PENGARUH PENGGUNAAN KEARSIPAN ELEKTRONIK TERHADAP EFEKTIVITAS ORGANISASI DI RUMAH SAKIT MATA CICENDO BANDUNG.

PENGARUH PENGGUNAAN KEARSIPAN ELEKTRONIK TERHADAP EFEKTIVITAS ORGANISASI

DI RUMAH SAKIT MATA CICENDO BANDUNG

SKRIPSI

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Guna Memperoleh Gelar Sarjana Pendidikan (S.Pd.) pada Program Studi Pendidikan Manajemen Perkantoran

Fakultas Pendidikan Ekonomi dan Bisnis

Oleh : Budiman Saputra

NIM. 0801042

FAKULTAS PENDIDIKAN EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA

BANDUNG 2012

ABSTRAK

PENGARUH PENGGUNAAN KEARSIPAN ELEKTRONIK

TERHADAP EFEKTIVITAS ORGANISASI DI RUMAH SAKIT MATA CICENDO BANDUNG

Oleh: Budiman Saputra

0801042

Skripsi ini dibimbing oleh:

Dr. Janah Sojanah, M.Si dan Drs.Budi Santoso, M.Si

Permasalahan yang dikaji dalam penelitian ini adalah belum optimalnya efektivitas organisasi di Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung yang ditandai dengan kelalaian, kesalahan, dan keterlambatan dalam penyelesaian pekerjaan sehingga berpotensi menjadi penghambat bagi tercapainya tujuan lemabga tersebut.

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui adakah pengaruh positif dari penggunaan kearsipan elektronik terhadap tingkat efektivitas organisasi di Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung. Metode penelitian yang digunakan adalah metode survey eksplanasi. Data dikumpulkan dengan menggunakan angket yang diperoleh dari 34 orang pegawai sebagai populasi, sekaligus sebagai sampel (sensus). Teknik analisis data yang digunakan adalah uji regresi linier sederhana.

Dari hasil penelitian, untuk variabel penggunaan kearsipan elektronik dan variabel efektivitas organisasi diperoleh gambaran berada pada kategori tinggi.

Hasil analisis data menunjukkan bahwa data berdistribusi normal dan berpola linier. Dari hasil uji hipotesis pun diperoleh bahwa pengaruh variabel kemampuan menggunakan kearsipan elektronik terhadap variabel efektivitas organisasi signifikan. Dengan demikian, hipotesis yang menyatakan bahwa “Terdapat pengaruh yang positif antara pengunaan kearsipan elektronik terhadap efektivitas organisasi”, diterima. Dari hasil penelitian menunjukkan bahwa skor terendah pada penggunaan kearsipan elektronik yaitu indikator kemampuan mengindeks dokumen. Untuk mengatasi hal tersebut, maka pihak Rumah Sakit Cicendo Bandung harus memberikan pelatihan mengenai mengindeks dokumenkepada para karyawan sehingga karyawan dapat menggunakan kearsipan elektronik dengan baik. Sedangkan skor terendah pada variabel efektivitas organisasi yaitu pada indikator sistem pengendalian dan pengawasan. Untuk mengatasi hal tersebut, maka sebaiknya rumah sakit menyediakan sistem yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.

ABSTRAC

THE INFLUENCE OF THE ABILITY TO USE ELECTRONIC FILLING SYSTEM ON EFECTIVITY OF ORGANIZATION IN EYES HOSPITAL CICENDO

BANDUNG

By:

Budiman Saputra 0801042

This paper were guided by:

Dr. Janah Sojanah, M.Si dan Drs.Budi Santoso, M.Si

Issues that were examined in this study were not optimal organizational effectiveness in Bandung Eye Hospital Cicendo characterized by negligence, errors, and delays in the completion of work that could potentially be a barrier to achieving the company's goals.

This study aims to find out is there any positive effects of the use of electronic filing to the level of organizational effectiveness in Cicendo London Eye Hospital. The method used is a survey method explanation. Data was collected using questionnaires obtained from 34 employees as a population. The data analysis technique used is simple linear regression.

From the research, for variable use of electronic filing indicated that the ability to use electronic filing at the high category. As for the organizational effectiveness variables indicated that the level of organizational effectiveness at the high category.

The results of data analysis showed that the data were normally distributed and linear pattern. From the results of the hypothesis test is derived variables that influence the ability to use electronic filing to variable organizational effectiveness significantly. Thus, the hypothesis that "There is a positive effect of the use of electronic filing for organizational effectiveness", accepted. The results showed that the lowest scores on the indicators of the use of electronic filing document indexing capabilities. To overcome this, Cicendo Eyes Hospital Bandung shall provide training on indexing the documents to its employees so that employees can use the electronic filing properly. While the lowest score on the organizational effectiveness variables on infrastructure indicators. To overcome this, the hospital should provide the facilities and infrastructure that fit the needs of the organization.

DAFTAR ISI

LEMBAR PERNYATAAN ... Error! Bookmark not defined. ABSTRAK ... Error! Bookmark not defined. ABSTRAC ... Error! Bookmark not defined. KATA PENGANTAR ... Error! Bookmark not defined. UCAPAN TERIMA KASIH ... Error! Bookmark not defined. DAFTAR ISI ... i DAFTAR TABEL ... iv DAFTAR GAMBAR ... 7 BAB I PENDAHULUAN ... Error! Bookmark not defined. 1.1.Latar Belakang Masalah ... Error! Bookmark not defined. 1.2.Identifikasi dan Rumusan Masalah ... Error! Bookmark not defined. 1.2.1.Identifikasi Masalah ... Error! Bookmark not defined. 1.2.2.Rumusan Masalah ... Error! Bookmark not defined. 1.3.Tujuan Penelitian ... Error! Bookmark not defined. 1.4.Kegunaan Hasil Penelitian ... Error! Bookmark not defined. 1.4.1.Kegunaan Teoritis ... Error! Bookmark not defined. 1.4.2.Kegunaan Praktis ... Error! Bookmark not defined. BAB II KAJIAN PUSTAKA, KERANGKA PEMIKIRAN, DAN HIPOTESIS ... Error! Bookmark not defined.

2.1.Kajian Pustaka ... Error! Bookmark not defined. 2.1.1.Konsep Kearsipan Elektronik .... Error! Bookmark not defined. 2.1.2. Konsep Efektivitas Organisasi .. Error! Bookmark not defined. 2.2.Kerangka Pemikiran ... Error! Bookmark not defined.

2.3. Penelitian Terdahulu ... Error! Bookmark not defined. 2.4. Hipotesis ... Error! Bookmark not defined. BAB III OBJEK DAN DESAIN PENELITIAN ... Error! Bookmark not defined. 3.1.Objek Penelitian ... Error! Bookmark not defined. 3.1.1 Karakteristik Objek Penelitian (Responden) ... Error! Bookmark

not defined.

3.2.Metode Penelitian ... Error! Bookmark not defined. 3.3. Operasional Variabel Penelitian ... Error! Bookmark not defined.

3.3.1 Operasionalisasi Variabel Penggunaan Kearsipan Elektronik (Variabel X) ... Error! Bookmark not defined. 3.3.2 Operasionalisasi Variabel Efektivitas Organisasi (Variabel Y)

... Error! Bookmark not defined. 3.4 Jenis dan Sumber Data ... Error! Bookmark not defined. 3.4.1 Sumber Data Primer ... Error! Bookmark not defined. 3.4.2. Data Sekunder ... Error! Bookmark not defined. 3.5. Populasi ... Error! Bookmark not defined. 3.6. Pengujian Persyaratan Analisis Data Error! Bookmark not defined. 3.6.1.Uji Normalitas ... Error! Bookmark not defined. 3.6.2 Uji Linieritas ... Error! Bookmark not defined. 3.7 Teknik Analisis Data... Error! Bookmark not defined. 3.8. Teknik dan Alat Pengumpulan Data . Error! Bookmark not defined. 3.9. Pengujian Instrumen ... Error! Bookmark not defined. 3.9.1.Uji Validitas ... Error! Bookmark not defined. 3.7.2 Uji Reliabilitas ... Error! Bookmark not defined. 3.10Pengujian Hipotesis ... Error! Bookmark not defined. 3.10.1 Merumuskan Hipotesis Statistik ... Error! Bookmark not

3.10.2 Menghitung Koefisien Korelasi antara Variabel X dan

Variabel Y ... Error! Bookmark not defined. BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN .... Error! Bookmark not defined.

4.1. Hasil Penelitian ... Error! Bookmark not defined. 4.1.1. Profil Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung . Error! Bookmark

not defined.

4.1.3 Deskripsi Variabel-Variabel Penelitian Error! Bookmark not defined.

4.1.3 Pengujian Persyaratan Analisis Data ... Error! Bookmark not defined.

4.1.4 Regresi Linier Sederhana... Error! Bookmark not defined. 4.1.5 Pengujian Hipotesis ... Error! Bookmark not defined. 4.2 Pembahasan Penelitian ... Error! Bookmark not defined. 4.2.1 Penggunaan kearsipan elektronik ... Error! Bookmark not

defined.

4.2.2 Efektivitas Organisasi ... Error! Bookmark not defined. 4.2.3 Pengaruh Penggunaan Kearsipan Elektronik terhadap

Efektivitas organisasi ... Error! Bookmark not defined. BAB V KESIMPULAN DAN REKOMENDASI . Error! Bookmark not defined. 5.1 Kesimpulan ... Error! Bookmark not defined. 5.2 Rekomendasi ... Error! Bookmark not defined. DAFTAR PUSTAKA ... Error! Bookmark not defined. LAMPIRAN

DAFTAR TABEL

Tabel 1. 1 Tabel 1.1 Kualitas Pelayanan Rumah Sakit Umum dan Khusus

Berdasarkan Kelas Rumah Sakit di Kota Bandungl ... 5

Tabel 2. 1 Perbedaan Komponen Kearsipan Konvensional dan Elektronik ... 22

Tabel 2. 2 Faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas ... 29

Tabel 2. 3 Kriteria Keefektifan Organisasi ... 34

Tabel 2. 4 Penelitian Terdahulu ... 39

Tabel 3.1. Karakteristik Responden Berdasarkan Jenis Kelamin ... 42

Tabel 3.2 Karakteristik Jumlah Responden Berdasarkan umur ... 42

Tabel 3.3 Karakteristik Jumlah Responden Berdasarkan Masa Kerja (Tahun) .... 43

Tabel 3.4 Karakteristik Jumlah Responden Berdasarkan Pendidikan Terakhir ... 43

Tabel 3.5 Operasional Variabel Kearsipan Elektronik (Variabel X) ... 47

Tabel 3.6 Operasional Variabel Efektivitas Organisasi (Variabel Y) ... 49

Tabel 3.7 Tabel Distribusi Pembantu untuk Uji Normalitas Data ... 53

Tabel 3. 8 Skor Katagori Skala Likert ... 59

Tabel 3.9 Jumlah Karyawan Uji Coba Angket di Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung ...60

Tabel 3. 10 Contoh Format Tabel Perhitungan Uji Validitas ... 61

Tabel 3. 11 Contoh Format Tabel Perhitungan Korelasi ... 62

Tabel 3. 12 Validitas Variabel Penggunaan Kearsipan Elektronik Informasi . (Variabel X) ... 61

Tabel 3. 13 Uji Validitas Variabel Efektivitas Organisasi (Variabel Y)... 62

Tabel 3. 15 Contoh Format Tabel Perhitungan Uji Reliabilitas ... 68 Tabel 3. 16 Rekapitulasi Hasil Uji Reliabilitas Variabel Penggunaan Kearsipan

Elektronik (Variabel X) dan Variabel Efektivitas Organisasi

(Variabel Y) ... 69 Tabel 3. 17 Pedoman Interpretasi Koefisien Korelasi ... 73 Tabel 4. 1 Kecenderungan Jawaban Responden Terhadap Indikator Kemampuan

Memindahkan Dokumen ... 82 Tabel 4. 2 Kecenderungan Jawaban Responden Terhadap Indikator Kemampuan

Menyimpan Dokumen ... 84 Tabel 4. 3 Kecenderungan Jawaban Responden Terhadap Indikator

Kemampuan Mengindeks Dokumen ... 85 Tabel 4. 4 Kecenderungan Jawaban Responden Terhadap Indikator

Kemampuan Mengontrol Akses ... 87 Tabel 4. 5 Kecenderungan Jawaban Responden Terhadap Indikator Tujuan.. ... 89 Tabel 4. 6 Kecenderungan Jawaban Responden Terhadap Indikator Strategi ... 91 Tabel 4. 7 Kecenderungan Jawaban Responden Terhadap Indikator Program .... 92 Tabel 4. 8 Kecenderungan Jawaban Responden Terhadap Indikator

Kebijaksanaan ... 93 Tabel 4. 9 Kecenderungan Jawaban Responden Terhadap Indikator

Sarana dan Prasarana ... 95 Tabel 4. 10 Kecenderungan Jawaban Responden Terhadap Indikator Sistem

Pengawasan dan Pengendalian ... 96 Tabel 4. 11 Kecenderungan Jawaban Responden Terhadap Indikator Efektif

Tabel 4. 12 Tabel Ringkasan Anova Uji Linieritas ... 105 Tabel 4. 13 Pedoman Interpretasi Koefisien Korelasi ………112

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. 1 Persentase Kotak Saran Pasien Rumah Sakit Mata Cicendo

Bandung Periode 2011 ... 4

Gambar 2. 1 Paradigma Penelitian... 38

Gambar 2. 2 Faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas ... 29

Gambar 4. 1 Tanggapan Responden Terhadap Indikator Kemampuan Memindahkan Dokumen ... 82

Gambar 4. 2 Tanggapan Responden Terhadap Indikator Kemampuan Menyimpan Dokumen ... 84

Gambar 4. 3 Tanggapan Responden Terhadap Indikator Kemampuan Mengindeks Dokumen ... 85

Gambar 4. 4 Tanggapan Responden Terhadap Indikator Kemampuan Mengontrol Akses ... 87

Gambar 4. 5 Tanggapan Responden Terhadap Indikator Tujuan.. ... 89

Gambar 4. 6 Tanggapan Responden Terhadap Indikator Strategi ... 91

Gambar 4. 7 Tanggapan Responden Terhadap Indikator Program ... 92

Gambar 4. 8 Tanggapan Responden Terhadap Indikator Kebijaksanaan ... 93

Gambar 4. 9 Tanggapan Responden Terhadap Indikator Sarana dan Prasarana .. 95

Gambar 4. 10 Tanggapan Responden Terhadap Indikator Sistem Pengawasan dan Pengendalian ... 96

BAB I PENDAHULUAN

Dalam bab ini dibahas latar belakang masalah, identifikasi dan rumusan masalah, maksud dan tujuan penelitian, dan kegunaan penelitian yang akan dilakukan

1.1. Latar Belakang Masalah

Dewasa ini semua aspek kehidupan manusia tidak terlepas dari peran teknologi yang terus berkembang dengan pesat. Teknologi selalu berkembang sesuai kebutuhan manusia. Demikian juga perkembangan teknologi dalam bidang informasi. Kebutuhan masyarakat akan informasi sekarang merupakan hal yang sangat dibutuhkan dalam kehidupan yang modern. Dengan demikian perkembangan teknologi dalam bidang informasi dewasa ini sangat pesat mengikuti kebutuhan masyarakat.

Teknologi dalam bidang informasi sekarang ini sudah dapat dimanfaatkan oleh masyarakat luas dari teknologi yang paling sederhana sampai dengan teknologi yang mutakhir. Sebagai contoh kebutuhan akan informasi melalui koran, radio, televisi, internet dan sebagainya. Informasi tersebut dapat diperoleh dimana saja, baik di rumah, diperjalanan maupun di kantor. Seakan kehidupan manusia sekarang dimanjakan dengan semakin berkembangnya teknologi dalam bidang informasi tersebut. instansi baik pemerintah maupun swasta, tidak terkecuali pada Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung Jawa Barat.

Rumah sakit merupakan salah satu jenis organisasi yang sangat di perlukan oleh masyarakat umum. Aktivitas pokok rumah sakit, memberikan pelayanan kepada masyarakat dengan satu tujuan yang ingin dicapai yaitu memberikan pelayanan kesehatan yang berkualiatas. Sesuai dengan Undang-Undang No.79 tahun 2004 tentang Praktek Kedokteran

bahwa sakit harus bekerja secara professional dan selalu berorientasi pada kepuasan pasien serta melingdungi keselamatan pasien.

Berikut ini data kualitas pelayanan rumah sakit umum dan khusus di Bandung

Tabel 1.1

Kualitas Pelayanan Rumah Sakit Umum dan Khusus Berdasarkan Kelas Rumah Sakit di Kota Bandung

NO. Rumah Sakit Umum dan Khusus

Kualitas Rumah Sakit (Kelas) 1. Rumah Sakit Umum dan

Khusus Pemerintah:

1. RS Hasan Sadikin 2. Ujung Berung 3. Sartika Aceh 4. Salamun 5. Sariningsih Swasta:

1. Rajawali 2. Santosa 3. Kebon Jati 4. Advent 5. Borromeus 6. Bungsu 7. Santo Yusuf 8. Pindad

9. Muhammadiyah 10.Immanuel 11.Al-Islam

A C C B D C B C B B D C C C C C

Sumber: www.depkes.go.id (2011)

Tabel 1.1 menjelaskan setiap rumah sakit memiliki jenis kelas pelayanan yang berbeda-beda. Kelas A menunjukkan bahwa rumah sakit tersebut memiliki kualitas pelayanan dan fasilitas yang dikategorikan sangat bagus. Kelas B menunjukkan rumah sakit tersebut memiliki kualitas pelayanan dan fasilitas yang dikategorikan bagus. Kelas C menunjukkan rumah sakit tersebut memiliki kualitas pelayanan dan fasilitas yang dikategorikan cukup. Sedangkan kelas D menunjukkan rumah sakit tersebut memiliki kualitas pelayanan dan fasilitas yang dikategorikan kurang. Tabel 1.1 menunjukkan Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung berada pada tingkatan kelas B yaitu bagus, yang berarti bahwa Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung telah memberikan pelayanan dan fasilitas kesehatan pasien yang baik.

Namun pada kenyataanya, kondisi yang dialami Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung saat ini tidak sesuai dengan yang tercantum pada data kualitas rumah sakit tersebut. Hal ini dikarenakan masih terdapat banyak keluhan pasien Rumah Sakit Cicendo Bandung akan pelayanan dan fasilitas kesehatan yang diberikan. Keluhan-keluhan tersebut diantaranya yaitu jadwal dokter spesialis yang tidak tepat waktu dalam memeriksa pasien, sikap perawat yang kurang cepat tanggap terhadap kebutuhan pasien dan prosedur administrasi yang

berbelit-2 Rumah Sakit Khusus Pemerintah:

1. RS Jiwa Pusat 2. RSM Cicendo 3. RSB Astana Anyar 4. Dr. H. A. Rotinsulu Swasta:

1. RSK Gigi dan Mulut 2. Halmahera

3. RS Ginjal Habibie 4. RSKJ Hirup Waluya 5. RSIA Emmap

6. RSIA Limijati 7. RSIA Sukajadi 8. RSIA Hermina 9. RSIA Melinda 10.RSIA Tedja

A B C B D D D C D D D D D D

belit. Keluhan-keluhan tersebut muncul dari pasien yang menggunakan jasa pelayanan kesehatan langsung di Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung yaitu berupa pernyataan yang disampaikan melalui kotak saran. Hal ini terlihat pada persentase terbanyak komplain kotak saran periode 2011 yang tertera pada gambar 1.1

Sumber: Tata Usaha dan Litbang Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung

Gambar 1. 1

Persentase Kotak Saran Pasien Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung Periode 2011

Gambar diatas menunjukkan ketidaktepatan waktu pemeriksaan dokter kepada pasien adalah persentase yang paling tinggi yaitu 37,70%. Kurang tanggapan dokter dan perawat atas keluhan yang hanya 20,30%. Rendahnya pelayanan yang diberikan oleh setiap unit pelayanan sebesar 20,60% dan yang paling rendah adalah ketidak jelasan informasi administrasi yang diberikan kepada pasien sebesar 17,40%. Hal tersebut menunjukkan kepuasan pasien akan pelayanan Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung rendah, sehingga di simpulkan bahwa kualitas pelayanan yang diberikan Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung kepada pasienya belum optimal.

0,00% 5,00% 10,00% 15,00% 20,00% 25,00% 30,00% 35,00% 40,00%

Ketidak jelasan informasi administrasi

pasien

Rendahnya pelayanan yang

diberikan

Ketidak tepatan waktu pemeriksaan

dokter

Kurang tanggapan dokter dan

Berdasarkan fenomena yang terjadi dan didukung oleh data yang telah di peroleh di Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung, rendahnya kualitas pelayanan Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung diakibatkan dari penggunaan administrasi dan pelayanan yang masih bersifat konvensional. Menurut Nurul Kompriyuni (2008:3): “Beberapa rumah sakit yang masih menggunakan sistem administrasi dan pelayanan secara konvensional, menunjukkan banyaknya kehilangan kesempatan dalam mempertahankan organisasi untuk mandiri (untuk memperoleh keuntungan).

Sependapat dengan pernyataan diatas, berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Nurdin selaku Staf Tata Usaha Rumah Sakit Mata Cicendo menjelaskan bahwa sistem administrasi dan pelayanan masih bersifat konvensional. Walaupun pada tahun 2009 diimplimentasikan mulai dilakukan Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS) yang berbasiskan pada peralatan dan teknologi, namun secara keseluruhan dalam kenyataanya masih belum berjalan efektif.

Tugas rumah sakit selain untuk memberikan pelayanan kesehatan juga adalah memberikan pelayanan informasi. Dan dalam memberikan pelayanan informasi dibutuhkan bahan. Salah satunya kegiatan dalam pelayanan informasi adalah pengelolaan dokumen-dokumen organisasi, yang kita kenal sebagai kearsipan. Dalam bidang kearsipan, manajemen kearsipan memiliki tugas utama dalam menyediakan atau melayani kebutuhan informasi bagi pegawai dalam organisasi. Informasi yang diperoleh dari arsip tersebut akan digunakan sebagai data dan diolah menjadi informasi yang sangat dibutuhkan dalam pengambilan keputusan pimpinan.

Kearsipan sangat dibutuhan dalam pelaksanaan administrasi karena arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan dalam suatu instansi atau perusahaan. Tanpa arsip tidak mungkin seorang petugas arsip, dapat mengingat semua catatan dan dokumen yang lengkap.

Oleh karena itu suatu instansi atau perusahaan dalam mengelola kearsipanya harus memperhatikan sistem kearsipan yang sesuai dengan keadaan organisasinya dalam mencapai tujuanya. Dalam hal ini dapat ditunjang oleh kemajuan teknologi informasi yaitu salah satunya dengan menggunakan kearsipan elektronik.

Dengan menggunakan media elektronik diharapkan akan membantu pihak pengelola arsip untuk dapat mengelola dokumen dengan baik secara efektif dan efisien, baik dalam hal penyimpanan, pengolahan, pendistribusian, dan perawatan dokumen. Penggunaan media elektronik dalam pengelolaan arsip inilah yang sering disebut dengan sistem pengarsipan elektronik (Electronic Filing Sistem) yang berbasiskan pada penggunaan komputer, seperti yang diungkapkan Sugiarto dan Wahyono (2005:123) bahwa, „sistem kearsipan elektronik adalah penggunaan media elektronik dalam pengelolaan arsip yang berbasiskan pada penggunaan komputer‟.

Dengan menggunakan media elektronik dalam pengelolaan arsip dalam akan diperoleh manfaat kecepatan, kemudahan, efisiensi sehingga pengelolaan arsip menjadi lebih efektif dan efisien. Seperti yang dikemukakan oleh Ibu Susi Heryati, SpM selaku Wakil Kepala Bagian Umum dalam wawancara pada tanggal 3 Agustus 2012, bahwa:

Dengan meningkatnya volume arsip di Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung tidak sebanding dengan ruang penyimpanan arsip maka, dari itu dibutuhkan adanya konversi dari media cetak ke media elektronik. Untuk itu dibutuhkan sistem kearsipan elektronik yang baik

Menurut Sugiarto dan Wahyono (2005:123) bahwa “sistem kearsipan elektronik (electronic filling system) adalah penggunaan media elektronik dalam pengelolaan arsip yang berbasiskan pada penggunaan komputer” dan menurut Hendi Haryadi (2009:52) menyatakan bahwa “arsip elektronik adalah kumpulan data yang disimpan dalam bentuk data scan-an yang dipindahkan secara elektronik atau dilakukan dengan digital copy menggunakan resolusi tinggi, kemudian disimpan dalam hard drive atau optical disk”.

Patut diakui, bahwa kearsipan dewasa ini masih dipandang sebelah mata, belum menjadi perhatian utama dan tidak dianggap sebagai hal yang penting untuk dibenahi. Hal ini sebagaimana dikemukakan oleh Hendra Sani (2008) bahwa:

Sampai saat ini masih ada organisasi atau kantor yang belum menunjukkan pengembangan di bidang kearsipan sehinggap proses kegiatan administrasinya kurang begitu lancar. Dan parahnya, ini tidak dijadikan sebagai hal yang penting untuk dibenahi.

Menurut The Liang Gie (1992 : 135) Masalah-masalah pokok di bidang kearsipan yang umumnya dihadapi oleh instansi-instansi itu ialah bertahan dengan hal-hal yang berikut :

1. Tidak dapat menemukan kembali secara cepat dari bagian arsip sesuatu surat yang diperlukan oleh pimpinan instansi atau satuan organisasi lainnya.

2. Peminjaman atau pemakaian sesuatu surat oleh pimpinan atau satuan organisasi lainnya yang jangka waktunya sangat lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan.

3. Bertambahnya terus menerus surat-surat ke dalam bagian arsip tanpa ada penyingkirannya sehingga tempat dan peralatan tidak lagi mencukupi.

4. Tata kerja dan peralatan kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan dalam ilmu kearsipan modern sebagai akibat dari pegawai-pegawai arsip yang tak cakap dan kurangnya bimbingan yang teratur.

Dari kutipan-kutipan masalah di atas dapat kita simpulkan bahwa dampak dari tidak baiknya suatu sistem kearsipan biasanya akan mengakibatkan kehilangan arsip, arsip-arsip tercecer, tidak bisa terjaga kerahasiannya, dan sulit untuk menemukan kembali arsip jika diperlukan sehingga pelayanan informasi atau kepada internal organisasi tidak berjalan dengan baik atau tidak berkualitas.

Untuk mengatasi masalah tersebut The Liang Gie (1992:136) mengemukakan “perlulah dipelajari, diatur dan diper kembangkan pedoman-pedoman mengenai :

a. Sistem penyimpanan warkat yang tepat bagi masing-masing instansi. b. Tata kerja penyimpanan dan pemakaian warkat.

c. Penyusutan arsip secara teratur.

d. Penataran pegawai-pegawai bagian arsip sehingga memiliki dan dapat mempraktekan pengetahuan di bidang kearsipan yang terbaru dan efisien.

Dari pedoman di atas dapat kita tarik kesimpulan bahwa diperlukan sistem penyimpanan warkat atau kearsipan yang tepat. Oleh karena itu elektronisasi sistem kearsipan dirasakan perlu agar semakin berkualitasnya pelayanan penyediaan informasi.

Kualitas pelayanan informasi dapat dilihat dari pemberian atau penyediaan informasi yang jelas, akurat, fleksibel, mudah diperoleh, dan bebas dari bias (penyimpangan). Berkualitasnya pelayanan informasi yang diberikan dapat memperlancar kegiatan dan tujuan organisasi. Dan sebaliknya pelayanan informasi yang dianggap kurang baik akan menghambat proses pengambilan keputusan yang akan dibuat. Hal ini sering terjadi pada banyak instansi baik pemerintah maupun swasta, tidak terkecuali pada Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung Jawa Barat.

Apabila kearsipan diidentikkan dengan kegiatan penyimpanan surat-surat semata, atau sekedar pencatatan masuk keluarnya surat, maka pengelolanya pun tidak perlu menggunakan sistem kearsipan yang terbaik, tapi cukup secara konseptual saja. Dengan kata lain tidak perlu menggunakan sistem kearsipan secara elektronik.

Pandangan konvensional tersebut tidak tepat, dikarenakan sistem kearsipan elektronik dapat lebih memudahkan penyelenggaan kearsipan mulai dari penerimaan, pemeliharaan sampai dengan penemuan kem bali arsip, dimana dokumen yang dikelolanya tidak hanya surat, melainkan berbagai jenis dokumen tertulis, audio, visual, maupun audio visual, apalagi dewasa ini informasi berkembang sangat pesat sehingga memungkinkan dokumen yang harus diarsipkan pun semakin banyak. Seiring dengan perkembangan teknologi dan informasi, kiranya setiap instansi mengembangkan sistem kearsipan agar lebih baik lagi.

Namun pada kenyatannya, sebagian organisasi atau instansi yang masih menganggap kearsipan dengan sebelah mata. Adanya pandangan yang seperti ini

menunjukkan bahwa organisasi atau instansi tersebut kurang menyadari akan pentingnya pengelolaan arsip dalam suatu kantor dalam menunjang efektivitas suatu pekerjaan. Pemikiran-pemikiran seperti inilah yang harus dihindari terhadap arsip. Bertitik tolak dari uraian di atas, peneliti tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul “Pengaruh Penggunaan Kearsipan Elektronik terhadap Efektivitas Organisasi di Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung Jawa Barat”.

1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah 1.2.1. Identifikasi Masalah

Sebagai satu bentuk acuan kesuksesan, efektivitas organisasi merupakan hal yang penting untuk diperhatikan dalam rangka menunjang keberadaan organisasi di tengah-tengah persaiangan yang ketat. Masalah berkurangnya efektivitas organisasi dapat dilihat salah satunya pada sistem penyimpanan dan penemuan yang lamban, kehilangan arsip akibat peminjaman yang tidak tertib, kerusakan arsip akibat kurangnya perawatan, volume arsip yang banyak serta sarana dan prasarana yang kurang memadai.

Untuk mengatasi efektivitas kerja yang kurang tersebut maka diperlukan langkah-langkah seperti yang dikemukakan oleh Sugiarto dan Wahyono

(2005:17), meliputi:

1. Pegawai yang cakap sesuai dengan bidangnya

2. Keuangan yang mendukung keberhasilan pengurusan arsip 3. Peralatan yang memadai

4. Sistem penyimpanan yang baik

Sejalan dengan pendapat di atas maka salah satu langkah untuk meningkatkan efektivitas organisasi adalah dengan penggunaan peralatan yang memadai dengan pemanfaatan teknologi yaitu berupa kearsipan elektronik.

1.2.2. Rumusan Masalah

Dalam rangka memberi arah dan tujuan yang jelas tentang masalah yang diteliti, penulis mengemukakan beberapa batasan dari permasalahan yang ada, yaitu:

a. Bagaimanakah penggunaan kearsipan elektronik di Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung Jawa Barat ?

b. Bagaimanakah tingkat efektivitas organisasi Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung Jawa Barat ?

c. Adakah pengaruh penggunaan karsipan elektronik terhadap efektivitas organisasi di Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung Jawa Barat?

1.3. Tujuan Penelitian

Setiap penelitian pasti memiliki tujuan yang dapat mengarahkan kemana penelitian ini akan dibawa. Dengan demikian penelitian di RSM Cicendo Bandung Jawa Barat diharapkan dapat:

1. Mengetahui gambaran mengenai penggunaan kearsipan elektronik di Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung Jawa Barat.

2. Mengetahui gambaran mengenai tingkat efektivitas organisasi di Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung Jawa Barat

3.Mengetahui ada tidaknya pengaruh penggunaan kearsipan elektronik terhadap efektivitas organisasi di Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung Jawa Barat

1.4. Kegunaan Hasil Penelitian

Hasil penelitian diharapkan dapat memberikan manfaat secara teoritis dan praktis. 1.4.1. Kegunaan Teoritis

Hasil penelitian ini dapat memberikan kontribusi yang bermanfaat bagi kajian yang lebih komprehensif dan pengembangan ilmu pengetahuan terutama dalam bidang kearsipan

penggunaan kearsipan elektronik terhadap efektivitas organisasi di Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung Jawa Barat.

1.4.2. Kegunaan Praktis

Bagi pihak Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung, hasil penelitian ini dapat dijadikan bahan pertimbangan dalam pelaksanaan kearsipan elektronik pada bagian umum Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung yang berperan penting untuk optimalisasi efektivitas organisasi dalam mendukung pencapaian visi dan misi organisasi.

1.4.3. Kegunaan Akademik

Sebagai bahan pertimbangan dan sumbangan pemikiran bagi para peneliti yang akan menggunakan penelitian yang berkaitan dengan penggunaan kearsipan elektronik dan efektivitas organisasi

BAB III

OBJEK DAN DESAIN PENELITIAN

Bab ini akan membahas mengenai objek penelitian, metode penelitian, operasional variabel, populasi, teknik dan alat pengumpulan data, pengujian instrumen, teknik analisis data, pengujian hipotesis dan waktu penelitian dari penelitian yang akan dilakukan.

3.1. Objek Penelitian

Objek penelitian ini mengenai pengaruh penggunaan kearsipan elektronik terhadap efektivitas organisasi yang akan dilaksanakan di Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung Jawa Barat di Jl. Cicendo No. 4 Bandung, Telp. (022) 4231280, (022) 4231281 Fax. (022) 4201960, (022) 4201962, www.cicendoeyehospital.org.

Pelaksanaan penelitian dimulai dari bulan Juni 2012 sampai dengan penelitian ini berakhir. Adapun yang menjadi subjek penelitian ini yaitu sampel dari seluruh pegawai yang menggunakan kearsipan elektronik di Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung Jawa Barat.

3.1.1 Karakteristik Objek Penelitian (Responden)

Di bawah ini merupakan karakteristik objek penelitian berdasarkan jenis kelamin, umur, masa kerja (tahun), dan pendidikan terakhir.

3.1.1.1. Karakteristik Responden Berdasarkan Jenis Kelamin

Karakteristik responden berdasarkan jenis kelamin tampak pada tabel 3.1 Tabel 3.1.

Karakteristik Responden Berdasarkan Jenis Kelamin

No. Jenis Kelamin Jumlah Persentase

34 100% Sumber: data hasil penyebaran angket

Tabel 3.1. menunjukkan responden wanita sebanyak 62% sedangkan responden pria sebanyak 38%. Data ini sekaligus mencerminkan karyawan wanita di Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung, lebih banyak daripada karyawan pria.

3.1.1.2Karakterisitik Responden Berdasarkan Umur

Dilihat dari segi umur, responden penelitian dapat dilihat pada tabel dibawah ini: Tabel 3.2

Karakteristik Jumlah Responden Berdasarkan Umur No. Kategori Umur Jumlah responden Persentase (%)

1. 20 – 30 10 29,4%

2. 31 – 40 19 55,6%

3. 41 – 60 5 20%

JUMLAH 34 100%

Sumber : Data Penyebaran Angket, 2012

Tabel 3.2. menunjukkan usia responden terentang dari usia 20-55 tahun. Kebanyakan responden berada pada rentang usia 31-40 tahun sebanyak 55,6%.

3.1.1.3Karakterisitik Responden Berdasarkan Masa Kerja (Tahun)

Ditinjau berdasarkan masa kerja (tahun), responden penelitian dapat dikelompokkan tabel pada halaman berikutnya:

Tabel 3.3

Karakteristik Jumlah Responden Berdasarkan Masa Kerja (Tahun) Masa Kerja Responden Persentase

0-10 tahun 11 32,3%

11-20 tahun 14 41,2%

21-30 tahun 9 26,5%

Jumlah 34 100%

Tabel 3.3. menunjukkan masa kerja responden tersebar dari rentang masa kerja 1- 30 tahun. Kebanyakan responden berada pada retang waktu 11-20 tahun. Kebanyakan responden berada pada rentang 11-20 tahun,yaitu 41,2%.

3.1.1.4Karakterisitik Responden Berdasarkan Pendidikan Terakhir

Pengumpulan data melalui kuesioner berdasarkan jenjang pendidikan terakhir diperoleh gambaran seperti pada tabel berikut ini:

Tabel 3.4

Karakteristik Jumlah Responden Berdasarkan Pendidikan Terakhir Pendidikan Responden Persentase

SMU/sederajat 5 14,7%

Diploma 13 38,3%

S-1 10 29,4%

S-2 6 17,6%

S-3 0 0%

Jumlah 34 100%

Sumber: Data Penyebaran Angket, 2012

Tabel 3.4 menunjukkan pendidikan responden tersebar dari pendidikan SMU-Sarjana. Sebagian besar responden berpendidikan Diploma, yaitu sebanyak 38,3%.

3.2. Metode Penelitian

Dalam mengadakan suatu penelitian, peneliti terlebih dahulu harus menentukan metode yang akan digunakan, karena hal ini merupakan pedoman atau langkah-langkah yang harus dilakukan dalam penelitian yang akan membawa peneliti kepada suatu kesimpulan penelitian yang merupakan pemecahan dari masalah yang diteliti.

Langkah-langkah dalam suatu penelitian disebut prosedur penelitian atau metode penelitian. Dalam metode penelitian akan terkandung beberapa alat serta teknik tertentu yang

digunakan untuk menguji suatu hipotesis penelitian, hal ini sejalan dengan pendapat yang dikemukakan oleh dikemukakan oleh Surakhmad (1998:131) yang menyatakan bahwa :

Metode merupakan cara utama yang dipergunakan untuk mencapai tujuan, misalnya untuk menguji serangkaian hipotesis dengan mempergunakan teknik serta alat tertentu. Cara itu dipergunakan setelah penyelidik memperhitungkan kewajaran ditinjau dari penyelidikan serta dari situasi penyelidikan.

Sugiyono (2008:1) yang menyatakan bahwa : “metode penelitian pada dasarnya merupakan cara ilmiah untuk mendapatkan data dengan tujuan dan kegunaan tertentu“.

Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif yang melihat hubungan antara dua variabel atau lebih. Dari pendapat di atas jelas bahwa metode deskriptif/survey disamping memberikan suatu gambaran, dari fenomena-fenomena juga memberikan kejelasan hubungan antara fenomena tersebut. Lebih lanjut Winarno Surakhmad (1982:140) mengemukakan bahwa metode deskriptif/survey memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

1. Memusatkan diri pada pemecahan masalah-masalah yang sedang terjadi pada masa sekarang, pada masalah-masalah yang sedang aktual.

2. Data yang dikumpulkan mula-mula disusun dan kemudian dianalisa.

Berkaitan dengan hal di atas kiranya tepat jika dalam penelitian deskriptif ini digunakan rancangan penelitian berupa studi korelasi yaitu mencari seberapa besar hubungan antara dua variabel yang sedang diteliti.

Sementara itu peneliti menggunakan pendekatan kuantitatif yaitu pendekatan yang digunakan dalam penelitian dengan cara mengukur variabel-variabel yang ada dalam penelitian (Variabel X dan Variabel Y) untuk kemudian dicari hubungan antara variabel-variabel tersebut.

Selain menggunakan metode deskriptif dengan pendekatan kuantitatif, untuk mendapatkan keterangan atau informasi dalam dalam melakukan analisis untuk menjawab

permasalahan penelitian maka perlu ditunjang dengan melakukan studi kepustakaan atau bibliografi yang relevan dengan permasalahan yang sedang dikaji. Hal ini dilakukan dengan tujuan agar pelaksanaan penelitian dapat mempertajam dalam menganalisis masalah dan dapat memecahkan permasalahan yang diteliti.

Seperti yang telah dipaparkan di atas, keberhasilan suatu penelitian tergantung pada metode penelitian yang digunakan. Metode tersebut harus sesuai dengan masalah yang diteliti, sehubungan dengan masalah yang diteliti. Sehubungan dengan masalah yang diteliti maka metode yang dipergunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif dengan pendekatan kuantitatif yang ditunjang oleh studi kepustakaan.

3.3. Operasional Variabel Penelitian

Operasional Variabel merupakan kegiatan menjabarkan variabel ke dalam indikator. Menurut Sugiyono (2008 :39) menyatakan bahwa : “variabel penelitian adalah suatu atribut atau sifat atau nilai dari orang, objek atau kegiatan yang mempunyai variasi tertentu yang ditetapkan oleh peneliti untuk dipelajari dan kemudian ditarik kesimpulannya“.

Penelitian ini terdiri atas Variabel Bebas (Variabel Independen) dan Variabel Terikat (Variabel Dependen). Variabel bebas merupakan variabel yang mempengaruhi atau yang menjadi sebab perubahannya atau timbulnya Variabel Dependen (Variabel Terikat). Variabel Terikat merupakan variabel yang dipengaruhi atau yang menjadi akibat, karena adanya Variabel Bebas. Dalam penelitian ini yang menjadi variabel bebasnya adalah Variabel Kearsipan Elektronik. Sedangkan yang menjadi variabel terikatnya yaitu Variabel Efektivitas Organisasi. Untuk melaksanakan penelitian ini, operasionalisasi variabel dapat dijabarkan sebagai berikut :

3.3.1 Operasionalisasi Variabel Penggunaan Kearsipan Elektronik (Variabel X)

Untuk mengukur penggunaan kearsipan elektronik, maka dapat digunakan beberapa indikator, yaitu: (1) Kemampuan Memindahkan Dokumen, (2) Kemampaun Menyimpan Dokumen, (3) Kemampuan Mengindeks Dokumen, dan (4) Kemampuan Mengontrol Akses (Hendi Haryadi (2009:53) dan Richard M. Steers (1985:209). Operasionalisasi Variabel Penggunaan Kearsipan Elektronik (Variabel X) secara lebih rinci dapat dilihat penjabarannya pada tabel dihalaman berikutnya:

Tabel 3.5

Operasiona lisasi Variabel X

Variabel X Dimensi Indikator Skala No

Item Penggunaan Kearsipan Elektronik Hendi Haryadi (2009:52) menyatakan bahwa “arsip elektronik adalah kumpulan data yang disimpan dalam bentuk data scan-an yang dipindahkan secara elektronik atau dilakukan dengan digital copy menggunakan resolusi tinggi, kemudian disimpan dalam

hard drive atau

optical disk”

Kemampuan memindahkan dokumen

 Tingkat kemampuan menggunakan peralatan kearsipan elektronik  Tingkat kemampuan

melakukan proses pengubahan dokumen menjadi data elektronik.  Tingkat ketepatan dalam

melakukan proses pengubahan dokumen menjadi data elektronik  Tingkat ketelitian dalam

melakukan proses pengubahan dokumen menjadi data elektronik

Ordinal Ordinal Ordinal Ordinal Ordinal 1 2 3 4 Kemampuan menyimpan dokumen

 Tingkat kemampuan melakukan proses penyimpanan dokumen  Tingkat ketepatan dalam

melakukan proses penyimpanan dokumen  Tingkat ketelitian dalam

melakukan proses penyimpanan dokumen Ordinal Ordinal Ordinal 5 6 7 Kemampuan mengindeks dokumen

 Tingkat kemampuan dalam melakukan proses mengindeks dokumen  Tingkat ketepatan dalam

melalukan proses mengindeks dokumen Ordinal Ordinal 8 9

 Tingkat ketelitian dalam melakukan proses pengindeksan dokumen  Tingkat kemampuan

dalam melakukan proses memodifikasi indeks  Tingkat ketelitian dalam

melakukan proses memodifikasi indeks  Tingkat ketepatan dalam

melakukan proses modifikasi indeks  Tingkat kemampuan

dalam melakukan proses pembuatan templates  Tingkat ketepatan dalam

melakukan proses pembuatan templates

 Tingkat ketelitian dalam melakukan proses pembuatan templates

 Tingkat kemampuan dalam melakukan proses pencarian arsip

 Tingkat ketelitian dalam melakukan proses pencarian arsip

 Tingkat ketepatan dalam melakukan proses pencarian arsip Ordinal Ordinal Ordinal Ordinal Ordinal Ordinal Ordinal Ordinal Ordinal Ordinal 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 Kemampuan mengontrol akses

 Tingkat kemampuan dalam melakukan proses pengontrolan akses  Tingkat ketepatan dalam

melakukan proses pengontrolan akses  Tingkat ketelitian dalam

melakukan proses pengontrolan akses  Tingkat keamanan dalam

melakukan proses pengontrolan akses Ordinal Ordinal Ordinal Ordinal 20 21 22 23

Sumber : Diadaptasi dari Hendi Haryadi (2009:53) dan Richard M. Steers (1985:209) 3.3.2 Operasionalisasi Variabel Efektivitas Organisasi (Variabel Y)

1. Kejelasan tujuan yang hendak dicapai 2. Kejelasan strategi pencapaian tujuan

3. Proses analisa dan perumusan kebijaksanaan yang mantap 4. Perencanaan yang matang

5. Penyusunan program yang tepat 6. Tersedianya sarana dan prasarana

7. Sistem pengawasan dan pengendalian yang mendidik.

Untuk mengukur efektivitas organisasi, maka dapat digunakan beberapa indikator, yaitu: (1) Tujuan, (2) Strategi,(3) Kebijaksanaan, (4) Perencanaan, (5) Program , (6) Sarana dan Prasarana , dan (7) Sistem pengawasan dan pengendalian yang mendidik, Gibsonet al.

dalam Siagian (1986:33). Operasionalisasi Variabel Efektivitas Organisasi (Variabel Y) secara lebih rinci dapat dilihat penjabarannya pada tabel di bawah ini:

Tabel 3. 6

Operasionalisasi Variabel Y

Variabel Dimensi Indikator Skala No item

Efektivitas Organisasi

Richard M Steers dalam bukunya Efektivitas Organisasi (1985:205-206) mengemukakan bahwa “Efektivitas Organisasi yaitu suatu ukuran tingkat pencapaian organisasi dalam pencapaian organisasi dalam mencapai tujuannya sesuai dengan rencana yang telah di

Tujuan  Tingkat kesesuaian pemahaman akan tujuan dari organisasi

Ordinal 1

Strategi  Tingkat kesesuaian strategi yang

digunakan di Rumah Sakit untuk mencapai tujuan

 Tingkat keberhasilan strategi yang digunakan untuk mencapai tujuan Ordinal Ordinal Ordinal 2 3 4

Proses analisa dan

perumusan kebijaksanaan

 Tingkat kesesuaian analisa rumah sakit umum dan perumusan kebijaksanaan yang tepat

 Tingkat keberhasilan analisa dan perumusan kebijaksanaan

Ordinal

Ordinal 5

tetapkan

sebelumnya.”

Perencanaan  Tingkat keberhasilan perencanaan

 Tingkat ketepatan perencanaan yang matang Ordinal Ordinal 7 8 Program  Tingkat kesesuaian

program yang digunakan

 Tingkat keberhasilan kerja sesuai dengan program yang ditetapkan

 Tingkat pengelesaian pekerjaan sesuai dengan program Ordinal Ordinal Ordinal 9 10 11 Sarana dan Prasarana

 Tingkat kelengkapan sarana dan prasana  Tingkat kualitas

sarana dan prasarana  Tingkat produktivitas

atas sarana dan prasarana yang mendukung Ordinal Ordinal Ordinal 12 13 14 Sistem pengawasan dan pengendalian

 Tingkat disiplin selama pengawasan dalam bekerja

 Tingkat prestasi kerja selama pengawasan  Tingkat keberhasilan

dalam bekerja selama pengawasan Ordinal Ordinal Ordinal 15 16 17 Sumber : Diadaptasi dari pendapat Gibsonet al. dalam Siagian (1986:33)

3.4 Jenis dan Sumber Data

Yang dimaksud dengan sumber data penelitian adalah sumber-sumber dimana data yang diperlukan untuk penelitian dapat diperoleh baik secara langsung berhubungan dengan obyek penelitian (sumber data primer) maupun tidak langsung berhubungan dengan obyek penelitian (sumber data sekunder) sebagai informasi pelengkap/tambahan yang diambil dari pihak-pihak yang berwenang dan kompeten.

3.4.1 Sumber Data Primer

Merupakan sumber data dimana data tersebut diperoleh secara langsung dari subyek yang berhubungan dengan penelitian. Yang menjadi sumber data primer dalam penelitian ini adalah Pegawai Rumah Sakit Mata Cicendo yang menggunakan kearsipan elektronik.

Dalam hal ini peneliti akan menggunakan data primer berupa kuesioner. Data kuesioner akan disebarkan kepada responden. Adapun respondennya yaitu pegawai rumah sakit yang menggunakan kearsipan elektronik. Kuesioner bertujuan untuk mengukur apakah efektivitas organisasi sudah benar-benar optimal .

3.4.2. Data Sekunder

Merupakan sumber data penelitian dimana subyeknya tidak berhubungan secara langsung dengan obyek penelitian, tetapi sifatnya membantu dan dapat memberikan informasi untuk bahan penelitian. Yang menjadi sumber data sekunder dalam penelitian ini adalah dokumen-dokumen dan laporan yang ada di Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung Jawa Barat.

3.5. Populasi

Dalam melaksanakan penelitian pasti akan dihadapkan pada obyek penelitian, karena melalui penelitian akan diperoleh data yang dibutuhkan. Keseluruhan dari obyek tersebut itulah yang dinamakan populasi sebagaimana yang dikemukan Uep Tatang Sontani dan Sambas Ali Muhidin (2011:131) bahwa:

“Populasi adalah keseluruhan elemen, atau unit penelitian, atau unit analisis yang

memiliki ciri atau karakteristik tertentu yang dijadikan sebagai objek penelitian atau menjadi

perhatian dalam suatu penelitian (pengamatan)”.

Dalam menentukan sampel penelitian Arikunto, (2002:112) berpendapat “Untuk

sekedar ancer-ancer maka apabila subjeknya kurang dari 100, lebih baik diambil semua sehingga penelitiannya merupakan penelitian populasi. Selanjutnya jika jumlah subjeknya

besar dapat diambil antara 10-15% atau 20-25% atau lebih”. Jadi dalam penelitian ini karena populasi kurang dari 100 orang, maka penulis mengambil sampel dari seluruh jumlah populasi. Dalam penelitian ini yang menjadi populasi adalah pegawai bagian umum dan bagian medik yang menggunakan kearsipan elektronik di Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung yaitu sebanyak 34 orang.

3.6. Pengujian Persyaratan Analisis Data

Langkah-langkah yang harus ditempuh untuk pengujian persyaratan analisis data adalah sebagai berikut:

3.6.1. Uji Normalitas

Menurut Ating Somantri dan Sambas (2006:289), “Pengujian normalitas dilakukan

untuk mengetahui normal tidaknya suatu distribusi data. Hal ini penting diketahui berkaitan dengan ketetapan pemilihan uji statistik yang akan dipergunakan”. Penulis menggunakan uji normalitas dengan metode Liliefors test. Kelebihan Liliefors test adalah penggunaan/ perhitungannya yang sederhana, serta cukup kuat sekalipun dengan ukuran sampel kecil, n = 4 (Harun Al Rasyid, 2005) dalam buku yang ditulis oleh Ating Somantri dan Sambas (2006:289). Langkah kerja uji normalitas dengan metode Liliefors test menurut Ating Somantri dan Sambas (2006:289-290) adalah sebagai berikut:

1. Susunlah data dari kecil ke besar. Setiap data ditulis sekali, meskipun ada beberapa data.

2. Periksa data, beberapa kali munculnya bilangan-bilangan itu (frekuensi harus ditulis).

3. Dari frekuensi susun frekuensi kumulatifnya.

4. Berdasarkan frekuensi kumulatif, hitunglah proporsi empirik (observasi). 5. Hitung nilai z untuk mengetahui theoritical proportion pada tabel z.

Formulanya: dimana:

dan

6. Menghitung theoritical proportion.

7. Bandingkan empirical proportion dengan theoritical proportion, kemudian carilah selisih terbesar didalam titik observasi antara kedua proporsi.

8. Carilah selisih terbesar di luar titik observasi.

Berikut ini adalah tabel distribusi pembantu dengan menggunakan α = 0.05 untuk uji

normalitas data.

Tabel 3.7

Tabel Distribusi Pembantu untuk Uji Normalitas Data

X F Fk Sn (Xi) Z Fo (Xi) Sn (Xi) - Fo (Xi) │Sn (Xi-1) - Fo (Xi)│

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

Sumber: Ating Somantri dan Sambas (2006:290)

Keterangan:

Kolom 1 : Susunan data dari kecil ke besar Kolom 2 : Banyak data ke i yang muncul

Kolom 3 : Frekuensi kumulatif. Formula, fk = f + fki sebelumnya

Kolom 4 : Proporsi empirik (observasi). Formula, Sn (Xi) = fk : n

Kolom 5 : Nilai Z, formula,

Dimana: dan

Kolom 6 : Theoritical Proportion (tabel z): proporsi kumulatif luas kurva normal baku dengan cara melihat nilai z pada tabel distribusi normal

Kolom 7 : Selisih Empirical Proportion dengan Theoritical Proportion

dengan cara mencari selisih kolom (4) dan kolom (6) Kolom 8 : Nilai mutlak, artinya semua nilai harus bertanda positif.

Tandai selisih mana yang paling besar nilainya. Nilai tersebut adalah D hitung.

Selanjutnya menghitung Dtabel pada α = 0,05 dengan cara . Dengan kriteria

apabila dengan derajat kebebasan (dk) (0,05), maka dapat dinyatakan bahwa variabel penelitian mengikuti distribusi normal.

Untuk melakukan uji normalitas untuk kedua variabel tersebut, penulis menggunakan bantuan Microsoft Office Excel 2010.

3.6.2 Uji Linieritas

Uji linieritas ini dilakukan untuk mengetahui apakah ada hubungan antara variabel bebas dan variabel terikat secara linier. Menurut Ating Somantri dan Sambas (2006:296),

“Pemeriksaan kelinieran dilakukan melalui pengujian hipotesis nol, bahwa regresi linier

melawan hipotesis tandingan bahwa regresi tidak linier”.

Langkah- langkah uji linieritas regresi (Ating Somantri dan Sambas, 2006:297-298) adalah sebagai berikut:

1. Menyusun tabel kelompok data variabel X dan variabel Y 2. Menghitung jumlah kuadrat regresi (JKReg[a]) dengan rumus:

JKReg[a] =

3. Menghitung jumlah kuadrat regresi (JKReg[b\a]) dengan rumus:

 

n Y 2

JKReg[b\a] =

4.Menghitung jumlah kuadrat residu (JKres) dengan rumus:

JKres =

5. Menghitung rata-rata jumlah kuadrat regresi a (RJKReg[a]) dengan rumus:

RJKReg[a] = JKReg[a]

6. Menghitung rata-rata jumlah kuadrat regresi b/a (RJKReg[b\a]) dengan rumus:

RJKReg[b\a] = JKReg[b\a]

7. Menghitung rata-rata jumlah kuadrat residu (RJKRes) dengan rumus:

RJKRes =

8. Menghitung jumlah kuadrat error (JKE) dengan rumus:

JKE=

Untuk menghitung JKE urutkan data x mulai dari data yang paling kecil sampai data yang

paling besar berikut disertai pasangannya.

9. Menghitung jumlah kuadrat tuna cocok (JKTC) dengan rumus:

JKTC = JKRes–JKE

10. Menghitung rata-rata jumlah kuadrat tuna cocok (RJKTC) dengan rumus:

RJK =

  

     _{ }   n Y X XY

b. .

g[a] a

b

g JK

JK

Y2 _{Re [ \ ]} _Re

 2 Re  n JK _s

 



         k n Y Y 2 2 2  k JK_TC

11. Menghitung rata-rata jumlah kuadrat error (RJKE) dengan rumus:

RJKE =

k n

JK_E



12. Mencari nilai Fhitung dengan rumus:

Fhitung = E TC

RJK RJK

13. Mencari nilai Ftabel pada taraf signifikansi 95% atau = 5% menggunakan rumus: Ftabel =

F (1-α) (db TC, db) dimana db TC = k-2 dan db E = n-k

14. Membandingkan nilai uji Fhitung dengan nilai Ftabel

15. Membuat kesimpulan.

 Jika Fhitung< Ftabel maka data dinyatakan berpola linier.

 Jika Fhitung≥ Ftabel makadata dinyatakan tidak berpola linear.

Peneliti melakukan uji linieritas untuk kedua variabel tersebut dengan menggunakan bantuan program komputer Microsoft Office Excel 2010.

3.7 Teknik Analisis Data

Menurut Uep dan Sambas (2011:158), analisis data adalah: “upaya mengolah data

menjadi informasi, sehingga karakteristik atau sifat-sifat data tersebut dapat dengan mudah dipahami dan bermanfaat untuk menjawab masalah-masalah yang berkaitan dengan kegiatan

penelitian”. Teknik analisis data dalam penelitian, dibagi menjadi dua yaitu teknik analisis

data deskriptif dan teknik analisis data inferensial (Uep dan Sambas, 2011:159).

Teknik analisis deskriptif akan digunakan oleh penulis karena untuk menjawab rumusan masalah No.1 dan No.2, yakni untuk mengetahui gambaran penggunaan kearsipan

elektronik dan gambaran tingkat efektivitas organisasi di Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung.

Sementara itu, teknik analisis data inferensial akan digunakan oleh penulis untuk menjawab rumusan masalah No. 3. Maka teknik yang akan penulis gunakan dalam penelitian ini adalah Regresi Linier Sederhana.

1.8.Teknik dan Alat Pengumpulan Data

Dalam penelitian ini terdapat dua jenis sumber data yaitu sumber data primer dan sumber data sekunder. Dalam pelaksanaan pengumpulan data tersebut dapat dilakukan dengan beberapa cara atau alat yang digunakan untuk memperoleh data penelitian yang disebut dengan istilah teknik pengumpulan data. Adapun teknik dan alat pengumpulan data pada penelitian ini adalah sebagai berikut :

1. Angket (kuesioner)

Angket merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara memberi seperangkat pertanyaan atau pernyataan tertulis kepada responden untuk dijawabnya. Dalam menyusun kuesioner, dilakukan beberapa prosedur berikut :

a. Menyusun kisi-kisi kuesioner atau daftar pertanyaan

b. Merumuskan item-item pertanyaan dan alternatif jawaban. Jenis instrumen yang digunakan dalam angket merupakan instrumen yang bersifat tertutup. Menurut

Arikunto (2002:128) “instrumen tertutup yaitu seperangkat daftar pertanyaan yang sudah disediakan jawabannya sehingga responden tinggal memilih”.

c. Responden hanya membutuhkan tanda check list pada alternatif jawaban yang dianggap paling tepat yang telah disediakan.

d. Menetapkan pemberian skor pada setiap item pertanyaan. Pada penelitian ini setiap

jawaban responden diberi nilai dengan skala Likert. Menurut Sugiyono (2008:107),”

Skala Likert mempunyai gradasi sangat positif dengan sangat negatif”. Tabel 3. 8

Skor Katagori Skala Likert

Option Skor Item Positif Skor Item Negatif Sangat Setuju

Setuju Ragu-ragu Tidak Setuju

Sangat Tidak Setuju

5 4 3 2 1

1 2 3 4 5 Sumber : Ating Somantri dan Muhidin, (2006: 38)

2. Studi Kepustakaan (Library Research)

Studi kepustakaan ini bersumber dari membaca buku, catatan kuliah, internet, artikel, jurnal, maupun bacaan lainnya yang sekiranya dapat menunjang data primer dan mendukung kebenaran dari data yang penulis peroleh.

3.9. Pengujian Instrumen

Pengujian instrumen dalam penelitian ini dilakukan melalui uji validitas dan uji reliabilitas. Dalam pengujian instrumen ini, yang menjadi objek untuk mengisi angket uji coba adalah karyawan di Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung yang bukan merupakan objek penelitian sebenarnya. Responden yang mengisi angket uji coba ini berasal dari beberapa divisi yang pada kegiatan sehari-hari menggunakan teknologi informasi seperti kearsipan. gambaran jumlah karyawan tersebut dapat dilihat dalam tabel di bawah ini:

Tabel 3.9

Jumlah Karyawan Uji Coba Angket di Rumah Sakit Mata Cicendo

No. Bagian Jumlah Karyawan

1. Divisi Keuangan 12

2. Divisi Informasi 8

3.9.1. Uji Validitas

Menurut Suharsimi Arikunto (2010:211), “Validitas adalah suatu ukuran yang

menunjukkan tingkat-tingkat kevalidan atau kesahihan sesuatu instrument”. Sedangkan menurut Uep dan Sambas (2011:115-116), “Suatu instrumen pengukuran dikatakan valid jika instrumen dapat mengukur sesuatu dengan tepat apa yang hendak diukur”. Formula yang digunakan adalah koefisien korelasi Product Moment dari Karl Pearson, yaitu:

(Suharsimi Arikunto dalam Ating Somantri dan Sambas, 2006:49) Keterangan:

= Koefisien korelasi N = Jumlah Responden

= Nomor item ke i = Jumlah skor item ke i

= Kuadrat skor item ke i

2

= Jumlah dari Kuadrat item ke i

= Total dari jumlah skor yang diperoleh tiap responden = Kuadrat dari jumlah skor yang diperoleh tiap responden

2

= Total dari kuadrat jumlah skor yang diperoleh tiap responden

= Jumlah hasil kali item angket ke i dengan jumlah skor yang diperoleh tiap responden

Langkah kerja yang dapat dilakukan untuk mengukur validitas instrumen menurut Ating Somantri dan Sambas (2006:49-50) adalah sebagai berikut:

1) Mengumpulkan data dari hasil uji coba.

2) Memeriksa kelengkapan data, untuk memastikan lengkap tidaknya lembaran data yang terkumpul termasuk di dalamnya memeriksa kelengkapan pengisian item angket. 3) Memberikan skor terhadap item-item yang perlu diberi skor.

4) Membuat tabel pembantu untuk menempatkan skor-skor pada item yang diperoleh untuk setiap respondennya sehingga mempermudah perhitungan atau pengolahan data selanjutnya.

Tabel 3.10

Contoh Format Tabel Perhitungan Uji Validitas No

responden

Nomor item instrument

Jumlah 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1 2 ..dst Jumlah

5) Menghitung jumlah skor yang diperoleh oleh masing-masing responden. 6) Menghitung nilai koefisien korelasi product moment untuk setiap bulir angket.

Tabel 3.11

Contoh Format Tabel Perhitungan Korelasi No.

Responden X Y XY X² Y²

1 ..dst

Jumlah (Σ) = ΣX = ΣY = ΣXY = ΣX² = ΣY²

7) Menentukan titik kritis atau nilai tabel r, pada derajat bebas (db=N-2) dan tingkat

signifikansi 95% atau α = 0,05.

8) Membandingkan nilai koefisien korelasi product moment hasil perhitungan dengan nilai koefisien korelasi product moment yang terdapat dalam tabel.

9) Membuat kesimpulan, dengan cara membandingkan nilai hitung r dan nilai r tabel. Kriterianya yaitu jika:

 rhitung > rtabel = valid, sebaliknya

a) Uji Validitas Variabel Penggunaan Kearsipan Elektronik (Variabel X)

Variabel yang telah diuji validitasnya yaitu variabel kemampuan menggunakan kearsipan elektronik (Variabel X). Variabel kemampuan menggunakan kearsipan elektronik diukur oleh indikator: (1) Kemampuan memindahkan dokumen, (2) Kemampuan menyimpan dokumen, (3) Kemampuan Mengindeks Dokumen, dan (4) Kemampuan Mengontrol akses. Indikator-indikator tersebut kemudian diuraikan menjadi 23 bulir pernyataan angket.

Rekapitulasi hasil perhitungan uji validitas variabel penggunaan kearsipan elektronik (Variabel X) dihitung dengan menggunakan bantuan Microsoft Excel 2010. Hasil perhitungan uji validitas tersebut dapat terihat dalam tabel di halaman berikutnya:

Tabel 3.12

Validitas Variabel Penggunaan Kearsipan Elektronik Informasi (Variabel X)

No. Item

Nilai Hitung Korelasi

(rhitung)

Nilai Tabel Korelasi

(rtabel)

Keterangan

1 0,72 0,444 Valid

2 3,40 0,444 Valid

3 0,63 0,444 Valid

4 2,10 0,444 Valid

5 1,16 0,444 Valid

6 1,82 0,444 Valid

7 2,42 0,444 Valid

8 0,50 0,444 Valid

9 3,09 0,444 Valid

10 5,18 0,444 Valid

11 1,90 0,444 Valid

12 2,89 0,444 Valid

13 1,82 0,444 Valid

14 5,18 0,444 Valid

15 2,10 0,444 Valid

17 3,09 0,444 Valid

18 2,42 0,444 Valid

19 2,89 0,444 Valid

20 3,09 0,444 Valid

21 1,90 0,444 Valid

22 2,59 0,444 Valid

23 0,72 0,444 Valid

Sumber: Hasil Pengolahan Data, 2012

Berdasarkan tabel di atas, dapat diperoleh bahwa seluruh bulir pernyataan dinyatakan valid, sehingga seluruh bulir pernyataan sebanyak 23 tersebut dapat digunakan untuk mengumpulkan data.

b) Uji Validitas Variabel Efektivitas Organisasi (Variabel Y)

Uji validitas yang berikutnya yaitu uji validitas pada variabel efektivitas organisasi (Variabel Y). Variabel efektivitas organisasi (Variabel Y) diukur oleh indikator: (1) Tujuan, (2) Strategi, (3) Program, (4) Kebijaksanaan, (5) Sarana dan Prasarana (6) Sistem Pengawasan dan Pengendalian. Indikator-indikat or tersebut kemudian diuraikan menjadi 20 bulir pernyataan angket.

Rekapitulasi hasil perhitungan uji validitas variabel efektivitas organisasi (Variabel Y) dihitung dengan menggunakan bantuan Microsoft Excel 2010. Hasil perhitungan uji validitas tersebut dapat terlihat dalam tabel di bawah ini.

Tabel 3.13

Uji Validitas Variabel Efektivitas Organisasi (Variabel Y)

No. Item

Nilai Hitung Korelasi

(rhitung)

Nilai Tabel Korelasi

(rtabel)

Keterangan

1 1,40 0,444 Valid

2 1,74 0,444 Valid

5 0,91 0,444 Valid

6 0,50 0,444 Valid

7 2,09 0,444 Valid

8 1,78 0,444 Valid

9 2,45 0,444 Valid

10 5,46 0,444 Valid

11 1,07 0,444 Valid

12 1,80 0,444 Valid

13 1,64 0,444 Valid

14 3,00 0,444 Valid

15 1,86 0,444 Valid

16 2,64 0,444 Valid

17 4,26 0,444 Valid

18 1,01 0,444 Valid

19 2,13 0,444 Valid

20 1,78 0,444 Valid

Sumber: Hasil Pengolahan Data, 2012

Berdasarkan tabel di atas, diperoleh hasil bahwa seluruh bulir pernyataan angket yaitu sebanyak 20 bulir dinyatakan valid sehingga keseluruhan bulir pernyataan angket tersebut dapat digunakan untuk mengumpulkan data.

Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa seluruh bulir pernyataan yang terdapat pada variabel penggunaan kearsipan elektronik (Variabel X) dan variabel efektivitas organisasi (Variabel Y) telah valid sehingga tidak ada item pernyataan yang dihilangkan ataupun dirubah. Hasil rekapitulasi uji coba angket tersebut tercantum dalam tabel berikut ini:

Tabel 3.14

Jumlah Item Angket Uji Coba

No. Variabel Jumlah Item

1. Penggunaan Kearsipan Elektronik 23

2. Efektivitas Organisasi 20

Jumlah 43

3.7.2 Uji Reliabilitas

Menurut Suharsimi Arikunto (2010:221), “ Reliabilitas menunjukkan pada satu

pengertian bahwa sesuatu instrumen cukup dapat dipercaya untuk digunakan sebagai alat

pengumpul data karena instrumen tersebut sudah baik”. Tujuan uji reliabilitas instrumen

adalah untuk mengetahui konsistensi instrumen sebagai alat ukur, sehingga hasil suatu pengukuran dapat dipercaya (Uep dan Sambas, 2011:117). Formula yang dipergunakan untuk

menguji reliabilitas dalam penelitian ini adalah Koefisien Alfa (α) dari Cronbach (Ating

Somantri dan Sambas, 2006:48), yaitu:

(Saefuddin Azwar dalam Ating Somantri dan Sambas, 2006:48)

dimana:

Keterangan:

= reliabilitas instrumen = banyaknya bulir soal = jumlah varians bulir = varians total

N = Jumlah responden

X = skor–skor pada item ke i untuk menghitung varians item atau jumlah skor yang diperoleh tiap responden untuk menghitung varians total

ΣX2

= jumlah hasil kuadrat skor pada item ke i atau hasil kuadrat jumlah skor yang diperoleh tiap responden

(ΣX) 2 = kuadrat jumlah seluruh skor pada item ke i atau kuadrat jumlah skor yang diperoleh tiap responden

Langkah kerja yang dapat dilakukan dalam rangka menguji reliabilitas instrument menurut Ating Somantri dan Sambas (2006:48-49) adalah sebagai berikut:

1) Memberikan skor terhadap instrumen yang telah diisi oleh responden.

2) Untuk mempermudah pengolahan data, buat tabel pembantu untuk menempatkan skor-skor item yang diperoleh.

Tabel 3.15

Contoh Format Tabel Perhitungan Uji Reliabilitas No.

Responden

Nomor item instrument

Jumlah 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1 2 ..dst Jumlah

3) Menghitung jumlah skor item yang diperoleh oleh masing-masing responden.

4) Menghitung kuadrat jumlah skor iterm yang diperoleh oleh masing-masing responden.

5) Menghitung varians masing-masing item. 6) Menghitung varians total.

7) Menghitung koefisen Alfa

8) Membandingkan nilai koefisien Alfa dengan nilai koefisien korelasi product moment

yang terdapat dalam tabel.

9) Membuat kesimpulan, jika nilai hitung r11 > rtabel maka instrumen dinyatakan reliabel.

Hasil perhitungan uji reliabilitas angket terhadap variabel penggunaan kearsipan elektronik dan variabel efektifitas organisasi tercantum dalam tabel berikut ini.

Tabel 3.16

Rekapitulasi Hasil Uji Reliabilitas Variabel Penggunaan Kearsipan Elektronik (Variabel X) dan Variabel Efektivitas Organisasi (Variabel Y)

No. Variabel

Nilai Koefisien

Alpha/ rhitung

Nilai

rtabel Ketentuan Keterangan

1.

Penggunaan Kearsipan Elektronik

0,931 0,444

rhitung > rtabel

dengan α

0.05 Reliabel

2. Efektivitas

Organisasi 0,924 0,444

rhitung > rtabel

dengan α

0.05 Reliabel

Sumber: Hasil Pengolahan Data, 2012

Berdasarkan tabel di atas, hasil perhitungan reliabilitas terhadap Variabel X (Penggunaan Kearsipan Elektronik) dinyatakan reliabel karena memenuhi syarat rhitung > rtabel

yaitu 0,931>0,444. Selanjutnya, hasil perhitungan reliabilitas terhadap variabel Y (efektivitas organisasi ) pun dinyatakan reliabel karena telah memenuhi syarat rhitung > rtabel yaitu

0,924>0,444.

1.10 Pengujian Hipotesis

Langkah terakhir dalam kegiatan analisis data adalah pengujian hipotesis. Menurut

Uep dan Sambas (2011:78), “… hipotesis dibedakan menjadi dua bagian yaitu hipotesis

penelitian dan hipotesis statistik”. Prosedur dalam pengujian ini terdiri dari beberapa langkah, yaitu:

3.10.1 Merumuskan Hipotesis Statistik

Permasalahan yang dirumuskan adalah: Adakah pengaruh positif dari pengunaan kearsipan elektronik terhadap efektivitas organisasi di Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung.

dan Variabel Y yaitu menggunakan analisis regresi linear sederhana. Langkah-langkah uji keberartian regresi adalah sebagai berikut (Ating Somantri dan Sambas, 2006:245):

1) Merumuskan hipotesis ke dalam model statistik, yaitu:

H0:   0→tidak terdapat pengaruh penggunaan kearsipan elektronik

(variabel x) terhadap efektivitas organisasi (variabel y).

H1:  0 → terdapat pengaruh penggunaan kearsipan elektronik (variabel x) terhadap efektivitas organisasi(variabel y).

2) Menentukan uji statistik yang sesuai. Uji statistik yang digunakan adalah uji F. Untuk menentukan nilai uji F dapat mengikuti langkah-langkah berikut:

a. Menghitung jumlah kuadrat regresi (JKReg[a]) dengan rumus:

JK Reg[a] =

 

n Y 2



b. Menghitungjumlah kuadrat regresi (JKReg[b\a]) dengan rumus:

JKReg[b\a] =

  

   



_{ }  

n Y X XY

b. .

c. Menghitung jumlah kuadrat residu (JKRes) dengan rumus:

JKRes =

Y

JK

Reg[b\a]

JK

Reg[a]

2







d. Menghitung rata-rata jumlah kuadrat regresi (RJKReg[a]) dengan rumus:

RJKReg[a] = JKReg[a]

e. Menghitung rata-rata jumlah kuadrat regresi (RJKReg[b\a]) dengan rumus:

RJKReg[b\a] = JKReg[b\a]

RJKRes =

2 Re



n

JK _s

g. Menghitung F, denganrumus:

3) Mencari nilai Ftabel pada taraf signifikansi 95% atau = 5% menggunakan

rumus:

Ftabel = F( 1 – ) (db reg (b/a) (db res )

4) Membuat kesimpulan

Membandingkan nilai uji F dengan nilai Ftabel kemudian membuat kesimpulan.

 Jika ditolak dan diterima, apabila dinyatakan

signifikan (diterima).

 Jika diterima dan ditolak, apabila dinyatakan tidak

signifikan (ditolak).

3.10.2 Menghitung Koefisien Korelasi antara Variabel X dan Variabel Y

Untuk mengetahui hubungan Variabel X (Pengunaan Kearsipan Elektronik) dengan Variabel Y (Efektivitas Organisasi) dicari dengan menggunakan rumus Product Moment

yang dikemukakan oleh Karl Pearson, yaitu:

Nilai koefisien korelasi kemudian dikonsultasikan dengan tabel Guilford tentang batas-batas (r) untuk mengetahui derajat hubungan antar Variabel X dan Variabel Y. Maka

dapat digunakan pedoman interpretasi koefisien korelasi seperti yang dituangkan dalam tabel pada halaman berikutnya:

Tabel 3. 17

Pedoman Interpretasi Koefisien Korelasi

Besarnya nilai r Interpretasi

0,000 sampai dengan 0,199 0,200 sampai dengan 0,399 0,400 sampai dengan 0,599 0,600 sampai dengan 0,799 0,800 sampai dengan 1,000

Korelasi sangat rendah (diabaikan/dianggap tidak ada) Korelasi rendah

Korelasi sedang Korelasi tinggi

Korelasi sangat sangat tinggi Sumber: Ating Somantri dan Sambas (2006:341)

Untuk mengukur seberapa besar pengaruh yang diberikan oleh Variabel Penggunaan Kearsipan Elektronik terhadap Variabel Efektivitas Organisasi, maka digunakan rumus koefisien determinasi (KD) yaitu, KD = r2 x 100% (Ating Somantri dan Sambas, 2006:341). Dengan r2 dicari dengan rumus sebagai berikut:

Adapun dalam perhitungannya penulis menggunakan bantuan Software Microsoft Office Excel 2010.

BAB V

KESIMPULAN DAN REKOMENDASI

Dalam bab ini dibahas kesimpulan dan rekomendasi dari penelitian yang telah dilakukan.

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan penulis di Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung, untuk mengetahui pengaruh penggunaan kearsipan elektronik terhadap efektivitas organisasi, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:

1) Gambaran penggunaan kearsipan elektronik di Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung ditunjukan oleh hasil penelitian bahwa pada indikator kemampuan memindahkan dokumen memperoleh skor jawaban responden tertinggi , indikator kemampuan menyimpan dokumen dan indikator kemampuan mengontrol akses memperoleh skor jawaban responden sedang, sedangkan indikator kemampuan mengindeks dokumen memperoleh skor jawaban responden terendah.

2) Gambaran tingkat efektivitas organisasi di Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung ditunjukan oleh hasil penelitian bahwa pada indikator tujuan memperoleh skor jawaban responden tertinggi. Untuk indikator Strategi, program, proses analisa dank kebijaksanaan, perencanaan , sarana dan prasarana memperoleh skor jawaban responden sedang. Sistem pengendalian dan pengawasan memperoleh skor jawaban responden terendah

3) Berdasarkan hasil analisis data dan pengujian hipotesis dapat diperoleh kesimpulan bahwa penggunaan kearsipan elektronik mempunyai pengaruh terhadap efektivitas organisasi, hal ini dapat terlihat berdasarkan hipotesis yang diterima.

5.2 Rekomendasi

Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan penulis dan melihat hasil penelitian tersebut, maka penulis memberikan rekomendasi mengenai kemampuan menggunakan kearsipan elektronik dan efektivitas organisasi sebagai berikut:

1) Variabel penggunaan kearsipan elektronik yang masih rendah adalah pada indikator kemampuan mengindeks dokumen Untuk mengatasi hal tersebut, penulis merekomendasikan untuk melakukan pelatihan mengenai Software yaitu, cara menggunakan software, menangani masalah pada software ,cara merawat hardware,

mengadakan pelatihan atau seminar, mengadakan simulasi-simulasi tentang tata cara penggunaan kearsipan elektronik kepada para karyawan sehingga karyawan dapat menggunakan hardware dan software dengan baik.

2) Indikator Sistem pengawasan dan pengendalian merupakan indikator terendah pada variabel efektivitas organisasi. Untuk meningkatkan kualitas indikator tersebut, penulis menyarankan agar organisasi dapat memperbaiki dan mengembangkan system pengawasan dan pengendalian yang tepat guna sesuai dengan kebutuhan.

3) Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan, kemampuan menggunakan kearsipan elektronik mempunyai pengaruh yang positif terhadap efektivitas organisasi. Oleh karena itu harus mempertahankan tingkat efektivitas organisasi yang sudah baik dengan mempertahankan dan meningkatkam kualitas kemampuan menggunakan kearsipan elektronik, juga harus memperhatikan faktor-faktor lain yang berpengaruh terhadap efektivitas organisasi diantaranya yaitu struktur organisasi, lingkungan ekstern dan intern, karakteristik pekerja serta kebijakan dan praktek manajemen.

DAFTAR PUSTAKA

Abubakar, Hadi. (1997). Cara-Cara Pengolahan Kearsipan yang Praktis dan efisien. Jakarta : Djambatan.

Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono. (2005). Manajemen Kearsipan Modern. Arikunto, Suharsimi. (2002). Prosedur Penelitian : Suatu Pendekatan Praktek.

Jakarta : Rhineka Cipta.

Ating Somantri dan Sambas Ali Muhidin. (2006). Aplikasi Statistika dalam Penelitian. Bandung: Pustaka Setia.

Barthos. (2000). Manajemen Kearsipan. Jakarta : Bumi Aksara

Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. 2001. Kamus Besar Bahasa Indonesia . Jakarta: Balai Pustaka.

Gibson, Ivancevich, Donnely, (1996), Organisasi dan Manajemen : Prilaku, Struktur dan Proses, Jakarta : Erlangga

Hendi Haryadi. (2009). Administrasi Perkantoran Untuk Manajer dan Staf. Jakarta : Visi Media.

Kementerian Sekretaris Negara. (1987). Undang-Undang RI Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan. Bandung : Nuansa Aulia Komaruddin. (1982). Metode Penulisan Skripsi dan Tesis. Bandung : Angkasa.

Yogyakarta : Gaya Media.

Martono. (1994). Record Manajemen dan Filling dalam Praktek Perkantoran Modern. Jakarta : Karya Utama.

Martono, Budhi. (1990). Sistem Kearsipan Praktis. Jakarta : Pustaka Sinar Harapan.

Robbins, Stephen P. (2002). Perilaku Organisasi, ed. 8, Alih Bahasa: Hadayana Pujaatmaka. Jakarta: PT. Prehalindo.

Sedarmayanti. (2003). Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern.

Bandung : CV. Mndar Maju.

Siagian, Sondang P, (2000), Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta: Bumi Aksara

Steers, Richard terjemahan Magdalena, 1980, Efektivitas Organisasi, Jakarta : Erlangga.

Sugiarto, Agus dan Teguh Wahyono. (2005). Manajemen Kearsipan Modern Dari Konvensional Ke Basis Komputer. Yogjakarta : Gaya Media

Sugiyono. (2003). Metode Penelitian Bisnis. Bandung : Alfabeta. . (2004). Metode Penelitian Bisnis. Bandung : Alfabeta.

. (2007). Metode penelitian Pendidikan (Pendekatan Kuantitati f, Kualitatif, dan R&D). Bandung : Alfabeta.

Suhaedin, Enjang. (2009). Pengaruh Kemampuan Kerja Petugas Arsip Terhadap Efektivitas Kearsipan Pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bandung. Skripsi pada FPEB UPI Bandung : Tidak diterbitkan

The Liang Gie. (2000). Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Liberty. Undang – Undang nomor 7 tahun 1971 Tentang Ketentuan Pokok-Pokok

Kearsipan.

Widjaja. (1999). Administrasi Kearsipan : Suatu Pengantar. Jakarta : Raka Grafindo Pustaka

RJKRes = 2

Re



n

JK _s

g. Menghitung F, denganrumus:

3) Mencari nilai Ftabel pada taraf signifikansi 95% atau = 5% menggunakan

rumus:

Ftabel = F( 1 – ) (db reg (b/a) (db res )

4) Membuat kesimpulan

Membandingkan nilai uji F dengan nilai Ftabel kemudian membuat kesimpulan.

 Jika ditolak dan diterima, apabila dinyatakan signifikan (diterima).

 Jika diterima dan ditolak, apabila dinyatakan tidak signifikan (ditolak).

3.10.2 Menghitung Koefisien Korelasi antara Variabel X dan Variabel Y

Untuk mengetahui hubungan Variabel X (Pengunaan Kearsipan Elektronik) dengan Variabel Y (Efektivitas Organisasi) dicari dengan menggunakan rumus Product Moment

yang dikemukakan oleh Karl Pearson, yaitu:

Nilai koefisien korelasi kemudian dikonsultasikan dengan tabel Guilford tentang 

62

Budiman Saputra, 2013

Pengaruh Penggunaan Kearsipan Elektronik Terhadap Efektivitas Organisasi Di Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung

Universitas Pendidikan Indonesia | repository.upi.edu| perpustakaan.upi.edu

dapat digunakan pedoman interpretasi koefisien korelasi seperti yang dituangkan dalam tabel pada halaman berikutnya:

Tabel 3. 17

Pedoman Interpretasi Koefisien Korelasi Besarnya nilai r Interpretasi

0,000 sampai dengan 0,199 0,200 sampai dengan 0,399 0,400 sampai dengan 0,599 0,600 sampai dengan 0,799 0,800 sampai dengan 1,000

Korelasi sangat rendah (diabaikan/dianggap tidak ada) Korelasi rendah

Korelasi sedang Korelasi tinggi

Korelasi sangat sangat tinggi

Sumber: Ating Somantri dan Sambas (2006:341)

Untuk mengukur seberapa besar pengaruh yang diberikan oleh Variabel Penggunaan Kearsipan Elektronik terhadap Variabel Efektivitas Organisasi, maka digunakan rumus koefisien determinasi (KD) yaitu, KD = r2 x 100% (Ating Somantri dan Sambas, 2006:341). Dengan r2 dicari dengan rumus sebagai berikut:

Adapun dalam perhitungannya penulis menggunakan bantuan Software Microsoft Office Excel 2010.

BAB V

KESIMPULAN DAN REKOMENDASI

Dalam bab ini dibahas kesimpulan dan rekomendasi dari penelitian yang telah dilakukan.

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan penulis di Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung, untuk mengetahui pengaruh penggunaan kearsipan elektronik terhadap efektivitas organisasi, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:

1) Gambaran penggunaan kearsipan elektronik di Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung ditunjukan oleh hasil penelitian bahwa pada indikator kemampuan memindahkan dokumen memperoleh skor jawaban responden tertinggi , indikator kemampuan menyimpan dokumen dan indikator kemampuan mengontrol akses memperoleh skor jawaban responden sedang, sedangkan indikator kemampuan mengindeks dokumen memperoleh skor jawaban responden terendah.

2) Gambaran tingkat efektivitas organisasi di Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung ditunjukan oleh hasil penelitian bahwa pada indikator tujuan memperoleh skor jawaban responden tertinggi. Untuk indikator Strategi, program, proses analisa dank kebijaksanaan, perencanaan , sarana dan prasarana memperoleh skor jawaban responden sedang. Sistem pengendalian dan pengawasan memperoleh skor jawaban responden terendah

99

Budiman Saputra, 2013

Pengaruh Penggunaan Kearsipan Elektronik Terhadap Efektivitas Organisasi Di Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung

Universitas Pendidikan Indonesia | repository.upi.edu| perpustakaan.upi.edu

5.2 Rekomendasi

Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan penulis dan melihat hasil penelitian tersebut, maka penulis memberikan rekomendasi mengenai kemampuan menggunakan kearsipan elektronik dan efektivitas organisasi sebagai berikut:

1) Variabel penggunaan kearsipan elektronik yang masih rendah adalah pada indikator kemampuan mengindeks dokumen Untuk mengatasi hal tersebut, penulis merekomendasikan untuk melakukan pelatihan mengenai Software yaitu, cara menggunakan software, menangani masalah pada software ,cara merawat hardware,

mengadakan pelatihan atau seminar, mengadakan simulasi-simulasi tentang tata cara penggunaan kearsipan elektronik kepada para karyawan sehingga karyawan dapat menggunakan hardware dan software dengan baik.

2) Indikator Sistem pengawasan dan pengendalian merupakan indikator terendah pada variabel efektivitas organisasi. Untuk meningkatkan kualitas indikator tersebut, penulis menyarankan agar organisasi dapat memperbaiki dan mengembangkan system pengawasan dan pengendalian yang tepat guna sesuai dengan kebutuhan.

3) Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan, kemampuan menggunakan kearsipan elektronik mempunyai pengaruh yang positif terhadap efektivitas organisasi. Oleh karena itu harus mempertahankan tingkat efektivitas organisasi yang sudah baik dengan mempertahankan dan meningkatkam kualitas kemampuan menggunakan kearsipan elektronik, juga harus memperhatikan faktor-faktor lain yang berpengaruh terhadap efektivitas organisasi diantaranya yaitu struktur organisasi, lingkungan ekstern dan intern, karakteristik pekerja serta kebijakan dan praktek manajemen.

DAFTAR PUSTAKA

Abubakar, Hadi. (1997). Cara-Cara Pengolahan Kearsipan yang Praktis dan efisien. Jakarta : Djambatan.

Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono. (2005). Manajemen Kearsipan Modern. Arikunto, Suharsimi. (2002). Prosedur Penelitian : Suatu Pendekatan Praktek.

Jakarta : Rhineka Cipta.

Ating Somantri dan Sambas Ali Muhidin. (2006). Aplikasi Statistika dalam Penelitian. Bandung: Pustaka Setia.

Barthos. (2000). Manajemen Kearsipan. Jakarta : Bumi Aksara

Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. 2001. Kamus Besar Bahasa Indonesia . Jakarta: Balai Pustaka.

Gibson, Ivancevich, Donnely, (1996), Organisasi dan Manajemen : Prilaku, Struktur dan Proses, Jakarta : Erlangga

Hendi Haryadi. (2009). Administrasi Perkantoran Untuk Manajer dan Staf. Jakarta : Visi Media.

Kementerian Sekretaris Negara. (1987). Undang-Undang RI Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan. Bandung : Nuansa Aulia Komaruddin. (1982). Metode Penulisan Skripsi dan Tesis. Bandung : Angkasa.

Yogyakarta : Gaya Media.

Martono. (1994). Record Manajemen dan Filling dalam Praktek Perkantoran Modern. Jakarta : Karya Utama.

Martono, Budhi. (1990). Sistem Kearsipan Praktis. Jakarta : Pustaka Sinar Harapan.

Budiman Saputra, 2013

Pengaruh Penggunaan Kearsipan Elektronik Terhadap Efektivitas Organisasi Di Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung

Universitas Pendidikan Indonesia | repository.upi.edu| perpustakaan.upi.edu

Robbins, Stephen P. (2002). Perilaku Organisasi, ed. 8, Alih Bahasa: Hadayana Pujaatmaka. Jakarta: PT. Prehalindo.

Sedarmayanti. (2003). Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern.

Bandung : CV. Mndar Maju.

Siagian, Sondang P, (2000), Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta: Bumi Aksara

Steers, Richard terjemahan Magdalena, 1980, Efektivitas Organisasi, Jakarta : Erlangga.

Sugiarto, Agus dan Teguh Wahyono. (2005). Manajemen Kearsipan Modern Dari Konvensional Ke Basis Komputer. Yogjakarta : Gaya Media

Sugiyono. (2003). Metode Penelitian Bisnis. Bandung : Alfabeta. . (2004). Metode Penelitian Bisnis. Bandung : Alfabeta.

. (2007). Metode penelitian Pendidikan (Pendekatan Kuantitati f, Kualitatif, dan R&D). Bandung : Alfabeta.

Suhaedin, Enjang. (2009). Pengaruh Kemampuan Kerja Petugas Arsip Terhadap Efektivitas Kearsipan Pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bandung. Skripsi pada FPEB UPI Bandung : Tidak diterbitkan

The Liang Gie. (2000). Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Liberty. Undang – Undang nomor 7 tahun 1971 Tentang Ketentuan Pokok-Pokok

Kearsipan.

Widjaja. (1999). Administrasi Kearsipan : Suatu Pengantar. Jakarta : Raka Grafindo Pustaka