yang salah. 2. Pemakaian kata dan istilah , banyak yang tidak tepat

3. Kalimat sering tidak lengkap , berbelit-belit dan bertele-tele (terlalu panjang)

4. Susunan isi atau komposisi surat tidak teratur.

Kesalahan tersebut diatas dihindari oleh setiap penulis surat. Caranya antara lain adalah dengan mengetahui ciri umum yang baik dan persyaratan untuk menjadi penulis surat yang baik. Adapun kriteria dan ciri umum surat yang baik menurut Finoza (2009) adalah :

1. Mengetahui prosedur surat menyurat secara umum

2. Menguasai pemakaian bahasa tulis yang baik dan mengetahui seluk-beluk permasalahan yang akan ditulis

4. Menggunakan kertas surat yang tepat dari segi ukuran, jenis, warna sesuai dengan surat yang akan ditulis

5. Menggunakan bentuk surat yang standart

6. Menggunakan bahasa indonesia yang baku dan gaya bahasa yang lugas 7. Menyajikan fakta yang benar dan lengkap (correct and complete) 8. Tidak menggunakan singkatan kecuali yang lazim dipakai dalam surat

menyurat

9. Tidak menggunakan kata-kata sulit dan istilah yang belum memasyarakat.

4. Penggolongan Surat

Sebagai alat komunikasi tulis surat sangat beraneka ragam wujud, jenis, nama dan sifatnya. Menurut Lamuddin Finoza(2009:7)Surat dikelompokkan menurut wujudnya, menurut pemakaiannya , menurut banyaknya sasaran yang dituju, menurut isinya , menurut sifatnya dan menurut urgensi penyelesaiannya. A. Penggolongan Surat menurut Wujudnya

1. Surat Bersampul Adalah surat yang terdiri atas kertas surat beserta sampul/amplopnya.

2. Kartu Pos adalah surat berbentuk kartu dengan ukuran 10cm x 15cm yang dikeluarkan oleh kantor pos.

3. Warkat Pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan kertas surat.

5. Memo dan Nota adalah surat yang dipakai untuk keperluan intern dalam suatu organisasi.

6. Surat Tanda Bukti adalah surat khusus yang umumnya berbentuk formulir yang dipakai sebagai tanda bukti suatu kegiatan antara dua pihak untuk membuktikan keabsahan.

B. Penggolongan Surat Menurut Pemakainya

1. Surat Pribadi adalah surat dari perseorangan kepada orang lain atau organisasi.

2. Surat Pemerintah adalah surat resmi yang terutama dipergunakan oleh instansi pemerintah untuk kepentingan administrasi pemerintahan.

3. Surat Bisnis adalah surat terutama dipakai oleh perusahaan untuk urusan perdagangan atau jual beli.

4. Surat Sosial adalah surat yang dipakai oleh organisasi kemasyarakatan.

C. Penggolongan Surat Menurut Banyaknya Sasaran yang Dituju

1. Surat Biasa yaitu surat yang ditujukan kepada satu atau beberapa orang/organisasi.

2. Surat Edaran dan Surat Pengumuman yaitu surat yang ditujukan kepada orang atau organisasi yang jumlahnya banyak.

D. Penggolongan Surat Menurut Sifatnya

1. Surat Biasa adalah surat yang isinya bersifat biasa, maksudnya isi surat tersebut boleh diketahui oleh orang lain.

2. Surat Konfidensial adalah Surat untuk kalangan terbatas. Maksudnya surat tersebut tidak untuk disebarluaskan karena ditujukan atau dipakai untuk kalangan tertentu.

3. Surat Rahasia adalah surat yang hanya boleh dibuka dan hanya boleh diketahui isinya oleh orang yang dituju.

E. Penggolongan Sifat Menurut Urgensi Penyelesaiaannya

1. Surat Biasa adalah surat yang diperlakukan secara biasa, artinya surat itu tidak diistimewakan.

2. Surat Segera atau Express adalah surat yang memerlukan penyelesaian dengan segera tetapi tidak se-urgent surat kilat.

3. Surat Kilat adalah surat yang memerlukan penyelesaian sangat segera.

5. Bentuk Surat

Bentuk surat maksudnya adalah pola atau patron sebuah surat yang ditentukan oleh layout bagian-bagian surat. Penempatan bagian-bagaian surat pada posisi tertentu akan membentuk model (style) yang tertentu pula.

Dalam korespondesi Indonesia masalah bentuk surat selalu menjadi bahan yang menarik untuk dibicarakan. Lamuddin Finoza(2009) menyebutkan ada tiga alasan yang menjadikan bentuk surat sebagai masalah yaitu :

1. Bentuk surat Indonesia dipengaruhi oleh bentuk surat asing.

2. Kalangan koresponden di Indonesia berpendapat bahwa bentuk surat pada tiap organisasi dapat berbeda, bergantung pada kebiasaan dan paraturan instalasi yang mengeluarkan surat

3. Akibat dari dua ulasan diatas bentuk surat menjadi sangat beraneka ragam sehingga tidak diketahui secara pasti berapa jumlah bentuk surat yang dipakai di Indonesia sekarang ini.

Secara garis besarnya, bentuk-bentuk surat dapat digolongkan menjadi : A. Official Style

1. Alamat surat diketik pada sebelah kanan surat diketik dibawah tanggal surat.

2. Nomor surat, lampiran dan halaman diketik pada margin kiri secara berurutan kebawah.

3. Setiap alinea baru dimulai sesudah lima hentakan dari garis margin kiri.

B. Full Black Style

1. Semua bagian surat diketik dari bagian margin kiri yang sama. 2. Setiap alinea baru dimulai pada garis margin yang sama pula.

3. Kata penutup dan penanggung jawab surat diketik dengan garis margin lain.

C. Block Style

pengetikan kata penutupnya yang tidak dimulai pada garis margin kiri tetapi pada bagian tengah.

D. Idented Style

1. Baris pertama alamat surat ( nama perusahaan) dimulai dengan garis margin kiri.

2. Baris kedua (nama pejabat) dimulai sesudah sepuluh hentakan dari garis margin kiri.

3. Baris berikutnya (nama kota) dimulai sesudah sepuluh hentakan dari garis margin kiri.

E. Semi Block Style

Bentuk surat ini merupakan campuran antara block style dan idented style yaitu pengetikan lamat surat sama dengan bentuk blocok, sedangkan isi surat diketik menurut idented style.

6. Bagian-Bagian Surat

Setiap surat terdiri atas bagian-bagian. Dari gabungan bagian itulah terbentuk sebuah surat. Penempatan bagian-bagian surat pada posisi tertentu akan membentuk model yang tertentu pula. Menurut Lamuddin Finoza (2009) bagian-bagian surat resmi pada umumnya adalah :

a) Kepala Surat (Kop)

Surat resmi umumnya ditulis pada kertas yang memakai kepala surat/kop. Biasanya kepala surat disusun dengan tata letak yang menarik, terutama kepala surat dapat dicetak. Hal-hal yang merupakan identitas organisasi , yaitu:

1. Nama organisasi atau lembaga 2. Alamat kantor pusat atau cabang 3. Nomor telephone

4. Nomor Faksmile 5. Nomor kotak pos 6. Alamat email 7. Lambang atau logo b) Nomor

Setiap surat resmi terutama yang dikirim keluar lingkungan organisasi hendaknya diberi nomor dan kode tertentu. Nomor surat sangat perlu dicantumkan karena berguna :

1. Untuk memudahkan pengaturan surat, terutama penyimpanan dan penemuannya kembali(ingat penyimpanan surat dengan sistem nomor)

2. Untuk mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan dalam periode tertentu (nomor surat sekaligus menunjukkan jumlah)

3. Untuk penunjukan sumber dalam kegiatan surat menyurat dengan menunjuk nomor surat yang dibalas atau ditindaklanjuti.

c) Tanggal

Cara penulisan tanggal diikuti oleh bulan dan tahun. Dibedakan antara surat pribadi dan surat resmi. Tanggal dalam surat pribadi sebaiknya diwakili dengan alamat pengirim surat .

Penulisan tanggal untuk surat resmi yang memakai kepala surat tidak wajib diawali oleh nama kota karena nama kota telah tercantum pada kepala surat. Jika pada kepala surat terdapat bebrapa nama kota, dalam hal kantor pusat dan cabang-cabang memakai kop yang sama , nama kota perlu ditulis untuk mengetahui dari mana surat berasal.

d) Lampiran

Adalah sesuatu yang melengkapi sebuah surat. Kelengkapan itu umumnya berupa dokumen yang merupakan kesatuan dengan suatu pengantarnya. Surat yang mempunyai lampiran menmpunyai dua fungsi (1) untuk menyampaikan maksud pengirimnya, (2) sebagai pengantar untuk lampirannya. Oleh sebab itu sesuatu yang dilampirkan misalnya brosur, kwitansi, faktur harus disebutkan dalam isi surat.

Untuk menyebutkan lampiran dapat dilakukan dengan dua cara. Pertama, menyebutkan satu per satu setiap dokumen yang dilampirkan , bila lampirannya sedikit. Kedua , menyebutkan secara umum, bila lampirannya banyak .

e) Hal atau Perihal

Perihal berfungsi untuk memberi petunjuk kepada pembaca tentang masalah pokok surat. Perihal surat sama fungsinya dengan judul pada karangan lain.

Cukup banyak surat yang lazim ditulis dengan sistem judul, misalnya surat keputusan, surat perjanjian , surat perintah. Ada juga surat yang dapat ditulis baik dngan sistem judul maupun perihal. Misalnya usrta permohonan, surat undangan dan surat edaran.

f) Alamat Tujuan

Alamat tujuan surat ada dua macam yaitu alamat luar yaitu alamat yang ditulis pada sampul surat dan alamat dalam yaitu alamat yang ditulis pada kertas surat.

g) Salam Pembuka

Salam pembuka hanya dipakai dalam surat berperihal. Gunanya agar surat tidak terasa kaku. Secara teoritis pemakaian salam pembuka sifatnya tidak wajib, surat berita tanpa salam pembuka sama sekali tidak salah.

Dalam praktik pemakaian ditemukan fakta bahwa surat pribadi selalu memakai salam pembuka, surat niaga umumnya memakai salam pembuka dan surat dinas pemerintah jarang memakai salam pembuka.

h) Isi Surat

Isi surat yang paling ideal adalah tiga macam alinea yaitu alinea pembuka, alinea transisi, dan alinea tertutup. Ketiga jenis alinea tersebut menjalankan fungsi tertentu didalam karangan termasuk didalam surat. Isi surat dapat dibuat singkat terdiri atas dua bahkan satu alinea, akan tetapi sebagai suatu karangan surat yang demikian itu terasa kurang lengkap atau kurang ideal. Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa struktur surat tidak bisa lepas dari prinsip komposisi. Isi surat biasa terdiri atas tiga macam alinea

yang telah disebut diatas karena masing-masing alinea mempunyai fungsi tertentu.

i) Salam Penutup

Salam penutup hanya dipakai dalm surat-surat berita, tempatnya dibawah isi surat. Gunannya untuk menunjukkan rasa hormat atau sikap akrab pengirim terhadap penerima surat.

B. Prosedur Pelaksanaan Surat Masuk dan Surat Keluar di Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara

A. Azas Pengurusan Surat:

1. Semua surat masuk maupun keluar harus melalui Unit Kearsipan pada Unit organisasi dan UPT di lingkungan Departemen Agama

2. Surat yang tidak melalui Unit Kerasipan , Tata Usaha Unit Pengolah diharuskan menyampaikan kartu Kendali I dan II kepada Unit Kearsipan untuk surat penting dan lembar pengantar I untuk surat biasa dan rahasia. 3. Semua surat-surat yang salah masuk akan disampaikan kepada alamat

yang sesungguhnya dengan mempergunakan lembar pengantar surat biasa 4. Surat-surat yang pengolahannya perlu pertimbangan dari Unit Pengolah

yang lain, menyampaikannya harus melalui Tata Usaha Unit Pengolah yang bersangkutan.

B. Tugas Unit Kearsipan meliputi : 1. Melakukan penerimaan surat

2. Mengatur pengarahan distribusi surat 3. Melaksanakan pencatatan surat 4. Melaksanakan pengiriman surat

5. Sebagai tempat penyimpanan sementara arisp in aktif, sebelum dipindahkan ke Unit Kerasipan Pusat.

C.. Tugas Unit Pengolah

1. Tata Usaha Unit Pengolah menentukan kode dan indeks

2. Pimpinan Unit Pengolah bertugas memberikan disposisi pada surat untuk proses selanjutnya.

3. Tata Usaha Unit Pengolah mengatur arah surat sesuai dengan disposisi pimpinan dan mengarahkan surat langung kepada pelaksana untuk surat-surat yang tidak memerlukan dispopisi pimpinan.

4. Pelaksana Pengolah mempunyai tugas memproses penyelesaian surat sesuai dengan disposisi pimpinan.

5. Tata Usaha Unit Pengolah melaksanakan penyimpanan berkas selama arsip masih aktif.

D. Jenis Surat yang Masuk di Kementerian Agama

1. Surat Penting adalah surat yang mengemukakan masalah-masalah pokok yang mempengaruhi langsung maupun tidak langsung berhasil tidaknya pencapaian tujuan organisasi.

2. Surat Rahasia adalah surat yang harus disampaikan kepada pemimpin (yang bersangkutan) masih dalam keadaan tertutup, sehingga surat tersebut tidak boleh dibuka oleh penerima surat atau resepsionis.

3. Surat Biasa adalah surat yang tercantum nama –nama orang yang bersangkutaan.

E. Penerimaan Surat :

Kegiatan- kegiatan yang dilakukan ketika surat sudah diteria adalah : 1. Memeriksa kebenaran surat

2. Memisahkan antara surat dinas, surat pribadi dan surat salah alamat 3. Menggolongkan antara surat tertutup dan surat terbuka

4. Menyortir surat- surat sesuai unit pengolahnya

5. Membuka amplop surat-surat dengan hati-hati untuk menjaga agar surat jangan sampai rusak

6. Meneliti surat-surat kembali apakah sesuai dengan catatan yang tertera pada amplop , termasuk juga dengan kelengkapan surat-surat antara lain lampirannya.

7. Bagi surat-surat yang kelengkapannya tiak sesuai dnegan suratnya harus diberi catatan seperlunya, sepertikurang lampiran atau tidak ada lampiran

8. Surat salah alamat dan harus dikembalikan segera kepada alamat yang dituju

9. Apabila dalam surat tidak terdapat alamat yang jelas, amplop surat harus dilampirkan bersama surat tersebut

10.Surat yang dapat dibuka diberi stempel jam dan tanggal diterimanya pada bagian-bagian belakang surat

11.Surat tertutup dan rahasia diberi stempel jam dan tanggal diterimanya surat pada bagian belakang surat

12.Menyerahkan surat tertutup atau rahasia pada pencatat surat dan menyerahkan surat terbua pada pengarah surat.

F. Pengarahan Surat :

1. Membaca keseluruhan isi surat yang dapat dibuka , kemudian menentukan apakah surat tersebut termasuk penting dan biasa

2. Mengelompokkan antara surat penting dan surat biasa

3. Memberi nomor urut untuk surat penting dan biasa pada kanan atas surat 4. Menentukan Unit Pengolah masing-masing surat

5. Menandai dengan pensil pada sudut kanan surat penting dengan Huruf P dan surat biasa dengan Hurus B.

Cortoh :

( P Sekjen ) artinya surat penting yang memerlukan kebijakan sekjen. ( P Rocan ) artinya surat penting yang memerlukan kebijakaan Kepala Biro Perencanaan.

( B Rocan) artinya surat biasa yang dikirim ke Biro Perencanaan) 6. Menyerahkan surat-surat penting dan biasa kepada pencatat surat.

7. Sebagai bahan pertimbangan untuk menentukan apakah surat itu penting atau biasa.

G. Pencatatan dan Penyampaian Surat 1. Surat Penting Masuk

a) Mencatatkan informasi surat ke dalam kartu kendali b) Contoh kartu Kendali (KK) ukuran 15cm x 10cm

Indeks Berkas...

Tgl... M/K

Kode....

Isi

Ringkas... ...

Lampiran :... Dari :... Kepada :... Tanggal :... No. Surat :... Pengolah :... Paraf

... Catatan : ... Gambar 3.1 Contoh Kartu Kendali

Sumber : Sub Bagian Umum pengolahan Surat masuk(2015)

Keterangan Kartu Kendali :

a) Kolom Indeks Berkas : tempat petunjuk dimana berkas berada diisi indeks berkas/ tittle oleh Unit Pengolah

b) Kolom Kode disii oleh kode klarifikasi arsip sesuai dengan isi suratnya( persoalannya )

c) Kolom Urut dan Tanda M/K nomor urut adalah nomor yang dimulai dengan angka 01,02, 03 dan seterusnya . M/ adalah surat masuk dan K adalah surat keluar

d) Kolom Tanggal disii oleh tanggal dan tahun diterima nya surat masuk dan keluar

e) Kolom isi ringkas diisi dengan isi pokok persoalan surat

f) Kolom lampiran disii mengenai keterangan jumlah serta macam lampiran

g) Kolom dari disediakan untuk pencatatan tentang asal surat h) Kolom kepada disediakan untuk pencatatan tentang asal surat

i) Kolom pengolah diisi oleh pejabat / unit krrja yang akan menangani surat tersebut untuk masuk dan yang telah menangani surat tersebut untuk keluar.

a) Net surat yang telah ditandatangani oleh Kepala Unit Pengolah disampaikan kepada Tata Usaha Pengolah untuk dicatat pada Kartu Kendali.

b) Pencatatan Surat Keluar pada Kartu Kendali

1. menentukan isi ringkas misalnya “persetujuan pemindahan a.n Sdr Amir Ja’FAR s. Ip

2. Kode klarifikasi KP. O7.5

3. Tanggal disii tanggal waktu mengirim surat keluar , nomor urut diisi nomor urut waktu mencatat surat yang akan dikirim

4. Indeks berkas diisi “pemindahan” 5. lampiran disii dengan satu berkas

6. dari diisi dengan “Sekretaris Jendral Departemen Agama “ 7. Tanggal, Nomor, pengolah diisi sesuai surat tersebut. Contoh Kartu Kendali Surat Keluar :

Indeks Berkas Pemindahan

Tgl 11- 11 2015 M(K)

Kode KP O.75 Isi Ringkas : Persetujuan Pemindahan Sdr. Amir Ja,far

Lampiran : Satu Berkas

Dari :Sekjen Kementerian Agama Kepada :Dirut Kelembagaan Agama Islam

Tanggal :10 November 2015 No. Surat :SJ/113/KP.07.5/1500/2005

Pengolah : Biro Kepegawaian Paraf

Catatan : SK terakhir tidak ada

Gambar 3.1 Kartu Kendali Surat Keluar yang telah diisi.

Sumber : Buku Petunjuk Pelaksaanan Kersipan Departemen Agama RI(2015)

3. Surat Biasa Masuk

a) Surat biasa masuk dicatatkan ke dalam Lembar Pengantar rangkap 2 b) Didalam sebuah Lembar Pengantar dapat dicatat beberapa buah surat biasa

untuk satu Unit Pengolah

c) Sesudah surat-surat masuk dicatat kedalam Lembar Pengantar rangkap 2 kemudian dikirimkan ke Unit Pengolah yang bersangkutan

d) Sesudah lembar pengantar diterima dan ditandatangani oleh Tata Unit Pengolah maka Lembar Pengantar ke I dikembalikan ke Unit Kearsipan sebagai sarana kontrol.

4. Surat Biasa Keluar

a) Net surat beserta pertinggal yang sudah ditandatangani disampaikan kepada Tata Usaha Unit Pengolah untuk dicatat pada Lembar Pengantar Surat Biasa rangkap 2

b) Pencatatan surat biasa keluar pada Lembar Pengantar Surat tidak berbeda dengan pencatatan Surat Biasa Masuk

c) LPSB II setelah diparaf unit kearsiapan dikirimkan ke Tata Unit Pengolah sebagai tanda bukti penerimaan dan proses selanjutnya sama dengan proses surat penting keluar

d) LPSB I disimpan di Pencatat Surat ( Unit Kearsipan ) sebagai saran kontrol.

5. Surat Rahasia / Tertutup Masuk

a) Surat rahasia / tertutup masuk, dicatat dalam Lembar Pengantar Surat Rahasia (LPSR) rangkap 2

b) Cara pencatatan :

1. Pencatat mengisi LPSR rangkap 2

2. keterangan – keterangan yang dicatat terdapat pada sampul kedua. c) Penyampaian Surat rahasia / tertutup kepada Tata Usaha Unit Pengolah :

1. surat bersama LPSR rangkap 2 disampaikan kepada Tata Usaha Unit Pengolah yang bersangkutan.

2. LPSR 1 setelah diparaf oleh Tata Usaha Unit Pengolah dikembalikan ke Unit Kearsipan (pencatatan) sebagai tanda terima dan sarana control. Contoh Lembar Pengantar Surat Rahasia :

Unit Pengolah Disampaikan tanggal

Nomor Urut

Asal surat/ ditujukan kepada

Diterima Pukul :... Tanggal ... Tanda Tangan Penerima : ...

Nama Terang : ...

Gambar 3.3 Contoh Lembar Pengantar Surat Rahasia Sumber : Buku Petunjuk Pelaksaanan Kersipan Departemen

Agama RI(2015)

6. Surat Rahasia / Tertutup Keluar :

a) Surat yang dalam sampul tertutup dengan alamat, nomor dan tanda kerahasiaannya dicatat dalam lembar Pengantar Surat Rahasia ( LPSR) rangkap 2

b) Pencatatan surat rahasia /tertutup keluar tidak berbeda dengan pencatatan surat rahasia tertutup masuk

c) Lembar Pengantar Surat Rahasia (LPSR) disampaikan ke Unit Kearsipan (pencatat). Lembar Pengantar Surat Rahasia (LPSR) II disimpan di Tata Usaha Unit Pengolah.

Setelah dianalisa prosedur surat masuk dan surat keluar pada Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara, maka penulis dapat menarik kesimpulan bahwa sebagian besar telah sejalan dengan prosedur pada umumnya dan pendapat para ahli yang penulis ambil. Namun walaupun demikian perbedaan dalam volume yang kecil juga tetap terjadi. Dalam pelaksanaannya terdapat kelebihan dan telah sesuai dengan analisis langkah-langkah pelaksanaan surat masuk dan keluar yaitu surat yang masuk maupun keluar terlebih dahulu melalui Unit Kearsipan dan Unit Organisasi dan UPT di lingkungan Departemen Agama. Kesimpulan yang dapat penulis ambil adalah prosedur pelaksanaan surat masuk dan surat keluar sudah hampir sangat sejalan dengan prosedur pada umumnya.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Dalam suatu organisasi ataupun pemerintahan surat merupakan citra, cermin serta petunjuk kondisi intern organisasi yang bersangkutan . Dalam pembuatan surat harus dilakukan dengan hati-hati agar citra yang baik dari organisasi dapat tercermin lewat surat.

Pengurusan surat-surat yang masuk dan keluar dikerjakan disuatu bagian khusus yaitu melalui Unit Kearsipan dan Unit Pengolah. Kegiatan pengurusan surat-surat ini termasuk suatu kegiatan yang penting yang harus dilakukan organisasi karena pengurusan surat-surat dapat berbeda di setiap instansi. Setiap surat mempunyai bagian-bagian dan fungsi-fungsi tertentu.

Pada Sub Bagian Umum di Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara sistem pelaksanaan surat masuk dan surat keluar sudah cukup tertata dengan baik. Baik dalam pengkonsepan maupun dalam kearsipan. Karena dalam instansi pemerintahan sistem penanganan surat masuk dan surat keluar harus tertata dengan baik hal ini disebabkan karena untuk menjaga dan mengamankan aset-aset pemerintahan maupun informasi-informasi lainnya.

B. Saran

Setelah penulis melakukan penelitian di Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara maka penulis telah menyimpulkan segala bentuk aktivitas dan prosedur pelaksanaan surat masuk dan surat keluar.

Walaupun sistem pelaksanaannya sudah cukup tertata dengan baik, akan tetapi setiap sistem sudah pasti memiliki tingkat kelemahan tertentu. Dan bagaimana kita dapat meminimalisasikan kelemahan-kelemahan yang ada.

Diharapkan kepada semua pihak yang terkait untuk dapat lebih meningkatkan kinerja masing-masing. Karena dengan adanya kemampuan sumber daya manusia yang berkualitas pada tiap-tiap bagian maka sistem penanganan surat masuk dan surat keluar pada Subbagian Umum di Kementerian Agama akan lebih baik lagi. Dan dengan sumber daya manusia yang berkualitas tentunya akan timbul pikiran – pikiran yang baru untuk mengembangkan sistem yang telah ada dalam instansi pemerintah ini.

DAFTAR PUSTAKA

Barthos, Bashir. 2007. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Bumi Aksara

Finoza, Lamuddin. 2009. Aneka Surat Sektretaris dan Bisnis Indonesia. Jakarta : Diksi

Lawalata, Caroline. 2012. Panduan Lengkap Pekerjaan Sekretaris. Padang-Indonesia : Akademia Permata

Nuraida, Ida. 2008. Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta : Kanisius Ratnawati, Eti dan Sunarto.2006.Sekretaris Profesional.Yogyakarta: Penerbit

Aditya Media

c) LPSB II setelah diparaf unit kearsiapan dikirimkan ke Tata Unit Pengolah sebagai tanda bukti penerimaan dan proses selanjutnya sama dengan proses surat penting keluar

d) LPSB I disimpan di Pencatat Surat ( Unit Kearsipan ) sebagai saran kontrol.

5. Surat Rahasia / Tertutup Masuk

a) Surat rahasia / tertutup masuk, dicatat dalam Lembar Pengantar Surat Rahasia (LPSR) rangkap 2

b) Cara pencatatan :

1. Pencatat mengisi LPSR rangkap 2

2. keterangan – keterangan yang dicatat terdapat pada sampul kedua. c) Penyampaian Surat rahasia / tertutup kepada Tata Usaha Unit Pengolah :

1. surat bersama LPSR rangkap 2 disampaikan kepada Tata Usaha Unit Pengolah yang bersangkutan.

2. LPSR 1 setelah diparaf oleh Tata Usaha Unit Pengolah dikembalikan ke Unit Kearsipan (pencatatan) sebagai tanda terima dan sarana control. Contoh Lembar Pengantar Surat Rahasia :

Unit Pengolah Disampaikan tanggal

Nomor Urut

Asal surat/ ditujukan kepada

Diterima Pukul :... Tanggal ... Tanda Tangan Penerima : ...

Nama Terang : ...

Gambar 3.3 Contoh Lembar Pengantar Surat Rahasia Sumber : Buku Petunjuk Pelaksaanan Kersipan Departemen

Agama RI(2015)

6. Surat Rahasia / Tertutup Keluar :

a) Surat yang dalam sampul tertutup dengan alamat, nomor dan tanda kerahasiaannya dicatat dalam lembar Pengantar Surat Rahasia ( LPSR) rangkap 2

b) Pencatatan surat rahasia /tertutup keluar tidak berbeda dengan pencatatan surat rahasia tertutup masuk

c) Lembar Pengantar Surat Rahasia (LPSR) disampaikan ke Unit Kearsipan (pencatat). Lembar Pengantar Surat Rahasia (LPSR) II disimpan di Tata Usaha Unit Pengolah.

Setelah dianalisa prosedur surat masuk dan surat keluar pada Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara, maka penulis dapat menarik kesimpulan bahwa sebagian besar telah sejalan dengan prosedur pada umumnya dan pendapat para ahli yang penulis ambil. Namun walaupun demikian perbedaan dalam volume yang kecil juga tetap terjadi. Dalam pelaksanaannya terdapat kelebihan dan telah sesuai dengan analisis langkah-langkah pelaksanaan surat masuk dan keluar yaitu surat yang masuk maupun keluar terlebih dahulu melalui Unit Kearsipan dan Unit Organisasi dan UPT di lingkungan Departemen Agama. Kesimpulan yang dapat penulis ambil adalah prosedur pelaksanaan surat masuk dan surat keluar sudah hampir sangat sejalan dengan prosedur pada umumnya.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Dalam suatu organisasi ataupun pemerintahan surat merupakan citra, cermin serta petunjuk kondisi intern organisasi yang bersangkutan . Dalam pembuatan surat harus dilakukan dengan hati-hati agar citra yang baik dari organisasi dapat tercermin lewat surat.

Pengurusan surat-surat yang masuk dan keluar dikerjakan disuatu bagian khusus yaitu melalui Unit Kearsipan dan Unit Pengolah. Kegiatan pengurusan surat-surat ini termasuk suatu kegiatan yang penting yang harus dilakukan organisasi karena pengurusan surat-surat dapat berbeda di setiap instansi. Setiap surat mempunyai bagian-bagian dan fungsi-fungsi tertentu.

Pada Sub Bagian Umum di Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara sistem pelaksanaan surat masuk dan surat keluar sudah cukup tertata dengan baik. Baik dalam pengkonsepan maupun dalam kearsipan. Karena dalam instansi pemerintahan sistem penanganan surat masuk dan surat keluar harus tertata dengan baik hal ini disebabkan karena untuk menjaga dan mengamankan aset-aset pemerintahan maupun informasi-informasi lainnya.

B. Saran

Setelah penulis melakukan penelitian di Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara maka penulis telah menyimpulkan segala bentuk aktivitas dan prosedur pelaksanaan surat masuk dan surat keluar.

Walaupun sistem pelaksanaannya sudah cukup tertata dengan baik, akan tetapi setiap sistem sudah pasti memiliki tingkat kelemahan tertentu. Dan bagaimana kita dapat meminimalisasikan kelemahan-kelemahan yang ada.

Diharapkan kepada semua pihak yang terkait untuk dapat lebih meningkatkan kinerja masing-masing. Karena dengan adanya kemampuan sumber daya manusia yang berkualitas pada tiap-tiap bagian maka sistem penanganan surat masuk dan surat keluar pada Subbagian Umum di Kementerian Agama akan lebih baik lagi. Dan dengan sumber daya manusia yang berkualitas tentunya akan timbul pikiran – pikiran yang baru untuk mengembangkan sistem yang telah ada dalam instansi pemerintah ini.

DAFTAR PUSTAKA

Barthos, Bashir. 2007. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Bumi Aksara

Finoza, Lamuddin. 2009. Aneka Surat Sektretaris dan Bisnis Indonesia. Jakarta : Diksi

Lawalata, Caroline. 2012. Panduan Lengkap Pekerjaan Sekretaris. Padang-Indonesia : Akademia Permata

Nuraida, Ida. 2008. Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta : Kanisius Ratnawati, Eti dan Sunarto.2006.Sekretaris Profesional.Yogyakarta: Penerbit

Aditya Media