73 BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNT (1)
73
BAB 3
ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT,
PIUTANG DAN PENERIMAAN KAS YANG SEDANG BERJALAN
PADA PT PANCA KEMAS KRIDA MANUNGGAL
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan
PT. Panca Kemas Krida Manunggal adalah sebuah perusahaan yang
bergerak di bidang manufaktur yang memproduksi karton box (kardus) dengan
lapisan bergelombang (corrugated). PT. Panca Kemas Krida Manunggal didirikan
pada tanggal 27 November 2002 dihadapan notaris Ny. Augustin Beatrice Suyanto,
SH. Perusahaan dengan NPWP 02.197.703.8.412.000 ini dipimpin oleh Ibu Ratna
Idrawasih selaku Komisaris dan dibantu oleh Bapak Endro Atmaja selaku Direktur
Utama.
Pada awal mula perusahaan ini didirikan, perusahaan ini berlokasi di Jalan
Pekapuran kelurahan Curug, karena tanah dan gedung masih berstatus kontrak,
maka pada awal tahun 2004 perusahaan ini berpindah lokasi ke Jalan Raya Kapitan
No. 19 Kp. Babakan kelurahan Curug, dengan alasan yang sama (berstatus kontrak),
akhirnya pada awal tahun 2008 PT. Panca Kemas Krida Manunggal membeli tanah
dan resmi berlokasi di Jalan Mayor Idrus No.10A Tapos, Cimanggis, Depok. Ada
beberapa alasan mengapa perusahaan memilih lokasi tersebut:
1. Agar terhindar dari banjir, hal ini dikarenakan bahan baku yang terbuat dari
lembaran karton.
74
2. Lokasi ini berdekatan dengan pintu tol Cibinong, sehingga memudahkan akses
pengiriman bahan baku dan barang jadi yang dihasilkan oleh perusahaan.
PT. Panca Kemas Krida Manunggal merupakan perusahaan yang sedang
berkembang dengan jumlah karyawan sebanyak 45 tenaga kerja tetap dan 25 tenaga
kerja lepas di mana perusahaan ini memberikan kesejahteraan pada para
karyawannya seperti tunjangan, asuransi jiwa, dan berbagai macam fasilitas lainnya
agar karyawan dapat mengoptimalkan kinerjanya yang pada akhirnya bermuara
pada peningkatan produktivitas perusahaan.
Pendapatan PT. Panca Kemas Krida Manunggal berasal dari pesanan
pelanggan (job order). Beberapa pelanggan terbesar PT. Panca Kemas Krida
Manunggal seperti PT. Unilever dan PT. Makarizo Indonesia.
3.1.2 Produk perusahaan
PT. Panca Kemas Krida Manunggal melakukan produksi berdasarkan
pesanan pelanggan (job order). Produk yang dihasilkan adalah karton box
corrugated yaitu kardus karton dengan lapisan bergelombang. Pada dasarnya
produk ini terbagi menjadi dua, kardus karton tanpa cetakan (polos) dan kardus
dengan cetakan pada sisi – sisinya (printing) sesuai dengan pesanan pelanggan.
Pada umumnya pelanggan dapat melakukan pemesanan berdasarkan lapisan dinding
(single wall, double wall, triple wall ), kraft (125 gram, 150 gram, 200 gram),
ukuran (85 cm sampai dengan 200cm).
Lapisan dinding single wall dapat diartikan di antara bagian luar dan dalam
lapisan kraft terdapat satu lipatan bergelombang, sedangkan lapisan dinding double
75
wall dapat diartikan di antara bagian dalam, tengah, dan luar lapisan kraft terdapat
dua lipatan bergelombang, dan untuk triple wall dapat diartikan di antara empat
lapisan kraft yang terdiri dari bagian dalam, bagian luar, dan dua bagian tengah
terdapat tiga lapisan bergelombang.
3.1.3 Visi dan Misi Perusahaan
Visi Perusahaan
Visi dari PT. Panca Kemas Krida Manunggal adalah menjadi perusahaan yang
memperluas jangkauan produksinya di Indonesia serta memberikan kualitas dan
pelayanan yang memuaskan kepada pelanggannya.
Misi Perusahaan
Adapun misi dari PT. Panca Kemas Krida Manunggal adalah:
1. Melakukan perencanaan pengembangan ekspansi wilayah di beberapa kota di
Indonesia.
2. Memberikan produk-produk yang berkualitas.
3. Memberikan pelatihan–pelatihan kepada para karyawannya untuk meningkatkan
pelayanan kepada pelanggan.
4. Memberikan pelayanan yang memuaskan kepada pelanggan dengan melakukan
pengiriman barang tepat waktu dan melayani keluhan pelanggan.
3.1.4 Struktur Organisasi
PT. Panca Kemas Krida Manunggal memiliki struktur organisasi yang terdiri
dari Komisaris, Direktur, dan bagian–bagian lainnya di bawahnya yang membantu
76
Komisaris dan Direktur dalam melakukan aktivitas bisnis keseharian. Dengan
adanya struktur organisasi yang jelas, karyawan dapat mengetahui tugas dan
wewenangnya, serta mengetahui di mana posisi jabatannya, bawahannya, dan
atasanya.
Adapun struktur organisasi Pada PT. Panca Kemas Krida Manunggal adalah
sebagai berikut:
Gambar 3.1 Struktur organisasi PT. Panca Kemas Krida Manunggal
(Sumber: Direktur PT. Panca Kemas Krida Manunggal)
3.1.5 Pembagian Wewenang dan Tanggung Jawab
1. Komisaris
Wewenang:
•
Sewaktu – waktu dapat menggantikan tugas – tugas tertentu direktur apabila
direktur berhalangan hadir atau alasan lainnya.
77
•
Mengangkat dan memberhentikan direktur.
Tanggung Jawab:
•
Mengawasi jalannya aktivitas bisnis perusahaan secara keseluruhan dan
memberikan nasihat kepada direktur.
•
•
•
•
Mengawasi direktur dalam memimpin perusahaan
Menetapkan kebijaksanaan perusahaan.
Mengawasi perkembangan perusahaan.
Membuat salinan rapat dewan komisaris dan menyimpan salinan rapat.
2. Direktur
Wewenang:
• Memecat dan memberhentikan wakil direktur
• Meminta pertanggungjawaban dari tugas yang dikerjakan oleh wakil direktur.
Tanggung Jawab:
• Mengawasi jalannya perusahaan secara keseluruhan.
• Melakukan
pengambilan
keputusan
terhadap
perencanaan
dan
strategi
perusahaan.
• Menentukan kebijakan perusahaan yang berhubungan dengan kegiatan
operasional perusahaan.
• Melakukan evaluasi atas kinerja perusahaan pada periode tertentu.
78
•
Memastikan bahwa seluruh kegiatan operasional perusahaan berjalan dengan
lancar.
•
•
Membina hubungan yang baik dengan pelanggan dan pemasok.
Membuat tujuan jangka panjang perusahaan.
3. Wakil Direktur
Wewenang:
• Memecat dan memberhentikan karyawan yang dianggap sudah tidak layak lagi
bekerja
• Meminta pertanggungjawaban dari tugas yang dikerjakan oleh karyawan
perusahaan.
Tanggung Jawab:
•
Membantu direktur dalam menangani dan mengawasi jalannya aktivitas
perusahaan secara keseluruhan.
•
Memberikan pertimbangan dan saran kepada direktur dalam pengambilan
keputusan terhadap perencanaan dan strategi perusahaan
•
Bersama – sama dengan direktur untuk menentukan kebijakan perusahaan yang
berhubungan dengan kegiatan operasional perusahaan.
4. Bagian Keuangan dan Akuntansi
Wewenang:
•
•
Mengotorisasi pembayaran berbagai biaya operasional perusahaan.
Menerima pembayaran dari pelanggan.
79
•
•
Membuat dan mengotorisasi Bukti Terima Kas
Mengotorisasi pembuatan Faktur.
Tanggung Jawab:
•
Mencatat transaksi – transaksi yang dilakukan oleh perusahaan baik
pengeluaran maupun pemasukan.
•
Membuat susunan laporan anggaran yang akan disajikan kepada direktur dan
komisaris.
•
•
Bertanggung jawab atas laporan keuangan perusahaan yang disajikan.
Mengawasi jalannya perputaran arus kas agar tidak terjadi penyimpangan
5. Bagian Penagihan
Wewenang:
• Membuat dan mengotorisasi Surat Penagihan
Tanggung Jawab:
• Melakukan penagihan piutang kepada pelanggan
• Menyetorkan hasil pembayaran tersebut ke bank.
• Menyerahkan bukti setoran kepada Bagian Keuangan dan Akuntansi.
6. Bagian Marketing
Wewenang:
•
Menerima, mengecek dan menyetujui barang yang diretur oleh pelanggan.
Tanggung Jawab:
80
•
Melakukan kegiatan pemasaran perusahaan dan penjualan produk kepada para
pelanggannya.
•
•
•
Melakukan observasi, analisis, dan evaluasi terhadap pangsa pasar produk
Mendapatkan dan mempertahankan hubungan baik kepada para pelanggannya
Mendapatkan kepercayaan dan loyalitas pelanggan
7. Bagian Purchasing
Wewenang:
•
Membuat dan Mengotorisasi Purchase Order
Tanggung Jawab:
•
•
•
Melakukan pemesanan pembelian barang
Melakukan penawaran harga dengan supplier
Membuat dokumen – dokumen yang berhubungan dengan aktivitas pembelian
8. Bagian Pengiriman
Wewenang:
•
Ikut terlibat dalam mengotorisasi Surat Jalan.
Tanggung Jawab :
•
•
•
Bertanggung jawab atas keselamatan barang sampai pada pelanggan.
Mengatur pengiriman barang dan Surat Jalan kepada pelanggan.
Menyampaikan Surat Jalan yang telah ditandatangani ke Bagian Produksi.
81
9. Bagian Produksi
Wewenang:
•
•
•
Memimpin karyawannya dalam proses produksi
Membuat dan mengotorisasi Surat Perintah Kerja
Membuat dan Mengotorisasi Surat Jalan
Tanggung Jawab:
•
•
Membuat perencanaan produksi untuk periode tertentu
Melakukan pertimbangan dan kalkulasi atas produk yang dipesan oleh
pelanggan
•
•
•
Mengawasi jalannya proses produksi dari awal hingga akhir produksi
Melakukan pengecekan penerimaan bahan baku di gudang
Mengawasi penggunaan sumber daya manusia, bahan baku, dan mesin agar
dipergunakan secara efektif dan efisien
•
•
•
Melakukan pengecekan persediaan fisik pada periode tertentu
Membuat laporan persediaan bahan baku dan barang jadi
Betanggung jawab atas kualitas produk yang dihasilkan
3.2 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan
3.2.1 Fungsi – fungsi yang terkait
Fungsi yang terkait dengan sistem informasi akuntansi penjualan kredit,
piutang dan penerimaan kas PT Panca Kemas Krida Manunggal antara lain :
82
1. Bagian Marketing, merupakan bagian yang bertanggung jawab dalam mengatur
kegiatan penjualan perusahaan termasuk menerima pemesanan barang dari
pelanggan.
2. Bagian Produksi, merupakan bagian yang bertanggung jawab dalam melakukan
produksi barang sesuai dengan pesanan pelanggan.
3. Bagian Pengiriman, merupakan bagian yang bertugas untuk mengirimkan barang
yang dipesan ke pelanggan sampai ke tempat tujuan.
4. Bagian Penagihan, merupakan bagian yang bertanggung jawab untuk melakukan
penagihan piutang ke pelanggan setelah tanggal jatuh tempo.
5. Bagian Keuangan dan Akuntansi, merupakan bagian yang bertanggung jawab
untuk membuat faktur penjualan, menerima pembayaran dari pelanggan da
nmembuat laporan-laporan pada akhir bulan.
3.2.2
Dokumen – dokumen yang digunakan
Dokumen – dokumen yang digunakan dalam sistem informasi penjualan, piutang
dan penerimaan kas pada PT Panca Kemas Krida Manunggal antara lain :
1. Purchase Order (PO) dari pelanggan, merupakan dokumen yang diterima dari
pelanggan sebagai dasar untuk melakukan produksi untuk pemesanan pelanggan.
2. Surat Jalan (SJ), merupakan dokumen yang dibuat oleh bagian Produksi sebagai
dasar untuk pengiriman barang ke pelanggan.
3. Faktur Penjualan (Invoice), merupakan dokumen yang dibuat oleh bagian
Keuangan dan Akuntansi sebagai bukti terjadinya transaksi penjualam dan untuk
melakukan penagihan kepada pelanggan.
83
4. Faktur Pajak, merupakan dokumen yang dibuat oleh bagian keuangan dan
akuntansi sebagai dasar untuk pelaporan pajak ke kantor pajak.
5. Bukti Terima Kas, merupakan dokumen yang dibuat oleh bagian Keuangan dan
Akuntansi sebagai bukti bahwa pembayaran telah diterima dari pelanggan.
6. Surat Retur Barang, merupakan dokumen yang dibuat oleh Bagian Marketing
untuk mencatat barang yang diretur oleh pelanggan.
3.2.3
Rich Picture Sistem Berjalan
Gambar dibawah menunjukkan Rich Picture sistem berjalan pada PT Panca
Kemas Krida Manunggal :
84
Keterangan :
PO = Purchase Order
FPS = Faktur Pajak Standar
SRB = Surat Retur Barang
SJ = Surat Jalan
BTK = Bukti Terima Kas
FP = Faktur Penjualan
Gambar 3.2 Rich Picture Sistem Berjalan pada PT Panca Kemas Krida Manunggal
85
Rich Picture Definition :
1. Penjualan dimulai ketika Bagian Marketing menerima telepon dari pelanggan
yang ingin melakukan pemesanan dan pelanggan melakukan negosiasi harga
dengan Bagian Marketing.
2. Ketika harga sudah disepakati, maka Bagian Marketing mencatat harga tersebut
di List Harga.
3. Pelanggan akan mengirimkan PO (Purchase Order) yang berisi tentang barang
yang diinginkan oleh pelanggan.
4. Bagian Marketing akan membuat copy dari PO tersebut dan menyerahkannya
kepada Bagian Produksi.
5. Berdasarkan copy PO tersebut, Bagian Produksi akan memproduksi barang
sesuai dengan pesanan pelanggan.
6. Setelah barang selesai diproduksi maka barang tersebut siap dikirim ke
pelanggan sehingga Bagian Produksi membuat SJ (Surat Jalan) sebanyak empat
rangkap.
7. SJ empat rangkap tersebut diserahkan kepada Bagian Pengiriman untuk dikirim
kepada pelanggan.
8. Bagian Pengiriman akan mengantarkan barang yang dipesan oleh pelanggan
disertai dengan Surat Jalan.
9. Pelanggan akan mengecek kesesuaian antara barang dengan Surat Jalan
kemudian menandatangani Surat Jalan dan mengembalikan Surat Jalan sebanyak
3 rangkap kepada Bagian Pengiriman.
86
10. Surat Jalan rangkap 3 akan diarsip oleh bagian Pengiriman sementara Surat Jalan
rangkap 1 dan 2 dikembalikan kepada Bagian Produksi.
11. Selanjutnya bagian Produksi menyerahkan Surat Jalan rangkap 1 kepada Bagian
Keuangan dan Akuntansi.
12. Berdasarkan Surat Jalan tersebut, bagian Keuangan dan Akuntansi membuat
Faktur Penjualan sebanyak 2 rangkap dan Faktur Pajak Standar sebanyak 3
rangkap.
13. Bagian Keuangan dan Akuntansi akan mengirimkan FP (Faktur Penjualan)
rangkap 2 dan FPS (Faktur Pajak Standar) rangkap 1 kepada pelanggan yang
berisi tentang total harga penjualan barang,
14. Seandainya terjadi retur, maka pelanggan akan memberikan barang yang diretur
kepada Bagian Marketing disertai dengan bukti berupa Surat Jalan
15. Bagian Marketing memeriksa kesesuaian antara kondisi barang dengan Surat
Jalan. Apabila memenuhi syarat untuk diretur, maka Bagian Marketing membuat
SRB (Surat Retur Barang) sebanyak 3 rangkap.
16. SRB rangkap 1 dan barang retur diberikan kepada Bagian Produksi.
17. Sedangkan SRB rangkap 2 diberikan kepada Bagian keuangan dan Akuntansi
18. FP rangkap 1, SJ rangkap 1 dan SRB rangkap 2 (jika ada retur) diberikan kepada
Bagian Penagihan
19. Mendekati tanggal jatuh tempo, Bagian Penagihan akan mendatangi pelanggan
untuk menagih sejumlah piutang pelanggan.
87
20. Bagian Penagihan menerima pembayaran dari pelanggan yang dapat melalui
transfer bank, cek maupun giro, FP rangkap 1 diberikan kepada pelanggan dan
FP rangkap 2 diterima dari pelanggan.
21. Bagian Penagihan akan menyetor pembayaran tersebut ke bank. Bila
pembayaran melalui cek / giro, maka Bagian Penagihan akan mencairkan cek /
giro tersebut terlebih dahulu.
22. Bank akan memberikan Bukti Setoran kepada Bagian Penagihan. Jika
pembayaran dilakukan dengan cara transfer, maka Bagian Penagihan akan
menerima bukti transfer dari pelanggan.
23. Selanjutnya
bagian
Penagihan
akan
memberikan
Bukti
Setoran
dan
mengembalikan SJ rangkap 1. SRB rangkap 2 dan FP rangkap 2 kepada Bagian
Keuangan dan Akuntansi.
24. Berdasarkan Bukti Setoran , maka Bagian Keuangan dan Akuntansi membuat
BTK (Bukti Terima Kas) sebanyak 2 rangkap dimana BTK rangkap 1 diarsip
oleh Bagian Keuangan dan Akuntansi
25. Sedangkan BTK rangkap 2 akan diberikan kepada pelanggan sebagai bukti
pelunasan piutang.
26. Pada periode tertentu, Bagian Keuangan dan Akuntansi akan membuat laporanlaporan operasional seperti Laporan Jurnal Penjualan, Laporan Jurnal
Penerimaan Kas untuk diberikan kepada Manajer.
88
3.2.4 Prosedur Sistem Berjalan
Prosedur sistem berjalan pada PT Panca Kemas Krida Manunggal antara lain :
1. Prosedur Penerimaan Pesanan dan Penjualan
•
Proses penjualan dimulai ketika pelanggan menghubungi Bagian Marketing
untuk proses pemesanan barang dan negosiasi harga.
•
Apabila harga sudah disepakati, maka Bagian Marketing mencatat harga
yang sudah disepakati pada List Harga.
•
Kemudian bagian Marketing menerima PO (Purchase Order) dari pelanggan
melalui fax ataupun pelanggan yang mendatangi kantor.
•
Setelah menerima PO dari pelanggan, bagian Marketing membuat Copy PO
tersebut sebanyak 1 kali.
•
PO pelanggan yang asli akan diarsip secara permanen berdasarkan nomor
oleh bagian Marketing sedangkan Copy PO akan diserahkan kepada bagian
Produksi untuk melakukan produksi barang.
•
Bagian Produksi, setelah menerima Copy PO dari bagian Marketing akan
melakukan produksi barang sesuai dengan pesanan pelanggan.
•
Setelah barang selesai diproduksi, berdasarkan Copy PO, bagian produksi
akan membuat Surat Jalan sebanyak 4 rangkap.
•
Surat Jalan 4 rangkap tersebut akan diberikan kepada bagian Pengiriman
beserta barang hasil produksi untuk dikirim kepada pelanggan.
•
Copy PO akan diarsip oleh Bagian Produksi secara permanen berdasarkan
nomor urut.
89
2. Prosedur Pengiriman Pesanan
•
Bagian Pengiriman menerima Surat Jalan 4 rangkap dari bagian Produksi
beserta barang yang akan dikirim.
•
Bagian Pengiriman mengirim barang disertai dengan Surat Jalan 4 rangkap
kepada pelanggan.
•
Setelah pelanggan menerima barang, maka pelanggan akan menandatangani
Surat Jalan sebagai bukti bahwa barang dengan diterima dengan baik. Lalu
Surat Jalan 3 rangkap yang telah ditandatangani dikembalikan kepada Bagian
Pengiriman.
•
Surat Jalan rangkap 3 yang telah ditandatangani akan diarsip oleh bagian
Pengiriman secara permanen berdasarkan nomor urut
•
Surat Jalan rangkap 1 dan 2 yang telah ditandatangani dikirim ke bagian
Produksi untuk diperiksa.
•
Bagian Produksi menerima Surat Jalan rangkap 1 dan 2 yang telah
ditandatangani dan mengecek Surat Jalan tersebut.
•
Surat Jalan rangkap 1 yang telah ditandatangani diberikan kepada Bagian
Keuangan dan Akuntansi sedangkan Surat Jalan rangkap 2 yang telah
ditandatangani diarsip secara permanen berdasarkan nomor urut.
•
Bagian Keuangan menerima Surat Jalan rangkap 1 yang telah ditandatangani
dari Bagian Produksi setelah pengiriman barang.
•
Berdasarkan Surat Jalan tersebut, bagian Keuangan dan Akuntansi membuat
Faktur Penjualan sebanyak 2 rangkap dan Faktur Pajak sebanyak 3 rangkap.
90
•
Faktur Penjualan rangkap 2 dan Faktur Pajak rangkap 1 kemudian dikirim
kepada pelanggan untuk segera melakukan pembayaran.
•
Faktur Pajak rangkap 2 dan 3 akan digunakan untuk membuat rekapitulasi
faktur pajak pada saat akhir bulan.
•
Surat Jalan rangkap 1 yang telah ditandatangani dan Faktur rangkap 1
diserahkan kepada bagian Penagihan untuk menagih kepada pelanggan.
•
Bagian Keuangan dan Akuntansi akan mengupdate Kartu Piutang
berdasarkan Faktur.
3. Prosedur Retur Penjualan Barang
•
Retur Penjualan sangat jarang terjadi di perusahaan. Apabila ada, maka
dimulai dengan pelanggan memberikan barang yang ingin diretur beserta
Surat Jalan rangkap 4.
•
Bagian Marketing akan menerima barang tersebut dan mengecek apakah
barang tersebut sesuai dengan jenis yang ada di Surat Jalan atau tidak.
Apabila benar, maka retur tersebut akan disetujui.
•
Bagian Marketing kemudian membuat Surat Retur Barang sebanyak 3
rangkap. Rangkap 1 akan diberikan kepada Bagian Produksi beserta barang
retur, rangkap 2 diberikan kepada bagian Keuangan dan Akuntansi rangkap 3
diarsip secara permanen berdasarkan nomor urut. Sedangkan Surat Jalan
rangkap 4 tersebut dikembalikan kepada pelanggan.
91
•
Bagian Produksi menerima barang retur beserta Surat Retur Barang dan
mengecek apakah barang telah sesuai dengan Surat Retur Barang, lalu Surat
Retur Barang diarsip secara permanen berdasarkan nomor urut.
•
Bagian Keuangan dan Akuntansi akan menerima Surat Retur Barang dari
bagian Marketing lalu Kartu Piutang akan dikurangi dari nilai yang ada di
Surat Retur Barang tersebut.
•
Bagian Keuangan dan Akuntansi juga akan memberikan Surat Retur Barang
kepada bagian Penagihan sebagai dasar pengurangan piutang pelanggan
pada saat penagihan.
4. Prosedur Penagihan Piutang Pelanggan.
•
Bagian Penagihan menerima Faktur rangkap 1, Surat Jalan Rangkap 1 (dan
Surat Retur Barang apabila ada retur penjualan) dari bagian Keuangan dan
Akuntansi
•
Mendekati tanggal jatuh tempo, Bagian Penagihan melakukan penagihan
piutang kepada pelanggan berdasarkan surat-surat tersebut.
5. Prosedur Penerimaan Pembayaran.
•
Setelah melakukan penagihan, maka bagian penagihan akan menerima
pembayaran dari pelanggan (dengan tunai, cek, giro atau transfer bank) dan
bertukar faktur yang asli dengan pelanggan.
•
Faktur rangkap 1 (sudah dibubuhkan tanda lunas) akan diberikan kepada
pelanggan sedangkan faktur rangkap 2 diterima oleh bagian Penagihan.
92
•
Setelah menerima uang / giro / cek dari pelanggan, maka bagian Penagihan
akan menyetorkannya ke bank dan akan mendapatkan bukti Setoran dari
bank
•
Faktur rangkap 2, Surat Jalan rangkap 1, Surat Retur Barang rangkap 2 dan
Bukti Setoran diberikan kepada bagian Keuangan dan Akuntansi.
•
Setelah menerima Faktur rangkap 2, Surat Jalan rangkap 1, Surat Retur
Barang rangkap 2 dan Bukti Setoran dari bagian Penagihan, maka bagian
Keuangan dan Akuntansi membandingkan dokumen-dokumen tersebut
beserta dengan Faktur Pajak Rangkap 2 dan 3.
•
Bagian Keuangan dan Akuntansi membuat Bukti Terima Kas sebanyak 2
rangkap yang menunjukkan bahwa pembayaran telah diterima dari
pelanggan.
•
•
Bukti Terima Kas rangkap 1 akan diberikan kepada pelanggan.
Bagian Keuangan dan Akuntansi kemudian menjurnal transaksi penjualan ke
Jurnal Penjualan berdasarkan Faktur, Jurnal Retur Penjualan berdasarkan
Surat Retur Barang dan Jurnal Penerimaan Kas berdasarkan Bukti Terima
Kas.
•
Bagian Keuangan dan Akuntansi juga membuat Laporan Rekapitulasi Faktur
Pajak
•
Kemudian Faktur rangkap 2, Surat Jalan rangkap 1, Surat Retur Barang
rangkap 2, Bukti Setoran, Bukti Terima Kas rangkap 2 dan Faktur Pajak
rangkap 2 dan 3 akan diarsip secara permanen berdasarkan nomor urut.
93
3.2.5 Flowchart Sistem Berjalan
Flowchart sistem berjalan pada PT Panca Kemas Krida Manunggal antara lain :
1. Flowchart Prosedur Penerimaan Pesanan Pelanggan
Keterangan:
PO = Purchase Order
Gambar 3.3 Flowchart Prosedur Penerimaan Pesanan Pelanggan Bagian Marketing
94
Bagian Produksi
1
2
Copy PO
Copy PO
Memproduksi
Barang
Membuat
Surat Jalan
Beserta
Barang
Copy PO
4
3
2
Surat Jalan
1
Copy PO
2
Beserta
Barang
3
N
Gambar 3.4 Flowchart Prosedur Penerimaan Pesanan Pelanggan Bagian Produksi
95
2. Flowchart Prosedur Pengiriman Pesanan
Bagian Pengiriman
Bagian Produksi
3
4
Beserta
Barang
2
4
Surat Jalan
(TTD)
3
1
2
Surat Jalan
1
Dari
Pelanggan
3
5
2
Surat Jalan
(TTD)
Mengirim
Barang
N
1
4
3
4
2
Surat Jalan
N
1
Beserta
Barang
Kepada
Pelanggan
Gambar 3.5 Flowchart Prosedur Pengiriman Pesanan Bagian Pengiriman dan
Bagian Produksi
96
Bagian Keuangan dan Akuntansi
5
Surat Jalan
(TTD)
1
Membuat
Faktur dan
Faktur Pajak
Surat Jalan
(TTD)
1
3
2
6
Faktur Pajak 1
2
Faktur
1
Kartu
Piutang
7
Kepada
Pelanggan
Gambar 3.6 Flowchart Prosedur Pengiriman Pesanan Bagian Keuangan dan
Akuntansi
97
3. Flowchart Prosedur Retur Penjualan Barang
Gambar 3.7 Flowchart Prosedur Retur Penjualan Barang Bagian Marketing
98
Gambar 3.8 Flowchart Prosedur Retur Penjualan Barang Bagian Produksi dan
Bagian Keuangan dan Akuntansi
99
4. Flowchart Prosedur Penagihan Piutang Pelanggan
Gambar 3.9 Flowchart Prosedur Penagihan Piutang Pelanggan Bagian Penagihan
100
5. Flowchart Prosedur Penerimaan Pembayaran
Gambar 3.10 Flowchart Prosedur Penerimaan Pembayaran Bagian Penagihan
101
Gambar 3.11 Flowchart Prosedur Penerimaan Pembayaran Bagian Keuangan dan
Akuntansi
102
3.2.6 Permasalahan yang Dihadapi
Setelah melakukan evaluasi atas prosedur penjualan kredit, piutang dan penerimaan
kas pada PT Panca Kemas Krida Manunggal, ditemukan beberapa permasalahan
yang terkait dengan prosedur penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas antara
lain:
1. Adanya perangkapan tugas dan tanggung jawab di bagian Keuangan dan
Akuntansi dan di bagian Marketing dan Penjualan
Dalam perusahaan ini, antara bagian keuangan dan bagian akuntansi serta bagian
Marketing
dan
penjualan
dijalankan
oleh
satu
orang
saja
sehingga
memungkinkan terjadi kecurangan dalam pemasukan dan pengeluaran keuangan
perusahaan dan dalam pencatatan transaksi-transaksi yang terjadi di dalam
perusahaan.
Sebab: perusahaan menganggap bila fungsi keuangan dan akuntansi serta bagian
marketing dan penjualan dijadikan satu orang, maka kegiatan bisnis perusahaan
akan menjadi lebih sederhana, karena pekerjaan menerima dan mengeluarkan
kas, mencatat ke laporan dijadikan satu serta pekerjaan mempromosikan dan
melakukan penjualan barang juga dijadikan satu.
Akibat: kemungkinan akan terjadi penyimpangan dan kecurangan yang
dilakukan oleh orang tersebut karena tidak ada pengendalian internal di dalam
perusahaan tersebut. Pengendalian internal yang baik seharusnya dipisahkan
antara bagian keuangan dengan bagian akuntansi serta bagian marketing dan
penjualan.
103
Rekomendasi: seharusnya perusahaan memisahkan tugas dan tanggung jawab
antara bagian akuntansi dan bagian keuangan dimana fungsi yang melakukan
penerimaan dan pengeluaran kas berbeda dengan fungsi yang melakukan
pencatatan laporan untuk menghindari kecurangan yang dilakukan oleh bagian
tersebut. Bagian keuangan seharusnya melakukan transaksi penerimaan dan
pengeluaran keuangan perusahaan sedangkan bagian akuntansi seharusnya
melakukan pencatatan transaksi-transaksi perusahaan ke dalam jurnal. Demikian
juga dengan bagian marketing dan bagian penjualan. Bagian marketing hanya
bertugas sampai pada promosi dan pengenalan produk perusahaan saja. Bila
sudah sampai pada transaksi penjualan perusahaan, haruslah bagian penjualan
yang terlibat dalam transaksi tersebut. Dengan adanya pemisahan tugas dan
tanggung jawab ini, maka akan meningkatkan sistem pengendalian internal
dalam perusahaan.
2. Pelanggan baru dapat melakukan transaksi secara kredit karena tidak adanya
otorisasi kredit
Sebab: Tidak adanya fungsi kredit yang bertugas untuk mengeluarkan
persetujuan transaksi secara kredit kepada pelanggan yang baru. Dalam sistem
penjualan perusahaan, setiap pelanggan baru diijinkan untuk melakukan transaksi
secara kredit.
Akibat: pelanggan tersebut memiliki kemungkinan untuk mengalami kesulitan
dalam membayar hutangnya bahkan bisa tidak sama sekali sanggup melunasi
tagihannya dikarenakan minimnya informasi mengenai pelanggan tersebut
104
karena masih dikatakan baru. Akibatnya akan terjadi banyak sekali piutang tidak
tertagih di dalam perusahaan.
Rekomendasi: membentuk suatu fungsi baru yang dinamakan fungsi kredit yang
harus
terpisah
dari
fungsi
penjualan
dan
merancang
suatu
sistem
terkomputerisasi untuk melakukan permohonan kredit dan otorisasi kredit
pelanggan. Pemisahan ini dimaksudkan untuk menciptakan pengendalian internal
terhadap transaksi penjualan kredit. Karena dalam transaksi penjualan, fungsi
penjualan mempunyai kecenderungan untuk menjual barang sebanyakbanyaknya yang seringkali dapat mengakibatkan piutang tidak tertagih yang
timbul dari transaksi tersebut tanpa memikirkan akibat yang timbul dari kondisi
tersebut. Pelanggan yang baru melakukan transaksi harus melakukan transaksi
secara tunai dan seiring berjalannya waktu, mereka dapat melakukan transaksi
secara kredit tetapi harus mengisi formulir permohonan kredit terlebih dahulu
yang nantinya akan disetujui oleh fungsi kredit. Setelah itu, bagian kredit akan
menilai berapa limit kredit yang cocok diberikan kepada pelanggan tersebut
berdasarkan kriteria 5C yaitu Character, Capacity, Capital, Collateral dan
Condition. Character dilihat dari kejujuran dan watak yang dimiliki oleh
pelanggan, Capacity
dilihat dari kemampuan pelanggan dalam mengelola
usahanya,
dilihat dari kondisi keuangan di dalam perusahaan,
Capital
Collateral dilihat dari besarnya jaminan yang diikatkan oleh pelanggan dan
Condition dilihat dari kondisi dari segi ekonomi secara umum.
105
3. Pelanggan yang masih memiliki piutang dapat melakukan transaksi kepada
perusahaan secara terus menerus yang mengakibatkan munculnya piutang tak
tertagih dalam perusahaan.
Sebab: Belum ada prosedur yang baku tentang pemberian batasan limit kredit
bagi pelanggan sehingga mereka dapat terus–menerus melakukan transaksi
dengan perusahaan meskipun masih memiliki piutang di dalam perusahaan.
Akibat: piutang pelanggan semakin lama semakin menumpuk sehingga
mengalami kesulitan dalam hal penagihan karena jumlah yang terlalu besar.
Perusahaan dapat mengalami keterlambatan dalam pelunasain piutangnya.
Resiko yang paling besar ialah tidak tertagihnya piutang tersebut yang dapat
mengancam kelangsungan hidup perusahaan.
Rekomendasi: untuk mencegah hal tersebut perlu adanya suatu batasan kredit
bagi pelanggan yang sudah pernah melakukan transaksi kredit dengan cara
merancang suatu sistem terkomputerisasi untuk menentukan batasan kredit yang
dapat dimiliki oleh pelanggan. Batasan kredit ini tentunya dapat meningkat jika
nilai pelanggan di mata perusahaan semakin baik. Oleh karena itu perlu juga
dilakukan penilaian pelanggan selama periode tertentu untuk menilai apakah
pelanggan tersebut layak untuk diberi kredit yang lebih besar. Pelanggan dapat
melakukan transaksi secara kredit apabila dua kondisi tersebut terpenuhi yaitu
pelanggan tersebut belum mencapai batas kredit yang diberikan oleh perusahaan
dan piutang yang dimiliki pelanggan belum memasuki masa jatuh tempo.
Perusahaan juga harus membuat sistem yang dapat menampilkan analisis umur
piutang untuk melihat daftar waktu pelanggan melunasi piutangnya sehingga
106
dapat dengan cepat mengetahui pelanggan mana yang sering terlambat melunasi
tagihannya dan pelanggan mana yang tepat waktu melunasi tagihannya. Dan
untuk pelanggan yang terlambat melunasi hutangnya, perlu diberi suatu suatu
sanksi seperti surat peringatan/teguran dan penolakan apabila mereka tetap ingin
melakukan pembelian kredit.
4. Mengalami kesulitan dalam penelusuran informasi seperti informasi penjualan
atau informasi jumlah piutang pelanggan serta tidak ada otorisasi tertulis atas
prosedur penerimaan pesanan dan prosedur penagihan piutang.
Sebab: perusahaan saat ini perusahaan masih menggunakan sistem manual
dalam pencatatannya sehingga untuk mencari suatu informasi yang penting juga
masih secara manual. Misalnya untuk pencatatan laporan penjualan per bulan
masih ditulis di dalam buku tulis.
Akibat: perusahaan akan mengalami kesulitan untuk mencari informasi yang
dibutuhkan dengan segera. Pencarian tersebut akan memakan waktu yang cukup
lama dan melelahkan. Manajer yang terkait juga mengalami keterlambatan dalam
mengetahui informasi yang dibutuhkan oleh mereka.
Rekomendasi: merancang suatu sistem terintegrasi tentang penjualan kredit,
piutang dan penerimaan kas yang dapat membantu karyawan dalam melakukan
pencarian informasi dengan dilengkapi dokumen Pesanan Penjualan dan Surat
Penagihan sehingga masing-masing bagian dapat mempertanggungjawabkan
pekerjaannya. Pesanan penjualan diperlukan oleh perusahaan untuk mencatat
barang yang dipesan oleh pelanggan dan pengecekan limit kredit pelanggan pada
107
saat melakukan pesanan. Sedangkan surat penagihan diperlukan oleh perusahaan
untuk mencatat semua total tagihan yang harus diberikan kepada pelanggan
apabila terdapat banyak faktur yang belum dilunasi dan juga untuk mengingatkan
pelanggan akan hutang yang dimilikinya. Agar tidak terjadi kecurangan yang
dilakukan oleh bagian Penagihan (Lapping), maka hendaknya dilakukan
rekonsiliasi bank untuk mencocokkan nilai yang ada di kas perusahaan dengan
yang ada di bank. Dengan komputer, sistem dan program yang baru tersebut,
perusahaan akan cepat untuk menelusuri informasi yang dibutuhkan dengan
laporan-laporan yang ada sehingga perusahaan dapat menjalankan kegiatan
operasionalnya secara lebih efektif dan efisien.
BAB 3
ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT,
PIUTANG DAN PENERIMAAN KAS YANG SEDANG BERJALAN
PADA PT PANCA KEMAS KRIDA MANUNGGAL
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan
PT. Panca Kemas Krida Manunggal adalah sebuah perusahaan yang
bergerak di bidang manufaktur yang memproduksi karton box (kardus) dengan
lapisan bergelombang (corrugated). PT. Panca Kemas Krida Manunggal didirikan
pada tanggal 27 November 2002 dihadapan notaris Ny. Augustin Beatrice Suyanto,
SH. Perusahaan dengan NPWP 02.197.703.8.412.000 ini dipimpin oleh Ibu Ratna
Idrawasih selaku Komisaris dan dibantu oleh Bapak Endro Atmaja selaku Direktur
Utama.
Pada awal mula perusahaan ini didirikan, perusahaan ini berlokasi di Jalan
Pekapuran kelurahan Curug, karena tanah dan gedung masih berstatus kontrak,
maka pada awal tahun 2004 perusahaan ini berpindah lokasi ke Jalan Raya Kapitan
No. 19 Kp. Babakan kelurahan Curug, dengan alasan yang sama (berstatus kontrak),
akhirnya pada awal tahun 2008 PT. Panca Kemas Krida Manunggal membeli tanah
dan resmi berlokasi di Jalan Mayor Idrus No.10A Tapos, Cimanggis, Depok. Ada
beberapa alasan mengapa perusahaan memilih lokasi tersebut:
1. Agar terhindar dari banjir, hal ini dikarenakan bahan baku yang terbuat dari
lembaran karton.
74
2. Lokasi ini berdekatan dengan pintu tol Cibinong, sehingga memudahkan akses
pengiriman bahan baku dan barang jadi yang dihasilkan oleh perusahaan.
PT. Panca Kemas Krida Manunggal merupakan perusahaan yang sedang
berkembang dengan jumlah karyawan sebanyak 45 tenaga kerja tetap dan 25 tenaga
kerja lepas di mana perusahaan ini memberikan kesejahteraan pada para
karyawannya seperti tunjangan, asuransi jiwa, dan berbagai macam fasilitas lainnya
agar karyawan dapat mengoptimalkan kinerjanya yang pada akhirnya bermuara
pada peningkatan produktivitas perusahaan.
Pendapatan PT. Panca Kemas Krida Manunggal berasal dari pesanan
pelanggan (job order). Beberapa pelanggan terbesar PT. Panca Kemas Krida
Manunggal seperti PT. Unilever dan PT. Makarizo Indonesia.
3.1.2 Produk perusahaan
PT. Panca Kemas Krida Manunggal melakukan produksi berdasarkan
pesanan pelanggan (job order). Produk yang dihasilkan adalah karton box
corrugated yaitu kardus karton dengan lapisan bergelombang. Pada dasarnya
produk ini terbagi menjadi dua, kardus karton tanpa cetakan (polos) dan kardus
dengan cetakan pada sisi – sisinya (printing) sesuai dengan pesanan pelanggan.
Pada umumnya pelanggan dapat melakukan pemesanan berdasarkan lapisan dinding
(single wall, double wall, triple wall ), kraft (125 gram, 150 gram, 200 gram),
ukuran (85 cm sampai dengan 200cm).
Lapisan dinding single wall dapat diartikan di antara bagian luar dan dalam
lapisan kraft terdapat satu lipatan bergelombang, sedangkan lapisan dinding double
75
wall dapat diartikan di antara bagian dalam, tengah, dan luar lapisan kraft terdapat
dua lipatan bergelombang, dan untuk triple wall dapat diartikan di antara empat
lapisan kraft yang terdiri dari bagian dalam, bagian luar, dan dua bagian tengah
terdapat tiga lapisan bergelombang.
3.1.3 Visi dan Misi Perusahaan
Visi Perusahaan
Visi dari PT. Panca Kemas Krida Manunggal adalah menjadi perusahaan yang
memperluas jangkauan produksinya di Indonesia serta memberikan kualitas dan
pelayanan yang memuaskan kepada pelanggannya.
Misi Perusahaan
Adapun misi dari PT. Panca Kemas Krida Manunggal adalah:
1. Melakukan perencanaan pengembangan ekspansi wilayah di beberapa kota di
Indonesia.
2. Memberikan produk-produk yang berkualitas.
3. Memberikan pelatihan–pelatihan kepada para karyawannya untuk meningkatkan
pelayanan kepada pelanggan.
4. Memberikan pelayanan yang memuaskan kepada pelanggan dengan melakukan
pengiriman barang tepat waktu dan melayani keluhan pelanggan.
3.1.4 Struktur Organisasi
PT. Panca Kemas Krida Manunggal memiliki struktur organisasi yang terdiri
dari Komisaris, Direktur, dan bagian–bagian lainnya di bawahnya yang membantu
76
Komisaris dan Direktur dalam melakukan aktivitas bisnis keseharian. Dengan
adanya struktur organisasi yang jelas, karyawan dapat mengetahui tugas dan
wewenangnya, serta mengetahui di mana posisi jabatannya, bawahannya, dan
atasanya.
Adapun struktur organisasi Pada PT. Panca Kemas Krida Manunggal adalah
sebagai berikut:
Gambar 3.1 Struktur organisasi PT. Panca Kemas Krida Manunggal
(Sumber: Direktur PT. Panca Kemas Krida Manunggal)
3.1.5 Pembagian Wewenang dan Tanggung Jawab
1. Komisaris
Wewenang:
•
Sewaktu – waktu dapat menggantikan tugas – tugas tertentu direktur apabila
direktur berhalangan hadir atau alasan lainnya.
77
•
Mengangkat dan memberhentikan direktur.
Tanggung Jawab:
•
Mengawasi jalannya aktivitas bisnis perusahaan secara keseluruhan dan
memberikan nasihat kepada direktur.
•
•
•
•
Mengawasi direktur dalam memimpin perusahaan
Menetapkan kebijaksanaan perusahaan.
Mengawasi perkembangan perusahaan.
Membuat salinan rapat dewan komisaris dan menyimpan salinan rapat.
2. Direktur
Wewenang:
• Memecat dan memberhentikan wakil direktur
• Meminta pertanggungjawaban dari tugas yang dikerjakan oleh wakil direktur.
Tanggung Jawab:
• Mengawasi jalannya perusahaan secara keseluruhan.
• Melakukan
pengambilan
keputusan
terhadap
perencanaan
dan
strategi
perusahaan.
• Menentukan kebijakan perusahaan yang berhubungan dengan kegiatan
operasional perusahaan.
• Melakukan evaluasi atas kinerja perusahaan pada periode tertentu.
78
•
Memastikan bahwa seluruh kegiatan operasional perusahaan berjalan dengan
lancar.
•
•
Membina hubungan yang baik dengan pelanggan dan pemasok.
Membuat tujuan jangka panjang perusahaan.
3. Wakil Direktur
Wewenang:
• Memecat dan memberhentikan karyawan yang dianggap sudah tidak layak lagi
bekerja
• Meminta pertanggungjawaban dari tugas yang dikerjakan oleh karyawan
perusahaan.
Tanggung Jawab:
•
Membantu direktur dalam menangani dan mengawasi jalannya aktivitas
perusahaan secara keseluruhan.
•
Memberikan pertimbangan dan saran kepada direktur dalam pengambilan
keputusan terhadap perencanaan dan strategi perusahaan
•
Bersama – sama dengan direktur untuk menentukan kebijakan perusahaan yang
berhubungan dengan kegiatan operasional perusahaan.
4. Bagian Keuangan dan Akuntansi
Wewenang:
•
•
Mengotorisasi pembayaran berbagai biaya operasional perusahaan.
Menerima pembayaran dari pelanggan.
79
•
•
Membuat dan mengotorisasi Bukti Terima Kas
Mengotorisasi pembuatan Faktur.
Tanggung Jawab:
•
Mencatat transaksi – transaksi yang dilakukan oleh perusahaan baik
pengeluaran maupun pemasukan.
•
Membuat susunan laporan anggaran yang akan disajikan kepada direktur dan
komisaris.
•
•
Bertanggung jawab atas laporan keuangan perusahaan yang disajikan.
Mengawasi jalannya perputaran arus kas agar tidak terjadi penyimpangan
5. Bagian Penagihan
Wewenang:
• Membuat dan mengotorisasi Surat Penagihan
Tanggung Jawab:
• Melakukan penagihan piutang kepada pelanggan
• Menyetorkan hasil pembayaran tersebut ke bank.
• Menyerahkan bukti setoran kepada Bagian Keuangan dan Akuntansi.
6. Bagian Marketing
Wewenang:
•
Menerima, mengecek dan menyetujui barang yang diretur oleh pelanggan.
Tanggung Jawab:
80
•
Melakukan kegiatan pemasaran perusahaan dan penjualan produk kepada para
pelanggannya.
•
•
•
Melakukan observasi, analisis, dan evaluasi terhadap pangsa pasar produk
Mendapatkan dan mempertahankan hubungan baik kepada para pelanggannya
Mendapatkan kepercayaan dan loyalitas pelanggan
7. Bagian Purchasing
Wewenang:
•
Membuat dan Mengotorisasi Purchase Order
Tanggung Jawab:
•
•
•
Melakukan pemesanan pembelian barang
Melakukan penawaran harga dengan supplier
Membuat dokumen – dokumen yang berhubungan dengan aktivitas pembelian
8. Bagian Pengiriman
Wewenang:
•
Ikut terlibat dalam mengotorisasi Surat Jalan.
Tanggung Jawab :
•
•
•
Bertanggung jawab atas keselamatan barang sampai pada pelanggan.
Mengatur pengiriman barang dan Surat Jalan kepada pelanggan.
Menyampaikan Surat Jalan yang telah ditandatangani ke Bagian Produksi.
81
9. Bagian Produksi
Wewenang:
•
•
•
Memimpin karyawannya dalam proses produksi
Membuat dan mengotorisasi Surat Perintah Kerja
Membuat dan Mengotorisasi Surat Jalan
Tanggung Jawab:
•
•
Membuat perencanaan produksi untuk periode tertentu
Melakukan pertimbangan dan kalkulasi atas produk yang dipesan oleh
pelanggan
•
•
•
Mengawasi jalannya proses produksi dari awal hingga akhir produksi
Melakukan pengecekan penerimaan bahan baku di gudang
Mengawasi penggunaan sumber daya manusia, bahan baku, dan mesin agar
dipergunakan secara efektif dan efisien
•
•
•
Melakukan pengecekan persediaan fisik pada periode tertentu
Membuat laporan persediaan bahan baku dan barang jadi
Betanggung jawab atas kualitas produk yang dihasilkan
3.2 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan
3.2.1 Fungsi – fungsi yang terkait
Fungsi yang terkait dengan sistem informasi akuntansi penjualan kredit,
piutang dan penerimaan kas PT Panca Kemas Krida Manunggal antara lain :
82
1. Bagian Marketing, merupakan bagian yang bertanggung jawab dalam mengatur
kegiatan penjualan perusahaan termasuk menerima pemesanan barang dari
pelanggan.
2. Bagian Produksi, merupakan bagian yang bertanggung jawab dalam melakukan
produksi barang sesuai dengan pesanan pelanggan.
3. Bagian Pengiriman, merupakan bagian yang bertugas untuk mengirimkan barang
yang dipesan ke pelanggan sampai ke tempat tujuan.
4. Bagian Penagihan, merupakan bagian yang bertanggung jawab untuk melakukan
penagihan piutang ke pelanggan setelah tanggal jatuh tempo.
5. Bagian Keuangan dan Akuntansi, merupakan bagian yang bertanggung jawab
untuk membuat faktur penjualan, menerima pembayaran dari pelanggan da
nmembuat laporan-laporan pada akhir bulan.
3.2.2
Dokumen – dokumen yang digunakan
Dokumen – dokumen yang digunakan dalam sistem informasi penjualan, piutang
dan penerimaan kas pada PT Panca Kemas Krida Manunggal antara lain :
1. Purchase Order (PO) dari pelanggan, merupakan dokumen yang diterima dari
pelanggan sebagai dasar untuk melakukan produksi untuk pemesanan pelanggan.
2. Surat Jalan (SJ), merupakan dokumen yang dibuat oleh bagian Produksi sebagai
dasar untuk pengiriman barang ke pelanggan.
3. Faktur Penjualan (Invoice), merupakan dokumen yang dibuat oleh bagian
Keuangan dan Akuntansi sebagai bukti terjadinya transaksi penjualam dan untuk
melakukan penagihan kepada pelanggan.
83
4. Faktur Pajak, merupakan dokumen yang dibuat oleh bagian keuangan dan
akuntansi sebagai dasar untuk pelaporan pajak ke kantor pajak.
5. Bukti Terima Kas, merupakan dokumen yang dibuat oleh bagian Keuangan dan
Akuntansi sebagai bukti bahwa pembayaran telah diterima dari pelanggan.
6. Surat Retur Barang, merupakan dokumen yang dibuat oleh Bagian Marketing
untuk mencatat barang yang diretur oleh pelanggan.
3.2.3
Rich Picture Sistem Berjalan
Gambar dibawah menunjukkan Rich Picture sistem berjalan pada PT Panca
Kemas Krida Manunggal :
84
Keterangan :
PO = Purchase Order
FPS = Faktur Pajak Standar
SRB = Surat Retur Barang
SJ = Surat Jalan
BTK = Bukti Terima Kas
FP = Faktur Penjualan
Gambar 3.2 Rich Picture Sistem Berjalan pada PT Panca Kemas Krida Manunggal
85
Rich Picture Definition :
1. Penjualan dimulai ketika Bagian Marketing menerima telepon dari pelanggan
yang ingin melakukan pemesanan dan pelanggan melakukan negosiasi harga
dengan Bagian Marketing.
2. Ketika harga sudah disepakati, maka Bagian Marketing mencatat harga tersebut
di List Harga.
3. Pelanggan akan mengirimkan PO (Purchase Order) yang berisi tentang barang
yang diinginkan oleh pelanggan.
4. Bagian Marketing akan membuat copy dari PO tersebut dan menyerahkannya
kepada Bagian Produksi.
5. Berdasarkan copy PO tersebut, Bagian Produksi akan memproduksi barang
sesuai dengan pesanan pelanggan.
6. Setelah barang selesai diproduksi maka barang tersebut siap dikirim ke
pelanggan sehingga Bagian Produksi membuat SJ (Surat Jalan) sebanyak empat
rangkap.
7. SJ empat rangkap tersebut diserahkan kepada Bagian Pengiriman untuk dikirim
kepada pelanggan.
8. Bagian Pengiriman akan mengantarkan barang yang dipesan oleh pelanggan
disertai dengan Surat Jalan.
9. Pelanggan akan mengecek kesesuaian antara barang dengan Surat Jalan
kemudian menandatangani Surat Jalan dan mengembalikan Surat Jalan sebanyak
3 rangkap kepada Bagian Pengiriman.
86
10. Surat Jalan rangkap 3 akan diarsip oleh bagian Pengiriman sementara Surat Jalan
rangkap 1 dan 2 dikembalikan kepada Bagian Produksi.
11. Selanjutnya bagian Produksi menyerahkan Surat Jalan rangkap 1 kepada Bagian
Keuangan dan Akuntansi.
12. Berdasarkan Surat Jalan tersebut, bagian Keuangan dan Akuntansi membuat
Faktur Penjualan sebanyak 2 rangkap dan Faktur Pajak Standar sebanyak 3
rangkap.
13. Bagian Keuangan dan Akuntansi akan mengirimkan FP (Faktur Penjualan)
rangkap 2 dan FPS (Faktur Pajak Standar) rangkap 1 kepada pelanggan yang
berisi tentang total harga penjualan barang,
14. Seandainya terjadi retur, maka pelanggan akan memberikan barang yang diretur
kepada Bagian Marketing disertai dengan bukti berupa Surat Jalan
15. Bagian Marketing memeriksa kesesuaian antara kondisi barang dengan Surat
Jalan. Apabila memenuhi syarat untuk diretur, maka Bagian Marketing membuat
SRB (Surat Retur Barang) sebanyak 3 rangkap.
16. SRB rangkap 1 dan barang retur diberikan kepada Bagian Produksi.
17. Sedangkan SRB rangkap 2 diberikan kepada Bagian keuangan dan Akuntansi
18. FP rangkap 1, SJ rangkap 1 dan SRB rangkap 2 (jika ada retur) diberikan kepada
Bagian Penagihan
19. Mendekati tanggal jatuh tempo, Bagian Penagihan akan mendatangi pelanggan
untuk menagih sejumlah piutang pelanggan.
87
20. Bagian Penagihan menerima pembayaran dari pelanggan yang dapat melalui
transfer bank, cek maupun giro, FP rangkap 1 diberikan kepada pelanggan dan
FP rangkap 2 diterima dari pelanggan.
21. Bagian Penagihan akan menyetor pembayaran tersebut ke bank. Bila
pembayaran melalui cek / giro, maka Bagian Penagihan akan mencairkan cek /
giro tersebut terlebih dahulu.
22. Bank akan memberikan Bukti Setoran kepada Bagian Penagihan. Jika
pembayaran dilakukan dengan cara transfer, maka Bagian Penagihan akan
menerima bukti transfer dari pelanggan.
23. Selanjutnya
bagian
Penagihan
akan
memberikan
Bukti
Setoran
dan
mengembalikan SJ rangkap 1. SRB rangkap 2 dan FP rangkap 2 kepada Bagian
Keuangan dan Akuntansi.
24. Berdasarkan Bukti Setoran , maka Bagian Keuangan dan Akuntansi membuat
BTK (Bukti Terima Kas) sebanyak 2 rangkap dimana BTK rangkap 1 diarsip
oleh Bagian Keuangan dan Akuntansi
25. Sedangkan BTK rangkap 2 akan diberikan kepada pelanggan sebagai bukti
pelunasan piutang.
26. Pada periode tertentu, Bagian Keuangan dan Akuntansi akan membuat laporanlaporan operasional seperti Laporan Jurnal Penjualan, Laporan Jurnal
Penerimaan Kas untuk diberikan kepada Manajer.
88
3.2.4 Prosedur Sistem Berjalan
Prosedur sistem berjalan pada PT Panca Kemas Krida Manunggal antara lain :
1. Prosedur Penerimaan Pesanan dan Penjualan
•
Proses penjualan dimulai ketika pelanggan menghubungi Bagian Marketing
untuk proses pemesanan barang dan negosiasi harga.
•
Apabila harga sudah disepakati, maka Bagian Marketing mencatat harga
yang sudah disepakati pada List Harga.
•
Kemudian bagian Marketing menerima PO (Purchase Order) dari pelanggan
melalui fax ataupun pelanggan yang mendatangi kantor.
•
Setelah menerima PO dari pelanggan, bagian Marketing membuat Copy PO
tersebut sebanyak 1 kali.
•
PO pelanggan yang asli akan diarsip secara permanen berdasarkan nomor
oleh bagian Marketing sedangkan Copy PO akan diserahkan kepada bagian
Produksi untuk melakukan produksi barang.
•
Bagian Produksi, setelah menerima Copy PO dari bagian Marketing akan
melakukan produksi barang sesuai dengan pesanan pelanggan.
•
Setelah barang selesai diproduksi, berdasarkan Copy PO, bagian produksi
akan membuat Surat Jalan sebanyak 4 rangkap.
•
Surat Jalan 4 rangkap tersebut akan diberikan kepada bagian Pengiriman
beserta barang hasil produksi untuk dikirim kepada pelanggan.
•
Copy PO akan diarsip oleh Bagian Produksi secara permanen berdasarkan
nomor urut.
89
2. Prosedur Pengiriman Pesanan
•
Bagian Pengiriman menerima Surat Jalan 4 rangkap dari bagian Produksi
beserta barang yang akan dikirim.
•
Bagian Pengiriman mengirim barang disertai dengan Surat Jalan 4 rangkap
kepada pelanggan.
•
Setelah pelanggan menerima barang, maka pelanggan akan menandatangani
Surat Jalan sebagai bukti bahwa barang dengan diterima dengan baik. Lalu
Surat Jalan 3 rangkap yang telah ditandatangani dikembalikan kepada Bagian
Pengiriman.
•
Surat Jalan rangkap 3 yang telah ditandatangani akan diarsip oleh bagian
Pengiriman secara permanen berdasarkan nomor urut
•
Surat Jalan rangkap 1 dan 2 yang telah ditandatangani dikirim ke bagian
Produksi untuk diperiksa.
•
Bagian Produksi menerima Surat Jalan rangkap 1 dan 2 yang telah
ditandatangani dan mengecek Surat Jalan tersebut.
•
Surat Jalan rangkap 1 yang telah ditandatangani diberikan kepada Bagian
Keuangan dan Akuntansi sedangkan Surat Jalan rangkap 2 yang telah
ditandatangani diarsip secara permanen berdasarkan nomor urut.
•
Bagian Keuangan menerima Surat Jalan rangkap 1 yang telah ditandatangani
dari Bagian Produksi setelah pengiriman barang.
•
Berdasarkan Surat Jalan tersebut, bagian Keuangan dan Akuntansi membuat
Faktur Penjualan sebanyak 2 rangkap dan Faktur Pajak sebanyak 3 rangkap.
90
•
Faktur Penjualan rangkap 2 dan Faktur Pajak rangkap 1 kemudian dikirim
kepada pelanggan untuk segera melakukan pembayaran.
•
Faktur Pajak rangkap 2 dan 3 akan digunakan untuk membuat rekapitulasi
faktur pajak pada saat akhir bulan.
•
Surat Jalan rangkap 1 yang telah ditandatangani dan Faktur rangkap 1
diserahkan kepada bagian Penagihan untuk menagih kepada pelanggan.
•
Bagian Keuangan dan Akuntansi akan mengupdate Kartu Piutang
berdasarkan Faktur.
3. Prosedur Retur Penjualan Barang
•
Retur Penjualan sangat jarang terjadi di perusahaan. Apabila ada, maka
dimulai dengan pelanggan memberikan barang yang ingin diretur beserta
Surat Jalan rangkap 4.
•
Bagian Marketing akan menerima barang tersebut dan mengecek apakah
barang tersebut sesuai dengan jenis yang ada di Surat Jalan atau tidak.
Apabila benar, maka retur tersebut akan disetujui.
•
Bagian Marketing kemudian membuat Surat Retur Barang sebanyak 3
rangkap. Rangkap 1 akan diberikan kepada Bagian Produksi beserta barang
retur, rangkap 2 diberikan kepada bagian Keuangan dan Akuntansi rangkap 3
diarsip secara permanen berdasarkan nomor urut. Sedangkan Surat Jalan
rangkap 4 tersebut dikembalikan kepada pelanggan.
91
•
Bagian Produksi menerima barang retur beserta Surat Retur Barang dan
mengecek apakah barang telah sesuai dengan Surat Retur Barang, lalu Surat
Retur Barang diarsip secara permanen berdasarkan nomor urut.
•
Bagian Keuangan dan Akuntansi akan menerima Surat Retur Barang dari
bagian Marketing lalu Kartu Piutang akan dikurangi dari nilai yang ada di
Surat Retur Barang tersebut.
•
Bagian Keuangan dan Akuntansi juga akan memberikan Surat Retur Barang
kepada bagian Penagihan sebagai dasar pengurangan piutang pelanggan
pada saat penagihan.
4. Prosedur Penagihan Piutang Pelanggan.
•
Bagian Penagihan menerima Faktur rangkap 1, Surat Jalan Rangkap 1 (dan
Surat Retur Barang apabila ada retur penjualan) dari bagian Keuangan dan
Akuntansi
•
Mendekati tanggal jatuh tempo, Bagian Penagihan melakukan penagihan
piutang kepada pelanggan berdasarkan surat-surat tersebut.
5. Prosedur Penerimaan Pembayaran.
•
Setelah melakukan penagihan, maka bagian penagihan akan menerima
pembayaran dari pelanggan (dengan tunai, cek, giro atau transfer bank) dan
bertukar faktur yang asli dengan pelanggan.
•
Faktur rangkap 1 (sudah dibubuhkan tanda lunas) akan diberikan kepada
pelanggan sedangkan faktur rangkap 2 diterima oleh bagian Penagihan.
92
•
Setelah menerima uang / giro / cek dari pelanggan, maka bagian Penagihan
akan menyetorkannya ke bank dan akan mendapatkan bukti Setoran dari
bank
•
Faktur rangkap 2, Surat Jalan rangkap 1, Surat Retur Barang rangkap 2 dan
Bukti Setoran diberikan kepada bagian Keuangan dan Akuntansi.
•
Setelah menerima Faktur rangkap 2, Surat Jalan rangkap 1, Surat Retur
Barang rangkap 2 dan Bukti Setoran dari bagian Penagihan, maka bagian
Keuangan dan Akuntansi membandingkan dokumen-dokumen tersebut
beserta dengan Faktur Pajak Rangkap 2 dan 3.
•
Bagian Keuangan dan Akuntansi membuat Bukti Terima Kas sebanyak 2
rangkap yang menunjukkan bahwa pembayaran telah diterima dari
pelanggan.
•
•
Bukti Terima Kas rangkap 1 akan diberikan kepada pelanggan.
Bagian Keuangan dan Akuntansi kemudian menjurnal transaksi penjualan ke
Jurnal Penjualan berdasarkan Faktur, Jurnal Retur Penjualan berdasarkan
Surat Retur Barang dan Jurnal Penerimaan Kas berdasarkan Bukti Terima
Kas.
•
Bagian Keuangan dan Akuntansi juga membuat Laporan Rekapitulasi Faktur
Pajak
•
Kemudian Faktur rangkap 2, Surat Jalan rangkap 1, Surat Retur Barang
rangkap 2, Bukti Setoran, Bukti Terima Kas rangkap 2 dan Faktur Pajak
rangkap 2 dan 3 akan diarsip secara permanen berdasarkan nomor urut.
93
3.2.5 Flowchart Sistem Berjalan
Flowchart sistem berjalan pada PT Panca Kemas Krida Manunggal antara lain :
1. Flowchart Prosedur Penerimaan Pesanan Pelanggan
Keterangan:
PO = Purchase Order
Gambar 3.3 Flowchart Prosedur Penerimaan Pesanan Pelanggan Bagian Marketing
94
Bagian Produksi
1
2
Copy PO
Copy PO
Memproduksi
Barang
Membuat
Surat Jalan
Beserta
Barang
Copy PO
4
3
2
Surat Jalan
1
Copy PO
2
Beserta
Barang
3
N
Gambar 3.4 Flowchart Prosedur Penerimaan Pesanan Pelanggan Bagian Produksi
95
2. Flowchart Prosedur Pengiriman Pesanan
Bagian Pengiriman
Bagian Produksi
3
4
Beserta
Barang
2
4
Surat Jalan
(TTD)
3
1
2
Surat Jalan
1
Dari
Pelanggan
3
5
2
Surat Jalan
(TTD)
Mengirim
Barang
N
1
4
3
4
2
Surat Jalan
N
1
Beserta
Barang
Kepada
Pelanggan
Gambar 3.5 Flowchart Prosedur Pengiriman Pesanan Bagian Pengiriman dan
Bagian Produksi
96
Bagian Keuangan dan Akuntansi
5
Surat Jalan
(TTD)
1
Membuat
Faktur dan
Faktur Pajak
Surat Jalan
(TTD)
1
3
2
6
Faktur Pajak 1
2
Faktur
1
Kartu
Piutang
7
Kepada
Pelanggan
Gambar 3.6 Flowchart Prosedur Pengiriman Pesanan Bagian Keuangan dan
Akuntansi
97
3. Flowchart Prosedur Retur Penjualan Barang
Gambar 3.7 Flowchart Prosedur Retur Penjualan Barang Bagian Marketing
98
Gambar 3.8 Flowchart Prosedur Retur Penjualan Barang Bagian Produksi dan
Bagian Keuangan dan Akuntansi
99
4. Flowchart Prosedur Penagihan Piutang Pelanggan
Gambar 3.9 Flowchart Prosedur Penagihan Piutang Pelanggan Bagian Penagihan
100
5. Flowchart Prosedur Penerimaan Pembayaran
Gambar 3.10 Flowchart Prosedur Penerimaan Pembayaran Bagian Penagihan
101
Gambar 3.11 Flowchart Prosedur Penerimaan Pembayaran Bagian Keuangan dan
Akuntansi
102
3.2.6 Permasalahan yang Dihadapi
Setelah melakukan evaluasi atas prosedur penjualan kredit, piutang dan penerimaan
kas pada PT Panca Kemas Krida Manunggal, ditemukan beberapa permasalahan
yang terkait dengan prosedur penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas antara
lain:
1. Adanya perangkapan tugas dan tanggung jawab di bagian Keuangan dan
Akuntansi dan di bagian Marketing dan Penjualan
Dalam perusahaan ini, antara bagian keuangan dan bagian akuntansi serta bagian
Marketing
dan
penjualan
dijalankan
oleh
satu
orang
saja
sehingga
memungkinkan terjadi kecurangan dalam pemasukan dan pengeluaran keuangan
perusahaan dan dalam pencatatan transaksi-transaksi yang terjadi di dalam
perusahaan.
Sebab: perusahaan menganggap bila fungsi keuangan dan akuntansi serta bagian
marketing dan penjualan dijadikan satu orang, maka kegiatan bisnis perusahaan
akan menjadi lebih sederhana, karena pekerjaan menerima dan mengeluarkan
kas, mencatat ke laporan dijadikan satu serta pekerjaan mempromosikan dan
melakukan penjualan barang juga dijadikan satu.
Akibat: kemungkinan akan terjadi penyimpangan dan kecurangan yang
dilakukan oleh orang tersebut karena tidak ada pengendalian internal di dalam
perusahaan tersebut. Pengendalian internal yang baik seharusnya dipisahkan
antara bagian keuangan dengan bagian akuntansi serta bagian marketing dan
penjualan.
103
Rekomendasi: seharusnya perusahaan memisahkan tugas dan tanggung jawab
antara bagian akuntansi dan bagian keuangan dimana fungsi yang melakukan
penerimaan dan pengeluaran kas berbeda dengan fungsi yang melakukan
pencatatan laporan untuk menghindari kecurangan yang dilakukan oleh bagian
tersebut. Bagian keuangan seharusnya melakukan transaksi penerimaan dan
pengeluaran keuangan perusahaan sedangkan bagian akuntansi seharusnya
melakukan pencatatan transaksi-transaksi perusahaan ke dalam jurnal. Demikian
juga dengan bagian marketing dan bagian penjualan. Bagian marketing hanya
bertugas sampai pada promosi dan pengenalan produk perusahaan saja. Bila
sudah sampai pada transaksi penjualan perusahaan, haruslah bagian penjualan
yang terlibat dalam transaksi tersebut. Dengan adanya pemisahan tugas dan
tanggung jawab ini, maka akan meningkatkan sistem pengendalian internal
dalam perusahaan.
2. Pelanggan baru dapat melakukan transaksi secara kredit karena tidak adanya
otorisasi kredit
Sebab: Tidak adanya fungsi kredit yang bertugas untuk mengeluarkan
persetujuan transaksi secara kredit kepada pelanggan yang baru. Dalam sistem
penjualan perusahaan, setiap pelanggan baru diijinkan untuk melakukan transaksi
secara kredit.
Akibat: pelanggan tersebut memiliki kemungkinan untuk mengalami kesulitan
dalam membayar hutangnya bahkan bisa tidak sama sekali sanggup melunasi
tagihannya dikarenakan minimnya informasi mengenai pelanggan tersebut
104
karena masih dikatakan baru. Akibatnya akan terjadi banyak sekali piutang tidak
tertagih di dalam perusahaan.
Rekomendasi: membentuk suatu fungsi baru yang dinamakan fungsi kredit yang
harus
terpisah
dari
fungsi
penjualan
dan
merancang
suatu
sistem
terkomputerisasi untuk melakukan permohonan kredit dan otorisasi kredit
pelanggan. Pemisahan ini dimaksudkan untuk menciptakan pengendalian internal
terhadap transaksi penjualan kredit. Karena dalam transaksi penjualan, fungsi
penjualan mempunyai kecenderungan untuk menjual barang sebanyakbanyaknya yang seringkali dapat mengakibatkan piutang tidak tertagih yang
timbul dari transaksi tersebut tanpa memikirkan akibat yang timbul dari kondisi
tersebut. Pelanggan yang baru melakukan transaksi harus melakukan transaksi
secara tunai dan seiring berjalannya waktu, mereka dapat melakukan transaksi
secara kredit tetapi harus mengisi formulir permohonan kredit terlebih dahulu
yang nantinya akan disetujui oleh fungsi kredit. Setelah itu, bagian kredit akan
menilai berapa limit kredit yang cocok diberikan kepada pelanggan tersebut
berdasarkan kriteria 5C yaitu Character, Capacity, Capital, Collateral dan
Condition. Character dilihat dari kejujuran dan watak yang dimiliki oleh
pelanggan, Capacity
dilihat dari kemampuan pelanggan dalam mengelola
usahanya,
dilihat dari kondisi keuangan di dalam perusahaan,
Capital
Collateral dilihat dari besarnya jaminan yang diikatkan oleh pelanggan dan
Condition dilihat dari kondisi dari segi ekonomi secara umum.
105
3. Pelanggan yang masih memiliki piutang dapat melakukan transaksi kepada
perusahaan secara terus menerus yang mengakibatkan munculnya piutang tak
tertagih dalam perusahaan.
Sebab: Belum ada prosedur yang baku tentang pemberian batasan limit kredit
bagi pelanggan sehingga mereka dapat terus–menerus melakukan transaksi
dengan perusahaan meskipun masih memiliki piutang di dalam perusahaan.
Akibat: piutang pelanggan semakin lama semakin menumpuk sehingga
mengalami kesulitan dalam hal penagihan karena jumlah yang terlalu besar.
Perusahaan dapat mengalami keterlambatan dalam pelunasain piutangnya.
Resiko yang paling besar ialah tidak tertagihnya piutang tersebut yang dapat
mengancam kelangsungan hidup perusahaan.
Rekomendasi: untuk mencegah hal tersebut perlu adanya suatu batasan kredit
bagi pelanggan yang sudah pernah melakukan transaksi kredit dengan cara
merancang suatu sistem terkomputerisasi untuk menentukan batasan kredit yang
dapat dimiliki oleh pelanggan. Batasan kredit ini tentunya dapat meningkat jika
nilai pelanggan di mata perusahaan semakin baik. Oleh karena itu perlu juga
dilakukan penilaian pelanggan selama periode tertentu untuk menilai apakah
pelanggan tersebut layak untuk diberi kredit yang lebih besar. Pelanggan dapat
melakukan transaksi secara kredit apabila dua kondisi tersebut terpenuhi yaitu
pelanggan tersebut belum mencapai batas kredit yang diberikan oleh perusahaan
dan piutang yang dimiliki pelanggan belum memasuki masa jatuh tempo.
Perusahaan juga harus membuat sistem yang dapat menampilkan analisis umur
piutang untuk melihat daftar waktu pelanggan melunasi piutangnya sehingga
106
dapat dengan cepat mengetahui pelanggan mana yang sering terlambat melunasi
tagihannya dan pelanggan mana yang tepat waktu melunasi tagihannya. Dan
untuk pelanggan yang terlambat melunasi hutangnya, perlu diberi suatu suatu
sanksi seperti surat peringatan/teguran dan penolakan apabila mereka tetap ingin
melakukan pembelian kredit.
4. Mengalami kesulitan dalam penelusuran informasi seperti informasi penjualan
atau informasi jumlah piutang pelanggan serta tidak ada otorisasi tertulis atas
prosedur penerimaan pesanan dan prosedur penagihan piutang.
Sebab: perusahaan saat ini perusahaan masih menggunakan sistem manual
dalam pencatatannya sehingga untuk mencari suatu informasi yang penting juga
masih secara manual. Misalnya untuk pencatatan laporan penjualan per bulan
masih ditulis di dalam buku tulis.
Akibat: perusahaan akan mengalami kesulitan untuk mencari informasi yang
dibutuhkan dengan segera. Pencarian tersebut akan memakan waktu yang cukup
lama dan melelahkan. Manajer yang terkait juga mengalami keterlambatan dalam
mengetahui informasi yang dibutuhkan oleh mereka.
Rekomendasi: merancang suatu sistem terintegrasi tentang penjualan kredit,
piutang dan penerimaan kas yang dapat membantu karyawan dalam melakukan
pencarian informasi dengan dilengkapi dokumen Pesanan Penjualan dan Surat
Penagihan sehingga masing-masing bagian dapat mempertanggungjawabkan
pekerjaannya. Pesanan penjualan diperlukan oleh perusahaan untuk mencatat
barang yang dipesan oleh pelanggan dan pengecekan limit kredit pelanggan pada
107
saat melakukan pesanan. Sedangkan surat penagihan diperlukan oleh perusahaan
untuk mencatat semua total tagihan yang harus diberikan kepada pelanggan
apabila terdapat banyak faktur yang belum dilunasi dan juga untuk mengingatkan
pelanggan akan hutang yang dimilikinya. Agar tidak terjadi kecurangan yang
dilakukan oleh bagian Penagihan (Lapping), maka hendaknya dilakukan
rekonsiliasi bank untuk mencocokkan nilai yang ada di kas perusahaan dengan
yang ada di bank. Dengan komputer, sistem dan program yang baru tersebut,
perusahaan akan cepat untuk menelusuri informasi yang dibutuhkan dengan
laporan-laporan yang ada sehingga perusahaan dapat menjalankan kegiatan
operasionalnya secara lebih efektif dan efisien.