Sistem Teknologi and Informasi Sistem
BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Sistem informasi manajemen (SIM) (bahasa Inggris: management
information system, MIS) adalah sistem perencanaan bagian dari pengendalian
internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi,
dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis
seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Sistem informasi
manajemen dibedakan dengan sistem informasi biasa karena SIM digunakan
untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas
operasional organisasi. Secara akademis, istilah ini umumnya digunakan untuk
merujuk pada kelompok metode manajemen informasi yang bertalian dengan
otomasi atau dukungan terhadap pengambilan keputusan manusia, misalnya
sistem pendukung keputusan, sistem pakar, dan sistem informasi eksekutif.
Menurut Francisco Proses Manajemen adalah suatu proses Penukaran
terhadap nilai dan jasa. Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitasaktivitas:
a.
Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu
adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya,
perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk
mencapai tujuan tersebut.
b.
Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah
suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer
serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana
tersebut berjalan
sebagaimana mestinya.
Aktivitas
manajerial
untuk
memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai
kebutuhan, disebut kebutuhan.
c.
Pengambilan Keputusan, proses pemilihan di antara berbagai alternative
disebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini
merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus
memilih di antara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan
1
yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar
serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.
B.
Rumusan Masalah
Beberapa rumusan masalah dalam makalah ini adalah:
1) Bagaimana sejarah Sistem Informasi Manajemen?
2) Apakah Sistem Informasi Manajemen?
3) Apakah manfaat mempelajari Sistem Informasi Manajemen?
4) Bagaimana penerapan Sistem Informasi Manajemen dalam kehidupan
sehari-hari?
5) Apa kelebihan dan kekurangan dari Sistem Informasi Manajemen?
C.
Tujuan
Tujuan dalam makalah ini untuk menjawab rumusan masalah diatas, yaitu:
1) Mengetahui sejarah Sistem Informasi Manajemen.
2) Mengetahui pengertian/definisi dari Sistem Informasi Manajemen.
3) Mengetahui manfaat mempelajari Sistem Informasi Manajemen.
4) Mengetahui penerapan Sistem Informasi Manajemen dalam kehidupan
sehari-hari.
5) Mengetahui kelebihan dan kekurangan Sistem Informasi Manajemen.
2
BAB II
LANDASAN TEORI
A.
Sejarah Sistem Informasi Manajemen
Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma)
yang berarti suatu kesatuan yang terdiri komponen yang dihubungkan bersama
untuk memudahkan aliraninformasi, materi atau energi. Sedangkan informasi
adalah proses lebih lanjut dari data yang memiliki arti bagi pengguna untuk
pengambilan keputusan. Jadi, sistem informasi dapat dikatakan sebagai sistem
yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen dalam organisasi untuk
mnyajikan informasi bagi pengguna.
Pada tahun 1940 saat perang dunia ke 2 sistem informasi digunakan oleh
militer untuk pengiriman dan penerimaan dokumen dokumen. Pengiriman dan
penerimaan dokumen dokumen ini disimpan dalam bentuk magnetic tape.
1) Generasi Pertama (1945-1955)
Pada generasi ini belum ada sistem operasi, sistem komputer diberi instruksi
yang harus dikerjakan secara langsung.
2) Generasi Kedua (1955-1965)
Batch processing systemJob dikumpulkan dalam satu rangkaian kemudian
dieksekusi secara berurutan.Sistem komputer belum dilengkapi sistem operasi,
tapi beberapa fungsi dasar sistem operasi telah ada, misalnya FMS (Fortran
Monitoring System) dan IBSYS,keduanya merupakan bagian yang fungsinya
merupakan komponen sistem operasi.
3) Generasi Ketiga (1965-1980)
Dikembangkan untuk melayani banyak pemakai secara online, sehingga
menuntut sistem komputer dapat digunakan secara :
Multiuser Berarti komputer yang memiliki resource yang dapat digunakan
oleh banyak orang sekaligus.
MultiprogrammingBerarti komputer melayani banyak proses/job sekaligus
pada waktubersamaan, yaitu dengan membagi (mempartisi) memori
menjadi beberapa bagian dengan satu bagian memori adalah satu job
berbeda.
3
Time sharingVarian dari multiprogramming, dimana tiap pemakai
mempunyai satuterminal online dengan pemroses hanya memberi layanan
pada pemakai yangaktif secara bergantian secara cepat.
Spooling Membuat peripheral seolah-olah dapat digunakan bersama-sama
sekaligus,dapat diakses secara simultan, yaitu dengan cara menyediakan
beberapapartisi memori. Saat terdapat permintaan layanan peripheral,
langsungditerima dan data disimpan lebih dulu di memori yang disediakan
(berupaantrian), kemudian dijadwalkan agar secara nyata dilayani oleh
peripheral.
4) Generasi Keempat (1980-199x)
Sistem operasi yang dapat melayani banyak mode, yaitu mendukung batch
processing, timesharing dan (soft) real time applications. Perkembangan
denganmeningkatnya kemampuan komputer dekstop (PC) dan teknologi
jaringan(TCP/IP). Selama tahun 1980-an dan awal tahun 1990-an, perusahaan
raksasa multinasional banyak menyelesaikan pembangunan sistem informasi
global mereka (GIS/ Global Information System), tetapi masih terdapat
beberapa
hal
lain
yang
masih
harus
diselesaikan
dalam
rangka
menyempurnakan sistem pengelolaan informasi berbasis komputer yang
mendunia ini. Pada tahun 2000-an, kurang lebih 2070 perusahaan
multinasional akan didorong untuk memperbaiki aplikasi sistem informasi dan
bentukan arsitektur sistem ini. Sistem yang mulanya dirancang untuk
mendukung operasi yang tersentralisasi ataupun tidak tersentralisasi akan
ditingkatkan untuk memampukan perusahaan induk dan cabangnya beroperasi
sebagai sebuah koordinat suatu sistem yang terintegrasi. Adapun hal yan perlu
ditingkatkan dan diintegrasikan secara utuh dalam pematangan sistem
informasi dunia adalah peranan sistem informasi berbasis komputer
(Computer Based Information System/ CBIS).
4
B.
Definisi Sistem Informasi Manajemen
Definisi Sistem Informasi Manajemen (SIM) menurut para ahli :
1) Menurut Barry E.Cushing, SIM adalah : Suatu sistem informasi
manajemen adalah Kumpulan dari manusia dan sumber daya modal di
dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan
mengolah data untuk mengahasilkan informasi yang berguna untuk
semua
tingkatan
manajemen
di
dalam
kegiatan
perencanaan
pengendalian. (Jogiyanto,2005,14).
2) Menurut Frederick H.Wu SIM adalah : kumpulan dari sistem-sistem
yang
menyediakan
informa
si
untuk
mendukung
manajemen.
(Jogiyanto,2005,14).
3) Menurut Gordon B.Davis dalam buku “Kerangka dasar SIM”, SIM
adalah : Susatu serapan teknologi baru kepada persoalan keorganisasian
dalam pengolahan transaksi dan pember ian informasi bagi kepentingan
keorganisasian. (Gordon B.Davis,1985;23).
4) Masih menurut Gordon.B Davis, dalam buku “Analisis dan Desain
informasi” Sistem Informasi Manajemen merupakan suatu sistem yang
melakukan fungsi - fungsi untuk menyedia kan semua informasi yang
mempengaruhi semua operasi organisasi. (Jogiyanto,2005,15).
5) Menurut George M.Scott dalam buku “Prinsip-prinsip SIM” adalah :
Serangakaian sub-sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi
secara rasional dan terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga
menjadi
informasi
lewat
serangkaian
cara
guna
meningkatkan
produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar
criteria mutu yang telah ditetapkan.
Banyak organisasi yang ingin membangun sistem Informasi Manajemennya
sendiri, dan telah menyediakan dana yang cukup, tetapi ternyata usaha tersebut
sering kali gagal. Penyebabnya antara lain ialah: struktur organisasi keseluruhan
yang kurang wajar, rencana organisasi keseluruhan yang belum memadai, personil
sistem yang tidak memadai, dan yang terpenting adalah kurangnya partisipasi
manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem,
5
mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil
yang terlibat. Sebelum membahas konsep sistem Informasi Manajemen lebih
lanjut, berikut ini akan diberikan definisi ringkas dan formal dari sistem Informasi
Manajemen yaitu: ?serangkaian sub-sistem informasi yang menyeluruh dan
terkoordinasi yang secara rasional mampu menstransformasikan data sehingga
menjadi informasi dengan berbagai cara guna meningkatkan produktivitas yang
sesuai dengan gaya dan sifat manajer? Dari definisi tersebut ada beberapa point
yang perlu diuraikan lebih lanjut:
a. Sistem Informasi Manajemen memiliki sub-sitem informasi. Sistem Informasi
Manajemen adalah serangkaian sub-sistem, dimana sub-sistem tersebut
mendukung tercapainya sasaran Sistem Informasi Manajemen dan organisasi
sebagian dari sub-sistem berperan hanya dalam satu kegiatan atau lapisan
manajemen, sementara yang lainya berperan ganda.
b. Sistem Informasi Manajemen adalah menyeluruh.
Sebuah Sistem Informasi Manajemen mencakup sistem informasi formal
maupun informal baik yang manual maupun berkomputer. Komponen yang
terpenting dalam Sistem Informasi Manajemen adalah manajer yang
pikirannya akan memproses dan menyebarkan informasi secara berinteraksi
dengan elemen-elemen lain dari Sistem Informasi Manajemen.
c. Sistem Informasi Manajemen adalah terkoordinasi.
Sistem Informasi Manajemen di koordinasikan secara terpusat untuk
menjamamin bahwa data yang di proses dapat di operasikan secara terencana
dan terkoordinasi. Semuanya untuk menjamin bahwa informasi melewati dan
menuju sub-sistem yang diperlukan, serta menjamin bahwa sistem informasi
bekerja secara efisien.
d. Sistem Informasi Manajemen terintegrasi secara rasional.
Sub-sistem dalam Sistem Informasi Manajemen adalah terintegrasi (terpadu)
sehingga kegiatan dari masing-masing saling berkaitaan satu dengan yang
lainnya, integrasi ini dilakukan terutama dengan melewatkan data diantara
sub-sistem tersebut.
6
e. Sistem Informasi Manajemen mentransformasikan data kedalam informasi.
Apabila data diolah dan berguna bagi manajer untuk tujuan tertentu, maka ia
akan menjadi informasi.
f. Sistem Informasi Manajemen meningkatkan produktivitas.
Sistem Informasi Manajemen dengan berbagai cara mampu meningkatkan
produktivitas, antara lain: dengan kemampuan melaksanakan tugas rutin
seperti penyajian dokumen dengan efisien, mampu memberikan layanan bagi
organisasi intern dan ekstern, serta mampu meningkatkan kemampuan
manajer untuk mengatasi masalah-masalah yang tidak terduga.
g. Sistem Informasi Manajemen sesuai dengan gaya manajer Sistem Informasi
Manajemen dikembangkan lewat pengenalan atas sifat dan gaya manajerial
dari personil yang akan menggunakannya. Para perancang sistem apabila akan
mengembangkan Sistem Informasi Manajemen hendaknyamempertimbangkan
faktor manusiawi dengan cermat. Apabila tidak demikian, maka sistem yang
dihasilkan tidak efektif.
Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh
manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat
penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat
alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. Akibat bila
kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan akan mengalami
ketidakmampuan
mengontrol
sumber daya,
sehingga dalam mengambil
keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan
mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya. Disamping
itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan baik.
Masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi tersebut terlalu banyak
informasi yang tidak bermanfaat atau berarti (sistem terlalu banyak data).
Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting (vital) dalam mendesain
sebuah sistem informasi yang efektif (effective business system). Menyiapkan
langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas adalah tujuan
dalam mendesain sistem baru.
7
Sebuah perusahaan mengadakan transaksi-transaksi yang harus diolah agar
bisa menjalankan kegiatannya sehari-hari. Daftar gaji harus disiapkan, penjualan
dan pembayaran atas perkiraan harus dibutuhkan: semua ini dan hal-hal lainnya
adalah kegiatan pengolahan data dan harus dianggap bersifat pekerjaan juru tulis
yang mengikuti suatu prosedur standar tertentu. Komputer bermanfaat utnuk
tugas-tugas pengolahan data semacam ini, tetapi sebuah sistem informasi
menajemen melkasanakan pula tugas-tugas lain dan lebih dari sekedar sistem
pengolahan data. Adalah sistem pengolahan informasi yang menerapkan
kemampuan komputer untuk menyajikan informasi bagi manajemen dan bagi
pengambilan keputusan.
Sistem informasi manajeman digambarkan sebagai sebuah bangunan
piramida dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi,
penjelasan status, dan sebagainya. Lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber
informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-hari. Lapisan keriga
terdiri dair sumber daya sistem informasi untuk membantu perencanaan taktis dan
pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen. Lapisan puncak terdiri
dari sumber daya informasi utnuk mendukung perencanaan dan perumusan
kebijakan oleh tingkat manajemen.
Definisi sebuah sistem informasi manajemen, istilah yang umum dikenal
orang adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (intregeted) untuk
menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan
pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan
perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur
pedoman, model manajemen dan keputusan, dan sebuah “data base”.
C.
Manfaat Sistem Informasi Manajemen
1. Manfaat Sistem Informasi Manajemen secara umum
Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan
akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara
sistem informasi.
Menjamin
tersedianya
kualitas
dan
keterampilan
dalam
memanfaatkan sistem informasi secara kritis.
8
Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.
Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis
dari sistem informasi dan teknologi baru.
Mengidentifikasi
kebutuhan-kebutuhan
akan
keterampilan
pendukung sistem informasi.
Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan
persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis
barang yang tersedia.
Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek
nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi
yang terjadi.
Organisasi
menggunakan
sistem
informasi
untuk
mengolah
transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan
sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.
Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan
akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara
sistem informasi.
Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan
pemeliharaan sistem.
2. Manfaat Sistem Informasi Manajemen Di Bidang Pendidikan
Memperbesar kemampuan pengambil keputusan dalam menangani
permasalahan yang kompleks, berskala besar, dan menggunakan
banyak waktu.
Memperbesar kemampuan pengambil keputusan untuk memproses
informasi dan pengetahuan.
Meningkatkan reliabilitas dari hasil keputusan dan outcome.
Memperpendek waktu pengambilan keputusan.
Mendorong pelaksanaan eksplorasi bagi pengambil keputusan.
9
Menghasilkan keunggulan strategis dan kompetitif di dalam
persaingan
antar
organisasi.
termasuk
kemampuan
grafik
menyeluruh atas
3. Manfaat Sistem Informasi Manajemen Di Bidang Informasi
Mengumpulkan informasi
Mengolah informasi
Menyebarkan Informasi
Menyimpan Informasi
Mengambil Keputusan
Sebuah sistem keputusan, yaitu model dari sistem dengan mana keputusan
diambil, dapat tertutup atau terbuka. Sebuah sistem keputusan tertutup
menganggap bahwa keputusan dipisah dari masukkan yang tidak diketahui dari
lingkungan. Dalam sistem ini pengambil keputusan dianggap:
Mengetahui semua perangkat alternatif dan semua akibat atau hasilnya
masing-masing
Memiliki
metode
(aturan,
hubungan,
dan
sebagainya)
yang
memungkinkan dia membuat urutan kepentingan semua alternatif.
Memilih alternatif yang memaksimalkan sesuatu, misalnya laba, volume
penjualan, atau kegunaan.
Konsep sebuah sistem keputusan tertutup jelas menganggap orang rasional
yang secara logis menguji semua alternatif, mengurutkan berdasarkan
kepentingan hasilnya, dan memilih alternatif yang membawa kepada hasil
yang terbaik/maksimal. Model kuantitatif pengambilan keputusan biasanya
adalah model sistem keputusan tertutup.
Sebuah sistem keputusan terbuka memandang keputusan sebagai berada
dalam suatu lingkungan yang rumit dan sebagian tak diketahui. Keputusan
dipengaruhi oleh lingkungan dan pada gilirannya proses keputusan kemudian
mempengaruhi lingkungan. Pengambilan keputusan dianggap tidak harus logis
dan sepenuhnya rasional, tetapi lebih banyak memperlihatkan rasionalitas
10
hanya dalam batas yang dikemukakan oleh latar belakang, pandangan atas
alternatif, kemampuan menangani suatu model keputusan, dan sebagainya.
a. SIM Berdasarkan Aktivitas/Kegiatan Manajemen
Kegiatan dan proses informasi untuk tiga tingkat adalah saling
berhubungan.
Contohnya
pengendalian
inventaris
pada
tingkatan
operasional bergantung pada proses yang tepat dari transaksi; pada tingkat
dari pengendalian manajemen, pembuatan keputusan tentang keamanan
persediaan dan frekuensi memesan lagi bergantung pada pembetulan
ringkasan dari hasil operasi-operasi; pada tingkat strategi, hasil dalam
operasi-operasi dan pengendalian manajemen yang dihubungkan pada
tujuan-tujuan strategi, saingan tindak tanduk dan sebagainya untuk
mencapai strategi inventaris. Tampaknya terdapat kontras tajam antara
ciri-ciri informasi untuk perencanaan pengendalian dan taktis berada di
tengahnya. Tabel 6 menunjukkan perbedaan tujuh macam ciri. Dengan
melihat perbedaan ini, sistem informasi untuk perencanaan strategik
tidaklah identik dengan sistem informasi untuk pengendalian operasional.
b. Sistem Informasi Untuk Pengendalian Operasional
Pengendalian operasional adalah proses pemantapan agar kegiatan
operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian
operasional menggunakan prosedur dan aturan keputusan yang sudah
ditentukan lebih dahulu.
c. Sistem Informasi Manajemen Untuk Pengendalian Manajemen
Informasi pengendalian manajemen diperlukan oleh manajer departemen
untuk
mengukur
pekerjaan,
memutuskan
tindakan
pengendalian,
merumuskan aturan keputusan baru untuk diterapkan personalia
operasional, dna mengalokasi sumber daya. Proses pengendalian
manajemen memerlukan jenis informasi berikut :
1) Pekerjaan yang telah direncanakan (standar, ekspektasi, anggaran, dll)
2) Penyimpangan dari pekerjaan yang telah direncanakan
11
3) Sebab penyimpangan
4) Analisis keputusan atau arah tindakan yang mungkin
Database untuk pengendalian manajemen terdiri dari dua elemen utama :
(1) database dari operasional
(2) rencana, anggaran, standar, dll yang mendefinisikan perkiraan tentang
pelaksanaan, juga beberapa data eksternal seperti perbandingan industri
dan indeks biaya.
Proses
untuk
mendukung
keputusan
kegiatan
pengendalian
manajemen adalah sebagai berikut :
1) Model perencanaan dan anggaran
2) Program-program laporan penyimpangan
3) Model-model analisis masalah
4) Model-model keputusan
5) Model-model pemeriksaan/pertanyaan
Keluaran dari sistem informasi pengendalian manajemen adalah : rencana
dan anggaran, laporan yang terjadwal, laporan khusus, analisis situasi
masalah, keputusan untuk penelaahan, dan jawaban atas pertanyaan.
d. Sistem Informasi Manajemen Untuk Perencanaan Strategis
Tujuan perencanaan strategis adalah untuk mengembangkan strategi
dimana suatu organisasi akan mampu mencapai tujuannya. Horison waktu
untuk perencanaan strategis cenderung lama, sehingga perubahan
mendasar dalam organisasi bisa diadakan.
Sebagai contoh :
Suatu toko serba ada dengan toko di pusat kota dapat memutuskan
untukmengubah menjadi suatu toko obral di luar kota.
Aktifitas perencanaan strategis tidak harus terjadi dalam suatu siklus
periode seperti kegiatan pengendalian manajemen. Kegiatan ini memang
agak tidak teratur, meskipun beberapa perencanaan strategis bisa
dijadwalkan ke dalam perencanaan tahunan dan siklus penganggaran.
12
Beberapa jenis data yang berguna dalam perencanaan strategis
menunjukkan ciri data :
a. Prospek ekonomi bagi bidang kegiatan perusahaan dewasa ini.
b. Lingkungan politik dewasa ini dan perkiraan masa mendatang
c. Kemampuan dan prestasi organisasi menurut pasaran, negara, dan
sebagainya (berdasarkan kebijakan dewasa ini).
d. Proyeksi kemampuan dan prestasi masa mendatang menurut pasaran,
negara, dan sebagainya (berdasarkan kebijakan dewasa ini).
e. Prospek bagi industri di daerah lain.
f. Kemampuan saingan dan saham pasar mereka.
g. Peluang bagi karya usaha baru.
h. Alternatif strategi
i. Proyeksi kebutuhan sumber daya bagi alternatif beberapa strategi.
Dukungan sistem informasi untuk perencanaan strategis tidak bisa
selengkap seperti bagi pengendalian manajemen dan pengendalian
operasional. Namun demikian sistem informasi manajemen dapat
memberi bantuan yang cukup pada proses perencanaan strategis,
misalnya:
a. Evaluasi kemampuan yang ada didasarkan atas data internal yang
ditimbulkan kebutuhan pengolahan operasional.
b. Proyeksi kemampuan mendatang dapat dikembangkan oleh data masa
lampau dan diproyeksikan ke masa mendatang
c. Data pasar dan persaingan yang mungkin bisa direkam dalam database
komputer.
e. SIM Berdasarkan Fungsi Organisasi
Sistem informasi manajemen dapat dianggap sebagai suatu federasi subsistem
yang didasarkan atas fungsi yang dilaksanakan dalam suatu organisasi.
Masing-masing subsistem membutuhkan aplikasi-aplikasi yntuk membentuk
semua proses informasi yang berhubungan dengan fungsinya, walaupun akan
menyangkut database, model base dan beberapa program komputer yang
biasa untuk setiap subsistem fungsional. Dalam masing-masing subsistem
13
fungsional,
terdapat
aplikasi
untuk
proses
transaksi,
pengendalian
operasional, pengendalian manajemen, dan perencanaan strategis.
D.
Penerapan Sistem Informasi Manajemen Dalam Kehidupan SehariHari
Penerapan SIM pada bagian personalia(HRD)
(Personal Information Systems)
Dalam Bidang personalia mempunyai dua fungsi pokok sebagai berikut:
untuk menjamin kerjasama dalam pengembangan dan administrasi
berbagai
kebijaksanaan
yang
mempengaruhi
orang-orang
yang
membentuk organisasi.
untuk membantu para manejer mengelola sumber daya manusia.
Berbagai pendekatan dalam manejemen personalia.
Kosep-dasar dasar manejemen personalia telah dikemukakan, Berbagai
pandangan tersebut penting agar manejemen personalia dan sumberdaya manusia
dilakukan dalam perspektif yang benar.
Pandangan-pandangan itu mencakup :
1. Pendekatan Sumber daya Manusia
2. Pendekatan Manajerial
3. Pendekatan System
4. Pendekatan Proaktif
Jadi fungsi dari SIM yang diterapka pada bagian personalia adalah untuk:
• Sim tersebut bisa berfungsi sebagai absensi karyawan
• Untuk melihat prestasi karyawan
• Untuk melihat golongan karyawan
• Untuk melihat peningkatan aktivitas karyawan ataupun penurunannya, dll.
14
Berikut ini adalah salah satu contoh perusahaan yang menerapkan SIM pada
bagian-personalia:
LG Electronics, Inc (LG) adalah pemimpin global dan inovator dalam teknologi
elektronik konsumen, komunikasi mobile dan home appliances, mempekerjakan
lebih dari 84.000 orang yang bekerja di 112 operasi termasuk 81 anak perusahaan
di seluruh dunia. Pada tahun 2008, penjualan secara global mencapai $ 44.7
milyar, LG terdiri dari lima unit bisnis – Home Entertainment, Mobile
Communications, Home Appliance, penyejuk udara dan Business Solutions. LG
adalah salah satu terkemuka di dunia produsen panel datar TV, produk audio dan
video, mobile handset, AC dan mesin cuci.
LG Electronics didirikan pada tahun 1958 dan sejak itu memimpin jalan ke era
digital yang maju berkat keahlian teknologi manufaktur yang diperoleh oleh
banyak home appliances seperti radio dan TV. LG Electronics telah meluncurkan
banyak produk baru, diterapkan teknologi baru dalam bentuk perangkat mobile
dan TV digital di abad 21 dan terus memperkuat statusnya sebagai perusahaan
global. Sistem Informasi Manajemen PT. LG Electronic Indonesia dalam
Mengendalikan Inventori. PT. LG Electronics Indonesia memiliki suatu portal
yang terdiri dari sistem-sistem yang dapat diakses oleh semua pegawai PT. LG
Electronics Indonesia yang berada di seluruh Indonesia. Portal tersebut dinamakan
LG Electronics Enterprise Portal atau dapat disingkat dengan LGEP. Seluruh
pegawai yang telah memiliki akses resmi dapat menggunakan portal ini untuk
memperoleh data-data yang dibutuhkan. Akses tersebut berupa e-mail yang
didapatkan secara resmi dari PT. LG Electronics Indonesia. Sehingga dengan
login menggunakan e-mail tersebut ke dalam portal ini seluruh pegawai akan
mendapatkan atau memberikan informasi terbaru mengenai data-data perusahaan.
Namun, portal dan e-mail ini hanya dapat diakses di lingkungan perusahaan saja.
Yang dibahas dalam bagian ini adalah suatu system yang digunakan oleh PT. LG
Electronics Indonesia dalam mengendalikan inventori yang dimiliki perusahaan.
System ersebut dinamakan Global Digital Logistic System (GDLS).
15
Contoh penerapan SIM lainnya adalah sbb:
Sistem informasi manajemen di perpustakaan adalah suatu sistem yang
memberikan kemudahan bagi manusia berupa data atau informasi yang
berhubungan dengan tugas operasional suatu perpustakaan. Sistem informasi
manajemen mendukung aktivitas manusia dalam lingkungan organisasi seperti
perpustakaan dengan menyajikan suatu data secara efektif dalam waktu yang
singkat sehingga memudahkan pengambilan keputusan bagi kepala perpustakaan.
Sementara itn yang dimaksud dengan informasi adalah hasil dari data yang berupa
masukan (input) dari berbagai sumber, kemudian dilakukan pengolahan
(processing) yang berupa sistem yang berfungsi sebagai pengolah data, untuk
kemudian menghasilkan informasi yang berupa keluaran (output) yang siap
disajikan bagi pemakai.
Untuk lebih jelasnya, coba kita lihat skema berikut ini:
Skema Informasi
INPUT
PROCESSING
OUTPUT
Informasi terdiri atas berbagai jenis data, yaitu data numerik, audio, citra dan
tekstual atau gabungan dari beberapa jenis data. Jadi, pengertian umum mengenai
informasi itu adalah suatu bentuk yang mermpunyai arti bagi pemakai dan dapat
digunakan untuk membantu mengambil suatu keputusan.
Sedangkan pengertian umum mengenai sistem adalah bagian dari suatu rangkaian
kegiatan yang saling berkaitan dan beroperasi secara bersamaan dalam suatu
prosedur, cara kerja tertentu, untuk mencapai suatu tujuan yang telah digariskan.
Jadi Sistem Informasi Manajemen (SIM) di perpustakaan adalah menyajikan
informasi untuk mendukung kegiatan manajemen suatu perpustakaan.
16
Berikut ini adalah proses dsata/informasi bagi manajemen:
DATA
KOMPUTER
INFORMASI
KEPUTUSAN
MANAJER
Proses data di atas jelas menunjukkan bahwa pimpinan perrpustakaan atau
Kepala perpustakaan perlu disuplai oleh informasi untuk menjalankan roda
organisasi
perpustakaan
dan
memutuskan
suatu
masalah
manajemen
perpustakaan.
Sistem ini berfungsi untuk :
Mengetahui pengiriman barang dari pusat ke cabang perusahaan
ataupun
sebaliknya, meliputi ekspedisi yang digunakan dalam
pengiriman, barang-barang apa saja yang dikirim dan kapan waktu
keberangkatan dan kedatangan barang setelah sampai di tujuan.
Membuat jadwal-jadwal pengiriman barang dari pusat ke cabang
perusahaan ataupun sebaliknya, meliputi zona tujuan, rute perjalanan
dan no truk yang digunakan untuk melakukan pengiriman.
Mendapatkan informasi mengenai jumlah persediaan barang yang
tersedia di gudang perusahaan baik gudang pusat maupun cabang.
17
Mengetahui apakah adanya pengembalian barang yang telah dikirim
dikarenakan adanya barang yang tidak laku terjual ataupun barang
yang telah rusak/cacat.
Mengetahui berapa nilai barang yang telah dikirim atau diterima
termasuk biaya loading barang ke gudang dan biaya tambahan lainnya.
Sistem ini terdiri dari beberapa subsistem yang memiliki fungsi
berbeda berdasarkan tujuan penggunaan data, antara lain :
o
Delivery
Dalam subsistem ini dapat digunakan untuk membuat jadwal
pengiriman barang, untuk mengkonfirmasi pengiriman barang,
untuk mengalokasikan truk yang digunakan untuk pengiriman
barang, untuk mengetahui status pengiriman barang dan untuk
mengetahui apakah ada pengiriman yang tertunda atau
keterlambatan atas pengiriman barang.
o
Cost
Dalam subsistem ini dapat digunakan untuk me-manage
berbagai faktor-faktor pengiriman (biaya-biaya lain, kondisi
barang,
wilayah
tujuan,
tarif
yang
digunakan),
untuk
mengetahui apabila terjadi kesalahan selama pengiriman, untuk
me-manage pengiriman barang termasuk biaya-biaya atas
pengiriman tersebut.
o
Stock
Dalam subsistem ini dapat digunakan untuk mengetahui status
penerimaan barang, perhitungan fisik persediaan barang di
gudang dan status persediaan barang.
o
Return
Dalam subsistem ini dapat digunakan untuk mengetahui ada
atau tidaknya pengembalian barang yang tidak laku terjual dan
rusak/cacat.
18
E.
Kelebihan dan Kekurangan Sistem Informasi Manajemen
Kelebihan dan Kekurangan Sistem Informasi Manajemen Metode SDLC
Pengembangan sistem informasi awalnya menggunakan metode siklus hidup
pengembangan sistem atau SDLC (System Development Life Cycle) dimana setiap
perusahaan mengembangkan sistem informasinya sendiri. Menurut Jogiyanto
(2013), SDLC memiliki beberapa tahapan-tahapan, yaitu analisis sistem (studi
pendahuluan dan studi kelayakan), perancangan sistem, implementasi sistem,
operasi dan perawatan system.
Metode
SDLC
mempunyai
beberapa
kelebihan
dan
kekurangan.
-Kelebihankelebihan dari metode ini adalah sebagai berikut ini:
Menyediakan
tahapan
yang
dapat
digunakan
sebagai
pedoman
mengembangkan sistem.
Akan memberikan hasil sistem yang lebih baik karena sistem dianalisis
dan dirancang secara keseluruhan sebelum diimplementasikan.
19
Metode SDLC juga mempunyai beberapa kekurangan. Kekurangan-kekurangan
dari metode ini antara lain:
Sistem ini hanya menyediakan tahapan-tahapan saja, tetapi tidak
menyediakan metodologi (cara dan alat-alat) untuk mengembangkan
sistem. Oleh karenanya, sistem ini harus digabungkan dengan metodologi
yang ada, misalnya metodologi pengembangan sistem terstruktur.
Hasil dari SDLC sangat tergantung dari hasil di tahap analisis, sehingga
jika terdapat kesalahan analisis akan terbawa terus dengan hasil sistem
yang kurang memuaskan.
Pengembangan sistem SDLC membutuhkan waktu yang lama karena
sistem harus dikembangkan sampai selesai semua terlebih dahulu.
Pengembangan sistem SDLC ini membutuhkan biaya investasi yang relatif
lebih besar dengan metode lainnya.
Hasil dari sistem tidak fleksibel untuk dimodifikasi karena perlu dilakukan
analisis kembali jika akan dimodifikasi.
Kelebihan dan Kekurangan Sistem Informasi Metode Paket (Package)
Menurut Jogiyanto (2003), sistem informasi metode paket memiliki beberapa
kelebihan, yaitu:
Kualitas paket yang baik
Kualitas paket dapat diandalkan karena paket dikembangkan oleh team
yang berkualitas, dikembangkan dengan biaya mahal dan sudah diuji
kualitasnya sebelum dijual atau terus diperbaiki secara kontinyu
berdasarkan kritik dan saran dari pemakai. Paket yang terkenal dan
berhasil di pasaran dikembangkan dengan biaya yang mahal diambil dari
keuntungan paket yang besar pula karena pembeli paket sangat banyak
jumlahnya. Kualitas dari paket juga dapat diuji dan dibandingkan dengan
paket-paket lainnya sebelum paket dibeli.
Dapat digunakan segera
Sistem paket tidak perlu dikembangkan lagi dan siap digunakan, sehingga
cocok untuk kebutuhan sistem teknologi informasi yang mendesak, yaitu
yang harus digunakan secepatnya.
20
Harga paket relatif murah
Walaupun biaya pengembangan paket sangat tinggi, tetapi paket dijual
secara massal dan banyak pembelinya sehingga harga per paketnya relatif
sangat murah dibandingkan jika harus mengembangkan sistem sendiri.
Dapat digunakan untuk rekayasa ulang proses bisnis
Paket dapat dipilih dari paket-paket yang merupakan “best practice” yaitu
paket dengan proses bisnis yang terbaik yang pernah diterapkan di suatu
organisasi/perusahaan. Rekayasa ulang proses bisnis (business process reengineering atau BPR) dapat dilakukan dengan menerapkan paket “best
practice” dan memodifikasi organisasi untuk mengikuti proses dari paket.
Kompatibel dengan sesama pengguna paket.
Sesama pengguna paket dapat saling bertukar data dengan mudah karena
menggunakan model basis data yang sama.
Sistem paket (package system) ini juga memiliki beberapa kelemahan yang perlu
dipertimbangkan sebelum perusahaan memutuskan untuk menggunakan paket ini,
antara lain:
Tidak sesuai dengan aplikasi yang unik
Paket yang sesuai untuk aplikasi yang unik sulit ditemukan. Jika paket
tersedia, biasanya masih harus dimodifikasi untuk disesuaikan dengan
aplikasinya.
Perbaikan, modifikasi dan pengembangan paket sulit dikerjakan sendiri
Jika terjadi kesalahan-kesalahan proses, perubahan dan penambahan pada
sistem paket akan sulit dilakukan karena mengubah kode program lebih
sulit dibandingkan jika harus membuatnya. Kode-kode program di paket
biasanya juga sudah dikompilasi dalam bahasa mesin yang sulit dibaca.
Basis data tidak terintegrasi dengan aplikasi lainnya
Umumnya sistem paket menggunakan program tertentu dengan struktur
basis data yang unik dan berbeda dengan struktur basis data lainnya,
sehingga basis data paket tidak kompatibel dengan basis data lainnya.
21
Ketergantungan dengan pemasok juga merupakan kekurangan dari sistem
paket jika pemasok tidak dapat diandalkan di masa depan.
Tidak memberikan keuntungan kompetisi
Paket umumnya digunakan oleh banyak pemakai, sehingga keuntungan
kompetisi dari paket menjadi hilang, karena pesaing juga dapat
menggunakannya.
Kelebihan dan Kekurangan Sistem Informasi Metode Outsourcing
Jogiyanto (2003), menyatakan bahwa sistem outsourcing menjadi pilihan karena
mempunyai beberapa kelebihan, sebagai berikut:
Biaya teknologi yang semakin meningkat akan dapat lebih dihemat jika
perusahaan menyerahkan pengelolaan sistem kepada pihak ketiga dalam
bentuk outsourcing yang lebih murah. Biaya daat ditekan karena
outsourcer juga menerima order dari perusahaan lain sehingga biaya tetap
dalam menggunakan jasa outsourcer dapat dibagi ke beberapa perusahaan.
Waktu proses dapat dipersingkat, karena beberapa outsourcer dapat dipilih
untuk bersama-sama menyediakan jasa ini kepada perusahaan.
Jasa yang diberikan outsourcer lebih berkualitas dibandingkan dikerjakan
sendiri secara internal, karena outsourcer memang memiliki spesialisasi
dan ahli di bidang tersebut.
Perusahaan tidak mempunyai pengetahuan tentang sistem teknologi ini
dan pihak outsourcer mempunyainya.
Perusahaan merasa tidak perlu dan tidak ingin melakukan transfer
teknologi dan transfer pengetahuan yang dimiliki oleh outsourcer.
Meningkatkan fleksibilitas untuk melakukan atau tidak melakukan
investasi.
Mengurangi resiko kegagalan investasi yang mahal.
Penggunaan sumber daya sistem informasi belum optimal. Jika ini terjadi,
perusahaan hanya menggunakan sumber daya sistem yang optimal pada
saat-saat tertentu saja, sehingga sumberdaya sistem informasi menjadi
tidak dimanfaatkan pada waktu yang lainnya.
Perusahaan dapat memfokuskan pada pekerjaan lain yang lebih penting.
22
Beberapa kelemahan sistem informasi metode outsourcing ini juga perlu
diperhatikan. Kelemahan sistem outsourcing ini antara lain:
Jika aplikasi yang dikerjakan oleh outsourcer adalah aplikasi yang
strategik, maka aplikasi tersebut dapat ditiru oleh perusahaan pesaing yang
bisa jadi adalah klien dari perusahaan outsourcer yang sama.
Perusahaan akan kehilangan kendali terhadap aplikasi yang dikerjakan
oleh outsourcer. Jika aplikasinya adalah aplikasi kritikal yang harus segera
ditangani jika terjadi gangguan, maka perusahaan akan menanggung risiko
keterlambatan penanganan jika aplikasi ini dikerjakan oleh outsourcer,
karena kendali ada di outsourcer yang harus dihubungi terlebih dulu.
Jika kekuatan menawar ada di outsourcer, maka perusahaan akan
kehilangan banyak kendali di dalam memutuskan sesuatu, terlebih jika
terjadi konflik antara perusahaan dengan perusahaan outsourcer.
Perusahaan akan kehilangan keahlian dari belajar membangun dan
mengoperasikan aplikasi tersebut.
23
BAB III
PENUTUP
A.
KESIMPULAN
1) Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma)
yang berarti suatu kesatuan yang terdiri komponen yang dihubungkan
bersama
untuk
memudahkan alirani
formasi, materi atau energi.
Sedangkan informasi adalah proses lebih lanjut dari data yang memiliki
arti bagi pengguna untuk pengambilan keputusan. Jadi, sistem
informasi dapat dikatakan sebagai sistem yang dibuat oleh manusia yang
terdiri dari komponen dalam organisasi untuk mnyajikan informasi bagi
pengguna.
2) Definisi sebuah sistem informasi manajemen, istilah yang umum
dikenal orang adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu
(intregeted) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi
operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah
organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) dan
perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model
manajemen dan keputusan, dan sebuah “data base”.
3) Manfaat Sistem Informasi Manajemen terbagi menjadi 3 bidang, yaitu:
Manfaat Sistem Informasi Manajemen di bidang Umum
Manfaat Sistem Informasi Manajemen di bidang Pendidikan, dan
Manfaat Sistem Informasi Manajemen di bidang Informasi
4) Penerapan Sistem Informasi Manajemen dalam kehidupan sehari-hari
dapat kita gunakan pada perpustakaan dan perusahaan seperti yang telah
dijelaskan pada bab sebelumnya.
24
5) Kelebihan dan Kekurangan SIM ada pada table berikut ini:
Selebihnya ada pada bab sebelumnya.
B.
SARAN
Bagi
perusahaan/organisasi
yang
ingin
menerapkan
SIM
pada
organisasi/perusahaannya semoga ini makalah ini dapat menjadi acuan,
namun
sebelum
dijadikan
acuan
harap
diperhatikan
dan
di
pertimbangkan terlebih dahulu isi dalam makalah ini.
Bagi para pembaca semoga makalah ini dapat menjadi bahan acuan
dalam pembelajaran.
25
REFERENSI
Davis, B. Gorgon. 1995. Kerangka Dasar SIM. Jakarta. Penerbit: PT Gramedia
Jogiyanto, H.M. 2003. Sistem Teknologi Informasi, Pendekatan
Terintegrasi:
Konsep
Dasar,
Teknologi,
Aplikasi,
Pengembangan dan Pengelolaan. Penerbit Andi. Yogyakarta.
O’Brien, J A. 2003. Introduction To Information Systems: Essentials
For The E-Business Enterprise. McGraw-Hill, Boston, MA
Browsing internet on http://www.kuliah.dinus.ac.id/ika/asi/modul.htm
Browsing internet on http://www.stmikmj.ac.id/sim1.htm
Browsing internet on http://www.yoyoke.web.ugm.ac.id
Browsing internet on http://adhikajuansyah.blogspot.com
Browsing internet on http://duniabaca.com/pengertian-dan-manfaat-sim-sistem-
informasi-manajemen.html
Browsing internet on http://blog.re.or.id/struktur-sistem-informasi-manajemen.htm
Browsing internet on http://fizzulhaq.blogspot.com/2009/11/pengertian-sistem-
informasi-manajemen.html
Browsing internet on http://joejoe.blogdetik.com/2010/12/25/tujuan-sistem-
informasi- manajemen/
Browsing internet on
http://dhonykampoesbiroe.blogspot.com/2010/01/keunggulan-dan-kelemahansistem.html
26
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Sistem informasi manajemen (SIM) (bahasa Inggris: management
information system, MIS) adalah sistem perencanaan bagian dari pengendalian
internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi,
dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis
seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Sistem informasi
manajemen dibedakan dengan sistem informasi biasa karena SIM digunakan
untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas
operasional organisasi. Secara akademis, istilah ini umumnya digunakan untuk
merujuk pada kelompok metode manajemen informasi yang bertalian dengan
otomasi atau dukungan terhadap pengambilan keputusan manusia, misalnya
sistem pendukung keputusan, sistem pakar, dan sistem informasi eksekutif.
Menurut Francisco Proses Manajemen adalah suatu proses Penukaran
terhadap nilai dan jasa. Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitasaktivitas:
a.
Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu
adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya,
perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk
mencapai tujuan tersebut.
b.
Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah
suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer
serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana
tersebut berjalan
sebagaimana mestinya.
Aktivitas
manajerial
untuk
memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai
kebutuhan, disebut kebutuhan.
c.
Pengambilan Keputusan, proses pemilihan di antara berbagai alternative
disebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini
merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus
memilih di antara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan
1
yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar
serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.
B.
Rumusan Masalah
Beberapa rumusan masalah dalam makalah ini adalah:
1) Bagaimana sejarah Sistem Informasi Manajemen?
2) Apakah Sistem Informasi Manajemen?
3) Apakah manfaat mempelajari Sistem Informasi Manajemen?
4) Bagaimana penerapan Sistem Informasi Manajemen dalam kehidupan
sehari-hari?
5) Apa kelebihan dan kekurangan dari Sistem Informasi Manajemen?
C.
Tujuan
Tujuan dalam makalah ini untuk menjawab rumusan masalah diatas, yaitu:
1) Mengetahui sejarah Sistem Informasi Manajemen.
2) Mengetahui pengertian/definisi dari Sistem Informasi Manajemen.
3) Mengetahui manfaat mempelajari Sistem Informasi Manajemen.
4) Mengetahui penerapan Sistem Informasi Manajemen dalam kehidupan
sehari-hari.
5) Mengetahui kelebihan dan kekurangan Sistem Informasi Manajemen.
2
BAB II
LANDASAN TEORI
A.
Sejarah Sistem Informasi Manajemen
Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma)
yang berarti suatu kesatuan yang terdiri komponen yang dihubungkan bersama
untuk memudahkan aliraninformasi, materi atau energi. Sedangkan informasi
adalah proses lebih lanjut dari data yang memiliki arti bagi pengguna untuk
pengambilan keputusan. Jadi, sistem informasi dapat dikatakan sebagai sistem
yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen dalam organisasi untuk
mnyajikan informasi bagi pengguna.
Pada tahun 1940 saat perang dunia ke 2 sistem informasi digunakan oleh
militer untuk pengiriman dan penerimaan dokumen dokumen. Pengiriman dan
penerimaan dokumen dokumen ini disimpan dalam bentuk magnetic tape.
1) Generasi Pertama (1945-1955)
Pada generasi ini belum ada sistem operasi, sistem komputer diberi instruksi
yang harus dikerjakan secara langsung.
2) Generasi Kedua (1955-1965)
Batch processing systemJob dikumpulkan dalam satu rangkaian kemudian
dieksekusi secara berurutan.Sistem komputer belum dilengkapi sistem operasi,
tapi beberapa fungsi dasar sistem operasi telah ada, misalnya FMS (Fortran
Monitoring System) dan IBSYS,keduanya merupakan bagian yang fungsinya
merupakan komponen sistem operasi.
3) Generasi Ketiga (1965-1980)
Dikembangkan untuk melayani banyak pemakai secara online, sehingga
menuntut sistem komputer dapat digunakan secara :
Multiuser Berarti komputer yang memiliki resource yang dapat digunakan
oleh banyak orang sekaligus.
MultiprogrammingBerarti komputer melayani banyak proses/job sekaligus
pada waktubersamaan, yaitu dengan membagi (mempartisi) memori
menjadi beberapa bagian dengan satu bagian memori adalah satu job
berbeda.
3
Time sharingVarian dari multiprogramming, dimana tiap pemakai
mempunyai satuterminal online dengan pemroses hanya memberi layanan
pada pemakai yangaktif secara bergantian secara cepat.
Spooling Membuat peripheral seolah-olah dapat digunakan bersama-sama
sekaligus,dapat diakses secara simultan, yaitu dengan cara menyediakan
beberapapartisi memori. Saat terdapat permintaan layanan peripheral,
langsungditerima dan data disimpan lebih dulu di memori yang disediakan
(berupaantrian), kemudian dijadwalkan agar secara nyata dilayani oleh
peripheral.
4) Generasi Keempat (1980-199x)
Sistem operasi yang dapat melayani banyak mode, yaitu mendukung batch
processing, timesharing dan (soft) real time applications. Perkembangan
denganmeningkatnya kemampuan komputer dekstop (PC) dan teknologi
jaringan(TCP/IP). Selama tahun 1980-an dan awal tahun 1990-an, perusahaan
raksasa multinasional banyak menyelesaikan pembangunan sistem informasi
global mereka (GIS/ Global Information System), tetapi masih terdapat
beberapa
hal
lain
yang
masih
harus
diselesaikan
dalam
rangka
menyempurnakan sistem pengelolaan informasi berbasis komputer yang
mendunia ini. Pada tahun 2000-an, kurang lebih 2070 perusahaan
multinasional akan didorong untuk memperbaiki aplikasi sistem informasi dan
bentukan arsitektur sistem ini. Sistem yang mulanya dirancang untuk
mendukung operasi yang tersentralisasi ataupun tidak tersentralisasi akan
ditingkatkan untuk memampukan perusahaan induk dan cabangnya beroperasi
sebagai sebuah koordinat suatu sistem yang terintegrasi. Adapun hal yan perlu
ditingkatkan dan diintegrasikan secara utuh dalam pematangan sistem
informasi dunia adalah peranan sistem informasi berbasis komputer
(Computer Based Information System/ CBIS).
4
B.
Definisi Sistem Informasi Manajemen
Definisi Sistem Informasi Manajemen (SIM) menurut para ahli :
1) Menurut Barry E.Cushing, SIM adalah : Suatu sistem informasi
manajemen adalah Kumpulan dari manusia dan sumber daya modal di
dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan
mengolah data untuk mengahasilkan informasi yang berguna untuk
semua
tingkatan
manajemen
di
dalam
kegiatan
perencanaan
pengendalian. (Jogiyanto,2005,14).
2) Menurut Frederick H.Wu SIM adalah : kumpulan dari sistem-sistem
yang
menyediakan
informa
si
untuk
mendukung
manajemen.
(Jogiyanto,2005,14).
3) Menurut Gordon B.Davis dalam buku “Kerangka dasar SIM”, SIM
adalah : Susatu serapan teknologi baru kepada persoalan keorganisasian
dalam pengolahan transaksi dan pember ian informasi bagi kepentingan
keorganisasian. (Gordon B.Davis,1985;23).
4) Masih menurut Gordon.B Davis, dalam buku “Analisis dan Desain
informasi” Sistem Informasi Manajemen merupakan suatu sistem yang
melakukan fungsi - fungsi untuk menyedia kan semua informasi yang
mempengaruhi semua operasi organisasi. (Jogiyanto,2005,15).
5) Menurut George M.Scott dalam buku “Prinsip-prinsip SIM” adalah :
Serangakaian sub-sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi
secara rasional dan terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga
menjadi
informasi
lewat
serangkaian
cara
guna
meningkatkan
produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar
criteria mutu yang telah ditetapkan.
Banyak organisasi yang ingin membangun sistem Informasi Manajemennya
sendiri, dan telah menyediakan dana yang cukup, tetapi ternyata usaha tersebut
sering kali gagal. Penyebabnya antara lain ialah: struktur organisasi keseluruhan
yang kurang wajar, rencana organisasi keseluruhan yang belum memadai, personil
sistem yang tidak memadai, dan yang terpenting adalah kurangnya partisipasi
manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem,
5
mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil
yang terlibat. Sebelum membahas konsep sistem Informasi Manajemen lebih
lanjut, berikut ini akan diberikan definisi ringkas dan formal dari sistem Informasi
Manajemen yaitu: ?serangkaian sub-sistem informasi yang menyeluruh dan
terkoordinasi yang secara rasional mampu menstransformasikan data sehingga
menjadi informasi dengan berbagai cara guna meningkatkan produktivitas yang
sesuai dengan gaya dan sifat manajer? Dari definisi tersebut ada beberapa point
yang perlu diuraikan lebih lanjut:
a. Sistem Informasi Manajemen memiliki sub-sitem informasi. Sistem Informasi
Manajemen adalah serangkaian sub-sistem, dimana sub-sistem tersebut
mendukung tercapainya sasaran Sistem Informasi Manajemen dan organisasi
sebagian dari sub-sistem berperan hanya dalam satu kegiatan atau lapisan
manajemen, sementara yang lainya berperan ganda.
b. Sistem Informasi Manajemen adalah menyeluruh.
Sebuah Sistem Informasi Manajemen mencakup sistem informasi formal
maupun informal baik yang manual maupun berkomputer. Komponen yang
terpenting dalam Sistem Informasi Manajemen adalah manajer yang
pikirannya akan memproses dan menyebarkan informasi secara berinteraksi
dengan elemen-elemen lain dari Sistem Informasi Manajemen.
c. Sistem Informasi Manajemen adalah terkoordinasi.
Sistem Informasi Manajemen di koordinasikan secara terpusat untuk
menjamamin bahwa data yang di proses dapat di operasikan secara terencana
dan terkoordinasi. Semuanya untuk menjamin bahwa informasi melewati dan
menuju sub-sistem yang diperlukan, serta menjamin bahwa sistem informasi
bekerja secara efisien.
d. Sistem Informasi Manajemen terintegrasi secara rasional.
Sub-sistem dalam Sistem Informasi Manajemen adalah terintegrasi (terpadu)
sehingga kegiatan dari masing-masing saling berkaitaan satu dengan yang
lainnya, integrasi ini dilakukan terutama dengan melewatkan data diantara
sub-sistem tersebut.
6
e. Sistem Informasi Manajemen mentransformasikan data kedalam informasi.
Apabila data diolah dan berguna bagi manajer untuk tujuan tertentu, maka ia
akan menjadi informasi.
f. Sistem Informasi Manajemen meningkatkan produktivitas.
Sistem Informasi Manajemen dengan berbagai cara mampu meningkatkan
produktivitas, antara lain: dengan kemampuan melaksanakan tugas rutin
seperti penyajian dokumen dengan efisien, mampu memberikan layanan bagi
organisasi intern dan ekstern, serta mampu meningkatkan kemampuan
manajer untuk mengatasi masalah-masalah yang tidak terduga.
g. Sistem Informasi Manajemen sesuai dengan gaya manajer Sistem Informasi
Manajemen dikembangkan lewat pengenalan atas sifat dan gaya manajerial
dari personil yang akan menggunakannya. Para perancang sistem apabila akan
mengembangkan Sistem Informasi Manajemen hendaknyamempertimbangkan
faktor manusiawi dengan cermat. Apabila tidak demikian, maka sistem yang
dihasilkan tidak efektif.
Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh
manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat
penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat
alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. Akibat bila
kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan akan mengalami
ketidakmampuan
mengontrol
sumber daya,
sehingga dalam mengambil
keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan
mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya. Disamping
itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan baik.
Masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi tersebut terlalu banyak
informasi yang tidak bermanfaat atau berarti (sistem terlalu banyak data).
Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting (vital) dalam mendesain
sebuah sistem informasi yang efektif (effective business system). Menyiapkan
langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas adalah tujuan
dalam mendesain sistem baru.
7
Sebuah perusahaan mengadakan transaksi-transaksi yang harus diolah agar
bisa menjalankan kegiatannya sehari-hari. Daftar gaji harus disiapkan, penjualan
dan pembayaran atas perkiraan harus dibutuhkan: semua ini dan hal-hal lainnya
adalah kegiatan pengolahan data dan harus dianggap bersifat pekerjaan juru tulis
yang mengikuti suatu prosedur standar tertentu. Komputer bermanfaat utnuk
tugas-tugas pengolahan data semacam ini, tetapi sebuah sistem informasi
menajemen melkasanakan pula tugas-tugas lain dan lebih dari sekedar sistem
pengolahan data. Adalah sistem pengolahan informasi yang menerapkan
kemampuan komputer untuk menyajikan informasi bagi manajemen dan bagi
pengambilan keputusan.
Sistem informasi manajeman digambarkan sebagai sebuah bangunan
piramida dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi,
penjelasan status, dan sebagainya. Lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber
informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-hari. Lapisan keriga
terdiri dair sumber daya sistem informasi untuk membantu perencanaan taktis dan
pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen. Lapisan puncak terdiri
dari sumber daya informasi utnuk mendukung perencanaan dan perumusan
kebijakan oleh tingkat manajemen.
Definisi sebuah sistem informasi manajemen, istilah yang umum dikenal
orang adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (intregeted) untuk
menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan
pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan
perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur
pedoman, model manajemen dan keputusan, dan sebuah “data base”.
C.
Manfaat Sistem Informasi Manajemen
1. Manfaat Sistem Informasi Manajemen secara umum
Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan
akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara
sistem informasi.
Menjamin
tersedianya
kualitas
dan
keterampilan
dalam
memanfaatkan sistem informasi secara kritis.
8
Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.
Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis
dari sistem informasi dan teknologi baru.
Mengidentifikasi
kebutuhan-kebutuhan
akan
keterampilan
pendukung sistem informasi.
Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan
persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis
barang yang tersedia.
Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek
nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi
yang terjadi.
Organisasi
menggunakan
sistem
informasi
untuk
mengolah
transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan
sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.
Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan
akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara
sistem informasi.
Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan
pemeliharaan sistem.
2. Manfaat Sistem Informasi Manajemen Di Bidang Pendidikan
Memperbesar kemampuan pengambil keputusan dalam menangani
permasalahan yang kompleks, berskala besar, dan menggunakan
banyak waktu.
Memperbesar kemampuan pengambil keputusan untuk memproses
informasi dan pengetahuan.
Meningkatkan reliabilitas dari hasil keputusan dan outcome.
Memperpendek waktu pengambilan keputusan.
Mendorong pelaksanaan eksplorasi bagi pengambil keputusan.
9
Menghasilkan keunggulan strategis dan kompetitif di dalam
persaingan
antar
organisasi.
termasuk
kemampuan
grafik
menyeluruh atas
3. Manfaat Sistem Informasi Manajemen Di Bidang Informasi
Mengumpulkan informasi
Mengolah informasi
Menyebarkan Informasi
Menyimpan Informasi
Mengambil Keputusan
Sebuah sistem keputusan, yaitu model dari sistem dengan mana keputusan
diambil, dapat tertutup atau terbuka. Sebuah sistem keputusan tertutup
menganggap bahwa keputusan dipisah dari masukkan yang tidak diketahui dari
lingkungan. Dalam sistem ini pengambil keputusan dianggap:
Mengetahui semua perangkat alternatif dan semua akibat atau hasilnya
masing-masing
Memiliki
metode
(aturan,
hubungan,
dan
sebagainya)
yang
memungkinkan dia membuat urutan kepentingan semua alternatif.
Memilih alternatif yang memaksimalkan sesuatu, misalnya laba, volume
penjualan, atau kegunaan.
Konsep sebuah sistem keputusan tertutup jelas menganggap orang rasional
yang secara logis menguji semua alternatif, mengurutkan berdasarkan
kepentingan hasilnya, dan memilih alternatif yang membawa kepada hasil
yang terbaik/maksimal. Model kuantitatif pengambilan keputusan biasanya
adalah model sistem keputusan tertutup.
Sebuah sistem keputusan terbuka memandang keputusan sebagai berada
dalam suatu lingkungan yang rumit dan sebagian tak diketahui. Keputusan
dipengaruhi oleh lingkungan dan pada gilirannya proses keputusan kemudian
mempengaruhi lingkungan. Pengambilan keputusan dianggap tidak harus logis
dan sepenuhnya rasional, tetapi lebih banyak memperlihatkan rasionalitas
10
hanya dalam batas yang dikemukakan oleh latar belakang, pandangan atas
alternatif, kemampuan menangani suatu model keputusan, dan sebagainya.
a. SIM Berdasarkan Aktivitas/Kegiatan Manajemen
Kegiatan dan proses informasi untuk tiga tingkat adalah saling
berhubungan.
Contohnya
pengendalian
inventaris
pada
tingkatan
operasional bergantung pada proses yang tepat dari transaksi; pada tingkat
dari pengendalian manajemen, pembuatan keputusan tentang keamanan
persediaan dan frekuensi memesan lagi bergantung pada pembetulan
ringkasan dari hasil operasi-operasi; pada tingkat strategi, hasil dalam
operasi-operasi dan pengendalian manajemen yang dihubungkan pada
tujuan-tujuan strategi, saingan tindak tanduk dan sebagainya untuk
mencapai strategi inventaris. Tampaknya terdapat kontras tajam antara
ciri-ciri informasi untuk perencanaan pengendalian dan taktis berada di
tengahnya. Tabel 6 menunjukkan perbedaan tujuh macam ciri. Dengan
melihat perbedaan ini, sistem informasi untuk perencanaan strategik
tidaklah identik dengan sistem informasi untuk pengendalian operasional.
b. Sistem Informasi Untuk Pengendalian Operasional
Pengendalian operasional adalah proses pemantapan agar kegiatan
operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian
operasional menggunakan prosedur dan aturan keputusan yang sudah
ditentukan lebih dahulu.
c. Sistem Informasi Manajemen Untuk Pengendalian Manajemen
Informasi pengendalian manajemen diperlukan oleh manajer departemen
untuk
mengukur
pekerjaan,
memutuskan
tindakan
pengendalian,
merumuskan aturan keputusan baru untuk diterapkan personalia
operasional, dna mengalokasi sumber daya. Proses pengendalian
manajemen memerlukan jenis informasi berikut :
1) Pekerjaan yang telah direncanakan (standar, ekspektasi, anggaran, dll)
2) Penyimpangan dari pekerjaan yang telah direncanakan
11
3) Sebab penyimpangan
4) Analisis keputusan atau arah tindakan yang mungkin
Database untuk pengendalian manajemen terdiri dari dua elemen utama :
(1) database dari operasional
(2) rencana, anggaran, standar, dll yang mendefinisikan perkiraan tentang
pelaksanaan, juga beberapa data eksternal seperti perbandingan industri
dan indeks biaya.
Proses
untuk
mendukung
keputusan
kegiatan
pengendalian
manajemen adalah sebagai berikut :
1) Model perencanaan dan anggaran
2) Program-program laporan penyimpangan
3) Model-model analisis masalah
4) Model-model keputusan
5) Model-model pemeriksaan/pertanyaan
Keluaran dari sistem informasi pengendalian manajemen adalah : rencana
dan anggaran, laporan yang terjadwal, laporan khusus, analisis situasi
masalah, keputusan untuk penelaahan, dan jawaban atas pertanyaan.
d. Sistem Informasi Manajemen Untuk Perencanaan Strategis
Tujuan perencanaan strategis adalah untuk mengembangkan strategi
dimana suatu organisasi akan mampu mencapai tujuannya. Horison waktu
untuk perencanaan strategis cenderung lama, sehingga perubahan
mendasar dalam organisasi bisa diadakan.
Sebagai contoh :
Suatu toko serba ada dengan toko di pusat kota dapat memutuskan
untukmengubah menjadi suatu toko obral di luar kota.
Aktifitas perencanaan strategis tidak harus terjadi dalam suatu siklus
periode seperti kegiatan pengendalian manajemen. Kegiatan ini memang
agak tidak teratur, meskipun beberapa perencanaan strategis bisa
dijadwalkan ke dalam perencanaan tahunan dan siklus penganggaran.
12
Beberapa jenis data yang berguna dalam perencanaan strategis
menunjukkan ciri data :
a. Prospek ekonomi bagi bidang kegiatan perusahaan dewasa ini.
b. Lingkungan politik dewasa ini dan perkiraan masa mendatang
c. Kemampuan dan prestasi organisasi menurut pasaran, negara, dan
sebagainya (berdasarkan kebijakan dewasa ini).
d. Proyeksi kemampuan dan prestasi masa mendatang menurut pasaran,
negara, dan sebagainya (berdasarkan kebijakan dewasa ini).
e. Prospek bagi industri di daerah lain.
f. Kemampuan saingan dan saham pasar mereka.
g. Peluang bagi karya usaha baru.
h. Alternatif strategi
i. Proyeksi kebutuhan sumber daya bagi alternatif beberapa strategi.
Dukungan sistem informasi untuk perencanaan strategis tidak bisa
selengkap seperti bagi pengendalian manajemen dan pengendalian
operasional. Namun demikian sistem informasi manajemen dapat
memberi bantuan yang cukup pada proses perencanaan strategis,
misalnya:
a. Evaluasi kemampuan yang ada didasarkan atas data internal yang
ditimbulkan kebutuhan pengolahan operasional.
b. Proyeksi kemampuan mendatang dapat dikembangkan oleh data masa
lampau dan diproyeksikan ke masa mendatang
c. Data pasar dan persaingan yang mungkin bisa direkam dalam database
komputer.
e. SIM Berdasarkan Fungsi Organisasi
Sistem informasi manajemen dapat dianggap sebagai suatu federasi subsistem
yang didasarkan atas fungsi yang dilaksanakan dalam suatu organisasi.
Masing-masing subsistem membutuhkan aplikasi-aplikasi yntuk membentuk
semua proses informasi yang berhubungan dengan fungsinya, walaupun akan
menyangkut database, model base dan beberapa program komputer yang
biasa untuk setiap subsistem fungsional. Dalam masing-masing subsistem
13
fungsional,
terdapat
aplikasi
untuk
proses
transaksi,
pengendalian
operasional, pengendalian manajemen, dan perencanaan strategis.
D.
Penerapan Sistem Informasi Manajemen Dalam Kehidupan SehariHari
Penerapan SIM pada bagian personalia(HRD)
(Personal Information Systems)
Dalam Bidang personalia mempunyai dua fungsi pokok sebagai berikut:
untuk menjamin kerjasama dalam pengembangan dan administrasi
berbagai
kebijaksanaan
yang
mempengaruhi
orang-orang
yang
membentuk organisasi.
untuk membantu para manejer mengelola sumber daya manusia.
Berbagai pendekatan dalam manejemen personalia.
Kosep-dasar dasar manejemen personalia telah dikemukakan, Berbagai
pandangan tersebut penting agar manejemen personalia dan sumberdaya manusia
dilakukan dalam perspektif yang benar.
Pandangan-pandangan itu mencakup :
1. Pendekatan Sumber daya Manusia
2. Pendekatan Manajerial
3. Pendekatan System
4. Pendekatan Proaktif
Jadi fungsi dari SIM yang diterapka pada bagian personalia adalah untuk:
• Sim tersebut bisa berfungsi sebagai absensi karyawan
• Untuk melihat prestasi karyawan
• Untuk melihat golongan karyawan
• Untuk melihat peningkatan aktivitas karyawan ataupun penurunannya, dll.
14
Berikut ini adalah salah satu contoh perusahaan yang menerapkan SIM pada
bagian-personalia:
LG Electronics, Inc (LG) adalah pemimpin global dan inovator dalam teknologi
elektronik konsumen, komunikasi mobile dan home appliances, mempekerjakan
lebih dari 84.000 orang yang bekerja di 112 operasi termasuk 81 anak perusahaan
di seluruh dunia. Pada tahun 2008, penjualan secara global mencapai $ 44.7
milyar, LG terdiri dari lima unit bisnis – Home Entertainment, Mobile
Communications, Home Appliance, penyejuk udara dan Business Solutions. LG
adalah salah satu terkemuka di dunia produsen panel datar TV, produk audio dan
video, mobile handset, AC dan mesin cuci.
LG Electronics didirikan pada tahun 1958 dan sejak itu memimpin jalan ke era
digital yang maju berkat keahlian teknologi manufaktur yang diperoleh oleh
banyak home appliances seperti radio dan TV. LG Electronics telah meluncurkan
banyak produk baru, diterapkan teknologi baru dalam bentuk perangkat mobile
dan TV digital di abad 21 dan terus memperkuat statusnya sebagai perusahaan
global. Sistem Informasi Manajemen PT. LG Electronic Indonesia dalam
Mengendalikan Inventori. PT. LG Electronics Indonesia memiliki suatu portal
yang terdiri dari sistem-sistem yang dapat diakses oleh semua pegawai PT. LG
Electronics Indonesia yang berada di seluruh Indonesia. Portal tersebut dinamakan
LG Electronics Enterprise Portal atau dapat disingkat dengan LGEP. Seluruh
pegawai yang telah memiliki akses resmi dapat menggunakan portal ini untuk
memperoleh data-data yang dibutuhkan. Akses tersebut berupa e-mail yang
didapatkan secara resmi dari PT. LG Electronics Indonesia. Sehingga dengan
login menggunakan e-mail tersebut ke dalam portal ini seluruh pegawai akan
mendapatkan atau memberikan informasi terbaru mengenai data-data perusahaan.
Namun, portal dan e-mail ini hanya dapat diakses di lingkungan perusahaan saja.
Yang dibahas dalam bagian ini adalah suatu system yang digunakan oleh PT. LG
Electronics Indonesia dalam mengendalikan inventori yang dimiliki perusahaan.
System ersebut dinamakan Global Digital Logistic System (GDLS).
15
Contoh penerapan SIM lainnya adalah sbb:
Sistem informasi manajemen di perpustakaan adalah suatu sistem yang
memberikan kemudahan bagi manusia berupa data atau informasi yang
berhubungan dengan tugas operasional suatu perpustakaan. Sistem informasi
manajemen mendukung aktivitas manusia dalam lingkungan organisasi seperti
perpustakaan dengan menyajikan suatu data secara efektif dalam waktu yang
singkat sehingga memudahkan pengambilan keputusan bagi kepala perpustakaan.
Sementara itn yang dimaksud dengan informasi adalah hasil dari data yang berupa
masukan (input) dari berbagai sumber, kemudian dilakukan pengolahan
(processing) yang berupa sistem yang berfungsi sebagai pengolah data, untuk
kemudian menghasilkan informasi yang berupa keluaran (output) yang siap
disajikan bagi pemakai.
Untuk lebih jelasnya, coba kita lihat skema berikut ini:
Skema Informasi
INPUT
PROCESSING
OUTPUT
Informasi terdiri atas berbagai jenis data, yaitu data numerik, audio, citra dan
tekstual atau gabungan dari beberapa jenis data. Jadi, pengertian umum mengenai
informasi itu adalah suatu bentuk yang mermpunyai arti bagi pemakai dan dapat
digunakan untuk membantu mengambil suatu keputusan.
Sedangkan pengertian umum mengenai sistem adalah bagian dari suatu rangkaian
kegiatan yang saling berkaitan dan beroperasi secara bersamaan dalam suatu
prosedur, cara kerja tertentu, untuk mencapai suatu tujuan yang telah digariskan.
Jadi Sistem Informasi Manajemen (SIM) di perpustakaan adalah menyajikan
informasi untuk mendukung kegiatan manajemen suatu perpustakaan.
16
Berikut ini adalah proses dsata/informasi bagi manajemen:
DATA
KOMPUTER
INFORMASI
KEPUTUSAN
MANAJER
Proses data di atas jelas menunjukkan bahwa pimpinan perrpustakaan atau
Kepala perpustakaan perlu disuplai oleh informasi untuk menjalankan roda
organisasi
perpustakaan
dan
memutuskan
suatu
masalah
manajemen
perpustakaan.
Sistem ini berfungsi untuk :
Mengetahui pengiriman barang dari pusat ke cabang perusahaan
ataupun
sebaliknya, meliputi ekspedisi yang digunakan dalam
pengiriman, barang-barang apa saja yang dikirim dan kapan waktu
keberangkatan dan kedatangan barang setelah sampai di tujuan.
Membuat jadwal-jadwal pengiriman barang dari pusat ke cabang
perusahaan ataupun sebaliknya, meliputi zona tujuan, rute perjalanan
dan no truk yang digunakan untuk melakukan pengiriman.
Mendapatkan informasi mengenai jumlah persediaan barang yang
tersedia di gudang perusahaan baik gudang pusat maupun cabang.
17
Mengetahui apakah adanya pengembalian barang yang telah dikirim
dikarenakan adanya barang yang tidak laku terjual ataupun barang
yang telah rusak/cacat.
Mengetahui berapa nilai barang yang telah dikirim atau diterima
termasuk biaya loading barang ke gudang dan biaya tambahan lainnya.
Sistem ini terdiri dari beberapa subsistem yang memiliki fungsi
berbeda berdasarkan tujuan penggunaan data, antara lain :
o
Delivery
Dalam subsistem ini dapat digunakan untuk membuat jadwal
pengiriman barang, untuk mengkonfirmasi pengiriman barang,
untuk mengalokasikan truk yang digunakan untuk pengiriman
barang, untuk mengetahui status pengiriman barang dan untuk
mengetahui apakah ada pengiriman yang tertunda atau
keterlambatan atas pengiriman barang.
o
Cost
Dalam subsistem ini dapat digunakan untuk me-manage
berbagai faktor-faktor pengiriman (biaya-biaya lain, kondisi
barang,
wilayah
tujuan,
tarif
yang
digunakan),
untuk
mengetahui apabila terjadi kesalahan selama pengiriman, untuk
me-manage pengiriman barang termasuk biaya-biaya atas
pengiriman tersebut.
o
Stock
Dalam subsistem ini dapat digunakan untuk mengetahui status
penerimaan barang, perhitungan fisik persediaan barang di
gudang dan status persediaan barang.
o
Return
Dalam subsistem ini dapat digunakan untuk mengetahui ada
atau tidaknya pengembalian barang yang tidak laku terjual dan
rusak/cacat.
18
E.
Kelebihan dan Kekurangan Sistem Informasi Manajemen
Kelebihan dan Kekurangan Sistem Informasi Manajemen Metode SDLC
Pengembangan sistem informasi awalnya menggunakan metode siklus hidup
pengembangan sistem atau SDLC (System Development Life Cycle) dimana setiap
perusahaan mengembangkan sistem informasinya sendiri. Menurut Jogiyanto
(2013), SDLC memiliki beberapa tahapan-tahapan, yaitu analisis sistem (studi
pendahuluan dan studi kelayakan), perancangan sistem, implementasi sistem,
operasi dan perawatan system.
Metode
SDLC
mempunyai
beberapa
kelebihan
dan
kekurangan.
-Kelebihankelebihan dari metode ini adalah sebagai berikut ini:
Menyediakan
tahapan
yang
dapat
digunakan
sebagai
pedoman
mengembangkan sistem.
Akan memberikan hasil sistem yang lebih baik karena sistem dianalisis
dan dirancang secara keseluruhan sebelum diimplementasikan.
19
Metode SDLC juga mempunyai beberapa kekurangan. Kekurangan-kekurangan
dari metode ini antara lain:
Sistem ini hanya menyediakan tahapan-tahapan saja, tetapi tidak
menyediakan metodologi (cara dan alat-alat) untuk mengembangkan
sistem. Oleh karenanya, sistem ini harus digabungkan dengan metodologi
yang ada, misalnya metodologi pengembangan sistem terstruktur.
Hasil dari SDLC sangat tergantung dari hasil di tahap analisis, sehingga
jika terdapat kesalahan analisis akan terbawa terus dengan hasil sistem
yang kurang memuaskan.
Pengembangan sistem SDLC membutuhkan waktu yang lama karena
sistem harus dikembangkan sampai selesai semua terlebih dahulu.
Pengembangan sistem SDLC ini membutuhkan biaya investasi yang relatif
lebih besar dengan metode lainnya.
Hasil dari sistem tidak fleksibel untuk dimodifikasi karena perlu dilakukan
analisis kembali jika akan dimodifikasi.
Kelebihan dan Kekurangan Sistem Informasi Metode Paket (Package)
Menurut Jogiyanto (2003), sistem informasi metode paket memiliki beberapa
kelebihan, yaitu:
Kualitas paket yang baik
Kualitas paket dapat diandalkan karena paket dikembangkan oleh team
yang berkualitas, dikembangkan dengan biaya mahal dan sudah diuji
kualitasnya sebelum dijual atau terus diperbaiki secara kontinyu
berdasarkan kritik dan saran dari pemakai. Paket yang terkenal dan
berhasil di pasaran dikembangkan dengan biaya yang mahal diambil dari
keuntungan paket yang besar pula karena pembeli paket sangat banyak
jumlahnya. Kualitas dari paket juga dapat diuji dan dibandingkan dengan
paket-paket lainnya sebelum paket dibeli.
Dapat digunakan segera
Sistem paket tidak perlu dikembangkan lagi dan siap digunakan, sehingga
cocok untuk kebutuhan sistem teknologi informasi yang mendesak, yaitu
yang harus digunakan secepatnya.
20
Harga paket relatif murah
Walaupun biaya pengembangan paket sangat tinggi, tetapi paket dijual
secara massal dan banyak pembelinya sehingga harga per paketnya relatif
sangat murah dibandingkan jika harus mengembangkan sistem sendiri.
Dapat digunakan untuk rekayasa ulang proses bisnis
Paket dapat dipilih dari paket-paket yang merupakan “best practice” yaitu
paket dengan proses bisnis yang terbaik yang pernah diterapkan di suatu
organisasi/perusahaan. Rekayasa ulang proses bisnis (business process reengineering atau BPR) dapat dilakukan dengan menerapkan paket “best
practice” dan memodifikasi organisasi untuk mengikuti proses dari paket.
Kompatibel dengan sesama pengguna paket.
Sesama pengguna paket dapat saling bertukar data dengan mudah karena
menggunakan model basis data yang sama.
Sistem paket (package system) ini juga memiliki beberapa kelemahan yang perlu
dipertimbangkan sebelum perusahaan memutuskan untuk menggunakan paket ini,
antara lain:
Tidak sesuai dengan aplikasi yang unik
Paket yang sesuai untuk aplikasi yang unik sulit ditemukan. Jika paket
tersedia, biasanya masih harus dimodifikasi untuk disesuaikan dengan
aplikasinya.
Perbaikan, modifikasi dan pengembangan paket sulit dikerjakan sendiri
Jika terjadi kesalahan-kesalahan proses, perubahan dan penambahan pada
sistem paket akan sulit dilakukan karena mengubah kode program lebih
sulit dibandingkan jika harus membuatnya. Kode-kode program di paket
biasanya juga sudah dikompilasi dalam bahasa mesin yang sulit dibaca.
Basis data tidak terintegrasi dengan aplikasi lainnya
Umumnya sistem paket menggunakan program tertentu dengan struktur
basis data yang unik dan berbeda dengan struktur basis data lainnya,
sehingga basis data paket tidak kompatibel dengan basis data lainnya.
21
Ketergantungan dengan pemasok juga merupakan kekurangan dari sistem
paket jika pemasok tidak dapat diandalkan di masa depan.
Tidak memberikan keuntungan kompetisi
Paket umumnya digunakan oleh banyak pemakai, sehingga keuntungan
kompetisi dari paket menjadi hilang, karena pesaing juga dapat
menggunakannya.
Kelebihan dan Kekurangan Sistem Informasi Metode Outsourcing
Jogiyanto (2003), menyatakan bahwa sistem outsourcing menjadi pilihan karena
mempunyai beberapa kelebihan, sebagai berikut:
Biaya teknologi yang semakin meningkat akan dapat lebih dihemat jika
perusahaan menyerahkan pengelolaan sistem kepada pihak ketiga dalam
bentuk outsourcing yang lebih murah. Biaya daat ditekan karena
outsourcer juga menerima order dari perusahaan lain sehingga biaya tetap
dalam menggunakan jasa outsourcer dapat dibagi ke beberapa perusahaan.
Waktu proses dapat dipersingkat, karena beberapa outsourcer dapat dipilih
untuk bersama-sama menyediakan jasa ini kepada perusahaan.
Jasa yang diberikan outsourcer lebih berkualitas dibandingkan dikerjakan
sendiri secara internal, karena outsourcer memang memiliki spesialisasi
dan ahli di bidang tersebut.
Perusahaan tidak mempunyai pengetahuan tentang sistem teknologi ini
dan pihak outsourcer mempunyainya.
Perusahaan merasa tidak perlu dan tidak ingin melakukan transfer
teknologi dan transfer pengetahuan yang dimiliki oleh outsourcer.
Meningkatkan fleksibilitas untuk melakukan atau tidak melakukan
investasi.
Mengurangi resiko kegagalan investasi yang mahal.
Penggunaan sumber daya sistem informasi belum optimal. Jika ini terjadi,
perusahaan hanya menggunakan sumber daya sistem yang optimal pada
saat-saat tertentu saja, sehingga sumberdaya sistem informasi menjadi
tidak dimanfaatkan pada waktu yang lainnya.
Perusahaan dapat memfokuskan pada pekerjaan lain yang lebih penting.
22
Beberapa kelemahan sistem informasi metode outsourcing ini juga perlu
diperhatikan. Kelemahan sistem outsourcing ini antara lain:
Jika aplikasi yang dikerjakan oleh outsourcer adalah aplikasi yang
strategik, maka aplikasi tersebut dapat ditiru oleh perusahaan pesaing yang
bisa jadi adalah klien dari perusahaan outsourcer yang sama.
Perusahaan akan kehilangan kendali terhadap aplikasi yang dikerjakan
oleh outsourcer. Jika aplikasinya adalah aplikasi kritikal yang harus segera
ditangani jika terjadi gangguan, maka perusahaan akan menanggung risiko
keterlambatan penanganan jika aplikasi ini dikerjakan oleh outsourcer,
karena kendali ada di outsourcer yang harus dihubungi terlebih dulu.
Jika kekuatan menawar ada di outsourcer, maka perusahaan akan
kehilangan banyak kendali di dalam memutuskan sesuatu, terlebih jika
terjadi konflik antara perusahaan dengan perusahaan outsourcer.
Perusahaan akan kehilangan keahlian dari belajar membangun dan
mengoperasikan aplikasi tersebut.
23
BAB III
PENUTUP
A.
KESIMPULAN
1) Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma)
yang berarti suatu kesatuan yang terdiri komponen yang dihubungkan
bersama
untuk
memudahkan alirani
formasi, materi atau energi.
Sedangkan informasi adalah proses lebih lanjut dari data yang memiliki
arti bagi pengguna untuk pengambilan keputusan. Jadi, sistem
informasi dapat dikatakan sebagai sistem yang dibuat oleh manusia yang
terdiri dari komponen dalam organisasi untuk mnyajikan informasi bagi
pengguna.
2) Definisi sebuah sistem informasi manajemen, istilah yang umum
dikenal orang adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu
(intregeted) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi
operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah
organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) dan
perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model
manajemen dan keputusan, dan sebuah “data base”.
3) Manfaat Sistem Informasi Manajemen terbagi menjadi 3 bidang, yaitu:
Manfaat Sistem Informasi Manajemen di bidang Umum
Manfaat Sistem Informasi Manajemen di bidang Pendidikan, dan
Manfaat Sistem Informasi Manajemen di bidang Informasi
4) Penerapan Sistem Informasi Manajemen dalam kehidupan sehari-hari
dapat kita gunakan pada perpustakaan dan perusahaan seperti yang telah
dijelaskan pada bab sebelumnya.
24
5) Kelebihan dan Kekurangan SIM ada pada table berikut ini:
Selebihnya ada pada bab sebelumnya.
B.
SARAN
Bagi
perusahaan/organisasi
yang
ingin
menerapkan
SIM
pada
organisasi/perusahaannya semoga ini makalah ini dapat menjadi acuan,
namun
sebelum
dijadikan
acuan
harap
diperhatikan
dan
di
pertimbangkan terlebih dahulu isi dalam makalah ini.
Bagi para pembaca semoga makalah ini dapat menjadi bahan acuan
dalam pembelajaran.
25
REFERENSI
Davis, B. Gorgon. 1995. Kerangka Dasar SIM. Jakarta. Penerbit: PT Gramedia
Jogiyanto, H.M. 2003. Sistem Teknologi Informasi, Pendekatan
Terintegrasi:
Konsep
Dasar,
Teknologi,
Aplikasi,
Pengembangan dan Pengelolaan. Penerbit Andi. Yogyakarta.
O’Brien, J A. 2003. Introduction To Information Systems: Essentials
For The E-Business Enterprise. McGraw-Hill, Boston, MA
Browsing internet on http://www.kuliah.dinus.ac.id/ika/asi/modul.htm
Browsing internet on http://www.stmikmj.ac.id/sim1.htm
Browsing internet on http://www.yoyoke.web.ugm.ac.id
Browsing internet on http://adhikajuansyah.blogspot.com
Browsing internet on http://duniabaca.com/pengertian-dan-manfaat-sim-sistem-
informasi-manajemen.html
Browsing internet on http://blog.re.or.id/struktur-sistem-informasi-manajemen.htm
Browsing internet on http://fizzulhaq.blogspot.com/2009/11/pengertian-sistem-
informasi-manajemen.html
Browsing internet on http://joejoe.blogdetik.com/2010/12/25/tujuan-sistem-
informasi- manajemen/
Browsing internet on
http://dhonykampoesbiroe.blogspot.com/2010/01/keunggulan-dan-kelemahansistem.html
26