SIKLUS HIDUP ANALISIS PERANCANGAN

  SIKLUS HIDUP ANALISIS PERANCANGAN

• _________________________________

Perancangan sistem informasi merupakan

pengembangan sistem baru dari sistem lama yang

ada, dimana masalah-masalah yang terjadi pada

sistem lama diharapkan sudah teratasi pada sistem

yang baru.

Secara konseptual siklus pengembangan sebuah sistem informasi adalah sbb:

  SIKLUS HIDUP PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI (SYSTEM DEVELOPMENT LIFE CYCLES - SDLC)

• Analisis Sistem: menganalisis dan mendefinisikan masalah dan kemungkinan solusinya untuk sistem informasi dan proses organisasi.
• Perancangan Sistem: merancang output, input, struktur file, program, prosedur, perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan untuk mendukung sistem informasi
• Pembangunan dan Testing Sistem: membangun perangkat lunak yang diperlukan untuk mendukung sistem dan melakukan testing secara akurat. Melakukan instalasi dan testing terhadap perangkat keras dan mengoperasikan perangkat lunak
• Implementasi Sistem: beralih dari sistem lama ke sistem baru, melakukan pelatihan dan panduan seperlunya.

  Siklus tersebut berlangsung secara berulang-ulang. Siklus di atas

merupakan model klasik dari pengembangan sistem informasi. Model-

model baru, seperti prototyping, spiral, 4GT dan kombinasi dikembangkan dari model klasik.

  Alasan pentingnya mengawali analisis sistem:

• Problem-solving: sistem lama tidak berfungsi sesuai dengan kebutuhan. Untuk itu analisis diperlukan untuk memperbaiki sistem sehingga dapat berfungsi sesuai dengan kebutuhan.
• Kebutuhan baru: adanya kebutuhan baru dalam organisasi atau

  lingkungan sehingga diperlukan adanya modifikasi atau tambahan sistem informasi untuk mendukung organisasi.

• Mengimplementasikan ide atau teknologi baru.

MENYATAKAN IDE – IDE UNTUK MEMBUAT PROGRAM YANG BARU.

• • Meningkatkan performansi sistem secara keseluruhan.

• Proposal mengadakan analisis system
• Sumber - sumber fakta yang dapat dipelajari untuk

  analisis system

• Laporan hasil analisis
• Katagori aspek kelayakan
• Hasil akhir analisis sistem (keputusan)

MENINGKATKAN PERFORMANSI SISTEM SECARA KESELURUHAN

  Sistem kita analisa untuk meningkatkan performasi sistem secara keseluruhan.

• Oleh siapa? Dengan ini kita bisa berhubungan langsung dengan orang2 yang berpengalaman, kita rancang dan implementasikan.
• Kapan?
• Dimana?
• Dalam bentuk apa? Data mentah yang siap disajikan ke dalam data yang siap saji.
• Bagaimana cara memperolehnya? • Terjun langsung.

  Batasan analisis sistem:

  Aktifitas yang dilakukan dalam analisis sistem harus dapat menjawab pertanyaan umum, sbb:

• Sistem baru apakah yang akan dibangun? atau
• Sistem apakah yang akan ditambahkan atau dimodifikasi pada sistem lama atau yang sudah ada?

  Untuk itu secara detail harus dijawab

  PROPOSAL MENGADAKAN ANALISIS SISTEM Berisi:

• Definisi yang jelas dan konsisten tentang alasan untuk analisis (Tidak berubah – ubah).
• Definisi batasan analisis yang akan dilakukan.
• Identifikasi fakta yang akan dikumpulkan dan dipelajari selama analisis.
• Data mentah di olah oleh data base lalu kita keluarkan (Output) yang siap diterima user.

  Identifikasi sumber dimana fakta dapat diperoleh.

• Data harus valid, konsisten.
>Uraian tujuan dan kendala yang mungkin dalam analisis.

  Sumber - sumber fakta yang dapat dipelajari untuk analisis sistem: • Sistem yang ada.

• Sumber internal lain: orang, dokumen, dan hubungan antara orang-organisasi atau fungsi ada.
• Sumber External: interface dengan sistem lain, seminar, vendor, jurnal, textbook dan informasi atau ilmu lain yang berada diluar sistem.

  Kerangka Analisis:

• Analisis terhadap level pembuat keputusan (manajemen organisasi): menganalisa organisasi, fungsi dan informasi yang dibutuhkan beserta informasi yang dihasilkan.
• Analisis terhadap flow informasi: mengidentifikasi informasi apa yang diperlukan, siapa yang memerlukan, dari mana asalnya.
• Analisis terhadap input dan output.

  LAPORAN HASIL ANALISIS • Uraian alasan dan scope (batasan) analisis.

• Deskripsi sistem yang ada dan operasinya.
• Uraian tujuan (objektif) dan kendala sistem.
• Deskripsi tentang masalah-masalah yang belum teratasi dan potensi masalah.

• • Uraian tentang asumsi-asumsi yang diambil oleh analis sistem selama

  proses analisis.
• Rekomendasi-rekomendasi sistem yang baru dan kebutuhannya untuk desain awal.

  KATAGORI ASPEK KELAYAKAN • Kelayakan teknis: kelayakan perangkat keras dan perangkat lunak.

• Kelayakan ekonomi: apakah ada keuntungan atau kerugian, efisiensi biasa operasional organisasi.
• Kelayakan operasi: berhubungan dengan prosedur operasi dan orang yang menjalankan organisasi
• Kelayakan jadwal: dapat menggunakan model-model penjadwalan seperti PERT dan GANTT CHART. Apakah jadwal pengembangan layak atau tidak.

  HASIL AKHIR ANALISIS SISTEM (KEPUTUSAN): • Hentikan pekerjaan, karena proposal tidak layak.

• Tunggu beberapa saat, karena masih ada pertimbangan lain.

• • Modifikasi, manajemen memutuskan untuk memodifikasi

  proposal dengan subsistem lain.
• Proses dengan syarat, ada persyaratan kelayakan.
• Proses tanpa syarat, semua syarat terpenuhi. Proposal

PERANCANGAN SISTEM

  Elemen-elemen pengetahuan yang berhubungan dengan proses desain:

  ANALISIS SISTEM DIGUNAKAN UNTUK MENJAWAB PERTANYAAN WHAT?SEDANGKAN DESAIN DIGUNAKAN UNTUK MENJAWAB PERTANYAAN HOW?DESAIN BERKONSENTRASI PADA BAGAIMANA SYSTEM DIBANGUN UNTUK MEMENUHI KEBUTUHAN PADA FASE ANALISIS.

• Sumber daya organisasi: bertumpu pada 5 unsur organisasi, yaitu: man, machines,

  material, money dan methods (cara).
• Informasi kebutuhan dari pemakai: informasi yang diperoleh dari pemakai selama fase analisis sistem.
• Kebutuhan sistem: hasil dari analisis sistem.

• Metode pemrosesan data, apakah: manual, elektromechanical, puched card, atau

  computer base.

LANGKAH DASAR DALAM PROSES DESAIN

• Mendefinisikan tujuan sistem (defining system goal), tidak hanya berdasarkan informasi pemakai, akan tetapi juga berupa telaah dari abstraksi dan karakteristik keseluruhan kebutuhan informasi sistem.
• Membangun sebuah model konseptual (develop a conceptual model), berupa gambaran sistem secara keseluruhan yang menggambarkan satuan fungsional sebagai unit sistem.
• Menerapkan kendala2 organisasi (applying organizational contraints).

  Menerapkan kendala-kendala sistem untuk memperoleh sistem yang paling optimal. Elemen organisasi merupakan kendala, sedangkan fungsi-fungsi yang harus dioptimalkan adalah: performance, reliability, cost, instalation

  schedule, maintenability, flexibility, grouwth potensial, life

expectancy. Model untuk sistem optimal dapat digambarkan sebagai sebuah

  model yang mengandung: kebutuhan sistem dan sumber daya organisasi sebagai input; faktor bobot terdiri atas fungsi-fungsi optimal di atas; dan total PENDEFINISIAN INI DAPAT DILAKUKAN DENGAN PENDEKATAN INPUT-PROSES-OUTPUT. UNTUK

MENENTUKAN HAL INI DIPERLUKAN PROSES ITERATIF SBB

• Mengidentifikasn output terpenting untuk mendukung/mencapai tujuan sistem (system’s goal)
• Me-list field spesifik informasi yang diperlukan untuk menyediakan output tersebut

• • Mengidentifikasi input data spesifikik yang diperlukan untuk membangun field informasi

  yang diperlukan.
• Mendeskripsikan operasi pemrosesan data yang diterapkan untuk mengolah input menjadi output yang diperlukan.

• • Mengidentifikasi elemen input yang menjadi masukan dan bagian yang disimpan selama

  pemrosesan input menjadi output.
• Ulangi langkah a-e terus menerus sampai semua output yang dibutuhkan diperoleh.

• • Bangun basis data yang akan mendukung efektifitas sistem untuk memenuhi kebutuhan

  sistem, cara pemrosesan data dan karakteristik data.

FORMAT DARI PROPOSAL DESAIN

• Menyiapkan proposal sistem desain. Proposal ini diperlukan untuk manajemen apakah proses selanjutnya layak untuk dilanjutkan atau tidak. Hal-hal yang perlu disiapkan dalam penyusunan proposal ini adalah:
• Menyatakan ulang tentang alasan untuk mengawali kerja sistem termasuk tujuan/objektif khusus dan yang berhubungan dengan kebutuhan user dan desain sistem.

• • Menyiapkan model yang sederhana akan tetapi menyeluruh sistem yang

  akan diajukan.
• Menampilkan semua sumber daya yang tersedia untuk mengimplementasikan dan merawat sistem.

PRINSIP DASAR DESAIN

• Desain sistem monolitik. Ditekankan pada integrasi sistem. Resource mana yang bisa diintegrasikan untuk memperoleh sistem yang efektif terutama dalam cost.
• Desain sistem modular. Ditekankan pada pemecahan fungsi-fungsi yang memiliki independensi rendah menjadi modul-modul (subsistem fungsional) yang terpisah sehingga memudahkan kita untuk berkonsentrasi mendesain per modul. Sebuah sistem informasi dapat dipecah menjadi 7 subsistem fungsional, a.l: data collection, data processing, file update, data storage, data retrival, information report dan data processing controls.

PETUNJUK UMUM DALAM DESAIN SUBSISTEM FUNGSIONAL SEBUAH SISTEM INFORMASI:

• Sumber data sebaiknya hanya dikumpulkan sekali sebagai input ke sistem informasi.
• Total kontrol harus segera di cek lagi sebelum dan sesudah sebuah aktifitas prosesing yang besar dilakukan.
• Akurasi sumber data sangat tergantung pada banyaknya langkah untuk me-record, collect dan prepare data untuk prosessing. Semakin sedikit langkah semakin akurat.
• Data harus dapat disimpan hanya di 1 tempat dalam basis data kecuali ada kendala sistem.
• Data yang dihasilkan dari sistem berbasis komputer sebaiknya tidak dimasukkan lagi ke sistem.
• Semua field data sebaiknya memiliki prosedur entri dan maintenance.
• Semua data harus dapat dicetak dalam format yang berarti untuk keperluan audit.
• Pewaktuan yang diperlukan untuk mengumpulkan data harus lebih kecil dari pewaktuan informasi tersebut diperlukan.
• File transaksi harus di maintain paling tidak dalam 1 siklus update ke basis data.
• Perlu pemilihan cara pengumpulan data yang paling optimal.
• Prosedur backup dan security harus disediakan untuk semua field data.
• Pengumpulan data tidak harus on-line, divalidasi pada proses selanjutnya.

  DAFTAR PERTANYAAN PADA SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN :

  1. Bagaimana cara agar seseorang dapat meminjam buku pada perpustakan ini ?

  2. Syarat apa saja yang harus dipenuhi agar bisa mejadi anggota perpustakaan

  3. Berapa lama proses yang dibutuhkan untuk membuat semacam kartu anggota ?

  4. Dalam pembuatan tersebut menggunakan peralatan dan bahan apa saja ?

  5. Dalam perpustakaan ini ada berapa total keseluruhan buku (judul) yang dimiliki ?

  6. Untuk mengetahui berapa total koleksi buku yang ada dan juga daftar dari buku- buku yang ada, dapat diperoleh dari mana ?

  7. Ada berapa tenaga (petugas) yang bertugas melayani para anggota atau pengunjung di perpustakaan ini ?

  8. Apa tugas dari masing-masing petugas tesebut ?

  9. Perpustakaan ini dalam pelayanannya kepada publik, menerapkan sistem pelayanan

  11. Bila seorang pengunjung masih mencari-cari buku yang dibutuhkan atau kesulitan dalam mencari buku yang dikehendaki, apakah ada semacam fasilitas atau bantuan yang dapat

digunakan untuk mencari dan menemukan buku yang dicari sesuai dengan sistem yang

dipakai dalam perpustakaan ini?

  12. Apakah ada batasan-batasan khusus seperti maksimal jumlah buku yang boleh dipinjam, buku-buku yang boleh dipinjam dan buku-buku yang hanya boleh dibaca di tempat, serta berapa hari maksimal batas peminjaman suatu buku.

  13. Darimana seorang petugas dapat mengetahui bahwa telah terjadi pelanggaran batas / ketentuan yang telah ditetapkan pada hal-hal tersebut di atas semisal seperti telah melebihi batas akhir peminjaman ?

  

14. Hal-hal tesebut di atas, apakah secara otomatis dapat diketahui atau hanya secara manual

berdasarkan pengecekan ulang petugas ?

  

15. Hal apa atau tindakan apa yang digunakan untuk mencegah ataupun mengatasi bila telah

terjadi seperti sesuatu di atas ?

  16. Bagaimana atau berdasarkan apa pengelompokkan buku-buku yang ada dalam ruang perpustakaan ini ?

  

17. Kaitannya dengan standar kepustakaan, sistem klasifikasi apa yang di pakai perpustakaan

ini dalam mengkelompokkan buku-buku yang ada, "Sistem Dewey Decimal" atau "Sistem Library of Congress" ?

  21. Dan daftar yang telah ada itu apakah bersifat tertutup atau terbuka ?

  22. Jadi apabila seorang pengunjung ingin mencari suatu buku, dapat langsung mencari sendiri atau harus melalui petugas yang ada ?

  23. Di perpustakaan ini, selain menyediakan buku-buku, apakah ada bahan informasi, media informasi lain seperti jurnal, artikel-artikel atau literatur lainnya ?

  24. Bagaimana bila terjadi penambahan buku baru (koleksi baru), apakah informasi tersebut dapat langsung diketahui oleh anggota atau pengunjung, dan juga dengan sistem yang ada akankah dapat langsung tertangani ?

  25. Selama ini, dengan sistem pelayanan yang telah diterapkan dan berjalan dan dengan jumlah tenaga yang ada, apakah bisa melayani para anggota atau pengunjung secara optimal, terutama di saat banyak pengunjung di perpustakaan ini ?