Prosedur Pelaksanaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Di Kantor Wilayah Kementrian Agama Provinsi Sumatera Utara
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Seiring
dengan
berkembang
nya
zaman,
teknologi
komunikasi
berkembang begitu pesat dengan banyak bermunculan alat komunikasi yang
canggih, seperti: e-mai atau memo, telepon, seluler, televisi, radio, telegram,
faximile, dan lain sebagainya. Masih ada komunikasi tertulis yang tidak dapat
dilupakan keberadaannya bahkan masih tetap kokoh terpakai, komunikasi tertulis
tersebut adalah surat.
Surat merupakan sarana yang dapat merekam informasi secara panjang
lebar,
jelas, terperinci, dan dapat dipertanggung jawabkan ataupun sebagai
dokumen penting yang sewaktu-waktu dapat digunakan bukti tertulis atau disebut
dengan perjanjian atau bukti hitam di atas putih. Surat masih digunakan sampai
saat ini karena surat memiliki kelebihan dibandingkan dengan sarana komunikasi
lainnya. Kelebihan tersebut adalah karena surat lebih praktis, efektif dan
ekonomis. Apa yang dikomunikasikan ataupun yang akan disampaikan ke pihak
lain secara tertulis, misalnya pengumuman, pemberitahuan, akan sampai pada
alamat yang akan dituju sesuai dengan sumber aslinya.
Pentingnya surat bagi penunjang kegiatan bisnis karena dalam suatu
organisasi
surat merupakan citra, jiwa serta penunjuk kondisi intern
organisasiyang bersangkutan. Dalam pembuatan surat harus dilakukan dengan
hati-hati, agar citra yang baik dari organisasi dapat tercermin lewat surat.
Dalam suatu instansi/perusahaan, surat menurut prosedur pengurusannya
dibedakan menjadi dua, yaitu surat masuk dan surat keluar. Surat yang masuk dan
surat yang keluar dikerjakan disuatu bagian khusus. Pengurusan surat masuk
mempunyai pengharuh yang sangat penting terhadap pekerjaan kantor secara
menyeluruh, yaitu mulai dari memeriksa kebenaran surat, menyortir surat dan
sebagainya. Begitu juga dengan surat keluar, merupakan data organisasi yang
dapat
memberikan reputasi yang baik kepada organisasi
bila surat tersebut
sampai ketujuan tepat pada waktunya.
Berdasarkan uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa menjalankan
kegiatan surat menyurat
yaitu haruslah dilakukan dengan baik dan benar
berdasarkan kaidah yang telah ditetapkan oleh organisasi maupun perusahaan
sesuai dengan peyunjuk pelaksanaan tata laksana surat dan kearsipan. Surat yang
dikoordinasi/dikelola dengan baik akan membuat perusahaan dapat mencapai
tujuan yang telah direncakan.
Mengingat pentingnya peranan surat dalam organisasi atau instansi
perusahaan, maka penulis memilih judul “ PROSES PELAKSANAAN SURAT
MASUK DAN SURAT KELUAR DI KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN
AGAMA PROVINSI SUMATERA UTARA.
B. Perumusan Masalah
Perumusan masalah dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah “Bagaimana
proses pelaksanaan surat masuk dan surat keluar di Kantor Wilayah Kementerian
Agama Provinsi Sumatera Utara?
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui
proses pelaksanaan surat masuk dan surat keluar di Kantor Wilayah Kementerian
Agama Provinsi Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat penulisan Tugas Akhir ini, antara lain:
1. Menambah pengetahuan dan memperluas wawasan penulis dalam hal
penanganan surat khususnya surat masuk dan surat keluar baik secara teori
maupun praktek.
2. Untuk mengaplikasikan ilmu yang telah diperoleh selama menempuh
pendidikan di Diploma III Kesekretariatan dengan membuat laporan
penelitian secara ilmiah dan sistematis.
3. Dapat melakukan pengembangan media aplikasi sistem informasi, guna
kebutuhan masyarakat.
4. Untuk memperluas wawasan dan pandangan mahasiswa/i terhadap
prospek kemajuan teknologi dan perkembangan informasi.
E. Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan di Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi
Sumatera Utara Jalan Jend.Gatot Subroto No 261 Medan Sumatera Utara. Untuk
lebih jelasnya, jadwal kegiatan penelitian dapat dilihat pada Tabel 1.1
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan
Bulan
No
Kegiatan
Mei 2015
1
Persiapan
2
Pengumpulan Data
3
Penulisan Laporan
Mei 2015
Juni 2015
Sumber : Penulis (2015)
Dalam kegiatan pengumpulan data, dilakukan penelitian selama 2 bulan
pada Mei dan Juni 2015 di Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi
Sumatera Utara.
F. Sistematika Penelitian
Tugas akhir ini dibagi atas 4 (empat) bab, dimana setiap babnya dibagi atas
beberapa sub bab antara lain :
Bab I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini dijelaskan latar belakang penelitian, perumusan masalah,
tujuan dan manfaat penelitian.
Bab II : PROFIL INSTANSI
Dalam bab ini dijelaskan secara ringkas Kantor Kementerian Agama
Provinsi Sumatera Utara, struktur organisasi dan job description, jenis
kegiatan, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan.
Bab III : PEMBAHASAN
Dalam bab ini, dijelaskan tentang metode dan prosedur
Bab IV: KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini memuat kesimpulan yang dihasilkan dari penelitian yang
dilakukan di Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara, dan
saran penulis, serta daftar pustaka yang mencantumkan semua referensi
yang digunakan.
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Seiring
dengan
berkembang
nya
zaman,
teknologi
komunikasi
berkembang begitu pesat dengan banyak bermunculan alat komunikasi yang
canggih, seperti: e-mai atau memo, telepon, seluler, televisi, radio, telegram,
faximile, dan lain sebagainya. Masih ada komunikasi tertulis yang tidak dapat
dilupakan keberadaannya bahkan masih tetap kokoh terpakai, komunikasi tertulis
tersebut adalah surat.
Surat merupakan sarana yang dapat merekam informasi secara panjang
lebar,
jelas, terperinci, dan dapat dipertanggung jawabkan ataupun sebagai
dokumen penting yang sewaktu-waktu dapat digunakan bukti tertulis atau disebut
dengan perjanjian atau bukti hitam di atas putih. Surat masih digunakan sampai
saat ini karena surat memiliki kelebihan dibandingkan dengan sarana komunikasi
lainnya. Kelebihan tersebut adalah karena surat lebih praktis, efektif dan
ekonomis. Apa yang dikomunikasikan ataupun yang akan disampaikan ke pihak
lain secara tertulis, misalnya pengumuman, pemberitahuan, akan sampai pada
alamat yang akan dituju sesuai dengan sumber aslinya.
Pentingnya surat bagi penunjang kegiatan bisnis karena dalam suatu
organisasi
surat merupakan citra, jiwa serta penunjuk kondisi intern
organisasiyang bersangkutan. Dalam pembuatan surat harus dilakukan dengan
hati-hati, agar citra yang baik dari organisasi dapat tercermin lewat surat.
Dalam suatu instansi/perusahaan, surat menurut prosedur pengurusannya
dibedakan menjadi dua, yaitu surat masuk dan surat keluar. Surat yang masuk dan
surat yang keluar dikerjakan disuatu bagian khusus. Pengurusan surat masuk
mempunyai pengharuh yang sangat penting terhadap pekerjaan kantor secara
menyeluruh, yaitu mulai dari memeriksa kebenaran surat, menyortir surat dan
sebagainya. Begitu juga dengan surat keluar, merupakan data organisasi yang
dapat
memberikan reputasi yang baik kepada organisasi
bila surat tersebut
sampai ketujuan tepat pada waktunya.
Berdasarkan uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa menjalankan
kegiatan surat menyurat
yaitu haruslah dilakukan dengan baik dan benar
berdasarkan kaidah yang telah ditetapkan oleh organisasi maupun perusahaan
sesuai dengan peyunjuk pelaksanaan tata laksana surat dan kearsipan. Surat yang
dikoordinasi/dikelola dengan baik akan membuat perusahaan dapat mencapai
tujuan yang telah direncakan.
Mengingat pentingnya peranan surat dalam organisasi atau instansi
perusahaan, maka penulis memilih judul “ PROSES PELAKSANAAN SURAT
MASUK DAN SURAT KELUAR DI KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN
AGAMA PROVINSI SUMATERA UTARA.
B. Perumusan Masalah
Perumusan masalah dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah “Bagaimana
proses pelaksanaan surat masuk dan surat keluar di Kantor Wilayah Kementerian
Agama Provinsi Sumatera Utara?
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui
proses pelaksanaan surat masuk dan surat keluar di Kantor Wilayah Kementerian
Agama Provinsi Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat penulisan Tugas Akhir ini, antara lain:
1. Menambah pengetahuan dan memperluas wawasan penulis dalam hal
penanganan surat khususnya surat masuk dan surat keluar baik secara teori
maupun praktek.
2. Untuk mengaplikasikan ilmu yang telah diperoleh selama menempuh
pendidikan di Diploma III Kesekretariatan dengan membuat laporan
penelitian secara ilmiah dan sistematis.
3. Dapat melakukan pengembangan media aplikasi sistem informasi, guna
kebutuhan masyarakat.
4. Untuk memperluas wawasan dan pandangan mahasiswa/i terhadap
prospek kemajuan teknologi dan perkembangan informasi.
E. Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan di Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi
Sumatera Utara Jalan Jend.Gatot Subroto No 261 Medan Sumatera Utara. Untuk
lebih jelasnya, jadwal kegiatan penelitian dapat dilihat pada Tabel 1.1
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan
Bulan
No
Kegiatan
Mei 2015
1
Persiapan
2
Pengumpulan Data
3
Penulisan Laporan
Mei 2015
Juni 2015
Sumber : Penulis (2015)
Dalam kegiatan pengumpulan data, dilakukan penelitian selama 2 bulan
pada Mei dan Juni 2015 di Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi
Sumatera Utara.
F. Sistematika Penelitian
Tugas akhir ini dibagi atas 4 (empat) bab, dimana setiap babnya dibagi atas
beberapa sub bab antara lain :
Bab I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini dijelaskan latar belakang penelitian, perumusan masalah,
tujuan dan manfaat penelitian.
Bab II : PROFIL INSTANSI
Dalam bab ini dijelaskan secara ringkas Kantor Kementerian Agama
Provinsi Sumatera Utara, struktur organisasi dan job description, jenis
kegiatan, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan.
Bab III : PEMBAHASAN
Dalam bab ini, dijelaskan tentang metode dan prosedur
Bab IV: KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini memuat kesimpulan yang dihasilkan dari penelitian yang
dilakukan di Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara, dan
saran penulis, serta daftar pustaka yang mencantumkan semua referensi
yang digunakan.